Seminar

PERFORMANCE APPRAISAL
04/ 06/ 2009

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 1

 Giới thiệu

1. Thời lượng : 1h
2. Đối tượng học viên: CBQL
3. Mục tiêu:
- Giúp CBQL nắm bắt được qui trình và các phương pháp
đánh giá kết quả công việc

4. Nội dung:
- Quá trình quản lý kết quả công việc
- Phương pháp SMART Test
- Quy trình đánh giá kết quả công việc
- Phương pháp đánh giá kết quả công việc
- Cải thiện kết quả công việc

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 2

 Quá trình quản lý kết quả công việc

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 3

 TRẮC NGHIỆM SMART

 Cụ thể (Specific) – công việc rõ ràng với bạn và

người quản lý trực tiếp.
 Có thể đo được (Measurable) – có thể đo được các
mức độ mong đợi.
 Có thể đạt được (Attainable) - khó khăn/thách thức
nhưng không phải không thể đạt được.
 Hướng tới kết quả (Result Oriented) – gắn với các
điểm trọng tâm của công việc và kết quả kinh doanh.
 Gắn với thời gian (Time Related) – có thể đạt được
trong một giới hạn thời gian.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 4

 Đánh giá Kết quả Công việc

3 phương pháp tiến hành đánh giá kết

quả công việc có sự tham gia của cấp
dưới

1. Thông báo và biện luận

2. Thông báo và lắng nghe
3. Giải quyết vấn đề

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 5

 Đánh giá kết quả công việc - thông báo và
biện luận

1. Thông báo cho nhân viên biết về mức độ thực

hiện công việc của mình.
2. Thuyết phục nhân viên đặt mục tiêu để nâng
cao năng lực cá nhân.
3. CBQL trực tiếp biện luận cho ý kiến đánh giá
của mình.
4. Phương pháp lãnh đạo mang tính độc đoán.
5. Nhân viên mới/ người lần đầu bị đánh giá

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 6

 Đánh giá kết quả công việc - thông báo và lắng
nghe

1. Thông báo nhân viên biết về cảm nhận của

CBQL trực tiếp về kết quả công việc của NV
2. Lắng nghe phản hồi của NV
3. Khuyến khích nhân viên chia xẻ ý kiến với
nhận xét của mình và cũng sẵn sàng thay đổi
đánh giá của mình.
4. Có thể trao đổi cởi mở

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 7

 Đánh giá Kết quả Công việc - Giải quyết vấn
đề

❚ Kết hợp giữa “thông báo và biện luận” và

“thông báo và lắng nghe” .
❚ Có sự tham gia của nhân viên mạnh
❚ Trao đổi hai chiều
❚ Quan hệ với nhân viên tốt hơn
❚ Môi trường làm việc có tính tích cực

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 8

 Đánh giá kết quả công việc -Người được
đánh giá

• Chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ thông tin.

• Suy nghĩ về công việc của bạn, vai trò của bạn, đóng góp của
bạn
• Lượng hóa sự đóng góp và kết quả
• Xem lại những thất bại và học hỏi từ những thất bại.
• Suy nghĩ về tương lai của bạn - những kỹ năng và kiến thức cần.
• Chia sẻ với người quản lý trực tiếp về kế hoạch của bạn.
• Nêu rõ những việc bạn cần hỗ trợ của người quản lý trực tiếp,
đồng nghiệp và cấp dưới để đạt được mục tiêu của bạn.
• Nói chuyện—khai thác tối đa cuộc nói chuyện— Đó chính là sự
đánh giá của bạn.
03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 9
 Đánh giá kết quả công việc -Người đánh giá

• Chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ - thu thập tất cả các thông tin.
• Cho người được đánh giá đủ thời gian chuẩn bị và thông báo
thời gian đánh giá
• Chuẩn bị sẵn sàng cho “những vấn đề tế nhị” bằng những ví dụ
cụ thể và thích hợp.
• Xác định nơi thích hợp cho cuộc trao đổi và bảo đảm không bị
gián đoạn khi cuộc nói chuyện đang diễn ra.
• Sử dụng phương pháp tích cực có hệ thống để đánh giá và dành
đủ thời gian cho việc đánh giá.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 10

 Trao đổi trong Đánh giá Kết quả Công việc

• Cùng xem lại những thành tích cá nhân.

• Thông báo những nhận xét của bạn và chứng minh những
nhận xét này bằng những ví dụ cụ thể.
• Làm cho cuộc trao đổi mang tính khách quan, hướng vào
trọng tâm, đưa ra ý kiến phản hồi trung thực, đúng sự thực
và phù hợp.
• Bảo đảm ý kiến phản hồi từ hai phía, chú trọng vào những
điểm mạnh của cá nhân và những khía cạnh phát triển.
• Tránh gây ngạc nhiên – ý kiến phản hồi chỉ đưa ra vào thời
điểm thích hợp và không tích lại cho đến khi đánh giá kết
quả công việc.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 11

 Trao đổi trong Đánh giá Kết quả Công việc

• Tập trung vào giải pháp thay vì bảo vệ quan điểm. Nhìn vào
tương lai thay vì nhấn sâu vào quá khứ.
• Điều khiển cuộc trao đổi bằng cách đặt câu hỏi để khuyến
khích cá nhân khai thác tối đa cuộc nói chuyện.
• Lắng nghe ý kiến phản hồi của họ thay vì nghĩ đến câu hỏi
tiếp theo.
• Thống nhất mục tiêu SMART cho kỳ sau.
• Trao đổi về nhu cầu phát triển cá nhân để hỗ trợ họ đạt được
những mục tiêu này.
• Trao đổi về những việc mà họ cần sự hỗ trợ của bạn
03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 12
 Các Thành kiến trong Đánh giá hay gặp phải

 Hiệu ứng đối ngược: đánh giá nhân viên bằng cách so sánh với người
khác thay vì dựa vào mức độ hoàn thành yêu cầu công việc.
 Sai lầm do ấn tượng ban đầu: có nhận xét tốt/không tốt ngay từ ban đầu
về nhân viên mà nhận xét đó không chứng minh được bằng cách cư xử
trong công việc sau này của người nhân viên.
 Hiệu ứng Hallo: qui đồng không đúng một khía cạnh công việc của nhân
viên cho tất cả các mặt công việc của nhân viên
 Hiệu ứng giống mình (similar to me): đánh giá nhân viên có quan điểm
và quá trình học hành giống người đánh giá tốt hơn những nhân viên
không giống ngay cả khi người nhân viên không giống không liên quan
đến công việc.
 Khuynh hướng ở giữa: luôn xếp hạng nhân viên ở mức giữa của thang
điểm.
 Khoan dung tích cực và tiêu cực: thường xuyên xếp hạng nhân viên ở
mức thấp hoặc mức cao của thang điểm
03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 13
 5 lời khuyên đối với việc đánh giá kết quả
công việc

1. Tập trung vào những điểm mà bạn và nhân viên có thể cùng đạt
được trong tương lai - việc xem lại kết quả hoạt động không có
nghĩa là nói cho công nhận tất cả những việc mà họ làm sai.
2. Cố gắng nhất quán và công bằng. Sử dụng các tiêu chí đánh giá
kết quả công việc đối với tất cả nhân viên, không giới hạn ở một
vài nhân viên.
3. Khuyến khích nhân viên tự đánh giá mình và trao đổi về những
điểm mạnh của họ. Đánh giá của bạn về người nhân viên và
đánh giá của chính họ phải tương đối giống nhau.
4. Trung thực về kết quả kém nhưng không giận dữ. Ghi chép
những nhận xét của mình.
5. Việc giao tiếp và phản hồi lại của nhân viên nên thường xuyên
diễn ra, tránh đến lúc đánh giá mới thực hiện.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 14

 7 sai lầm nhân viên thường mắc phải trong
việc đánh giá kết quả công việc

• Quá chú tâm vào mẫu đánh giá

• Thiếu sự chuẩn bị
• Giữ thế thủ
• Thiếu sự liên lạc trong kỳ
• Không tìm cách làm rõ dẫn đến việc hiểu sai.
• Chấp nhận trao đổi một chiều.
• Chú trọng vào việc đánh giá như là một cách để kiếm
thêm tiền (đánh bóng hình ảnh, xin tăng lương).

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 15

 10 sai lầm các nhà quản lý thường mắc phải
trong đánh giá kết quả công việc

• Dành thời gian cho việc đánh giá nhiều hơn cho việc lên
kế hoạch kết quả công việc.
• So sánh nhân viên với nhau.
• Quên rằng đánh giá là nhằm cải thiện mà không khiển
trách.
• Cho rằng mẫu đánh giá là công cụ đánh giá công bằng,
khách quan.
• Thôi đánh giá kết quả công việc khi việc đánh giá không
gắn liền với lương của nhân viên

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 16

 10 sai lầm các nhà quản lý thường mắc phải
trong đánh giá kết quả công việc

1. Tin rằng có thể đánh giá kết quả công việc của nhân viên
một cách chính xác
2. Hủy bỏ hoặc trì hoãn các cuộc gặp gỡ đánh giá
3. Đánh giá những cái không quan trọng.
4. Làm cho nhân viên ngạc nhiên trong buổi đánh giá.
5. Cho rằng tất cả nhân viên và tất cả các công việc nên được
đánh giá theo cùng một cách.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 17

 Quá trình Cải thiện kết quả công việc

Bước 1:Xác định vấn đề

• Kết quả công việc của ai đang có vấn đề?
• Kết quả mong muốn so với kết quả thực tế như thế nào?
• Ảnh hưởng của sự khác biệt này như thế nào?

Bước 2: Phân tích nguyên nhân và giải pháp

• Khả năng và động lực.
• Họ có bị cản trở hoàn thành tốt hay không?
• Họ có biết làm thế nào để làm tốt hay không?
• Họ có muốn làm tốt hay không?

Bước 3 : Thực hiện

• Các giải pháp về môi trường làm việc
• Hành động sửa sai
• Lôi kéo cá nhân tham gia
• Theo dõi để cải thiện kết quả công việc.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 18

 Phân tích nguyên nhân và giải pháp
Họ có bị cản trở thực hiện tốt công việc không

Điều trông đợi – trách nhiệm không

Người đó có biết công ty trông đợi cái gì không? Làm rõ những nhiệm
Đề nghị họ nêu rõ điều mà họ nghĩ là họ phải làm vụ chính
có
Điều trông đợi – tiêu chuẩn
người đó có biết mức độ hoàn thành công việc mà công ty không
Làm rõ các tiêu chuẩn
trông đợi anh/chị làm không công việc đối với mỗi nhiệm vụ trọng
Đề nghị họ nêu rõ nhận thức của họ về tiêu chuẩn công việc yếu

có
Thông tin phản hồi không
Người đó có biết anh ta thực hiện công việc tốt như thê nào không? phản hồi kịp thời về kết quả
Yêu cầu họ nêu rõ thông tin phản hồi mà họ nhận được và họ biết công việc của nhân viên
những gì về việc họ có đáp ứng tiêu chuẩn kết quả công việc không.
có
Nguồn lực
Người đó có công cụ, nguyên liệu, thiết bị... để hoàn thành tốt không
Cung cấp những nguồn lực cần
công việc hay không. Đề nghị họ nêu rõ cách thức họ sẽ thiết để hoàn thành tốt công việc
thực hiện công việc này
có
Trở ngại/ Rào cản
Người đó không bị trở ngại nào, kể cả trở ngại của bản thân cá nhân, không loại bỏ những trở ngại, xem lại
để hoàn thành tốt công việc? Đề nghị họ nêu rõ những khó khăn và
và sửa lại các thủ tục, đề nghị
trở ngại mà họ gặp phải, bao gồm cả thủ tục, qui chế, hướng dẫn
bộ phận quản lý nhân lực hỗ trợ
mà họ đang áp dụng
có
Cá nhân không bị cản trở thực hiện tốt tiếp tục theo dõi
03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 19
 Họ có biết họ thực hiện công việc như thế nào không

Không/ Thành công trong quá khứ

Không chắc
Kỹ năng yếu Người đó trước đây có thực hiện tốt công việc không
có chắc chắn là do yếu kỹ năng không hay bạn (nếu công việc thay đổi, thì câu trả lời là không), Đề nghị
có nghi rằng có thể là do yếu kỹ năng? họ nêu rõ kinh nghiệm của họ trong công việc này, kể cả
việc họ được dạy như thế nào để thực hiện công việc

có
Không
có

Đơn giản hoá công việc

Công việc có thể đơn giản hoá (mà không làm tổn hại có
quá mức) để người đó có thể đạt được kết quả mong đợi
không? đề nghị họ nêu rõ phần khó nhất của công việc Đơn giản hoá công Tổ chức lớp đào tạo hoặc bồi
việc dưỡng
và chia sẻ ý kiến về việc làm thế nào để công việc được
đơn giản.

không

Năng lực cá nhân không Kết quả công việc được cải thiện
Người đó có đủ thể lực và trí lực để hoàn thành công việc Sau khi đào tạo hoặc tập luyện lại,
Đào tạo kết quả công việc
như mong đơi hay không? tiến hành các bài trắc nghiệm
thích hợp hoặc các biện pháp khác để kiểm tra năng lực
có
không
không

TUYỆT VỜI

Công việc phù hợp

Giúp người nhân viên tìm một vị trí phù hợp hơn
hoặc bắt đầu hành động sửa sai Họ biết làm thế nào để thực hiện tốt. Tiếp tục theo dõi
 Họ có muốn thực hiện công việc tốt hay không

phần thưởng không thích hợp

Họ có được thưởng cho kết quả công việc tồi hay cho sự vi phạm hay có Cắt bỏ phần thưởng
không? họ có được lợi về vật chất cho công việc có kết quả không đạt không thích hợp
mọng đợi không?

không

phạt vì kết quả công việc có

Anh ta có bị ngược đãi vì thực hiện công việc như mong đợi? Kết quả
Loại bỏ những tác động gây
công việc ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc, nguồn
lực, sự an toàn và chấp nhận của xã hội ngược đãi

không

Khen thưởng thích hợp

Người đó có được thưởng cho công việc không đạt kết quả mong đợi? không
Đề nghị người đó nêu rõ những hành vi và kết quả mà họ được khen Khen thưởng thích hợp
thưởng. Họ có cảm thấy rằng họ được thưởng vì hành vi mong đợi
không

có

Công việc phù hợp/hành động sửa chữa

Người đó có vẻ không phù hợp với vị trí này. Giúp nhân viên đó tìm
công việc khác hoặc bắt đầu tiến hành một số hành động sửa sai. Trao
đổi với bộ phận quản lý nhân sự

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 21

 Cải thiện kết quả công việc

1. Đo lường kết quả công việc, sử dụng các chỉ số đo lường

kết quả công việc.
2. So sánh kết quả công việc nhìn thấy với kết quả mong
muốn để phát hiện sự thiếu hụt trong kết quả công việc
3. Phân tích sự thiếu hụt bằng cách sử dụng các câu hỏi về
kết quả công việc
4. Kèm cặp nhằm cải thiện công việc.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 22

 XIN CẢM ƠN

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0 INTERNAL USE Trang số 23