PRESCOM

ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PRESUPUESTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

Diseado para Microsoft Windows XP/Vista

MANUAL DEL USUARIO

SECON 2010/11
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

www.prescom-bo.com

ROMSOFT 1988 - 2010 Arq. Ronald Romero Moreira Reg. CAB. 2216

Todos los derechos reservados

Noviembre de 2010

INDICE

Presentacin del programa Estructura funcional e interfase Iniciar el seguimiento de un proyecto Seguimiento ECONMICO Inventario Historial de movimientos Proveedores Adquisiciones Inversiones en general Control de EJECUCIN Avance obra Subcontratos Ejecucin de insumos Reportes Balance Grficas de anlisis situacional Flujo de fondos Utilidades Configuracin del programa Acerca de SECON Ordenes de cambio

1 2 3 7 7 15 18 22 26 28 29 34 42 43 46

51

56

SECON 2010

Presentacin del programa

QUE ES SECON ? SECON es el programa que complementa funcionalmente a PRESCOM, especficamente orientado al control y seguimiento de obras. Trabaja con la informacin generada y calculada por PRESCOM (presupuestos) y si es que el operador (empresa, institucin, tcnico) tiene la intencin de verificar resultados respecto a lo supuesto econmicamente y en tiempo, tendr en este software la posibilidad de llevar un registro permanente y detallado de lo que ocurre en la ejecucin de un proyecto de construccin o manufactura. A nivel de la informtica, comparte las especificaciones tcnicas dictadas para PRESCOM. Especficamente se propone como un instrumento sencillo pero potente como para satisfacer necesidades de distinta magnitud entre los usuarios. Su versatilidad subyace en la libertad que oferta al operador para que ste decida si desea efectuar un control ligero o muy detallado de una obra. Posee gestin de almacenes, kardex de movimientos, kardex de proveedores, control de la ejecucin de obra en tiempo y dinero, manejo de subcontratistas de mano de obra, control del avance mtrico y temporal de la obra, anlisis de resultados a nivel grfico, etc. La versin 2011 consolida los ajustes, cambios y mejoras producidas de la aparicin de este mdulo.

SECON 2010

Estructura funcional e interfase

Nombre del mdulo

Nombre y lista de proyectos

Montos presupuestado y ejecutado del proyecto

Barra de herramientas estndar Barra de opciones secundarias

AREA DE DESPLIEGUE DE CONTENIDOS

SECON 2010

Iniciar el seguimiento de un proyecto Como toda actividad sistematizada, el uso de este programa requiere de un trabajo preliminar y de preparacin a desarrollarse en PRESCOM. La fase preparatoria mencionada consiste en establecer la moneda base y configuracin elemental que adoptar SECON, junto con la generacin de los archivos bsicos para ejercitar el control y seguimiento de obras de un proyecto elaborado por PRESCOM. Estando en PRESCOM, recupere el proyecto candidato a ser controlado en su implementacin . Ingrese a la opcin ilustrada en el grfico y proponga el esquema de control para los distintos parmetros o incidencias empleadas en el clculo del presupuesto.

En esta ventana se deben determinar dos aspectos cruciales. 1) la moneda para ejercitar el control econmico (solo se hace una vez) y 2) los parmetros y rubros a ser controlados por el mdulo de seguimiento (por defecto se han fijado mnimamente los insumos y el presupuesto total). Los rubros que se encuentran pintados de color rojo son los implicados en el clculo. Las listas contienen su posible equivalente invariable a ser controlado a travs de SECON. Tambin se podr determinar la ruta o carpeta en la que se almacenarn los archivos de control y seguimiento. Use el botn del lado derecho para cambiar la carpeta destino.

SECON 2010

Iniciar el seguimiento de un proyecto El proceso de eleccin de equivalencias entre los rubros de clculo de precios unitarios y los que SECON utiliza para efectuar el seguimiento econmico, debe ser efectuado con mucho cuidado. Esta labor debe ser encarada tomando en cuenta las necesidades de la empresa o institucin con relacin al grado de detalle a encararse en el seguimiento mas adelante, el programa solo estructura lo bsico para esa tarea, pero no condiciona su profundidad. Ntese que la eleccin de equivalencias viene acompaada de un clculo que refleja el monto previsto a ser invertido en obra.

Se recomienda dejar SIN CONTROL el rubro: UTILIDADES. Al lado izquierdo se encuentran las condiciones y procedimientos base para empezar el control y seguimiento de obras. El panel de REQUISITOS BASICOS nos orienta respecto a las condiciones de elaboracin del presupuesto... lo ideal es que el PRESUPUESTO GENERAL y el CRONOGRAMA COMPLETO estn correctos. El primero es imprescindible y su falta podra significar que las cantidades o cmputos mtricos no se hayan completado. El cronograma no es imprescindible, pero su ausencia afectar directamente el control de ejecucin o avance respecto a los tiempos y porcentaje.

Una vez terminada y revisada la moneda y equivalencia de rubros, el operador deber oprimir el botn de PROCEDER.

SECON 2010

Iniciar el seguimiento de un proyecto En la versin 2010, el control del avance fsico esta integrado, es decir, ya no incluye la alternativa: POR MODULOS. Se vio por conveniente efectuar este ajuste por la improbabilidad de presentarse este ultimo caso. Una vez terminada la generacin de archivos para el seguimiento, el programa anunciar el xito del proceso de inicializacin.

Una vez generados los archivos de seguimiento, el proyecto quedar bloqueado automticamente para su edicin (modificacin); siendo desde este instante imposible la correccin de su estructura y/o contenido. Si se presenta la necesidad de utilizar este presupuesto como modelo para otro, se sugiere utilizar la opcin GUARDAR COMO... para que al cambiar su nombre o descripcin, quede este habilitarlo o desbloquearlo. Salir de PRESCOM y ejecutar el mdulo de seguimiento (SECON) o en su caso acceder a la opcin sealada en el men CONTROL Y SEGUIMIENTO.

SECON 2010

Encarar el seguimiento de obras La filosofa con la que se diseo este mdulo complementario a PRESCOM, es la de proporcionar al usuario una herramienta de comprobacin de lo supuesto en la primera instancia (presupuesto).

El nacimiento de la versin 2007 viene acompaada de la incorporacin de SECON con el fn descrito por la ilustracin. La versin 2010 sistematiza de una mejor forma sus tres funciones bsicas:

Correspondiente a este ambiente de trabajo, inclusive se aadi una seguridad de acceso por contrasea independiente para el SEGUIMIENTO ECONOMICO y otra para la EJECUCION DE OBRA, como veremos ms adelante.

SECON 2010

Seguimiento ECONOMICO

Se podra decir que el segmento ms importante del proceso de seguimiento de una obra es el ECONOMICO, por esa razn la primera herramienta dispuesta en SECON agrupa opciones para gestionar el inventario central de insumos, revisar el historial de movimientos, controlar cuentas con proveedores, registrar las adquisiciones de insumos y administrar las inversiones en general. Insistimos en aclarar que el programa solo dota de las herramientas y opciones orientadas a la instancia de verificacin de inversin y ejecucin de obra, en ningn momento forza el uso de todas sus posibilidades... quedando el usuario liberado para ejecutar un control ya sea detallado o global. Para empezar a usar todas las opciones que a continuacin se explicarn, el usuario deber elegir un proyecto de la lista (parte superior). Esta eleccin se quedar activa en las sesiones sucesivas hasta que se dicte lo contrario. INVENTARIO

La acciones bsicas para esta herramienta pueden ejecutarse ya sea mediante la barra lateral y/o la lista de opciones del men contextual (botn derecho del ratn). SECON 2010 7

Seguimiento ECONOMICO En la parte superior se hallan las pestaas que categorizan el rubro junto con el valorado del inventario registrado en el almacn central, junto con el cajn de texto que muestra el insumo elegido y su cantidad inventariada (ecistencias).

El botn con la letra A permite la indexacin de los registros.

La lista podr ser automticamente poblada si es que el usuario eligi hacerlo de esta manera activando el casillero correspondiente en la inicializacin de variables y archivos en PRESCOM. Adicionalmente, sta podra contener cantidades (las del presupuesto) si es que la segunda variable de los requisitos es activada. Obviamente no se recomienda utilizar sta ltima, ya que se supone que el seguimiento contemplar la adquisicin de insumos y su consecuente inventariacin. Ingresar nuevo insumo (INS) Para registrar o dar de alta un nuevo registro, se debe usar esta opcin. La forma abreviada es pulsar la tecla INSertar. La ilustracin que se muestra describe con claridad los datos que se solicitan para cada insumo. SECON propone la introduccin de dos tipos de unidades, la primera del tipo comercial y la segunda para el balance con el presupuesto.

SECON 2010

Seguimiento ECONOMICO Modificar registro Despliega la misma ventana que la anterior opcin; a travs de la misma se incorporarn cambios y modificaciones que el operador considere necesarias. El ejemplo ilustrado servir para entender el manejo de unidades.. muy til en ciertos materiales que a nivel del presupuesto con relacin al comercial tienen un manejo distinto respecto a sus unidades de medida. Estas relaciones tambin sern importantes considerarlas en el caso de algunos materiales que se presupuestan de una forma y se adquieren de otra. (Ej. fierro estructural, que normalmente en los temes se incluye en KG, pero se adquiere en BARRAS). Por ah ser necesario registrar todos los tipos de fierro que comercialmente se utilizarn; SECON 2010 tiene la facilidad de efectuar SUSTITUCIONES y mantener un registro coherente de lo presupuestado y lo invertido cuando se efectan los despachos. La edicin de un tem tiene como alternativa un mtodo acelerado: doble click con el ratn sobre el nombre del insumo a modificar. Borrar registro Permite la eliminacin temporal de uno o mas registros. Ver kardex de movimientos el insumo Una vez elegido o sealado un insumo y entrando a esta opcin, el programa ejecutar un enlace directo con el kardex de movimientos del mismo. Mayores detalles en el siguiente acpite. Imprimir listado Para imprimir la lista visible. El programa cuenta con un sistema de previsualizacin y configuracin bastante amigables. La explicacin de esta interfase tendr un acpite aparte mas adelante.

SECON 2010

Seguimiento ECONOMICO Registrar envo de insumos a obra. Esta opcin se usa para ejecutar el despacho de material, suministros y/o equipo a una determinada obra/mdulo. Si se desea efectuar un control y obtener al final un balance del gasto de materiales especialmente, su uso ser obligatorio. El proceso involucra el registro de la solicitud, su registro y almacenamiento (opcional) y al final su despacho. En la fase de solicitud, el pedido puede ser revisado y archivado las veces que se quiera, una vez confirmada y revisada lista y cantidades y en consecuencia ejecutado el despacho, su modificacin ya no ser posible.

La mecnica operativa requiere de la introduccin del nombre del residente y luego de la eleccin de los insumos; esta ltima compromete el uso del ratn (tomar, arrastrar y soltar) o simplemente el uso de la tecla ENTER (desde el inventario hacia la boleta de solicitud). Inmediata a la seleccin de un insumo seguir la introduccin de la cantidad solicitada en unidades comerciales. Si se requiere efectuar un control ms detallado, se podr vincular ese pedido con algn tem especficamente. A travs de la ventana se podr observar que el programa lleva un registro preciso de las cantidades inventariadas, solicitadas y ejecutadas. Alternativamente se podrn SECON 2010 10

Seguimiento ECONOMICO efectuar sustituciones de insumos por otros; esta posibilidad obviamente reservada para los materiales que tienen un manejo distinto de cuando se incluyen en el presupuesto con relacin a su uso en obra.

El proceso de eleccin de insumos puede agilizarse y repetirse si se usa solamente el teclado (mtodo recomendado) y mas cuando la ubicacin de un insumo cuenta con la ayuda de un filtro (F2). Encontrado el insumo, pulse ESC (salir del filtro), luego ENTER (para elegir el insumo), ingrese la cantidad y pulse ENTER. Se puede cancelar con ESC Las cantidades previstas y ejecutadas siempre reflejan el contexto del despacho. En lugar de elegir un tem, el operador puede escribir cualquier otra observacin en el cajn de texto respectivo; lgicamente ese caso implicar que el despacho no esta dirigido a uno en particular y en consecuencia se registrar un envo al mdulo de forma global. SECON 2010 11

Seguimiento ECONOMICO En la misma hoja de solicitud pueden registrarse materiales y suministros.

El nmero de la boleta automticamente se incrementar una vez archivada o despachada la solicitud. El despacho de suministros se registrar en el rubro de GASTOS GENERALES o IMPREVISTOS en dependencia de los parmetros elegidos para ser controlados en SECON en la fase inicial del proceso (PRESCOM). Una vez terminada la incorporacin de insumos o pedidos, se podr ARCHIVAR la solicitud (etapa recomendable), para que posteriormente se pueda revisar, verificar y autorizar el DESPACHO. Archivada la boleta, se genera una nueva, en ella se podr cambiar el mdulo de la obra, residente y efectuar de nuevo la eleccin de insumos. El DESPACHO solo debe ejecutarse cuando se ha revisado, ajustado y autorizado el envo. Se recomienda imprimir la boleta para que la autoridad que corresponda efecte el control y autorice. Las solicitudes o pedidos se archivarn por fechas, obras, mdulos y residentes. Estas podrn ser recuperadas utilizando este botn. Una planilla mostrar ese detalle para que a travs de la misma se cargue un pedido pre-elaborado.

El programa no procesar DESPACHOS cuando el insumo no cuente con la cantidad suficiente como para abastecer el pedido. Un DESPACHO efectuado con xito procesa internamente las siguientes fases: - Verifica cantidades inventariadas y su capacidad para asimilar el pedido - Actualiza el kardex de INVERSIONES para la obra - Actualiza el inventario central - Registra el envo en el kardex de MOVIMIENTOS (para cada insumo) - Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de la obra SECON 2010 12

Seguimiento ECONOMICO - Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de los temes de la obra. - Elimina la solicitud (por eso se recomienda su impresin)

Mientras no se DESPACHE la solicitud, sta podr ser modificada. En ese entendido el operador podr... Eliminar algn insumo de la lista Corregir la cantidad. Doble click o ingreso de nuevo valor en la celda

Importar datos Ejecuta el pegado de los datos que se encuentran en el portapapeles. Esta herramienta resulta importante en la necesidad de ahorrar tiempo y transferir informacin al inventario central desde una hoja electrnica. Esta informacin deber estar ordenada de la siguiente forma:

SECON 2010

13

Seguimiento ECONOMICO Una vez marcado el bloque a ser copiado, se oprime la combinacin: CTRL + C, en seguida se rengresa a SECON y haciendo uso de esta opcin se verifica en una tabla los datos disponibles.

Se pulsa en ACEPTAR para proceder con la transferencia. Saldr un aviso con la confirmacin de la cantidad de registros nuevos aadidos. La transferencia evita repetir insumos con la misma descripcin. Cuidar de homologar las monedas para proceder con esta opcin. El almacenamiento de insumos puede ser ilimitado, aunque esta en funcin de la capacidad del ordenador empleado para este trabajo. Por razones de lgica y comodidad, el programa en esta seccin entrar al modo indexado de forma automtica cuando se el inventario haya superado los 500 temes.

SECON 2010

14

Seguimiento ECONOMICO HISTORIAL El kardex o historial de movimientos de los insumos, sirve fundamentalmente para controlar, analizar, visualizar e informar cada modificacin (entrada o salida) en sus cantidades. Estos movimientos pueden ser: envos, ajustes manuales del inventario, devoluciones.

Siendo una herramienta de anlisis visual, posee de un filtro completo en la parte superior.

Este mecanismo trabajar en prcticamente cualquier combinacin. Algunos campos son accesibles con el doble click sobre la planilla, Ej. Modalidad ENVIOS. De esta forma gil tambin se puede restringir el listado a un solo insumo, Ej. Cemento portland. Cuando el kardex se concentre en un solo insumo, ste adoptar un ttulo acorde y se adicionarn en la parte superior la cantidades de entrada, salida y saldos respectivos.

SECON 2010

15

Seguimiento ECONOMICO EL kardex tambin puede ser accedido directamente desde la planilla del inventario central. Para ello se debe sealar un determinado tem y luego activar la opcin que se muestra en el grfico.

Luego de oprimir ESC se podr regresar al inventario central. La impresin elabora este reporte. A travs de ste se podr exportar o copiar al portapapeles el contenido y transferirlo a un software externo.

SECON 2010

16

Seguimiento ECONOMICO El botn tabla. Solo ser efectiva la eleccin del molde y no as el estilo ni el tamao. Para alterar los tamaos de letras junto con el ancho de las columnas de cualquier tabla en SECON, se deber utilizar la combinacin de teclas: CTRL + rueda del ratn. se utiliza para cambiar el tipo de letra de la

Al lado izquierdo existe una barra de acceso directo a los resmenes por mes. Las luces sobre los botones numerados indican la existencia o no de movimientos en ese mes. Los nmeros van del 1 al 12, significando los doce meses del ao. Para utilizar esta barra, se debe adems fijar el ao o gestin en la parte superior.

El historial registra todos estos movimientos: Su naturaleza hace que ninguna modificacin sea admitida.

SECON 2010

17

Seguimiento ECONOMICO PROVEEDORES SECON tambin tiene un set completo de herramientas para registrar y controlar las cuentas con los proveedores de insumos.

Siendo parte del paquete, el comportamiento de las opciones es similar a lo explicado en el acpite previo; solo se aaden algunos aspectos y procedimientos particulares a la herramienta y otros que el autor vio por conveniente incorporar (especficamente procedimientos) para evitar homogeneizar en extremo el uso de las distintas opciones y as evitar que el operador las confunda. Registrar nuevo proveedor, sirve para introducir los datos generales de un proveedor. Modificar datos proveedor, sirve para modificar datos generales del proveedor elegido.

En caso de que el usuario acostumbre comunicar las cuentas con su proveedor (conciliar), ser recomendable ingresar el fono y el correo electrnico (email), SECON tiene la posibilidad de mandar va correo electrnico el estado de cuentas. Eliminar datos proveedor, sirve para borrar el registro de un proveedor. Esta funcin no esta habilitada para los proveedores con los que el usuario tiene cuentas pendientes.

SECON 2010

18

Seguimiento ECONOMICO Desde el listado se pueden efectuar enlaces directos con el kardex de movimientos de los insumos, en este caso, especficamente ver adquisiciones efectuadas al proveedor sealado.

Por defecto el historial de movimientos solo mostrar los registros del mes (segn la fecha del sistema). En cualquier caso, mximo se mostrar lo registrado en el ao con excepcin del filtrado por insumo; situacin que puede evitar esa restriccin. La impresin, como en todos los reportes, muestra inicialmente el informe en pantalla:

SECON 2010

19

Seguimiento ECONOMICO La ultima opcin permite el control y comunicacin de las cuentas (adquisiciones a crdito y amortizaciones).

Por si mismo ofrece nuevas opciones para administrar las cuentas. Modificar haber. Para alterar la cifra de la columna HABER (amortizaciones) Imprimir recibo. Por omisin o alguna otra razn podra requerirse imprimir un recibo rezagado. Solo til para las amortizaciones.

Imprimir kardex. Para imprimir el listado con las cuentas

SECON 2010

20

Seguimiento ECONOMICO Amortizar. Para registrar las amortizaciones efectuadas. A su finalizacin automticamente el programa emitir un recibo. Su numeracin es manejada automticamente por el programa.

Enviar cuentas por correo. Sirve para conciliar cuentas con el proveedor. Esta opcin solo funciona en cuentas de correo POP3 y ser impresicindible acceder a la configuracin.

SECON 2010

21

Seguimiento ECONOMICO ADQUISICIONES Complementaria a la anterior herramienta, sta se dedica con exclusividad a gestionar las adquisiciones o compras efectuadas de los insumos (materiales o suministros).

Ingresar nueva adquisicin, se usa para efectuar el almacenamiento del detalle de una compra (copiar el recibo o factura). Este proceso tiene dos fases, en la primera (opcional) se guarda el detalle con la opcin a futuras modificaciones (ARCHIVAR) y en la segunda se graba ste en forma definitiva y no modificable (CONSOLIDAR). Este ltima actualiza el inventario y el kardex de movimientos de los insumos involucrados.

Los detalles de las adquisiciones consolidadas pueden ser vistos, impresos y emitir recibo. Respecto a las opciones disponibles en el formato modificable, stas empiezan con la eleccin de insumos. Esta fase (que puede ser abreviada con la tecla INSertar), despliega la lista de insumos categorizada en materiales y suministros; SECON 2010 22

Seguimiento ECONOMICO solo se debe oprimir la tecla ENTER para llevar el tem indicado al formulario. El listado posee un mecanismo de filtrado gil para ubicar a travs de las iniciales al insumo buscado. La segunda opcin elimina sin mayores trmites el insumo del detalle La tercera (imprimir detalle) tiene el propsito de generar un reporte con el contenido del formulario.

La cuarta: imprimir recibo, se activa en adquisiciones consolidadas y permite la emisin de recibos rezagados.

En el caso de las compras con cheque, el formulario requiere obviamente de informacin adicional relativa a su nmero y la cuenta bancaria empleada.

Los datos sobre la cuenta se almacenarn automticamente, por lo tanto en el futuro se podr recurrir a la lista para utilizar una cuenta previamente creada. La adquisicin tambin podr ser ingresada como ACREDITADA, es as que posteriormente se deber manejar el kardex de cuentas con el proveedor para efectuar las amortizaciones a las deudas adquiridas de este modo. SECON 2010 23

Seguimiento ECONOMICO Cuando se opte por esta modalidad, al tiempo de CONSOLIDAR una compra, el programa desplegar un mensaje recordatorio al efecto.

No son compatibles las consolidaciones de compras con cheque y a crdito, esto implica que las compras con cheque necesariamente debe ser CANCELADAS, a no ser que el crdito sea parcial, y que el anticipo est siendo girado en un cheque. La eleccin de los insumos aplica de forma predeterminada el valor: 1 a las cantidades, el operador deber corregir esta cifra en el acto o posteriormente de la manera acostumbrada (directamente en la celda).

Modificar despues DOBLE CLICK o ENTER en celda

SECON 2010

24

Seguimiento ECONOMICO Ver/modificar registro de adquisicin. Sirve para entrar al detalle de una compra y modificarla si es que sta no est consolidada. Eliminar registro de adquisicin. Para borrar las compras que estn en la fase de edicin.

Imprimir lista. Estructura un reporte con la lista visible. Para generar un informe con los criterios del operador, se podr utilizar el filtro de la barra superior.

SECON 2010

25

Seguimiento ECONOMICO INVERSIONES La herramienta que integra todos los egresos econmicos registrados para la obra, es la presente:

La barra superior contiene botones que fuera de enlazarnos con el reporte correspondiente, nos informa visualmente (luz de led) la previsin econmica efectuada en el presupuesto para ese rubro. Esta herramienta es de orden mixto, es decir, permite la visualizacin tanto como el registro de algunas inversiones denominadas directas. Este tipo de inversiones no deben corresponder a materiales, stos insumos necesariamente sern transferidos a travs del almacn central. Las inversiones o egresos directos en los rubros: mano de obra y equipo, corresponden a la lgica del presupuesto (rendimiento o cantidad y precio), por lo tanto facilitarn el posterior anlisis de lo supuesto versus lo ejecutado (ver acpite ejecucin de insumos en captulo EJECUCION). Registrar inversiones directas. Permite la inclusin de un gasto o inversin efectuada en cualquier rubro excepto MATERIALES o TOTAL PRESUPUESTO.

SECON 2010

26

Seguimiento ECONOMICO Los egresos en la modalidad inversin directa, pueden ser modificados en lo que hace a su precio y cantidad. El doble click en cualquier columna excepto la DESCRIPCION, abrevia este paso.

Tambin se pueden eliminar los registros que no corresponden a DESPACHO DE MATERIALES o SUBCONTRATOS.

Se utiliza para imprimir el reporte

Esta opcin permite la devolucin de MATERIALES de la obra hacia el depsito central.

El usuario podr comprobar tres situaciones despus de ACEPTAR el valor: 1) que la cantidad despachada en menor; 2) que el inventario central ha reingresado esa devolucin y 3) que el historial de movimientos de ese insumo ha registrado dicha accin. SECON 2010 27

Seguimiento ECONOMICO La funcin de transferencia de material de una obra a otra o de un mdulo a otro mdulo, viene representada por esta otra opcin.

El resumen de todas las inversiones y el balance consecuente se puede verificar a travs de esta opcin.

Haciendo doble click en cualquier rubro, har que el programa muestre el detalle correspondiente de inversiones efectuadas. En la parte inferior se aadi el filtro del reporte. Funciona similar a lo expuesto para el historial de movimientos de insumos.

Para filtrar un insumo o componente especfico, bastar con hacer doble click en su DESCRIPCIN. Esta variante har que aparezca adems una fila con los totales.

Las modalidades que se pueden elegir para construir el reportes son: En la parte superior se vern literal y grficamente la ejecucin presupuestaria.

SECON 2010

28

EJECUCION AVANCE DE OBRA En el control y seguimiento de obras, una de las labores recurrentes es el registro del avance fsico de las actividades o temes con el fin de obtener la compensacin econmica contractual a ese hecho.

A travs de esta herramienta, el usuario tiene la posibilidad de ingresar los avances peridicos, extraer el resumen del avance fsico, extraer el resumen del avance por tiempo, cobrar planillas, comparar cronograma planteado y ejecutado, graficar resultados, etc. Una vez ingresada a esta herramienta, se iniciar el uso de la 1ra planilla con los temes componentes y organizados segn los mdulos que estructuraron el presupuesto. Se habrn determinado algunas variables tales como el porcentaje de anticipo y perodo.

Solo en la 1 planilla se podr cambiar el % del anticipo.

Ajustado el periodo del avance (inicio de obras y fecha actual), se podr inicial el registro de las cantidades.

SECON 2010

29

EJECUCION El programa hace un registro dinmico de los valores; el operador podr ver en tiempo real (instantneamente) como afecta lo que introduce, en el porcentaje y el posible total. Existen dos formas de ingresar los avances peridicos. 1) Escribir manualmente las cantidades en la columna de AVANCE ACTUAL, directamente en la planilla. 2) Transferir los avances de la mano de obra (ver captulo mas adelante: SUBCONTRATOS). Cualquiera de las dos formas aade a la informacin especfica (cantidad) la fecha en la que se ingresan estos datos. Este detalle es muy importante si que el operador desea posteriormente analizar la ejecucin del cronograma. El programa lleva un registro individual y muy preciso de las fechas en las que son introducidos los cambios en las cantidades del AVANCE ACTUAL, para ello bastar fijarse dicha informacin al lado derecho de esta columna.

INICIO indica la fecha en la que por primera vez se introdujo una cifra al avance. Este dato se mantiene en las planillas sucesivas. Ult. Ejec. indica el da en el que se modific la cifra previa del avance, podra ser por alteracin manual y adrede; por acumulacin de avances en la mano de obra o; por cambios en nuevas planillas (avance reciente). sta al final, es decir cuando se concluya o supere la cantidad presupuestada, indicar al cronograma de control la fecha de culminacin de la actividad. Para modificar manualmente las fechas de estas columnas, el usuario debe hacer doble click sobre el contenido de la celda; aparecern dos flechas para retroceder o avanzar el calendario. Debe quedar claro que el programa automticamente bloquear posibilidades de fecha basndose en el perodo fijado para la planilla y los lmites lgicos en cada tem. Esta funcin esta reservada para efectuar pequeos ajustes a los inicios y culminaciones de avance y en consecuencia darle una mayor precisin a lo ejecutado en obra. Mientras no se COBRE la planilla, sta se podr modificar. Existen colores que orientan al operador en lo que respecta a las actividades que tienen avance, las que culminaron y las que se desfasaron.

SECON 2010

30

EJECUCION Una vez revisadas las cantidades, ajustadas las mismas a los acuerdos con el supervisor de obra y aprobado el perodo del avance, la planilla podra cambiar de estado y pasar a ser cobrada. Esta accin requiere por primera vez (1 planilla), la introduccin del nombre del supervisor y la fijacin correcta del porcentaje del anticipo; este ltimo dato no podr ser cambiado mas adelante.

En seguida activar el 1 botn de la barra de herramientas y confirmar la accin.

Respondido con un SI este mensaje, el programa generar la siguiente planilla, acumulando el avance actual. Podr pasarse en seguida a la impresin para el trmite correspondiente. Este reporte tiene como pi de pgina el VoBo. del supervisor.

SECON 2010

31

EJECUCION Existen otros reportes que resumen el avance de obra en trminos fsicos y de tiempo. Este ltimo se refuerza con un grfico de barras que comparan los tiempos previstos y los ejecutados. El resumen de avance fsico tiene este contenido:

Su propsito es permitir una comparacin de lo presupuestado y lo ejecutado en lo relativo a cantidades y presupuesto; muestra saldos y el porcentaje de avance por tem y total. El avance total resulta del promedio de los parciales y permite apreciar en trminos aproximados cuanto se ha ejecutado fsicamente en la obra controlada. El resumen del avance por tiempo tiene este aspecto:

En este caso, el objetivo es permitir un anlisis del avance desde la ptica del tiempo empleado por el componente humano o la maquinaria. Contiene las horas de trabajo prevista por el presupuesto, las ejecutadas, el saldo, el porcentaje de avance por tem y las fechas en ambos sentidos. Este reporte se complementa con una grfica de barras. SECON 2010 32

EJECUCION Los dos grficos adicionales, ilustran algunos otros aspectos importantes para el anlisis del avance y su compensacin econmica. Planillas cobradas

Fuera de la utilidad obvia, esta contiene fechas y el equivalente en porcentaje de cada planilla. Avance de ejecucin por tem

SECON 2010

33

EJECUCION Porcentaje de ejecucin general de obras

La impresin de los grficos presentar dos modalidades a travs de este dilogo.

SECON 2010

34

EJECUCION SUBCONTRATOS Opcionalmente el usuario podr encarar la ejecucin de una obra a travs de la subcontratacin de mano de obra. Esta tarea puede ser administrada con la presenta herramienta:

Posee similares caractersticas al manejo de las planillas de avance de obra, de hecho sta tambin tiene el propsito de registrar el avance de obra pero a nivel de los contratistas y las actividades asignadas a cada uno de ellos. El lado izquierdo controla especficamente el listado de contratistas de una obra. En ese entendido sus opciones se encargan de aadir, modificar o eliminar los nombres de los contratistas. Los datos solicitados para el registro son:

El nombre y el CI (documento de identidad) son imprecindibles. Se podr aadir el resto junto con la fotografa que debe estar en formato JPG y mejor si posee un tamao de 400 x 300 pixeles.

SECON 2010

35

EJECUCION El programa cuando utiliza la opcin ELIMINAR, en realidad solo oculta el nombre del contratista, por ello cuando el operador considere reponer ese registro, entrar a crear y en vez de escribir el nombre, deber solo extraer de la lista el nombre oculto. La impresin del contrato hace que el programa genere un reporte tcnico en la parte inferior de la pantalla, conteniendo todos los temes asignados.

El historial de ejecucin de contrato, elabora un resumen de lo avanzado por el subcontratista, de forma que permita hacer un anlisis y evaluacin del cumplimiento de contrato.

El lado derecho de la pantalla est destinado a la gestin de las planillas de avance.

En su parte superior, fuera de la informacin bsica, se ubican los botones de acceso directo a los reportes adicionales, la asignacin de temes al contratista y la cancelacin de los avances. SECON 2010 36

EJECUCION El nmero de la planilla se genera automticamente y en funcin del cobro de avances peridicos. El perodo (fechas) de cada planilla se determina en dependencia de las fechas del sistema en las cuales se ingresen los avances. El usuario podr ingresar ajustes en fechas utilizando el calendario incorporado. El botn HOY, cambia el lmite a la vigente en el ordenador (fecha de sistema). Una vez creada la lista de contratistas, se generarn los contratos en base a la asignacin de los temes.

La lista de asignacin viene acompaada con datos importantes sobre los temes componentes del mdulo elegido, tales como precios unitarios de la mano de obra presupuestados y cantidades, situacin que tiene el objetivo de orientar al operador para proceder con la contratacin. El programa esta diseado para advertir contrataciones con valores superiores a los previstos (precios unitarios tope para la mano de obra). Tambin se podrn borrar temes de esta lista si que los mismos no tienen avance. Los avances se ingresarn en la columna correspondiente.

SECON 2010

37

EJECUCION Para ello bastar con escribir la cifra en la celda o pulsar ENTER. En seguida aparecer una ventana con los valores que orientan el impacto de los cambios. En la parte inferior se halla informacin ampliada del tem editado.

Actualizado el avance, se mostrar instantneamente lo previsible para el pago de la planilla. Los procesos de contratacin, registro de avance y cancelacin podrn ser encarados en cualquier momento a medida que avance la ejecucin de la obra, inclusive la incorporacin o eliminacin de contratistas, la nica limitacin es que la planilla cancelada ya no podr ser modificada. Para la cancelacin de planillas, se recurra a este botn:

En la planilla de pago se podrn aadir los descuentos que correspondan en representacin de los anticipos efectuados y las multas establecidas en caso de incumplimiento de contrato. El archivado de la planilla, merecer una respuesta a este mensaje.

Las opciones de impresin siempre estarn disponibles. Existen dos variantes: 1) comprobantes tipo cheque y planilla de pago resumen. Para los comprobantes, existen dos casilleros que determinarn el rango de impresin.

SECON 2010

38

EJECUCION Los comprobantes tienen este formato:

La impresin de la planilla este otro:

El resumen por contratista tiene este contenido:

SECON 2010

39

EJECUCION Reportes complementarios se ofrecen al operador a travs de estas dos opciones:

Consisten en resmenes orientados al anlisis y toma de decisin por parte del usuario de SECON. El resumen por contratista tiene este formato:

El resumen por tem tiene este otro:

Respecto a este ltimo, tiene un contenido que esclarece y sintetiza informacin SECON 2010 40

EJECUCION relacionada a la asignacin de temes, cifras contractuales y los nombres de los contratistas encargados de las distintas actividades. Archivadas y pagadas las planillas, stan mostrarn en la columna de AVANCE un cono que destaca la situacin de la ejecucin de cada tem.

SECON 2010

41

EJECUCION EJECUCION DE INSUMOS Este recurso es del tipo informativo y su objetivo se centra en la posibilidad de efectuar un anlisis sobre la cantidad real de insumos consumidor por la obra a nivel de mdulo e tem.

Las dos nicas opciones que posee es su impresin y el cambio de tipo de letra. Las planillas estn divididas por rubro, y en la parte superior un botn permite alternar la visualizacin de la ejecucin general de insumos con la de ejecucin de materiales por tem. La primera emitir alertas cuando la cantidad o el presupuestos se hayan sobregirado. En la segunda se podr ver en color azul el ingreso de materiales y en color rojo cuando stos hayan sobrepasado lo previsto. La ejecucin de insumos por tem, expone practicamente la misma informacin, solo que sta vez detallando dichos registros por cada actividad de construccin. Este ltimo reporte depender de la asignacin fijada por el usuario cuando efectuaba los DESPACHOS o ENVIOS desde el almacn central.

SECON 2010

42

REPORTES En este captulo se har una explicacin sobre las opciones en la hoja de reportes. Lo primero que se notar es su similitud con la interfase de reportes del mdulo PRESCOM, de hecho los botones y modalidades de navegacin son los mismos.l

Las funciones del ratn para navegar en los reportes, son las mismas que en PRESCOM Rueda del ratn (hacer scroll vertical) CTRL + rueda del ratn (manejar el acercamiento) SHIFT + rueda del ratn (pasar de una pgina a otra)

Ir a la primera pgina Retroceder a la pgina anterior Avanzar a la siguiente pgina Ir a la ltima pgina Ir a una determinada pgina Hacer alejamiento Hacer acercamiento Ver en escala 1:1 Pgina actual Nmero de pginas del reporte Imprimir o exportar el reporte

SECON 2010

43

REPORTES La variante radica en la accin IMPRIMIR. Accionado el botn de imprimir, se ver una ventana de configuracin y confirmacin del proceso.

Los cambios en la configuracin (letras, contenido, etc), podr verificarse en tiempo real. Los botones del lado derecho tienen como funcin la de obtener una copia dura (impresa), transferir hacia el EXCEL el contenido y copiar al portapapeles respectivamente (de arriba hacia abajo). La impresora inicialmente desplegar la ventana de configuracin del dispositivo de salida.

SECON 2010

44

REPORTES El botn con el cono de EXCEL, ejecuta un proceso que automticamente pasa el contenido del reporte a Microsoft Excel (siempre que ste este instalado en el ordenador)

La opcin de copiar al portapapeles se usa como es de costumbre para transferir la informacin hacia otro paquete. Ej. Excel.

CTRL + V

SECON 2010

45

BALANCE La herramienta BALANCE permite deducir, conjeturar, decidir, analizar, informar la situacin del avance de la obra con la ayuda de grficas.

La Ejecucin econmica porcentual de los mdulos, hace una comparacin a nivel de histograma del total de inversiones efectuadas en los distintos mdulos del proyecto.

La Ejecucin econmica de los rubros por mdulo, hace la comparacin de lo presupuestado con relacin a lo ejecutado en los rubros empleados para el clculo del presupuesto. Los parmetros que no incidieron a travs de un porcentaje no sern mostrados.

SECON 2010

46

BALANCE La Ejecucin porcentual de los insumos bsicos por mdulo, elabora una grfica de barras que permite apreciar el porcentaje consumido del total previsto en el presupuesto para los tres rubros bsicos: materiales, mano de obra y equipo.

La Inversin/egresos por modalidad y mdulo, calcula el porcentaje de participacin en la inversin total de 4 fuentes: inversin directa, despachos a travs del almacn central, subcontratos (mano de obra) y transferencias de materiales de otras obras/mdulos.

SECON 2010

47

BALANCE La Ejecucin econmica de toda la obra, consiste en un grfico integrador para analizar el avance la obra en trminos monetarios.

Todos los grficos tienen la posibilidad de migrar a travs del portapapeles hacia otro programas o ser impresos.

SECON 2010

48

BALANCE La opcin llamada: FLUJO DE FONDOS tiene la habilidad de construir en forma interactiva los curvas de tres instancias del control econmico: 1) previsin de los desembolsos, 2) desembolsos ejecutados y 3) inversin real paralela.

Cuando se acceda por primera vez a esta herramienta, el programa solicitar que se defina el cronograma y montos de la primera curva: desembolsos propuestos. Las fechas son ingresadas con doble click en la celda correspondiente (tabla superior a la grfica), luego el monto, aunque este orden no es obligatorio. Fijarse o definir en la parte superior los lmites del cronograma Al lado del monto se ir acumulado que significa el calculando el porcentaje desembolso propuesto.

SECON 2010

49

BALANCE La curva de desembolsos ejecutados ser representada en tiempo y dinero a partir de la cancelacin de las planillas de avance de obra y a partir de esta, concretamente de las fechas, se estructurar la curva de inversin. Los algoritmos internos advertirn posibles transgresiones a los lmites establecidos, tanto en el cronograma (plazo) y los montos presupuestados.

La curva de desembolsos programados ser complementada con dos datos en cada hito propuesto: X = das transcurridos desde la fecha de inicio, Y = monto desembolsado acumulado. Estos dos datos no son incluidos en las otras dos curvas para evitar solapes visuales y porque ellos estn incorporados en la planilla superior.

La planilla tiene un lmite de 100 files, capacidad suficiente como para acomodar esa cantidad de planillas de avance de obra. Los botones de la barra de herramientas tienen tienen estas funciones: Imprimir planilla de datos numricos Refrescar el grfico Imprimir el grfico Copiar al portapapeles el grfico

SECON 2010

50

UTILIDADES Existen un grupo de herramientas orientadas al manejo del mdulo y su informacin.

Parmetros Contiene cuatro opciones de configuracin:

La carpeta de trabajo fija la ruta donde se almacenan los archivos de seguimiento. La 2 permite al operador efectuar copias de respaldo o recuperacin de todos los archivos contenidos en una carpeta.

SECON 2010

51

UTILIDADES La 3 pestaa contiene los parmetros de uso del programa.

La ltima (implementada en la ver. 2010) agrupa las opciones de configuracin de acceso restringido al programa, o en su caso, a las dos funciones bsicas del mismo: SEGUIMIENTO ECONMICO y EJECUCIN.

El botn El botn

activa o desactiva la restriccin permite la modificacin de la contrasea.

SECON 2010

52

UTILIDADES En la configuracin tambin se ha contemplado una opcin especfica para modificar los parmetros de salida de los reportes con anticipacin a su generacin.

En el grupo de UTILIDADES tambin se encuentra el acceso al MANUAL DE USO (formato electrnico PDF) de este mdulo.

SECON 2010

53

UTILIDADES En Acerca de SECON podrn encontrar esta ventana:

Contiene la informacin relativa al sistema, versin del mdulo, situacin de la licencia y posee un enlace para descargar de Internet la ltima revisin del ejecutable.

SECON 2010

54

ORDENES DE CAMBIO Una de las mejoras incorporadas en la versin 2010, es el hecho de poder administrar las ORDENES DE CAMBIO. Este aspecto tiene que ver con los dos mdulos (PRESCOM y SECON). Los cambios necesariamente deben ser registrados en PRESCOM e implicar a NUEVOS ITEMES; solo as se podr explotar las nuevas habilidades del sistema. Pasos: 1) Ingresar a PRESCOM 2) RECUPERAR el presupuesto que esta en la fase de seguimiento y debe ahora incluir una NUEVA ORDEN DE CAMBIO. (notar que el programa alerta el estado del proyecto)

3) Ingresar al men CONTROL Y SEGUIMIENTO y acceder a la primera opcin

4) Podr ver que la ventana cambi sus opciones. Verificando la fecha, ejecute el botn de CREAR NUEVA ORDEN DE CAMBIO

SECON 2010

55

ORDENES DE CAMBIO 5) Activando el ltimo mdulo, que ahora tiene como ttulo el de ORDEN DE CAMBIO # xx, ingrese al listado de temes para aadir los que se requieran.

Los cambios solo sern posibles en este mdulo, mientras no se ACTUALICEN los archivos de seguimiento con su contenido Los precios unitarios de los insumos de los nuevos temes sern lo mismos vigentes en el proyecto, salvo aquellos que no estaban registrados anteriormente. En este ltimo caso, el usuario deber tener cuidado de aplicar los cambios con anticipacin y directamente en el base de datos, ya que el programa no permitir modificaciones de este tipo (precios unitarios) junto con la generacin de la orden de cambio. 6) Archivar el proyecto 7) Ingresar al menu CONTROL Y SEGUIMIENTO y ejecutar la opcin de ACTUALIZAR ARCHIVOS DE SEGUIMIENTO.

A partir de este momento se podrn aadir nuevas ORDENES DE CAMBIO y en SECON se podrn ejecutar las opciones de forma normal, entendiendo que se aadi un mdulo especfico con los cambios transferidos. 8) Ingresar a SECON y seguir con el proceso de control y seguimiento

SECON 2010

56