Cch vit bin bn

1. Vai tr ca bin bn: Bin bn l loi vn bn ghi chp li nhng s vic xy ra hoc ang xy ra. Bin bn khng c hiu lc php l thi hnh m ch yu c dng lm chng c minh chng cc s kin thc t xy ra. V vy, bin bn phi m t li cc s vic hin tng kp thi, ti ch vi y , chi tit mi tnh tit khch quan, khng bnh lun thm bt th mi bo m c vai tr cung cp thng tin lm c s cho cc quyt nh x l, hoc minh chng cho cc nhn nh kt lun khc.

2. Yu cu ca mt bin bn: - S liu, s kin phi chnh xc, c th. - Ghi chp trung thc, y khng suy din ch quan. - Ni dung phi c trng tm, trng im. - Th tc cht ch, thng tin c tin cy cao (nu c tang vt, chng c, cc ph lc din gii phi gi km bin bn). i hi trch nhim cao ngi lp v nhng ngi c trch nhim k chng nhn bin bn. Thng tin mun chnh xc c tin cy cao phi c c cho mi ngi c mt cng nghe, sa cha li cho khch quan, ng n v t gic (khng c cng bc) k vo bin bn cng chu trch nhim.

3. Cch xy dng b cc: Trong bin bn phi c cc yu t c bn sau: - Quc hiu v tiu ng. - Tn vn bn v trch yu ni dung. - Ngy thng nm gi (ghi rt c th thi gian gi pht lp bin bn). - Thnh phn tham d (kim tra, xc nhn s kin thc t d hi hp). - Din bin s kin thc t (phn ni dung). - Phn kt thc (ghi thi gian v l do). - Th tc k xc nhn.

4. Phng php ghi chp bin bn: Cc s kin thc t c tm quan trng xy ra nh: i hi, vic xc nhn mt s kin php l, vic kim tra hnh chnh, khm xt, khm nghim, ghi li cung, li t co, khiu ni, bin bn bn giao cng tc, bn giao ti sn th phi ghi y , chnh xc v chi tit mi ni dung v tnh tit nhng cng phi ch vo cc vn trng tm ca s kin. Nu l li ni trong cuc hp, hi ngh quan trng, li cung, li khai phi ghi nguyn vn, y v yu cu ngi ni nghe li v xc nhn tng trang. Trong cc s kin thng thng khc: nh bin bn cuc hp nh k, hp tho lun nhiu phng n, bin php la chn, hp tng bnh xt c th p dng cch ghi tng hp: tc l trong bin bn ch cn ghi nhng ni dung quan trng mt cch y nguyn vn, cn nhng ni dung thng thng khc c th ghi tm tt nhng chnh, nhng lun lun phi qun trit nguyn tc trung thc, khng suy din ch quan. Phn kt thc vn bn: phi ghi thi gian chm dt s kin thc t nh: bn giao xong, hi ngh kt thc, kim tra, khm nghim kt thc lc my gi ngy Bin bn c li cho mi ngi cng nghe (c b sung sa cha nu c yu cu) v xc nhn l bin bn phn nh ng s kin v cng k xc nhn. Trong bin bn mun c th tc cht ch phi lu vic k xc nhn, phi c ti thiu hai ngi k th cc thng tin trong bin bn mi c tin cy cao. Thng thng trong cc cuc hp, hi ngh bin bn phi c th k v ch ta k xc nhn.

5. D tho cng bin bn hi ngh: a) Quc hiu v tiu ng b) Tn vn bn v trch yu ni dung hi ngh. c) Thi gian a im khai mc hi ngh. d) Chng trnh lm vic ca hi ngh (tm tt cc ni dung chnh ca hi ngh). e) Khai mc ghi r hi ngh do ai khai mc. g) Phn bo co: + Ghi tn chc v ngi trnh by bo co. + Tm tt ni dung bo co. + Xem bo co km theo (nu bo co thnh vn).

h) Tho lun: ty theo tnh cht ca hi ngh m chn phng php ghi thch hp, tc l ghi chi tit hay ghi tm tt chnh (ghi tng hp). - Ghi nhng vn m Ch tch hi ngh a ra, nu ra tho lun trc hi ngh. i) Phn quyt ngh: Phn quan trng nn ghi chi tit cc vn quyt ngh v t l i biu tn thnh (gi tay hoc b phiu kn). - Ni dung quyt ngh th nht l: c % tn thnh. - Ni dung th hai l: j) Phn bu c nhn s cho nhim k ti: - Danh sch nhn s c (ghi h tn). - Danh sch trng c qua cu c (gi tay tn thnh hoc phiu kn). - Danh sch bu c b sung ln hai, ba (nu ln u cha s phiu cn thit). k) Phn kt lun: - Tm tt bo co hoc li pht biu ca khch mi d. - Tm tt bo co hoc li b mc ca ch ta. - Ghi ngy, gi b mc hi ngh. l) Ch tch v th k hi ngh k tn (sau khi xt duyt, b sung, sa cha nu cn th c li trc hi ngh xc nhn).