Procedimiento ComunicacinExternaAsesorade ContratosConcesionados

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TABLADECONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDADES 5. DOCUMENTOS 6. DESCRIPCINDELPROCESO 7. FLUJOGRAMA 8. PROPUESTADEOFICIO

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MODIFICACIONESLTIMAREVISIN Ndepgina(s) NdeApartado(s):Observaciones

Fechade Modificacin(es)

Firma

Responsable: AmricoVeraOrellana Gerenteconcesiones

Revisor: CeciliaQuilaqueoM. JefedeGestindeCalidad

Aprobado: AmricoVeraOrellana GerenteConcesiones

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1. OBJETIVO Establecer un ordenado desarrollo para la comunicacin externa y a su vez dar proponer un formatoalOficioquesintetizarlosrequerimientosdelInspectorFiscaldeObrasConcesionadas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los Contratos de Asesora a la Inspeccin de Obras Concesionadas. Este procedimiento aplica en el caso de que el Inspector Fiscal de Obras Concesionadas, requiera dar respuesta a solicitudes de informacin u otras materias, que tenga referencia al contrato, y seanrequeridasporuntercero. Este procedimiento recopilar, cuando as lo determine el Jefe de Asesora, las Minutas Internas asociadas y desarrolladas segn el Procedimiento Comunicacin Interna Asesora de Contratos Concesionados 3. DEFINICIONES Comunicacin Externa: Proceso de actividades generadoras de mensajes dirigidos a terceras, de parte de la Inspeccin Fiscal, con el objeto de responder o requerir informacin atingente al ContratosdeObrasConcesionadas. Oficio: Medioescritoporelcual elInspectorFiscal,emiteunarespuesta,dainformacinorealiza requerimientos los cuales pueden ser de carcter tcnico, administrativo o informativo concernientesalContratosdeObrasConcesionadas. Inspector Fiscal: Profesional perteneciente al Ministerio de Obras Publicas, designado mediante unaResolucinporelorganismo,licitanteomandante,quientieneasucargolaadministracinde uncontratodeObrasConcesionadas. Jefe de Asesora: Profesional que representa a la Asesora a la Inspeccin Fiscal de Obras Concesionadas,cumpliendounperfildefinidoenlasBasesdeLicitacin. Bases de Licitacin: Documento Tcnico el cual define los alcances de un contrato de obras concesionadas.

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4. RESPONSABILIDADES PROVEEDOR(ES) Profesionalesdela AsesoraalaInspeccin Fiscal 5. DOCUMENTOS Sern todos aquellos que regulen un contrato de obra concesionada, tanto para la sociedad ConcesionariacomoparalaAsesoraalaInspeccinFiscal,pudiendoser,sinserexcluyente,las Bases de Licitacin, Especificaciones Tcnicas, Trminos de Referencia, Bases Administrativas, PlanosdeProyectos,NormasChilenas,LegislacinChilenaVigente,segncorresponda. 6. DESCRIPCINDELPROCESO El proceso de comunicacin externa es el procedimiento que permite que el Jefe de Asesora, proponga al Inspector Fiscal, una respuesta a la solicitud de informacin o de antecedentes tcnicos,enmarcadosen losalcancesuncontratodeobrasconcesionadas,querealizaunatercera persona. La respuesta desarrollada es materializa en una propuesta de Oficio, que puede ser acompaado por una Minuta Tcnica, (Ver Procedimiento Comunicacin Interna Asesora de Contratos Concesionados),yporotrosantecedentesrecopilados. EldesarrolloquedescribelaelaboracindeunOficio,eselqueseindicaacontinuacin: I. II. Requerimiento de antecedentes o informacin (tcnica o administrativa) al Inspector Fiscal deObrasConcesionadasdepartedeuntercero. El Inspector Fiscal delega en el Jefe de la Asesora de Obras Concesionadas, la elaboracin de una propuesta de Oficio, el cual pudiese ser acompaado por una Minuta Tcnica y otros antecedentes. El Jefe de Asesora prepara la propuesta de oficio, resuelve la puesta en marcha o no del Procedimiento Comunicacin Interna Asesora de Contratos Concesionados y/o recopila antecedentesadicionales. El Inspector Fiscal revisa la proposicin de Oficio y de los documentos que se acompaan, pudiendoseraprobado(sefirma)obiendemandarectificacionesyaclaraciones. RESPONSABLE JefedeAsesora CLIENTE(S) InspectorFiscal

III.

IV.

 7. FLUJOGRAMA

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Requerimiento de Informacion de un Tercero dirigido al Inspector Fiscal de Obras Concesionadas

Inspector Fiscal evalua requerimiento

Inspector Fiscal prepara Oficio de respuesta

Inspector Fiscal instruye a Jefe de Asesoria elaboracion de propuesta de Oficio y/o Minuta Tecnica

Jefe de Asesoria evalua elaboracion de Minuta Tecnica

Jefe de Asesoria prepara propuesta de Oficio

Puesta en Marcha de Procedimiento de Comunicacin Interna

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8. PropuestadeOficio

ElJefedelaAsesoraoquienstedesigne,elaborarunformatodepropuestadeOficio,pudiendo ser el formato que se indica a continuacin, o algn otro similar, segn determine y califique el InspectorFiscaly/oelJefedeAsesora.