BKAV

eOffice
VN PHNG IN T
TI LIU HNG DN S DNG

I. PH N I! T"AO #I TH$NG TIN

Ti liu ny hng dn s dng nhanh mt s tnh nng c bn ca h!n m"m eOffice K%&'() c*+! #$n h%y &'a ()c hng dn ny &'a tha* t+c lu,n t-.n h!n m"m (/ ($t hiu 0u ca* nh1t

,. -.i /01 2%3) 454

2/ ch$y h!n m"m 3455ic3 b$n lm th3* c+c bc sau (6y7 8* y 5il3 eOffice.e6e t' c+c m+y (% (9c ci (:t 3455ic3 ; < 87=3455ic3=3455ic3>3?3 &" m+y tnh ca m@nh> #1m /72 c%&81 &* 5il3 eOffice.e6e Abi/u t9ng h@nh m:t t-ngBC ca s< (ng nhD sE ?u1t hin> #$n h%y (i"n 1%9): 1i) c;< =>) &* ca s< ny nh sau7 o ?< c%@ e4<iA7 F (Ga chH e4<iA c;< =>) (ang s dng ; 8,ng ty> I d 7 L+):PTBC+)%<DE&<):):<i.:+F.F) o GH1 I%J&7 F mDt JhKu ca 3mail ca b$n> LMu b$n Jh,ng nh h*:c Jh,ng biMt mDt JhKu ca m@nh h%y g)i s NO1P>QRPPN1 Ag: S-> F*ngB (/ (9c t-9 giT > o #$n cU th/ ticJ &* ,VG%i )%K 4H1 I%J&W (/ l!n sau b$n Jh,ng hi gX l$i mDt JhKu nYa> o 8h)n VL): )%H2W (/ &* h thng> LMu ca s< b+* VZh,ng (ng nhD (9cWC h*:c b+* V[ai mDt JhKuW b$n h%y g)i s NO1P>QRPPN1 (/ (9c t-9 giT > o Ii l!n (!u ti.n ch$y 3455ic3C ca s< ghi t.n sE ?u1t hinC b$n h%y ghi t.n ca m@nh &* , VHM F. 1N)WC ch)n VO): PW (/ h*n t1t o T' l!n sau 3455ic3 sE t\ (ng ch$yC b$n chH c!n gX mDt JhKu & 1n V L): )%H2W (/ &* h thng>

Q. H8i 1%+>i
Zhi mun t-a* (<i ng]n &i ai (U t-*ng 8,ng tyC b$n h%y th\c hin nh sau7 8h)n nTt VH8i 1%+>iW t-.n thanh t+c & chnh ca 3455ic3 Athanh t+c & g^m c+c nTt J_m h@nh nh ; s+t mn h@nh ha t-.nBC ca s< hi/n thG danh s+ch nhYng ng`i (ang s dng 3455ic3 sE hin l.n>

 2/ ch)n ng`i c!n t-a* (<i b$n h%y b1m /72 c%&81 &* t.n ng`i (UC b$n cU th/ t@m th1y t.n ca h) ; danh s+ch V TR1 cST h*:c ; danh s+ch th3* UP%V): =<)T> #$n mun t@m th3* danh s+ch n* th@ h%y =R4 c%&81 &* tab VTR1 cST h*:c UP%V): =<)T> Zhi (ang hi th*$iC b$n cU th/ gi 5il3 ch* ng`i (ang hi th*$i cbng bcng c+ch b1m &* nTt UGWi fiAeT t-.n ca s< hi th*$i> #$n cU th/ dbng c+ch ghd c+c Je t\ nh7 !X !D !Y !P (/ th/ hin cm ?Tc bcng h@nh nhC h*:c cU th/ ch)n h@nh nh t-\c tiM t' thanh c,ng c ca ca s< hi th*$i 8h)n VGWiW (/ gi tin (i

Z. GWi fiAe 1[\c 1i(2

Zhi mun gi mt hay nhi"u 5il3 ti liu ch* ai (U b$n h%y lm nh sau7 T@m (Mn 5il3 c!n gi & b1m c%&81 2%Si &* 5il3C mt m3nu sE ?u1t hin 8h)n VGWi fiAe =]): eOfficeT^ ca s< ch)n ng`i nhDn sE ?u1t hin #$n h%y =R4 /72 &* t.n ng`i nhDn (/ gi 5il3> LMu mun gi 5il3 ny ch* nhi"u ng`iC b$n h%y ticJ &* , b.n c$nh t.n nhYng ng`i (U -^i ch)n VGWi fiAeW

_. Mc 1%9): =*+ 4Ki

Zhi cU th,ng b+* mi (Mn AlGch lm &ic l%nh ($*C th,ng b+*C c,ng cngC 0uy (GnhC b+* c+* c,ng &ic tu!nCfB b$n sE th1y cU mt ca s< nhg ; gUc di b.n hi mn h@nh t\ (ng ?u1t hinC b$n h%y =R4 c%&81 &* (U (/ th,ng tin mi hin l.n>

`. GWi e4<iA c%+ ):abi I%*c

2/ gi 3mail ch* ng`i Jh+c AcU th/ gi c ch* ng`i t-*ng (n &G V(Ga chH cU (u,i hs*nhai0uangngai>g*&>&nW & ; ng*i AJh,ng gi (9c ch* gmail & yah**BC b$n h%y lm nh sau7 8h)n nTt VS+>) 1%aW ; gUc t-.n b.n t-+i ca s< h!n m"m 3455ic3 jX (Ga chH 3mail ca ng`i nhDn &* , VGWi 1KiW> I d7 L+):PTBC+)%<DE&<):):<i.:+F.F) jX ti.u (" bkc th &* , VTiN& /5W> I d7 L): IP 2%V): %M2 #$n cU th/ (nh J_m 5il3 th3* 3mail bcng c+ch ch)n nTt VKc4 fiAeW jX ni dung bkc th 8h)n nTt VGWiW ; gUc t-.n b.n t-+i ca s< s*$n th (/ gi th (i>

d. LiN) I(1 1Ki c*c ee=Ci1e c;< -9): 1'

l

2/ nhanh chUng &* c+c t-ang m3b th`ng (9c dbng t-*ng 8,ng ty m Jh,ng c!n nh (Ga chHC b$n h%y lm nh sau7 2/ m; m3bsit3 ni b ca 8,ng ty t' 3455ic3 b$n h%y b1m nTt V LiN) I(1W t-.n thanh t+c & ca 3455ic3> Lg*i -a b.n c$nh nTt VLiN) I(1W cU 4fi 1N) c%@ 6&g):C b$n h%y =R4 F.+ 4fi 1N) ).' (/ cU th.m mt danh s+ch c+c m3bsit3 Jh+c nYaC b$n h%y =R4 c%&81 &* t-ang m3b b$n c!n m;>

h. i):^ 4j )%<)% cW< Ck eOffice

Zhi h!n m"m 3455ic3 (ang ch$yC b$n sE th1y cU bi/u t9ng h@nh m:t t-ng ca h!n m"m ; gUc hi b.n di mn h@nh 2/ i): hay Gj cW< Ck ca 3455ic3 b$n h%y =R4 c%&81 &* bi/u t9ng ny> #$n n.n (/ h!n m"m ch$y li.n tc (/ JG th`i nhDn th,ng tin miC Jhi Jh,ng s dng nYa b$n chH c!n b1m &* bi/u t9ng m:t t-ng (/ (Ung ca s< l$i> LMu mun th*+t Jhgi chng t-@nhC b$n h%y =R4 c%&81 hi &* bi/u t9ng m:t t-ng & ch)n VT%+*1W>

l. GWi 1i) F.+ c*c Gmc 1i) c%&): YT%9): =*+^ -9): c8):^nX
#$n sE th1y b.n t-+i ca s< chnh ca 3455ic3 mt s+ch c+c mc tin nh V T%9): =*+WC V8,ng cngWCf26y l c+c mc (/ chka c+c th,ng tin (i"u hnh nh7 Th,ng b+*C 8,ng cngCfca 8,ng ty> #$n cU a c+ch (/ gi th,ng tin &* c+c mc ny nh sau7 Cch 1: o #$n h%y b1m c%&81 2%Si &* mc c!n gi tin &* -^i ch)n VGWi 1i) F.+ /o'W o 8+c bc tiM th3* b$n h%y lm ging nh gi 3mail> Cch 2: o Sni mc tin sE (9c g]n &i mt (Ga chH 3mailC Jhi b$n gi th,ng tin (Mn (Ga chH ny th@ th,ng b+* (U cong sE (9c gi &* mc tin tng kng> I d7 mc tin V T%9): =*+W (9c g]n &i (Ga chH T%+):B<+BC+)%<DE&<):):<i.:+F.F)C mc tin V-9): -8):W (9c g]n (Ga chH -+):-+):BC+)%<DE&<):):<i.:+F.F)> #$n cU th/ t\ (*+n (Ga chH (9c g]n &i mc tin n* (U th3* c+ch AR' 1N) c;< 4mc 1i)^ =p qR& F. c*c qR& c*c% & 1%N4 /&9i BC+)%<DE&<):):<i.:+F.F). 8hT e7 8+c mc tin (9c h6n 0uy"n & Jh,ng hi ai cong cU 0uy"n h$n (/ gi tin &* (UC n.n cU th/ b$n sE nhDn (9c th,ng b+* V#$n Jh,ng cU 0uy"n gi tin &* (6yW Jhi gi th,ng b+* &* mt mc n* (U>

r. T[S Abi 481 1i) 1[+): Gmc 1i) c%&):

Zhi b$n ()c mt tin t-*ng c+c mc tin chungC & mun t- l`i tin (U ch* t1t c m)i ng`i ()c (9c tin ny b$n h%y lm nh sau7 8h)n chut hi &* tin ny Ach)n t-.n danh s+ch c+c tin ; b.n hi danh s+ch c+c mc tinB mt m3nu sE ?u1t hinC b$n h%y ch)n VT- l`i t1t cW> LMu b$n chH mun t- l`i ch* ng`i gi tin th,i th@ b$n h%y ch)n VT- l`iW> 8a s< s*$n tin sE ?u1t hin [*$n ni dung t- l`i & b1m nTt VjiW ; gUc t-.n b.n t-+i ca s< s*$n tin (/ h*n t1t>

,s.

ki 4H1 I%J&
2/ thay (<i mDt JhKu b$n h%y lm nh sau7 8h)n m3nu V-9): cmW t-.n m3nu ca 3455ic3 8h)n VT%<' /ki 4H1 I%J&W ca s< thay (<i mDt JhKu sE ?u1t hin #$n h%y gX mDt JhKu (ang s dng &* , VGH1 I%J& %it) 1>iW jX mDt JhKu mi &* , VGH1 I%J& 4KiWC b$n h%y gX l$i chnh ?+c mDt JhKu ny &* , VGu A>i 4H1 I%J& 4KiW (/ ch]c ch]n -cng b$n (% gX (Tng mDt JhKu 8h)n VO): PW (/ h*n t1t> T' l!n (ng nhD sau b$n h%y s dng mDt JhKu mi ny (/ (ng nhD chng t-@nh

II. PH N II! v Lw VN BxN ,. vW AP FL) =S) /()

Zhi cU &n bn (Mn c!n ? leC 3455ic3 sE t\ (ng th,ng b+* An*ti5yB di gUc mn h@nh m+y tnh ca b$nC ni dung ca th,ng b+* g^m h@nh nhC t.n ng`i gi & t-ch yMu ca &n bn 2/ ()c ni dung &n bn nhDn (9c & ?3m e JiMn ? le

,.,., T%<+ 1*c 6W AP I%i )%H) FL) =S) /()

1B Lh1 chut &* dpng chY b.n t-*ng ca s< n*ti5y>

St gia* din ? le &n bn hin -a ch* hd b$n lm &ic &i &n bn &'a ch)n

Lh1 (T chut t-+i (/ m; &n bn

aB Lh1 (T chut t-+i &* h!n t-ch yMu ca &n bn c!n ? le>

St ca s< mi hin -a &i ni dung &n bnC c+c ti liu J_m th3* AnMu cUB & c+c e JiMn ? le li.n 0uan>

lB Lh1 chut &* c+c (" mc t-*ng h!n ni dung &n bn (/ ?3m chi tiMt c+c e JiMn

? le li.n 0uan & c+c &Mt c,ng &n A&n bn Jh;i (!u t' (6uC chuy/n (Mn nhYng aiCfB>

,.,.Q G%i P Ii() 6W AP F.+ FL) =S) 1B Zhi m; &n bn ta sE th1y h!n (/ ghi e JiMn ? le ca m@nh aB jhi e JiMn ? le &* , e JiMn> lB r JiMn ? le ca b$n sE (9c lu l$i Jhi b$n chuy/n ? le &n bn ch* ng`i Jh+c>

Zh*ng t-ng ghi e JiMn ? le

Lu :

1. Bn c th to ra cc mu kin x l v dng li cho tin bng cch b m vo m!c

.

2. "u bn nh#n $%&c v'n b(n nh%ng ch%a x l trong khi v'n b(n vn c)n hn* l+c

n, ch%-ng tr.nh c/ng t0 $1ng nh2c bn* bn ch3 c4n k5ch chu1t vo d)ng ch6 th7ng bo b8n trong ca 9: $ x;m nh6ng v'n b(n ch%a x l<

3. "u bn m= c7ng v'n ra v ch%a x l nga,* bn c th m= li ca 9: x l v'n b(n

bng cch b m vo m!c >'n b(n tr8n thanh c7ng c! c?a ;@AAic;<

Bau $ bn c th x;m n1i dung v'n b(n c/ng nh% kin x l li8n Cuan< ,.,.Z -%&'y) 6W AP FL) =S) /() 1B T' ca s< ? le &n bn ch)n aB 8h)n (i t9ng c!n chuy/n ti> St ca s< nhg hin -a cbng &i danh s+ch nhYng ng`i thuc (i t9ng b$n &'a ch)n> lB 8h)n t.n ng`i ? le> >

St m3nu hin -a &i danh s+ch c+c ni nhDn (9c g9i e stn>

Q. vW AP FL) =S) 1%9): =*+

In bn th,ng b+* l &n bn (9c gi ti b$n &i mc (ch th,ng b+*> #$n chH (9c m; & ?3m ni dung &n bn ny> T1t c &n bn th,ng b+* (9c lu t-*ng mc VIn bn th,ng b+*W t-*ng ca s< 0un le &n bn> Q., -*c =aKc 6W AP I%i )%H) FL) =S) 1%9): =*+ 1B aB 2)c ni dung &n bn> ZMt thTc &n bn & lu &* h^ s>

Z. vW AP FL) =S) /i
In bn (i (9c s dng Jhi7 T$* mt &n bn (i mi T$* mt &n bn (i t- l`i ch* &n bn (Mn> Z., K%ji 1>+ 481 FL) =S) /i 4Ki! T' thanh c,ng c ca chng t-@nh 3455ic3 ch)n moi t.n s< ?ung b.n c$nh nTt VL) =S)C mt m3nu hin -a> 8h)n VL) =S) /i>

8a s< s*$n th* &n bn (i ?u1t hin> 1. D tho vn bn i 2/ d\ th* ni dung &n bn (iC cU a c+ch -*c% , i u\ th* t-.n t-@nh s*$n th* th,ng dng AS[ v*-dC w?c3lCfB7 s*$n th* ni dung t-.n mt t-@nh s*$n th* b1t Jx sau (U g]n J_m 5il3 ny &* &n bnC chi tiMt ?3m h!n N%H2 1.i Ait& Ic4 1%e+> 26y l c+ch th`ng s dng>

-*c% Q i [*$n ni dung t-.n t-@nh s*$n th* ca 3455ic37 s*$n t-\c tiM t-.n h!n ni dung ca ca s< VL) =S) /i>

2. Nhp ti liu km th o vn bn
#$n cU th/ gi ti liu J_m th3* Ad\ th* &n bnC ti liu tham Jh* li.n 0uan ti &n bnC c+c &n bn li.n 0uanC>>B &* mt &n bn (/ chuy/n (iC b$n lm nh sau7 1B T-*ng ca s< lm &ic &i &n bnC ch)n aB T@m (Mn 5il3 c!n (nh J_m &* &n bn> > St ca s< m; -a ch* hd b$n duyt (Mn 5il3 c!n (nh J_m>

lB 8h)n O2e) (/ JMt thTc &ic ch)n ti liu gi J_m>

1N

3. !h"m vn bn li"n #u$n

In bn li.n 0uan l &n bn cU s\ 0uan h &" m:t ni dung &i &n bn (ang ? leC & d nh c,ng &n (i (/ t- l`i c,ng &n (Mn l hai &n bn li.n 0uan> 8+c tha* t+c th\c hin7 1B T-*ng ca s< lm &ic &i &n bnC ch)n > 8a s< t@m JiMm &n bn hin -a ch* hd b$n t@m c+c &n bn li.n 0uan t-c (U>

aB T@m & ch)n &n bn li.n 0uan> lB Lh1 V zz U -^i 1n T%N4 (/ JMt thTc &ic th.m &n bn li.n 0uan> %. Nhp th&n' tin km th o vn bn [au Jhi (% Jh;i t$* & d\ th* ni dung ch* &n bn (iC b$n (i"n c+c th,ng tin li.n 0uan ti &n bn7

T[{c% '(&7 jhi t-ch yMu &n bn>

11

8 I%J)7 8h)n mkc ( JhKn t' ch* &n bn> L+>i FL) =S)7 8h)n l*$i &n bn> L|)% F\c7 8h)n lynh &\c h6n l*$i &n bn> }) F? C+>) 1%S+! -%M) P%V):~}) F? 2%*1 %.)% FL) =S). T%bi %>) 6W AP7 8h)n th`i h$n ? le ca &n bnC dbng (/ nh]c c+c &n bn 0u+ h$n ? le>

(. Chu)*n +, l- vn bn i
1B aB lB T' ca s< ? le &n bn ch)n > St m3nu hin -a &i danh s+ch c+c ni nhDn (9c g9i e stn> 8h)n (i t9ng c!n chuy/n ti> St ca s< nhg hin -a cbng &i danh s+ch nhYng ng`i thuc (i t9ng b$n &'a ch)n> 8h)n t.n ng`i ? le>

PB

8h)n

(/ chuy/n tiM &n bn (i> .. /0) l1i vn bn v2$ +, l- 34n bn ',i nh5m 6$ ch78

Zhi b$n gi nh!m (Ga chH h*:c mun chHnh sa l$i ni dung &n bn (% chuy/n ch* ng`i Jh+cC b$n cU th/ s dng tnh nng LR' A>i FL) =S)>
y AR' A>i FL) =S) / 6W AP

1> T' thanh c,ng c ca 3455ic3 ch)n In bn (/ m; ca s< 0un le &n bn>

8a s< 0un le h^ s &n bn hin -a> a> 8h)n tab In bn (ang ? le> l> 8h)n mc In bn &'a ? le> P> 8hut hi &* &n bn c!n l1y l$i> q> St m3nu hin -a>

1a

Q> 8h)n F1y l$i &n bn>

s> I* mc In bn (i ch` ? le AnMu &n bn &'a l1y l$i l &n bn (iB h*:c In bn (Mn ch` ? le AnMu &n bn &'a l1y l$i l &n bn (MnB (/ ?3m &n bn &'a l1y l$i> La& P! >'n b(n ch3 c th l , li khi ng%Di nh#n v'n b(n ch%a m= v'n b(n ra< >'n b(n xin kin c?a ng%Di khc* khi l , li v'n b(n xin kin $Eng nghFa vGi vic bH vic xin kin n, 9. /:u vn bn vo h; <= Zhi Jh;i t$* mt &n bn (i h*:c JMt thTc mt &n bn (Mn h*:c (iC h thng sE y.u c!u b$n lu &n bn &* h^ s> z^ s lu &n bn cU th/ l h^ s (% cU h*:c t$* mi AnMu c!nB> Sun lu &n bn &* h^ s n* b$n chH c!n ch)n &* t.n h^ s (U -^i nh1n >

1l

Z.Q K%ji 1>+ 481 FL) =S) /i 1[S Abi c%+ FL) =S) /()!

3.2.1. Cc b:>c kh?i t1o

1> S; &n bn (Mn c!n ? le> a> T-.n ca s< ?3m chi tiMt &n bn ch)n T[S Abi> St m3nu hin -a>

l> 8h)n VL) =S) /i> 8a s< &n bn (i ?u1t hin> P> [*$n th* &n bn (i Aji J_m ti liu h*:c s*$n t-.n t-@nh s*$n th* 3455ic3B -^i chuy/n &n bn (/ t- l`i Z.Z y c%@)% CW< )8i q&): 1.i Ait& Ic4 1%e+ I%i )%H) FL) =S) /i 3.3.1. Cc b:>c thc hin 1> S; &n bn c!n ? le> a> Lh1 (T chut &* 5il3 &n bn (nh J_m (/ m; & chHnh sa ni dung>

(nh l> Fu{il3 l$i ni dung &'a chHnh sa> J_m

1P

Z._ ve4 2%iN) =S) 1.i Ait& Ic4 1%e+ I%i 6W AP 3.%.1. Cc b:>c thc hin |ua mni bc ? leC s\ thay (<i ca c+c ti liu J_m th3* (9c lu thnh c+c hi.n bn Jh+c nhau> y 6e4 2%iN) =S) 1.i Ait& Ic4 1%e+ 1> S; &n bn c!n ? le> a> 8hut hi &* ti liu J_m th3* &n bn>

St m3nu hin -a J_m th3* t.n ca c+c hi.n bn ti liu (% (9c chHnh sa> l> 8h)n ti liu c!n ?3m> /:u -: @* m? phi"n bn cuAi cBn'C ch7 c5n b0m Dp chuEt vo ti liu km th o. Z.` K(1 1%7c 6W AP FL) =S) 3.(.1 FGt thDc vn bn Iic JMt thTc ? le &n bn (9c th\c hin Jhi b$n (% h*n thnh &ic s*$n th* & Ji/m duyt ni dung ca &n bn ny> y I(1 1%7c 6W AP 481 FL) =S)7 ,. S; &n bn c!n JMt thTc> Q. 8h)n K(1 1%7c t-.n thanh c,ng c>

Z. Fu &n bn &* h^ s>

1q

LMu (% cU stn h^ s (/ luC ta ch)n h^ s & nh1 (T &* h^ s (U Ah*:c ch)n h^ s -^i nh1 &* B> T-`ng h9 cha cU h^ s c!n (/ lu &n bnC ta hi t$* h^ s mi bcng c+ch nh1 nTt > LhD t.n h^ s -^i nh1 &* &n bn &* h^ s mi ny> (/ t$* h^ s miC sau (U lu

_. ' E&'5) FL) =S)

}y 0uy"n l &ic t-a* 0uy"n ? le &n bn ch* mt ng`i Jh+c t-*ng c 0uan> |u+ t-@nh y 0uy"n t-.n h thng 3455ic3 cU (:c (i/m sau7 In bn chuy/n (Mn ng`i y 0uy"n (^ng th`i sE chuy/n (Mn ng`i (9c y 0uy"n> In bn (9c ? le nMu ng`i y 0uy"n h*:c ng`i (9c y 0uy"n ? le> LMu mt t-*ng hai ng`i ? le th@ ng`i cpn l$i c*i nh cong (% ? le &n bn ny> i. ' E&'y) 6W AP FL) =S) c%+ ):abi ).+ /i 1> T-*ng ca s< 0un le &n bnC ch)n Tab VT[< c&^ 1%g): IN FL) =S)W a> 8h)n ' E&'5) t-*ng 4mc &S) 1[? %t 1%g):> l> 8h)n T>+ 4Ki>

1Q

P> 8h)n ~hpngC ng`i (\c y 0uy"nC l*$i &n bn y 0uy"nC th`i gian y 0uy"nC hiu l\c & ghi chT t-*ng mu cD nhDt y 0uy"n> q> 8h)n V8D nhDtW (/ h*n t1t>

ii. vi< ;' E&'5) 2/ ?Ua y 0uy"nC b$n th\c hin th3* c+c bc sau7 1> T-*ng ca s< 0un le &n bnC ch)n Tab VT[< c&^ 1%g): IN FL) =S)W a> 8h)n }y 0uy"n t-*ng mc |un t-G h thng> l> 8h)n mu y 0uy"n c!n ?Ua> P> 8h)n Ua>

1s