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Para subir un extracto bancario en SAP Business One es necesario transformar el archivo del banco en el formato de SAP y luego hacer uso del Data Transfer Workbench (DTW) para subir dicho archivo.1 El archivo tiene dos lneas de encabezado como lo muestra la imagen, esto con el fin de ser identificado al momento de realizar las reconciliaciones.
Figura 1. Encabezado del Formato DTW
La Columna Sequence: Hace referencia a l consecutivo de las lneas del extracto bancario. (Ejemplo secuencia numrica 1,2,3,n...m). La Columna AccountCode: Es el nmero de la cuenta en SAP, por ejemplo Bancolombia - 11100508. La Columna Reference: Hace referencia a la informacin relacionada en la columna referencia 2 del extracto bancario. Este campo solo permite una longitud mximo de 18 caracteres. La Columna DueData: Nos identifica el campo tipo fecha la cual debe estar diligenciada de la siguiente manera YYYYMMDD (20130102). Este no debe ir separado por guiones, barras y mucho menos por espacios. La Columna Memo: Es donde se indica el detalle del extracto. Este campo debe tener una longitud mximo de 30 caracteres. La Columna DebitAmount: En este campo se diligencia los valores del extracto bancario que referencia de forma negativa. Lo nmeros ac reflejados no deben tener signos negativos. La Columna CreditAmount: En este campo se diligencia los valores del extracto bancario que referencia de forma positiva. La Columna ExternalCode: Hace referencia a la oficina en la cual se realizo el depsito o traslado. Este campo solo permite una longitud mximo de 18 caracteres. Para mayor entendimiento se puede apreciar en la siguiente imagen.
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El formato para guardar dicho archivo debe ser de extensin .csv as como lo muestra en la imagen. Cabe resaltar que si se guarda en otro tipo de extensin este no ser reconocido para subir el archivo.
Figura 3. Como Guardar un archivo DTW
Luego de tener el archivo listo, debe abrir el programa Data Transfer Workbench (DTW), ubicado en la siguiente ruta Inicio/ Todos los programas/ SAP Business One/ Data Migration/ Data Transfer Workbench as como lo muestra la ilustracin.
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Seguidamente se abrir una ventana donde se le pedir su usuario y clave de SAP y se debe seleccionar la base de datos de PRUEBAS (en el caso que se desee realizar pruebas de lo contrario se puede seleccionar la Base de Datos productiva) y luego dar click en el botn OK.
Inmediatamente se le habilitara el botn Import en el cual usted debe dar click para iniciar el proceso de carga del archivo. Seguidamente se abrir una nueva ventana llama Data Import Wizard, inicialmente solo le da click al botn Next como lo muestra la imagen.
El siguiente paso en seleccionar la opcin Add New Data y dar click en el botn Next.
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En el tercer paso se debe seleccionar la opcin Banking/ Bank Statements and External Reconciliations/ Bank Pages, y por ultimo dar click en el botn Next
Figura 9. Ubicacin del archivo DTW
El cuarto paso se refiere a adjuntar el archivo de extensin .csv, para ello debes dar click en el botn gris y all buscar el archivo, luego de seleccionar el archivo das click en el botn Next como lo muestra la imagen.
Figura 10. Adjuntar archivo
Dentro del quinto paso usted debe verificar que las columnas tengan informacin relacionada con el archivo que est cargando, esto se hace en la pestaa Source Data, y si todo es correcto dar click en el botn Next
En el prximo paso usted solo debe dar click en el botn Run Simulation, e inmediatamente le abrir una pequea ventana donde le mostrara si el archivo esta correcto para cargarlo de forma definitiva.
Figura 12. verificacin del sistema de cada lnea del archivo
Cuando la simulacin termine se habilita un botn llamado Close el cual debes dar click para que te d el informe si hubieron errores o si esta correcto el archivo. Es de resaltar que si todos los documento estn correctos se mostrara el total de las lneas sobre el botn verde de lo contrario estar en el Botn rojo.
Figura 13. Informe de Verificacin
Si todo esta correcto cierras la pequea ventada y das click en el botn Next el cual solo es de informacin correspondiente al archivo a subir, y como paso final solo debes dar click en el botn Import
Es de gran importancia saber que cuando realizas el ltimo paso, debes hacerlo en la base de datos de Diesel Repuesto, siempre que ests segura de la informacin que vas a subir y cual es fin de ello, de lo contrario en la de PRUEBAS, adems debes repetir el mismo proceso a excepcin de la simulacin ya que las lneas fueron verificadas en la base de datos PRUEBAS y solo en la Base de datos de Diesel Repuestos se debe hacer la importacin de dicho archivo. Este proceso puede ser realizado para cada banco del cual se tenga un extracto bancarario. Si se tiene inconvenientes favor comunicarse con el encargado del rea de Sistemas. Gracias.
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