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MINISTERIO DE SALUD

RESOLUCION NUMERO 1995 DE 1999

(JULIO 8)
por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clnica

EL MINISTRO DE SALUD
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artculos 1, 3, 4 y los numerales 1 y 3 del artculo 7 del Decreto 1292 de 1994 y

CONSIDERANDO Que conforme al artculo 8 de la Ley 10 de 1990, al Ministerio de Salud le corresponde formular las polticas y dictar todas las normas cientfico-administrativas, de obligatorio cumplimiento por las entidades que integran el sistema de salud. Que la Ley 100 de 1993, en su Artculo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud. Que el Decreto 2174 de 1996, mediante el cual se organiz el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en el numeral 4 del Artculo 5, estableci como uno de los objetivos del mismo, estimular el desarrollo de un sistema de informacin sobre la calidad, que facilitara la realizacin de las labores de auditoria, vigilancia y control y contribuyera a una mayor informacin de los usuarios. Que la Historia Clnica es un documento de vital importancia para la prestacin de los servicios de atencin en salud y para el desarrollo cientfico y cultural del sector. Que de conformidad con el Artculo 35 de la Ley 23 de 1981, corresponde al Ministerio de Salud implantar modelos relacionados con el diligenciamiento de la Historia Clnica en el Sistema Nacional de Salud.

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Que se hace necesario expedir las normas correspondientes al diligenciamiento, administracin, conservacin, custodia y confidencialidad de las historias clnicas, conforme a los parmetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nacin en lo concerniente a los aspectos archivsticos contemplados en la Ley 80 de 1989.

RESUELVE:

CAPTULO I DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1.- DEFINICIONES. a) La Historia Clnica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronolgicamente las condiciones de salud del paciente, los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin. Dicho documento nicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacin del paciente o en los casos previstos por la ley. b) Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes acerca de la condicin somtica, psquica, social, cultural, econmica y medioambiental que pueden incidir en la salud del usuario. c) Equipo de Salud. Son los Profesionales, Tcnicos y Auxiliares del rea de la salud que realizan la atencin clnico asistencial directa del Usuario y los Auditores Mdicos de Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluacin de la calidad del servicio brindado. d) Historia Clnica para efectos archivsticos: Se entiende como el expediente conformado por el conjunto de documentos en los que se efecta el registro obligatorio del estado de salud, los actos mdicos y dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atencin de un paciente, el cual tambin tiene el carcter de reservado. e) Archivo de Gestin: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco aos siguientes a la ltima atencin.

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f) Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios que no volvieron a usar los servicios de atencin en salud del prestador, transcurridos 5 aos desde la ltima atencin. e) Archivo Histrico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clnicas que por su valor cientfico, histrico o cultural, deben ser conservadas permanentemente. ARTCULO 2.- AMBITO DE APLICACIN. Las disposiciones de la presente resolucin sern de obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y dems personas naturales o jurdicas que se relacionen con la atencin en salud. ARTCULO 3.- CARACTERSTICAS DE LA HISTORIA CLNICA. Las caractersticas bsicas son: Integralidad: La historia clnica de un usuario debe reunir la informacin de los aspectos cientficos, tcnicos y administrativos relativos a la atencin en salud en las fases de fomento, promocin de la salud, prevencin especfica, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, abordndolo como un todo en sus aspectos biolgico, psicolgico y social, e interrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria. Secuencialidad: Los registros de la prestacin de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronolgica en que ocurri la atencin. Desde el punto de vista archivstico la historia clnica es un expediente que de manera cronolgica debe acumular documentos relativos a la prestacin de servicios de salud brindados al usuario. Racionalidad cientfica: Para los efectos de la presente resolucin, es la aplicacin de criterios cientficos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de modo que evidencie en forma lgica, clara y completa, el procedimiento que se realiz en la investigacin de las condiciones de salud del paciente, diagnstico y plan de manejo. Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clnica en el momento en que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley.

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Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atencin de la historia clnica, simultnea o inmediatamente despus de que ocurre la prestacin del servicio. ARTCULO 4.- OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO. Los profesionales, tcnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atencin a un usuario, tienen la obligacin de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las caractersticas sealadas en la presente resolucin.

CAPTULO II DILIGENCIAMIENTO ARTCULO 5.- GENERALIDADES. La Historia Clnica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotacin debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma. ARTCULO 6.- APERTURA E IDENTIFICACIN DE LA HISTORIA CLNICA. Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia clnica. A partir del primero de enero del ao 2000, la identificacin de la historia clnica se har con el nmero de la cdula de ciudadana para los mayores de edad; el nmero de la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de siete aos, y el nmero del registro civil para los menores de siete aos. Para los extranjeros con el nmero de pasaporte o cdula de extranjera. En el caso en que no exista documento de identidad de los menores de edad, se utilizar el nmero de la cdula de ciudadana de la madre, o el del padre en ausencia de sta, seguido de un nmero consecutivo de acuerdo al nmero de orden del menor en el grupo familiar. PARGRAFO PRIMERO. Mientras se cumple el plazo en mencin, los prestadores de servicios de salud deben iniciar el proceso de adecuacin correspondiente a lo ordenado en el presente artculo.

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PARGRAFO SEGUNDO. Todo prestador de servicios de salud debe utilizar una historia nica institucional, la cual debe estar ubicada en el archivo respectivo de acuerdo a los tiempos de retencin, y organizar un sistema que le permita saber en todo momento, en qu lugar de la institucin se encuentra la historia clnica, y a quien y en qu fecha ha sido entregada. ARTCULO 7.- NUMERACION CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLINICA Todos los folios que componen la historia clnica deben numerarse en forma consecutiva, por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma. ARTCULO 8.- COMPONENTES. Son componentes de la historia clnica, especficos y los anexos. la identificacin del usuario, los registros

ARTCULO 9.- IDENTIFICACIN DEL USUARIO. Los contenidos mnimos de este componente son: datos personales de identificacin del usuario, apellidos y nombres completos, estado civil, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupacin, direccin y telfono del domicilio y lugar de residencia, nombre y telfono del acompaante; nombre, telfono y parentesco de la persona responsable del usuario, segn el caso; aseguradora y tipo de vinculacin. ARTCULO 10.- REGISTROS ESPECFICOS. Registro especfico es el documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo determinado de atencin. El prestador de servicios de salud debe seleccionar para consignar la informacin de la atencin en salud brindada al usuario, los registros especficos que correspondan a la naturaleza del servicio que presta. Los contenidos mnimos de informacin de la atencin prestada al usuario, que debe contener el registro especfico son los mismos contemplados en la Resolucin 2546 de julio 2 de 1998 y las normas que la modifiquen o adicionen y los generalmente aceptados en la practica de las disciplinas del rea de la salud. PARAGRAFO PRIMERO. Cada institucin podr definir los datos adicionales en la historia clnica, que resulten necesarios para la adecuada atencin del paciente.

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PARAGRAFO SEGUNDO. Todo prestador de servicios de salud debe adoptar mediante el acto respectivo, los registros especficos, de conformidad con los servicios prestados en su Institucin, as como el contenido de los mismos en los que se incluyan adems de los contenidos mnimos los que que resulten necesarios para la adecuada atencin del paciente. El prestador de servicios puede adoptar los formatos y medios de registro que respondan a sus necesidades, sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones impartidas por las autoridades competentes. ARTCULO 11.- ANEXOS. Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, tcnico, cientfico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atencin, tales como: autorizaciones para intervenciones quirrgicas (consentimiento informado), procedimientos, autorizacin para necropsia, declaracin de retiro voluntario y dems documentos que las instituciones prestadoras consideren pertinentes. PARAGRAFO PRIMERO. Los reportes de exmenes paraclinicos podrn ser entregados al paciente luego que el resultado sea registrado en la historia clnica, en el registro especifico de exmenes paraclinicos que el prestador de servicios deber establecer en forma obligatoria para tal fin. PARAGRAFO SEGUNDO. A partir de la fecha de expedicin de la presente resolucin, en los casos de imgenes diagnosticas, los reportes de interpretacin de las mismas tambin debern registrarse en el registro especifico de exmenes paraclinicos y las imgenes diagnosticas podrn ser entregadas al paciente, explicndole la importancia de ser conservadas para futuros anlisis, acto del cual deber dejarse constancia en la historia clnica con la firma del paciente. PARAGRAFO TERCERO. Los archivos de imgenes diagnosticas que hasta la fecha existen en las Instituciones Prestadoras de servicios debern conservarse de acuerdo a los tiempos fijados en l articulo 15 de la presente resolucin. Los prestadores de servicios podrn efectuar la entrega de las imgenes que reposan en estos archivos, al usuario, dejando constancia de ello en la historia clnica. PARAGRAFO CUARTO. En todo caso el prestador de servicios ser responsable de estas imgenes, si no ha dejado constancia en la historia clnica de su entrega. Cuando existiere esta constancia firmada por el usuario, ser este ultimo el responsable de la conservacin de las mismas.

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CAPTULO III ORGANIZACIN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLNICAS ARTCULO 12.- OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO. Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo nico de historias clnicas en las etapas de archivo de gestin, central e histrico, el cual ser organizado y prestar los servicios pertinentes guardando los principios generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nacin y dems normas que lo modifiquen o adicionen. ARTCULO 13.- CUSTODIA DE LA HISTORIA CLNICA. La custodia de la historia clnica estar a cargo del prestador de servicios de salud que la gener en el curso de la atencin, cumpliendo los procedimientos de archivo sealados en la presente resolucin, sin perjuicio de los sealados en otras normas legales vigentes. El prestador podr entregar copia de la historia clnica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes. PARGRAFO PRIMERO. Del traslado entre prestadores de servicios de salud de la historia clnica de un usuario, debe dejarse constancia en las actas de entrega o de devolucin, suscritas por los funcionarios responsables de las entidades encargadas de su custodia. PARGRAFO SEGUNDO. En los eventos en que existan mltiples historias clnicas, el prestador que requiera informacin contenida en ellas, podr solicitar copia al prestador a cargo de las mismas, previa autorizacin del usuario o su representante legal. PARGRAFO TERCERO. En caso de liquidacin de una Institucin Prestadora de Servicios de Salud, la historia clnica se deber entregar al usuario o a su representante legal. Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa designar a cargo de quien estar la custodia de la historia clnica, hasta por el trmino de conservacin previsto legalmente. Este hecho se comunicar por escrito a la Direccin Seccional, Distrital o Local de Salud competente, la cual deber guardar archivo de estas comunicaciones a fin de informar al usuario o a la autoridad competente, bajo la custodia de quien se encuentra la historia clnica. ARTCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLNICA.

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Podrn acceder a la informacin contenida en la historia clnica, en los trminos previstos en la Ley: 1) El usuario. 2) El Equipo de Salud. 3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las dems personas determinadas en la ley. PARAGRAFO. El acceso a la historia clnica, se entiende en todos los casos, nica y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal. ARTCULO 15.- RETENCIN Y TIEMPO DE CONSERVACIN. La historia clnica debe conservarse por un periodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el archivo de gestin del prestador de servicios de salud, y mnimo quince (15) aos en el archivo central. Un vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr destruirse. ARTCULO 16.- SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLNICAS. El prestador de servicios de salud, debe archivar la historia clnica en un rea restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clnicas en condiciones que garanticen la integridad fsica y tcnica, sin adulteracin o alteracin de la informacin. Las instituciones prestadoras de servicios de salud y en general los prestadores encargados de la custodia de la historia clnica, deben velar por la conservacin de la misma y responder por su adecuado cuidado. ARTCULO 17.- CONDICIONES FSICAS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA. Los archivos de historias clnicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales, medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las normas que los deroguen, modifiquen o adicionen.

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ARTCULO 18.- DE LOS MEDIOS TCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA. Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios fsicos o tcnicos como computadoras y medios magneto-pticos, cuando as lo consideren conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nacin, o las normas que la modifiquen o adicionen. Los programas automatizados que se diseen y utilicen para el manejo de las Historias Clnicas, as como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la Historia Clnica una vez se registren y guarden los datos. En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clnica mediante mecanismos que impidan el acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la destruccin de los registros en forma accidental o provocada. Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificacin del personal responsable de los datos consignados, mediante cdigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello de las historias en medios fsicos, de forma que se establezca con exactitud quien realiz los registros, la hora y fecha del registro.

CAPTULO IV COMIT DE HISTORIAS CLNICAS ARTICULO 19.- DEFINICION. Defnase el comit de historias clnicas como el conjunto de personas que al interior de una Institucin Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clnica. Dicho comit debe establecerse formalmente como cuerpo colegiado o mediante asignacin de funciones a uno de los comits existentes en la Institucin. PARGRAFO. El comit debe estar integrado por personal del equipo de salud. De las reuniones, se levantarn actas con copia a la direccin de la Institucin.

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ARTCULO 20.- FUNCIONES DEL COMIT DE HISTORIAS CLINICAS. a) Promover en la Institucin la adopcin de las normas nacionales sobre historia clnica y velar porque estas se cumplan. b) Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clnicos del Prestador, incluida la historia clnica. c) Elevar a la Direccin y al Comit Tcnico-Cientfico, recomendaciones sobre los formatos de los registros especficos y anexos que debe contener la historia clnica, as como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados. d) Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administracin y funcionamiento del archivo de Historias Clnicas. ARTICULO 21. - SANCIONES. Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente resolucin, incurrirn en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes. ARTCULO 22.- VIGENCIA. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

VIRGILIO GALVIS RAMREZ Ministro de Salud