SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

BRAINSTORMING
Tehnica Brainstorming se foloseste pentru a ajuta un grup de persoane sa genereze o lista de idei, asupra unui subiect specific, in cel mai scurt timp. Tehnica descatuseaza puterile creative ale persoanelor pentru a include toate dimensiunile unei probleme sau ale unei solutii. Incurajeaza oamenii sa se rupa de vechile solutii sau idei si sa genereze altele noi.

METODA:
1) FORMULAREA PROBLEMEI DE ANALIZAT O sesiune de brainstorming trebuie sa tinteasca un subiect specific. Trebuie definite problema sau oportunitatea pentru care se doreste generarea de idei. Folosind cuvantul subiect| , in loc de problema sau oportunitate se pastreaza neutralitatea ideii. !eclaratia de definire a subiectului nu trebuie sa sugereze in vreun fel o solutie pentru ca ar pune in pericol generarea de idei. !e e"emplu, #$are sunt cateva probleme actuale ale sistemului nostru conduce oamenii sa se concentreze pe negativ. %efrazand intrebarea prin !iscutati cateva subiecte referitoare la sistemul nostru actual , pentru a genera raspunsuri deopotriva pozitive si negative referitoare la sistemul actual. &ste perfect acceptabil sa se propuna o sesiune de brainstorming pentru investigarea unei arii mai largi de interes care se doreste a fi e"plorata. Fiecare din membrii echipei trebuie sa fie de acord cu formularea subiectului. Odata ce s' a cazut de acord, subiectul este scrisa pe tabla sau flip chart astfel incat sa fie vizibil pe parcursul sesiunii. 2) FORMAREA ECHIPEI &chipa este formata din Facilitator, participanti si persoana care inregistreaza ideile (secretar) a) Facilitator Facilitatorul aduna echipa. Facilitatorul trebuie sa* aiba o cunoastere larga a aplicatiilor afacerii si a problemei dezbatute, sa stea in fata unei audiente formate uneori din necunoscuti si sa fie capabil sa gandeasca rapid si autonom, sa organizeze ideile rapid, pe masura ce apar, sa gandeasca si sa comunice clar, sa transmita entuziasm. b) Participa tii !imensiunea grupului trebuie sa fie suficient de mare pt ca participantii sa beneficieze de ideile celorlalti, dar suficient de mic pt a permite fiecarui participant sa contribuie. O regula este ca dimensiunea grupului sa fie intre + si ,- participanti. !imensiune optima este . participanti, e"cluzand facilitatorul si persoana care inregistreaza ideile (secretar). /articipantii se selecteaza deoarece* $unosc subiectul
Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii

,0+

SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

1unt obisnuiti sa lucreze impreuna. 2ceasta permite membrilor echipei sa comunice ideile mai repede datorita e"perientei comunce. 2ceasta nu inseamna ca orice sedinta trebuie sa includa aceleasi persoane. 3oi participanti pot furniza alte perspective asupra aceluiasi subiect. c) !"cr"tar#l 1ecretarul este responsabil de scrierea ideilor participantilor pe flip chart sau tabla. 1ecretarul nu genereaza idei.

$) TIPURI DE BRAIN!TORMIN% &aria t" '" Brai (tor)i * 4odul in care se conduce sesiunea de brainstorming poate fi diferita, de e"emplu* a) /articipare ceruta5 b) /articipare voluntara5 c) 6imita de timp a) Participar" c"r#ta $and utilizati aceasta abordare, fiecare trebuie sa contribuie cu o id7e atunci cand este solicitat sau sa refuze daca nu are absolut nici o id7e. /articipare ceruta poate induce o stare de tensiune asupra participantilor, care poate inhiba creativitatea. Oricum, aceasta tehnica asigura participarea intregului grup si previne dominatia acelor membrii care sunt mai activi. b) Participar" +ol# tara $u aceasta abordare, participantii ofera sugestii numai atunci cand doresc. 4embrii grupului sunt numiti atunci cand semnalizeaza ca au o id7e. /articipantii nu se simt intimidati, dar anumiti membrii vor avea tendinta de a nu participa. c) Li)ita '" ti)p O variatie a participarii voluntare o reprezinta stabilirea unei limite minime de timp (e"* 8 minute), cu generarea cat mai multor idei in acest interval. Inregistratorul trebuie sa fie rapid si bun ascultator. /articipantii emit idei, dar nu au permisiunea de a vorbi cand altcineva vorbeste deja. /entru anumiti participanti presiunea impusa de limita de timp poate stimula creativitatea, iar pe altii ii poate bloca. 2ceasta tehnica poate deveni necontrolata in functie de dinamica grupului, dar pot rezulta cateva idei pretioase. !,at#ri (i (#*"(tii 2daptati modul de abordare in functie de grup. Incercati diverse abordari si stabiliti care este cea mai productiva. !e asemeni, daca tehnica Brainstorming este utilizata frecvent, alternarea abordarilor poate preveni plictiseala. -) RE%ULI %ENERALE DE CONDUCERE A UNEI !E!IUNI DE BRAIN!TORMIN% !"cr"tar#l 1ecretarul noteaza toate ideile pe o tabla sau flip chart. 2ceasta elimina neintelegerile si permite participantilor sa construiasca pe marginea ideilor celorlalti. 1ecretarul noteaza ideile in cuvintele vorbitorului, fara a le interpreta. Ideile sunt inregistrate chiar daca sunt incomplete sau eronate. Inregistrand e"act ceea ce spune, participantului i se sugereaza ca si contributia lui este valoroasa. 2ceasta este foarte important pentru a stabili grupului o dinamica pozitiva.
Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii

90+

SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

Facilitator#l Facilitatorul incurajeaza participantii sa sugereze variatiuni ale ideilor deja inregistrate sau sa combine ideile pentru a a genera noi idei. Facilitatorul nu permite discutii, dezbateri in timpul sesiunii pentru a se asigura ca* 3ici o id7e nu este pierduta, /articipantii emit orice id7e, indiferent cat de prosteasca este in aparenta (lista initiala a ideilor nu va fi facuta publica in afara sedintei) Facilitatorul stabileste durata sedintei si se asigura ca timpul alocat este utilizat in intregime. !aca discutia lancezeste, facilitatorul poate fi tentat sa provoce mai multe idei dar trebuie sa ramana tacut. 2deseori o avalansa de idei apare dupa o lunga perioada de tacere. Facilitatorul are grija ca nici o id7e sa nu fie criticata. :n sumar al acestor reguli este urmatorul* %etineti'va si amanati judecarea ideilor Incurajati ideile neconventionale, deosebite si chiar e"agerate In acest stadiu conteaza cantitatea de idei si nu calitatea lor $onstruiti pe ideile e"primate de altii Toate persoanele si toate ideile sunt egal de valoroase

!aca toate persoanele sunt noi la sesiunea de Brainstorming este de folos ca aceste reguli sa fie printate si inmanate fiecarui participant. !,at#ri (i (#*"(tii (#pli)" tar" Incurajati toate ideile, cu cat mai multe cu atat mai bine. O sesiune tipica de brainstorming dureaza intre 8 si ,8 minute. &"primati ideile clar cu subiect si predicat pentru a preveni orice ambiguitati si neintelegeri. !e e"emplu, presupunand ca participantii participa la o sesiune pe tema ;$are sunt problemele cu sistemul actual< ;Imprimantele se defecteaza saptamanal este un denunt clar. ;3u sunt functionale nu este clar. :n participant poate presupune ca nu functioneaza sistemul hard=are, altul va intelege ca sunt probleme de service, iar altul ca nu functioneaza soft'ul. Incurajati participantii sa fie cat mai concisi cu putinta cand emit ideile, intre trei si sapte cuvinte. %aspunsurile de unul sau doua cuvinte pot fi intelese gresit de ceilalti membrii ai grupului. 1puneti participantilor sa'si noteze ideile daca cred ca ar putea sa le uite inainte ca ele sa fie ;oficial notate.

.) RE&IZUIREA LI!TEI !I ANALIZA IDEILOR %ENERATE !esi tehnic vorbind Brainstorming inseamna doar generarea de idei, brainstorming fara analiza ideilor nu are sens. 2naliza ideilor se poate face de catre facilitator, care se presupune ca este si cel care cauta solutia la subiectul pentru care au fost generate idei, sau de catre echipa care a generat ideile.
Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii

>0+

SPIRAL CONSULTING SRL Bucuresti

R"+i/#ir"a li(t"i c# i'"i %evizuiti fiecare idee pt a fi siguri ca fiecare persoana din grup intelege idea $ombinati doua sau mai multe idei, daca grupul este de acord &liminati ideile care se repeta 3otati ideile in forma agreata pe o noua lista 3umerotati ideile din lista scriind numarul langa fiecare idee.

A ali/ar"a i'"ilor 1e stabilesc criterii pentru evaluarea ideilor* cost, timp, resurse etc. 2nalizati ideile si impartiti'le in trei categorii scriindu'le pe trei liste* ,. E0c"l" t"1 1e pot aplica si pot fi implementate imediat. 9. I t"r"(a t"1 &ste posibil sa se poata aplica sau pot necesita o analiza ulterioara pentru a decide asupra aplicabilitatii lor. 3ecesita investigatii suplimentare. 2r putea fi aplicabile in viitor. >. N",olo(itoar"1 3u se pot aplica. In cazul cand se doreste alegerea, cu discutii si dificultate minime, a celei mai importante idei dintr'o lista, sau scurtarea unei lista la cateva idei de prioritate inalta se foloseste 4ultivoting'ul.

Tehnici si instrumente manageriale pentru cresterea eficientei si eficacitatii muncii

+0+