Archivstica

Tema 1 Introduccin
Concepto y definicin de Archivstica
La Archivstica es el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y
problemas concernientes a las funciones de los archivos. En ella se estudian aspectos formales y
materiales, y su vertiente prctica es la correcta catalogacin.
sta es una disciplina auxiliar de la Historia, pero puede desarrollar un estudio como
ciencia por s misma, como afirmaban Aurelio Tanodi (que dice que es una disciplina con
contenido terico); y Ariel Abad (habla del carcter prctico de la Archivstica).
Para clasificar archivos, el mtodo ms antiguo ha sido hacerlo por materias o por
fechas. En 1841, sin embargo, se aplica el principio de procedencia: respetar el origen de los
fondos, por lo que hay que conocer la estructura administrativa de la institucin de origen; una
vez hecho esto se puede clasificar por temas o fechas. Los documentos recibidos por la
institucin suelen ser originales, pero suele guardarse una copia.
Archivstica, Biblioteconoma y Documentacin
En los archivos, la documentacin alojada son fondos dirigidos por una persona u
organismo que ha emitido en el desarrollo de su actividad. Por el contrario, en una biblioteca
hay colecciones, formadas a posteriori como fruto del saber y destinadas a su difusin.
Entre archivo y centro de documentacin tambin hay diferencias: el expediente y el
dossier. Un expediente es un conjunto de papeles referidos al mismo asunto reunido por el
servicio correspondiente segn se efectan los trmites. En cambio, el dossier rene todas las
informaciones sobre un tema concreto procedentes de las fuentes ms diversas.
La Archivstica estudia la documentacin para obtener una documentacin concreta:
interna, pues pertenece a una institucin; previsible (se adapta a un mecanismo de produccin) y
reglada. Esta ser una ciencia autnoma en relacin a otras: Paleografa, Diplomtica,
Cronologa, Historia, etc.
Tema 2 El archivo
Archivo es un trmino que engloba tanto los fondos como el edificio que los alberga. Se
han dado muchas definiciones para este trmino, desde Schelenberg hace ya tiempo; hasta la
Ley del Patrimonio Histrico de 1985, o Heredia Herrera. Podemos quedarnos con la de Jos
Ramn Cruz Mundet (1994), segn la cual un archivo tiene las siguientes caractersticas:
- Est compuesto por un conjunto de documentos de cualquier fecha, forma o soporte
- Creado por cualquier persona fsica o jurdica
- Se forma en el ejercicio de la actividad propia de la persona o institucin que lo
origina
- En principio se acumula para la gestin administrativa, y solo ms adelante pueden
almacenarse como fuente de informacin para la investigacin o difusin cultural
- Ha de conservarse de forma organizada, respetando el orden original y de forma
recuperable (principio de procedencia)
Clases de archivos
- Pblicos o privados: de instituciones pblicas; de particulares o instituciones
privadas (como la Iglesia o empresas)
- mbito territorial: locales (municipal), provinciales (Archivos Histricos
Provinciales); regionales (Tribunal de Justicia de Reinos, Autonomas) y
generales.
- Tipo: referido a la edad de los documentos, pues desde que se genera para por una
serie de fases. Gestin, intermedios e histricos.
- Finalidad: administrativos o histricos.
- Singulares o mltiples: referido a si la procedencia es una misma fuente o mltiple.
Funciones de los archivos
Varios autores han dado a los archivos diversas funciones, como Tanodi o Corts
Alonso. De ellos podemos sintetizar algunas tareas:
- Organizar la documentacin administrativa para servir la gestin de las instituciones
- Asegurar la transferencia peridica de los documentos, el ciclo vital; desde de
gestin a intermedio y a histricos. Ello requiere una hoja de revisin
- Llevar a cabo los expurgos: destruir parte de la ingente documentacin intermedia
que no vaya a ser conservada. Aun no hay legislacin sobre esto
- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin de acuerdo a los
principios de la Archivstica. Clasificar es hacer clases con ellos, y ordenar es
posterior.
- Describir la documentacin para hacer accesible la documentacin que utiliza:
inventarios, catlogos, etc.
- Conservar los documentos de forma adecuada
Esta mltiple funcin se ejecuta dirigida a tres pblicos: la institucin que ha generado
el archivo; los ciudadanos; y la difusin cultural.
El personal del archivo
La situacin general es de carencia de fuerte carencia de personal especializado en los
archivos espaoles. Existen tres puestos de archiveros:
- Archivero facultativo: requiere una oposicin y se encarga de la direccin,
planificacin, ejecucin y administracin de la institucin. Aporta especializacin
cientfica y tcnica en la accin documental.
- Archivero ayudante: personal de apoyo, que requiere ser diplomados y una
oposicin.
- Auxiliares: No son personal especializado en Archivstica, sino que realizan otras
tareas como fotocopias, seguridad, etc.
La formacin del personal de archiveros ha evolucionado. En 1856 se cre la Escuela
Superior de Diplomticos para agrupar a los estudiosos de documentos por la desamortizacin.
Se inspira en la de Francia de 1821. Esta desaparece en 1900 y sus estudios son trasladados a la
Facultad de Filosofa y Letras de la Universidad Central de Madrid como la asignatura de
Bibliologa, despus de Bibliografa. Ms adelante, ante la insuficiencia de las enseanzas de la
Universidad en estas materias, se crean cursos de formacin tcnica de archiveros y
bibliotecarios en la Biblioteca Nacional en 1952. Ello condujo a la Escuela de Documentalistas
en la Biblioteca Nacional en 1964; y el Centro de Estudios Bibliogrficos y Documentarios en
1980.
Pero ninguna de estas instituciones estaba centrada en la Archivstica a pesar de la
mayor o menor importancia que pudieran darle. Por ello se crearon en 1988 Escuelas-Taller
directamente en algunos de los principales archivos (Archivo Histrico Nacional, Archivo
General de la Administracin y el Archivo Histrico del Reino de Galicia). Siguen habiendo
hoy da cursos parecidos, como el de Simancas.
Asimismo se crearon escuelas de Biblioteconoma y Documentacin en la UCM en
1980. Posteriormente se ofreci la Diplomatura, Licenciatura, Grado y Mster. No estn
especializados en Archivstica pero esta rama tiene gran importancia dentro de estas
titulaciones. Se habla tambin de la posibilidad de crear un Mster en Archivstica.
Tema 3 - El documento
Definicin
Documento, en latn documentum, deriva del verbo doceo, ensear. Para referirse al
documento desde la Edad Media el trmino ms utilizado en los siglos medievales fue carta o
cartula que, por su ambigedad, deba acompaarse generalmente de otro trmino ms
restrictivo. En el siglo XII-XIII se fija claramente la diferencia entre el privilegio, un documento
solemne en el que se concede una gracia; y la carta, con menos solemnidad y se reserva para
actos jurdico-administrativos.
Existen distintas definiciones de documento en funcin de la disciplina desde la que se
aborde su estudio:
- Documento diplomtico. Un testimonio escrito, grabado... en cualquier tipo de
soporte, de naturaleza varia, revestido de unos determinados caracteres extrnsecos
e intrnsecos, y de las garantas necesarias para darle valor y credibilidad jurdica,
administrativa, histrica... tanto al mensaje como al soporte.
- Documento jurdico. Cualquier testimonio escrito, legalmente vlido, destinado a
ser prueba jurdica de un hecho.
- Documento histrico. Cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho
aunque carezca de forma y fuerza legales.
- Documento administrativo. Toda cosa mueble producida por la Administracin
pblica, susceptible de ser incorporada a un expediente y que acredita, mediante
escritura o cualquier signo, una idea, un pensamiento, una realizacin humana o una
situacin o aspecto de la naturaleza.
- Documento archivstico. El producido o reunido por individuos o instituciones en el
ejercicio de su propia actividad.
Caracteres extrnsecos e intrnsecos.
La diplomtica pretende el estudio del documento en su conjunto, por ello no slo se
fija en la informacin que nos aporta el texto sino que tambin analiza los aspectos materiales y
formales. Los caracteres extrnsecos de un documento son aquellos que conforman su
apariencia externa. Por su parte, intrnsecos se refieren a la autora, la informacin que aporta el
documento, la estructura que adopta el texto, la lengua empleada y el sistema de validacin.
Materia escriptoria sustentante.
Es el material sobre el cual est escrito el documento, tambin llamada soporte.
Tradicionalmente las materias escriptorias se han dividido en dos grupos:
- Soportes duros: piedra, metal, arcilla... Constituyen el objeto de estudio de la
epigrafa.
- Soportes blandos: pergamino, papel, papiro... Son analizados por la paleografa, la
codicologa (libros manuscritos) y la papirologa.

El papiro: Hacia el ao 3000 antes de Cristo los egipcios inventaron el papiro que fue
el soporte ms utilizado en la antigedad si bien por su fragilidad se han conservado muy pocos
ejemplares. Se trata de una materia escriptoria de origen vegetal que se elabora a partir de un
junco palustre del Nilo y otras zonas del Prximo Oriente. Se utilizaba la parte central del tallo
cortada en finas lminas que se iban colocando unas al lado de otras sobre con cierta
superposicin; en una segunda fase se pona otra capa perpendicular a la anterior. Una vez
prensado y secado al sol, se obtena una hoja rectangular que se pula (plagula). Las plagulae se
unan lateralmente con un pegamento para formar rollos de papiro que por lo general contaban
con unas veinte hojas. el rollo todava en blanco se denominaba _otq mientras que una vez
escrito reciba el nombre de |i|o. Los papiros se enrollaban en unas varillas de madera,
marfil o metal y habitualmente slo se utilizaba la parte interior del papiro.
El pergamino: Se descubri tambin en el Prximo Oriente entre el 2700 y el 2500
antes de Cristo, si bien fue slo tras la cada del Imperio Romano de Occidente cuando alcanz
gran difusin con el triunfo del cristianismo. El pergamino es una piel de animal sometida a un
tratamiento para transformarla en un soporte apto para la escritura. Es posible apreciar a simple
vista la diferencia entre el lado de la carne sobre el que se escribe (de un color ms claro) y el
del pelo (ms oscuro). Se trata de una materia escriptoria de gran calidad que se conserva muy
bien, lo que le daba una ventaja muy notable con respecto al papiro.

El papel: Apareci en China en el cambio de era y lleg a Occidente tras una batalla en
Samarcanda (Uzbekistn) en el ao 751. En la Europa cristiana este soporte se propag de
forma definitiva a partir del siglo XII desde Italia y la Pennsula Ibrica. Siempre se consider
un soporte de mala calidad que slo se usaba para escribir textos poco importantes si bien el
aumento de la burocracia y del nmero de documentos a partir del siglo XV hizo que se
impusiera definitivamente por motivos econmicos. Los ingredientes bsicos de aquel papel
eran los trapos de lino macerados en agua hasta que se formaba una pasta Los tamices consistan
en moldes rectangulares en los que los artesanos incluan una silueta. En la actualidad el papel
se elabora a partir de una pasta de celulosa (1843) y se emplea el cloro como blanqueante.
Materia escriptoria sustentada.
La tinta es la mezcla de un colorante en un disolvente y un aglutinante (por lo general
goma arbiga) a la que normalmente se le aade un cido para que penetre en el soporte y se fije
al mismo. Las tintas pueden ser vegetales o minerales en funcin de la procedencia del
colorante.
En Europa fueron los rabes quienes difundieron la tinta metalocida (negra) que fue
la ms utilizada a partir de un extracto vegetal de nuez de agalla. Adems de las tintas negras se
emplearon otros productos para obtener tintas de colores. El prpura (color de gran
importancia: en la vestimenta se asocia a los cargos ms relevantes: emperador, cardenales...) se
consegua a partir mrex; era un colorante muy raro y caro. El rojo (el color ms utilizado
despus del negro) poda tener un origen mineral (azufre) u orgnico (carmn, de las cochinillas)
Instrumentos escriptorios.
El ms antiguo era el estilo, un objeto de metal, hueso o marfil, largo y puntiagudo por
una extremidad con la que se escriba y plano y en forma de paleta por la otra a fin de poder
borrar volviendo a alisar el soporte, una tablilla de cera o un trozo de barro. En Egipto para
escribir sobre papiro se utilizaban pinceles de tallo de junco; en Grecia el pincel se sustituy
pronto por el clamo.
A partir del siglo IV despus de Cristo comenzaron a emplearse las plumas de ave
(penna), generalmente de ganso. Fueron el instrumento escriptorio ms usado hasta mediados
del siglo XIX.
A mediados del siglo XVI se descubri en el norte de Inglaterra un enorme yacimiento
de grafito slido que permita una fcil extraccin y elaboracin en forma de palillos. Poco
despus se ide en Italia un sistema para colocar una cubierta de madera a esos palillos de
grafito, facilitando mucho su uso y dando lugar al lpiz.
Ya en poca romana se fabricaron algunas plumas de metal pero a pesar de que duraban
ms que las plumas de ave, se utilizaron muy poco por su excesiva rigidez. La plumilla
(instrumento de metal semejante a una pluma de ave que se coloca en el extremo del palillero,
un mango de madera o de otro material slido) se invent en la segunda mitad del siglo XVIII si
bien no se generaliz su empleo hasta que en 1830 se inici en Inglaterra su fabricacin en
acero.
El clamo, la pluma y la plumilla tienen los tres el mismo problema: necesitan ser
mojados con frecuencia en un tintero para poder escribir. Desde finales del siglo XVIII
comenzaron a idearse sistemas que incorporaran un depsito de tinta en el propio instrumento
escriptorio hasta el primer modelo de pluma estilogrfica en 1827
En las primeras dcadas del siglo XX las plumas estilogrficas todava no funcionaban
bien: soltaban borrones, dejaban de escribir... En 1938 se invent el bolgrafo: la tinta se
conserva en un tubo de plstico en cuyo extremo hay una pequea esfera que permite regular la
salida de forma fluida y constante. En 1951 el francs Marcel Bich construy un bolgrafo
barato (marca BIC) que permiti la popularizacin del invento.
El clamo y la pluma tienen que ser afilados correcta y peridicamente para lo cual se
utilizaba un cortaplumas. Instrumentos auxiliares eran el comps, el punzn, la regla, el
raspador, la esponja, la creta (para restaurar el pergamino despus de rasparlo) y el tintero.
Otros elementos extrnsecos
- Tipos de escritura: visigtica, carolina, gtica o humanstica
- Abreviaturas, rbricas: Las firmas tienen dos elementos: escritura y garabato
(rbrica)
- Signos especiales. Los signos dan validez al documento
Caracteres internos
- Protocolo: Es la primera parte del documento. Consta de invocacin (referencia a la
divinidad), intitulacin (expresa quin es el emisor) y direccin
- Cuerpo del documento: Informacin principal del mismo. Consta de prembulo,
notificacin, exposicin y disposicin; y finalmente de sancin y corroboracin
- Escatocolo: Tiene la data (fecha del documento) y la validacin (sellos, firmas)
Tema 4 - Fases del archivo
Las etapas archivsticas.
El concepto ciclo vital de los documentos fue desarrollado en Estados Unidos tras la
fundacin de su Archivo Nacional en 1934 y significa que la informacin documental tiene
una vida similar a la de un organismo biolgico el cual nace (fase de creacin), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo), es decir, en un primer momento el documento
es objeto de un uso intensivo por parte de su creador pero con el paso del tiempo va perdiendo
su valor para el fin que fue creado, y llega un momento en que hay que plantearse su
destruccin o su conservacin permanente. En ese camino el documento atraviesa por diferentes
fases o etapas del archivo:
- Archivo de gestin. Son documentos en fase de tramitacin o que tienen un uso
frecuente para la gestin de los asuntos corrientes. Se encuentran bajo el control de
las unidades administrativas que los han creado, de ah que se hable de archivos de
oficina. Por lo general permanecen en los archivos de gestin durante cinco aos
aunque muchos archiveros consideran que este plazo debe ser reducido porque
habitualmente, transcurrido slo un ao, su ndice de consulta ha bajado tanto que
no merece la pena guardar en la propia oficina un volumen de documentacin tan
grande.
- Archivo administrativo. Slo est presente en las organizaciones administrativas
muy grandes y que manejan una gran cantidad de documentacin. Una vez que sta
deja de ser utilizada con frecuencia y que la tramitacin ha concluido, los archivos
de oficina deben remitirla a los archivos administrativos donde pasa a ser controlada
ya por un archivero. Estos archivos suelen ubicarse todava en el mismo edificio
donde se encuentran las oficinas que han creado la documentacin por si fuera
necesario volver a utilizarla por algn motivo. Los documentos se guardan en estos
archivos hasta que tienen quince aos.
- Archivo intermedio. Una vez que la documentacin ha perdido prcticamente la
utilidad para la que fue creada se transfiere a un archivo intermedio situado ya en un
edificio aparte. Durante quince aos ms (hasta los treinta de antigedad) se
procede a la valoracin, seleccin y expurgo a fin de conservar nicamente aquello
que sea necesario. En aquellas organizaciones que no tengan archivo administrativo,
la transferencia se producir directamente desde el archivo de gestin al intermedio.
- Archivo histrico. La documentacin que ha sido seleccionada por su valor
informativo, histrico o cultural se guarda a perpetuidad en condiciones que
garanticen su conservacin.

En la Administracin central del Estado estas fases estn representadas por los
siguientes archivos:
- Archivos de oficina de los Ministerios.
- Archivos centrales de los Ministerios.
- Archivo General de la Administracin Civil (AGA).
- Archivo Histrico Nacional (AHN).
Desde 1969 los Archivos Histrico Provinciales son archivos intermedios de los
organismos delegados de la Administracin central en cada provincia.
Las Comunidades Autnomas tienen sus propios sistemas archivsticos en los que
tambin estn representadas las distintas fases, si bien en algunos casos puede concentrarse ms
de una en un mismo edificio: el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid es a la vez
archivo intermedio e histrico.
En la prctica no siempre se cumplen los plazos de transferencia de la documentacin,
generalmente por falta de espacio.
Archivos de oficina.
Dentro de la Archivstica se distinguen dos ramas:
- Administracin de archivos. Conjunto de tareas encaminadas a la explotacin de
los documentos con fines histrico-culturales y de investigacin.
- Gestin de documentos. Conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr
una mayor eficacia en la explotacin de los documentos por parte de las
administraciones. En esta vertiente entra por tanto todo lo relacionado con los
archivos de oficina, en los que se conservan documentos an en fase de tramitacin
o de consulta muy frecuente por parte de la entidad que los ha creado.
Los archivos de oficina se caracterizan generalmente por un escaso grado de
organizacin. Los recursos de la mayor parte de las oficinas son insuficientes para atender el
archivo de forma correcta al tiempo que la produccin documental crece a un ritmo muy
elevado (actualmente las administraciones pblicas producen en torno a un metro y medio de
documentacin al ao por cada mil habitantes). A la hora de intervenir en un archivo de oficina
hay que tener en cuenta los siguientes elementos:
- Expediente administrativo. Como veremos en el tema 5, un expediente es el
conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y
fundamentos a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a
ejecutarla.
- Organizacin. Para que el archivo de oficina pueda funcionar de forma correcta los
expedientes deben conservarse en carpetas individuales convenientemente
ordenadas atendiendo a un esquema o cuadro de clasificacin interno en el que
estn representados todos los elementos que forman parte del servicio.
Habr que elaborar tambin un inventario donde se describan brevemente los
documentos y se indique su localizacin. Ser suficiente con sealar las fechas lmite del
expediente, un breve regesto, los dgitos del cuadro de clasificacin, el nombre de la serie y la
signatura de archivo.
- Sistema de archivo. Los archivos de oficina forman parte de un sistema de archivos
ms amplio, y que su documentacin terminar siendo trasnferida a los archivos intermedios e
histricos. Ello deber ser tenido en cuenta a la hora de organizarlos.
Archivos intermedios.
Desde que los documentos pierden su utilidad administrativa hasta que se decide su
conservacin definitiva pasan por una fase de transicin durante la cual se guardan en los
archivos intermedios. En ella sern sometidos a un proceso de valoracin y seleccin que
desembocar en el expurgo que veremos al final del tema.
Los archivos intermedios son de origen reciente pues durante el Antiguo Rgimen las
administraciones enviaban directamente su documentacin a los archivos generales (como
Simancas). Pero el enorme desarrollo de la burocracia desde finales del siglo XIX puso de
manifiesto la imposibilidad de guardar en las propias oficinas todos los expedientes de uso
frecuente y la de conservar indefinidamente toda la documentacin generada. Los primeros
archivos intermedios se fundaron en Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial. En
Espaa el Archivo General de la Administracin Civil se cre en 1969 si bien contaba con el
antecedente del Archivo General Central fundado en 1858 (a todo ello nos referiremos en el
tema 7).
Los archivos intermedios deben cumplir las siguientes funciones:
- Liberar a las oficinas de los documentos que ya no son necesarios para el trabajo diario.
- Garantizar a dichas oficinas la posibilidad de consultar los expedientes si fuera
necesario.
- Evitar el colapso de los archivos histricos mediante el expurgo. La saturacin de buena
parte de los archivos histricos ha provocado que los intermedios se estn convirtiendo
parcialmente en histricos al tener que seguir almacenando por tiempo indefinido la
documentacin que debera haber sido transferida.
La documentacin conservada en un archivo intermedio sigue siendo propiedad de la
oficina productora por lo que en principio slo sta tiene acceso a la misma. Una vez que haya
sido seleccionada, expurgada y transferida al archivo histrico la propiedad pasar tambin a
ste.
Archivos histricos.
La lnea que separa los archivos intermedios de los histricos es la prdida definitiva del
valor administrativo de la documentacin. Convencionalmente y para poder establecer un
sistema de transferencia de documentos hay que fijar una fecha que no es la misma en todos los
casos; esta fecha no tiene por qu ser la misma que establezca el libre acceso a dicha
documentacin.
En algunos casos la consideracin de archivos histricos est muy clara, sobre todo si se
trata de fondos de instituciones desaparecidas: Archivo General de Indias, Archivo General de
Simancas, Inquisicin, Consejos... En otras ocasiones (por ejemplo en los Ayuntamientos) la
continuidad de la documentacin histrica y administrativa hace ms difcil establecer unos
lmites precisos.
La funcin principal que cumplen los archivos histricos es la de servir a la
investigacin.
Ingresos de documentacin.
Con excepcin de los documentos internos de gestin, los fondos de los archivos se
producen fuera de l y deben ingresar en el mismo en algn momento. Los ingresos de
documentacin pueden ser de dos tipos:
- Ordinarios. Se realizan en un plazo de tiempo determinado, de forma ordenada y
con periodicidad.
- Extraordinarios. Se producen de forma ocasional por donacin, legado, compra,
reintegracin o depsito.
La transferencia o remisin de fondos es el conjunto de procedimientos mediante el
cual la documentacin se enva de una fase a otra del archivo. Esos procedimientos deben ser
simples, asegurar una instalacin y recuperacin sencilla, permitir la posterior elaboracin de
instrumentos de descripcin y respetar el principio de procedencia. Como regla general slo
deben transferirse expedientes completos y cuya frecuencia de uso haya descendido
notablemente, elaborando previamente un plan anual de transferencias.
Antes de llevar a cabo la transferencia es conveniente destruir los documentos intiles
(fotocopias, borradores...), comprobar la correcta ordenacin dentro de cada expediente,
depositar la documentacin en cajas de archivo numeradas correlativamente y acompaarla de
los instrumentos de descripcin relativos a la misma.
Junto a la documentacin se remitir una hoja de remisin o relacin de entrega en la
que conste el nombre del servicio remitente, la fecha de remisin, la signatura original, una
breve descripcin de los expedientes, las fechas extremas de los expedientes y la accesibilidad.
El archivero receptor completar la hoja de remisin con la signatura definitiva de archivo, los
dgitos del cuadro de clasificacin, el plazo de conservacin y la posibilidad de expurgo.
Existen otros modelos de transferencia ms ocasionales y que slo deben llevarse a cabo
de forma excepcional:
- Transferencias directas en masa. En ocasiones, sobre todo durante los primeros aos
de funcionamiento de un sistema archivstico, pueden aparecer fondos
documentales olvidados o perdidos. En este caso y si no fuera posible optar por un
procedimiento mejor, podrn transferirse los documentos distribuyndolos
simplemente en cajas o legajos procurando no desgajar los expedientes ni romper el
orden natural, numerndolos y realizando una descripcin somera.
- Transferencias directas continuas. Los expedientes se envian al archivo a medida
que se producen y en cuanto finaliza su tramitacin. Es necesario que el archivo
cuente con una persona que vaya clasificando y ordenando dichos expedientes en
sus series correspondientes.
Expurgos.
Como ya se ha sealado, el enorme incremento de la burocracia y la Administracin han
hecho imposible la conservacin de toda la documentacin producida, por lo que es necesario
elaborar un sistema de valoracin, seleccin y eliminacin.
El paso previo a la eliminacin es la valoracin que debe llevarse a cabo por una
comisin de expertos formada por administrativos, investigadores y archiveros, es decir, los
creadores, los usuarios y los gestores de la documentacin. En Espaa la Ley de Patrimonio
Histrico de 1985 atribuye esta labor a la Comisin superior calificadora de documentos
administrativos (CSCDA).
A continuacin se lleva a cabo la seleccin en la que se determina el destino de los
documentos y los plazos de tiempo lmites para su conservacin o destruccin:
- Documentos de conservacin permanente.
- Documentos cuyo valor caduca.
- Series que no es necesario conservar en su totalidad y de las que nicamente se
guardarn algunos documentos como testimonio.
El resultado final de los trabajos de valoracin y seleccin son los cuadros de expurgo
donde se describen las series documentales afectadas y se especifica si se conservarn o no.
En ltimo lugar se procede a la eliminacin de la documentacin que se ha decidido no
conservar. Por regla general se opta por triturarlos para evitar cualquier utilizacin indebida, y
despus venderlos como papel para reciclar.


Tema 5 Clasificacin, ordenacin e instalacin de archivos
Principios de procedencia y respeto al orden original
Ante un archivo nuevo, el primer paso ha de ser elaborar un cuadro de clasificacin de
los fondos, tras lo cual se debe hacer una clasificacin (hacer clases), ordenacin e instalacin
(depositar los archivos en armarios, estantes, etc). Se deben seguir los principios de orden y
procedencia
- Principio de procedencia: Respeto al origen de los fondos sin mezclarlos con otros
de cualquier naturaleza procedentes de una entidad. Fue establecido por Wailly en
1841, y no se aplica en Archivstica hasta el siglo XX.
- Principio de respeto al orden original: Los documentos se mantienen en el orden
producido orginialmente por la oficina. Lo idea von Seybel en 1881, y se aplica en
1898 a la Archivstica.
Clasificacin
Clasificar es agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo mediante clases
desde las ms amplias a las ms especficas, respetando procedencia y orden. Puede ser de
varios tipos:
- Orgnica: respeto escrupuloso a la procedencia basado en el rgano emisor del
archivo. No obstante, las instituciones pueden haber cambiado desde el momento de
la emisin, por lo que no siempre sirve
- Funcional: clasificacin segn la funcin que desempea la institucin en concreto:
Hacienda, servicios
- Por materias: est totalmente desechada
Cuadro de clasificacin
El cuadro de clasificacin cuenta con varios niveles
- Fondo: totalidad de la documentacin del archivo
- Seccin: lneas de accin de la institucin
o Subseccin: Funciones, si son muy amplias las secciones
Serie: Conjunto de documentos producidos de forma continua
como resultado de una misma actividad
Los principios para establecer el cuadro de clasificacin han de ser delimitacin,
unicidad (mantener el fondo unido, sin divisiones); estabilidad y simplificacin (las menos
categoras posibles). Tambin deben aparecer reflejadas las unidades de instalacin (libros,
documentos o legajos) y las fechas extremas.
Ordenacin
Consiste en unir los documentos relacionados entre s unos con otros de acuerdo con
una categora preestablecida. Hay varios mtodos:
- Cronolgico: por ao, mes, dia y si procede, data tpica. En caso de documentos sin
fecha, se pone al final del mes si no hay da; al final del ao si no hay mes; y al final
del siglo si no hay ao
- Alfabtico: nombres, topnimos, materias, etc.
- Numrico: numerar las unidades de instalacin, las cajas de cartn
Ello comporta varias tareas asociadas, como
- Despliegue: Desdoblar los documentos que se encuentren doblados, tarea delicada
en caso de los pergaminos. Tras desdoblarlo se usan carpetas si es muy grande
- Signaturizacin y sellado: ste se debe evitar, aunque a veces es inevitable como la
signaturizacin. Debe hacerse a lpiz y respetando el documento. El sellado consiste
en poner el sello del archivo en el documento
- Datacin: indicar la fecha del documento, tanto si es calendario actual como otro. A
veces est en el propio documento.
- Foliacin y numeracin: si hay varias hojas en el archivo. Hay que diferenciar entre
folio (papel por las dos caras), pgina (cada cara de ste) y hoja (folio sin numerar).
Instalacin
Ubicacin fsica de todo el fondo mediante unidades de instalacin, como cajas, legajos
o libros. El legajo es un conjunto de documentos sueltos apilados, entre dos tapas de cartn y
atados con balduque. Hay dos formas de instalar el archivo:
- Reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito. Es colocarlas en el mismo
orden que en el cuadro de clasificacin, pero no conviene si constantemente entra
documentacin nueva, pues habra que mover los fondos siempre. Es recomendable
para un archivo histrico
- Numeracin continua independiente, para una institucin viva
Pieza documental y unidad archivstica
En la Edad Media encontramos documentos singulares, formados por un nico
documento; pero actualmente la unidad archivstica es una agrupacin de documentos que no
deben ser separados porque responden a una nica tramitacin administrativa.
Un expediente consistira en una unidad archivstica que sirve de antecedente y
fundamento a una resolucin administrativa. No lo hace un archivero, sino la institucin
emisora; aqul lo ordena y pagina. Forman parte de ello:
- Documentos: originales o no, y anexos. Los que conservan las instituciones suelen
ser copias o registros de ello. Los originales suelen ser recibidos de otras
instituciones.
- Carpetilla: incluye numeracin, fecha y pequeo resumen. De color blanco sin
solapas ni cuerdas
- Resumen del expediente completo
- Relacin de contenido: mencin de todos los documentos albergados.
Las fases de tramitacin de un archivo son
- Iniciacin: realizados por trmite de oficio, o bajo peticin
- Procedimiento
- Finalizacin: decisin de la institucin, retirada de la peticin o silencio
administrativo
- Ejecucin administrativa
El testimonio de autos es una pieza, generalmente cosida, que recoge la copia de todos
los documentos de un proceso judicial y que suele remitir un tribunal a otra instancia superior
para su simple conocimiento o resolucin posterior. La documentacin se denomina apstolos.
Un dossier es un conjunto de documentos sueltos reunidos para su conservacin por
referirse al mismo tema, pero de distintas procedencias y procesos administrativos.
Documento principal con anejos es un documento con otros subsidiarios que hacen
alusin al principal.
Tema 6 La descripcin archivstica
La descripcin archivstica es el anlisis de los fondos y documentos para sintetizar la
informacin contenida en ellos y ofrecerla a sus futuros destinatarios. El resultado es la
elaboracin de instrumentos de descripcin (guas, inventarios y catlogos).
Las normas internacionales de descripcin archivstica
Existen dos normas internacionales: la ISAD(G) de 1994 y la de 1999. Significa
International Standard Archival Description (General), aunque cuenta con variedades
nacionales.
rea de identificacin:
- Signatura: identifica el documento
- Ttulo: (o regesto en Diplomtica) es un pequeo resumen del documento que
incluye tipo, autor, destinatario y asunto. El ttulo es incluido en el encabezado
- Fecha: en calendario actual. Si es un expediente con varias fechas, se incluyen las
extremas
- Nivel de descripcin: unidad documental o nivel de mismo
- Soporte y volumen: cantidad, tamao o dimensiones
rea de contexto: esta rea es prescindible, como en el caso de PARES
- Nombre del productor: la institucin que emite el documento
- Historia de la institucin o persona
- Historia archivstica: la trayectoria del documento
- Forma de ingreso: generacin, compra, etc.
rea de contenido y estructura
- Alcance y contenido: descripcin general del documento
- Valoracin, seleccin o restauracin: se refiere al purgo
- Nuevos ingresos:
- Organizacin
rea de acceso y utilizacin
- Condiciones de acceso
- Condiciones de reproduccin: fotocopia, microfilm, etc.
- Lengua y tipo de escritura: carolina, gtica, etc.
- Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos: requisito referido al uso del documento
- Instrumentos de descripcin: guas, inventarios y catlogos en que aparecen. En
PARES hay ndices de descripcin, palabras clave del documento
rea de documentacin asociada
- Existencia y localizacin de los documentos originales
- Existencia y localizacin de copias
- Unidades de descripcin relacionadas
- Nota de publicaciones
rea de notas
rea de control de la descripcin
- Nota del archivero: Quin y cmo prepar la descripcin
- Normas: normativa de la descripcin
- Fecha de la descripcin
Los ndices de descripcin deben ser introducidos siguiendo una norma, la Norma
Internacional sobre los Registros de Autoridad (Instituciones, Personas o Familias), la llamada
ISAAR(CPF). Hubo dos ediciones de esta norma, en 1996 y en 2004. Para cada ndice hay
varias reas
rea de control de autoridad
- Cdigo de identificacin (sobre todo en instituciones)
- Tipo de encabezamiento: persona, institucin o familia
- Encabezamientos de autoridad
- Encabezamiento paralelo: en otros idiomas
- Formas excluidas
- Encabezamientos autorizados relacionados
rea de informacin
- Nmeros legales: a nivel nacional, no internacional
- Variaciones del nombre
- Estatuto jurdico
- Esfera de autoridad
rea de notas
- Archivero - Normas - Fecha
Instrumentos de descripcin: guas, inventarios y catlogos
Guas: Informacin general del catlogo (direccin, telfono y descripcin somera del
archivo). No entra en detalles.
- Censo-gua de archivos espaoles en red: refleja todos los archivos, e incluye datos
de contacto y un pequeo cuadro de clasificacin.
- Gua de fuentes: conjunto de archivos relacionados por el tema o rea
- Guas orgnicas: conjunto de archivos de la misma institucin
- Guas de archivo: referidas al propio archivo.
Inventarios: Intermedio entre gua y catlogo. Describe a nivel de unidad de instalacin
de una seccin o de un fondo completo. Se estructura en fondo de columnas, y debe incluir
signatura de cada unidad de instalacin, entrada descriptiva de la serie y fechas extremas y
dgitos del cuadro de clasificacin. Estn algo indefinidos, pues pueden ser ms o menos
detallados.
Catlogos: Es el ms detallado de los instrumentos de descripcin, pues se describen
los instrumentos sueltos uno por uno. Es el ms til pero requiere un trabajo mucho mayor, por
lo que muchas veces se hacen guas de ms archivos, y catlogos de menos. Incluye numerosos
datos
- Numeracin
- Fecha completa: por ao e incluso lugar
- Tradicin documental: original (A), varios originales (A, A), copias (B, C ,D) y
minutas (borradores indicados con o, |, ...)
- Tipologa documental
- Autor y destinatario
- Asunto o materia
- Caracteres extrnsecos: material y dimensiones
- Estado de conservacin: PUB(licado), CIT(ado), REG(esto) y EDIT(ado)
Indizacin
Se debe elaborar un ndice necesariamente a partir de los elementos de descripcin, es
decir, del catlogo, no del documento. El tesauro son conjuntos de palabras delimitados,
normalizados y limitados que se relacionan mediante equivalencia, jerarqua y asociacin y
contribuyen a la realizacin del ndice. Por ejemplo, para la palabra libro tendramos los
siguientes tesauro
- Equivalencia: book
- Jerarqua: biblioteca (por encima) y pgina (por debajo)
- Asociacin: libro electrnico, documento
No obstante, esto ha perdido la gran importancia que adquiri hace veinte aos debido a
la informatizacin de la archivstica.
Instrumentos de control
- Registro de investigadores: para proteger los documentos
- Registro de consultas: ficha con nombre y signatura
Tema 7 El sistema archivstico espaol I: archivos de la
Administracin central del Estado
El sistema archivstico estatal viene regulado por la Constitucin de 1978, que permiti
la existencia de Comunidades Autnomas. Depende del Ministerio de Cultura, a diferencia de
otros pases donde est bajo el Ministerio de Justicia (Inglaterra), Interior o Presidencia. Es
manifestacin de la poltica archivera de cada pas, y en Espaa concibe a los archivos como
patrimonio histrico.
Dentro de ello, est en la Direccin General del Libro, Archivos y Biblioteca, y dentro
en la Subdireccin General de los Archivos Estatales. Su competencia se reduce a los Archivos
de la Administracin Central y los Archivos Histricos Regionales y Provinciales. Las
autonomas han ido adquiriendo la gestin, pero no la posesin, de muchos de estos.
Sus funciones son la direccin, supervisin y asesoramiento tcnico; la coordinacin
archivstica y la conservacin del Patrimonio.

Historia del sistema archivstico espaol
El sistema archivstico comienza con el decreto del 26 de mayo de 1969 que organiza
todo el sistema. Crea el Archivo de Alcal y establece el tiempo de cada fase (oficina,
intermedio e histrico). Toda la documentacin de ms de 25 aos sera destinada a Alcal, y
otros 25 aos despus sera destruida o conservada como histrica.
Con la Constitucin de 1978 y el surgimiento de las autonomas se creara un sistema
central y uno autonmico. La Ley de Patrimonio Histrico de 1985 regula el mismo; una de
1992 regula el rgimen jurdico de las administraciones pblicas; pero la normativa archivstica
como tal utilizada se remonta a 1901.
rganos tcnicos y asesores
- Centro de Informacin Documental de Archivos (CIDA): Elabor el Censo-Gua de
Archivos espaoles en red para difundir la informacin necesaria de cada uno; las
guas de investigadores, de fuentes y el Boletn de Informacin Bibliogrfica.
- Junta Superior de Archivos: asesora a las instituciones de gobiernos sobre archivos
- Comisin Superior Calificadora de Documentacin Administrativa (CSCDA):
Valora la expurgacin o conservacin de un archivo.
- Servicio de Reproduccin de Documentos de Archivos Estatales: para consulta y
completar colecciones. Su mejor recurso es PARES, un catlogo de los archivos
estatales. Algunos estn muy detallados, como el del Archivo de Indias, el primero
en ser microfilmado.
- Instituto del Patrimonio Histrico: Depende del Campus de Moncloa, y se encarga
de la defensa, conservacin y difusin del Patrimonio Histrico. Su seccin de
bienes muebles se encarga de los archivos
- Consejo del Patrimonio Histrico: Coordina el sistema central y autonmico
- Junta de Calificacin, Valoracin y Exportacin de Bienes del PHE: Valoracin
econmica del Patrimonio Histrico y si se puede o no sacar un bien del pas.
Tambin evala los robos, las donaciones y la compra del Estado.
Archivos dependientes del Gobierno central
Archivos Nacionales
El Archivo general de la Administracin Civil es el centro bsico de los archivos,
pero no destinado a la investigacin. El decreto de 1969 cre este archivo para albergar la
documentacin intermedia de todos los ministerios y el Gobierno Central a la vez que cre los
Archivos Histricos Provinciales para la documentacin de las delegaciones de gobierno.
Estos intentos por conservar la documentacin se remontan al reinado de Carlos V,
cuando el emperador cre el Archivo de Simancas. Con su hijo Felipe II, los archivos se
acumularon en este lugar hasta su instalacin en Madrid y su ordenacin del traslado de stos a
la nueva capital, cosa que no se hizo. Felipe V intenta modernizar el sistema archivstico en el
siglo XVIII pero tampoco lo consigue. Santiago Agustn Riol plane una organizacin y la
creacin de un archivo central nuevo, por la lejana y abarrotamiento de Simancas.
En el siglo XIX, con la configuracin del estado liberal desaparecen instituciones del
Antiguo Rgimen por lo que sus fondos se convierten en documentacin histrica, como la
Inquisicin o la Mesta. Tambin se da en este siglo la desamortizacin de Mendizbal, quien al
expropiar bienes eclesiales lleva incluida la documentacin referente a elos y que trae a Madrid.
De esta forma surgen dos archivos:
- Archivo General Central (1858): sita en un palacio desamortizado al Arzobispado
en Alcal de Henares, acoge toda la documentacin desamortizada a la Iglesia y la
de las instituciones abolidas. Pero funciona de forma efectiva solo hasta 1869.
- Archivo Histrico Nacional (1866): Acoge la documentacin eclesistica, que en
realidad nunca lleg al Central. En 1896 se traslada a la Biblioteca Nacional.
As, el Archivo General de Alcal queda como archivo de la documentacin del estado
liberal. Durante la Guerra Civil, el palacio se quem y por tanto se perdi mucha
documentacin. Adems, ello dej sin un edificio a la documentacin del franquismo, que se
acumul en los ministerios. En 1972 se habilita un nuevo edificio, pero la documentacin
generada desde 1939 es trasladada a Alcal de forma catica y desorganizada, con cajas aun hoy
sin clasificar.
En la actualidad, sigue siendo el Archivo General de la Administracin Civil el que
alberga la documentacin intermedia.

El Archivo Histrico Nacional alberga la documentacin que pierde su valor
administrativo y pasa a ser histrica. Es un centro de investigacin nacional y pblico. Se crea
en 1866 para aliviar la saturacin del Archivo General de la Administracin, recogiendo
primero lso archivos eclesisticos almacenados en la Real Academia de la Historia procedente
de la desamortizacin. Se dota de un personal archivero para conservar y catalogar los fondos
desde el mismo 1866. En 1896 se traslada de la Real Academia de la Historia a la Biblioteca
Nacional, en Coln; y en 1952 a Serrano. No obstante hoy tiene problemas de espacio.
Cuenta con cinco grandes ncleos:
- Documentacin de las Instituciones del Antiguo Rgimen: consejos suprimidos de
Castilla y Aragn; y la Inquisicin, bastante maltratados
- Instituciones contemporneas hasta 1972
- Documentacin eclesistica, dividida en clero y rdenes militares
- Fondos Privados: la seccin de la nobleza est en Toledo
- Colecciones del propio archivo
La seccin de nobleza tiene su propia sede en Toledo, en el Hospital Taberna, desde
1992. Anteriormente se llamaba el Fondo Duque de Osuna, y rene los archivos de las
principales familias de Espaa. En muchos casos son privados, por lo que son de difcil
consulta. El Archivo Histrico Nacional intenta comprar archivos o convencer a los nobles para
que los dejen en depsito. El del Duque de Osuna fue el primero, pues un donante annimo
financi a la institucin para que comprara sus archivos. El fondo de Fras tambin es muy
importante, pues es el segundo con mayor volumen. Otros importantes son el de Alba, Medina-
Sidonia, Medinaceli
La seccin de la Guerra Civil se encuentra en Salamanca. Se constituye en 1979 como
una seccin ms del archivo, y se le cambi el nombre a Centro Documental de la Memoria
Histrica.

El Archivo General de Simancas, a 15 km de Valladolid, se ubica en el castillo del
mismo desde su creacin por Carlos V. Es el punto de partida de un archivo del Reino de
Castilla, con el antecedente del procedente del Reino de Aragn. En Castilla, antes del archivo
de Simancas, la documentacin no se ha conservado porque la Corte era itinerante y se llevaban
consigo los papeles necesarios, mientras que los documentos antiguos se conservaban en lugares
seguros como monasterios. Aun as no nos ha llegado nada y no hay apenas documentacin
castellana anterior al siglo XV.
Ya en el siglo XV conocemos dnde se hacan estos archivos. Isabel I utiliz el Alczar
de Segovia y Fernando el Catlico, en su viudez, utiliz el de la Chancillera de Valladolid. Pero
hasta 1540 no hay un archivo central, cuando Carlos V concentra toda la documentacin e
informacin desperdigada por el reino al alczar segoviano con la finalidad de utilizarlo para la
administracin y su patrimonio. Solo se guardaron los de tiempos de Enrique IV y los Reyes
Catlicos. Ms adelante, esto se deposit en el castillo de Simancas, propiedad de los Enrquez,
a quienes se expropi tras la revuelta comunera.
Felipe II convirti el castillo en el archivo de los Austrias, al que dot de un reglamento
interno. Se concibi como una herramienta del Estado y un bien privado de la Corona.
Provienen de los Consejos y respeta el principio de procedencia. Pero en el siglo XIX deja de
recibir documentacin y hasta padece salidas, como los fondos procedentes del Consejo de
Aragn; o en 1765 los trasladados al nuevo Archivo General de Indias. En el siglo XX sali la
documentacin relacionada con la Inquisicin.



El archivo tiene dos fases muy diferenciadas:
- Administracin de los Austrias: Recibe documentacin de rganos colegiados, los
Consejos de diversas regiones.
- poca de los Borbones: se vaci la funcin de los Consejos y asumen las
Secretaras de Estado y del Despacho.
Cuenta con la seccin del Real Patrimonio o Patronal, con fondos referidos al
patrimonio del rey y su justificacin; y la seccin del Sello de la Corte, el Registro General del
Sello, desde 1454 (comienzo del reinado de Enrique IV).
El Archivo General de Simancas se encontraba en unas condiciones bastante nefastas,
pero se hizo una reforma de unos 10 aos, que llev a su reinauguracin en 2008-2009 en una
situacin mucho mejor.

El Archivo de la Corona de Aragn es en teora un archivo de titularidad estatal. Ha
estado en diversos emplazamientos de Barcelona: desde la Guerra de Independencia hasta 1900
en el Palacio del Lugarteniente (Palau del Lloctinent), aunque hoy este lugar no alberga ningn
archivo.
La creacin del reino de Aragn se da en 1137 con el matrimonio entre Petronila y
Alfonso II, conde de Barcelona; y con su unin se juntan tambin los archivos. La
documentacin ms antigua es la de los condados del siglo IX, y el primer fondo aragons como
tal es de 1180. Entre el siglo XIII y XIV, Jaime II hace un traslado consolidando el archivo en
1313, aunque su unidad dur poco pues en 1348 los aragoneses pidieron el traslado de sus
documentos propios a Zaragoza, peticin no conseguida hasta el siglo XVI. El reino de Valencia
pidi lo mismo ms tarde, aunque se le concedi en el temprano 1419.
Con los Reyes Catlicos y la unin dinstica, y sobre todo con Carlos I, se da la
unificacin de los archivos. El Archivo de la Corona de Aragn se convierte en el archivo
administrativo del virreinato de Catalua. En el siglo XVIII, el archivero F. J. Garma pretende
recuperar la unin del archivo de la corona, aunque no tiene ningn xito. Pero en el siglo XIX,
con la Guerra de Independencia se pierde del todo el archivo de Zaragoza, que Bofarull
intentar restaurar ms adelante.
El Archivo de la Corona de Aragn tiene tambin la funcin de Archivo Histrico
Provincial de Barcelona, el cual no existe como tal; especialmente en la seccin de protocolos
notariales. Sus secciones son Real Chancillera, protocolos, Registro General del Sello, Real
Patronato; Consejo de Aragn y Clero.

El Archivo General de Indias no surgi en principio con una finalidad administrativa,
sino que fue creado por Carlos III en 1785 con una finalidad histrica, cuya vocacin era reunir
toda la documentacin referida a Amrica y Filipinas en un nico archivo quedando as en
entredicho el principio de procedencia-. Lo que Carlos III quera era combatir la Leyenda
Negra, en un perodo en que los documentos comienzan a utilizarse como fuente histrica, para
dotar y reunir una historia de Amrica. La fuente ms importante fue la de Simancas, pero
tambin se utiliz la Casa de Contratacin, el Consulado de Sevilla, los Virreinatos, etc. a los
que se intent amoldar el cuadro de clasificacin.
En 1790, Carlos IV emite unas ordenanzas para la regulacin de este archivo: sueldo de
sus archiveros, elaboracin de legajos y expedientes, y prohibicin de sacar cualquier archivo
por ser bien privado del rey.
En 1992, con el Quinto Centenario, se invirti en la digitalizacin de la documentacin,
medida innovadora en ese momento. Por tanto es el archivo que lleva este proceso ms
avanzado, pero realizado con menor calidad.

Archivos Regionales
Existen muy pocos archivos regionales. Se conocen con este nombre desde 1947, y el
decreto de 1969 los convierte en archivos intermedios de la regin, permitiendo tambin la
creacin de nuevos archivos regionales donde no los haba
El Archivo Histrico Nacional del Reino de Valencia surge desde la incorporacin
del Reino de Valencia a los territorios cristianos, lo que supone la generacin de nueva
documentacin. En 1419 se crea el archivo del reino, disgregndose del de la Corona de
Aragn. A partir de 1700 vemos continuos intentos de unificar la documentacin valenciana en
un nico archivo. Felipe V y luego Carlos III lo logra tras expulsar a los jesuitas. En este
archivo tambin encontramos con archivos que en principio deberan estar en la seccin del
clero del Archivo Histrico Nacional: la documentacin eclesistica de los templos
desamortizados en el siglo XIX. A finales de este siglo, Lo Rat Penat, una asociacin cultural
valenciana luchaba por que la documentacin se quedara en la ciudad y no fuera trasladada a
Madrid, cosa que finalmente consigui.
El Archivo Histrico del Reino de Galicia est en La Corua y contiene los
documentos judiciales de la antigua Audiencia de la Corua.
El Archivo Histrico del Reino de Mallorca se cre en 1851 por el Ministerio de
Fomento para evitar la disgregacin de los documentos. Queda incluida la documentacin del
ayuntamiento de Palma del siglo XIII, y la Diputacin.
El Decreto de 1969 deja abierta la posibilidad de crear nuevos archivos regionales,
como el de Cervera, donde se destinara la documentacin del gobierno cataln y sus
delegaciones, ubicado en Lrida.
Archivos Histricos Provinciales
Los Archivos Histricos Provinciales en un principio eran los archivos de gestin de
las comunidades, excepto en las tres provincias vascas, que no lo reflejaron en el estatuto de
autonoma. Se crearon en la II Repblica para depositar los protocolos notariales. Se proyect
en 1931 uno para cada provincia, aunque no haba condiciones una para ello y se fueron creando
poco a poco. Con el decreto de 1969 se determina que sern archivos intermedios con funciones
similares al Archivo General de la Administracin pero a nivel provincial. La documentacin
que reciben es sobre todo de Hacienda y Administrativa.
Encontramos documentacin central y de las comunidades autnomas, protocolos
notariales, documentacin del clero, de los ayuntamientos, fondos privados de donaciones, etc.
Las empresas que desaparecen tambin deben enviar all su documentacin. Pero las provincias
que no tienen estos archivos utilizan el regional.
Archivos dependientes del Poder Ejecutivo
Los archivos dependientes del Poder Ejecutivo son documentacin administrativa, y
procedente de los siglos XIX y XX

El Archivo del Palacio Real es el mayor archivo de la Jefatura del Estado, aunque la
documentacin regia no est ah, pues fue trasladada a Simancas tras Carlos I, hasta el siglo
XIX. El archivo lo crea Fernando VII en 1814 con fondos de Palacio. Hay administracin de la
casa del rey y de la gestin de los bienes de la Corona propiedad del Estado

Los Archivos de la Presidencia del Gobierno estn ubicados en el Paseo de la
Castellana, y albergan la documentacin del Consejo de Ministros. Es heredero de la Secretara
de Estado y Despacho, aunque hasta 1823 no hay ministerios cuando los convoca Fernando VII.
De ese consejo, uno de los ministros es el encargado de tomar las actas como notario mayor del
reino. Hasta 1917, se renen en el Palacio Real hasta que se instalan en la Castellana. Surez
mand trasladar esto a La Moncloa, aunque nunca se culmina.

Los Archivos Centrales de los Ministerios es la documentacin administrativa que no
es trasladada al Archivo General de la Administracin tras el incendio del mismo. As entre
1969 y 1972 cada ministerio guarda en su sede la documentacin generada. En cada uno hay
dos tipos de archivos: de oficina, la generada a diario hasta 5 aos de antigedad; y la central,
hasta 25 aos.

El Archivo del Consejo de Estado est entre las calles Mayor y Bailn y depende del
Ministerio de Cultura. Remonta al Aula Regia y los Consejos medievales. La primera vez que
est documentado es con Alfonso IX de Len que instituye el Consejo Real, y desde entonces
los reyes han tenido un rgano asesor. En la Edad Moderna, Carlos V cre un Consejo Real de
Estado, en 1521, que se mantiene hasta hoy. Durante el perodo constitucional era rgano
consultivo para los poderes electos; y durante el absolutista, para el rey. Hoy da, los Presidentes
y de hecho cualquier ciudadano- pueden pedir audiencia para consultar. Encontramos
documentacin desde 1845.

Las Empresas Pblicas propiedad del Estado tambin generan documentacin que
depende del poder ejecutivo. El SEPI tiene una lista de todas las empresas con participacin
estatal (las privatizadas tienen trayectoria diferente).
Archivos del Ejrcito
Estos archivos dependen directamente del Ministerio de Defensa por cuestiones de
seguridad. Es muy reciente, pues fue creado en 1977 cuando Adolfo Surez unifica las tres
armas por primera vez en la Historia de Espaa. La documentacin de estos tres archivos se
mantiene por separado como tres subsistemas archivsticos y se superpone un cuarto.

El Subsistema Central y General del Ministerio de Defensa cuenta con un Archivo
central, un centro de Documentacin de Defensa (con todas las informaciones que pueda
requerirse de cada fuerza), delegaciones provinciales, archivos de las Regiones Militares y
Archivo del Consejo Supremo.


El Subsistema del Ejrcito de Tierra cuenta con varias sedes.
- El Archivo General Militar de Segovia, en el Alczar, es el originario, a partir del
cual se cre el resto.
- El Archivo General Militar de Guadalajara est en el Palacio del Infantado.
- El Archivo General Militar de vila est especializado en Artilleria y Guerra Civil
- El Archivo General Militar de Madrid alberga documentacin de las campaas
desde el siglo XVIII.

El Subsistema de la Marina cuenta con
- El Archivo Central del Ministerio de Marina
- Instituto Espaol de Oceanografa
- Archivo del Museo Naval: amplia seccin de cartografa
- Archivo General de la Marina, de lvaro de Bazn, en Viso del Marqus, con la
documentacin posterior a 1784
- Archivo del Real Instituo y Observacin de la Armada en San Fernando

El Subsistema del Ejrcito del Aire consta del Archivo Central del Ejrcito y el
Archivo Histrico
Archivos del Poder Judicial
Archivos de Distrito
La administracin de justicia bajomedieval y moderna conserva su documentacin en
los archivos de la Real Chancillera de Valladolid y de Granada. En esta poca, la primera
instancia judicial eran los alcaldes ordinarios (dos por villa) en cualquier lugar. El siguiente
paso depende de la jurisdiccin del mismo: de realengo, el corregidor, tras 1348 ordenador por
el rey; seorial, alcalde mayor, nombrado por el seor, equivalente al corregidor. La etapa
posterior es recurrir a la Chancillera, inicialmente solo la de Valladolid, a la que se aadira la
de Granada; y finalmente, la justicia del rey ejercida en el Consejo de Castilla.
La documentacin de los alcaldes ordinarios est albergada en los archivos municipales;
mientras que la de los alcaldes mayores y el Consejo de Castilla en la seccin de nobleza o
archivos nobiliarios. La de los corregidores, no obstante, se ha perdido.
La Chancillera, similar al Tribunal Supremo, inicialmente era errante, y es fijada por
las Cortes de Toro de 1373 por Enrique III en Valladolid. Los Reyes Catlicos le dieron un
ordenamiento en 1489 reorganizando el tribunal y fijndolo en tal ciudad hasta 1834, con la
muerte de Fernando VII y la implantacin del sistema liberal. En 1494 se crea una nueva
Chancillera en Ciudad Real, trasladada por Fernando el Catlico en 1505 a la recientemente
conquistada Granada. La divisin entre ambas jurisdicciones vena marcada por el ro Tajo.
Adicionalmente se encontraban las Audiencias, con una categora menor, pero tambin
con carcter de tribunal. La ms importante era la de los Grados de Sevilla, y tras 1511 se
instituyeron en Amrica (la primera fue en La Espaola). Navarra no tuvo Audiencias, sino
Consejo Real.
El Archivo de la Real Chancillera de Valladolid depende del Ministerio de Cultura,
y su documentacin es histrica; aunque tambin aloja el mismo edificio fondos
administrativos, pues tras 1834 hay un nuevo tribunal, las Audiencias Territoriales. Adems hay
otros archivos como tribunales de la Guerra de Independencia, o la documentacin
administrativa del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y Len.
- Secretara de Acuerdo: Presidente del Tribunal y los oidores, jueces de los asuntos
civiles, reparables con pagos
- Gobierno de la Sala del Crimen: en el siglo XVIII se cre para los asuntos
criminales, con penas de crcel, llevado por los alcaldes del crimen
- Jurisdiccin real ordinaria: aplicada a todos en general, consta de dos salas
o Sala de lo Civil: hasta 12 salas con sus escribanas, que tienen a su vez tres
tipos de pleitos: fenecidos (pleito resuelto y con carta ejecutoria del rey
expedida); olvidados (pleito resuelto pero sin carta ejecutoria expedida) y
depositados (se recurri una sentencia, pero nunca se continu)
o Sala de lo Criminal: pleitos criminales y causas secretas
- Jurisdiccin real especial: casos concretos, como el de la Sala de los Hijosdalgo.
Son pleitos de hidalgua, cuando uno de ellos se desplazaba a otro pueblo y deba
demostrar su ttulo para la exencin fiscal. Destaca la Sala de Vizcaya, pues a todos
los vizcanos se les concedi la hidalgua.
- Registro: tras el ordenamiento de 1489, se copian todos los documentos que emite
la institucin. El ms importante es el de ejecutoras, un resumen de cada pleito
- Colecciones facticias: Como la de sellos, o de pergaminos usados como pruebas y
que se quedaban en la Chancillera
La Chancillera de Granada es muy similar a la de Valladolid, aunque a diferencia suya,
no pertenece al ministerio sino a la Junta de Andaluca tras 1980. Encontramos documentacin
desde 1484, cuando se cre en Ciudad Real, hasta su supresin. Todos los organismos
posteriores han depositado su documentacin all, como el Tribunal Superior de Andaluca, o la
documentacin intermedia de la Diputacin de Granada hasta 1994.

En el sistema judicial actual, los juzgados de paz son el primer nivel. Se remonta al
siglo XIX, y el juez de paz era una persona del pueblo con el cargo vitalicio y sin cobrar. Su
funcin era resolver los pequeos litigios de materia civil que pudiera haber en los pueblos
donde no hubiera juzgado y dar autorizacin para realizar un enterramiento. La legislacin
actual de los juzgados es de 1947, y su documentacin va a estar en su propia casa. En teora, al
fallecer deberan enviar los archivos al ayuntamiento, cosa que no siempre ocurra.
Por encima estaban los juzgados municipales, comarcales o de distrito, nombre de los
juzgados de primera instancia segn la poca. Resuelven los pleitos de primera instancia y
problemas que los jueces de paz no puedan resolver. Sus archivos estn en el juzgado
correspondiente.
Los juzgados de primera instancia e instruccin, creados en 1985, tienen la misma
funcin que los de arriba y tiene su propio archivo. La documentacin va a los archivos
histricos provinciales cuando pasen 100 aos. Tienen la jurisdiccin voluntaria, pues las
propias personas acuden all para celebrar un acto por voluntad propia como los matrimonios.
La audiencia provincial se encuentra en cada provincia y resuelve las apelaciones de
los anteriores.
Las audiencias territoriales se implantaron cuando se suprimieron las chancilleras.
Los tribunales superiores: El primero es la Audiencia Nacional que se encarga de
delitos concretos. Tiene dos sedes, una la de Garzn y otra que se ocupa de asuntos laborales.
Tiene su propio archivo y no se puede consultar.
El Tribunal Supremo es el rgano de categora ms elevada, es la ltima instancia.
Tiene su propio archivo y se puede consultar parte de l. Tiene documentacin histrica de hace
200 aos.
El Tribunal Constitucional trata aquellos juicios de violaciones de derechos
constitucionales. Hay pocas personas que pueden llevar un juicio all. Es posterior al ao 78 y
por tanto su documentacin no se puede consultar.
El tribunal de cuentas depende del congreso de los diputados. Tiene su propio archivo
pero cuando la documentacin est en fase intermedia se lleva al archivo del congreso.
Archivos de la fe pblica
Los Archivos Registrales son los referidos a la fe pblica. Destaca el archivo de los
Registros Civiles, que aparece en el siglo XIX, en el que se anotan los nacimientos,
matrimonios y defunciones. Previamente haba un registro no a nivel oficial, sino eclesial tras el
Concilio de Trento, pues las parroquias anotaban desde el siglo XV bautismos, defunciones y
matrimonios. Los libros de familia se elaboraban a partir de un enlace y se cierra con el
fallecimiento de ambos, si no hay un divorcio. Tambin existen los Registro de la Propiedad,
tras la Contadura de Hipotecas; el Registro Mercantil y el Registro de la Propiedad Intelectual.
Archivos del poder legislativo
El Archivo del Congreso
El Archivo del Senado alberga documentacin que se remonta a 1834, y que da
amplias facilidades a su consulta. Ha tenido diversas ubicaciones, y actualmente est en el solar
del antiguo Monasterio de la Encarnacin, derribado durante las desamortizaciones. La
documentacin es la generada por el propio Senado por lo que hubo perodos en que no
funcion, como la II Repblica o el franquismo. Todos sus fondos han sido digitalizados y
cuenta con numerosas bases de datos, como el Morlesn que cuenta con las biografas de todos
los senadores de la Historia de Espaa.
Aparte de ello, hay otras organizaciones relacionadas con el poder legislativo.
- El Archivo del Defensor del Pueblo, pero no est a disposicin de los
investigadores porque es muy reciente
- Las Juntas Electorales, con cada provincia como un distrito, y suelen hacer pblica
su documentacin
- El Tribunal de Cuentas, archivo judicial que fiscaliza las cuentas de los partidos
polticos, por lo que depende del Congreso
Tema 8 El sistema archivstico espaol II Archivos de la
administracin perifrica del Estado
Las autonomas tratan de reproducir el sistema archivstico estatal de forma casi
calcada, con la diferencia de que cada archivo depende de una Consejera concreta: Cultura,
Interior, Presidencia Ello manifiesta la visin de la institucin sobre la documentacin.
Archivos de las Comunidades Autnomas
En todas las comunidades se distinguen tres tipos de archivos:
- Archivos creados por la propia comunidad: El nombre que se le d va a depender
de la ideologa poltica dominante. Los tres ms antiguos son el de Andaluca,
Catalua y el de Aragn. El nico archivo propio de una comunidad que se sale de
la constitucin del 78 es el archivo general de Navarra. El archivo real y el archivo
de comptos son el precedente de este archivo de Navarra.
- Archivos del estado pero que la gestin se han transferido a la comunidad
autnoma.
- Archivos privados e incluso eclesisticos que se intentan integrar en el sistema
archivstico de la comunidad.
Archivos de las diputaciones provinciales:
Por debajo de las comunidades autnomas estn estos archivos y desde la distribucin
de las provincias hay un organismo que gobierna cada una: las diputaciones provinciales
inspiradas en la constitucin de 1812. Exista una diputacin provincial por provincia. En caso
de las islas hay cabildos o consejos insulares por cada isla en vez de diputaciones.
La documentacin que encontramos es por ejemplo toda la documentacin que generen
en el ejercicio de su actividad. Tambin legados de personajes importantes de la provincia o
tambin toda la documentacin que haya generado una empresa y que desaparezca hay que
depositarla all. No hay que confundirlos con los histrico-provinciales que son de carcter
intermedio.
Archivos municipales:
Los primeros concejos van apareciendo segn avanza la reconquista hacia el sur. Hay
una doble denominacin que est marcada por la frontera del Duero:
- Al norte, merindades. Son mucho ms pequeas y la forma de gobierno es diferente
que las comunidades de villa y tierra.
- Al sur, comunidades de villa y tierra. (s. XII-XV). Se trata de una villa que recibe
un territorio muy extenso porque se supone que la gente asentada va a ayudar al
monarca en la labor de repoblacin y surgen 42.
En estos archivos no suele haber documentos antes del ao 1200, aunque podemos
encontrar alguno (Escalona). Esa documentacin sea del siglo que sea, se va a clasificar en 4
secciones:
- Gobierno: toda la documentacin producidas pro las instituciones de gobierno del
municipio
- Administracin: todo lo que tiene que ver con la administracin de los bienes y
personal del ayuntamiento.
- Servicios: los ayuntamiento prestan servicios a los ciudadanos por lo que tiene que
tener documentacin
- Hacienda: es siempre la seccin que ms documentacin tiene.

El ayuntamiento tambin recibe documentacin de personas e instituciones como
privilegios de reyes, o pactos con comunidades vecinas se guarda en una zona aparte, de
documentacin recibida. Ejemplo: las actas concejiles. Las ms antiguas son del S. XV,
anteriores casi no hay nada y con carcter seriado a partir del S. XVI.
La ubicacin de estos archivos suelen estar en el propio ayuntamiento, otros que tienen
una ubicacin especfica, construido como archivo y otra posibilidad es aprovechar estaciones
que quedan libres en las ciudades y la mayora a partir del S. XIX son terrenos donde hubo
desamortizacin.
Tema 9 El sistema archivstico espaol III Archivos privados
Los ms importantes son
- Empresa
- Personales: archivos de figuras histricas importantes.
- Familiares: archivos de una familia que con el tiempo han tenido algo relevante

Los dos grupos ms importantes son los nobiliarios y los eclesisticos. Tanto los unos
como los otros los puede conservar la institucin o pueden estar traspasados a un archivo
estatal.
Los archivos nobiliarios: los tres ms importantes que siguen en manos de sus
titulares: el archivo de la casa de alba, el ducal de Medinaceli y el de Medina Sidonia. Otra
buena parte est en el Histrico Nacional.
Los eclesisticos: al igual que los nobiliarios, sobre todo por la desamortizacin la
mayora de la documentacin acabaron en el histrico nacional. La documentacin del nacional
est dividida en tres secciones: clero regular y secular, donde estara la documentacin de
monasterios y conventos y catedrales e iglesias; la seccin rdenes militares; y la
documentacin de inquisicin, que una vez suprimido la documentacin se deposit aqu. Hay
muchos de estos en manos de la propia iglesia todava.

Archivos de seminarios y de colegios religiosos.
Archivos de monasterios y de ordenes religiosas:
Archivo de la Conferencia Episcopal Espaola
El sistema archivstico eclesistico
Desde los comienzos de la Iglesia, los pontfices guardaban su documentacin, en Roma
a partir del siglo V, y en el Vaticano a partir del VIII. Pero a nivel diocesano es mucho ms
tarda, comenzando hacia el siglo XVI cuando se comienzan a anotar y conservar de forma
sistemtica nacimientos, matrimonios y defunciones. El Concilio de Trento estructura todo el
sistema archivstico: Archivo Central en Roma, diocesano y capitular en las dicesis; y
parroquial o local.
En Espaa, desde los aos 1980 funciona de forma muy activa la Asociacin de
Archivos de la Iglesia de Espaa. Publica peridicamente la revista Memoria Ecclesiae y la
Gua de Archivos de la Iglesia, organizada por Dicesis, que contiene las fechas extremas de
stos. Pero en general es muy frecuente la carencia de archiveros.
Archivo Secreto Vaticano
El Archivo Secreto Vaticano est en Roma, pero se cita como ubicado en la Ciudad del
Vaticano. Los primeros pontfices ya guardan documentacin, pero el archivo se crea como tal
en 1610 con Pablo VI. El documento ms antiguo conservado es de Inocencio III, las registra
vaticana. Hoy hay unos 400 CD con documentacin digitalizada, pero falta un ndice de
descripcin completo. Giuseppe Garampi hizo un intento a mediados del siglo XVIII que hoy se
sigue utilizando. El Liber Diurnus Romanorum Pontificum es el ms antiguo, a su vez
compendio de frmulas para hacer documentos.
La primera ubicacin del archivo fue el Castillo Sant Angelo en el siglo XV, donde se
fue depositando toda la documentacin, que se fue aadiendo a las Salas Paulinas y a unas salas
adyacentes. En el siglo XVIII ingresa un conjunto de documentacin muy significativo: la del
Pontificado de Avignon, procedente del palacio arzobispal de la misma ciudad, al Vaticano, los
registra avignonense. En el siglo XIX Napolen se lleva gran parte del Archivo Vaticano a
Pars, pero tras su derrota fue devuelto a Roma. No obstante cualquier traslado supone prdida
de documentacin
El archivo fue abierto a los investigadores en 1881; hasta entonces era documentacin
privativa del pontfice y su equipo. Existen dos estanteras de referencia. Una es el schedario
garampi, que sirve de referencia para los investigadores. El otro cuenta con ndices del archivo.
La obra de Garmapi fue iniciada para escribir una Historia de todas las dicesis, para lo que
necesitaba consultar los documentos. Anotaba pontfice, signatura y resumen de cada uno; pero
cuando llevaba esta ingente labor a la mitad, fue destinado a Polonia y qued a la mitad. Cuando
el archivo se abri al pblico, la nica obra de referencia era la incompleta de Garampi,
teniendo en cuenta que tambin se han ido aadiendo muchos otros fondos creados. As, se
adapt: recortaron los 800000 regestos y se ordenaron por temas y alfabticamente: beneficios,
obisps, cronolgico, Papas, abades, miscelnea, etc. Pero tampoco est reseada la
documentacin de Avignon ni de Sant ngelo.
Este archivo cuenta con distintos fondos: Oficinas de la Curia (como los ministros de la
Iglesia), que se remonta a la Edad Media y tiene varias como la Cancillera; representaciones
pontificias en otros pases; familias y personas, no eclesisticos pero vinculados al Papa.
Tambin est la documentacin de los Concilios medievales y el de Trento.
En 1784 se crea la Escuela Vaticana de Paleografa, Diplomtica y Archivstica para
formar a los archiveros, trabajando directamente con los mismo archivos
Archivos catedralicios
Cuenta con la documentacin generada por el cabildo y el conjunto de los cannigos
que se encuentran en la catedral, cada uno con una funcin bien definida.
Las secciones en que se dividen los fondos catedralicios son:
- Secretara: Documentos del secretario del cabildo (libros de acuerdos capitulares y
teolgicos). Tambin guarda las reuniones in sacris, lo emitido durante la sede
vacante y la correspondencia.
- Mesa capitular: Documentos de las propiedades del castillo
- Obra o fbrica: dinero empleado para las ganancias econmicas, tierras, etc.
- Liturgia o ceremonial: para las misas, horas cannicas, etc.
- Patronato: obras pas, memorias y capellanas
- Contadura: documentacin hacendstica.
- Justicia - Obras musicales
Archivos diocesanos
Alberga la documentacin generada por el obispo en el desarrollo de su funcin. Junto a
l trabajan tres delegados: el vicario general, el provisor (juez eclesistico) y administrador de la
mitra. En los aos 1950 y 1960 se reorganizaron las dicesis, ajustndolas ms a las provincias
civiles aun con variaciones aun.
En general los archivos de la dicesis estn poco organizados. Constan de:
- Gobierno de la dicesis
- Justicia: cuestiones eclesisticas y otros asuntos incluidos en esta jurisdiccin, como
adulterio, blasfemia, asilo sagrado pero especialmente, cuestiones matrimoniales
- Erario o administracin general
- Archivos en depsito: instituciones religiosas de la dicesis que desaparecieron
- Archivos parroquiales: concentrados en la dicesis a partir del Concilio Vaticano II,
cuando se recomienda a las parroquias sin medios que enven all sus archivos
Archivos monsticos
Es la documentacin de conventos y monasterios, por lo general ms antigua,
remontndose a la Alta Edad Media, cuando eran casi los nicos centros de documentacin y
cultura. Tienen archivos ms o menos ricos, pues guardan todo lo producido y recibido en el.
Pero en general hay carencias para conservarlo y consultarlo.
Archivos parroquiales
Los archivos de las parroquias estn reglados por el Cdigo de Derecho Cannico. La
parroquia, segn este, es una porcin del territorio diocesano con su iglesia, pueblo y rector para
la salvacin de las almas y el beneficio. Ambas actividades generan documentacin. Tras el
Concilio de Trento se organizan de manera definitiva: se les oblig a llevar un registro de
bautismos, matrimonios y defunciones habituales solo tras el siglo XVII-. Tambin hay
documentacin extraparroquial, original de otras instituciones eclesisticas.
Las principales secciones son:
- Libros sacramentales: derivados de Trento, son los cinco libros: bautismos,
defunciones, matrimonios, confirmaciones y el menos cumplido en general, de
statu animarum, acerca del estado de las almas
- Administracin
- Instituciones parroquiales: cofradas, ermitas, hospitales, albergues
- Correspondencia: pero esta seccin debe evitarse y desviar sus fondos a emisor
- Expedientes y registros: inventarios de bienes
- Obra pa
- Protocolos notariales: Por una parte, los notarios apostlicos emitan documentacin
al certificar los actos de la Iglesia. Por otra, los que estaban a punto de fallecer
hacan testamento con su prroco, al que solan dejar algo
- Fondos musicales: no suelen haber salvo en grandes parroquias.