Organizar preciso

Quando falamos em organizao, sempre, resolvemos deixar para amanh ou para a prxima semana. Isto acontece, em casa; com nossa sade; em sua empresa ou no local em que trabalhamos. Voc j notou como difcil achar um par de meias na gaveta, quando estamos com pressa? E a academia? Na segunda-feira, comeo, dizemos. O regime, nem se fala. E a empresa? Aquele documento que desapareceu! Estes exemplos nos levam, cada vez mais, procura de ferramentas que deixam a nossa vida mais organizada. Neste segundo encarte, a Comfar (Comisso de Farmcia) do Conselho Federal de Farmcia vem contribuir para que voc, farmacutico, possa implantar em sua empresa ou na qual voc trabalha uma ferramenta que vai ajudar a mant-la organizada. Esta ferramenta j conhecida pela maioria dos empresrios, mas nem todos a colocam em prtica. Nosso objetivo, na revista Pharmacia Brasileira, tirar voc da zona de conforto e promover uma melhoria na empresa. Organizar, sempre, foi necessrio, mas atualmente a organizao imprescindvel para a sobrevivncia de qualquer empresa e para a sua permanncia no mercado. Esta ferramenta, denominada 5S, traz vrios benefcios para a empresa. Vamos, tambm, fazer comentrios sobre o Sistema de Garantia da Qualidade (SGQ), Boas Prticas de Manipulao em Farmcia (BPMF) e sugerir alguns procedimentos que voc deve ter em sua empresa e utiliz-los como ferramentas para atingir a satisfao de seu cliente, tornando a sua empresa mais eciente.

Ferramenta 5S
Objetivos do programa 5S Baseado em sua prpria elaborao, o Mtodo 5S visa a combater eventuais perdas e desperdcios nas empresas. importante a alterao no comportamento e atitudes dos colaboradores e a conscientizao dos integrantes sobre os conceitos e de como eles devem ser usados, o que facilita a implantao do programa. Cada fase intimamente ligada outra, sendo, tambm, um pr-requisito para a consolidao da fase seguinte. Conceitos e planejamento De acordo com o conceito japons, pode-se eliminar o desperdcio e, consequentemente, o custo extra, tambm, nestas cinco fases.

1 S

SEIRI
SENSO DE UTILIZAO

Conceito: Separar o til do intil, eliminando o desnecessrio. Tambm, pode ser interpretado como Senso de Utilizao, Arrumao, Organizao, Seleo. Nesta fase, o trabalho comea a ser colocado em ordem, para que s se utilize o que for realmente necessrio e aplicvel. essencial saber separar e classicar os objetos e dados teis dos inteis da seguinte forma: O que usado sempre (todos os dias): colocar prximo ao local de trabalho. O que usado quase sempre (uma a duas vezes na semana): colocar prximo ao local de trabalho. O que usado ocasionalmente: (uma a duas vezes ao ms) colocar um pouco afastado do local de trabalho. O que usado, raramente, mas necessrio: colocar separado, em local determinado. o que for desnecessrio: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espao necessrio e atrapalha o trabalho. Vantagens: Reduz a necessidade e gastos com espao, estoque, armazenamento. Facilita o trabalho interno, o arranjo fsico, o controle de material. Evita a compra de produtos em duplicidade. Aumenta a produtividade da farmcia e das pessoas envolvidas. Traz maior senso de humanizao, organizao, economia, menor cansao fsico e maior facilidade de operao.

2 S

SEITON
SENSO DE ARRUMAO

4 S

SEIKETSU
SENSO DE SADE E HIGIENE

Conceito: Identicar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar objetos facilmente. Tambm, pode ser denido como senso de ordenao, de classicao. O objetivo identicar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualizao seja facilitada. Nesta fase, importante: Padronizar as nomenclaturas. Usar rtulos e cores vivas para identicar os objetos, seguindo um padro. Guardar objetos diferentes, em locais diferentes. Expor visualmente os pontos crticos, tais como extintores de incndio, locais de alta voltagem, partes de mquinas que exijam ateno, etc. Determinar o local de armazenamento de cada objeto. No deixar objetos ou mveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoo no local. Vantagens: Menor tempo de busca de documentos e materiais de trabalho. Menor necessidade de controles de estoque e produo. Facilitar a execuo do trabalho no prazo. Evita a compra de materiais e produtos desnecessrios ou repetidos. Maior racionalizao do trabalho, menor cansao fsico e mental. Melhor disposio dos mveis e equipamentos. Facilitao da limpeza do local de trabalho. A ordenao eciente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques e etc. alm da indicao correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa, quando necessrio e todos devem seguir as regras. A idia principal, nesta fase, : Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

Conceito: Manter um ambiente de trabalho sempre favorvel sade e higiene. Tambm, pode ser denido como senso de asseio e integridade. Higiene manuteno de limpeza e ordem. Quem exige qualidade, cuida. Em um ambiente limpo, a segurana maior. Quem no cuida bem de si mesmo, no pode fazer ou vender produtos e servios de qualidade em sade O pessoal deve ter conscincia da importncia desta fase, tomando um conjunto de medidas: Ter os trs Ss previamente implantados. Capacitar o pessoal para que avalie se os conceitos esto sendo aplicados realmente e corretamente Eliminar as condies inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos; Humanizar o local de trabalho numa convivncia harmnica. Difundir material educativo sobre a sade e higiene. Respeitar os colegas como pessoas e como prossionais. Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e materiais de limpeza. Requer manuteno da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter conscincia da importncia de se trabalhar num local limpo e organizado. As vantagens so: Melhor segurana e desempenho do pessoal. Prevenes de danos sade dos que convivem no ambiente. Melhor imagem da empresa internamente e externamente. Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho Outras medidas importantes e teis, nesta fase, so colocar avisos ou instrues para evitar erros nas operaes de trabalho. Quando importantes, os avisos devem ser vistos distncia, bem destacados.

3 S

SEISO
SENSO DE LIMPEZA

5 S

SHITSUKE
SENSO DE AUTODISCIPLINA

Conceito: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a no sujar. Tambm, pode ser denido como senso de zelo. Cada pessoa deve saber a importncia de estar em um ambiente limpo e dos benefcios de ambiente com a mxima limpeza possvel. O ambiente limpo em uma farmcia traduz qualidade e segurana. O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, evitando o retrabalho. Evita perdas e danos de materiais e produtos. Para isto, importante que o pessoal tenha conscincia e habitue-se a: Procurar limpar os equipamentos, aps o seu uso, para que o prximo a usar encontre-o limpo. Aprender a no sujar e eliminar as causas da sujeira. Denir responsveis por cada rea e sua respectiva funo. Manter os equipamentos, ferramentas e etc., sempre na melhor condio de uso possvel. Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando ateno para os cantos e teto, debaixo de mveis, pois, ali, se acumula muita sujeira. Dar destino adequado ao lixo, quando houver.

Conceito: Fazer dessas atitudes um hbito, transformando os 5ss num modo de vida. Atitudes importantes: Usar a criatividade no trabalho, nas atividades. Melhorar a comunicao entre o pessoal no trabalho. Compartilhar viso e valores, harmonizando as metas. Treinar o pessoal com pacincia e persistncia. De tempos em tempos, aplicar os 5ss para avaliar os avanos. A autodisciplina requer a conscincia e um constante aperfeioamento de todos no ambiente de trabalho. Com o tempo, a implantao do programa traz benefcios: Reduz a necessidade constante de controle. Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa/operao. Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utenslios e etc. Traz previsibilidade do resultado nal de qualquer operao. Dicas para a prtica do mtodo 5S: D ateno a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho, para que todos possam separar o til do intil. Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo: 1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado? 2. O que pode ser til para outro setor? 3. O que pode ser consertado? 4. possvel trabalhar de forma mais econmica, racionalizando o tempo?

Sistema de Garantia da Qualidade

Farmcia com Manipulao
Objetivo: A empresa deve possuir um Sistema de Garantia da Qualidade (SGQ) que incorpore: Boas Prticas de Manipulao em Farmcias (BPMF); Procedimento da qualidade; Procedimento operacional padro. O Sistema de Garantia de Qualidade para manipulao de frmulas deve assegurar que produtos e servios estejam dentro dos padres de qualidade exigidos pelas normas vigentes, totalmente documentos e monitorados. Minimiza perdas e erros na execuo de atividades e facilita a identicao deste ao longo do processo; Com o uso, possvel identicar, entender e gerenciar os processos inter-relacionados, como um sistema, e, assim, contribui para eccia e ecincia da organizao no sentido desta atingir os seus objetivos; A documentao permite a comunicao do propsito e a consistncia da ao; Possibilita oportunidades de melhorias e promove necessidade de treinamento. Citaremos abaixo alguns exemplos de procedimentos de atividades e processos em farmcia com manipulao Procedimento de Planejamento da Qualidade; Procedimento de Anlise Crtica pela Direo; Procedimento de Controle de Documentos e Registros; Procedimento de Auditoria Interna; Procedimento de Gesto de Dispositivos de Medio e Monitoramento; Procedimento de Controle de Produto No - conforme; Procedimento de Anlise e Melhoria do Sistema de Garantia da Qualidade; Procedimento de Plano de Gerenciamento de Resduos de Servios de Sade;

BOAS PRTICAS DE MANIPULAO EM FARMCIA (BPMF)

Introduo muito importante que a empresa tenha um Manual de Boas Prticas de Manipulao apresentando as diretrizes para o gerenciamento da qualidade e deve abordar no mnimo: OBJETIVOS CONDIES GERAIS RECURSOS HUMANOS E ORGANIZAO INFRA-ESTRUTURA MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E UTENSLIOS. LIMPEZA E SANITIZAO MATRIAS-PRIMAS E MATERIAIS DE EMBALAGEM MANIPULAO CONTROLE DE QUALIDADE MANIPULAO DE ESTOQUE MNIMO CONTROLE DE QUALIDADE DO ESTOQUE MNIMO ROTULAGEM E EMBALAGEM CONSERVAO E TRANSPORTE DISPENSAO

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRO (POP)

Denio: a descrio pormenorizada de tcnicas e operaes a serem utilizadas na farmcia, visando a proteger e a garantir a preservao da qualidade das preparaes manipuladas e segurana dos manipuladores. Citaremos abaixo alguns exemplos de POPs POP de Limpeza e sanitizao das reas, equipamentos e utenslios; POP de Higiene; POP de Aquisio de Matria-Prima e Material de Embalagem; POP de Recebimento de Matria-Prima e Material de Embalagem; POP de Estocagem de Matria-Prima e Material de Embalagem; POP de Diluio Geomtrica; POP: Manipulao de Slidos; POP de Encapsulamento; POP de Inspeo Inicial; POP de Rastreabilidade; POP de Inspeo Final; POP para Peso Mdio. POP para Recontagem; POP de Rotulagem; POP para Manipulao de Semi-slidos; POP para transporte.

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE
Denio: O procedimento uma forma especicada de executar uma atividade ou um processo. Nota 1: Procedimentos podem ser documentados ou no Nota 2: Quando um procedimento documentado, o termo procedimento escritoou procedimento documentado freqentemente usado. O documento que contm um procedimento pode ser chamado de documento de procedimento. Benefcios de sua implantao: As aes e atividades so conhecidas, controladas e padronizadas e, desta forma, podem atender os resultados requeridos pela empresa; Promove uma conscincia coletiva para a importncia das atividades a serem realizadas; Assegura a rastreabilidade e a repetibilidade; Agiliza e aumenta a capacidade gerencial para a tomada de decises; Proporciona uma comunicao interna padronizada e objetiva; Melhora o relacionamento da organizao com os seus ambientes interno e externo; Contribui para a autoconana e prossionalismo dos colaboradores, j que os mesmos esto certos do processo a ser seguido; Proporciona uma viso da abordagem dos processos - um resultado desejado alcanado mais ecientemente quando as atividades e os recursos relacionados so gerenciados como um processo;

Farmcia com Manipulao Homeoptica

Existem vrios aspectos imprescindveis em relao Homeopatia e aos medicamentos. Sendo assim, as Boas Prticas de Manipulao de preparaes homeopticas, em farmcias, determina com rigor os procedimentos de manipulao destes medicamentos. dever do farmacutico homeopata respeitar as padronizaes tcnicas, bem como os princpios e conceitos da Homeopatia. Os Procedimentos Operacionais Padres em farmcias com manipulao homeoptica devem prever as condies mnimas para assegurar que as preparaes estejam dentro dos padres de qualidade exigidos.

Citaremos abaixo os procedimentos imprescindveis na farmcia com manipulao homeoptica: POP: Limpeza da rea de homeopatia; POP: Limpeza e higienizao de embalagens e acessrios para homeopatia; POP: Preparao de solues hidroalcolicas; POP: Preparao de matrizes homeopticas; POP: Preparao para obteno de formas farmacuticas derivadas; POP: Preparao da triturao; POP: Preparao de matriz LM; POP: Preparao de medicamento homeoptico lquido; POP: Preparao de medicamento homeoptico glbulo; POP: Manipulao de Auto isoterpico (quando aplicvel) POP: Manipulao de medicamento em dose nica; POP: Preparao de medicamento LM; POP: Preparao de medicamento homeoptico pelo mtodo Korsakov; POP: Controle de qualidade em homeopatia; POP: Rastreabilidade de matriz; POP: Rotulagem de medicamentos.

Farmcia Comunitria sem Manipulao (drogaria)

Citaremos abaixo alguns procedimentos e sistemas a serem adotados em farmcia comunitria: CONTROLE DE ESTOQUE Toda empresa precisa controlar rigidamente seu estoque, entrada e sada. Farmcia possui milhares de itens. Portanto, necessrio um software exclusivo para esse gerenciamento. CONTROLE BANCRIO imprescindvel ter um rgido controle dirio das contas bancrias. CONTROLE DE COMPRAS bom ter controle do que compra para controlar os pagamentos, seno estoura o uxo de caixa (cuidado com as promoes dos fornecedores).

CONTROLE DE VENDAS - Toda farmcia tem que saber o que vende, por perodo, por dia, por semana, por ms e por ano. Deve levar em considerao a sazonalidade dos produtos. CONTROLE DO CAIXA Tem que controlar toda a entrada e sada, monitorar a diferena e cobrar do responsvel. FLUXO DE CAIXA Importantssimo para saber quando comprar e que valor pode se comprar para no ter diculdades nos pagamentos. RECEBIMENTO DE MERCADORIA - muito importante ter todas as etapas bem descritas. CONTROLE DE COMBUSTVEL Controlar consumo do combustvel dos veculos de uso na empresa. CONTROLE DE PSICOTRPICOS Dirio e de acordo com a Portaria 344/97 e suas alteraes. CONTROLE DO PRAZO DE VALIDADE Para evitar vencimentos nas prateleiras. CONTROLE DA FOLHA DE PAGAMENTO CONTROLE DE PAGAMENTO DE IMPOSTOS Fazer agenda anual de pagamento de impostos e guardar bem os comprovantes. QUADRO DE DOCUMENTOS. Acessvel scalizao. QUADRO DE AVISOS Para funcionrios e clientes. CADASTRO DE CLIENTES Com os dados do cliente PADRONIZAO DE ATENDIMENTO De telefone e pessoalmente. UNIFORME PADRONIZADO para todos os colaboradores da empresa. AGENDA DIRIA Com uma agenda diria seus servios rendero bem mais. SERVIOS FARMACUTICOS Devem ser todos documentados (Ateno Farmacutica acompanhamento farmacoteraputico controle de hipertenso controle de diabetes controle da obesidade e outros). APLICAO DE INJETVEIS fazer um POP para a aplicao de injetveis. Enm, sabemos que existem muitos outros procedimentos e Procedimentos Operacionais Padres (POPs) que poderiam ser citados, aqui, mas a nossa inteno despertar em voc, farmacutico empresrio ou que trabalhe em alguma empresa, a necessidade de implantar esta ferramenta. Fica como sugesto observar e fazer cumprir todos os procedimentos em acordo com normas vigentes.

Referncia bibliogrca
www.anvisa.gov.br Manual de Boas Prticas - Associao Paulista de Farmacuticos Homeopatas NBR ISO 9001:2000 A Comfar (Comisso de Farmcia) do CFF se coloca disposio para tirar dvidas dos leitores, passar novas informaes do assunto tratado, bem como aceita sugestes para novas matrias. O assunto do prximo encarte ser sobre GESTO DE PESSOAS.

E-mails para contato

Integrantes da Comfar: Conselheiro Federal Amilson Alvares (TO), Margarete Akemi Kishi (SP) e Jos Elizaine Borges (GO).

amilsonalvares@yahoo.com.br

magakishi@terra.com

pzaine@terra.com.br

comfar@cff.org.br

Produzido pela Comisso de Farmcia (Comfar) do Conselho Federal de Farmcia. Integrantes: farmacuticos Amilson lvares (Presidente e-mail amilsonalvares@yahoo.com.br), Jos Elizaine Borges (pzaine@terra.com.br) e Margarete Akemi Kishi (magkishi@terra.com.br).