SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

DIAGRAMA AFINITATII

Descriere Diagrama afinitatii (denumita si Metoda K- J) organizeaza un numare mare de idei intr-o interactiune naturala. Aceasta metoda dezvolta creativitatea si intuitia echipei. A fost create in anii1960 de antropologul japonez Jiro Kawakita. Cand este utilizata Diagrama Afinitatii

Cand va confruntati cu fapte si idei aflate in aparenta dezordine. Cand problemele sunt prea complexe pentru a fi intelese Cand la nivelul grupului este necesar consensul, armonia. Dupa un exercitiu de brainstorming Cand sunt analizate date verbale, cum sunt rezultatele unor chestionare

Situatiile tipice sunt:

Procedura de Aplicare a Diagramei afinitatii Materiale necesare: post-it-uri, fise, markere, o suprafata de lucru (perete, masa, podea). 1. Notati fiecare ide separat pe cate un bilet. (in timpul sedintei de brainstorming scrieti direct pe bilete sau fise daca presupuneti ca sedinta va fi urmata de o diagrama de afinitate). 2. Imprastiati biletele la intamplare pe suprafata de lucru astfel incat ele sa fie vizibile tuturor participantilor. Intreaga echipa se aduna in jurul notelor si participa la urmatorul pas. 3. Este foarte important ca nimeni sa nu vorbeasca in timpul acestei etape. Cautati idei care par sa fie legate intr-un fel sau altul. Asezati-le una langa cealalta. Continuati pana ce toate ideile sunt grupate. Nu-i nici o problema daca aveti idei care par sa nu-si gaseasca locul nicaieri. E in ordine daca mutati o nota pe care altcineva tocmai a plasat-o intr-un loc. Daca o ide pare sa se potriveasca in doua locuri copiati-o pe inca un bilet. 4. Acum puteti vorbi. Participantii discuta si analizeaza forma diagramei, modele surprinzatoare, motiv speciale pentru a muta note controversate. Pot fi facute cateva schimbari. Cand ideile sunt grupate alegeti o denumire pentru fiecare grup. 5. Cautati in fiecare grup o nota care surprinde semnificatia intregului grup si plasati-o in fruntea grupului. Daca nu exista o astfel de nota, scrieti-o ! Adeseori este util sa scrieti sau subliniati aceasta nota cu culoare diferita. 6. Combinati grupurile in supergrupuri daca se potrivesc.

Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii

1/3

SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

Exemplu de utilizare a Diagramei Afinitatii Echipa de productie ZZ a utilizat o diagrama de afinitate pentru a-si organiza lista cu potentialii indicatori de performanta. Figura 1 arata lista elaborate de membrii echipei care au participat la sedinta de brainstorming. Deoarece echipa lucreaza in schimburi si membrii echipei nu se pot intalni pentru a elabora diagrama afinitatii, au modificat procedura.

Posibile Standarde de Performanta % de puritate Nr de retururi de la clienti % de urme de metal Plangerile clientilor Costuri cu intretinerea Munca suplimentara / total ore lucrate Nr de posturi periculoase $ / lb produs Cantitatea produsa Material brut utilizat Accidente de mediu Randament Costul materialelor Costul cu utilitatile Costul cu munca suplimentara Concentratia apei Nr de caderi ale pompelor din cauza Culoare etanseizarii Factorul Service Vascozitatea Timpul dintre schimburi Securitate Ore lucrate / angajat Nr de zile trecute de la ultima intrerupere a Cantitatea de deseuri lucrului Scorul curateniei % de refaceri sau rebuturi % capacitate umpluta Ore in care sistemele sunt oprite % functionare efectiva Figura 1 Exemplu de Brainstorming pentru Diagrama Afinitatii Au notat fiecare ide pe un post-it si le-au pus la intamplare pe o usa rar utilizata. Cateva zile, fiecare a evaluat notitele si le-au grupat. Cativa au verificat de cateva ori evolutia proiectului. Dupa cateva zile, a iesit la iveala gruparea din Figura 2. Retineti ca una dintre note, securitate a devenit parte din titlul grupului din care face parte. Restul titlurilor au fost adaugate dupa ce a reiesit gruparea. Au fost identificate 5 arii de performanta: calitatea produsului, intretinerea echipamentelor, costul de productie, volumul productiei, si securitate si mediu.

Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii

2/3

SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

MASURI DE CRESTERE A PERFORMANTEI

CALITATEA PRODUSULUI INTRETINERE

% puritate

Urme de metal

Costul cu intretinerea Nr de caderi pompe

Nr de posturi periculoase Ore in care sistemul este intrerupt % functionare efectiva

Culoare

Vascozitate

Concentratie apa

Nr de returi de la clienti

Plangerile clientilor

% refacute / rebuturi

Factorul Service

Timpul dintre schimburi

SECURITATE SI MEDIU

COSTUL DE PRODUCTIE

Zile trecute de la ultima intrerupere a lucrului

Cantitatea de deseuri

Costul cu orele suplimentare

Ore suplimentare / total ore lucrate

Material brut utilizat

Accidente de mediu

Scorul curateniei

Costul de intretinere

Costul materialelor

Ore lucrate / angajat VOLUM $ / cantitatea produsa

Randament

Costul utilitatilor

Cantitatea produsa

% capacitate umpluta

Figura 2 Exemplu de Diagrama Afinitatii Indicatii asupra Diagramei Afinitatii

Diagrama afinitatii permite grupului sa treaca dincolo de gandirea obisnuita si prejudecati. Aceasta tehnica acceseaza cunostintele si intelegerile ce exista neutilizate in intuitia noastra Foarte important ! ASA NU: Nu asezati biletele in ordine. Nu creati categorii sau titluri in avans. Nu vorbiti in timpul etapei a 3-a ! (asta e dificil pentru anumite persoane!) Acordati suficient timp etapei a 3-a . Puteti plasa biletele imprastiate la intamplare intrun loc public si permiteti ca gruparea sa se petreaca de-a lungul a cateva zile. Folositi markere. Cu creioanele obisnuite este dificil de citit la distanta. Cele mai multe grupuri care utilizeaza aceasta tehnica sunt impresionate de cat de puternic si valoros este acest instrument. 3/3

Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii