HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tên tài liệu

:

Trang 1 / 10 Mã tài liệu: 002-13/CTW/QTISO Lần sửa đổi: 01

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ
 

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐÀO TẠO CTWEL
************************** Văn phòng: 25A Lê Văn Thiêm – Thanh Xuân – Hà Nội Trung tâm đào tạo: 347 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Tel: 046.291.1479 / 043.557.8563 Fax:043.557.7928 Email: info@ctwel.com Website: http://ctwel.com

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ

Director R&D Dept Tên: Chức vụ:

DD Admin dept Marketing Dept Training Dept Qualify Dept ISO Dept Người biên soạn Người kiểm tra Người phê duyệt Đỗ Vinh Quang

Chữ ký Ngày

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tên tài liệu: Trang 2 / 10 Mã tài liệu: 002-13/CTW/QTISO Lần sửa đổi: 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ   BẢNG THEO DÕI BAN HÀNH Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Mụ c Trang Tóm tắt nội dung sửa đổi / bổ sung .

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tên tài liệu: Trang 3 / 10 Mã tài liệu: 002-13/CTW/QTISO Lần sửa đổi: 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ   MỤC LỤC I II III IV V Mục đích Phạm vi áp dụng Tài liệu tham khảo Thuật ngữ.4 5.5 Biểu mẫu 1: Biểu mẫu 2: Biểu mẫu 3: Biểu mẫu 4: Trách nhiệm Sắp xếp và quản lý hồ sơ Truy cập hồ sơ Hủy hồ sơ Thời hạn lưu trữ hồ sơ Danh mục hồ sơ / Tài liệu Mục lục hồ sơ / Tài liệu Biên bản bàn giao Biên bản hủy hồ sơ / Tài liệu 3 3 3 3 4 5 5 5 5 6 7 8 9 10 .1 5.2 5.3 5. định nghĩa và các từ viết tắt Nội dung 5.

Hồ sơ có thể ở dạng bản giấy hoặc bản mềm. Tài liệu tham khảo TCVN ISO 9001:2008 mục 4. quy trình hoặc hương dẫn công việc đang áp dụng. định nghĩa và các từ viết tắt Công ty CP tư vấn và đào tạo CTWEL. 003-13/CTW/QT-ISO: Sổ tay chất lượng. . HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng. Mục đích Mục đích của quy trình này là đảm bảo các hồ sơ chất lượng được duy trì nhằm chứng minh việc đạt được chất lượng đã đề ra và chứng tỏ việc hoạt động có hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Thuật ngữ. (CTWEL consulting and training joint stock company).2. QMR Đại diện lãnh đạo về chất lượng. Nội dung 5.HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tên tài liệu: Trang 4 / 10 Mã tài liệu: 002-13/CTW/QTISO Lần sửa đổi: 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ   I. Hồ sơ Là tài liệu cung cấp những bằng chứng khách quan của các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả đạt được của hệ thống quản lý chất lượng. CTWEL V. IV. Hồ sơ chất lượng Là hồ sơ được ghi lại bằng văn bản về kết quả các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng cuối cùng của sản phẩm hay dịch vụ. III.1 Trách nhiệm . II. Phạm vi áp dụng Quy trình này áp dụng cho tất cả các hồ sơ nằm trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty CP tư vấn và đào tạo CTWEL.Người lập hồ sơ phải đảm bảo hồ sơ được lập tuân theo các tài liệu.4 001-13/CTW/QT-ISO: Quy trình kiểm soát tài liệu. DC Bộ phận quản lý tài liệu (Document Controler) – Bộ phận ban hành tài liệu hoặc nhận tài liệu từ bên ngoài.

Khi hồ sơ hết thời gian lưu trữ. . Có các hình thức hủy bỏ chủ yếu sau: + Cắt vụn. bộ phận. . .Hồ sơ phải được ghi chép đầy đủ các nội dung yêu cầu. tên hồ sơ.3 Truy cập hồ sơ.Các hồ sơ liên quan đến bộ phận nào thì sẽ do bộ phận đó tự quản lý và lưu giữ. đảm bảo xác định được người chịu trách nhiệm về hồ sơ đó. Tổ chức.HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tên tài liệu: Trang 5 / 10 Mã tài liệu: 002-13/CTW/QTISO Lần sửa đổi: 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ   Các trưởng phòng. Việc bàn giao hồ sơ cho bên khác sử dụng phải lập biên bản bàn giao theo biểu mẫu “00313/CTW/BM-ISO”. ghi rõ trên gáy hoặc ngoài bìa tập hồ sơ. ngày tháng lập hồ sơ. đốt: Áp dụng đối với các hồ sơ cần bảo mật của công ty. dễ lấy. ban chịu trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ của bộ phận mình. đảm bảo những hồ sơ này được lập rõ ràng.Các hồ sơ phải rõ ràng và sắp xếp theo tính chất công việc để có thể dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Mọi hồ sơ được lưu giữ trong môi trường khô ráo. - . . đảm bảo dễ thấy. truy cập hồ sơ thì phải được sự cho phép của phòng. sắp xếp và lưu trữ thích hợp để có thể tra cứu khi cần thiết. .4 Hủy hồ sơ . sử dụng hồ sơ của phòng ban đó.Mỗi tập hồ sơ phải lập Mục lục hồ sơ theo biểu mẫu “002-13/CTW/BMISO” và cập nhập khi có hồ sơ mới đưa vào lưu tại tập hồ sơ đó. 5. 5.Hồ sơ dạng giấy được phân biệt qua mã ký hiệu.2 Sắp xếp và quản lý hồ sơ . Mã số hồ sơ do bộ phận có liên quan tự xác định theo tính chất công việc và theo quy định chung về đánh số tài liệu. 5. nếu cần hủy bỏ thì trưởng bộ phận quản lý hồ sơ đó phải lập đanh mục các hồ sơ cần hủy và tự xác định cách thức hủy bỏ hồ sơ. + Bán phế liệu: Đối với các hồ sơ không cần bảo mật. được đánh mã số.Nhân viên thuộc phòng ban nào thì đươc phép truy cập . các tập đựng hồ sơ đều có tên riêng. ban quản lý hồ sơ đó. .Sau khi hủy hồ sơ phải lập danh mục hồ sơ đã hủy có xác nhận của trưởng phòng tại bộ phận đó (theo biểu mẫu “004-13/CTW/BM-ISO”). Danh mục hồ sơ phải theo biểu mẫu “001-13/CTW/BM-ISO” và phải cập nhật khi có hồ sơ mới phát sinh.Hồ sơ phải được lưu theo tập (file) đựng hồ sơ. dễ tìm và dễ sử dụng để ngăn ngừa hư hỏng và thất lạc hồ sơ. Danh mục này phải được lưu thêm 2 năm. . có số hiệu. sạch sẽ. cá nhân khác muốn sử dụng.

5 STT 1 2 3 4 5 6 Thời hạn lưu trữ hồ sơ Thời hạn lưu trữ (Năm) Hồ sơ xem xét lãnh đạo Ban ISO 5 n ăm Hồ sơ đánh giá chất lượng nội bộ Ban ISO 5 năm Hồ sơ về đào tạo hàng năm Phòng Đào tạo 5 năm Hồ sơ sản phẩm không phù hợp Bộ phận thực hiện 3 năm và Ban ISO Hồ sơ về các hoạt động khắc phục và phòng Bộ phận thực hiện 3 năm ngừa. và Ban ISO Hồ sơ đánh giá Phòng Đánh giá 3 n ăm Tên Hồ sơ Bộ phận lưu hồ sơ .HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tên tài liệu: Trang 6 / 10 Mã tài liệu: 002-13/CTW/QTISO Lần sửa đổi: 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ   5.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful