Estndares de Codificacin y Trazabilidad en el Sector Hortofructcola

Primera Parte: Codificacin

Julio 2003

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INDICE:
1. INTRODUCCIN........................................................................................................ 5 2. PASOS NECESARIOS PARA EMPEZAR A CODIFICAR ........................................ 5 2.1. CREACIN DE UN CATLOGO DE EMPRESA. ............................................................. 5 2.2. ASIGNACIN DE CDIGO EAN A CADA ELEMENTO DEL CATLOGO. ........................... 5 3. ETIQUETADO DE PRODUCTO DIRIGIDO AL PUNTO DE VENTA......................... 7 3.1. VENTA UNITARIA..................................................................................................... 7 3.2. VENTA EN FUNCIN DEL PESO................................................................................. 8 4. ETIQUETADO DE AGRUPACIONES...................................................................... 10 4.1. AGRUPACIONES MONOPRODUCTO SIN INDICACIN DE PESO................................... 11 4.1.1 Cantidad estndar de productos. .................................................................. 11 4.1.2 Cantidad variable de productos. ................................................................... 11 4.2.1 Cantidad estndar de producto..................................................................... 12 4.2.2 Cantidad variable (no estndar) de producto................................................ 13 4.3 IDENTIFICACIN DE AGRUPACIONES NO ESTNDAR MULTIREFERENCIA .................... 13 5. LA TRAZABILIDAD ................................................................................................. 15 5.1. BASES DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD ............................................................... 16 6. RECOMENDACIONES DE ETIQUETADO PARA EL SECTOR. ............................ 17 6.1 ETIQUETADO DE UNIDADES DE CONSUMO .............................................................. 17 6.2. ETIQUETADO DE AGRUPACIONES DE PRODUCTO ................................................... 17 6.2.1. Embalajes secundarios. ............................................................................... 18 6.2.2. Unidades de envo Homogneas y Estndar............................................... 19 6.2.3. Unidades de envo Homogneas y No Estndar ........................................ 21 6.2.4. Unidades de envo No estndar y Heterogneas ........................................ 22 7. EL EDI AL SERVICIO DE LA TRAZABILIDAD....................................................... 23 7.1 APLICACIN DEL ESTNDAR EANUCC PARA EDI.................................................. 23 7.3 EL ESTNDAR EDI-EANCOM Y LAS GUAS DE IMPLANTACIN. ............................... 24 ANEXOS....................................................................................................................... 25 ESTRUCTURA DEL CDIGO EAN 13 ............................................................................. 26 ESTRUCTURA DEL CDIGO EAN 14 ............................................................................. 27 ESTRUCTURA DEL CDIGO EAN 128 ........................................................................... 28 CLCULO DEL DGITO DE CONTROL.............................................................................. 29 MODELOS DE ETIQUETA USADOS EN ESTA GUA. .......................................................... 30 MIEMBROS DEL COMIT DE FRUTAS Y HORTALIZAS DE AECOC:................................... 31

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1. Introduccin
Esta gua muestra la aplicacin del sistema estndar de codificacin EANUCC en el sector Hortofructcola. Se presenta el etiquetado mediante cdigo de barras estndar de unidades de consumo y agrupaciones, con la finalidad de automatizar procesos de paso por caja, expedicin y recepcin de mercancas y almacenamiento de las mismas. Asimismo, el sistema de etiquetado estndar permite el conocimiento de la trayectoria y la ubicacin de los productos mediante una lectura automtica de cdigos de barras, es decir es una herramienta de ayuda para conseguir trazabilidad a lo largo de la cadena de suministros.

2. Pasos necesarios para empezar a codificar

2.1. Creacin de un catlogo de empresa.
El primer paso fundamental para poder proceder a codificar correctamente los productos de una empresa es la creacin de un catlogo o maestro de referencias, relacin de todas aquellas presentaciones de producto preparadas para su adquisicin por el consumidor final. A continuacin, hay que aadir a la lista anteriormente confeccionada todos aquellos tipos de agrupacin estndar en los que es posible transportar, facturar, comercializar etc. nuestra mercanca. Es cierto que ese ejercicio incrementar el nmero de tems de nuestro catlogo, pero de su correcta definicin depende el adecuado funcionamiento del sistema. Ejemplo: Referencia Interna
N-VL-1 N-VL-1-C20 N-VL-1-C20-MP N-VL-1-C20-PC

Descripcin
Malla naranjas 1,5 Kg Caja 20 mallas naranjas 1,5 Kg Media paleta 20 cajas naranjas... Paleta completa 40 cajas...

Cdigo EAN

As pues, en el catlogo de artculos deben figurar todos nuestros productos (considerando como artculos las agrupaciones estndares de unidades de producto).

2.2. Asignacin de cdigo EAN a cada elemento del catlogo.

El siguiente paso es el de identificar todos los productos que figuran en el catlogo con un cdigo EAN. En el caso de tratarse de una unidad de consumo este cdigo ser un EAN 13, que se obtendr a partir del cdigo de empresa asignado por cualquier organizacin EAN y de asignar un nmero secuencial en el apartado destinado por la organizacin EAN a este uso (Ver Anexo 1 en pgina 25) A continuacin se concluir el cdigo mediante el clculo del dgito de control descrito en el Anexo 4. El organismo representante de EAN Internacional en Espaa es AECOC.
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En el momento de asignar cdigo a las agrupaciones de producto deberemos tener en cuenta si estas debern o no identificar el peso en la etiqueta. Si se trata de agrupaciones en las que no ser necesario identificar peso, podremos asignar un EAN 13 distinto de la unidad contenida, o bien un EAN 14 (tambin conocido como DUN 14) La estructura del Cdigo EAN 14 se halla en el Anexo 2 en la pgina 26. En el caso de tratarse de agrupaciones en las que es necesario identificar el peso estas deben estar registradas en el catlogo de artculos mediante un EAN 14 con Variable Logstica de valor 9. La Norma EAN / UCC especifica que la Variable Logstica 9 est reservada para identificar agrupaciones con variacin de peso e indicar a los sistemas informticos de la existencia de un campo peso en el cdigo de barras. El objetivo de la asignacin de cdigo a cada uno de los elementos que componen el catlogo de la empresa es el de tener una identificacin nica y no ambigua para todos los productos y agrupaciones. MUY IMPORTANTE El catlogo de productos y agrupaciones con los cdigos asignados a cada artculo, debe transmitirse a los clientes para que este sea integrado en sus sistemas de informacin, y as se puedan utilizar los cdigos EAN como lenguaje comn entre productores y distribuidores, transportistas, operadores logsticos, etc. y todos los agentes implicados a lo largo de la cadena de suministros. La manera ptima de comunicar el catlogo a nuestros interlocutores es mediante el uso de AECOC Data. Ejemplo: A la izquierda imagen del servicio AECOC DATA. www.aecocnet.com En el pie, detalle de la jerarqua de un producto.

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3. Etiquetado de producto dirigido al punto de venta.

Este apartado indica cmo se debe proceder con los productos destinados a punto de venta. Se diferencia entre el producto vendido unitariamente independientemente del peso del mismo, y el producto vendido por peso, en el cul el peso es determinante en el precio del mismo.

3.1. Venta unitaria.

Bandejas, mallas, cestas, etc. entenderemos por venta unitaria la comercializacin de un producto de tal forma que sus variaciones de peso no influyan para nada en el precio del producto dispuesto a la venta de cara al consumidor final. Esta forma de codificar es la generalmente utilizada por la mayora de productos de venta al consumidor final que se encuentran en una gran superficie. En este caso el cdigo a emplear en su marcado con barras ser el EAN 13 asignado en el catlogo de la empresa propietaria de la marca del producto.

Ejemplo:
Cesta de Fresas de 450 gr. Es evidente que es muy difcil acertar con 450 gr. exactos, la naturaleza del producto no lo permite. No obstante todas las cestas se vendern al mismo precio, por lo tanto se asignar un EAN 13 en el catlogo a dicho producto y este ser el simbolizado en la etiqueta.

FRUTAS AECOC
FRESA DE HUELVA 450 gr.
Categora A

LOTE : 1234 AB

8 434571 268972

El cdigo EAN 13 del producto ser el que figurar en el catlogo o maestro de artculos de la empresa y ser definido por la empresa propietaria de la marca. Si la empresa proveedora desea realizar trazabilidad de sus productos, deber marcar en la etiqueta un nmero de lote. (Ver punto 5 de la presente gua)

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3.2. Venta en funcin del peso

En este caso el importe del producto depende directamente del peso del mismo. Es el ejemplo de aquellos productos que se pueden ver en las cmaras de refrigerados ya preparados para la venta y en los que la variacin de peso influye directamente en el importe del producto en el punto de venta. Por ejemplo: autoservicio de tomates, bandejas de melocotones con distintos pesos, etc. En Espaa la ley exige (*) que el consumidor est perfectamente informado del importe que ha de satisfacer por el producto que adquiere, por lo tanto, es necesario previo a proceder al etiquetado de los productos, conocer cual ser el importe al que ser comercializado el producto de cara al consumidor final. Lo habitual es que sea el detallista el que decida el importe al que el producto se comercializar de cara al consumidor final, por lo tanto, el precio definido por el detallista en su punto de venta es determinante para poder elaborar el cdigo de barras. Normalmente este tipo de productos se acostumbra a etiquetar en el mismo punto de venta. Sin embargo, se puede dar el caso en que el distribuidor solicite el envasado y etiquetado de las unidades de producto de peso variable al proveedor, indicndole previamente el precio de venta al pblico y asignando un cdigo especifico a tal efecto segn la siguiente estructura: La estructura del cdigo de peso variable EN ESPAA es la siguiente: Prefijos reservados para la distribucin:

25 y 26
P PXXXXX YYYYYC
PP Prefijo. Cdigo de artculo. Lo ms habitual es que este cdigo de producto lo asigne el detallista, ya que es l quien determina el precio al que el producto ha de disponerse de cara al consumidor final. Importe del producto reflejado en Euros, expresado con 3 enteros y 2 decimales. Dgito de control.

XXXXX

YYYYY
C

IMPORTANTE: Si su empresa va a identificar unidades de consumo para comercializarlas en otros pases, consulte con AECOC. La norma de peso variable para unidades venta al pblico vara segn el pas de destino.

(*) Decreto 2807/72 de 15 de septiembre del Ministerio de Comercio sobre Publicidad y Marcado en la venta al pblico de artculos al por menor (BOE nm. 247 de 14 de octubre de 1972)

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Ejemplo: Un distribuidor, decide que la cesta de melocotones de aproximadamente 1 Kg se comercializar en funcin de su peso. Por lo tanto, ser el peso quien determinar el importe unitario de cada cesta. El distribuidor, tambin, define que el precio por Kg del melocotn es de 3.15 /Kg y, adems, asigna a su proveedor el cdigo que identificar a la bandeja de melocotones en su establecimiento 25 56789 La tarea del proveedor consistir en dar de alta estos datos en sus balanzas y procesar las bandejas una por una, identificando el importe unitario.

PESOS VARIABLES
Melocotn Blanco
ORIGEN VALENCIA CAT : 1 CAL 57/67

AECOC
LOTE: 20587 KX

RDA. GENERAL MITRE, 10 08017 BARCELONA. R.G.S. 1234567 - B

En la etiqueta ejemplo de la izquierda se puede ver los campos obligatorios de informacin al consumidor (Precio por kilo, peso de la bandeja e importe).

En el cdigo de barras representado, las 7 primeras cifras Peso Kg. corresponden a un cdigo interno 3.15 E 1, 85 Kg asignado por el distribuidor, las 5 TOTAL siguientes al importe del producto (3 Euros 2 5 5 6 7 8 9 0 0 5 8 3 0 enteros y 2 decimales) y la ltima el dgito de control. Se incluye, en la etiqueta ejemplo, una identificacin del lote de produccin destinado a poder realizar trazabilidad de este producto (ver punto 5 de la presente Gua)

Fecha de Envasado :

Fecha de Caducidad : Precio Kg.

5.83

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4. Etiquetado de Agrupaciones.
Las agrupaciones son unidades comercializables por parte de las empresas suministradoras preparadas para facilitar manipulaciones o envos pero NO PREPARADAS PARA SU VENTA AL CONSUMIDOR FINAL. Normalmente se entiende por agrupaciones, las cajas, paletas, unidades de transporte, etc. La lectura del cdigo de barras en agrupaciones facilita la gestin de almacenes, ubicaciones, entrada y salida de mercancas, trazabilidad, etc. Para poder codificar correctamente es preciso distinguir las agrupaciones configuradas o estndar que precisan de indicacin de peso, de aquellas agrupaciones estndar que no precisan indicacin de l y las agrupaciones no estndar o de picking.
AGRUPACIONES CANTIDADES CONSTANTES CANTIDADES VARIABLES

SIN INDICACIN DE PESO CON INDICACIN DE PESO

4.1.1 4.2.1

4.1.2 4.2.2

Esto permitir conocer cual es la combinacin idnea de Identificadores de Aplicacin (IAs) EAN 128 que deberemos utilizar en el momento de disear la etiqueta. La estructura de los IAs se puede ver en el anexo de la pgina 28. Adems, el sistema de codificacin EAN 128 permite que, cuando una agrupacin tanto de peso fijo como de peso variable requiera informacin adicional a la mera identificacin de agrupacin en el cdigo de barras (por ejemplo, un nmero de lote, un nmero de seguimiento de bulto, un peso, Etc.), esta se podr aadir a la informacin bsica mediante los IAs.

Qu es el sistema de codificacin EAN 128?

El sistema de codificacin EANUCC 128 es un modelo de cdigo de barras estndar que permite representar en barras informaciones adicionales al cdigo EAN de producto o agrupacin, tales como fechas de caducidad, de confeccin, lotes, destinos, etc. La manera de representar estas caractersticas es a travs de unos prefijos significativos denominados Identificadores de Aplicacin (IAs). En la actualidad existen mas de 100 de estos prefijos aceptados internacionalmente. Adems, el EANUCC 128 permite la automatizacin de procesos, ya que toda la informacin representada en barras se puede captar automticamente por un lector e integrar directamente en el sistema de gestin sin necesidad de teclear manualmente la informacin. La estructura del EANUCC 128 se muestra en el Anexo 3.

RECUERDE: Antes de proceder a la correcta codificacin de agrupaciones mediante el EAN 128, la empresa debe haber generado un catlogo que contemple todos los artculos y agrupaciones de la empresa y, a continuacin, haber asignado a cada uno de ellos su cdigo EAN correspondiente.
Planta de empaquetado. Confeccin de Agrupaciones.

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4.1. Agrupaciones monoproducto sin indicacin de peso.

Aquellas agrupaciones de peso fijo que sean estndar (Es decir, aquellas con un nmero de unidades prefijado que constituye una unidad comercial, ej. Caja de 24 mallas de naranjas de 1 Kg) deben disponer en el catlogo de un cdigo EAN que las identifique unitariamente. Este cdigo se plasmar en la agrupacin mediante una etiqueta de cdigo de barras. El cdigo podr ser indistintamente un EAN 13 distinto al de la unidad contenida o un EAN 14. (ver estructuras de EAN 13 y EAN 14 en los anexos 1 y 2)

4.1.1 Cantidad estndar de productos.

La unidad de carga es estndar (mono o multireferencia). Es decir, el nmero de cajas o unidades contenidas de una o varias referencias es siempre la misma. En este caso, la unidad de carga (agrupacin) se identificar con un cdigo explcito (EAN-13 o EAN14) en el catlogo de la empresa. En caso de utilizar la simbologa EAN-128 se emplear el IA(01). El contenido de esta agrupacin estndar debe, entonces, estar recogido en los ficheros maestros de todos los participantes en la cadena. Ejemplos de simbolizacin (representacin grfica) del Cdigo EAN 13: 8412345678905
Nota: Los tamaos de los smbolos NO se ajustan a las norma EAN. Son, simplemente un ejemplo grfico

8 412345 678905
En SIMBOLOGA EAN 13

(01)08412345678905

08412345678905
En SIMBOLOGA EAN 14

En SIMBOLOGA EAN 128

4.1.2 Cantidad variable de productos.

La unidad de carga es monoreferencia, pero no estndar. Es decir, el nmero de cajas o unidades de consumo que contiene no va a ser siempre el mismo. En este caso, en la etiqueta EAN128 debe hacerse referencia al cdigo de la unidad de expedicin inmediatamente inferior (IA(02)) y al nmero de tales unidades de expedicin contenidas en la unidad de carga (IA(37)). La nica forma de identificar este tipo de unidades es mediante el uso de la herramienta EAN 128.

FRUTAS
Caja de Pias Cdigo EAN: 8412345678905 Cantidad : 32

(02)08412345678905(37)32

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4.2. Agrupaciones monoproducto con identificacin de peso.

En la actualidad, dentro del Sistema EAN, la nica forma de identificar caractersticas tales como el PESO, es a travs del EAN 128 y un Identificador de Aplicacin (IA) especialmente designado para ello. Para poder codificar este tipo de agrupaciones, previamente, deberemos asignar en el Catlogo de Productos de la empresa un Cdigo EAN 13 que identifique, de manera nica, a la agrupacin. Y a continuacin convertirlo en EAN 14 aadindole una Variable Logstica con el valor 9 Por convencin, los sistemas informticos que trabajan con las herramientas EAN, deducen la existencia de una identificacin de PESO en el Cdigo EAN 128, SIEMPRE QUE LA VARIABLE LOGSTICA QUE PRECEDE AL EAN 13 DE LA AGRUPACIN ES IGUAL A 9. Cuando una agrupacin debe identificar en su etiqueta de cdigo de barras el peso de la misma, se utilizar la simbolizacin EANUCC 128.

4.2.1 Cantidad estndar de producto.

Es decir, agrupaciones definidas en el Catlogo de la Empresa, con una cantidad siempre igual de unidades por agrupacin pero con una variacin en el peso total del conjunto debido a la propia naturaleza del producto. La identificacin de este tipo de agrupaciones se realizar acudiendo al cdigo de catlogo de la agrupacin y a continuacin aadiendo el peso de la misma. Ejemplo: Etiquetado caja de 4 unidades. Datos: En la Base de datos la Caja de 4 Unidades consta con el Cdigo EAN: 8456789010235 La caja en concreto pesa 18 Kg 500 gr e identificaremos peso neto con 3 decimales Representacin en cdigo de barras: IA (01) representa el cdigo EAN IA (310X) representa el peso agrupacin

FRUTAS
Caja de 4 Mallas entre 4,5 y 5 Kg. Cdigo EAN: 984567890100238 Peso : 18,5 Kg.

de

la

(01)984567890100238(3103)018500

Como se ha dicho anteriormente, la simbolizacin a continuacin del IA (01) deber comenzar con un 9 como Variable Logstica antes del cdigo EAN. Este 9 indicar que la agrupacin identificada es de Peso Variable y que en la misma etiqueta se encuentra un identificador de aplicacin con una notacin de peso. IMPORTANTE: Al incorporar la Variable Logstica 9 delante del Cdigo EAN identificador del producto en el catlogo, el dgito de control de este debe cambiar.

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4.2.2 Cantidad variable (no estndar) de producto

Cantidades desconocidas o no reflejadas en catlogo de producto o piezas por caja, preparaciones a medida, etc. y con necesidad de definir el PESO de la agrupacin. En este caso se deber identificar en el cdigo el producto, la cantidad de piezas existentes del mismo y el peso total de la agrupacin. Datos: Conocemos la cantidad de unidades que contiene esta caja en concreto y el cdigo de estas en la base de datos. La caja en concreto pesa 17,230 Kg e identificaremos peso neto con 3 decimales.

FRUTAS
Caja de Pias Cdigo EAN: 98412345678900 Cantidad : 32 Peso Neto:17,230 Kg.

Representacin en cdigo de barras: IA (02) seguido del cdigo EAN de la unidad contenida en la agrupacin IA (37) indica la cantidad de unidades (02)98412345678900(3103)017230(37)32 contenidas IA (3103) indica el peso neto en Kg con 3 decimales. La Variable Logstica 9 detrs del IA (02) nos est indicando que se trata de un producto de peso variable y en algn lugar de la etiqueta existe un IA con una identificacin de peso. IMPORTANTE: Al igual que en el caso anterior, la incorporacin de la Variable Logstica 9 modificar el dgito de control del cdigo identificado en el catlogo.

4.3 Identificacin de agrupaciones no estndar multireferencia

Cmo se debe proceder en el momento en el que se desea etiquetar una agrupacin con una variedad siempre distinta de productos (picking)? La identificacin de estas unidades se realiza a travs de uno de los Identificadores de Aplicacin del EAN 128: el IA(00) o SSCC (tambin denominado Cdigo seriado de la unidad de envo o Serial Shiping Container Code). El IA(00) es el Identificador de Aplicacin EANUCC 128, que se utiliza como un nmero de matrcula nico de la unidad logstica. Tambin se denomina SSCC (Serial Shiping Container Code) o Nmero seriado de la Unidad de Envo. El SSCC no es ms que un nmero de identificacin de bulto que permite distinguir a ste de cualquier otro bulto. El SSCC es el elemento bsico para realizar la trazabilidad de productos a lo largo de la cadena de suministros.

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Estructura del SSCC: El SSCC (Cdigo Seriado de la unidad de Envo) est compuesto por 18 dgitos numricos estructurados de la siguiente forma: 00 Identificador (IA) de Aplicacin que identifica a este cdigo. 3 Dgito de Extensin (libre y asignado por la empresa) 845678901 Cdigo EAN de empresa. 0000001 Es el nmero de serie de hasta 9 dgitos, (en funcin del cdigo de empresa) asignado por la empresa que codifica de forma (00)384567890100000014 nica cada unidad de envo. 4 Dgito de control. El IA(00) es un nmero de matricula que acta como ndice, es decir no porta en s ningn tipo de informacin. sta estar registrada en los sistemas informticos de la empresa y el SSCC ser la llave que nos relacionar con el registro informtico. Si una agrupacin viene identificada nicamente con una etiqueta con un SSCC, implica que para poder captar de una forma automtica el contenido de la misma, el proveedor de dicha agrupacin habr tenido que enviar al receptor de la mercanca un mensaje Aviso de Expedicin (o DESADV), va EDI, en el cual se relacione el nmero de SSCC con el contenido del bulto (es decir, enva un albarn electrnico previo al envo de la mercanca). Ello permite al receptor el conocer previamente a la recepcin de la mercanca qu es lo que va a recibir y casarlo con la mercanca recibida posteriormente va SSCC. La operativa es la siguiente: Una vez conocido el contenido de la agrupacin mixta de producto, se registra este en un fichero informtico. Este fichero se enlaza con un nmero de matrcula (El IA (00)). A continuacin se remite a la Aplicacin DESADV + EAN 128 empresa que debe recibir la Confirmacin de recepcin EDI mercanca el contenido de la agrupacin en el mensaje EDI (Describe Aviso de Expedicin EDI el contenido SISTEMA SSCC A: DESADV (a modo de albarn - 11 EAN 1 FLUJO EDI de cada INFORMATICO SSCC B: - 11 EAN 1 EMISOR matrcula-SSCC) Fecha 1 SSCC C: - 5 EAN 1 electrnico), junto con el nmero - 10 EAN 2 de matrcula relacionado a cada SISTEMA INFORMATICO INSPECCIN/ RECEPTOR uno de los bultos. VALIDACIN SSCC A En el momento de proceder a la SSCC A SSCC B SSCC B SSCC C (matrcula) SSCC C FLUJO Lectura SSCC recepcin de la mercanca se FISICO Cdigo Barras Fecha 2 procede a la lectura del SSCC que ALMACN RECEPTOR ALMACN (00)384123451234567899 11 EAN 1 5 EAN 1 11 EAN 1 relacionar el fichero informtico EXPEDIDOR 10 EAN 2 (contenido) recibido con la entrega fsica.

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5. La Trazabilidad
La trazabilidad es la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros. Segn la definicin del Comit de Seguridad Alimentaria de AECOC, son aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a travs de unas herramientas determinadas. Para ello, se requiere de un sistema que permita relacionar el producto final con el origen del mismo (agricultores, parcelas, tratamientos, etc..) y los procesos en los que ha estado involucrado, y el poder ubicar un determinado lote de productos en cualquier punto de la cadena de suministros. El sistema implica la identificacin y registro de todas las configuraciones de empaquetado de producto en todas las fases de la cadena de suministros, mediante nmeros de identificacin y/o lotes que sean la clave que garantice la relacin con los datos de trazabilidad de los productos. Dado que la trazabilidad no es un proyecto individual de una sola empresa, sino que relaciona varias empresas a lo largo de la cadena de suministros, el sistema de transmisin de informacin entre los distintos agentes de la cadena debe ser nico, un lenguaje comn que permita el entendimiento entre las partes. Los estndares EANUCC de identificacin de mercancas y de transmisin electrnica de datos, facilitan, una vez ms esa misin, dado que son estndares conocidos y regulados internacionalmente.

mbito de la trazabilidad

Parcela

Recoleccin

Confeccin

Transporte

Distribucin

TR AZA BILIDA D

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5.1. Bases de un sistema de trazabilidad

.Desde el punto de vista de la gestin de la informacin, la trazabilidad consiste en asociar sistemticamente un flujo de informacin a un flujo fsico de mercancas de manera que se pueda relacionar en un momento dado la informacin requerida relativa a los lotes o grupos de productos determinados.

Con el fin de asegurar la continuidad de un flujo de informacin, cada empresa debe comunicar a la siguiente empresa en la cadena de suministros los identificadores de los lotes o grupos de productos trazados. A esta identificacin clave, se le aade la informacin complementaria disponible en cada eslabn de la cadena y as sucesivamente. Cada actor registra las informaciones que conciernen a su etapa. En caso de necesidad, el agente n solicitar al agente n-1 o n+1 las informaciones que se encuentran en las bases de datos de cada actor. El sistema se basa pues en el registro de informacin a tres niveles: 1. La informacin que se aade en una etiqueta de cdigo de barras directamente sobre la mercanca y que viaja fsicamente con ella. Parte de esta informacin ir en cdigo de barras, para permitir su lectura automtica por un lector de cdigo de barras y otra parte ir en caracteres humanamente legibles para poder hacer un control visual si fuese necesario. 2. La informacin que se transmite va electrnica entre un agente de la cadena de suministros y el siguiente. 3. La informacin que debe ser almacenada en las bases de datos de cada actor de la cadena de suministros para ser rescatada en caso de necesidad. Es imprescindible que cada actor tenga unas bases de datos preparadas para poder almacenar la informacin necesaria requerida para conseguir la trazabilidad en cada momento en toda la cadena de suministros. As pues, las bases de datos deben permitir almacenar informacin sobre lotes recibidos, nmeros de unidades, fechas de caducidad, lugar de almacenamiento, segn el caso. Todo ello ir unido a la adaptacin de los procesos internos de cada una de las empresas al correcto mantenimiento de la trazabilidad.

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6. Recomendaciones de etiquetado para el Sector.

Los modelos de etiquetas mostrados a continuacin, son resultado de los trabajos realizados por el Comit de Frutas y Hortalizas de AECOC y EAN International. Todas ellas se ajustan a los estndares EAN de codificacin y hacen referencia a contenidos mnimos, es decir, es posible, en todos los casos, ampliar la informacin contenida en las etiquetas a todas aquellas necesidades que puedan surgir a las empresas usuarias de las mismas. Las etiquetas recomendadas, recogen la informacin mnima necesaria que debe ser representada en cdigo de barras para conseguir un sistema de trazabilidad basado en lectura automtica de cdigos de barras. Queda a libre eleccin de cada una de las empresas la posibilidad de aadir informacin tanto en cdigo de barras como humanamente legible en las etiquetas. Las etiquetas tanto de cajas como paletas se basan en la herramienta de etiquetado EANUCC 128.

6.1 Etiquetado de Unidades de Consumo

Se solicita la inclusin del LOTE en el etiquetado de los productos destinados al Punto de venta al detalle, para poder realizar trazabilidad o seguimiento de producto. Esta informacin es independiente de los requisitos que puedan surgir en funcin de las exigencias legales en materia de etiquetado (conservantes, colorantes, RSI, etc.)

FRUTAS AECOC
FRESON DE HUELVA 450 gr.
Categora A

PESOS VARIABLES
Melocotn Blanco
ORIGEN VALENCIA CAT : 1 CAL 57/67

AECOC
LOTE: 20587 KX

RDA. GENERAL MITRE, 10 08017 BARCELONA. R.G.S. 1234567 - B

LOTE : 1234 AB

Fecha de Envasado :

Fecha de Caducidad : Precio Kg.

Peso Kg..

3.15 E
8 434 571 26 897 2
Ej. de Producto Venta Unitaria. (Pg. 7)
2 5 5 6 7 8 9 0 0 5 8 3 0

1,085 Kg

TOTAL Euros

5.83 E

Ej. De Producto Venta en Funcin del Peso. (Pg.9)

6.2. Etiquetado de Agrupaciones de Producto

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6.2.1. Embalajes secundarios.

Se entiende como embalajes secundarios, aquellas agrupaciones de productos o unidades logsticas que contienen productos preparados para la venta (por ejemplo, cajas de mallas de naranjas). En Caracteres humanamente legibles: Nombre del proveedor. Descripcin del producto. Cdigo EAN de la agrupacin. Nmero de lote.

FRUTAS
Caja de mallas de naranjas de 1 Kg. Cdigo EAN: 18412345678902 Lote: 4321

En Cdigo de Barras: Cdigo EAN de la agrupacin (IA(01)) Nmero de lote (IA(10))

(01)18412345678902(10)4321

FRUTAS
Caja de mallas de naranjas de 1 Kg. Cdigo EAN: 18412345678902 Lote: 4321 F. confeccin:15-10-2002 S.S.C.C.: 584123456789000017
Como informacin facultativa se recomienda, de forma prioritaria, la inclusin de la fecha de confeccin. Si se decide plasmar el cdigo de barras, el IA utilizado es el IA(13).

(01)18412345678902(13)021015(10)4321
Si se desea realizar trazabilidad de la agrupacin se representar el nmero de matrcula de esta a continuacin del IA(00).

(00)584123456789000017

Informacin: Formato de los IAs usados en los ejemplos anteriores: (01) (10) (00) (13) Cdigo de la unidad de envo Nmero de lote Cdigo seriado de la unidad de envo Fecha de confeccin n2+n14 n2+an..20 n2+n18 n2+n6

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6.2.2. Unidades de envo Homogneas y Estndar.

Paletas con una cantidad fija, y definida en catlogo, de cajas contenidas de un mismo producto. En Caracteres Humanamente Legibles: Cdigo EAN de la agrupacin Descripcin del producto Cdigo Seriado de la Unidad de envo. Nmero de lote Nombre del proveedor. En Cdigo de Barras: Cdigo EAN de la agrupacin (IA(01)) Nmero de lote (IA(10)) Cdigo seriado de la Unidad de Envo (IA(00))

FRUTAS
Paleta de Naranjas Cdigo EAN: 18412345678902 Lote : 4321 SSCC: 384123451234567899

Como informacin facultativa, se recomienda de forma prioritaria la fecha de confeccin (IA (13))

Ej. etiqueta completa pgina siguiente.

Informacin: Formato de los IAs usados en los ejemplos anteriores: (01) (10) (00) (13) Cdigo de la unidad de envo Nmero de lote Cdigo seriado de la unidad de envo Fecha de confeccin n2+n14 n2+an..20 n2+n18 n2+n6

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Mismo ejemplo que en el caso anterior aadiendo informacin sobre la fecha de caducidad:

FRUTAS
Paleta de Naranjas Cdigo EAN: 18412345678902 Lote : 4321 Fecha Confeccin: 2 Mayo 2002 SSCC: 384123451234567899

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6.2.3. Unidades de envo Homogneas y No Estndar

Agrupacin confeccionada con un nmero previamente no conocido de cajas de un mismo producto. En Caracteres Humanamente Legibles: Cdigo EAN de la agrupacin contenida Cantidad de unidades. Descripcin del producto. Cdigo Seriado de la Unidad de envo. Nmero de lote. Nombre del proveedor

FRUTAS
Cajas de Melocotones Cdigo EAN: 08456789000014 Lote : 4321 Cantidad : 100 SSCC: 384567899012345671

En Cdigo de Barras: Cdigo EAN de la agrupacin inmediatamente inferior contenida, es decir el EAN del embalaje secundario o caja (IA(02)) definido en el catlogo Cantidad de agrupaciones inmediatamente inferiores contenidas (IA(37)) Nmero de lote (IA(10)) Cdigo seriado de la Unidad de Envo (IA(00))

Informacin: Formato de los IAs usados en el ejemplo anterior: (02) (37) (10) (00) Cdigo de la unidad contenida en la agrupacin Cantidad de unidades contenidas Nmero de lote Cdigo seriado de la unidad de envo n2+n14 n2+n2 n2+an..20 n2+n18

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6.2.4. Unidades de envo No estndar y Heterogneas

Es decir, aquellas agrupaciones consistentes en un picking de cantidades variables y no conocidas previamente de diversos productos. Estas agrupaciones pueden contener variedad de productos sin ningn parmetro en comn (por ejemplo, una caja que combina sandas y melones o una paleta con fruta de distintos calibres...), por lo que la etiqueta no puede mostrar una caracterstica en comn a todos los productos contenidos. As, la nica manera de identificar dicha agrupacin, es mediante un nmero de matrcula nico por agrupacin, que permita registrar la informacin del contenido en las bases de datos de las empresas, y sea la referencia clave para comunicar va EDI los datos necesarios al siguiente eslabn de la cadena. En Caracteres humanamente legibles: Razn social del confeccionador de la agrupacin.(*) Cdigo seriado de la unidad de envo.

FRUTAS
S.S.C.C.: 384123456789000017

(00)584123456789000017
En Cdigo de barras: Cdigo Seriado de la Unidad de Envo (IA (00)) El mejor modo de transmitir la informacin asociada a la agrupacin es mediante el uso del mensaje EDI DESADV (Aviso de Expedicin) y relacionando el mismo con el nmero del Cdigo Seriado de la unidad de envo.

Informacin: Formato del IA usado en el ejemplo anterior: (00) Cdigo seriado de la unidad de envo n2+n18

(*) NOTA:

Se entiendo por confeccionador de la agrupacin a la empresa que crea la misma. En el caso que la agrupacin sea confeccionada por una empresa ajena al propietario de la marca, por ejemplo un prestatario logstico, ser este el responsable de generar el SSCC.
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7. El EDI al servicio de la trazabilidad

Todas las empresas participantes en la cadena de suministros son responsables de traspasar la correcta informacin al siguiente agente de la cadena, y deben asegurar el mantenimiento de sistemas fiables de registro de datos en orden a obtener la trazabilidad de productos. En la solucin estndar de trazabilidad, el EDI permite transmitir de forma rpida y fiable, la informacin necesaria relativa a las caractersticas de los productos. EDI ser el canal de comunicacin para transmitir los datos representados en la etiqueta EAN128. Uno de los mensajes utilizados en este entorno as como en escenarios de OER (Optimizacin en la Entrega-Recepcin) es el Aviso de expedicin (mensaje EDIDESADV) o albarn electrnico. La informacin de la etiqueta ir desglosada dentro del mensaje DESADV Aviso de Expedicin. En el mensaje DESADV se transmitir la informacin de las mercancas enviadas con los productos transportados en cada una de ellos. Cada bulto fsico (cajas o paletas) estar perfectamente identificado con una etiqueta EAN 128 en la que se incluye el nmero de matrcula (SSCC) o Serial Shipping Container Code, que es el identificador nico de ese bulto.

7.1 Aplicacin del Estndar EANUCC para EDI

El EDI (Electronic Data Interchange) o Intercambio Electrnico de Datos consiste en la transmisin de documentos comerciales, en un formato estructurado entre los sistemas informticos de quienes participan en una relacin comercial con el fin de posibilitar su tratamiento automtico. La utilizacin del sistema EDI es una herramienta imprescindible para conseguir la eficiencia de las empresas a travs de la comunicacin rpida y sin errores de los datos en sus transacciones comerciales. Cualquier documento comercial que actualmente se est intercambiando en formato papel tiene su equivalente en formato electrnico. El EDI supone ya hoy en da un elemento crtico para las empresas ya que en l se basan el da a da de los procesos de pedido, facturas, etc. exigiendo sistemas de comunicacin altamente fiables. AECOC es responsable de controlar y asegurar la calidad del funcionamiento de las infraestructuras tcnicas necesarias para hacer EDI, homologando y certificando proveedores de software EDI y Redes de Valor Aadido para que la informacin fluya entre los interlocutores comerciales de forma completamente fiable, segura y sin errores. Asimismo AECOC, como miembro de EAN Internacional, utiliza el estndar definido por EAN Internacional y lo adapta a las necesidades de intercambio de informacin de sus asociados, de este manera conseguimos aportar valor a las empresas que deben implantar el estndar y facilitamos el incremento del nmero de interlocutores.

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Cuando una empresa utiliza el estndar EDI-EANCOM tiene acceso a intercambiar informacin con ms 2400 empresas en Espaa y 50.000 en todo el mundo. En la comunicacin EDI, es esencial identificar de una forma no ambigua los productos y servicios, as como los interlocutores asociados a la transaccin. Codificar la informacin intercambiada en EDI es esencial para el proceso automtico de la informacin. De la misma forma que cada producto debe estar identificado con un nico cdigo estndar, la informacin que se transmite en los mensajes EDI relativa a cada interlocutor deber estar identificado con un nico Punto Operacional estndar para redireccionar los mensajes EDI hacia el buzn, estacin de trabajo o aplicacin deseados. El uso de estos estndares EANUCC en EDI ofrece los siguientes beneficios: Son nicos y reconocidos en el mundo entero. Los mensajes incluidos en el estndar EANUCC son simples y precisos. AECOC, como representante exclusivo de EAN Internacional en Espaa, proporciona a sus asociados informacin, formacin y asesora en la correcta implantacin de los mensajes.

7.3 El estndar EDI-EANCOM y las Guas de Implantacin.

Al ser EANCOM internacional y multisectorial, se convierte en un instrumento algo complejo cuando se trata de aplicarlo a su escenario concreto. Para facilitar su aplicacin, AECOC ha desarrollado las Guas de Implantacin adaptadas a las necesidades de cada sector. Las Guas de Implantacin son una gua de ayuda para el uso de un mensaje EDI en un sector determinado. Han sido desarrolladas por grupos de trabajo dirigidos por AECOC compuestos por las empresas ms significativas de cada uno de los sectores. Las Guas de Implantacin EDI basadas en los estndares EANCOM y XML estn desarrolladas, mantenidas y distribuidas exclusivamente por AECOC y su mbito de aplicacin es sectorial y nacional.

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ANEXOS

ESTRUCTURA DEL CDIGO EAN 13. ESTRUCTURA DEL CDIGO EAN 14. ESTRUCTURA DEL CDIGO EAN 128. MODELOS DE ETIQUETAS USADOS EN ESTA GUA. PROCESO DE CLCULO DEL DGITO DE CONTROL. MIEMBROS DEL COMIT DE FRUTAS Y HORTALIZAS.

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Estructura del Cdigo EAN 13

La estructura general del cdigo EAN-13 es la siguiente: P1 P2 / P3 X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 / X10 C

P1P2/P3 Prefijo asignado internacionalmente a cada Autoridad Nacional responsable de la asignacin del cdigo. Este prefijo tendr 2 3 posiciones dependiendo del pas en el que se haya asociado la empresa que desee utilizar el cdigo de barras X1X5/X10 Completan la identificacin del producto. Su estructura depender de la Autoridad Nacional a travs de la cual se solicite el cdigo de barras Corresponde al dgito de control. Su proceso se halla en el Anexo 5. C Ejemplo de estructura... ... de un cdigo EAN-13 en Espaa con un Cdigo de Empresa con capacidad para 1.000 referencias:

84

X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7

X8 X9 X10

84

X1X7

El prefijo asignado por EAN Internacional a AECOC es el 84. Todas las empresas que forman parte del sistema EAN a travs de AECOC codifican sus artculos con el 84 como primeras cifras. Esto no significa necesariamente que el artculo haya sido fabricado en Espaa, sino simplemente que la empresa, independientemente de su nacionalidad y de la ubicacin territorial de sus factoras, utiliza el sistema EAN mediante el cdigo asignado por AECOC De los 10 dgitos disponibles en el cdigo, AECOC asigna, en este ejemplo, 7 dgitos de forma nica a una empresa asociada. Estos dgitos NO identifican al fabricante del producto, sino que identifican al propietario de la marca del producto.

Por propietario de la marca del producto se entiende la empresa que decidir la apariencia que tendr el producto ante el consumidor, incluyendo marca, presentacin, etc. P. ej. El propietario de la marca de un producto marca blanca es el propio distribuidor. X8X10 Cuando la empresa se ha asociado a AECOC y obtiene los dgitos de creador de producto, debe completar con tantos dgitos como sea necesario hasta llegar a 12. IMPORTANTE: Estos espacios NO ESTN DESTINADOS A COLOCAR LA REFERENCIA INTERNA DE LA EMPRESA. Dgito de control del cdigo completo. C

En cualquier caso, AECOC garantiza la posibilidad de codificar todas las referencias de una empresa; para ello, si es necesario, existe la posibilidad de asignar varios Cdigos de Empresa a una misma compaa.

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Estructura del Cdigo EAN 14

Codificacin de Agrupaciones Una agrupacin es un conjunto de Unidades de Consumo cuya funcin es facilitar el manipulado de estas, bien para envos, procesos de entrega y recepcin, etc. Todas las agrupaciones pueden ser separadas en sus Unidades Bsicas. Es correcto identificar una Agrupacin asignando un cdigo EAN 13 que identifique a la misma DISTINTO al de la Unidad de Consumo que contiene. Tambin es posible Codificar la agrupacin mediante un Cdigo EAN 14. Este se obtiene aadiendo al frente del EAN 13 de la Unidad de Consumo una Variable Logstica. La Variable Logstica es el dgito situado a la izquierda del cdigo EAN de la unidad de consumo que indica el nivel de agrupamiento de sta en la unidad de expedicin.
EJEMPLO DE CONSTRUCCIN DE UN CDIGO EAN 14 EAN 13 UNIDAD DE CONSUMO 84 5678901 001 3 84 5678901 001 3 1 84 5678901 001 1 84 5678901 001 0 AGRUPACIN CAJA DE 6 UNIDADES

EAN 14

Los valores que puede tomar la Variable Logstica estn entre el 1 y el 8, ambos inclusive. IMPORTANTE: No se puede utilizar el 0 puesto que se confundira el Cdigo de la Agrupacin con el de la Unidad de Consumo. Y no se puede usar el 9 puesto que est reservado para indicar la existencia de un Identificador de Peso Variable junto al cdigo de la agrupacin (Ver Anexo: Agrupaciones de Peso Variable) Por ltimo debe tenerse en cuenta que el valor del dgito de control del nuevo cdigo cambiar. NOTA: El cdigo EAN 14 tambin es conocido como DUN 14. ITF 14 es la representacin grfica, smbolo o dibujo del cdigo EAN 14.

68421453478965
Variable Logstica Cdigo EAN 13 sobre el que se construye el EAN 14 Dgito de control

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Estructura del Cdigo EAN 128

El EANUCC 128 es un sistema de codificacin estndar que, adems de identificar las agrupaciones, permite representar mediante barras, informaciones adicionales tales como: nmero de lote, cantidad de unidades, peso neto o bruto, fecha de fabricacin, envasado y/o caducidad, Etc. de forma nica e inequvoca. El cdigo de barras EANUCC 128 se representa a travs de los denominados Identificadores de Aplicacin (IA), que permiten clasificar de una manera estndar toda la informacin que se va a leer automticamente. Los Identificadores de Aplicacin son unos prefijos numricos creados para dar significado inequvoco a los datos que se encuentran situados a continuacin en el cdigo. Identificador de Aplicacin IA (13): Indica que la informacin que viene a continuacin es la fecha de envasado.

IA DATOS

Ejemplo:

(13)001024

001024: Fecha de envasado 24/10/00. Formato AA/MM/DD

Los (IA) van siempre entre parntesis y pueden estar formados por 2, 3 4 dgitos numricos siendo su representacin y, la de los datos que le siguen, mediante la simbologa EANUCC 128. Los IAs ms comnmente utilizados en la codificacin de agrupaciones son los siguientes: IA 00 01 02 10 11 / 13 / 15 / 17 310X / 330X 37 Significado
Cdigo seriado de la unidad de envo Nmero de artculo EAN Numero de artculo EAN contenido (siempre con IA 37) Lote o partida Fechas (Produccin, envasado, c. preferente y caducidad) Pesos netos y brutos Cantidades no estndar

Formato n2+n18 n2+n14 n2+n14 n2+an..20 n2+n6 n4+n6 n2+n..8

* Mas detalle en Gua de Especificaciones EAN 128

En la actualidad hay mas de 100 IAs registrados internacionalmente a travs de EAN.

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Clculo del Dgito de Control

El dgito de control es una parte muy importante en la codificacin EAN, ya que gracias a l es posible la eliminacin total de los errores de lectura del cdigo; es el mecanismo que evita el error en el tratamiento automtico del Cdigo EAN. Dicho de otra manera, el dgito de control nos ofrece seguridad TOTAL de lectura. El proceso de clculo es muy sencillo, basta con seguir tres puntos:

Numerando el cdigo de Derecha a Izquierda, se multiplican por 1 los dgitos que ocupan posicin par, y por 3 los dgitos que ocupan posicin impar. Se suman los valores de los productos obtenidos. Se busca la decena superior al resultado de la suma anterior y se restan estos dos valores. El resultado obtenido es el dgito de control.

EAN -8 EAN -13 EAN -14 SSCC

Posiciones de los dgitos N1 N2 N3 N4 N5 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 N15 Multiplicar el valor de cada posicin por x3 x1 X3 x1 x3 x1 x3 x1 x3 x1 x3 x1 x3 x1 x3 Resultado Acumulado = Suma Restar la suma del mltiplo de diez ms cercano = Dgito control.

N6 N11 N12 N16

N7 N12 N13 N17

N8 N13 N14 N18

x1 x3

Veamos un ejemplo prctico:

(12) 8 1 8 (11) 4 3 12 (10) 1 1 1 (9) 2 3 6 (8) 3 1 3 (7) 4 3 12 (6) 5 1 5 (5) 6 3 18 (4) 7 1 7 (3) 8 3 24 (2) 9 1 9 (1) 1 3 3 Numeracin Cdigo EAN-13 sin dgito de Control Primer Paso Resultados Segundo Paso

8+12+1+6+3+12+5+18+7+24+9+3 = 108

Valor de la decena Superior ......... 110 Valor del resultado obtenido .........108 Resultado de la Resta ......................2

Dgito de Control ................................. 2

Cdigo Completo

84 12345 67891 2

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Modelos de Etiqueta usados en esta Gua.

FRUTAS
FRUTAS
Caja de mallas de naranjas de 1 Kg. Cdigo EAN: 18412345678902 Lote: 4321

Caja de mallas de naranjas de 1 Kg. Cdigo EAN: 18412345678902 Lote: 4321 F. confeccin :15-10-2002 S.S.C.C.: 584123456789000017

(01)18412345678902(13)021015(10)4321

(01)18412345678902(10)4321

(00)584123456789000017

FRUTAS
Paleta de Naranjas Cdigo EAN: 18412345678902 Lote : 4321 SSCC: 384123451234567899

Nota:

Los tamaos de etiquetas mostrados en esta Gua tienen carcter ilustrativo. Para conocer aspectos concretos de la Simbologa EAN 128 pueden contactar con el Departamento de Asesora en Simbolizacin de AECOC (93 252 39 00), o recabar informacin en nuestra pgina web: www.aecoc.es.

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Miembros del Comit de Frutas y Hortalizas de AECOC:

ALCAMPO ANECOOP BONNYSA CARREFOUR/SOCOMO EROSKI LOGIFRUTI MARTINAVARRO PASCUAL HERMANO

ALCOSTO ANGEL REY CAMPILLO PALMERA EL CORTE INGLS HORFRES LOS FRUTALES MERCADONA
(DATOS ACTUALIZADOS A 31/01/2002)

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