DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM

D N PHT TRIN TH NG HI HP TC VIT NAM-THY S

TRUNG TM PH BIN KIN THC
D N PTTH



1. iu hnh cuc hp




























Thng 11, 2003










Da theo ti liu ca trng Harvard Business
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
IU HNH CUC HP

T chc thnh cng cuc hp l cng vic m bt c ngi lnh o
c nng lc no cng cn phi c kh nng thc hin. y l mt
vic khng d dng g. Cc cuc hp nn c t chc nh th no?
lm th no bit chc chn ngi tham d s n ng gi?
Truyn t cho mi ngi nh th no? T chc thc hin cng vic
sau cuc hp ra sao?

Trong ti liu ny, bn s hc cch xy dng mc tiu cho cuc hp,
hnh thnh ni dung st vi thc t, tip xc vi nhng ngi khc
trong cuc hp, v lp k hoch bin nhng quyt nh thnh hnh
ng.

1. Loi hnh v mc ch cuc hp

C th t chc mt cuc hp vi nhiu mc ch. Loi hnh
trong cuc hp c th phn chia thnh ba lnh vc nh sau:
Cuc hp gii quyt vn
Cuc hp a ra quyt nh
Cc loi hnh khc: Truyn t, bo co v hp tip nhn
kin phn hi...

2. 14 bc lp k hoch, trin khai thc hin v theo di

1. m bo l cuc hp thc s cn thit.

Triu tp cuc hp khi:
bn cn c nhm cung cp thng tin hoc t vn.
D n Pht trin th ng Hi 1
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
bn mun Nhm tham gia a ra quyt nh hoc gii quyt
vn .
bn mun lm r mt vn m trao i vi tng ngi mt
khng mang li kt qu.
bn mun chia s thng tin, thnh cng hoc quan tm n
c nhm.

Khng nn t chc cuc hp nu:
ch lin quan n nhng vn c nhn
bn khng c thi gian chun b
c cch khc hiu qu hn nh nhc nh, th in t hoc
in thoi
vn c gii quyt
ni dung cuc hp khng hu ch i vi mi ngi.

2. Xc nh v lm r cc mc tiu v tin trnh cuc hp.

Da vo mc tiu c th ca cuc hp bn s quyt nh ai
l ngi bn mun mi n d v cuc hp nn c t
chc nh th no. ( thng bo, gii quyt vn , khuyn
khch mi ngi ng gp kin hoc i n kt lun?)
Mc tiu ca cuc hp cn phi c th, r rng v kh thi.
Phn cng vai tr v trch nhim v m bo l nhng vai
tr quan trng c m nhim chu o:
o lnh o: nn iu khin cuc hp v gii thch r mc
ch, mc tiu, kh khn v phm vi quyn hn. Chu
trch nhim v theo di tnh hnh thc hin sau cuc
hp
o chuyn gia: Hng dn nhm thng qua cuc tho
lun, gii quyt vn v qu trnh a ra quyt nh
D n Pht trin th ng Hi 2
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
trong cuc hp. ng gp kin thc chuyn mn khi
c yu cu. C th chu trch nhim i vi cng
vic hu cn trc v sau cuc hp.
o th k: ghi li cc ni dung, kin v quyt nh chnh
ca cuc hp. Th k cng c th d tho cc bin
bn hoc bn ghi chp sau cuc hp.
o ngi cng tc: tham gia mt cch tch cc vo cuc
hp bng cch ng gp kin v tho lun ng
hng.

Xc nh r ai l ngi ra quyt nh
Xc nh cch thc a ra cc quyt nh nh th no: do
lnh o, do b phiu nhm, hoc thng nht kin chung.
Xy dng ni dung hp v s dng danh mc kim tra
xy dng ni dung c th. (Xem mc 2.4).

3. Thu ht s tham gia ca nhng ngi cn thit.

Cuc hp nn bao gm nhng ngi nh sau tham gia:
nhng ngi s a ra quyt nh cui cng
c quyn lc trong vic ng h hoc ngn cn cc quyt nh
c th cung cp ngun thng tin lin quan
cam kt gii quyt cc vn hoc thc hin quyt nh
c th trnh by quan im ca cc bn tham gia quan trng.

Mi cc thnh vin ch cht tham gia vo cuc hp bng cch:
mi ring tng ngi v t chc cuc hp ph hp vi thi
gian ca h
trao cho h vai tr ch ng hoc khai thc li ch khi h
tham gia cuc hp.
D n Pht trin th ng Hi 3
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
4. Cung cp trc chng trnh cuc hp.

a vo chng trnh nhng ni dung thch hp nh sau:
mc ch cuc hp
kt qu hoc mc tiu t ra
ngy, gi v a im
i tng tham gia
vai tr ca ngi tham gia
ni dung cng vic cng vi trch nhim ca tng c nhn
v b tr thi gian thc hin
cc ti liu c bn v cuc hp hoc k hoch chun b
thi gian cuc hp.

Ni dung tho lun ch bao gm nhng vn m nhm c th
thc hin c trong khong thi gian cho php. i vi cuc
hp ko di trong hai ting ng h th ch nn tho lun khng
qa nm vn chnh, hoc trong cuc hp ko di 30 pht th
ch nn tho lun mt vn .

Trnh t cc ni dung tho lun:
tm cc nhn t c nh hng ln nhau
tch nhng kin thuc loi chia s thng tin vi nhng
kin cn phi tho lun gii quyt
i t cc vn d n cc vn phc tp v gy tranh ci
nht.

5. Thm d trc kin ca nhng ngi tham d chnh

Bn c th chun b cuc hp tt hn nu bn:

D n Pht trin th ng Hi 4
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
Bit trc c kin ca nhng ngi tham d chnh ca
cuc hp v cc vn quan trng
tho lun vi h nhng kin m bn mun h chia s vi
nhng ngi tham gia khc.
Bn c th chn la iu chnh ni dung cuc hp ca bn
da trn thng tin t nhng ngi tham gia chnh cung cp cho
bn trc cuc hp.

6. Chun b cho cuc tho lun v quyt nh s a ra

Thu thp ti liu v d liu lin quan
Ni chuyn vi nhng ngi tham gia v kin cng nh
cc mc tiu ca h
ng vin nhng ngi tham gia pht huy vai tr ca mnh
v cho h thy rng bn quan tm n kin ca h.
Tm tt ni dung cuc hp vi lnh o v cp trn ca bn,
nhng ngi khng th tham gia cuc hp nhng rt quan
tm n kt qu cuc hp ny.
Phn pht chng trnh v cc thng tin lin quan

7. Nu r mc ch v mc tiu ca cuc hp

Nu bn trnh by r mc ch v mc tiu ca cuc hp ngay
vo u cuc hp, bn c th gim thiu c vic i lc
hoc trnh s cp n cc vn khng lin quan.

8. tt c mi ngi c c hi pht biu

iu chnh mc ng gp ca bn m bo rng bn
khng qu p t
D n Pht trin th ng Hi 5
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
Kim sot nhng ngi hay ct ngang v nhng ngi hay
p o trong cuc hp; to c hi cho nhng ngi t ni
cng tham gia kin
Cn c thi tch cc v ng vin v nhng vn m
mi ngi pht biu
Can thip nu c mt ngi ph bnh hoc cng kch kin
ca nhng ngi khc
Ghi li cc kin ng gp vo mt t giy kh rng mi
ngi cng nhn thy
Khi bn cm thy c nhiu kin mun ng gp cho mt
vn , cn quan st v lng nghe tt c nhng kin ca
ngi mun ng gp
Hi nhng ngi tham gia xem h ang ngh g. Yu cu
nhng ngi cha ng gp kin pht biu
Chia thnh cc nhm hai hoc ba ngi v yu cu cc
nhm c bo co tr li
ng qu vi vng b phiu hay a ra quyt nh.

9. C kt lun cho tng vn

Khi ra quyt nh, nhm c th b phiu hoc dung ho kin
(hai bn cng thng nht) hoc ngi lnh o c th t a ra
quyt nh:
B phiu cho bn kt qu nhanh hn
Dung ho kin thng kh hn v mt nhiu thi gian
hn. Trong dung ho kin, khng phi tt c mi ngi u
ng vi quyt nh nhng vn nht tr l ng h quyt
nh .
D n Pht trin th ng Hi 6
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
Quyt nh ca lnh o thng tn t thi gian nht. Khi
p dng phng php ny, iu quan trng l tt c cc
thnh vin u cm thy quan im ca h c lng nghe.

10. Kt thc cuc hp vi mt K hoch hnh ng v
truyn t

Cc cuc hp kt thc khng c mt k hoch hnh ng v
truyn t s khng ra c mt hnh ng no sau khi
cuc hp kt thc. Mt k hoch hnh ng v truyn t cn
c ba yu t:

Nhng quyt nh v kt qu c th no t c
trong cuc hp v nhng cng vic no cn c thc hin
sau cuc hp?
Ai chu trch nhim i vi nhng nhim v ny?
Khi no nhng nhim v ny c hon thnh?

11. Bin bn hp

Mt bin bn bao gm:
Danh sch nhng ngi tham gia
Mc tiu cuc hp
Cc ch chnh c tho lun
Cc quyt nh chnh c a ra
Cc bc tip theo hoc cc k hoch hnh ng
Thi gian cuc hp tip theo hoc chng trnh theo di tip

Mt bin bn cho cc cuc hp gii quyt vn cng c th
bao gm:
D n Pht trin th ng Hi 7
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
Xc nh vn cn gii quyt
Phng php phn tch
Cc gii php
Tiu ch a ra quyt nh
Quyt nh c a ra
Ai theo di vo thi gian no
Kt qu mong i

Sau khi cuc hp kt thc, hon chnh bin bn v k hoch
hnh ng, sau gi cho tt c nhng ngi tham gia cuc
hp, v c nhng ngi khng tham gia cuc hp, nhng cn
c thng bo. Cc k hoch hnh ng c nhiu kh nng
c thc hin nu c xem thuc v trch nhim thc t,
bn phn v cc hp ng.

12. T chc hp khng chnh thc vi nhng ngi cha
c nghe hoc khng hi lng vi kt qu ca cuc hp.

Trong qu trnh hp, cn ch n cc du hiu khng hi lng
ca nhng thnh vin v cc quyt nh v cn tm gp h sau
cuc hp. Cc cuc trao i sau cuc hp c th s cung cp
cho bn nhiu ng gp qu bu v c th trnh lm nhng vn
n gin tr nn phc tp khng cn thit.

13. Cung cp cc ngun lc ha

Cn m bo cc thnh vin s c cung cp cc ngun lc
h cn t c cc nhim v c giao. Trong trng hp
khng th cung cp c, cn gii thch ti sao.

D n Pht trin th ng Hi 8
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
14. Thc hin cc quyt nh ca bn

Thc hin ngay cc quyt nh a ra trong cuc hp cng
sm cng tt. iu ny s cho thy hiu qu lm vic ca bn
vi t cch l ngi ch tr cuc hp. Cui cng, bn s c
nh gi thng qua nhng g bn lm nhiu hn l thng qua
nhng g bn ni.

3. Cc gi cho vic chun b v t chc mt cuc
hp

Ch mi nhng ngi cn phi tham d v nhng ngi c
th ng gp t c cc mc tiu ca cuc hp.
Nu lm vic vi mt nhm ln, cn chun b nhiu phng
thc.
Chn la mt khng gian hp thch hp v cn kim tra a
im hp v cc thit b cn thit
Chun b chng trnh hp. Mt cuc hp khng c chng
trnh cng nh mt i qun tm kim khng c bn .
Ln k hoch thi gian t 30 pht n 2 gi i vi cc cuc
hp cho nhm nh v thng nn d tnh thp khi lng
cng vic mt nhm c th hon thnh.
T chc cuc hp cng t thi gian cng tt trong khi vn t
c cc mc tiu ca cuc hp
Thu thp cc thng tin v ti liu lin quan n cuc hp
Bt u v kt thc hp ng gi
Bt u vi cc vn n gin hn. Nhng thnh cng
buc u thng s to thun li cho nhng thnh cng tip
theo
D n Pht trin th ng Hi 9
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
Bin bn hp: Ghi li tt c nhng vn xy ra trong cuc
hp
Yu cu mi ngi cung cp ti liu

4. Cc gi cho vic kt thc mt cuc hp

Ghi li cc bc tip theo hoc xy dng mt chng trnh
hnh ng v ph bin thng bo cho nhng ngi tham
gia v cc bn lin quan khc.
Kt thc cuc hp khi t c cc mc tiu, khi cuc
hp khng tin trin hoc khi ht thi gian.
Tm tt nhng vn tho lun trong cuc hp: nhng
vn hon thnh
m bo vic theo di
Cng c tm quan trng ca nhng quan im v tng
c chia s v nhng cam kt gp phn cho cuc hp
c t chc thnh cng
Cm n s tham gia nhit tnh ca mi ngi

5. Cc gi gii quyt vi cc hnh vi gy kh
khn

Cc thnh vin n mun
Bt u cuc hp ng gi
Tm hiu nhng g c th khin ngi n mun tham d
ng gi.
Giao cho ngi hay n mun ny mt cng vic phi lm
trong cuc hp
Sau cuc hp v khi ch c 2 ngi, hi ti sao ngi ny li
n mun
D n Pht trin th ng Hi 10
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
Nhng thnh vin v sm
Tm hiu ti sao nhng ngi ny thng v sm
Khi bt u cuc hp, hi xem liu mi ngi c th li d
hp cho n khi kt thc c khng. Nu khng, cn xem
xt iu chnh li thi gian ca cuc hp.

Cc thnh vin lun lp i lp li mt vn

Ghi cc kin ng gp ca nhng ngi ny ln giy lt
Ni cho h bit rng bn nghe kin ca h
vn ny li tho lun sau

Cc thnh vin lm vic ring trong cuc hp

t mt cu hi v yu cu nhng ngi ny tr li
im danh nhng ny trong gi gii lao
Nhc li ni quy khi bt u cuc hp

Ni chuyn ring
Yu cu mi ngi tp trung bng cu hi nh liu chng
ta c th t chc mt cuc hp y c khng?
Hi nhng ngi ni chuyn ring liu h c th chia s
cuc ni chuyn cho mi ngi nghe hoc h tip tc cu
chuyn sau khi cuc hp kt thc
Trong gi ngh gii lao, hi xem chuyn g xy ra

Nhng thnh vin lun t ra l h bit tt c
Ghi nhn s hiu bit ca h
Yu cu h kin nhn v lng nghe kin ca nhng ngi
khc.
D n Pht trin th ng Hi 11
Trung tm ph bin kin thc - d n PTTH: 1.iu hnh cuc hp
6. Cc bc tho lun mt vn

Khi cc thnh vin tham gia hp gp phi vn kh khn, c
th t nhng cu hi dn dt nh sau:

1. Cc thnh vin hiu nh th no v vn ny? Vn ny
xy ra trong bao lu? hin nay vn ny din ra nh th
no?
2. Thng nht v cch xc nh vn
3. Cc nguyn nhn ca nhng vn ny l g?
4. C nhng gii php no cho vn ny? Nhng hu qu g
c th xy ra nu vn khng c gii quyt?
5. Chng ta s chn la mt gii php nh th no? Cc nhn
t chnh nh thi gian, ngun lc, ti chnh, gi tr .v.v.
6. Thng nht v mt gii php




D n Pht trin th ng Hi 12















































Mun bit thm thng tin v ti liu:
ELECTROWATT-I NFRA VI ETNAM
D n Pht trin th ng Hi
19 Quang Trung ng Hi, Qung Bnh
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email: ewedh@dng.vnn.vn

D n Pht Trin th ng Hi do
























C quan Hp tc v Pht trin Thu S ti tr