2.

CIENCIAS Y TCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIVSTICA

2.1. Ciencias auxiliares. Difcilmente una Ciencia o una disciplina poseen autonoma cientfica. Las disciplinas cuyos mtodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro cientfico en su trabajo o en su investigacin, pueden ser consideradas por ste como auxiliares en cuanto que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo especfico. El carcter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras, de tal manera que si la Archivstica estima como auxiliares a la Paleografa, a la Diplomtica e incluso a la Historia, aqulla puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de stas. La Archivstica, aunque nacida como ciencia auxiliar de la Historia junto con la Diplomtica, la Paleografa y otras afines, la Sigilografa, la Neografa, la Cronologa, hemos visto que tiene unas caractersticas propias y su objeto, su metodologa y sus fines se imponen configurando su independencia, hasta el extremo de que llegados a este punto y desde la perspectiva del archivero habremos de considerar la dependencia de todas aquellas otras disciplinas hasta estimarlas como auxiliares de la Archivstica. La disparidad respecto de todas ellas no anula la estrecha relacin con las mismas1. Para justificar esta postura necesariamente hemos de centrar la figura del archivero como un profesional especializado, con conocimientos concretos y especficos sostenidos sobre la base de saberes muy amplios. Y algo que no debemos olvidar nunca: el archivero realiza su trabajo no como un fin en s mismo, sino que es intermedio e instrumento para que otros consigan su propio fin, su propio objetivo. El archivero, en definitiva, no explota para s el contenido de los documentos2. El archivero es alguien distinto al historiador, al diplomatista y al palegrafo, pero a diferencia del historiador que no necesita de preparacin archivstica para elaborar su trabajo y a diferencia del diplomatista y del palegrafo que tampoco precisan de estudios archivsticos para desarrollar su propia tarea, el profesional de archivos ha de contar, adems de su preparacin especializada basada en esa disciplina que es la Archivstica, con una formacin semejante al historiador, al palegrafo y al diplomatista. Un buen
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Paleografa, Diplomtica y Archivstica que se podan agrupar en un colectivo de Ciencias del documento, hay quienes las adscriben a un rea comn de conocimiento con la denominacin de La Cultura escrita y la Sociedad del Occidente medieval.
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CORTS ALONSO, Vicenta: Formacin para la informacin, III Congreso Anabad, Cceres, 1985, Boletn de Anabad, Madrid, XXXV, 1-2, enero-junio, 1986, pgs. 31-44.

archivero ha de conocer y saber hacer historia, adentrndose en las instituciones, ha de leer la escritura de los documentos de cualquier poca y ha de distinguir la tipologa documental para describir cualquier documento. El colega Celso Rodrguez se refera recientemente a la prctica habitual en Hispanoamrica del ejercicio de la profesin de archivero sin ms, por un historiador. Se produca as que uno de los clientes de la institucin asuma las funciones directivas archivsticas, ejercindolas dentro de los circunstanciales intereses de su propia profesin3. El punto de analoga entre estas disciplinas es el documento en cuanto que es objeto de atencin de todas ellas. Pero si la Diplomtica analiza los testimonios escritos en s mismos, uno por uno, la Archivstica los considera como un conjunto documental formando un todo procedente de un mismo origen. El diplomatista estudia las partes, la estructura, el palegrafo se interesa por ese mismo documento desde el punto de vista de su escritura el sigilgrafo slo se ocupa por un aspecto de aqul en su circunstancia valorativa, el sello; al historiador, en cambio le afecta fundamentalmente el contenido, el asunto sobre el que trata para elaborar una tesis. Son como ya dijimos, diferentes maneras de preguntar a los documentos y distintas respuestas. Pero lo curioso es que el archivero ha de cuestionarlas y contestarlas todas. De aqu la necesidad del conocimiento de todas esas disciplinas para enfrentarse a su quehacer diario. 2.2. Diplomtica y Archivstica. Etimolgicamente la Diplomtica -nacida en el siglo XVII- es la ciencia que estudia los diplomas, entendiendo a stos como sinnimos de documentos, pero con un sentido mucho ms restrictivo que el comprendido por los archiveros. El documento jurdico, definido en el siglo pasado por Sickel4 es en la prctica, y hoy por hoy, el que atrae y centra la atencin del diplomatista, aunque recientemente di-plomatistas alemanes, como Henri Bautier, Auguste Dumas, Georges Tessier y algunos seguidores, han ampliado el campo de accin de esta ciencia a los documentos administrativos o de archivo hasta nuestros das, en cuanto que tienen que ver con la gnesis del documento estrictamente diplomtico o jurdico. Su declaracin, sin embargo, no ha pasado de ser terica ya que

Testimonio escrito de naturaleza jurdica redactado de acuerdo a determinadas formalidades variables en relacin al lugar, tiempo, persona y materia, destinadas a darle fe y fuerza de prueba.
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RODRGUEZ, Celso: Trabajando para un mejor futuro archivstico. ALA (n. 0), Mxico, septiembre, 1986, pgs. 4 y ss.

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pocos la han puesto en prctica. Podemos definir a la Diplomtica como la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus clusulas, para establecer las diferentes tipologas y su gnesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad. El objeto de la Diplomtica, a pesar de la Escuela alemana y algunos otros diplomatistas de habla castellana, sigue siendo de hecho el documento jurdico y su finalidad no es otra que el establecimiento del mtodo crtico con que aqul ha de ser estudiado a travs de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, data-cin, origen, transmisin y fijacin del texto para determinar el valor del documento como testimonio histrico, para lo cual necesariamente ha de establecer su especfica tipologa5. El objeto de la Archivstica es mucho ms amplio en extensin y en lmites cronolgicos: no se limita al documento jurdico y alcanza y sobrepasa a nuestros das. En cuanto al tratamiento de los documentos, el diplomatista no precisa de la organizacin de los mismos. El anlisis que hace de ellos aade expresamente la crtica, la valoracin, que no suelen -salvo excepciones- resultar indispensables para los archiveros, aunque de hecho las tengan que hacer en ms de una ocasin. Los lmites de la Diplomtica no pasan habitualmente las fronteras cronolgicas de la Edad Media, a pesar de las manifestaciones de los alemanes que, necesariamente, han tenido en cuenta que el documento hoy tambin es un texto escrito con valoracin y contenido jurdico que sirve de prueba o de testimonio histrico fidedigno, salvando siempre las distancias espacio temporales y las situaciones jurdicas cambiantes. En este amplio vaco bibliogrfico que se abre a partir de los Reyes Catlicos hay que apuntar algunas notables excepciones, por lo que respecta al campo documental de lengua castellana: Filemn Arribas, M." de la Soterraa Martn Mostigo, Jos J. Real Daz, Aurelio Tanodi. Tambin yo he publicado algn que otro estudio. Todos ellos han hecho objeto de sus respectivos trabajos a testimonios escritos de la Edad Moderna. As los producidos en la Cancillera de los Reyes Catlicos o durante los reinados de los Austria y de los Borbones y dentro de stos, ese amplio campo de las Indias. En todos estos perodos la presencia ya numerosa de documentos permite acercarse perfectamente a la gnesis de sus diferentes series, frente a esa poca anterior
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NEZ CONTRERAS, Luis: Concepto de documento Archivstica. Estudios bsicos. Sevilla, 1983, pg. 38.

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cuyo conocimiento surga de los escasos datos que haba que rastrear en documentos singulares. La documentacin notarial recientemente ha. sido estudiada en un trabajo de Jos Bono6. Se ha insistido mucho en que en el reinado de los Reyes Catlicos en el rea de los documentos representa un hito, marcado por la delimitacin de nuevos tipos, consolidacin de algunos y desaparicin de otros; por el uso preponderante del papel; por la aparicin de un mundo burocrtico que va arrinconando lo solemne en favor de unos formularios ms simples. Estas caractersticas no suponen, sin embargo, el trmino completo de un proceso, ya que la evolucin sigue apuntando las que sern notas especficas que definan la Diplomtica moderna. Estas notas que van a caracterizar la continuacin de ese proceso documental a que nos hemos referido, algunas de las cuales ya estaban presentes en un momento anterior, son las siguientes7: El papel ser el nico soporte material utilizado para la escritura. La solemnidad sigue reducindose hasta sus ltimas consecuencias. Se produce una preponderancia de las frmulas jurdicas sobre las clusulas diplomticas que llegan a prevalecer con total oscurecimiento de las segundas. La diversidad de frmulas jurdicas determinar una nueva diversidad tipolgica y terminolgica paralela a la tipologa diplomtica. Cobra una importancia inusitada el procedimiento administrativo. No ya la gnesis del documento mismo en su actio y su conscriptio, sino la tramitacin de un documento detrs de otro hasta formar ese entramado material y orgnico que es el expediente. El expediente como unidad archivstica cobra entidad sobre el documento, pieza documental aislada. Las piezas documentales singulares ceden el paso a las series documentales, en el ms estricto sentido archivstico.
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BONO, Jos: Los archivos notariales, Sevilla, 1985, pgs. 29 y ss. HEREDIA HERRERA, Antonia: Recopilacin de Estudios de Diplomtica Indiana, Sevilla, 1985, pgs. 2 y ss.

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 El anlisis y estudio generalizador de la informacin especfica que cada serie documental ofrece, ha de ser un enfoque necesario en el planteamiento de estos estudios. Se intensifica la relacin entre el documento y su institucin productora y por tanto han de interesarnos especialmente las instituciones como generadoras de documentos. Cobra una gran importancia el movimiento de flujo y reflujo de los documentos en el caminar de su tramitacin. La Diplomtica moderna precisa de una relacin cada vez ms estrecha con la Archivstica. Insistamos con ejemplos en alguno de estos puntos. Aunque excepcionalmente en el reinado de los Reyes Catlicos se utilice el pergamino para determinados documentos solemnes, la documentacin de la Edad Moderna conservada en nuestros archivos no utiliza otra materia escriptoria que el papel, en sus diversas variantes de hilo, arroz, celulosa, etc. hasta llegar hoy a los soportes informticos y audiovisuales. De los documentos reales cuyos orgenes estn en la Edad Media que permanecen a lo largo de la Edad Moderna, la Real Provisin y la Real Cdula, el uso de la segunda se hace frecuentsimo, por su sencillez, frente al uso ms restringido de la primera, por su menor agilidad formulstica y de gnesis. Esta frecuencia queda testimoniada en el uso del nombre de Cedularios para los registros de disposiciones reales que copian las provisiones y las cdulas. Hay otras medidas cancillerescas que apuntan en esta lnea simplificadora: en materia de validacin se llega hasta el uso de la media firma o de la estampilla para conseguir una agilidad mxima8. El anlisis de los libros Registros Cedularios indianos son clara manifestacin de

esa variedad de formularios jurdicos a que me refiero, expresivos de una gran diversidad tipolgica documental: las Ejecutorias, las Ejecutoriales, las Naturalezas, las Ordenanzas,
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Valgan algunos ejemplos: Real Decreto concediendo al marqus de Sonora que pueda firmar con estampilla, 5 noviembre, 1781. Real Decreto a D. Pedro Lpez de Lerena concedindole facultad de media firma, 30 abril, 1790. Real Decreto a Diego Gardoqui concedindole facultad de media firma, 27 abril, 1792. A.G.I. Consulados, 1788.

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las Pragmticas, los Pliegos de mortaja, etc. son algunas de las denominaciones jurdicas de testimonios escritos formalizados por medio de Reales Provisiones; siendo por su parte la Real Cdula el vehculo diplomtico de las Guas, las Venias, las Conductas, las Compulsorias, las Licencias, las Libranzas, etc. Conviene insistir en esta duplicidad denominativa de los documentos que ha de afectar al aspecto jurdico, incluso administrativo, y al aspecto diplomtico. Un mismo asunto o negocio puede testimoniarse por medio de distintos tipos documentales. As un pago se podr manifestar a travs de una Real Cdula o una Libranza, dependiendo del autor del que parta la orden de dicho pago; un nombramiento se har mediante la Real Cdula o por medio de una Real Provisin. Y a la inversa una Real Provisin puede ser el vehculo de muy diversos asuntos (nombramientos, presentaciones de dignidades eclesisticas, legitimaciones, etc.9). El formulario, las clusulas de la Real Provisin sern semejantes en todos esos documentos citados, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto segn se trate de un ttulo, de la toma de posesin de esa dignidad eclesistica o de la declaracin de legitimidad de un hijo natural, adoptarn unas frmulas determinadas que indicarn unos datos condicionados por el asunto jurdico de que se trate. Y de tal manera esto es as que en cada documento podremos distinguir cul es el formulario jurdico y cules son las clusulas diplomticas que caracterizan a uno y otro aspecto documental. As al hablar de nombramiento de un virrey podemos decir ttulo o Real Provisin. El archivero que participa de los saberes diplomatsticos e histricos, a la hora de la descripcin habr de preferir la tipologa diplomtica a la jurdica, como veremos, no olvidando esta segunda. As al catalogar diremos Real Provisin sin renunciar a la indicacin de nombramiento o ttulo, a continuacin. Junto a los documentos dispositivos singulares, se produce una gran profusin de testimonios de autos que son reflejo de procedimientos judiciales o administrativos que renen en una sola pieza material las copias de todos los documentos que integran ese entramado donde cada documento es reflejo de una secuencia administrativa dentro de esa trama. Esta profusin de testimonios de autos, de expedientes, con respecto a una etapa anterior, generalizan su uso empleando para su denominacin un simple determinativo: autos de visitas de naos, expedientes de fianzas, expedientes personales, expedientes de compras, expedientes de edicin de libros.
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HEREDIA HERRERA. Antonia: Los cedularios de oficio y de partes del Consejo de Indias: sus tipos documentales (s. XVII), A.E.A. XXIX, Sevilla, 1972, pg. 3.

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Estos expedientes nos interesarn ms que por el nmero de los documentos que los integran y por su formulario, por la informacin que ofrecen de forma generalizada y seriada y por los trmites habituales entre las instituciones que los hacen posibles. Estas son las perspectivas que para el archivero plantea la Diplomtica moderna de la que como hemos dicho casi carecemos de Bibliografa por la falta de atencin por parte de los diplomatistas. Esta ausencia entorpece la labor del archivero que ha de organizar documentos no slo medievales, sino los que se producen hoy y ha de partir en muchas ocasiones de la identificacin del tipo documental para la descripcin. Pero a la vez esta carencia lo ha estimulado a salvar estas lagunas mediante la formulacin de estudios netamente diplomticos cimentados en el anlisis continuo de documentos y de series a los que ha dado, despus de delimitarlos y fijar sus caractersticas, nombres propios respetando los que tuvieron en su origen. Est fijacin tipolgica por parte del archivero no va a ceirse a documentos exclusivamente jurdicos como pueden ser las ejecutoriales, las presentaciones eclesisticas, las ordenanzas, sino que habr de alcanzar a otros documentos, de carcter administrativo, como las cartas, los memoriales, las consultas, los libros de contabilidad de una Intervencin de Fondos o de una Depositara. Y esta delimitacin es necesaria para el archivero tanto para la organizacin, al estar obligado a agrupar las series documentales identificadas por su tipologa, como para la descripcin en cualquiera de sus manifestaciones ms especficas: los inventarios y los catlogos. Al elaborar estos ltimos tericamente est establecido como elemento indispensable de cada asiento indicar el tipo documental, pero, en la prctica, est ste en muchas ocasiones fijado? Esta delimitacin documental, multiplicada por la proliferacin de instituciones en la Edad Moderna y en la Edad Contempornea ha de partir en muchas ocasiones de la legislacin general, de las Ordenanzas o Reglamentos de cada una de las instituciones. Recordemos por ejemplo cmo las Ordenanzas de Comercio del XVIII para Indias, el Cdigo mercantil de 1829 o la reglamentacin de las intervenciones de fondos o Depositaras, tienen fijados tanto por lo que se refiere a su nmero como a su denominacin los libros que han de llevar los comerciantes o los libros que han de abrirse en esas ltimas dependencias a que nos hemos referido. Remontndonos, recordemos cmo el Concilio de Trento regul los libros que deban llevarse en las parroquias. Pero el estudio diplomtico ha de continuar con el anlisis directo de esos libros y documentos, ya que muchas veces con el paso del tiempo las denominaciones se han

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viciado y hay que traducirlas. As en las instituciones hospitalarias los libros de entrada y salida en arcas son ms tarde los mismos llamados libros de clavera. Es preciso identificar esas diferentes denominaciones de poca y distinguir la inmensa variedad tipolgica que suele presentarse (libros de mayordomos, libros de veredas, libros de tributos, libros memoriales, etc.) para delimitar las series y mantener su unidad y continuidad. Es posible que cada fondo documental precise de un estudio diplomtico y en el caso de instituciones homogneas ser preciso llegar a una coordinacin, a un consenso, necesario, como tambin veremos, para la elaboracin de cuadros de clasificacin semejantes. La relacin archivstica-diplomtica as planteada nos llevar a una normalizacin documental necesaria dentro de ese aspecto que hoy se denomina gestin de documentos. Justificado, pues, est el maridaje cada vez ms estrecho entre archiveros y diplomatistas. Insistiremos en esta circunstancia y sus motivaciones. Hasta hace pocos aos los archivos eran utilizados por un nmero relativamente corto de investigadores. Los archiveros ofrecan a stos los inventarios de sus Fondos realizados en una poca pretrita, aunque muchos de ellos, como comprobaremos, con criterios archivsticos inadecuados y, mientras, se dedicaban a elaborar catlogos. Actualmente se ha producido un acceso masivo a los depsitos no slo de investigadores propiamente tales, sino de alumnos que dan sus primeros pasos en el terreno de la elaboracin histrica sobre fuentes documentales10. El aumento progresivo de tcnicos de archivos por el contrario no ha sido ni mucho menos proporcional. La demanda ha crecido no slo por su nmero, sino por las necesidades determinadas por los nuevos criterios de investigacin en una proporcin no compensada por los instrumentos de trabajo ofrecidos por los archiveros. Esta realidad ha de forzar a los segundos a salvar esta situacin planificando el trabajo de descripcin que no podr llevar a efecto sin redactar debidamente sus instrumentos sin tener unos conocimientos slidos de la Diplomtica. Pero hay algo ms. El acercamiento y uso de la nueva tecnologa informtica obliga a un conocimiento profundo de los formularios, de las clusulas y de los datos informativos
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HEREDIA HERRERA, Antonia: Un peligro para la conservacin: el acceso masivo a la documentacin, Boletn de Archivos, M. C. Madrid, n. 4-6, enero-diciembre, 1979, pgs. 49-50.

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esenciales de cada serie documental delimitados claramente tras la determinacin de cada tipologa. (Vid. Cap. XVIII: La Informtica y su aplicacin en los archivos...). Algunas conclusiones, a manera de resumen de este epgrafe, habramos de hacer: Existe un considerable vaco de estudios diplomticos para la Edad Moderna. El archivero necesita de la delimitacin de la tipologa documental tanto para la organizacin como para la descripcin. La organizacin de cualquier fondo documental y la descripcin de sus series exigirn siempre al archivero un estudio diplomtico - administrativo de la documentacin producida por la institucin en cuestin. Tal estudio, y dentro de las caractersticas sealadas para la Diplomtica moderna, ser tambin necesario antes de cualquier programacin informtica documental. En el caso de instituciones similares habr que establecer un consenso terminolgico. 1.3. La Paleografa. Nace unida a la Diplomtica y es aquella disciplina que se ocupa del estudio de las letras antiguas con el fin de analizar su evolucin histrica sobre bases crticas, dando a su vez reglas para su acertada interpretacin. Los lmites del estudio de las escrituras antiguas llegan hasta la letra procesal en el siglo XVII. Los conocimientos de Paleografa deban ser exigencia para cualquier archivero. El estudio de las abreviaturas y sus clases, de los formularios, al ser prcticas que perduran incluso hasta hoy, son un apoyo indiscutible para la interpretacin y lectura de los documentos. Abundando en tal necesidad hay que insistir en que en archivos histricos cuyos fondos se remontan a la Edad Media o alcanzan al siglo XVIII no podr describirse un documento sin conocerlo y para ello es preciso leerlo. Hay archivos con fondos actuales pero que, por herencia histrica, han recibido documentacin antigua, es el caso de muchas Diputaciones Provinciales que tras la Desamortizacin de bienes eclesisticos recibieron no slo las funciones benficas, sino que heredaron los testimonios escritos de las instituciones hospitalarias tradicionales que las ejercan, aunque con concepcin diferente (beneficencia/sanidad). Hay archivos de hoy que reciben donaciones, compras, legados de documentacin

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histrica. Por otra parte la formacin del archivero, deber permitir que su responsabilidad de tcnico pueda ejercerla indiferentemente en un archivo histrico o en un archivo administrativo que sera una buena forma de defender la unidad de la profesin, empezando por la unidad de la formacin.

La obligatoriedad de la Paleografa deba estar contemplada en la formacin bsica del archivero, aunque su conocimiento orientado ms a la prctica de la lectura que a la formulacin terica de un palegrafo. Existen, por supuesto, exigencias diferentes de unos pases a otros. Difcilmente sern las mismas en Hispanoamrica, en Estados Unidos o en Espaa. La Paleografa, necesaria como tal ciencia auxiliar de la Archivstica para un espacio cronolgico bastante amplio, no supone sin embargo esa dependencia a la inversa defendida por los palegrafos hasta el extremo de condicionar, a partir de ella, la existencia de los archivos. Afirman algunos que de la existencia de la primera se infiere necesariamente la segunda11 Esto no puede admitirse razonablemente por cuanto que pudiendo, hoy, ser sustituida la escritura por la voz o por la imagen, la Archivstica seguir existiendo por cuanto su razn de ser est en los documentos de archivo con independencia del vehculo o medio de transmisin de la informacin y del soporte. En este sentido, nos comenta Lodolini que la escritura ha sido el cdigo grfico que, alejado de la representacin del objeto* nos ha acercado a-l, y que hoy est siendo sustituido por cdigos no grficos como la disposicin de las perforaciones de las cintas. Por lo tanto tambin resulta forzada, desde una perspectiva parcial, falta de consistencia, la definicin dada para los archivos de los que afirma son el resultado de la utilizacin de la escritura por unos determinados entes sociales en la medida en que recogen el resultado de la actividad administrativa desarrollada por las distintas instancias que conforman una sociedad concreta12. Se prioriza indebidamente el papel de la escritura desde la perspectiva archivstica en la que sta es slo un elemento formal. Conviene establecer las relaciones de dependencia entre ambas disciplinas. Siendo el
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GIMENO BLAY, Francisco M.: La Paleografa y los Archivos, IRARGI, I, San Sebastin, 1988, pg. 324. 12 Ibidem, pg. 328.

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objeto de la Archivstica el archivo y de la Paleografa la escritura, la relacin entre ellas no viene marcada de entrada por un mismo nivel de atencin. La relacin de la Paleografa respecto de la Archivstica no est directamente en los archivos sino en los documentos. La relacin de la Archivstica con la Paleografa est en la escritura. De aqu la consideracin hecha en las primeras ediciones de este Manual de que si el archivero para su trabajo especfico precisa de la Paleografa no ocurre igual, a la inversa, en cuanto que el palegrafo no precisa de conocimientos archivsticos propiamente dichos, al ir su inters por los documentos independientemente de que stos estn o no en los archivos. Para los archiveros, la Paleografa no se reduce a savoir lire adentrndose en su contenido que le es indispensable. La Paleografa le ayuda a datar los documentos, en el caso de ausencia de fechas, localizndolos en el tiempo a partir de la escritura. Aunque el objeto directo no es comn -como hemos visto- s hay un inters para los dos sobre los documentos. Los documentos centro de este inters tambin revisten diferencias de amplitud para unos y para otros. En los documentos analizados por el palegrafo, a partir de la escritura, entran tambin los manuscritos que al ser obras literarias no son objeto de atencin de los archiveros. En cuanto al tratamiento hay tambin diferencias: los palegrafos, al igual que los documentalistas, no precisan la organizacin de los documentos y en cuanto al anlisis documental, por lo que respecta a los manuscritos, siguen una lnea bibliogrfica ms acorde con los bibliotecarios, y respecto a los otros documentos se quedan en un anlisis individualizado en la lnea de la catalogacin practicada por los archiveros a la que aaden elementos de crtica y valoracin. En relacin con la Paleografa, o ms bien por su conexin con la escritura, hemos de hacer alguna alusin a la Neografa y a la Caligrafa. Su estudio y su prctica son hoy relativamente frecuentes en aras de la averiguacin de la autenticidad de documentos actuales, sobre todo en las suscripciones, firmas, con fines judiciales. No son indispensables para el archivero, pero exigen un conocimiento especfico que quiz el profesional de archivos sea el ms a propsito para adquirirlo convenientemente. 2.4. Cronologa. Es aquella disciplina que trata del cmputo del tiempo de los acontecimientos histricos. Ningn hecho humano est desvinculado del lugar y del tiempo donde se produce y en consecuencia tampoco cualquier testimonio que d cuenta de aquel hecho.

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No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, segn los pueblos o pases y segn las pocas. El estudio de la cronologa, de los diferentes sistemas de datacin y de las reducciones corresponde a la Diplomtica. Haremos alusin concreta al tema al hablar de la ordenacin y de la catalogacin. Aqu slo hacer constar su necesidad para el archivero en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificacin. 2.5. Historia de las Instituciones. El documento cumplida su funcin administrativa, pasa a ser fuente de Historia, de aqu su relacin total con ella de tal manera que la licenciatura en Historia se considera hoy por hoy, salvo algunos puntos de vista muy recientes, indispensable para cimentar sobre ella los conocimientos archivsticos. Dentro de la Historia es fundamental para nosotros el conocimiento de las instituciones (organizacin, jurisdiccin y facultades, evolucin y relacin con otras instituciones). Si la Diplomtica, la Paleografa, la Cronologa o la Sigilografa se presentan como disciplinas auxiliares indispensables para las tareas descriptivas, la historia institucional se hace inexcusable para las tareas de organizacin, sobre todo para la clasificacin. La sistematizacin de cualquier fondo documental habr de partir del conocimiento profundo de la institucin que lo origine: funciones, actividades u rganos que la integren se traducirn en el cuadro de clasificacin preciso sobre el que se sustente la inventariaran de la documentacin. La organizacin documental de un Consulado, de un Tribunal de Cuentas, de la Casa de la Contratacin, de una Delegacin de Hacienda, de un Ministerio no podrn ser fruto ms que del conocimiento a fondo de cada una de estas instituciones. 2.6. Derecho Administrativo y procedimiento administrativo. Los documentos que se producen hoy y los archivos formados con ellos son objeto tambin del inters de los archiveros. l acercamiento a su gnesis nos ser facilitado por el conocimiento de los conceptos fundamentales del Derecho Administrativo y de las lneas generales del procedimiento administrativo. En este sentido esta parte de la ciencia jurdica ser tambin un elemento auxiliar importante para la Archivstica en cuanto que nos ayudar a estudiar la tipologa documental de los testimonios o expedientes que se producen hoy que nos llevar a la delimitacin de las diferentes series que se forman en cada dependencia de cualquier institucin.

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2.7. La normalizacin. Su aplicacin a los archivos. Todos los documentalistas estn de acuerdo en afirmar que la normalizacin existe desde que el mundo fue creado. La naturaleza est normalizada. Existen unos ciclos sujetos a unas reglas que se repiten. El hombre como parte integrante busca tambin la norma. Reconocen que lo novedosa es la forma, la actitud de los hombres del siglo XX ante este hecho, de tal manera que la normalizacin en sus manos se ha convertido en la mayor arma contra el subdesarrollo y el oscurantismo. Normas, reglas, incluso normativa eran trminos habituales en cualquier campo. El salto se ha dado cuando se ha pasado de la normativa (acotada, concreta, particular) a la normalizacin (generalizada, universal), cuando adems, como todos sabemos, la informatizacin exige normalizacin. Segn Antonio Gonzlez de Guzmn normalizar es codificar un procedimiento para resolver un problema que se repite con frecuencia, ordenando sus datos con un criterio unificado y lgico, garantizando la solucin. Normalizar significa sujetar una realidad a unas reglas partiendo de lo repetitivo para homogeneizar. En definitiva supone elaborar unas normas, resultado de un estudio previo realizado por un colectivo, para aplicarlas con carcter generalizado. En este mismo sentido Sanders define normalizar como la forma de aplicar y establecer reglas con el fin de poner en orden un campo de actividad determinado, con el inters y concurso de todos los sectores afectados. La norma no es algo caprichoso o arbitrario, debe reposar sobre bases cientficas, eficaces y consistentes. Es la regla o conjunto de reglas que se deben seguir o a las que deben sujetarse las operaciones. La norma no slo exige consenso, aceptacin, sino un estudio previo. Puede partir de principios universales (as la sucesin en el tiempo que dar una ordenacin cronolgica) o de unidades de base o patrones (en nuestro caso, pudieran ser las agrupaciones documentales). El estudio previo ha de hacerse por medio de un anlisis del conjunto y de sus necesidades de tal manera que a la hora de su aplicacin siempre sea posible. Necesita del apoyo de definiciones y de reglas o instrucciones de empleo y para ello nada ms inmediato que la normalizacin del vocabulario. En nuestro caso, el archivstico. La norma en s misma no tiene valor, ser mejor cuanto ms sencilla sea, de tal manera que su conocimiento y aplicacin no complique al que la lleva a efecto y favorezca al usuario. Al aceptar una terminologa especfica entre ambos, a la hora de la recuperacin

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sta ser inmediata, evitando consultas intermedias y de referencias. La norma simplifica y ahorra tiempo y esfuerzo, pero no olvidemos que la elaboracin de una norma internacional puede suponer tres o cinco aos de trabajo. Sern los resultados - valorados por los usuarios- quienes darn la medida de la bondad de la normalizacin. Las caractersticas ms acusadas de su proceso son la simplificacin a partir de un consenso y una aceptacin, lo mayor posible, que le darn fiabilidad y permitirn una aplicacin generalizada. La normalizacin no puede, por tanto, ceirse a un nivel personal, particular o local. Actualmente existen instituciones emisoras de normas a nivel nacional e internacional como AFNOR (Francia); ASA (USA); IRA-NOR (Espaa); AENOR (Espaa); ISO (UNESCO). Las ventajas de la normalizacin en cualquier campo son evidentes y van desde la normalizacin de una tuerca a las reglas de catalogacin en una biblioteca. La normalizacin no es ajena a los documentos. La normalizacin documental es definida por Antonio Garca Gutirrez13 como la organizacin racional de los conocimientos y sus soportes y el tratamiento y dinamizacin del conjunto acumulado en ellos. La normalizacin en el campo de los archivos afectar no slo a la Archivstica General, sino a la Archivstica Tcnica. Cindonos a la primera, dicha normalizacin tendr que ver tanto con la gestin y administracin, la descripcin como con la comunicacin de los documentos, como con su produccin. Desde muy pronto Bibliotecarios y Documentalistas han estado incorporados a la normalizacin. Los archiveros, en cambio, hemos justificado nuestra falta de normas generalizadas por la ausencia de una clasificacin nica de fondos, por la disparidad de tipologa documental y por la diversidad de procedimientos administrativos. Aunque no podamos equiparar las caractersticas de los libros a la de los documentos de archivo, sin embargo la normalizacin tambin es posible para nosotros. De hecho es una asignatura pendiente de los archiveros que hemos de superar, sobre todo si queremos incorporarnos de lleno a la informatizacin sin perder nuestros signos de identidad. Nuestro retraso en esta lnea nos viene de la mano de la falta de normalizacin.

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GARCA GUTIRREZ, Antonio: Normalizacin general y documental. Concepto, Historia e Instituciones en Fundamentos de la Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pg. 254.

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Hoy, la consideracin del archivo como parte integrante de sistemas que favorecen la comunicacin, fuerzan al uso de normas que permitan el intercambio de informacin dentro y fuera de nuestro pas. Por cuanto la normalizacin supone de racionalizacin del trabajo no podr circunscribirse slo a una faceta, por ejemplo, la catalogacin, sino a toda la descripcin. Hablaremos por tanto en cada captulo de su aplicacin en cada caso. Lo que resulta un tanto contradictorio es que estando substancialmente el trabajo de archivo basado en reglas, hayamos optado tardamente por una normalizacin que afecte a todas las manifestaciones de nuestro trabajo. La normalizacin ofrece un gran abanico de posibilidades en los archivos y afecta, como hemos anunciado, a gran nmero de facetas: Normalizacin de la gestin documental (que tendr que ver con la racionalizacin del procedimiento administrativo, las transferencias, los expurgos) que en algunos pases est identificada con la labor del records manager. Normalizacin de la administracin de archivos (estadsticas, censos, servicios, presupuestos, planes, programas de edicin). Normalizacin del tratamiento de los fondos que afectar tanto a la organizacin como a la descripcin y afectar, de entrada, a la terminologa. Por lo que concierne al punto 1), poca voz y escaso predicamento tenemos los archiveros a la hora de la racionalizacin de los procedimientos documentales relacionados con el procedimiento administrativo. Con todo ya veremos que hay excepciones /Cfr. el expurgo en los archivos administrativos/ y existen acciones normalizadoras por lo que se refiere a la gestin administrativa. No faltan quienes se plantean que la normalizacin de los documentos debe establecerse a la hora de la produccin y no despus. Pero no debemos confundirnos. Una cosa es la normalizacin de la tramitacin de un expediente administrativo que busca el control y la eficacia de la gestin administrativa y otra cosa la normalizacin descriptiva de ese mismo expediente con vista a su transmisin informativa. Hoy, la normalizacin en este punto no va ms all de una normativa de centros. Cada uno tiene unos modelos de hojas de remisin o de fichas de expurgos que no traspasan los lmites de una institucin determinada. En cuanto al punto 2) al depender una Administracin de Archivos de una responsabilidad

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poltica que abarca una zona ms o menos amplia (Nacional, Regional) la normativa va encauzndose hacia la normalizacin, por ms consensuada. Existen modelos de impresos de archivos para censos, control y servicio de usuarios, etc., etc. En cada caso nos iremos remitiendo a ellos. En cuanto al punto 3) sin perjuicio de que en cada caso nos refiramos a los modelos y a la prctica concreta, para cada cuestin que afecte al tratamiento (organizacin, anlisis, difusin) vaya por delante que la normalizacin es algo ineludible, a priori, en el caso de archivos y documentos de archivos contemporneos.

a posteriori, en el caso de archivos histricos y para unos documentos que no han estado sujetos a una normativa rigurosa o que habindose perdido sus rastro hay que redescubrirla.

2.8. La Informtica. Aunque dediquemos un captulo, tras la descripcin, a la informe-matizacin por su incidencia especfica en tal actividad, ahora slo haremos una pequea referencia, por su calidad de auxiliar para la Archivstica. Ante las nuevas tecnologas informticas el archivero no puede estar ajeno, sobre todo teniendo en cuenta que esta tcnica puede ser una ayuda decisiva en su quehacer especfico. Ahora bien, el archivero no tiene en principio que ser un tcnico en Informtica, esa es otra profesin; lo que tiene que tener son los conocimientos necesarios de la misma para poder entrar en dilogo con los profesionales que la practican. La Informtica, desde el punto de vista del archivero, es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivstica. Dentro de las denominadas Ciencias de la Informacin, Archivstica, Biblioteconoma, Documentacin, en las dos segundas el uso de la tcnica informtica es imprescindible y actualmente es algo habitual. La aplicacin de la mecanizacin a los fondos documentales no es tan general, en cuanto que el archivero frente al bibliotecario y al documentalista ha de fabricar la documentacin que hay que informatizar. Aqullos parten ya del producto individualizado y elaborado que es el libro. Baste de entrada apuntar que ante la informatizacin de los fondos documentales necesariamente hay que plantearse dos camos, el de los archivos administrativos y el de

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los archivos histricos y que en estos ltimos sobre todo existen tareas de organizacin en sus actividades de clasificacin que difcilmente pueden ser solucionadas por el ordenador. En las tareas de descripcin, donde la utilidad de las mquinas ha de plantearse, habr que considerar en qu momento la mecanizacin es conveniente y rentable. Al hablar ms adelante de organizacin y descripcin, ya puntualizaremos estas cuestiones.

Comentario prctico El documento que reproduce la lmina 1, segn lo analicemos desde el punto de vista del palegrafo, del diplomatista, del historiador o del archivero, nos har ver en l distintas facetas y sobre todo ser utilizado de distintas manera por unos o por otros. Sern las diferentes preguntas planteadas a un mismo documento por distintos profesionales de las ciencias que tienen por objeto los documentos, con las variadas respuestas.

Lamina 1

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El palegrafo estudiar las caractersticas de la escritura (humanstica, bastardilla), considerando si el ductos, nexos, abreviaturas, se conforman con este tipo de letra o existen variantes dignas de mencionar. Detectar la existencia de tres manos a la hora de escribir el documento, la del escribano u oficial de la secretara que materializ la conscriptio y las dos correspondientes a la validacin del rey y al refrendo del secretario. La transcripcin, realizada de acuerdo a algunas de las normas establecidas al efecto culminar su trabajo sobre este escrito. El diplomatista la adscribir al tipo documental correspondiente (Real Cdula), como tal establecer su clasificacin (dispositivo, pblico) pormenorizar sus clusulas

documentales (intitulacin, exposicin con la direccin embebida, dispositivo, fecha, validacin -suscripcin real, refrendo del secretario, rbricas de los consejeros-, brevete) comprobando su adecuacin al formulario de las Reales Cdulas. La precisin del autor, del destinatario completarn el anlisis, despus de comprobar la evolucin representada en la simplificacin de frmulas solemnes que han hecho de este documento el ms habitual despachado por el rey en la Edad Moderna y del que ste que se reproduce es un claro ejemplo. La actio hace referencia a un nombramiento. El historiador encontrar tema de comentario en esa realidad a que hace alusin la Real Cdula: la defensa de las salinas de Araya, en la provincia de Cuman (Venezuela) frente a los establecimientos holandeses y a las continuas incursiones de navos extranjeros en las salinas para abastecerse de sal. Las expresiones de gente de guerra y el nombramiento de cabo para trasladar a dichos hombres pueden tambin ser ocasin para aportar datos sobre los socorros y defensa a los territorios ultramarinos. Amn, por supuesto, del hecho puntual del nombramiento del cabo de la gente de guerra. La perspectiva del archivero ser diferente de las otras tres aunque partiendo de los conocimientos expresados por los anteriores. La lectura y el anlisis diplomtico ayudarn a saber su contenido y conocer su tipologa para poder catalogarlo y as ofrecer al historiador, en sntesis, la informacin contenida en el documento en cuestin. El resultado ser una ficha que podra plasmarse as: _____________________________________________________________________ 1623, mayo, 20. MADRID. Real Cdula a Gaspar Flores de Caldevilla, nombrndolo cabo de la gente de guerra que se enva de socorro a Cuman. 1 fol. A. G. I. Caracas, leg. 122. ____________________________________________________________________

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La simplicidad de estos escasos datos materializados en esta breve ficha, quiz, para muchos, no refleje la necesidad de esos conocimientos (diplomticos, paleogrficos e histricos) que precisa el archivero para plasmarlos. 2.9. Bibliografa*: ARRIBAS ARRANZ, Filemn: Paleografa documental hispnica, Valladolid, ed. Universidad de Valladolid, 1965, 2 tomos. La carta y la provisin, Cuadernos de la Ctedra de Paleografa y Diplomtica, II, Valladolid, 1959, pgs. 1-45. BOARD. Alain de: Manuel de Diplomatique francaise el pontificle, Pars, 1929. CARUCCI, Paola: Documento contemporneo. Diplomtica e criteri di edizione, NIS, Roma, 1987. CORTS ALONSO, Vicenta: La escritura y lo escrito. Manual de Paleografa y Diplomtica de Espaa y Amrica en el XVI y XVII, I.C.I. Madrid, 1986. FLORIANO CUMBREO, Antonio: Curso General de Paleografa y Diplomtica, texto y lminas, Oviedo, 1946. GARCA GALLO, Alfonso: La ley como fuente de derecho en Indias en el siglo XVI, A.H.D.E., XXI-XXII, pgs. 607-737. GARCA GUTIRREZ, Antonio: Normalizacin general y documental. Concepto, Historia e Instituciones en Fundamentos de la Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pgs. 227-260. * La bibliografa de las cancilleras medievales peninsulares no est relacionada, pero su referencia puede encontrarse en las obras generales de Diplomtica citadas.

GIRY, A.: Manuel de Diplomatique, Pars, 1894. GONZLEZ DEGU/MN, A.: Normalizacin, Madrid, Instituto Nacional de Racionalizacin del Trabajo, 1952. HEREDIA HERRERA, Antonia: Recopilacin de Estudios de Diplomtica indiana, Sevilla, 1985. El Hospital del Amor de Dios, Archivo Hispalense, n. 200, Sevilla, 1982, pgs. 51-61. NEZ CONTRERAS, Luis: Concepto de documento, Archivstica. Estudios bsicos,

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1983, pgs. 27-44. REAL DAZ, Jos Joaqun: Estudio Diplomtico del documento indiano, Sevilla, 1972. RUBIO MERINO, Pedro: Tipologa documental en los archivos parroquiales, Archivstica. Estudios bsicos. Sevilla, 1983, pgs. 211-236. SANDERS, T. R. B.: Objectifs el principes de la normalisation, Gnve, I. S. O. SANZ FUENTES. M.a Josefa: Tipologa documental de la Baja Edad Media Castellana. Documentacin real. Archivstica. Estudios bsicos. Sevilla, 1983, pginas 239-256. En torno a los Estudios Diplomticos Hispanoamericanos, Historiografa y Bibliografa Americanista. Sevilla, vol. XVIII, n. 1, Sevilla, 1974, pgs. 51-56.

TESSIER.G.: La Diplomatique. Col. Que sais-je. P.I.U. Pars, 1966. VALENTI, Filippo: // documento medievale. Nozione di Diplomtica Genrale e di Cronologa, Mdena, 1970.

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EXAMEN DEL MODULO Archivstica, Ciencias y Tcnicas Auxiliares

1. Describa el campo de la Archivstica en sus distintos y variados aspectos. 2. Resuma el objeto, fin y mtodo de la archivstica. 3. Explique el proceso de la archivologa a la archivstica. 4. Resee la Archivstica General, la Archivstica Tcnica y la Archivstica Especial. 5. Explique la relacin entre la Archivstica y el Derecho Administrativo y el procedimiento administrativo. 6. Sintetice la importancia de la normalizacin en la Archivstica.

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