Phng php v k nng son tho vn bn I.

Khi nim: Vn bn l phng tin cn thit trin khai cc mt hot ng; cng b cc ch trng, chnh sch, gii quyt cc cng vic c th v giao dch hng ngy. Vn bn ca Hi Sinh vin l mt trong nhng phng tin quan trng trong qu trnh lnh o, ch o cng tc Hi v phong tro sinh vin. II- Cc loi vn bn thng c s dng: 1. Cc vn bn c tnh php quy: 1.1. Ngh quyt: L vn bn ghi li cc quyt nh c thng qua ti i hi, hi ngh v ng li, ch trng, chnh sch, k hoch hoc cc vn c th. Ngh quyt l loi vn bn c tnh lnh o, ch o, khi vit khng chia thnh cc iu khon. 1.2. Quyt nh: Quyt nh c tnh lnh o, ch o nh ngh quyt nhng th hin thnh cc iu khon c th v c khi c dng ban hnh hoc bi b cc quy ch, quy nh, quyt nh c th v ch trng, chnh sch, t chc b my, nhn s thuc phm vi quyn hn ca t chc; ban hnh cc ch , iu l, quy ch... km theo. 1.3. Ch th: L vn bn nhm truyn t cc ch trng, bin php qun l, ch o chung hoc lnh ca cp trn truyn cho cp di. Thng c th hin ngn gn dnh cho cc hot ng tp trung. 1.4. Thng tri: L vn bn thng dng ra cc bin php thc hin Ngh quyt hoc triu tp hi ngh, i hi... 1.5. Quy nh: L vn bn xc nh cc nguyn tc, tiu chun, th tc v ch c th v mt lnh vc cng tc nht nh c cp b Hi, t chc, c quan lnh o Hi hoc trong h thng cc c quan chuyn mn c chc nng, nhim v. 1.6. Quy ch: L vn bn xc nh cc nguyn tc, trch nhim, quyn hn, ch v l li lm vic ca t chc c quan lnh o Hi hoc mt b phn trong t chc on, Hi (Quy ch lm vic ca Ban Chp hnh Trung ng Hi Sinh vin Vit Nam kha VII, Quy ch t chc, hot ng ca Cu lc b Sinh vin...). 1.7. Th l: L vn bn quy nh v ch , quyn hn, ngha v, phng thc t chc ca mt b phn trong t chc on, Hi (Th l cuc thi tm hiu...) thng c ban hnh c lp hoc km theo sau mt quyt nh sau khi c tha thun, thng nht. 2. Cc vn bn hnh chnh thng thng: 2.1. Thng bo:

L vn bn truyn t kp thi mt quyt nh hoc kt qu s vic c tin hnh. 2.2. Bo co: L vn bn phn nh ton b hot ng v nhng kin ngh ca mnh hoc tng trnh v mt vn , mt cng vic c th no hoc xin kin ch o. 2.3. Chng trnh: L vn bn xc nh trng tm, ni dung, gii php trong mt khong thi gian nht nh v cng tc t chc thc hin ca cp b Hi v mt ch trng cng tc ca Hi. 2.4. Hng dn: L vn bn gii quyt ch dn c th vic t chc thc hin vn bn hoc ch trng ca cp b Hi hoc ca c quan lnh o Hi cp trn. 2.5. K hoch: L vn bn dng xc nh mc ch yu cu, ch tiu ca nhim v cn hon thnh trong khong thi gian nht nh v cc bin php v t chc, nhn s, c s vt cht cn thit thc hin nhim v . 2.6. T trnh: L vn bn dng thuyt trnh tng qut v mt n, mt vn , mt d tho vn bn cp trn xem xt, quyt nh. 2.7. Li ku gi: L vn bn dng yu cu hoc ng vin cn b, sinh vin thc hin mt nhim v hoc hng ng mt ch trng c ngha chnh tr. 2.8. n: L vn bn dng trnh by c h thng v mt k hoch, gii php, gii quyt mt nhim v, mt vn nht nh cp c thm quyn ph duyt. 2.9. Cng vn: L vn bn dng giao dch, nhc nh, tr li, ngh, mi hp... 2.10. Bin bn: L vn bn ghi cc kin trong cuc hp hoc lp bin bn v mt s kin c bit xy ra. 3. Cc loi giy t hnh chnh: 3.1. Giy gii thiu: Cp cho i din c y quyn lin h, giao dch, gii quyt cng vic. Thng dng mu in sn. 3.2. Giy chng nhn (hoc xc nhn, th chng nhn): Cp cho ngi hon thnh chng trnh, lp tp hun hoc t gii thng ca Hi... 3.3. Giy i ng (Cng lnh):

Cp cho i din c i cng tc lin h, gii quyt cng vic, ch o kim tra chng trnh cng tc nhm xc nh hoc chng nhn ngi n a im cng tc... Thng dng mu in sn. III. Phng php son tho mt s vn bn thng dng: 1. Son tho bo co: 1.1. Nhng yu cu khi son tho bo co: a) m bo trung thc, chnh xc. b) Ni dung bo co phi c th, c trng tm, trng im. c) Bo co phi kp thi. 1.2. Cc loi bo co: a) Bo co tun, thng, qu. Bo co 6 thng, 1 nm hoc 1 nm hc, nhim k. b) Bo co bt thng, t xut. c) Bo co chuyn . d) Bo co hi ngh. 1.3. Phng php vit mt bn bo co: a) Cng tc chun b: - Xc nh mc ch yu cu ca bo co. - Xy dng cng khi qut, cng chi tit. - Phn ni dung thng c 3 phn sau: + Phn 1: Nu thc trng tnh hnh hoc m t s vic, hin tng xy ra. + Phn 2: Phn tch nguyn nhn, iu kin ca s vic, hin tng, nh gi tnh hnh, xc nh nhng cng vic cn tip tc gii quyt. + Phn 3: Nu phng hng nhim v, bin php chnh tip tc gii quyt, cch t chc thc hin. - Thu thp thng tin, t liu a vo bo co. - Chn lc ti liu, tng hp s kin v s liu phc v cc yu cu trng tm ca bo co. - nh gi tnh hnh qua ti liu, s liu mt cch khi qut. - D kin nhng xut kin ngh vi cp trn. b) Xy ng cng chi tit: - M u: Nu nhng im chnh v nhim v, chc nng ca t chc mnh, v ch trng cng tc do cp trn hng dn hoc vic thc hin k hoch cng tc ca n v mnh. ng thi nu nhng iu kin, hon cnh c nh hng ln n vic thc hin ch trng cng tc nu trn.

- Ni dung chnh: + Kim im nhng vic lm, nhng vic cha hon thnh. + Nhng u, khuyt im trong qu trnh thc hin. + Xc nh nguyn nhn ch quan, khch quan. + nh gi kt qu, rt ra bi hc kinh nghim. - Kt lun bo co: + Phng hng nhim v trong thi gian ti. + Cc gii php chnh khc phc cc khuyt, nhc im. + Cc bin php t chc thc hin. + Nhng kin ngh vi cp trn. + Nhn nh nhng trin vng. c) Vit d tho bo co: - Bo co nn vit bng ngn ng ph cp, nu cc s kin, nhn nh, nh gi, c th dng cc s liu minh ha, trnh by theo li biu mu, theo s v cc bn i chiu nu xt thy d hiu v ngn gn. - Khng vn dng li hnh vn cu k. - Nhng bo co chuyn c th dng bng ph lc tng hp cc s liu lin quan n ni dung bo co, c th lp bng thng k cc biu mu so snh, cc ti liu tham kho... d) i vi bo co quan trng: Cn t chc cuc hp hoc hi ngh ly kin ng gp b sung, sa i bn d tho bo co cho thng nht v khch quan hn. e) Trnh lnh o duyt: i vi bo co gi ln cp trn, bo co trong hi ngh, bo co chuyn cn phi c s xt duyt ca lnh o trc khi gi i nhm thng nht vi cc quyt nh qun l v cc thng tin khc m ngi lnh o ch cht cung cp cho cp trn hoc hi ngh. 2. Son tho cng vn: 2.1. Nhng yu cu khi son tho cng vn: - Mi cng vn ch cha ng mt ch , nu r rng v thng nht s v to iu kin cho vic nghin cu gii quyt. - Vit ngn gn, xc tch, r rng, tng st vi ch . - Cng vn l ting ni ca c quan ch khng bao gi l ting ni ca ring c nhn no, d l th trng. V vy, ni dung ch ni n cng v, ngn ng chun xc, nghim tc, c sc thuyt phc cao, khng dng ngn ng mang mu sc c nhn, hoc trao i nhng vic mang tnh ring trong cng vn.

2.2. Xy dng b cc mt cng vn: Cng vn thng c cc yu t sau: + a danh v thi gian gi cng vn. + Tn c quan ch qun v c quan ban hnh cng vn. + Ch th nhn cng vn. + S v k hiu cng vn. + Trch yu ni dung cng vn. + Ch k, ng du. + Ni nhn. 2.3. Phng php son tho ni ung cng vn: Ni dung cng vn gm 3 phn: + t vn + Gii quyt vn . + Kt lun vn . - Cch vit phn vin dn: Phn ny phi nu r l do ti sao, da trn c s no vit cng vn. C th gii thiu tng qut ni dung vn a ra lm r mc ch, yu cu. - Cch vit phn ni dung, chnh l nhm nu ra cc phng n gii quyt vn nu: + Xin lnh o cp trn v hng gii quyt. + Sp xp no cn vit c, no sau lm ni bt ch cn gii quyt. Phi s dng vn phong ph hp vi tng th loi cng vn, c lp lun cht ch bo v cc quan im a ra. i vi tng loi cng vn c nhng cch th hin c th. + Cng vn xut th phi nu l do xc ng, li vn cht ch, cu th. + Cng vn tip thu ph bnh ng sai cng phi mm do, khim tn, nu cn thanh minh phi c dn chng bng s kin tht khch quan, c s ngh xc minh kim tra qua ch th khc. + Cng vn t chi th phi dng ngn ng lch s v c s ng vin cn thit. + Cng vn n c th phi dng li l nghim khc nu l do kch thch s nhit tnh, c th nu kh nng xy ra nhng hu qu nu cng vic khng hon thnh kp thi. + Cng vn thm hi th trong ngn ng phi th hin s quan tm chn thnh, khng chiu l, so rng. - Cch vit phn kt thc cng vn:

+ Cch vit ngn, gn, ch yu nhn mnh ch v xc nh trch nhim thc hin cc yu cu (nu c) v lu vit li cho chn thnh, lch s trc khi kt thc (c th l li cm n nu thy cn thit). 3. Son tho T trnh: 3.1. Nhng yu cu khi son tho t trnh: - Phn tch cn c thc t lm ni bt c cc nhu cu bc thit ca vn cn trnh duyt. - Nu cc ni dung xin ph chun phi r rng, c th. - Cc kin phi hp l, d on, phn tch c nhng phn ng c th xy ra xoay quanh ngh mi. - Phn tch cc kh nng v trnh by khi qut cc phng n pht trin th mnh, khc phc kh khn. 3.2. Xy dng b cc t trnh: Thit k b cc thnh 3 phn: - Phn 1: Nu l do a ra ni dung trnh duyt. - Phn 2: Ni dung cc vn cn xut (trong c trnh cc phng n, phn tch v chng minh cc phng n kh thi). - Phn 3: Kin ngh cp trn (h tr, bo m cc iu kin vt cht, tinh thn). Yu cu ph chun, chng hn xin la chn mt trong cc phng n xin cp trn ph duyt mt vi phng n xp th t, khi hon cnh thay i c th chuyn phng n t chnh thc sang d phng. - Trong phn nu l do, cn c dng cch hnh vn th hin c nhu cu khch quan do hon cnh thc t i hi. - Phn xut: Dng ngn ng v cch hnh vn c sc thuyt phc cao nhng rt c th, r rng, trnh phn tch chung chung, kh hiu. Cc lun c phi la chn in hnh t cc ti liu c tin cy cao, khi cn phi xc minh m bo s kin v s liu chnh xc. Nu r cc thun li, cc kh khn trong vic thc thi cc phng n, trnh nhn xt ch quan, thin v, phin din... - Cc kin ngh: Phi xc ng, vn phong phi lch s, nh nhn, l l phi cht ch, ni dung xut phi bo m tnh kh thi mi to ra nim tin cho cp ph duyt. T trnh phi nh km cc ph lc minh ho thm cho cc phng n c xut kin ngh trong t trnh. 4. Son tho thng bo: 4.1. Xy dng b cc thng bo: Bn thng bo cn c cc yu t: - a danh v ngy thng nm ra thng bo. - Tn c quan thng bo. - S v k hiu cng vn. - Tn vn bn (thng bo) v trch yu ni dung thnh cc mc, cc iu cho d nh.

4.2. Trong thng bo: Cn cp ngay vo ni dung cn thng tin v khng cn nu l do, cn c, hoc nu tnh hnh chung nh cc vn bn khc. Loi thng bo cn gii thiu cc ch trng, chnh sch th phi nu r tn, s v ngy thng ban hnh vn bn trc khi nu nhng ni dung khi qut. Trong thng bo, dng cch hnh vn phi r rng, d hiu v mang tnh i chng cao, cn vit rt ngn gn, thng tin, khng bt buc phi lp lun hay biu l tnh cm nh trong cc cng vn, phn kt thc ch cn tm tt li mc ch v i tng cn c thng bo. Ngoi ra, phn kt thc khng yu cu li l x giao nh cng vn hoc xc nh trch nhim thi hnh nh vn bn php quy. Phn i din k thng bo: Khng bt buc phi l th trng c quan, m l nhng ngi gip vic c trch nhim v cc lnh vc c phn cng hay c u quyn k v trc tip thng bo di danh ngha tha lnh th trng c quan. 5. Son tho bin bn: 5.1. Yu cu ca mt bin bn: - S liu, s kin chnh xc, c th. - Ghi chp trung thc, y , khng suy din ch quan. - Ni dung phi c trng tm, trng im. - Th tc cht ch, thng tin c tin cy cao (nu c tang vt, chng c, cc ph lc din gii gi km bin bn). i hi trch nhim cao ngi lp v nhng ngi c trch nhim k chng thc bin bn. Thng tin mun chnh xc, c tin cy cao phi c c li cho mi ngi c mt cng nghe, sa cha li cho khch quan, ng n v t gic (khng c cng bc) k vo bin bn cng chu trch nhim. 5.2. Cch xy dng b cc: Trong bin bn phi c cc yu t nh sau: - Quc hiu v tiu ng. - Tn bin bn v trch yu ni dung. - Ngy, thng, nm, gi (ghi rt c th thi gian lp bin bn). - Thnh phn tham d (kim tra, xc nhn s kin thc t, d hp hi, v.v...). - Din bin s kin thc t (phn ni dung). - Phn kt thc (ghi thi gian v l do). - Th tc k xc nhn. 5.3. Phng php ghi chp bin bn: Cc s kin thc t c tm quan trng xy ra nh: i hi, vic xc nhn mt s kin php l, vic kim tra hnh chnh, khm xt, khm nghim, ghi li khai bo, li t co khiu ni, bin bn bn giao cng tc, bn giao ti sn,v.v... th phi ghi y , chnh xc v chi tit mi ni dung v tnh tit nhng phi ch vo cc vn trng tm ca s kin. Nu l li ni trong cuc hp, hi ngh quan

trng, li cung, li khai... phi ghi nguyn vn, y v yu cu ngi nghe li v xc nhn tng trang. Trong cc s kin thng thng khc nh bin bn cuc hp nh k, hp tho lun nhiu phng n, bin php la chn, hp tng kt, bnh xt v.v... c th p dng loi bin bn tng hp, tc l ch cn ghi nhng ni dung quan trng mt cch y , nguyn vn, cn nhng ni dung thng thng khc c th ghi tm tt nhng chnh, nhng lun lun phi qun trit nguyn tc trung thc, khng suy din ch quan. Phn kt thc bin bn: Phi ghi thi gian chm dt s kin thc t nh: Bn giao xong, hi ngh kt thc, kim tra, khm nghim kt thc lc my gi... ngy... bin bn c li cho mi ngi cng nghe (c b sung sa cha nu c yu cu) v xc nhn l bin bn phn nh ng s vic v cng k xc nhn. Trong bin bn cn ht sc lu vic k xc nhn (phi c ti thiu hai ngi k) th cc thng tin trong bin bn mi c tin cy cao. Thng thng trong cc cuc hp, hi ngh bin bn phi c th k v ch to k xc nhn.