You are on page 1of 16

Produktiviti dalam perkhidmatan awam dikaitkan dengan kecekapan, keberkesanan dan kualiti sesuatu produk yang dihasilkan oleh

sesebuah organisasi. Bagaimanakah produktiviti dalam perkhidmatan awam dapat ditingkatkan ?

Kehidupan masa kini lebih menghargai sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat. Pada zaman yang serba canggih ini, ianya seolah-olah telah memendekkan masa setiap individu dalam segala perkara dan urusan, sehinggakan segenap golongan manusia, mengharap dan mengkehendaki sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat dapat dilaksana atau diperoleh. Dalam era pembangunan yang dipelopori sejak negara mencapai kemerdekaan, fungsi pentadbiran a am telah mengalami perubahan yang dinamik di mana keseluruhan jentera kerajaan digembleng dan dijuruskan kepada usaha-usaha meningkatkan taraf hidup rakyat di samping menjamin keamanan, kesejahteraan dan keselamatan a am. !emua jabatan"pejabat kerajaan hendaklah sentiasa mempertingkatkan produktiviti di semua peringkat. #ni adalah kerana dengan me ujudkan jabatan atau pejabat yang produktif, perkhidmatan a am akan dapat mempertingkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang ramai. !elain itu, melalui peningkatan produktiviti jabatan"pejabat juga akan dapat mengoptimumkan penggunaan sumber serta menjimatkan kos operasi. Produktiviti tidak akan terjadi dengan sendirinya, ianya hendaklah di ujudkan melalui tindakan-tindakan yang dirancang dengan teliti. $leh itu, jabatan"pejabat kerajaan adalah diminta merancang dan mengambil tindakan-tindakan yang konkrit. %saha ini hendaklah dianggap sebagai satu amalan harian yang dilakukan di sepanjang masa. Panduan yang disediakan ini hendaklah dijadikan asas bagi merangka tindakan-tindakan sedemikian. Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti, jabatan"pejabat kerajaan hendaklah me ujudkan sistem pengukuran produktiviti yang sesuai dengan output yang dikeluarkan. &elalui pengukuran ini, pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap produktiviti jabatan"pejabatnya pada sesuatu masa, sama ada semakin meningkat atau sebaliknya. Keupayaan perkhidmatan a am memberikan perkhidmatan yang bermutu dan ber iba a perlulah dipertingkatkan seiring dengan perkembangan-perkembangan yang pesat berlaku di dalam atau di luar negeri. Pendekatan ini memerlukan perubahan-perubahan yang boleh
1

meningkatkan produktiviti dan keberkesanan perkhidmatan a am dalam menghadapi cabaran-cabaran pembangunan negara. &aklumat yang diperolehi ini adalah menjadi asas penting bagi merangka tindakan-tindakan susulan yang selanjutnya. Produktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit input. $utput ialah keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi. !ebagai contohnya, output yang dikeluarkan oleh 'abatan (anah Dan )alian ialah pengeluaran surat hakmilik, kelulusan ubah jenis kegunaan tanah, kutipan cukai tanah, lesen pendudukan sementara dan sebagainya. *egitu juga dengan 'abatan #migresen &alaysia iaitu salah satu outputnya ialah pasport antarabangsa yang dikeluarkan, manakala 'abatan Pendaftaran +egara outputnya merupakan !ijil Kelahiran, Kad Pengenalan, !ijil Kerakyatan dan sebagainya. #nput pula ialah sumber-sumber yang digunakan untuk menghasilkan output. !umber - sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan, peralatan kerja, jentera dan sebagainya. Dengan perkataan lain, produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi dengan input yang digunakannya. Produktiviti bukan hanya bermaksud prestasi serta penggunaan sumber secara ekonomikal, malah ia merupakan kombinasi tentang kedua-duanya. Produktiviti yang tinggi bererti penggunaan sumber bahan dengan cekap dan berkesan. Produktiviti diukur melalui nisbah yang merangkumi jangka ubah pengambilan pekerja, bilangan pekerja yang diambil dan bilangan jam bekerja atau keluaran, misalnya jumlah unit yang dikeluarkan, produk yang dijual, tugasan yang disiapkan, keuntungan yang diperolehi termasuk nilai tambah dan pia aian yang dicapai termasuk pia aian masa yang diambil. Perhubungan ini lazimnya ditunjukkan dalam bentuk formula, $utput -------#nput atau ringkasnya $ -#

!ebagai contoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan -.. output dalam masa /. jam maka produktiviti yang dicapai ialah 0. #aitu 0 jam bagi menghasilkan seunit output. !esebuah jabatan"pejabat boleh melihat tahap produktivitinya pada berbagai peringkat

seperti peringkat organisasi, bahagian, unit atau peringkat pekerja secara individu. (ahap produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk, kos seunit output1 masa bagi menghasilkan seunit output1 ataupun jumlah gunatenaga 2manhour3 bagi menghasilkan seunit output. Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan kualiti. Perkaitan di antara produktiviti dan kecekapan boleh dilihat dari segi penggunaan input. 4pabila sesebuah jabatan"pejabat dikatakan produktif, bermakna ianya telah dapat menggunakan segala input yang diperuntukkan kepadanya dengan cara yang paling optimum dan cekap. Perkaitan di antara produktiviti dan keberkesanan pula boleh dilihat apabila kita membandingkan di antara kuantiti output yang sebenarnya dihasilkan dengan kuantiti yang menjadi matlamat sesebuah jabatan"pejabat. !ekiranya kuantiti output yang dihasilkan itu menyamai matlamat yang dikehendaki maka barulah jabatan"pejabat dikatakan berkesan kerana telah berjaya mencapai matlamatnya. %ntuk mencapai tahap keberkesanan tersebut, jabatan"pejabat perlu produktif. Dalam konteks inilah, produktiviti dan keberkesanan dikatakan dua konsep yang saling kait-mengait. Perkaitan di antara produktiviti dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila output sesebuah jabatan"pejabat itu dihubungkan dengan pihak pelanggan yang menjadi sasarannya. &atlamat sesebuah jabatan"pejabat bukan sahaja setakat mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, tetapi juga memastikan output tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan. %ntuk membolehkannya mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, sesebuah jabatan"pejabat perlu menekankan aspek produktiviti. &anakala untuk memastikan outputnya dapat memenuhi kehendak pelanggan pula, penekanan perlu diberikan dalam aspek kualiti. #ni bermakna jabatan"pejabat perlu memastikan output tersebut dapat mempamerkan ciri-ciri yang dihargai oleh pelanggan. Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu termasuklah perkhidmatan yang cepat, boleh dipercayai, tiada kesilapan, bersopan santun dan mengutamakan keselamatan. $leh itu, kualiti dan produktiviti adalah dua aspek yang saling lengkap- melengkapi dan perlu diberi perhatian oleh setiap jabatan" pejabat apabila menghasilkan keluaran atau perkhidmatan. !esebuah jabatan"pejabat kerajaan mengeluarkan pelbagai output bagi mencapai objektifnya. %ntuk mengeluarkan output ini, ianya perlu mendapatkan input-input asas seperti bahan-bahan mentah, modal, peralatan dan tenaga manusia dan seterusnya memproses input tersebut mengikut kaedah-kaedah yang tertentu. Proses ini dinamakan proses
3

transformasi. Keupayaan sesebuah jabatan"pejabat mempertingkatkan produktivitinya adalah bergantung kepada sejauh mana ia dapat menyempurnakan proses transformasi ini dengan cekap. !emakin cekap proses ini dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input-input asas seperti tenaga manusia, modal dan sebagainya dapat digunakan secara optimum.

5ubung kait diantara konsep-konsep input-transformasi-output ini dapat ditunjuk dalam 6ajah -.

6ajah - , 5ubungkait Di 4ntara #nput 7 (ransformasi 7 $utput !epertimana yang ditunjukkan dalam 6ajah -, pihak jabatan"pejabat perlu menambah input-input pengurusan bagi melengkapkan proses transformasi. #nput-input pengurusan ini adalah seperti sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi, gaya pengurusan dan sebagainya. Dengan mengolah dan menggabungkan input-input asas dan input-input pengurusan ini maka pihak jabatan"pejabat boleh menghasilkan output yang dikehendakinya. %ntuk mempertingkatkan produktiviti, pihak pengurusan hendaklah mengambil langkahlangkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti.

!ebanyak lapan faktor telah dikenalpasti sebagai faktor-faktor yang kritikal. 8aktorfaktor tersebut ditunjukkan di dalam 6ajah / dan penerangan tentang tindakan- tindakan yang perlu diambil oleh pihak pengurusan ditunjukkan di dalam 'adual -. 8aktor-faktor yang dimaksudkan itu ialah terdiri daripada, a. (enaga manusia b. !istem dan prosedur c. !truktur organisasi d. )aya pengurusan e. Persekitaran kerja f. (eknologi g. *ahan-bahan h. Kelengkapan modal.

6ajah /, 8aktor-faktor 9ang &empengaruhi Produktiviti

(a) Tenaga Manusia Keupayaan sesebuah jabatan"pejabat mencapai matlamat prestasinya sangat bergantung kepada faktor tenaga manusia. #ni adalah kerana kakitangan memainkan pelbagai peranan penting dalam proses pengeluaran seperti menjadi buruh, pengurus kakitangan teknikal dan sebagainya. Kakitangan juga bertanggungja ab menggerakkan berbagai proses penting dalam organisasi seperti, perancangan1 ka alan kualiti1 membuat keputusankeputusan strategik atau operasional1 ka alan belanja an1 dan sebagainya. $leh itu, untuk menjadi produktif jabatan"pejabat kerajaan hendaklah membangunkan sumber tenaga manusia dalam organisasinya. (indakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah, i. &enyediakan latihan kepada kakitangan dalam bidang-bidang yang berkaitan dengan kerja mereka. &elalui latihan ini kakitangan boleh meningkatkan kepakaran dan kemahiran yang mana akan membantu mereka melaksanakan tugas-tugas dengan berkesan. Pihak pengurusan juga hendaklah sentiasa menggalakkan kakitangan mengamalkan konsep :Kemajuan Diri: supaya mereka boleh berusaha sendiri memperbaiki prestasi kerja. ii. &e ujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif. Di antara nilai-nilai yang perlu diutamakan ialah kejujuran, integriti, akauntabiliti, bertanggungja ab,berdisiplin, semangat bekerja secara berpasukan, keikhlasan dan amanah. Penerapan nilai-nilai ini di kalangan kakitangan akan mendorong mereka untuk bekerja dengan lebih tekun. iii. &emotivasikan kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada mereka yang telah menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-masing. Pengiktirafan boleh diberi dalam berbagai bentuk seperti 4nugerah Khidmat ;emerlang, anugerah pingat kebesaran, pemberian hadiah, pujian lisan dan lain-lain. iv. &enggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasi dan dalam proses penyelesaian masalah-masalah produktiviti. *agi tujuan ini, sesebuah jabatan"pejabat itu boleh menubuhkan Kumpulan-kumpulan &eningkat &utu Kerja atau Pasukan-pasukan Kerja di berbagai peringkat. Pihak pengurusan juga boleh memperkenalkan sistem cadangan bagi menggalakkan kakitangan mengemukakan cadangan-cadangan yang boleh meningkatkan produktiviti organisasi.
6

v.

&enggalakkan komunikasi yang berkesan di antara pihak pengurusan dengan kakitangan melalui pengamalan dasar komunikasi terbuka.

vi.

&enetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk kakitangan. <alau bagaimanapun, standard-standard prestasi ini hendaklah realistik dan boleh dicapai.

vii.

!elain itu, langkah-langkah memperkayakan kerja, pusingan kerja dan perluasan tanggungja ab hendaklah dilakukan bagi menjadikan kerja-kerja tersebut lebih mencabar untuk pergi sejauh mana yang boleh. $leh yang demikian, kakitangan hendaklah ditempatkan mengikut kesesuaian pengetahuan dan kemahiran masingmasing.

(b) Sistem Dan Prosedur Kerja (ahap produktiviti sesebuah jabatan"pejabat adalah dipengaruhi oleh sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan"pejabat berkenaan. !istem dan prosedur kerja yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses kerja dapat berjalan dengan licin dan cekap. !ebagai contoh, sistem fail yang baik akan mempercepatkan proses membuat keputusan kerana maklumat-maklumat yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila diperlukan. Keputusan yang cepat akan melicinkan kerja dan ini seterusnya memba a kepada peningkatan produktiviti. !istem dan prosedur adalah mekanisma pentadbiran yang di ujudkan oleh jabatan"pejabat bagi menyelaras proses-proses, aktiviti-aktiviti dan tindakan yang terlibat dalam menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja yang dijalankan adalah proses yang melibatkan berbagai lapisan kakitangan, bahagian dan unit. &ereka perlu berkomunikasi, bekerjasama, bertukar-tukar maklumat dan bergantung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu kerja. !elain daripada itu, sistem dan prosedur kerja juga menggariskan tatacara tentang bagaimana sesuatu kerja itu mesti dilakukan, peringkatperingkat tindakan yang perlu disempurnakan, standard-standard yang perlu dipatuhi dan sebagainya. 5asilnya, sistem dan prosedur kerja secara langsung menentukan prestasi kerja setiap kakitangan.

%ntuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan"pejabat kerajaan perlu memastikan sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh kakitangan mereka, sentiasa berkeadaan cekap. !istem tersebut hendaklah mampu menyokong pencapaian prestasi kerja yang cemerlang dan bukannya menjadi penghalang kepada kelicinan proses kerja. $leh itu, sesebuah jabatan" pejabat hendaklah merancang dan mengambil tindakan- tindakan yang konkrit bagi mencapai matlamat ini. Di antara tindakan- tindakan yang penting ialah, i. &engkaji semula sistem dan prosedur kerja yang diamalkan sekarang bagi mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. &ana-mana aspek yang dianggap lapuk hendaklah dikemaskini supaya bersesuaian dengan keperluan semasa. ii. &empermudahkan sistem dan prosedur yang ada bagi mengelakkan halanganhalangan birokrasi dalam kerja-kerja yang dijalankan. iii. &engkaji peraturan-peraturan atau undang-undang yang ada sekarang dengan tujuan untuk memansuhkan peruntukan yang tidak lagi sesuai dengan matlamat jabatan"pejabat. &isalnya, 'abatan Pengangkutan 'alan 6aya 2'P'3 adalah merupakan jabatan yang paling sibuk dengan bilangan pelanggan yang semakin ramai setiap hari. !ebelum ini penggunaan sistem secara manual banyak memberi masalah kepada pengguna apatah lagi jika ianya melibatkan pertukaran maklumat-maklumat dari negeri lain seperti pertukaran hakmilik kenderaan dan sebagainya. *egitu juga dengan pembaharuan cukai jalan dan insuran dan sebagainya banyak menimbulkan masalah. !etiap satu urusan berkaitan dengan 'P' mengambil masa yang begitu lama. &emandangkan masa yang diambil begitu lama maka banyak berlaku penyele engan dan unsur-unsur rasuah dalam pentadbiran 'P', penggunaan komputer dan teknologi maklumat yang diperkenalkan di 'P' sejak a al tahun -=>. dan telah dipertingkatkan dari masa kesemasa telah memberi kesan yang amat ketara terhadap perkhidmatan yang telah diberikan kepada pelanggannya. &elalui sistem Pendaftaran Pemandu dan Kenderaan, !istem Perkhidmatan Pelesenan dan !aman yang dilancarkan pada tahun -==?, ianya telah dapat meningkatkan kecekapan dan produktiviti dari segi mendapatkan maklumat yang cepat dan tepat. !istem ini telah menyediakan perkhidmatan melalui pelbagai saluran penyampaian 2multi delivery channel3 secara elektronik kepada orang a am. Perkhidmatan telah disampaikan melalui pelbagai saluran seperti kiosk, @interactive voice responseA, telefon dan perkhidmatan
8

internet melalui

eb (B dan komputer peribadi. 5asil daripada itu 'P' telah dapat

mengelakkan pendaftaran baru bagi kenderaan yang dicuri, mengesan dokumen impot palsu serta lain-lain dokumen dengan cepat. #ni telah dapat meningkatkan penyele engan dan meningkatkan hasil Kerajaan Persekutuan. Cebih banyak kaunter telah dibuka dengan jumlah kakitangan yang sama. #ni telah mengurangkan masa menunggu kepada orang a am. Pembayaran cukai jalan dan insuran juga telah menjadi lebih mudah dan kurang kerenah dimana semua pembayaran insuran dibuat secara on-line sahaja dan pemilik kenderaan hanya perlu memba a geran hakmilik kenderaan sahaja ke 'P'.

(c) Struktur Organisasi !esebuah jabatan"pejabat dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan objektif, matlamat dan keadaan persekitarannya. !truktur inilah yang menentukan ciri-ciri penting jabatan"pejabat tersebut seperti, corak pengagihan tugas mengikut fungsi, bahagian dan unit1 pengagihan kuasa dan iba a1 akauntabiliti dan tanggungja ab1 peruntukan sumber1 dan corak perhubungan dalam organisasi. Dengan yang demikian, struktur organisasi adalah salah satu faktor penting yang boleh mempengaruhi dan menga al perjalanan aktiviti-aktiviti jabatan"pejabat dan ini seterusnya memberi kesan kepada tahap produktiviti jabatan"pejabat berkenaan. %ntuk menjadi produktif, jabatan"pejabat kerajaan perlu me ujudkan satu struktur yang mantap di mana struktur seperti ini akan memastikan kerja-kerja dapat dijalankan dengan licin serta membolehkan sumber-sumber yang ada dalam organisasi dapat digembleng secara optimum.

Pihak pengurusan boleh mengambil pelbagai tindakan untuk me ujudkan struktur yang sedemikian. Di antaranya ialah, i. &enentukan penyelarasan fungsi-fungsi bahagian dan unit di dalam jabatan"pejabat supaya sentiasa saling melengkapi antara satu sama lain.
9

ii.

&e ujudkan struktur yang fleksibel dan dinamik bagi memudahkan jabatan"pejabat membuat penyesuaian dengan perubahan-perubahan persekitaran. !truktur itu juga mestilah memudahkan pengaliran maklumat dan sumber secara bebas di antara bahagian-bahagian dan unit dalam jabatan"pejabat.

iii.

&enentukan corak perja atan bahagian-bahagian dan unit agar berpadanan dengan tanggungja ab yang diberikan. *idang tugas setiap peringkat ja atan pula hendaklah ditetapkan dengan jelas bagi mengukuhkan unsur akauntabiliti dan tanggungja ab di kalangan kakitangan.

iv.

&emastikan bidang kuasa bahagian-bahagian dan unit didefinisikan dengan jelas bagi mengelakkan percanggahan dan pertindihan fungsi.

(d) Gaya Pengurusan %ntuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan perlu menerajui sendiri usaha-usaha peningkatan produktiviti. Peranan dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi jabatan"pejabat adalah besar kerana ia bertanggungja ab terhadap proses-proses utama dalam organisasi. #ni termasuklah, proses membuat keputusan1 perancangan1 belanja an1 penentuan keutamaan kerja1 pengagihan sumber1 dan penilaian prestasi. $leh itu, pihak pengurusan perlu menunjukkan komitmen terhadap produktiviti dengan mengamalkan corak pengurusan yang berorientasikan output. (anggungja ab terpenting pihak pengurusan ialah memastikan seluruh kakitangan dan sistem dalam jabatan"pejabat dapat digerakkan ke arah peningkatan produktiviti. Diantara tindakan yang perlu dilakukan oleh pihak pengurusan ialah, i. &e ujudkan a asan dan objektif jabatan"pejabat yang jelas dan menyebarkannya kepada seluruh kakitangan. #ni akan memotivasi kakitangan kerana mereka boleh mengaitkan sumbangan kerja-kerja mereka dengan pencapaian matlamat jabatan. ii. &erancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan"pejabat dan kemudiannya mengukur pencapaian sebenar. Cangkah ini akan membolehkan jabatan"pejabat mengetahui tahap produktivitinya pada sesuatu masa dan menggunakan maklumat tersebut untuk mengambil tindakan susulan.
10

iii.

&e ujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti untuk diamalkan oleh setiap lapisan kakitangan. *udaya ini hendaklah berteraskan nilai-nilai kerja yang baik seperti dedikasi, integriti, akauntabiliti, berdisiplin dan sebagainya. ;ontohnya gaya pengurusan yang baik melalui Sistem E-Syariah telah memba a yang

mana telah memba a perubahan yang besar kearah peningkatan produktiviti jabatan !yariah. Dengan sistem ini ia akan memperkemaskan pengurusan kes disamping dapat menyeragamkan proses pengendalian pendaftaran Peguam !yarie. %rusan harian pejabat dapat dipertingkatkan melalui penggunaan Sistem Automasi Pejabat manakala Sistem Pengurusan Perpustakaan Jabatan Syariah Malaysia dan Jabatan Syariah Negeri bagi memudahkan proses memesan buku-buku dan bahan-bahan perpustakaan untuk rujukan para 5akim dan Pendaftar &ahkamah !yariah. &elalui @Portal E-Syariah ianya menjadi gerbang maklumat yang menyediakan kemudahan kepada orang ramai dan anggota &ahkamah !yariah untuk mendapatkan maklumat mengenai peraturan dan prosedur mahkamah, peraturan terkini serta membuat pertanyaan mengenai status kes. Pengiraan 8araid juga dibuat secara elektronik dan automatik. !ebelum ini setiap &ahkamah !yariah tidak mempunyai rangkaian perhubungan antara satu sama, jika ada hanyalah setakat penggunaan telefon dan surat-menyurat rasmi. Dengan itu kadang-kadang berlaku pertindihan kes-kes antara negeri-negeri dan keputusankeputusan kes yang berbeza-beza.

(e) Persekitaran Kerja Persekitaran kerja sesebuah jabatan"pejabat mempunyai kesan langsung ke atas produktiviti jabatan"pejabat berkenaan. !ebagai contoh, sekiranya sesebuah jabatan"pejabat mempunyai susun atur yang baik, proses-proses kerja akan dapat berjalan dengan lancar. 4ktiviti-aktiviti seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi di antara bahagianbahagian dan di antara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. $leh itu, masa untuk menyiapkan sesuatu kerja akan dapat dijimatkan dan ini adalah petunjuk kepada peningkatan produktiviti. !elain itu, susun atur pejabat yang baik juga akan mengoptimakan penggunaan ruang dan ini akan menjimatkan kos operasi. Penjimatan kos ini juga menyumbang kepada peningkatan produktiviti.
11

$leh

itu,

untuk

mempertingkatkan

produktiviti,

jabatan"

pejabat

perlu

mempertingkatkan kualiti persekitaran kerjanya supaya bersesuaian dengan tugas-tugas yang dijalankan. (indakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah, i. ii. &engadakan susun atur pejabat yang sesuai dengan operasi kerja. &elengkapkan pejabat dengan kemudahan-kemudahan asas seperti pengha a dingin, perabot yang baik dan alat perhubungan. iii. iv. &enjaga kebersihan dan perhiasan pejabat. &enyediakan kemudahan untuk kakitangan seperti bilik rehat, riadah dan sebagainya.

(f) Teknologi !alah satu faktor utama yang mempengaruhi produktiviti sektor a am"jabatan ialah penggunaan teknologi moden dalam pentadbiran. Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang penting bagi meningkatkan produktiviti. (eknologi bukan sahaja merujuk kepada mesin-mesin atau peralatan elektronik seperti komputer, mesin taip elektrik atau mesin faksimili tetapi juga merangkumi pengetahuan dan kaedah-kaedah bekerja yang saintifik. &elalui penggunaan teknologi, sesetengah proses kerja dapat di automasi atau dimekanisasikan. Dengan cara ini, kerja-kerja dapat dijalankan dengan cepat dan murah di samping meningkatkan kualitinya. !elain daripada itu, sesetengah kerja yang dahulunya dijalankan oleh manusia secara manual, telah dipindahkan kepada mesin untuk melaksanakannya. ;ontohnya percetakan bil, penyediaan bil, resit kutipan hasil, surat notis standard, pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam dan sebagainya, ini akan dapat membantu mengatasi masalah kecacatan output yang disebabkan oleh kecuaian atau kelemahan manusia. !ebagai strategi meningkatkan produktiviti, jabatan" pejabat hendaklah mengkaji kesesuaian untuk menggunakan automasi atau mekanisasi proses-proses kerja yang mereka jalankan. Program mekanisasi boleh ditumpukan kepada kerja-kerja yang bercorak pemprosesan dan rutin seperti penyediaan bil, resit kutipan hasil, penyediaan surat notis atau
12

pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam. Kerja-kerja seperti ini sesuai dilakukan oleh mesin kerana tidak melibatkan keputusan- keputusan pengurusan yang penting. Program automasi pula khususnya yang berasaskan komputer bolehlah ditumpukan kepada pengendalian atau pengurusan @teknologi maklumatA. (eknologi &aklumat merupakan teknologi yang diperlukan untuk pemprosesan data. #ni merupakan satu istilah yang amat luas berkenaan segala aspek dalam pengurusan, perancangan, ka alan ke angan, penyelenggaraan inventori dan p-pemprosesan maklumat. !ecara tepat penggunaan komputer digital dan perisian sistem komputer dapat mengubah, menyimpan, melindungi, memproses, memindah, melihat dan mendapatkan maklumat tanpa mengira tempat dan aktu. !ebab itulah, #( ini amat berkaitan juga dengan komunikasi. $leh itu selalunya (eknologi &aklumat 2#nformation (echnology3 disebut juga (eknologi &aklumat dan Komunikasi 2#nformation and ;ommunication (echology3. Dalam hal ini, maka teknologi komputer amat berkait rapat dengan teknologi maklumat dan komunikasi 2#;(3. Kedua-duanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan antara satu sama lain. Penggunaan #( dalam sektor a am tertumpu kepada usaha meningkatkan produktiviti dan kecekapan serta memperbaiki mutu perkhidmatan a am. Kerajaan telah menumpukan secara giat berkenaan penggunaan #( dalam pentadbiran dalam 6ancangan &alaysia ke D. Cebih 6&-.D billion telah diperuntukkan dalam bidang #( untuk maksud mempercepatkan hasrat dan matlamat meningkatkan produktiviti. Kerajaan telah mengambil pendirian dan langkah yang tepat apabila memberi perhatian kepada teknologi maklumat dengan mengujudkan Koridor 6aya &ulti&edia 2&!;3 dika asan pembangunan Putrajaya. Dengan perubahan yang begitu agresif dalam teknologi maklumat, &alaysia tidak boleh ketinggalan dalam mengikuti arus perkembangan tersebut. Penyediaan infrastruktur asas #( yang canggih dan terkehadapan membolehkan &alaysia boleh menerima perkembangan tersebut tanpa masalah

(g) Ba an!ba an Produktiviti juga boleh ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-bahan yang digunakan sebagai input. *ahan-bahan ini adalah seperti bahan binaan, kertas, alat tulis, bahan kimia dan lain-lain yang digunakan untuk menghasilkan output. Pembaziran lazimnya
13

berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. *ahanbahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output yang akan dihasilkan. !ebab itulah, untuk meningkatkan produktiviti jabatan"pejabat perlu memastikan bahan-bahan yang digunakannya berkualiti tinggi. Di antara cara-cara yang boleh digunakan untuk mengelakkan pembaziran bahan-bahan adalah seperti berikut, i. &enjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahaja diperolehi daripada pembekal dan sebelum ianya diproses untuk mengeluarkan output. ii. &emberi pendidikan kualiti kepada pembekal dan memastikan hanya pembekalpembekal yang diiktiraf sahaja dibenarkan membekal bahan-bahan yang diperlukan oleh jabatan" pejabat. iii. &engamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan. !tok yang berlebihan juga adalah satu pembaziran yang membebankan jabatan"pejabat dari segi ke angan.

( ) Kelengka"an Modal Kelengkapan modal seperti jentera, loji, kenderaan pengangkutan dan sebagainya adalah input penting dalam proses pengeluaran output. Kelengkapan ini perlu di selenggara dengan sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Cangkah ini boleh mengelakkan masa yang mungkin terbuang jika berlaku kerosakan. Di antara cara-cara bagi meningkatkan tahap boleh guna kelengkapan modal adalah seperti berikut, i. &enyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkan kemungkinan kerosakan. ii. &enentukan kelengkapan berada dalam persekitaran operasi yang baik. &isalnya jika kelengkapan itu ialah alat komputer kerangka utama, ianya hendaklah diletakkan dalam bilik berha a dingin supaya tidak mudah rosak. iii. &erancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

14

!etiap

orang

inginkan

produktiviti

alaubagaimanapun

peningkatan produktviti tidak akan terjadi dengan sendirinya tetapi perlu di ujud melalui usaha-usaha yang dirancang dengan teliti dan berterusan. %ntuk menjadikan produktiviti suatu realiti di dalam perkhidmatan a am, setiap jabatan haruslah bijaksana dan berkebolehan memperkemaskan pengurusan faktor-faktor. #ni termasuklah penggunaan teknologi tenaga manusia, bahan-bahan, sistem dan prosedur, gaya pengurusan persekitaran tempat bekerja dan sebagainya. Cangkah-langkah yang telah diambil sebagaimana yang telah diterangkan di atas adalah merupakan sebahagian dari tindakan kerajaan untuk memperbaiki perkhidmatannya. <alaupun usaha-usaha perkhidmatan produktiviti di agensi-agensi perkhidmatan a am serta hasil pencapaian begitu memberangsangkan namun kita tidak seharusnya cepat berpuashati dengan pencapaian yang diraih. 'ika kita mudah berpuashati dengan pencapaian masa kini dan merasakan kecemerlangan produktiviti jabatan serta organisasi tidak perlu dipertingkatkan lagi, ia akan menyebabkan apa juga kejayaan yang dinikmati itu tidak akan kekal kerana orang lain akan mengatasi kita. $leh itu untuk terus berjaya dan memastikan keunggulan kita mestilah bergerak dengan lebih pantas, jabatan"pejabat kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti sebagai satu proses yang berterusan. #ni kerana tahap produktiviti bersifat relatif. !esuatu tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masa ini. $leh itu sesebuah jabatan atau organisasi perlulah berusaha memperbaiki prestasinya pada sepanjang masa terutama penambahbaikan kepada sistem-sistem maklumat yang sedia itu. Peningkatan produktiviti di sektor a am bukanlah suatu perkara yang mudah memandangkan saiz perkhidmatan a am yang amat besar serta fungsi-fungsinya yang luas dan pelbagai. Peningkatan produktiviti sektor a am jangka panjang tidak akan tercapai hanya sekadar peningkatan kemajuan dalam teknologi maklumat. #anya juga perlu pendekatan yang lebih menyeluruh sepertimana yang telah diterangkan dimana ianya juga disertai selari dengan kemajuan dalam sistem organisasi, struktur organisasi, kemahiran, gaya pengurusan, sumber manusia, kemahiran yang ada serta nilai dan budaya kerja. $leh itu, sesebuah jabatan"pejabat hendaklah sentiasa memperbaiki prestasinya pada sepanjang masa.

15

%saha-usaha ke arah ini hendaklah diterapkan menjadi sebahagian daripada amalan pengurusan seharian. <alaupun perubahan-perubahan dan pembaikan secara menyeluruh adalah sukar kerana saiz perkhidmatan a am yang besar, fungsi yang luas dan peraturanperaturan yang menyeluruh, ia tidak seharusnya dijadikan alasan untuk tidak mencuba atau menjalankan perubahan-perubahan tersebut. $leh itu, bagi memastikan kita terus unggul dan sentiasa berada di hadapan dari segi produktiviti, usaha-usaha penambahbaikan dan penetapan standard yang lebih tinggi perlulah dilakukan.

16

You might also like