Asunto: EXPOSICIN ARCHIVO HISTRICO QU ES UN ARCHIVO HISTRICO?

? DEFINICIN Diferencias entre archivobibliotecacentro de documentacin Funciones del archivo Las etapas del archivo LEGISLACIN HISTORIA DEL ARCHIVO HISTRICO EDIFICIO QU SON LOS FONDOS DOCUMENTALES? ALMACENAJE DE DOCUMENTOS CLACIFICACIN DE DOCUMENTOS ARCHIVOS PBLICOS ARCHIVOS PRIVADOS COLECCIONES CURIOSIDADES OTRAS INSTALACIONES HEMEROTECA REPROGRAFIA DE COMPLEMENTO BIBLIOTECA AUXILIAR OTRAS ACTIVIDADES EXPOSICIONES CURSOS CONCURSOS QU ES UN ARCHIVO HISTORICO? DEFINICIN Segn el Diccionario de Archivstica se puede definir como: Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo servicio u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya 1

transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico. Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservacin y servicio de los documentos. Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVOBIBLIOTECACENTRO DE DOCUMENTACIN En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona fsica o moral o de un organismo, cuya reunin es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos de forma progresiva y constante. La coleccin de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados como fruto del saber y destinados a su difusin. La funcin primordial de las bibliotecas es poner medios de informacin a la disposicin de los usuarios. Tambin lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos tienen un valor probatorio de carcter jurdicoadministrativo en un periodo determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles. El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente. Cada documento es indivisible, es un eslabn en una cadena que est inserta en un contexto que le da un valor que no tendra el documento aislado por s mismo. El expediente de archivo comporta una nocin funcional y probatoria, da fe. Ser transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteracin alguna desde el exterior. El dossier de documentacin, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de fuentes ms diversas, sobre una cuestin determinada. Su finalidad consiste en poder responder rpida y eficazmente a las demandas informativas al igual que el del archivo, pero no aporta pruebas. FUNCIONES DEL ARCHIVO Organizacin y puesta en servicio de la documentacin administrativa, durante ese periodo de mxima utilidad para la gestin administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones. Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas. Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivstica. Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la informacin, mediante los distintos instrumentos de descripcin documental y valindose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologas. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservacin integra en el tiempo. Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio. Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso bsico de informacin, al servicio de: La administracin que emite los documentos. Los ciudadanos. La investigacin y la difusin cultural. LAS ETAPAS DEL ARCHIVO Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en funcin del ciclo de vida de los documentos: Archivo de gestin: Los documentos en fase de tramitacin, as como los que son de uso frecuente para la 2

gestin de los asuntos corrientes, estn bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es mas conocido como archivo de oficina. La documentacin permanece en esta fase 5 aos aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez mas cortos y porque cada vez es mayor la documentacin que se acumula en las oficinas. Archivo administrativo: Slo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayora de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las dems etapas. Las oficinas remiten la documentacin al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentacin esta bajo responsabilidad del archivero. Tras quince aos de antigedad los documentos pasan a la siguiente fase. Archivo intermedio: La documentacin ha perdido prcticamente la utilidad por la cual haba sido creada: la gestin. Hasta los treinta aos de antigedad permanecen en el archivo, aqu se procede a la valoracin, seleccin y expurgo, a fin de conservar lo pertinente. Archivo histrico: A partir de este momento, la documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histrico de las naciones y, por ende, de la humanidad. LEGISLACIN EL SISTEMA ARCHIVISTICO ESPAOL. La organizacin de los archivos espaoles es fruto y reflejo de la organizacin poltica y social del pas, por lo tanto muy cambiante en los ltimos aos. Se conforma gracias a la Constitucin de 1978, presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las CCAA. El artculo 149.1Establece competencias exclusivas del Estado por lo que se refiere a Defensa del patrimonio cultural, artstico, y monumental contra la exportacin y la explotacin: museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestin por parte de las CCAA. En cuanto a normativa estatal se refiere podemos hacer referencia a: Ley de Patrimonio Histrico Espaol(1985) Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del Estado (Gaceta de Madrid, 26/11/1901) Decreto de 12 de noviembre de 1931, sobre rgimen y denominacin de los Archivos Histricos de Protocolos e Histricos Provinciales (Gaceta Madrid, 14/11/1931). Decreto 24 de julio de 1947,sobre ordenacin de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro HistricoDocumental y Bibliogrfico. (BOE, 17/08/1947). En lo que se refiere a Castilla La Mancha hay que mencionar: Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio de Castilla La Mancha. (DOMC, 13/06/1990; BOE, 14/09/1990) No obstante, el de Albacete no tuvo plasmacin legal hasta 1962 (Orden de 3 de abril, del Ministerio de educacin Nacional), en que se estableca que funcionara provisionalmente en la Biblioteca Pblica del Estado, sita por aquel entonces en el Instituto de Enseanza Media. El sistema archivstico espaol estatal Aqu hay que hacer otra diferenciacin de quien es la titularidad y de quien la gestin: 3

Los Archivos Nacionales son de titularidad nacional y gestin estatal: Archivo General de Simancas: Carlos I, 1540 1544 Archivo Histrico Nacional: 1866, archivos eclesistico.35 kms. de estanteras. Archivo de la Corona de Aragn: 1180, monarqua aragonesa. Archivo General de Indias: 1785, posesiones de ultramar. Archivo General de la Administracin:1858, Alcal de Henares. Los Archivos Regionales son de titularidad estatal y de gestin autonmica si la tienen transferida. Castilla La Mancha: No se crea mas que un servicio especfico que la Comisin Calificadora de Documentos, encargada del Rgimen de acceso. Los centros integrados en el sistema son: El Archivo Regional, con funciones de deposito intermedio. Los archivos histricos provinciales gestionados por la Comunidad. Los archivos de la Administracin Local. Los que pueda crear la Junta. Los privados, tanto los considerados de uso pblico, como los que se integren por voluntad de sus propietarios. Los Archivos Histricos provinciales son de titularidad estatal y gestin autonmica: recogen los fondos notariales de las mismas, las contaduras de hipotecas y la documentacin de los servicios perifricos de la administracin estatal. HISTORIA DEL ARCHIVO HISTRICO. Tras estar junto con la Biblioteca Pblica del Estado, en el instituto de Enseanza media, pas con ella a otros emplazamientos en la c/. Isaac Peral y en la Avda. de la Estacin, en el edificio de la Delegacin Provincial de Educacin y Cultura, pero debido a la falta de espacio fsico para recoger ms documentacin y la necesidad de dotarlo de ms servicios, ya que contaba solo con una planta y el stano, se traslad. En 1991 se independiza y pasa a su emplazamiento actual y definitivo en la calle Padre Romano,2 de Albacete. EL EDIFICIO El edificio de Albacete en concreto: Situado en pleno centro administrativo de Albacete, junto al Ayuntamiento y la Catedral, parte de l ocupa la antigua casa de Da. Filomena Flores, vistoso edificio clsico dotado de un fuerte barroquismo y toques modernistas, construido en 1924 por el arquitecto Miguel Ortz e Iribas. En 1987 fue rehabilitado por Miguel Renta, arquitecto del Ministerio de Cultura, Quin conservo la fachada antigua aadindole un solar anejo, remodelando su interior para adaptarlo a las funciones del archivo. Este edificio moderno y funcional, tiene una superficie aproximada de uno 3.000m2 y dispone de unos 9.000m. l. de estanteras mviles (ampliables). En 1997(10 noviembre) fue declarado por el Ministerio de Educacin y Cultura, Bien de Inters Cultural, lo que lo hace objeto de una especial proteccin como objeto de Patrimonio Histrico. El edificio y las instalaciones. 4

Las instalaciones de un archivo estn lgicamente determinadas por las finalidades del servicio, de modo que deben garantizar la adecuada conservacin de los fondos y facilitar su difusin. CARACTERISTICAS ARQUITECTNICAS: La estructura es de hormign armado, los elementos de madera no sustituibles estn consolidados y tratados con productos ignfugos e insecticidas. Los depsitos se encuentran aislados del resto de las dependencias y dotados con medidas de proteccin contra riesgos por deterioro procedentes del exterior, no pueden superar los 2.50 metros para que no se formen masa de aire as como no podrn albergar mas de 1.500 metros de documentacin. Las estanteras son mviles y metlicas. Las paredes estn protegidas con pintura ignfuga. En ellos no hay madera. Las puertas son metlicas cortafuegos. Estn provistos de una alarma que los bloquea automticamente. Los fuegos se extinguen con gas aln. Los cables tienen una proteccin especial. Zona de trabajo: Los documentos llegan a la zona de recepcin para su limpieza, desinfeccin y desinsectacin en caso necesario, que cuenta con un aspirador potente para desempolvar las unidades de instalacin, un autoclave para la desinfeccin y desinsectacin; esta provisto de una campana extractora para la expulsin de gases. Las salas de clasificacin y expurgo estn compuestas por mesas con cajeros para clasificar los documentos. Tambin cuenta con un equipo sencillo de encuadernacin para las necesidades corrientes del servicio. Cuenta tambin con un taller de reprografa con fotocopiadora, microfilmacin y digitalizacin de documentos. La zona privada: Los aspectos arquitectnicos son similares a los del resto de las instalaciones estn separados de los depsitos por un vestbulo cortafuegos. rea pblica: Tiene una recepcin amplia con una persona que informa y ayuda rpidamente. La sala de lectura es un lugar de trabajo intelectual por ello es tranquila, bien iluminada, agradable y propicia al recogimiento. Cuenta con una persona que tiene que vigilarla para que sea un espacio difano. Medidas ambientales y de seguridad:

La humedad es un enemigo de los documentos, se controla por deshumidificadores, el ratio de humedad debe ser constante. Si hay poca humedad tambin es malo y hay que humidificarlos..... QU SON LOS FONDOS? Los fondos se pueden definir como soportes que contienen informacin de inters para ser guardada en los archivos. A los originarios de todos los Archivos Histricos Provinciales: protocolos notariales centenarios fondo antiguo de las Delegaciones de Hacienda y de las Audiencias Territoriales fondo de las antiguas Contaduras de Hipotecas. Hay que sumarle otros documentos que ingresan de manera extraordinaria mediante: Donacin Legado Compra Reintegracin Depsito ORDENACIN DE UN FONDO: Cronolgica Alfabtica Numrica Alfanumrica CURIOSIDADES: El primer documento es un privilegio rodado de Alfonso X concedido a los pobladores de la villa de Almansa el fuero y las franquezas de Requena es de e de abril de 1262, desde Sevilla. Es en pergamino. Otro documento es una carta de privilegio de villazgo, autgrafa concedida por el primer marqus de Villena, don Alfonso de Aragn, a Albacete; el 9 de noviembre de 1375, desde Castillo de Garcimuoz. Se encuentra tambin un incunable de extraordinario valor que fue depositado por el Ayuntamiento del Bonillo, es un libro impreso entre 1424 y 1485, de tamao folio y con 48 hojas. Los archivos personales han sido donados por particulares, por asociaciones y por empresas, a ellos solo se puede acceder con el permiso de los donantes. Tambin hay algunos del clero pero estn relacionados con las actas notariales y otros documentos de carcter pblico como testamentos, congregaciones, historia de la iglesia... Dentro de las colecciones cabe destacar la donacin de las Brigadas Internacionales al Archivo, entre otras cosas hay un diario de un preso, recuerdos, fotografas y unos 428 libros. En la sala de lectura se puede contemplar un plano de Albacete de 1783 dibujado en tinta sobre papel, tambin hay otro de 1812. Se han recuperado carteles de toros, de teatro y de cine. 6

EJEMPLOS DE DOCUMENTACIN REAL: DOCUMENTACIN REAL 1. Cartas abiertas. 2. Privilegios rodados 3. Carta plomada 4. Cartas de privilegio y de confirmacin de privilegio 5. Provisiones reales 6. Clulas reales 7. Cartas ejecutorias 8. Sobrecartas DOCUMENTACIN SEORIAL Carta de donacin Cartas de privilegio Cartas de donacin y confirmacin de privilegio Cartas de ratificacin de convenios o avenencias entre concejos Mandatos seoriales DOCUMENTACIN CONCEJIL Ordenanzas municipales Cartas de poder y procuracin concejil Cartas misivas concejiles Sentencias arbitrales Sentencias Actas capitulares Cuentas de propios Repartimiento de alcabalas Actas de eleccin de cargo concejil por vacante Reclamaciones de concejos a un juez Expediente testimonio de eleccin de un cargo Aranceles de precios DOCUMENTACIN NOTARIAL: Testamentos y codicilo de testamentos Cartas de arrendamiento Cartas de obligacin Cartas de servicio y soldada Solicitudes y examen de un oficio Cartas de compraventa Cartas de poder y procuracin entre particulares Censos y traspaso de censo Cartas de emancipacin Cartas de reconocimiento de bienes Cartas de finiquito 7

 Documento de recepcin de monja en un convento y renuncia de legtima OTRAS INSTALACIONES: HEMEROTECA: Aunque no es normal que un archivo tenga hemeroteca este si la tiene gracias a una donacin que se hizo y desde entonces se guardaron todos los peridicos que se editaban: La coleccin ve de 1897 hasta nuestros das hay mas de 500 unidades entre las que cabe destacar las ms antiguas: Boletn Oficial de la Provincia 1834. La musa 1866. El pan de Murcia 1867. El charlatn 1879 de Villarrobledo. REPROGRAFIA DE COMPLEMENTO: Todos los documentos estn microfilmados en 582 unidades. Tambin hay 11.000 unidades de microfichas. BIBLIOTECA AUXILIAR: Posee fondos biogrficos locales, generales y profesionales, en total 6.500 unidades. OTRAS ACTIVIDADES: EXPOSICIONES: El Archivo hace exposiciones junto con otras organizaciones entre la que hay que destacar: FERIA DE ALBACETE: Esta exposicin se hizo en 1995 junto con la UPA y en ella se observaban desde un cartel de toros hasta documentos sobre el alumbrado de esta y su evolucin histrica. Se titul La feria un paseo por el tiempo INDUMENTARIA EN LOS DOCUMENTOS: A travs de los documentos notariales se investig sobre la indumentaria de poca y el grupo de folklore Abuela Sta. Ana cedi sus trajes que coincidan con las descripciones. Esta se hizo en 1997. CRONICA FIN DE SIGLO Con motivo del centenario del 98 se hizo una exposicin con los documentos de la poca. ARTE GRAFICO FRANCS. PANORAMICA DE ALBACETE EN LA POSGUERRA. 8

CUSTODIA DOCUMENTAL DEL TEATRO CIRCO. CURSOS: Se han hecho varios sobre fondos documentales del Archivo Histrico: FONDOS DOCUMENTALES ALBACETENSES SEMINARIO DE DOCUMENTOS CURSO DE PALEOGRAFA Y DIPLOMTICA Este ha sido el ltimo. CONCURSOS: LA CASA DE LA ESCRITURA: es un programa pedaggico de acercamiento a los archivos con diferentes fases entre las que esta una visita y un trabajo. 1 14