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Es el lugar donde se guarda los documentos de la empresa.


Tipos de archivos Segn su ubicacin Centralizado- se almacena en un nico archivo Descentralizado- Cada departamento tiene su propio archivo Mixto- Se usan los dos sistemas anteriores Segn la frecuencia de su utilizacin Activo- Almacena la documentacin de consulta frecuente Semiactivo- Se guarda documentacin e consulta espordica Inactivo- Almacena informacin que debe conservarse indefinidamente Segn el soporte en el que se encuentren Convencional- Almacena documentos que estn en soporte papel Microfilme- Permite una reproduccin exacta de los documentos en muy poco espacio Informtico- Permite almacenamiento los archivos generados con las aplicaciones informticas

Hay que tratar, clasificar y custodiar la informacin de la empresa.


Tareas para elaborar un archivo Registro (todos los documentos en la empresa ha de ser registrados) Estudio y anlisis (Se debe proceder a su estudio y anlisis, para poder extraer los datos que interesan) Clasificacin y ordenacin (Se han de clasificar, para lo que se utilizaran distintos sistemas) Archivo (Solo con los datos ya extrados y guardados , se podrn crear archivos correspondientes) Custodia (Los documentos han de ser custodiados convenientemente mientras sean utiles)

Clasificacin y ordenacin de los documentos


Consiste identificar y agrupar los documentos segn sus caractersticas
Sistemas de clasificacin: Alfabtico Numrico Alfanumrico Cronolgico Geogrfico Analtico

Todo el personal debe conocer y utilizar una serie de normas bsicas.

Han de tomar medidas de seguridad necesarias. Dependienta de la funcin de los trabajadores, dispondrn de un mayor o menor grado de acceso a la informacin Es necesario tener en cuenta la ley de proteccin de datos

Acceso a la consulta del archivo El responsable del fichero ha de adoptar las metidas necesarias para garantizar su seguridad.

Especial referencia a la ley de proteccin de datos Es referida al honor, intimidad personal y familiar , y la propia imagen en cuanto a la proteccin de datos de carcter personal

Ficheros de nivel bsico- Los que tiene cualquier dato de carcter personal Ficheros de nivel medio- Contiene datos de las personas relativos a la comisin de infracciones administrativas Ficheros de nivel alto- So aquellos que tiene datos especialmente protegido