CHÖÔNG 6

CHÖÙC NAÊNG TOÅ

CHÖÙC
I. KHAÙI NIEÄM
II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ
CHÖÙC
III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
 VAÁN ÑEÀ THUAÄT NGÖÕ

Danh töø
 Toå chöùc hieåu nhö laø moät
caáu truùc
 Toå chöùc hieåu nhö laø moät
thöïc theå
Ñoäng töø
 Toå chöùc hieåu nhö laø moät
quaù trình
I. KHAÙI NIEÄM

I.1 Khaùi nieäm chöùc naêng

toå chöùc
Toå chöùc laø Chöùc naêng quaûn
trò lieân quan ñeán hoaït ñoäng
xaây döïng vaø phaùt trieån cô
caáu (boä maùy) toå chöùc ñeå
ñaûm nhaän nhöõng hoaït ñoäng
caàn thieát, xaùc laäp caùc moái
quan heä veà quyeàn haïn vaø
I. KHAÙI NIEÄM

Noäi dung cuûa Chöùc naêng toå

chöùc
Thieát keá, phaùt trieån cô caáu
toå chöùc
Xaây döïng nguyeân taéc thuû
tuïc vaø qui trình laøm vieäc
Thieát laäp heä thoáng quyeàn
löïc vaø phaân quyeàn.
I. KHAÙI NIEÄM
I.2 Vai troø cuûa toå chöùc
 Baûo ñaûm caùc muïc tieâu vaø keá
hoaïch seõ ñöôïc trieån khai vaøo
thöïc teá.
 Taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc
thích hôïp cho caùc caù nhaân vaø
cho caû taäp theå.
 Taùc ñoäng tích cöïc ñeán vieäc söû
duïng caùc nguoàn löïc moät caùch
hieäu quaû nhaát.
 I. KHAÙI NIEÄM

I.3 Nhöõng vaán ñeà lyù khoa học

trong coâng taùc toå chöùc
Taàm haïn quaûn trò : laø soá löôïng
boä phaän, phaân heä, caù nhaân döôùi
quyeàn maø moät caáp quaûn trò coù
khaû naêng ñieàu haønh höõu hieäu
nhaát
 Taàm haïn coù lieân quan chaët cheõ
ñeán caùc thoâng soá cuûa cô caáu
(caáp baäc vaø phaân heä)
 I. KHAÙI NIEÄM
Quyeàn löïc quaûn trò : laø phương
thức tác động lên suy nghĩ và hành động của
người khác (VD)
 Quyeàn löïc ñöôïc hình thaønh töø
nhieàu yeáu toá:
 Tính chính thöùc vaø hôïp phaùp cuûa
chöùc vuï => Quyeàn löïc gaén vôùi vò trí
vaø caáp baäc quaûn trò
 Các phẩm chất của nhaø quaûn trò

 Năng lực chuyên môn của nhaø quaûn trò

 Quyeàn löïc laø cô sôû cuûa laõnh ñaïo

I. KHAÙI NIEÄM
Phaân quyeàn trong quaûn trò
: laø quaù trình chuyeån giao
quyeàn löïc töø caáp treân xuoáng
caáp döôùi trong nhöõng giôùi
haïn nhaát ñònh
Laø xu theá cuûa quaûn trò hieän
ñaïi
Laøm gia taêng khaû naêng linh
hoaït vaø thích nghi cuûa heä
II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ
CHÖÙC
II.1 Khaùi nieäm
Cô caáu toå chöùc (boä maùy
quaûn lyù) laø moät chænh theå
caùc khaâu, caùc boä phaän khaùc
nhau, ñöôïc chuyeân moân hoaù
vaø coù nhöõng traùch nhieäm,
quyeàn haïn nhaát ñònh, coù moái
lieân heä phuï thuoäc laãn nhau vaø
ñöôïc boá trí theo caùc caáp quaûn
II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ
CHÖÙC
II.2 Caùc yeáu toá aûnh höôûng
ñeán cô caáu
Muïc tieâu vaø chieán löôïc phaùt
trieån cuûa DN
Quy moâ hoaït ñoäng cuûa DN
(loại hình SX, chủng loại SP)
Đặc điểm lĩnh vực hoaït ñoäng
cuaû DN

II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ
CHÖÙC
II.3 Caùc nguyeân taéc thieát
keá cô caáu toå chöùc
 Nguyeân taéc gaén vôùi muïc
tieâu
 Nguyeân taéc thoáng nhaát chæ
huy
 Nguyeân taéc hieäu quaû kinh
teá
 Nguyeân taéc caân ñoái
 II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU
TOÅ CHÖÙC
II.4 Phương pháp thieát keá cô caáu toå
chöùc
B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng
quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của
cơ cấu tổ chức này
B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong
cơ cấu và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận
B3: xác định những đặc trưng của các yếu tố trong
cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy
định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy,
II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ
CHÖÙC
II.5 Caùc daïng cô caáu toå chöùc
 Cơ cấu tổ chức theo chiều dọc:
- Cô caáu toå chöùc tröïc tuyeán
- Cô caáu toå chöùc chöùc naêng
- Cô caáu toå chöùc tröïc tuyeán - chöùc naêng
- Cô caáu toå chöùc phaân theo ñòa dö
- Cô caáu toå chöùc theo saûn phaåm
- Cô caáu toå chöùc theo khaùch haøng

 Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang

- Cô caáu toå chöùc ma traän
13
 Cơ cấu trực tuyến
Đặc điểm:
•Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản
trị.
•Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực
hiện theo đường thẳng.
•Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một
cấp trên trực tiếp.
Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng.
Nhược điểm.
•Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
• Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng
mặt quản trị;
•Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang
quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tinphải đi đường
vòng theo kênh liên hệ đã quy định.
Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp
Moâ hình Cô caáu tröïc tuyeán
GIAÙM ÑOÁC

PGÑ SAÛN PGÑ TIEÂU

XUAÁT THUÏ

CH CH CH
PX PX PX
Soá Soá Soá
1 2 3
1 2 3

15
 Cơ cấu chức năng
Đặc điểm:
- Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt
theo các chức năng quản trị.
- Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp.
- Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh
lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả
từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau.
Ưu điểm
-Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải
quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn,
-Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo.
Nhược điểm
Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt
động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng
người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh,
thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
Moâ hình cô caáu chöùc naêng
GIAÙM ÑOÁC

PGÑ SAÛN PGÑ TIEÂU

XUAÁT THUÏ

Phoø Phoø Phoø Phoø Phoø

ng ng ng ng ng
KH TC KT NS KCS

PX PX PX CH CH CH
1 2 3 1 2 3
17
 Cơ cấu trực tuyến - chức năng
Đặc điểm:
-Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh
đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và
kiểm tra việc thực hiện quyết định.
-Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt
công việc và toàn quyền quyết định
- Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định,
ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng,
Nhược điểm:
- Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối
quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
- Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến
khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều
không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn.
=> Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm
chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó.
Moâ hình Cô caáu tröïc tuyeán -
chöùc naêng
GIAÙM ÑOÁC

PGÑ SAÛN PGÑ TIEÂU THUÏ

XUAÁT

Phoø Phoø Phoø Phoø Phoø

ng ng ng ng ng
KH TC KT NS KCS

PX PX PX CH CH CH
1 2 3 1 2 3
19
 Cô caáu toå chöùc phaân theo
ñòa lyù
Đặc điểm: phân chia hoạt động theo vùng địa lý
ưu điểm:
- Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương
- Chú ý các vấn đề của địa phương
- Tăng cường sự kết hợp theo vùng
Nhược điểm:
-Cần nhiều có thể làm công việc tổng quản lý (tại mỗi
vùng)
- Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ tại
trung tâm khó khăn hơn và có thể cần đến những dịch
vụ như mua sắm, nhân sự ở cấp vùng
- Vấn đề kiểm soát ơ cấp quản lý trung tâm có thể khó
khăn hơn => đòi hỏi một cơ chế kiểm soát phức tạp.
Moâ hình 5. Cô caáu toå chöùc phaân
theo ñòa lyù
Toång
Giaùm
Ñoác

Phoøng Phoøng
Phoøng Phoøng
kinh
Marketing nhaân söï taøi chính
doanh

Vuøng
Vuøng Vuøng Vuøng
Vuøng trung
mieàn Ñoâng Taây Nam
phía Baéc taâm
Trung Nam Boä Boä
TP.HCM

Kyõ Saûn Nhaân söï Keá toaùn Baùn

thuaät xuaát haøng
21
 Cô caáu toå chöùc phaân
theo sản phẩm/khách hàng
Đặc điểm: phân chia hoạt động theo sản phẩm/khách
hàng
ưu điểm:
- Có tầm nhìn tổng quát về thị trường, phát triển tốt
sản phẩm
-Có khả năng tập trung nguồn lực để cạnh tranh về
chi phí
- Dể xác định được lợi thế cạnh tranh
Nhược điểm:
- Đòi hỏi cách thức quản lý khác nhau ở các dãy sản
phẩm = > chi phí quản lý cao
- Dễ dẫn đến cục bộ ở các bộ phận, ít quan tâm đến
sự phát triển toàn diện của tổ chức.
Moâ hình Cô caáu toå chöùc phaân theo
saûn phaåm
Giaùm
Ñoác

Phoøng Phoøng
Phoøng Phoøng
kinh
Marketing nhaân söï taøi chính
doanh

KV KV
kinh KV
haøng KV haøng
doanh duïng cuï
hoùa treû ñieän töû
CN
toång hôïp em

Kyõ thuaät Keá toaùn Kyõ thuaät Keá toaùn

Saûn Baùn Saûn Baùn

xuaát haøng xuaát haøng
23
hình Cô caáu toå chöùc phaân theo khaùch ha

Toång giaùm ñoác

Ngaân haøng ñoâ Ngaân haøng Ngaân haøng

thò coâng coäng hôïp taùc xaõ söï nghieäp

Cho vay baát

Ngaân haøng
ñoäng saûn vaø
noâng nghieäp
thöøa keá

24
 Cơ cấu ma trận
Đặc điểm:
- Ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận
chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản
phẩm, của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó.
- Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được
gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất
định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng
cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định.
-Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ
phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo
của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực
tuyến hay chức năng cũ của mình.
 Cơ cấu ma trận (tt)

Ưu điểm:
-Có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân
viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực
hiện một dự án khác;
-Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn.
Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các
mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi.
Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi
nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản
xuất
Moâ hình Cô caáu ma traän
 Cơ cấu theo MBO

* Đặc điểm:
-Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác.
-Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà
quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng
thời gian nhất định
-Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả
-Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa”
- Chú trọng vào con người, thời gian
- Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo.
-Phong cách tham gia
-Làm việc nhóm
* Nhược điểm:
- Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn
chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí.
Mô hình quản lý theo MBO
Nhân viên
Nhân viên

Quản lý cấp trung

Quản lý cấp cao

Nhân viên
 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
III.1 Khaùi nieäm
 Phaân quyeàn laø xu höôùng
phaân taùn quyeàn lực trong toå
chöùc
 Phaân quyeàn theo caáp baäc vaø
phaân quyeàn theo vuï vieäc
 Phaân quyeàn laø cô sôû ñeå thöïc
hieän uyû quyeàn
 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
 Quyeàn haïn là những phân quyền cho một
cương vị để hành động, ra lệnh hay điều khiển
người khác. ...
(có nguồn gốc từ quyền lực mà ra. )
 Traùchnhieäm laø nhöõng ñoøi hoûi
ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc söû duïng
quyeàn haïn, buoäc hoï phaûi gaùnh
chòu veà haäu quaû (keát quaû) thöïc
hieän coâng vieäc.
=> Quyeàn haïn luoân luoân phaûi caân
baèng (töông xöùng) vôùi traùch
III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
Möùc ñoä phaân quyeàn
(khaû naêng kieåm soaùt
phaân quyeàn) phuï thuoäc
vaøo:
Soá löôïng caùc quyeát ñònh
Möùc ñoä quan troïng cuûa
quyeát ñònh
Mức độ cấp bách cuûa quyeát
ñònh
 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
III.2 UÛy quyeàn
a/ Khaùi nieäm : UÛy quyền laø giao cho ai
ñoù traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ñeå
thay maët baïn thöïc hieän nhöõng coâng
vieäc nhaát ñònh. Noùi caùch khaùc, khi
uûy thaùc coâng vieäc baïn seõ yeâu caàu
moät ngöøôi naøo ñoù thöïc hieän coâng
vieäc maø baïn vaãn thöôøng laøm.
 Laøcoâng cuï quaûn trò quan troïng
 Mang tính caàn thieát vaø khaùch quan
 Theå hieän trình ñoä cuûa nhaø quaûn
III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
Uyû quyeàn coâng vieäc # giao vieäc?
Uyû quyeàn coâng vieäc töùc laø
thoaû thuaän vôùi ngöôøi khaùc
nhaèm:
 Trao cho hoï traùch nhieäm thay
maët baïn thöïc hieän coâng vieäc
 Trao cho hoï quyeàn haïn ñeå coù
theå thöïc hieän coâng vieäc
 Phaân boå nguoàn löïc caàn thieát
cho ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn - cuõng
nhö nhöõng ngöôøi khaùc ñeå hoï coù
theå thöïc hieän coâng vieäc.
 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
Lôïi ích ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc
uûy quyeàn
 Giuùp phaùt trieån caùc kó naêng
vaø naêng löïc cho nhân viên
 Taïo tinh thaàn gaén boù giữa các nhân
viên
 Taïo cô hoäi phaùt trieån cho nhân
viên
 Lôïi ích ñoái vôùi nhaø quaûn lyù:
 Ñöa ra nhöõng quyeát ñònh saùng suoát
hôn.
 Taän duïng toái ña khoaûng thôøi gian
voán eo heïp cuûa mình.
 Naâng cao hieäu quaû coâng vieäc cuûa
taäp theå noùi chung.
 Coù ñöôïc lôïi ích vaø keát quaû toái ña töø nhaân
vieân cuûa mình
 Tạoyếu tố động viên nhân viên
 Giaûm ñöôïc aùp löïc coâng vieäc.
III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
b/ Qui trình uûy quyeàn
 Xaùc ñònh công việc có thể ủy quyền
 Choïn ngöôøi để ủy quyền
 Thực hiện ủy quyền
 Thông báo cho những bộ phận liên quan
 Kieåm tra vaø ñieàu chænh uûy
quyeàn
QUAÙ TRÌNH UYÛ QUYEÀN HIEÄU QUAÛ
Chuaån bò uyû
quyeàn

Quyeát ñònh coâng vieäc uyû quyeàn

Löïa choïn ngöôøi ñeå uyû quyeàn

Thöïc hieän uy
ûquyeàn
Ñaët muïc tieâu

Ñaùnh giaù Laäp keá hoaïch

Giaùm saùt Thöïc hieän

III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
c/ Nguyeân taéc uûy quyeàn
 Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi laø
ngöôøi caáp döôùi tröïc tieáp laøm
nhöõng coâng vieäc ñoù.
 Söï uûy quyeàn khoâng laøm maát
ñi hay thu nhoû traùch nhieäm cuûa
ngöôøi uûy quyeàn.
 Quyeàn lôïi, nghóa vuï cuûa ngöôøi
uûy quyeàn vaø ngöôøi ñöôïc uûy
quyeàn phaûi baûo ñaûm vaø gaén
III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
 Noäi dung, ranh giôùi cuûa nhieäm
vuï ñöôïc uûy quyeàn phaûi ñöôïc
xaùc ñònh roõ raøng.
 UÛy quyeàn phaûi töï giaùc khoâng
ñöôïc aùp ñaët.
 Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi coù
ñaày ñuû thoâng tin tröôùc khi baét
tay vaøo vieäc.
 Luoân luoân phaûi coù söï kieåm tra
trong quaù trình thöïc hieän söï uûy
III. PHAÂN QUYEÀN TRONG
QUAÛN TRÒ
d/ Ngheä thuaät uûy quyeàn
 Các lý do ủy quyền quá ít
 Biểu hiện của ủy quyền quá nhiều
 Mức độ ủy quyền hợp lý: tùy thuộc vào sự tin
tưởng ở nhân viên
 VÌ SAO MOÄT SOÁ NHAØ QUAÛN TRÒ
LAÏI NGAÏI UYÛ QUYEÀN?
 Sôï khoâng kieåm soaùt ñöôïc nhöõng
nhieäm vuï ñaõ giao.
 Sôï nhaân vieân seõ khoâng thöïc hieän
toát nhöõng nhieäm vuï ñöôïc giao.
 Ngaïi toán nhieàu thôøi gian vaø coâng
söùc cho vieäc laäp keá hoaïch vaø
huaán luyeän nhaân vieân vì ñoù laø
nhöõng yeáu toá caàn thieát ñeå uyû
quyeàn coù hieäu quaû.
 Sôï nhöõng ngöôøi giao vieäc seõ laøm