LI GII THIU

Nm 2006, Phng Thng mi v Cng nghip Vit Nam (VCCI) t chc mt cuc kho st vi s tham gia ca 526 doanh nghip ti H Ni v TP. HCM. Kt qu l, c ti 98% trong 526 doanh nghip ny s dng my tnh, nhng a s ch dng cp ng dng vn phng. a s cc doanh nghip cha quan tm n nhng gii php tng th hay phn mm qun tr ngun lc (ERP). C 65% doanh nghip c website nhng khng cp nht thng xuyn v 85% doanh nghip khng quan tm v an ninh mng. Cn theo mt kho st mi nht va c VCCI cng b thng 8/2008, trn ton quc hin mi ch c 27% s doanh nghip ng dng cng ngh thng tin (CNTT); 24% doanh nghip khng s dng dch v CNTT v 55% doanh nghip khng s dng ADSL. Vi nhng ch s ny, Vit Nam hin ang nm trong Top cc quc gia m cc doanh nghip ng dng CNTT chm v thp nht trong khu vc v trn th gii. c nhiu nguyn nhn c cc chuyn gia nu ra l gii cho thc trng ng dng CNTT chm v thp trong cc doanh nghip, nh a s cc doanh nghip Vit Nam c quy m nh v va, tim lc cn hn ch c th trang b v y mnh ng dng CNTT; nh thiu ngun nhn lc CNTT, cn vi cc doanh nghip ln th ngun nhn lc CNTT khng p ng c yu cu; nh thiu cu ni gia nh cung cp cc sn phm, gii php CNTT vi cc doanh nghip c nhu cu ng dng... V mt nguyn nhn khng km phn quan trng na l cc doanh nghip Vit Nam hin ang rt thiu nhng ngun ti liu, kin thc cp nht v c h thng v ng dng CNTT, c bit l v nhng phn mm ng dng phc v hot ng ca doanh nghip. Khng tri thc v CNTT, v ng dng phn mm, cc doanh nghip s rt lng tng trong vic la chn c nhng nh cung cp, vi nhng gii php phn mm ph hp vi doanh nghip mnh, v rt c th phi tr nhng bi hc t gi t s lng tng . Nhm chuyn ti nhng kin thc v ng dng CNTT v phn mm ng dng trong doanh nghip ti cc doanh nghip Vit Nam, c bit l nhng doanh nghip va v nh, Vin Tin hc Doanh nghip n v trc thuc VCCI phi hp vi cc chuyn gia CNTT xy dng cun Cm nang 200 cu Hi p v Phn mm ng dng cho Doanh nghip, ng hu gp phn gip cc doanh nghip Vit Nam c thm kin thc v kinh nghim trong vic tm hiu v la chn cc gii php phn mm ph hp, thc y ng dng CNTT mt cch hiu qu hn na trong doanh nghip, nhm gia tng kh nng cnh tranh ca doanh nghip trong thi k t nc ta hi nhp ngy cng su, rng vo i sng kinh t quc t.

Cu trc ca Cm nang
Cm nang c t chc di dng cc cu Hi p v cc phn mm ng dng cho doanh nghip. Tng s c 200 cu Hi p, c chia thnh 5 phn, vi nhng ni dung chnh nh sau: Phn I. TNG QUAN V PHN MM Chng 1. Phn mm nh ngha phn mm, tc dng ca phn mm; thnh phn v c trng ca phn mm. Phn loi phn mm, nhng lnh vc ng dng ca phn mm, nhng tiu ch doanh nghip la chn phn mm ph hp. Chng 2. Phn mm h thng nh ngha phn mm h thng, tm quan trng, nhng c trng ca phn mm h thng, tn mt s phn mm h thng thng gp. Phn loi phn mm h thng, gii thiu phn mm h thng tiu biu, tiu ch nh gi mt phn mm tt. Chng 3. Phn mm ng dng nh ngha phn mm ng dng, cc c im ca phn mm ng dng v cch thc s dng loi phn mm ny. S khc bit gia phn mm ng dng v phn mm h thng, tiu ch nh gi s phc tp ca phn mm ng dng. Phn loi phn mm ng dng, im tn mt s phn mm ng dng tiu biu, nhng phn mm ng dng m doanh nghip thng s dng. Phn II. PHN MM NG DNG CHO DOANH NGHIP Chng 1. nh ngha c im ca phn mm ng dng cho cc doanh nghip.

Chng 2. Li ch v hn ch ca phn mm ng dng cho doanh nghip

Nhng li ch v hn ch ca phn mm ng dng cho doanh nghip, v lm th no khc phc nhng hn ch ny. Chng 3. Cc nhm phn mm ng dng cho doanh nghip tiu biu

Phn mm qun l d n u t. Phn mm lp k hoch, d ton. Phn mm bn hng v qun l khch hng. Phn mm sn xut. Phn mm kim sot cht lng. Phn mm kim sot nguyn vt liu, kho, ti sn c nh. Phn mm mua hng v kim sot nh cung ng. Phn mm ti chnh k ton. Phn mm qun l nhn s. Phn mm nghin cu v pht trin. Phn mm hoch nh ti nguyn doanh nghip (ERP).

Phn III. LM SAO CHN C PHN MM TT V PH HP VI DOANH NGHIP? Chng 1. Phn loi phn mm theo quy m doanh nghip i vi doanh nghip quy m rt nh. i vi doanh nghip quy m va v nh: Yu cu ti thiu v quy m h tng thng tin doanh nghip; S tng thch ca cc phn mm ng dng hin c vi cc yu cu trn; T vn v cch thc v giai on u t ph hp. i vi doanh nghip quy m ln: Yu cu v h tng thng tin cn p ng; S tng thch ca cc phn mm ng dng hin c vi cc yu cu trn; T vn v cch thc v giai on u t ph hp. Chng 2. Phn loi theo loi hnh doanh nghip Loi hnh thng mi v dch v. Loi hnh sn xut. Cc loi hnh khc.

Phn IV. T VN V PHNG PHP V QUY TRNH QUN L PHN MM NG DNG CHO DOANH NGHIP Chng 1. Hng dn ci t Chng 2. Hng dn s dng Chng 3. Hng dn phn quyn Chng 4. Hng dn bo mt Phn V. THNG MI IN T V H THNG THNG TIN Chng 1. Thng mi in t Th no l thng mi in t, mua bn hng ha qua mng nh th no, nhng dch v no c th c trin khai trn mng. Cch s dng th in t trong giao dch in t, cch thc thu ht khch hng n vi trang web ca doanh nghip, cc bc xy dng c mt website tt. Li ch ca thng mi in t so vi thng mi thng thng, thng mi in t ph hp vi mi trng kinh t no, nhng hn ch ca thng mi in t v phng php gii quyt. Chng 2. H thng thng tin Cc hnh thc lu tr v qun l thng tin ca doanh nghip, li ch khi ng dng tin hc ha lu tr thng tin v d liu trong doanh nghip. Nhng yu cu m doanh nghip cn p ng c th ng dng tin hc vo vic lu tr thng tin v d liu.

Cun cm nang cn c ring mt phn (Phn VI. GII THCH THUT NG V PH LC) gii thch cc thut ng chuyn mn v CNTT, cc doanh nghip c th hiu v s dng ng cc thut ng ny trong qu trnh ng dng CNTT ti doanh nghip mnh. D cc tc gi c gng trong vic xy dng cun Cm nang, song chc chn khng th trnh khi nhng im thiu st hoc cha hon chnh. Chnh v th, chng ti rt mong mun c n nhn v tip thu nhng kin ng gp qu bu ca qu c gi v cc doanh nghip, c th hon thin hn na cun cm nang ny trong thi gian ti v phc v tt hn cho cc doanh nghip Vit Nam.

Th t, nhn xt, gp cho Cm nang xin c gi v: Vin Tin hc Doanh nghip Phng Thng mi v Cng nghip Vit Nam Tng 4, Ta nh Trung tm Thng mi Quc t, s 9 o Duy Anh, H Ni. Tel: Fax: (+84-4) 35.74.21.87 (+84-4) 35.74.26.22

Email: levanloi@itb.com.vn

200 CU HI P V PHN MM NG DNG CHO DOANH NGHIP

Phn I.Tng quan v phn mm..................................................................21 Chng 1.Phn mm ..................................................................................21 1.nh ngha phn mm ..............................................................................21 Cu hi 1: Phn mm l g? Mt vi tc dng ca phn mm?....................21 Cu hi 2: Cc c trng ca phn mm l g? ...........................................22 Cu hi 3: Cc thnh phn ca phn mm l g? C th s dng li phn mm to ra cc phn mm khc khng? .................................................25 Cu hi 4: Cc ti liu i cng phn mm gm nhng g? ..........................26 Cu hi 5: Ti sao hng nm lun xut hin cc phin bn mi ca phn mm? ..........................................................................................................27

2.Phn loi cc phn mm...........................................................................28 Cu hi 6: C th phn loi phn mm theo nhng tiu ch no no?..........28 Cu hi 7: Nhng loi vai tr, chc nng ca phn mm l g?...................29 Cu hi 8: Cc lnh vc ng dng ca phn mm l g?..............................30 Cu hi 9: Cc doanh nghip nn chn phn mm nh th no th ph hp vi quy m ca mnh?.................................................................................32 Cu hi 10: Cc tiu ch c th doanh nghip nn la chn phn mm nh th no?................................................................................................34 Cu hi 11: Tm tt qu trnh to nn mt phn mm? ...............................36 Cu hi 12: Nhng vn kh khn trong sn xut phn mm l g? .........36 Chng 2.Phn mm h thng ....................................................................38 nh ngha phn mm h thng ..................................................................38 Cu hi 13: Phn mm h thng l g? N lm nhng cng vic nh th no? Cu hi 14: Phn mm h thng thng c s dng u?....................39 Cu hi 15: Tm quan trng ca phn mm h thng?................................39 Cu hi 16: Hy cho ti bit nhng im c trng ca phn mm h thng? Cu hi 17: Gii thiu mt phn mm h thng tiu biu ?.........................39 Cu hi 18: Da trn tiu ch g nh gi mt phn mm tt? ................40 Cu hi 19: Tn mt s phn mm h thng thng gp?...........................41 Cu hi 20: C nhng loi phn mm h thng no? ..................................41 Cu hi 21: Nhng phn mm h thng no c sn trong h iu hnh my tnh?............................................................................................................42 Chng 3.Phn mm ng dng...................................................................42 1.nh ngha phn mm ng dng ..............................................................42 Cu hi 22: Phn mm ng dng l g?.......................................................42 Cu hi 23: Phn mm ng dng thng c s dng nh th no? .........43 2.c im ca phn mm ng dng ..........................................................43 6

Cu hi 24: S khc nhau gia phn mm h thng v phn mm ng dng? Cu hi 25: C s d liu trong phn mm ng dng l g?........................44 Cu hi 26: Da trn tiu tr g nh gi s phc tp ca mt phn mm ng dng? ...................................................................................................45 3.Cc loi phn mm ng dng..................................................................45 Cu hi 27: im tn mt s phn mm ng dng tiu biu ? ....................45 Cu hi 28: Phn mm ng dng c chia thnh cc nhm no? ..............47 Cu hi 29: S khc nhau gia phn mm trc tip v phn mm trung gian? Cu hi 30: Cc loi phn mm ng dng no c sn trong h iu hnh my tnh? ....................................................................................................47 Cu hi 31: Doanh nghip thng s dng nhng phn mm ng dng loi no? ............................................................................................................48 Phn II.Phn mm ng dng cho doanh nghip ..........................................49 Chng 1.nh ngha..................................................................................49 Cu hi 32: Phn mm ng dng cho cc doanh nghip c c im g? ....49 Cu hi 33: Ti c th ch dng mt phn mm duy nht qun l mi lnh vc trong doanh nghip ca mnh c khng? ..........................................50 Chng 2.Li ch v hn ch ca phn mm ng dng cho doanh nghip ..50 Cu hi 34: Ti c c nhng li ch g nu s dng nhng phn mm ny ?..................................................................................................................50 Cu hi 35: Ti bit c rt nhiu li ch ln lao ca nhng phn mm ng dng cho doanh nghip. Vy liu chng c hn ch g khng ..............51 Cu hi 36: Lm th no khc phc c nhng hn ch ca phn mm ng dng trong doanh nghip?....................................................................52 Chng 3.Cc nhm phn mm ng dng cho doanh nghip tiu biu .......53 1.Phn mm qun l d n u t ...............................................................53 Cu hi 37: Nhm phn mm ny l g? .....................................................53 7

Cu hi 38: Li ch m nhng phn mm k ton ch u t em li cho doanh nghip khi ng dng ? .....................................................................53 Cu hi 39: Cc chc nng chnh ca phn mm k ton ch u t l g? .54 Cu hi 40:Trong thc t thng gp nhng phn mm k ton ch u t no c ng dng ?...................................................................................54 2.Phn mm lp k hoch, d ton..............................................................55 Cu hi 40: Nhm phn mm ny l g? .....................................................55 Cu hi 41: Li ch m nhng phn mm lp k honh v d ton em li cho doanh nghip khi ng dng chng ? .....................................................55 Cu hi 42: Cc chc nng chnh ca phn mm lp k hoch v d ton l g?...............................................................................................................56 Cu hi 43: Trong thc t thng gp nhng phn mm lp k hoch v d ton no c ng dng ? ...........................................................................57 Cu hi 44: Nhm phn mm ny c bit hu ch cho loi hnh doanh nghip no?................................................................................................59 2.Phn mm bn hng v qun l khch hng .............................................60 Cu hi 42: Nhm phn mm bn hng v qun l khch hng l g?.........60 Cu hi 43: Nhm phn mm ny em li tc dng g? ..............................61 Cu hi 44: Cc chc nng chnh ca nhng phn mm bn hng v qun l khch hng ? ...............................................................................................61 Cu hi 45: Mt s phn mm thuc nhm ny c nhiu doanh nghip ng dng? ...................................................................................................63 Cu hi 46: Nhm phn mm ny cn thit cho loi doanh nghip no?.....63 3.Phn mm sn xut ..................................................................................64 Cu hi 47: Nhm phn mm sn xut l g? ..............................................64 Cu hi 48: Hiu qu m nhng phn mm sn xut em li cho doanh nghip ng dng n?...................................................................................64 8

Cu hi 49: Cc chc nng chnh ca phn mm sn xut l g?.................65 Cu hi 50: im tn mt s phn mm thuc nhm ny thng c s dng trong thc t? .....................................................................................67 Cu hi 51: Nhng loi hnh doanh nghip no nn ng dng nhm phn mm sn xut ? ...........................................................................................67 4.Phn mm kim sot cht lng...............................................................68 Cu hi 52: Nhm phn mm kim sot cht lng l g? ..........................68 Cu hi 53: Li ch ca nhm phn mm kim sot cht lng? ................68 Cu hi 54: Cc chc nng chnh ca phn mm kim sot cht lng l g? . Cu hi 55: Mt s v d v phn mm ng dng thuc nhm phn mm kim sot cht lng ? ................................................................................70 Cu hi 56: Nhm phn mm ny cn thit cho loi hnh doanh nghip no?70 5.Phn mm kim sot nguyn vt liu, kho, ti sn c nh .......................71 Cu hi 57: Nhm phn mm ny l g? .....................................................71 Cu hi 58: Nu tc dng ca nhm phn mm kim sot nguyn vt liu, kho ti sn c nh? ....................................................................................72 Cu hi 59: Cc chc nng chnh ca n l g? ...........................................72 Cu hi 60:Hy cho ti bit mt s v d phn mm ng dng thuc nhm ny? ............................................................................................................73 Cu hi 61: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip trong lnh vc no? ..............................................................................................74 6.Phn mm mua hng v kim sot nh cung ng .....................................75 Cu hi 62: Nhm phn mm ny l g? .....................................................75 Cu hi 63: S dng nhm phn mm ny ti thu c li ch g cho doanh nghip ca mnh? ........................................................................................75 Cu hi 64: Cc chc nng chnh ca n l g? ...........................................76 Cu hi 65: Cho ti v d v phn mm ng dng thuc nhm ny ?..........77 9

Cu hi 66: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip nh th no? ............................................................................................................77 7.Phn mm ti chnh k ton ..................................................................78 Cu hi 67: Nhm phn mm ny l g? .....................................................78 Cu hi 68: y l mt phn mm rt ph bin, tc dng chnh ca n l g?78 Cu hi 69: Cc chc nng chnh ca n l g? ...........................................79 Cu hi 70: Ti mun s dng phn mm ny, c th cung cp mt vi ci tn phn mm loi ny hay gp trn th trng ?.........................................80 Cu hi 71: Doanh nghip ca ti kinh doanh trong lnh vc no th nn ng dng nhm phn mm ny ? .......................................................................80 8.Phn mm qun l nhn s ......................................................................81 Cu hi 72: Nhm phn mm ny l g? .....................................................81 Cu hi 73: Nhm phn mm ny gip ti nhng g trong hot ng qun l v pht trin ngun nhn lc cho doanh nghip ca mnh ? ........................82 Cu hi 74: Cc chc nng chnh ca n l g? ...........................................83 Cu hi 75: C th im tn s phn mm ng dng c xp vo nhm ny ?..................................................................................................................84 Cu hi 76: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip nh th no? ............................................................................................................84 9.Phn mm nghin cu v pht trin .........................................................85 Cu hi 77: Nhm phn mm ny l g? .....................................................85 Cu hi 78: Li ch ca nhm phm mm ny cho vic hoch nh v thc thi cc chnh sch pht trin mt doanh nghip ? ........................................86 Cu hi 79: Cc chc nng chnh ca n l g? ...........................................87 Cu 80: Cho ti bit mt s phn mm ng dng thuc nhm ny ?...........88 Cu 81: Nhm phn mm ny cn thit cho tt c cc loi hnh v quy m doanh nghip ?............................................................................................88 10

10.Phn mm hoch nh ti nguyn doanh nghip (ERP) ..........................89 Cu hi 82: Nhm phn mm ny l g? .....................................................89 Cu hi 83: Vic hoch nh ti nguyn doanh nghip ca ti c li g khi ng dng nhm phn mm ERP ?...............................................................89 Cu hi 84: Cc chc nng chnh ca n l g? ...........................................92 Cu hi 85: ERP l ci tn chung hay c nhng ci tn ring cho nhng phn mm ng dng thuc nhm ny ? ...............................................................94 Cu hi 86: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip nh th no? ............................................................................................................95 Phn III.Lm sao chn c phn mm tt v ph hp vi doanh nghip?.96 Chng 1.Phn loi phn mm theo quy m ca doanh nghip ..................96 a.i vi doanh nghip rt nh. ..................................................................96 Cu hi 87: Ti ang s hu mt doanh nghip rt nh. Liu ti cn s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip khng? Nu c, ti nn s dng nhng phn mm no? .......................................................................96 Cu hi 88: Hy cho ti bit nhng yu cu ti thiu v quy m h tng c th s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip ph hp.......98 Cu hi 89: Vi quy m doanh nghip rt nh, cc nghip v tng i n gin ch lin quan nhiu ti cc tc v v x l vn bn, ti nn s dng phn mm ph bin nh Word, Excel hay l t hng vi cc cng ti phn mm thit k phn mm chuyn dng dnh ring cho doanh nghip mnh?98 Cu hi 90: Vi mt doanh nghip t nhn, nhn vin t v cha c kinh nghim s dng phn mm, vy nn chn loi phn mm no cho ph hp?99 Cu hi 91: s dng phn mm ny ti c phi dng thm nhng phn mm no khc khng? ..............................................................................100 Cu hi 92: Hin doanh nghip ti ang s dng cc phn mm vn phng n gin, liu ti c nn s dng kt hp thm cc phn mm khc hay l s 11

dng mt phn mm mi hon ton khng lin quan ti cc phn mm c trc?........................................................................................................102 Cu hi 93: Giai on no l ph hp nht s dng phn mm ng dng cho doanh nghip rt nh ca ti?.............................................................103 Cu hi 94: Doanh nghip ti l mt doanh nghip nh mi c a vo hot ng khng lu, liu ti c nn u t s hu mt phn mm ng dng cho doanh nghip mnh khng?........................................................104 Cu hi 95: Vi nhu cu ngy cng tng ca doanh nghip, cc pht sinh mi ny sinh nhiu, ti c nn nng cp h thng phn mm sn c hay yu cu mt phn mm mi? ...........................................................................105 b.i vi doanh nghip va v nh...........................................................106 Cu hi 96: Chng ti l nhng doanh nghip va v nh. Chng ti nn s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip no ph hp vi iu kin ca chng ti? ...................................................................................106 c.Yu cu ti thiu v quy m h tng thng tin doanh nghip..................107 Cu hi 97: C nhng yu cu ti thiu no v quy m h tng c th s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip ph hp ?.................107 Cu hi 98: Vi doanh nghip va v nh th vn chn phn mm c tnh bo mt cao c quan trng khng? ............................................................109 d.S tng thch ca cc phn mm ng dng hin c vi cc yu cu trn110 e.T vn v cch thc v giai on u t ph hp...................................112 Cu hi 101: Doanh nghip ti hin pht trin kh nhanh chng trn nhiu mt, ti nn chn phn mm nh th no c th thch ng vi s thay i ? ............................................................................................................112 Cu hi 102: Phn mm doanh nghip ti dng t nhng giai on u nhng c mt s vn mi ny sinh, liu ti c nn chuyn sang phn mm khc khng? .....................................................................................113 12

Cu hi 103: Trong giai on hin nay, vic thu thp kin khch hng v dch v ca doanh nghip l nhu cu kh quan trng, bn c th t vn cho ti v phn mm no c chc nng nh vy khng? .................................114 Cu hi 104: Doanh nghip ti c rt nhiu b phn qun l vi nhng chc nng nghip v khc nhau, ti c nn dng nhiu phn mm nh ph hp vi tng nghip v hay l s dng duy nht mt phn mm vi y cc chc nng c yu cu?....................................................................115 2.i vi doanh nghip ln.......................................................................117 Cu hi 105: Chng ti l nhng doanh nghip c quy m ln. Chng ti nn s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip no ph hp vi iu kin ca chng ti? .....................................................................117 Cu hi 106: Quy m h tng ca doanh nghip ti phi p ng nhng yu cu ti thiu no v h tng c th s dng nhng phn mm ng dng ph hp.....................................................................................................119 Cu hi 107: Doanh nghip ti ang s dng mt phn mm doanh nghip, nhng nhu cu mi cn phi b sung nng cp thm cc chc nng mi, nu mun nh vy th h thng my tnh ca doanh nghip s phi thay i, nh vy l rt tn km. Theo bn ti nn lm th no? ....................................120 a.S tng thch ca cc phn mm ng dng hin c vi cc yu cu trn122 Cu hi 109: Ti c nn s dng phn mm ca nhiu cng ty phn mm khc nhau hay khng?...............................................................................122 b.T vn v cch thc v giai on u t ph hp...................................123 Cu hi 110: Phn mm ng dng vi doanh nghip ln nn c u t vo giai on no th hp l nht ?............................................................123 Cu hi 113: Doanh nghip ti ang s dng phn mm do mt cng ty phn mm cung cp ngay t nhng phin bn u tin, nhng c mt s nhu

13

cu pht sinh. Vy chng ti nn tip tc t hng cc phin bn phn mm tip hay s dng phn mm ca cng ty khc?..........................................124 Chng 2.Phn loi theo loi hnh doanh nghip ......................................125 1.Loi hnh thng mi v dch v............................................................125 Cu hi 114: Chng ti ch yu hot ng trong lnh vc thng mi v dch v. Vy chng ti nn s dng nhng phn mm nh th no? .........125 Cu hi 115: Nhn vin trong doanh nghip ti tng i ln. Bn c th t vn cho ti mt s phn mm qun l nhn s c chc nng phn quyn, bo mt d liu cng nh mt s tnh nng tt khc ca vit nam khng?.......126 Cu hi 116: Bn c th a ra li khuyn khi chn phn mm k ton c khng? ......................................................................................................128 Cu hi 117: Bn c th t vn cho ti c trng chung v mt phn mm tiu biu ca loi hnh thng mi dch v ca vit nam c khng?......129 Cu hi 118: Hot ng ca doanh nghip ti thng xuyn phi tm hiu nhu cu ca khch hng, bn c th ni r hn v vn ny v c phn mm no ph hp khng? .........................................................................131 Cu hi 119: Doanh nghip ti hot ng trong lnh vc ti chnh ngn hng, cn phn mm nh th no l ph hp? ....................................................132 2.Loi hnh sn xut..................................................................................136 Cu hi 120: Chng ti ch yu hot ng trong lnh vc sn xut. Vy chng ti nn s dng nhng phn mm nh th no?..............................136 Cu hi 121: Phn mm k ton nh th no th ph hp vi doanh nghip sn xut? ...................................................................................................137 Cu hi 122: Loi hnh song song hoc xen k gia sn xut v thng mi dch v cn phn mm th no th ph hp?...........................................140

14

Cu hi 123: Chng ti hot ng trong lnh vc sn xut, nhng do nhu cu thay i nn doanh nghip ang mun chuyn sang lnh vc thng mi dch v. Phn mm no ph hp cho vn ny? .....................................140 Cu hi 124: Bn c th t vn cho ti v cc c im chung khi chn phn mm qun l kinh doanh cho doanh nghip sn xut khng? ....................141 3.Cc loi hnh khc..................................................................................143 Cu hi 125: Cc yu t cn quan tm trc khi chn mua phn mm k ton doanh nghip ph hp? .....................................................................143 Cu hi 126: Chng ti hot ng trong lnh vc kinh t x hi, phn mm nh th no ph hp vi chng ti? ..........................................................147 Cu hi 127: Mt phn mm qun l nhn s tt phi c cu trc nh th no? ..........................................................................................................149 Cu hi 128: Bn quyn phn mm thng kh cao, bn c th t vn cho ti mt s phn mm ngun m min ph tt c khng? .......................151 Cu hi 129: Cng ty ti hot ng trn nhiu a bn khu vc khc nhau v nhu cu thng tin ng b l rt quan trng, c phn mm no nh vy khng? ......................................................................................................153 Cu hi 130: D liu ca doanh nghip ti v cng quan trng v lin quan trc tip ti s pht trin ca cng ty, vy nn chn phn mm c tnh bo mt nh th no l ph hp? .....................................................................154 Cu hi 131: Ti ang nh s dng phn mm ngun m cho doanh nghip mnh v nghe ni n rt r v c kh nng thay i theo mc ch ring ca mnh. Bn c th t vn cho ti v vn ny c khng? .....................155 Cu hi 132: Theo ti bit, trn th trng hin nay c rt nhiu loi phn mm khc nhau nh phn mm min ph, phn mm m ngun m, phn mm bn quyn hay phn mm cao cp. bn c th cho ti li khuyn nn chn phn mm no th ph hp?..............................................................159 15

Cu hi 133: Vn bn quyn phn mm s dng trong doanh nghip kh quan trng, bn c th ni r hn v iu ny c khng?......................160 Phn IV.T vn v phng php v quy trnh qun l phn mm ng dng cho doanh nghip 162 Chng 1.Hng dn ci t ....................................................................162 Cu hi 134: C phi phn mm no cng cn ci t(*) khng? .............162 Cu hi 135: Ti sao phi ci t phn mm? ...........................................162 Cu hi 136: Ci t li phn mm nhiu ln c nh hng g n cht lng phn mm hay my tnh khng? .....................................................163 Cu hi 137: Ti sao mt s phn mm ti ci t c h iu hnh ny nhng sang h iu hnh khc li khng ci t c? .............................164 Cu hi 138: Cu hnh my tnh(*) ca ti phi nh th no th mi ci c phn mm s dng cho cc doanh nghip? ...............................................164 Cu hi 139: Ci t phn mm nh th no tit kim c b nh my tnh?..........................................................................................................166 Cu hi 140: C nn kt ni Internet khi ci t phn mm khng?..........167 Cu hi 141: Nu trong qu trnh ci t phn mm b trc chc th ti cn tham kho u chnh li?...................................................................168 Cu hi 142: Ti sao c nhng phn mm sau khi ci t li bt khi ng li my tnh? .............................................................................................169 Cu hi 143: Thi gian ci t mt phn mm ni ln iu g?.................169 Cu hi 144: Trong qu trnh dung, phn mm b li, c nht thit phi ci t li phn mm khng? ..........................................................................170 Cu hi 145: Ti sao th mc phn mm sau khi ci t li thng nm C ( gm th mc window) ......................................................................172 Cu hi 146: Ti mun tham kho cch thc ci t mt phn mm doanh nghip bt k?...........................................................................................173 16

Chng 2.Hng dn s dng ..................................................................178 Cu hi 147: Lm th no phn mm t ng chy ( run) khi khi ng my tnh? phn mm chy t ng th c u, nhc im g? Lm th no loi b tnh nng ny sau khi kch hot?....................................178 Cu hi 148: Sau khi dng phn mm son ra cc tp tin vy lu tp tin vo u l an ton nht?............................................................................179 Cu hi 149: C th kt hp cc phn mm vi nhau trong qu trnh s dng khng? Cho ti mt vi v d? ..................................................................180 Cu hi 150: V mt l do khch quan no m ti b mt ht d liu va mi to ra t phn mm doanh nghip, vy ti phi lm th no khi phc li? ............................................................................................................183 Cu hi 151: Ti nghe rt nhiu v cc phn mm min ph trn mng ? Nu doanh nghip ca ti dng cc phn mm nh vy th c u nhc im g?184 Cu hi 152: C nhng loi li no khi xy dng mt phn mm? Khi trong qu trnh s dng, phn mm ca ti b li th ti phi lm th no?.........185 Cu hi 153: Hy cho ti bit nhng iu c bn nht khi s dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip?............................................................187 Cu hi 154: Lm th no chn v s dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip hiu qu? ............................................................................188 Cu hi 155: Nhng ngi s dng phn mm doanh nghip trong nghip ca ti cn phi c nhng yu cu g th mi s dng c phn mm doanh nghip? .....................................................................................................189 Cu hi 156: Ti ang dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip. Ti thy c mt s chc nng rt kh hiu m ti khng bit. Vy ti phi lm sao?...........................................................................................................190 Cu hi 157: Khi ti mun xa b phn mm ca mnh i th phi lm theo cc bc th no?......................................................................................191 17

Chng 3.Hng dn phn quyn.............................................................192 Cu hi 158: Phn quyn phn mm l g? Phn quyn phn mm c quan h th no i vi t chc mt doanh nghip. ...........................................192 Cu hi 159: Ti sao phi phn quyn phn mm? ...................................193 Cu hi 160: C phi phn mm no ca doanh nghip cng cn phn quyn khng? Nhng phn mm no th cn phn quyn, nhng phn mm no khng cn?................................................................................................194 Cu hi 161: C nhng loi quyn g khi s dng phn mm cho doanh nghip? .....................................................................................................195 Cu hi 162: Phn quyn phn mm c ch li g trong vic qun l doanh nghip? .....................................................................................................196 Cu hi 163: C nhng loi phn quyn g c s dng trong cc doanh nghip? .....................................................................................................197 Cu hi 164: Khi ti khng qun l phn mm na th lm th no ti c th chuyn quyn qun tr cho ngi khc? ....................................................198 Cu hi 165: phn quyn cho ngi dung, ti c cn phi am hiu v lp trnh khng?..............................................................................................199 Cu hi 166: Website c phi l phn mm khng? Vic phn quyn trn website c ging nh phn quyn phn mm khng? ...............................199 Cu hi 167: Lm th no ti c th phn cng quyn hn v trch nhim ca mi ngi khi s dng phn mm ng dng cho doanh nghip? ........200 Cu hi 168: Kch bn cho mt hot ng phn quyn phn mm trong doanh nghip bt k s nh th no?.........................................................201 Chng 4.Hng dn bo mt ..................................................................202 Cu hi 169: Bo mt phn mm l g?.....................................................202 Cu hi 170: Ti sao phi bo mt phn mm? .........................................202

18

Cu hi 171: Nhng l do no dn n vic tnh bo mt ca cc phn mm dnh cho doanh nghip b ph v? ............................................................203 Cu hi 172: Lm sao ti c th phng chng s ph hoi v bo m c tnh bo mt ca nhng phn mm m ti ang s dng? ................205 Cu hi 173: Nhng loi phn mm no cn tnh bo mt cao? Hy a ra nhng v d in hnh v nhng loi phn mm ? Cu hi 174: Khi phn mm ca ti b mt tnh bo mt th ti lm th no khi phc li? Cu hi 175: s dng tnh nng bo mt ca cc phn mm dnh cho cc doanh nghip th ngi dng phi c nhng iu kin g? C cn l mt ngi am hiu v lp trnh khng? Cu hi 176: Bo mt c phi l cng vic phc tp nht trong pht trin phn mm khng? Cu hi 177: Chc nng bo mt ca cc phn mm khc nhau c khc nhau khng? Lm sao ti c th s dng c chc nng bo mt ca cc phn mm ? Cu hi 178: Nn s dng chc nng bo mt ca mt phn mm dnh cho doanh nghip nh th no l hiu qu? Cu hi 179: Website cho doanh nghip c cn phi c bo mt khng? Tnh bo mt ca website c khc vi tnh bo mt ca phn mm khng? Cu hi 180: Phn quyn v bo mt trong phn mm c lin quan, tc ng g n nhau khng? Cu hi 181: Ti sao vn bo mt trong thng mi in t lun c t ln hng u? 216 Phn V.Thng mi in t v h thng thng tin ....................................217 Chng 1: Thng mi in t .................................................................217 Cu hi 182: Th no l thng mi in t? 19 217 215 214 211 209 208 207 206 206

Cu hi 183: Mua bn hng ha qua mng nh th no? Cu hi 184: Nhng dch v no c th c trin khai trn mng? Cu hi 185: Phng n no an ton v bo mt trn mng? Cu hi 186: Khch hng c th tm mua trn mng nhng sn phm no? Cu hi 187: Cch s dng th in t trong giao dch in t? Cu hi 188: Cch thc thu ht khch hng n vi trang web ca doanh nghip? Cu hi 189: Nhng nhn t gip cho vic bn cc sn phm, dch v c hiu qu trn mng? Cu hi 190: Cc bc xy dng c mt website tt? Cu hi 191: Lm sao qun l quan h khch hng(CRM) tt? Cu hi 193: Li ch ca thng mi in t so vi thng mi thng thng l g? Cu hi 194: Thng mi in t ph hp vi mi trng kinh t no? Cu hi 195: Mt vi hn ch ca thng mi in t v phng php gii quyt? Cu hi 196: Dng cc hnh thc no lu tr v qun l ton b thng tin ca mt doanh nghip? Cu hi 197: Trong qu trnh tin hc ha doanh nghip th thng tin trong doanh nghip c lu tr di dng no? Cu hi 198: Cc hnh thc lu tr thng tin d liu ca doanh nghip c g khc nhau? Cu hi 199: p dng tin hc ha vo cng vic lu tr v qun l thng tin v d liu trong doanh nghip c nhng li ch g? Cu hi 200: c th p dng tin hc vo vic lu tr thng tin v d liu th doanh nghip phi p ng c nhng yu cu g? 20

217 219 219 220 221

223

224 225 227

231 232

233

Chng 2: H thng thng tin ..................................................................234

234

235

236

237

237

Phn VI.Gii thch thut ng v ph lc ...................................................238 Cc chng trnh chy trn mi trng mng ...........................................242

Phn I. Tng quan v phn mm

Chng 1. Phn mm
1. nh ngha phn mm Cu hi 1: Phn mm l g? Mt vi tc dng ca phn mm? Tr li: Ngy nay, phn mm my tnh gip ch rt nhiu cho ngi dn ni chung v cc doanh nghip ni ring. c bit l gip cho cc doanh nghip tit kim c nhiu thi gian v ti chnh. Do gn nh khng c mt doanh nghip no m khng s dng phn mm. C rt nhiu loi phn mm m ta hay gp v s dng hng ngy. Trc khi tm hiu v nhng li ch , ta hy tm hiu th no l phn mm. nh ngha : Phn mm (software) l mt tp hp nhng cu lnh c vit bng mt hoc nhiu ngn ng lp trnh theo mt trt t xc nh nhm t ng thc hin mt s chc nng no gip ch cho nghip v ca cc doanh nghip, cng ty. Khi ni n mt phn mm, chng ta cn quan tm ti loi ti liu i km theo l cc ti liu m t thao tc, cch s dng v bo tr phn mm (hng dn s dng, ti liu k thut, ti liu phn tch, thit k, kim th) . Phn mm v phn cng (hardware) bt buc phi kt hp vi nhau nhng chng l hai khi nim tng i. Vai tr ca phn mm ngy cng th hin

21

ni tri. Ngy nay, xt trn lnh vc ng dng ca cc doanh nghip th phn mm quyt nh cht lng ca mt h thng my tnh, l ch ct li, trung tm ca h thng my tnh. V d, phn mm son tho dng thc hin chc nng son vn bn, n t, phn mm x l nh dng thit k nh k thut s, bandrole, qung co hay nhng chng trnh qung co trn ti vi i a s phi ng dng thm phn mm thc hin. Cu hi 2: Cc c trng ca phn mm l g? Tr li: Phn mm l h thng logic, khng phi l h thng vt l. N c cc c trng khc bit ng k so vi cc c trng ca phn cng: a. Phn mm c pht trin (hay k ngh), n khng c ch to theo ngha c in Khi con ngi cm thy cn mt nhu cu no hay mt s h tr no cho cng vic ca mnh th nhng nh lp trnh tin hc s phn tch yu cu to ra phn mm. V phn mm c th c nng cp ci ni ty theo nhu cu pht sinh ca doanh nghip v x hi. V d, mt doanh nghip cm thy cng vic k ton qu nng n v h mun gim nhn lc cho cng vic k ton th h t hng mt hng lm phn mm to ra phn mm k ton. Phn mm cng c thit k, ch to nh phn cng, nhng n khng c nh hnh trc. Ch khi pht trin xong ngi ta mi c sn phm c th v bit c n hot ng c hiu qu hay khng. Qu trnh thit k v sn xut phn mm ph thuc vo con ngi, vo iu kin mi trng c th m ti n c pht trin. Ngi ta khng th ni trc c gi thnh ca phn 22

mm v hiu qu ca n. Chnh qu trnh pht trin phn mm quyt nh gi thnh v cht lng ca n. b. Phn mm khng hng i nhng thoi ha theo thi gian Phn mm khng ging nh phn cng l b hng do tc ng ca mi trng do mn c. V mt l thuyt, t l li ca phn mm l khng i khi a vo s dng. Nhng trn thc t n li thoi ha qua thi gian do li mi sinh ra mi khi tin hnh bo tr trong qu trnh s dng. Mi khi sa i (bo tr), mt s khim khuyt mi sinh ra lm cho phn mm b thoi ha. Vic sa chnh phn mm lm cho xut hin cc li mi pht sinh. Dn dn, mc li ti thiu tng ln - phn mm b thoi ha do t l sai hng tng ln n mc gy ra nhng thit hi khng th chp nhn c hoc ngi dng khng mun s dng na v c nhng phn mm khc tt hn. Phn mm cn lc hu do cc cng ngh mi ra i, ngi dng khng cn thch dng phn mm c na, hay khi cc cng ngh mi (H iu hnh(*), cc h qun tr c s d liu, phin bn dch mi, ) c a vo t chc lm cho cc phn mm c khng th tip tc vn hnh trn my vi chng. c. Phn ln phn mm c xy dng theo n t hng ca khch Phn mm khng c danh mc cc thnh phn c nh nh phn cng. N thng c t hng theo mt n v hon chnh, theo yu cu ring ca mi t chc, mi khch hng, t khi c th lp rp theo mt khun mu c sn. Yu cu i vi phn mm ca khch hng ty thuc vo mi trng c th m n c pht trin v s dng. Mi trng ny (phn cng, phn

23

mm nn, con ngi v t chc, cng ngh c c, ) khng th nh dng t trc v lun thay i theo khng gian v thi gian. Mt iu d nhn thy l khi bt u thit k , xy dng mt phn mm th cng ty sn xut phn mm thng phi c ngi n tm hiu thc t ti doanh nghip c nhu cu s dng phn mm t a ra nhng m t v nghip v chnh xc nht. d. S phc tp v tnh thay i lun l bn cht ca phn mm Ct li ca phn mm (m ngun) l nhng khi nim c th hin bng mt h thng lgic c lu trn giy hay vt mang. Phi l nhng ngi am hiu v tin hc v c kh nng lp trnh mi c c cc ti liu ny. Phn mm l khng nhn thy c ,ci m chng ta hay s dng v gi l phn mm thc ra l giao din tng tc gia ngi v my ca phn mm. Mi trng x hi lun thay i do vy phn mm cng phi phi thay i mt cch tng ng cng thi gian. Thay i tr thnh yu cu v thuc tnh tt yu ca phn mm. e. Ngy nay phn mm c pht trin theo nhm Trong khi nhu cu v sn phm ngy cng tng v i hi thi gian xut ra ngy cng ngn. Trong iu kin , vic sn xut phn mm cn nhiu ngi vi k nng khc nhau tham gia trong cc i pht trin to c phn mm cht lng cao vi thi gian ngn. Pht trin phn mm theo nhm l mt cch la chn duy nht.
V d thit k mt phn mm bt k th cn phi c mt nhm tm hiu nhu cu thc t ca doanh nghip, t chc, mt nhm vch ra bn phn tch thit k phn mm, mt nhm thit k giao din, mt nhm lp trnh m ngun, mt nhm ng gi phn mm v mt nhm quan trng khc l bo tr + chm sc khch hng.

24

Cu hi 3: Cc thnh phn ca phn mm l g? C th s dng li phn mm to ra cc phn mm khc khng? Tr li: Phn mm my tnh tn ti di hai dng: thnh phn my thc hin c v cc thnh phn my khng thc hin c. Thnh phn phn mm hot ng trn my gm cc cu lnh c xy dng trn mt ngn ng lp trnh no chuyn ha mt tp cc bc th tc xc nh trc v cu trc d liu thnh chng trnh. Cc thnh phn khng thc hin c ca phn mm gm cc phn gii thch trong cc chng trnh phn mm, cc ti liu phn tch, thit k, cc hng dn s dng v khai thc n. . . Vi nhng cng ngh mi v nhng cng c mi, mt phn khng nh ca thnh phn ny c t ng ha. Tuy nhin, cho n nay, vic to ra cc thnh phn ny ca phn mm ch yu vn lm th cng, mt cng vic cc nhc v ang l vn nan gii trong pht trin phn mm. i vi ngi s dng phn mm th cc thnh phn thc hin c l quan trng hn v i khi h ch quan tm n cc thnh phn ny tuy nhin i vi nh sn xut phn mm th cc thnh phn khng thc hin c mi l quan trng v cn u t nhiu thi gian cho vic to ra chng. Phn mm c th k tha nhau c, Vic sn xut ra cc phn mm l mt qu trnh phc tp v tn km. Rt nhiu vn ny sinh khi mt phn mm cn xy dng. V vy, ngi ta c gng dng li cc thnh phn c. Vic s dng li lm rt ngn thi gian v chi ph ch to v bo tr phn mm, m bo tin cy cao. Nh vy c th sn xut nhanh, nhiu phn mm mt cch hiu qu. Chnh v vy, tnh

25

s dng li c xem nh mt c trng quan trng ca vic pht trin phn mm cht lng cao. Ngy nay, khi nim s dng li bao hm khng ch cc m ngun m cn c cc m hnh phn tch, cu trc d liu v x l trong mt b trnh ring hay cc mu thit k, mu kin trc. Kh nng s dng li cc thnh phn phn mm v th rt rng ri, cng sc dnh cho hot ng lp trnh gim i rt nhiu. V d: cc giao din tng tc thng c xy dng bng cch dng cc thnh phn dng li to ra ca s ha: nh thc n ko - th v rt nhiu c ch tng tc khc. V d mt phn mm qun l dng cho cng ty sn xut nc gii kht hon ton c th c s dng li mt phn no khi thc hin phn mm qun l dnh cho mt cng ty sn xut bia. Cu hi 4: Cc ti liu i cng phn mm gm nhng g? Tr li: Bng di y lit k cc hot ng chnh v cc ti liu tng ng a ra qu trnh pht trin phn mm. Qu doanh nghip no quan tm ti qu trnh xy dng phn mm cho doanh nghip mnh th c th tham kho:

Cc hot ng 1. Phn tch yu cu

Ti liu a ra Nghin cu kh thi Yu cu khi qut

2. Xc nh yu cu 3. c t h thng

Ti liu yu cu c t chc nng K hoch kim th chp nhn

26

Gii thiu tm tt cch s dng 4. Thit k kin trc c t kin trc K hoch kim th h thng 5. c t phn mm Cu trc cc h con v giao din M t cc h con phn mm 6. Thit k d liu Cu trc d liu lgic/vt l T in d liu 7. Thit k giao din c t giao din K hoch kim th tch hp 8. Thit k chi tit c t thit k K hoch kim th n v 9. M ha 10. Kim th n v 11. Kim th mun 12. Kim th tch hp Chng trnh ngun Bo co kim th n v Bo co kim th m un Bo co kim th tch hp Hng dn s dng cui cng 13. Kim th h thng 14. Kim th chp nhn Bo co kim th h thng H thng chng trnh v cc ti liu

Cu hi 5: Ti sao hng nm lun xut hin cc phin bn mi ca phn mm? Tr li:

27

Vic xut hin cc phin bn mi ca phn mm hng nm do nhiu l do khc nhau. Pha nh sn xut lun cn hon thin sn phm ca mnh sao cho t li hn, mm do hn v mang nhiu c trng hn. Ngoi ra nhu cu ca con ngi ngy cng cao, ngi dng lun mong ch sn phm mi c nhiu chc nng v tin ch hn. Cng c trng hp ngi dng cha s dng ht cc chc nng ca phin bn c th phin bn mi ra i. Tuy nhin, theo xu th pht trin chung, vic ra i phin bn mi ca phn mm l iu tt yu, chng no th trng cn chp nhn n. Mun bit mnh ang s dng phn mm phin bn g, thng thng ngi dng c th nhn vo thc n Help v nhn vo nt About. Mt v d in hnh l phn mm h iu hnh Window XP ca hng phn mm ln nht th gii Microsoft, cc phin bn ca n l XP SP1, XP SP2. iu ny c c l do nhu cu ca hng triu ngi s dng trn th gii kt hp vi s sng to ca nh sn xut phn mm. 2. Phn loi cc phn mm Cu hi 6: C th phn loi phn mm theo nhng tiu ch no no? Tr li: C th phn loi cc phn mm theo mt s tiu ch sau: - Theo mc hon thin

Phn mm n l: L loi phn mm ch thc hin mt vi nhim v nht nh nh cc trnh son tho vn bn, cc phn mm ha

Phn mm mang tnh h thng: L loi phn mm thng c truy cp v s dng bi rt nhiu ngi trong cng mt cng ty, loi phn mm ny thng phi i i vi mng my tnh.

- Theo chc nng m phn mm thc hin

28

Phn mm h thng Phn mm cng c Phn mm ng dng Phn mm nghip v: Cc phn mm thng c ng dng cho nghip v ca tng doanh nghip nht nh. Phn mm nhng: Phn mm c gn vo chp ca ti vi, t lnh,..

- Theo lnh vc c ng dng

Phn mm my tnh c nhn: Phn mm dng trong lnh vc tnh ton Phn mm trn nn web: Phn mm c gn ln cc website, mi ngi c th truy cp v s dng thng qua internet.

Phn mm tr tu nhn to: Phn mm thng minh gip ch ln cho con ngi trong vic lp lch , tnh ton v d nh phn mm lp lch thi, phn mm sp thi kha biu.

Cu hi 7: Nhng loi vai tr, chc nng ca phn mm l g? Tr li: Cc phn mm c phn loi theo vai tr chc nng gm ba loi: a. Phn mm h thng (system software) Phn mm h thng thc hin chc nng qun l v iu khin cc ngun lc ca my tnh v cc chng trnh khc nhau chy trn cc my. Chng bao gm cc h iu hnh, cc h tin ch h thng. Tc l cc phn mm ng dng khc mun chy c trn my tnh th phi thng qua phn mm h thng. b. Phn mm cng c (tools)

29

Phn mm cng c l cc phn mm tr gip qu trnh to ra cc phn mm. Chng bao gm cc ngn ng lp trnh (trnh son tho, trnh sot li, chng trnh dch, th vin chng trnh, chng trnh lin kt, ). Nh cc phn mm cng c ny m qu trnh pht trin phn mm ngy cng d dng hn, n gin hn v nhanh chng hn nh nhng tr gip hiu qu, nhiu hot ng pht trin c t ng ha mt phn hay ton b. c. Phn mm ng dng (application software) Phn mm ng dng l cc phn mm tr gip thc hin nhng nhim v trong cc hot ng nghip v khc nhau. Cc phn mm ny c chia lm hai loi: phn mm ng dng a nng (x l vn bn, bng tnh, h qun tr c s d liu, . . . ) v cc phn mm ng dng chuyn bit (k ton, marketing, nghe nhc). Trong s ny nhiu phn mm c cc nh pht trin thng mi ha dng phn mm ng gi (packaged softwares) lm sn cho ngi dng. Cu hi 8: Cc lnh vc ng dng ca phn mm l g? Tr li: Cc lnh vc ng dng ca phn mm gm cc loi: - H thng Phn mm h thng l mt tp hp cc chng trnh gii quyt cc bi ton iu khin cc chng trnh v cc thit b trong mt my tnh hay mt h my tnh. N c cc c im sau:

X l cu trc thng tin phc tp nhng xc nh (trnh bin dch, trnh son tho, tin ch qun l tp, lp lch, ).

30

c trng bi s tng tc ch yu vi phn cng my tnh: qun l cc ti nguyn (b nh) v hot ng ca thit b ngoi vi (my in, a, ).

Cu trc d liu phc tp v nhiu giao din ngoi.

- Thi gian thc (real-time software) Phn mm loi ny iu phi, phn tch hoc kim sot cc s kin ca th gii thc ngay khi chng xut hin nn c gi l phn mm thi gian thc. H thng thi gian thc phi p ng vi cc s kin ca mi trng trong cc iu kin rng buc v thi gian rt cht ch. Cc phn mm loi ny bao gm cc phn mm iu khin h t ng, iu khin robot, cc h quan st, . . . - Nghip v (business software) X l thng tin nghip v l lnh vc ng dng phn mm ln nht. N gm cc h thng thng tin, cc h tr gip ra quyt nh, cc h x l nghip v theo quy tc nghip v bao gm c tnh ton tng tc (nh x l giao tc cho cc im bn hng). . . - Khoa hc v cng ngh (engineering and scientific software) Phn mm loi ny c c trng bng cc thut ton phc tp v x l nhiu s liu nn cn c gi l my nghin s. N l nhng phn mm trong cc ng dng mi, thit k hay ch to c my tnh tr gip (CAD/CAM - Computer Aided Design/ Computer Aided Manufacture), cc m phng, cc tng tc khc c ch n cc c trng thi gian thc v c phn mm h thng. - Nhng (embedded software) Phn mm nhng nm trong cc chip gn vi thit b. N ch c kch hot iu khin sn phm v h thng cho ngi dng, cho th 31

trng cng nghip khi cc h thng ny hot ng. Chng c th thc hin cc chc nng rt gii hn v huyn b (iu khin bn phm cho l vi sng) hay a ra cc kh nng iu khin v vn hnh (chc nng s ha t, kim sot xng, biu th bng ng h, h thng phanh). Xy dng phn mm nhng gn cht vi cc c trng ca thit b, bao gm c cu trc v cc c trng x l v trao i thng tin. - Tnh ton c nhn (personal computer software) Phn mm my tnh c nhn phc v trc tip cho mt c nhn lm vic vi mt my. N bng n trong hn hai thp k qua nh cc h x l vn bn, trang tnh, ho, h qun tr CSDL, tr chi Phn mm loi ny tip tc pht trin v c ci thin khng ngng, c bit l cc giao din ngi - my. - Web (web-based software) Ta c th truy cp vo cc trang web nh mt phn mm chuyn dng.V bn cht, mng ton cu gm hng lot my tnh cung cp ngun phn mm khng hn ch cho php ngi dng c th truy cp ti mi thng tin bt k u trn mng ton cu thng qua modem. V th c th ni rng, ngy nay mi ngi u c th tip cn c vi mi s kin ca th gii hin thi. - Tr tu nhn to l cc phn mm nh cc h chuyn gia (h c s tri thc), cc phn mm trong lnh vc nhn dng (hnh nh v ting ni), chng minh nh l v chi tr chi, cc h mng n ron nhn to m phng cu trc ca vic x l trong b c ngi. Cu hi 9: Cc doanh nghip nn chn phn mm nh th no th ph hp vi quy m ca mnh? 32

Tr li: Phn mm doanh nghip bao gm tt c cc phn mm thuc v qun tr kinh doanh m mt doanh nghip s dng hon tt vic kinh doanh ca h, gip h tng hoc o nng sut trong kinh doanh, sn xut. Chng phc v cho cc nhn vin ca mt doanh nghip trong thng tin, qun l, t chc v k hoch. C rt nhiu loi phn mm doanh nghip. C th phn loi phn mm doanh nghip ra thnh: - Phn mm dnh cho cc doanh nghip nh nh phn mm k ton v cc ng dng vn phng nh Microsoft Office. - Cc doanh nghip va v nh s dng rt nhiu cc phn mm ng dng nh phn mm k ton, qun l quan h khch hng, qun l ngun nhn lc v cc phn mm ng dng khc. - Cc phn mm ng dng trong cc doanh nghip ln nh phn mm hoch nh ti nguyn doanh nghip. Chung quanh l cc h thng thng tin nh kho d liu (ting Anh: data warehouse), khai thc thng tin (data mining); cc phn mm qun l quan h khch hng (customer relationship management - CRM), cc h thng qun l ni dung (content management system - CMS). Do vy phn mm tch hp ng dng doanh nghip (enterprise application integration - EAI) ra i p ng nhu cu ca cc doanh nghip ln mun kt ni cc h thng phn mm khc nhau, thng hot ng trn nhiu h iu hnh khc nhau, phc v cho doanh nghip ca h v ng thi kt ni vi ng dng ca cc doanh nghip i tc.

33

Cu hi 10: Cc tiu ch c th doanh nghip nn la chn phn mm nh th no? Tr li: Khi quyt nh s dng mt phn mm qun l, doanh nghip thng ng trc nhiu s la chn. Bn cnh nhng s la chn nh s s dng phn mm ca nh cung cp no? Mc gi phn mm no th ph hp? , cn c mt s la chn rt ng quan tm l nn mua mt phn mm ng gi hay l t hng gii php theo yu cu ca mnh v gi n mt cng ty phn mm no . Doanh nghip c th s dng mt s tiu ch di y so snh gia phn mm ng gi v phn mm t hng.

TIU STT CH Mc ch 1 ng dng PHN MM NG GI Hng n nhiu

PHN HNG

MM

doanh Hng n nhu cu c th,

nghip, cc nghip v chun, thc t ca mt doanh mang tnh chung nghip. Gii quyt kh trit

Kh nng Gii quyt c mt phn cc yu cu ca doanh 2 ng dng Phm 3 vi Rng, nhiu ngnh no trong s cc nhu cu nghip t hng Hp, thng ch mt doanh nghip

ng dng Gi c, chi

4 5

ph S

R hn, t hn h t hn, km hn

t hn, nhiu hn Nhiu hn, tt hn

34

tr Kh nng 6 pht trin Cp nht theo phin bn C th thc hin ngay

Chn phn mm ng gi hay s t hng gii php cho mt nh sn xut phn mm no ? y l mt trong nhng vng mc thng xut hin khi doanh nghip t ra nhu cu tin hc ha hay ng ng phn mm phc v cng tc qun l, iu hnh. C hai u c nhng im mnh, im yu ring v th s c nhng tc ng khc nhau i vi doanh nghip. i vi cc doanh nghip hot ng trong mt lnh vc nh, hp vi qui m khng ln vi cc nghip v, chc nng hot ng n nh, theo chun mc: nh bn hng, dch v kho bi, xut nhp khu. . . v mc u t cho cc phn mm qun l c th khng nhiu, nn hng n cc gii php ng gi. iu s gip cn i gia vn chi ph v hiu qu khai thc phn mm. i vi cc doanh nghip c qu nhiu im ring bit trong hot ng v c th thay i quy trnh bt c lc no th nn hng n vic s dng phn mm t hng theo yu cu qun l cho mt nh cung cp gii php no ng thi thit lp mt knh quan h vi nh cung cp gii php ny. Tuy nhin, thch ng vi nhu cu ca th trng cc nh cung cp gii php ngy nay bn cnh vic phn ra cc sn phm ng gi v cc phn mm sn xut theo n t hng th h tch cc kt hp hai phn loi ny thnh mt th thng nht v linh ng hn. Ngha l h va lm sn phm ng gi, nhng ng thi cng b ra mt khon u t thch ng cc sn phm ng gi sau mt s bc chnh sa, cp nht s tr thnh mt sn 35

phm di dng phn mm theo n t hng. iu ny va gip ch cho nh sn xut ng thi cng mang li cho ngi dng nhiu tin ch thun li v d dng hn trong vn la chn phn mm. Cu hi 11: Tm tt qu trnh to nn mt phn mm? Tr li: Bn hot ng c bn chung to nn mt phn mm l: - Xc nh yu cu phn mm: xc nh cc chc nng ca phn mm v cc rng buc m n cn tun th khi pht trin v hot ng, c t n. - Pht trin phn mm: to ra phn mm theo ng c t. - Thm nh phn mm: phn mm cn c kim tra xem c p ng c yu cu ngi dng hay khng. - Tin ha phn mm: phn mm cn c tin ha p ng nhu cu thay i ca ngi dng v mi trng. Cu hi 12: Nhng vn kh khn trong sn xut phn mm l g? Tr li: D l nh sn xut phn mm hay l ngi t hng v s dng phn mm th bn cng cn lu n cc kh khn d gp di y hn ch khuyt im cho phn mm ca bn: Qu trnh sn xut phn mm gp phi mt s kh khn sau y: - Khng c phng php m t r rng yu cu ngi dng (khch hng), sau khi bn giao sn phm d pht sinh nhng trc trc (troubles). Nguyn nhn ln nht l do khch hng khng lng trc c nhng pht sinh sau khi a nhng m t nghip v vo vic sn xut phn mm. Kh khn ny thng xy ra trong giai on u tin s dng phn mm.

36

- Vi nhng phn mm quy m ln, kh p ng nhu cu thay i ca ngi dng mt cch kp thi trong thi gian . - Nu khng c phng php thit k nht qun m thit k theo cch ring (ca cng ty, nhm) th s dn n suy gim cht lng phn mm (do ph thuc qu nhiu vo con ngi). - Nu khng c chun v lm t liu, quy trnh sn xut phn mm th nhng c t khng r rng s lm gim cht lng phn mm. - Nu khng kim th tnh ng n ca phn mm tng giai on m ch kim th giai on cui v pht hin ra li th thng bn giao sn phm khng ng hn. - Nu coi trng vic lp trnh hn khu thit k th thng dn n lm gim cht lng phn mm. - Nu coi thng vic ti s dng phn mm (software reuse) th nng sut lao ng s gim. - Phn ln quy trnh trong pht trin phn mm c nhiu thao tc do con ngi thc hin, do vy nng sut lao ng thng b gim. - Khng chng minh c tnh ng n ca phn mm, do vy tin cy ca phn mm s gim. - Chun v mt phn mm tt khng th o c mt cch nh lng, do vy khng th nh gi c mt h thng ng n hay khng. - Khi u t nhn lc ln v bo tr s lm gim hiu sut lao ng ca nhn vin. - Cng vic bo tr ko di lm gim cht lng ca t liu v nh hng xu n nhng vic khc. - Qun l d n lng lo, ko theo qun l lch trnh cng khng r rng. - Khng c tiu chun c lng nhn lc v d ton s lm ko di thi hn v vt kinh ph ca d n. 37

Cc kh khn trn khng nhng gy thit hi nhiu v cng sc cho nh sn xut phn mm m cn nh hng ln n hiu qu cng vic ca doanh nghip t hng phn mm

Chng 2. Phn mm h thng

nh ngha phn mm h thng Cu hi 13: Phn mm h thng l g? N lm nhng cng vic nh th no? Tr li: Phn mm h thng l phn mm gip h thng my tnh hot ng. Nhim v chnh ca phn mm h thng l tch hp, iu khin v qun l cc phn cng ring bit ca h thng my tnh. Phn mm h thng khc vi phn mm ng dng l n khng trc tip gip ngi dng. - Phn mm h thng thc hin cc chc nng nh chuyn d liu t b nh vo a, xut vn bn ra mn hnh. Cc phn mm h thng c bit: h iu hnh, chng trnh iu khin thit b hay Trnh Vn Hnh (chng ta hay gi l driver), cng c lp trnh, chng trnh dch, chng trnh dch cp thp (ting Anh: assembler), chng trnh kt ni (ting Anh: linker), v chng trnh tin ch. - Nu bn quan tm n ngn ng lp trnh to ra phn mm th th vin phn mm cung cp cc chc nng tng qut cng c xem l phn mm h thng, nh th vin chun C. Cn cc th vin khc nh OpenGL hay c s d liu t c xem nh vy. - Phn mm h thng c lu trn cc loi b nh khng thay i c, nh ghi ln chip, c gi l phn sn (ting Anh: firmware).

38

Cu hi 14: Phn mm h thng thng c s dng u? Tr li: Phn mm h thng thng c s dng trong cc my tnh hoc cc h thng my tnh nhm to mi trng nn cho cc phn mm ng dng. Cu hi 15: Tm quan trng ca phn mm h thng? Tr li: Phn mm h thng c ngha v cng quan trng trong h thng my tnh, n gip h thng my tnh hot ng. Nhim v chnh ca phn mm h thng l tch hp, iu khin, qun l cc phn cng ring bit ca h thng my tnh. Phn mm h thng khng trc tip gip ngi dng nhng nh c phn mm h thng, cc phn mm ng dng khc mi c th c ci t v s dng. Cu hi 16: Hy cho ti bit nhng im c trng ca phn mm h thng? Tr li c im c trng ca phn mm h thng: - X l cu trc thng tin phc tp nhng xc nh (trnh bin dch, trnh son tho, tin ch qun l tp, lp lch) - c trng bi s tng tc ch yu vi phn cng my tnh: qun l cc ti nguyn (b nh) v hot ng ca thit b ngoi vi (my in, a). - Cu trc d liu phc tp v nhiu giao din ngoi. Cu hi 17: Gii thiu mt phn mm h thng tiu biu ? Tr li: 39

Mt phn mm h thng m hu nh ai cng s dng l h iu hnh my tnh. T h iu hnh Win 98 Win2000 Window XP Vista ngoi ra cn nhiu nhng h iu hnh khc tuy nhin i vi cc doanh nghip th ch s dng cc phn mm ny nh l phn mm nn trin khai cc cng vic nghip v ca mnh. Tuy nhin nn nh rng chnh h iu hnh hay nhng phn mm h thng ny mi l ct li ca h thng my tnh v cng lao to ra chng l rt ln. Do vy mua mt h iu hnh c bn quyn y th doanh nghip phi b ra s tin tng i ln trin khai n trn c h thng my tnh. Cu hi 18: Da trn tiu ch g nh gi mt phn mm tt? Tr li: Khi nh gi phn mm, ngi ta thng a ra mt s tiu ch ni n cht lng tng th ca phn mm, cc tiu ch bao gm: - t c cc mc tiu thit k ra ca t chc (thc hin c cc chc nng thit k cho t chc). - Chi ph vn hnh l chp nhn c: chi ph khng qu cao so vi li ch m n mang li. - p ng c cc chun mc ca mt h thng thng tin hin hnh. Chng hn tnh sn sng: thi gian lm vic trong ngy, tun; thi gian thc hin mt dch v, mt tm kim, kt qu a ra ng chun s dng khc: mu bng biu, s ch tiu, - Sn phm to ra c gi tr xc ng: Thng tin a ra l ng n, kp thi, c ngha thit thc i vi hot ng chc nng v qun l, gp nng cao cht lng sn phm v dch v ca t chc, sai st l cho php.

40

- Bo tr c: D bo tr, bo tr khng qu tn km. - Kh dng: D hc v d s dng. - Mm do - c kh nng lm thch nghi c: c th kim tra, m rng ng dng v pht trin tip c. - C tnh kh chuyn: c th chuyn i t mt mi trng lm vic sang mt trng khc. - Cc phn mm h thng Cu hi 19: Tn mt s phn mm h thng thng gp? Tr li: Mt s phn mm h thng tiu biu: - H iu hnh: Window 98, Window 2000, Linux, Ubuntu, Vista. - Chng trnh iu khin thit b (trnh vn hnh: driver) - Cng c lp trnh: Turbo C, Visual Studio, Note Pad. - Chng trnh dch - Chng trnh dch cp thp (assembler) - Chng trnh kt ni (linker) - Chng trnh tin ch - Cc th vin phn mm Cu hi 20: C nhng loi phn mm h thng no? Tr li: C hai loi phn mm h thng: - Phn mm h thng thc hin cc chc nng nh chuyn d liu t b nh vo a, xut vn bn ra mn hnh. - Th vin phn mm cung cp cc chc nng tng qut nh th vin chun C. 41

Cu hi 21: Nhng phn mm h thng no c sn trong h iu hnh my tnh? Tr li: Nhng phn mm h thng c trong h iu hnh my tnh l: - H thng qun l tin trnh - H thng qun l b nh - H thng qun l tp tin - H thng qun l nhp xut - H thng bo v - H thng dch lnh - Qun l mng

Chng 3. Phn mm ng dng

1. nh ngha phn mm ng dng Cu hi 22: Phn mm ng dng l g? Tr li: Phn mm ng dng l cc phn mm tr gip thc hin nhng nhim v trong cc hot ng nghip v khc nhau. Cc phn mm ng dng thng c gom li thnh b phn mm, chng hn mt b phn mm s gm c chng trnh x l vn bn, bng tnh, trnh chiu v cc phn mm khc. Cc phn mm ring bit trong b phn mm thng c giao din v tnh nng tng t gip lm ngi dng d dng hc v s dng. V cc phn mm thng tng tc c vi nhau em li li ch cho ngi dng. Th d, phn mm bng tnh c th nhng mt phn vn bn vo.

42

Di y l mt vi phn mm m doanh nghip hay dng: Phn mm vn phng Phn mm x l vn bn Phn mm bng tnh Phn mm trnh din Phn mm c s d liu Phn mm qun l ti liu Phn mm son tho Phn mm lin lc trung gian Phn mm trinh duyt E-mail Phn mm trnh duyt web Phn mm gii tr. Cu hi 23: Phn mm ng dng thng c s dng nh th no? Tr li: Phn mm ng dng thng c s dng km phn mm h thng c bn hay cn gi l h iu hnh. Ch sau khi h iu hnh c khi ng, phn mm ng dng mi c th chy trn my tnh. ( Phn mm h iu hnh c khi ng khi chng ta start my tnh ) Ngy nay, phn mm ng dng c s dng rt rng ri, trong gio dc o to, trong kinh doanh, cng nghip Trc khi s dng phn mm ng dng, ngi dng cn phi ci t n trn my tnh hoc h thng my tnh. 2. c im ca phn mm ng dng Cu hi 24: S khc nhau gia phn mm h thng v phn mm ng dng? 43

Tr li: S phn bit gia phn mm h thng v phn mm ng dng l khng r rng. Phn mm ng dng l loi phn mm c kh nng lm cho my tnh thc hin trc tip mt cng vic no ngi dng mun thc hin. Phn mm h thng tch hp cc chc nng ca my tnh, nhng c th khng trc tip thc hin mt s tc v no c ch cho ngi dng. Cu hi 25: C s d liu trong phn mm ng dng l g? Tr li: Mt h qun tr c s d liu (DBMS) l phn mm my tnh c thit k qun tr c s d liu. Nhn vin trong doanh nghip c th s dng h qun tr ny nhp d liu cn lu tr, tnh ton, qun l. V d in hnh ca DBMS l Oracle, DB2, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL DBMS c qun tr c s d liu dng to ra h c s d liu. Mt DBMS l mt cu trc phc tp cc chng trnh phn mm iu khin s t chc, lu tr, qun l v truy xut d liu trong mt c s d liu. Mt DBMS bao gm: - Mt kiu ngn ng nh ngha mt lc ca c s d liu. - Cu trc d liu - Ngn ng truy vn d liu. - Mt k thut kt ni V d mt hng hng khng my bay c th dng h qun tr c s d liu nhp vo cc thng tin v chuyn bay, thng tin v khch hng, thng tin v t v thun li cho vic qun l chung ca sn bay...........

44

Cu hi 26: Da trn tiu tr g nh gi s phc tp ca mt phn mm ng dng? Tr li: nh gi s phc tp ca mt phn mm ng dng, i vi nh sn xut phn mm th ngi ta thng xem xt phn mm di cc ngn ng khc nhau, so snh phc tp v thi gian, phc tp v khng gian, phc tp ca cu trc thng tin, phc tp ca cu trc d liu, phc tp ca thut ton. Ngoi ra ngi ta cn xem xt cc khi nim v qu trnh t duy tru tng v nhng g m phn mm c m t, nhng kha cnh khc nhau c lin quan n phn mm nh s iu khin, s lung d liu, s tng tc gia cc modul ca phn mm. Quy m phn mm, chi ph phn mm, thi gian pht trin phn mm, kinh nghim ca ngi lm phn mm, cht lng ca phn mm cng l nhng yu t quan trng cn nh gi. Tuy nhin i vi cc doanh nghip t hng phn mm th h ch cn quan tm ti gi c ca phn mm c tng ng vi li ch m n mang li cho doanh nghip khng. Do khi m phc tp ln m ng dng khng c nhiu th ta khng nn tip tc xy dng phn mm na. 3. Cc loi phn mm ng dng Cu hi 27: im tn mt s phn mm ng dng tiu biu ? Tr li: Mt s loi phn mm ng dng: - Phn mm vn phng Phn mm x l vn bn: Microsoft office word, WordPerfect, OpenOffice, Kword.

45

 Phn mm bng tnh: Microsoft excel Phn mm trnh din: Microsoft Power Point, OpenOffice. org, Impress, Keynote. Phn mm c s d liu: Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, FileMaker, MySQL Phn mm qun l ti liu: Focus Enhancements, Cumulus, MathCAD, MathLab, maple Phn mm son tho Phn mm lin lc trung gian Phn mm trnh duyt email Phn mm trnh duyt web Multimedia Phn mm gii tr Phn mm ha Phn mm xut bn Phn mm phn tch Phn mm giao tip Phn mm qun l nghip v Blog Phn mm nghip v Phn mm k ton: Microsoft Dynamics, Microsoft Money, Microsoft Small, Bussiness Accounting, Misa, Quicken Phn mm phn tch nghip v Phn mm qun l khch hng Phn mm c s d liu Phn mm DBMS

46

Cu hi 28: Phn mm ng dng c chia thnh cc nhm no? Tr li: Cng ging nh phn mm h thng, phn mm ng dng c chia lm hai loi: Phn mm ng dng a nng (x l vn bn, bng tnh, h qun tr c s d liu) v cc phn mm ng dng chuyn bit (k ton, marketing, nghe nhc). Trong s ny nhiu phn mm c cc nh pht trin thng mi ha dng phn mm ng gi (packaged softwares) lm sn cho ngi dng. Cu hi 29: S khc nhau gia phn mm trc tip v phn mm trung gian? Tr li: Phn mm trung gian l phn mm kt ni hai hoc nhiu ng dng, chy trn cc h iu hnh khc nhau, cho php chng trao i d liu vi nhau. N tng t nh tng gia trong mt h thng c kin trc ba tng, tr khi n c m rng cho nhiu h thng hoc nhiu ng dng. Mt v d n gin nht l bn s hu trong my mnh b phn mm son tho vn bn ( office) nhng nu ch c th th bn khng th no nh my c vn bn di dng ting vit do bn cn c phn mm khc l Vietkey hoc Unikey c th nh c ting vit. S khc bit gia phn mm trc tip v phn mm trung gian l quy m. Cc chc nng c bn ch c th c cung cp nh phn mm trc tip, mt s chc nng ph c th c cung cp bng vic bn km cc phn mm trung gian c tch hp trong h iu hnh. Cu hi 30: Cc loi phn mm ng dng no c sn trong h iu hnh my tnh?

47

Tr li: Trong h iu hnh thng l cc h iu hnh mi hin nay u cung cp dch v c bn cho ngi dng m c th l cc phn mm ng dng c chia vo cc nhm sau: Phn mm vn bn: H iu hnh my tnh lun cung cp sn cc phn mm vn phng nh: Son tho vn bn ( Notepad, Word Perfect), Phn mm tnh ton ( my tnh c nhn ) Phn mm ha: Tiu biu nht trong h iu hnh l phn mm Paint ( Start/ All Programs/ Accessories/ Paint) Phn mm gii tr: Phn mm nghe nhc, xem phim ( Media Player ), Phn mm to slide nh ( Movie Maker) hay trnh duyt nh Cu hi 31: Doanh nghip thng s dng nhng phn mm ng dng loi no? Tr li: Vic s dng phn mm ty thuc vo quy m ca doanh nghip: - Phn mm dnh cho cc doanh nghip nh nh phn mm k ton, cc ng dng vn phng. - Cc doanh nghip va v nh s dng rt nhiu cc phn mm ng dng nh phn mm k ton, qun l quan h khch hng, qun l ngun nhn lc v cc phn mm ng dng khc. - Cc phn mm ng dng trong cc doanh nghip ln nh phn mm hoch nh ti nguyn doanh nghip, cc h thng thng tin nh kho d liu, khai thc thng tin, cc phn mm qun l quan h khch hng, cc h thng qun l ni dung . Cc doanh nghip ln mun kt ni cc h thng phn mm khc nhau, hot ng trn nhiu h iu hnh khc nhau, s dng phn mm tch hp ng dng doanh nghip,

48

phc v cho doanh nghip ca h v ng thi kt ni vi ng dng ca cc doanh nghip i tc.

Phn II.
Chng 1.

Phn mm ng dng cho doanh nghip

nh ngha

Cu hi 32: Phn mm ng dng cho cc doanh nghip c c im g? Tr li: Phn mm ng dng cho cc doanh nghip bao gm tt c cc phn mm thuc v qun tr kinh doanh m mt doanh nghip s dng hon tt vic kinh doanh ca h, gip h tng hoc o nng xut trong kinh doanh, sn xut: phn mm vn phng (x l vn bn, bng tnh, trnh din, c s d liu, qun l ti liu, son tho), phn mm lin lc trung gian (trnh duyt email, trnh duyt web), phn mm phn tch, phn mm giao tip (qun l nghip v, blog), phn mm nghip v (k ton, phn tch nghip v, qun k khch hng), phn mm c s d liu (phn mm DBMS), multimedia (gii tr, ha, xut bn). Cc phn mm ng dng cho cc doanh nghip m t th gii tht ca doanh nghip qua cc m hnh d liu. D liu c thu thp v a vo c s d liu. D liu sau khi c a vo c s d liu s c sp xp v qun l. D liu s c thng k v bo co trc quan thng qua bn bo co. Cc bn bo co c nhn nhn nh l nhng g mt doanh nghip lm trong khong thi gian nht nh. Da vo n nh gi kt qu v hng i tip theo cho doanh nghip l mt li th ca phn mm ng dng cho doanh nghip. Phn mm ng dng cho cc doanh nghip phc v cho cc nhn vin ca mt doanh nghip trong thng tin, qun l, t chc v ln k hoch. Cc 49

nhn vin sau khi c phn quyn s c nhng quyn hn nht nh trong vic qun l, tu bin vi thng tin nhp v xut trong phn mm. Vic tu bin vi thng tin gip cho nhn vin lm vic c hiu qu hn v d dng qun l cng vic ca mnh. Cu hi 33: Ti c th ch dng mt phn mm duy nht qun l mi lnh vc trong doanh nghip ca mnh c khng? Tr li: iu ny l hon ton c th! l h thng hoch nh ti nguyn doanh nghip c tn vit tt l ERP (Enterprise Resource Planning). y l h thng dng hoch nh ti nguyn trong mt t chc, mt doanh nghip. Mt h thng ERP in hnh bao gm tt c nhng chc nng c bn ca 1 t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, t chc phi chnh ph, Thay v phi s dng phn mm k ton, hn mm nhn s tin lng, qun tr sn xut, song song, c lp vi nhau th ERP gom tt c vo trong 1 gi phn mm m gia cc chc nng c s lin thng vi nhau.

Chng 2.
doanh nghip

Li ch v hn ch ca phn mm ng dng cho

Cu hi 34: Ti c c nhng li ch g nu s dng nhng phn mm ny ? Tr li: Cc phn mm ng dng cho doanh nghip c gi tr rt ln trong vic qun l v x l cc cng vic trong doanh nghip.

50

Trc tin l tc x l cng vic ca nhn vin trong doanh nghip s tng cao nh hiu sut lm vic m cc phn mm dng ny em li. Thng th cng vic sau khi c nhp liu vo my tnh qua qu trnh x l s t ng xut ra kt qu. y chnh l mt mnh ca cc phn mm. Ngoi kh nng tnh ton nhanh th chnh xc cng cn ni n. Trong doanh nghip th chnh xc trong khi tnh ton cc ti liu l yu cu rt cao. Vic sai xt trong khi tnh ton c th dn n sai lch trong hng i ca doanh nghip. Trong khi cc phn mm ng dng cho doanh nghip c th gii quyt c vic ny. qua mt qu trnh x l tnh ton k lng ca cc lp trnh vin nn cc phn mm c tin cy rt cao khi s dng, trnh nhng sai lm ng tic xy ra khi x l th cng. Vic kt hp cc phn mm ng dng cho doanh nghip vi mng thng tin trong doanh nghip to iu kin rt thun li cho vic trao i thng tin. Thng tin nhp xut c tnh ton, lu li v chia s c. Phn chia cng vic v quyn lm vic cho cc nhn vin trong doanh nghip tr nn d dng hn khi c phn mm ng dng cho doanh nghip.

Cu hi 35: Ti bit c rt nhiu li ch ln lao ca nhng phn mm ng dng cho doanh nghip. Vy liu chng c hn ch g khng Tr li: Li ch l rt ln! Song bn cnh vn c nhng hn ch! Nhng hn ch ny l khng th trnh khi bi bt k phn mm no khi tung ra cng u c mt mnh v mt yu, cn c gp v sa cha. c bit l mt s phn mm dnh ring cho doanh nghip s dng ( tc l phn mm doanh nghip t hng nh sn xut phn mm), cc doanh nghip phi b ra mt khon u t tng i ln s hu nhng phn mm dng ny.Do vy, hn ch u tin l v gi c ca doanh nghip phi 51

tr cho vic xy dng phn mm, y cng l d hiu bi v quy m ca cc phn mm dng ny thng ch b hp trong mt b phn doanh nghip nht nh. Hn ch khc hay xy ra l vic s dng phn mm nhiu s lm cho nhn vin trong doanh nghip li vo my tnh v hn ch vic rn luyn nng cao cc chuyn mn x hi khc. Cha k khi s dng phn mm vo sai mc ch th hu qu s rt khn lng. Cu hi 36: Lm th no khc phc c nhng hn ch ca phn mm ng dng trong doanh nghip? Tr li: Cn sm c chin lc v quy hoch di hn v c th tng giai on v ti lc, vt lc v nhn lc v ng dng phn mm doanh nghip i vi tng loi hnh doanh nghip, tng doanh nghip gn vi chin lc pht trin ca mi ngnh v c bit quan trng l gn vo cht lng pht trin phn mm cho doanh nghip. Phi sm to ra mi trng php l thun li, c ch chnh sch, chnh sch khuyn mi ph hp vi c th trn lnh vc cng ngh thng tin c th l phn mm cho doanh nghip, mi trng chun ho v an ninh an ton thng tin cng nh mi trng h tng k thut thng tin gm vin thng, Internet. . . , phn cp mt bc thc y cc doanh nghip ng dng v khai thc li th ca phn mm cho doanh nghip. Cn c bin php, cc chng trnh tuyn truyn, khuyn khch c hiu qu, lm nng cao nhn thc v li ch thit thc ca lnh vc cng ngh thng tin vo hot ng ca cc doanh nghip. Phn u n nm 2010, a t l ng dng v ng dng c hiu qu cng ngh thng tin trong cc doanh nghip nh nc t 100% (hin nay mi t 90%) v t l u t cho ng

52

dng cng ngh thng tin hng nm t 1% tng doanh thu (theo iu tra ti trn 200 doanh nghip nh nc, hin nay chi ph cho u t cho cng ngh thng tin ch mi l con s rt nh b, t 0, 02 0, 03%). Cn c bin php thu ht u t trong nc v s tham gia ca kiu bo Vit Nam ang sinh sng nc ngoi cho cc d n ng dng cng ngh thng tin cho cc doanh nghip. y l tc nhn quan trng huy ng c ngun vn ln, ngun nhn lc cht lng cao, giu kinh nghim cho cc d n vn c nhng c th ring ca ngnh cng ngh thng tin.

Chng 3.
nghip tiu biu 1.

Cc nhm phn mm ng dng cho doanh

Phn mm qun l d n u t

Cu hi 37: Nhm phn mm ny l g? Tr li: y l nhm bao gm nhng phn mm mang tnh cht d on rt c tc dng cho cc doanh nghip. Qun l d n u t thuc cc c quan qun l Nh nc, n v hnh chnh s nghip, cc t chc chnh tr , cc doanh nghip nh nc, cc doanh nghip c vn u t nc ngoi, cc cng ty TNHH, cng ty c phn l mt cng vic lun t ra nhng thch thc trong vic qun l hiu qu ngun vn u t, chi ph thc hin u t, qun l nh thu v quyt ton d n u t. Tt c nhng bn khon t ra mt yu cu cp thit l cn ng dng cng ngh thng tin vo vic qun l nhng cng vic ny chnh v vy m ra i nhm phn mm qun l u t. Cu hi 38: Li ch m nhng phn mm k ton ch u t em li cho doanh nghip khi ng dng ? Tr li: 53

Tun th theo ch k ton ch u t T ng ho ton b cc khu k ton t khu lp chng t, hch ton , bo co - An ton v bo mt - n gin d s dng Cu hi 39: Cc chc nng chnh ca phn mm k ton ch u t l g? Tr li: - Qun l lin tc cc d n u t qua nhiu nm t lc khi cng n khi kt thc d n - Qun l chi tit cc ngun vn u t ( vn t c , vn i ng ODA, WB) - Qun l chi tit tin gii ngn ngun vn, v tit thc hin d n ca cc nh thu tham gia d n - Qun l chi tit tin thc hin ca tng d n qua tng thi k ( thng, qu, nm) H tr k ton trong hot ng quyt ton d n hon thnh bn giao Cu hi 40:Trong thc t thng gp nhng phn mm k ton ch u t no c ng dng ? Tr li: Nu bn cn n nhng phn mm dng ny th c th tham kho thng tin v mt vi ci tn di y: Phn mm ACPSoft ca Vin tin hc doanh nghip Phng Thng mi v Cng nghip Vit nam PROMSYS Cng ty CP tin hc v t vn xy dng CPM Cng ty Cp cng ngh Hi ho 54

2.

Phn mm lp k hoch, d ton

Cu hi 40: Nhm phn mm ny l g? Tr li: Lp k hoch v d ton lun l mt khu v cng phc tp i vi bt k doanh nghip, t chc hay c nhn no, thng th cch n gin nht l cc doanh nghip nn lm theo mt chun mu no , y l mt gii php gip doanh nghip tit kim c nhiu chi ph v thi gian i vi bt k k hoch no. Chnh v th nn phn mm dnh cho vic lp k hoch v d ton c ra i. y l mt loi h thng dng ln k hoch v d ton cho k hoch trong mt t chc, mt doanh nghip. Nhm phn mm ny bao hm tt c cc chc nng c bn, cng vic c th ca ngi lm trong lnh vc ln k hoch, hoch nh ca mt t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, t chc phi chnh ph, nh my, xng sn xut v. v. Cu hi 41: Li ch m nhng phn mm lp k honh v d ton em li cho doanh nghip khi ng dng chng ? Tr li: Cc d liu u vo l cc yu t lin quan n k hoch cn thc hin nh ti chnh, nhn s, thi gianv mt s d liu khc. Ch phi nhp mt ln cho mi hot ng ca phn mm, ng thi cc bo co c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn. Doanh nghip c kh nng kim sot tt hn cc hn mc ca d n ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut, kinh doanh. Cc thng tin v k hoch, d n c tp trung, y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh khch hng, i 55

tc, c ng. . ng dng ca loi phn mm ny cng ng ngha vi vic t chc cc k hoch ca DN theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t, do n nng cao tin ca d n, tit kim chi ph, tng li nhun. ng dng ca nhm phn mm lp k hoch v d ton cng l cng c quan trng doanh nghip nng cao nng lc qun l, nm bt tnh hnh sn xut, tnh hnh pht trin, ng thi n cng gip doanh nghip tip cn tt hn vi cc tiu chun quc t. Mt doanh nghip nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v doanh nghip sm i vo n np. Doanh nghip no chm tr ng dng phn mm vo cng vic qun l d n, doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Cu hi 42: Cc chc nng chnh ca phn mm lp k hoch v d ton l g? Tr li: Mt phn mm qun l vic lp k hoch, d ton cn phi th hin c tt c cc chu trnh ca vic qun l d n, thm ch c th phn tch c hiu qu ca mi d n m doanh nghip ang thc hin. iu ny gip cho mi vn pht sinh trong d n c khc phc kp thi thng qua nhng phn tch c th. Vic tch hp mt cch xuyn sut cng vic qun l trong mt phn mm v t b cc gii php c lp dn n mt h thng c trung tm ha tr li m qua cc ti nguyn c th c qun l ch bi mt s t nhn lc nhng li c th nm c tnh hnh ca d n t n c thc y thnh vin thc hin. Cc chc nng tiu biu ca mt phn mm lp k hoch v d ton bao gm:

56

 Qun l nhn lc thc hin d n Qun l thi gian thc hin d n Phn tch tnh hnh d n Qun l cc vn pht sinh H tr cng vic k ton Cu hi 43: Trong thc t thng gp nhng phn mm lp k hoch v d ton no c ng dng ? Tr li: Hin nay cc doanh nghip ngy cng t vn cnh tranh ln hng u v mun cnh tranh c cng i th th ngy phi cng c cc k hoch mi, d n mi ra i v phi c tnh ton k cng. Thi gian l v cng quan trng do ngy cng nhiu cc phin bn khc nhau ca phn mm lp k hoch v d tan ra i. Di y l mt vi phn mm tiu biu c a vo s dng trong thc t: DT2000 Phn mm d ton xy dng c bn: y l phn mm kh n gin vi nhiu tnh nng:
1.

Quen thuc vi cch lp d ton th cng, d dng i vi ngi mi hc ln ngi lp d ton chuyn nghip. Vic nhp d liu n gin gip ngi s dng khng cn dng my tnh in t hay sch n gi. Cho php ni 2 d ton c vi nhau c th ni ton b hoc mt s nhm cng tc cn chn.

2.

3.

4. 5.

Cho php to d ton mi t mt d ton c sn. D dng trao i d liu cho bn b.

57

6.

Xut c d liu ra nh dng v cng thc ca Excel, bao gm tt c cc bng khi lng, vt t, kinh ph, nh mc v khon. C tnh gi khon u thu. Cc biu mu in a dng v cho php chnh sa hoc thay i font in vi cch trnh by d theo di, st vi cc biu mu ang ph bin trn th trng.

7. 8.

9. 10.

Tnh ton chi tit khi lng trc tip khi bn np d liu vo. Kim tra v so snh n gi ca mt d ton c sn vi n gi chun. Chc nng ny thch hp cho nhng ngi chuyn kim tra, thm duyt d ton. Ci t n gin, d cp nht, c h tr trc tuyn qua in thoi hoc Internet.

11.

Mt phn mm khc kh ph bin cho vc lp k hoch l phn mm Smart BidSoft vi nhng tnh nng sau:

Lp d ton, quyt ton, u thu cho cng trnh xy dng, giao thng, thy li, vin thng, ng dy ti in. . Lp cc n gi, nh mc chuyn nghnh. To cc bng thng bo gi. . Thm nh cc cng trnh (t ng kim tra gi, t ng kim tra cc cng thc din gii khi lng. M c cc loi d ton lp chng trnh khc nh Dutoan97 (cc phin bn), d ton Ce++, DT2002 v cc bng d ton t lp trn Excel. Xut d liu sang Excel vi y nh dng v cng thc.

58

T lp mu phn 'ui' khi chnh sch thay i hay mun to mu ca ring mnh (mu tng hp kinh ph, mu chit tnh d thu. . ). Di y l mn hnh chnh ca phn mm d ton trn:

Cu hi 44: Nhm phn mm ny c bit hu ch cho loi hnh doanh nghip no? Tr li: Ngy nay hu ht cc doanh nghip u c nhiu d n, k hoch cn thc hin nn nhn chung th bt k doanh nghip no s dng phn mm lp k hoch v d ton l cn thit. Cc t chc khc cng cn s dng phn mm ny nh cc s u t, s ti chnh, cc t chc phi li nhun hay cc trng hc

59

Tuy nhin phn mm ny thc s hu dng cho cc doanh nghip lm v lnh vc xy dng. Chng ta c th thy r iu ny bi v cha bao gi vic xc nh gi sn phm xy dng li c ch trng nh hin nay. Quy m cc cng trnh ngy cng ln, cng ngh ngy cng hin i dn n vic nh gi cc sn phm xy dng ngy cng phc tp hn. Vic ny i hi ngi lp d ton phi c trong tay nhng cng c mnh, linh hot, tin dng, mm do c th nhanh chng a ra c d ton, u thu cho cc cng trnh. Chnh v vy cc doanh nghip ny rt cn n mt phn mm m c kt kinh nghim trong lnh vc xy dng, nh vy s rt n gin cho doanh nghip trong vic hoch nh mt d n. 2. Phn mm bn hng v qun l khch hng Cu hi 42: Nhm phn mm bn hng v qun l khch hng l g? Tr li: y l nhm phn mm ch yu phc v cho cc doanh nghip sn xut v kinh doanh cc mt hng. Vic bn hng trn thc t l c rt nhiu vn : vic xut kho, vn chuyn, lao cng, Phn mm bn hng s lm nhim v thng k, hoch nh ti nguyn, thng bo chi tit nhn vin d lm vic v cp trn d qun l hn. Cc t liu s c nhp trc tip lu vo my tnh. Tit kim mt khong thi gian kh ln cho vic nhp liu vo s sch v vic truy tm ti liu sau ny. Do c tnh ton k lng nn thng tin c ly ra l rt chnh xc. Trnh trng hp nhm hoc sai lch thng tin dn n cc vn khc xy ra ngoi mong mun. Qun l khch hng cng rt quan trng trong nhm ny. Khch hng sau khi mua hng, thanh ton, thng tin s c nhp vo. Cc thng tin v khch hng c bo mt ti a, ch nhng ngi c quyn mi c php truy cp.

60

Cu hi 43: Nhm phn mm ny em li tc dng g? Tr li: Nhm phn mm bn hng v qun l khch hng ngay t tn gi cho thy tc dng ca n. Nhm phn mm ny chu trch nhim qun l thng tin ca vic bn hng v cc khch hng giao dch. Vic thng tin c lu vo my tnh to iu kin cho vic qun l sn phm, cc thng tin ca khch hng lun c bo mt v thng k thng xuyn. i vi nhng ca hng ln th vic p dng phn mm trong vic qun l bn hng s gip ch ca hng tit kim c nhiu nhn lc, hn ch c sai s, ri ro, t mang li li ch kinh t. Cu hi 44: Cc chc nng chnh ca nhng phn mm bn hng v qun l khch hng ? Tr li: Qun l kho hng: tnh hnh xut, nhp, tn kho tng mt hng, qun l theo tng kho hng phn bit, tnh hnh tiu th tng mt hng, lp th kho tng mt hang, tnh hnh tiu th hng ca tng nh cung cp, tnh hnh mua hng ca tng khch hng. Tt c cc s liu trn u c tnh ton v th hin trn c hai mt: s lng v gi tr ti 1 thi im bt k hoc 1 thi khong bt k (t ngy n ngy ) do ngi s dng n nh. Qun l Gi vn hng ha. C th ty chn phng php hch toan gi vn theo FIFO, LIFO hoc Bnh qun gia quyn. Cho in Bng k chi tit bin ng gi vn theo tng chng t nhp, xut pht sinh trong k. Lp v theo di tin thc hin n t hng ca Khch hng. Qun l cng n: s d cng n ca tng khch hng (bao gm N phi thu v N phi tr), chi tit thanh ton cng n, bng tng hp cng n chung (bao gm N phi thu v N phi tr) .

61

Qun l chi ph v Doanh thu: bng tng hp v phn tch doanh thu, chi ph trong k theo tng mt hng, nhm hng, ngnh hng, khch hang, bo co kt qu kinh doanh. Ngoi ra chng trnh cn cho in cc loi bo biu sau: ha n bn hng, vi trn 20 mu ha n trnh by cho nhiu trng hp p dng t n ginn phc tp, chng t thu, chi, thanh ton cng n, danh sch khch hng, Danh mc hng ha, s qu tin mt. Nhm bo m b mt v an ton v s liu kinh doanh ca doanh nghip, chng trnh c chc nng bo mt nghim ngt, ngi s dng chng trnh c n nh m kha s dng, khi cn thit ngi s dng c th ty thay i m kha ny. Nh vy, ch nhng ai c m kha mi s dng c chng trnh v c c cc s liu do chng trnh cung cp. Nu doanh nghip c nhiu nhn vin s dng chng trnh, chng trnh cho php ch doanh nghip cp m kha cho tng nhn vin ng thi quy nh cho tng nhn vin c php cp nht hoc c c nhng s liu no t chng trnh. Khi cn thit, ch doanh nghip c th hy b quyn s dng chng trnh ca mt nhn vin xc nh, khi m kha ca nhn vin khng cn hiu lc khi ng c chng trnh na. Chng trnh t ng cho chp lu d liu ca mi phin lm vic phng s c lm mt d liu. Ngoi ra, chng trnh cn c chc nng h tr nhp d liu bao gm cc tin ch: nhp t tt, h thng cc phm tt ( gi nhanh cc lnh thng dng) nhm gip cho ngi s dng nhp d liu nhanh v chnh xc. Chng trnh c th ci t trn mng my tnh cc b ca doanh nghip (mng LAN), gip doanh nghip t chc qun l d liu thng nht v nhanh chng c c cc s liu tng hp v phn tch thng nht, chnh xc v tnh hnh mua-bn hng ha ca doanh nghip. 62

Cu hi 45: Mt s phn mm thuc nhm ny c nhiu doanh nghip ng dng? Tr li: Cc doanh nghip c th tham kho thng tin v mt s phn mm c tn nh di y: - Phn mm Qun tr Quan h khch hng MISA CRM. NET 2008 ca Cng ty C phn MISA

- Phn mm qun l bn hng Sala Sales ca Trung tm phn mm Sara Cu hi 46: Nhm phn mm ny cn thit cho loi doanh nghip no? Bn hng trong cc doanh nghip l cng vic quan trng, i hi b phn Qun l phi tin hnh nhiu nghip v phc tp. Vic ng dng CNTT mang li bc t ph mi cho cng tc qun l bn hng, gip doanh nghip nm bt thng tin v hng ha, vt t, thng tin khch hng, v trng thi cc n t hng. . . mt cch chnh xc v kp thi. T ngi qun l c th a ra cc k hoch v quyt nh ng n, gim chi ph v tng kh nng cnh tranh, nng cao kt qu hot ng sn xut kinh doanh. Chnh v vy, phn mm bn hng cn thit c s dng bi cc doanh nghip sau: - Doanh nghip thng mi c quy m nh. - Cc doanh nghip lm i l bn hng. - Cc doanh nghip lm Nh phn phi hng ha. - Cc nh cung cp hng ha chuyn nghip.

63

3.

Phn mm sn xut

Cu hi 47: Nhm phn mm sn xut l g? Tr li: y l nhm phn mm khp phc tp vi quy m nghip v v cng ln, c th ni n l tng hp ca mi hot ng ca cc doanh nghip sn xut. Phn mm l tng hp kinh nghim sn xut c c kt li qua thi gian nhm mc ch gip cc doanh nghip sn xut xy dng mt qui trnh qun l khoa hc, hiu qu, t qun l nguyn vt liu u vo, qun l nh cung cp, qun l kho, qun l bn hng n lp nh mc sn phm, phn tch tnh hnh nguyn vt liu tha thiu, tng hp cc bo co rt gi tr cho ban lnh o cng ty Cu hi 48: Hiu qu m nhng phn mm sn xut em li cho doanh nghip ng dng n? Tr li: Cc d liu u vo l cc yu t lin quan n k hoch sn xutv mt s d liu khc. Ch phi nhp mt ln cho mi hot ng ca phn mm, ng thi cc bo co c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn. Doanh nghip c kh nng kim sot tt hn cc hn mc ca d n ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut t c th d dng nh gi cho vic kinh doanh. Cc thng tin v cng vic sn xut c cp nht mt cch y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh ban

64

lnh o cng ty, ban ch o sn xut, ngi sn xut. . . ng dng ca loi phn mm ny cng ng ngha vi vic t chc quy trnh sn xut ca DN theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t, do n nng cao tin ca d n, tit kim chi ph, tng li nhun. ng dng ca nhm phn mm sn xut cng l cng c quan trng doanh nghip nng cao nng lc qun l, nm bt tnh hnh sn xut, tnh hnh pht trin, ng thi n cng gip doanh nghip tip cn tt hn vi cc tiu chun quc t. Mt doanh nghip nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v doanh nghip sm i vo n np. Doanh nghip no chm tr ng dng phn mm vo cng vic qun l sn xut, doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Cu hi 49: Cc chc nng chnh ca phn mm sn xut l g? Tr li: Qun l Kho: To v qun l kho (kho nguyn liu, kho linh kin, kho thnh phm) Nhp, xut kho, hng ha tr li Qun l Qu trnh Sn xut Lp nh mc sn phm Lp lnh sn xut. Phn tch tnh hnh nguyn liu, linh kin trong kho h tr lp lnh sn xut. T chc, nh ngha danh mc Nguyn liu, linh kin/ Bn thnh phm, thnh phm r rng theo ngnh ngh, phn nhm, v chi tit n tng mu sc linh kin, thnh phm. Qun l Nh cung cp 65

 Thng tin nh cung cp Cng n nh cung cp Qun l Bn hng Thng tin khch hng Cng n khch hng Hoa hng khch hng Chi ph vn chuyn Bng gi Doanh thu trn tng nhn vin kinh doanh Qun l Ti chnh Cc khon thu Cc khon chi ph Qun l Chi nhnh (p dng trong trng hp doanh nghip c nhiu chi nhnh, nhiu kho hng ) Bo co thng k Bo co Cng n nh cung cp, cng n khch hng Bo co n vt mc Bo co tng hp Nhp xut tn hng ha Bo co bn hng trong ngy Bo co thu chi Cc bo co khc (theo yu cu qun l ca doanh nghip) Kt xut cc bo co sang nhiu nh dng (Excel, ) Bo mt Phn quyn cho ngi s dng Phn mm

66

 Cn c vo quyn hn ca mi ngi dng, phn mm s to cho ngi mt menu cc chc nng ring bit phn chia theo ch d dng cho qun l v tc nghip. Cu hi 50: im tn mt s phn mm thuc nhm ny thng c s dng trong thc t? Tr li: Phn mm Qun l Sn xut CendiMan c sng to ra vi nhim v h tr qun l cc doanh nghip sn xut. Phn mm gip cc doanh nghip sn xut xy dng mt qui trnh qun l khoa hc, hiu qu, t qun l nguyn vt liu u vo, qun l nh cung cp, qun l kho, qun l bn hng n lp nh mc sn phm, phn tch tnh hnh nguyn vt liu tha thiu, tng hp cc bo co rt gi tr cho ban lnh o cng ty. Phn mm c xy dng da trn nn tng cng ngh ca Microsoft nn tnh n nh rt cao v kh nng bo mt tt. H thng bo co a dng, linh hot v chnh xc n tng thi im l c s ng tin cy gip lnh o cng ty a ra nhng quyt nh ng n, kp thi, nng cao hiu qu sn xut kinh doanh ca cng ty. Cu hi 51: Nhng loi hnh doanh nghip no nn ng dng nhm phn mm sn xut ? Tr li: Vit Nam, ngnh kinh t hng ha ang pht trin mnh chnh v th vi mi doanh nghip th sn xut lun c t ln hng u chnh v th m bt c doanh nghip no hot ng lin quan n vic sn xut u c th p dng phn mm qun l sn xut cho doanh nghip ca mnh. Di y l mt s loi doanh nghip hay thng xuyn s dng phn mm qun l sn xut: 67

4.

Doanh nghip sn xut vt liu xy dng Doanh nghip sn xut thc phm Doanh nghip sn xut dng vn phng Doanh nghip sn xut y t Phn mm kim sot cht lng

Cu hi 52: Nhm phn mm kim sot cht lng l g? y l mt loi h thng dng kim sot cht lng cc thnh phn, sn phm trong mt t chc, mt doanh nghip. Nhm phn mm ny bao hm tt c cc chc nng c bn, cng vic c th ca ngi lm trong lnh vc kim sot cht lng sn phm ca mt t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, t chc phi chnh ph, nh my, xng sn xut Cu hi 53: Li ch ca nhm phn mm kim sot cht lng? Cht lng sn phm trong doanh nghip l iu kin cn thit sn phm c th c th c xut ra ngoi. Doanh nghip c kh nng kim sot tt v cht lng cc sn phm mnh lm ra ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng th kh nng to uy tn cho doanh nghip sn xut, kinh doanh l rt cao. Cc thng tin v cht lng sn phm ca doanh nghip c tp trung y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh khch hng, i tc, c ng. Khch hng s hi lng hn khi cht lng sn phm lun c m bo v khi h c tn mt nhn thy. ng dng ca loi phn mm ny cng ng ngha vi vic t chc li cc hot ng ca doanh nghip theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc

68

tiu chun quc t, do n nng cao cht lng sn phm, tit kim chi ph, tng li nhun, tng nng lc cnh tranh v pht trin thng hiu ca doanh nghip. ng dng ca nhm phn mm kim sot cht lng cng l cng c quan trng doanh nghip nng cao nng lc qun l, nm bt tnh hnh sn xut, tnh hnh pht trin, ng thi n cng gip doanh nghip tip cn tt hn vi cc tiu chun quc t. Mt doanh nghip nu cht lng c kim sot s c thun li l d trin khai v doanh nghip sm i vo n np. Doanh nghip no chm tr ng dng phn mm vo cng vic kim sot cht lng, doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Cu hi 54: Cc chc nng chnh ca phn mm kim sot cht lng l g? Mt phn mm kim sot cht lng cn phi th hin c tt c cc chu trnh ca vic sn xut v vn vo ra ca sn phm, thm ch c th phn tch c hiu qu ca vic kinh doanh i vi mi doanh nghip. Vic tch hp mt cch xuyn sut cng vic qun l trong mt phn mm v t b cc gii php c lp dn n mt h thng c trung tm ha tr li m qua cc ti nguyn c th c qun l ch bi mt s t nhn lc nhng li c th nm c cht lng ti nguyn, sn phm ca ton b doanh nghip. Cc chc nng tiu biu ca mt phn mm kim sot cht lng bao gm: Qun l cht lng nguyn liu u vo Qun l cht lng sn phm u ra Lp k hoch, d ton cho vic qun l quy trnh sn xut Qun l, phn tch vic sn xut Kim sot cht lng nguyn liu, vt liu 69

 H tr cng vic k ton H tr vic qun l nhn s Bn cnh , do tnh dy chuyn v phc tp ca h thng, cc doanh nghip cung cp phn mm kim sot cht lng cn h tr khch hng thng qua dch v t vn, thit k theo c th ca doanh nghip. Cu hi 55: Mt s v d v phn mm ng dng thuc nhm phn mm kim sot cht lng ? Trong thi k cc tin b k thut pht trin mt cch nhanh chng cng nh s cnh tranh din ra ngy cng quyt lit, yu t cht lng sn phm tr nn mt nhn t khng th thiu khi mun gi vng th phn v gim chi ph sn xut. Heidelberg Druchmachinen AG, nh cung cp thit b in ng b ln nht th gii c gii php cho vn ny: h thng kim sot cht lng CPC hay cn gi l h thng phn mm kim sot cht lng in n. Vi cc thit b kim sot cht lng, CPC cho php th in, cc cn b qun l mt ci nhn ton cnh ca sut qu trnh sn xut cng nh kim sot v kp thi iu chnh nhng thay i nh nht ca cc thng s k thut, gi cho cht lng n nh trong mt khong sai s rt hp. Thng qua cc sn phm Heidelberg CPC 21 o mu quang ph v iu khin my in, CPC 32 CIP kt ni trc tip vi h thng ch bn c Heidelberg Prepress, mt c ch kim sot ton din cht lng in trong k thut in offset t ri c th c thit lp nhm tho mn cc i hi cao nht ca th trng v h thng ny trong thc t c chng minh l hot ng mt cch rt hiu qu. Cu hi 56: Nhm phn mm ny cn thit cho loi hnh doanh nghip no? 70

 Vit Nam, ngnh kinh t ang pht trin mnh chnh v th vi mi doanh nghip th sn xut lun c t ln hng u v trn ht l cht lng cc sn phm phi c m bo, bt c doanh nghip no hot ng lin quan n vic sn xut u c th p dng phn mm kim sot cht lng cho doanh nghip ca mnh. Di y l mt s loi doanh nghip hay thng xuyn s dng phn mm kim sot cht lng: Doanh nghip sn xut vt liu xy dng Doanh nghip sn xut thc phm Doanh nghip sn xut dng vn phng Doanh nghip sn xut y t Doanh nghip sn xut cc mt hng tiu dung Doanh nghip sn xut in t

5.

Phn mm kim sot nguyn vt liu, kho, ti sn c nh

Cu hi 57: Nhm phn mm ny l g? Tr li: y l mt loi h thng dng hoch nh ti nguyn, nguyn vt liu, kho, ti sn c nh trong mt t chc, mt doanh nghip. Nhm phn mm ny bao hm tt c cc chc nng c bn, cng vic c th ca ngi lm trong lnh vc qun l kho, ti sn c nh ca mt t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, t chc phi chnh ph, nh my, xng sn xut

71

Cu hi 58: Nu tc dng ca nhm phn mm kim sot nguyn vt liu, kho ti sn c nh? Tr li: Nguyn vt liu ca doanh nghip chnh l cc d liu u vo ch phi nhp mt ln cho mi giao dch c lin quan, ng thi cc bo co c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn. Doanh nghip c kh nng kim sot tt hn cc hn mc v tn kho, nhp vo, xut ra ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut, kinh doanh. Cc thng tin v kho, nguyn liuca doanh nghip c tp trung, y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh khch hng, i tc, c ng. Khch hng s hi lng hn do vic giao hng s c thc hin chnh xc v ng hn. ng dng ca loi phn mm ny cng ng ngha vi vic t chc li cc hot ng ca DN theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t, do n nng cao cht lng sn phm, tit kim chi ph, tng li nhun, tng nng lc cnh tranh v pht trin thng hiu ca doanh nghip. ng dng ca nhm phn mm qun l kho, nguyn vt liu, ti sn c nh cng l cng c quan trng doanh nghip nng cao nng lc qun l, nm bt tnh hnh sn xut, tnh hnh pht trin, ng thi n cng gip doanh nghip tip cn tt hn vi cc tiu chun quc t. Mt doanh nghip nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v doanh nghip sm i vo n np. Doanh nghip no chm tr ng dng phn mm vo cng vic qun l nguyn vt liu, kho, doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Cu hi 59: Cc chc nng chnh ca n l g?

72

Tr li: Mt phn mm qun l nguyn liu, kho, ti sn c nh cn phi th hin c tt c cc chu trnh ca vic qun l ti sn v vn vo ra ca ti sn, thm ch c th phn tch c hiu qu ca vic kinh doanh i vi mi doanh nghip. Vic tch hp mt cch xuyn sut cng vic qun l trong mt phn mm v t b cc gii php c lp dn n mt h thng c trung tm ha tr li m qua cc ti nguyn c th c qun l ch bi mt s t nhn lc nhng li c th nm c ti nguyn, ti sn ca ton b doanh nghip. Cc chc nng tiu biu ca mt phn mm qun l ti nguyn doanh nghip bao gm: Qun l lng ti sn u vo Qun l lng ti sn u ra Lp k hoch, d ton vic qun l Qun l, phn tch vic sn xut Kim sot cht lng nguyn liu, vt liu H tr cng vic k ton H tr vic qun l nhn s Bn cnh , do tnh dy chuyn v phc tp ca h thng, cc doanh nghip cung cp phn mm qun l nguyn liu cn h tr khch hng thng qua dch v t vn, thit k theo c th ca doanh nghip. Cu hi 60: Hy cho ti bit mt s v d phn mm ng dng thuc nhm ny? Tr li:

73

ESoft Inventory l h thng qun l y cc thng tin v kho, vt t hng ho cng nh cc nhim v nhp kho, xut kho, chuyn kho ni b, tho d sn vt t, lp ghp vt t, kim k kho vt t v iu chnh vt t sau khi kim k. H thng ESoft Inventory s tr gip mt cch hiu qu quy trnh qun l kho v vt t. ACSofthome ca Vin tin hc doanh nghip Phng thng mi v cng nghip Vit nam l h thng qun l kho, vt t, vv..theo cng ngh m vch ( Barcode)

Cu hi 61: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip trong lnh vc no? Tr li: Vit Nam, kim sot c nguyn vt liu, kho, ti sn c nh l rt cn thit chnh v th trong mi doanh nghip vic kim sot cc nguyn vt liu, kho, ti sn c nh c t ln hng u nn bt c doanh nghip no hot ng lin quan n vic sn xut u c th p dng phn mm kim sot c nguyn vt liu, kho, ti sn c nh cho doanh nghip ca mnh. - Di y l mt s loi doanh nghip (ch yu l cc doanh nghip sn xut v kinh doanh cc mt hng tht) hay thng xuyn s dng phn mm kim sot c nguyn vt liu, kho, ti sn c nh: Doanh nghip sn xut vt liu xy dng Doanh nghip sn xut thc phm Doanh nghip sn xut dng vn phng Doanh nghip sn xut y t

74

6.

Phn mm mua hng v kim sot nh cung ng

Cu hi 62: Nhm phn mm ny l g? Tr li: y l mt loi h thng dng hoch nh, qun l cc loi ti nguyn nh vt liu, nguyn liu, tin, cc mt hng hoc nhn lc, sc lao ng trong qu trnh mua bn, trao i, cung cp cc loi ti nguyn ca mt t chc, mt doanh nghip. Nhm phn mm ny bao hm tt c cc chc nng c bn, cng vic c th ca ngi lm trong lnh vc qun l vic mua bn ca mt t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, nh my, xng sn xut hay mt ca hng Cu hi 63: S dng nhm phn mm ny ti thu c li ch g cho doanh nghip ca mnh? Tr li: Cc mt hng mua v hoc ang nm trong k hoch mua, cc ngun cung ng ca cc doanh nghip chnh l cc d liu u vo ch phi nhp mt ln cho mi giao dch c lin quan, ng thi cc bo co trn cc d liu c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn l thc hin th cng theo cch thng thng ( khng dng phn mm) . Doanh nghip c kh nng kim sot tt hn cc hn mc v vic mua bn hng hay cc vn cung ng ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut, kinh doanh. Cc thng tin v cc mt hng hay cc sn phm cung ng ca doanh nghip c tp trung, y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh khch hng, i tc, c ng. Khch hng s hi

75

lng hn do vic giao hng s c thc hin chnh xc v ng hn. ng dng ca loi phn mm ny cng ng ngha vi vic t chc li cc hot ng ca doanh nghip theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t, do n nng cao cht lng sn phm, tit kim chi ph, tng li nhun, tng nng lc cnh tranh v pht trin thng hiu ca doanh nghip. ng dng ca nhm phn mm qun l ngun cung ng v mua hng cng l cng c quan trng doanh nghip nng cao nng lc qun l, nm bt tnh hnh sn xut, tnh hnh pht trin ca doanh nghip. Mt doanh nghip nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v doanh nghip sm i vo n np v c bit l s d dng hn cho k ton trong vic tng kt thu chi cui nm. Doanh nghip no chm tr ng dng phn mm vo cng vic qun l nguyn vt liu, kho , doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Cu hi 64: Cc chc nng chnh ca n l g? Tr li: Mt phn mm qun l vic mua hng, cung ng vt liu cn phi th hin c tt c cc chu trnh ca vic qun l vic vo ra ca hng ha, sn phm, v bm cnh cn c th phn tch c hiu qu ca vic kinh doanh i vi mi doanh nghip. Vic tch hp mt cch xuyn sut cng vic qun l ngun cung, ng trong mt phn mm v t b cc gii php c lp dn n mt h thng c trung tm ha tr li m qua cc ti nguyn c th c qun l ch bi mt s t nhn lc nhng li c th nm c ti nguyn, ti sn ca ton b doanh nghip.

76

Cc chc nng tiu biu ca mt phn mm qun l ti nguyn doanh nghip bao gm: Qun l lng hng ha mua vo v cc thng tin lin quan Qun l lng hng ha, sn phm cung ng ra ngoi Lp k hoch, d ton vic qun l hng ha Qun l, phn tch vic sn xut ca doanh nghip H tr cng vic k ton H tr vic qun l nhn s Bn cnh , do tnh dy chuyn v phc tp ca h thng, cc doanh nghip thng xuyn nn lin h vi cc nh cung cp phn mm nhn c h tr thng qua dch v t vn, thit k theo c th ca doanh nghip. Cu hi 65: Cho ti v d v phn mm ng dng thuc nhm ny ? IT-SOFT POM cung cp cng c qun l cc hot ng mua hng ca doanh nghip nh ha n, quyt nh mua, la chn nh cung cp, H tr vic qun l doanh nghip v a doanh nghip pht trin hn na. H thng qun l mua hng h tr doanh nghip trong vic ng b ha d liu gia cc n v thnh vin gip cho vic lp hoch nh sn xut, cung ng, quan h khch hng, c tt hn na. Cu hi 66: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip nh th no? Vic mua v nhp cc mt hng t cc doanh nghip khc l khng trnh khi cc doanh nghip chnh v th vi mi doanh nghip vic qun l mua v nhp hng t cc doanh nghip khc lun c t ln hng u nn

77

bt c doanh nghip no hot ng u c th p dng phn mm mua hng v kim sot nh cung ng cho doanh nghip ca mnh. Di y l mt s loi doanh nghip hay thng xuyn s dng phn mm mua hng v kim sot nh cung ng: Doanh nghip sn xut kinh doanh cc mt hng xy dng Doanh nghip sn xut kinh doanh thc phm, ung Doanh nghip sn xut kinh doanh dng vn phng Doanh nghip sn xut kinh doanh cc mt hng cng ngh

7.

Phn mm ti chnh k ton

Cu hi 67: Nhm phn mm ny l g? K ton ti chnh l k ton phn nh hin trng v s bin ng v vn, ti sn ca doanh nghip di dng tng qut hay ni cch khc l phn nh cc dng vt cht v dng tin t trong mi quan h gia doanh nghip vi mi trng kinh t bn ngoi. Sn phm ca k ton ti chnh l cc bo co ti chnh. Thng tin ca k ton ti chnh ngoi vic c s dng cho ban lnh o doanh nghip cn c s dng cung cp cho cc i tng bn ngoi nh: Cc nh u t, ngn hng, c quan thu, c quan ti chnh, c quan thng k. Cu hi 68: y l mt phn mm rt ph bin, tc dng chnh ca n l g? - Tit kim thi gian, cng sc tin bc, s lng k ton vin, phn tch ti chnh v qun tr.

78

- Gip n v nhn r tnh trng sn xut kinh doanh ca doanh nghip theo nhiu kha cnh, Trong cc giai on hoc trong mt thi im bt k. - To lp nhng nguyn tc bo mt an ton, c s kim sot v tnh khoa hc khi lu gi c s d liu. Cu hi 69: Cc chc nng chnh ca n l g? Tr li: - Phn h Qu tin mt, tin gi ngn hng

Lp v qun l phiu Thu/Chi tin mt v tin gi. Lp bo co chi tit v tng hp tin mt ti qu v tin gi. Lp v qun l: n t hng, ha n bn hng, ha n hng bn tr li, gim gi hng bn. Thu nhn cng n khch hng chi tit theo tng ha n. Bo co chi tit, tng hp qu trnh bn hng, cng n khch hng theo tng mt hng, tng n hng, . . . Phn h Ti sn c nh

- Phn h Qun l bn hng

Lp v qun l chng t ghi tng TSC, ghi gim TSC, nh gi li TSC, khu hao TSC. T ng tnh mc khu hao TSC theo thng, nm. Bo co s TSC, th TSC, tnh hnh s dng TSC, . . . Phn h Qun l cng n

Qun l cng n ca nhiu i tng khc nhau (Khch hng, nh cung cp, nhn vin). Bo co chi tit cng n ca tng i tng.

79

Cho php tng hp cng n theo nhm i tng trong khong thi gian nht nh.

Phn h Thu Khai bo cc thng tin thu pht sinh trong qu trnh lp chng t pht sinh.

Cc t khai thu theo chun ca B ti chnh ban hnh. Phn h K ton tng hp Cho php nh khon trc tip vo s k ton. Cho php nhp s d u cho cc ti khon. Cho php i tng kch hot qu trnh kt chuyn t ng ca h thng. T ng tng hp s liu ca tt c chng t trong h thng ghi vo s sch k ton.

Bo co s sch k ton (nht k, s ci ), lp bo co ti chnh (bng CTK, CKT, )

Cu hi 70: Ti mun s dng phn mm ny, c th cung cp mt vi ci tn phn mm loi ny hay gp trn th trng ? Tr li: Phn mm k ton ACSoft ca Vin tin hc doanh nghip Phng thng mi v cng nghip Vit nam Phn mm k ton Effect ca Cng ty CP Effect Phn mm k ton Fast ca Cng ty CP Fast - Phn mm k ton MISA-SME ca Cng ty C phn MISA - Phn mm k ton AC.net -Cng ty CP tin hc Lc Vit Cu hi 71: Doanh nghip ca ti kinh doanh trong lnh vc no th nn ng dng nhm phn mm ny ?

80

Tr li: - Ti chnh k ton trong cc doanh nghip l cng vic c t ln hng u, i hi b phn k ton phi tin hnh nhiu nghip v phc tp. - Vic ng dng cng ngh thng tin mang li bc t ph mi cho cng tc qun l ti chnh k ton, gip doanh nghip nm bt thng tin v ti chnh, ngn sch, qu t chc. . . mt cch chnh xc v kp thi. T b phn k ton c th a ra cc k hoch v quyt nh ng n, gim chi ph v tng kh nng cnh tranh, nng cao kt qu hot ng nh d on c hng sn xut kinh doanh. - Chnh v vy, phn mm k ton ti chnh cn thit c s dng bi cc doanh nghip sau:

Mi doanh nghip thng mi cn c k hoch chi tiu, ti chnh.

Cc doanh nghip sn xut, kinh doanh. Cc nh cung cp hng ha chuyn nghip.

8.

Phn mm qun l nhn s

Cu hi 72: Nhm phn mm ny l g? Tr li: Vic tin hc ho t chc qun l nhn s mang li nhiu li ch hn so vi qun l th cng khi lu bng s sch. Qun l thng tin v cn b, cng

81

nhn vin l mt bi ton quan trng v c nhiu ng dng trong vic qun l ngun nhn lc, chnh sch cn b. . . nhm a ra cc quyt nh trong lnh vc xy dng i ng lao ng kh nng v trnh p ng cc nhu cu trong giai on mi. Vi cc l do trn nhm phn mm v qun l nhn s ra i vi nhim v chnh l qun l v t chc ngun nhn lc, chnh sch cho cc doanh nghip. Cu hi 73: Nhm phn mm ny gip ti nhng g trong hot ng qun l v pht trin ngun nhn lc cho doanh nghip ca mnh ? Tr li: To nn b my qun l nhn s gn nh, n gin, ch cn mt s t nhn vin vi h thng my vi tnh y . T chc qun l, lu tr trn h thng my vi tnh lm tng tnh an ton, bo mt cao hn. Nht l i vi thng tin, ti liu cn bo mt cao th iu trn l rt cn thit. Ph hp vi cc ng dng cn trin khai trn din rng. Chi ph ban u t nht v ch phi trin khai trn my ch. y l iu m cc doanh nghip cng ht sc quan tm. Chi ph u t cho phn mm dng ny ch l chi ph ti thiu cn thit h thng hot ng tt trn my ch. D dng pht trin ng dng, tt c cc dch v ch phi trin khai trn my ch, do vy d dng bo tr, pht trin h thng. V hot ng trn my ch cho nn khi cn pht trin cc ng dng th ch cn pht trin trc tip trn my ch. Do tnh ng b nn sau ny khi cn bo tr hay nng cp h thng cng s d dng hn rt nhiu. Khng ph thuc vo phm vi ng dng. Vic m rng t tn km nht.

82

o to s dng chng trnh t tn km nht. Khi s dng cc h thng dng ny th cc doanh nghip cn o to mt lng nhn cng nht nh s dng chng trnh. Tuy nhin vi cc ng dng khc th vic o to s dng l kh tn km. Vi h thng qun l nhn s th mi vic tr nn nh nhng hn. D dng tch hp vi cc ng dng khc trong mt website.

Cu hi 74: Cc chc nng chnh ca n l g? Tr li: Cp nht h s nhn vin: Khi tuyn mi nhn vin th cp nht s yu l lch v l lch cng chc vin chc. Cp nht cc bin ng trong qu trnh cng tc: Khi mt cn b c tng lng, ln chc, thay i cng vic, i nc ngoi, i hc, chuyn n v cng tc trong phm vi t chc ca c quan th thng tin ca cc s kin ny c lu li trong h s.

Qun l cc vn lin quan n nhn vin: Qu trnh lng Qu trnh cng tc Qu trnh hp tc Qu trnh hc tp Qu trnh Khen thng K lut Quan h gia nh Ngoi ng ... Phn tch v bo co tnh hnh nhn s: a ra cc thng k phn tch cc hin tng cn iu chnh. V d: C nhiu cn b cao tui dn

83

n cn chun b lc lng k tc. S lng nhn vin tng gim theo tng thng nhiu hay t iu chnh, phn cng cng vic. Tm kim, tra cu thng tin v nhn s theo mt ch tiu no phc v cho mt s trng hp, v d nh lit k cc cm b theo 1 chuyn nghnh no c trnh nh th no? . . . Qun tr h thng: Chng trnh c xy dng trn c s cc i tng s dng c phn quyn truy nhp vo tng phn ring bit nn i hi phn qun tr phi ht sc cht ch. Ngi qun tr h thng c quyn cao nht c quyn cp (thu) quyn s dng chng trnh cho nhng ngi khc. Cu hi 75: C th im tn s phn mm ng dng c xp vo nhm ny ? Tr li: - CNC. HRIS b cng c h tr phng nhn s (nhn s, k ton tin lng, chm cng, bo him, ) - B phn mm HiStaff gii php qun l nhn s cho cc cng ty Vit Nam v cc cng ty lin doanh vi nc ngoi. - SmartHRS iu hnh v qun l nhn s, tin lng - PMSoft gii php qun nhn s, tin lng cho cc doanh nghip va v nh Cu hi 76: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip nh th no? Trong tin trnh hi nhp kinh t quc t, cc doanh nghip mun tn ti v cnh tranh trn thng trng khng th khng nhanh chng xy dng cho sn phm ca mnh mt thng hiu mnh. Thng hiu ng vai tr c bit quan trng trong vic y mnh pht trin doanh nghip, xc tin

84

thng mi, to c hi cho doanh nghip thm nhp, chim lnh m rng th trng. Tuy nhin, thnh cng, ngi lnh o doanh nghip phi c h thng cc nh qun tr cp trung, bao gm cc trng phng, trng nhm, trng d n, nhng chuyn vin. . . lm vic hiu qu, bi chnh nhng nh qun tr cp trung ny l nhng cu ni quan trng v thit yu gia cc nh qun l cp cao ti nhn vin trc tip thc hin cng vic. Bn thn nhng nh qun l cp trung cng phi qun l mt nhm nhn vin, nn h cn c cc k nng cn thit qun l nhm cho tt, iu m trc khi tr thnh mt nh qun l cp trung, khi vai tr mt nhn vin h c th cn cha nm r. Chnh v th nhng nh qun l cp trung s l ti sn v gi doanh nghip pht trin tt. Chnh nhng l do trn m mt doanh nghip ln mun thng hiu pht trin th cn v phi c mt phng php qun l nhn s hiu qu. V phn mm qun l nhn s l la chn hng u cho cc doanh nghip.

9.

Phn mm nghin cu v pht trin

Cu hi 77: Nhm phn mm ny l g? Tr li: Nghin cu v pht trin khoa hc, cng ngh phc v cho chin lc pht trin di hn lun c coi l nhim v trng yu, hng u ca cc doanh nghip, cc t chc. Do vy vic u t v ti chnh, v nhn lc l cn thit i vi cc doanh nghip. V mt phn mm dnh cho vic qun l vic nghin cu v pht trin l v cng cn thit vi bt k doanh nghip no.

85

Phn mm ny l mt loi h thng dng ln k hoch, thc hin v nghim thu, tng kt cho vic nghin cu v pht trin trong mt t chc, mt doanh nghip. Nhm phn mm ny bao hm tt c cc chc nng c bn, cng vic c th ca ngi lm trong lnh vc qun l vic nghin cu v pht trin trong mt t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, t chc phi chnh ph, nh my, xng sn xut. . . Cu hi 78: Li ch ca nhm phm mm ny cho vic hoch nh v thc thi cc chnh sch pht trin mt doanh nghip ? Tr li: Cc thng s, thng tin lin quan ca cc d n v ang hoc ang nm trong k hoch nghin cu v pht trin chnh l u vo c nhp trc tip vo phn mm rt nhanh gn v tin li, ng thi cc bo co trn cc d liu c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn l thc hin th cng theo cch thng thng (khng dng phn mm) . Doanh nghip c kh nng kim sot tt hn cc hn mc v vic nghin cu v pht trin cc d n t c th ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut, kinh doanh. Cc thng tin trong mt d n nghin cu pht trin c tp hp mt cch tp trung, y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng nh nhng ngi c lin quan n d n, v nhng ngi c quyn tham kho d n. ng dng ca loi phn mm ny cng ng ngha vi vic t chc li cc hot ng ca doanh nghip theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t, do n nng cao cht lng sn phm, tit kim chi ph, tng li nhun, tng nng lc cnh tranh v pht trin thng hiu ca doanh nghip.

86

ng dng ca loi phn mm nghin cu v pht trin cng l cng c quan trng doanh nghip nng cao nng lc nghin cu, qun l cho cc d n ca doanh nghip. Doanh nghip no chm tr ng dng phn mm vo cng vic nghin cu v pht trin s t lm kh mnh trong vic cnh tranh v thi gian, doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th.

Cu hi 79: Cc chc nng chnh ca n l g? Tr li: Mt phn mm qun l vic nghin cu v pht trin cn c c y quy trnh nghin cu bt k mt d n no v c th p dng cho mt d n t n gin n phc tp nht, v bn cnh cn c th phn tch c hiu qu ca vic nghin cu ng thi nh gi c tin ca tng d n. Vic tch hp mt cch xuyn sut cng vic qun l mt d n trong mt phn mm v t b cc gii php c lp dn n mt h thng nghin cu v pht trin d n c trung tm ha m qua c th gim i mt cch ng k s lng nhn lc tham gia vo d n. Cc chc nng tiu biu ca mt phn mm qun l ti nguyn doanh nghip bao gm:

Qun l c thnh vin tham gia nghin cu v pht trin d n Qun l c cc vn lin quan n d n Lp k hoch, d ton vic nghin cu v pht trin d n Phn tch c tin nghin cu v pht trin

Bn cnh , do tnh dy chuyn v phc tp ca h thng, cc doanh nghip thng xuyn nn lin h vi cc nh cung cp phn mm nhn c h tr thng qua dch v t vn, thit k theo c th ca doanh nghip. 87

Cu 80: Cho ti bit mt s phn mm ng dng thuc nhm ny ? Tr li: Phn mm m phng Proteus. y l phn mm dung m phng mch in. Ch vi my tnh v phn mm ny cc mch in trong sn xut s c m phng nghin cu v pht trin. - Phn mm m phng bay OpenSky. N cho php ngi dng tham gia sa cha cc chi tit vt l ca my bay v cc thng s bay y , chnh xc. OpenSky Flight Simulator l mt chng trnh m phng bay, nhm gip ngi s dng quan st trc quan chuyn ng ca my bay thc trong khng gian v cc p ng theo iu khin. Phn mm tp trung m phng cc loi my bay nh c ng c chong chng, vn tc nh, tm bay khng cao, cc tnh cht chuyn ng ni chung khng qu phc tp.

Cu 81: Nhm phn mm ny cn thit cho tt c cc loi hnh v quy m doanh nghip ? Tr li: Nghin cu v pht trin cc h thng, cc k hoch trong cc doanh nghip l cng vic ti cn thit mt h thng, mt bn k hoch c kh nng thc hin, n i hi cc nghip v v k nng lm vic cao.

88

Vic ng dng cng ngh thng tin vo doanh nghip l bc nhy cho vic nghin cu v pht trin, gip doanh nghip c iu kin nghin cu, t chc sp xp cng vic cho tng giai on mt cch hp l. T cc b phn khc c th a ra cc k hoch v quyt nh ng n, gim chi ph v tng kh nng cnh tranh, nng cao kt qu hot ng v c nghin cu, pht trin trc.

Chnh v vy, phn mm nghin cu v pht trin cn c s dng cho tt c cc doanh nghip v ang pht trin. L mt cng c quan trng cho hng pht trin ca cng ty. 10. Phn mm hoch nh ti nguyn doanh nghip (ERP)

Cu hi 82: Nhm phn mm ny l g? Tr li: y l h thng dng hoch nh ti nguyn trong mt t chc, mt doanh nghip. Mt h thng ERP in hnh bao gm tt c nhng chc nng c bn ca 1 t chc. T chc c th l doanh nghip, t chc phi li nhun, t chc phi chnh ph, Mt h thng t tm ERP cn phi: c thit k theo tng phn nghip v (moduler), c tnh tch hp cht ch, c kh nng phn tch qun tr, tnh m. H thng ERP cn c kh nng sa cha, khai thc thng tin. Do , cng vi quy trnh vn hnh, ERP c tnh dn hng (driver). Mt tch cc ny cho php doanh nghip hc tp cc quy trnh qun l doanh nghip trong chng trnh, t thit lp quy trnh qun l ca mnh v hoch nh cc quy trnh d kin trong tng lai. Cu hi 83: Vic hoch nh ti nguyn doanh nghip ca ti c li g khi ng dng nhm phn mm ERP ? 89

Tr li: C nhiu li ch i vi doanh nghip khi ng dng ERP. Nng sut lao ng s tng do cc d liu u vo ch phi nhp mt ln cho mi giao dch c lin quan, ng thi cc bo co c thc hin vi tc nhanh hn, chnh xc hn. Doanh nghip c kh nng kim sot tt hn cc hn mc v tn kho, cng n, chi ph, doanh thu, li nhun ng thi c kh nng ti u ha cc ngun lc nh nguyn vt liu, nhn cng, my mc thi cng va sn xut, kinh doanh. Cc thng tin ca doanh nghip c tp trung, y , kp thi v c kh nng chia s cho mi i tng cn s dng thng tin nh cc khch hng, i tc, cc c ng. Khch hng s hi lng hn do vic giao hng s c thc hin chnh xc v ng hn. ng dng ERP cng ng ngha vi vic t chc li cc hot ng ca doanh nghip theo cc quy trnh chuyn nghip, ph hp vi cc tiu chun quc t, do n nng cao cht lng sn phm, tit kim chi ph, tng li nhun, tng nng lc cnh tranh v pht trin thng hiu ca doanh nghip. ng dng ERP l xu th tt yu, l cng c quan trng donh nghip nng cao cc nng lc cnh tranh, ng thi n cng gip doanh nghip tip cn tt hn vi cc tiu chun quc t. Mt doanh nghip nu ng dng ngay t khi quy m cn nh s c thun li l d trin khai v doanh nghip sm i vo n np. Doanh nghip no chm tr ng dng ERP, doanh nghip s t gy kh khn cho mnh v to li th cho i th. Tuy nhin, ng dng ERP khng phi d, cn hi t nhiu iu kin c th ng dng thnh cng nh: nhn thc v quyt tm cao ca ban lnh o doah nghip, cn xc nh ng n mc tiu, phm vi v cc bc trin khai; la chn gii php ph hp. . .

90

Do Tng Gim c (CEO) c nm bt ton b hot ng ca cng ty, ng ta c th tm thy nhiu kiu s tht khc nhau. Ti chnh c cch thit lp doanh thu hng nm ring, Kinh doanh c kiu ring ca h v nhng n v kinh doanh khc c th c cch thit lp ring tng thu nhp hng nm cho cng ty. Vi ERP, ch c mt kiu s tht; khng thc mc, khng nghi ng. V sao? v tt c phng ban, nhn vin u s dng chung mt h thng. Vi h thng ERP, n hng ca khch hng i theo mt l trnh t ng ho t khong thi gian nhn vin giao dch nhn n hng cho n khi xut hng ra cng v b phn Ti chnh xut ho n. Chng th bn ly thng tin t chung mt h thng cn hn nhn thng tin ri rc t cc h thng khc nhau ca tng phng ban. H thng phn mm ERP gip cng ty bn theo di n hng mt cch d dng, gip phi hp vi b phn Sn xut, Kho v giao hng cc a im khc nhau trong cng mt thi im. Cc cng ty sn xut, c bit l nhng cng ty mun lin doanh vi nhau thng nhn thy rng nhiu n v kinh doanh ca cng mt cng ty u s dng cc phng php v h thng my tnh khc nhau. H thng ERP em n nhng phng php tiu chun t ng ho cc bc i ca quy trnh sn xut. Vic tiu chun ho cc qu trnh trn v s dng cng mt h thng my tnh tch hp ring bit c th tit kim thi gian, tng hiu sut sn xut v gim vic. ERP gip tin trnh sn xut din ra tri chy v pht huy tm nhn ca qu trnh thc hin n hng trong cng ty. iu c th dn ti vic gim lng nguyn vt liu tn kho (bn thnh phm tn kho) v gip ngi s dng hoch nh tt hn k hoch giao hng cho khch, gim thnh phm tn kho ti Kho v bn tu. tht s ci tin lng cung cp hng ho, bn cn ci t phn mm dy chuyn cung cp hng v ERP c th gip bn lm c iu . 91

c bit cc cng ty c nhiu n v kinh doanh khc nhau, b phn Hnh chnh nhn s c th khng c phng php chung v n gin theo di gi gic ca nhn cng v hng dn h v cc ngha v v quyn li. ERP c th gip bn m ng vic . Cu hi 84: Cc chc nng chnh ca n l g? Tr li: ERP khng n thun l cng ngh. Trn ht, n l ni tch ly kin thc v kinh nghim qun l, kinh nghim tc nghip. S dng ERP l s dng kinh nghim qun l hng trm nm ca nhn loi. V th, vi nhng doanh nghip nn s dng nhng phn mm ERP, s c hiu qu cao hn rt nhiu. C nhiu cch miu t chc nng v thnh phn ca mt h ERP (Enterprise). Theo ti liu chnh thc ca CIBRES (C quan t chc thi v cp chng ch CIERP), mt ERP tiu chun s gm cc chc nng, vi phn h km theo, sau y: 1. K ton ti chnh

S ci S ph tin mt, s ph ngn hng Bn hng v cc khon phi thu Mua hng v cc khon phi tr

2. Lng 3. Ti sn c nh 4. Hu cn

Qun l kho v tn kho Qun l giao nhn 92

Qun l nh cung cp

5. Sn xut

Lp k hoch sn xut Lp k hoch nguyn vt liu Lp k hoch phn phi Lp k hoch iu phi nng lc Cng thc sn phm Qun l lung sn xut Qun l m vch Qun l lnh sn xut

6. D bo v lp k hoch 7. Cng c lp bo co Nh vy, ERP l mt t hp cc thnh phn dnh cho cc phng ban chc nng trong mt doanh nghip nh k ton, bn hng, vt t, sn xut. . . Cc h ERP c th c th gm khng y cc thnh phn trn. Nhng, nh ni, "tch hp" mi l iu chnh yu nht ca ERP. Tch hp y hiu l mi phn h trong ERP cui cng u a d liu v mt CSDL chung v duy nht, sau d liu s t tm ng i c mt trong cc bc x l tip theo nhng b phn lin quan, cng nh trn cc bo co ti chnh v qun tr. Ni mt cch khc, khng c d liu no cn phi nhp vo hai ln trong ton b h thng ny, l iu kh trnh khi doanh nghip s dng nhiu h thng chc nng ring r trc kia, dn n phi dng cc h thng EAIS nh mt gii php tnh th.

93

Cu hi 85: ERP l ci tn chung hay c nhng ci tn ring cho nhng phn mm ng dng thuc nhm ny ? Tr li: Ty tng quy m ca doanh nghip m la chn phn mm ph hp. Vi nhng doanh nghip nh, c th chn cc phn mm ERP do cc cng ty trong nc vit. Tuy nhin, cc ERP ni a hu ht cha c module sn xut; s lin kt gia cc module cha tht tt; tc gi ca cc ERP ni a phn ln u l nhng k s tin hc, trong khi thc cht ERP l quy trnh, l qun tr, v th h khng lng ht cc tnh hung qun l c th xy ra. Phn ln cc doanh nghip quan tm n trin khai ERP hin nay u l nhng doanh nghip ln vi doanh s t vi trm t ng tr ln. Chnh v th h quan tm n cc gii php hng u th gii nh SAP v Oracle. y l hai gii php c th phn ln nht th gii. Trc y, SAP v Oracle ch ch n nhng khch hng ln. Hin nay, h quan tm c n nhng doanh nghip nh vi cc gii php ph hp c gi cnh tranh. Vi li th l mt gii php phn mm qun l trc tuyn bng ting Vit, h thng Kungfu E. R. P c bit n nc ta l h thng p ng mt cch tt nht yu cu qun l kinh doanh: qun l tp trung, s liu chnh xc, thng tin b mt, t ng ha h thng qun l, d s dng, cc quy trnh cng vic r rng v gn kt cht ch vi nhau, mang li li nhun vng chc cho ton b h thng kinh doanh. Kungfu E. R. P s dng nhng cng ngh hon ton mi v ni mng qua Internet qun l cc h thng kinh doanh a chi nhnh. c bit, cng ngh Internet Mobility c ng dng trong sn phm ny s cho php truy cp vo h thng thng tin t in thoi di ng.

94

Cu hi 86: Nhm phn mm ny cn thit cho nhng doanh nghip nh th no? Tr li: Phn ln cc doanh nghip hin nay p dng mt quy trnh qun l (c ng dng CNTT) no , nhng cn ri rc, ch yu l s dng phn mm k ton, hoc bn hng. Quy trnh cha c s lun chuyn, phi hp gia cc b phn, khng tch hp b phn ti chnh, cha phn tch c cc yu t chi ph. Cc doanh nghip thng khng c h thng tch ly kinh nghim ca ngi i trc, lnh o thiu ci nhn v trng thi doanh nghip, v tin trnh cng vic (workflow) Tt c nhng iu khin cho vic qun tr doanh nghip cha mnh, ng tin cha c s dng mt cch hiu qu, ti nguyn ca doanh nghip cha c khai thc ht, kh nng ri ro trong kinh doanh cao. Chnh v th, nhiu doanh nghip ang c nhu cu tng cng nng lc qun l, nng lc cnh tranh bng cch nng cp h thng cng ngh thng tin. M hnh qun l cng ngh thong tin mi phi t c yu cu qun l rng, a dng, c th theo c cu t chc hin nay v trong tng lai ca doanh nghip, phi mang tnh tch hp to thnh mt h thng thng tin thng nht v t tm gii php theo tiu chun quc t, nhng ph hp vi iu kin Vit Nam. Hin nay, nhng doanh nghip mnh v pht trin theo hng chuyn nghip bt u n ERP. ERP l mt h thng thng tin kt ni mi nghip v ca doanh nghip li vi nhau iu hnh khai thc ti a ngun lc ca doanh nghip. y l mt h thng tch hp v theo chun m, c th thay i theo tng giai on, ng bin vi nhng thay i ca doanh nghip. Cc module c kh nng hot ng c lp nhng c tch hp cht ch vi nhau, to thnh mt h thng hoch nh, khai thc ti nguyn doanh nghip. 95

Sau mt qu trnh pht trin nht nh, theo quy lut, doanh nghip s t pht sinh nhng mu thun ni b v cn quy trnh ha, bi bn ha. y chnh l thi im cn dng mt s thnh phn ca ERP. Nu vt qua giai on ny, doanh nghip s t n giai on pht trin nht. y cng chnh l giai on cn dng ERP nht. Sau , n giai on gi yu, nu doanh nghip c ERP th tt, cn cha c th khng nn dng m nn thu t vn ti cu trc cng ty (nu lm tt c th lt xc v bt u mt vng i mi). Cn nu doanh nghip xung n mc hp hi th hon ton khng nn dng ERP na. Tuy nhin, trong thc t rt t doanh nghip c kh nng la chn ERP. nc ngoi, cc doanh nghip thng da vo t vn chn ERP ph hp.

Phn III. Lm sao chn c phn mm tt v ph hp vi

doanh nghip?

Chng 1.
nghip

Phn loi phn mm theo quy m ca doanh

a. i vi doanh nghip rt nh. Cu hi 87: Ti ang s hu mt doanh nghip rt nh. Liu ti cn s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip khng? Nu c, ti nn s dng nhng phn mm no? Tr li: Trc khi a ra quyt nh c hay khng s dng phn mm cho doanh nghip ca mnh, bn hy th tr li mt s cu hi sau:

96

- Doanh nghip bn c nhng cng vic g c th m doanh nghip khc c khng? - Doanh nghip bn c nhng ngi thnh tho hoc c bit v s dng phn mm ni chung hay khng? - Cng vic chnh m bn thng xuyn lm c lin quan nhiu ti tnh ton hay c lng d liu quan trng cn phi lu tr hay khng? Mt li khuyn a ra: Nu cc cu tr li trn l khng th bn khng nn lng ph tin khi u t c mt phn mm ca ring mnh, v chi ph ny hin nay khng hp l lm vi cc doanh nghip nh . Bn nn tnh ton k gia chi ph b ra v hiu qu m mnh thu li c nu s dng phn mm mang tnh c th nh vy. Ngc li, bn nn s dng mt s phn mm thng dng sn c trn th trng m theo thng k a s cc doanh nghip nh s dng cc phn mm nh cc phn mm k ton v cc phn mm vn phng nh Microsoft Office hay Open office. Vi nhng phn mm ny bn s khng lo lng ti chi ph phi tr hay ti cch s dng phn mm v y l nhng phn mm tng i n gin c thit k cho mi ngi c th d dng s dng c. V c bit hu ht cc yu cu v nghip v ca bn u c th c p ng nh tnh ton cc bng biu (v d dng Excell), vit cc vn bn, hp ng, ha n (v d: dng Microsoft Word) mt cch nhanh chng v tin li.

97

Cu hi 88: Hy cho ti bit nhng yu cu ti thiu v quy m h tng c th s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip ph hp. Tr li: Vi doanh nghip nh, yu cu v quy m h tng thng khng phi l yu cu ln do cc nghip v nh nhng v n gin, d dng thc hin bi cc phn mm nh gn khng chim nhiu ti nguyn my tnh. Vi s pht trin ca cng ngh phn cng, my tnh v cc thit b ph kin km theo bn c th thoi mi la chn trn th trng vi gi thnh kh r. Cc my tnh hin nay thng thng s dng h iu hnh Window v n thn thin, d s dng, cu hnh(*) ca my tnh hin nay c th p ng c cc yu cu v s dng phn mm p ng cc nghip v n gin. C s h tng y, ngoi vt cht cn tnh ti c yu t con ngi. tuy nhin iu ny hin nay cng khng cn l tr ngi ln, vic pht trin ca cng ngh thng tin hin nay gip mi ngi tip cn n mt cch nhanh chng v d dng, cc phn mm ngy cng hng ti s n gin, thn thin v d s dng. Vic s dng phn mm tr nn n gin hn bao gi ht. Vn cn li l cch p dng n cho ph hp vi mc ch ca mnh. Cu hi 89: Vi quy m doanh nghip rt nh, cc nghip v tng i n gin ch lin quan nhiu ti cc tc v v x l vn bn, ti nn s dng phn mm ph bin nh Word, Excel hay l t hng vi cc cng ti phn mm thit k phn mm chuyn dng dnh ring cho doanh nghip mnh? Tr li: y l mt cu hi chung ca rt nhiu doanh nghip, cc ng dng k ton cho doanh nghip hin kh sn trn th trng v c s dng mt cch

98

rng ri. Bt k ai s dng my tnh cng khng t ln dng n n. Vi doanh nghip nh ca bn, vic s dng nhng cng c nh vy l iu tt yu v nhng li ch m n em li th ai cng thy r. Tuy nhin, nhng phn mm sn c m bn ang dng s ph hp nu nhng nghip v ca doanh nghip bn nh vy v t c s thay i v hnh thc cng nh cch t chc ca doanh nghip. N vn phc v tt nhu cu ca bn, vn hon thnh tt nhng yu cu m cng vic ra. Vy th bn hy tip tc s dng n. Cn vic c nn chuyn sang s dng phn mm chuyn dng(*) c th, c vit bi cc cng ty phn mm theo yu cu ring th bn nn xem xt k vi doanh nghip nh ca mnh. S l rt lng ph nu nhng cng c sn c vn p ng c nhu cu, vy ti sao phi b ra mt khon tin u t m cng ch thu c nhng hiu qu nh nhng g ang c? Vic u t phn mm s l ph hp nu nh bn c nhiu cng vic i hi phi mang tnh ring bit, khng th gii quyt c trong nhng phn mm chung(*). Lc ny l lc cn thit cho bn u t, v xu hng chung hin nay l nh vy, s pht trin ca doanh nghip dn n nhu cu buc phi c nhng phn mm nh vy mi c th tng nng sut lm vic ca doanh nghip. Mt l do khc m bn nn s dng cc phn mm ng gi sn l n mang tnh n nh cao, c chp nhn trn th trng v mt phn quan trng khc l gi ca phn mm ny( c bn quyn ) l r hn cc phn mm t hng. Cu hi 90: Vi mt doanh nghip t nhn, nhn vin t v cha c kinh nghim s dng phn mm, vy nn chn loi phn mm no cho ph hp? Tr li:

99

Vi doanh nghip t nhn, c bit l cc doanh nghip thc hin cc cng vic kh n gin v d liu thng khng ln. Cc cng vic ny c th d dng x l c th bng th cng hay bng cc chng trnh k ton thng thng hin rt ph bin trn th trng. Khng c qu nhiu s kh khn vi ngi dng khi s dng cc sn phm nh vy. Mt nhn vin d cha c kinh nghim s dng cc phn mm k ton cng c th nhanh chng tip cn v s dng thnh tho trong thi gian ngn. Vic chn la phn mm ph hp vi nhu cu doanh nghip trn ca bn cn da trn cc ch sau: - Cc phn mm ph dng trn th trng: cc ng dng vn bn, qun l h s, nhn vin, cc ng dng k ton - Chn phn mm nh gn, chim t ti nguyn my tnh - Khng cn qu cu k v giao din, chc nng khng cn nhiu, ch cn phc v nhu cu cng vic - Cc tnh nng bo mt(*) v chc nng v sao lu phc hi c s d liu khng cn qu ch trng - Gi thnh phi ph hp vi hiu qu m n em li, khng nn lng ph khi u t vo cc h thng t tin Vi doanh nghip nhn vin t, th vn v qun l nhn s trong phn mm cha cn thit lm. Bn nn ch ti cc chc nng m n p ng c. Bn c th s dng cc phn mm hin c hoc cc ng dng m cc doanh nghip phn mm trong nc sn xut. l cc ng dng nh, giao din vit ha(*) d s dng v khai thc chc nng. Cu hi 91: s dng phn mm ny ti c phi dng thm nhng phn mm no khc khng? Tr li:

100

iu ny ty thuc vo nhu cu ca doanh nghip bn khi u t cho phn mm ca mnh. Bn c th yu cu hay chn la loi phn mm tng thch vi cc ng dng sn c trn th trng. Bn c th yn tm v iu ny, v xu hng cc phn mm ra i sau thng tng thch tt hn vi nhng phn mm trc . Phn mm ni chung v phn mm doanh nghip ni ring u c mt c im chung l chng cn c mt mi trng hot ng m chng ta bit y l h iu hnh. Hin nay, a s cc phn mm c vit tng thch vi mi trng h iu hnh Window, xu hng vit phn mm cho h iu hnh Linux ang trong giai on pht trin v cng t kh nhiu thnh qu ln. Vit Nam, a phn cc doanh nghip u la chn h iu hnh Window v n ph thng, d s dng v c h tr k thut tt hn. Tuy nhin, c rt nhiu phin bn ca mt h iu hnh, v d t Window 95 ti Window 98 hay h iu hnh dnh cho my ch nh Window server 2003 khng phi bt k phn mm no cng c th chy tt trn h iu hnh ny nu khng c s tng thch. y l mt im quan trng khi bn chn phn mm. Bn phi m bo c h thng ca doanh nghip bn d dng tng thch v h tr tt phn mm m bn mun a vo s dng. l vi h iu hnh quen thuc Window, xong vi h iu hnh ngun m s ph hp vi cc doanh nghip lin quan ti lnh vc cng ngh thng tin. Do tnh m, cc phn mm trn c th c qun l hoc thay i bi chnh doanh nghip vi mc ch pht trin ring ca mnh nh bo mt m s khng lo lng vic b mt cp thng tin nh nhng phn mm ng. H iu hnh kiu ny thng thch hp vi cc ng dng mng. im tip theo m bn cn lu , cc phn mm c th hot ng c lp vi cc ng dng khc, nhng i km vi n cng c nhiu phn mm khc h tr (v d cc tin ch nh h tr vit biu thc ton hc trong Office 101

Word) Tuy nhin vi doanh nghip t c s thay i v mt t chc v kinh doanh bn nn chn nhng phn mm t ph thuc vo cc thnh phn khc, nh vy s tit kim chi ph, thi gian v cng sc. Nu khng, bn nn chn nhng phn mm d dng ty bin tc c th b sung thm chc nng, hay loi chc nng khng cn thit. Cu hi 92: Hin doanh nghip ti ang s dng cc phn mm vn phng n gin, liu ti c nn s dng kt hp thm cc phn mm khc hay l s dng mt phn mm mi hon ton khng lin quan ti cc phn mm c trc? Tr li: Cc phn mm vn phng vi doanh nghip nh c nhim v thc hin nhng cng vic k ton, chng t s sch. Mi ng dng phc v cho mc ch nht nh v t nhiu lin quan ti nhau. Doanh nghip bn ang s dng nhng phn mm nh vy v n thc hin tt cc yu cu c t ra. Vic s dng kt hp cc phn mm khc nhau nh bn ni c nhiu li ch v tn dng c cc c im tt ca tng loi phn mm nh tnh thn thin, d s dng. Nhn vin ca bn quen thuc v s dng n thnh tho. Tuy nhin cc phn mm khc nhau ca cc hng khc nhau s c nhng im kh c th kt hp. Cc chc nng thc hin tt trn phn mm ny nhng li khng th thc hin trn phn mm khc. V vy, s kt hp thng l khng th, ch mt s t cc phn mm ph bin c a s ngi dng chp nhn v s dng th cc sn phm phn mm ra i sau c xu hng pht trin tng thch vi cc phn mm trc . Bn cn phi tm hiu k khi mun u t b sung thm cho cc phn mm v s tng thch v s hiu qu em li khi c s kt hp. Vic s dng phn mm mi hon ton, b i vic s dng cc phn mm trc

102

s gy ra nhiu lng ph v khng ph hp lm vi doanh nghip nh. Chi ph cho phn mm kiu nh vy thng kh cao, chi ph vn hnh, lp t cng nh bo tr sau cng l mt vn . Thi gian thch nghi vi phn mm mi cng l mt tr ngi cho cng vic ca doanh nghip. Cu hi 93: Giai on no l ph hp nht s dng phn mm ng dng cho doanh nghip rt nh ca ti? Tr li: Vic phn chia giai on a ra quyt nh s dng cc phn mm doanh nghip hp l ph thuc vo nhu cu v s pht trin v quy m cng nh hnh thc t chc ca doanh nghip bn. C th phn chia thnh cc giai on da trn yu t v mt nghip v nh sau: Giai on u, khi cc nhu cu v qun l sn phm, lu tr s sch, giy t, hay tnh ton thu chi cha cao v tng i n gin, bn ch cn s dng cc phn mm k ton hay phn mm ng dng vn phng ph bin nh b sn phm Microsoft Office. iu ny va tit kim chi ph, va p ng c tt nhu cu ca doanh nghip Giai on tip, khi s lng mt hng, sn phm tng, s sch cn lu tr nhiu, s lng nhn vin pht trin hn s dn n nhu cu qun l c th hn. Nhng bn s khng nn u t qu nhiu tin c mt sn phm ph hp nh vy. Ngoi nhng phn mm sn c nh trn, bn nn kt hp vi mt s sn phm cng ngh khc, v d nh vi mt ca hng sch, bn c th s dng mt my qut laser cng vi mt phn mm nh i km c th xc nh c gi ca sn phm, thng tin s c lu tr trong my tnh khi mun hoch nh thu chi trong ngy hay tun hnh thc ny c p dng kh ph bin vi chi ph ph hp.

103

Giai on pht trin: khi m cc phn mm trn khng kh nng p ng c nhu cu hin c, lc ny bn nn ngh ti vic yu cu thit k ring cho doanh nghip mnh mt phn mm chuyn dng, ph hp vi yu cu nghip v ca doanh nghip mnh. lm c iu nay khng kh trong giai on hin nay, cc cng ty phn mm trong nc kh pht trin, v c xu hng nhm ti cc doanh nghip nh ca bn. Bn ch cn a ra cc yu cu ca doanh nghip mnh, da trn cc phn tch nghip v, cc cng ty phn mm s vit cho bn mt sn phm phn mm ph hp vi chi ph da trn s phc tp hay n gin v hnh thc kinh doanh ca doanh nghip bn. Cu hi 94: Doanh nghip ti l mt doanh nghip nh mi c a vo hot ng khng lu, liu ti c nn u t s hu mt phn mm ng dng cho doanh nghip mnh khng? Tr li: Vi mt doanh nghip bt k, vic p dng cng ngh thng tin vo trong sn xut l cn thit v c vai tr thit thc trong vic lm gim chi ph lao ng, tng hiu sut lm vic ca doanh nghip, t s em li nhiu li nhun cho doanh nghip. Ty vo cc m hnh doanh nghip m s c nhng phn mm doanh nghip tng ng p ng y cc yu cu c a ra. Cc doanh nghip va v nh hin nay thng c xu hng xut pht t vic s dng nhng phn mm nh v thit thc, d s dng nh cc ng dng vn bn cng nh k ton. Chng l nhng phn mm ph thng, c s dng ph thng v khng i hi tnh chuyn ngnh qu cao. Vi doanh nghip bnh thng vi nhng nhn vin cha c nhiu kinh nghim cng c th d dng lm quen v s dng chng. Cc tin ch nh nh vy c th

104

nm trong mt h thng ln hoc cng c th l nhng ng dng ring bit, mi ng dng p ng mt nhu cu khc nhau. C ng dng phc v vic qun l nhn s, c nhng ng dng li phc v nhu cu tnh ton hay nhp xut d liu. Vi mt doanh nghip nh nh ca bn, vic p dng cng ngh thng tin l cn thit, tuy nhin s cn phi xem xt nu nh mun u t cho mt phn mm ring. Mt phn mm c th s c nhiu li ch nu nh kt qu m n mang li cao hn vi nhng g bn u t c n. Nhng thng vi nhng phn mm nh vy s ph hp vi cc doanh nghip va v ln v vi nhng ng dng sn c nh ni trn th cng bn c th hon thnh tt cc cng vic m mnh hin c ch khng nn qu lng ph khi b tin ra u t mt phn mm m ri khng s dng c ht kh nng ca n. Mt phn mm quanh n s lin quan ti cc vn khc nh bn quyn, c s h tng cng nh vn bo tr v o to s dng phn mm. iu ny s khng cn thit vi mt doanh nghip nh. Bn hy tn dng ht nhng kh nng ca cc ng dng ang c l nhng chng trnh tnh ton thng thng nh Office hay Excel. Bn ch thc s ngh n vic u t khi bn thy rng cc phn mm hin c khng p ng c nhu cu ca mnh na, lc hy u t mt ng dng thc s cho doanh nghip mnh. Cu hi 95: Vi nhu cu ngy cng tng ca doanh nghip, cc pht sinh mi ny sinh nhiu, ti c nn nng cp h thng phn mm sn c hay yu cu mt phn mm mi? Tr li: S pht trin ca doanh nghip ko theo cc nhu cu mi pht sinh l iu khng th trnh khi. Vic pht trin cc phn mm cng da trn iu ,

105

cc phin bn k tip nhau ra i s p ng cc nhu cu mi. Vi cu hi trn, c nhiu phng n la chn sao cho ph hp nht. Nu nh, phn mm bn ang s dng ca mt doanh nghip phn mm sn xut ring cho doanh nghip bn th vic u tin bn nn ngh l tip tc hp tc vi doanh nghip phn mm cng a ra cc gii php ph hp cho c hai. Bn s nu ra cc vn pht sinh v doanh nghip phn mm da vo tin hnh b sung cc chc nng thiu hay loi i cc thnh phn khng cn cn thit. Nh vy s tit kim c chi ph so vi vic mua mt phn mm mi vi cc chc nng m bn ang c. Nu nh phn mm bn dng l phn mm mang tnh cng cng, tc mi ngi u c th s dng (nh cc trnh son tho vn bn hay cc ng dng in n) v chng khng cn p ng c kh nng mang tnh ring bit ca doanh nghip th bn cn ngh ti vic t hng phn mm dnh ring cho mnh. S dng phn mm ph hp vi nhu cu s tn dng c kh nng ca h thng sn c, cc vn v lp t cng nh hng dn s dng bo tr s thun li v d dng hn. b. i vi doanh nghip va v nh Cu hi 96: Chng ti l nhng doanh nghip va v nh. Chng ti nn s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip no ph hp vi iu kin ca chng ti? Tr li: Bn l nhng doanh nghip va v nh, bn mun c mt phn mm ng dng cho doanh nghip ca mnh. Trc tin bn hy th xem xt mt s vn sau. Hin nay, theo thng k cc doanh nghip va v nh s dng rt nhiu cc phn mm ng dng nh phn mm k ton, qun l quan h khch hng, 106

qun l ngun nhn lc v mt s phn mm ng dng khc. Vy bn ang s dng phn mm ng dng no cho doanh nghip mnh? Nu cha s dng, th cc phn mm m ti nu trn s l rt ph hp cho doanh nghip bn. Nu bn ang s dng ri, v cc phn mm vn m bo c nhu cu ca bn th bn hy tip tc s dng n. Ch ti khi chng khng kh nng p ng do s pht trin ca doanh nghip, do cc nhu cu mi pht sinh hay s thay i v hnh thc qun l, lc ny bn hy ngh ti cc phn mm vi c th ring. Vic chn la phn mm da trn mt s tiu ch nh sau: - Quy m kinh doanh: chn loi phn mm ph hp vi quy m doanh nghip mnh - Ngnh cng nghip, lnh vc kinh doanh: chn c phn mm ph hp, p ng c cc yu cu ra - Cc thnh phn bn cn: lit k cc chc nng m bn mong mun hoc d kin s pht sinh - Cc ngun lc ti chnh: iu ny kh quan trng, cn tnh ton k lng trc khi u t vo mt phn mm, cn bng gia chi ph b ra vi li ch m n em li - D dng s dng: gip cho nhn vin d dng s dng v em li nng sut lm vic cao - Tnh bo mt: cn c mt c ch bo mt tt, khng mt mt thng tin, v thng tin hin nay vi mt s doanh nghip l yu t sng cn. c. Yu cu ti thiu v quy m h tng thng tin doanh nghip Cu hi 97: C nhng yu cu ti thiu no v quy m h tng c th s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip ph hp ?

107

Tr li: Vi doanh nghip va v nh, yu cu v quy m h tng thng khng phi l yu cu ln. Do cc nghip v nh nhng v n gin, d dng thc hin bi cc phn mm nh gn khng chim nhiu ti nguyn my tnh(*). Vi s pht trin ca cng ngh phn cng, my tnh v cc thit b ph kin km theo bn c th thoi mi la chn trn th trng vi gi thnh kh r. Cc my tnh hin nay thng thng s dng h iu hnh Window v n thn thin, d s dng, cu hnh ca my tnh (v d vi b nh t 256MB) tr ln c th p ng c cc yu cu v s dng phn mm p ng cc nghip v n gin. lm r hn iu ny, ta cng xem yu cu ti thiu v phn cng khi mun s dng h iu hnh WindowXP rt ph bin hin nay: - CPU: 233 Mhz. - RAM: 64 MB. - Card mn hnh (video card): Super-VGA vi phn gii ti thiu 800 x 600. - a cng (Hard drive): 1, 5 GB trng (cha s dng). - a quang (CD hoc DVD). - Chut v bn phm. Tuy nhin, vi cu hnh ti thiu, h iu hnh s chy rt chm. Nu my tnh ca bn s dng 2, 5-3 nm th c l bn hy nng cp phn cng trc khi ci Windows XP. h iu hnh ny chy mc chp nhn c th cu hnh ca my nn tng ng: - CPU: 500 Mhz. - RAM: 256 MB. - Video: h tr 3D vi 8 MB video RAM (VRAM) tr ln. - Hard drive: ATA-66 hoc nhanh hn vi khong 10 GB trng. cng 108

cng nn c b nh m (buffer memory) 512 K tr ln. - a quang (CD hoc DVD vi chun ATAPI, CD nn c tc t 8x tr ln). - Chut v bn phm theo chun PS/2. Cu hnh cng cao th cng tng hiu sut ca h thng. Vi cc phn mm Office th cu hnh trn l c th chy cc ng dng trong b phn mm . Yu cu v vt cht nh vy, v con ngi cng khng c nhiu vn . V s ph cp tin hc cng nh tnh d dng thn thin ca chng trnh s gip ngi dng nhanh chng tip cn v s dng mt cc d dng.

Cu hi 98: Vi doanh nghip va v nh th vn chn phn mm c tnh bo mt cao c quan trng khng? Tr li: C rt nhiu tiu ch nh gi mt phn mm l tt hay khng, v d nh phn mm c p ng c cc yu cu ra, phn mm c d s dng, giao din thn thin hay s dng t ti nguyn my tnh hoc c gi thnh thp. Mt c tnh quan trng khc m hin nay l s quan tm ca ngi dng l tnh bo mt ca phn mm. Tuy nhin, khng phi bt k phn mm no cng cn tnh cht ny, v d nh cc chng trnh son tho vn bn hay tnh ton n thun. Tnh bo mt d liu ca phn mm s l quan trng nu nh d liu ca doanh nghip quan trng v ngc li, s l khng cn thit nu nh d liu ca doanh nghip c cng khai vi mi i tng, d liu khng nh hng ti s pht trin ca doanh nghip. Tnh bo mt ca phn mm th hin mt s c im. Kh nng phn quyn ngi dng, chia ngi s dng thnh cc nhm vi cc kh nng

109

tng tc vi phn mm khc nhau. D liu c th c xem hoc c th xa bi mt s ngi ny nhng l khng th vi ngi khc. Tnh bo mt cn th hin vic h thng c kh nng khi phc hay ng b d liu lin tc, trnh mt d liu khi gp s c bt ng. Nhng hin nay, vi mt doanh nghip va v nh thng thng, c s an xen gia hai loi d liu trn, c phn d liu cn m bo b mt v phn cn li l d liu m mi ngi u c th xem cng nh chnh sa n. y l hng i chnh ca cc doanh nghip sn xut phn mm hin nay. Vi phng php lp trnh hin i, vic b sung hay loi b cc chc nng l iu c thc hin d dng, v vy khi chn phn mm, ngoi nhng tiu ch v phn mm tt m ti ni trn, tiu ch bo mt l ty chn vi bn, bn c th yu cu nu nh bn thc s cn, cn khng th khng cn b sung vo trong phn mm ca mnh tnh cht ny. Nh vy bn c th tit kim c chi ph cng nh tn dng c hiu nng ca my tnh doanh nghip mnh, l do v vic thit k tnh bo mt thng kh phc tp ng ngha vi vic tng chi ph khng cn thit nu bn khng dng n. Chng ta s tm hiu k hn v vn bo mt chng cui. d. S tng thch ca cc phn mm ng dng hin c vi cc yu cu trn

Cu hi 119: Ti c nn s dng phn mm ca nhiu cng ty phn mm khc nhau hay khng? Tr li: S a dng v cc loi hnh cng nh quy m sn xut ca cc doanh nghip dn n s a dng ca phn mm c th p ng tng xng. Phn mm doanh nghip c nhng im chung ca phn mm thng thng, song

110

chng thng mang tnh c th ring v t c s dng rng ri nh cc phn mm tin ch chng ta bit (v d chng trnh nghe nhc, chnh sa nh), cc chc nng ca phn mm ph thuc vo tng doanh nghip, ty thuc vo nhu cu m doanh nghip cn. p ng vi tng doanh nghip, cc doanh nghip va v nh thng hng mnh ngay t khi thnh lp vi cc h sn phm c nt chung ph hp cao nht vi kh nng m doanh nghip phn mm c. V c th tip tc pht trin v hon thin phn mm trong cc phin bn tip theo. V d nh, c doanh nghip phn mm hng ti cc doanh nghip hot ng trong lnh vc ngn hng ti chnh, c doanh nghip phn mm hng ti cc doanh nghip cn phi qun l h s hay nhn vin Tt nhin, bn c th ty chn phn mm no m bn thch, phn mm m ph hp nht vi kh nng ca mnh. Kh nng ca mnh y l kh nng v ti chnh, v trnh nhn lc v v c s h tng doanh nghip. Mt phn mm tt khi chy trn my tnh c hiu nng cao nhng c th s khng chy trn my tnh khc. Cc phn mm khc nhau ca cc doanh nghip khc nhau s i hi yu cu phn cng cng nh mi trng h iu hnh khc nhau. V vy nu bn mun s dng phn mm ca nhiu doanh nghip khc nhau, bn cn quan tm ti s tng thch gia chng cng nh s tng thch vi h thng bn ang s dng. u im khi s dng cc phn mm nh vy l s c c nhng chc nng tt nht ca mi doanh nghip phn mm, tuy nhin nhc im cng kh nhiu. Vi nhiu i tc, vic lp t cng nh bo tr h thng s khng ng b v phc tp. Th hai, vic o to hng dn nhn vin trong doanh nghip s dng nhiu phn mm cng s khng t hiu qu cao.

111

e. T vn v cch thc v giai on u t ph hp Cu hi 101: Doanh nghip ti hin pht trin kh nhanh chng trn nhiu mt, ti nn chn phn mm nh th no c th thch ng vi s thay i ? Tr li: Qu trnh pht trin ca phm mm ni chung tri qua rt nhiu giai on khc nhau, phn mm hin nay c thit k theo hng s dng li nhng g c sn v thay i theo mc ch ca mnh. Lm nh vy s to ra nhng cu trc d dng thay i cng nh b sung cc chc nng mi ph hp vi nhu cu. Cc doanh nghip phn mm trong nc cng trong xu hng nh vy. Cc phn mm ra i chc chn cha th hon thin v lm hi lng nh sn xut cng nh khch hng. Cc thay i b sung lun c hon thin dn trong cc phin bn sau. Xu hng thay i lun din ra, v bn yn tm vi s pht trin ca doanh nghip, s pht trin ca cng ngh thng tin chc chn s p ng c nhu cu ca bn. Vic bn cn lm l nn chn phn mm c kh nng p ng tt cho cng vic, gi c hp l v c kh nng ty bin cao. Kh nng ty bin c th v d nh ty bin v giao din, ngn ng, thm bt chc nng hoc su hn nh kh nng tng thch tt khi c s thay i v c s h tng bn di, hoc cc kh nng khi thay i h qun tr c s d liu s thch ng nhanh chng ca ngi s dng vi phn mm cng kh quan trng v n lin quan ti hiu sut lm vic chung ca doanh nghip. V vy, cc phn mm khi chn cng cn phi c s d dng v cch s dng, ph hp vi tng i tng ring, c kinh nghim hay cha, s thch c nhn v mu sc cng nh cch b tr vi mt s nhn xt nh vy, hi vng bn s la chn c phn mm ph hp nht cho doanh nghip mnh.

112

Cu hi 102: Phn mm doanh nghip ti dng t nhng giai on u nhng c mt s vn mi ny sinh, liu ti c nn chuyn sang phn mm khc khng? Tr li: Vi cc doanh nghip va v nh, cc phn mm s dng trong doanh nghip kh ph bin v thng gn lin vi thi k u pht trin ca doanh nghip. Tri qua tng giai on pht trin khc nhau, cc nhu cu mi ny sinh v tt nhin cc phn mm cng phi p ng c nhu cu thay i . C nhiu gii php cho vn ny. Nh bn ni th chng ta c th tip tc s dng nhng phn mm sn c phc v cho nhng nghip v trc , nhng nghip v mi ny sinh s c gii quyt bng cch lp t thm cc h thng phn mm khc p ng y nhu cu t ra. Lm nh vy c nhng li ch nht nh nh: tit kim chi ph khi tn dng c nhng g sn c, c s h tng nh my mc v cc thit b khng cn phi thay th hay nng cp ton b, khng c nhiu s thay i v cch s dng s tit kim thi gian khi nhn vin mun chuyn sang s dng phn mm mi. Nhng doanh nghip phn mm sn xut nhng phn mm cho doanh nghip bn s tip tc gn b v l ngi hiu r bn ang cn g v s lm g cho bn. Cc chc nng mi s c hai bn tha thun v a ra mt gii php hp l nht cho c hai. Nu bn mun chuyn sang dng mt phn mm mi, thay th nhng phn mm hin c th iu ny cng hon ton hp l nu nh iu mang li li nhun cao hn cho doanh nghip. Khi chuyn sang phn mm nh vy, yu t u tin bn cn quan tm khng phi l chi ph b ra m l nhng g m h thng mang li cho mnh. C th chi ph ban u l cao, nhng chc chn ch trong thi gian ngn, bn s thy vic u t ca mnh l ng nu nh bit tn dng ti a kh nng m h thng c th lm. Vi mt phn 113

mm lm theo n t hng nh vy, bn s cn phi bit qua nhng iu khon khi s dng phn mm nh bn quyn phn mm. iu ny v cng quan trng, v d nh nu bn em phn mm mnh mua i ci nhng doanh nghip khc th iu ny s tri php lutBn cn xem xt c tnh tng thch ca phn mm mi vi h thng, c s h tng sn c ca mnh c s ph hp tt nht. Ch khng nn chn mt h thng phn mm qu tt, i hi cu hnh qu cao, nh vy bn s phi chi tr cho nhng khon ph pht sinh khng ng c, m chi ph ny th khng h r cht no. V s tng thc vi nhng g sn c s gim s lng ph ca cc phn mm hin ang s dng. im cui cng bn nn chn mt phn mm d dng s dng, nhanh v chnh xc. Cu hi 103: Trong giai on hin nay, vic thu thp kin khch hng v dch v ca doanh nghip l nhu cu kh quan trng, bn c th t vn cho ti v phn mm no c chc nng nh vy khng? Tr li: Vn thu thp, tm hiu nhu cu khch hng hin nay tr nn kh ph bin. Ngoi cc chin lc marketing thng thng, vic ng dng cng ngh thng tin m c th l cc phn mm tip thu kin khch hng tr nn ngy cng ph bin v chng minh c vai tr quan trng ca mnh. Tuy nhin, vic ly kin khch hng ch l mt phn nh trong mt b chin lc c tn l qun l quan h khch hng. Hin c rt nhiu sn phm v lnh vc ny v ang c pht trin. V thng thng cc doanh nghip thng chn b sn phm nh vy ch khng chn phn mm ring l n thun l ly kin khch hng. Khi chn loi sn phm ny, bn nn ch : Chc nng cho php: 114

1. Qun l tt c email khch hng v lch s cc giao dch 2. Lu tr tt cc chi tit ca cc cuc gp v in thoi vi khch hng trong lch lm vic 3. Qun l cng vic hng ngy s dng theo st qua trnh bn hng H thng bo co v biu . H thng bo co phong ph cho php: 1. S dng cc mu bo co dng sn 2. Phn tch bn hng theo thi gian 3. nh gi cc c hi bn hng theo cn b ph trch. 4. Biu tng quan gia thi gian v cc c hi Tu bin sn phm. H thng cho php tu bin cc trng m t sn phm theo yu cu ngi dng v ph hp vi tng cng ty cng nh c th ca sn phm. 1. Thm vo cc trng theo yu cu ca tng t chc 2. Tu bin bng cch s dng ko th cc module c 3. Thay i giao din theo s thch ngi dng Mt v d kh in hnh m bn hay gp l trn cc trang web thng xut hin cc phn bnh bu ( vote) bit xem kin khch hng v doanh nghip ca mnh hay v bt k mt s kin no. Cu hi 104: Doanh nghip ti c rt nhiu b phn qun l vi nhng chc nng nghip v khc nhau, ti c nn dng nhiu phn mm nh ph hp vi tng nghip v hay l s dng duy nht mt phn mm vi y cc chc nng c yu cu?

115

Tr li: Vi mt doanh nghip va v nh nh ca bn, c nhiu b phn qun l vi nhng chc nng nghip v khc nhau. Vic chn mt phn mm ph hp cng cn phi quan tm. Bn cn phi xc nh c nhng u cng nh nhc im ca vic chn la phn mm ring l hay phn mm chung. Vi phn mm chung: vic trc tin bn cn ch khi chn loi phn mm ny l nhng nghip v trong doanh nghip mnh c c p ng y bi phn mm ny khng. Nu c, vn tip theo bn cn quan tm l chi ph b ra khi mun s hu loi phn mm ny. Mt b phn mm loi ny thng c chi ph cao v n l s tng hp nhiu chc nng, kh nng lin kt vi cc loi thit b phn cng a dng lm tng s phc tp ca chng trnh. Vn bn quyn, bo tr, ci t cng tng t nh vy. Bn cn bit vi mt phn mm ln s i hi mt c s h tng tt, mt cu hnh my ph hp. Mt chng trnh cng knh s tiu tn ti nguyn my tnh v lm gim hiu sut lm vic nu phn cng khng p ng . Tuy nhin bn s ch phi lm vic vi mt i tc sn xut phn mm duy nht v s c c s h tr k thut tt nht. Vi phn mm ring l: thng thng l cc chng trnh ng dng nh, ph hp vi cc cng vic nh v n gin. iu ny s tt cho nhn vin khi lm vic ca mnh, h s khng cn quan tm ti cc nghip v khc m ch cn thao tc tt trn ng dng ca mnh. Cc ng dng nh s tiu tn t ti nguyn my tnh, khng i hi mt my tnh cu hnh qu cao. Cc ng dng s chy nhanh v chnh xc hn. Ngoi nhng yu t , c im chung khi chn phn mm l phi n gin, thn thin v d s dng.

116

2. i vi doanh nghip ln Cu hi 105: Chng ti l nhng doanh nghip c quy m ln. Chng ti nn s dng nhng phn mm ng dng cho doanh nghip no ph hp vi iu kin ca chng ti? Tr li: Hin trn th trng phn mm dnh cho cc doanh nghip ln trong nc vn cha nhiu, a s l cc phn mm ngoi c vit ha ph hp trong qu trnh s dng. Vic chn mt phn mm thc s ng v p ng y cc nghip v ring ca mt doanh nghip ln l tng i phc tp v cn nhiu thi gian cn nhc. Cc phn mm dng ny lun l cng c hiu qu nht kim sot v duy tr hot ng cho b no ti chnh ca cng ty, bi chng c s dng phc v cc nhu cu ca doanh nghip, lit k danh sch khch hng v cc mi quan h vi cng ty Nhng phn mm c thit k chuyn bit cho tng ngnh, tng lnh vc kinh doanh s cung cp nhiu c im, tnh nng c th hn, song mc gi s cao hn nhiu, cha k dch v tr gip sau bn hng cng s kh khn hn. Nhng phn mm chung thng l la chn tt nht i vi cc ch doanh nghip, bi v h c th tit kim ng k chi ph u vo khi gi dch v thng r hn, d s dng v dch v hu mi cng a dng hn. Mun la chn gi phn mm ph hp nht vi hot ng kinh doanh ca mnh, bn nn quan tm ti cc yu t sau y:

117

1.

Quy m kinh doanh: quy m ln chc chn s cn nhng phn mm c quy m tng xng, mt b phn mm chung phc v ton b hot ng ca doanh nghip bn.

2.

Ngnh cng nghip, lnh vc kinh doanh: Bn kinh doanh trong lnh vc, ngnh cng nghip no? Mt vi ngnh cng nghip c nhng phn mm chuyn bit m bn c th cn n, do n c thit k ph hp vi nhng nhu cu c th ca cng ty. Trong phn ln cc trng hp, mt phn mm chuyn bit theo ngnh ngh c th s t hn, nhng cc li ch c c s b p chi ph b ra, v vy hy chc chn rng bn nghin cu k lng trc khi mua bt c phn mm k ton no.

3.

Cc thnh phn bn cn: Bn mong mun nhng thnh phn no trong phn mm? Mt vi phn mm rt c bn, c nhng tnh nng lu gi, tnh ton s sch n gin; trong khi c nhng phn mm bao gm thm nhiu tnh nng khc nh tnh ton ngn qu, ho n, giao din ngn hng trc tuyn, x l th tn dng. . . Thm ch c phn mm cn phn tch c s dao ng gi c v cc yu t nh hng n s dao ng ny, t gip bn c c ci nhn c th hn v s bin ng ca th trng, h tr bn ra quyt nh chnh xc khi cng mt mt hng nn mua ca i tc no, vo thi im no thch hp.

4.

Dch v tr gip sau bn hng: Vic mua sm phm mm ch l bc i u tin trong mt quy trnh tng th. iu cn lu l bn phi nhn c mt dch v tr gip sau bn hng hiu qu, bao gm nhiu t vn chuyn mn, tr gip trc tuyn, tr gip qua in thoi, o to. . .

118

5.

Cc ngun lc ti chnh: Bn c nhng ngun lc ti chnh no u t cho phn mm? Mi khon u t ca bn trong hot ng kinh doanh u cn n s phn tch chi ph - li nhun nht nh. Khi nghin cu la chn phn mm k ton thch hp nht vi cng ty bn, hy cn nhc xem phn mm no em li nhiu li ch tt nht so vi s vn u t m bn sn sng b ra. D dng s dng, thn thin vi ngi dng: y l yu t ny thng b cc cng ty b qua khi la chn phn mm, nhng l mt trong nhng vn quan trng nht phn mm pht huy hiu qu ti a. Cho d phn mm c nhiu a chc nng thit thc, hay gi thnh r, song nu n qu cng knh hay kh s dng, th bn cng khng nn mua. ng qu nhit tnh vi vic mua sm cc gi phn mm cung cp thm nhiu tnh nng m cng ty bn khng tht s cn n, chng hn nh tnh nng lin kt vi cc thit b h tr nh thit b in barcode, my scan m vch, my in ho n thanh ton v cc bo biu. Hy m bo rng phn mm bn mua phi n gin, c trng im v lin quan mt thit vi nhng nhu cu kinh doanh ca bn. Bn cnh , bn nn tm kim nhng phn mm c giao din d hiu v c kh nng cp nhp khi hot ng kinh doanh ca cng ty tng trng.

6.

Yu cu ti thiu v quy m h tng thng tin doanh nghip Cu hi 106: Quy m h tng ca doanh nghip ti phi p ng nhng yu cu ti thiu no v h tng c th s dng nhng phn mm ng dng ph hp. Tr li:

119

Vi doanh nghip ln, phn mm c s dng l nhng phn mm ln v phc tp. Cc ng dng ln nh vy thng hot ng v km theo n l nhng thit b phn cng a dng nh cc thit v ngoi vi, cc thit b nhp xut d liu (my in, scanner) Cc my tnh trong doanh nghip ln cng a dng v chng loi v cu hnh c th ph hp vi cc nghip v ca mnh. Nhiu doanh nghip ln c nhng h thng my ch ln phc v cho nhu cu lm vic a dng, phc v cho vic m a bn hot ng ca mnh. Cc WebServer, MailServer cn nhng my ch my s lm tng kh nng tng tc hay bo mt tt hn. H thng my tnh PC cng cn c trang b ph hp. Cc thit b lin quan ti my tnh hin khng t, nhng chn mt h sn phm c th chy tt trong mt thi gian di s lm tng li nhun cho doanh nghip. Chi ph u t mt h thng vi doanh nghip ln thng khng phi l vn , vic cc doanh nghip ny quan tm l li ch thu c nu s dng h thng . Cc phn mm cn phi tng thch tt nht, tn dng ti a hiu sut m h thng p ng. l v c s vt cht, cn v vn con ngi cng kh quan trng, v s l nhng ngi trc tip s dng phn mm, nhng h thng ln cn phi c nhng ngi c trnh k thut tt. Cn phi c nhng ngi thnh tho s dng cc h thng phn mm. V vy, cn phi chn nhng phn mm d dng s dng v kh nng tng thch vi cc i tng s dng khc nhau. Doanh nghip c c s h tng vi tim lc con ngi nh vy s gip cho doanh nghip t c hiu sut cao nht. Cu hi 107: Doanh nghip ti ang s dng mt phn mm doanh nghip, nhng nhu cu mi cn phi b sung nng cp thm cc chc

120

nng mi, nu mun nh vy th h thng my tnh ca doanh nghip s phi thay i, nh vy l rt tn km. Theo bn ti nn lm th no? Tr li: Vi mt doanh nghip ln, c s vt cht trang b cho h thng phn mm l tng i ln v t tin. Cu hnh phn cng cng nh bn quyn s dng cc phn mm Vit Nam hin cn cao v nu bn mun thay i bt c iu g lin quan n nhng vn ny th cn phi c nhng cn nhc k lng. Vi vic p dng mt h thng phn mm ln, khi bn thay i th vic bn s phi ngh ti u tin l nhng g bn s mt. Chi ph u t cho h thng , nhng trang thit b km theo n s b lng ph khi khng cn c s dng. S quen thuc khi s dng phn mm ca nhn vin cng l vn v n quyt nh ti nng sut lm vic. Cc h thng phn mm ca doanh nghip ln thng gn lin vi cc c s d liu khng l v v cng quan trng, lin quan mt thit ti s pht trin ca doanh nghip. Tnh cht bo mt, ng b d liu thng tin, cc kh nng phn quyn s dng s b mt. S c v s nhng thit hi km theo. Tuy vy, nhng khng c ngha rng bn khng dm u t vo mt phn mm mi. Li khuyn y l bn hy c gng xem xt ti mc ti a kh nng s dng li nhng g hin c vi vic kt hp vi nhng g sp u t. Vi s pht trin ca cng ngh phn mm th iu ny hon ton c th lm c. Bn hy chn mt doanh nghip phn mm tng xng v cng bt tay xy dng phn mm mi, p ng c cc nhu cu pht sinh cng nh c kh nng tng thch vi cc h phn mm sn c, tng thch v hot ng tt trn nn tng c s vt cht hin thi.

121

a. S tng thch ca cc phn mm ng dng hin c vi cc yu cu trn Cu hi 109: Ti c nn s dng phn mm ca nhiu cng ty phn mm khc nhau hay khng? Tr li: Hin nay, trn th trng c rt nhiu cng ty, doanh nghip sn xut phn mm trong v ngoi nc. Tuy nhin xu hng chnh ca cc doanh nghip trong nc l tm t nhng sn phm phn mm ph hp vi kh nng, cng nh p ng c cc nhu cu ca th trng vit nam. S a dng v cc loi hnh sn xut dch v ca cc doanh nghip dn n cc loi sn phm phn mm cng phong ph c th p ng c mi yu cu t ra. Tuy nhin, khng phi doanh nghip phn mm no cng c kh nng c th sn xut ra tt c cc loi phn mm c yu cu. Do vy, mi doanh nghip phn mm u hng mnh theo mt sn phm ring ca mnh. V d nh c doanh nghip sn xut phn mm tnh lng, doanh nghip khch sn xut phn mm qun l khch hng, ri li c doanh nghip sn xut cc phn mm k ton Vi mt doanh nghip ln, vic tm c mt phn mm c kh nng p ng c mi nhu cu ca mnh l tng i kh. Tuy nhin khng phi l khng thc hin c v c mt s doanh nghip phn mm vit nam kh ln v h c kh nng p ng c nhu cu . V bn c th thoi mi la chn sao cho chi ph v hiu qu t c l tng xng. Bn c th chn mt b phn mm duy nht ca mt hng, iu ny c li ch s c c s h tr k thut tt nht vi mt i tc duy nht, h s l ngi hiu nhng nhu cu c th pht sinh ca doanh nghip bn v c th d dng nng cp, cng nh sa i nu pht sinh vn . Nhng nu lm vy, c th

122

chi ph s cao. Lc ny bn hy ngh n vic s dng cc sn phm phn mm khc nhau. Mi sn phm p ng 1 nhu cu c th. Bn c th c c cc sn phm phn mm tt nht ca cc hng khc nhau. Nhng cng c kh khn v vic trin khai c s h tng, v mi loi phn mm c nhng i hi mi trng hot ng khc nhau. Kh khn tip l nhn vin phi c o to v khi mun chuyn sang lnh vc khc th phi hc li cch s dng phn mm. l mt s nhn xt gip bn c th a ra quyt nh nn hay khng nn.

b. T vn v cch thc v giai on u t ph hp Cu hi 110: Phn mm ng dng vi doanh nghip ln nn c u t vo giai on no th hp l nht ? Tr li: Vic ng dng cng ngh thng tin ni chung v phn mm doanh nghip ni ring vo phc v sn xut l nhu cu khng th thiu vi bt k doanh nghip no. Vi cc doanh nghip ln hin nay, vic s dng phn mm doanh nghip trong sn xut l tt yu v nhng li ch m n em li l khng th ph nhn. Tuy nhin khng phi doanh nghip no cng tm ra c mt thi im thch hp nht p dng trit phn mm vo vic qun l doanh nghip trong mi lnh vc. Vn ti chnh i vi vic u t ny thng khng quan trng bng vic u t s mang li nhng li ch g, tc phn mm m doanh nghip u t c thc s p ng c hot ng ca doanh nghip khng, n c mang li hiu qu nh mong mun khng. Do vy ni giai on no l ph hp nht vi doanh nghip ln th c th tr li, nu nh doanh nghip cha c phn mm doanh nghip hay ch s 123

dng cc phn mm khng c tnh c th th hy chn cho mnh mt phn mm bn quyn tt, p ng c cc nghip v m mnh c, cc tnh nng v bo mt, tnh d dng s dng hay thn thin vi ngi dng u phi c ra. V c bit phn mm phi c kh nng nng cp d dng theo thi gian v tnh hnh hot ng ca doanh nghip. Cu hi 113: Doanh nghip ti ang s dng phn mm do mt cng ty phn mm cung cp ngay t nhng phin bn u tin, nhng c mt s nhu cu pht sinh. Vy chng ti nn tip tc t hng cc phin bn phn mm tip hay s dng phn mm ca cng ty khc? Tr li: Vic t hng sn phm phn mm ca cc cng ty trong nc hin nay kh ph bin v nng lc ca cc doanh nghip phn mm trong nc hin nay c kh nng v ti chnh v nhn lc c th p ng gn nh mi yu cu ca cc doanh nghip t hng phn mm. Hai bn gn b vi nhau v kh c th tch ri khi mt bn t hng sn phm phn mm doanh nghip vi doanh nghip sn xut phn mm ngay t nhng phin bn u. Doanh nghip phn mm s l ngi u tin hiu doanh nghip bn cn g, mun g, hot ng nh th no? V c th h mi c th a ra c sn phm phn mm ph hp. Tip theo, do doanh nghip bn s dng n, cc nhn vin quen vi cch s dng phn mm , v n vn hot ng tt vi cc nghip v hin ti. Nhu cu mi pht sinh, bn c tin chc mt doanh nghip phn mm no khc c th hiu nhu cu pht sinh bng doanh nghip phn mm bn gn b? chc l s him c. Mt li khuyn, chc chn bn s nn tm ti doanh nghip phn mm v nu ra yu cu mi ca mnh. Hai bn s cng tin hnh nghin cu, tr gip nhau cung cp y thng tin cho nhau

124

 sm a ra c nhng thay i ph hp. Ch tr khi doanh nghip phn mm kia khng kh nng hay nhn lc thc hin, bn hay ngh ti vic lin kt vi mt doanh nghip phn mm khc v theo l mt lot cc vn khng c li lm, v chi phi u t, mi quan h, tr gip k thut, v c v s xa l ca phn mm mi vi nhn vin trong doanh nghip. Bn cn phi suy ngh k lng trc khi a ra quyt nh trong vn ny.

Chng 2.

Phn loi theo loi hnh doanh nghip

1. Loi hnh thng mi v dch v Cu hi 114: Chng ti ch yu hot ng trong lnh vc thng mi v dch v. Vy chng ti nn s dng nhng phn mm nh th no? Tr li: Vi doanh nghip hot ng trong lnh vc thng mi dch v. Yu cu u tin khi chn phn mm cng ging nh bt k doanh nghip no hin nay, cc ng dng phn mm doanh nghip ni chung u c nhng im chung ca m hnh doanh nghip thng thng. Cc chc nng v qun l h s, ti liu, cc chc nng k ton, hay qun l nhn s u phi c cung cp y . Cc yu t ca mt m hnh phn mm tt nh tnh d s dng, thn thin ngi dng, ty bin cao, h tr nhiu mi trng hot ng, chim t ti nguyn b nh cng cn m bo. Vn cn y l phi xt xem doanh nghip c nhng yu cu ring, khng ging cc doanh nghip khc hay khng? Kh nng ti chnh cng nh trnh ca nhn vin trong doanh nghip nh th no? Liu c s h tng trong doanh nghip c kh nng p ng vi phn mm khng?

125

Nu gii quyt cc vn trn mt cch n tha, cng vic bn cn lm tip l la chn mt doanh nghip phn mm lm i tc, v chnh doanh nghip s l ngi theo doanh nghip bn trong sut qu trnh di tm hiu nhu cu nghip v ca doanh nghip, cc hot ng tr gip k thut cng nh bo tr trong cc thi gian sau . Cc ng dng cho lnh vc thng mi dch v cn phi quan tm ti cc vn s ny sinh nh, quy m pht trin ca doanh nghip nu ln hn s cn cc ng dng lin quan n mng, hoc cc thay i v c s d liu cho ph hp. Cu hi 115: Nhn vin trong doanh nghip ti tng i ln. Bn c th t vn cho ti mt s phn mm qun l nhn s c chc nng phn quyn, bo mt d liu cng nh mt s tnh nng tt khc ca vit nam khng? Tr li: Ngy nay qun l tt ngun nhn lc l mt vn mang tnh sng cn vi cc doanh nghip v n nh hng trc tip n hiu qu kinh doanh v s pht trin bn vng ca t chc. ng dng CNTT trong qun l nhn s ti Vit Nam khng phi l mt bi ton mi. Doanh nghip c th la chn mt h thng chuyn bit hoc tch hp, ni ting hay v danh, ng gi sn hay t xy dng, tu theo ngn sch v yu cu c th ca h. Chnh v vy s khng c mt gii php no l ti u cho mi doanh nghip. Tuy vy, rt nhiu doanh nghip phn mm trong nc nghin cu cc gii php cho bi ton ny. c im chung ca loi phn mm l: - Qun l c s d liu tp trung. - Qun l thng tin a cp, a ngnh, ph hp cho cng ty c nhiu phng ban, nhiu chi nhnh.

126

- C y cc bo co v qun l nhn s, theo di chnh sch i vi ngi lao ng v cc bo co s dng lao ng theo qui nh ca nh nc. - H tr cc chc nng tm kim, truy vn ng theo tt c cc ch tiu c trong c s d liu, h tr lp cc bo co thng k nhanh theo cc yu cu ca lnh o. - H tr mm do trong vic xc lp cc cng thc tnh lng cho ngi lao ng vi nhiu cch tnh lng khc nhau: Lng gin tip, lng khon sn phm, lng khon theo doanh thu, lng cng nht, lng cng nhn trc tip sn xut. . . - Giao din thn thin, d s dng, hng dn chi tit trong tng chc nng chng trnh. - H tr cc tin ch truy xut s liu bo co thng k. Cho php kt xut s liu ra cc nh dnh bo co khc nhau nh: word, excel, pdf. - Phn quyn, phn cp bo mt d liu, phn quyn s dng n tng chc nng trong chng trnh, phn quyn cp nht truy xut d liu theo phn cp qun l ca ngi dng. - H thng c thit k theo m hnh khch-ch (client-server), cc tc v do my ch x l nn truy xut d liu nhanh. - H thng c th chy trn my n hoc trn mng cc b (LAN) v khng gii hn s lng my trm. - H thng cung cp chc nng lu tr d phng v phc hi d liu khi c s c.

Do s lng nhn vin doanh nghip ng nn vn v phn quyn, bo mt thng tin cn c ch trng. Cn c c ch 127

phn quyn r rng, mi loi quyn c php khai thc cc chc nng khc nhau ca h thng. Yu t cui cng, tuy c nhng chc nng nh vy nhng cn phi chnh xc v chim dng t ti nguyn my tnh.

Cu hi 116: Bn c th a ra li khuyn khi chn phn mm k ton c khng? Tr li: Sau y l 10 li khuyn dnh cho bn khi chn phn mm k ton: 1. Ph hp vi lut nh v h thng thng tin k ton doanh nghip ng k. 2. p ng yu cu thng tin qun tr ni b doanh nghip. 3. Tnh linh hot ca phn mm (c th nng cp hoc thay i theo yu cu qun l ca doanh nghip). 4. C th lin kt, giao tip vi cc ng dng khc nh nhp v truy xut d liu t Excel, Access. . . 5. tin cy, chnh xc ca phn mm (kh nng tnh ton chnh xc ca phn mm). 6. Tnh bo mt (ngn cn ngi khng c trch nhim vo phn mm thay i d liu hoc xem nhng bo co quan trng).

128

7. Ch , dch v bo hnh (ch bo hnh cng lu cng tt, yu cu nhn vin phn mm sa cha ngay khi h thng phn mm gp s c). 8. Yu cu h thng phn cng (kim tra li ton b h thng my tnh xem c p ng yu cu phn mm khng). 9. Gi c (c th thng lng, ng thi nn tm hiu gi c ca nhiu doanh nghip). . . 10. Hn ch (xem xt phn mm cn nhng hn ch no so vi yu cu t ra i vi doanh nghip). Cu hi 117: Bn c th t vn cho ti c trng chung v mt phn mm tiu biu ca loi hnh thng mi dch v ca vit nam c khng? Tr li: Vi cc doanh nghip hot ng trong lnh vc thng mi mt trong ni bn tm hng u ca ch doanh nghip l lm sao qun l st sao tnh hnh kinh doanh vi cc s liu v kho hng (nhp, xut, tn kho) v tnh hnh cng n ca tng khch hng. Nu thc hin vic qun l trn bng ghi s sch th cng, s lm mt rt nhiu thi gian v cng sc, i khi cn b tht thot v mt ti chnh. Vi tnh hnh v nhu cu nh vy th cc phn mm thng mi dch v ra i. Cc doanh nghip m phn mm ny hng ti l: - Doanh nghip thng mi c quy m nh - Cc doanh nghip lm i l bn hng - Cc doanh nghip lm Nh phn phi hng ha. - Mt chng trnh tt cn:

129

Khng i hiu ngi s dng phi bit chuyn su v cc nghip v k ton. Chng cn c vit ho v thit k nh hng theo cc cng vic c th.

Khng i hi cu hnh my qu cao, khng chim nhiu ti nguyn b nh, hot ng cn nhanh v chnh xc.

Cn m bo cc chc nng chnh sau: - Qun l kho hng - Qun l cng n - Qun l chi ph - Qun l doanh thu Vn bo mt phn mm cng phi c ch trng: - Nhm bo m b mt v an ton v s liu kinh doanh ca doanh nghip, chng trnh cn c chc nng bo mt nghim ngt, ngi s dng chng trnh c n nh m kha s dng, khi cn thit ngi s dng c th ty thay i m kha ny. Nh vy, ch nhng ai c m kha mi s dng c chng trnh v c c cc s liu do chng trnh cung cp.

Nu doanh nghip c nhiu nhn vin s dng chng trnh, chng trnh cho php ch doanh nghip cp m kha cho tng nhn vin ng thi quy nh cho tng nhn vin c php cp nht hoc c c nhng s liu no t chng trnh. Khi cn thit, ch doanh nghip c th hy b quyn s dng chng trnh ca mt nhn vin xc nh, khi m kha ca nhn vin khng cn hiu lc khi ng c chng trnh na - Chng trnh t ng cho chp lu d liu ca mi phin lm vic phng s c lm mt d liu

130

- Ngoi ra chng trnh cn c thm cc chc nng h tr nhp xut d liu v ci t trn mng my tnh cc b ca doanh nghip Cu hi 118: Hot ng ca doanh nghip ti thng xuyn phi tm hiu nhu cu ca khch hng, bn c th ni r hn v vn ny v c phn mm no ph hp khng? Tr li: Qun l quan h khch hng l mt phng php gip cc doanh nghip tip cn v giao tip vi khch hng mt cch c h thng v hiu qu, qun l cc thng tin ca khch hng nh thng tin v ti khon, nhu cu, lin lc nhm phc v khch hng tt hn. Thng qua h thng quan h khch hng, cc thng tin ca khch hng s c cp nht v c lu tr trong h thng qun l c s d liu. Nh mt cng c d tm d liu c bit, doanh nghip c th phn tch, hnh thnh danh sch khch hng tim nng v lu nm ra nhng chin lc chm sc khch hng hp l. Ngoi ra, doanh nghip cn c th x l cc vn vng mc ca khch hng mt cch nhanh chng v hiu qu. Qun l quan h khch hng cung cp mt h thng ng tin cy, gip qun l khch hng v nhn vin, ci thin mi quan h gia nhn vin vi khch hng. Mt chnh sch quan h khch hng hp l cn bao gm chin lc o to nhn vin, iu chnh phng php kinh doanh v p dng mt h thng cng ngh thng tin ph hp. Quan h khch hng khng n thun l mt phn mm hay mt cng ngh m cn l mt chin lc kinh doanh bao gm c chin lc tip th, o to v cc dch v m doanh nghip cung ng ti khch hng. Doanh nghip c th la chn mt gii php quan h khch hng hp l da trn tiu ch t khch hng v tr trung tm, quan

131

tm ti nhu cu ca khch hng nhm t c mc ch l duy tr mi quan h tt vi khch hng v t c li nhun ti a trong kinh doanh. Vi tm quan trng nh vy, c rt nhiu sn phm v lnh vc ny ra i. N gip doanh nghip tin hnh cc chin dch marketing nhanh, hiu qu, gim thiu chi ph, thng qua cng c gi th, e-mail, tin nhn (SMS) hng lot ti ch danh hng nghn ngi, nhm thu ht s quan tm ti sn phm. . Tuy nhin, chng c nhng c im chung m khi bn chn phn mm loi ny nn lu : - ng dng cng ngh thng tin ti tng b phn v c nhn tham gia qu trnh sn xut kinh doanh nng cao hiu qu cng vic. - Xy dng h thng c s d liu khch hng tp trung trn Internet nhm phc v cho vic khai thc v qun l thng tin khch hng. Lnh o cng ty, cc phng ban v c nhn trn c s c th a ra cc quyt nh ng n trong hot ng sn xut kinh doanh. - Tng cng kh nng qun l ni b theo mt quy trnh thng nht v gip nh gi chnh xc thnh qu lao ng ca tng c nhn v tng b phn. - Lm c s cho vic xy dng cc k hoch kinh doanh, k hoch thu chi, u t hoc thc hin cng tc marketing cng nh cc hot ng chm sc khch hng hiu qu hn.

Cu hi 119: Doanh nghip ti hot ng trong lnh vc ti chnh ngn hng, cn phn mm nh th no l ph hp? Tr li:

132

Hin nay, phn mm cho h thng ngn hng vit nam vn ch yu c nhp t nc ngoi, chi phi ln, cc doanh nghip va v nh khng th p ng c. trong nc, phn mm thit k cho ngn hng cn n gin, t tnh thng mi (ngn hng no thit k cho ngn hng y), cha p ng c nhu cu giao dch ngy cng cao ca khch hng. Tuy nhin vn cn kh khn khc, vic p dng cc sn phm CNTT ca nc ngoi hn ch c bn l nhng ri ro trong vic bo tr h thng, nh thu khng chuyn giao ht cng ngh v khi m phn thng kh khn trong vic a ra gi thnh hp l. V vy, vic chn v u t vo mt phn mm cho ti chnh ngn hng cn quan tm k lng. Mt phn mm loi ny phi m bo c cc yu cu chc nng sau: Sn phm phi c pht trin sau qu trnh nghin cu v tm hiu thc t cc hot ng nghip v pht sinh trong h thng ngn hng Vit Nam. L mt gii php phn mm ng dng trn gi cho cc ngn hng v cc cng ty ti chnh. C cc c im: - X l h s nghip v gn lin vi vic hch ton k ton. - T ng tng hp ti mi thi im. - T ng thay i cc sn phm (loi nghip v). - H tr mi m hnh phn tn, tp trung. C th: - Tt c cc nghip v k ton ngn hng, cng ty ti chnh - Qun l cc thng tin chi tit tng khch hng Qun l chi tit ngun vn:

133

- Tin gi tit kim - Tin gi k qu - Tin gi thanh ton - Tin gi cc t chc tn dng. - Nhn vn y thc. Qun l s dng vn: - Cho vay (ngn hn, trung hn v di hn) - Cho vay d n - Cho vay t ngun vn y thc - T chc cho vay ng ti tr - Tham gia ng ti tr - Cho vay tr gp - Cho vay hn mc - Cho vay y thc - Cho vay cc t chc tn dng K hoch: - Nhp k hoch v huy ng vn v hch ton gi nh - Nhp k hoch v s dng vn v hch ton gi nh - Cc bo co phn tch ti chnh hin ti, tng lai - Nhn s & tin lng - Ngn qu - Chng t c gi (pht hnh, mua bn c phiu, tri phiu, . . . ) Thanh ton quc t:

134

- Bo co h s - Thanh ton lin ngn hng - Thanh ton thu chi hi - Thanh ton lin hng - Tch hp h thng thanh ton in t ngn hng nh nc - Thanh ton trc tuyn (Online) - Giao dch tin gi t xa - Giao dch tip kim t xa - Qun tr nghip v - nh ngha sn phm - nh ngha nghip v chi tit - nh ngha quy trnh kim sot - Bo mt h thng - H iu hnh - H qun tr CSDL Tng hp: - Tng hp d liu k ton ton h thng - Tng hp d liu h s nghip v ton h thng - Bo co phn tch - Cc bo co ti chnh - Cc bo co t nh ngha - Cc bo co ngn qu - Bo co VAT -

135

2. Loi hnh sn xut Cu hi 120: Chng ti ch yu hot ng trong lnh vc sn xut. Vy chng ti nn s dng nhng phn mm nh th no? Tr li: Vic kt hp tt gia kh nng nghip v cng nh kh nng cp nht cng ngh mi vo trong sn xut l khng th thiu trong giai on hin nay. Kim sot ton din, nhanh chng, chnh xc v tnh hnh Sn xut, Kinh doanh, Ti chnh, Lao ng, Tin lng doanh nghip ti mi thi im l nhu cu bc thit: - Gip lnh o t tin trong vic a ra quyt nh v kinh doanh, ti chnh. - Cung cp thng tin tc thi da trn cu trc x l s liu theo thi gian thc - Qun l cng tc nghip v chuyn nghip v gim ti a thi gian lm cc bo co. - Gii ta s hn ch thng tin, gim ti thiu ri ro v gia tng li tc u t. - To li th cnh tranh trong kinh doanh. - Phng php qun l khoa hc v chuyn nghip to s tin cy ni cc i tc kinh doanh hay c quan ch qun. Phn mm loi ny tt cn m bo cc nghip v chi tit nh: Nhm 1: Qun l ti chnh (Finance) 1. K ton tng hp & bo co ti chnh 2. K ton thu

136

3. Qun l vn bng tin 4. Qun l cng n phi thu 5. Qun l cng n phi tr 6. Qun l Ti sn c nh Nhm 2: Qun l phn phi (Logistics) 7. Qun l Mua hng 8. Qun l Bn hng 9. Qun l Hng tn kho 10. Qun l n hng 11. Qun l hp ng Nhm 3: Qun l sn xut (Manufacturing) 12. Qun l Chi ph 13. Tnh gi thnh Nhm 4: Qun l ngun lc 14. Qun l nhn s 15. Tnh lng - chm cng bng th in t Nhm 5: Qun tr thng tin (Management) 16. H thng tin qun tr phc v lnh o 17. Qun tr h thng 18. Hp nht d liu t cc n v thnh vin Ngoi ra cn c tnh a dng v nghip v, tnh t ng ha, tc x l v tnh ton chnh xc, hiu sut cao v bo mt cht ch, giao din thn thin, d hc v d s dng.

Cu hi 121: Phn mm k ton nh th no th ph hp vi doanh nghip sn xut?

137

Tr li: Phn mm k ton cho doanh nghip sn xut trc tin phi m bo y cc yu cu ca mt phn mm k ton thng thng nh: k ton tng hp, k ton vn bng tin, tin gi ngn hng, bn hng v cng n phi thu, mua hng v cng n phi tr, hng tn kho, ti sn c nh v gi thnh, c y cc u vo cho cc loi chng t nghip v khc nhau nh phiu thu, phiu chi, t ngn hng, phiu nhp mua hng ni a, phiu nhp mua hng nhp khu, phiu nhp chi ph, phiu xut hng, phiu xut iu chuyn kho, ho n bn hng, phiu nhp hng bn b tr li, chng t phi thu, chng t phi tr, phiu k ton tng qut. . . T ng phn b, kt chuyn, kho s chuyn k theo nm ti chnh, t ng tnh khu hao, x l chnh lch t gi, tnh gi vn hng trong kho. . . mt cch chi tit theo thc t hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip. Tip theo, phi cung cp y cc bo co v s sch k ton. L cng c c lc cho cc nh qun tr: N khng ch l mt phn mm dnh cho k ton ti chnh m cn l cng c h tr c lc cho cc nh qun tr ca doanh nghip. Vi cng c ny, bn c th pht huy ti a sc mnh qun l ca doanh nghip, gip cng tc k ton ca bn tr nn d dng, nhanh chng v hiu qu hn bao gi ht. Phn mm phi cho php qun l cc hp ng, n v cng trnh; theo di chi ph v li nhun ca cc n v, b phn; phn tch chi ph theo khon mc, v yu t; theo di cng n theo khch hng, ho n, thi hn thanh ton; tnh ton doanh thu theo mt hng, nhm hng, b phn/nhn vin bn hng; qun l a ngoi t; tnh gi thnh sn phm v cng trnh;. . . Bn cnh , cn cung cp mt lot cc bo co thng k, cc bo co nhanh c th cho tng ngnh ngh sn xut kinh doanh ca doanh nghip.

138

Phi c tnh bo mt ti a: cho php phn quyn bo mt chi tit ti tn cc chng t, tng loi bo co, tng b phn, tng menu, tng danh mc. Cho php to v phn cp chc nng s dng cho tng ngi dng. Tnh linh ng v kh chuyn: Cho php ngi s dng d dng thay i, thm, bt cc loi chng t u vo. Thay i, thm, bt cc loi bo co u ra. Thay i, thm, bt cc loi danh mc ti khon, danh mc hng ho vt t, danh mc khch hng, nh cung cp, i tng chi ph, n v tin t. Bn c th la chn cch tnh gi tn kho (gi bnh qun gia quyn, gi ch danh, gi nhp trc xut trc) ph hp vi nhu cu ca n v mnh. Cho php nhiu la chn khc nhau nhm p ng yu cu c th ca tng doanh nghip: la chn hnh thc ghi chp s sch k ton, la chn phng php kim k hng ho tn kho (theo kim k nh k hoc k khai thng xuyn ). . . Rt linh ng trong vic m rng khi doanh nghip pht trin ln mnh nh: thay i v quy m hot ng, phng thc qun l, m hnh kinh doanh sn xut hoc cch thc hch ton. . . Cui cng l kh nng ng dng rng ri: p ng c nhu cu ca nhiu loi hnh doanh nghip khc nhau nh: sn xut, thng mi v dch v, xy lp, c quan hnh chnh s nghip, . . . i vi tng doanh nghip loi phn mm ny cn c t chc rt thun tin cho vic trin khai khng ch gii hn b phn k ton m c th m rng ra cho phng kinh doanh, phng vt t, b phn kho, xng v chng c th hot ng ring bit hoc lin kt s liu thnh mt h thng nht. Ngoi ra, cn cho php qun l c lp s liu ca tng n v cp di v tng hp chng thnh mt bo co chung cho ton cng ty.

139

Cu hi 122: Loi hnh song song hoc xen k gia sn xut v thng mi dch v cn phn mm th no th ph hp? Tr li: Vi doanh nghip hot ng trong c hai lnh vc sn xut v thng mi dch v th vic chn phn mm hiu n gin s l s kt hp gia hai phn mm thuc tng lnh vc trn. Phn mm nh vy s i hi s phc tp cao hn v phi p ng c nhiu nghip v chuyn mn hn. Phn mm loi ny cn phi p ng c cc chc nng thng thng. Nh ni v l s kt hp ca hai loi hnh sn xut nh vy nn cc phn mm loi ny trc tin cn phi t c mt s tiu ch phn mm tt nh: tnh d s dng, thn thin ngi dng, ty bin cao, h tr nhiu mi trng hot ng, chim t ti nguyn b nh cng cn m bo. Tip theo l cc chc nng v qun l h s, ti liu, cc chc nng k ton, hay qun l nhn s u phi c cung cp y . l v cc nghip v ca m hnh thng mi dch v. Vi cc nghip v ca m hnh sn xut cn m bo cc chc nng khc: qun l ti chnh, qun l phn phi, qun l sn xut, qun l ngun lc v qun tr thng tin. Cu hi 123: Chng ti hot ng trong lnh vc sn xut, nhng do nhu cu thay i nn doanh nghip ang mun chuyn sang lnh vc thng mi dch v. Phn mm no ph hp cho vn ny? Tr li: Khi chuyn t lnh vc ny sang lnh vc khc, cc vn mi, cc nghip v mi t cng ny sinh v vic phi c mt phn mm mi p ng c nhng thay i l cn thit. Tuy nhin, bn cn suy ngh vic lm nh th no s c li nht cho doanh nghip. Bn c th u t cho mt phn mm mi v b i tt c nhng g

140

 c nu bn thc s thy n cn thit v nm trong kh nng ti chnh ca doanh nghip. u im ca vic chn phn mm mi nh vy c th c thy r v nhng cng vic mi s c phn tch r rng, cc cng vic c cng vy, iu ny s gip cho nh sn xut phn mm to ra c phn mm ph hp nht cho doanh nghip ti thi im hin ti. Cc li trong qu trnh s dng phn mm c s c khc phc v cc chc nng s c ci thin tt hn tng hiu qu lm vic. Bn s c c s tr gip tt nht ca i tc sn xut phn mm. Nhng s lng ph nu nh nhng g bn c vn cn c ch cho bn. Cc chc nng mi s c thm nhng khng phi l b i nhng chc nng c v chng vn cn thit. Vi phng php lp trnh hin i, vic b sung thm chc nng cho mt h thng phn mm l khng kh. Nu lm c nh vy bn s tit kim c nhiu chi ph m vn c c mt h thng phn mm tt p ng c s thay i ca mnh. Cu hi 124: Bn c th t vn cho ti v cc c im chung khi chn phn mm qun l kinh doanh cho doanh nghip sn xut khng? Tr li: Phn mm qun l kinh doanh tt bao gm phn mm qun l sn xut kinh doanh, thng mi v kinh doanh trc tuyn. Do , mt gii php ton din cung cp bao qut mt cch tng th cc chc nng cho cc cng ty thng mi, dch v v cng nghip sn sng p ng nhu cu . T qun l bn hng, mua hng ti qun l nguyn vt liu, k hoch sn xut v qun l sn phm, thng qua h thng qun l ti chnh v kinh doanh trc tuyn. 1. Cn c cc u im nh: Qu trnh trin khai thc hin nhanh Gi c hp dn / t l thc hin cao

141

 D bo tng lai v u t an ton: C chin lc nng cp lin tc m bo phn mm pht trin v c cp nht cng ngh mi kp thi. La chn cng ngh nn ca bn: C th chy trn Linux, Unix v Windows Giao din thn thin Tu bin linh hot, v lun lun cp nht Mang tnh quc t v a ngn ng em li s hi lng cho ngi s dng 2. Cc chc nng chnh: Qun l nguyn vt liu Lp chng trnh Sn xut/ K hoch sn xut v iu hnh D ton chi ph: cung cp sn phm v d ton chi ph ca cc n hng lin quan, cho gi tr chnh xc ca kt qu sn xut sn phm, h tr lp chng trnh, v d nh thi gian giao hng nh gi nguyn vt liu Tnh ton gi thnh K ton nhm K ton ti chnh K ton ti sn c nh Kim sot H thng thng tin: to lp h thng thng tin cho cng ty Cc chc nng khc

142

3. Tnh tng thch: tng thch tt vi cc ng dng ph bin trn th trng nh: h iu hnh, b tin ch vn phng Office, cc chng trnh qun l quan h khch hng

3. Cc loi hnh khc Cu hi 125: Cc yu t cn quan tm trc khi chn mua phn mm k ton doanh nghip ph hp? Tr li: Trn th trng lun c rt nhiu phn mm k ton khc nhau bn la chn. Th nhng bn li bn khon khng bit phn mm no s thch hp nht vi cng ty. Cu tr li ph thuc vo nhu cu kinh doanh ca bn. Cc phn mm k ton lun l cng c hiu qu nht kim sot v duy tr hot ng cho b no ti chnh ca cng ty, bi chng c s dng phc v cc nhu cu qun l k ton nh bo co cng n khch hng chi tit v chnh xc, bo co s lng hng ha nhp - xut - tn kho, lit k danh sch khch hng v cc mi quan h vi cng ty C hai loi chnh ca phn mm k ton l Phn mm chung v Phn mm chuyn bit cho tng ngnh. Nhng phn mm k ton c thit k chuyn bit cho tng ngnh, tng lnh vc kinh doanh s cung cp nhiu c im, tnh nng c th hn, song mc gi s cao hn nhiu, cha k dch v tr gip sau bn hng cng s kh khn hn. Nhng phn mm k ton chung thng l la chn tt nht i vi cc ch doanh nghip, bi v h c th tit kim ng k chi ph u vo khi gi dch v thng r hn, d s dng v dch v hu mi cng a dng hn. 143

Mun la chn gi phn mm k ton ph hp nht vi hot ng kinh doanh ca mnh, bn nn quan tm ti 7 yu t sau y: 1. Quy m kinh doanh. Mt cng ty c doanh s bn hng 50. 000 USD/nm s c nhng nhu cu hon ton khc so vi cng ty c doanh thu nhiu triu USD. Nu ch l mt cng ty quy m nh, bn ng qu nhiu tin mua mt phn mm k ton hin i, c nhiu tnh nng a dng, bi v bn s ch nhn c nhiu iu phc tp hn nhu cu thc t ca mnh. 2. Ngnh cng nghip, lnh vc kinh doanh. Bn kinh doanh trong lnh vc, ngnh cng nghip no? Mt vi ngnh cng nghip c nhng phn mm chuyn bit m bn c th cn n, do n c thit k ph hp vi nhng nhu cu c th ca cng ty. Trong phn ln cc trng hp, mt phn mm chuyn bit theo ngnh ngh c th s t hn, nhng cc li ch c c s b p chi ph b ra, v vy hy chc chn rng bn nghin cu k lng trc khi mua bt c phn mm k ton no. 3. Cc thnh phn bn cn. Bn mong mun nhng thnh phn no trong phn mm k ton? Mt vi phn mm rt c bn, c nhng tnh nng lu gi, tnh ton s sch n gin; trong khi c nhng phn mm bao gm thm nhiu tnh nng khc nh tnh ton ngn qu, ho n, giao din ngn hng trc tuyn, x l th tn dng. . . Thm ch c phn mm cn phn tch c s dao ng gi c v cc yu t nh hng n s dao ng ny, t gip bn c c ci nhn c th hn v s bin ng ca th trng, h tr bn ra quyt nh chnh

144

xc khi cng mt mt hng nn mua ca i tc no, vo thi im no thch hp. 4. Dch v tr gip sau bn hng. Vic mua sm phm mm ch l bc i u tin trong mt quy trnh tng th. iu cn lu l bn phi nhn c mt dch v tr gip sau bn hng hiu qu, bao gm nhiu t vn chuyn mn, tr gip trc tuyn, tr gip qua in thoi, o to. . . 5. Cc ngun lc ti chnh. Bn c nhng ngun lc ti chnh no u t cho phn mm k ton? Mi khon u t ca bn trong hot ng kinh doanh u cn n s phn tch chi ph - li nhun nht nh. Khi nghin cu la chn phn mm k ton thch hp nht vi cng ty bn, hy cn nhc xem phn mm no em li nhiu li ch tt nht so vi s vn u t m bn sn sng b ra. 6. Nhng li gii thiu, tin c chuyn nghip. Hy tham kho kin ca cc nhn vin k ton trong cng ty khi la chn phn mm k ton, bi v h l mt trong nhng ngun lc chnh m bn s phi trng cy vo trong sut thi gian ci t v s dng phn mm . Hn na, nhn vin k ton ca bn nn xc nhn phn mm k ton bn d nh mua l ng tin cy v m bo vic qun l d liu ti chnh c hiu qu nht. iu quan trng l nhn vin k ton v phn mm k ton phi phi kt hp hiu qu vi nhau gp phn vo thnh cng chung ca cng ty bn. 7. D dng s dng. 145

y l yu t ny thng b cc cng ty b qua khi la chn phn mm k ton, nhng l mt trong nhng vn quan trng nht phn mm k ton pht huy hiu qu ti a. Cho d phn mm k ton c nhiu a chc nng thit thc, hay gi thnh r, song nu n qu cng knh hay kh s dng, th bn cng khng nn mua. ng qu nhit tnh vi vic mua sm cc gi phn mm cung cp thm nhiu tnh nng m cng ty bn khng tht s cn n, chng hn nh tnh nng lin kt vi cc thit b h tr nh thit b in barcode, my scan m vch, my in ho n thanh ton v cc bo biu. Hy m bo rng phn mm bn mua phi n gin, c trng im v lin quan mt thit vi nhng nhu cu kinh doanh ca bn. Bn cnh , bn nn tm kim nhng phn mm c giao din d hiu v c kh nng cp nhp khi hot ng kinh doanh ca cng ty tng trng. Tng kt By nhn t trn phi c thuc lng khi bn tin hnh mua sm mt phn mm ti chnh k ton cho cng ty. Hy nh rng, vic c mt cng c thch hp tr gip bn trong cc hot ng qun l kinh doanh l rt quan trng, ng thi chi ph khng nn c xem l nhn t hng u khi la chn phn mm k ton. Li khuyn cui cng: Bn s nhanh chng cm thy tht vng vi bt c phn mm mi no, v vy, hy cn thn khi la chn phn mm v nn nh li tt c nhng li khuyn trn sa cha sai lm. iu s gip bn c mt h thng ti chnh c t chc, cung cp cho bn nhng s liu ti chnh c cht lng thc thi mt cch hiu qu k hoch pht trin kinh doanh.

146

Cu hi 126: Chng ti hot ng trong lnh vc kinh t x hi, phn mm nh th no ph hp vi chng ti? Tr li: Hin trn th trng phn mm doanh nghip vit nam c kh nhiu loi phn mm tt trong lnh vc hot ng ca bn, tuy thuc nhiu cng ty phn mm khc nhau song chng u c mt s c im chung nh sau: Tnh nng qun l h s: - Theo mu h s nhn s hin ang lu hnh vi cc chc nng cp nht thng tin (thm, sa, xa), tm kim, sp xp (theo th t bng ch ci ting Vit hoc theo th t ty do ngi s dng xc nh). - C cu t chc n v c th hin di dng cy phn cp, cho php ngi s dng t thit lp h thng v sp xp th t cc b phn theo m hnh t chc c th ca mnh. - Thc hin mt s thao tc nghip v qun l nh: thuyn chuyn cng tc, lu tr h s ngh vic, thng k danh sch CBCNV n hn ln lng. Khai thc thng tin: - In n: l lch cn b cng nhn vin, th nhn vin (c th s dng m vch phc v cng tc qun l). - H thng bo co linh ng: ngi s dng c th to lp cc bo co ty trn c s ton b cc thng tin c qun l trong chng trnh, nh dng mu in, lu tr cu trc bo co s

147

dng lu di, in n hoc kt xut s liu sang cc ng dng khc nh MS Word, MS Excel, trang Web. - Thng k s liu: ngi s dng c th t xy dng cc tiu chun thng k s liu phc v cho vic phn tch - nh gi s lng, cht lng cn b. Cc mu thng k c th thc hin theo kiu mt hoc hai chiu. - D bo thi gian: h tr d bo trc cc tiu ch thi gian (ngy sinh, ngy ht hn hp ng, ngy ht hn th thc. . . ). An ton thng tin: - Bo mt h thng: qun l ngi s dng v phn nh quyn hn truy cp thng qua tn ngi s dng v mt khu bo v. - Lu tr s liu nh k, phc hi d liu khi gp s c. Tnh m: - Mc ph thuc ca ngi s dng vo nh cung cp phn mm c gim thiu ti a thng qua hai cng c chnh: Qun tr c s d liu (HRAdmin cho php ngi s dng t iu chnh hoc b sung cc tiu ch qun l thng tin vo cu trc d liu ca chng trnh) v H thng to bo co ng (t xy dng bo co theo yu cu cng vic ca mnh). - Kh nng cp nht: cc cng c h tr, cc phin bn mi ca phn mm c cp nht trc tuyn qua Internet hoc qua a CD i vi ngi s dng c bn quyn. - Phn mm d dng pht trin theo cc yu cu c bit ca ngi dng.

148

 l mt s yu t bn nn quan tm trc khi mua phn mm cho doanh nghip mnh. Cu hi 127: Mt phn mm qun l nhn s tt phi c cu trc nh th no? Tr li: Qun l nhn s bng phn mm l mt vic lm phc tp v i hi tnh chuyn nghip khng km g qun l ti chnh hoc sn xut. Do , h tr qun l nhn s cn c phn mm phong ph, p ng cc yu cu c bn ca qun l chuyn nghip. Kinh t th trng lm thay i bn cht quan h gia ngi lao ng v ngi s dng lao ng. Mt mt, doanh nghip mun khai thc ti a hiu sut lm vic ca cng nhn, mt khc ngi lao ng cng c ton quyn nh gi nhng li ch mnh c hng c tng xng vi sc lao ng b ra quyt nh c gn b vi doanh nghip hay khng. Di y l cu trc trong h thng phn mm qun l nhn s. Qun l cc khon c hng ca nhn vin Phn h ny cho php ngi s dng thit k, lp k hoch ngn sch, qun tr, gim st v trao i vi nhn vin v tng cu phn trong gi quyn li ngi lao ng c hng. N cng cho php thit k v trin khai cc chng trnh li ch t mc cho tng nhn vin n mc ton b phng ban cng ty. Phn h ny cha ng cc tiu phn h tnh ton khon "quyn li chia tay" khi mt nhn vin ngng lm vic vi cng ty. Qun l h s v pht trin nhn lc

149

Phn h ny bao gm cc tiu phn h qun l tuyn dng, qun l nng lc nhn vin, qun l cc chng trnh hun luyn, qun l nh gi hiu qu cng vic, qun l k hoch o to k cn. . . Trong , phn qun l hiu qu cng vic cn t c ng dng ti Vit Nam mc d kh quan trng. Vo u mi nm, nhn vin thng ng vi cng ty v cc mc tiu cn t c trong nm theo nhiu tiu ch nh doanh s (nu l nhn vin kinh doanh), hiu sut lm vic, cc kha hun luyn hoc vn bng cn hon thnh. H thng s lu li cc ch tiu ny, v mi qu hoc 6 thng cng ty s nh gi kt qu hot ng ca nhn vin, so snh vi ch tiu v a ra ch tiu cho giai on tip theo. Qun l ngy ngh/vng Phn h ny cho php nhn vin kim tra s ngy php v ngh cn li trong nm, sau ng k xin ngh php, ngh ch , vng mt. H thng s t ng gi yu cu n ngi qun l trc tip ca nhn vin xin chp thun, sau gi thng bo ng ngc li cho nhn vin, ng thi thng bo cho cc nhn vin khc trong cng nhm bit. H thng ny c tch hp vi cc email ni b nh Lotus Notes v cc thng bo ni trn c h thng chuyn qua Lotus Notes gi n hp th ca cc i tng. Tnh ton lng v chi ph Lng thng gm mt s thnh phn nh sau: lng c bn, cc khon c cng ty thanh ton, cc khon khu tr vo lng (v d nh trong khon 20% Bo him x hi th nhn vin ng 5%, cng ty ng 15%), cc ph cp lm thm gi.

150

Khi cng ty c nhng ngi c thu nhp chu thu th vn tnh lng kh phc tp, v theo ch thu thu nhp c nhn hin nay, thu sut c tnh ly tin. Tng cu phn ca lng phi c xc nh l thu nhp chu thu hay khng chu thu p dng cng thc thch hp. Vic tnh ton thu cho ngi c thu nhp cao l mt vic phc tp m nhiu cng ty nc ngoi ti Vit Nam thng phi thu t vn. Mt h thng phn mm c thit k tt c th gip cng ty tit kim ng k thi gian v cng sc trong vic tnh lng. Tuy nhin xy dng h thng tnh lng cn s tham gia su ca cc chuyn gia v nhn lc v thu. Theo gii chuyn mn, qun l nhn s mt cch chuyn nghip cng phc tp khng km qun l ti chnh hoc sn xut. y va l mt khoa hc va l mt ngh thut, v lin quan n ngun lc quan trng nht trong doanh nghip l con ngi. Mt h thng phn mm qun l nhn s tt tuy khng th thay th mt gim c nhn s tinh t, nhng chc chn s cung cp mt cng c hu hiu phng nhn s khoa hc ha cng vic hng ngy.

Cu hi 128: Bn quyn phn mm thng kh cao, bn c th t vn cho ti mt s phn mm ngun m min ph tt c khng? Tr li: Nh chng ta bit Phn mm ngun m (PMNM) l phn mm vi m ngun c cng b v s dng mt giy php ngun m. Giy php ny cho php bt c ai cng c th nghin cu, thay i v ci tin phn mm, v phn phi phn mm dng cha thay i hoc thay i. Bn c th tham kho qua mt s phn mm di y: 151

H iu hnh m ngun m Linux Ubuntu 7. 10 B phn mm tin hc vn phng OpenOffice 2. 1 Writer Cng c son tho vn bn Calc Bng tnh Impress Cng c trnh din Draw Cng c ha c bn Base H qun tr C s d liu PDF Creator H tr xut file PDF & Flash trc tip t chng trnh B cng c trao i v khai thc Internet FireFox 2. 11 Trnh duyt web Thuderbird 1. 5 Trnh qun l email Gaim 1. 5 - Trnh nhn tin B cng c tin ch Unikey 4. 0 B g ting Vit Planner 0. 14 Cng c lp k hoch FreeMind 0. 8 Cng c trc quan ha t duy ClamWin 0. 8 Trnh dit Virus 7-Zip 4. 42 Cng c nn d liu StarDict 3. 0 T in

152

GQView 2. 1 - Cng c xem hnh nh

Cc sn phm ny hin rt sn c trn th trng v internet, bn c th d dng tm kim v s dng d dng.

Cu hi 129: Cng ty ti hot ng trn nhiu a bn khu vc khc nhau v nhu cu thng tin ng b l rt quan trng, c phn mm no nh vy khng? Tr li: Vi cc doanh nghip ln, vic m rng cc chi nhnh lm vic cng nh phong cch lm vic thay i, nhn vin c th lm vic bt c ni no nu c kt ni vi mng ca doanh nghip. lm c iu ny chng ta c th s dng internet v hin nay n ph bin ti mi ni trn th gii. Nhng vi cc doanh nghip th iu ny thng khng kh quan v d liu ca h cn tnh bo mt cao. V vy c nhiu phn mm a ra i phc v cho mc ch ny. c im chnh ca nhng phn mm dng ny l c kh nng hot ng trn din rng qua cc kt ni trn mng internet. Cc thng tin c chng trnh m ha v gii m. Ch c nhng ai c thm quyn mi c th tham gia vo mng ni b doanh nghip nh vy. Tip sau nhu cu bo mt thng tin, vic ng b d liu cng v cng quan trng. Ly mt v d: Vi doanh nghip kinh doanh trong lnh vc ti chnh ngn hng, vi cc trm rt tin t ng hot ng dn tri trn c nc. Vic rt tin c thc hin a im ny th ngay lp tc d liu s c cp nht ti tr s chnh ca ngn hng ch khng th i sau mt thi gian 153

mi cp nht ti khon. Cc phn mm hin nay vit nam vi kh nng ny khng nhiu v thng ch c nhng doanh nghip ln mi c th p ng c. Cc phn mm ngoi tuy nhiu nhng li t. V vy, bn nn chn mt doanh nghip phn mm trong nc tng xng vi kh nng ti chnh ca bn. Cu hi 130: D liu ca doanh nghip ti v cng quan trng v lin quan trc tip ti s pht trin ca cng ty, vy nn chn phn mm c tnh bo mt nh th no l ph hp? Tr li: Bo mt d liu lun l vn quan trng v phc tp vi bt k mt loi phn mm no. D liu l thnh phn ct li mang tnh sng cn vi a s cc doanh nghip ln. Cc doanh nghip phn mm hiu c iu v pht trin nhiu sn phm p ng c nhu cu ny. Mt phn mm c tnh bo mt tt nhng khng c qu phc tp v cch s dng s c cc doanh nghip quan tm hn. Tnh bo mt tt th hin cc im: - Kh nng phn quyn ngi dng: mi nhm ngi dng s c nhng kh nng khc nhau vi vic s dng phn mm cng nh tng tc vi c s d liu. Khng c s chng cho nhau s lm gim nguy c mt mt thng tin. - S dng mt c s d liu tt: iu ny s lm tng tnh bo mt nu bn s dng mt h qun tr c s d liu ph hp - Cn phi th nghim nhiu ln chc nng bo mt m bo khng pht sinh li trong qu trnh s dng - Kh nng ng b d liu cng cn phi c tnh n Ngoi ra, chi ph cng nh tnh d s dng, kh nng ty bin cao s quyt nh tnh cht tt hay khng ca sn phm phn mm.

154

Cu hi 131: Ti ang nh s dng phn mm ngun m cho doanh nghip mnh v nghe ni n rt r v c kh nng thay i theo mc ch ring ca mnh. Bn c th t vn cho ti v vn ny c khng? Tr li: tr li cu hi trn, chng ta cng tm hiu xem phn mm ngun m l g v li ch cng nh hn ch ca n, t bn s cu tr li cho thc mc ca mnh 1. nh ngha Phn mm ngun m (PMNM): PMNM l nhng chng trnh m quy trnh cp php s cho ngi dng quyn t do chy chng trnh theo bt k mc ch no, quyn nghin cu v sa i chng trnh, quyn sao chp v ti pht hnh phn mm gc hoc phn mm sa i (m khng phi tr tin cho nhng ngi lp trnh trc). Xt v phng din ph ng k, PMNM gn nh min ph hon ton. a s cc sn phm ca PMNM c th ti t Internet v m khng phi mt mt cht ph no. Tuy nhin, hiu PMNM lun lun min ph l hon ton cha ng, bi v ngi s dng cn phi tr cc chi ph nhn s, yu cu v phn cng, chi ph o to, chi ph cho cc dch v bo hnh, hun luyn, nng cp, t vn, tc l nhng dch v thc s thc hin phc v ngi dng. Nhng nu xt tt c cc chi ph th PMNM cng r hn, kinh t hn phn mm c bn quyn rt nhiu. 2. u im ca PMNM Li ch ca PMNM th hin r nht tnh kinh t ca n, s dng PMNM thc s tit kim c khon tin khng l. Song khng phi l tt c, bi i khi la chn phn mm, ngi ta khng qu ch trng duy nht vo vn kinh ph, ci m h quan tm l tin ch s dng, cht lng phn 155

mm. Xt v mt ny PMNM c nhng u vit ng k nh: Tnh an ton; Tnh n nh/ ng tin cy; Cc chun m v vic khng phi l thuc vo nh cung cp; Gim ph thuc vo nhp khu; Pht trin nng lc ngnh cng nghip a phng; Vn vi phm bn quyn, quyn s hu tr tu; tnh tun th WTO; Ni a ho. V tnh an ton: Thc t cho thy khng h tn ti mt h iu hnh no m tnh an ton ca n c hon ho. Song, so vi PMN th PMNM u vit hn hn v an ton, bi v: Th nht, m ngun c ph bin rng ri gip ngi lp trnh v ngi s dng d pht hin v khc phc nhng l hng an ton trc khi chng b li dng. Cc PMNM thng c quy trnh r sot ch ng ch khng phi r sot i ph. Th hai, u tin tnh an ton t trn tiu ch tin dng. Trc khi thm bt c tnh nng no vo ng dng PMNM, bao gi ngi ta cng cn nhc n kha cnh an ton v tnh nng s ch c a vo nu khng lm yu i tnh an ton ca h thng. Th ba, cc h thng PMNM ch yu da trn m hnh ca Unix, nhiu ngi s dng, thun tin cho kt ni mng. V vy, chng c thit k vi mt cu trc an ton bo mt cao, mt ngi s dng bt k khng th t nhp vo my ch, n trm d liu c nhn ca ngi khc hoc lm cho mi ngi khng th tip cn c vi cc dch v do h thng cung cp. V tnh n nh / ng tin cy: Cc PMNM ni ting l n nh v ng tin cy. y l kt lun rt ra sau khi cc nh nghin cu tin hnh th nghim so snh vi cc PMN khc. Cc chun m v vic khng phi l thuc vo nh cung cp: PMNM thc cht da trn ba tr ct m: Ngun m, chun m, ni dung m. PMNM lun s dng cc chun m bi hai l do sau: Mt l sn c m ngun. Vi 156

m ngun ph bin cng khai, ngi ta lc no cng c th ti thit k v tch hp li b chun ca mt ng dng. Mi kh nng ty bin u th hin r trong m ngun, khin khng ai c th du mt chun ring trong mt h thng PMNM. Hai l ch ng tng thch chun. Khi c nhng chun c tha nhn rng ri th cc d n PMNM lun ch ng bm st nhng chun ny. c bit, khi s dng cc sn phm PMNM, ngi s dng khng cn phi l thuc vo nh cung cp na. Gim l thuc vo xut khu: Trc kia, mi quc gia ang pht trin mun c mt phn mm ng th h phi tr chi ph khng l c c giy php s dng chng. iu ny lm tiu hao qu d tr ngoi t quc gia. Gii php PMNM ra i gip cc quc gia ny d dng gii quyt kh khn va nu. Pht trin nng lc ngnh cng nghip phn mm a phng: Pht trin PMNM to nng lc i mi ca mt nn kinh t. Bi v PMNM, theo nguyn l khuyn khch sa i v lu hnh t do, rt d tm, d s dng v d hc hi. PMNM cho php cc nh lp trnh pht huy kin thc v nhng nhn t hin c tip tc sng to nn nhng phn mm mi, ging nh phng php tin hnh nghin cu c bn. Bn cht m v tnh phi hp cao ca quy trnh pht trin PMNM cho php ngi hc c th tm hiu v th nghim vi cc khi nim phn mm m hu nh khng gy tn km trc tip cho x hi. Vn vi phm bn quyn, quyn s hu tr tu v tnh tun th WTO: T l sao chp phn mm trn th gii ni chung l rt cao, ngay c nhng nc pht trin cng vy, nh M l 24%, chu u l 35%. Nn sao chp phn mm ny lm thit hi cho cc quc gia trn nhiu phng din. PMNM ra i l gii php hu ch cho vn ny.

157

Bn a ho: y l lnh vc m PMNM t r nht u th ca mnh. Ngi s dng PMNM c th t do sa i phn mm tr nn thch ng vi nhng nhu cu ring bit ca mt khu vc vn ho c th, bt k quy m kinh t ca khu vc . Ch cn mt nhm nh nhng ngi c trnh k thut l c th to ra mt phin bn ni a mc thp cho bt c PMNM no.

3. Hn ch ca PMNM Khng tn ti phn mm no hon ho v thch hp cho mi tnh hung, PMNM cng cn nhng hn ch nht nh, l: - Thiu cc ng dng kinh doanh c th: Mc d c rt nhiu d n PMNM ang c tin hnh, vn cn nhiu lnh vc cha c mt sn phm phn mm hon thin, c bit l trong kinh doanh. l do thiu nhng ngi va gii v k thut li va tho v kinh doanh. Tnh tng h vi cc phn mm ng: Cc PMNM nht l khi ci trn my bn, thng khng hon ton tng thch vi PMN. n lc no , khi cc cng ty chuyn t h thng chun ng sang chun m th vn ny s c khc phc. PMNM thiu mt tnh tin dng vn l c trng ca phn mm thng mi. Ngoi vic thiu vng mt h thng h tr c cht lng cao th giao din ha vi ngi s dng (GUI Graphical User Interface) ca PMNM cng khng thn thin. V giao din ha trong a s cc h thng PMNM khng phi l mt nhn t ring l m l mt tp hp kt qu t nhiu d n khc nhau, cc yu t ca giao din thng hot ng theo trnh t rt khc nhau. Ch ring lnh lu d liu ca chng trnh ny cng khc chng trnh kia, y l im khc bit so vi cc h iu hnh ngun ng nh Microsoft Windows. Mc d kh nhiu cng sc ang c b ra 158

thng nht giao din cho cc chc nng cu thnh nhng h iu hnh PMNM c th s vn tnh trng thiu ng b trong mt thi gian na. Tuy nhin, cng vi s pht trin ca PMNM, tt c nhng hn ch ny s dn c khc phc. Cu hi 132: Theo ti bit, trn th trng hin nay c rt nhiu loi phn mm khc nhau nh phn mm min ph, phn mm m ngun m, phn mm bn quyn hay phn mm cao cp. bn c th cho ti li khuyn nn chn phn mm no th ph hp? Tr li: Nh bn ni th ti c th hiu bn chn c phng hng khi u t cho phn mm ca doanh nghip mnh. Nu chng ta chn s dng h thng m m th nn ch kh nng tch hp vi h thng hin ti cng nh kh nng pht trin v m rng sau ny ca ng dng. Thm vo ta cn cn phi quan tm n chi ph o to s dng cho ngi dng cng nh u t nhn lc cho vic pht trin v bo tr cc ng dng m, da vo bn c th chn c nhng phn mm ph hp cho doanh nghip

159

mnh:

Cu hi 133: Vn bn quyn phn mm s dng trong doanh nghip kh quan trng, bn c th ni r hn v iu ny c khng? Tr li: Hin nay, vn bn quyn phn mm l mt vn c quan tm hng u vi bt k doanh nghip no khi s dng phn mm. vi phm bn quyn phn mm c chnh ph quyt nh chuyn thnh ti hnh s trong vi nm gn y. V vy, vn bn quyn phn mm, v vic chn la khi mua

160

mt phn mm bn quyn l v cng quan trng v tr nn nng bng hn bao gi ht vi cc doanh nghip Vit Nam. tm hiu r hn vai tr ca bn quyn phn mm, ti s gii thiu qua mt s vn lin quan: 1. Bn quyn phn mm Khi mua mt phn mm c bn quyn th khng phi l chng ta mua quyn s hu phn mm m l ta mua quyn s dng i vi phn mm . Ty theo loi phn mm m ta s thy c rt nhiu hnh thc mua quyn s dng khc nhau. V vy nu chng ta c tng mt a CD Windows XP "xn", chng ta ci cho nhiu ngi s dng l hon ton khng hp php. Khi doanh nghip mua bn quyn phn mm th nhng phn mm c coi nh l cc ti sn ca cng ty nn chng ta cn c mt phng thc kim sot nhng ti sn ny. iu ny kh ph bin VN hin nay. 2. c v mt khi s dng bn quyn Cha ni n nhng vn v php l do s dng phn mm khng c bn quyn em li, doanh nghip cn phi chu nhiu thit thi nh hnh nh doanh nghip s b nh hng c bit nu doanh nghip c cc hp ng lm n vi cc i tc nc ngoi. Hn th na khi s dng phn mm b kha doanh nghip s chu nhiu ri ro v bo mt do sn phm b kha em li nh khng c cp nht kp thi, phn mm b kha c th cha nhng m c hi. Ngoi ra, s dng phn mm b kha thng khng c ti liu km theo sn phm cng nh khng c h tr t hng sn xut phn mm.

161

Phn IV.

T vn v phng php v quy trnh qun l

phn mm ng dng cho doanh nghip

Chng 1.

Hng dn ci t

Cu hi 134: C phi phn mm no cng cn ci t(*) khng? Tr li: Trong qu trnh sn xut ra phn mm, nh sn xut phi tnh ton n nhiu yu t v phi ph thuc vo khch hng t phn mm cng nh cc yu cu khc ca h. Phn mm thng thng kh nhiu chc nng, dung lng(*) nng nn hu ht l phi ci t. Tuy nhin, khi ngi dng cn nhng phn mm n gin th nh sn xut s thc hin chng v khi s dng, ngi s dng c th khng cn ci t m vn c th s dng c phn mm. c im ca nhng phn mm ny l rt nh v t chc nng, n ch c nhng chc nng chnh cn bn. Tuy nhin s dng rt hiu qu v n to nn s tin dng cho ngi dng, tit kim dung lng b nh my tnh, tn t ti nguyn c bit l s dng th rt n gin, y chnh l nhng im mnh ca nhng phn mm loi ny. Cu hi 135: Ti sao phi ci t phn mm? Tr li: Mt phn mm khi bn mua v th ch c file ci t (setup) v mt s file khc c lin quan, bn khng th dung c ngay cc tnh nng ca phn mm m thng phi ci t ( install ) vo h iu hnh(*) mi c th chy c.

162

Ci t l mt hnh thc gii nn(*), bung ht d liu ca phn mm vo trong h iu hnh, cc d liu ca phn mm thng c cho vo C\Program files Chng ta cn ci t phn mm v cc l do sau: - Trong qu trnh lp trnh, c rt nhiu d liu, ta cn nn d liu li v y chnh l hnh thc ng gi phn mm(*) - Mt phn mm mun chy c th cn phi a d liu ca n vo h iu hnh nn nu ch dung cc phng thc sao chp th khng th no ci c d liu vo h iu hnh do vy cn phi s dng vic ci t - Vic ci t phn mm gip cho mi my tnh u chy c phn mm. Nu khng th ch c my tnh no c chng trnh vit ra phn mm mi chy c. Cu hi 136: Ci t li phn mm nhiu ln c nh hng g n cht lng phn mm hay my tnh khng? Tr li: Thng thng, ngi s dng rt ngi khi phi ci t li phn mm v mt thi gian, phc tp v mt s ngi cho rng vic ci li phn mm s lm phn mm suy gim hiu qu. Do khi lm vic vi phn mm nhng d liu m bn lu tr s b mt khi bn tho phn mm ca bn ra v ci li. Cng vic nhp li d liu ny s rt mt thi gian. Tuy nhin khi nh sn xut ng gi phn mm th cht lng phn mm lun c m bo mt cch n nh v sau mi ln ci t th cht lng phn mm cng khng thay i. H iu hnh cng khng b nh hng, cn my tnh cng ch b nh hng nh theo kiu hao mn do cng(*) phi hot ng nhiu tuy nhin nh hng ny cng khng ng k.

163

Cu hi 137: Ti sao mt s phn mm ti ci t c h iu hnh ny nhng sang h iu hnh khc li khng ci t c? Tr li: y l mt hin tng m ta thng gp khi ang dng h iu hnh ny chuyn sang h iu hnh khc, tuy nhin y khng phi l li do phn mm m l do i hi ca h iu hnh, c nhiu l do dn ti vc phn mm dng h iu hnh ny m khng dng c h iu hnh khc, di y l mt s l do: H iu hnh khng h tr: Mt s h iu hnh v l do no m khng cho php hay khng h tr mt s phn mm ci t v chy c trn n. Phn mm khng c bn quyn: Khi bn ci t phn mm mt s h iu hnh mi c bit l h iu hnh Vista(*) th s c hin tng ngn chn vic ci t nu nh phn mm ca bn l phn mm khng c bn qun ( khng c s cho php ca tc gi). Tuy nhin nu ci t trn h iu hnh XP(*) hay h iu hnh no th vn c th c. H iu hnh b thiu cng c h tr: h iu hnh thng c lun cc cng c h tr chy mt s phn mm tuy nhin nu h iu hnh no khng c cng c h tr tng ng th chc chn s khng ci t c phn mm. gii quyt vn ny th bn phi ci t them cng c h tr cho phn mm chy Tuy nhin hu ht hin nay cc phn mm c cc nh sn xut to ra lun hng ti s tin li v hot ng c vi mi mi trng, mi h iu hnh. Cu hi 138: Cu hnh my tnh(*) ca ti phi nh th no th mi ci c phn mm s dng cho cc doanh nghip?

164

Tr li: Cch y mt vi nm, vn v phn cng l kh ln bi v cu hnh cc my tnh i tr ni chung cn thp, mun trang b cho c doanh nghip nhng gin my tnh cht lng cao th gi c l c mt vn i vi bt k doanh nghip no. Chnh v vy, khng phi my tnh no cng c th p ng yu cu phn cng chy mt s phn mm s dng cho doanh nghip nh phn mm k ton, phn mm qun l nhn s, phn mm bn hng L do th hai l trong mt vi nm trc, kh nng lp trnh cha c ti u so vi by gi th nn c c mt phn mm vi nhiu chc nng th cu hnh my tnh ti thiu cn s dng phn mm l cao. Tuy nhin, hin nay ngnh tin hc pht trin mnh c v phn cng ln phn mm do vy s dng c phn mm doanh nghip th rt n gin v doanh nghip s khng phi u t qu nhiu tin s dng cc phn mm v hai l do sau: (1). Cu hnh my tnh ngy cng c nng cao, gi cng r (2). Kh nng lp trnh phn mm ngy cng c ti u nn mt phn mm s khng cn qu nhiu i hi phn cng chy. Chnh v vy, cc doanh nghip ch cn trang b cho mnh my tnh cu hnh trung bnh l c th s dng c cc phn mm doanh nghip. Ti xin a ra mt v d c th v cu hnh my tnh cn thit s dng phn mm QUN L BN HNG TRONG SIU TH: - CPU(*): Pentium III 1. 2 - RAM(*): 128

165

Trong khi , hin nay cc my tnh nh vy ch l nhng my cu hnh thp, a s cc my trung bnh by gi cng c cu hnh cao hn cu hnh ti thiu trn rt nhiu. Do c th ca cc phn mm doanh nghip n gin, khng qu cu k v giao din nn ti xin a ra mt cu hnh my tnh ti thiu m cc doanh nghip nn u t cho doanh nghip ca mnh: - CPU: Pentium IV 2. 4 - RAM: 512 - HDD( cng )(*): 40GHZ Vi mt my tnh nh trn th c th s dng c bt c phn mm doanh nghip no hin nay. Cu hi 139: Ci t phn mm nh th no tit kim c b nh my tnh? Tr li: Mt phn mm doanh nghip c to ra khng phi ch phc v cho mt mc ch xc nh no m cn c rt nhiu nhng ty chn khc nhau. Tuy nhin khng phi ty chn no cng thc s gip ch cho ngi s dng phn mm doanh nghip m ta phi bit lc chn nhng tin ch thc s cn thit cho cng vic ca mnh. Hn th na, mt doanh nghip c rt nhiu cc lnh vc hot ng khc nhau: Gim c, qun l, k ton, bn hng Do vy nn mt b phn mm dng cho doanh nghip s bao gm rt nhiu gi phn mm nh. Nu ngi s dng phn mm ch s dng trong mt lnh vc m ci t tt c b phn mm th s lng ph rt nhiu dung lng b nh mt cch v ch. Do , li khuyn l ta ch nn ci t gi phn mm s dng trong cng vic ca mnh th hiu qu s cao hn.

166

Ti xin a ra mt v d v b phn mm m mi doanh nghip u phi s dng l b phn mm vn phng Office ca Microsoft. B phn mm trn c rt nhiu nhng gi phn mm nh bn trong nh: Word, Exel, Power point, Access, PublisherNu nh bn lm nhim v son tho vn bn trong vn phng th ch nn ci hai gi nh l word v exel bi v nhng gi cn li s khng gip ch g c trong cng vic ca bn. ch ci t word v exel th trong qu trnh trc khi ci t s c mc hi xem bn mun ci t nhng gi no, nu khng mun gi no th rt n gin, bn ch cn b chn nh du ci t cc gi phn mm kia Cu hi 140: C nn kt ni Internet khi ci t phn mm khng? Tr li: Ngy nay doanh nghip no cng ni mng Internet do vy chng ta cn lu vic kt ni Internet trong qu trnh ci t phn mm. i vi nhng phn mm mua t cc nh cung cp ln nh Microsoft th vic kt ni Internet s c ch trong vic cp nht nhng tin ch min ph mi m nh cung cp mi nng cp. V d thc t l phn mm dit virus khng phi l phn mm trc tip ca doanh nghip tuy nhin y l cng c quan trng trong vic bo v d liu ca doanh nghip. Chnh v th, khi ci t phn mm dit virus rt cn thit phi ni mng v phi cp nht nhng virus mi dit khi my gp phi. Nu khng th s rt nguy him cho d liu trong my tnh Tuy nhin i vi cc phn mm m nh cung cp khng c dch v cp nht trn mng th tt hn ht l khi ci t ta khng nn kt ni mng Internet v c th s lm qu trnh ci t chm li v hn th na l vn

167

bo mt b xm phm khi tin tc ( hacker ) s d dng trong vic xm nhp v ph hi phn mm cng nh n cp d liu c lu trong phn mm. Cu hi 141: Nu trong qu trnh ci t phn mm b trc chc th ti cn tham kho u chnh li? Tr li: Trong qu trnh ci t cc phn mm doanh nghip ni ring v phn mm ni chung, rt hay gp trc trc dn ti vic khng ci t c tip hoc ci t c nhng khng t hiu qu cao nht hay khng s dng c ht cc tnh nng ca phn mm, ng ngi nht l thng xuyn b li trong vn qun l d liu. C rt nhiu l do dn ti vic trc chc khi ci t phn mm, sau y l mt vi trc chc v cch x l: (1) C phn mm khc ang chy khng cho php ci t tip: gii quyt vn ny th bn nn tt tt c cc chng trnh ang chy, thm ch an ton hn bn c th khi ng li my tnh, nh vy s gip bn tit kim c thi gian ci t v lm cho qu trnh ci t tt hn.

(2). Thiu b nh: Trc chc ny c nguyn nhn l do dung lng b nh ca cng bn ci phn mm qu t v khng dung lng cha, do n s bo l cng y. gii quyt vn ny th bn cn phi g b cc chng trnh khng cn thit ci t (Control panel / Add or Remove program, bn chn phn mm cn xa ri click vo ch Remove). Hoc nu khng mun xa mt chng trnh no th hy ci t phn mm ra khc hoc nng cp my tnh ca mnh.

168

(3). Khng ng quy trnh: Vi trc trc ny th bn ch cn quay li cc bc ci t bng cch nhn nt back ri ty chn li sao cho ng quy trnh. Hoc bn nn ci t li t u.

(4). Mt s li khc: C mt vi li khng thng gp hoc cng c th li do k thut, thong thng th mi phn mm nh sn xut thng c file hng dn nh km, chnh v th nn bn cn c k phn hng dn ca phn mm bit thm chi tit v cch ci t. Nu khng c th hy lien h vi nh cung cp.

Cu hi 142: Ti sao c nhng phn mm sau khi ci t li bt khi ng li my tnh? Tr li: Mt s phn mm sau khi ci t xong ta thng phi khi ng li my th mi c th dng c, y thng l nhng phn mm h thng. c im ca phn mm h iu hnh l khi ci t n cn nhiu d liu cha a vo c h thng, chnh v th nn ta khng dung c, m c dng c th cng khng th trn tru c. Vic khi ng li my tnh s gip cho h iu hnh ti c cc d liu cn li ca phn mm vo h iu hnh. Khi ta c th s dng y ti nguyn ca phn mm. Mt s phn mm tiu biu ta thng phi khi ng li l: Vietkey, phn mm t in, phn mm dit virus Cu hi 143: Thi gian ci t mt phn mm ni ln iu g? Tr li: 169

Trong qu trnh ci t phn mm, bn thng quan tm ti vic phn mm ci nhanh hay lu. Da vo thi gian ci t phn mm bn c th bit c mt s thng tin: - Phn mm dung lng ln hay nh: nu phn mm dung lng cng ln th thi gian ci t s cng lu v ngc li. Thng thng cc phn mm doanh nghip thng tng i ln do nn thi gian ci t thng mt khong vi pht. - My tnh ca bn cu hnh cao hay thp: Cu hnh my tnh cng c nh hng nhiu n vic ci t phn mm. Cu hnh my tnh cao s gip bn tit kim c thi gian ci t phn mm. - My tnh ang chm: i khi cu hnh my tnh nhanh nhng my ang c vn nh b virus(*), nhiu rc th s lm cho qu trnh ci t b chm li. trnh iu ny th bn nn cn bit mt s hnh thc bo tr my tnh nh sau: Xa b tt c nhng phn mm khng cn thit Dng phn mm dit virus Dn rc ( disk cleanup) Nn ( defragmenter) Nhng bin php trn khng nhng lm cho vic ci t phn mm ni ring tr nn nhanh hn m lm cho mi tin trnh my tnh ni chung hot ng tt hn. Cu hi 144: Trong qu trnh dung, phn mm b li, c nht thit phi ci t li phn mm khng? Tr li: Thng th phn mm khi qua kim th c mang ra bn th hu nh l hon thin v khng c li v k thut, tuy nhin trong qu trnh dng th 170

ngi s dng hay gp nhng vn trc trc. C rt nhiu nguyn nhn dn ti vic phn mm xut hin nhng vn ni trn m ngi dng hay gi l li, Cc tt nht khc phc li l ci t li phn mm, tuy nhin ty theo mc v hin tng ca li phn mm m nh gi n tm ra cch gii quyt vn . Di y l mt vi vn phn mm m ta hay thng xuyn gp: - Khng khi ng c hoc chy khng n nh: y l li do virus n mt file hay v l do no m bn v tnh xa i mt hay vi file trong th mc ci t ca phn mm dn ti vic phn mm khng khi ng c hoc chy khng c n nh. khc phc vn ny, tt hn ht l bn nn g b phn mm i ri ci t li t u. Hoc nu bn tm ra c ng file no b mt th bn c th copy t gi phn mm vo. Tuy nhin cch ny thng phc tp hn v khng hiu qu. - Khng s dng c mt s tnh nng ca phn mm: y l li do trong qu trnh ci t bn khng ci t y ht tnh nng ca phn mm, khc phc vn ny th bn nn c li k bn hng dn ci t ri ci t li tnh nng cho phn mm. - Phn mm b chm: y l li rt hay gp, khi u mi ci t th phn mm chy rt nhanh tuy nhin sau mt thi gian th tc truy cp b gim xung, nguyn nhn l do trong qu trnh s dng bn to ra nhiu d liu bn cnh th s xut hin nhiu d liu tha hay cn gi l rc, iu ny lm cho h iu hnh my tnh chm li dn ti vic truy cp phn mm cng b chm. khc phc th bn nn cleanup disk(*) hay defragement a. (*)

171

- Mt vi li khc bn khng nm c nguyn nhn hay cch khc phc th tt hn ht l lin h nhn c s gip t pha nh sn xut phn mm hoc cc chuyn gia phn mm.

Cc phn mm doanh nghip thng xuyn lin quan n nhiu d liu nn vic thng xuyn kim tra, bo tr phn mm l mt vic rt cn thit ca bt c doanh nghip no.

Cu hi 145: Ti sao th mc phn mm sau khi ci t li thng nm C ( gm th mc window) Tr li: Thng thng th cng my tnh (HDD) thng chia lm hai (*) nh trong h iu hnh chng ta thy l C v cc khc nh D, E, G, H, v thng th D l cha cc d liu mm nh nhc, video, d liu, nhcn C thng l cha h iu hnh v cc phn mm sau khi ci t. Ta thng ci t phn mm vo C l do mc nh, thc ra cc phn mm lc ci t thng khuyn co hay ng dn ban u l C/Program Files nn khi ci t phn mm bn thng nhn next m khng quan tm lm n ng dn. Tuy nhin, bn hon ton c th thay i c ng dn, tc l bn vn c th ci t phn mm vo D. Tuy nhin, cc bn cng nn ci t phn mm vo C nh khuyn co ca tc gi lm phn mm v s d dng hn cho bn trong vic qun l phn mm ca bn khi bn mun chnh sa (repair), g b (remove) hoc c bit l khi h iu hnh b li hay b virus bn thng ci li h iu hnh khi cc phn mm cng nn phi g b th mi lm cho my tnh chy tt c.

172

Cc phn mm hin nay, c bit l cc phn mm do hang Microsoft sn xut rt d dng ci t, i a s cc bn ch cn ch mc nh khi ci t l c th s dng c. Cu hi 146: Ti mun tham kho cch thc ci t mt phn mm doanh nghip bt k? Tr li: C rt nhiu phn mm doanh nghip khc nhau, di y l hng dn ci t phn mm T IN DOANH NGHIP, y l phn mm dng trang b thong tin v cc doanh nghip trn ton quc cho cc c nhn hay cc doanh nghip no mun tm hiu v cc lnh vc mun hng ti hay tm i tc, h c th s dng phn mm ny tm hiu thong tin v cc doanh nghip. Cc thong tin bao gm tn chnh thc, a ch, s in thoi, hm th in t Sau y l cch ci t chi tit: u tin bn click vo file setup. exe bt u ci t:

173

Click Next chn Accept

174

Click Next tip s hin ra ca s sau:

175

Phn User Name bn in tn ngi s dng, phn Organization bn in tn cng ty s dng, phn ny c th khng cn thit, hai phn khoanh trn bn di bn ty chn gii hn phn quyn ngi s dng phn mm, sau nhn Next:

Ca s ny bn ty chn cc chc nng cn ci t, chn complete l ci y mi chc nng cn custom tc l bn s ch chn chc nng no cn thit. y khuyn co bn chn complete ri nhn Next, chn Install bt u ci t

176

Sau khi ci xong bn nhn nt Finish hon tt ci t

177

Chng 2.

Hng dn s dng

Cu hi 147: Lm th no phn mm t ng chy ( run) khi khi ng my tnh? phn mm chy t ng th c u, nhc im g? Lm th no loi b tnh nng ny sau khi kch hot? Tr li: Trong qu trnh lp trnh, cc lp trnh vin thng tch hp cho phn mm mt tnh nng kh c o l t ng chy sau mi ln khi ng my tnh. Do vy, khi ci t phn mm, th bn thng hay gp mt ty chn l cho phn mm chy khi khi ng my tnh, vy kch hot tnh nng ny ca phn mm th bn ch cn tch vo tnh nng l khi ci t xong n s t khi ng chng trnh mi ln bn khi ng my tnh. y l mt tnh nng va c u im, va c nhc im, do vy ch khi no cn thit th bn mi nn dng. V d bn l ngi hay s dng Yahoo Messenger th bn nn t ch ny khi ci t v mi ln khi ng my tnh th nickname ca bn s t ng ng nhp, hoc nu bn l mt dch thut vin th bn nn phn mm t in chy lc khi ng my tnh iu ny s lm bn gim mt lng thi gian ng k cho vc khi ng trc tip cc chng trnh. Mt s phn mm m cc bn nn phi t ch chy khi khi ng l cc phn mm dit virus, ch ny s gip my tnh va c kh nng t pht hin ra cc virus xm nhp my tnh va gip n c kh nng t cp nht mi nu my ni ni mng Internet. Tuy nhin, vic cho cc chng trnh chy khi khi ng s lm my tnh khi ng lu trong khi cc chng trnh mnh khng s dng. loi b vic phn mm t chy khi khi ng, bn lm theo cc bc sau:

178

Bc 1: bn chn Start / Run Bc 2: trong hp thoi bn g ch msconfig, nhn enter s hin ra mt ca s Bc 3: Trn ca s bn chn thanh Startup Bc 4: Bn tch b chn cc chng trnh bn khng mun chy khi khi ng i ri khi ng li my tnh xem kt qu Cu hi 148: Sau khi dng phn mm son ra cc tp tin vy lu tp tin vo u l an ton nht? Tr li: Cc phn mm ca doanh nghip thng gn lin vi nhiu d liu v i vi cc doanh nghip th d liu v cng quan trng. D liu thng c lu di dng cc tp tin do vy cc tp tin cn c gi mt cch an ton nht. Thng thng sau khi dng phn mm to d liu, ngi s dng cn lu li tp tin, tuy nhin mc nh ca h iu hnh thng l lu vo C th mc document hoc lu trc tip vo chng trnh. Tuy nhin, lu nh vy s rt nguy him v tp tin dt r b mt mt do virus hoc do li h iu hnh. Cng rt nhiu khi v mt l do no phi ci li h iu hnh m khng th vo copy d liu ra. iu ny lm cc tp tin ta lu b mt mt. Nh gii thiu cu 114, th my tnh c chia ra lm hai loi , mt loi cha h iu hnh v cc phn mm ci t thng l C cn mt loi l cha d liu, ny s an ton hn cho vic lu tr d liu hn C. Do , khi s dng phn mm to ra d liu v cn lu n li th tt nht l ta hy lu d liu vo cha d liu.

179

Cu hi 149: C th kt hp cc phn mm vi nhau trong qu trnh s dng khng? Cho ti mt vi v d? Tr li: Phn mm doanh nghip ni ring v phn mm thng thng ni chung u c mi lin h vi nhau thng qua h iu hnh. Do , ta c th kt hp chng li vi nhau trong qu trnh s dng iu ny gip cho vic ti u ha hiu qu cc cc chng trnh my tnh. C rt nhiu phn mm c th kt hp vi nhau, di y l mt vi v d c th: Microsoft Word v Paint Bn ang son tho vn bn nhng cn phi a mt hnh nh no cn phi chnh sa chn vo vn bn ca mnh. Thng thng th sau khi chnh sa trong chng trnh Paint bn lu hnh nh vo th mc no ca my tnh ri dng lnh Insert chn nh vo nhng vi tnh nng kt hp cc phn mm vi nhau n gin bn ch cn thc hin nh sau: u tin bn chnh sa bc nh trong paint:

180

Tuy nhin bn mun ch copy mt phn hnh nh trong bc nh trn vo word n gin bn ch cn chn phn hnh nh ri dng lnh copy

181

Bc tip theo bn dng lun lnh Paste trong chng trnh word l chn c mt phn bc nh vo trong on vn bn

Ngoi ra cn nhiu mi lin h khc nh t word c th copy vn bn vo cc chng trnh khc

182

Cu hi 150: V mt l do khch quan no m ti b mt ht d liu va mi to ra t phn mm doanh nghip, vy ti phi lm th no khi phc li? Tr li: c th khi phc li d liu th bn cn phi chc chn rng d liu c nm trn cng v cng khng b chy hay hng hc g. Khi mun khi phc d liu c mt vi cch ly li d liu nh sau: Cch 1: Sao lu d liu: y l cch an ton nht m mi doanh nghip nn dng m bo s an ton v n gin khi mt mt d liu. Sau khi to ra d liu bn to bn sao lu hay cn gi l backup d phng. Tuy nhin hnh thc ny c nhc im l lu v tn dung lng cng. Cch 2: Dng phn mm: K c d liu ca bn b xa hon ton khi my tnh vn c th dng phn mm khi phc li bng cch s dng mt s phn mm khi phc d liu nh EasyRecovery, RollBack RX. . Cch 3: Quay ngc thi gian trong h iu hnh: Bn lm theo hng dn sau: u tin bn chn Start/Programs/Accessories/System

Tools/System Restore nh hnh di:

183

Sau bn in thi gian cn quay li ca h iu hnh ri thc hin vic sao lu. c im ca cch ny l mt thi gian v c th lm mt s chng trnh khc b nh hng. Cu hi 151: Ti nghe rt nhiu v cc phn mm min ph trn mng ? Nu doanh nghip ca ti dng cc phn mm nh vy th c u nhc im g? Tr li: Khi s dng Internet, ta thng hay bt gp cc trang web cho php download cc phn mm min ph v cc phn mm dng th, c rt nhiu mc ch khc nhau ca nhng nh cung cp phn mm min ph. Mt s t chc cho php ngi dng s dng phn mm ca h mt cch min ph ch nhm mc ch qung co cho doanh nghip ca h v h khng i hi g c. Mt s t chc th ch cn yu cu ngi s dng

184

cung cp a ch E-mail v h s s dng E-mail ny cho cc mc ch khc na. thng l cc phn mm y cc tnh nng. Tuy nhin, thng thng cc t chc khng a ton b phn mm y ln cho ngi dng s dng min ph m i a s l ngi dng ch c th s dng c mt vi chc nng ca phn mm, cc phn mm nh vy gi l cc phn mm khng y , hoc cng c th h s dng c ton b cc tnh nng m phn mm c nhng trn sn phm to ra thng c on ch hay logo qung co ca t chc to ra phn mm hoc phn mm b gii hn thi gian s dng. Do nu mun s dng tip th ngi s dng phi mua phn mm theo hnh thc no th mi s dng c mt phn mm hon chnh. Hnh thc bn phn mm ny kh ph bin v s tit kim c cho cc t chc trong vic qung co. L mt doanh nghip, nu doanh nghip bn s dng cc phn mm min ph trong cng vic th c mt u im l s tit kim c rt nhiu ti chnh vo vic mua phn mm v c th thng xuyn cp nht cc tnh nng mi ca phn mm tuy nhin nhc im l cht lng cng nh cc tnh nng cn s dng ca cc phn mm min ph dng th l khng tt thm ch s khng phc v c cc nhu cu ca doanh nghip. Cu hi 152: C nhng loi li no khi xy dng mt phn mm? Khi trong qu trnh s dng, phn mm ca ti b li th ti phi lm th no? Tr li: C rt nhiu tc ng, nguyn nhn dn ti li ca phn mm thng thng th c hai loi li chnh l li c php v li logic. Li c php l li trong qu trnh lp trnh, lp trnh vin vit sai cu lnh hoc sai quy trnh lp trnh. i vi li ny th phn mm son tho s

185

bo cho ngi lp trnh bit phi sa u v khi sa hon thin ri th phn mm mi chy c. Do vy vi li ny th ngi s dng cui cng s khng bao gi gp. Li logic l li kh pht hin hn li c php. i vi loi li ny th phn mm vn c th chy c nhng chy s khng ng. Rt c th ch khi n ngi s dng cui s dng th h mi pht hin ra li ny. Do vy vi mi phn mm th qu trnh dng th, kim th cn phi c k cng trc khi bn giao cho ngi s dng. Ngoi hai loi li trn th i vi ngi lp trnh phn mm s thng xuyn gp mt vi loi li khc cn i vi ngi s dng th cng hay gp phi mt vi li trong qu trnh s dng. i vi li ny th ngi s dng nn lm theo hai bc l tm ra nguyn nhn v cc hin tng li ca phn mm v khc phc. C nhiu nguyn nhn dn ti li ca phn mm trong qu trnh s dng nhng thng thng l do li t pha h iu hnh hoc do virus gy nn, hoc cng c nhng li khc do chng trnh cha hon chnh hay do ngi s dng cha bit cch s dng phn mm nn trong qu trnh s dng hay gp mt s vn v ngi dng hay gi l li. i vi li do h iu hnh th tt nht l ngi dng nn ci li h iu hnh ri ci t li phn mm th phn mm mi chy n nh c i vi li do virus, y l li m virus xm nhp vo phn mm v n mt mt vi tp tin trong , iu ny lm chng trnh chy khng n nh. i vi li ny th ngi dng nn s dng chng trnh dit virus mi nht dit ht virus sau c th dng tip chng trnh. Tuy nhin, tt hn ht l ta nn ci t li phn mm th mi an ton hn trong qu trnh s dng.

186

i vi li do chng trnh: y l li v k thut nn vi loi li ny th tt nht bn nn lin h vi nhm sn xut phn mm chnh h mi c th sa trc tip trong chng trnh. i vi li do cha bit s dng: y ch l cc trc chc trong qu trnh s dng phn mm, gii quyt bn nn tham kho trong phn hng dn m nhm sn xut nh km phn mm khi bn giao ( mc Help). Nu sau khi tham kho vn cha gii quyt c vn th bn cn phi lin h vi nh sn xut, cung cp phn mm nhn c s hng dn c th. Cu hi 153: Hy cho ti bit nhng iu c bn nht khi s dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip? Tr li: S dng mt phn mm doanh nghip cn phi lu mt vi iu c bn nh sau: Tm hiu cc chc nng: Bn cn phi nm r c cc chc nng v nghip v m bn yu cu phn mm p ng c trc khi mua phn mm bn cn hoc t hng cc nh sn xut phn mm. Tm hiu cch ci t: Ci t phn mm nh th no cho hp l i vi cng vic, iu kin my tnh ca doanh nghip bn cng l vic v cng cn thit ti u ha hiu qu ca phn mm my tnh. Bn cn c k hng dn ci t trc khi ci t chng trnh. Tm hiu cch s dng cc chc nng: Trnh tnh trng m mm khi s dng phn mm, bn nn c k phn hng dn ca nh sn xut phn mm trc v trong qu trnh dng phn mm.

187

Pht hin li: Khi gp bt c vn trc trc g i vi phn mm th bn nn pht hin kp thi tm ra cch khc phc, trnh tnh trng mt mt d liu quan trng. Bo mt phn mm: i vi cc phn mm doanh nghip cn phi bo mt th y l iu rt quan trng. i vi cc ti khan th cn trnh vic mt password v nh vy rt d b k xu truy cp v nh cp hay ph hng d liu. Mt bin php cho vn ny l khi s dng my tnh cng cng nh c quan th khng nn t ch ng nhp t ng khi khi ng phn mm. ( hay cn gi l t ng ng nhp ). Trn y l mt vi iu c bn khi s dng phn mm doanh nghip ni ring v tt c cc phn mm khc ni chung. Cu hi 154: Lm th no chn v s dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip hiu qu? Tr li: chn v s dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip hiu qu th cc bn cn tun th theo mt s nguyn tc sau: 1. Xc nh mc ch ca phn mm: Cn phi bit c phn mm c dng lm g, thay th cho ci g t i chn mua loi phn mm g v s dng hoc trao i vi nh sn xut phn mm t to ra c cc chc nng ca phn mm. 2. Xc nh c i tng dng phn mm: Sau khi nm r c mc ch ca phn mm th cn xc nh c rng nhng i tng no trong doanh nghip cn phi s dng phn mm v mi i tng s dng phn mm vo mc

188

ch g, t phn quyn s dng cho tng i tng. trnh vic s dng phn mm mt cch khng cn thit. 3. Tm hiu k v phn mm: Ngi c s dng phn mm cn c nhm sn xut phn mm o to k, chi tit v cc chc nng, cch s dng, cch ci t v cc th khc lin quan n phn mm t c th dng phn mm mt cch c hiu qu. 4. Thng xuyn bo tr, nng cp phn mm: Ty vo tng loi phn mm, sau mt khong thi gian s dng no , phn mm cn c nh sn xut bo tr li chnh sa cc li pht sinh v to ra cc chc nng khc. 5. Ci t phn mm: Ging nh bo tr, sau mt thi gian s dng nn ci t li phn mm t u m bo phn mm chy tt.

Cu hi 155: Nhng ngi s dng phn mm doanh nghip trong nghip ca ti cn phi c nhng yu cu g th mi s dng c phn mm doanh nghip? Tr li: Mt doanh nghip ln khi hot ng s cn mt lng nhn vin s, do vy s mt rt nhiu thi gian v cng sc cho vic o to v qun l sao cho cc thnh vin c th phi hp vi nhau thc hin cng vic mt cch n . Nhng khi cng ngh thng tin pht trin v c a vo ng dng trong cng vic th phn mm c s dng rng ri trong cc doanh nghip v phn mm c th thay th cho rt nhiu nhn lc gip

189

cho doanh nghip c th tit kim c rt nhiu chi ph cho vic tr lng hn na hiu qu cng vic th tng ln rt nhiu. Nh sn xut phn mm lun mong mun to ra cc phn mm doanh nghip sao cho c hiu qu cao m vn n gin, d s dng i vi mi i tng. Tuy nhin, doanh nghip bn nn c nhng ngi s dng c thnh tho phn mm vi nhng yu cu sau: 1. Nm c nghip v: Chc chn nhng ngi s dng phn mm doanh nghip trong lnh vc no th phi l ngi c kh nng nghip v trong lnh vc . Khi , ngi s dng mi tn dng c ht ti nguyn phn mm. 2. C kin thc c bn v tin hc: Nhng ngi c kin thc v tin hc s d dng tip cn vi phn mm v nhanh chng bit cch s dng cng nh t c hiu qu cao trong qu trnh s dng 3. c o to k: Cn phi c nh sn xut o to, hng dn k khi bn giao sn phm. 4. Nhanh nhn, linh hot: Khng phi phn mm no cng theo kiu dp khun nn ngi s dng cn phi linh hot trong qu trnh s dng x l mi tnh hung pht sinh. Ngi s dng phn mm cng ng gp mt vai tr ln trong bi ton kinh t ca mt doanh nghip, hiu qu ca vic s dng phn mm ng gp rt ln vo hiu qu kinh t ca bt k doanh nghip no. Cu hi 156: Ti ang dng mt phn mm ng dng cho doanh nghip. Ti thy c mt s chc nng rt kh hiu m ti khng bit. Vy ti phi lm sao? Tr li:

190

Thng thng, trng hp ny t khi xy ra nu nh doanh nghip ca bn dng phn mm t hng. Tuy nhin nu s dng phn mm c sn th s rt hay gp mt s chc nng m bn khng bit n s dng lm g hoc khng bit s dng, cng c mt vi chc nng m khng cn thit cho cng vic ca doanh nghip ca bn. Vy khi gp mt s chc nng kh hiu m bn khng bit th tt nht hy tham kho trong phn hng dn ca phn mm (Help) s c y hng dn ca nh sn xut v cc chc nng ca phn mm. Nu tham kho phn Help bn vn cha tm hiu r ht v chc nng no th bn hy lin h trc tip vi nh sn xut phn mm thng qua mng Internet hoc lin h trc tip. Cu hi 157: Khi ti mun xa b phn mm ca mnh i th phi lm theo cc bc th no? Tr li: Trong trng hp no c th l khng dng na, tit kim dung lng cng hay phn mm b li m bn cn g b mt phn mm no ra khi my tnh th bn lm theo hai bc nh sau t c an ton nht: Bc 1: Hy kim tra li mi d liu quan trng sinh ra t phn mm c nm trong C na hay khng, nu cn th copy tt c ra cha d liu trc khi bt u g b phn mm. Bc 2: G b phn mm, bn lm theo mt v d sau ( v d g b phn mm Internet Download Manager ) u tin bn chn Start/Settings/Control Panel/ Add or Remove Programs s c hnh nh sau:

191

Bn click vo phn mm cn g b ri click vo nt Uninstall/Change ri tip theo thc hin cc bc ch dn ca phn mm tng t nh khi ci t cho n ht ri click vo nt Finish hon tt. Lu mt vi phn mm yu cu khi ng li my tnh sau khi g b nhm mc ch gii phng ht cc d liu ca phn mm ra khi h iu hnh.

Chng 3.

Hng dn phn quyn

Cu hi 158: Phn quyn phn mm l g? Phn quyn phn mm c quan h th no i vi t chc mt doanh nghip. Tr li: Mt phn mm ln cng c t chc ging nh t chc ca mt doanh nghip. i vi mt doanh nghip th c nhiu ngi, mi ngi gi 192

nhng quyn hn khc nhau, lm nhim v khc nhau v c quan h mt thit vi nhau. y gi l phn quyn trong doanh nghip. Mt phn mm cng vy, i vi ngi s dng ty vo cng vic m c phn cho cc quyn s dng cc chc nng ca phn mm. Vy, phn quyn trong phn mm l vic ngi c quyn hn cao nht trong phn mm hay gi l admin cp quyn hn s dng cc chc nng ca phn mm cho cc ti khon ( ngi dng) khc. Quyn trong phn mm c phn chia khng gii hn theo nhiu cp khc nhau t trn xung di, ngi nm gi quyn hn cao hn phn quyn cho nhng ngi c quyn hn bn di. Vic phn quyn phn mm c quan h mt thit vi t chc mt doanh nghip. V d mt phn mm qun l bn hng th ngi gim c bn hng s nm quyn admin (qun tr), tip admin s phn quyn cho cc trng phng, cc trng phng s phn quyn cho cc nhn vin bn hng v cc nhn vin bn hng c th phn quyn cho khch hng. Khi dng phn mm qun l vic th s rt thun tin cho ngi qun l trong vic t chc cng nh nm bt tnh hnh. Do vy nn doanh nghip no cng nn c phn mm qun l s tit kim hn cho chi ph qun l nhn vin v chi ph v thi gian. Cu hi 159: Ti sao phi phn quyn phn mm? Tr li: Phn mm c ng dng trong rt nhiu lnh vc, i vi mt s lnh vc, c bit l lnh vc qun l th phn mm cng ging nh mt cng ty o v mt m hnh, t chc. i vi mt t chc, mt cng ty hay mt doanh nghip thc t th cng c nhiu i tng khc nhau nhn cc chc v khc nhau v mi chc v nhn mt nhim v ring v thc hin

193

mt nhim v ring tc l mi chc v s c mt quyn hn ring trong doanh nghip, v khi a phn mm vo s dng trong doanh nghip th phn mm phi m bo c tnh cht sao cho mi ngi cng c nhng quyn hn s dng phn mm ring. Do vy n cn c phn quyn c th cho tng i tng trong doanh nghip. Khi cc i tng trong doanh nghip c phn quyn phn mm th ngi qun l doanh nghip s c c quyn cao nht ca phn mm (Admin) v c quyn kim tra cng vic ca bt c thnh vin no, lm nh vy s d dng hn trong vc qun l cng vic ca tng nhn vin trong doanh nghip. Phn quyn phn mm cn gip cho hiu qu s dng phn mm ng dng trong cng vic cao hn v n mang tnh cht chuyn mn ha, trnh tnh trng s dng cc chc nng khng cn thit cho cng vc. Phn quyn phn mm gip cho tnh bo mt d liu c nng cao hn, trnh vic b k xu xm nhp vo phn mm, nh cp cc d liu quan trng ca doanh nghip. Ta c th thy c s quan trng ca phn quyn phn mm mt cch r rng nht thng qua cc trang web, ngi qun tr web c quyn ti cao trong trang web cn cc thnh vin khc ch c th thc hin mt s chc nng nh a tin, bnh lun, gp hay xem tin tc Cu hi 160: C phi phn mm no ca doanh nghip cng cn phn quyn khng? Nhng phn mm no th cn phn quyn, nhng phn mm no khng cn? Tr li: Vic phn quyn cho cc phn mm doanh nghip l rt tt v quan trng tuy nhin khng phi phn mm no cng cn phn quyn s dng.

194

Thng thng, cc phn mm dng cho doanh nghip c chia lm hai loi, mt loi cn c phn quyn, mt loi khng cn phn quyn. Phn mm cn phn quyn: Thng l nhng phn mm mang tnh cht qun l nh phn mm qun l nhn lc, qun l ti chnh cho mt t chc, phn mm qun l bn hng, phn mm qun l c ng ca cng ty hay phn mm qun l d n i vi nhng loi phn mm ny th n mang tnh cht nh mt t chc, ngi no c quyn cao hn s s dng c nhiu tnh nng ca phn mm hn v c th gii hn quyn cho nhng ngi s dng khc c quyn thp hn. Phn mm khng cn phn quyn: Thng l nhng phn mm ng dng c tc dng h tr cho nghip v ring bit nh phn mm k ton, phn mm son tho hay cc phn mm phc v cho mt s lnh vc nghin cu khc. Microsoft Word cng l mt dng phn mm khng c s phn quyn bi v n l mt phn mm ng dng cho cng vic son tho tnh tan l tin ch gip cho cng vic ca ngi s dng trong doanh nghip. Website cng l mt dng c bit ca phn mm v website lun lun phi phn quyn s dng. Ngi c quyn cao nht gi l admin, admin c mi quyn trong vc qun tr website cng nh l cung cp cc quyn cho cc ti khon khc. Trn thc t th website l mt m hnh in hnh nht cho vic thc thi phn quyn phn mm. Cu hi 161: C nhng loi quyn g khi s dng phn mm cho doanh nghip? Tr li: Mt doanh nghip s dng phn mm th cng ging nh s dng mt t chc c gy dng sn. Khi mt doanh nghip mun t chc ca

195

mnh phn thnh bao nhiu cp, mi cp c quyn hn g th cng ging nh mt phn mm mun phn thnh bao nhiu quyn v mi quyn c s dng cc chc nng g. Thng thng mt phn mm thng c rt nhiu quyn nhng bao gi cng c quyn qun tr cao nht. Ngi c quyn qun tr cao nht nm gi v c s dng mi chc nng ca phn mm gi l admin, admin c th phn quyn cho cc ngi dng c quyn bn di. Bn di admin l cc lp quyn khc theo dng hnh cy ko di t trn xung. V chiu cao ca cy phn quyn c th di thoi mi tu thuc vo cc chc nng ca phn mm. Do ty thuc vo loi phn mm m c th phn ra rt nhiu quyn cho ngi s dng.

Cu hi 162: Phn quyn phn mm c ch li g trong vic qun l doanh nghip? Tr li: Trong x hi ang pht trin ngy nay th vic cnh tranh gia cc doanh nghip tr nn ngy cng gay gt do nn vic gim thiu cc chi ph, gn nh trong qun l v mt b my nhn lc gn nh l v cng cn thit v c t ln hng u i vi bt k doanh nghip no. V s phn quyn trong phn mm tho mn c cc yu t ny. Khng ging nh cc phn mm ng dng tin ch ( nhng phn mm khng cn phn quyn), phn mm phn quyn c tc dng rt to ln trong vic qun l vi cc u im sau: Tit kim c nhn lc: Thng thng th mt cng vic cn n vi ngi phi hp vi nhau mi han thnh c v s cn phi c t nht mt ngi 196

lm nhim v gim st, l cu ni gia hai cp bc vi nhau, v d nh trong vic qun l bn hng cn c ngi gim st thng k xem c bao nhiu ngi mua hng, xem hng ri thng bo cho trng phng bn hng nhng vi mt phn mm phn quyn th cng vic ny s rt n gin vi ngi trng phng m khng cn n nhn vin gim st. Tit kim c thi gian: Bn cnh vic tit kim nhn lc th thi gian cng l mt vn quan trng, phn mm phn quyn s h tr mnh cho vic tit kim thi gian bi v bn cnh vic qun l th lun km theo vc thng k. Mt phn mm phn quyn s gip cho ngi c quyn cao hn d dng thng k thng s ca cc quyn cp di ca mnh. D dng trong vic t chc: Mt phn mm phn quyn ging mt m hnh t chc hon thin c xy dng m ngi qun l doanh nghip c th s dng p dng cho doanh nghip mnh. Thng qua vic phn quyn th t chc ca doanh nghip s d dng hn trong vic t chc cng vic, t chc cc d n m doanh nghip thc hin. Cu hi 163: C nhng loi phn quyn g c s dng trong cc doanh nghip? Tr li: i vi cc phn mm doanh nghip cn s phn quyn th thng c phn theo hai dng: My ch - my khch (Client - server) v hnh thc phn quyn trn nn web. Hnh thc my ch - my khch: Thng thng d qun l th mt doanh nghip thng s dng m hnh h thng my ch - my khch. Phn mm s c ci t ti my ch, cc my khch c th s dng phn mm thng qua my ch. Ngi qun l phn mm s qun l phn

197

mm ti my ch ri s phn quyn cho cc cp di ca mnh s dng my khch. Hnh thc phn quyn trn nn web: Hin nay rt nhiu doanh nghip s dng nn web qun l nhn s, qun l vic bn hng c im ca hnh thc ny l s rng ri v gn gi hn vi khch hng v tt cho vic qung b cng nh tin li v khng gii hn khong cch. Vi mt phn mm c y ln web th vic phn quyn cng khng khc g so vi phn mm dng h thng Client - Server. Nhng phn quyn trn nn web c c nhiu u im hn v nhc im ln nht l vn bo mt d dng b ph v. Cu hi 164: Khi ti khng qun l phn mm na th lm th no ti c th chuyn quyn qun tr cho ngi khc? Tr li: Vic phn quyn cho qun tr ti cao ( ngi c quyn hn nhiu nht trong phn mm) thng c thc hin trong qu trnh ci t phn mm. i vi mi my tnh th s c mt ti khon qun tr ring. Trong trng hp dng phn mm theo mt h thng ln khi ngi qun tr khng lm nhim v ca mnh na m mun chuyn giao cho mt ngi khc th c hai cch: 1. Ci t li phn mm: Do vic to ti khon qun tr c thc hin trong qu trnh ci t phn mm nn c th ci li phn mm thay i ti khon. y l hnh thc lm mi li t u, s rt kh khn trong vic qun l v t chc s phi xy dng li t u v s khng tha k c h thng trc . Vi cch ny u im l an ton nhng s rt mt thi gian i vi nhng phn mm ln.

198

2. i ti khon: Vn l ti khon qun tr c nhng h thng phn quyn c c im l khi to ti khon s c cc thng tin khc phc v cho vc khi phc ti khon v thay i ti khon cng nh mt khu. Nu lm theo cch ny th ngi qun tr s tha hng c mi th m h thng c gy dng c. Cu hi 165: phn quyn cho ngi dung, ti c cn phi am hiu v lp trnh khng? Tr li: i vi ngi s dng th khng nht thit l phi bit lp trnh hay am hiu v lp trnh th mi c th phn quyn cho ngi dng phn mm. Thng thng nhng ngi dng cui thng l nhng ngi trong doanh nghip lm vic theo cc lnh vc khc nhau v a s l khng phi ngi trong ngnh lp trnh hay i theo tin hc. Do vy m bo c tnh d hiu th nh sn xut phn mm thng ti u ha s n gin cho phn mm h to ra v do phn quyn phn mm khng phi l vn qu phc tp i vi ngi s dng. c th bit v phn quyn th ngi lm nhim v phn quyn nn c k bn hng dn s dng, c th l hng dn phn quyn km theo phn mm m nh sn xut cung cp. Nh ni trn ( cu 121) th vic phn quyn khng lin quan tc ng g n phn k tht to ra phn mm c do vy ch cn thao tc trong qu trnh ci t, s dng l c th bit cch phn quyn v qun l cc ti khon mt cch d dng. Cu hi 166: Website c phi l phn mm khng? Vic phn quyn trn website c ging nh phn quyn phn mm khng? Tr li: 199

Website l mt loi phn mm c bit bi v n c xy dng ging nh xy dng nn mt phn mm, nhng c iu khc l n c xy dng trn nn web. Website cng c cc chc nng ging cc chc nng m phn mm c nhng c iu khc l website l phn mm c a ln mng ton cu v c s dng trong phm vi rng ri hn phn mm. Do , website cng c nhc im l khng an ton bng phn mm, tuy nhin do cc mc ch khc nhau m ngy nay website ngy cng pht trin. Vic phn quyn ca website cng ging vi phn quyn phn mm, tuy nhin phn quyn trong website r rng hn v mt chc nng. Ngi dng t quyn nht ca website cng ging nh phn mm c th l bt k ai ( khng cn ng nhp). V website cng c ngi c quyn cao nht hay gi l super admin (*) (quyn qun tr ti cao). Nh vy website chnh l mt phn mm v n c y tnh cht nh mt phn mm. Cu hi 167: Lm th no ti c th phn cng quyn hn v trch nhim ca mi ngi khi s dng phn mm ng dng cho doanh nghip? Tr li: Bn l qun l phn mm dng trong doanh nghip ca mnh nn vc phn quyn trong phn mm cng ging nh phn quyn trong thc t do vy bn cn phi son ra c y cc chc nng, cc quyn ri bn giao cho nh sn xut phn mm. Sau khi cc quyn trn thc t c nh sn xut lp trnh thnh cc chc nng c th ca phn mm th lc ny cng vic phn quyn rt n gin, bn ch cn quy nh, gii hn cc chc nng cho tng qun. Khi bn

200

c c cc loi quyn th khi bt c mt ngi s dng no ng k vo h thng th bn ch cn cp quyn cho ti khan . Lc ny, ngi s dng vi ti khan tng ng s c th s dng c cc chc nng gii hn trong phm vi quyn ca mnh. Cu hi 168: Kch bn cho mt hot ng phn quyn phn mm trong doanh nghip bt k s nh th no? Tr li: Mt trong nhng phn mm kh hu dng c cc doanh nghip s dng rng ri hin nay l phn mm qun l d n. c im ca phn mm ny l phn mm d s dng, phn quyn r rng, gn gi vi thc t. y l phn mm dng trn nn web do s lin lc gia cc thnh vin trong cng mt d n c th thc hin trn phm vi rng ri thng qua s iu hnh ca ngi qun l d n. Cng ging nh trong thc t, phn mm s c mt ngi qun tr ti cao l super admin (*) ngi ny s phn quyn cho cc ti khan ca cc ngi qun tr d n. Ngi qun l mi d n s c th a ln phn mm bng thng bo v d n v cc thng tin lin quan nh thi gian bt u, thi gian kt thc, s lng nhn lc, v cng vic ca tng thnh vin. Tip theo , ngi qun l s phn quyn cho cc ti khon, mi ti khon tng ng vi mt ngi nm trong d n v ngi ny c th xem c tnh hnh d n, xem c nhim v ca mnh ri gi bo co cng vic sau mi khong thi gian quy nh.

201

Thng qua bo co ca nhng ngi thc hin d n, ngi qun l d n c th nh gi tnh hnh, nhn xt cng vic lm ca tng ngi, v cng b kt qu d n. C th c c nhng ngi khng tham gia d n vn c th dng phn mm nhng h s b gii hn quyn s dng chc nng nh ch c th xem tnh hnh tin d n v mt s cc chc nng khc.

Chng 4.

Hng dn bo mt

Cu hi 169: Bo mt phn mm l g? Tr li: Bo mt phn mm l cng vic bo v cho phn mm hot ng tt v bo v cho d liu ngn chn vic xem trm, sao chp hay ph hy n. Vic bo mt phn mm l cng vic cc k quan trng trong qu trnh pht trin phn mm. Khi mt phn mm c a ra th bo mt phn mm cng chnh l thc o cht lng phn mm c a ra c m bo v kh nng hot ng cng nh tnh an ton v d liu ca n. V vy bo mt phn mm lun l mt phn chc nng phi c trong cc phn mm c to ra. Cc th hin ca vic bo mt phn mm nh: Cc phn mm dit v phng chng virus, s m ha thng tin ca d liu v cc chc nng kha mt khu(*) hay mt m d liu. (*) Cu hi 170: Ti sao phi bo mt phn mm? Tr li: Vic bo mt cho cc phn mm l cng vic v cng quan trng trong qu trnh pht trin phn mm. c bit l cho cc phn mm qun l doanh nghip. 202

Trong mi phn mm ng dng u cho php ngi dng lu tr d liu v lm vic trn d liu . V vy cc d liu ny l v cng quan trng. Cho nn cng vic bo mt phn mm cng l cng vic bo m cho phn mm hot ng tt, cng nh bo m cho nhng d liu ca ngi dng khng b mt mt l v cng quan trng. Nu vic bo mt phm mm dnh cho cc doanh nghip khng tt th s dn ti vic cc ti liu hay cc thng tin ca doanh nghip s b mt hoc khng bo m c tnh an ton thng tin, m i vi cc doanh nghip th vic an ton thng tin l v cng quan trng. Cc trng hp xy ra khi bo mt phn mm b ph v nh cc t liu ca cng ty s b mt mt, hoc cc thng tin quan trng ca doanh nghip b r r. y l nhng iu m cc doanh nghip khng bao gi mun xy ra. V vy vic bo mt phn mm cho cc phn mm ni chung cng nh trong cc phn mm dnh cho doanh nghip ni ring l v cng quan trng v khng th thiu. Cu hi 171: Nhng l do no dn n vic tnh bo mt ca cc phn mm dnh cho doanh nghip b ph v? Tr li: C rt nhiu l do khin tnh bo mt ca cc phn mm b ph v. Sau y l mt vi l do tiu biu hay gp phi khi s dng phn mm: Do virus ph hoi: y l l do thng gp nht v cng l l do khin cc phn mm b ph hoi nhanh nht. Tc hi ca n rt a dng: C th khin chng trnh ngng hot ng hon ton, hot ng sai v hn l n khin liu b mt hay hng, cng lm my tnh ca bn chm i. Cc l do dn n vic ly nhim

203

virus rt dng nh: Vic sao chp d liu t cc my tnh khc, vic trao i d liu vi cc thit b lu tr ngoi, hay d thy nht l vic s dng Internet m khng s dng cc phn mm hay chc nng phng chng virus. Do phn mm bn s dng khng m bo tnh bo mt: Trn th trng hin nay c rt nhiu phn mm dnh cho cc doanh nghip nhng khng phi phn mm no cng hot ng tt cng m bo s an ton cho d liu. c bit l trn Internet c rt nhiu phn mm min ph nhng cc phn mm ny khng h c mt s m bo no v cht lng v tnh bo mt ca n. Do phn cng ca my tnh khng m bo cht lng: y l l do t gp nhng cng v cng nguy him. Cc phn cng ca bn nht l cc thit b lu tr d liu c th v mt l do khch quan no m ngng hot ng. Khi d liu ca bn lu tr trong qu trnh s dng s b mt v khng th tm li c. Li sinh ra trong qu trnh ngi s dng: y l l do kh ph bin khi ngi s dng khng hiu v khng tm hiu bn hng dn ca phn mm ang s dng. a s ngi s dng thng rt t khi bt ch bo mt ca cc phn mm ln, cng c th do h ci t cc chng trnh c th gy nh hng ti phn mm ang s dng, hay ngi s dng khng phn quyn hn ng cho nhng ngi c php s dng phn mm.

204

Cu hi 172: Lm sao ti c th phng chng s ph hoi v bo m c tnh bo mt ca nhng phn mm m ti ang s dng? Tr li: Sau y l mt vi hng dn bn c th phng chng v m bo c tnh bo mt ca cc phn mm: phng chng virus bn nn s dng cc phn mm dit virus. Hin nay trn th trng c rt nhiu phn mm dit virus hiu qu nh: BKAV, AVG, Symantec AntiVirus, Vi mi phn mm bn nn t cc ch t ng bo v cho my tnh ca bn. Bn cnh , bn nn hn ch trao i d liu vi nhng thit b lu tr ngoi v nn dng cc phn mm dit virus ca mnh qut cc thit b trc khi trao i d liu. phng trnh vic b nhim virus khi kt ni Internet bn nn bt ch firewall gip hn ch b ly nhim virus. Bn nn s dng cc phn mm m bo cht lng v c tnh bo mt cao. Nn dng cc phn mm c bn quyn hn ch s dng cc phn mm min ph trn mng. V vi nhng cng vic nghip v v nhng d liu quan trng ca mnh bn khng th a ra th nghim vi nhng phn mm min ph . trnh nhng ri ro i vi phn cng my tnh ca mnh, bn nn c mt thit b lu tr ngoi lu tr nhng d liu quan trng. Thit b lu tr ny c th l USB, cng di ng Nhng lu cc thit b ny bn cn phi gi gn cn thn. Khng nn c virus trong . Nn tm hiu r cc chc nng khi s dng phn mm. bn phi hiu phn mm c nhng chc nng g, v nn tm hiu cch

205

bo mt ca n cng nh cch phn quyn ngi dng ca mi phn mm m bn s dng. Cu hi 173: Nhng loi phn mm no cn tnh bo mt cao? Hy a ra nhng v d in hnh v nhng loi phn mm ? Tr li: Mt v d in hnh trong cc phn mm cn tnh bo mt cao nh cc phn mm k ton. V chc nng chnh ca cc phn mm ny l lu tr v lm vic trn cc d liu m ngi dng a vo. M cc d liu v nghip v k ton rt quan trng n lien quan n cng vic ti chnh ca doanh nghip nu khng c tnh bo mt cao th s rt nguy him v nhng d liu ny c th s mt hoc b sai hng. V vy cc phn mm ny cn tnh bo mt rt cao. Mt v d na l loi phn mm qun l nhn s, qun l khch hng v qun l hng ha cng rt cn s bo mt cao. V nhn s, khch hng cng nh hng ha u l nhng vn mu cht pht trin doanh nghip. n rt quan trng vi mi doanh nghip. mi doanh nghip c mt khi d liu v nhn s, khch hng hay hng ha rt ln v vy nu khi d liu ny m mt hay b sai hng th s khin doanh nghip rt kh khn v vy m tnh bo mt cho cc phn mm loi ny l rt cao. Cu hi 174: Khi phn mm ca ti b mt tnh bo mt th ti lm th no khi phc li? Tr li: khc phc hu qu khi tnh bo mt b mt th bn phi ty theo tc hi n gy ra l g v c gng tm hiu l do dn n vic nh vy. Ni chung bn nn tm hiu tht k phn mm m mnh ang s dng c

206

c s bo mt tt nht c th. Sau y l mt vi phng n khc phc: Khi nhn thy my tnh ca bn b virus xm nhp. Bn nn s dng cc phn mm dit virus vi phin bn mi nht c th gii quyt vn . Nu cc chng trnh dit virus khng th gip c bn th bn c th tm hiu cch dit trn Internet. Hin nay c rt nhiu din n v website gip bn v vn ny. Nu thit b lu tr d liu ca bn b hng th rt kh c th ly li thng tin. Bn nn mang n cc trung tm v phn cng c th nh h x l. Nu cc d liu ca bn b hng hay v mt l do no m b mt, nu bn sao lu d liu ra th ch cn khi phc li. V vy cch tt nht l bn nn sao lu d liu thng nht. Nu bn cha sao lu c th nn gp nhng chuyn gia v vn ny c nhng li khuyn. Cn vi nhng vn khc khng c cp y bn nn lin lc trc tip vi nh cung cp phn mm ny c s phc v ca h.

Cu hi 175: s dng tnh nng bo mt ca cc phn mm dnh cho cc doanh nghip th ngi dng phi c nhng iu kin g? C cn l mt ngi am hiu v lp trnh khng? Tr li: c th s dng tnh nng bo mt ca cc phn mm dnh cho doanh nghip bn khng cn phi l ngi am hiu v lp trnh. Bi v vi mi 207

phn mm m cc nh pht trin phn mm a ra th lun c mt tiu ch l cho ngi s dng thun tin v d dng nht c th. Bn s rt d dng c th s dng c cc tnh nng bo mt ca cc phn mm ny. hn na cc chc nng bo mt ny s a ra rt nhiu ty chn bn c th bo mt tt d liu ca bn. Tuy nhin s dng c tnh nng bo mt ca cc phn mm ny cc bn phi m bo cc vn sau: Bn phi c mt s hiu bit nht nh v phn mm m bn ang dng. Khi bn s c th s dng c ton b cc chc nng m ngi lp trnh cung cp. Mi chc nng s c rt nhiu ty chn m bn c th s dng ph hp cho doanh nghip ca bn. Bn phi hiu th no l bo mt phn mm? Phi hiu c cc chc nng bo mt ca phn mm bn ang s dng. Hin nay c rt nhiu ngi s dng khng thit lp cc ch bo mt cn thit v thng xuyn, hu qu s rt nghim trng nu b ph hoi. V vy bn phi to lp cho mnh thi quen thit lp cc chc nng bo mt m bn ang s dng mt cch thng xuyn, v d nh vic sao lu d liu thng xuyn s trnh cho bn nhiu rc ri. Cu hi 176: Bo mt c phi l cng vic phc tp nht trong pht trin phn mm khng? Tr li: Bo mt l mt trong nhng cng vic phc tp v mt thi gian nht trong pht trin phn mm. Sau khi phn mm c a ra th cng vic nng cp h thng bo mt vn lun i theo phn mm trong sut qua

208

trnh hot ng ca phn mm. Cng nh virus trong mt thi gian ngn li xut hin mt loi virus mi c kh nng xm nhp vo nhng phn mm ny, khi cc nh pht trin phn mm phi nng cp phn mm c th ngn s ph hoi ca cc loi virus mi . C rt nhiu l do khin tnh bo mt ca cc phn mm b ph v. V vy to ra c mt phn mm c cht lng cao, hot ng n nh v m bo tnh bo mt cao l rt cng phu v kh khn. c mt phn mm c tnh bo mt cao ngi lp trnh phi tm hiu v tm cch khc phc nhng vic c th dn ti vic bo mt b mt nh trong phn mm c nhng nng sao lu (backup) v chc nng khi phc d liu l rt cn thit. N gip ngi dng c th lu tr d liu di mt dng rt n nh lu tr lu di. V ti y d liu c m ha di mt cu trc rt phc tp v rt chc chn. Mt tin ch na ca vic sao lu l s lm gim bt khi lng d liu lm vic thng xuyn ca phn mm xung gip cho phn mm chy nhanh hn v m bo hn. Hu ht bo mt phn mm lun c chc nng kha mt khu c th bo mt khng cho nhng ngi dng l c th truy cp vo phn mm. lm c iu ny th ngi lp trnh phi hiu v bit c nghip v phn quyn trong doanh nghip. M cng vic ny th rt kh khn v phc tp. Tuy nhin cho d phc tp nh th no ngi pht trin phn mm lun a n cho khch hng mt sn phm thun tin v d dng nht c th. Cu hi 177: Chc nng bo mt ca cc phn mm khc nhau c khc nhau khng? Lm sao ti c th s dng c chc nng bo mt ca cc phn mm ? Tr li:

209

Chc nng bo mt ca cc phn mm khc nhau th c cch s dng khc nhau bi v cc l do sau y: Bn s dng cc phn mm ca cc nh pht trin khc nhau. M mi nh pht trin th c mt phng php bo mt khc nhau. Mi phng php l mt im mnh ca mt cng ty. Nu bn t hng mt phn mm ng dng cho doanh nghip ca bn th s bo mt ny cng c khc so vi cc phn mm trn th trng hay cc phn mm ca cc doanh nghip khc, v xy dng c mt h thng bo mt tt nht cho doanh nghip ca bn nh pht trin phn mm phi tm hiu nghip v ca bn cng nh cc cch phn quyn ngi dng ca bn. M nghip v ca mi doanh nghip li c nhng im khc nhau. Cc loi phn mm khc nhau cng c nhng tnh bo mt khc nhau. V d nh nhng phn mm k ton c tnh bo mt khc vi nhng phn mm qun l nhn s. V nghip v ca k ton v nghip v qun l nhn s khc nhau. K ton th rt cn bo mt d liu thng tin s sch cn qun l nhn s li rt cn bo mt trong vic phn quyn ngi s dng. Tuy nhin, cc phn mm dnh cho doanh nghip cng c nhng im ging nhau trong cch bo mt ca n. V d nh hu ht cc phn mm u c cch bo mt dng chc nng kha mt khu, ngha l phi ng nhp, hay cng c nhiu phn mm dng tng la (firewall)(*) hoc chc nng c th cho ngi s dng sao lu d liu trnh mt mt. y l nhng chc nng chung nht v hiu qu nht. 210

 s dng cc chc nng bo mt ca mt phn mm bt k bn nn tm hiu k trong phn hng dn s dng ca mi phn mm. Trong lun c phn hng dn bn cch bo mt phn mm m bn s dng. Cu hi 178: Nn s dng chc nng bo mt ca mt phn mm dnh cho doanh nghip nh th no l hiu qu? Tr li: Trn th trng c rt nhiu phn mm dnh cho cc doanh nghip nhng c l phn mm m doanh nghip no cng s dng l Microsoft Office. Sau y l cch s dng chc nng bo mt ca Microsoft Office 2003. Bc 1: S dng bo v bng mt khu bo v cc tp Word, Excel, PowerPoint, v cc chng trnh Microsoft Office 2003 khc cung cp bo v bng mt khu ("Bo V Tp") gip ngn chn truy cp khng mong mun vo thng tin quan trng ca bn. C hai mc bo v bng mt khu: Ch c (Read-Only) v Bo V Bng Mt Khu (Password Protected). Mc ch c cho php ngi bt k c mt ti liu, nhng ch nhng ngi c mt khu mi c th sa ti liu. Ti liu c bo v bng mt khu ch nhng ngi c mt khu mi c th m c. s dng bo v ch c: M tp. Trong trnh n Tools, nhn vo Options, v sau nhn Security. Trong hp Password to modify, nhp mt khu, v sau nhn OK. Trong hp Reenter password to modify, nhp li mt khu, v sau nhn OK. bo v mt tp bng mt khu: 211

M tp.

Trong trnh n Tools, nhn vo Options, v sau nhn Security. Trong hp Password to open, nhp mt khu, v sau nhn OK. Trong hp Reenter password to open, nhp li mt khu, v sau nhn OK. Bc 2: iu chnh mc bo mt i vi cc macro Macro l cc ng tt tin li m bn c th s dng lu cc ng tc nhn phm v t ng ha cc thao tc thng gp. V d, bn c th to mt macro t ng nhp a ch ca bn trong mt nh dng th khi bn kt hp nhn mt s phm. i khi cc hacker cng s dng ngay nhng tin li ny to cc vi rt macro c th ph hy nghim trng my tnh ca bn. Bn c th tng cng bo mt cho ti liu ca bn bng cch iu chnh mc bo mt c s dng cho cc macro trong bt k chng trnh Microsoft Office. iu chnh bo mt macro trong Word, Excel, PowerPoint, hoc mt ti liu Office khc: 1. Trong trnh n Tools, nhn vo Options. Th thut: Nu bn khng nhn thy "Options, " ch cho trnh n th xung hon ton. N c th c giu i. 2. Nhn vo Tab Security. 3. Di Macro Security, nhn vo Macro Security.

212

4. Nhn vo tab Security Level, v sau chn mc bo mt bn mun s dng. Th thut: Chng ti khuyn bn ci t mc bo mt macro "high" (cao) v b hp chn "Trust all installed add-ins and templates" (Tin tng tt c cc phn mm thm vo v template), m bo rng hp chn ny khng c chn. Vic lm ny s tng cng bo mt i vi cc macro hin c trong Office. Bc 3: S dng Office Updates (cc Cp Nht Office) thng xuyn cp nht phn mm ca bn Bn c th quen thuc vi Windows Update (Cp Nht Windows), n l mt cng c trc tuyn cp nht Microsoft Windows v Internet Explorer. C mt cng c tng t, Office Update, cng c ny cp nht cc chng trnh Office ca bn, bao gm Word, Excel, PowerPoint. Nu bn cha tng s dng Office Update, by gi l lc lm quen vi cng c ny. Nu lu bn khng gh thm, d tnh quay tr li cng sm cng tt. Cng c lm vic tt nht khi n c s dng thng xuyn. Do , bt k y l ln u tin hay ln th mi lm bn s dng Office Update, nh ci t mt thi gian nh k kim tra li cc cp nht mi nht. cp nht Word, Excel, PowerPoint, v cc phn mm Office khc s dng Office Update: 1. M trnh duyt ca bn v n Office Update.

213

2. Nhn sang pha bn tri ca mn hnh ngay trn cng, tm t Downloads. Ngay di n bn s nhn thy Office Update. 3. Trong hp Office Update, nhn vo Check for updates. 4. Office Update s qut my tnh ca bn tm cp nht v a ra mt danh sch cc cp nht quan trng v bnh thng cho Word, Excel, PowerPoint, v cc chng trnh Office khc. 5. Office Update s cung cp cho bn mt danh sch khuyn co. Xem xt cc cp nht. Chn bt k la chn no m bn mun ti xung. Nhn vo cc hp b bt k la chn no m bn khng mun. 6. Office Update s hi bn xem bn c mun bt u vic ti xung v ci t by gi khng. Chn Yes hoc No ty thuc vo bn. Bt u xy dng thi quen bo mt tt hn ngay hm nay: Bng cch bt u s dng cc bc ny hm nay, bn c th tng cng bo mt thng tin ca bn . Tuy nhin, bo mt l kt qu ca s c gng di hn. Bn c th tip tc tng cng bo mt my tnh ca bn bng cch s dng mt tng la, lun cp nht phn mm v duy tr ng k phn mm dit virus. Cu hi 179: Website cho doanh nghip c cn phi c bo mt khng? Tnh bo mt ca website c khc vi tnh bo mt ca phn mm khng? Tr li: Website cho doanh nghip cng rt cn mt s bo mt tt, bi v:

214

Website c vai tr rt quan trng i vi doanh nghip trong vic qung b thng hiu ca doanh nghip cng nh gii thiu cho khch hng bit v cc sn phm hay cc dch v m doanh nghip cung cp. Hn na, website cn c th gip cc doanh nghip bn hng qua mng, tm kim v kt ni i tc. Ni cch khc, website l mt cng thng tin rt hiu qu ca doanh nghip. V vy, cng vic bo mt cho website l rt quan trng. Cc website cn phi c bo mt tht tt v khi c a ln mng kh nng b ph hoi l rt ln, vi s tn cng ca virus v hacker Vic bo mt ca website cng ging nh vic bo mt ca cc phn mm. Thng thng cc website thng dng cc h thng bo mt nh tng la (firewall) hay vic phn quyn ngi dng bng kha mt khu c th hn ch s xm nhp tri php. Cn v d liu th phi thng xuyn c sao lu trnh tnh trng b mt hoc sai hng. Cu hi 180: Phn quyn v bo mt trong phn mm c lin quan, tc ng g n nhau khng? Tr li: Phn quyn phn mm v bo mt phn mm c mi quan h mt thit vi nhau. y l hai cng vic khng th thiu khi pht trin phn mm. Chng h tr nhau phn mm c hon thin hn. Phn quyn phn mm gip cho doanh nghip hot ng mt cch n gin, thun tin. Tuy nhin, cng phn quyn nhiu th phn mm cng c nguy c b xm nhp, do vy nn lc ny vic bo mt cn phi c h tr cht ch cho vic phn quyn. Phn quyn phn mm cung cp cho ngi s dng chc nng cho php hoc ngn cm mt s i tng truy cpvo phn mm. Vic ny gip

215

ngn cm cc i tng khng c php s khng th ph hoi phn mm c. y cng chnh l mt chc nng bo mt rt ph bin cc phn mm ng dng cho doanh nghip. Cn bo mt h tr cho phn quyn c hon thin hn, ngha l nu khng c phn cho quyn s dng th cc chc nng bo mt s khng cho php truy cp vo phn mm cng nh truy cp vo d liu ca phn mm. Cu hi 181: Ti sao vn bo mt trong thng mi in t lun c t ln hng u? Tr li: Trong xu th pht trin kinh t, cc doanh nghip lun hng ti vic lm sao gim thiu c chi ph n mc ti thiu v thu c li nhun mt cch ti a, do thng mi in t l mt gii php hiu qu v hp l. Thng mi in t tr thnh xu hng tt yu ca cc doanh nghip khi mun m rng th trng cng nh qung b thng hiu. Cc i tc khng cn n thun trong phm vi quc gia m cn m rng ra cc khu vc khc trn ton cu. Nhu cu giao dch trc tuyn qua mng tr nn v cng cn thit. Tuy nhin, vic p dng thng mi in t li khng h n gin cng nh khng d dng trin khai ngay c. Cc doanh nghip lun c s quan tm hng u ti vic liu d liu ca mnh c c an ton trong cc giao dch trn mng nh vy khng? C s nh cp thng tin, thng tin c b sai lch hay mt mt trn ng truyn hay khng? V cn rt nhiu vn khc. Vy chng ta cn phi lm g? Gii php hin nay ang c p dng ph bin v mang li nhiu hiu qu cao l cn bo mt d liu. 216

Phn V.
Chng 1:

Thng mi in t v h thng thng tin Thng mi in t

Cu hi 182: Th no l thng mi in t? Tr li: Thng mi in t l hnh thc mua bn hng ha v dch v thng qua mng my tnh ton cu. Thng mi in t theo ngha rng c nh ngha trong Lut mu v Thng mi in t ca y ban Lin Hp quc v Lut Thng mi Quc t (UNCITRAL): Thng mi in t gm cc hot ng mua bn hng ha v dch v qua phng tin in t, giao nhn cc ni dung k thut s trn mng, chuyn tin in t, mua bn c phiu in t, vn n in t, u gi thng mi, hp tc thit k, ti nguyn mng, mua sm cng cng, tip th trc tuyn ti ngi tiu dng v cc dch v sau bn hng. Thng mi in t c thc hin i vi c thng mi hng ha (v d nh hng tiu dng, cc thit b y t chuyn dng) v thng mi dch v (v d nh dch v cung cp thng tin, dch v php l, ti chnh); cc hot ng truyn thng (nh chm sc sc khe, gio dc ) v cc hot ng mi (v d nh siu th o). Thng mi in t ang tr thnh mt cuc cch mng lm thay i cch thc mua sm ca con ngi.

Cu hi 183: Mua bn hng ha qua mng nh th no? Tr li: n nay, danh sch cc hng ha bn l qua mng m rng, t hoa ti qun o, t v xut hin mt loi hot ng gi l mua hng in t 217

(electronic shopping), hay mua hng trn mng; mt s nc, Internet bt u tr thnh cng c cnh tranh bn l hng hu hnh (Retail of tangible goods). Tn dng tnh nng a phng tin (multimedia) ca mi trng Web v Java, ngi bn xy dng trn mng cc ca hng o (virtual shop), gi l o bi v, ca hng c tht nhng ta ch xem ton b quang cnh ca hng v cc hng ha cha trong trn tng trang mn hnh mt. c th mua bn hng, khch hng tm trang Web ca ca hng, xem hng ha hin th trn mn hnh, xc nhn mua v tr tin bng thanh ton in t. Lc u (giai on mt), vic mua bn nh vy cn dng s khai: ngi mua chn hng ri t hng thng qua mu n (form) cng t ngay trn Web. Nhng c trng hp mun la chn gia nhiu loi hng cc trang Web khc nhau (ca cng mt ca hng) th hng ha miu t nm mt trang, n t hng li nm trang khc, gy ra nhiu phin toi. khc phc, giai on hai, xut hin loi phn mm mi, cng vi hng ha ca ca hng trn mn hnh c thm phn xe mua hng (shopping cart, shopping trolley), gi mua hng (shopping basket, shopping bag) ging nh gi mua hng hay xe mua hng tht m ngi mua thng dng khi vo ca hng siu th. Xe v gi mua hng ny i theo ngi mua sut qu trnh chuyn t trang Web ny n trang Web khc chn hng, khi tm c hng va , ngi mua n phm Hy b vo gi ( Put in into shopping bag); cc xe hay gi mua hng ny c nhim v t ng tnh tin (k c thu, cc vn chuyn) thanh ton vi khch mua. V hng ha l hu hnh, nn tt yu sau ca hng phi dng ti cc phng tin gi hng theo kiu truyn thng a hng n tay ngi tiu dng.

218

Cu hi 184: Nhng dch v no c th c trin khai trn mng? Tr li: Nhng dch v sau y c th trin khia thnh cng trn mng: K ton, Qung co, Gio dc o to mang tnh thng mi Cc phn mm v dch v my tnh, Mi gii hi quan Cc dch v ti chnh, y t, chm sc sc kho t xa, Bo him Nghin cu th trng, Tm kim lao ng, Thng tin v truyn thng Cc dch v l hnh, Dch thut, Thit k v bo tr trang web T vn qun l, Gio dc, Dch v in n v ho Cc dch v u gi, Cc dch v vit thu Cu hi 185: Phng n no an ton v bo mt trn mng? Tr li: Vn an ninh, an ton trn mng l mt vn quan trng m doanh nghip phi tnh n khi xy dng phng n TMT cho doanh nghip. An ninh, an ton y bao gm bo v cc giao dch thng mi v tnh ring t ca ngi tiu dng. CNTT pht trin ang ngy cng a ra cc phng n m bo tin cy v bo mt cao cho cc giao dch TMT. Cc vn phi ch khi la chn vn ny: Vn an ton trc ht l vn an ton ca h thng my tnh, h thng c sd liu phc v TMT phi c m bo hot ng tin cy, c phng n d phng, chng mt in, chng virus, chng s truy cp bt hp php. Doanh nghip la chn nh cung cp cc gii php bo mt cho cc giao dch thng mi trn mng ca doanh nghip, c bit l cc giao dch lin

219

quan n thanh ton in t. K thut bo mt ph thuc vo phng php m ho v di t kho cho php. Vn an ninh, bo mt phi c ch ngay t khu t chc ca doanh nghip. m bo ni b doanh nghip khng l danh sch khch hng, tnh ring t ca khch hng ra bn ngoi, nh hng n uy tn ca doanh nghip. Thng xuyn gi mi quan h vi khch hng cng l mt bin php tng cng kim tra cho, pht hin du hiu mt an ninh ca h thng t c bin php kp thi. Vn an ton bo mt l vn quyt nh n uy tn ca doanh nghip trong TMT. Nu doanh nghip lm tt, uy tn ca doanh nghip vi khch hng tng, gp phn quan trng vo thnh cng ca doanh nghip trong TMT. Cu hi 186: Khch hng c th tm mua trn mng nhng sn phm no? Tr li: Th trng bn l trc tuyn c thnh 3 loi mua bn: Hng ho tin dng, hng ho v dch v nghin cu b sung v hng ho thng thng. Nhng hng ho tin dng c mua bn nh l sch, m nhc, qun o v hoa . Ngi ta d tnh l s a dng ca hng ho tng ln, s xut hin ca dch v gi hng v s xc tin bn l rng ri s lm tng s thng dng ca vic bun bn hng ho ny trn mng. Nhng hng ho b sung c mua bn ph bin hn, chng hn nh hng tp ho, hng c nhn, nhng mt hng ny tuy c gi thnh trung bnh nhng li l thit yu do tr ngi t vic thiu mt h thng phn phi kh d v s bt nhp chm chp v thng mi in t ca khch hng. Cho nn ngi ta nh gi th trng

220

ny ch yu pht trin trong mt s lnh vc nht nh nh hng c dng, hng dc phm. Chi ph ca hng ho v dch v lin quan n nghin cu cao hn nhiu so vi hai chng loi hng ho trn v l nhng mua bn c sp t trc theo khuynh hng thng tin; Loi ny bao gm v my bay, my tnh, t. Vic cung cp cc ngun thng tin trc tuyn v doanh s ca loi ny s c xu hng tng ln ng k. Nhng sn phm m khch hng c th mua qua mng: Cc sn phm my tnh, Sch, a CD, in t Cc tour du lch, Phim nh, Cc tp ch thng k Ngi ta d tnh rng cc lnh vc tng trng chnh trong thng mi in t s l truyn thng ton cu v cc ngnh cng nghip gii tr, du lch (bao gm khch sn v hng khng), cc dch v chuyn nghip v ti chnh, bo him v bn l. Nghin cu ny ch ra rng nhng nhn t thnh cng ca cc sn phm nht nh bao gm cc yu t: thng hiu mnh, sn phm c trng v cho gi cnh tranh. Cu hi 187: Cch s dng th in t trong giao dch in t? Tr li: Mt u im ln nht ca vc s dng th in t v giao tip trc tuyn l chi ph thp. Hin nay nhiu nh doanh nghip s dng th in t cho phn ln cc giao tipkhng chnh thc ca mnh chng hn nh gi bn thng bo, bo co, thng tin hoc gi cc cho hng mua hoc bn. Th in t cn c th c s dng chuyn giao cc s liu, biu , m thanh, hnh nh v ch vit. Cch vit mt th in t: - Trong dng ngi nhn To: phn dng v nh a ch ca ngi nhn . - Trong dng tiu : dng, cn ngn gn, s dng cc ng t ng v cung cp cc chi tit c th v ni dung thng bo qua. 221

- Phn bn thn CC (carbon copy): Dng ny s cho php gi mt bn copy thng bo ca mnh ti nhng ngi khc ngoi i ch xc nh trong To. - BCC (blind carbon copy): c im ny s cho php gi mt bn copy ti ngi nhng khc m khng a ch ca ngi nhn. - Khi gi th in t, ch nn gi ti nhng ngi cn c, cn lu rng i tc c th phi nhn rt nhiu th hn nn cn ngh trc khi a ra quyt nh gi th. - Cn h tn, tiu , a ch, s in thoi, s fax (cng vi m vng, m quc gia) v a ch th in t trong bt k bc th no. C th s mun to mt ch k t ng nhp vo cui mi bc th khng lm mt thi gi cho vic ny mi khi gi th. - Cn lm cho bc th ca mnh r rng, d hiu. - Nu mun ngi c hnh ng theo nhng g thng bo trong th, cn vit ni dung ny ln u. - Cn nhanh chng phc p cc bc th, thng trong vng 24 gi. - Cn trnh nh ch in hoa v iu ny d dn n s hiu khng tt cho ngi nhn. - Trnh gi km hoc cc biu phc tp v ngi nhn c th s mt nhiu thi gian ti xung. Nu bt buc phi gi km cn chc chn rng ngi nhn cng c phn mm tng t xem chng. - Cn lu cn thn khi m cc th gi km. Virus phn mm gy hi rt nhiu cho my tnh v thng lan to thng qua cc th gi km. bo v h thng my tnh ca mnh cn:

Ci t cc phn mm dit virus Thit lp hng ro bo v chng virus, v th n c th t ng v thng xuyn qut virus trn cng. 222

Khi nhn c mt th in t c cc gi km, ng m n trong hp th in t m lu gi n trong cng v th khi m ra cc chng trnh dit virus s kim tra v nu c n s dit. Cu hi 188: Cch thc thu ht khch hng n vi trang web ca doanh nghip? Tr li: Qung co sn phm v dch v trn mng c xem l mt phng thc marketing hng i tng thch hp. N c khuynh hng kch thch s quan tm ca ngi mua hng ti sn phm trn trang web ca doanh nghip. Chnh v th, qung co trn mng c th c hiu qu hn nhiu so vi qung co i tr trn ti vi, bo ch hoc cc phng tin th t khc. Sau y l mt s nguyn tc thu ht s ch ca khch hng n trang web ca doanh nghip:
-

S dng cc cng c tm kim a chc nng. Cung cp cho khch hng cc a ch website mi ca doanh nghip, cho php h truy cp vo trang web ca doanh nghip mt cch thng xuyn. Cng b trn cc phng tin thng tin i chng v website ca mnh Thit lp cc ng dn ti cc website tung thch vi website ca doanh nghip, chng hn nhng website v cng mt th trng nh hng ging nh doanh nghip v khng cnh tranh vi website ca doanh nghip.

Vit cc bi bo, bi bnh lun, nhng trang web theo chuyn ngnh ca doanh nghip thng hay quan tm. In a ch web, E-mail trn cc vn phng phm v cc cardvisit ca cng ty. 223

Qung co trang web trn cc phng tin thng tin a phng. In a ch trang web trong cun nhng trang vng a ch Internet. Thng bo cho nhng ngi i din bn hng v website mi. a ra cc mc gim gi cho nhng ngi mua hng trc tuyn. Gi cc bu nh hi hc v trang web ca mnh.

Cu hi 189: Nhng nhn t gip cho vic bn cc sn phm, dch v c hiu qu trn mng? Tr li: S dng nhng hnh thc c bit m t sn phm v dch v. Nu c th m t sn phm v dch v ca mnh bng cc hnh thc c bit, th nn p dng hnh thc trn mng bi v tm kim trn mng d dng hn nhiu nh s h tr ca cc phng tin tm kim c bit. Doanh nghip cng c th qung co cho sn phm v dch v bng s kt hp ca nhiu hnh thc khc nhau m khch hng c th s p dng khi tm kim cc loi sn phm ca mnh vi iu kin l nhng hnh thc s xut hin thng trc trn cc trang web m doanh nghip yu cu nhng phng tin tm kim lit k ln. S dng chnh sch nh gi cnh tranh. Ni no trn Internet h tr khch hng so snh gi ca nhng mt hng cng loi th nhng mt hng c gi thp nht s bn chy nht. ng thi i vi hu ht cc sn phm, nhng mc gi trc tuyn c th s phi thp hn gi trn cc ca hng nhm to nn mt s u i to s tin tng ca khch hng i vi cc nh bn l trn mng, mt phn do thiu i s gp g gia cc c nhn trong cc giao dch, v b li vic khch hng khng th mang hng v cho mnh. Yu t hu hnh: Khch hng vn mun cm nm, xem xt, nm, th hoc ni chuyn vi mt ai trc khi mua hng. Ngi bn nn cung cp cc sn phm ca mnh cho cc ca hng bn l hoc d tr cc sn phm 224

nhng ni m khch hng c th n cn mc s th trc khi quay li mng tin hnh mua bn. S ng nht ca cc mt hng. Cc mt hng sn xut hng lot thng d bn hn so vi cc mt hng th cng hoc sn xut theo phng php truyn thng. Nhng mt hng sn xut hng lot thng c s nht qun hn v cc c im ca mnh, c chi ph sn xut d tnh hn, v c nhiu ngi bit hn. Nhng yu cu gin tip. Khch hng s c khuynh hng mua cc mt hng cha c nhu cu hin ti trn mng hn l cc mt hng s dng ngay. Nhng nh sn xut c kh nng lp cc k hoch sn xut nh trc, cc k hoch xp hng v giao hng s c c hi ln hn trong vic s dng Internet xc tin bn hng. S hiu bit ca khch hng v sn phm. Ngi ta cho rng thng mi trc tuyn gia cc doanh nghip s tng nhanh hn thng mi trc tuyn gia doanh nghip v khch hng. L do l khng ging nh phn ln cc khch hng, cc doanh nghip l ngi mua hng chuyn nghip. Cc mt hng c mua bn thng xuyn. Nhng mt hng c tiu chun ho c mua bn thng xuyn ( gia dng, qun o tr em, vn phng phmv. . . ) thng quen thuc vi khch hng v v th d dng t hng trn mng hn. Nhng giao dch ny s tit kim thi gian v trnh cho h thot khi s nhm chn khi mua bn. Cu hi 190: Cc bc xy dng c mt website tt? Tr li: Xy dng mt Website c cht lng i hi c s nghin cu k v Web, phi bit mnh s lm g v khng nn lm g a tt c cc tng vo vic xy dng mt Website. to ra mt Website cn phi theo lm theo nhng bc sau y: 225

Bc 1: y l giai on nh hng. Cn phi nghin cu n nhng vn sau y: - Nhng tng tng quan - Mc ch cn t ti i vi website - i tng cn nhm ti l ai - Thng tin g c trong tay v s dng chng nh th no Bc 2: Sau khi xc nh c cc im trn ta s: - Tin hnh t chc cc phn mc v cc thng tin c trn site. To ra cc nhnh, cc tiu v cc tiu ph c th tm kim thng tin hu ch mt cch d dng khng lng ph thi gian i vi cc thng tin m ta khng quan tm. - La chn cc t kho thch hp thun tin cho vic tm kim v s dng cc dch v tm kim. Bc 3: - La chn cc hnh nh a ln site t th vin in t hoc t trn a CDROM. c th l nhng hnh nh v sn phm, v vn phng lm vic, cc chuyn gia chnh ca cng ty. - Chuyn i cc hnh nh n v tr thch hp v c s chnh sa v mu sc v kch c cho ph hp. Bc 4: - Khi c b khung ca mnh th ta bt u chun b to ra website bng vic s dng ngn ng siu vn bn (HTML). Tin hnh chuyn i cc vn bn text ca mnh ti HTML m c th lm bng World, Netscape, Homesite v mt vi cc gi thng tin c la chn khc. Chng ta c mt vi chng trnh phn mm rt thun tin cho ngi s dng m c th chuyn i mt cch t ng t dng text thnh ngn ng HTML m c th khng cn bit mt cht 226

g v HTML. V d nh Frontpage - Ta c th t thit k website hoc l tham gia vo cc kho o to v thit k web hoc c th thu cc chuyn gia bn ngoi v thit k web. Bc 5: - La chn nh cung cp dch v Internet a website ln Internet Bc 6: - Thit lp tn min - ng k tn website vi cc nh tm kim - Qung co v khuych trng website i vi cc khch hng mc tiu. C th thc hin c iu ny thng qua cc phng php truyn thng nh gi th, truyn thanh, truyn hnh cng nh c cc bin hiu qung co. - Mt iu quan trng l thng qua cc cng c tm kim tin ch nh (Lycos, Alta Vista, Google. . . ) m bo rng website phi tht ni bt. y l vic tn rt nhiu thi gian. Mt iu rt quan trng l cc thng tin phi c cp nht hng ngy Cu hi 191: Lm sao qun l quan h khch hng(CRM) tt? Tr li: CRM l phng php dch v tp trung vo xy dng quan h lu di v bn vng lm tng gi tr cho c khch hng v doanh nghip. CRM xy dng trn c s th mnh ca TMT. lm iu doanh nghip xc nh: - Xy dng chin lc TMT hng vo khch hng - Tp trung vo khch hng cui cng (end-user) - Tin trnh kinh doanh v cc h thng phi thit k d s dng - Cng c s trung thnh ca khch 227

- m bo c mt chin lc TMT tt - Cung cp dch v c th ha, xc nh mc tiu vo ng khch hng, gip khch hng cng vic ca h, khch hng t gip h, hng qtrnh kinh doanh vo khch hng - Nm bt c ton b kinh nghim khch hng - Cung cp ci nhn tng th v quan h khch hng

228

 lm c iu , doanh nghip phi xy dng c s d liu qun l mi quan h vi khch hng. C th l: - Ch nh mt ngi qun l cc mi quan h khch hng thng qua cng c giao tip cc dch v khch hng v vic truyn b thng tin. - Cp nht y a ch email ca khch hng vo h s d liu ca doanh nghip, Phn loi khch hng trn c s nhu cu ca h, S dng cc kho st iu tra trc tuyn nm bt nhu cu khch hng, Xy dng bn tin in t hng tun hoc hng thng gi cho khch hng. - Trong thng mi in t cn tin hnh dch v chm sc khch hng trc tuyn. Mt dch v chm sc khch hng tt l phi cung cp a ch lin h vi mt ngi c trch nhim chm sc khch hng. Trnh dng phc p t ng nhng vn thc mc ca khch hng. - Hng dn nhng khch hng tim nng trc tip ti trang web ca doanh nghip tm hiu v sn phm, h s d liu v lch s ca cng ty, gi c . . . - Cc nhn vin cung cp cho cc nhn vin ca mnh nhng thng tin cp nht v doanh s ca ton b cng ty, v nhng khch hng mi, nhng ng gp ca nhn vin. nhng tng mi; phn pht cc bn ghi nh cc cuc hp ca ban lnh o, cc hot ng ca nhn vin. Cc nh cung cp cn c bit cc thng tin mi nht v nhu cu gi hng v xp hng, v cc k hoch sn xut. Cu hi 192: C th s dng nhng knh thng mi in t no trong vic kinh doanh mt mt hng bt k? - 229 -

Tr li: Thng thng mt mt hng c a vo kinh doanh mun mang li li nhun cao cho nh kinh doanh th khng phi ch cn cht lng tt l c, bn cnh cn rt nhiu yu t khc tc ng n li nhun ca vic bun bn trong , marketing ni chung v thng mi in t ni ring l mt yu t v cng quan trng ca bt c mt doanh nghip no. Di y l mt vi knh thng mi in t ph bin nht hin nay Vit nam v trn th gii: - Website: y l mt mng gn nh khng th thiu trong x hi loi ngi hin nay, hu nh mi doanh nghip pht trin mnh u c ring cho mnh mt trang web n khng n thun l mt cng c qung b hnh nh m y l mt ni bn hng cc k hiu qu v khch hng hin nay thng c xu th tm hiu sn phm mnh nh mua thng qua cc trang web ca cc doanh nghip v quan trng hn na, website l ni h so snh sn phm ca doanh nghip ny so vi sn phm ca doanh nghip khc. Chi ph duy tr mt trang web khng nh nhng nu bit s dng mt cch hp l th s em li hiu qu to ln cho doanh nghip. - E-mail: E-mail gi l th in t, bn cnh u im khng tn km chi ph ca th in t th n cn tch hp rt nhiu u im vt tri khc so vi th thng thng. V d gi th in t s nhanh hn ch trong chc lt th nn ngi gi c th gi mi lc v ngi nhn c th nhn mail mi lc mi ni, hn na mt bc th in t s mang ni dung phong ph hn nh n tch hp a phng tin trong mt bc th, mt bc th c th km theo hnh nh, nhc, video. V c bit, l c c ch gi th t mt a ch ti nhiu

- 230 -

a ch khc nhau cng mt lc. Vy hy dng th in t cho doanh nghip ca bn. - in thoi: y l mt knh gn nh l ph bin vi bt k doanh nghip ny, li ch ca n mang li th gn nh ai ai cng bit - Mua bn trc tuyn: y l hnh thc cha ph bin lm Vit Nam, tuy nhin vic p dng tr tin qua mng th s tr thnh xu hng tt yu trong thi gian sp ti. Cu hi 193: Li ch ca thng mi in t so vi thng mi thng thng l g? Tr li: Ty vo tng loi hnh kinh doanh v phng thc hot ng ca mi doanh nghip m mt doanh nghip no nn la chn thng mi in t hay thng mi thng thng tuy nhin xt trn nhng kha cnh chung nht th thng mi in t lun mang li nhng li ch ln hn so vi thng mi thng thng: a. Tit kim chi ph: iu ny c th hin vn khong cch, mt doanh nghip nc ny hon ton c th giao tip, marketing v bn hng vi mt doanh nghip nc khc ch thng qua nhng trang web hay nhng knh lin lc khc m khng mt chi ph i li hay nhng chi ph ph khc. b. Tit kim thi gian: Vi thng mi thng thng th mt nhn vin kinh doanh trong mt doanh nghip ch c th lm vic vi mt s khch hng nht nh v cng ch lm vic vi tng ngi mt tuy nhin p dng thng mi in t vo kinh doanh th cng mt lc mt nhn vin kinh doanh c th giao tip, t vn hay trnh by, ni chuyn vi nhiu khch hng khc nhau. Do vy r rng thi gian t i ca doanh nghip s c tn dng mt cch hiu qu hn. - 231 -

c. Cp nht v hi nhp: Vic s dng thng mi in t trong qu trnh hot ng gip doanh nghip c th cp nht thng tin t nhiu ngun khc nhau do h c th nh gi, phn tch c tnh hnh th trng cng nh thng tin t cc doanh nghip khc c bit l cc doanh nghip cnh tranh. Bn cnh , thng mi in t cn gip doanh nghip c th hi nhp, ha mnh vo th trng ang pht trin ngy cng si ng, hp dn. d. Nim tin v uy tn: Thng thng th mt vi pht gp g s rt kh cho mt ngi gii thiu hay to dng nim tin cho mt ngi mi quen v doanh nghip mnh, tuy nhin hy gi cho h danh thip trn c tn trang web ca mnh v hy trnh by y , c th thng tin ca nhng dch v mnh cung cp, do s gip khch hng yn tm hn khi tm hiu v sn phm ca doanh nghip mnh. Cu hi 194: Thng mi in t ph hp vi mi trng kinh t no? Tr li: ng ngh rng thng mi in t l hin i v ch c nhng mi trng kinh t nng ng hay nhng thnh th pht trin mi nn p dng thng mi in t trong kinh doanh, hot ng. Thc cht, thng mi in t ch l mt hnh thc kinh doanh tin b do c s p dng ca khoa hc cng ngh hin i. Thng mi in t ph hp vi mi loi hnh kinh doanh v cn c s dng i vi mi doanh nghip, mi t chc. Do mi t chc c c cu khc nhau, phng thc hot ng khc nhanh v hnh thc kinh doanh khc nhau th nn vic p dng thng mi in t i vi mi doanh

- 232 -

nghip cng cn phi c s khc bit m bo mang li li ch hiu qu nht. Chnh nhng doanh nghip nhng vng xa thnh th nh lng qu hay thm ch min ni, min bin cng cn p dng thng mi in t vo vic kinh doanh v nh vy mi c th m rng th trng cng nh c nhiu c hi cp nht thng tin cng nh qung b hnh nh, thng hiu ca mnh. Tm li, trong thi gian ti, thng mi in t s chim mt xu th quan trng chnh v vy, doanh nghip no khng p dng s rt thit thi v xem nh tch bit mnh vi mi trng kinh doanh nng ng. Cu hi 195: Mt vi hn ch ca thng mi in t v phng php gii quyt? Tr li: Khng cn nghi ng g v tc dng v cc li ch thng mi in t mang li nhng vn cn phi nhn thy rng thng mi in t cn c mt s hn ch nht nh i vi cc doanh nghip c bit l cc doanh nghip ln, di y l mt vi hn ch thng gp phi: a. Ph thuc vo ngun in: R rng, nu p dng thng mi in t qu nhiu v xem nh l mt hnh thc kinh doanh chnh th s rt tn hi cho doanh nghip khi b mt in mt vi gi. Mi hot ng thng mi gn nh b ngng tr v c tnh thit hi v chi ph l rt ln. b. i hi nhn vin trnh cao: S rt kh nu nh chuyn i hnh thc thng mi thng thng sang thng mi in t mt cch t ngt v khai thc tim nng ca thng mi in t cn bn phi c mt s o to v trnh tin hc cng nhng kh nng - 233 -

s dng Internet hay cc cng c khc. iu ny l kh kh vi cc m hnh doanh nghip nh l tp trung cc a phng nh. c. D b mt mt d liu: Vic tung thng tin ln mng Internet cng ng ngha vi vic s d b mt mt d liu quan trng hn i vi cc doanh nghip. Cc i th cnh tranh vi nhau thng mun nm bt thng tin ca i th v a ra cc hnh thc kinh doanh khc cnh tranh, thu ht khch hng. d. Mt cn i: Nu ch quan tm ti thng mi in t v b qua cch thng mi thng thng th tht l sai lm v nh vy s nh mt i mt mng th trng kh rng ln khc chnh l nhng ngi khng thng xuyn s dng mng ton cu tm hiu nhng g mnh cn mua. p dng thng mi in t vo kinh doanh cng c nhiu hn ch na tuy nhin nu p dng thng mi in t vi thng mi thng thng mt cch linh hot th s gip cho doanh nghip hot ng mt cch nhp nhng nht.

Chng 2:

H thng thng tin

Cu hi 196: Dng cc hnh thc no lu tr v qun l ton b thng tin ca mt doanh nghip? Tr li: Mt doanh nghip bt k no th lng thng tin cha trong n cng v cng ln do vic lu tr thng tin cng l mt vic kh vt v. Trc khi tin hc ha doanh nghip th vic lu tr ch yu c thc hin th cng trn s sch, nhc im ca cch lm ny l rt d nhm ln v mt iu quan trng l tn nhiu nhn lc cho vic ghi chp cng nh lu tr.

- 234 -

Tuy nhin trong giai on ngy nay th vic p dng tin hc ha trong doanh nghip c bit l s dng phn mm qun l thng tin s khin bi ton kinh t tr nn n gin hn, vic qun l c tp trung hn, truy cp nhanh hn v c bit l ch cn s t ngi cng s d dng nm c thng tin do vy s gip doanh nghip tit kim c chi ph, thi gian v nhn lc. nhng cng vic ny hu ht u nm trn cc my tnh cc b. Bn cnh vic s dng phn mm th mt hnh thc khc cn ph bin hn l lu tr thng tin ca doanh nghip thng qua h thng mng my tnh, mi thng tin s c cp nht v my ch v thng qua cc knh nh website hay my ch server th ngi dng c th tm hiu thng tin doanh nghip mi lc mi ni.

Cu hi 197: Trong qu trnh tin hc ha doanh nghip th thng tin trong doanh nghip c lu tr di dng no? Tr li: Thng tin trong mt doanh nghip bt k no c lu tr thng qua phn mm hay website u c gi l C S D LIU. Mt c s d liu thng bao gm cc bng cha thng tin ca mi tp hp cn lu tr ( trong tin hc gi l tp thc th ) trong mi mng li c chia ra lm cc ct cha cc thuc tnh ca cc tp hp cn lu tr. V d: mun lu tr thng tin v nhn vin trong mt cng ty th tn bng l NHNVIN bng ny cha thng tin ca ton b tp hp nhn vin trong cng ty, trong mi bng th s c cc ct l TN, NGAYSINH, ST, E-MAIL, PHNGBAN Tng t nh vy i vi cc loi thng tin khc nh phng ban, mt hng, khch hng - 235 -

Nh vy, nu qun l thng tin theo kiu c s d liu m kt hp vi phn mm qun l th s rt d dng v nhanh chng trong vic x l cng nh truy cp vo h thng thng tin ca doanh nghip.

Cu hi 198: Cc hnh thc lu tr thng tin d liu ca doanh nghip c g khc nhau? Tr li: S khc nhau ca vic lu tr d liu ca doanh nghip trn cc my tnh cc b, my ch server hay trn web l v lng ngi c th theo di v qun l cc thng tin d liu . V khi , vn bo mt ca cc thng tin d liu l v cng quan trng. Vi hnh thc lu tr trn cc my tnh cc b c th ni l an ton nht. Nhng vn mc phi y l rt kh khn truyn ti nhng d liu cho nhng ngi cng lm vic. Th hai l an ton v phn cng ca my cc b l khng c bo m bng cc my ch server. hn ch nhng vn trn th hnh thc s dng cc my ch server l v cng tin dng. Khi , cc my tnh ca doanh nghip u c kt ni vo mt mng cc b, d liu c th truyn mt cch nhanh chng v an ton. Hn na, cc my ch server lun m bo c an ton v phn cng. Nhng bo m c vn trn th doanh nghip cn phi c nhng ngi qun l h thng ny (c gi l phng cng ngh) v cc phn mm c s dng trong doanh nghip cn phi c h thng phn quyn v bo mt cao. Cn vi hnh thc lu tr thng tin v d liu trn web (thc cht l lu tr trn cc webserver) rt tin dng cho cc doanh nghip cn - 236 -

a ra cc thng tin cho nhiu ngi khng ch l nhng ngi trong doanh nghip bit, in hnh nh cc cng ty chng khon. Nhng vn bo mt d liu y l v cng cn thit.

Cu hi 199: p dng tin hc ha vo cng vic lu tr v qun l thng tin v d liu trong doanh nghip c nhng li ch g? Tr li: Vic p dng tin hc vo cng vic lu tr v qun l thng tin v d liu ca doanh nghip mang li rt nhiu li ch. Th nht: l cc d liu ny rt tp trung, tin li cho vic qun l, cng vic nhp liu cng v cng n gin vi rt nhiu cng c tin dng. Th hai: l vic lu tr d liu trn my tnh l an ton hn khi lu tr trn s sch. Th ba: l khi lu tr nhp liu v lu tr vi cc phn mm th cc d liu ny u c m ha vi mt cu trc rt phc tp. Khi nhng ngi khng c php s khng th ly c thng tin. Cu hi 200: c th p dng tin hc vo vic lu tr thng tin v d liu th doanh nghip phi p ng c nhng yu cu g? Tr li: doanh nghip c th p dng tin hc vo vic qun l d liu cn p ng cc vn ti thiu sau: Phi c mt h thng my tnh cng mt h thng mng cc b m bo.

- 237 -

 Nhng ngi lm vic vi cc d liu cn phi c nhng kin thc c bn v cng ngh thng tin c th s dng c cc cng c v bit cch lu tr v m bo d liu c an ton. Cn c nhng ngi chuyn vin v cng ngh thng tin c th m bo s n nh ca h thng my tnh cng nh h thng mng trong doanh nghip.

Phn VI. Gii thch thut ng v ph lc

STT Thut ng 1 Lp trnh Gii thch Thit k gii php, cu trc d liu, vit chng trnh v kim th cho chng trnh cho my chy. 2 Chng trnh my tnh Dy cc ch lnh c vit theo mt ngn ng lp trnh, c c php nht nh, ch th cho my thc hin mt bi ton sao cho ng vi cch thc nh. 3 Cu trc d liu Mt cch lu d liu trong my tnh sao cho n c th c s dng mt cch hiu qu. 4 D liu S liu, t liu c a vo gii quyt mt vn . 5 Ngn ng my Mt loi ngn ng lp trnh trong mi ch th u c biu din bng cc con s nh phn 0 v 1. Ngn ng my l ngn ng lp trnh th h u tin. 6 Hp ng L ngn ng cp thp vit cc chng - 238 -

trnh my tnh. 7 Ngn ng bc cao L ngn ng gn vi ngn ng ca con ngi. 8 Ngn ng th h th Ngn ng lp trnh ngy nay. t 9 M ngun Dy cc cu lnh c vit bng mt ngn ng lp trnh. 10 M ha Chuyn thnh m truyn, x l hoc lu tr tin. 11 B nh B m B phn lu tr d liu ca my tnh, cung cp khi cn s dng, x l. 12 L mt phn ca b nh dng lu d liu tm thi sau c th dng li. 13 Thit b ngoi vi Thit b c ni vi my tnh, do my tnh iu khin, tch ri vi b phn cha CPU ca my 14 Bn quyn Quyn tc gi v quyn s hu sn phm tr tu, c lut php quy nh. 15 H thng thng tin Tp hp ngi, th tc v cc ngun lc thu thp, truyn v pht thng tin trong mt t chc. 16 Thng tin S truyn t, s phn nh tri thc di cc hnh thc khc nhau, cho bit v th gii xung quanh v nhng qu trnh xy ra trong n. 17 Kho d liu Tp hp cc d liu.

- 239 -

18

Phn mm ng gi

Phn mm c sn xut sn, ngi dung ch cn mua v, ci trn my l s dng c. p dng tin hc vo cc hot ng ca i sng hoc hot ng sn xut kinh doanh. Thi gian cn thit tn hiu truyn ti ch v tn hiu phn hi hoc tn hiu tr li quay li ti thit b nhn.

19

Tin hc ha

20

Thi gian quay vng

21

Giao din

Hnh thc th hin ca chng trnh my tnh, theo ngi s dng c th tc ng ti chng trnh, gip cho vic trao i thng tin c thc hin.

22

K ngh phn mm

S p dng mt cch tip cn c h thng, c k lut v nh lng cho vic pht trin, hot ng v bo tr phn mm.

23

Vng i phn mm

Thi k tnh t lc phn mm c sinh ra cho n khi cht i.

24

H thng

Mt tp hp cc phn t c mi quan h vi nhau, trong h thng, s thng nht l tng i, mu thun l ph bin, gii quyt mu thun l ng lc pht trin h thng.

25

Ci t

a mt hoc mt b phn mm vo my tnh theo nhng trnh t v cch thc nht nh s dng.

26 27

Lp trnh vin Kh dng

Ngi chuyn lp trnh cho my tnh. D hc v s dng.

- 240 -

28

Kh chuyn H iu hnh

Chuyn i d dng t mi trng ny sang mi trng khc. Chng trnh chy trn my tnh, dung iu hnh, qun l cc thit b phn cng v cc ti nguyn phn mm trn my tnh.

29

30

C s d liu

Tp hp d liu (vn bn, m thanh, hnh nh) ca mt hay nhiu lnh vc ng dng, c t chc theo mt cu trc nht nh sao cho cc chng trnh my tnh c th khai thc, nhm phc v nhiu ngi s dng.

31

Ngn ng truy vn Ngn ng thao tc vi d liu: nh ngha, d liu chnh sa, thay i d liu. Mi mt phn mm khi ra i s tip tc c pht trin hon thin hn v ph hp vi yu cu thay i. S thay i c b sung trong cc phin bn tip theo ca phn mm, gi l phin bn

32

Phin bn

33

Ti nguyn my tnh

L tt c nhng g m my tnh c t cc thit b phn cng ti cc phn mm chy trn n. Mi my tnh u c mt cu hnh xc nh v c th thay i. Vi cc phn mm khc nhau th yu cu v cu hnh phn cng cng khch nhau. Cc phn mm cn c Vit ha tc ngn

34

Cu hnh phn cng

35

Vit ha

- 241 -

ng s dng u c chuyn sang ting Vit nhm gip ngi dng thun li hn trong khi s dng 36 H iu hnh Trung tm ca my tnh ni x l cc nhim v m cc chng trnh chy trn n yu cu 37 ng dng mng Cc chng trnh chy trn mi trng mng 38 39 Tin ch Phn cng 40 Phn mm ng mm Cc ng dng c mt li ch nht nh cng Cc phn mm c vit cho nhiu ngi s dng Cc phn mm c m ngun c m ha v khng th xem hay thay i 41 Phn m 42 Phn mm c th mm ngun Phn mm i km vi m ngun, mi ngi c th xem cng nh sa theo mnh L cc phn mm dnh cho cc n v vi cc chc nng c th 43 Phn quyn Chc nng phn chia quyn hn s dng phn mm vi tng i tng ngi dng c th 44 ng b d liu Chc nng cho php d liu cc ni khc nhau lun cng trng thi, tc d liu l ging nhau 45 Tng thch Mi loi phn mm chy trn my tnh cn phi c s thch ng vi my tnh m n chy

- 242 -

46

H thng

Tp hp cc thnh phn gm phn cng v phn mm, cc thit b trung gian, thit b lu tr phn Mi phn mm khi c vit ra u phi ng k bn quyn, ngi dng no mun s dng cn phi tr ph bn quyn

47

Bn mm

quyn

48

Bo tr

L qu trnh bo dng phn mm, khc phc cc vn pht sinh trong qu trnh s dng L kh nng thay i phn mm theo mun ca ngi dng

49

Tnh ty bin Ci t

50

Khi cc nh pht trin hon thin mt phn mm, sn phm c a ra l mt phn mm ng gi hon thin. Khi mun s dng phn mm ny bn phi lm mt vic h iu hnh ca my bn c th qun l v h tr cho phm mm c chy mt nh mun, l cng vic ci t. ca L ln ca nhng thnh phn to nn phn mm nh d liu ca phn mm, m ngun

51

Dung

lng

phn mm H iu hnh

52

L phn mm h thng m my tnh s dng qun l cc thit b ca my, nh HDH Window, Linux

53

ng gi phn mm

Sau khi phn mm c hon thnh, cc nh pht trin phi tin hnh ng gi (nn)

- 243 -

cc phn mm ny di mt cu trc phc tp khng b n cp m ngun cng nh khng b ph hoi v c th gim bt dung lng ca phn mm. 54 Gii nn Khi ci t th phi gii m cu trc c ng gi ny ra khi mi c th ci t c. y chnh l cng vic gii nn. 55 cng L ni lu tr tt c nhng d liu m my tnh ca bn s dng, k c phn mm h thng ln phn mm ng dng hay nhng d liu khc. Cu hnh my tnh: Tp hp cc thit b to nn my tnh v kh nng lm vic ca cc thit b ny. 56 57 58 59 CPU RAM HDD Virus B x l trung tm ca my tnh. B nh ngoi ca my tnh. cng ca my tnh. L cc chng trnh c to ra ph hoi my tnh, ph hng h iu hnh cng nh cc phn mm ng dng khc 60 Cleanup disk Defragement a Dn a, mt hnh thc lm my tnh ca bn c th chy nhanh hn. 61 Dn a, gip cho my tnh chy nhanh hn. 62 Chia cng my L cch chia nh dung lng ca cng tnh my tnh ra lm cc nh hn tin trong

- 244 -

cc vic qun l d liu, tin trong vic ci t 63 Sao lu d liu y l cng vic copy v lu tr ton b cc d liu ca cc bn sang mt ni khc v vi mt nh dng khc. 64 Khi phc d liu y l cng vic bn copy li cc d liu m bn sao lu t trc vo phn mm. 65 Password iu Mt khu bn c th vo s dng hay xem cc d liu ca phn mm. 66 H hnh y l mt phn mm h thng c Microsoft sn xut v a ra vo nm 2001. y l mt h iu hnh rt ph dng Vit Nam. 67 H iu hnh Vista y l mt phn mm h thng c Microsoft sn xut v a ra vo nm 2007, c rt nhiu tnh nng vt tri. 68 Chc nng kha mt L chc nng phn quyn cho mi ngi s khu dng khc nhau. Mi ngi s dng c mt tn ng nhp v mt m khc nhau, chc nng ny s bo mt rt tt cho d liu khi nhng ngi truy cp tri php. 69 Chc nng mt m y l chc nng m ha d liu vi mt d liu 70 Tng la cu trc phc tp. L mt chc nng ngn chn s xm nhp tri php ca cc i tng khng c php hay virus.

Windows XP

- 245 -

71

Email

Th in t

- 246 -