LATAR BELAKANG

2.

Semua

jabatan/pejabat

Kerajaan

hendaklah

sentiasa

mempertingkatkan produktiviti di semua peringkat. Ini adalah kerana dengan mewujudkan jabatan/pejabat yang produktif, perkhidmatan awam akan dapat mempertingkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang ramai. Selain itu melalui peningkatan produktiviti, jabatan/pejabat juga akan dapat mengoptimumkan penggunaan sumber serta menjimatkan kos operasi.

3.

roduktiviti

tidakakan terjadi dengan sendirinya. Ianya hendaklah

diwujudkan melalui tindakan!tindakan yang diran"ang dengan teliti. #leh itu jabatan/pejabat Kerajaan adalah diminta meran"ang dan mengambil tindakan! tindakan yang konkrit. $saha ini hendaklah dianggap sebagai satu amalan harian yang dilakukan di sepanjang masa. mempertingkatkan produktiviti, anduan yang disediakan ini hendaklah jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah dijadikan asas bagi merangka tindakan!tindakan sedemikian. %alam usaha mewujudkan sistem pengukuran produktiviti yang sesuai dengan output yang dikeluarkan. &elalui pengukuran ini, pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap produktiviti jabatan/pejabatnya pada sesuatu masa, sama ada semakin meningkat atau sebaliknya. &aklumat yang diperolehi ini adalah menjadi asas penting bagi merangka tindakan!tindakan susulan yang selanjutnya.

I.

TUJUAN

'.

(ujuan

anduan ini adalah untuk membantu Ketua!ketua )abatan

memahami konsep produktiviti serta meran"ang dan melaksanakan usaha!usaha bagi meningkatkan produktiviti di jabatan/pejabat masing!masing.

2.

anduan ini menggariskan tiga perkara utama iaitu*

a. Konsep produktiviti+

b. ,ara!"ara meningkatkan produktiviti+ dan ". engukuran produktiviti

II.

KONSEP PRODUKTIVITI

3. roduktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit input. #utput ialah keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi. Sebagai "ontoh output yang dikeluarkan oleh )abatan endaftaran -egara ialah Kad engenalan, Sijil Kelahiran, Sijil Kerakyatan dan Sijil erkahwinan ./wam0. Input pula ialah sumber!sumber

yang digunakan untuk menghasilkan output. Sumber!sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan!bahan, peralatan kerja, jentera dan sebagainya.

1. %engan lain perkataan, produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi dengan input yang digunakannya. erhubungan ini la2imnya ditunjukkan dalam bentuk formula*

atau #utput ringkasnya # ! !!!!!!!! Input ! I

Sebagai "ontoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan '33 output dalam masa 23 jam maka produktiviti yang di"apai ialah 4. Iaitu 4 jam bagi menghasilkan seunit output.

4.

Sesebuah jabatan/pejabat boleh melihat tahap produktivitinya pada

berbagai peringkat seperti peringkat organisasi, bahagian, unit atau peringkat pekerja se"ara individu. (ahap produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk* kos seunit output+ masa bagi menghasilkan seunit output+ ataupun jumlah gunatenaga .manhour0 bagi menghasilkan seunit output.

5.

Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep ke"ekapan,

keberkesanan dan kualiti. erkaitan di antara produktiviti dan ke"ekapan boleh dilihat dari segi penggunaan input. /pabila sesebuah jabatan/pejabat dikatakan produktif, bermakna ia telah dapat menggunakan segala input yang

diperuntukkan kepadanya dengan "ara yang paling optimum dan "ekap.

6.

erkaitan di antara produktiviti dan keberkesanan pula boleh dilihat

apabila kita membandingkan di antara kuantiti output yang sebenarnya dihasilkan dengan kuantiti yang menjadi matlamat sesebuah jabatan/pejabat. Sekiranya kuantiti output yang dihasilkan itu menyamai matlamat yang dikehendaki maka jabatan/pejabat dikatakan berkesan kerana telah berjaya men"apai matlamatnya. $ntuk men"apai tahap keberkesanan tersebut jabatan/pejabat

perlu produktif. %alam konteks inilah produktiviti dan keberkesanan dikatakan dua konsep yang saling kait!mengait.

7.

erkaitan di antara produktiviti dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila

output sesebuah jabatan/pejabat itu dihubungkan dengan pihak pelanggan yang menjadi sasarannya. &atlamat sesebuah jabatan/pejabat bukan sahaja setakat mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, tetapi juga memastikan output tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan. $ntuk membolehkannya mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, sesebuah jabatan/pejabat perlu menekankan aspek produktiviti. &anakala untuk memastikan outputnya dapat memenuhi kehendak pelanggan pula, ia perlu menekankan aspek kualiti. Ini bermakna jabatan/pejabat perlu memastikan output tersebut dapat mempamerkan "iri!"iri yang dihargai oleh pelanggan. %i antara "iri!"iri yang dimaksudkan itu termasuklah perkhidmatan yang "epat, boleh diper"ayai, tiada kesilapan, bersopan santun dan mengutamakan keselamatan. #leh itu, kualiti dan produktiviti adalah dua aspek yang saling lengkap! melengkapi dan perlu diberi perhatian oleh setiap jabatan/ pejabat apabila menghasilkan keluaran atau perkhidmatan.

III.

CARA-CARA PENINGKATAN PRODUKTIVITI

8. Sesebuah jabatan/pejabat Kerajaan mengeluarkan pelbagai output bagi men"apai objektifnya. $ntuk mengeluarkan output ini ia perlu mendapatkan input! input asas seperti bahan!bahan mentah, modal, peralatan dan tenaga manusia dan seterusnya memproses input tersebut mengikut kaedah!kaedah yang tertentu. roses ini dinamakan proses transformasi. Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mempertingkatkan produktivitinya adalah bergantung kepada

sejauh mana ia dapat menyempurnakan proses transformasi ini dengan "ekap. Semakin "ekap proses ini dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input! input asas seperti tenaga manusia, modal dan sebagainya dapat digunakan se"ara optimum. 9ubung kait di antara konsep!konsep input!transformasi!output ini dapat ditunjuk dalam :ajah '.

I- $( (enaga &anusia, (eknologi,

#$( $(

:#S;S ;-<$:$S/-

Keluaran dan

Kelengkapan &odal dan Sistem engurusan

erkhidmatan

:#S;S (:/-S=#:&/SI

:ajah ' * 9ubungkait %i /ntara Input > (ransformasi > #utput

' 3 . S e p e r t i m a n a y a n g d i t u n j u k k a n

d a l a m : a j a h ' , p i h a k j a b a t a n / p e j a b

a t p e r l u m e n a m b a h i n p u t ! i n p u t p e n g u

r u s a n b a g i m e l e n g k a p k a n p r o s e s t r a

n s f o r m a s i . I n p u t ! i n p u t p e n g u r u s a n i

n i a d a l a h s e p e r t i s i s t e m d a n p r o s e d

u r k e r j a , s t r u k t u r o r g a n i s a s i , g a y a p

e n g u r u s a n d a n s e b a g a i n y a . % e n g a n m

e n g o l a h d a n m e n g g a b u n g k a n i n p u t ! i

n p u t a s a s d a n i n p u t ! i n p u t p e n g u r u s a

n i n i m a k a p i h a k j a b a t a n / p e j a b a t b o

l e h m e n g h a s i l k a n o u t p u t y a n g d i k e h e

n d a k i n y a .

' ' . $ n t u k m e m p e r t i n g k a t

k a n p r o d u k t i v i t i , p i h a k p e n g u r u s a n

h e n d a k l a h m e n g a m b i l l a n g k a h ! l a n g k

a h b a g i m e m p e r k u k u h k a n f a k t o r ! f a k t

o r y a n g m e m p e n g a r u h i p r o d u k t i v i t i .

S e b a n y a k l a p a n f a k t o r t e l a h d i k e n

a l p a s t i s e b a g a i f a k t o r ! f a k t o r y a n g

k r i t i k a l . = a k t o r ! f a k t o r t e r s e b u t d i

t u n j u k k a n d i d a l a m : a j a h 2 d a n p e n

e r a n g a n t e n t a n g t i n d a k a n ! t i n d a k a

n y a n g p e r l u d i a m b i l o l e h p i h a k p e

n g u r u s a n d i t u n j u k k a n d i d a l a m ) a d u

a l ' . = a k t o r ! f a k t o r y a n g d i m a k s u d k a

n i t u i a l a h t e r d i r i d a r i p a d a *

a. (e na ga

m an usi a

b. Si ste m da n pr os ed ur ". Str uk tur or ga nis asi d. <a ya pe ng ur us an e. e rse

kit ar an ke rja f. (e kn ol og i g. ?a ha n! ba ha n h. Ke le ng ka pa n m od al.

(enaga

&anusia

Siste Kelengkapan &odal

da

rose

?ahan! bahan

=/K(#: :#%$K(I@I(I

(eknologi

<

en

ersekitaran

Kerja

:ajah 2* =aktor!faktor

Aang &empengaruhi roduktiviti

)adual ' * (indakan!tindakan Aang erlu %iambil #leh ihak engurusan )abatan ejabat Ke /tas =aktor!faktor Aang &empengaruhi roduktiviti

=aktor!faktor

(indakan ihak engurusan

(enaga '. &anusia

a . &elatih kakitangan dalam bidang bidang yang berkaitan dengan kerja. b &ewujud dan menyebarkan nilai!nilai yang . positif.

" &emotivasikan kakitangan supaya . menghasilkan kerja dengan "emerlang. d &enggalak penglibatan kakitangan dalam . penentuan matlamat organisasi dan dalam proses penyelesaian masalah produktiviti. e &ewujudkan komunikasi yang berkesan . dalam

jabatan/pejabat. f . &enetapkan standard prestasi untuk kakitangan.

g. &enempatkan

kakitangan

mengikut

kebolehan dan kemahiran.

2. Sistem dan rosedur a.

&engkaji semula sistem dan prosedur kerja untuk

mengatasi kelemahan kelemahan yangmenyekat produktiviti.

b. &empermudahkan sistem dan prosedur kerjayang sedia ada.

". &emansuhkan peruntukan undang undang atau peraturan yang tidak sesuai dengan matlamat jabatan/ pejabat.

3. Struktur #rganisasi a. dan

&embuat penyelarasan fungsi bahagian!bahagian

unit!unit dalam organisasi jabatan/pejabat.

b. &ewujudkan

struktur

organisasi

yang

fleksibel dan dinamik.

". &enentukan "orak perjawatan di bahagian! bahagian atau unit dalam organisasi adalah berpadanan dengan tanggungjawab yang diberikan.

d. &endefinisikan dengan jelas bidang kuasa bahagian!bahagian jabatan/pejabat. dan unit!unit dalam

1 =aktor!faktor (indakan ihak engurusan

<aya 1. engurusan

a &ewujudkan wawasan dan objektif jabatan/ . pejabat serta menyebarkannya kepada kakitangan.

b &eran"ang dan menetapkan matlamat prestasi . jabatan/ pejabat dan kemudiannya mengukur pen"apaian sebenar. " &ewujudkan budaya kerja yang menekankan . produktiviti. 4. ersekitaran Kerja a &ewujudkan susunatur jabatan/ pejabat yang . sesuai dengan operasi kerja. b &elengkapi pejabat dengan kemudahan asas. . " &enjaga kebersihan dan perhiasan di tempat . kerja.

d &enyediakan kemudahan!kemudahan untuk . kakitangan. 5. (eknologi a &engkaji proses!proses kerja yang dijalankan . sekarang untuk mengenal pasti aspek!aspek yang sesuai untuk

diautomasi atau dimekanisasikan. a &enjalankan pemeriksaan kualiti pada 6. ?ahan!bahan . peringkat awal ke atas bahan bahan input yang diperolehi daripada pembekal.

b. &emberi pendidikan kualiti kepada pembekal.

". &engamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi bahan!bahan.

7. Kelengkapan &odal a. jadual.

&enyelenggara kelengkapan modal mengikut

b. &enentukan kelengkapan modal berada dalam persekitaran operasi yang baik.

". &eran"ang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

(a)

Tenaga Manusia

'2. Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat men"apai matlamat prestasinya sangat bergantung kepada faktor tenaga manusia. Ini adalah kerana kakitangan memainkan berbagai peranan penting dalam proses pengeluaran pengurus sebagainya. seperti kakitangan menjadi teknikal buruh, dan juga

Kakitangan

bertanggungjawab menggerakkan berbagai proses penting dalam organisasi seperti* peran"angan+ kawalan kualiti+ membuat keputusan!keputusan operasional+ strategik atau

kawalan belanjawan+ dan sebagainya.

'3. #leh itu, untuk menjadi produktif jabatan/pejabat dalam Kerajaan hendaklah membangunkan sumber tenaga manusia organisasinya. (indakan!tindakan yang boleh diambil termasuklah*

.i0

&enyediakan

latihan

kepada

kakitangan dalam bidang!bidang yang berkaitan dengan kerja mereka. &elalui latihan ini

kakitangan boleh meningkatkan kepakaran dan kemahiran yang mana akan membantu mereka melaksanakan dengan pengurusan sentiasa kakitangan juga tugas!tugas ihak hendaklah berkesan.

menggalakkan mengamalkan

konsep BKemajuan %iriB supaya mereka boleh berusaha sendiri memperbaiki prestasi kerja.

.ii0

&ewujud nilai!nilai diutamakan integriti, semangat berpasukan, amanah. mendorong

dan

menyebarkan yang perlu kejujuran, akauntabiliti,

nilai!nilai yang positif. %i antara ialah

bertanggungjawab, berdisiplin, bekerja keikhlasan se"ara dan

enerapan nilai!nilai mereka untuk

ini di kalangan kakitangan akan bekerja dengan lebih tekun.

.iii0

&emotivasikan dengan yang "ara telah

kakitangan memberi menunjukkan dalam kerja engiktirafan

pengiktirafan kepada mereka ke"emerlangan masing!masing.

boleh diberi dalam berbagai bentuk pingat lain. seperti kebesaran, /nugerah pemberian Khidmat ,emerlang, anugerah hadiah, pujian lisan dan lain!

.iv0

&enggalakkan kakitangan dalam

penglibatan penentuan

matlamat organisasi dan dalam proses penyelesaian masalah! masalah tujuan menubuhkan kumpulan Kerja atau produktiviti. ini, itu ?agi boleh &utu sesebuah Kumpulan! &eningkat asukan!pasukan

jabatan/pejabat

Kerja di berbagai peringkat. ihak pengurusan juga boleh memperkenalkan kakitangan meningkatkan organisasi. sistem "adangan bagi menggalakkan mengemukakan produktiviti "adangan!"adangan yang boleh

.v0

&enggalakkan komunikasi yang berkesan melalui di antara pihak dasar pengurusan dengan kakitangan pengamalan komunikasi terbuka.

.vi0

&enetapkan prestasi men"abar

standard!standard jelas dan untuk kakitangan.

yang

Calau bagaimanapun, standard! standard prestasi ini hendaklah realistik dan boleh di"apai.

.vii0

Sejauh

mana

yang

boleh,

kakitangan ditempatkan kesesuaian kemahiran Selain kerja dilakukan kerja!kerja men"abar. itu, dan bagi

hendaklah mengikut pengetahuan dan masing!masing. langkah!langkah perluasan hendaklah menjadikan lebih tersebut

memperkayakan kerja, pusingan tanggungjawab

( b ) S i s t e m D a n P r o s e d u r K e r j a

' 1

( a h a p p r o d u k t i v i t i s e s e b u a h j a b a t a

n / p e j a b a t a d a l a h d i p e n g a r u h i o l e h s

i s t e m d a n p r o s e d u r k e r j a y a n g d i a m

a l k a n o l e h j a b a t a n / p e j a b a t b e r k e n a

a n . S i s t e m d a n p r o s e d u r k e r j a y a n g

b a i k a k a n m e n g g a l a k k a n p r o d u k t i v i

t i k e r a n a p r o s e s k e r j a d a p a t b e r j a l

a n d e n g a n l i " i n d a n " e k a p . S e b a g a i

" o n t o h , s i s t e m f a i l y a n g b a i k a k a n

m e m p e r " e p a t k a n p r o s e s m e m b u a t k e p u

t u s a n k e r a n a m a k l u m a t ! m a k l u m a t y a n

g t e r s i m p a n d a l a m f a i l b o l e h d i p e r

o l e h i a p a b i l a d i p e r l u k a n . K e p u t u s a n

y a n g " e p a t a k a n m e l i " i n k a n k e r j a

d a n i n i s e t e r u s n y a m e m b a w a k e p a d a

p e n i n g k a t a n

p r o d u k t i v i t i .

' 4 . S

i s t e m d a n p r o s e d u r a d a l a h m e k a n i s m

a p e n t a d b i r a n y a n g d i w u j u d k a n o l e

h j a b a t a n / p e j a b a t b a g i m e n y e l a r a s p

r o s e s ! p r o s e s , a k t i v i t i ! a k t i v i t i d a n

t i n d a k a n y a n g t e r l i b a t d a l a m m e n j

a y a k a n s e s u a t u k e r j a . e n y e l a r a s a n

i n i p e r l u k e r a n a k e r j a ! k e r j a y a n g

d i j a l a n k a n a d a l a h p r o s e s y a n g m e

l i b a t k a n b e r b a g a i l a p i s a n k a k i t a n g

a n , b a h a g i a n d a n u n i t . & e r e k a p e r l u

b e r k o m u n i k a s i , b e k e r j a s a m a , b e r t u k

a r ! t u k a r m a k l u m a t d a n b e r g a n t u n g a n

t a r a s a t u s a m a l a i n b a g i m e n y i a p k a

n s e s u a t u k e r j a . S e l a i n d a r i p a d a i

t u , s i s t e m d a n p r o s e d u r k e r j a j u g a

m e n g g a r i s k a n t a t a " a r a t e n t a n g b a g

a i m a n a s e s u a t u k e r j a i t u m e s t i d i l

a k u k a n , p e r i n g k a t ! p e r i n g k a t t i n d a k a

n y a n g p e r l u d i s e m p u r n a k a n , s t a n d a

r d ! s t a n d a r d y a n g p e r l u d i p a t u h i d a

n s e b a g a i n y a . % e n g a n i t u , s i s t e m d a

n p r o s e d u r k e r j a s e " a r a l a n g s u n g m

e n e n t u k a n p r e s t a s i k e r j a s e t i a p k a

k i t a n g a n .

' 5 . $ n t u k m e m p e r t i n g k a t

k a n p r o d u k t i v i t i , j a b a t a n / p e j a b a t K

e r a j a a n p e r l u m e m p a s t i k a n s i s t e m

d a n p r o s e d u r k e r j a y a n g d i a m a l k a n

o l e h k a k i t a n g a n m e r e k a , s e n t i a s a b

e r k e a d a a n " e k a p . S i s t e m t e r s e b u t h e

n d a k l a h m a m p u m e n y o k o n g p e n " a p a i a

n p r e s t a s i k e r j a y a n g " e m e r l a n g d a

n b u k a n n y a m e n j a d i p e n g h a l a n g k e p a

d a k e l i " i n a n p r o s e s k e r j a . # l e h i t

u s e s e b u a h j a b a t a n / p e j a b a t h e n d a k l

a h m e r a n " a n g d a n m e n g a m b i l t i n d a k a

n ! t i n d a k a n y a n g k o n k r i t b a g i m e n " a p

a i m a t l a m a t i n i . % i a n t a r a t i n d a k a n ! t

i n d a k a n y a n g p e n t i n g i a l a h *

.i0

&en gkaj i sem

ula siste m dan pros edur kerj a yan g dia mal kan seka rang bagi men gata si kele mah an! kele mah an yan g ada. &a na! man a aspe

k yan g dian gga p lapu k hen dakl ah dike mas kini sup aya bers esua ian den gan kep erlu an sem asa.

.ii0

&e mp er mu dah

kan sist em dan pro sed ur yan g ada bag i me nge lak kan hal ang an! hal ang an bir okr asi dal am ker ja! ker ja yan g

dija lan kan .

.iii0

&e ng kaj i per atu ran ! per atu ran ata u un da ng ! un da ng ya ng ad a se kar an

g de ng an tuj ua n unt uk me ma ns uh ka n per unt uk an ya ng tid ak lag i ses uai de ng an ma tla ma

t jab ata n/p eja bat .

( c ) S t r u k t u r O r g a n i s a s i

' 6 . S e s e b u a h j a b a t a n / p e j a b a t d i b e

n t u k b e r a s a s k a n s t r u k t u r y a n g s e s u

a i d e n g a n o b j e k t i f , m a t l a m a t d a n k e a

d a a n p e r s e k i t a r a n n y a . S t r u k t u r i n i l

a h y a n g m e n e n t u k a n " i r i ! " i r i p e n t i

n g j a b a t a n / p e j a b a t t e r s e b u t s e p e r t i

* " o r a k p e n g a g i h a n t u g a s m e n g i k u t f u

n g s i , b a h a g i a n d a n u n i t + p e n g a g i h a n

k u a s a d a n w i b a w a + a k a u n t a b i l i t i d a n

t a n g g u n g j a w a b + p e r u n t u k a n s u m b e r +

d a n " o r a k p e r h u b u n g a n d a l a m o r g a n

i s a s i . % e n g a n y a n g d e m i k i a n , s t r u k t

u r o r g a n i s a s i a d a l a h s a l a h s a t u f a k

t o r p e n t i n g y a n g b o l e h m e m p e n g a r u h

i d a n m e n g a w a l p e r j a l a n a n a k t i v i t i !

a k t i v i t i j a b a t a n / p e j a b a t d a n i n i s e t

e r u s n y a m e m b e r i k e s a n k e p a d a t a h a p p

r o d u k t i v i t i j a b a t a n / p e j a b a t b e r k e n a

a n .

' 7 . $ n t u k m e n j a d i p r o d u k t i f , j a

b a t a n / p e j a b a t K e r a j a a n p e r l u m e w u j

u d k a n s a t u s t r u k t u r y a n g m a n t a p . S t

r u k t u r s e p e r t i i n i a k a n m e m p a s t i k a n

k e r j a ! k e r j a d a p a t d i j a l a n k a n d e n g a

n l i " i n s e r t a m e m b o l e h k a n s u m b e r !

s u m b e r y a n g a d a d a l a m o r g a n i s a s i d i

g e m b l e n g k a n s e " a r a o p t i m a .

i h a k p e n g u r u s a n b o l e h m e n g a m b i l

b e r b a g a i t i n d a k a n u n t u k m e w u j u d s t

r u k t u r y a n g s e d e m i k i a n . % i a n t a r a n y a

.i0 &e nent uka n pen yela rasa n fun gsi! fun gsi bah agia n dan unit di dala m jaba tan/ peja bat sup aya sent iasa sali

ng mel eng kapi anta ra satu sam a lain.

.ii0

&e wuj udk an stru ktu r yan g fle ksi bel dan din ami k bag i me mu dah

kan jab ata n/ pej aba t me mb uat pen yes uai an den gan per uba han ! per uba han per sek itar an. Str ukt ur itu jug a

me stil ah me mu dah kan pen gali ran ma klu mat dan su mb er se" ara beb as di ant ara bah agi an! bah agi an dan uni t

dal am jab ata n/p eja bat.

.iii0

&e ne ntu ka n "or ak per ja wa tan ba ha gia n! ba ha gia n da n uni t ag

ar ber pa da na n de ng an tan gg un gja wa b ya ng dib eri ka n. ?i da ng tug as set iap per ing kat ja wa

tan pul a he nd akl ah dit eta pk an de ng an jel as ba gi me ng uk uh ka n un sur ak au nta bil iti da n

tan gg un gja wa b di kal an ga n ka kit an ga n.

.iv0

&e ma sti ka n bid an g ku asa ba ha gia n! ba

ha gia n da n uni t did efi nis ika n de ng an jel as ba gi me ng ela kk an per "a ng ga ha n da n per

tin dih an fun gsi .

.d0

G a y a P e n g u r u s a n

' 8 . $ n t u

k m e n " a p a i k e j a y a a n , p i h a k p e n g u r u s

a n p e r l u m e n e r a j u i s e n d i r i u s a h a ! u s

a h a p e n i n g k a t a n p r o d u k t i v i t i . e r a

n a n d a n p e n g a r u h p i h a k p e n g u r u s a n

k e a t a s p r e s t a s i j a b a t a n / p e j a b a t a

d a l a h b e s a r k e r a n a i a b e r t a n g g u n g j

a w a b t e r h a d a p p r o s e s ! p r o s e s u t a m a

d a l a m o r g a n i s a s i . I n i t e r m a s u k l a h *

p r o s e s m e m b u a t k e p u t u s a n + p e r a n " a n g

a n + b e l a n j a w a n + p e n e n t u a n k e u t a m a a n

k e r j a + p e n g a g i h a n s u m b e r + d a n p e n i

l a i a n p r e s t a s i . # l e h i t u , p i h a k p e n

g u r u s a n p e r l u m e n u n j u k k a n k o m i t m e

n t e r h a d a p p r o d u k t i v i t i d e n g a n m e n

g a m a l k a n " o r a k p e n g u r u s a n y a n g b e

r o r i e n t a s i k a n

o u t p u t .

2 3 . ( a n g g

u n g j a w a b t e r p e n t i n g p i h a k p e n g u r u

s a n i a l a h m e m a s t i k a n s e l u r u h k a k i

t a n g a n d a n s i s t e m d a l a m j a b a t a n / p

e j a b a t d a p a t d i g e r a k k a n k e a r a h p e n

i n g k a t a n p r o d u k t i v i t i . % i a n t a r a t i

n d a k a n y a n g p e r l u d i l a k u k a n o l e h

p i h a k p e n g u r u s a n i a l a h *

.i0

&ew ujud kan wa was an dan obje

ktif jaba tan/ peja bat yan g jela s dan men yeb arka nny a kep ada selu ruh kaki tang an. Ini aka n me mot ivas i kaki tang an kera

na mer eka bole h men gait kan sum ban gan kerj a! kerj a mer eka den gan pen "ap aian matl ama t jaba tan.

.ii0

&er an" ang dan

me net apk an mat lam at pre stas i jab ata n/p eja bat dan ke mu dia nny a me ngu kur pen "ap aia n seb ena r. Da ngk

ah ini aka n me mb ole hka n jab ata n/p eja bat me nge tah ui tah ap pro duk tivi tin ya pad a ses uat u ma sa dan

me ngg una kan ma klu mat ters ebu t unt uk me nga mb il tin dak an sus ula n.

.iii0

&e wu jud ka n bu da ya ker

ja ya ng me ne ka nk an pr od ukt ivi ti unt uk dia ma lka n ole h set iap lap isa n ka kit an ga n. ?u da

ya ini he nd akl ah ber ter as ka n nil ai! nil ai ker ja ya ng bai k se per ti de dik asi , int egr iti, ak au

nta bil iti, ber dis ipl in da n se ba gai ny a.

( e ) P e r s e k i t a r a n K

e r j a

2 ' . e r s e k i t a r a n k e r j a s e s e b

u a h j a b a t a n / p e j a b a t m e m p u n y a i k e s a n

l a n g s u n g k e a t a s p r o d u k t i v i t i j a b

a t a n / p e j a b a t b e r k e n a a n . S e b a g a i " o n t

o h , s e k i r a n y a s e s e b u a h j a b a t a n / p e j

a b a t m e m p u n y a i s u s u n a t u r y a n g b a i k , p

r o s e s ! p r o s e s k e r j a a k a n d a p a t b e r j

a l a n d e n g a n l a n " a r .

/ k t i v i t i ! a k t i v i t i s e p e r t i p e r g e r a k

a n f a i l , m a k l u m a t d a n k o m u n i k a s i d i a

n t a r a b a h a g i a n ! b a h a g i a n d a n d i a n t a

r a k a k i t a n g a n d a p a t d i b u a t d e n g a n b e

r k e s a n . # l e h i t u , m a s a u n t u k m e n y i a p

k a n s e s u a t u k e r j a a k a n d a p a t d i j i m a

t k a n d a n i n i a d a l a h p e t u n j u k k e p a d

a p e n i n g k a t a n p r o d u k t i v i t i . S e l a i n

i t u , s u s u n a t u r p e j a b a t y a n g b a i k j u

g a a k a n m e n g o p t i m a k a n p e n g g u n a a n r

u a n g d a n i n i a k a n m e n j i m a t k a n k o s o

p e r a s i . e n j i m a t a n k o s i n i j u g a m e n y u

m b a n g k e p a d a p e n i n g k a t a n p r o d u k t i v

i t i .

2 2 . # l e h i t u , u n t u k m e m p e r t i n

g k a t k a n p r o d u k t i v i t i , j a b a t a n / p e j a

b a t p e r l u m e m p e r t i n g k a t k a n k u a l i t i

p e r s e k i t a r a n k e r j a n y a s u p a y a b e r s e s

u a i a n d e n g a n t u g a s ! t u g a s y a n g d i j a

l a n k a n . ( i n d a k a n ! t i n d a k a n y a n g b o l

e h d i a m b i l t e r m a s u k l a h *

.i0

&en gad aka n susu n atur peja bat

yan g sesu ai den gan oper asi kerj a.

.ii0

&el eng kap kan pej aba t den gan ke mu dah an! ke mu dah an asa s sep erti

alat ha wa din gin, per abo t yan g bai k dan alat per hub ung an.

.iii0

&e nja ga ke ber sih an da n per hia sa n

pej ab at.

.iv0

&e ny edi ak an ke mu da ha n unt uk ka kit an ga n sep erti bili k reh at, ria da h da n

seb ag ain ya.

.f0

T e k n o l o g i

2 3 . e n g g u n a a n t e

k n o l o g i m o d e n d a l a m p r o s e s k e r j a a

d a l a h s a t u l a n g k a h y a n g p e n t i n g b

a g i m e n i n g k a t k a n p r o d u k t i v i t i . ( e k n

o l o g i b u k a n s a h a j a m e r u j u k k e p a d a

m e s i n ! m e s i n a t a u p e r a l a t a n e l e k t r

o n i k s e p e r t i k o m p u t e r , m e s i n t a i p e

l e k t r i k a t a u m e s i n f a k s i m i l i t e t a p

i j u g a m e r a n g k u m i p e n g e t a h u a n d a n k

a e d a h ! k a e d a h b e k e r j a y a n g s a i n t i f

i k . & e l a l u i p e n g g u n a a n t e k n o l o g i , s e

s e t e n g a h p r o s e s k e r j a d a p a t d i a u t o

m a s i a t a u d i m e k a n i s a s i k a n . % e n g a n "

a r a i n i k e r j a ! k e r j a d a p a t d i j a l a n k a

n d e n g a n " e p a t , m u r a h , d i s a m p i n g m e

n i n g k a t k a n k u a l i t i n y a . S e l a i n d a r i

p a d a i t u , s e s e t e n g a h k e r j a y a n g d a

h u l u n y a d i j a l a n k a n o l e h m a n u s i a s

e " a r a m a n u a l , b o l e h d i a m b i l a l i h o l

e h m e s i n . I n i a k a n m e m b a n t u m e n g a t a

s i m a s a l a h k e " a " a t a n o u t p u t y a n g d i

s e b a b k a n o l e h k e " u a i a n a t a u k e l e m

a h a n m a n u s i a .

2 1 . S e b a g a i s t r a t e g i

m e n i n g k a t k a n p r o d u k t i v i t i , j a b a t a n

/ p e j a b a t h e n d a k l a h m e n g k a j i k e s e s u a

i a n u n t u k m e n g a u t o m a s i a t a u m e m e k a

n i s a s i p r o s e s ! p r o s e s k e r j a y a n g m e

r e k a j a l a n k a n . r o g r a m m e k a n i s a s i b

o l e h d i t u m p u k a n k e p a d a k e r j a ! k e r j

a y a n g b e r " o r a k p e m p r o s e s a n d a n r

u t i n s e p e r t i p e n y e d i a a n b i l , r e s i t k

u t i p a n h a s i l , p e n y e d i a a n s u r a t n o t i

s a t a u p e n g e l u a r a n b o r a n g ! b o r a n g

r a s m i y a n g s e r a g a m . K e r j a ! k e r j a s e p

e r t i i n i s e s u a i d i l a k u k a n o l e h m e s i n

k e r a n a t i d a k m e l i b a t k a n k e p u t u s a

n ! k e p u t u s a n p e n g u r u s a n y a n g p e n t i

n g . r o g r a m a u t o m a s i p u l a , k h u s u s n y a

y a n g b e r a s a s k a n k o m p u t e r , b o l e h d

i t u m p u k a n k e p a d a p e n g e n d a l i a n s i s

t e m m a k l u m a t . I n i t e r m a s u k l a h s i s t e

m m a k l u m a t b a g i t u j u a n p e n g u r u s a n , p

e r a n " a n g a n , k a w a l a n k e w a n g a n , p e n y e

l e n g g a r a a n i n v e n t o r i d a n s e b a g a i n y

a .

( g ) B a h a n b a h a n

2 4 . r o d u k t i

v i t i j u g a b o l e h d i t i n g k a t k a n d e n g a n

m e n g u r a n g k a n p e m b a 2 i r a n b a h a n ! b a

h a n y a n g d i g u n a k a n s e b a g a i i n p u t . ?

a h a n ! b a h a n i n i a d a l a h s e p e r t i b a h a n

b i n a a n , k e r t a s , a l a t t u l i s , b a h a n k i

m i a d a n l a i n ! l a i n y a n g d i g u n a k a n u

n t u k m e n g h a s i l k a n o u t p u t . e m b a 2 i r

a n l a 2 i m n y a b e r l a k u a p a b i l a b a h a n ! b

a h a n y a n g d i b e l i u n t u k d i j a d i k a n i

n p u t i t u t i d a k b e r k u a l i t i . ? a h a n ! b a

h a n t e r s e b u t t e r p a k s a d i b u a n g k e r a n

a j i k a d i p r o s e s b o l e h m e n " a " a t k a n o u

t p u t y a n g a k a n d i h a s i l k a n . S e b a b i t

u l a h u n t u k m e n i n g k a t k a n p r o d u k t i v

i t i , j a b a t a n / p e j a b a t p e r l u m e m a s t i k

a n b a h a n ! b a h a n y a n g d i g u n a k a n n y a b

e r k u a l i t i t i n g g i . % i a n t a r a " a r a ! " a r a

y a n g b o l e h d i g u n a k a n u n t u k m e n g e l

a k k a n p e m b a 2 i r a n b a h a n ! b a h a n a d a l

a h s e p e r t i b e r i k u t *

.i0

&enjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahaja diperolehi daripada pembekal dan sebelum ianya diproses untuk output. mengeluarkan

.ii0

&emberi kualiti pembekal memastikan yang

pendidikan kepada dan hanya sahaja yang

pembekal!pembekal diiktiraf dibenarkan bahan!bahan pejabat. membekal

diperlukan oleh jabatan/

.iii0

&engamalkan inventori untuk yang

sistem baik

mengelakkan

pemegangan stok yang berlebihan. Stok yang berlebihan juga adalah satu pemba2iran yang membebankan

jabatan/pejabat segi kewangan.

dari

.h0

Kelengka!an Modal

25. Kelengkapan modal seperti jentera, pengangkutan loji, dan kenderaan sebagainya

adalah input penting dalam proses pengeluaran output. Kelengkapan ini perlu di selenggara dengan sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Dangkah ini boleh mengelakkan terbuang masa jika yang mungkin berlaku

kerosakan. %i antara "ara!"ara bagi meningkatkan tahap boleh guna kelengkapan modal adalah seperti berikut*

.i0

&enyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkan kemungkinan kerosakan.

.ii0

&enentukan kelengkapan dalam operasi &isalnya yang berada baik. jika persekitaran

kelengkapan itu ialah alat komputer kerangka utama, ia hendaklah diletakkan dalam bilik berhawa dingin supaya tidak mudah rosak.

.iii0

&eran"ang penggunaan kelengkapan semuanya digunakan optimum. supaya dapat dengan

IV.

PENGUKURAN

PRODUKTIVITI

26. engukuran produktiviti adalah satu daripada komponen penting dalam usaha peningkatan produktiviti produktiviti. Segala usaha untuk mempertingkatkan

tidak akan dapat dilaksanakan tanpa mengetahui terlebih dahulu tahap produktiviti semasa. ada dasarnya, pengukuran mengetahui sesebuah engukuran dibuat tahap untuk produktiviti produktiviti

jabatan/pejabat.

membolehkan jabatan/pejabat*

.a0 &engetahui

sejauh

mana

sumber!sumber yang telah diperuntukkan digunakan.

.b0 &eningkatkan

fleksibiliti

operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan alat!alat.

."0 &engenal produktiviti.

pasti

bidang!

bidang untuk meningkatkan

.d0 &enentukan organisasi.

kos

operasi

27.

anduan ini menggariskan

satu pendekatan untuk mengukur produktiviti jabatan/pejabat Sekiranya jabatan/pejabat mempunyai sistem di dan telah peringkat individu. mana!mana pun pengukuran

produktiviti masing!masing, mereka bolehlah terus menggunakannya.

'3

%= to Cord