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PLIEGO DE CONDICIONES
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA AGN No. 004 DE 2013
OBJETO: Prestar los servicios con el fin de desarrollar actividades de Bienestar Social para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, vigencia 2013, de conformidad con el pliego de condiciones, fichas tcnicas y propuesta.
BOGOTA D.C., SEPTIEMBRE DE 2013
Proceso: Adquisicin de Bienes y Servicios
Fecha: 2011-02 23 Versin: 4
Cdigo: BS-301-FR-128 Pgina 1 de 73
RECOMENDACIONES SEOR PROPONENTE
a. Lea cuidadosamente el contenido de este documento.
b. Examine rigurosamente el contenido del pliego de condiciones y los documentos que hacen parte del mismo.
c. Verifique no estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para participar en licitaciones, convocatorias pblicas y para celebrar contratos con las entidades estatales segn lo dispuesto en la normatividad legal vigente. d. Cercirese que cumple las condiciones y rene los requisitos aqu sealados. e. Proceda a reunir la informacin y documentacin exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran. f. Tenga en cuenta el presupuesto oficial total establecido para esta Convocatoria pblica.
g. Cumpla las instrucciones que en este pliego de condiciones se imparten para la elaboracin de su propuesta. h. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias en la forma indicada en este documento. i. Presente su propuesta y la copia debidamente foliada con ndice. Revise las copias de manera que su contenido sea idntico al original.
j. Revise los anexos y formatos contenidos en este pliego de condiciones, y diligncielos correctamente. k. Tenga presente la fecha y hora previstas para el cierre de la convocatoria pblica, en ningn caso se recibirn propuestas radicadas o entregadas fuera del trmino previsto. El proponente deber contemplar los tiempos que requiere para el ingreso al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado y las medidas de seguridad para ello. l. Toda observacin, e inquietudes respecto al presente proceso de seleccin debern ser enviadas a la Oficina Asesora Jurdica en cualquiera de las siguientes formas: a) por escrito radicado en el Grupo de Archivo y Gestin Documental ubicado en el primer piso. b) Al correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co m. Sern a cargo del proponente, todos los costos asociados a la preparacin y elaboracin de su propuesta. n. El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado podr verificar cualquier informacin que se allegue con la propuesta a travs de la autoridad o institucin que considere pertinente.
CAPITULO I INFORMACIN GENERAL A LOS PROPONENTES
El Gobierno Nacional expidi el Decreto 1510 de 2013, "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacin pblica", el cual entr en vigencia el 15 de agosto de 2013 y en su artculo 163 deroga expresamente el Decreto 734 de 2012. El numeral 2 del artculo 162 del Decreto 1510 de 2013, seala lo siguiente: "2. Aplicacin transitoria del Decreto 734 de 2012. Aquellas Entidades Estatales que, por razones operativas derivadas de la necesidad de ajustar sus procedimientos internos de contratacin a la nueva reglamentacin, consideren necesario continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012 pueden hacerlo para todos sus Procesos de Contratacin durante el perodo de transicin que se extiende hasta el 31 de diciembre de 2013. Para el efecto, las Entidades Estatales deben expedir a ms tardar el 15 de agosto de 2013 un acto administrativo de carcter general en el cual manifiesten que se acogen a dicho periodo de transicin, el cual debe ser publicado en el SECOP. " El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, mediante Resolucin No. 394 del 12 de agosto de 2013 se acogi al perodo de transicin sealado en el artculo 162 numeral 2 del Decreto 1510 de 2013, en consecuencia en todos los procesos de contratacin de la Entidad, se continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012, hasta el da 31 de diciembre de 2013. En virtud del principio de publicidad establecido en: La Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012 el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado se permite presentar a continuacin el Pliego de Condiciones para el presente proceso de seleccin. La Entidad se permite presentar a continuacin las reglas del proceso bajo la modalidad de Seleccin Abreviada, contemplada en el artculo 2 numeral 2 literal b) de la Ley 1150 de 2007, Artculo 3.2.2.1 Procedimiento de menor cuanta Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones, con el fin de seleccionar un contratista para que desarrolle actividades de Bienestar Social para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado para la vigencia 2013. El presente documento contiene la informacin particular del proyecto y las condiciones y requisitos del proceso de seleccin. El interesado deber leer completamente el presente Pliego de Condiciones, toda vez que al participar en el proceso de seleccin, se presume que tiene conocimiento de los mismos y de las modificaciones introducidas. El AGN agradece todas las sugerencias u observaciones enviadas al correo electrnico: contratacion@archivogeneral.gov.co; que estn dirigidas a lograr la claridad y precisin de las condiciones y exigencias propias del proceso de contratacin que nos ocupa.
1. DEFINICIN DE LA NECESIDAD ESTATAL Que la Entidad tiene la obligacin de desarrollar las competencias consagradas en el Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el sistema nacional de capacitacin y el sistema de estmulos para los empleados del estado. Que la administracin efectiva del Talento Humano al servicio del estado es una condicin necesaria para que los organismos pblicos funcionen bien internamente y para que el servicio pblico se preste adecuadamente y genere los resultados que espera la sociedad. Que el bienestar es el componente humano de la administracin de personal, que contribuye a la realizacin de las necesidades humanas de los empleados pblicos, factor necesario para lograr el compromiso y desempeo satisfactorio. Que teniendo en cuenta lo anterior, y partiendo de la base de que el inters prioritario de la Entidad para alcanzar el cumplimiento de su misin est orientado al bienestar de los funcionarios, procurndoles motivacin de su puesto de trabajo, un adecuado clima organizacional, as como la intervencin en los factores de riesgo que impacten su calidad de vida laboral y familiar (riesgo psicosocial), se hace necesario la contratacin de los temas que se remiten en las fichas tcnicas como herramienta para el logro de estos objetivos. Que con la contratacin de los temas contemplados en las fichas tcnicas se pretende dar cobertura a todos los funcionarios, teniendo en cuenta lo preceptuado en el pargrafo del Artculo 20 del Decreto 1567 de 1998 que dispone: Tendrn derecho a beneficiarse de los programas de bienestar social todos los funcionarios de la Entidad y sus familias 2. OBJETO: Prestar los servicios con el fin de desarrollar actividades de Bienestar Social para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, vigencia 2013, de conformidad con el pliego de condiciones, fichas tcnicas y propuesta. 3. ANLISIS TCNICO Y ECONMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:
Soporte Tcnico Unidad Descripcin del Bien y Especificaciones de Tcnicas Medida Soporte Econmico (*) Valor IVA($) Unitario con
Cantidad
Valor Total con IVA ($)
tem
Taller pre-pensionados AGN Temas Generales de Desarrollo: Cambio , Salud / nutricin, Finanzas personales, Utilizacin del tiempo, Familia Acompaamiento consultor profesional psiclogo con experiencia mnima de 3 aos en procesos de similares caractersticas. Capacidad: 1 participante en dos sesiones Duracin: 16 Horas Ctedra Magistral, abordando las indicadas inicialmente, el cual incluye: Desayuno y refrigerio a.m y temticas Unidad 1 338.862 338.862
p.m
(De
Soporte Tcnico Unidad Descripcin del Bien y Especificaciones de Tcnicas Medida
Soporte Econmico (*) Valor IVA($) Unitario con
Cantidad
tem
conformidad Alimentos)
con
el
anexo
tcnico
No.
Almuerzo durante los dos das del evento (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos). ACTIVIDADES DEPORTIVAS Torneo de bolos , futbol cinco, basquetbol, voleibol, rana y tejo para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado Profesional en educacin fsica, tres recreadores por actividad, juez, 6 anotadores, arbitro y operador logstico, un especialista en medicina deportiva segn requerimiento de la actividad deportiva a realizar; experiencia mnima de 3 aos en procesos de similares caractersticas (adjuntar hojas de vida de dichos profesionales). Capacidad: Bolos 100 participantes, futbol cinco 10 participantes, basquetbol 10 participantes, voleibol 12 participantes, rana 100 participantes, tejo 100 participantes y un Coordinador por cada actividad para los funcionarios del Archivo, todas las intervenciones deportivas se desarrollarn en una jornada Duracin: 8 Horas en la fecha establecida en el cronograma suministrado por la Entidad. 2 Transporte: prestar servicio de transporte en buses de modelo no inferiores al ao 2010, los cuales debern contar con SOAT, seguro de responsabilidad civil extracontractual y revisin tcnico mecnica al da y licencia de trnsito, tarjeta de operacin vigente, tarjeta propiedad del vehculo. Salida de la carrera 6 No 6 91 con Servicio destino al lugar del evento a las 7.00 am y retorno a la carrera 6 No 6 91 a las 5.00 pm Alimentacin: de conformidad con ficha tcnica de alimentos Desayuno, refrigerios am y pm, almuerzo Las disciplinas deportivas enunciadas se realizaran en un match en las instalaciones del contratista dentro del permetro urbano durante una misma jornada, con reconocimientos que distingan a los ganadores por disciplina, entrega de bonos valorizados para 1er y 2do lugar de cada actividad, 1er lugar: bonos para dos personas valorizados en una salida recreativa para ganador y acompaante del mismo que incluya alimentacin y un segundo lugar cena para el ganador y el acompaante. Suministrar: Desayuno, Refrigerio p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) SALIDA RECREATIVA DA DE LOS NIOS 3 Salida recreativa a un parque infantil para nios de 0 a 12 aos el cual debe contar con juegos mecnicos as como juegos apropiados para nios menores de cinco aos y men infantil (Cajita Feliz de bebes , almuerzo para nios mayores de cinco aos , padre y refrigerio am y
23.693.742
23.693.742
Cantidad
tem
pm ) Siete recreadores con experiencia mnima de un ao, servicio de enfermera y un coordinador logstico con experiencia mnima de 5 aos en procesos de similares caractersticas y profesional en reas afines. Capacidad: 45 nios mayores de cinco aos 5 nios menores de 5 aos y 35 padres se desarrollar en una jornada Duracin: 8 Horas Transporte: prestar servicio de transporte en buses modelos no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con SOAT, seguro de responsabilidad civil extracontractual y revisin tcnico mecnica al da, licencia de trnsito, Tarjeta de operacin vigente, Tarjeta propiedad del vehculo. Salida de la carrera 6 No 6 91 con destino al lugar del evento a las 7.00 am y retorno a la carrera 6 No 6 91 al finalizar el evento Alimentacin: Refrigerio a.m. y p.m. almuerzo y cajita feliz (De conformidad 11con el anexo tcnico No. 1 Servicio Alimentos) Material Didctico: Libros de cuentos infantiles en tela para nios menores de 5 aos y libros para colorear para nios mayores de cinco, colores, material didctica jenga, estos objetos se debern entregar en un morral tipo escolar (Se deber traer muestra del Kit de los nios 5 das antes a la fecha de cierre. Parque con juegos mecnicos fuera de la ciudad garantizando el acceso de los nios en las diferentes edades con juegos apropiados y entrega de brazalete para los padres y los nios Alimentacin: Desayuno, Refrigerio p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) espacio exclusivo para entrega de refrigerios y material didctico kits y actividades con recreacin para nios menores de cinco aos. EXALTACION DE FUNCIONARIOS: por evaluacin del desempeo laboral. Un animador, recreadores para acompaamiento del programa con mnimo 1 ao de experiencia desarrollo de programas acreditados por alguna entidad pblica o privada. Capacidad 65 participantes 4 Duracin 8 actividades horas segn cronograma de
11.986.860
11.986.860
Zona de clima clido a dos horas de Bogot en instalaciones propias cuatro Recreacionistas actividades dirigidas Saln dotado con 63 sillas, video beam
Cantidad
tem
iluminacin completa sonido y msica para entrega de reconocimientos. Zona de alimentacin, Zonas verdes y piscina,, Zona de juegos (billar, rana, ping pong), zona Servicio hmeda, Viejo tk. Desayuno, Refrigerio a.m.y p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6- 91-con destino a las instalaciones del evento fuera de Bogot - y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, Tarjeta de operacin vigente, tarjeta propiedad del vehculo y pliza de responsabilidad civil extracontractual. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. ACTIVIDAD CULTURAL TEMATICA Actividad cultural temtica carnaval de barranquilla para 117 personas , la cual deber contar con cuatro recreadores , un animador un DJ msica viejo tk, transporte y alimentacin requerida Recreadores y animador con experiencia superior a tres aos en el manejo de grupos con similares caractersticas Capacidad para 117 personas Duracin de 8 horas A dos horas de Bogot, clima clido. 5 Fiesta temtica que incluye decoracin disfraces de carnaval de Barranquilla personajes. y y Servicio 1
Unidad
8.247.660
8.247.660
21.216.031
21.216.031
Desayuno Refrigerio a.m y p.m, almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6- 91-con destino a las instalaciones del evento fuera de Bogot - y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, pliza de responsabilidad civil extracontractual, tarjeta de operacin vigente, tarjeta propiedad del vehculo. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. PASADIA CORPORATIVA REDIMIBLE 6 EN BONO
PASADIA CORPORATIVA O SU EQUIVALENTE REDIMIBLE EN LUGARES DE RECREACIN, SALUD Y BELLEZA Brindar la recreacin requerida con calidad y
Cantidad
tem
oportunidad o la conversin del valor de la actividad por persona en bonos redimibles en lugares de recreacin, salud y belleza. Las actividades deben ser ejecutadas en las instalaciones propias del contratista. Capacidad para 117 personas que sern distribuidas en seis (6) grupos por evento, de conformidad con el cronograma establecido por la Entidad. Duracin de las actividades de ocho (8) horas en Bogot, que incluye: 1. Ingreso, Transporte, Parqueadero, Actividades deportivas de saln, aire libre, gimnasio y zonas hmedas o spa con masajes Juegos electrnicos, Bolos, Recreadores 1 por cada 30 personas 8. Almuerzo, refrigerio am y pm (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos). Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6- 91-con destino a las instalaciones del evento y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, pliza de responsabilidad civil extracontractual, tarjeta propiedad del vehculo, tarjeta de operacin vigente. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. BONO CULTURAL BONO RECREATIVO CULTURAL 50 Bonos para ingresar a cine en formato 3D con 7 Combo Personal 34 Bonos para asistir a obras de Teatro Las obras de Teatro deben ser de reconocimiento nacional e internacional.
Unidad
117
12.217.869
12.217.869
Bono
84 3.183.127 3.183.127
NOTA: EL PROPONENTE DEBE ANEXAR JUNTO CON SU OFERTA CERTIFICACION FIRMADA POR LA PERSONA NATURAL Y/O REPRESENTANTE LEGAL EN LA QUE ACREDITE QUE SE SUJETA DE MANERA INTEGRAL AL CUMPLIMIENTO DE TODOS Y CADA UNO DE LOS ITEMS CONTENIDOS EN LAS FICHAS TECNICAS DEL PRESENTE PROCESO. TOTAL $ 80.884.151
Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de seleccin se opt por el siguiente mtodo:
Se envi solicitud de informacin de precios va correo electrnico a los posibles oferentes que suministran el bien objeto de contratacin, se recibi informacin de precios de: COMPENSAR Y COLSUBSIDIO, informacin con la que se estableci el presupuesto oficial.
Consulta a reconocidos expertos en el tema Consulta a proveedores de los productos o servicios Se acudi a estudios de entidades que provean informacin de precios Anlisis Histricos de los bienes y/o servicios adquiridos por la Entidad Estudios de expertos Otra. Especifique cul?
4. PLAZO DE EJECUCIN DEL CONTRATO HASTA EL 15 DE DICIEMBRE DE 2013, a partir del acta inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin del mismo. 5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO El presupuesto oficial e s t i m a d o p a r a la presente Convocatoria, es la suma de: OCHENTA MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL CIENTO CINCUENTA Y UN PESOS MCTE ($80.884.151), incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), cuando a ello hubiere lugar y todos los dems impuestos, tasas, contribuciones de carcter nacional y/o distrital legales, costos directos e indirectos, de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N 52713 de fecha 10 de Septiembre de 2013, expedido por el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. 6. FORMA DE PAGO
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, efectuar pagos parciales de acuerdo con los talleres o eventos realizados, en dicho perodo previo cumplimiento de los requisitos para realizar el mismo (presentacin de la factura por parte del contratista, certificacin de cumplimiento expedida por el supervisor, certificacin expedida por el Revisor Fiscal si lo tienen o del Representante Legal, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensin y ARL) de conformidad con el Art. 41 Ley 80 de 1993 y al Art. 23 Ley 1150 de 2007, la Ley 1562 de 2012 y Parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensacin Familiar), en cumplimiento del artculo 50 de la Ley 789 de 2002 concordante con el artculo 1 de la Ley 828 de 2003, previo trmite administrativo y quedando condicionado a la disponibilidad del PAC.
7. RGIMEN JURDICO APLICABLE
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, mediante Resolucin No. 394 del 12 de agosto de 2013 se acogi al periodo de transicin sealado en el artculo 162 numeral 2 del Decreto 1510 de 2013, en consecuencia en todos los procesos de contratacin de la Entidad, se continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012, hasta el da 31 de diciembre de 2013.
Teniendo en cuenta lo anterior, el rgimen jurdico aplicable al presente procedimiento de seleccin de contratista, el contrato y su liquidacin, se fundamenta en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 734 de 2012, las leyes civiles y comerciales y dems normas que adicionen, complementen o regulen las condiciones del objeto de la contratacin y en trminos especficos por el presente pliego de condiciones y los actos administrativos que se expidan con relacin al presente proceso de contratacin. En caso de contradicciones entre el presente pliego y la Ley, primar lo establecido en la Ley. Cuando se llegaren a presentar vacos en el pliego de condiciones, stos se suplirn con el Estatuto General de Contratacin y Decretos Reglamentarios, y si los vacos continan, stos se suplirn con las normas del Cdigo Civil y Cdigo de Comercio.
8. MODALIDAD DE SELECCIN Teniendo en cuenta el objeto, las caractersticas y el valor del contrato a celebrar, la modalidad de seleccin a utilizar es la Seleccin Abreviada contemplada en el artculo 2 numeral 2 literal b) de la Ley 1150 de 2007, Artculo 3.2.2.1 Procedimiento de menor cuanta Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones, por lo tanto, se aplicar el procedimiento estipulado para esta modalidad y de ser procedente, se limitar a MYPES y MIPYMES, respectivamente conforme a los artculos 4.1.2 y 4.1.3 de la precitada norma. 9. MANIFESTACIN PARA LIMITAR LA CONVOCATORIA A MYPES Y MIPYMES De conformidad con lo establecido en los artculos 4.1.2 y 4.1.3 del Decreto 734 de 2012, la convocatoria se podr limitar a Mypes y Mipymes, quienes debern manifestar su inters, entre los das 19 de septiembre al 26 de septiembre de 2013 hasta las 4 pm y anexar los documentos requeridos en el en el artculo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012. La manifestacin de inters de limitar la Convocatoria a MYPES debe presentarse a ms tardar el da hbil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso de seleccin abreviada, acreditando la condicin de MYPE a travs de la presentacin de una certificacin expedida por el contador pblico o revisor fiscal, segn sea el caso, en la que se seale tal condicin y su tamao empresarial (micro o pequea empresa), adems deber presentar el certificado de la cmara de comercio o por la autoridad que sea competente para acreditar su antigedad. S se reciben mnimo tres (3) manifestaciones de inters solicitando limitar la convocatoria exclusiva a MYPES esta quedar limitada. Los MYPES que participen en la convocatoria limitada, debern acreditar su condicin y garantizar la satisfaccin de las condiciones tcnicas y econmicas requeridas en la convocatoria. Convocatoria limitada a MIPYMES. En caso de que no se cumplan los requisitos establecidos en el artculo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, para limitar la convocatoria a MYPES (micro y pequea empresa), se permitir la participacin de medianas empresas, quienes tambin podrn manifestar inters en los mismos plazos establecidos para las MYPES, con la salvedad de que solo se permitir si no se reciben tres (3) manifestaciones de inters de MYPES. En todo caso, para que la convocatoria se limite a MIPYMES se requerir al menos tres (3) manifestaciones de inters de micros, pequeas o medianas empresas. Las MIPYMES acreditarn su condicin a travs de la presentacin de una certificacin expedida por el contador pblico o revisor fiscal, segn sea el caso, en la que se seale tal condicin y su tamao empresarial, adems deber presentar el Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio o por la autoridad que sea competente para acreditar su antigedad. Las MIPYMES que participen en la convocatoria limitada, debern acreditar su condicin y garantizar la satisfaccin de las condiciones tcnicas y econmicas requeridas en la presente convocatoria. En la convocatoria limitada a MYPES y MIPYMES podrn participar uniones temporales o consorcios, los cuales debern ser integrados nicamente por MYPES o MIPYMES, segn sea el caso. Para efectos de la limitacin de la convocatoria, cada consorcio o unin temporal se contar por s mismo y no por el nmero de los integrantes que lo componen, quienes debern cumplir de manera individual los requisitos mnimos sealados para acreditar su condicin de MYPE o MIPYME. La manifestacin de inters para limitar la convocatoria MYPES y MIPYMES deber estar debidamente suscrita por el interesado (si es persona jurdica deber suscribirla el representante legal) y ser enviada, junto con sus anexos a la Oficina Asesora Jurdica del Archivo General de la
Nacin Jorge Palacios Preciado, para lo cual deber ser radicado en el Grupo de Archivo y Gestin Documental del AGN, ubicado en la carrera 6 No. 6-91, piso 1, de la ciudad de Bogot podr ser enviada al correo electrnico: contratacion@archivogeneral.gov.co NOTA: La convocatoria proceder sin limitacin, solo en el caso de que no se cumpla con los requisitos establecidos en los artculos 4.1.2 4.1.3., del Decreto 734 de 2012. 10. CRONOGRAMA DEL PROCESO
FECHA ACTIVIDAD DIA - MES AO SITIO
Aviso de convocatoria pblica. www.colombiacompra.gov.co Se publicar en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP. 19 de Septiembre 2013 www.archivogeneral.gov.co
Publicacin Proyecto de Pliegos de condiciones
Del 19 al 25 de Septiembre
2013
Podrn ser consultados en la Pgina web www.colombiacompra.gov.co y/o Oficina Asesora Jurdica del AGN. Piso 2 de la Carrera 6 No. 6-91 de Bogot D.C.
Trmino para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones
Del 19 al 25 de Septiembre 2013 Entre las 8:00 am y 5:00 pm
A travs del correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co y/o en el Grupo de Archivo y Gestin Documental del AGN ubicado en el 1er. Piso de la Carrera 6 No. 6-91 de Bogot D.C.
Respuestas observaciones proyecto de pliego condiciones.
al de
26 de Septiembre 2013
Podrn ser consultadas en la Pgina web www.colombiacompra.gov.co
FECHA ACTIVIDAD DIA - MES AO SITIO
Resolucin de Apertura.
27 de Septiembre 2013
Publicacin Pliego de Condiciones Definitivo
27 de Septiembre
2013
Manifestacin de inters posibles oferentes interesados en participar, con el fin de conformar lista de posibles oferentes
del 30 de septiembre al 02 de octubre de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
2013
A travs del correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co y/o Grupo de Archivo y Gestin Documental del AGN ubicado en el 1er. Piso de la Carrera 6 No. 6-91 de Bogot D.C.
Consulta y acceso a los Pliegos de Condiciones definitivos
27 de Septiembre
2013
Podrn ser consultados en la Pgina web www.colombiacompra.gov.co y/o Oficina Asesora Jurdica del AGN. Piso 2 de la Carrera 6 No. 6-91 de Bogot D.C.
Observaciones o solicitudes de aclaracin al Pliego de Condiciones Definitivo
Del 27 de septiembre al 02 de octubre Hasta las 5:00 pm
2013
A travs del correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co y/o Grupo de Archivo y Gestin Documental del AGN ubicado en el 1er. Piso de la Carrera 6 No. 6-91 de Bogot D.C.
Respuesta a las observaciones al Pliego Definitivo
03 de Octubre
2013
Podrn ser consultados en la Pgina web www.colombiacompra.gov.co
Sorteo Consolidacin de oferentes y publicacin de listas
03 de Octubre 10:00 am
Lugar: Sala DAF, ubicada en el 2 piso AGN carrera 6-91 del AGN. 2013 La publicacin se efectuara en la pgina web www.colombiacompra.gov.co Hasta las 4:00 p.m., segn el reloj de la Superintendencia de Industria y Comercio (hora legal colombiana). Los proponentes podrn radicar su propuesta en el Grupo de Archivo y Gestin Documental del Archivo General de la Nacin ubicado en el primer piso de la Carrera
Plazo para presentar propuesta en caso de presentarse sorteo
del 03 al 07 de Octubre
2013
FECHA ACTIVIDAD DIA - MES AO 6 No. 6-91 Bogot. D.C SITIO
07 Cierre de Octubre a las 4:00 p.m. 2013
Lugar: Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado Carrera 6 No. 6-91 Bogot. D. C. Oficina Asesora Jurdica 2 piso.
Periodo de Evaluacin y verificacin de las propuestas e informe Comit Evaluador
Del 08 al 09 de Octubre
2013
Comit Evaluador, designado.
Publicacin informe de evaluacin y observaciones a las evaluaciones (03 das hbiles)
Del 10 al 15 de Octubre hasta las 5:00 p.m.
2013
Podrn ser consultados en la Pgina web www.colombiacompra.gov.co y observaciones A travs del correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co y/o Oficina Asesora Jurdica del AGN. Se har mediante acto administrativo motivado que se notificara al adjudicatario y se le informara a los dems participantes. As mismo PODR efectuarse en audiencia pblica, cuando el AGN lo considere conveniente. Podrn ser consultados en la Pagina web www.contratos.gov.co
Adjudicacin
16 de Octubre
2013
Suscripcin del contrato
Dentro de los tres das hbiles siguientes a la adjudicacin
2013
Lugar: Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6-91 Bogot. D. C. Oficina Asesora Jurdica. 2 piso.
11. TERMINOS DE LAS ETAPAS DEL PROCESO 11.1 Aviso Convocatoria: De conformidad con lo establecido en el artculo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012 El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO, realizar la convocatoria pblica a travs del Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP y en la pgina web de la Entidad segn la fecha establecida en el cronograma del presente pliego de Condiciones. Junto con el aviso de convocatoria pblica, la Entidad publicar los Estudios Previos y el Proyecto de Pliego de Condiciones.
NOTA. La publicacin de este documento, no significa la iniciacin formal del proceso de seleccin, sino la etapa previa que permita a los potenciales proponentes el conocimiento del borrador del pliego de condiciones, con el fin de que tenga la posibilidad de expresar sugerencias y hacer observaciones a su contenido, pero no genera ninguna asuncin de compromiso de la utilizacin de las mismas en la versin definitiva o inclusive de apertura del proceso. Lo anterior en cumplimiento del inciso 2 del artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. 11.2 Publicacin Proyecto de Pliego de Condiciones: El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO, publica el proyecto de pliego de condiciones, estudios y documentos previos en la pgina web www.colombiacompra.gov.co, en la fecha sealada en el cronograma, con el propsito de suministrar a los oferentes, las veeduras y al pblico en general la informacin sobre la presente contratacin. NOTA 1: Todos los documentos que indica el artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 debern ser publicados por la Entidad a travs del Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP www.colombiacompra.gov.co. NOTA 2: Si algn proponente encuentra una inconsistencia, error u omisin en los d ocumentos de la presente convocatoria o requiere una aclaracin de cualquier estipulacin contenida en los Pliegos de Condiciones, deber formular al AGN las consultas a travs del correo: contratacion@archivogeneral.gov.co y presentarlas por escrito dirigido a la Oficina Asesora Jurdica de la Entidad previa radicacin en el Grupo de Archivo y Gestin Documental, ubicado en la Carrera 6 No. 6-91 Bogot D. C. 11.3 Observaciones al Proyecto de Pliegos: Los interesados en participar tienen la oportunidad de formular observaciones o comentarios al proyecto de pliego de condiciones, los cuales podrn ser remitidos al correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co, o entregadas en el Grupo de Archivo y Gestin Documental, ubicado en el piso 1 edificio Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, Carrera 6 No. 6 91, Bogot, en las fechas y horario sealado en el cronograma y la publicacin de las respuestas a las observaciones del proyecto de pliego de condiciones se publicar igualmente en la fecha sealada en cronograma en la pgina Web www.colombiacompra.gov.co. 11.4. Apertura: La apertura del presente proceso de contratacin de seleccin abreviada, se realizar en la fecha sealada en el cronograma, da en que se publicar el pliego de condiciones definitivo en la pgina www.colombiacompra.gov.co para consulta de los interesados. Cuando como resultado de las inquietudes presentadas por los interesados cuando el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO lo considere necesario o sea procedente modificar el Pliego de Condiciones, estas modificaciones se harn mediante ADENDAS NUMERADAS, las cuales sern publicadas en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP www.colombiacompra.gov.co. Las respuestas a las inquietudes u observaciones que no modifican el Pliego de Condiciones se emitirn mediante oficio o correo electrnico, e igualmente se publicarn en la pgina www.colombiacompra.gov.co. El AGN, se reserva la facultad de hacer las aclaraciones o adendas que considere necesarias HASTA UN (1) DA ANTES del cierre de la Convocatoria y las publicar en la pgina Web www.colombiacompra.gov.co. En consecuencia, ser responsabilidad del proponente conocer las adendas e informaciones sobre preguntas y respuestas (si los hubo) y los dems documentos relacionados con la convocatoria y que acepta todos los requisitos en ellos exigidos. Cada proponente deber anotar en el espacio respectivo de la carta de presentacin de la propuesta que ha recibido la informacin sobre preguntas y respuestas y que su propuesta ha sido preparada de acuerdo con las mismas. En caso de Consorcio o de Uniones Temporales, la informacin sobre preguntas y respuestas
se entregar a una de las partes que conforman el Consorcio o la Unin Temporal y se considerar como recibida por todos los integrantes. Las adendas o la informacin sobre preguntas y respuestas se enviar y/o publicar en la pgina web: www.colombiacompra.gov.co., antes del cierre de la convocatoria y dicha informacin deber ser tenida en cuenta para la presentacin de las propuestas respectivas. Las preguntas y/o observaciones que se tengan por parte de los posibles oferentes, debern ser enviadas o formuladas en el perodo previsto en el cronograma del presente proceso de seleccin. No sern atendidas, ni recibidas las que lleguen con posterioridad a dicha fecha. LAS ADENDAS Y ACLARACIONES QUE EMITA LA ENTIDAD, HARN PARTE DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y SERN DE OBLIGATORIO ANALISIS Y CUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS INTERESADOS PARA LA PREPARACIN DE LAS PROPUESTAS. 11.5. Pliegos Definitivos: El da de Apertura del proceso, se publica en la pgina www.colombiacompra.gov.co, el pliego de condiciones definitivo para consulta de los interesados, quienes pueden solicitar informacin aclaratoria relacionada con su contenido. Para el efecto, debern dirigirse por escrito o correo electrnico a la Oficina Asesora Jurdica contratacion@archivogeneral.gov.co y sta contestar mediante notas numeradas que publicar en la pgina web www.colombiacompra.gov.co con el fin de que todos los interesados posean la misma informacin. Concluido el anterior trmino, el AGN no aceptar en las etapas subsiguientes del proceso de seleccin, cuestionamientos sobre el contenido del alcance de las estipulaciones y exigencias establecidas en este documento. 11.6. Manifestacin de Inters en Participar y Conformacin Lista de Posibles Oferentes (Requisito obligatorio para presentar la propuesta): La manifestacin de Inters en participar es requisito habilitante para la presentacin de la respectiva oferta de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del a r t c u l o 3 . 2 . 2 . 1 del D ecreto 7 3 4 d e 2 0 1 2 , para la conformacin de la lista de posibles oferentes, los interesados en participar manifestaran su inters, por el trmino de tres (3) das hbiles entre las 8:00 a.m. y 4:00 p.m., del da sealado en el cronograma, a travs de nuestro correo electrnico contratacion@archivogeneral.gov.co o personalmente y por escrito radicado en el Grupo de Archivo y Gestin Documental del AGN, ubicado en el 1 piso, Carrera 6 No. 6 - 91. Para hacer efectiva la inscripcin en la lista de posibles oferentes, los interesados deben informar los datos relacionados a continuacin: Orden de Presentacin: 11.6.1. NMERO DEL PROCESO: PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA AGN No. 004 DE 2013 11.6.2. OBJETO:
Prestar los servicios con el fin de desarrollar actividades de Bienestar Social para los
funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, vigencia 2013, de conformidad con el pliego de condiciones, fichas tcnicas y propuesta. 11.6.3. NOMBRE DEL OFERENTE INTERESADO: (Si es un Consorcio o Unin Temporal indicar el nombre del Consorcio Unin Temporal y el nombre de sus integrantes) 11.6.4. IDENTIFICACIN DEL OFERENTE INTERESADO (Cdula NIT) Si es consorcio o unin temporal, indicar el nombre del consorcio o unin temporal y el nombre de sus integrantes. 11.6.5. NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL CON CDULA DE CIUDADANA
11.6.6. NOMBRE DEL CONTACTO: 11.6.7. TELEFONO 11.6.8. FAX 11.6.9. CORREO ELECTRONICO 11.6.10. DIRECCIN 11.6.11. CIUDAD LA ENTIDAD EXCLUIRA DE LA LISTA DE POSIBLES OFERENTES A LOS INTERESADOS QUE HAYAN EFECTUADO DOBLE MANIFESTACIN. NOTA 1: CON EL OBJETO DE EVITAR QUE HAYA MLTIPLES MANIFESTACIONES DE INTERES EN LA LISTA DE POSIBLES OFERENTES, PARA ESTE PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA NICAMENTE SE ACEPTARA UNA MANIFESTACIN DE INTERES POR PERSONA (OFERENTE INTERESADO), BIEN SEA PERSONA NATURAL, JURDICA, CONSORCIO UNIN TEMPORAL. NOTA 2: LA MANIFESTACIN QUE SE ALLEGUE POSTERIOR A LA FECHA Y HORA SEALADA EN EL PRESENTE PLIEGO DE CONDICIONES, SE CONSIDERA EXTEMPORNEO POR LO TANTO NO SE TENDR EN CUENTA PARA LA CONFORMACIN DE LA LISTA DE LOS POSIBLES OFERENTES. NOTA 3: LA MANIFESTACIN DE INTERS EN PARTICIPAR, ES REQUISITO HABILITANTE PARA LA PRESENTACIN DE LA RESPECTIVA OFERTA NOTA 4: LA PROPUESTA DEBER SER PRESENTADA POR LA FIRMA O PERSONA NATURAL QUE MANIFESTO INTERES EN PARTICIPAR. NOTA 5: DE CONFORMIDAD CON EL NUMERAL 4 DEL ARTCULO 3.2.2.1 DEL DECRETO 734 DE 2012, PARA EL PRESENTE PROCESO EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO, PODR EFECTUAR SORTEO EN CASO DE PRESENTARSE MAS DE 10 MANIFESTACIONES DE INTERS EN PARTICIPAR. CORRESPONDENCIA Para efectos del presente proceso toda comunicacin o solicitud referente al presente proceso deber formularse por escrito y radicado en la siguiente direccin: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO, Grupo de Archivo y Gestin Documental, Carrera 6 No 6 - 91, en Bogot, D. C., o en el correo contratacion@archivogeneral.gov.co ident if icando el nombre y nmero correspondiente del proceso de seleccin, dirigida a la O f i c i n a A s e s o r a J u r d i c a del AGN, nico despacho que canalizar cualquier tipo de comunicacin entre los proponentes y el AGN. Las solicitudes se respondern mediante comunicacin escrita a travs del correo: contratacion@archivogeneral.gov.co y se publicaran para el conocimiento general en el SECOP www.colombiacompra.gov.co Las propuestas debern entregarse en original y dos (2) copias foliadas. NOTA: El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado NO ACEPTA propuestas que NO sean radicadas en el Grupo de Archivo y Gestin Documental. Por lo tanto, si los posibles oferentes allegan propuestas va correo electrnico, las mismas se darn como NO RECIBIDAS. 11.7 CRITERIOS PARA EL SORTEO EN CASO QUE SE PRESENTEN MS DE DIEZ (10) OFERENTES:
Proceso: Adquisicin de Bienes y Servicios Fecha: 2011-02 23 Versin: 4 Cdigo: BS-301-FR-128 Pgina 16 de 73
De conformidad con lo establecido en el Artculo 3.2.2.2 del Decreto 0734 de 2012, en caso de que se presenten ms de diez (10) manifestaciones de inters en participar en el perodo establecido para tal fin; EL AGN podr ejercer la facultad de efectuar un SORTEO, el cual, se realizar el da y hora sealado en el cronograma del pliego de condiciones. La publicacin de las listas de los (10) oferentes beneficiados en el sorteo, se publicar para el conocimiento de los interesados el da sealado en el cronograma del proceso en el SECOP www.colombiacompra.gov.co 11.8. Presentacin y Entrega de Propuestas: Las propuestas se recibirn en el Grupo de Archivo y Gestin Documental ubicado en el piso 1, Carrera 6 No. 6 91 Edificio AGN, Bogot D.C., en las fechas y hora sealada en el cronograma del Pliego de Condiciones. Las propuestas debern presentarse en original y dos (2) copias debidamente foliadas, en forma consecutiva ascendente, en sobres cerrados, sellados e identificados exteriormente. Tanto la propuesta original como las copias debern contener ndice de acuerdo con el orden de foliatura, incluyendo en cada ejemplar los documentos exigidos. Si existe diferencia entre la propuesta original y las copias, primara la informacin consignada en el original. La oferta debe contener la informacin requerida en el Anexo 5 - Soporte Tcnico y Econmico y manifestar por escrito que cumple con lo requerido en las fichas tcnicas econmica, lo cual deber estar firmado por el representante legal. En la propuesta se debe presentar la totalidad de los tems del presente pliego, contemplado en los estudios previos y no se aceptaran ofertas parciales. Los documentos del proponente de la futura contratacin o los anexos a la propuesta, que no estn en espaol, debern acompaarse de su traduccin. Si el proponente al entregar la traduccin oficial de la propuesta o de sus documentos anexos, modifica, adiciona o mejora la propuesta o altera la informacin inicialmente presentada, su propuesta ser rechazada, sin perjuicio de las acciones penales por falsedad a que haya lugar. Las propuestas se presentarn en idioma espaol, en pesos colombianos y contendrn en la parte externa, la siguiente informacin: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA AGN No. 004 DE 2013
OBJETO: Prestar los servicios con el fin de desarrollar actividades de Bienestar Social para los
funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, vigencia 2013, de conformidad con el pliego de condiciones, fichas tcnicas y propuesta. ORIGINAL ---PROPONENTE: DOMICILIO: NOTA: SE RECOMIENDA A LOS POSIBLES OFERENTES PARA LA PRESENTACIN DE SUS PROPUESTAS, ESTAR EN EL AGN CON SUFICIENTE ANTELACIN A LA HORA LMITE SEALADA EN EL PLIEGO DE CONDICIONES YA QUE PARA EFECTOS DE LA RECEPCIN, SE TENDR EN CUENTA LA HORA LEGAL DE LA REPBLICA DE COLOMBIA COPIA No. -----
Y REGISTRADA EN LA PROPUESTA CORRESPONDIENTE EN EL GRUPO DE ARCHIVO Y GESTIN DOCUMENTAL. 11.9. Cierre del Proceso: El cierre del presente proceso de contratacin, se llevara a cabo en la fecha y hora sealada en el cronograma. Slo se aceptarn las propuestas que se presenten dentro del trmino y hora sealada segn reloj de la Superintendencia de Industria y Comercio (hora legal colombiana). Despus de esta hora y fecha lmite, no se recibirn propuestas, an cuando su representante legal o la persona encargada de entregar el ofrecimiento se encuentre en el lugar de cierre del proceso. No se admiten ofertas enviadas por correo. En la fecha y hora de cierre del proceso se identificarn las propuestas recibidas, se abrirn los sobres y se levantar un acta que contendr el resumen de las propuestas. Este acto se llevar a cabo en la Oficina Asesora Jurdica, ubicada en el piso 2 edificio AGN, Carrera 6 No. 6 91 Bogot D.C. y pueden asistir si lo consideran necesario, los oferentes que presentaron propuesta. 11.10. Evaluacin de Propuestas: En las fechas establecidas en el cronograma, se llevar a cabo las evaluaciones jurdica, tcnica y financiera necesarias para la evaluacin de las propuestas, trmino dentro del cual se podr solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estimen indispensables, as como aquellos documentos necesarios para verificar el cumplimiento de requisitos exigidos al proponente, para la comparacin de la propuesta. 11.11. Informes de evaluacin a disposicin de los oferentes: La evaluacin de las propuestas se publicarn en la pgina web www.colombiacompra.gov.co y permanecern en la Oficina Asesora Jurdica, ubicada en el 2 piso, en horas hbiles de 8 am a 5 pm, por el trmino de (3) das hbiles, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes respecto a los estudios de evaluacin adelantados por la Entidad, las cuales sern resueltas por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en el acto de adjudicacin del proceso de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta AGN No. 004 de 2013. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrn completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. 11.12. Adjudicacin: La adjudicacin o la declaratoria de desierta del presente proceso de seleccin, se realizar mediante acto administrativo motivado en la fecha sealada en el cronograma del pliego de condiciones, que se publicar en el SECOP, con el fin de enterar de su contenido a todos los oferentes que participaron en el presente Proceso de Seleccin. Har parte de su contenido la respuesta que el AGN d a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluacin. As mismo, PODR efectuarse en Audiencia Pblica, cuando la administracin lo considere conveniente. Cuando el anterior plazo, a juicio del AGN no sea suficiente, este podr prorrogarlo antes de su vencimiento hasta por un trmino igual a la mitad del inicialmente sealado. 11.13. Suscripcin del Contrato: En la fecha establecida en el cronograma del pliego de condiciones. 12. CARCTER PBLICO DE LA INFORMACIN El proponente conoce y acepta que en desarrollo de los principios de transparencia, igualdad e imparcialidad, toda la informacin incluida en su propuesta para acreditar el cumplimiento de los requisitos para participar y para efectos de la evaluacin, es pblica y cualquier persona podr obtener copia de la misma. El proponente ser responsable por el manejo de la informacin que reciba de parte del AGN y, de acuerdo con la Constitucin y la Ley, deber guardar la confidencialidad que sea requerida y respetar los derechos de autor, morales y patrimoniales.
Pargrafo: Las propuestas presentadas son pblicas y slo existir confidencialidad o reserva del documento especifico de las mismas cuando la Constitucin o la ley lo establezca; por lo tanto, cuando en la respectiva propuesta se incluyan textos de reserva o confidencialidad sin soporte normativo se entender como no escritos. 13. VEEDURIAS CIUDADANAS El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, convoca a las Veeduras Ciudadanas para que intervengan y desarrollen su actividad durante la etapa pre - contractual, contractual y pos - contractual en el presente proceso de seleccin, de conformidad con lo establecido en la Ley 850 de 2003 y el Decreto 734 de 2012, para lo cual pueden consultar este proceso en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP www.colombiacompra.gov.co. 14. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR En el presente proceso de seleccin podrn participar personas naturales, personas jurdicas nacionales o extranjeras, conformando consorcios o uniones temporales, que cumplan los requisitos sealados en el presente Pliego de Condiciones, adems, de las anteriores, las Mypes , Mipymes de conformidad con lo dispuesto en el artculo 32 de Ley 1450 de 2011 y en el Ttulo IV Captulo I del Decreto 734 de 2012, quienes debern cumplir con la totalidad de los requisitos sealados en el presente Pliego de Condiciones. En el presente proceso podrn participar en forma independiente, en consorcio o Unin Temporal, las personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, que tengan representacin en Colombia o constituyan un apoderado domiciliado en el pas y cumpla con los requisitos establecidos en este Pliego de Condiciones. 14.1 Quienes no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar, establecidas en la Constitucin y la Ley. 14.2 Las personas naturales, personas jurdicas nacionales y extranjeras, consorcios y uniones temporales. Las personas jurdicas deben demostrar que su duracin ser mnima la del trmino de ejecucin del contrato y un (1) ao ms. (Artculo 6 Ley 80 de 1993). Cuando el Consorcio o la Unin Temporal lo conformen personas Jurdicas, si los Representantes Legales de las mismas tienen limitada su capacidad de contratacin, debern anexar la correspondiente autorizacin del rgano competente. Para la participacin de personas jurdicas extranjeras, se aplicar lo establecido en el artculo 221 del Decreto 019 de 2012, que modific el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 0734 de 2012. As mismo, debern acreditar la existencia de la reciprocidad de que trata el artculo 20 de la Ley 80 de 1993. 14.3. Quienes No figuren en el Boletn de responsables de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo con lo establecido en la Ley 610 de 2000. 14.4. Quienes se encuentren a Paz y Salvo por concepto de aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones, cajas de compensacin familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar, de acuerdo con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, artculo 1 de la Ley 828 de 2003, artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1562 de 2012. 14.5 Quienes no estn incursos en causal de disolucin y/o liquidacin.
14.6. Quienes se encuentren debidamente inscritos y clasificados en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su jurisdiccin a la fecha de presentacin de la propuesta. CAPITULO II INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES REQUISITOS HABILITANTES 1. DOCUMENTOS La Entidad efectuar un anlisis y verificacin de cada uno de los documentos solicitados en este numeral a travs de los evaluadores jurdicos, tcnicos y financieros segn sea el caso, con el objeto de realizar el estudio documentario para determinar si las ofertas se ajustan o no a los requerimientos de la Ley y al Pliego de Condiciones. Los evaluadores jurdicos, financieros y tcnicos segn sea el caso, determinarn si las propuestas presentadas cumplen con los requisitos para efectuar la evaluacin, posterior ponderacin y comparacin de las propuestas. La propuesta debe conformarse con los documentos que se relacionan a continuacin, la omisin de aquellos necesarios para la comparacin de las propuestas, impedir tenerla en cuenta para evaluacin y posterior adjudicacin, de conformidad con la Ley 80 de 1993, en concordancia con el pargrafo 1 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007. Las evaluaciones se efectuarn sobre los documentos de contenido jurdicos, financieros y tcnicos establecidos en el presente proceso de seleccin para tal fin. 1.1. CAPACIDAD JURIDICA DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURIDICO
1.1.1. Carta de presentacin de la propuesta La Carta de Presentacin de la Propuesta (Anexo No.1) deber estar debidamente diligenciada segn la informacin del modelo suministrado por el AGN y firmada por el proponente. En caso de ser una persona jurdica, unin temporal o consorcio, deber venir firmada por el representante y/o representante legal, debidamente facultado en los trminos de la ley. En esta carta el proponente deber manifestar bajo la gravedad de juramento que l o sus integrantes si el mismo es un consorcio o una unin temporal no se encuentra(n) incurso(s) en las causales de inhabilidades o incompatibilidades, prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitucin Poltica, Ley 80 de 1993 y dems normas pertinentes. Igualmente deber efectuar las dems manifestaciones sealadas en el formato de carta de presentacin de la propuesta. Si estas manifestaciones no se realizan en la carta de presentacin, las mismas se entendern efectuadas con la presentacin de la propuesta respectiva. No se aceptarn propuestas parciales y tampoco propuestas alternativas. Los proponentes deben ceirse a los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones.
PODER. Cuando el proponente actu a travs de un representante o apoderado debe acreditar mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado est expresamente facultado para presentar ofertas. El oferente deber presentar junto con su oferta fotocopia de la cdula de ciudadana del Proponente o Representante Legal o apoderado, segn corresponda. 1.1.2. Existencia y representacin legal 1.1.3. Las personas naturales ( E n c a s o d e s e r c o m e r c i a n t e s ) deben presentar el certificado de matrcula mercantil vigente expedido por la Cmara de Comercio respectiva, dentro de los 30 das calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre de la presente Convocatoria. Si el oferente es persona natural, acreditar su inscripcin en el Registro Mercantil, mediante la presentacin del certificado de matrcula mercantil. As mismo deber acreditar que la actividad mercantil del oferente corresponde al objeto de la presente contratacin, esto es, que contemple actividades afines a la adquisicin y prestacin del servicio objeto del proceso de seleccin, de manera que le permita al proponente celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Igualmente la persona natural deber acreditar en dicho registro la existencia de un (1) establecimiento de comercio en donde ejecute las actividades correspondientes a su actividad mercantil. En caso de que el oferente que resulte adjudicatario tenga su domicilio principal fuera de Bogot D.C., deber tener oficina o establecimiento de comercio en Bogot D.C. 1.1.4. Las personas jurdicas deben acreditar su existencia legal mediante los siguientes documentos: Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido dentro de los 30 das calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre de la presente Convocatoria, expedido por la Cmara de Comercio respectiva, en el cual conste que la matricula mercantil se encuentra vigente y que la sociedad est registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia, las facultades del representante legal y que el trmino de duracin de esta no es inferior a la duracin del contrato y un ao ms contado a partir de la presentacin de la oferta. As mismo, su objeto social debe corresponder al objeto de la convocatoria o actividades afines. En el evento de existir limitante del representante legal para contratar, se debe presentar copia del acta expedida como lo determina el Cdigo de Comercio, en la que se seale que ha sido facultado por el rgano social competente, para comprometer a la sociedad como mnimo hasta por el valor de la oferta presentada, o en su defecto presentar la certificacin del Secretario de la Junta u rgano social competente donde conste la autorizacin correspondiente. En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, este requisito proceder de igual forma para cada una de las sociedades o personas jurdicas que los integren. 1.1.5. Propuestas Conjuntas
En el evento que la propuesta sea presentada en consorcio o unin temporal deber adjuntar con su propuesta debidamente diligenciado y firmado para cada caso en particular el documento de conformacin del consorcio o la unin temporal, de conformidad con lo establecido en l a L e y 8 0 d e 1 9 9 3. Los consorcios o uniones temporales constituidos se comprometen en caso de ser adjudicatarios de la Seleccin Abreviada de Menor Cuanta, a permanecer consorciados o unidos durante el tiempo de vigencia del contrato y un ao ms, por lo tanto, deber indicarse expresamente que el consorcio o unin temporal no podrn ser liquidados o disueltos durante la vigencia o prrrogas del contrato que se suscriba y a obtener el nmero de identificacin tributario (NIT). En ningn caso podr haber cesin del contrato entre quienes integren el
consorcio o unin temporal. En caso de cesin la misma se har a un tercero, previa solicitud por escrito al AGN. Es de aclarar, que el cesionario deber cumplir con la totalidad de las exigencias del presente pliego de condiciones, en cuanto a capacidades. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada sociedad integrante de los mismos, deber comprobar su existencia y representacin, mediante certificado expedido por la Cmara de Comercio, el cual deber contener la informacin y cumplir las mismas exigencias anteriormente citadas. Seor proponente: Estos documentos deben haber sido expedidos dentro de los 30 das calendario anteriores a la presentacin de la oferta. En caso de consorcio o unin temporal se debern presentar los anteriores documentos para todos y cada uno de sus integrantes. Las personas jurdicas extranjeras con actividades permanentes en Colombia debern estar legalmente establecidas en el territorio nacional de acuerdo con los artculos 471 y 474 del Cdigo de Comercio. Si la oferta es suscrita por una persona jurdica extranjera a travs de la sucursal que tenga abierta en Colombia, se deber acreditar la capacidad legal de la sucursal y de su representante o mandatario, mediante la presentacin del original del certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio de la ciudad de la Repblica de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal, dentro de los 30 das calendario anteriores a la presentacin de la oferta. Cuando el representante legal de la sucursal tenga restricciones para contraer obligaciones, deber acreditar autorizacin suficiente del rgano social competente para contraer obligaciones en nombre de la sociedad. Dicha autorizacin debe haber sido otorgada previamente al cierre del presente proceso de seleccin. AUTORIZACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA U RGANO SOCIAL COMPETENTE Cuando el representante legal de la persona jurdica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deber adjuntar el documento de autorizacin expresa del rgano social competente, en el cual conste que est facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la propuesta. Los consorcios y uniones temporales debern suministrar estos documentos para todos y cada uno de sus integrantes, cuando esto se requiera. DOCUMENTO DE CONSTITUCIN DE CONSORCIO O UNIN TEMPORAL Las personas naturales y jurdicas que participen en el presente proceso de seleccin bajo la modalidad de consorcios o uniones temporales, debern adjuntar el documento de su constitucin el cual deber ser elaborado de conformidad con el Artculo 7 de la Ley 80 de 1993. En todo caso los consorcios y uniones temporales deben reunir como mnimo los siguientes requisitos: 1. Los proponentes indicarn si su participacin es a ttulo de consorcio o unin temporal y en ste ltimo caso sealarn los trminos, extensin de su participacin en la propuesta y en la ejecucin del contrato, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo del AGN. 2. Los miembros del consorcio o unin temporal deben designar la persona que para todos los efectos los representar y sealarn las reglas bsicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. 3. Se debe anexar el documento de constitucin del consorcio o unin temporal, segn el caso. En este documento deber quedar consignado, cuando menos: 1) Los integrantes del consorcio o unin temporal, sean personas naturales o jurdicas; 2) El porcentaje de participacin de cada uno de ellos; 3) Las reglas de funcionamiento y obligaciones para sus
integrantes; 4) La responsabilidad, los trminos y extensin de la misma; 5) El representante del consorcio y/o Unin temporal para los fines contractuales; 6) Duracin del consorcio y/o Unin temporal que no podr ser inferior al trmino de ejecucin del contrato y un ao ms; 7) Las dems normas que sus integrantes acuerden para el normal desarrollo y cumplimiento de sus fines. Seor proponente: Para efectos impositivos a los consorcios y uniones temporales se les aplicar el rgimen previsto en el Estatuto Tributario. 1.1.6. Verificacin de no inclusin en el boletn de responsables fiscales
El artculo 60 de la Ley 610 de 2000, por medio del cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras, exige como requisito indispensable para nombrar, dar posesin o celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado, verificar que la correspondiente persona natural o jurdica segn se trate, no se encuentra reportada en el boletn de responsables fiscales que publica la Contralora General de la Repblica con periodicidad trimestral. Con el fin de acreditar el cumplimiento de la anterior obligacin, el AGN, verificar en el ltimo boletn de responsables fiscales expedido por la Contralora General de la Repblica que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio o una unin temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletn. 1.1.7. Verificacin de Antecedentes Disciplinarios
Verificacin de Antecedentes Disciplinarios vigente del proponente o del Representante Legal de la empresa expedido por la Procuradura General de la Nacin. En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes cuando los mismos sean personas jurdicas constituidas en Colombia, se les verificaran sus antecedentes. 1.1.8. Verificacin antecedentes judiciales del oferente: De conformidad con lo previsto en el artculo 94 del Decreto-Ley 0019 de 2012 y con el fin de verificar los antecedentes judiciales del oferente (persona natural o representante legal de persona jurdica o consorcio o unin temporal), el AGN realizar e imprimir la consulta de los antecedentes judiciales a travs del mecanismo en lnea que cre el Gobierno Nacional para el efecto. La consulta deber ser realizada por el Comit Jurdico Evaluador y en caso que el proponente persona natural o representante legal de la persona jurdica o del consorcio o unin temporal, segn el caso, registre antecedentes judiciales consistentes en sentencia judicial condenatoria con pena accesoria de interdiccin de derechos y funciones pblicas, el proponente ser rechazado. 1.1.9. Certificacin del pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social
Si el proponente es persona jurdica debe adjuntar con su propuesta, una certificacin en la cual acredite el pago de los aportes realizados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha definitiva de cierre de la presente convocatoria, al Sistema de Seguridad Social Integral de Salud, Pensin y Riesgos Laborales, Cajas de Compensacin Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, artculo 1 de la Ley 828 de 2003, artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1562 de 2012. Dicha certificacin debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el proponente de acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificacin debe venir suscrita por Representante Legal. En el evento en que la sociedad no tenga ms de seis (6) meses de constituida, deber acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitucin.
Nota: Esta disposicin aplica tambin para el caso de los miembros de consorcios o uniones temporales, en donde cada integrante dependiendo de su naturaleza jurdica, deber acreditar este requisito. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas el proponente deber manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al da en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deber anexar copia del acuerdo de pago correspondiente y el comprobante de pago soporte del mes anterior al cierre del proceso de seleccin. Cuando el proponente sea una persona natural, deber presentar una declaracin en original, bajo la gravedad de juramento donde certifique el pago de los aportes de sus empleados a los Sistemas de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que a la fecha de cierre del presente proceso de seleccin ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nmina de los ltimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligacin de efectuar dichos pagos. En caso que el proponente, persona natural o jurdica, no tenga personal a cargo y por ende no est obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social debe, tambin bajo la gravedad de juramento, indicar esta circunstancia en la mencionada certificacin, pero deber acreditar su afiliacin como persona natural al sistema de seguridad social integral, segn lo previsto en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, artculo 1 de la Ley 828 de 2003, artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1562 de 2012 Tratndose de proponentes extranjeros en cuyo pas de origen no exista la obligacin de realizar aportes parafiscales y/o al sistema de seguridad social, se deber indicar esta circunstancia en documento suscrito bajo la gravedad del juramento por el proponente persona natural o por el representante legal de la persona jurdica, consorcio o unin temporal. NOTA: Si la Persona Jurdica o la persona natural se encuentra exonerada de pago de parafiscales, segn el artculo 25 de la Ley 1607 de 2012 Reforma Tributaria, dicha certificacin debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la Sociedad, si el proponente de acuerdo con la ley lo requiere, o en caso contrario la certificacin debe venir suscrita por el Representante Legal de la Sociedad. 1.1.10. Garanta de seriedad de la propuesta Cada proponente deber constituir a favor del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado una garanta de seriedad de la propuesta expedida por un banco o por una compaa de seguros legalmente establecidos en Colombia, reconocida debidamente por la Superintendencia Financiera de Colombia. El costo de la prima de la garanta ser por cuenta del proponente. La garanta de seriedad se constituir por un valor igual o superior al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial estimado que se seala en este documento y su vigencia ser por el trmino mnimo de noventa (90) das calendario, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso. Esta garanta la har efectiva el AGN en el caso de que el proponente retire su oferta dentro del perodo de validez de la misma o cuando el proponente favorecido no firme el contrato dentro de los p l a z o s establecidos. En el evento que la propuesta la presente un Consorcio o una Unin Temporal, en la pliza de garanta de seriedad de la oferta deber estipularse que el tomador es: El Consorcio o Unin Temporal (segn sea el caso), conformado por ..... y .....
S los proponentes lo solicitan (por escrito) se les devolver la garanta de seriedad de la propuesta cuando est perfeccionado y legalizado el contrato respectivo. La no presentacin de la garanta de seriedad de forma simultnea con la oferta ser causal de rechazo de esta ltima. 1.1.11 CERTIFICADO DE INSCRIPCION CALIFICACION Y CLASIFICACION EN EL RUP El proponente deber presentar con su propuesta el Certificado de Inscripcin y Clasificacin en el Registro nico de Proponentes expedido por la respectiva Cmara de Comercio en Colombia. La inscripcin y clasificacin debe estar vigente y el certificado debe haber sido expedido dentro de los Treinta (30) das hbiles anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Para el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deber presentar el respectivo Certificado de Registro, Clasificacin y Calificacin en el RUP. 1.1.12 Fotocopia de la Cedula de Ciudadana del Representante Legal o de la persona natural. 1.1.13 Certificacin expedida por Entidad Bancaria en la que conste: el nmero de la cuenta del proponente, cuenta habiente, su identificacin, el tipo de cuenta y si a la fecha est activa. 1.2. CAPACIDAD TCNICA DOCUMENTOS TECNICOS
LA OFERTA COMO MNIMO DEBE CONTENER LA INFORMACIN REQUERIDA EN EL FORMATO REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS DE LA PROPUESTA Y LAS FICHAS TCNICAS. ENTREGAR EL DA DEL CIERRE DE PRESENTACIN DE LAS PROPUESTAS MUESTRA DEL KIT DE LOS NIOS, TAL Y COMO SE DETALLA EN LA FICHA TCNICA ANEXA SALIDA RECREATIVA DA DE LOS NIOS Si en la propuesta se omiten una o varias de las especificaciones tcnicas sealadas en el Formato Requerimientos Tcnicos Mnimos de la Propuesta o no se cumplen las especificaciones tcnicas all indicadas, la misma ser calificada como NO CUMPLE TECNICAMENTE. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA OBJETO DE EVALUACIN Certificaciones: Se debe presentar DOS (2) certificaciones de contratos cuya actividad principal est relacionado con el objeto de la presente contratacin, en entidades pblicas y/o privadas, que estn suscritos y terminados dentro del perodo comprendido entre el 1 de enero de 2010 y hasta la fecha de cierre del presente proceso, cada experiencia deber certificar un valor igual o superior al presupuesto oficial del presente proceso de contratacin; tales certificaciones deber ser expedida por el contratante, a nombre del proponente o de algunos de sus integrantes en el caso de consorcios o uniones temporales, que contenga como mnimo la siguiente informacin: Nombre de la entidad o empresa contratante. Nombre o razn social del contratista con su respectiva identificacin (nit o cdula de ciudana) Fecha del contrato. Fecha de iniciacin. Fecha de terminacin. Objeto del Contrato Valor del contrato. Cargo, nombre y firma de la persona que certifica: debe ser el representante legal de la empresa o quien haya ejercido las funciones de supervisin.
Fecha de la Certificacin El AGN se reserva el derecho a verificar o solicitar durante la evaluacin y hasta la aceptacin de la oferta la informacin y documentos que se considere convenientes para confirmar la informacin suministrada por el proponente, para lo cual podr solicitar aclaraciones a los documentos aportados con la oferta. En caso de que el proponente allegue ms de dos (2) certificaciones, para efectos de la evaluacin se tendrn en cuenta nicamente las dos (2) certificaciones con mayor valor. Requisitos del personal:
Indicar que cuenta como mnimo con el siguiente personal operativo en su planta de personal, para la ejecucin del contrato: PERSONAL Un (1) Profesional en Psicologa con tres aos de experiencia. Un (1) Profesional en Educacin fsica con tres aos de experiencia. Un (1) Especialista en medicina deportiva con tres aos de experiencia. Un (1) Coordinador logstico con cinco aos de experiencia. Un (1) animador con tres aos de experiencia. Grupo de veinte (22) experiencia de un ao recreadores con CUMPLE
Capacidad de Organizacin de los Proponentes REGISTRO NICO DE PROPONENTES De acuerdo con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el artculo 6.1.2.1 del Decreto 734 de 2012, el oferente deber anexar a su oferta el documento correspondiente expedido por la Cmara de Comercio de su jurisdiccin, con fecha de expedicin no mayor a dos (2) meses de anterioridad respecto de la fecha lmite de recepcin de ofertas, en el cual conste su inscripcin y clasificacin en el Registro nico de Proponentes as: Registro nico de Proponentes Cuadro No. 1 Sistema de Clasificacin Industrial Internacional Uniforme (CIIU) Rev. 4 A.C.
En este caso, el oferente debe estar inscrito como se seala a continuacin:
Seccin R
Divisin
Grupo
Clase
Descripcin Actividades artsticas, de entretenimiento y recreacin
93 931 9329
Actividades deportivas y actividades recreativas y de esparcimiento Actividades deportivas. Otras actividades recreativas esparcimiento n.c.p.. y de
Registro nico de Proponentes Cuadro No. 2 Sistema de Clasificacin Industrial Internacional Uniforme (CIIU) Rev. 3.1. A.C. Seccin O Divisin Grupo Clase Descripcin OTRAS ACTIVIDADES DE SERVICIOS COMUNITARIOS, SOCIALES Y PERSONALES 92 ACTIVIDADES DE ESPARCIMIENTO Y ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS 924 9249 Actividades deportivas y actividades de esparcimiento Otras actividades de esparcimiento otras
No obstante, de conformidad con el artculo 6.4.6 del decreto 734 de 2012, los proponentes podrn presentar el certificado RUP expedido por la Cmara de Comercio de su jurisdiccin, en atencin a la informacin verificada con los requisitos del Decreto 1464 de 2010, hasta tanto el respectivo oferente actualice o ajuste la informacin requerida por el mencionado Decreto. De esta manera, en el certificado expedido en tales condiciones debe constar la inscripcin y clasificacin del proponente en las siguientes actividades, especialidades y grupos, as: y Registro nico de Proponentes Cuadro No. 3 ACTIVIDAD 3 Proveedor ESPECIALIDAD 23 - Servicios GRUPO 35 - Servicios de operacin logstica corporativos organizacin y de eventos
De conformidad con lo consagrado en el artculo 6.1.2.2 del Decreto 734 de 2012, la inscripcin del proponente debe encontrarse vigente y en firme para el momento de la verificacin de este requisito. De acuerdo con lo sealado en el inciso tercero del Artculo 6.1.2.6 del decreto 734 de 2012 "Certificado". El Certificado constituye plena prueba respecto de la informacin verificada documentales y cuyo registro se encuentra en firme. La firmeza de la inscripcin se adquiere pasados diez (10) das hbiles siguientes a la publicacin sin que se haya presentado recurso de reposicin en contra de la informacin inscrita. No obstante lo anterior, el inciso segundo del citado artculo, seala que cuando se renueve o actualice el Registro nico de Proponentes, la informacin que ha sido objeto de modificacin continuar vigente hasta que el acto de inscripcin correspondiente de la nueva informacin quede en firme. Cuando el proponente sea un Consorcio o Unin Temporal, para la verificacin de cumplimiento de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros debern acreditar la inscripcin y clasificacin en el Registro nico de Proponentes como Proveedores y al menos uno de los miembros deber estar inscrito en la especialidad y grupo solicitada. Para la presentacin de los documentos que se enuncian como requisitos habilitantes del pliego de condiciones, cada uno de los integrantes del Consorcio o de la Unin Temporal debern acompaarlos en forma individual, sin perjuicio del documento de constitucin del Consorcio o Unin Temporal. 1.3 CAPACIDAD FINANCIERA 1.3.1 DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO INDICADORES FINANCIEROS La evaluacin financiera de las propuestas, no tiene ponderacin alguna se efecta con el fin de garantizar la solvencia econmica y patrimonial del proponente, para tal efecto, se examinar la informacin del RUP actualizado con Balance a 31 de Diciembre de 2012 o fotocopia legible del Balance General a 31 de diciembre de 2012, donde se puedan claramente tomar los datos de los indicadores solicitados en el pliego de condiciones, certificados por contador pblico y debidamente dictaminado por el revisor fiscal si a ello hubiere lugar, acompaado: De la correspondiente Acta de aprobacin por parte de la asamblea de socios de los Estados financieros a 31 de diciembre de 2012 cuando corresponda. Fotocopias legibles de las tarjetas profesionales del Contador y Revisor Fiscal que firma el Balance. Certificacin legible de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores.
Lo anterior con el fin de analizar el Patrimonio, ndice de liquidez y nivel de endeudamiento. Cuando la propuesta sea presentada por consorcios o uniones temporales, igualmente la evaluacin financiera se realizar aplicando los factores sealados, sobre la composicin agregada, el proponente deber presentar LEGIBLE EL RUP ACTUALIZADO con Balance General a 31 de Diciembre de 2012. Para el caso de las propuestas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deber allegar la documentacin y requisitos mencionados en este numeral, segn lo indicado en el mismo." Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, los indicadores se calcularn con base en informacin del RUP actualizado con el Balance a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros
del Consorcio o Unin Temporal; en este ltimo caso, el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. 1.3.1.2 Diligenciar la Solicitud de Informacin Tributaria (Anexo 4) 1.3.1.3 Copia del Registro nico Tributario- RUT expedido por la DIAN. 1.3.1.4. Copia del Registro de Informacin Tributaria - RIT expedido por la Secretara de Hacienda Distrital, para el caso de las personas jurdicas o naturales domiciliadas en Bogot D.C. 2. CAUSALES DE RECHAZO 1. Cuando se presenten dos o ms propuestas por un mismo oferente ya sea directamente o por intermedio de otra persona. 2. Cuando no se presenten las aclaraciones y/o documentos habilitantes requeridos por la entidad, dentro del plazo establecido por el AGN. 3. No cumplir dentro del plazo otorgado por la Entidad, para subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos, segn lo establece el artculo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012, o aclarado no cumplan con los requerimientos exigidos. 4. Cuando no cumpla con las condiciones para participar. 5. Cuando de acuerdo con los documentos presentados, el representante legal del proponente o apoderado carezca de facultades suficientes para presentar la propuesta y el interesado no presente los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone de las facultades necesarias. 6. Presentacin de los precios de la propuesta en moneda distinta a pesos colombianos. 7. El mayor plazo ofrecido para la ejecucin. 8. No cumplir con los indicadores financieros sealados en el Pliego. 9. Cuando la carta de presentacin de la propuesta no est firmada. 10. La presentacin de ofertas parciales. 11. Cuando no est acompaada la propuesta de la garanta de seriedad de la oferta o cuando a pesar de haberse presentado y acompaado con la propuesta no logre subsanarse la correcta presentacin de la misma. La no presentacin de garanta de seriedad de forma simultnea con la oferta ser causal de rechazo con base en el artculo 5.1.7.1 del Decreto 0734 de 2012. 12. Si el (los) proponente(s) expresa(n) algn tipo de ajuste o incremento a los valores de la oferta. 13. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial para el presente proceso de contratacin o cuando efectuadas las correcciones aritmticas la propuesta se encuentre en la situacin anterior. 14. Cuando la oferta se presente en forma extempornea. El hecho de que un proponente se encuentre dentro de las instalaciones no lo habilita para que se le reciba la propuesta despus de la hora fijada. El proponente deber presentarse al AGN previendo los trmites que debe adelantar para el ingreso al mismo. En ningn caso, el AGN se har responsable del retraso en la entrada de algn proponente, por lo que es de nica y exclusiva responsabilidad de s t e disponer del tiempo necesario para la asistencia oportuna a la
diligencia del cierre del presente proceso. 15. Cuando se encuentre que el proponente se halla incurso en algunas de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Constitucin y la Ley. 16. Cuando el proponente influya o presione sobre el estudio de la propuesta. 17. Cuando la duracin de las personas jurdicas proponentes no sea superior a un (1) ao, contado a partir de la fecha en que debe cumplirse el plazo de ejecucin del futuro contrato. 18. Cuando el proponente no se encuentre a paz y salvo por concepto de pagos parafiscales y no tenga suscrito acuerdo de pago vigente de los aportes a cajas de compensacin y sistemas de seguridad social en pensiones y salud. 19. Cuando el proponente aparezca registrado en el boletn de responsables fiscales de la Contralora General de la Repblica. 20. Cuando el objeto social incluido en el certificado de existencia y representacin legal no le permita cumplir o desarrollar la actividad materia de la futura contratacin. 21. Cuando una persona natural o jurdica, por si o por interpuesta persona, forme parte de ms de un consorcio o unin temporal que presenten propuesta para esta convocatoria; as mismo, cuando una persona presente ms de una oferta para este proceso. 22. Cuando las propuestas no cumplan con la totalidad de las generalidades, especificaciones tcnicas, cantidades mnimas y condiciones mnimas solicitadas en estos pliegos de condiciones. 23. Cuando no se encuentren debidamente inscritos y clasificados en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su jurisdiccin. 24. Cuando el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolucin a que se refieren los artculos 218, 342, 351, 370 y 457 del Cdigo de Comercio. 25. Cuando el valor de la propuesta resulte artificialmente bajo, y analizadas las explicaciones del proponente, el comit asesor considere con fundamentos objetivos y razonables que esa propuesta econmica pone en riesgo el proceso y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de resultar favorecida con la adjudicacin y no se soporte el valor ofrecido por el proponente, conforme lo establecido en el artculo 2.2.10del Decreto 734 de 2012. 3. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO DE SELECCIN El AGN declarar desierto el proceso de seleccin en el caso de no presentarse manifestacin de inters dentro del trmino previsto de conformidad con el artculo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012 y nicamente por motivos o causas que impidan la seleccin objetiva. La declaratoria se har mediante acto administrativo en el cual se expresarn detalladamente las razones que condujeren a esa decisin. (Artculo 25 de la Ley 80 de 1993). Dicha decisin se comunicar a todas las personas que participaron en el presente pliego de condiciones. 4. DE LOS RIESGOS: Entindase por riesgo en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variacin sobre el resultado esperado, tanto en relacin con los costos como en la realizacin del servicio. Corresponder al contratista seleccionado la asuncin del riesgo previsible propio de este tipo de contratacin asumiendo su
costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del AGN en los Pliegos de Condiciones NOTA: Se aclara que los citados riesgos estn mencionados de manera enunciativa y explicativa sin que se entiendan agotados todos los riesgos inherentes y relacionados con el objeto de la presente contratacin, los cuales se entienden asumidos por el contratista salvo expresa manifestacin en contrario por parte del AGN; por consiguiente, es responsabilidad del contratista durante la etapa del proceso y hasta antes del cierre, hacer las observaciones que estime pertinentes en razn de su conocimiento especializado del servicio objeto de esta contratacin. El AGN se reserva el derecho a acoger o no las observaciones que se formulen acerca de la distribucin de los riesgos previsibles a cargo del contratista. El nivel de probabilidad de ocurrencia de los riesgos y la afectacin del contrato depende de la efectividad o no de las acciones realizadas por el contratista para eliminar o mitigar, segn sea el caso, los riesgos que se presenten durante la ejecucin del contrato. Los estudios previos se constituyen en el soporte que permite la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato, del cual se gener la matriz de Anlisis de riesgo contractual, en la que se encuentran los mecanismos de cobertura. Riesgo AGN: Que el CONTRATISTA no cumpla dentro del plazo estipulado con el objeto y/o obligaciones y especificaciones tcnicas de lo contratado. Riesgo Contratista: Que el AGN incumpla con lo que se compromete en las obligaciones y en la oportunidad necesaria, que le impida el cumplimiento del objeto contractual. RIESGOS OPERATIVOS:
ESTIMACION DEL RIESGO TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL RIESGO Contratista PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Medio VALORACION
No disponibilidad de los bienes y/o servicios necesarios para cumplir con el bien objeto del contrato. CALIDAD E IDONEIDAD DEL BIEN y/o SERVICIO (Por idoneidad de un bien y/o servicio, se entiende la aptitud del mismo para satisfacer las necesidades para las cuales ha sido producido el bien y/o servicio, as como las condiciones bajo las cuales se debe utilizar en orden a la normal y adecuada satisfaccin de dichas necesidades). Recepcin de los bienes y/o servicios en el tiempo acordado.
100%
Contratista
Medio
100%
Contratista
Medio
100%
RIESGOS FINANCIEROS:
ESTIMACION DEL RIESGO TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION DEL RIESGO PROBABILIDAD OCURRENCIA DE VALORACION
Falta de pago o retrasos en pagos del valor del contrato Contratante Sbito incremento de los precios o tarifas de cualquiera de los bienes y/o servicios prestados por el contratista. Bajo 100%
Contratista
Medio
100%
Incrementos de impuestos que afectan a todos los contribuyentes y a todas las actividades. Contratista Bajo 100%
RIESGOS JURIDICOS:
ESTIMACION DEL RIESGO TIPIFICACION DEL RIESGO ASIGNACION RIESGO Contratista DEL PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Bajo VALORACION
Riesgo por cambio del rgimen de contratacin que afecte el contrato y las condiciones pactadas en l. No firma del contrato dentro del trmino establecido para ello. Incumplimiento total del contrato. Incumplimiento parcial del contrato. Que el supervisor del contrato no cumpla con los deberes de supervisin y vigilancia.
100%
Contratista
Medio
100%
Contratista Contratista Contratante
Bajo Bajo Medio
100% 100% 100%
Teniendo en cuenta el valor, plazo y actividades a desarrollar el contrato debe ser amparado mediante garantas de que trata el Decreto 734 de 2012. 5. GARANTIAS: 1. GARANTIAS: El oferente que haya sido seleccionado, dada la naturaleza del contrato, en el presente proceso de seleccin constituir a favor del AGN las siguientes garantas: 6.1 Pliza nica de cumplimiento: La cual debe contener los siguientes amparos: Cumplimiento del contrato: dicho amparo se solicita para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del contrato, por un valor equivalente al 10% del valor del contrato, por un trmino de vigencia del mismo y cuatro meses ms. Calidad del servicio: por el valor equivalente al 10% del valor total del contrato por el trmino de duracin del mismo, la cual deber aportar para su aprobacin previamente a la suscripcin del acta de inicio. Pago de salarios prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo cubrir a la entidad de los perjuicios que se ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que est obligado el contratista, garantizando derivadas de la contratacin del personal utilizado para la ejecucin del contrato. El valor de esta garanta ser por el 5% del valor del contrato y deber extenderse por el plazo del contrato y tres aos ms.
6.2 Responsabilidad civil extracontractual: Este amparo se requiere ya que para la prestacin del presente servicio se debe contar con normas de seguridad que garanticen la integridad fsica de las personas que intervienen en el desarrollo del mismo, el valor de la garanta equivale al 10% del valor del contrato y en ningn caso inferior a 200 SMMLV al momento de la expedicin de la Pliza. La vigencia de esta garanta se otorgara por todo el periodo de ejecucin del contrato. La pliza de responsabilidad extracontractual deber contener, como mnimo, en adicin a la cobertura bsica de predios, labores y operaciones, los siguientes amparos: Cobertura expresa de los perjuicios que cause el asegurado tanto en la modalidad de dao
emergente, como en la modalidad de lucro cesante. Cobertura expresa de perjuicios extra patrimoniales. Cobertura expresa de la responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, salvo en el evento en que el subcontratista tenga su propio seguro de responsabilidad extracontractual, con los mismos amparos aqu requeridos. Cobertura expresa de amparo patronal. Cobertura expresa de vehculos propios y no propios. Mecanismos de participacin en la prdida, por parte de la entidad asegurada.
En la pliza de responsabilidad extracontractual solamente se podrn pactar deducibles con un tope mximo del diez por ciento (10%) del valor de cada prdida sin que en ningn caso puedan ser superiores a dos mil salarios mnimos legales mensuales vigentes (2.000 SMLMV). Las franquicias, coaseguros obligatorios y dems formas de estipulacin que conlleven asuncin de parte de la prdida por la entidad aseguradas no sern admisibles. 6. EVALUACION 6.1 EVALUACIN JURDICA - FACTOR HABILITANTE Se efectuar sobre los documentos de contenido jurdico objeto de evaluacin sealados en el numeral 1.1 del presente documento, de acuerdo con los criterios establecidos para cada uno de ellos. 6.2. EVALUACIN FINANCIERA FACTOR HABILITANTE La evaluacin financiera de las propuestas, se efectuara conforme a los documentos solicitados en el numeral 1.3 CAPACIDAD FINANCIERA; 1.3.1 DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO, del presente Pliego de Condiciones LOS FACTORES A EVALUAR SON: Patrimonio Se determina este indicador de dividir el valor del Patrimonio, valor reportado en el RUP actualizado con el Balance General a 31 de Diciembre de 2012, en SMMLV ($589.500), el cual debe ser igual o mayor a 137 SMLV. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, el Patrimonio se calcular con base en informacin del RUP actualizado a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal; en este ltimo caso, el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. ndice de Liquidez Se determina con los datos tomados del Registro nico de Proponentes actualizado con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones. Se concepta aceptable que los proponentes demuestren un respaldo de 1,0 es decir, que por cada $1.oo de obligaciones a corto plazo (pasivo corriente), disponga de $1.0 de sus activos corrientes, para atender los compromisos exigibles a corto plazo. El ndice de liquidez del proponente deber ser de 1,0 Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, el Patrimonio se calcular con base en la informacin del RUP actualizado con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente proceso de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros
del Consorcio o Unin Temporal; este ltimo caso el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. El ndice de liquidez del consorcio o unin temporal, deber ser de 1,0 Nivel de Endeudamiento Se obtiene el porcentaje de endeudamiento con los datos tomados del Registro nico de Proponentes actualizado con Balance General a 31 de Diciembre de 2012, solicitado en presente proceso, y el resultado se multiplicar por 100. El proponente debe demostrar un nivel de endeudamiento total (NET), menor o igual al 60%. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, se calcular el nivel de endeudamiento con base en la sumatoria simple del Pasivo Total y del Activo Total, que se registre en el Registro nico de Proponentes actualizado con Balance General 31 de Diciembre de 2012, solicitado en el presente pliego de condiciones, sobre la composicin agregada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin Temporal, en este ltimo caso el indicador se establecer de acuerdo con el porcentaje de la participacin de cada uno de los proponentes en la Unin Temporal. El nivel de endeudamiento obtenido del consorcio o unin temporal debe ser menor o igual al 60%. La informacin de carcter financiero allegada por los proponentes debe ser verdica y corresponder a la realidad financiera de la empresa. 6.3 EVALUACIN TECNICA FACTOR HABILITANTE La oferta como mnimo debe contener la descripcin del servicio, especificaciones tcnicas, unidad de medida y cantidad establecida en el Pliego de Condiciones Definitivo y cumplir con las especificaciones indicadas y sealadas en las FICHA TCNICA. Si en la propuesta se omite una o varias de las especificaciones sealadas o no se cumplen las especificaciones de la FICHA TCNICA, la propuesta ser calificada como NO CUMPLE TECNICAMENTE. Adems del cumplimiento de la totalidad de los requisitos mnimos tcnicos habilitantes, indicados en el ECYO, el oferente deber indicar los siguientes beneficios para la Entidad, diligenciando para ello los formatos correspondientes, factores que se ponderarn y otorgarn puntaje as: 7. FACTORES PUNTUABLES Y PONDERACIN: Adems del cumplimiento de la totalidad de los requisitos mnimos tcnicos habilitantes, indicados en los ECYO, el oferente deber indicar los siguientes beneficios para la Entidad, diligenciando para ello los formatos correspondientes, factores que se ponderarn y otorgarn puntaje as: PRECIO: PUNTAJE MAXIMO CINCUENTA (50) PUNTOS La evaluacin de este factor tiene un mximo de 50 puntos, la asignacin de los 50 puntos se otorgar al menor valor presentado en la propuesta econmica y a las propuestas restantes se les asignar el puntaje aplicando una regla de tres inversamente proporcional, incluyendo decimal as: PA=(VMN*PMAX)/VA Donde: PA=PUNTAJE A ASIGNAR A LA OFERTA VNM=VALOR DE LA MENOR OFERTA
PMAX= PUNTAJE MAXIMO (50) VA= VALOR DE LA OFERTA CALIDAD: PUNTAJE MAXIMO DIEZ (10) PUNTOS
La calidad de la propuesta presentada por el proponente se evaluar a partir de la experiencia del recurso humano que coloque a disposicin de la entidad para el cumplimiento de las actividades del contrato para lo cual se le asignarn diez (10) puntos de acuerdo con los siguientes criterios: El proponente deber presentar la hoja de vida de cada una de las personas que intervendrn en el desarrollo de la propuesta, debidamente diligenciadas. Las hojas de vida debern contener la fotocopia del ttulo profesional segn lo requerido, y fotocopia de la tarjeta profesional cuando para el ejercicio de la profesin se exija. Adems se deben adjuntar certificados donde se demuestre la experiencia especfica de cada uno que indiquen con claridad los datos de la entidad contratante, duracin del contrato, cargo y actividades realizadas. Los puntos se distribuirn de la siguiente manera:
PERSONAL Un (1) Profesional en Psicologa, Educacin fsica o medicina deportiva con cinco o ms aos de experiencia. Un (1) Coordinador logstico con seis o ms aos de experiencia. Un (1) animador con seis o ms aos de experiencia. PUTAJE 6
CALIDAD: COMO VALOR AGREGADO: PUNTAJE MXIMO VEINTE (20 PUNTOS) La evaluacin de este factor tiene un mximo de 20 puntos, la asignacin de los puntos se otorgar a los proponentes que entreguen 50 kits cada uno con el contenido que se relaciona:
KIT Once (11) cuadernos cuadriculados y rayados tamao 95 cosidos y preforrados, una cartuchera, un juego de reglas, una lonchera en tela y dos (2) recipientes para alimentos (Uno para slido y uno para lquido). Un (1) impermeable y una (1) sombrilla. PUTAJE
15
NOTA No. 1: Una vez adjudicado y legalizado el contrato, se deber hacer entrega total de los cincuenta (50) KIT requeridos por la Entidad, debidamente embalados por unidad al Supervisor del contrato. NOTA No. 2: Para la evaluacin se deber entregar un kit cinco (5) das antes de la fecha de cierre detallando los elementos suministrados y debidamente embalado. ESTMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL. PUNTAJE MXIMO DIEZ (10) PUNTOS
Para la calificacin de este aspecto se asignar un puntaje mximo de diez (10) puntos y se tendr en cuenta lo establecido en el artculo 4.2.2 del Decreto Reglamentario 734 de 2012, que delimita lo relacionado "servicio de origen nacional", disponiendo que: "son servicios de origen
nacional aquellos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislacin nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia", hecho que se acreditar con el certificado de existencia y representacin legal, para el caso de las empresas, con la copia de la cdula de ciudadana para las personas naturales y en caso de consorcio o unin temporal se acreditar con los documentos anteriormente mencionados, teniendo en cuenta la conformacin del mismo. De igual manera, conforme a lo establecido en el pargrafo del artculo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artculo 51 del Decreto 19 de 2012, se otorgara tratamiento de servicio de origen nacional a aquellos servicios originarios de los pases con los que Colombia a realizado tratado nacional en materia de compras estatales y de aquellos pases en los cuales en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgados a sus bienes y servicios nacionales. Este ltimo caso se demostrar mediante certificacin expedida por el Director de Asuntos Jurdicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual contendr lo siguiente: a) Lugar y fecha de expedicin de la Certificacin b) Nmero y fecha del Tratado c) Objeto del Tratado d) Vigencia del Tratado e) Indicar que va dirigido a la seleccin abreviada de menor cuanta del AGN. En cumplimiento de lo dispuesto por la ley 816 de 2003 los puntajes que se asignarn en cada uno de los casos sern:
PROTECCIN A LA INDUSTRIA NACIONAL El oferente cuya empresa se haya constituido por personas naturales de Colombia o por residentes en Colombia de acuerdo con la legislacin nacional o aplica principios de reciprocidad El oferente cuya empresa se haya constituido por personas naturales de Colombia o por residentes en Colombia y personas extranjeras de acuerdo con la legislacin nacional sin aplicacin principio de reciprocidad. El oferente cuya empresa se haya constituido por personas extranjeras de acuerdo con la legislacin nacional PUNTAJE MXIMO 10
CONDICIONES PREFERENCIALES A FAVOR DE OFERTA DE BIENES Y SERVICIOS PRODUCIDOS POR LAS MIPYMES. PUNTAJE MAXIMO DIEZ (10) PUNTOS PARA MICROEMPRESAS EMPRESAS: Se otorgar un puntaje de 10 puntos PARA PEQUEAS EMPRESAS: Se otorgar un puntaje de 6 puntos PARA MEDIANAS EMPRESAS: Se otorgar un puntaje de 3 puntos
Para los efectos de este numeral, el proponente deber anexar certificacin expedida por el contador pblico o revisor fiscal si lo tiene, en la que acredite los parmetros contenidos en el artculo 2 de la ley 590 de 2000 en aplicacin del pargrafo 2 del artculo 43 de la ley 1450 de 2011; por tanto, la certificacin deber indicar el nmero de trabajadores de la planta de personal y los activos totales expresados en salarios mnimos mensuales legales vigentes. En caso de uniones temporales o consorcios integrados por empresas de diferente tamao empresarial (micro, pequea y mediana empresa), el puntaje que se le asignar ser el que corresponda al miembro de mayor tamao empresarial.
NOTA: La omisin de la informacin requerida en este numeral no ser subsanable por ser factor de evaluacin y criterio de desempate, en todo caso, su no presentacin no restringe la participacin del proponente, ni es causal de rechazo de la oferta. 8. CRITERIOS DE DESEMPATE: Con el fin de dirimir un empate cuando respecto del puntaje total se llegue a presentar esta situacin en la puntuacin de dos o ms ofertas de manera que una y otra queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se aplicarn las siguientes reglas. a) La propuesta cuyo valor sea el ms bajo De persistir la igualdad: b) La propuesta que preste mayor puntaje en calidad. De persistir la igualdad: c) La propuesta que preste el servicio con el 100% de personal nacional
De persistir la igualdad: d) Si se encuentran Mipymes, la que sea 100% nacional sea proponente singular, o consorcio, unin temporal o promesa de sociedad futura, conformada nicamente por Mipymes nacionales, se preferir a sta De persistir la igualdad e) Si entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participacin al menos una Mipyme, se preferir a sta De persistir la igualdad f) En caso de persistir el empate en igualdad de condiciones, se preferir a aquellas empresas que en sus nminas por lo menos en un mnimo del 10% de sus empleados se encuentren en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997; condicin que debern mantener por un lapso igual al de la contratacin. De persistir la igualdad g) Si entre los proponentes se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura conformados con al menos un integrante que acredite las circunstancias establecidas en la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, ser preferido frente a los dems. De persistir la igualdad: h) Se decidir por sorteo que se efectuar entre los proponentes empatados, en audiencia pblica previa citacin, y cuyo resultado es aceptado de antemano por los proponentes involucrados en el empate, sin lugar a reclamacin alguna. CAPITULO III OTROS ASPECTOS DE LA PROPUESTA 1. Propuesta total: Se tendr como tal, la que se refiera a la totalidad del objeto e tem de la
presente Convocatoria y se ajuste a las especificaciones y requerimientos tcnicos mnimos. 1. 1 Propuesta parcial: No se admitirn ofertas parciales. 1.2 Propuesta alternativa: No se admitirn propuestas alternativas. 2. DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA Los documentos de la Convocatoria incluyen el conjunto de documentos que se especifican a continuacin: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Los documentos previos del presente proceso de seleccin El Pliego de Condiciones y sus anexos. Las adendas y comunicaciones que expida el AGN en desarrollo de la presente Convocatoria. Las actas que se expidan en desarrollo del presente proceso de seleccin. Las respuestas a las inquietudes presentadas por los interesados y los proponentes en desarrollo de la Convocatoria. Los dems documentos que se alleguen en el presente proceso de seleccin. El acta con la que se adjudique o declare desierto el proceso de seleccin o en general cualquier acto administrativo que con ocasin del mismo se expida. CAPITULO IV CONDICIONES PARTICULARES DEL CONTRATO 1. El plazo de ejecucin y vigencia del contrato se fija as: 1.1 1.1 Plazo de Ejecucin: HASTA EL 15 DE DICIEMBRE DE 2013, contados a partir de la firma del acta inicio previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin del mismo. 1.2 Vigencia del contrato: Cuatro (4) meses a partir del vencimiento del plazo de ejecucin. 1.3 Lugar de Ejecucin: Territorio Nacional. 1.4 Valor del Contrato: OCHENTA MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL CIENTO CINCUETA Y UN PESOS MCTE ($ 80.884.151). 1.4.1 Forma de Pago: El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, efectuar pagos parciales de acuerdo con los talleres o eventos realizados, en dicho perodo previo cumplimiento de los requisitos para realizar el mismo (presentacin de la factura por parte del contratista, certificacin de cumplimiento expedida por el supervisor, certificacin expedida por el Revisor Fiscal si lo tienen o del Representante Legal, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensin) de acuerdo al Art. 41 Ley 80 de 1993 y al Art. 23 Ley 1150 de 2007, ARL conforme a la Ley 1562 de 2012 y Parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensacin Familiar), en cumplimiento del artculo 50 de la Ley 789 de 2002 concordante con el artculo 1 de la Ley 828 de 2003, previo trmite administrativo y quedando condicionado a la disponibilidad del PAC. Obligaciones 2.1 Obligaciones del contratista:
1.
Suscribir el acta de inicio previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin del contrato. 2. Suscribir el contrato en la fecha establecida en el Pliego de Condiciones o en su defecto de acuerdo a las indicaciones dadas por la Entidad. 3. Ofrecer un Coordinador Logstico para todo el evento. 4. Cumplir con los servicios del objeto contratado. 5. Ofrecer el desarrollo de los eventos de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. 6. Constituir las Plizas requeridas por la entidad dentro de los dos (2) das siguientes a la firma del contrato. 7. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. 8. Acatar las observaciones y recomendaciones realizadas por el supervisor. 9. Reportar en caso de cualquier novedad o anomala, de manera inmediata la situacin al supervisor del contrato. 10. El contratista se obliga a presentar con cada factura la certificacin expedida por el revisor fiscal de la empresa (si lo tienen) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensacin Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del Art. 41 Ley 80 de 1993, Art. 23 de la Ley 1150 de 2007, Artculo 1 Ley 828 de 2003, Artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1562 de 2012. NOTA: Si la Persona Jurdica o la persona natural se encuentra exonerada de pago de parafiscales, segn el artculo 25 de la Ley 1607 de 2012 Reforma Tributaria, el Contador Pblico de la Empresa deber certificarlo. 11. Las dems que se requieran para cumplir con el objeto, en coordinacin con el supervisor del contrato, encargado de ejercer el control y vigilancia del mismo. 12. Realizar las actividades de bienestar durante el plazo de ejecucin del contrato de acuerdo con el cronograma acordado y aprobado por el supervisor. 13. Suscribir de manera conjunta el acta de liquidacin del contrato, con el supervisor de ste. 14. Todas aquellas enunciadas en la ficha tcnica y anexos, los estudios previos. 2.2. Obligaciones del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado - AGN. 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de las obligaciones pactadas. 4. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. 5. Verificar que los bienes y servicios solicitados cumplan con las especificaciones tcnicas 3. SUPERVISION DEL CONTRATO La Supervisin del contrato estar a cargo de la Coordinadora Grupo de Gestin Humana o quien designe el Director General, quien deber colaborar con el CONTRATISTA para la correcta ejecucin del contrato: a) verificar que el CONTRATISTA cumpla con sus obligaciones contractuales oportunamente; b) Formular requerimientos escritos al CONTRATISTA en caso de incumplimiento o cumplimiento tardo o deficiente de sus obligaciones y de iniciar los trmites tendientes a las sanciones previstas en este contrato; c) Expedir los documentos inherentes al cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA para efecto del pago; d) Suscribir con el CONTRATISTA las Actas de inicio, y con el Ordenador del Gasto del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, las actas de suspensin, terminacin anticipada y liquidacin. El superior se obliga a dar estricto cumplimiento a lo establecido en el captulo VII de la Ley 1474 de 2011.
4. INDEMNIDAD DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO De Conformidad con el artculo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012, contratista mantendr indemne al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO contra todo reclamo, demanda, accin legal y costo que pueda causarse o surgir por daos o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por aqul, sus subcontratistas o proveedores, durante la ejecucin del objeto contractual, y terminados stos, hasta la liquidacin definitiva del contrato. Se considera como hecho imputable al contratista todas las acciones u omisiones de su personal y de sus subcontratistas, proveedores y del personal al servicio de cualquiera de ellos; los errores y defectos de sus trabajos, y en general cualquier incumplimiento de sus obligaciones contractuales. En caso de que se establezca un reclamo, demanda o accin legal contra el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO por asuntos que segn el contrato sean de responsabilidad del contratista, ste ser notificado lo ms pronto posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la Ley para mantener indemne al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO. Si en cualquiera de los eventos previstos el contratista no asume debida y oportunamente la defensa del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO, este podr hacerlo directamente, previa notificacin escrita al contratista y este pagar todos los gastos en que incurra por tal motivo. En caso de que as no lo hiciere el contratista, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO tendr derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al contratita por razn de los trabajos motivo del contrato, o a utilizar cualquier otro mecanismo legal. CAPITULO V DEFINICIONES Y SIGNIFICADO DEL PLIEGO Aclaraciones: Cuando las modificaciones no afecten el valor o el plazo del contrato estas se consignarn en actas suscritas por las partes, salvo en el caso de errores mecanogrficos, de trascripcin o de copia, debidamente comprobados, donde la aclaracin la firmar nicamente el AGN y podr colocarse como nota marginal de la minuta que contenga el texto a aclarar. Adenda: Es el documento que se expedir con el fin de aclarar, modificar o precisar los presentes Pliegos, que se emitan con posterioridad a su expedicin y que formarn parte del mismo. Adicin: Cuando la modificacin implique la adicin en el valor. Adjudicacin: Es la decisin emanada del AGN por medio de la cual determina el(los) adjudicatario(s) del(los) contrato(s), y quien(es) en consecuencia corresponder, como derecho y obligacin la suscripcin del(los) mismo(s). Adjudicatario: Es el proponente que resulte favorecido de la adjudicacin. Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado: Es un Establecimiento Pblico (entidad del sector descentralizado del Nivel Nacional) adscrito al Ministerio de Cultura, ubicado en la carrera 6 No.6-91. Certificacin: Todo documento escrito expedido por una persona competente que da fe de algo que se pretende probar. Contratista: Es el proponente cuya propuesta ha sido adjudicada por el AGN y con quien se
ha celebrado el contrato. Contrato: Es el instrumento legal convenido y aceptado tanto por el AGN como por el contratista, para ejecutar el objeto y obligaciones del mismo, el cual ser ley para las partes. Da(s) corriente(s) o Da(s) calendario: Es cualquier da del calendario, entendido como el espacio de tiempo de 24 horas, sin tener en cuenta si se trata de un da hbil o inhbil. En el evento en que la fecha en que finalice un plazo establecido en los presentes Pliegos resulte ser un sbado o domingo u otro da inhbil, el ltimo da de tal perodo o la fecha correspondiente, se trasladar al da hbil siguiente. Da(s) hbil(es): Es cualquier da comprendido entre el lunes y el viernes de cada semana entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m., excluyendo de stos los das festivos determinados por Ley en la Repblica de Colombia. Documentos del contrato: Son aquellos que forman parte integrante del contrato independientemente que estn contenidos en otros documentos y que por su naturaleza complementen, aclaren o particularicen condiciones especiales a tener en cuenta durante la ejecucin y liquidacin del contrato. Documentos del proceso de seleccin: Son los que contienen la informacin general y particular y las instrucciones para los proponentes. Evaluacin: Para efectos del presente proceso de seleccin se entiende por evaluacin de las propuestas, las actividades mediante las cuales se verifica el cumplimiento de la propuesta frente a todas y cada una de las exigencias jurdicas, tcnicas y financieras de los Pliegos de Condiciones respectivamente. Inconsistencia: Falta de consistencia entre la informacin, manifestacin o documentos presentados en la propuesta, frente a la verificacin que realice directamente la entidad de la informacin, manifestacin o documentos aportados con la propuesta. Inexactitud: Falta de exactitud en informacin aportada por el proponente. algn dato contenido en un documento o
Modificacin: Todo cambio que se presente en la ejecucin del contrato sobre: especificaciones, cantidades, plazos, valor, o cualquier otro aspecto fundamental que afecte su ejecucin. Ponderacin: Para efectos del presente proceso de seleccin se ponderarn las ofertas evaluadas como CUMPLE en los anlisis jurdico, financiero, tcnico y de experiencia, segn sea el caso. La ponderacin se efectuar aplicando las frmulas o puntajes establecidos en el captulo respectivo. Proponente: Es la persona natural, persona jurdica que en forma individual o en Consorcio o Unin Temporal, presenta dentro de la oportunidad sealada para el efecto, una oferta. Propuesta Rechazada: Es la propuesta que se encuentra en una de las causales de rechazo sealadas en el presente Pliego de Condiciones. Propuesta que no cumple: Es aqulla que contando con los requisitos necesarios para ser evaluada, no cumple con las exigencias de los presentes Pliegos, sean stas de carcter jurdico, financiero, tcnico, econmico y de experiencia.
ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA
Ciudad y fecha Seores ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO Bogot, D.C.
REFERENCIA:
PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA - AGN No. 004 DE 2013
Respetados seores: Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar propuesta para participar en el proceso de seleccin abreviada de Menor Cuanta AGN No. 004 de 2013 tendiente a contratar de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones. As mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicacin, me comprometo a presentar los documentos requeridos para la suscripcin del contrato, a suscribir el mismo y a efectuar los trmites para la legalizacin y ejecucin del contrato, dentro de los plazos establecidos para el efecto en el pliego de condiciones. Igualmente, me comprometo a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de seleccin, as como los del contrato, los precios de esta propuesta y las dems estipulaciones de la misma, en las partes aceptadas por el AGN. En mi calidad de proponente declaro: 1. Que conozco el pliego de condiciones del proceso de seleccin en referencia e informaciones sobre preguntas y respuestas, as como los dems documentos relacionados con el objeto a desarrollar y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. 2. Igualmente, declaro bajo la gravedad del juramento que toda la informacin aportada y contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobacin. 3. Que acepto las condiciones y dems exigencias para la ejecucin del contrato. 4. Que en caso de que se me adjudique el contrato me comprometo a suscribir el acta de iniciacin con el AGN y a terminar el contrato dentro de los plazos contractuales, de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso de seleccin. 5. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual. 6. Que con la firma de la presente carta bajo la gravedad del juramento, manifiesto que el proponente (o los integrantes del proponente si el mismo es un consorcio o unin temporal) que no se encuentra incurso dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitucin Poltica, la Ley 80 de 1993 y dems normas pertinentes. 7. Que el proponente (ni los miembros que lo integran si fuere el caso) no est (n) reportado (s) en el ltimo Boletn de Responsables Fiscales, expedido por la Contralora General de la Repblica.
8. Que le cuidadosamente el pliego de condiciones y elabor mi propuesta ajustada a los mismos. Por tanto, conoc y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes. 9. Que he recibido y conozco las siguientes adendas: de fecha de fecha 10. Que he recibido y conozco los siguientes documentos sobre preguntas y respuestas: de fecha de fecha 11. QUE MI propuesta SE RESUME ASI: Nombre completo del proponente Cdula de ciudadana o NIT Representante legal Pas de origen del proponente (En caso de Consorcio o Unin Temporal, se debe indicar el nombre de cada una de las partes que lo conforman) VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA INCLUIDO EL IVA Y TODOS LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS QUE CONLLEVE LA EJECUCIN DEL CONTRATO: $ PLAZO PARA EJECUTAR EL Nos comprometemos a ejecutar el contrato, en los plazos establecidos en el pliego de CONTRATO: condiciones en referencia. VALIDEZ DE LA PROPUESTA: Para todos los efectos, se entender que es por una vigencia igual a la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta.
GARANTIA DE SERIEDAD: Aseguradora: Valor : Vigencia :
$ Desde: ( , , ) Hasta: ( , , ) (Da,mes,ao) (Da,mes,ao)
13.
Que los siguientes documentos de nuestra propuesta cuentan con reserva legal:..................................., segn las siguientes normas:..................................
14. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados.
15. Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de seleccin las recibir en la siguiente direccin:
Direccin: Ciudad: Telfono(s): Fax: Correo Electrnico:
Atentamente,
Nombre o Razn Social del Proponente: Nit: Nombre del Representante Legal: C.C. N de FIRMA:
NOMBRE DE QUIEN FIRMA:
ANEXO No. 2 FORMATO COMPROMISO CONSORCIAL Entre, (persona jurdica) --------------------, domiciliados en ----------------, constituida mediante Escritura No. -------- otorgada ende --- en la Notara ---- de --------, representada en ste acto por --------, mayor de edad y vecino de -----, identificado con la cdula de ciudadana No. ------------ de -------, quien obra en su carcter de --------------, con amplias atribuciones al efecto, por una parte, y (persona jurdica)--------------------------------, domiciliada en ---------, constituida mediante Escritura No. --------- otorgada el --- de ---- de ---- en la Notara -----de---------------- representada en este acto por -----------------, mayor de edad y vecino de -----------, identificado con la cdula de ciudadana No. -------------- de -------------, quien obra en su carcter de ---------------------------, con amplias atribuciones, hemos determinado celebrar un compromiso o convenio consorcial que se regir por las siguientes clusulas: PRIMERA.Este compromiso se celebra con el fin de integrar, como en efecto se integra por medio del presente documento, un consorcio entre ------------- y -------------------------- y ----------------------- y ------------------------------- para efectos de presentar una oferta conjunta para el proceso de seleccin por la modalidad de SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA AGN. N. 004 de 2013, cuyo objeto es _______, de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones. SEGUNDA.- Por virtud de lo anterior nos comprometemos desde ahora, por medio del presente documento, tanto a presentar una oferta conjunta, como a celebrar y ejecutar el contrato respectivo en caso de seleccin, igualmente en forma conjunta y dentro de las condiciones exigidas por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO. TERCERA.- Queda expresamente convenido que los consorciados respondemos solidariamente por el cumplimiento total de la oferta y de la ejecucin del contrato; en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de los citados eventos, afecta a todas las personas que lo conforman. CUARTA.- Celebrado el contrato, queda convenido que no podr haber cesin del mismo entre los miembros que integren el consorcio. Cuando se trate de cesin a terceros, se requerir de la autorizacin previa, expresa y escrita del AGN. QUINTA.- Se hace constar, adems que quienes estamos suscribiendo este compromiso disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente convenio sino tambin para la ejecucin y celebracin de todos los actos y contratos que se deriven tanto del compromiso consorcial como de la adjudicacin del contrato que de ella se derive. SEXTA.DURACIN: que la duracin del compromiso consorcial se extender desde la firma del presente compromiso, por todo el plazo de ejecucin del contrato que nos sea adjudicado y un (1) ao ms. No obstante lo anterior, en el evento en que no ocurriere la liquidacin dentro del ao siguiente a la terminacin del contrato, la duracin se extender hasta la liquidacin del contrato. SPTIMA.- DIRECCIN: Para todos los efectos ante EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, se consignan a continuacin las direcciones donde funcionan las oficinas de los consorciados, a saber: -----------------------------. No obstante lo anterior, se acepta desde ahora que EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, puede dirigirse al consorcio a la siguiente direccin: ---------------------------------. Para todos los efectos los integrantes del Consorcio designamos de comn acuerdo a ------------, identificado con C.C. No............. como representante del mismo. Para constancia se firma a los __________ FIRMAS
DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN
ANEXO No. 3 COMPROMISO UNIN TEMPORAL Entre, (persona jurdica) -----------------, domiciliados en --------------- constituida mediante Escritura Pblica No.-------- otorgada en ------- de --- en la Notara ---- de -----------, representada en ste acto por -------------------------------- mayor de edad y vecino de --------------, identificado con la cdula de ciudadana No.-------------------- de -----------, quien obra en su carcter de ----------------- con amplias atribuciones al efecto, por una parte, y (persona jurdica) -------------------------------, domiciliada en -----, constituida mediante Escritura No.-------------- otorgada el ----- de ----, mayor de edad y vecino de ----------- identificado con la cdula de ciudadana No. -- de --------, quien obra en su carcter de -----------, con amplias atribuciones hemos determinado celebrar un compromiso de unin temporal que se regir por las siguientes clusulas: PRIMERA.- Este compromiso se celebra con el fin de integrar, como en efecto se integra por medio del presente una oferta conjunta para la SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA AGN. N 004 de 2013, SEGUNDA.- Por virtud de lo anterior nos comprometemos desde ahora, por medio del presente documento, tanto a presentar una oferta conjunta, como a celebrar y ejecutar el contrato respectivo en caso de seleccin, igualmente en forma conjunta y dentro de las condiciones exigidas por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN. TERCERA.- Queda expresamente convenido que las personas que integramos esta Unin Temporal respondemos solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y de la ejecucin del contrato, en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de los citados eventos afecta a todos los integrantes que la conforman. Para efectos de la aplicacin de las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y de la orden, convenimos que los trminos y extensin de nuestra participacin de la ejecucin del contrato, es la siguiente: ______________________________. Igualmente nos comprometemos a no modificar los trminos y la extensin de las actividades sealadas anteriormente sin el consentimiento previo y escrito del AGN. CUARTA.- Celebrado el contrato, queda convenido que no podr haber cesin del mismo entre los miembros que integren la Unin Temporal. Cuando se trate de cesin a terceros, se requerir de la autorizacin previa, expresa y escrita del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN. QUINTA.- Se hace constar, adems que quienes estamos suscribiendo este compromiso disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente convenio sino tambin para la ejecucin y celebracin de todos los actos y contratos que se deriven tanto de la Unin Temporal como de la seleccin y del contrato que de ella se derive. SEXTA.- DURACIN: que la duracin del compromiso de unin temporal se extender desde la firma del presente compromiso, por todo el plazo de ejecucin del contrato que nos sea adjudicado y un (1) ao ms. No obstante lo anterior, en el evento en que no ocurriere la liquidacin dentro del ao siguiente a la terminacin del contrato, la duracin se extender hasta la liquidacin del contrato. SPTIMA.- DIRECCIN: Para todos los efectos ante EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, se consignan a continuacin las direcciones donde funcionarn las oficinas de las personas que integran la Unin Temporal a saber: -----------. No obstante lo anterior, se acepta desde ahora que El Archivo General de la Nacin, puede dirigirse a la siguiente direccin-----Para todos los efectos los integrantes de la Unin Temporal de comn acuerdo designamos a -------- como representante de la misma. Para constancia se firma en -------------------a los -------FIRMAS. DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN
ANEXO 4 INFORMACIN TRIBUTARIA Apreciado contratista: Para dar cumplimiento a la ley 863 del 29 de diciembre de 2003 y al acuerdo 65 del 27 de junio de 2002, normas que establecen la obligacin de efectuar las retenciones en los impuestos de IVA, INDUSTRIA Y COMERCIO e IMPUESTO A LA RENTA, favor suministrar la siguiente informacin la cual permitir efectuar correctamente sus pagos. FECHA: __________________________________________ NOMBRE Y RAZON SOCIAL: _________________________________________________ DIRECCION COMERCIAL: ___________________________________________________ CIUDAD DE OPERACIN: __________________________TELEFONO:_______________ CORREO ELECTRONICO: __________________________FAX:_____________________
C.C Rgimen Comn Gran Contribuyente Autoretenedor
NIT
No_________________________ Rgimen Simplificado
SI SI
NO NO
Resolucin No________________ Actividad econmica (ICA) ______________ Cdigo_______________ ENTIDAD BANCARIA ________________________________________ SUCURSAL________________________________________________
IDENTIFICACI N TRIBUTARIA Y BANCARIA
Cta Corriente Cta de Ahorros
No____________________________________ No____________________________________
_______________________________________ Nombre y firma del Responsable
ANEXO No. 5 SOPORTE TCNICO Y ECONOMICO

Soporte Tcnico Soporte Econmico (*) Unidad de Medida Valor Unitario Cantidad con IVA($)
48
Descripcin del Bien y Especificaciones Tcnicas tem
Taller pre-pensionados AGN Temas Generales de Desarrollo: Cambio , Salud / nutricin, Finanzas personales, Utilizacin del tiempo, Familia Acompaamiento consultor profesional psiclogo con experiencia mnima de 3 aos en procesos de similares caractersticas. Capacidad: 1 participante en dos sesiones 1 Duracin: 16 Horas Ctedra Magistral, abordando las temticas indicadas inicialmente, el cual incluye: Desayuno y refrigerio a.m y p.m (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Almuerzo durante los dos das del evento (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos). ACTIVIDADES DEPORTIVAS Torneo de bolos , futbol cinco, basquetbol, voleibol, rana y tejo para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado Profesional en educacin fsica, tres recreadores por actividad, juez, 6 anotadores, arbitro y operador logstico, un especialista en medicina deportiva segn requerimiento de la actividad deportiva a realizar; experiencia mnima de 3 aos en procesos de similares caractersticas (adjuntar hojas de vida de dichos profesionales). Capacidad: Bolos 100 participantes, futbol cinco 10 participantes, basquetbol 10 participantes, voleibol 12 participantes, rana 100 participantes, tejo 100 participantes y un Coordinador por cada actividad para los funcionarios del Archivo, todas las intervenciones deportivas se desarrollarn en una jornada 2 Duracin: 8 Horas en la fecha establecida en el cronograma suministrado por la Entidad. Servicio Transporte: prestar servicio de transporte en buses de modelo no inferiores al ao 2010, los cuales debern contar con SOAT, seguro de responsabilidad civil extracontractual y revisin tcnico mecnica al da y licencia de trnsito, tarjeta de operacin vigente, tarjeta propiedad del vehculo. Salida de la carrera 6 No 6 91 con destino al lugar del evento a las 7.00 am y retorno a la carrera 6 No 6 91 a las 5.00 pm Alimentacin: de conformidad con ficha tcnica de alimentos Desayuno, refrigerios am y pm, almuerzo Las disciplinas deportivas enunciadas se realizaran en un match en las instalaciones del contratista dentro del permetro urbano durante una misma jornada, con reconocimientos que distingan a los ganadores por disciplina, entrega de bonos valorizados para 1er y 2do lugar de cada actividad, 1er lugar: bonos para dos personas valorizados en una salida recreativa para ganador y acompaante del mismo que incluya alimentacin y un segundo lugar cena para el ganador y el acompaante. Suministrar: 1 1 Unidad
Soporte Tcnico
Soporte Econmico (*) Unidad de Medida Valor Unitario Cantidad con IVA($)
49
Desayuno, Refrigerio p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) SALIDA RECREATIVA DA DE LOS NIOS Salida recreativa a un parque infantil para nios de 0 a 12 aos el cual debe contar con juegos mecnicos as como juegos apropiados para nios menores de cinco aos y men infantil (Cajita Feliz de bebes , almuerzo para nios mayores de cinco aos , padre y refrigerio am y pm ) Siete recreadores con experiencia mnima de un ao, servicio de enfermera y un coordinador logstico con experiencia mnima de 5 aos en procesos de similares caractersticas y profesional en reas afines. Capacidad: 45 nios mayores de cinco aos 5 nios menores de 5 aos y 35 padres se desarrollar en una jornada Duracin: 8 Horas Transporte: prestar servicio de transporte en buses modelos no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con SOAT, seguro de responsabilidad civil extracontractual y revisin tcnico mecnica al da, licencia de trnsito, Tarjeta de operacin vigente, Tarjeta propiedad del vehculo. Salida de la carrera 6 No 6 91 con destino al lugar del evento a las 7.00 am y retorno a la carrera 6 No 6 91 al finalizar el evento Servicio Alimentacin: Refrigerio a.m. y p.m. almuerzo y cajita feliz (De conformidad 11con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Material Didctico: Libros de cuentos infantiles en tela para nios menores de 5 aos y libros para colorear para nios mayores de cinco, colores, material didctica jenga, estos objetos se debern entregar en un morral tipo escolar (Se deber traer muestra del Kit de los nios 5 das antes a la fecha de cierre. Parque con juegos mecnicos fuera de la ciudad garantizando el acceso de los nios en las diferentes edades con juegos apropiados y entrega de brazalete para los padres y los nios Alimentacin: Desayuno, Refrigerio p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) espacio exclusivo para entrega de refrigerios y material didctico kits y actividades con recreacin para nios menores de cinco aos. EXALTACION DE FUNCIONARIOS: por evaluacin del desempeo laboral. Un animador, recreadores para acompaamiento del programa con mnimo 1 ao de experiencia desarrollo de programas acreditados por alguna entidad pblica o privada. 4 Capacidad 65 participantes Duracin 8 horas segn cronograma de actividades Zona de clima clido a dos horas de Bogot en instalaciones propias cuatro Recreacionistas actividades dirigidas Servicio Unidad
Soporte Tcnico
50
Saln dotado con 63 sillas, video beam iluminacin completa sonido y msica para entrega de reconocimientos. Zona de alimentacin, Zonas verdes y piscina,, Zona de juegos (billar, rana, ping pong), zona hmeda, Viejo tk. Desayuno, Refrigerio a.m.y p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 691-con destino a las instalaciones del evento fuera de Bogot - y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, Tarjeta de operacin vigente, tarjeta propiedad del vehculo y pliza de responsabilidad civil extracontractual. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. ACTIVIDAD CULTURAL TEMATICA Actividad cultural temtica carnaval de barranquilla para 117 personas , la cual deber contar con cuatro recreadores , un animador un DJ msica viejo tk, transporte y alimentacin requerida Recreadores y animador con experiencia superior a tres aos en el manejo de grupos con similares caractersticas Capacidad para 117 personas Duracin de 8 horas 5 A dos horas de Bogot, clima clido. Fiesta temtica que incluye decoracin y disfraces de carnaval de Servicio Barranquilla y personajes. Desayuno Refrigerio a.m y p.m, almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 691-con destino a las instalaciones del evento fuera de Bogot - y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, pliza de responsabilidad civil extracontractual, tarjeta de operacin vigente, tarjeta propiedad del vehculo. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. PASADIA CORPORATIVA EN BONO REDIMIBLE PASADIA CORPORATIVA O SU EQUIVALENTE REDIMIBLE EN LUGARES DE RECREACIN, SALUD Y BELLEZA Brindar la recreacin requerida con calidad y oportunidad o la conversin del valor de la actividad por persona en bonos redimibles en lugares de recreacin, salud y belleza. 117 Las actividades deben ser ejecutadas en las instalaciones propias del contratista. Capacidad para 117 personas que sern distribuidas en seis (6) grupos por evento, de conformidad con el cronograma establecido por la Entidad. Unidad 1
Soporte Tcnico
51
Duracin de las actividades de ocho (8) horas en Bogot, que incluye: 1. Ingreso, Transporte, Parqueadero, Actividades deportivas de saln, aire libre, gimnasio y zonas hmedas o spa con masajes Juegos electrnicos, Bolos, Recreadores 1 por cada 30 personas 8. Almuerzo, refrigerio am y pm (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos). Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6- 91con destino a las instalaciones del evento y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, pliza de responsabilidad civil extracontractual, tarjeta propiedad del vehculo, tarjeta de operacin vigente. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. BONO CULTURAL BONO RECREATIVO CULTURAL 7 50 Bonos para ingresar a cine en formato 3D con Combo Personal 34 Bonos para asistir a obras de Teatro Las obras de Teatro deben ser de reconocimiento nacional e internacional. Bono 84
NOTA: EL PROPONENTE DEBE ANEXAR JUNTO CON SU OFERTA CERTIFICACION FIRMADA POR LA PERSONA NATURAL Y/O REPRESENTANTE LEGAL EN LA QUE ACREDITE QUE SE SUJETA DE MANERA INTEGRAL AL CUMPLIMIENTO DE TODOS Y CADA UNO DE LOS ITEMS CONTENIDOS EN LAS FICHAS TECNICAS DEL PRESENTE PROCESO.
TOTAL
52 ANEXO No. 6. FICHAS TECNICAS FICHA TCNICA No. 1

INSTRUCTIVO ACTIVIDAD INFORMACIN Taller pre-pensionados AGN Temas Generales de Desarrollo Cambio Salud / nutricin Finanzas personales Utilizacin del tiempo Familia Acompaamiento consultor profesional psiclogo con experiencia mnima de 3 aos en procesos de similares caractersticas. Capacidad: 1 participante en dos sesiones
1. Servicio profesional y de apoyo a la gestin,

inclusive los de servicios de apoyo a la supervisin.
1.1. Perfil o formacin y experiencia requeridos. 2. Caractersticas Generales del Servicio 3. Caractersticas Tcnicas o Especificas del
Servicio
Duracin: 16 Horas Ctedra Magistral, abordando las temticas inicialmente, el cual incluye:
indicadas
Desayuno y refrigerio a.m y p.m (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Almuerzo durante los tres das del evento (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos)
4. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada

una de ellas. En las obligaciones se deben destacar las metas y los entregables o productos.
1.
5. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que

el bien o servicio exija de la entidad, como informacin, documentos, espacios locativos, equipos, entre otros.
6. Plazo de ejecucin 7. Fecha para la que se requiere disponible el

personal a contratar. 8. Otros? Especifique cul (es)
Ofrecer un cupo para adelantar taller de preparacin para el retiro laboral. 2. El evento deber desarrollarse en las instalaciones propias del contratista. 3. Allegar el certificado de asistencia al taller. 4. Constituir las Plizas requeridas por la entidad 5. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. 6. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. 7. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor. 8. Entregar para la ejecucin del contrato y para el pago copia del comprobante del pago del aporte mensual al sistema de seguridad social ( salud y Pensin) 9. Suministrar la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta ( ahorro o corriente ), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte Hasta el 15 de Diciembre de 2013 De conformidad con el cronograma que la entidad establezca. N/A
9. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de
Se encuentran cubiertos por el rgimen de garantas
presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
53
FICHA TCNICA No. 2

INSTRUCTIVO ACTIVIDAD INFORMACIN ACTIVIDADES DEPORTIVAS Torneo de bolos , futbol cinco, basquetbol, voleibol, rana y tejo para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado Profesional en educacin fsica, tres recreadores por actividad, juez, 6 anotadores, arbitro y operador logstico, un especialista en medicina deportiva segn requerimiento de la actividad deportiva a realizar; experiencia mnima de 3 aos en procesos de similares caractersticas (adjuntar hojas de vida de dichos profesionales). Capacidad: Bolos 100 participantes, futbol cinco 10 participantes, basquetbol 10 participantes, voleibol 12 participantes, rana 100 participantes, tejo 100 participantes y un Coordinador por cada actividad para los funcionarios del Archivo, todas las intervenciones deportivas se desarrollarn en una jornada Duracin: 8 Horas en la fecha establecida en el cronograma suministrado por la Entidad. Transporte: prestar servicio de transporte en buses de modelo no inferiores al ao 2010, los cuales debern contar con SOAT, seguro de responsabilidad civil extracontractual y revisin tcnico mecnica al da, licencia de transito, tarjeta de operacin vigente tarjeta propiedad del vehculo. Salida de la carrera 6 No 6 91 con destino al lugar del evento a las 7.00 am y retorno a la carrera 6 No 6 91 a las 5.00 pm Alimentacin: de conformidad con ficha tcnica de alimentos Desayuno, refrigerios am y pm, almuerzo Las disciplinas deportivas enunciadas se realizaran en un match en las instalaciones del contratista dentro del permetro urbano durante una misma jornada, con reconocimientos que distingan a los ganadores por disciplina, los cuales sern puntuados teniendo en cuenta criterios de satisfaccin al funcionario y a su acompaante y entrega de bonos valorizados para primer y segundo lugar de cada actividad. Suministrar: Desayuno, Refrigerio p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos)

inclusive los supervisin. de servicios de apoyo a la
1.1. Perfil o formacin y experiencia requeridos.
2. Caractersticas Generales del Servicio
3. Caractersticas Tcnicas o Especificas del Servicio

Ofrecer el desarrollo del evento de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas por disciplina en una sola sede. Efectuar la inscripcin de los participantes Llevar el control del desarrollo de cada disciplina deportiva. Contar con los implementos que cada disciplina requiera (zapatos par por participante en bolos, balones, canchas de de bolos, futbol cinco, basquetbol, voleibol y mallas anotadores y para el torneo de bolos rbitros). Contar con los reconocimientos por equipo en primer y segundo lugar. Constituir las Plizas requeridas por la entidad Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados
del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del
54
5. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que el

bien o servicio exija de la entidad, como informacin, documentos, espacios locativos, equipos, entre otros.

contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor. Entregar para la ejecucin del contrato y para el pago copia del comprobante del pago del aporte mensual al sistema de seguridad social ( salud y Pensin) Suministrar la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte Hasta el 15 de Diciembre de 2013 De conformidad con el cronograma que la entidad establezca N/A
9. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
Los riesgos se encuentran cubiertos por el rgimen de garantas y la ARL Sura.
FICHA TCNICA No. 3

INSTRUCTIVO ACTIVIDAD INFORMACIN SALIDA RECREATIVA DA DE LOS NIOS Salida recreativa a un parque infantil para nios de 0 a 12 aos el cual debe contar con juegos mecnicos as como juegos apropiados para nios menores de cinco aos y men infantil (Cajita Feliz de bebes , almuerzo para nios mayores de cinco aos , padre y refrigerio am y pm ) Siete recreadores con experiencia mnima de un ao, servicio de enfermera y un coordinador logstico con experiencia mnima de 5 aos en procesos de similares caractersticas y profesional en reas afines. Capacidad: 45 nios mayores de cinco aos 5 nios menores de 5 aos y 35 padres se desarrollar en una jornada Duracin: 8 Horas Transporte: prestar servicio de transporte en buses modelos no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con SOAT, seguro de responsabilidad civil extracontractual y revisin tcnico mecnica al da, licencia de transito, tarjeta de operacin vigente tarjeta propiedad del vehculo. Salida de la carrera 6 No 6 91 con destino al lugar del evento a las 7.00 am y retorno a la carrera 6 No 6 91 al finalizar el evento Alimentacin:

inclusive los de servicios de apoyo a la supervisin.
Refrigerio a.m. y p.m. almuerzo y cajita feliz (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos)
55
3. Caractersticas Tcnicas o Especificas del

Servicio
Parque con juegos mecnicos fuera de la ciudad garantizando el acceso de los nios, entrega de brazalete para los padres y los nios Alimentacin: Desayuno, Refrigerio p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) espacio exclusivo para entrega de refrigerios y material didctico kits y actividades con recreacin para nios menores de cinco aos , t.

1.
5. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que

el bien o servicio exija de la entidad, como informacin, documentos, espacios locativos, equipos, entre otros.
Ofrecer el desarrollo del evento de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. 2. Contar con los juegos mecnicos y zona de alimentacin con sillas. 3. Constituir las Plizas requeridas por la entidad 4. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. 5. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. 6. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor. 7. Suministra la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica. 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte

Hasta el 15 de Diciembre de 2013 De conformidad con el cronograma que la entidad establezca N/A
FICHA TCNICA No. 4

INSTRUCTIVO ACTIVIDAD 1. Servicio profesional y de apoyo a la gestin, inclusive los de servicios de apoyo a la supervisin. INFORMACIN EXALTACION DE FUNCIONARIOS EXALTACION DE FUNCIONARIOS desempeo laboral. por evaluacin del
Recreadores para acompaamiento del programa con mnimo 1 ao de experiencia desarrollo de programas
acreditados por alguna entidad pblica o privada. Capacidad 63 participantes Duracin 8 horas segn cronograma de actividades
56
3. Caractersticas Tcnicas Servicio
o Especificas
del
Zona de clima clido a dos horas de Bogot en instalaciones propias cuatro Recreacionistas actividades dirigidas Saln dotado con 63 sillas, video beam iluminacin completa sonido y msica para entrega de reconocimientos. Zona de alimentacin Zonas verdes y piscina Zona de juegos (billar, rana, ping pong), zona hmeda. Viejo tk Desayuno, Refrigerio a.m.y p.m y almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6- 91-con destino a las instalaciones del evento fuera de Bogot - y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, tarjeta de operacin vigente tarjeta propiedad del vehculo, Pliza de responsabilidad civil extracontractual. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. 1. Ofrecer el desarrollo del evento de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. 2. Constituir las Plizas requeridas por la entidad 3. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. 4. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. 5. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor. 6. Entregar para la ejecucin del contrato y para el pago copia del comprobante del pago del aporte mensual al sistema de seguridad social ( salud y Pensin) 7. Suministrar la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte Hasta el 15 de Diciembre de 2013
4. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada una de ellas. En las obligaciones se deben destacar las metas y los entregables o productos.
5. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que el bien o servicio exija de la entidad, como informacin, documentos, espacios locativos, equipos, entre otros.
6. Plazo de ejecucin 7. Fecha para la que se requiere disponible el personal a contratar.
De conformidad con el cronograma que la entidad establezca 8. Otros? Especifique cul (es) N/A
9. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones
normales.
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FICHA TCNICA No. 5

INSTRUCTIVO ACTIVIDAD 1. Servicio profesional y de apoyo a la gestin, inclusive los de servicios de apoyo a la supervisin. INFORMACIN ACTIVIDAD CUTURAL TEMATICA Actividad cultural temtica carnaval de barranquilla para 117 personas , la cual deber contar con cuatro recreadores , un animador un DJ transporte y alimentacin requerida Recreadores y animador con experiencia superior a tres aos en el manejo de grupos con similares caractersticas Capacidad para 117 personas Duracin de 8 horas A dos horas de Bogot, clima clido. Fiesta temtica que incluye decoracin y disfraces de carnaval de Barranquilla y personajes. 3. Caractersticas Servicio. Tcnicas o Especificas del Desayuno Refrigerio a.m y p.m, almuerzo (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos) Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 6- 91-con destino a las instalaciones del evento fuera de Bogot - y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, tarjeta de operacin vigente tarjeta propiedad del vehculo, Pliza de responsabilidad civil extracontractual. Pliza de responsabilidad civil extracontractual. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. 4. Obligaciones a exigir al contratista. Detalle cada una de ellas. En las obligaciones se deben destacar las metas y los entregables o productos. 1. 2. 3. Ofrecer el desarrollo del evento de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. Constituir las Plizas requeridas por la entidad Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor. Entregar para la ejecucin del contrato y para el pago copia del comprobante del pago del aporte mensual al sistema de seguridad social ( salud y Pensin) Suministrar la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica

4.
5.
6.
7.
5. Obligaciones del AGN, definirlas en el caso que el bien o servicio exija de la entidad, como informacin, documentos, espacios locativos, equipos, entre otros.
1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte
6. Plazo de ejecucin
Hasta el 15 de Diciembre de 2013
7. Fecha para la que se requiere disponible el personal a contratar. 8. Otros? Especifique cul (es)
De conformidad con el cronograma que la entidad establezca N/A
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FICHA TCNICA No. 6

NOMBRE DEL PRODUCTO O DEL BIEN 1. Nombre comercial del producto o bien PASADIA CORPORATIVA EN BONO REDIMIBLE PASADIA CORPORATIVA O SU EQUIVALENTE EN BONO REDIMIBLE EN ALMACENES DE CADENA Y LUGARES DE RECREACIN Y BELLEZA Brindar la recreacin requerida con calidad y oportunidad o la conversin del valor de la actividad por persona en bonos redimibles en almacenes de cadena y centros de recreacin. Las actividades deben ser ejecutadas en las instalaciones propias del contratista. 3. Requisitos especficos: DE SER PASADIA CORPORATIVA: Capacidad para 117 personas que sern distribuidas en seis (6) grupos por evento, de conformidad con el cronograma establecido por la Entidad. Duracin de las actividades de ocho (8) horas en Bogot, que incluye: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ingreso. Transporte Parqueadero Actividades deportivas de saln, aire libre, gimnasio y zonas hmedas. Juegos electrnicos Bolos Recreadores 1 por cada 30 personas Almuerzo, refrigerio am y pm (De conformidad con el anexo tcnico No. 1 Alimentos)
2. Requisitos generales:
SE HARA ENTREGA DE PASAPORTES DE ENTRADA Transporte: salida Archivo General de la Nacin Carrera 6 No. 691-con destino a las instalaciones del evento y regreso AGN de conformidad con la cantidad de participantes en buses de modelo no anteriores al ao 2010, los cuales debern contar con tarjeta de operacin revisin tcnico mecnica, seguro obligatorio, Pliza de responsabilidad civil extracontractual. Salida carrera 6 No 6 91 hora 7.00 am y retorno a las 5.00 pm. 4. Presentacin: 5. Otros? 6. Calidad: 7. Obligaciones a exigir al contratista: N/A N/A Cumplir con los requisitos tcnicos establecidos en la presente ficha. 1. 2. Ofrecer el desarrollo del evento de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. Constituir las Plizas requeridas por la entidad
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3. Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. 4. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. 5. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor. 6. Entregar para la ejecucin del contrato y para el pago copia del comprobante del pago del aporte mensual al sistema de seguridad social ( salud y Pensin) 7. Suministrar la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte Hasta el 15 de Diciembre de 2013 De conformidad con el cronograma que la entidad establezca Los riesgos se encuentran cubiertos por el rgimen de garantas y la ARL Sura.
8. Obligaciones del AGN:
9. Plazo de ejecucin 10. Fecha para la que se requiere disponible el personal a contratar. 11. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
FICHA TCNICA No. 7

NOMBRE DEL PRODUCTO O DEL BIEN 8. Nombre comercial del producto o bien 9. Requisitos generales: BONO CULTURAL BONOS RECREATIVO CULTURAL 50 Bonos para ingresar a cine 3D con Combo Personal 34 Bonos para asistir a obras de Teatro 10. Requisitos especficos: Las obras de Teatro deben ser de reconocimiento nacional e internacional. Y el cine el formato 3D N/A N/A Cumplir con los requisitos tcnicos establecidos en la presente ficha. 1. 2. 3. Ofrecer el desarrollo del evento de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. Constituir las Plizas requeridas por la entidad Allegar al AGN para el trmite del pago, certificacin del representante legal o del revisor fiscal segn el caso, sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral, riesgos laborales y parafiscales (caja de compensacin Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del contratista, de conformidad con lo establecido en el art 50 de la ley 789 de 2002, concordante con el artculo 1 de la ley 828 de 2003. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN, por conducto del Supervisor.
11. Presentacin: 12. Otros? 13. Calidad: 14. Obligaciones a exigir al contratista:
4. 5.
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Entregar para la ejecucin del contrato y para el pago copia del comprobante del pago del aporte mensual al sistema de seguridad social ( salud y Pensin) 7. Suministrar la informacin correctamente sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), nmero de cuenta, entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que sta pueda realizar los pagos por trasferencia electrnica 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista 3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte Hasta el 15 de Diciembre de 2013 De conformidad con el cronograma que la entidad establezca Los riesgos se encuentran cubiertos por el rgimen de garantas y la ARL Sura. Tipo de riesgo administrativo: Que no asistan la totalidad de los funcionarios indicados y la asignacin es para el AGN Estimacin: 100% 6.
12. Obligaciones del AGN:
13. Plazo de ejecucin 14. Fecha para la que se requiere disponible el personal a contratar. 15. Riesgos probables: Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato. El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
NOTA: EL PROPONENTE DEBE ANEXAR JUNTO CON SU OFERTA CERTIFICACION FIRMADA POR LA PERSONA NATURAL Y/O REPRESENTANTE LEGAL EN LA QUE ACREDITE QUE SE SUJETA DE MANERA INTEGRAL AL CUMPLIMIENTO DE TODOS Y CADA UNO DE LOS ITEMS CONTENIDOS EN LAS FICHAS TECNICAS DEL PRESENTE PROCESO.
ANEXO TECNICO - ALIMENTOS No. 1

N. ACTIVIDAD Denominacin Tcnica del Servicio Lugar LISTADO DE OPCIONES ANEXO 1 Men refrigerio y almuerzo
LISTADO DE OPCIONES
Los alimentos debern ser suministrados en el lugar donde se realice el evento, incluir el servicio de transporte y meseros de conformidad con la cantidad de personal a atender Personal certificado en manipulacin de alimentos Certificacin de Calidad en Producir y Servir Alimentos HACCP ( Anlisis de peligros por medio de puntos crticos de control) N. de Meseros: 1 por cada 20 personas
Caractersticas
Menaje de Loza Mantelera Samovares Realizacin del montaje
Unidad Medida
de
Almuerzo o refrigerio
Opciones
REFRIGERIOS Refrigerio + jugo natural o gaseosa
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1.REFRIGERIO SAL (Sugerido para la maana) Arepa de queso Empanada de carne Palito de queso Pastel de carne Pastel de pollo Sndwich de jamn y queso Sndwich de pan focaccia (capresse) 2.REFRIGERIO DULCE (Sugerido en la tarde) Pastel gloria Pastel hawaiano Milky way Cheese cake con frutos rojos 3.REFRIGERIO SIN BEBIDA Mix de frutas con yogurt y queso Salpicn con helado Brownie de helado MENS ALMUERZOS MEN DE TRABAJO 1 Sopa de verduras Mechadito argentino (tradicional corte churrasco claveteado con tocineta y marinado con especies vino tinto a la brasa) Crocante de patacn con hogao Ensalada de aguacate Arroz Postre Jugo MEN DE TRABAJO 2 Sopa de zapallo con torrejas al queso Medalln de muchacho con salsa de teriyaki mango Quiche de verduras al gratn Croqueta de papa a las finas hierbas Arroz Postre
Jugo MEN DE TRABAJO 3 Potaje de tomate y albahaca Medallones de cerdo en salsa de oporto Monedas de papas gratinadas Bouquetiere de verduras Arroz Postre Jugo MEN DE TRABAJO 4 Crema de championes Suprema de pollo con chutney de lulo Papa perejil Milhojas de vegetales Arroz Postre Jugo MEN DE TRABAJO 5 Crema de maz tierno y cilantro Pechuga de pollo florentina Ensalada mexicana Arroz Postre Jugo MEN DE TRABAJO 6 Sopa italiana Barra de pastaslinguini, penne salsa napolitana, pollo, bologesa Ensalada primavera con frutos de temporada al oporto Pan Postre Jugo MEN DE TRABAJO 7 Crema de puerro Carne de res en salsa de balsmico Pur de papa criolla
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Ensalada cesar Arroz blanco Postre de la casa Bebida MEN DE TRABAJO 8 Crema de zanahoria Filete de trucha a la parmesana Papa mornay Tian de verduras Arroz blanco Postre de la casa Bebida MEN DE TRABAJO 9 Sancochito Posta negra Ensalada de aguacate Carimaola de queso Arroz blanco Postre de la casa Bebida MEN DE TRABAJO 10 Sopa chilena Mero en salsa al vino blanco Pur de papa verde Chocrut al licor de uvas Arroz blanco Postre de la casa CAJA FELIZ 1 Pierna pernil con papas fritas Manzana, jugo y personaje CAJA FELIZ 2 Compota Banano Nuggets de pollo Jugo y personaje sin partculas toxicas para menores de cinco aos
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DESAYUNO Caldo de papa Huevos pericos Arepa con queso Chocolate o caf en leche Jugo de naranja
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ANEXO 7
FORMATO NICO
ENTIDAD RECEPTORA
HOJA DE VIDA
PERSONA JURDICA
(LEYES 190 DE 1995 Y 443 DE 1998) RESOLUCIN 580 DEL 19 DE AGOSTO DE 1999
I. I D E N T I F I C A C I N
RAZN SOCIAL O DENOMINACIN SIGLA
PARA ENTIDAD O SOCIEDAD PBLICA, DETERMINE ORDEN Y TIPO :
NIT No.
PARA ENTIDAD O SOCIEDAD PRIVADA, DETERMINE CLASE :
ORDEN
NAL. DPTL. DIST. MPL. OTRO
TIPO CUL?
(VER AL RESPALDO)
CLASE
(VER AL RESPALDO)
DOMICILIO PARA CORRESPONDENCIA PAS MUNICIPIO TELFONOS DIRECCIN FAX
DEPARTAMENTO
APARTADO AREO
II. S E R V I C I O S
RELACIONE LOS PRINCIPALES SERVICIOS QUE OFRECE SU ENTIDAD O SOCIEDAD 1 3 5 2 4 6
III. E X P E R I E N C I A Y S I T U A C I N A C T U A L
RELACIONE LOS CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS QUE HA CELEBRADO, EMPEZANDO POR EL ACTUAL O LTIMO :
ENTIDAD CONTRATANTE
PUB
PRIV
TELFONO
FECHA TERMINACIN
VALOR
IV. R E P R E S E N T A N T E L E G A L O A P O D E R A D O
PRIMER APELLIDO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN C.C. C.E. PASAPORTE SEGUNDO APELLIDO (O DE CASADA) NMERO NOMBRES CAPACIDAD DE CONTRATACIN Apoderado ACTA EN CARCTER DE : Representante Legal
ACTUANDO EN CALIDAD DE REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO, MANIFIESTO BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO QUE :
SI
NO
ME ENCUENTRO INCURSO DENTRO DE LAS
CAUSALES DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD DEL ORDEN CONSTITUCIONAL O LEGAL PARA CELEBRAR UN CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS (ART. 1o. LEY 190 DE 1995).
OBSERVACIONES :
PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES, CERTIFICO QUE LOS DATOS POR MI ANOTADOS, EN EL PRESENTE FORMATO SON VERACES (ART. 5o. LEY 190 DE 1995). FIRMA FECHA DE DILIGENCIAMIENTO
V. O B S E R V A C I O N E S D E L A E N T I D A D C O N T R A T A N T E
CERTIFICO QUE LA INFORMACIN AQU SUMINISTRADA HA SIDO CONSTATADA FRENTE A LOS DOCUMENTOS QUE LA ENTIDAD O SOCIEDAD HA PRESENTADO COMO SOPORTE (ART. 4o. LEY 190 DE 1995).
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL RESPONSABLE
CIUDAD Y FECHA
ANEXO 8
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ANEXO 9 MINUTA CONTRATO ESTATAL DE PRESTACIN DE SERVICIOS No.DE 2013 SUSCRITO ENTRE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO Y -------------------------------------------------------------------------------------------------------
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Entre los suscritos a saber: CARLOS A. ZAPATA CRDENAS, mayor de edad, con domicilio en Bogot D.C., identificado con la cdula de ciudadana nmero 79.276.261, nombrado mediante Decreto N 0001103 del 08 de abril de 2011 en el cargo de Director General e incorporado a la nueva planta del Archivo General de la Nacin igualmente en el cargo de Director General de la Entidad Descentralizada Cdigo 0015 Grado 21, mediante el Decreto No. 2366 del 22 de noviembre de 2012, y posesionado mediante Acta No. 3264 del 22 de noviembre de 2012, quien acta en nombre y representacin del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO, con NIT: 800.128.835-6, establecimiento pblico del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura mediante Decreto 1126 del 29 junio de 1999, el cual fue modificado por el Decreto No. 746 del 25 junio de 2003, quien en adelante y para todos los efectos legales se denominar EL AGN CONTRATANTE, por una parte y por la otra parte XXXXXXX, mayor de edad identificado con cdula de ciudadana nmero XXXXX, quien bajo la gravedad de juramento manifiesta no hallarse incurso (a) en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, previstas en el artculo 8 de la Ley 80 de 1993 y artculo 18 de la Ley 1150 de 2007, igualmente no estar reportado (a) como responsable fiscal en el Boletn de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo con la Ley 610 de 2000, en su condicin de Representante Legal de XXXXXX, con NIT XXXXXX y matrcula mercantil No. XXXXX del XXXXXXX de la Cmara de Comercio de Bogot, sociedad constituida por escritura pblica No. XXX del XXX otorgada en la Notara XXXXX del Crculo de Bogot, quien en adelante se denominar el CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente Contrato de Prestacin de Servicios como resultado del proceso de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta AGN - No. 004 de 2013, que se regir por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 0734 de 2012; adems de las normas civiles y comerciales concordantes, previas las siguientes consideraciones: 1) El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, mediante Resolucin No. 394 del 12 de agosto de 2013 se acogi al perodo de transicin sealado en el artculo 162 numeral 2 del Decreto 1510 de 2013, en consecuencia en todos los procesos de contratacin de la Entidad, se continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012, hasta el da 31 de diciembre de 2013. 2) Que la Coordinadora del Grupo de Gestin Humana, mediante Estudio de Conveniencia y Oportunidad No. 322 de fecha 10 de Septiembre de 2013, manifiesta que se requiere contratar el servicio para Desarrollar actividades de Bienestar Social para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado para la vigencia 2013. 3) Que para amparar el presente compromiso el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera expidi el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 52713 de fecha 10 de Septiembre de 2013. 4) Que se adelant Proceso de Seleccin Abreviada de Menor Cuanta AGN - 004 de 2013, el cual finaliz con la adjudicacin de la misma mediante la Resolucin XX del XXX de XX de 2013. CLAUSULA PRIMERA.- OBJETO: EL CONTRATISTA se compromete a prestar los servicios con el fin de desarrollar actividades de Bienestar Social para los funcionarios del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, vigencia 2013, de conformidad con el pliego de condiciones, fichas tcnicas y propuesta. CLAUSULA SEGUNDA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 1. Suscribir el acta de inicio previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin del contrato. 2. Suscribir el contrato en la fecha establecida en el Pliego de Condiciones o en su defecto de acuerdo a las indicaciones dadas por la Entidad. 3. Ofrecer un Coordinador Logstico para todo el evento. 4. Cumplir con los servicios del objeto contratado. 5. Ofrecer el desarrollo de los eventos de conformidad con las condiciones tcnicas requeridas. 6. Constituir las Plizas requeridas por la entidad dentro de los dos (2) das siguientes a la firma del contrato. 7. Colaborar con el AGN para que el objeto del contrato se cumpla, y garantizar que este sea de la mejor calidad. 8. Acatar las observaciones y recomendaciones realizadas por el supervisor. 9. Reportar en caso de cualquier novedad o anomala, de manera inmediata la situacin al supervisor del contrato. 10. El contratista se obliga a presentar con cada factura la certificacin expedida por el revisor fiscal de la empresa (si lo tienen) o por el representante legal acreditando el pago de aportes
70 parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensacin Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del Art. 41 Ley 80 de 1993, Art. 23 de la Ley 1150 de 2007, Artculo 1 Ley 828 de 2003, Artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1562 de 2012. NOTA: Si la Persona Jurdica o la persona natural se encuentra exonerada de pago de parafiscales, segn el artculo 25 de la Ley 1607 de 2012 Reforma Tributaria, el Contador Pblico de la Empresa deber certificarlo. 11. Las dems que se requieran para cumplir con el objeto, en coordinacin con el supervisor del contrato, encargado de ejercer el control y vigilancia del mismo. 12. Realizar las actividades de bienestar durante el plazo de ejecucin del contrato de acuerdo con el cronograma acordado y aprobado por el supervisor. 13. Suscribir de manera conjunta el acta de liquidacin del contrato, con el supervisor del contrato. 14. Todas aquellas enunciadas en la ficha tcnica y anexos, los estudios previos. CLUSULA TERCERA.- CONFIDENCIALIDAD: El contratista se compromete y obliga a guardar estricta reserva y confidencialidad de todo lo que llegue a su conocimiento con ocasin de los servicios prestados adems de guardar absoluta reserva sobre la informacin que conozca en el desarrollo de su labor y se hace responsable hasta por culpa leve que se pueda derivar por el incumplimiento de esta obligacin. La informacin que convienen las partes es privilegiada y por lo tanto EL CONTRATISTA no podr usarla en beneficio propio, divulgarla, publicarla o comunicarla, directa o indirectamente a terceros ya que dicha informacin conocimiento, verbal o escrito, o ya conste en cualquier clase de documento (tales como, pero sin limitarse a: videos, textos, grabaciones, disquetes, discos compactos, fotos, creaciones, archivos digitales), a cuyo conocimiento haya llegado en virtud de la ejecucin de ste contrato o por cualquier otra causa. Cualquier accin u omisin que infrinja lo anterior, como es por ejemplo utilizarla en lo personal, divulgarla o transmitirla a terceros y hacerla pblica por cualquier razn o motivo, o de cualquier manera, se considerar causal inmediata para que el CONTRATANTE de por terminado el presente contrato e inicie acciones de tipo civil/penal segn el caso, por violacin de la informacin privilegiada. CLUSULA CUARTA.- INDEMNIDAD: Conforme al artculo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012, el CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al AGN de cualquier reclamacin proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. CLUSULA QUINTA.- OBLIGACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO. 1. Expedir el recibo a satisfaccin por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. 2. Pagar en la forma establecida en la clusula forma de pago, la factura presentada por el contratista. 3. Vigilar la debida y oportuna ejecucin del contrato y el cumplimiento de las obligaciones pactadas. 4. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de l forman parte. 5. Verificar que los bienes y servicios solicitados cumplan con las especificaciones tcnicas CLAUSULA SEXTA.- VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO. El valor del presente contrato es de OCHENTA MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL CIENTO CINCUETA Y UN PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($ 80.884.151) incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), de acuerdo con la normatividad vigente y dems impuestos, tasas, contribuciones de carcter nacional y/o Distrital legales, costos directos e indirectos, y la totalidad de los gastos en los cuales tenga que incurrir el contratista para la correcta prestacin del servicio, que el AGN pagar con cargo a los recursos provenientes del Presupuesto para la vigencia fiscal de 2013 Posicin, Catalogo de Gasto A-2-0-4-21-4 Servicios de Bienestar Social, Fuente Propios, Recursos 20, SITUAC CSF, de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 52713 del 10 de septiembre de 2013, expedido por el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera del AGN. FORMA DE PAGO: El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, efectuar pagos parciales de acuerdo con los talleres o eventos realizados, en dicho perodo previo cumplimiento de los requisitos para realizar el mismo (presentacin de la factura por parte del contratista, certificacin de cumplimiento expedida por el supervisor, certificacin expedida por el Revisor Fiscal si lo tienen o del Representante Legal, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensin) de acuerdo al Art. 41 Ley 80 de 1993 y al Art. 23 Ley 1150 de 2007, ARL conforme a la Ley 1562 de 2012 y Parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensacin Familiar), en cumplimiento del artculo 50 de la Ley 789 de 2002 concordante con el artculo 1 de la Ley 828 de 2003, previo trmite administrativo y quedando condicionado a la disponibilidad del PAC. PARGRAFO PRIMERO.- RETENCINES: Para efecto del impuesto a las ventas, el CONTRATISTA manifiesta estar inscrito en el RUT y en el RIT y la actividad debe corresponder a la actualizada para cumplir con las obligaciones fiscales
71 de ley, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO efectuar las retenciones que surjan del presente contrato las cuales estarn a cargo del CONTRATISTA de conformidad con la informacin suministrada. PARGRAFO SEGUNDO.EL CONTRATISTA deber presentar para el pago la correspondiente factura y certificacin Bancaria donde conste el nmero de cuenta para que el pago se efecte por medio electrnico. Si la factura no ha sido correctamente elaborada o no se acompaan los documentos requeridos para el pago, el trmino para ste slo empezar a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma o se haya aportado el ltimo de los documentos. Las demoras en el pago originadas por la presentacin incorrecta de los documentos requeridos sern responsabilidad del contratista y no tendr, por ello derecho al pago de intereses o compensacin de ninguna naturaleza. CLAUSULA SPTIMA.- PLAZO DE EJECUCIN DEL CONTRATO.: Dos (2)
meses para la ejecucin del contrato o hasta agotar el presupuesto, lo que ocurra primero, contado a partir del acta de inicio previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin del mismo. CLUSULA OCTAVA- VIGENCIA. La vigencia
del presente contrato se extender a los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecucin. CLAUSULA NOVENA.- IMPUTACION PRESUPUESTAL.: Los pagos a que se obliga el ARCHIVO GENERAL NACION JORGE PALACIOS PRECIADO, por el presente contrato se sujetarn a la apropiacin presupuestal del ao fiscal 2013, segn el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 52513 de fecha 09 de septiembre de 2013, expedido por el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera del AGN. CLAUSULA DCIMA.- GARANTIAS: El Contratista se compromete y se obliga a constituir a su costa garanta a favor del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO de acuerdo con el Artculo 07 de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 734 de 2012, garanta que consistir en plizas expedidas por compaas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia as: Pliza nica de cumplimiento: La cual debe contener los siguientes amparos: a) Cumplimiento del contrato: dicho amparo se solicita para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del contrato, por un valor equivalente al 15% del valor del contrato, por un trmino de vigencia del mismo y cuatro meses ms. b) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias tcnicas de los bienes o equipos por l suministrados, de acuerdo con las especificaciones tcnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parmetros o normas tcnicas establecidas para el respectivo bien o equipo; el cual debe ser constituido por el valor equivalente al 15% del valor total del contrato por el trmino de duracin del mismo y tres (3) aos ms y en consecuencia deber aportarse para su aprobacin previamente a la suscripcin del acta de inicio. CLAUSULA DCIMA PRIMERA.- MULTAS En caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, el AGN, podr imponer multas as: a) Por no constituir la Garanta nica, un (1) Salario Diario Minimo Legal Vigente por cada da de retraso; b) Por no cumplir cada una de las obligaciones contenidas en la clusula segunda, un (1) Salario Diario Minimo Legal Vigente por cada da de retraso. El pago o deduccin de las multas que se llegaren a imponer no exonerar al Contratista del cumplimiento de las obligaciones de este contrato, ni suspender o extender el plazo de ejecucin del mismo. El valor mximo que podr imponerse por concepto de las multas ocasionadas en el incumplimiento de las obligaciones del contrato corresponder hasta el diez por ciento (10%) del valor del contrato, cumplido este porcentaje el AGN podr declarar la caducidad del contrato. Para todos los efectos de este contrato se entender que las multas pactadas entre las partes, son mecanismo de apremio al Contratista y no pretende indemnizar de manera anticipada los perjuicios que se lleguen a causar al AGN como consecuencia de los eventuales incumplimientos por parte del CONTRATISTA. PARGRAFO: PROCEDIMIENTO PARA IMPONER LAS MULTAS: En caso de incumplimiento, el procedimiento para la aplicacin de multas sera el sealado en el Articulo 86 de la Ley 1474 de 2011, artculo 8.1.10 del Decreto 734 de 2012 y las demas imposiciones legales vigentes aplicables. CLAUSULA DCIMA SEGUNDA.- PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento definitivo por parte del contratista, de cualquiera de las obligaciones contradas con el contrato o en caso de declaratoria de caducidad, el contratista pagar al AGN, a ttulo de tasacin anticipada de perjuicios, una suma equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato, lo cual no lo exime del pago de los perjuicios causados en exceso de dicha
72 tasacin. Para hacer efectiva la clusula penal pecuniaria por incumplimiento definitivo de obligaciones, el Director General expedir resolucin motivada declarando el incumplimiento y ordenando hacer efectiva esta Clusula. En firme el acto administrativo y de existir saldos a favor del contratista, el Supervisor verificar que el CONTRATISTA haya incluido el correspondiente descuento o compensacin dentro de la siguiente cuenta de cobro o factura (segn sea el caso). De no existir saldos a favor del CONTRATISTA, el valor de la clusula penal se cobrar contra la Garanta nica si hay lugar a ello, o por va ejecutiva. CLAUSULA DECIMA TERCERA.CADUCIDAD: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO podr declarar la caducidad administrativa del presente contrato mediante resolucin motivada de conformidad con lo previsto en el artculo 18 de la ley 80 de 1993, el artculo 1 de la ley 828 de 2003 y el presente contrato. CLAUSULA DECIMA CUARTA.- SUSPENSION: Las partes de comn acuerdo podrn suspender el plazo del contrato cuando se presenten circunstancias que as lo justifiquen, siempre y cuando con ello no se causen perjuicios ni se causen mayores costos para el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO. De la suspensin las partes suscribirn acta en la que se sealarn las fechas durante las cuales estar suspendida la ejecucin del contrato. En el evento de ser determinable la fecha de levantamiento de la suspensin, se suscribir acta de reanudacin de la ejecucin del contrato. CLUSULA DCIMA QUINTA.- TERMINACION: El presente contrato se termina por las siguientes razones: a) Por cumplimiento del objeto contractual; b) Por vencimiento del plazo pactado; c) Cuando surjan razones de fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible el cumplimiento del objeto; d) Por mutuo acuerdo de las partes. e) Por violacin de la confidencialidad en los trminos de la clausula tercera del presente contrato. CLUSULA DECIMA SPTIMA.- SUPERVISIN: De acuerdo con lo sealado en el artculo 84 de la Ley 1474 de 2011, El ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO AGN ejercer la supervisin del contrato a travs de la Coordinadora del Grupo de Gestin Humano o quien designe el Director General, quien deber colaborar con el CONTRATISTA para la correcta ejecucin del contrato: a) verificar que el CONTRATISTA cumpla con sus obligaciones contractuales oportunamente; b) Formular requerimientos escritos al CONTRATISTA en caso de incumplimiento o cumplimiento tardo o deficiente de sus obligaciones y de iniciar los trmites tendientes a las sanciones previstas en este contrato; c) Expedir los documentos inherentes al cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA para efecto del pago; d) Suscribir con el CONTRATISTA las Actas de inicio, y con el Ordenador del Gasto del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO - AGN, las actas de suspensin, terminacin anticipada y liquidacin. El superior se obliga a dar estricto cumplimiento a lo establecido en el captulo VII de la Ley 1474 de 2011. CLUSULA DECIMA OCTAVA.- CESIN. El CONTRATISTA no podr ceder el presente contrato sin la autorizacin previa y escrita del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO AGN, pudiendo este reservarse las razones para negarla. CLUSULA DCIMA NOVENA.AUTONOMA DEL CONTRATISTA: El CONTRATISTA actuar con total autonoma tcnica y administrativa en el cumplimiento de las obligaciones que asume por el presente contrato y en consecuencia, ni el CONTRATISTA ni su personal contrae relacin laboral alguna con el AGN. CLUSULA VIGSIMA.- SUBCONTRATOS: El CONTRATISTA no podr subcontratar total o parcialmente la ejecucin del presente contrato. CLUSULA VIGSIMA PRIMERA.LIQUIDACION DEL CONTRATO: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminacin del plazo del contrato, este deber liquidarse en los trminos previstos en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007 y en la forma y trminos establecidos en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993. CLUSULA VIGSIMA SEGUNDA.- DECLARACION DE HABILIDAD: El CONTRATISTA declara que no se encuentra incurso en ninguna de las inhabilidades o incompatibilidades para contratar con el Estado previstas en el artculo 8 de la ley 80 de 1993 y dems normas vigentes. CLUSULA VIGSIMA TERCERA.- REGIMEN LEGAL Y JURISDICCION APLICABLE: El presente contrato se rige por la ley colombiana y por las disposiciones civiles y comerciales en todo aquello que no est regido de manera expresa por la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y sus decretos reglamentarios 019 de 2012 y Decreto 734 de 2012. Las controversias que surjan entre las partes sern competencia de la Jurisdiccin Contenciosa Administrativa sin perjuicio de lo previsto en la Clusula vigsima. CLAUSULA VIGSIMA CUARTA.- DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Forman parte integrante del presente contrato y por lo tanto obligan jurdicamente: 1. El Estudio de Conveniencia y
73 Oportunidad No. 322 de fecha 10 de septiembre de 2013. 2. Los estudios previos, las Fichas Tcnicas con sus respectivos anexos. 3. El Pliego de condiciones y sus adendas. 4. La propuesta presentada por el Contratista. 5. Los dems documentos que se produzcan y crucen las partes en desarrollo del contrato. CLUSULA VIGSIMA QUINTA.- SOLUCION DE CONFLICTOS: Las partes acuerdan que para la solucin de las diferencias que surjan con ocasin de la ejecucin del presente contrato acudirn a los mecanismos de solucin de conflictos previstos en la Ley 80 de 1993. CLUSULA VIGESIMA SEXTA.- LUGAR DE EJECUCION: Para todos los efectos legales el lugar de ejecucin del contrato ser ejecutado en el Territorio Nacional. CLUSULA VIGESIMA SPTIMA.- EXCLUSIN DE RELACIN LABORAL Y PRESTACIONES SOCIALES: De conformidad con lo dispuesto por el artculo 32 de la Ley 80 de 1993, el presente contrato, no genera en ningn caso relacin laboral y por lo tanto el CONTRATISTA no tiene derecho de reclamar al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO AGN ningn tipo de prestacin, su nica retribucin es el pago correspondiente al valor del contrato. CLUSULA VIGESIMA OCTAVA.INTERPRETACIN: El contrato prevalecer ante la ocurrencia de discrepancias interpretativas surgidas en la ejecucin del contrato. CLUSULA VIGSIMA NOVENA.PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCION: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecucin y suscripcin del acta de inicio se requiere previamente la presentacin por parte del CONTRATISTA y aprobacin por parte del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO de las garantas, el CONTRATISTA deber acreditar que se encuentra al da en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensin y ARL, as como con los propios del SENA, ICBF y Caja de Compensacin Familiar, de acuerdo con lo sealado en el Artculo 23 de la Ley 1150 de 2007. CLUSULA TRIGSIMA.- PUBLICACIN: De conformidad con lo establecido en el artculo 223 del Decreto Ley 019 de 2012, el presente contrato se publicar en el SECOP. Para constancia se firma a los, EL AGN EL CONTRATISTA

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PLIEGO DE CONDICIONES

PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA AGN No. 004 DE 2013

BOGOTA D.C., SEPTIEMBRE DE 2013

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CAPITULO I INFORMACIN GENERAL A LOS PROPONENTES

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Publicacin Proyecto de Pliegos de condiciones

Trmino para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones

Del 19 al 25 de Septiembre 2013 Entre las 8:00 am y 5:00 pm

Respuestas observaciones proyecto de pliego condiciones.

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FECHA ACTIVIDAD DIA - MES AO SITIO

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Publicacin Pliego de Condiciones Definitivo

Podrn ser consultadas en la Pgina web www.colombiacompra.gov.co

del 30 de septiembre al 02 de octubre de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.