Gio trnh Qun tr hc

CHNG 1: TNG QUAN V QUN TR A. MC TIU 1. Hiu c khi nim qun tr v s cn thit ca qun tr trong cc t chc. 2. Nm bt c bn chc nng c bn ca qun tr. 3. M t cc vai tr ca nh qun tr. 4. Xc nh c cc cp qun tr trong mt t chc v nhim v ch yu ca mi cp qun tr. 5. Hiu c ti sao phi hc qun tr v hc nh th no tr thnh nh qun tr gii. B. NI DUNG 1.1. CC QUAN NIM V QUN TR Qun tr (Management) l t thng c dng ph bin trong nhiu sch gio khoa v nhiu ti liu khc. Nu xt ring tng t mt th ta c th tm gii thch nh sau: - Qun: l a i tng vo khun mu qui nh sn. - Tr: l dng quyn lc buc i tng phi lm theo khun mu nh. Nu i tng khng thc hin ng th s p dng mt hnh pht no mnh, sc thuyt phc buc i tng phi thi hnh. Nhm t ti trng thi mong i, c th c v cn phi c m ngi ta gi l mc tiu. Sau y l nhng khi nim v Qun tr ca mt s tc gi l Gio s, Tin s qun tr hc trong v ngoi nc. - Theo GS. H.Koontz Qun tr l mt hot ng tt yu; n m bo phi hp nhng n lc c nhn nhm t c nhng mc ch ca nhm (t chc). Mc tiu ca qun l l nhm lm con ngi c th t c cc mc tiu ca nhm vi thi gian, tin bc, vt cht v s bt mn ca c nhn t nht. - Theo l thuyt hnh vi ca Mary Parker Follet, mt trit gia qun tr hng u, th: Qun tr l hon thnh cng vic thng qua ngi khc. nh ngha ny a ra cch thc tin hnh cc hot ng qun tr thng qua ngi khc, qun tr l hot ng c mc ch v mang tnh tp th. T cc khi nim trn, chng ta c th khi qut: Qun tr l qu trnh tc ng thng xuyn, lin tc v c t chc ca ch th qun tr (h thng qun tr) n i tng qun tr (h thng b qun tr) nhm phi hp cc hot ng gia cc b phn, cc c nhn, cc ngun lc li vi nhau mt cch nhp nhng, n khp t n mc tiu ca t chc vi hiu qu cao nht. Thc vy, qun tr thc cht l mt qu trnh tc ng m qu trnh khng phi ngu nhin m c tin hnh mt cch c t chc v c ch ch ca ch th qun tr (h thng qun tr) c thc hin mt cch thng xuyn, lin tc nhm lm cho cc hot ng ca tp th (t chc) mang li kt qu cao nht vi chi ph thp nht, tha mn ngy cng nhiu hn nhu cu v vt cht v tinh thn ca c cng ng. 1.2. CC CHC NNG CA QUN TR

Gio trnh Qun tr hc

qun tr, cc nh qun tr phi thc hin nhiu loi cng vic khc nhau. Nhng loi cng vic ny c gi l chc nng qun tr. Nh vy, cc chc nng qun tr l nhng cng vic qun tr khc nhau m cc nh qun tr phi thc hin trong qu trnh qun tr mt t chc. Nhn chung qun tr c bn chc nng: Hoch nh, t chc, lnh o v kim tra. Hoch nh Nh qun l cc v tr khc nhau trong h thng cp bc ca t chc u phi hoch nh. Hoch nh chnh l thit lp mc tiu v a ra cc hnh ng cn thit t c mc tiu. Trong khi nh qun tr cp cao ch trng thit lp cc mc tiu tng th v cc chin lc th nh qun tr b phn phi pht trin cc k hoch hot ng cho nhm mnh ph trch nhm tham gia vo vic thc hin mc tiu chung. Cc nh qun tr phi to ra cc mc tiu trong mi lin kt n lc thc hin mc tiu tng th ca t chc. Hn na h phi a ra cc k hoch qun l v lin kt cc ngun lc nhm t c mc tiu ca t chc. T chc Chc nng t chc lin quan n vic xc nh cc cng vic c thc hin, ai s thc hin chng v cch thc qun l, lin kt cc cng vic gia cc b phn trong t chc. Cc nh qun tr phi t chc cc nhm lm vic cng nh t chc thng tin, phn b cc ngun lc vo cc cng vic mt cch hp l v hiu qu. Thit lp vn ho t chc v qun tr ngun nhn lc cng l ni dung chnh ca chc nng t chc. iu quan trng nht ca cng tc t chc l phi thit k c mt m hnh t chc cho ph hp vi chin lc v mc tiu hot ng nhm p ng nhng thay i ca mi trng kinh doanh. Lnh o Nh qun tr phi c kh nng lnh o cc thnh vin trong nhm, trong t chc nhm hng n hon thnh mc tiu ca t chc. tr thnh mt nh lnh o c hiu qu, nh qun phi nm bt c kh nng ca tng c nhn, hnh vi ca nhm, c kh nng thc y nhn vin v giao tip hiu qu. Trong mi trng kinh doanh ngy nay, nh qun hiu qu phi c kh nng nhn xa trng rng, mt kh nng nhn ti tng lai. Thng qua lnh o hiu qu th mc tiu ca t chc mi hon thnh. Kim tra Nh qun tr l ngi ch xng trong vic iu hnh t chc, cng nh tin hnh thc hin chin lc v k hoch hot ng. Kim tra l cn thit iu chnh nhng sai lch gia k hoch v thc tin. Khi t chc khng vn hnh ng k hoch, nh qun tr phi c kh nng iu chnh hot ng. Nhng hnh ng nh th nhm hng n mc tiu d kin trc hoc iu chnh k cho ph hp vi tnh th. Kim tra l mt chc nng v cng quan trng trong tin trnh qun l bi n cung cp mt phng php m bo chc chn rng t chc ang i ng hng trong n lc t n mc tiu. 1.3. NH QUN TR
2

Gio trnh Qun tr hc

1.3.1. Khi nim Nh qun tr l ngi lm vic trong t chc, iu hnh cng vic ca ngi khc v chu trch nhim v kt qu hot ng ca h nhm hon thnh mc tiu ca t chc. Cc nh qun tr trong cc t chc nhng khng phi ai trong t chc u l nh qun tr. Hot ng qun tr lin quan n s phi hp, nh hng, la chn, quyt nh t c mc tiu chung ca t chc. Chnh v vy, cc thnh vin trong t chc thng c chia lm hai loi theo c th cng vic l: ngi tha hnh v nh qun tr Ngi tha hnh l nhng ngi trc tip thc hin mt cng vic c th, h khng c trch nhim hoch nh, t chc, lnh o v gim st hot ng ca nhng ngi khc. Cn nh qun tr c trch nhim ch huy, iu khin, gim sthot ng ca nhng ngi khc. 1.3.2. Phn loi Hot ng qun tr l mt hot ng x hi nn n phi c chuyn mn ho. Trong mi t chc, cc cng vic qun tr khng ch c chuyn mn ha m cn c sp xp mt cch c trt t, c th bc r rng. Tu theo quy m v phm vi hot ng ca t chc m mt t chc c th c nhiu hay t nh qun tr. Cc nh qun tr thng c chia lm 3 cp ch yu: Qun tr vn cp cao, qun tr vin cp trung v qun tr vin cp thp - Qun tr vin cp cao: i hi nhiu k nng nhn thc; bit cch quan h (lm vic vi con ngi) tt; nhng i hi k nng chuyn mn k thut c th v cc lnh vc qun tr t hn so vi qun tr vin cc cp khc. Bi v, vai tr ca qun tr vin cp cao trong h thng qun tr l ngi hoch nh ra cc mc tiu, ng li, chnh sch, ca t chc; cc nghip v chuyn mn c th phn ln do qun tr vin cp trung v cp thp thc hin. - Qun tr vin cp trung: i hi cc k nng qun tr mc trung bnh. Bi anh ta l b phn trung gian, vi vai tr ch yu l chuyn ti trung chuyn cc thng tin mnh lnh t cp cao xung cp thp v nhn nhng thng tin phn hi t cp thp ln cp cao. - Qun tr vin cp thp: i hi nhiu k nng chuyn mn nghip v, nhng k nng nhn thc li t so vi qun tr vin cc cp khc. Bi v, h l nhng ngi trc tip thi hnh cc nghip v chuyn mn trong tng lnh vc qun tr c th. 1.3.3. K nng ca nh qun tr * K nng k thut (technical skills) K nng k thut chnh l trnh chuyn mn nghip v ca nh qun tr, hay l nhng kh nng cn thit ca h nhm thc hin mt cng vic c th no . K nng ny nh qun tr c c bng cch thng qua con ng hc tp, bi dng m c. V d nh thit k my mc ca trng phng k thut, t chc cng tc k ton ca k ton trng, lp trnh in ton ca trng phng my tnh, xy dng chng trnh nghin cu th trng ca trng phng Marketing
3

Gio trnh Qun tr hc

Cp qun tr cng cao, k nng ny gim dn v ngc li cp qun tr cng thp k nng ny l cn thit, bi v cp cng thp th nh qun tr thng tip xc trc tip vi cng vic c th, vi tin trnh sn xut, y chnh l mi trng m ti nng k thut c bit s dng nhiu hn. * K nng nhn s (human skills) K nng nhn s phn nh kh nng cng lm vic, ng vin v iu khin con ngi v tp th trong t chc nhm to iu kin thun li v thc y hon thnh cng vic chung. Chng hn nh k nng thng t hu hiu (vit & ni), c thi quan tm n ngi khc, xy dng bu khng kh hp tc gia mi ngi, ng vin nhn vin di quyn i vi k nng nhn s th yu cu cn thit i vi c 03 cp qun tr, v d thuc cp no, nh qun tr cng phi cng lm vic vi tt c mi ngi. * K nng t duy K nng t duy yu cu nh qun tr phi hiu r mc phc tp ca mi trng v gim thiu s phc tp xung mc m t chc c th i ph v thch ng c. K nng t duy l mt k nng kh tip thu nht v rt quan trng i vi nh qun tr cp cao. Cc chin lc, k hoch, chnh sch v quyt nh ca nh qun tr cp cao thng ph thuc vo t duy chin lc ca h. Hnh 1.1 sau din t k nng qun tr ca cc cp nh sau:
K nng t duy

K nng nhn s K nng k thut

Nh qun tr cp c s

Nh qun tr cp trung gian

Nh qun tr cp cao

Hnh 1.1. Cc k nng ca cc cp qun tr.

1.3.4. Vai tr ca nh qun tr Theo mt nghin cu chuyn su ca Henry Mintzberg, nh qun tr c ba vai tr chnh: giao tip nhn s, thng tin v ra quyt nh. Vai tr giao tip nhn s.
4

Gio trnh Qun tr hc

Vai tr u tin m Mintzberg cp n l s giao tip nhn s. Vai tr ny gia tng t nh qun tr cp tc nghip n nh qun tr cp cao. Giao tip nhn s cp n quan h gia nh qun tr vi cc thnh vin trong v ngoi t chc. Ba vai tr ca giao tip nhn s l nh qun tr phi l ngi i din, nh lnh o v ngi to ra cc mi quan h. + Vi t cch l ngi trng b phn, nh qun tr phi thc hin cc trng trch tip cn vi cc gii hu quan tm kim cc c hica thng trng nhm thc y s thnh t ca t chc trong tng lai. V vy, nh qun tr phi l ngi i din t chc tip xc vi cc t chc bn ngoi, h c th tham gia vo cc hot ng x hi, cc s kin x hi. lm c iu , nh qun tr phi c vai tr ca ngi i din chnh thc ca t chc. + V nh qun tr c trch nhim ln i vi nhng thnh cng hay tht bi ca cc b phn, t chc, h c vai tr ca nh lnh o trong cng vic ca nhm. Trong lnh vc ny, nh qun tr phi c kh nng lm vic v thng qua ngi khc t c mc tiu ca t chc. + Cui cng, nh qun tr phi l ngi gii quyt cc mi quan h ny sinh trong t chc. H hot ng nh chic cu ni cng vic gia cc c nhn v gia cc nhm trong t chc, cng nh trong vic pht trin cc mi quan h thn thit vi bn ngoi cng ty. Nh qun tr phi l ngi vng vng chnh kin, quan tm n vic gii quyt cc mi quan h bn trong v ngoi t chc. Vai tr thng tin. Vai tr th hai ca nh qun tr m Mintzberg cp n l vai tr thng tin. Vi vai tr ny, nh qun tr phi c trch nhim m bo lung thng tin y v chnh xc cc c nhn trong t chc c th hon thnh cng vic ca h mt cch hiu qu. Thng qua trch nhim qun l ny, nh qun tr tr thnh trung tm thng tin ca cc b phn v l u mi lin lc cho cc nhm khc trong t chc. Mi ngi u trong mt c cu qun l ca t chc m ngi cung cp v khi xng thng tin cho vic hon thnh cng vic ca t chc chnh l nh qun tr. + Mt trong nhng vai tr thng tin ca nh qun tr l vic thu thp v kim tra thng tin. Vi cng v ca ngi thu thp v kim tra thng tin, nh qun tr phi l ngi thng xuyn theo di nhng tc ng ca mi trng bn trong v bn ngoi t chc c c nhng thng tin hu hiu. Nh qun tr phi thit lp c cc knh thu thp thng tin hu hiu, tm kim thng tin t nhng ngi cng tc v c th tip nhn thng tin phi chnh thc. T nhng thng tin ny, nh qun tr xem xt cc c hi tim tng v nhng ri ro cho nhm t v t chc. + Trong vai tr ca ngi khi xng, nh qun tr chia s v phn phi thng tin m h nhn c v cung cp thng tin cho cc thnh vin trong nhm lm vic. Tu thuc t tnh ca thng tin, nh qun tr cng c th cung cp nhng thng tin c lin quan n cng vic ca nhm. Quan trng nht, nh qun tr phi m bo cung cp cho cc thnh vin nhng thng tin cn thit h hon thnh cng vic mt cch hiu qu.
5

Gio trnh Qun tr hc

+ Vai tr thng tin cui cng ca nh qun tr l ngi pht ngn. Nh qun tr phi thng xuyn lin lc vi cc c nhn ca n v khc trong t chc.V d nh, gim c cng ty cn phi tip xc vi cc c ng tm kim nhng li khuyn v ti chnh v nhng gp chin lc cho t chc, hoc gii quyt cc i hi ca cc c quan chnh ph v cc ngha v cng nh vic tun th php lut. Gim c cng ty cn phi cung cp cc thng tin v ti chnh bn ngoi,nhng thng tin ny c yu cu bo co thng xuyn. Vai tr ra quyt nh. + Mt trong nhng vai tr ra quyt nh ca nh qun tr c th hin trn cng v mt ngi ph trch. Vi vai tr ca ngi lnh o v kim tra nh qun tr s phn tch nhng thay i ca mi trng bn trong v bn ngoi t chc c th pht hin ra cc c hi v e do, cc im mnh v im yu.Vi vai tr l ngi ph trch, nh qun tr s a ra nhng d on v c cc d n trn c s lng ho nhng c hi v e do mt cch r rng. + Vai tr th hai l nh qun tr phi gii quyt cc vng mc ny sinh. Bt k t chc c th c qun l hu hiu th no i chng na, mi vic khng phi lc no cng sun s, nh qun tr phi i ph vi tnh th v gii quyt cc vn ny sinh. l nhng tnh hung thng xuyn c lin quan n vic gii quyt khiu ni ca khch hng, m phn vi cc cung cp khng hp tc, iu chnh( ho gii) cc xung t gia cc thnh vin trong t chc. + Vi t cch l nh phn phi ngun lc, nh qun tr phi cn nhc nhng b phn no nn nhn ngun lc no. Khi nh qun tr chn mt d n c th no th mt s ngun lc b u t, s dng, cc d n khc mt i c hi s dng ngun lc . V vy, nh qun tr cn cn nhc cn thn quyt nh phn b ngun lc. Mc d chung ta ch trng n lnh vc ti chnh v thit b, tuy vy cc ngun lc khc cng c phn quan trng khng km, v d nh thi gian, thng tin. Thng tin l mt ngun lc quan trng, thng qua vic tip cn nhng thng tin, chnh nh qun tr c th to ra nh hng n thnh cng ca mt d n . + Vai tr cui cng l ngi m phn. Mt nghin cu cng vic ca cc nh qun tr cc cng v khc nhau trong b my qun l ca t chc cho thy, nh qun tr dnh mt t l ln thi gian cho vic m phn, thng lng trong hot ng hng ngy ca mnh. Nh qun tr c th thng lng vi nhng nhn vin, nh cung cp, khch hng hoc nhm lm vic. Bt k nhm lm vic nh th no, nh qun tr phi c trch nhim thc hin nhng m phn cn thit m bo nhm t c cc mc tiu ca t chc. 1.4. Tnh khoa hc v ngh thut ca qun tr Qun tr l mt loi lao ng tr c c th nhm t chc, iu khin v phi hp cc hot ng m doanh nghip phi thc hin t mc tiu kinh doanh. N khng ch da trn kinh nghim m phi c c s khoa hc (tng kt t thc tin qun tr v c s vn dng cc quy lut, nguyn tc, phng php v cng c qun tr). Mt khc, n cn l mt ngh thut trong x l cc tnh hung a dng khng th d tnh y ; cn ht sc
6

Gio trnh Qun tr hc

linh hot, sng to, tu c ng bin sao cho c hiu qu cao nht. Chnh v vy qun tr va l khoa hc va l ngh thut Qun tr va l khoa hc. Tnh khoa hc ca qun tr th hin cc i hi sau: - Qun tr phi m bo ph hp vi s vn ng ca cc qui lut t nhin, x hi. - Vn dng tt nht cc thnh tu khoa hc, trc ht l trit hc, kinh t hc, ton hc, tin hc, iu khin hc, cng ngh hc, v cc kinh nghim trong thc t vo thc hnh qun tr. - Qun tr phi m bo ph hp vi iu kin, hon cnh ca mi t chc trong tng giai on c th. Tm li, khoa hc qun tr cho chng ta nhng hiu bit v cc quy lut, nguyn tc, phng php, k thut qun tr; trn c s bit cch gii quyt cc vn qun tr trong cc hon cnh c th, bit cch phn tch mt cch khoa hc nhng thi c v nhng kh khn tr ngi trong vic t ti mc tiu. Tuy nhin, n ch l mt cng c; s dng n cng phi tnh ton n iu kin c im c th tng tnh hung vn dng sng to, uyn chuyn ( l ngh thut). Qun tr va l ngh thut. Ngh thut l k nng, k xo, b quyt, ci mo ca qun tr. Nu khoa hc l s hiu bit kin thc c h thng th ngh thut l s tinh lc kin thc vn dng ph hp trong tng lnh vc, trong tng tnh hung. V d: - Trong ngh thut s dng ngi. trc ht phi hiu c im tm l, nng lc thc t ca con ngi, t s dng h vo vic g, lnh vc g, cp bc no l ph hp nht; c nh vy mi pht huy ht kh nng v s cng hin nhiu nht ca mi c nhn cho tp th. - Ngh thut gio dc con ngi. Gio dc mt con ngi c th thng qua nhiu hnh thc: khen ch, thuyt phc, t ph bnh v ph bnh, khen thng v k lut u i hi tnh ngh thut rt cao. p dng hnh thc, bin php gio dc khng ph h p chng nhng gip cho ngi ta tin b hn m ngc li lm phn tc dng, tng thm tnh tiu cc trong t tng v hnh ng. - Ngh thut giao tip, m phn trong kinh doanh. Cng i hi tnh ngh thut rt cao. Trong thc t khng phi ngi no cng c kh nng ny, cng mt vic nh nhau i vi ngi ny m phn thnh cng cn ngi khc th tht bi. - Ngh thut ra quyt nh qun tr. Quyt nh qun tr l mt thng ip biu hin ch ca nh qun tr buc i tng phi thi hnh c din t bng nhiu hnh thc nh: vn bn ch vit, li ni, hnh ng, Ngoi c im chung ca quyt nh qun tr mang tnh mnh lnh, cng ch ra th mi hnh thc ca quyt nh li c nhng c im ring, chng hn nh quyt nh bng li khng mang tnh bi bn, khun mu nh quyt nh bng vn bn ch vit nhng li i hi tnh sng to, thch nghi v tnh thuyt phc hn. - Ngh thut qung co. Trc ht l gy n tng cho ngi nghe, ngi c. Nhng trong thc t khng phi doanh nghip no cng lm c iu . C nhng qung co
7

Gio trnh Qun tr hc

chng ta xem thy vui vui, thch th, c cm tnh sn phm ca h. Nhng cng c qung co li thy chn ngn, gy bc bi, phin mun cho ngi nghe, ngi c, V sao nh vy? chnh l ngh thut qung co. Ngh thut v i nht ca ngh qung co, l n su vo u c ngi ta mt tng no nhng bng cch thc m ngi ta khng nhn thy c iu - khuyt danh (trch trong Li vng cho cc nh doanh nghip nh xut bn tr nm 1994) - Ngh thut bn hng: Ngh thut bn tc l ngh thut lm cho ngi mua tin chc rng h c li khi h mua - SHELDON (trch: Li vng cho cc nh doanh nghip nh xut bn tr nm 1994). C. CU HI N TP 1. S cn thit ca qun tr trong mt t chc? 2. Cc nh ngha v qun tr? 3. Cc chc nng ca qun tr 4. Nh qun tr l ai trong t chc? 5. Cc cp qun tr? 6. K nng v vai tr ca nh qun tr? 7. Tnh khoa hc v ngh thut ca qun tr?

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 2: S PHT TRIN CA L THUYT QUN TR A. MC TIU Gip sinh vin c nhng hiu bit v cc l thuyt qun tr. Mi mt l thuyt qun tr l mt h thng v nhng t tng, quan nim, c kt, gii thch v cc hot ng qun tr c thc hnh trong th gii hin ti. iu ny cng c ngha l l thuyt qun tr cng phi da vo thc t v n c nghin cu c h thng qua cc thi i, nht l t th k XIX. T , sinh vin c th ng dng kt qu ca vic nghin cu s pht trin cc l thuyt qun tr trong l lun v thc hnh, cho hin ti v tng lai. B. NI DUNG 2.1. Cc trng phi qun tr c in L thuyt c in v qun tr l thut ng c dng ch nhng quan im v t chc v qun tr c a ra Chu u v Hoa k vo nhng nm cui ca th k XIX, u th k XX. Trong qu trnh hnh thnh cc l thuyt c in c cng ng gp ca nhiu tc gi. Nhn chung c th a ra hai dng l thuyt qun tr c in chnh: 2.1.1. Trng phi qun tr kiu th li (Bureaucretic Management) Qun tr kiu th li l mt h thng da trn nhng nguyn tc, h thng th bc, s phn cng lao ng r rng v nhng quy trnh hot ng ca doanh nghip. Ngi sng lp ra trng phi qun tr ny l nh x hi hc ngi c, chuyn nghin cu v qun tr vn phng ca cc c quan chnh ph - Max Weber (1861 1920). Mc d, ng l mt trong nhng nh l thuyt qun tr u tin gii quyt nhng vn ca cc t chc, nhng nhng cng trnh nghin cu ca cng ch c ph bin rng ri sau khi chng c dch thnh ting Anh vo nm 1947. L thuyt qun tr kiu th li a ra mt quy trnh v cch thc iu hnh mt t chc. Quy trnh ny c 7 c im gm: - H thng cc nguyn tc chnh thc. - m bo tnh khch quan. - Phn cng lao ng. - C cu h thng cp bc ca t chc. - C cu quyn lc chi tit. - S cam kt lm vic lu di. - Tnh hp l. Nhng li ch ca l thuyt qun tr theo kiu th li: - Tnh hiu qu v tnh n nh ca t chc,. - Cng vic ca nhn vin tr nn n gin hn bi nhim v ca h l thc hin nhng cng vic c bin thnh nhng nguyn tc n gin. Kt qu cng vic c tiu chun ho v mt cht lng v mc cn thit p ng mc ch ca t chc.
9

Gio trnh Qun tr hc

Nhng hn ch: - Nguyn tc cng nhc v quan liu. - Tm cch m rng v bo v quyn lc. - Tc ra quyt nh chm. - Khng tng hp vi s thay i cng ngh. - Khng tng hp vi nhng gi tr ngh nghip. Tuy nhin, phng php tip cn ny vn c p dng rng ri v t hiu qu cao nhng t chc tho mn nhng iu kin sau: - Nhng t chc c khi lng thng tin chuyn ngnh ln v tm c bin php x l hu hiu. - Nhu cu ca khch hng c tc thay i chm. - Cng ngh n nh v c tc thay i chm. - Quy m hot ng ca t chc ln, iu kin cho php tiu chun ho dch v hay sn phm. 2.1.2. Trng phi qun tr khoa hc C rt nhiu tc gi v dng l thuyt ny, c th k ra y mt s tc gi chnh: - Charles Babbage (1792 - 1871): ng l mt nh ton hc Anh tm cch tng nng sut lao ng. Cng vi Adam Smith ng ch trng chuyn mn ho lao ng, dng ton hc tnh ton cch s dng nguyn vt liu ti u. ng cho rng, cc nh qun tr phi nghin cu thi gian cn thit hon thnh mt cng vic, t n nh tiu chun cng vic, a ra vic thng cho nhng cng nhn vt tiu chun. ng cng l ngi u tin ngh phng php chia li nhun duy tr quan h gia cng nhn v ngi qun l. - Frank & Lilian Gilbreth. Frank (1886 - 1924) v Lilian Gilbreth (1878 1972) l nhng ngi u tin trong vic nghin cu thi gian - ng tc v pht trin l thuyt qun tr khc hn Taylor. Hai ng b pht trin mt h thng cc thao tc hon thnh mt cng tc. Hai ng b a ra mt h thng xp loi bao trm cc ng tc nh cch nm vt, cch di chuynH thng cc ng tc khoa hc nu ln nhng tng quan gia loi ng tc v tn s vi s mt ngc trong lao ng, xc nh nhng ng tc d tha lm ph phm nng lc, loi b nhng ng tc d tha, ch tm vo nhng ng tc thch hp lm gim mt mi v tng nng sut lao ng. - Henry Gantt (1861 - 1919): ng vn l mt k s chuyn v h thng kim sot trong cc nh my. ng pht trin s Gantt m t dng cng vic cn hon thnh mt nhim v, vch ra nhng giai on ca cng vic theo k hoch, ghi c thi gian hoch nh v thi gian thc s. Ngy nay phng php Gantt l mt cng c quan trng trong qun tr tc nghip. Gantt cng a ra mt h thng ch tiu cng vic v h thng khen thng cho cng nhn v qun tr vin t v vt ch tiu.
10

Gio trnh Qun tr hc

Tuy nhin, i biu u t nht ca trng phi ny l Fededric W. Taylor (1856 - 1915) c gi l cha ca phng php qun tr khoa hc. Tn gi ca l thuyt ny xut pht t nhan trong tc phm ca Taylor: cc nguyn tc qun tr mt cch khoa hc (Principles of scientific management) xut bn ln u M vo nm 1911. Trong thi gian lm nhim v ca nh qun tr cc x nghip, nht l trong cc x nghip luyn kim ng tm ra v ch trch mnh lit cc nhc im trong cch qun l c, theo ng cc nhc im chnh l: + Thu mn cng nhn trn c s ai n trc mn trc, khng lu n kh nng v ngh nghip ca cng nhn. + Cng tc hun luyn nhn vin hu nh khng c h thng t chc hc vic. + Cng vic lm theo thi quen, khng c tiu chun v phng php. Cng nhn t mnh nh ot tc lm vic. + Hu ht cc cng vic v trch nhim u c giao cho ngi cng nhn. + Nh qun tr lm vic bn cnh ngi th, qun mt chc nng chnh l lp k hoch v t chc cng vic. Tnh chuyn nghip ca nh qun tr khng c tha nhn. Sau ng nu ra 4 nguyn tc qun tr khoa hc nh sau: + Phng php khoa hc cho nhng thnh t c bn trong cng vic ca cng nhn thay cho phng php c da vo kinh nghim. + Xc nh chc nng hoch nh ca nh qun tr, thay v cng nhn t la chn phng php lm vic ring ca h. + La chn v hun luyn cng nhn, pht trin tinh thn hp tc ng i, thay v khch l nhng n lc c nhn ring l ca h. + Phn chia cng vic gia nh qun tr v cng nhn mi bn lm tt nht cng vic ca h ch khng phi ch ln u cng nhn nh trc kia. Cng tc qun tr tng ng l: + Nghin cu thi gian v cc thao tc hp l nht thc hin cng vic. + Dng cch m t cng vic chn la cng nhn, thit lp h thng tiu chun v h thng hun luyn chnh thc. + Tr lng theo nguyn tc khuyn khch theo sn lng, bo m an ton lao ng bng dng c thch hp. + Thng tin trong cng vic, ch trng lp k hoch v t chc hot ng. Tm li: Trng phi qun t khoa hc c nhiu ng gp c gi tr cho s pht trin ca t tng qun tr, h pht trin k nng qun tr qua phn cng v chuyn mn ho qu trnh lao ng, hnh thnh quy trnh sn xut dy chuyn. H l nhng ngi u tin nu ln tm quan trng ca vic tuyn chn v hun luyn nhn vin, u tin dng i ng tng nng sut lao ng. H cng l nhng ngi nhn mnh vic gim gi thnh tng hiu qu, dng nhng phng php c h thng v hp l gii quyt cc vn
11

Gio trnh Qun tr hc

qun tr, cui cng cng chnh h coi qun tr nh l mt i tng nghin cu khoa hc. Tuy vy, trng phi ny cng c nhng gii hn nht nh. Trc ht trng phi ny ch p dng tt trong trng hp mi trng n nh, kh p dng trong mi trng phc tp nhiu thay i. Th n, h qu cao bn cht kinh t v duy l ca con ngi m nh gi thp nhu cu x hi v t th hin ca con ngi, do vy vn nhn bn t c quan tm. Cui cng trng phi ny c p dng nhng nguyn tc qun tr ph qut cho mi hon cnh m khng nhn thy tnh c th ca mi trng v h cng qu ch tm n vn k thut. 2.1.3. Qun tr hnh chnh tng qut Trong khi trng phi qun tr khoa hc ch trng n hp l ho v nhng nhim v m cc cng nhn phi lm th trng phi qun tr tng qut (hay hnh chnh) li pht trin nhng nguyn tc qun tr chung cho c mt t chc, chnh v th trng phi ny cn c gi l t tng qun tr t chc c in. y l tn gi ch cc kin v cch thc qun tr doanh nghip do Henry Fayol Php v Max Weber c nu ln, cng cng vi thi k Taylor M. - Max Weber (1864 - 1920): L mt nh x hi hc ngi c, c nhiu ng gp vo l thuyt qun tr thng qua vic pht trin mt t chc quan liu bn giy l phng thc hp l t chc mt cng ty phc tp. Khi nim quan liu bn giy c nh ngha l h thng chc v v nhim v c xc nh r rng, phn cng, phn nhim chnh xc, cc mc tu phn bit, h thng quyn hnh c tn ty trt t. C s t tng ca Weber l nim thm quyn hp php v hp l. Ngy nay thut ng quan liu gi ln hnh nh mt t chc cng nhc, li thi, b chm ngp trong th tc hnh chnh phin h v n hon ton xa l vi t tng ban u ca Weber. Thc cht nhng c tnh v ch ngha quan liu ca Weber l: + Phn cng lao ng vi thm quyn v trch nhim c quy nh r v c hp php ho nh nhim v chnh thc. + Cc chc v c thit lp theo h thng ch huy, mi chc v nm di mt chc v khc cao hn. + Nhn s c tuyn dng v thng cp theo kh nng qua thi c, hun luyn v kinh nghim. + Cc hnh vi hnh chnh v cc quyt nh phi thnh vn bn. + Qun tr phi tch ri s hu. Cc nh qun tr phi tun th iu l v th tc. Lut l phi cng bng v c p dng thng nht cho mi ngi. Theo Maz Weber th quyn hnh cn c trn chc v. Ngc li chc v to ra quyn hnh. V vy, vic xy dng mt h thng chc v v quyn hnh phi cn c vo nhng nguyn tc sau: + Mi hot ng ca t chc u phi chuyn vo vn bn quy nh.
12

Gio trnh Qun tr hc

+ Ch nhng ngi c chc v mi c quyn quyt nh. + Ch c nhng ngi c nng lc mi c giao chc v. + Mi quyt nh trong t chc phi mang tnh khch quan. Henry Fayol (1841 - 1925): L mt nh qun tr hnh chnh ngi Php. Vi tc phm Qun tr cng nghip v qun tr tng qut (administration industrielle et generall) (1916). Khc hn vi Taylor, cho rng nng sut lao ng km l do cn g nhn khng bit cch lm vic, v khng c kch thch kinh t y , Fayol cho rng nng sut lao ng ca con ngi lm vic chung trong tp th tu thuc vo s sp xp, t chc ca nh qun tr. Vic sp xp t chc c Fayol gi l vic qun tr tng qut v vic ny cng quan trng nh 5 vic khc trong c s sn xut kinh doanh: (1) sn xut, (2) tip th hay Marketing, (3) ti chnh, (4) qun l ti sn v con ngi v (5) k ton thng k.

c th lm tt vic sp xp, t chc x nghip Fayol ngh cc nh qun tr nn theo 14 nguyn tc qun tr: + Phi phn cng lao ng. + Phi xc nh r mi quan h gia quyn hnh v trch nhim. + Phi duy tr k lut trong x nghip. + Mi cng nhn ch nhn lnh t mt cp ch huy trc tip duy nht. + Cc nh qun tr phi thng nht kin khi ch huy. + Quyn li chung phi lun lun t ln quyn li ring. + Quyn li kinh t phi tng xng vi cng vic. + Quyn quyt nh trong doanh nghip phi tp trung v mt mi. + Doanh nghip phi c t chc theo cp bc t gim c xung n cng nhn. + Sinh hot trong x nghip phi c trt t. + S i x trong x nghip phi cng bng. + Cng vic ca mi ngi trong x nghip phi n nh. + Tn trng sng kin ca mi ngi. + Doanh nghip phi xy dng cho c tinh thn tp th. Tm li: Trng phi hnh chnh ch trng cho rng, nng sut lao ng s cao trong mt t chc c sp t hp l. N ng gp rt nhiu trong l lun cng nh thc hnh qun tr, nhiu nguyn tc qun tr ca t tng ny vn cn c p dng n ngy nay. Cc hnh thc t chc, cc nguyn tc t chc, quyn lc v s u quyn ang ng dng ph bin hin nay chnh l s ng gp quan trng ca trng phi qun tr hnh chnh. Hn ch ca trng phi ny l cc t tng c thit lp trong mt t chc n nh, t thay i, quan im qun tr cng rn, t ch n con ngi v x hi nn d dn ti
13

Gio trnh Qun tr hc

vic xa ri thc t. Vn quan trng l phi bit cch vn dng cc nguyn tc qun tr cho ph hp vi cc yu cu thc t, ch khng phi l t b cc nguyn tc . 2.2. Trng phi qun tr hnh vi (hay trng phi tm l x hi) L thuyt tm l x hi trong qun tr, cn gi l l thuyt hnh vi, l nhng quan im qun tr nhn mnh n vai tr ca yu t tm l, tnh cm, quan h x hi ca con ngi trong cng vic. L thuyt ny cho rng hiu qu ca qun tr do nng sut lao ng quyt nh, nhng nng sut lao ng khng ch do cc yu t vt cht quyt nh m cn do s tho mn cc nhu cu tm l x hi ca con ngi. L thuyt ny bt u xut hin M trong thp nin 30, c pht trin mnh bi cc nh tm l hc trong thp nin 60, v hin nay vn cn c nghin cu ti nhiu nc pht trin nhm tm ra nhng hiu bit y v tm hn phc tp ca con ngi, mt yu t quan trng qun tr . Trng phi ny c cc tc gi sau: 2.2.1. Mary Parker Follett (1863 - 1933) L nh nghin cu qun tr ngay t nhng nm 20 ca th k XX ch n tm l trong qun tr, b c nhiu ng gp c gi tr v nhm lao ng v quan h x hi trong qun tr. 2.2.2. Donghlas Mc Gregor (1906 - 1964) Mc Gregor cho rng cc nh qun tr trc y tin hnh cc cch thc qun tr trn nhng gi thuyt sai lm v tc phong v hnh vi ca con ngi. Nhng gi thuyt cho rng phn ng mi ngi u khng thch lm vic, thch c ch huy hn l t chu trch nhim, v hu ht mi ngi lm vic v li ch vt cht, v nh vy cc nh qun tr xy dng nhng b my t chc vi quyn hnh tp trung t ra nhiu quy tc th tc, ng thi vi mt h thng kim tra gim st cht ch. Gregor gi nhng gi thuyt l X, v ngh mt lot gi thuyt khc m ng gi l Y. Thuyt Y cho rng con ngi s thch th vi cng vic nu c c nhng thun li v h c th ng gp nhiu hn cho t chc. Mc Gregor cho rng thay v nhn mnh n c ch kim tra th nh qun tr nn quan tm nhiu hn n s phi hp hot ng. 2.2.3. Elton Mayo (1880 - 1949) ng l Gio s ca i hc kinh doanh Havard ni ting M. T nhng kt qu nghin cu ti nh my Hawthornes v tri qua nhiu kt qu nghin cu thc nghim khc ca cc nh tm l cng nghip, ngi ta cho rng s tho mn cc nhu cu tm l ca con ngi nh mun c ngi khc quan tm, mun c ngi khc knh trng, mun c vai tr quan trng trong s nghip chung, mun lm vic trong bu khng kh thn thin gia cc ng s c nh hng ln n nng sut v thnh qu lao ng ca con ngi. 2.2.4. H. Abraham Maslow (1908 - 1970)

14

Gio trnh Qun tr hc

L nh tm l hc xy dng mt l thuyt v nhu cu ca con ngi gm 5 bc c xp t thp n cao theo th t: (1) nhu cu vt cht, (2) nhu cu an ton, (3) nhu cu x hi, (4) nhu cu c tn trng v (5) nhu cu t hon thin. Quan im c bn ca l thuyt ny cng ging nh quan im ca l thuyt qun tr khoa hc. H cho rng s qun tr hu hiu tu thuc vo nng sut lao ng ca con ngi lm vic trong tp th. Tuy nhin, khc vi kin ca l thuyt qun tr khoa hc, l thuyt tm l x hi cho rng, yu t tinh thn c nh hng mnh i vi nng sut ca lao ng.

T nhn thc , cc nh l thuyt tm l qun tr cho rng cc nh qun tr nn thay i quan nim v cng nhn. H khng phi l nhng con ngi th ng, thch c ch huy, thch c giao vic c th. Tri li, h s lm vic tt hn, nng sut cao hn, pht huy sng kin nhiu hn, nu c i x nh nhng con ngi trng thnh, c t ch trong cng vic. Ngoi ra, nh qun tr phi ci thin mi quan h con ngi trong t chc, t mi quan h gia th trng vi nhn vin, n mi quan h gia cc ng s ngang hng, v con ngi s lm vic tt hn trong mt mi trng quan h thn thin.

2.2.5. Nhn xt v l thuyt tm l x hi - T tng chnh ca nhm tm l x hi l: + Doanh nghip l mt h thng x hi. + Khi ng vin khng ch bng yu t vt cht m cn phi quan tm n nhng nhu cu x hi. + Tp th nh hng trn tc phong c nhn (tinh thn, thi , kt qu lao ng). + Lnh o khng ch l quyn hnh do t chc m cn do cc yu t tm l x hi ca t chc chi phi. + Cc nhm v cc t chc phi chnh thc trong x nghip c tc dng nhiu n tinh thn, thi v kt qu lao ng. + S tho mn v tinh thn c mi lin quan cht ch n nng sut v kt qu lao ng + Cng nhn c nhiu nhu cu v tm l x hi. + Ti nng qun tr i hi nh qun tr phi c chuyn mn k thut v c cc c im v quan h tt vi con ngi. - Tuy vy, l thuyt ny cng cn nhng hn ch nht nh: + Qu ch n yu t x hi - khi nim con ngi x hi ch c th b sung cho khi nim con ngi kinh t ch khng th thay th. + L thuyt ny coi con ngi l phn t trong h thng khp kn m khng quan tm n yu t ngoi lai. + Khng phi lc no nhng con ngi tho mn u l nhng lao ng c nng sut cao.
15

Gio trnh Qun tr hc

2.3. L thuyt nh lng v qun tr Th chin II t ra nhiu vn mi cho vic qun tr. Nc Anh thnh lp i nghin cu hnh qun (Operation research team) bao gm cc nh khoa hc tm cch chng li s tn cng ca c. Kt thc chin tranh th gii II v t thp nin 50, cc k thut nh lng c cc nh cng nghip M quan tm v p dng vo nghin cu, to iu kin nng cao tnh chnh xc ca cc quyt nh qun tr. Kt qu t nhng c gng ny ca h lm ny sinh mt l thuyt na v qun tr ra i. L thuyt qun tr mi ny c gi bng nhiu tn khc nhau nh: l thuyt h thng (system theory), l thuyt nh lng v qun tr (quantitative management), l thuyt khoa hc qun tr (management science). Tt c tn gi ny chng qua nhm biu t ngha v l thuyt qun tr mi ny c xy dng trn nhn thc c bn rng qun tr l quyt nh v mun vic qun tr c hiu qu, cc quyt nh phi ng n). Do s bng n v thng tin v cuc cch mng v thng tin, x hi loi ngi c nhng bc chuyn bin mang tnh cch mng mnh m trn bnh din ca tng nc v ton cu, ko theo l nhng thay i c tnh cch mng trong vic p dng nhng k thut cng ngh cao vo cc qu trnh lao ng. Cng vi nhng tro lu ny, trng phi qun tr nh lng vi c s l l thuyt quyt nh, p dng c hiu qu thng k v s pht trin ca m hnh ton kinh t vi s tr gip ca my tnh in t vo qu trnh ra quyt nh. Trng phi ny da trn s suy on l tt c cc vn u c th c gii quyt bng cc m hnh ton, v n c cc c tnh sau: - Nhn mnh phng php khoa hc trong khi gii quyt cc vn qun tr. - p dng phng php tip cn h thng gii quyt cc vn . - S dng cc m hnh ton hc. - nh lng ho cc yu t c lin quan v p dng cc php tnh ton hc v xc sut thng k. - Ch cc yu t kinh t k thut trong qun tr hn l cc yu t tm l x hi. - S dng my tnh in t lm cng c. - Tm kim cc quyt nh ti u trong h thng khp kn. Theo l thuyt nh lng, h thng c cc tc gi nh ngha nh sau: + Berthalanfly: H thng l phi hp nhng yu t lun lun tc ng li vi nhau. + Miller: H thng l tp hp cc yu t cng vi nhng mi quan h tng tc. Tng hp nhng khi nim trn, chng ta c th thy h thng l phc tp ca cc yu t: + To thnh mt tng th. + C mi quan h tng tc. + Tc ng ln nhau t mc tiu.

16

Gio trnh Qun tr hc

Doanh nghip l mt h thng. l mt h thng m c lin h vi mi trng (vi khch hng, vi nh cung cp, vi cc i th cnh tranh). N c mt mc tiu c th: to ra li nhun. H thng doanh nghip bao gm nhiu phn h c mi quan h tng tc vi nhau nh: phn h cng ngh, phn h nhn s, phn h ti chnh, phn h t chc, phn h qun tr, phn h kim tra Nh vy, l thuyt qun tr nh lng c cc c trng c bn sau: - Trng tm ch yu l phc v cho vic ra cc quyt nh. Gii php c tm thy nh cc k thut phn tch nh lng ch r cch thc m cc nh qun tr c th tin hnh. - S la chn da trn tiu chun kinh t. Bin php hnh ng c la chn da vo nhng tiu thc c th o lng c nh chi ph, doanh thu, t l hon vn u t v nhng tc ng ca thu. - S dng cc m hnh ton hc tm gii php ti u. Cc tnh hung c gi nh v cc vn c phn tch theo cc m hnh ton hc. - My in ton gi vai tr rt quan trng. My in ton c dng gii quyt nhng bi ton vn phc tp m nu tnh ton bng tay s tn rt nhiu chi ph v thi gian. Tm li: Trng phi nh lng trong qun tr c cc u im v hn ch c bn sau: - u im: + nh lng l s ni di ca trng phi c in (qun tr mt cch khoa hc). + Trng phi nh lng thm nhp hu ht trong mi t chc hin i vi nhng k thut phc tp. Ngy nay khoa hc qun tr, qun tr tc nghip v qun tr h thng thng tin rt quan trng cho cc nh qun tr cc t chc ln v hin i. Cc k thut ca trng phi ny ng gp rt ln trong vic nng cao trnh hoch nh v kim tra hot ng. - Hn ch: + Khng h ch trng n yu t con ngi trong t chc qun tr. + Cc khi nim v k thut qun tr ca l thuyt ny kh hiu cn phi c nhng chuyn gia gii, do vic ph bin l thuyt ny cn rt hn ch. 2.4. Hc thuyt qun tr hin i i vi cc nh qun tr hc hin i, cc nhm hc thuyt c in, tm l x hi v qun tr, nhm nh lng u mang tnh cc b, phin din ging nh nhng ngi m s voi, mi l thuyt u ch thy c mt mng nh ca ton b cc hot ng qun tr. Tuy nhin cc nh l thuyt hin i c nhiu cch nhn khc nhau v ton cnh con voi ny, qua nhng kho hng hay cch tip cn sau y: 2.4.1. Kho hng Qu trnh Qun tr (Management process approach) Thc cht kho hng ny c cp t u th k 20 qua t tng ca Henry Fayol, nhng thc s ch pht trin mnh t nm 1960 do cng ca Harold Koontz v cc ng
17

Gio trnh Qun tr hc

nghip. T tng ny cho rng qun tr l mt qu trnh lin tc ca cc chc nng qun tr l hoch nh, t chc, iu khin v kim sot. Cc chc nng ny c gi l nhng chc nng chung ca qun tr. Bt c lnh vc no, d n gin n phc tp, d trong lnh vc sn xut hay dch v th bn cht ca qun tr l khng thay i l vic thc hin y cc chc nng qun tr.

Hoch nh

T chc

iu khin

Kim sot

T khi c Koontz pht trin th kho hng ny c tr thnh mt kho hng c ch nht, v c rt nhiu nh qun tr t l thuyt n thc hnh a chung. 2.4.2. Kho hng tnh hung ngu nhin (Contingency approach) L thuyt ny cho rng k thut qun tr thch hp cho mt hon cnh nht nh ty thuc bn cht v iu kin ca hon cnh . Phung thc qun tr ng hay tc phong qun tr trong mt tnh trng lao ng nht nh ph thuc vo nhiu bin s. Quan im ngu nhin lp lun rng cc hin tng v t chc xy ra theo cc hnh thi m nh qun tr c th hiu c, nhng khng th c mt khun mu cho tt c cc trng hp v mi vn t n l c o. Kho hng ngu nhin mun kt hp vo thc t bng cch hi nhp nhng nguyn tc qun tr vo trong khun kh hon cnh. N c xy dng trn lun Nu c X th t c Y nhng ph thuc vo iu kin ca Z, nh vy iu kin Z l nhng bin s ngu nhin. Nhng c gng gn y ca kho hng ny l tm cch cch ly bin s Z, thay bng nhng yu t quyt nh khc ca hon cnh.
X Nu c Tt c Y

Ph thuc

Kho hng ngu nhin c cho l hp l theo trc gic, v nhng t chc th khc bit nhau v kch thc, mc tiu, nhim v, nn kh c th c nhng nguyn l chung p dng mt cch khi qut. 2.4.3. Thuyt Z v k thut qun l ca Nht Bn L thuyt Z c mt gio s ngi M gc Nht Bn l gio s William Ouchi Xy dng trn c s p dng cch qun l ca ngi Nht Bn trong cc cng ty M. L
18

Gio trnh Qun tr hc

thuyt ra i nm 1978, ch trng n quan h x hi v yu t con ngi trong t chc. L thuyt Z c cc c im sau: Cng vic di hn, quyt nh thun hp, trch nhim c nhn, xt thng thng chm, kim sot kn o bng cc bin php cng khai, quan tm n tp th v c gia nh nhn vin... TM TT L THUYT Trong chng ny, chng ta nghin cu cc vn rt khi qut v qun tr. Nhng vn nghin cu ch yu c thng nht l: - Xt v mt t chc v k thut ca hot ng qun tr th qun tr chnh l s kt hp mi n lc ca con ngi trong mt t chc no t ti mc tiu chung ca t chc v mc tiu ring ca mi ngi mt cch khn kho v hiu qu nht. - Qun tr ra i to ra hiu qu hot ng cao hn hn so vi lao ng ca tng c nhn c lp. Thc cht ca qun tr l qun tr con ngi, thng qua qun tr s dng c hiu qu nht mi tim nng v c hi ca t chc, gip cho t chc tn ti v ngy cng pht trin, p ng c nhng mong mun v nguyn vng ca tp th ngi lao ng trong t chc . - Qun tr c th din ra trn nhiu lnh vc v hot ng nhng tu chung li th l qun tr v ti sn, v thi gian lao ng v qun tr cc mi quan h ca con ngi trong lao ng. - Cc nh qun tr trong cc t chc nhng khng phi ai trong t chc u l nh qun tr. Hot ng qun tr lin quan n s phi hp, nh hng, la chn, quyt nh t c mc tiu chung ca t chc. Chnh v vy, cc thnh vin trong t chc thng c chia lm hai loi theo c th cng vic l: ngi tha hnh v nh qun tr. - Tu theo quy m v phm vi hot ng ca t chc m mt t chc c th c nhiu hay t nh qun tr. Cc nh qun tr thng c chia lm ba cp ch yu l: Cp qun tr vin cao cp, cp qun tr vin tha hnh, cp qun tr vin thc hin. - Mc d c nhiu quan nim khc nhau v vn ho nhng gia nhng quan nim y u c im chung ch coi vn ho l ngun lc ni sinh ca con ngi, l kiu sng v bng gi tr ca cc t chc, cng ng ngi, trung tm l cc gi tr chn - thin - m. Vn ho l ci thuc tnh bn cht ca con ngi, ch c loi ngi v do con ngi sinh ra. Do , vn ho gi vai tr quan trng, khng th thiu c i vi i sng ca con ngi, l nhn t quyt nh ti s hnh thnh v hon thin nhn cch ca cc c nhn. Khng ch vy, vn ho cn l mc tiu, l ng lc, l linh hn v h iu tit i vi s pht trin ca kinh t x hi. - Mi trng qun tr l tng hp cc yu t v iu kin khch quan, ch quan c mi quan h tng tc ln nhau, nh hng trc tip hay gin tip n hot ng ca t chc, n bao gm yu t mi trng v m, yu t vi m bn ngoi t chc, yu t vi m bn trong t chc.

19

Gio trnh Qun tr hc

- Trong lch s c nhiu l thuyt qun tr khc nhau, trn phng din khoa hc x hi v nhn vn mi mt l thuyt l mt tp hp nhng mi tng quan gia nhng t tng va gii thch, va tin on cc hin tng x hi. L thuyt qun tr cng th, n cng l mt h thng v nhng t tng, quan nim, c kt, gii thch v cc hot ng qun tr c thc hnh trong th gii hin ti. iu ny cng c ngha l l thuyt qun tr cng phi da vo thc t v n c nghin cu c h thng qua cc thi i, nht l t th k XIX. Kt qu l chng ta c c mt di sn s v phong ph v qun tr m cc nh qun tr ngy nay ang tha hng. Chnh v th m vic nghin cu s tin trin ca t tng qun tr l cn thit cho cc nh qun tr trong l lun v thc hnh, cho hin ti v cho c tng lai. C. CU HI N TP 1. Nu nhng ng gp v hn ch ca mi l thuyt qun tr. 2. Trnh by 14 nguyn tc qun tr ca Henry Fayol. 3. Bn hiu nh th no l con ngi thun l kinh t ? 4.Ni dung thuyt X, thuyt Y, thuyt Z?

20

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 3: MI TRNG QUN TR A. MC TIU Hc xong chng ny, sinh vin s c nhng kin thc sau: Mi trng hot ng ca t chc l g? C nhng yu t mi trng no nh hng n hot ng ca t chc? Phng n, cch thc ngn chn, km hm v i ph i vi s nh hng ca cc yu t mi trng. B. NI DUNG 3.1. Mi trng hot ng ca t chc (Mi trng qun tr) Mi trng qun tr l tng hp cc yu t v iu kin khch quan, ch quan c mi quan h tng tc ln nhau, nh hng trc tip hay gin tip n hot ng ca t chc. Tt c cc nh qun tr, cho d h hot ng bt k u, bt k khi no mun thnh cng trong cng vic, mun a t chc ngy cng pht trin cng u phi phn tch k cc yu t ca mi trng nh hng ti s hot ng ca t chc. Trong cc yu t nh hng, c nhng yu t m t chc c th iu chnh lm thay i nhng cng c nhng yu t khng th hoc kh c th lm thay i. Chnh v vy, cn phi nghin cu k nhng yu t tn dng s tc ng ca nhng nhn t tch cc v hn ch nh hng ca nhng nhn t tiu cc n t chc. 3.2. Phn loi mi trng qun tr Ty theo cc gc tip cn khc nhau m ngi ta c th phn chia mi trng qun tr ra thnh nhiu loi. Cc yu t c hnh thnh theo 3 nhm di y: - Nhm 1: Yu t mi trng v m. Nhm yu t ny c tc ng trn bnh din rng v lu di. Vic nghin cu nhng yu t ny s gip cho doanh nghip bit c c hi thun li c th tn dng v nhng thch thc kh khn phi vt qua. Nhm ny bao gm: + Cc yu t vn ho - x hi. + Cc yu t v nhn khu, dn s. + Cc yu t thuc v h thng chnh tr - php lut. + Cc yu t cng ngh v tin b khoa hc k thut. + Cc yu t quc t. + Cc yu t thin nhin. - Nhm 2: Cc yu t vi m bn ngoi t chc. Nhm ny tc ng trn bnh din gn gi v trc tip n hot ng qun tr ca n. i vi mt doanh nghip chng hn chng bao gm: + Nhm cnh tranh trc din. + Nhm cc nh cung ng. + Nhm khch hng. + Nhm nhng ngi mi gii trung gian.
21

Gio trnh Qun tr hc

+ Nhm cc i th tim n. + Nhm cc gii chc a phng v cng chng. - Nhm 3: Cc yu t vi m bn trong t chc. y l cc yu t mi trng vi m nhng li nm trong t chc, chng c nh hng trc tip, thng xuyn v rt quan trng ti cc hot ng qun tr ca chnh ngay t chc . Nhng yu t ny s gip cho mt t chc xc nh r u nhc im ca mnh. Nhm ny bao gm: + Cc yu t thuc v ti chnh. + Cc yu t thuc v nhn s. + Cc yu t thuc v c s vt cht. + Cc yu t thuc v vn ho t chc. Cc nhm yu t trn lun tc ng qua li ln nhau to ra mi trng qun tr ca mt t chc. Nh qun tr phi nhn thc y , chnh xc cc yu t mi trng son tho chin lc v sch lc qun tr cho ng n, gip t chc tn ti v pht trin. 3.3. nh hng ca mi trng qun tr 3.3.1. Nhm cc yu t thuc mi trng v m - Yu t mi trng kinh t : Cc nhn t kinh t l yu t quan trng nht ca mi trng hot ng ca doanh nghip. Sau y l nhng nhn t c bn: + Tc tng trng ca nn kinh t, lm pht sinh cc nhu cu mi cho s pht trin cc ngnh ca nn kinh t quc dn. + T l lm pht nh hng n kh nng sinh li, vn u t. + T l tht nghip chung ca nn kinh t quc dn, ngnh, vng c nh hng n vn nhn cng trn phng din tuyn dng, sa thi. + S m bo chung v tin cng, gi c. + S n nh ca ng tin, t gi hi oi. + Vn quc t ho nn kinh t, xu hng v thc t u t nc ngoi nc ta. + Thu nhp quc dn, t trng ca cc khu vc, ngnh, thu nhp bnh qun tnh theo u ngi v theo cc tng lp x hi khc nhau. - Cc nhn t chnh tr v php lut: Cc nhn t ny tc ng n mi trng theo cc hng khc nhau: c th to ra li th, tr ngi, thm ch ri ro cho doanh nghip. Nhng nhn t ny thng bao gm: + S n nh v chnh tr, nht qun v quan im chnh sch ln. + H thng lut php c xy dng v hon thin: Php lut kinh doanh v bo v mitrng. + Cc quy nh v qung co: i vi mt s doanh nghip, y c th l mt s cn tr, e do. + Cc quy nh v thu, l ph.
22

Gio trnh Qun tr hc

+ Quy ch tuyn dng, bt, ch hu tr, tr cp tht nghip... c nh hng n s dng v pht huy ngun nhn lc . - Nhn t k thut cng ngh: y l nhng nhn t c nh hng ln, trc tip n chin lc kinh doanh ca cc lnh vc, ngnh cng nh nhiu doanh nghip c th. Thc t cho thy, s bin i cng ngh lm chao o nhiu lnh vc nhng ng thi cng lm xut hin nhiu lnh vc kinh doanh mi hon thin hn...iu buc cc nh doanh nghip phi theo di thng xuyn, lin tc c chin lc thch ng. + Chin lc hng v sn phm. + Chin lc hng v chc nng. Doanh nghip phi thng xuyn quan tm n chnh sch khoa hc v cng ngh bng cch u t cho khoa hc v cng ngh, cho nghin cu v trin khai, khuyn khch pht minh sng ch, thc hin chuyn giao cng ngh. - Nhn t vn ho - x hi: Trong cc chin lc trung v di hn, y l nhng nhn t thay i ln nht. V biu hin, cc nhn t ny ht sc phong ph: + Li sng, s du nhp li sng mi, c bit l theo mt. + Thi , tp qun, thi quen tiu dng, s xut hin v hot ng ca hip hi nhng ngi tiu dng. + S thay i ca thp tui, t l kt hn, sinh , v tr vai tr ca ngi ph n ti ni lm vic v trong gia nh. + Trnh dn tr c nng ln. y l mt thch thc mi i vi cc nh sn xut. - Nhn t t nhin: Nhn t ny nh hng nhiu mt ti ngun lc u vo cn thit cho cc nh sn xut kinh doanh v chng c th gy nh hng cho cc hot ng marketing trn th trng. + V tr a l c nh hng n hot ng thng mi ca doanh nghip, lin quan n chi ph vn chuyn v kh nng cnh tranh nh li th v mc chi ph vn chuyn thp. + Kh hu, thi tit c nh hng n chu k sn xut v tiu dng trong khu vc, n nhu cu v cc loi sn phm c tiu dng: cc yu cu v s ph hp ca sn phm v vn d tr, bo qun. + Cc vn v cn bng sinh thi nhim mi trng: lin quan n nhng hin tng bt thng ca kh hu thi tit, nh hng trc tip n yu cu pht trin bn vng nh hng n kh nng pht trin kinh doanh ca doanh nghip. - Nhn t nhn khu hc: Nhn t nhn khu hc l yu t c cc nh hot ng marketing rt quan tm v th trng l khch hng, l do con ngi hp thnh. Tc ng ca yu t nhn khu hc n hot ng marketing ca doanh nghip c th hin thng qua rt nhiu cc bin s khc nhau sau y: + Dn s v tc tng dn s: Dn s tc l s ngi hin hu trn th trng. Tiu thc ny nh hng n dung lng th trng c th t n. Thng thng dn s cng ln th quy m th trng cng ln, nhu cu v sn phm hoc nhm sn phm cng ln,
23

Gio trnh Qun tr hc

khi lng tiu th sn phm cng nhiu, do kh nng m bo hiu qu kinh doanh cng cao. + Tui th v cu trc tui: S thay i ca yu t ny dn n tnh trng thay i c cu khch hng tim nng theo tui. T tc ng ti c cu tiu dng v nhu c u v cc loi hng ho. Tnh hnh buc cc quyt nh marketing ca doanh nghip phi thay i theo. + C cu, quy m h gia nh: nh hng n s lng quy cch, sn phm c th khi sn phm p ng cho nhu cu chung ca c gia nh. c bit c ngha khi phn tch trong mi lin h vi thu nhp ca ngi tiu th. + S chuyn dch dn c v xu hng vn ng: S hnh thnh hay suy gim mc tp trung dn c mt khu vc a l c nh hng ln n s xut hin c hi mi hoc suy tn c hi hin ti ca doanh nghip. 3.3.2. Nhm cc yu t mi trng vi m bn ngoi t chc - Nhng ngi cung ng: l nhng ngi cung cp u vo cho qu trnh sn xut kinh doanh ca doanh nghip. Bt k mt s bin i no t pha ngi cung ng, sm hay mun, trc tip hay gin tip u gy nh hng ti hot ng marketing ca cng ty. Cc nh hot ng marketing phi quan tm n h trn nhiu phng din nh: kh nng cung ng v s lng, cht lng, gi c, thi gian cung ng, a im cung ngThm ch cn phi quan tm n thi ca nh cung cp i vi doanh nghip mnh v cc i th cnh tranh. Ngun lc khan him, gi c tng c th lm xu i c hi th trng cho vic kinh doanh nhng hng ho dch v nht nh hoc ti t hn c th buc doanh nghip phi ngng sn xut. - Cc trung gian marketing: l cc t chc dch v, cc doanh nghip khc v cc c nhn gip cho cng ty t chc tt vic tiu th sn phm hng ho, dch v ca mnh ti ngi mua cui cng. Cc trung gian marketing bao gm: + Nhng trung gian thng mi: L nhng n v kinh doanh h tr cng ty tm kim hay trc tip bn sn phm cho khch hng. N bao gm cc i l bn bun, bn l, i l phn phi c quyn + Cc cng ty chuyn t chc lu thng hng ho: Gip doanh nghip to ra lng d tr sn phm ca mnh v vn chuyn chng t ni sn xut n ni cn. + Cc t chc cung cp dch v marketing: Nghin cu th trng, cung cp cc dch v qung co gip cng ty sn xut nh hng chnh xc hn v a hng ho ca mnh n th trng thch hp. + Cc t chc ti chnh tn dng trung gian: gm cc ngn hng, cc cng ty tn dng, cng ty bo him v cc t chc khc h tr cng ty u t cho cc thng v hay bo him chng ri ro lin quan n vic mua hay bn hng. - Khch hng: Khch hng ng vai tr trung tm trn th trng, l i tng m doanh nghip phc v v l yu t quyt nh s thnh cng hay tht bi ca doanh nghip.
24

Gio trnh Qun tr hc

Nghin cu khch hng tc l nghin cu nhu cu ca khch hng. Bn thn nhu cu li khng ging nhau gia cc nhm khch hng v thng xuyn bin i, s bin i ny li nh hng n cc mc tiu ca chin lc th trng. V vy, doanh nghip phi thng xuyn theo di khch hng v d bo nhng bin i v nhu cu ca h xy dng cho doanh nghip ca mnh mt chin lc th trng thch hp. Thng thng c 5 dng th trng khch hng sau: + Th trng ngi tiu dng - l nhng ngi v h dn mua hng ho v dch v s dng cho c nhn. + Th trng cc nh sn xut - l cc t chc mua hng v dch v s dng trong qu trnh sn xut. + Th trng nh bn bun trung gian - l t chc mua hng v dch v sau bn li kim li. + Th trng cc c quan nh nc - l nhng t chc Nh nc mua hng ho v dch v sau s dng trong lnh vc dch v cng cng hoc chuyn giao hng ho v dch v cho nhng ngi cn n n. + Th trng quc t - l nhng ngi mua hng ngoi nc bao gm nhng ngi tiu dng, sn xut bn trung gian v cc c quan Nh nc nc ngoi. i th cnh tranh trn th trng: Nhn t ny nh hng thng xuyn n qu trnh tiu th sn phm ca doanh nghip trn th trng. Khi xy dng chin lc th trng doanh nghip phi phn tch xem i th cnh tranh trn th trng ang s d ng nhng bin php cnh tranh g ra chin lc phng th thch hp 3.3.3. Nhm cc yu t mi trng vi m bn trong t chc - Cc yu t v lc lng bn trong ca doanh nghip: Cc doanh nghip cn phn tch mt cch cht ch cc yu t bn trong doanh nghip nhm xc nh r u v nhc im ca doanh nghip. Trn c s a ra cc bin php nhm khc phc nhc im v pht huy th mnh ca doanh nghip t c li nhun ti a. N bao gm: + Ti chnh - k ton: Cn phn tch cc yu t sau: Kh nng huy ng vn ngn hn v di hn. Chi phi vn so vi ton ngnh v cc i th cnh tranh. Cc vn v thu, t l li sut.

H thng k ton hiu qu v hiu nng phc v cho vic lp k hoch gi thnh, k hoch ti chnh v li nhun. + Sn xut v nghip v k thut gm c: C cu mt hng dch v. Kh nng m rng chu k sng ca sn phm chnh. T l li nhun so vi doanh thu sn phm. Chin lc gi v tnh linh hot trong vic nh gi.
25

Gio trnh Qun tr hc

Chi ph v kh nng cng ngh so vi ton ngnh v cc i th cnh tranh. Nghin cu v pht trin cng ngh, sng kin ci tin k thut. Trnh tay ngh v t cch o c ca cn b cng nhn vin. C cu t chc v uy tn ca doanh nghip. T chc h thng thng tin giao tip.

+ Nhn s v b my qun l bao gm:

3.4. Bin php qun tr hn ch nh hng ca mi trng Dng m: L bin php d tr c u vo v u ra, hun luyn nhn vin mi. San bng: L bin php chia u nh hng ca mi trng i vi doanh nghip. Tin on: L d on trc nhng bt trc c th xy ra v t c cc bin php chun b i ph. Cp hn ch: L bin php u tin ngi ny, khng u tin cho ngi khc, Hp ng: L bin php cn bn nht; n l vn bn php l qui nh trch nhim v quyn li ca cc bn trong quan h giao dch dn s; lm gim i nhng bin ng ngu nhin; tng cng kh nng kim sot cc hot ng ca doanh nghip; m bo tng i chc chn nhng nhim v, mc tiu ca doanh nghip s c thc hin trong nhng thi gian nht nh. Kt np (st nhp): nhm gim bt nhng i th v tng thm sc mnh cnh tranh ca doanh nghip. Lin kt: L bin php lin kt cc hnh ng nh, lin kt phn chia th trng, lin kt gi c, lin kt o to cn b - cng nhn, nhm lm gim mc cnh tranh gay gt, gim mc ri ro cho doanh nghip. Lin doanh: L cc bin php cng vi i th gp vn sn xut kinh doanh mt sn phm mi hoc tham gia c phn ca nhau. Vn ng hnh lang: L bin php vn ng cc nh chnh tr, cc quan chc chnh ph v a phng, cc t chc x hi, ng h cc quyt nh ca doanh nghip hoc khng nh ra cc chnh sch v lut php gy bt li cho doanh nghip. Qung co: L bin php thng s dng kh ph bin, v qua n m gy n tng tt v sn phm v cng ty ca bn. Tuy nhin, qung co cng i hi tnh ngh thut rt cao. Chn ni dung v hnh thc qung co ph hp vi tm l i tng cn nhm ti; ngc li khng nhng khng mang li hiu qu m cn gy cho cng chng nhng n tng khng tt v sn phm v cng ty ca mnh. C. CU HI N TP 1. Mi trng hot ng ca t chc l g? 2. Phn loi mi trng hot ng ca t chc? 3. Cc yu t thuc mi trng v m? 4. Cc yu t thuc mi trng vi m bn ngoi t chc? 5. Cc yu t thuc mi trng ni b?

26

Gio trnh Qun tr hc

6. Vai tr, k nng ca nh qun tr trong vic nghin cu cc nh hng ca mi trng qun tr? 7. Vn ha l g? Vn ha t chc c hiu nh th no? Vai tr ca vn ha t chc n doanh nghip?

27

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 4: THNG TIN V QUYT NH QUN TR A. MC TIU Hc xong chng ny, sinh vin c th: Hiu c bn cht ca thng tin qun tr Bit c chc nng ca thng tin qun tr trong mt t chc Nm bt c cc yu t c bn ca qu trnh thng tin Hiu c phng php thu thp, x l v ph bin thng tin Bit cch t chc v qun tr h thng thng tin trong t chc mt cch hiu qu Hiu c tin trnh ra quyt nh qun tr Bit c nhng k nng cn c ca nh qun tr trong vic ra quyt nh hiu qu M t c nhng kiu ra quyt nh Xc nh c nhng thun li v kh khn ca vic ra quyt nh Bit c nhng k thut nhm ci tin vic lm quyt nh theo nhm

B. NI DUNG 4.1. Thng tin qun tr 4.1.1. Thng tin v vai tr ca thng tin trong qun tr qun l mt t chc cn rt nhiu thng tin, v nh trong doanh nghip nh qun tr cn n cc thng tin v c tnh ca nguyn vt liu, nhng tnh cch v kh nng ca nhn vin; v cc t i lao ng v cch thc hot ng ca cc t chc nh cng on, thanh nin cng li ch ca cc t chc ny; v tnh trng thit b, tnh hnh cung ng nguyn vt liu cng nh tnh hnh s dng ngun vn v lao ng; thng tin d bo v gi c, sc tiu th sn phm v nhng k hoch sn xut v tiu th ca doanh nghip; thng tin v ch trng chnh sch ca Nh nc v cc c hi lin doanh hp tc ang hng ngy, hng gi h m cho mi doanh nghip. Nh vy, thng tin l nhng d liu, s liu, tin tc thu thp c qua x l, sp xp, din gii theo cu trc thch hp phc v cho mc tiu no . Ni cch khc, thng tin l tt c nhng g c th mang li cho con ngi s hiu bit v i tng m h quan tm ti (v nhng nguyn nhn v mc tiu no ). Thng tin l s phn nh ca s vt, hin tng ca t nhin, x hi, con ngi. Bn thn thng tin khng phi l thc th vt cht, ngha l mang li nng lng ni ti, nhng khi c tham gia cc qu trnh hot ng ca con ngi, n li th hin kh nng vt cht ca mnh, tc l gp phn lm gia tng nng lng, m v s h tr ca cng ngh thng tin v k thut truyn thng hin i, gia tng ngy cng tr nn ng k, thm ch nhiu khi cn vt xa d kin ca con ngi. Mi loi thng tin c nhng tnh cht ring. C nhng thng tin ni dung chm thay i theo thi gian nh thng tin v s lng trang thit b, v nh xng; li c nhng thng tin c ni dung thay i hng ngy nh s lng sn phm sn xut hoc tiu th...Trong cc loi thng tin, c nhng thng tin gc hay cn gi l thng tin s cp v c nhng thng tin l kt qu ca qu trnh x l (nh cc d bo, k hoch). i vi thng
28

Gio trnh Qun tr hc

tin gc nu khng thu thp kp thi th s mt lun. Thng tin l d liu c th nhn thy, hiu c v sp xp li vi nhau thnh nhng kin thc c th. Thng tin ng vai tr quan trng trong bt k hot ng no ca con ngi. i vi hot ng qun tr, thng tin l i tng lao ng ca cn b qun tr, l cng c ca qun tr, n trc tip tc ng n cc khu ca qu trnh qun tr. Thng tin qun tr l tt c nhng tin tc ny sinh trong qu trnh cng nh trong mi trng qun tr v cn thit cho vic ra quyt nh hoc gii quyt mt vn no trong hot ng qun tr ca mt t chc. Thng tin c c im c bn l: - Thng tin l nhng tin tc cho nn n khng th sn xut dng dn c - Thng tin phi c thu thp v x l mi c gi tr - Thng tin cng cn thit cng qu gi - Thng tin cng chnh xc, cng y , cng kp thi th cng tt Tuy nhin, thng tin ch c tc dng khi n m bo c cc yu cu: - V ni dung: Thng tin cn chnh xc v trung thc: Phn nh trung thc, khch quan v i tng qun tr v mi trng xung quanh c lin quan n vn cn tm hiu. Thng tin cn y (phn nh y mi kha cnh ca tnh hung), sc tch (khng c nhng d liu tha) v ph hp vi nhu cu ca ngi s dng. - V thi gian: Thng tin cn c cung cp kp thi khi cn, c tnh cp nht v c lin quan ti khong thi gian thch hp (qu kh, hin ti, tng lai) - V hnh thc: Thng tin phi r rng, chi tit, c sp xp trnh by khoa hc h thng v lgc (kt hp t ng, hnh nh, bng biu, s liu...) v nm trn vt mang tin ph hp vi nhu cu s dng. 4.1.2. Qu trnh thng tin Khi ni n thng tin u phi bt u t ngun thng tin, ni nhn thng tin, cc knh truyn xui v ngc ca thng tin. Mi knh truyn thng tin c ba chng chnh: Chng gi thng tin, chng chuyn tip thng tin v nhn thng tin.
Gi thng tin
M ho

Knh truyn thng tin Gii m

Nhn thng tin

>>

>>

nhiu

Thng tin phn hi

nhiu

S 4.1: Tin trnh thng tin Qu trnh bt u vi ngun hoc ngi gi - ngi c nhng thng ip d nh cho giao tip. Ngun l ngi khi xng thng ip v c th l mt hoc nhiu ngi Gu cng lm vic vi nhau. G G thng tin

Gu thng tin

29

Gio trnh Qun tr hc

Thng ip l nhng tn hiu lm ngun truyn cho ngi nhn. Phn ln cc thng ip cha ng ngn ng, n c th l li n hoc ch vit, song c rt nhiu hnh vi phi ngn ng cng c th c s dng nh: nhn mt, mm ci, lc u... Qu trnh truyn nhng thng ip d nh thnh nhng biu tng m nhng biu tng ny c s dng truyn i c gi l qu trnh m ho. Knh l phng tin qua thng ip di chuyn t ngi gi n ngi nhn. N l ng dn thng qua thng ip c truyn di dng tn hiu vt l. Knh ch yu cho vic thng tin qua li gia cc c nhn, bao gm giao tip trc tip gia hai ngi. Mt s knh truyn thng i chng l rai, tivi, film, tp ch, bo... C mt s knh in t nh fax, email... Nhng thng ip thng c vit ra trn giy, song bt c mt ci g cng c th c s dng chuyn nhng thng ip c vit ra nh g, , l cy, da th, vng dt mng...Nhiu t chc hin i ngy nay ang hng ti hn ch ti a vic dng giy t thay bng nhng phng tin hin i truyn tn hiu in t trong h thng mng thng tin. Ngi nhn c thng tin v c trch nhim gii mi n. Gii m l l qu trnh trong cc biu tng c din t bi ngi nhn. Mc d mt s thng ip l phc tp v i hi s phin dch thc s cn phn ln cc trng hp vic gii m l s din t v thng ip bi ngi nhn. Phn hi t ngi nhn ti ngi gi thc s l thng ip khc th hin hiu qu ca thng tin. Phn hi l iu c i hi bi v ngun c th pht ra bng thng ip ban u khng c thng tin ph hp v cn phi lp li. Phn hi cng c th ch ra nhng thng ip tip sau phi c iu chnh. Thng tin mt chiu s khng to ra c hi cho vic phn hi. Trong qu trnh truyn t, thng tin cng c th b bin dng, lc hng, lin lc hoc b nhiu. C th din t nh s trn. Knh thng tin l cng c trung gian chuyn tin tc phn hi nh li ni, c ch, vn bn, tn hiu. Trc khi tin tc n ni nhn phi c lu tr, x l hoc gii m th ngi nhn mi c th hiu c. Con ngi nhn bit thng tin, qua ngn ng, k hiu, hnh nh, m thanh, k t, du hiu... X l thng tin bao gm cc thao tc tc ng ln thng tin gc v thng tin pht sinh nhm a ra nhng kt qu m ngi lnh o ca doanh nghip mong mun nh: phn tch, tng hp, d bo, lp phng n... v ra quyt nh. Vai tr ca thng tin trong qun tr Trong qu trnh iu hnh, cc qun tr vin trong t chc phi trao i thng tin vi cp trn, cp dui v cc qun tr vin khc. H khng th ra quyt nh m khng c thng tin. Hn na, hot ng c hiu qu th cc nh qun tr cn i hi phi c thng tin y , chnh xc, kp thi nhm thc hin tt cc chc nng v hot ng qun tr ca mnh. Trong t chc vic trao i thng tin l hot ng c bn ca cc nh qun tr. H phi bo co cho cp trn, ch th cho cp di v trao i thng tin vi cc nh qun tr 4.1.3.
30

Gio trnh Qun tr hc

khc, hoc chia s thng tin, tnh cm hay tng vi nhng ngi trong t chc v bn ngoi doanh nghip. Thng tin l phng tin cung cp cc yu t u vo ca t chc, l phng tin lin h vi nhau trong t chc nhm t mc tiu chung. chnh l vai tr c bn ca thng tin. Tht vy, khng c hot ng no ca t chc m khng c thng tin, bi khng c thng tin s khng thc hin c bt c s iu phi v thay i no c. Thng tin rt cn thit cho vic thc hin cc chc nng ca qun tr nh hoch nh, t chc, lnh o, iu hnh v kim sot. Thng tin l c s ra cc quyt nh qun tr, c bit n rt cn cho vic xy dng v ph bin mc tiu hot ng ca t chc, lp k hoch kinh doanh, t chc v qun tr nhn s; kim tra vic thc hin chin lc,.. C th ni thng tin khng ch to iu kin cho cc chc nng ca qun tr thc hin tt m n cn gn hot ng ca t chc vi mi trng bn ngoi. Chnh qua vic trao i thng tin m cc nh qun tr c th hiu r hn nhu cu khch hng, kh nng sn sng ca ngi cung cp v cc vn ny sinh. Chnh qua thng tin m bt c mt t chc no cng tr thnh mt h thng m tc ng tng h vi mi trng ca n. Thng tin cn l phng tin c trng ca hot ng qun tr, bi v tc ng ca h thng qun tr u c chuyn ti ngi chp hnh thng qua thng tin. Trong tng th tc nghip qun tr, cc hot ng thu nhn, truyn t, x l v lu tr thng tin chim mt t trng ln. Mt khc, cc phng tin k thut c s dng trong b my qun tr m trong a s c lin quan n h thng thng tin cng l phng tin trong qu trnh qun l. Hai loi phng tin ny h tr b sung cho nhau v u gn lin vi hot ng tr tu ca cc qun tr vin trong b my qun tr. Ngay c cc hot ng tr tu v suy lun ca con ngi cng c coi l cc hot ng x l thng tin cao cp c bit. Tm li, vai tr ca thng tin trong qun tr l ch n lm tin , lm c s v l cng c ca qun tr, qu trnh qun tr ng thi cng l qu trnh thng tin trong qun tr . Thng tin va l yu t u vo khng th thiu c ca bt k t chc no, va l ngun d tr tim nng i vi t chc . Thng tin tr thnh mt trong nhng nhn t c ngha to ln i vi vn mnh kinh t, chnh tr v x hi ca nhiu quc gia. 4.1.4. Phn loi thng tin trong qun tr kinh doanh - Xt theo mi quan h gia bn trong doanh nghip v bn ngoi mi trng: + Thng tin bn trong: L nhng thng tin pht sinh trong ni b ca doanh nghip, bao gm cc s liu v i ng cn b, nhn lc, ti sn thit b, nguyn nhin vt liu v.v... + Thng tin bn ngoi bao gm cc thng tin trn th trng nh gi c, cht lng, chng loi sn phm, s bin ng ca tin t, dn c v.v...

31

Gio trnh Qun tr hc

- Xt theo chc nng ca thng tin. + Thng tin ch o:Mang cc mnh lnh, ch th, ch trng, nhim v mc tiu kinh t nh. v c cc tc ng quy nh n phng hng hot ng ca i tng qun tr. + Thng tin thc hin: Phn nh ton din kt qu thc hin mc tiu ca t chc - Xt theo cch truyn tin + Thng tin c h thng: Truyn i theo ni dung v th tc nh trc theo nh k v trong thi hn nht nh. Ngi thu thp thng tin bit trc. Gm : Cc bo co thng k c duyt. Thng tin v tnh hnh hot ng hng ngy hoc hng thng, hng qu. + Thng tin khng c h thng l nhng thng tin c truyn i khi c s kin t xut ny sinh trong qu trnh sn xut kinh doanh hoc xy ra trn th trng, mang tnh cht ngu nhin, tm thi. - Theo phng thc thu nhn v x l thng tin. + Thng tin v khoa hc - k thut. Lm c s cho vic ch to cc loi thit b k thut v t chc cc qu trnh cng ngh. Do cc c quan khoa hc - k thut thu thp trong cc sch, tp ch khoa hc k thut, cc chng nhn, pht minh sng ch, cc vn bn thit k, ch to v cng ngh. + Thng tin v tnh hnh kinh t nh gi c, doanh thu, li sut, cung cu trn th trng v.v... - Xt theo hng chuyn ca thng tin + Thng tin chiu ngang: L thng tin gia cc chc nng qun tr ca mt cp. + Thng tin chiu dc: L thng tin gia cc chc nng cc cp khc nhau trong c cu qun tr. - Xt theo s ln gia cng. + Thng tin ban u: Cn gi l thng tin s cp tc l nhng thng tin thu thp ban u cha qua x l. + Thng tin th cp: L nhng thng tin qua x l tc l cc bo co, cc biu mu c chnh l theo mt yu cu no . 4.1.5. T chc h thng thng tin qun tr. - S cn thit phi t chc h thng thng tin qun tr: Mun bo m thng tin cho cc quyt nh, cn phi t chc mt h thng thng tin hp l, nhm: + M rng kh nng thu thp thng tin ca c quan qun tr v ngi lnh o c th nhanh chng a ra c nhng quyt nh ng n. + Bo m cho ngi qun tr nhanh chng nm c nhng thng tin chnh xc v tnh hnh hot ng ca th trng v ca i tng qun tr; c th tng cng t nh linh hot trong qun tr sn xut kinh doanh.

32

Gio trnh Qun tr hc

+ To iu kin thc hin nguyn tc h thng trong qun tr: tit kim c thi gian v chi ph v thu thp, x l thng tin. - Chc nng ca h thng thng tin: H thng thng tin l tng hp con ngi, phn cng, phn mm, d liu v mng truyn thng thc hin vic thu thp, x l, lu tr, phn phi thng tin v qun l cc hot ng chuyn ho cc ngun d liu thnh cc sn phm thng tin. H thng thng tin cn c nh ngha l tng hp con ngi, cng ngh thng tin v cc th tc c t chc li cung cp thng tin cho nhng ngi s dng chng. H thng thng tin qun tr c quan nim l tp hp cc phng tin, cc phng php v cc c quan c lin h cht ch vi nhau, nhm m bo cho vic thu thp, lu tr, tm kim, x l v cung cp nhng thng tin cn thit cho qun tr. Nu coi t chc nh mt c th sng th thng tin l mu v h thng m bo thng tin hai chiu l h thn kinh ca n.Vi s tr gip ca h thng thng tin, ngi qun tr c th truy tm thng tin cn thit trong khong thi gian v chi ph hp l. Theo nh ngha , h thng thng tin gm cc chc nng: + Thu thp thng tin + X l thng tin + Lu tr thng tin + Cung cp thng tin + Kim sot v nh gi cc hot ng qun tr + Lm c s cho vic ra quyt nh qun tr Ngy nay, cng ngh thng tin lm thay i nhiu cch thc hot ng ca cc t chc. My tnh in t h tr cc chc nng qun tr nh dch v khc hng, cc hot ng tc nghip, chin lc sn phm v marketing, phn phi... c th thy trn bn lm vic, trong phn xng, trong ca hng v trong cp ca nh qun tr. Cng ngh thng tin ng 3 vai tr ln l: H tr thc hin cc hot ng; Nng cao nng lc ra quyt nh cho cc nh qun tr; Tng cng kh nng cnh tranh ca t chc. H thng thng tin c phn loi theo nhiu cch. Phn loi theo chc nng v ngi s dng h thng thng tin c chia lm my loi chnh sau: H thng thng tin tc nghip bao gm: + H thng x l giao dch (TPS - Transaction Processing System) c nhim v ghi li v x l nhng giao dch thng thng hng ngy ca t chc. l nhng cng vic c khi lng ln, lp i lp li v c cu trc cht ch nh thng k doanh thu, lng hng mua v bn hng ngy, qun tr tn kho, tr lng nhn vin...Bo co ca h thng TPS thng chi tit v c nh qun tr tc nghip s dng. + H thng gim st qu trnh: l h thng kim tra v gim st cc qu trnh cng nghip ang din ra nh nhng thay i v nhit hay p sut...H thng ny c s dng trong cc nh my lc du, sn xut giy, ...nh qun tr tc nghip c th kim tra d liu ca h thng tm ra nhng vn cn sa cha.

33

Gio trnh Qun tr hc

+ H thng thng tin vn phng (OIS: Office Information System) l h thng kt hp cc phn cng v phn mm, th in t, phng hp o... x l v thc hin nhng nhim v cng b v phn phi thng tin. H thng ny gip cho vic giao tc ln nhau gia cc nhn vin v nhng nh qun tr cc cp. Thng tin c truyn trong h thng di hnh thc l nhng th tc, bo co hay th bo v c th bng ming, vit hay hnh nh... H thng thng tin qun l l h thng da vo vic s dng my tnh cung cp thng tin v h tr cho vic ra quyt nh qun tr hiu qu. H thng ny bao gm: + H thng bo co thng tin: l h thng t chc thng tin di dng cc bo co theo mt s mu nh trc v c cc nh qun tr s dng ra quyt nh hng ngy. Nhng bo co ca h thng l tng hp cc d liu c cp nht t h thng TPS, c c d liu lch s so snh k ny vi k trc. Cc bo co c lm nh k tr gip cho nhiu nh qun tr thuc cc lnh vc chc nng. + H thng h tr ra quyt nh (DSS: Decision Support Systems) l h thng tng tc da trn cc m hnh quyt nh v nhng d liu c chuyn mn ho h tr nhng ngi ra quyt nh i vi nhng vn c cu trc lng lo. H thng l tp hp cc chng trnh hay cng c m ngi s dng c th chn ra nhng ci ph hp nht vi vn ang gii quyt. Cc chng trnh ny gm: Phn tch iu g s xy ra nu (What - if analysis: quan st s thay i ca cc bin c la chn c nh hng n bin khc nh th no), v d: iu g s xy ra vi doanh thu nu ta ct gim 10% chi ph qung co?; Phn tch nhy (Sensitivity analysis : Nghin cu nhng thay i lp i lp li i vi mt bin c nh hng nh th no ti bin khc), v d: Hy ct gim 100 triu ng chi ph qun co v lp li nhiu ln xem mi lin h ca n vi doanh thu nh th no; Phn tch tm mc tiu (Goal-seeking analysis: Thay i nhiu ln nhng bin chn cho n khi mt bin no t ti gi tr mc tiu), v d: Hy th tng chi ph qung co cho n khi doanh thu t 1 t ng; Phn tch ti u (Optimization analysis: Tm ra gi tr ti u cho nhng bin chn trong nhng gii hn cho trc nht nh), v d: Lng chi ph ti u cho qung co l bao nhiu khi bit gii hn ngn sch ca cng ty vo cc phng tin qung co. + H thng h tr iu hnh (ESS: ExecutiveSupport Systems) l h thng thng tin qun l gip cho vic ra quyt nh chin lc cp co nht. H thng ny c thit k gip cho cc nh iu hnh c th truy cp nhanh chng nhng d liu bn trong cng nh bn ngoi t chc. ESS to iu kin cho nh iu hnh o su cc thng tin chi tit c th v vn ang tm hiu tm ra xu hng c bn ca vn . + H thng h tr hot ng nhm (GSS: Group Decision Support Systems) l phn mm c thit k gip mi ngi lm vic tp th hay c lp thng qua vic chia s thng tin.

34

Gio trnh Qun tr hc

- Nguyn tc xy dng h thng thng tin. + Cn c vo nhu cu thng tin ca c quan qun tr cc cp xc nh cu trc ca h thng thng tin. V h thng thng tin l mt b phn ca h thng qun tr, n thc hin chc nng cung cp nhng thng tin cn thit cho qun tr. + Thun tin cho vic s dng, h thng thng tin cn gn nh, ph hp vi trnh ca cn b qun tr, dch v thng tin cn c t chc cho ph hp vi quy ch v quyn hn, trch nhim ca tng b phn qun tr v vi tc phong ca ngi lnh o. + a tin vo mt ln v s dng nhiu ln.Thng tin ch a vo mt ln v phi thng xuyn. T thng tin ban u h thng thng tin ch bin v cung cp cho cc b phn qun tr khc nhau. + m bo s trao i qua li gia cc h thng. H thng thng tin cn bo m s trao i qua li gia cc b phn trong t chc. Mun c s tng thch gia cc h thng thng tin, phi thng nht v phn loi i tng, ni dung ca ch tiu, cch ghi chp, thu thp, phn t, hnh thnh cc biu mu thng k. + M hnh ho cc qu trnh thng tin.H thng thng tin hin nay lm vic theo ch thng tin tham kho, tr li cc cu hi v hin trng ca i tng qun tr. M hnh ho cc qu trnh thng tin c th xy dng h thng thng tin lm vic theo ch thng tin c vn, tr li cc cu hi v phng hng pht trin ca i tng qun tr trong tng lai. + Kt hp x l thng tin: Lm sao cho cn b qun tr ni chung v ngi lnh o ni ring khng phi tn tm v vic x l thng tin, dnh thi gian tp trung vo cc hot ng sng to nh xy dng v la chn cc phng n, quyt nh. + m bo s pht trin lin tc, khng ngng ca h thng thng tin, phi tng bc hp l ho h thng thng tin c th bo m thu thp, x l v cung cp cho qun tr nhng thng tin chnh xc v kp thi. Mun vy phi tng bc hin i ho h thng thng tin, p dng phng tin k thut hin i trong khu x l v truyn tin, p dng cc phng php ton trong cng tc thu thp v phn tch thng tin. + Cn b qun tr v ngi lnh o phi trc tip tham gia vo vic thit k v xy dng h thng thng tin. Ch bn thn h mi xc nh c thnh phn, mc chi tit v hnh thc biu hin ca thng tin - cn b qun tr v ngi lnh o phi hiu bit my tnh v cc phng php ton. Gia ngi s dng v ngi thit k phi kt hp cht ch vi nhau. + Bo m tnh hiu qu ca h thng thng tin. H thng thng tin cn c xy dng theo quan im h thng ch phi hp cc chc nng v cc b phn ca c quan qun tr. Mi thay i trong h thng thng tin u phi c lun c khoa hc, xc nh r nhu cu thng tin: Chi ph thu thp, x l, cung cp thng tin, mc ch hon thin v kt qu d kin c th mang li. 4.2. Quyt nh qun tr 4.2.1. Khi nim v quyt nh qun tr

35

Gio trnh Qun tr hc

Quyt nh qun tr l hnh vi sng to vi t cch l sn phm ca ch th qun tr, nhm nh ra mc tiu chng trnh, tnh cht hot ng ca ngi hoc cp phi thc hin quyt nh gii quyt mt vn chn mui trn c s hiu bit cc quy lut vn ng khch quan ca i tng qun tr v vic phn tch thng tin v hin trng ca h thng. Mi quyt nh qun tr nhm tr li mt hoc mt s cu hi sau: T chc cn lm g? Khi no lm? Lm trong bao lu? Ai lm? V lm nh th no? Tr li cu hi lm g, khi no lm v lm ci trong bao lu l nhng quyt nh k hoch. V d: T chc trong nm ti cn t mc tiu no? t mc tiu t chc cn thc hin nhng nhim v no?...Tr li cu hi ai lm, thng l nhng quyt nh t chc. V d nh hon thnh nhim v k hoch, h thng qun tr v h thng sn xut cn c sp xp ra sao?...Tr li cu hi lm nh th no, thng l nhng quyt nh k hoch v lnh o. ay l nhng quyt nh la chn cng ngh, k thut, phng php v quy trnh ca t chc. 4.2.2. ngha v c im ca quyt nh qun tr Mt quyt nh ng n v kp thi s mang li hiu qu, nim tin, s n nh v pht trin; ngc li quyt nh sai hoc khng ng lc s gy ra nhng thit hi ln, mt lng tin v km hm s pht trin. Nhng quyt nh thiu suy ngh l kt qu ca thi thiu trch nhim, ca bnh quan liu; nhng quyt nh sai l do trnh hn ch hoc do thiu o c cng tc. V vy, cn phi c nhng yu cu c bit i vi ngi ra cc quyt nh v phi xy dng cc nguyn tc v phng php lun chung cho vic thng qua cc quyt nh qun tr. lm c iu ny cn ch ti cc c im sau y ca cc quyt nh qun tr: - Cc quyt nh qun tr tc ng trc tip v ton din vo tp th nhng ngi lao ng; ch ch th qun tr (ngi lnh o hoc c quan tp th lnh o) mi ra cc quyt nh qun tr. - Cc quyt nh qun tr ch ra khi vn chn mui, nhm khc phc s khc bit gia trng thi tt yu v trng thi hin ti ca h thng. - Quyt nh qun tr gn lin vi vic phn tch, x l thng tin v vn cn gii quyt thng qua vic la chn phng n hnh ng thch hp trong cc phng n c th c. - Cc quyt nh qun tr c ra trn c s hiu bit v quy lut vn ng khch quan ca h thng b qun tr v nhng iu kin, c im c th ca tnh hung trong qun tr. V vy, cc quyt nh qun tr cha ng c yu t ca tri thc khoa hc, sng to v ngh thut. - Ra quyt nh qun tr mi ch ra kh nng, mun bin kh nng thnh hin thc phi t chc thc hin quyt nh. 4.2.3. Hnh thc quyt nh v phn loi quyt nh qun tr Cng mt ni dung, nhng vic ra cc quyt nh c th di nhiu hnh thc khc nhau: bng ming, bng vn bn, bng thng bo ni b, bng cc quyt nh chnh
36

Gio trnh Qun tr hc

thc...Hnh thc ra quyt nh bng vn bn l cn thit khi ni dung quyt nh l quan trng. Do tnh cht phc tp trong qu trnh hot ng ca cc t chc nn vic ra cc quyt nh rt a dng. C th phn loi cc quyt nh qun tr theo nhng du hiu sau y: - Theo tnh cht ca cc quyt nh Ngi ta phn cc quyt nh qun tr thnh ba loi: Quyt nh chin lc l quyt nh ng li pht trin ch yu trong thi gian tng i di; nhng quyt nh chin thut (thng xuyn), nhm t c nhng mc tiu c tnh cht cc b hn, bo m thc hin nhng mc tiu trc mt v lm thay i tc thi hng pht trin ca h thng; quyt nh tc nghip hng ngy, phn ln l nhng quyt nh c tnh cht iu chnh, nhm khi phc hoc thay i tng phn nhng t l quy nh, b p cc thit hi... - Theo thi gian thc hin Ngi ta chia cc quyt nh thnh: Di hn, trung hn v ngn hn. Thi gian quy nh quyt nh c gi l di hn, trung hn v ngn hn tu thuc vo phm vi qun tr. Chng hn: Cc quyt nh ca ton b nn kinh t quc dn, ca cc ngnh kinh t thi hn trn 5 nm gi l di hn; thi hn trong 3 nm c gi l quyt nh trung hn; nu trong thi hn 1 nm th gi l quyt nh ngn hn. Trong phm vi x nghip, cc quyt nh d kin thc hin trong vi nm c coi l di hn, thi hn 1 nm l quyt nh trung hn, trong thi hn 1 thng c xp loi ngn hn. - Theo phm vi thc hin Ngi ta chia cc quyt nh thnh: Quyt nh ton cc, bao qut ton b s pht trin kinh t - x hi ca h thng; nhng quyt nh b phn c quan h n mt hoc mt s b phn no ca h thng; nhng quyt nh chuyn lin quan n mt nhm vn nht nh hoc mt s chc nng qun tr nht nh. - Theo lnh vc hot ng ca t chc: Ngi ta chia cc quyt nh thnh: Quyt nh quyt nh qun tr nhn lc, quyt nh qun tr ti chnh, quyt nh qun tr cng ngh, qun tr sn xut, qun tr Marketing, qun tr hot ng i ngoi. - Theo cch phn ng Ngi ta chia quyt nh thnh hai loi: Quyt nh trc gic v quyt nh c l gii. + Quyt nh trc gic: L cc quyt nh xut pht t trc gic ca con ngi, ngi ra quyt nh khng cn ti l tr hay s phn tch can thip no. Nhng quyt nh ny c cn c vo cc quyt nh trc , ngha l ngi ta lm li nhng iu lm trc . + Quyt nh c l gii: L cc quyt nh da trn s nghin cu, phn tch vn c h thng. Cc s vic c nu ra, cc gii php c tnh ton v em ra so snh i ti cc quyt nh hon ho nht.
37

Gio trnh Qun tr hc

Yu cu i vi cc quyt nh - Tnh khch quan v khoa hc. Cc quyt nh l c s quan trng bo m cho tnh hin thc v hiu qu ca vic thc hin chng, cho nn n khng c ch quan tu tin thot ly thc t. Tnh khoa hc ca cc quyt nh th hin cc kha cnh: quyt nh ph hp vi mc tiu v nh hng ca t chc, quyt nh a ra trn c s vn dng cc phng php khoa hc, quyt nh ph hp vi quy lut v xu th khch quan, cc nguyn tc v nguyn l khoa hc v ph hp vi iu kin c th ca tnh hung v mi trng t chc. - Tnh linh hot. Quyt nh qun tr phi phn nh c mi nhn t mi trong la chn quyt nh. Phng n quyt nh p ng c s bin i ca mi trng. - Tnh h thng . Yu cu tnh h thng i vi cc quyt nh qun tr l cc quyt nh c a ra phi thng nht, nht qun vi nhau trong tng th h thng quyt nh c v s c nhm t ti mc ch chung. Trnh tnh trng cc quyt nh mu thun, loi tr ln nhau gy kh khn cho cp thc hin. - Tnh ti u. Trc mi vn t ra cho h thng thng c th xy dng c nhiu phng n khc nhau cng nhm t ti mc tiu. Yu cu tnh ti u ca quyt nh a ra phi l phng n tt nht ( ti u) trong s phng n c th c. - Tnh php l. Cc quyt nh a ra phi hp php v cc cp phi chp hnh thc hin nghim chnh. Tnh hp php ca quyt nh th hin ch cc quyt nh phi ph hp vi php lut, thng l hin hnh v phi ng thm quyn, ban hnh ng th tc v th thc, trnh tnh trng n y trch nhim ra quyt nh gia cc cp qun tr. 4.2.4. - Tnh c th v thi gian v ngi thc hin. Trong mt quyt nh cn bo m nhng quy nh v thi gian trin khai, thc hin r rng, i tngv phm vi iu chnh cn c lm r. 4.2.5. T chc qu trnh ra quyt nh qun tr Ra quyt nh qun tr l mt qu trnh gm nhiu bc c lin quan n hnh thnh vn , xc nh v la chn phng n, thng qua v vn bn ho quyt nh. + Bc 1: Nhn ra v xc nh tnh hung Qu trnh ra quyt nh c bt u t lc xut hin vn . Nhiu khi ngi qun tr cm thy c iu g khng n trong h thng hay ngc li, hnh nh c mt c hi mi ang xut hin. H da vo linh cm v nhng d liu thng tin nhn bit vn . Xc nh chnh xc vn l bc u tin c vai tr c bit quan trng i vi vic ra quyt nh c hiu qu. Tuy nhin, trong thc t hu ht cc vn thng khng r rng, thng n nu di dng kh hiu hn, chng hn nh hin tng nhp siu c phi l vn khng? Hay ch l kt qu ca mt vn khc c lin quan ti s qun l ca B thng mi hay B K hoch v u t? Hay l quy lut tt yu ca cc nc ang pht trin?... nhn bit c vn , ngi qun tr phi nhn thc c mu thun, phi b p hnh ng v phi c ngun hnh ng. Hay ni cch khc, mun ra nhim v, trc ht cn phi xc nh: v sao phi ra nhim v, nhim v thuc loi no, tnh
38

Gio trnh Qun tr hc

cp bch ca n? Tnh hung no c th c v c lin quan n nhim v ra? Nhng nhn t no nh hng ti nhim v? Khi lng thng tin c, thng tin no cha c cn phi thu thp. + Bc 2: Xy dng cc tiu chun nh gi Mun so snh cc phng n mt cch khch quan la chn phng n tt nht v thy r kh nng thc hin mc tiu ra cn xc nh tiu chun nh gi cc phng n. Hiu qu cc phng n phi th hin tnh tng hp, ngha l c v kinh t v x hi. Cc tiu chun nh gi hiu qu phi c th, d hiu, r rng v phi lng ho c. Khi t ra tiu chun nh gi cn gi li nhng tiu chun quan trng phn nh mc tiu c bn cn t ti ca quyt nh v cng cn xc nh h s phn nh tm quan trng ca cc mc tiu. Thng cc tiu chun c chn t cc ch tiu: chi ph nh nht, nng sut cao nht, s dng thit b tt nht, s dng vn sn xut tt nht... Vic chn ng tiu chun nh gi c tc dng rt ln v nu chn sai s dn n nhng kt lun sai hoc nu ra nhng mc ch chung dn ti kh chn quyt nh cui cng. + Bc 3: Thu thp thng tin tm kim cc phng n: iu quan trng y l phi pht hin ra nguyn nhn ca hin tng tc l vn ra quyt nh. Vn hay nhim v ra quyt nh c xc nh thng qua vic thu nhn v phn tch thng tin v tnh hung pht sinh hin tng. Khng phi mi vn trong t chc u tr thnh vn quyt nh. Khng phi mi sai lch, hoc mi c hi u tr thnh vn quyt nh. Ch nhng vn chn mui mi tr thnh vn quyt nh, tc l vn khng ch cp bch m cn c th can thip c hiu qu bng mt quyt nh. Ch c th gii quyt ng n mt vn no nu nh c thng tin y v chnh xc. Cn thit l phi thu thp mi thng tin, nu thng tin cn thiu th phi c bin php b sung thch hp. Cc thng tin thu c cn phi chnh l chnh xc. Trong kh nhiu trng hp thng tin b sai lch i mt cch c thc do xut pht t li ch cc b ca ngi thu thp v truyn tin hoc b tn tht v phi qua nhiu cp bc trong knh truyn tin. Nhng i khi thng tin b bp mo i mt cch v thc, v cng mt hin tng mi ngi li c th c nhng kin ch quan nhn nhn vn khc nhau, hoc trong cnh tranh c nhiu thng tin gi (nhiu) c i th tung ra nh lc hng i phng ...Cho nn ngi lnh o cn phi ch ti tt c nhng iu khi nh gi cc ngun thng tin. + Bc 4: nh gi cc phng n Bc ny c ngha rt quan trng ra quyt nh ng n. Ch c th chnh thc ra nhim v sau khi x l thng tin thu c qua kt qu nghin cu v tnh cht ca nhim v, tnh cp bch ca vic gii quyt nhim v , cc tnh hung c th xy ra, vic xc nh mc ch v tiu chun nh gi hiu qu. + Bc 5: D kin cc phng n c th c, chn phng n ti u
39

Gio trnh Qun tr hc

Trn c s nhim v c chnh thc ra, bc ny nu ra nhng phng n quyt nh s b trnh by di dng kin ngh. thc hin tt bc ny cn phi xy dng, xem xt k mi phng n v khng st bt k mt phng n c th c no, ngay c nhng phng n mi thot nhn tng nh v l, khng th chp nhn c nhng nu bnh tnh xem xt cn thn, li l nhng phng n c hiu qu cao hn c. Trong xy dng v xem xt cc phng n phi s dng phng php lun logic, ngha l lt ngc vn , phi "nghi ng" ging nh phng php 3 W: What? (ci g, th no?...); Who? (ai, ngi no?...); How? (bao nhiu? lm sao?...); cn phi xc nh xem xy dng phng n no th c li, phng n no kh thc hin do nguyn nhn no . la chn ln cui, ch nn li nhng phng n thit thc nht, bi v cc phng n cng nhiu th cng kh phn tch, nh gi hiu qu ca chng. C th ni y l bc th hin r nht ti nng ca ngi lnh o khi ra quyt nh. + Bc 6: Ra quyt nh T bc 5, ngi lnh o c c mt nhm nht nh cc phng n ti u, thng thng ngi lnh o phi a ra bn bc tp th (cc cn b cng s ca c quan lnh o ng, chnh quyn, kt hp vi vic trng cu kin ca cc t chc qun chng - nu l cc quyt nh ln). Mc d a ra tp th bn bc, tho lun nhng quyt nh cui cng phi do ngi lnh o cao nht quyt v chu trch nhim hon ton v quyt nh . Khi quyt nh mt vn g , ngi lnh o phi tun th mt s quy tc ngi tham gia tho lun chun b quyt nh c lm vic t do vi tnh sng to cao nh: + Khng cn tr ngi mun pht biu kin. + Khng gy sc p i vi nhng ngi c kin tri ngc vi kin ca lnh o bng cc kt lun hnh nh l ca t chc. + Ph phn kin ch khng ph phn ngi a ra kin . + Khng dng quyn lc c nhn gy nh hng i vi nhng ngi tham gia tho lun. Kt thc tho lun chnh thc a ra quyt nh cui cng, ng thi phi chu hon ton trch nhim v quyt nh . 4.2.6. Cc cng c h tr ra quyt nh C nhiu phng php ra quyt nh qun tr, mi phng php u c nhng u im, nhc im nht nh v tu thuc vo vn ra quyt nh cng nh vo trnh v thi quen ca ngi lnh o. Cc phng php ra quyt nh c th khc nhau nhng v i th vn theo trnh t cc bc nh phn tch trn. (Tuy nhin trong trng hp c t thng tin hoc khng c thng tin ngi ta phi s dng cc phng php c bit). Cc phng php thng c s dng l: + Phng php kch bn: L phng php sp xp s b vn gii quyt trong mi quan h gia n vi cc vn khc c kh nng hoc chc chn s pht sinh trong
40

Gio trnh Qun tr hc

tng lai. Phng php c thc hin tng t nh k thut vit kch bn, mt nhm cc nh chuyn mn gip vic cho ngi lnh o (bn thn ngi lnh o cng l thnh vin ca nhm ny) s son dn kch bn, nu cc vn ct li s phi cp khi ra quyt nh. T dn ban u cc phng ban ca h thng s vch ra din bin c th c ca s kin theo thi gian bt u t tnh hnh xy ra mt s kin trng i no trong tng lai m n c nh hng ti vic t v gii quyt mt hoc nhiu vn c lin quan logic vi nhau. Tng hp ton b li, ngi lnh o c "bc tranh ton cnh" m trong ch r quyt nh m h phi la chn. + Phng php c lng chuyn gia: L phng php huy ng ti mc cao nht kin thc, kinh nghim ca cc nh chuyn mn thuc nhiu lnh vc khc nhau vo vic ra cc quyt nh c tm chin lc. Ngi lnh o phi gii thiu s b yu cu ca vn cn gii quyt, cc kh nng, cc xu th c th c sau yu cu cc chuyn gia nh gi cu trc ca vn , b sung, sa i nhng mi lin h cha c tnh n. Vic huy ng kin thc, kinh nghim ca cc chuyn gia c th thc hin di nhiu hnh thc phong ph: To m, gi phiu trng cu dn ... Tuy nhin, cn phi ch loi b nhng nhiu trong vic a ra cc kin v quyt nh ca cc chuyn gia, v cc kin c th mang tnh ch quan v cao lnh vc hot ng ca cc chuyn mn khc nhau. + Phng php cy mc tiu (cy quyt nh): L phng php ra quyt nh trong trng hp bt nh "vn c cu trc lng lo", t mc tiu phi gii quyt c xem nh mt "gc cy", bng suy lun logic phi i ti gii quyt cc mc tiu gia v nh hn (nh cc nhnh cy), ng thi tip tc suy lun tng t cho n cc quyt nh c th, c bn c tnh tt yu. Nh phn tch cc mc tiu thnh mt cy mc tiu, ngi lnh o c th lin kt cc mc tiu ca mi cp vi cc phng tin c th t c chng. 4.2.7. Nng cao hiu qu ca quyt nh Nhng nhn t nh hng n cht lng cc quyt nh qun tr Ngi ra quyt nh s l ngi sng sut hon ho khi h hon ton khch quan v khoa hc. H xc nh vn mt cch ng n, bit a ra mc tiu r rng vi nhng phng n v tiu chun rnh mch. Phng n cui cng m h la chn s gii quyt c vn v c li nht cho t chc. Nhng hu ht cc quyt nh qun tr thng gp nhng yu t cn tr hn ch tnh hp l m ngi qun tr khng th khng bit. Nhng yu t l: + Thiu thng tin: Thiu thng tin c th do nhiu nguyn nhn nh: o C thng tin nhng thiu chnh xc. o Nhiu ngi qun tr c xu hng la chn thng tin v n c sn hn l cht lng ca n. o C th c nhng thng tin c cht lng cao nhng li tn thi gian v tin bc, trong khi yu cu v chi ph qun tr thng b gii hn nn c gii hn lun c kh nng tm kim phng n. o C nhng gii hn v kh nng x l thng tin ca tng c nhn.
41

Gio trnh Qun tr hc

+ Ngi ra quyt nh thng c xu hng nhm ln vn vi gii php: Cc vn phi c "nh ngha" mi c th a ra c quyt nh ng gii quyt. Mt vn c nh ngha c ngha l c th hoch nh n v mt ni dung. Nu cha nh ngha c vn m i ngay vo tm cc gii php gii quyt th s tn cng v ch v h t chy giai on, i vo gii quyt cc v vic c th theo ch quan c th s gy r a nhng hiu qu xu, phi tr gi trong thi gian di. + Xu hng nhn thc ca c nhn c th bp mo vn c xc nh: Trnh , kinh nghim, v tr, li ch, s thch,v.v. ca ngi ra quyt nh s khin h tp trung ch vo nhng vn nht nh no m khng ch n nhng vn khc. Nhng yu t tm l, o c, vn ho cng nh hng n cht lng ca cc quyt nh. Khi ta khng tin iu g l s tht th ta khng thy n. Trch nhim khng c, o c khng trong sng s nhn nhn vn sai lch v s ra quyt nh sai lm, lm tn hi n t chc. + C s tn ti ca cc li ch khc nhau gia nhng nh qun tr: iu khin cho h nhn thc vn khc nhau v la chn cc phng n khc nhau. Nhiu khi cc quyt nh cui cng ch l s tho hip dung ho li ch. + Nhng tin l quyt nh trc y gii hn s la chn hin nay. Cc quyt nh c a ra khng phi c tnh ring bit m c lin quan n s la chn trong qu kh, do quyt nh phi thn trng to tin l cho nhng quyt nh sau . 4.2.8. T chc thc hin cc quyt nh qun tr Vic chun b v ra cc quyt nh mi ch l im xut pht trong qu tr nh qun tr. C th ra c cc quyt nh ng v ha hn nhiu kt qu, nhng nu vic t chc thc hin khng tt th nhng quyt nh vn ch c gi tr trn giy t. T chc vic thc hin quyt nh i hi s n lc ln lao ngi lnh o. Ni dung ca giai on ny thng gm cc bc sau y: - Truyn t quyt nh v lp k hoch t chc thc hin: Trc ht, quyt nh cn c nu thnh mnh lnh hay ch th n c hiu lc nh mt vn bn hnh chnh. Trong bn thn quyt nh khng phi ch d tnh lm ci g, m cn phi quy nh ai lm, lm u, khi no lm v lm bng cch no, ai kim tra thc hin quyt nh? bao gi th kim tra v kim tra nh th no? Tt c nhng iu to tin cn thit v t chc thc hin quyt nh. Cn truyn t kp thi, y v chnh xc bng nhng phng php v phng tin ph hp to ra s thng sut v t tng, ng vin mi ngi em ht kh nng, nhit tnh thc hin vi hiu qu cao nht. Vic tuyn truyn, gii thch trong tp th v ngha v tm quan trng ca quyt nh phi c coi trng trong qu trnh truyn t quyt nh n ngi thc hin. Do phi qua nhiu cp, nhiu ngi nn quyt nh c gii thch v bn lun i khi khng cn m bo chnh xc. Mi quyt nh ln i hi mt cng tc t chc ln thc hin m im xut pht l k hoch t chc.K hoch t chc phi xut pht t vic quy nh r gii hn hiu lc ca quyt nh v phi tun theo ng gii hn trong qu trnh thc hin. K hoch
42

Gio trnh Qun tr hc

t chc phi c th v chi tit, ngha l tu theo tnh cht v mc phc tp ca nhim v ra m phn nh ton b khi lng cng vic theo cc i tng v cc khong thi gian. Trong k hoch phi nu r ai lm v bao gi th bt u, lc no th kt thc, thc hin bng phng tin no. Trc khi ch o tin trnh thc hin k hoch cn ch c bit n vn tuyn chn cn b vi s lng cn thit v chuyn mn thch hp. Cn b c la chn phi l ngi c uy tn cao trong nhng vn m h s ch o gii quyt, h phi c giao ton quyn khi ch o thc hin v phi c kh nng tin hnh chc nng kim tra tng ng. Ngi thc hin vic kim tra nht thit khng c dnh lu v li ch vt cht vi i tng b kim tra. K hoch t chc nng ng sao cho vo thi gian nht nh, ti thi im nht nh c th tp trung c lc lng ch yu v gii quyt ng cc khu xung yu. - Kim tra vic thc hin quyt nh Kim tra tnh hnh thc hin quyt nh c vai tr quan trng trong vic bo m cho quyt nh tr thnh hin thc. Thng qua cng tc kim tra ngi lnh o tc ng trc tip, tch cc n hnh vi ca cc cp v cc c nhn thc hin quyt nh, nhc nh trch nhim v ng vin kp thi h hon thnh tt nhim v nh trong k hoch. Thng qua cng tc kim tra, ngi lnh o cn c iu kin pht hin ra cc khu, cc vn cn un nn v iu chnh vic thc hin lun lun i theo qu o nh. Nh vy, t chc tt vic kim tra s em li cho qu trnh thc hin quyt nh s linh hot cn thit, nu khng x hi s chu nhng thit hi ln. Nhng thit hi bao hm nhng s tr tr, sai hng... do quyt nh khng c thc hin ng thi hn hoc do k lut lao ng b vi phm. T , ngi ta thy r mc ch ca vic kim tra khng ch l kp thi pht hin nhng sai lch vi chng trnh nh, m cn kp thi ra nhng bin php khc phc nhng lch lc thy v ngn nga vic xy ra nhng lch lc mi. Vic kim tra c t chc tt s to ra mi lin h ngc tt gip cho qu trnh qun tr thng sut lin tc, kp thi khc phc cc khu yu. - iu chnh quyt nh C nhiu nguyn nhn dn n s cn thit phi iu chnh quyt nh trong qu trnh thc hin chng. Cc nguyn nhn thng l: + T chc khng tt vic thc hin quyt nh + C nhng thay i t ngt do nguyn nhn bn ngoi gy ra. + C sai lm nghim trng trong bn thn quyt nh v mt s nguyn nhn khc. Khng nn do d trong vic iu chnh quyt nh, khi mt tnh hung mi lm cho quyt nh trc y mt hiu lc, khng cn l mt nhn t tch cc m tri li trn mt chng mc no ang tr thnh mt nhn t ph hoi. i vi cc quyt nh c ra trong iu kin bt nh cn d kin trc nhng sa i trong qu trnh thc hin chng, nhng iu kin bt nh th hin ch thng tin khng y khin cho tm d on b thu hp nhng nhim v li yu cu phi ra
43

Gio trnh Qun tr hc

quyt nh m khng cho php ch i cho n khi hon ton c thng tin hiu r tnh hnh. Trong iu kin nh vy, khi ch th qun tr nhn r c tnh hung hay tch lu c kinh nghim cn thit th quyt nh s c sa i. S iu chnh quyt nh khng nht thit ch l do xut hin tnh hung bt li m nhiu khi n c thc hin do pht hin c cc kh nng mi m trc cha c d kin, cc kh nng mi ny nu c nm bt v khai thc kp thi s em li hiu qu cao hn kt qu d nh, v th cn c nhng sa i quyt nh. Ngi lnh o cn c bn lnh v dm chu trch nhim sn sng ng u vi nhng phn i iu chnh quyt nh, trnh tnh trng quyt nh qu li thi, gy tm trng chn chng cho ngi thi hnh. Mt khc, cn phi ch l nhng sa i nh khng cn bn s ch to nn s xo trn v mt t chc, gy ra s mt n nh ca nhim v v dn n nhng thit hi ln hn so vi vic khng sa i. - Tng kt tnh hnh thc hin quyt nh Trong mi trng hp, khng k l quyt nh c c thc hin y v ng hn hay khng, u cn c rt kt qu thc hin quyt nh. Qua vic tng kt, cc tp th, c nhn bit c h lm vic nh th no, t kt qu ra sao, lao ng ca h c tm quan trng nh th no cho x hi. cng l s hc tp thc tin t chnh cng vic ca mnh, gp phn lm phong ph kho tng kinh nghim qun tr, kim tra hiu qu ca qu trnh ra v thc hin quyt nh qun tr. Vic tng kt phi c xem xt chu o tt c cc giai on, phn tch r tt c nhng thnh cng cng sai lm, thiu st. Vic tng kt bao gm nhng ni dung chnh sau y: + nh gi tnh hnh thc hin mc tiu, xc nh r kt qu, cht lng, lun chng v phng hng ca quyt nh. + Pht hin nhng tim nng cha c s dng trong qu trnh thc hin quyt nh. + Phn tch, tm chnh xc cc nguyn nhn ca s chnh lch gia cc ch tiu kinh t + k thut v sn xut x hi so vi mc ra trong quyt nh ban u. + a ra nhng kt lun v kin ngh ci tin i mi c ch qun tr. Tng kt thc hin quyt nh l kt thc chu k qun tr c, m u cho chu k qun tr mi, do khi tng kt cn s dng tng hp cc phng php theo quan im h thng. Cn phi xy dng k hoch tng kt, la chn v kim tra nhng thng tin cn thit, tm ra nhng nguyn nhn thnh cng hoc tht bi v nh gi tng hp C. CU HI N TP 1. Thng tin qun tr l g? Qu trnh thng tin gm nhng bc no? Nhng tr ngi v bin php ci thin trong thng tin gm nhng g? 2. Cc cch truyn t mt thng bo? u, nhc im ca cc cch thc . 3. u, nhc im ca cc thng tin bng vn bn v bng li. 4. Vai tr ca thng tin trong vic ra quyt nh?
44

Gio trnh Qun tr hc

5. Quyt nh qun tr l g? Phn tch tnh khoa hc v ngh thut th hin trong qu trnh ra quyt nh qun tr? 6. Cc chc nng ca quyt nh qun tr? V sao qu trnh ra quyt nh qun tr phi p ng cc yu cu i vi quyt nh qun tr? 7. u, nhc im ca mi m hnh ra quyt nh qun tr? 8. Nhng kh khn thng gp trong qu trnh ra quyt nh qun tr?

45

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 5: CHC NNG HOCH NH A. MC TIU Hiu c chc nng hoch nh Gii thch c nhng li ch ca vic hoch nh Phn bit c cc loi hoch nh trong mt t chc M t cc bc trong tin trnh hoch nh Gii thch c phn tch SWOT Tip cn c cc cng c ph bin trong hoch nh Bit c phng php qun tr bng mc tiu B. NI DUNG 5.1. Khi nim v vai tr ca hoch nh 5.1.1. Khi nim Hoch nh l qu trnh xc nh nhng mc tiu ca t chc v phng thc tt nht t c nhng mc tiu . Ni cch khc, hoch nh l quyt nh xem phi lm ci g, lm nh th no, khi no lm v ai lm ci Hoch nh c lin quan ti mc tiu cn phi t c, cng nh phng tin t c mc tiu nh th no. N bao gm vic xc nh r cc mc tiu, xy dng mt chin lc tng th, nht qun vi nhng mc tiu , v trin khai mt h thng cc k hoch thng nht v phi hp cc hot ng. Mun cho cng tc hoch nh t c kt qu mong mun th n phi p ng c cc yu cu: Khoa hc, khch quan, h thng, nht qun, kh thi, c th, linh hot, ph hp vi hon cnh thc tin. 5.1.2. Phn loi Trn thc t c nhiu loi hoch nh khc nhau c phn chia da theo nhng tiu thc khc nhau, c th l: Phn loi hoch nh theo thi gian: Theo cch phn loi ny, ngi ta chia ra: - Hoch nh di hn: L hoch nh cho thi gian thc hin ko di t 5 nm tr ln. - Hoch nh trung hn: L hoch nh cho khong thi gian t trn 1 nm n di 5 nm. - Hoch nh ngn hn: L hoch nh cho khong thi gian di mt nm. Theo lnh vc kinh doanh: Da vo tiu thc ny, ngi ta chia thnh nhiu loi hoch nh khc nhau nh: Hoch nh ti chnh, hoch nh nhn s, hoch nh vt t, hoch nh sn xut, hoch nh tiu th Theo cp hoch nh: Vi cch phn loi ny, ngi ta chia ra: Hoch nh v m v hoch nh vi m Theo mc hot ng: Vi cch phn loi ny, ngi ta chia ra: Hoch nh chin lc v hoch nh chin thut (hoch nh tc nghip)

46

Gio trnh Qun tr hc

Lu : Vic phn chia cc loi hoch nh theo cc tiu thc trn y ch mang tnh cht tng i. Cc loi hoch nh c quan h qua li vi nhau. Chng hn, hoch nh chin lc c th bao gm c hoch nh di hn v ngn hn. Tuy vy, hoch nh chin lc nhn mnh bc tranh tng th v di hn hn, trong khi hoch nh tc nghip phn ln l nhng hoch nh ngn hn. 5.1.3. Vai tr - Hoch nh cho bit hng i ca doanh nghip. - Hoch nh gim c s chng cho v nhng hot ng lng ph - Hoch nh gip t chc c th thch nghi c vi s thay i ca mi trng bn ngoi. Do vy hoch nh c tc dng lm gim tnh bt n nh ca doanh nghip - Nh c hoch nh m mt t chc c th pht trin tinh thn lm vic tp th. Khi mi ngi trong tp th cng nhau hnh ng v u bit rng mnh mun t ci g, th kt qu t c s cao hn - Hoch nh thit lp nn nhng tiu chun to iu kin cho cng tc kim tra. 5.2. Mc tiu, c s khoa hc v tin trnh ca hoch nh 5.2.1. Mc tiu hoch nh Khi nim Mc tiu l ci ch hay kt qu cui cng m cng tc hoch nh cn t c. Khng c mc tiu hoc mc tiu khng r rng th k hoch s mt phng hng. Thng thng cc doanh nghip khng ch hng ti mt mc tiu m thng l mt h thng cc mc tiu ph thuc v rng buc ln nhau. Trong thc t cc doanh nghip thng gp phi vn t c mc tiu ny th li lm hng hay t nht cng lm phng hi n mc tiu khc. Nh vy, vn la chn mc tiu khng n gin cht no. Vn l ai c quyn xc nh mc tiu v xc nh mc tiu nh th no cho ng l mt chuyn cn phi lm mt cch nghim tc Mun xc nh mc tiu hoch nh mt cch ng n, chng ta cn cn c vo: - Chin lc v sch lc kinh doanh la chn - Kh nng ca mi t chc - Hon cnh khch quan bn ngoi t chc - i hi ca cc quy lut (kinh t, chnh tr, x hi,) khch quan Phng php xc nh mc tiu: C nhiu phng php xc nh mc tiu. y cn phi gii quyt t nht hai vn : ai xc nh v xc nh nh th no - i vi hoch nh chin lc th mc tiu thng c ngi lnh o cao nht hay ban lnh o cao nht quyt nh, cn hoch nh tc nghip th mc tiu do chnh lnh o ca mi b phn chu trch nhim - Tr li cu hi xc nh mc tiu nh th no, chng ta thy c my phng php ch yu sau: + Phng php cn c vo nhim v c giao
47

Gio trnh Qun tr hc

+ Phng php tp th thng qua quyt nh mc tiu + Phng php logic + Phng php kinh nghim Quy trnh xc nh mc tiu hoch nh: C nhiu cch xc nh mc tiu nhng nhn chung quy trnh xc nh mc tiu trong cng tc hoch nh thng tun theo cc bc c bn sau: + Xc nh nhim v chung + Nghin cu v thu thp thng tin + Xc nh cc mc tiu + nh gi v sng lc nhng mc tiu c la chn + Quyt nh la chn mc tiu 5.2.2. C s khoa hc ca hoch nh Xc nh ng n nhng c s khch quan cn thit v tt yu l mt i hi khch quan trong cng tc hoch nh. C s khoa hc ca hoch nh l nhng tin phi c t trc m thiu chng cng tc hoch nh s khng khoa hc v s l tr ngi cho vic t chc v thc hin ca cng tc ny Nhng c s khoa hc ch yu: + Mc tiu v quyt tm thc hin mc tiu ra + Phn cp v quyn hn v trch nhim trong t chc + i hi ca cc quy lut khch quan chi phi hot ng qun tr trong lnh vc hoch nh 5.2.3. Tin trnh ca hoch nh Thc hin mt tin trnh hoch nh cht ch l mt yu t quan trng lm cho hoch nh hu hiu. C nhiu cch sp xp v trnh by cc bc ca tin trnh hoch nh, nhng nhn chung c 8 bc c bn nh sau:
Nhn thc nhng vn chung Xy dng cc mc tiu Xem xt cc tin ca hoch nh X/dng cc chin lc pht trin

iu chnh, lp li tin trnh H/nh

Kim tra, nh gi kt qu

Lp cc chng trnh hnh ng

X/dng cc KH tc nghip

Tin trnh ca hoch nh - Nhn thc nhng vn chung:

48

Gio trnh Qun tr hc

tin hnh vic hoch nh, iu u tin m chng ta cn quan tm l phi nhn thc c nhng vn chung. C rt nhiu vn lin quan n hot ng sn xut kinh doanh cn phi c nhn thc ng. Chng ta cn nh gi mt cch chnh xc nhng im mnh, im yu ca doanh nghip cng nh cc c hi v nguy c ang v s din ra, nhng thun li hoc bt li no i vi doanh nghip. Chng hn nh t chc phi xc nh v th cnh tranh ca mnh trn th trng; cc ngun lc pht trin ca t chc (nng lc qun tr nh th no? Vn ca ta mnh hay yu? Trnh k thut v cng ngh tin tin hay ang lc hu? i ng cng nhn c lnh ngh khng?, ) nh gi cc c hi v nguy c t nhiu pha cho php cc nh qun tr nhn bit c cc yu t thun li cng nh ri ro c th xy ra. Cc yu t to ra mi trng kinh doanh ca doanh nghip l rt nhiu, nhng c th chia chng thnh hai nhm: l mi trng v m v mi trng vi m S nhn thc ng n nhng vn chung ang xy ra chnh l iu kin quan trng thc hin tt cc bc tip theo ca tin trnh hoch nh. - Xy dng cc mc tiu. Sau khi t chc nhn thc c nhng vn chung th bc tip theo ca tin trnh hoch nh chnh l xy dng cc mc tiu cho t chc. y chnh l kt qu mong mun cui cng ca t chc ti mt thi im nht nh. Xc nh cc tin ca hoch nh. Trong h thng qun tr c chia thnh nhiu cp. Trong mt cng ty thng chia thnh 3 cp: cp cao, cp trung v cp thp. Mun xy dng k hoch ca mi cp phi da trn cc cn c quan trng: k hoch ca cp trn; k hoch ca doanh nghip cc nm trc v nhu cu th trng. + K hoch cp trn. K hoch ca cp trn c hiu l cp trn gn nht. V d: mun xy dng k hoch ca cp thp phi cn c vo k hoch cp trung; xy dng k hoch ca cp trung phi cn c vo k hoch ca cp cao; xy dng k hoch cp Cng ty phi cn c k hoch Tng cng ty, Trong nn kinh t th trng, k hoch cp trn mang tnh cht hng dn nhiu hn l tnh bt buc nh trong c ch tp trung quan liu bao cp trc y. Mi s thin lch v mt pha hoc qu nhn mnh tnh bt buc hoc khng bt buc (tham kho) u dn n s thit hi cho nn kinh t ni chung v cho doanh nghip ni ring. + Cc k hoch trc . Cng l mt cn c khng km phn quan trng, bi v khi xem xt cc s liu k hoch ca nhiu nm trc cho php ta bit nhng kh nng ca doanh nghip hin c v xu hng pht trin ca s vic trong tng lai. + Cn c vo nhu cu th trng. C nhiu loi: th trng cnh tranh hon ton, th trng bn c quyn v th trng c quyn, mi loi c nhng c im ring. Tuy nhin, cc doanh nghip quan tm nht vn l lng cu ca th trng v xu hng ca ngi tiu dng, l cn c quan trng bc nht m cc nh hoch nh cn nhm ti. Nh vy, doanh nghip va phi bit v s lng hng ho v dch v cn p ng va phi
49

Gio trnh Qun tr hc

bit xu hng pht trin nhu cu ca ngi tiu dng trong tng lai tha mn, bi v cc nh sn xut khng th bn nhng g mnh c m phi bn nhng g m con ngi cn T cc cn c trn vi phng php d on, d bo doanh nghip i n nhng quyt nh v cc chin lc pht trin; xy dng cc k hoch trong tng lai, trong phn nh: s lng, cht lng sn phm; k thut v cng ngh; cc chi ph; lng cho nhn vin; thu phi np; u t mi, Xy dng cc chin lc pht trin. m bo cc mc tiu c thc hin, bc tip theo rt quan trng l nh qun tr phi tm kim c cc chin lc pht trin ph hp vi cc tin (iu kin) cho php. iu , bt buc doanh nghip phi xy dng nhiu phng n chin lc khc nhau la chn, v trong mi phng n u cha ng nhng u, nhc im nht nh. Phng n ti u khng c hiu l phng n hon ho m nn hiu l phng n c nhiu u im nht so vi cc phng n trong iu kin cho php. S la chn phng n ti u c th tin hnh bng cc phng php sau: Phng php phn tch, phng php thc nghim v phng php theo kinh nghim. Xy dng cc k hoch tc nghip. Bao gm nhiu k hoch, n quyt nh nhiu vn trn nhiu lnh vc khc nhau nh: sn xut, cht lng, ti chnh, vt t thit b, thu kha, o to nhn vin, tip th, nghin cu v pht trin, nhm trin khai cc k hoch chin lc. Lp cc chng trnh hnh ng c th. Cc chng trnh hnh ng c th c lp ra tt c cc cp trong t chc. Trong qui nh b phn lng o; cc phng, ban, t cng tc, lm nhng nhim v g vi thi lng bao nhiu cho mi cng vic c th. Kim tra nh gi kt qu. Kim tra, nh gi l mt hot ng c trng ca qun tr. Kim tra, nh gi phi tin hnh thng xuyn v lin tc, nhm bit c nhng kt qu t c ng thi pht hin nhng sai st, khim khuyt kp thi khc phc iu chnh. iu chnh, lp li qu trnh hoch nh. iu chnh l mt hot ng tt yu, bi v sai st v khim khuyt mt khu no trong qu trnh thit lp v t chc thc hin k hoch thng xy ra kh ph bin. C th iu chnh khu k hoch hoc khu t chc thc hin, nhng d iu chnh khu no cng nhm to ra trng thi n nh v pht trin ca t chc chc, khng v mc ch thnh tch hoc c nhn no khc. Hoch nh l mt tin trnh khp kn, t bc u tin n bc cui v tip tc c nh vy cho sut qu trnh hnh thnh v pht trin ca mt t chc. S lp li qu trnh hoch nh c th do hon thnh xong mt k hoch, lp li vng mi, nhng cng c th do k hoch trc b ph sn hon ton phi lp li ngay t bc u. 5.3. Cc cng c hoch nh chin lc 5.3.1. Ma trn pht trin tham gia th trng (BCG) Nhm t vn Boston (Boston Consulting Group), mt cng ty t vn v qun tr
50

Gio trnh Qun tr hc

pht trin v ph bin mt nghin cu mang tn Ma trn pht trin v tham gia th trng c p dng kh thnh cng trong cng vic hoch nh chin lc i vi cc cng ty ln (Hnh 6.4). Cc cng ty ny c nhiu chi nhnh v c nhng n v kinh doanh chin lc (SBU - Strategic Business Units). l nhng n v kinh doanh c t chc cho mt sn phm hay mt nhm sn phm bn cho cng mt b phn khch hng v chng vi cng mt i th cnh tranh. Cng c ny gip cho nhng ngi qun tr cc SBU c c phng hng trong hoch nh chin lc. Trong ma trn BCG trc tung ch t l tng trng ca th trng i vi ngnh hoc sn phm kinh doanh. Cc SBU no c t l tng trng th trng trn 10% c xem l cao, di 10% l thp. Trc honh ch th phn tng i ca SBU so vi i th cnh tranh mnh nht. cc v tr 0,1X, 1X, 10X th phn ca SBU bng 10%, bng v gp 10 ln i th mnh nht. Cch biu hin th phn tng i nh trn cho chng ta thy ngay v th ca cc ngnh kinh doanh hoc sn phm kinh doanh (SBU) ca doanh nghip so vi i th mnh nht. Mi SBU c tng trng bng mt vng trn m kch thc ca n th hin tm c hot ng ca mi SBU. V tr ca vng trn ch ra sut tng trng v th trng v phn tham gia th trng ca n. Ma trn pht trin tham gia th trng c chia lm 4 ch nht, mi th hin mt v th khc nhau ca cc SBU. Du hi (Question Marks) ny ch hot ng kinh doanh ca cng ty trong mt th trng c mc tng trng cao nhng li c phn tham gia th trng thp. Phn ln cc hot ng kinh doanh bt u t Du hi khi cng ty th i vo mt th trng c mc tng trng cao nhng c ngi dn u ri. Hot ng ca cc SBU du hi i hi rt nhiu tin vn v cng ty phi thm vo cc nh my, trang b v nhn s p ng vi s tng trng nhanh ca th trng. Cng ty phi suy ngh n o trong vic liu c nn tip tc tin vo hot ng kinh doanh ny khng? Ngi sao (Stars) Nu hot ng Du hi thnh cng, SBU s thnh mt Ngi sao, l ngi dn u trong mt th trng c tng trng cao. Cng ty phi dng mt ngun vn ng k SBU ny ng vng th trng c mc tng trng cao v chng li s cnh tranh ca cc i th. Cc SBU Ngi sao thng c kh nng sinh li v s tr thnh SBU Con b sinh li trong tng lai. Con b sinh li (Cash cows) Khi sut tng trng ca th trng hng nm gim xung di 10% th SBU Ngi sao tr thnh Con b sinh li nu n vn cn c phn tham gia th trng tng i ln. Mt Cash cow sn sinh ra rt nhiu tin ca m khng cn doanh nghip phi cung cp nhiu ngun lc ti chnh cho n v sut tng trng ca th trng gim xung. Trong trng hp cc Cash cow bt u mt dn i phn tham gia th trng
51

Gio trnh Qun tr hc

tng i ca n, doanh nghip cn phi cung cp tin cho SBU ny duy tr v tr dn u ca n v phn tham gia th trng. Nu khng, cc Cash cow c th tr thnh mt Con Ch (Dog). Con ch (Dogs) L cc SBU c phn phn chia th trng yu (thp) trong mt th trng c sut tng trng chm. Ni chung, cc SBU ny sinh ra li nhun rt thp hoc b l khng ln. Doanh nghip cn xem xt vic c nn duy tr nhng n v kinh doanh ny khng. Cc Dogs tiu xi tin nong v sc lc, thi gian qun l n nhiu hn s xng ng ca n.

Nhim v tip theo l xc nh mc tiu, chin lc v ngn sch giao ph cho cc SBU. C bn chin lc la chn l: (a) Xy dng (Build): l mc tiu nhm tng phn tham gia th trng cho SBU. N thch hp vi cc SBU Du hi, phn phn chia th trng ca chng phi tng ln nu chng mun tr thnh cc Ngi sao. (b) Duy tr (Hold): l mc tiu nhm gi gn phn tham gia th trng ca cc SBU. Mc tiu ny thch hp cho cc SBU mnh Cash cow nu chng mun tip tc sinh ra tin cho doanh nghip.
52

Gio trnh Qun tr hc

(c) Gt hi ngay (Harvest): mc tiu ny nhm tng cng lng tin mt ngn hn ca cc SBU bt chp cc hu qu, tc ng lu di. Chin lc ny thch hp vi cc SBU yu Cash cow c tng lai m nht. vi cc SBU Du hi v cc con ch. (d) Loi b (Divest): y l mc tiu nhm bn i hoc thanh l loi b cc hot ng kinh doanh v ngun lc s c s dng tt hn ni khc. N thch hp vi cc SBU con ch hoc du hi ang hot ng nh mt vt cn i vi li ch ca doanh nghip. 5.3.2. Ma trn SWOT Ma trn SWOT l cng c kt hp quan trng c th gip cho cc nh qun tr pht trin 4 loi chin lc: (1) Chin lc im mnh c hi (SO); (2) Chin lc im yu c hi (WO); Chin lc im mnh nguy c (ST); v Chin lc im yu nguy c (WO). (1) Chin lc SO L chin lc s dng nhng im mnh bn trong ca doanh nghip tn dng nhng c hi bn ngoi. Tt c cc nh qun tr u mong mun t chc ca h vo v tr m nhng im mnh bn trong c th c s dng li dng nhng xu hng v bin c ca mi trng bn ngoi. Thng thng cc t chc s theo ui cc chin lc WO, ST hay WT c th vo v tr m h c th p dng cc chin lc SO. Khi doanh nghip c nhng im yu ln th n s c gng vt qua, lm cho chng tr thnh nhng im mnh. Khi mt t chc phi i u vi nhng mi e do quan trng th n s tm cch trnh chng c th tp trung vo nhng c hi. (2) Chin lc WO L chin lc nhm ci thin nhng im yu bn trong bng cch tn dng nhng c hi bn ngoi. i khi nhng c hi ln bn ngoi ang tn ti, nhng doanh nghip c nhng im yu bn trong ngn cn n khai thc nhng c hi ny. (3) Chin lc ST L chin lc s dng cc im mnh ca doanh nghip trnh khi hay gim i nh hng ca nhng mi e do bn ngoi. iu ny khng c ngha l mt t chc hng mnh lun lun gp phi nhng mi e do t bn ngoi. (4) Chin lc WT L cc chin lc phng th nhm lm gim i nhng im yu bn trong v trnh khi nhng mi e do t bn ngoi. Mt t chc i u vi v s mi e do bn ngoi v
53

Gio trnh Qun tr hc

nhng im yu bn trong c th khin n lm vo hon cnh khng an ton cht no. Trong thc t, mt t chc nh vy phi u tranh tn ti, lin kt, hn ch chi tiu, tuyn b ph sn hay phi chu v n. Lp mt ma trn SWOT bao gm cc bc sau: 1. Lit k cc im mnh ch yu bn trong t chc 2. Lit k cc im yu bn trong t chc 3. Lit k cc c hi ln bn ngoi t chc 4. Lit k cc e do quan trng bn ngoi t chc 5. Kt hp im mnh bn trong vi c hi bn ngoi v ghi kt qu ca chinlc SO vo thch hp 6. Kt hp im yu bn trong vi c hi bn ngoi v ghi kt qu ca chinlc WO vo thch hp 7. Kt hp im mnh bn trong vi mi e do bn ngoi v ghi kt qu ca ST vo thch hp 8. Kt hp im yu bn trong vi nguy c bn ngoi v ghi kt qu ca chinlc WT vo thch hp Mc ch kt hp trong 4 bc cui cng l ra cc chin lc kh thi c th chn la ch khng phi la chn hay quyt nh chin lc no l tt nht. Do , khng phi tt c cc chin lc c pht trin trong ma trn SWOT u c la chn thc hin. Hoch nh chin lc v hoch nh tc nghip. 5.4.1. Hoch nh chin lc Chin lc l nhm cc hnh ng ch yu c chn la v thc thi t mc tiu ca t chc. Thch thc ch yu i vi cc nh qun tr l phi xy dng cc chin lc m t nht l c o vi khch hng v khc bit vi chin lc ca cc i th cnh tranh. Chin lc s c tc ng to ln khi n quyt nh v tr ca t chc trn mt hoc nhiu kha cnh so vi i th cnh tranh Hoch nh chin lc l qu trnh ra nhng quyt nh di hn, xc nh ra con ng pht trin ca cng ty trong nhng khong thi gian nht nh, nhm lin kt cc n lc ca cng ty hng ti mc tiu. C nhiu loi chin lc: chin lc tm cng ty, chin lc tm kinh doanh v chin lc cp chc nng. Cc chin lc tm cng ty. Bao gm c cc loi sau: Chin lc hp nht v pha trc (Chin lc hp nht vi khch hng ngi mua). L chin lc xm nhp vo cc lnh vc kinh doanh chin lc ca khch hng ngi mua. Chin lc ny thc y s hp tc cht ch gia cng ty v cc khch hng ch yu. Trn thc t cc cng ty thng s dng cc hnh thc lin doanh, lin kt vi khch hng ca mnh, nhm ti thiu ho ri ro t pha ngi mua. 5.4.
54

Gio trnh Qun tr hc

Chin lc hp nht v pha sau (chin lc hp nht vi ngi cung cp). L chin lc xm nhp vo cc lnh vc kinh doanh chin lc ca ngi cung cp. Chin lc ny thc y s hp tc gia cng ty vi ngi cung cp ch yu. Hin cc cng ty thng s dng cc hnh thc lin doanh, lin kt vi ngi cung cp, nhm ti thiu ha ri ro t pha ngi cung cp. Chin lc hp nht theo chiu ngang (Chin lc hp nht vi i th cnh tranh). L chin lc pht trin theo chiu hng st nhp cc i th ang cnh tranh vi nhau. Chin lc ny dn n nguy c c quyn, lm thit hi cho ngi tiu dng. Chin lc a dng ha ng tm (Chin lc a dng ha bng cc sn phm hay dch v lin kt). Chin lc ny nhm m rng cc sn phm hoc dch v c lin quan chc ch ti cc sn phm ca cng ty, hoc c qui trnh cng ngh tng t, hoc c cng nhm khch hng hoc cng chung th trng tiu th sn phm ca cng ty; bng cch lin kt, st nhp, mua li hoc thnh lp n v mi. Chin lc a dng ha kt khi (Chin lc m rng kinh doanh sang lnh vc khc). Nhm a dng ha ngnh ngh kinh doanh, tng t nh chin lc a dng ha kinh doanh tm kinh doanh. thc hin chin lc ny, cc cng ty thng p dng cc bin php hoc thn tnh cng ty khc, hoc u t vo d n mi. Cc chin lc tm kinh doanh Chin lc xm nhp th trng. L chin lc tm kim cc c hi pht trin trong cc th trng m danh nghip ang hot ng vi nhng hng ho v dch v hin c. Hay ni cch khc doanh nghip tm kim phng cch lm tng th phn nh: gim gi bn, khuyn mi, thay i qung co, qung b, khuych trng cc ca hng gii thiu v bn sn phm, m thm i l bn hng, Chin lc m rng th trng. Bao hm vic tm kim th trng mi cho nhng sn phm hin c nh: tm nhng khu vc th trng mi m lu nay doanh nghip cha bao gi n ; tm nhng th trng mc tiu mi; tm nhng n gi tiu dng mi, Chin lc pht trin sn phm. Bao gm pht trin sn xut nhng sn phm mi hon ton m lu nay doanh nghip cha h sn xut; hay ci tin nhng sn phm hin c bng cc ci tin v cht lng, mu m, tnh nng s dng ca sn phm, thay i bao b, qui cch v kch c ng gi bao b, Chin lc a dng ha kinh doanh. Gm kinh doanh nhiu hng ha v dch v trn nhiu lnh vc khc nhau nhm phn tn nhng ri ro do qu tp trung mt hoc mt s mt hng hoc dch v khi c s tc ng ca mi trng kinh doanh bt li lm cho doanh nghip b thua l khng th chuyn i kp. Chin lc cp chc nng. Bao gm chin lc ca cc b phn thc hin cc chc nng qun tr nh: chin lc b phn sn xut, marketing, qun tr ngun nhn lc, qun tr ti chnh, b phn k thut v nghin cu, Nhng chin lc tng loi.

55

Gio trnh Qun tr hc

Do gio s M. Peter ca trng i hc Harward (M) xng mt phng php c th thay th cho ma trn pht trin va nu trn. Ni dung ch yu 3 chin lc tng loi ca gio s M. Perter c trnh by nh sau: Chin lc dn u h gi (hay chin lc cnh tranh v gi). Chin lc ny i hi cc doanh nghip phi tm mi cch h gi thnh sn phm bn vi gi lun thp hn i th cnh tranh. y l chin lc cnh tranh ph bin m chng ta thng bt gp bt k ni no trong thc t. Chin lc vt tri (hay cn gi l chin lc cnh tranh v cht lng, mu m, tnh nng mi). N i hi cc doanh nghip lun ci tin cht lng, mu m v tnh nng mi ca hng ha mnh phi khc bit vi i th cnh tranh. Chin lc tp trung (hay chin lc u tin cho loi khch hng hay sn phm). Chin lc tp trung u tin cho mt hoc mt s khch hng theo tiu thc phn chia theo quc tch, a l, knh phn phi hay mt phn ring bit ca mt hng. 5.4.2. Hoch nh tc nghip L qu trnh ra cc quyt nh ngn hn, chi tit v ni dung cc cng vic; cc bin php, phng php tin hnh, nhm c th ho cc chin lc. Theo J.Storner, h thng hoch nh ca t chc bao gm: Cc mc tiu Cc k hoch chin lc Cc k hoch hot ng.

Cc k hoch chuyn bit

Cc k hoch tiu chun

Nhn chung k hoch tc nghip c th phn loi thnh k hoch thng xuyn v k hoch khng thng xuyn (n dng). K hoch thng xuyn K hoch thng xuyn c hoch nh gii quyt nhng vn xy ra thng xuyn, lp i lp li. K hoch thng xuyn hng vo vic to ra tnh n nh v duy tr s cn i trong t chc. Thm vo , k hoch thng xuyn m bo thch ng vi cc tnh hung mang tnh chu k, iu ny rt quan trng trong mi t chc. K hoch thng xuyn: l k hoch gii quyt mc tiu v nhng vn xy ra thng xuyn trong t chc. K hoch thng xuyn bao gm nhng chnh sch, nhng th tc v quy tc.
56

Gio trnh Qun tr hc

Chnh sch l nhng hng dn chung, t ra nhng nh hng gii quyt nhng nh hng no m t chc thng gp phi. Chnh sch hng dn nh qun tr ra quyt nh trong cc tnh hung thng xuyn xy ra. Hu ht cc n v ca t chc s hnh thnh nhng chnh sch quyt nh c iu kin hnh thnh. Th tc l hnh thc th hai ca k hoch thng xuyn. Th tc chuyn bit hn v mang tnh nh hng hnh ng hn chnh sch. Th tc cung cp nhng ti liu thc hin mt khi cng vic trn vn. Th tc: a ra nhng hng dn chuyn bit v cch thc tin hnh cc hnh ng. Quy nh: L mt hnh thc k hoch thng xuyn chnh xc nht ca t chc. Quy nh khng phi cung cp nhng hng dn cho vic ra quyt nh ca t chc, tri li n cung cp nhng quy tc chi tit v chuyn bit cho hnh ng. Quy nh ra nhng quy tc chi tit v chuyn bit cho hnh ng. K hoch n dng K hoch n dng c pht trin cho nhng tnh hung ring bit ca t chc, l k hoch s dng mt ln cho tnh hung ring bit v khng lp li. K hoch n dng: K hoch gii quyt nhng tnh hung mi khng lp li ca t chc. C 3 loi k hoch n dng: Chng trnh, d n v ngn sch: Chng trnh: l mt loi k hoch n dng m t mt tng th nhng hnh ng lin quan vi nhau nhm hon thnh mc tiu c th. K hoch phc ho nhng bc i quan trng v nhng hnh ng chuyn bit cn thit thc hin mc tiu c th c chng trnh m t tng i chi tit. D n: D n hng kt qu vo cc c nhn v nhm lm vic c th. D n t tng hp v c phm vi hp hn chng trnh, thng nh trc ngy mc tiu c hon thnh. Ngn sch: l hnh thc cui cng ca k hoch n dng. Ngn sch thng c xem nh mt phn cu thnh ca hoch nh hiu qu v ngn sch chuyn bit v ngun ti chnh. Thm vo , ngn sch phc v nh mt h thng kim sot ti chnh thc hin d n. Mi quan h gia hoch nh chin lc v hoch nh tc nghip Mc d khc nhau nhng hoch nh chin lc v hoch nh tc nghip khng th pht trin tch ri nhau. Thc ra c hai loi hoch nh u trin khai t mc tiu chung. T chc s dng hoch nh t trn xung hay t di ln, kt qu s pht trin mt h thng cc k hoch n l, chng c hnh thnh trong mt th thng nht. Hoch nh tc nghip ca tng n v c th u phi nhm thc hin tt c nhng g trong hoch nh chin lc ca t chc.

57

Gio trnh Qun tr hc

Nhng du hiu gip chng ta phn bit gia Hoch nh chin lc v Hoch nh tc nghip Cc tiu thc 1- Tnh cht ca quyt nh Hoch nh chin lc Hoch nh tc nghip

Chi phi ton din v Chi phi cc b v trong trong thi gian di. thi gian ngn. Bin i Xc nh

2- Mi trng thc hin 3- Cp quyt nh.

Thng l qun tr vin Thng l qun tr vin cp cao cp thp Khi qut vn Phn tch c th, t m

4- Kh nng ca ngi ra quyt nh 5- Thi gian s dng 6- Ri ro nu xy ra 7- Mc ch ca quyt nh Di hn (>1nm). Ln nh hng pht trin. Ngn hn (<=1 nm) Hn ch Phng tin thc hin chin lc

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

C. CU HI N TP Th no l hoch nh? Cc cch phn loi hoch nh? Tin trnh hoch nh gm nhng bc no? Cc cng c dng trong vic hoch nh? Hoch nh chin lc. c im ca hoch nh chin lc? Cc loi hoch nh chin lc? Hoch nh tc nghip. c im ca hoch nh tc nghip? Cc loi hoch nh tc nghip? Hy chn mt tnh hung qun tr v lp bng phn tch SWOT. Sau th a ra nhng khuyn co hoc ngh cn thit.

58

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 6 : CHC NNG T CHC A. MC TIU Hc xong chng ny, sinh vin c th: - Hiu c khi nim t chc vi vai tr l mt chc nng ca qun tr - nh ngha c c cu t chc. Nguyn tc thit k c cu t chc. - Gii thch c tm quan trng ca vic xy dng b my qun tr trong mt t chc. - Bit c cc cch thit k c cu t chc. u, nhc im ca mi c cu t chc v phm vi p dng. - Hiu c khi nim tm qun tr. Khi nim tp quyn v phn quyn, y quyn trong qun tr. B. NI DUNG 6.1. Khi nim, mc tiu v nguyn tc ca cng tc t chc 6.1.1. Khi nim v tm quan trng ca cng tc t chc Khi nim: Theo Barnard th t chc l mt h thng nhng hot ng hay n lc ca hai hay nhiu ngi c kt hp vi nhau mt cch c thc. Cng tc t chc l vic xc nh nhng chc nng nhim v v quyn hn ca mi ngi, mi b phn v mi quan h gia h trong qu trnh lao ng vi nhau sao cho cc c nhn v b phn c th phi hp vi nhau mt cch tt nht thc hin mc tiu chin lc ca t chc. Tm quan trng ca cng tc t chc: Mi quyt nh, mi k hoch, mi qu trnh lnh o v kim tra s khng tr thnh hin thc hoc khng c hiu qu nu khng bit cch t chc khoa hc vic thc hin n. T chc khoa hc trong vic xy dng b my s bo m n np, k cng, tnh t chc, tnh k lut, tnh khoa hc, tc phong cng tc, s on kt nht tr, pht huy c ht nng lc s trng ca mi c nhn v mi b phn trong n v. Ngc li khi b my t chc khng khoa hc, khng mang tnh h thng, khng nng lc chuyn mn c th lm cho cc hot ng qun tr km hiu qu, n y trch nhim, tranh cng li, thiu bn lnh, khng quyt on, khng tn dng c c hi v thi c khi n xut hin v lng tng b ng khi phi i ph vi cc nguy c. Khng bit cch t chc cc cng vic mt cch khoa hc c th lm hng cng vic, lng ph cc ngun ti nguyn, nh mt c hi, lm cho t chc b suy yu. Vi chc nng to khun kh c cu v nhn lc cho qu trnh trin khai cc k hoch, cng tc t chc c ngha c bit quan trng, quyt nh phn ln s thnh bi ca t chc. Mt t chc lm tt chc nng ny s hot ng c hiu qu trong mi tnh hung phc tp. Cng tc t chc gm nhng ni dung ch yu l: - Xy dng v hon thin b my cng c cu qun tr bao gm vic phn chia doanh nghip thnh cc b phn khc nhau v xc nh nhim v cho tng b phn.
59

Gio trnh Qun tr hc

- Lin kt hot ng ca cc c nhn, b phn v lnh vc hot ng thnh mt th thng nht hnh ng t mc tiu qun tr c ra. - Thit k qu trnh thc hin cng vic, lm cho c cu qun l c xy dng c th vn hnh c trong thc t thng qua vic xy dng ni quy, quy ch trong hp tc ni b. - Xy dng mt i ng cn b qun tr gii v chuyn mn, nhit tnh v trch nhim trong cng tc, on kt gn b v gip nhau cng hon thnh nhim v c giao. 6.1.2. Mc tiu ca cng tc t chc Khi chng ta thnh lp mt doanh nghip, th mt trong nhng cng vic phi lm l xc nh c cu t chc, phn chia trch nhim v quyn hn cho cc c nhn v b phn trong t chc . Khi chng ta mun thit k mt sn phm mi, chng ta cng phi bit cch t chc gii quyt cng vic ny. Nh vy, mc tiu ca cng tc t chc trong cc trng hp trn l gii quyt nhng nhim v c th Mc tiu ca chc nng t chc l to nn mt mi trng ni b thun li cho mi c nhn, mi b phn pht huy c nng lc v nhit tnh ca mnh, ng gp tt nht vo vic hon thnh mc tiu chung ca t chc. Nhng mc tiu c th v mt t chc thng l: - Xy dng mt b my qun tr gn nh v c hiu lc - Xy dng n np vn ho ca t chc lnh mnh - T chc cng vic khoa hc - Pht hin, un nn v iu chnh kp thi mi hot ng yu km trong t chc - Pht huy ht sc mnh ca cc ngun ti nguyn vn trong t chc - Lm cho t chc thch ng vi mi hon cnh thun li cng nh kh khn bn trong v bn ngoi 6.1.3. Cc nguyn tc t chc qun tr: - Nguyn tc thng nht mnh lnh: Nguyn tc thng nht mnh lnh cho rng cp di ch c mt cp trn duy nht. Cp di c bn phn phi bit ai ch huy mnh v mnh phi bo co vi ai, ni mt cch khc l cp di ch c mt cp trn trc tip v duy nht. Theo nguyn tc ny, s gim thiu s ln xn trong t chc bi n xc nh ai a ra quyt nh v ai thc hin, nu khng s dn n nhng vn nghim trng v tinh thn v nng sut lao ng. - Nguyn tc gn vi mc tiu: B my ca doanh nghip phi ph hp vi mc tiu. Mc tiu chnh l c s xy dng b my t chc ca doanh nghip. - Nguyn tc cn i: Cn i gia quyn hnh v trch nhim, cn i v cng vic gia cc n v vi nhau. S cn i s to s n nh trong doanh nghip v phi c s cn i trong m hnh t chc doanh nghip ni chung. - Nguyn tc hiu qu: B my t chc phi xy dng trn nguyn tc gim chi ph.

60

Gio trnh Qun tr hc

- Nguyn tc linh hot: B my qun tr phi linh hot c th i ph kp thi vi s thay i ca mi trng bn ngoi v nh qun tr phi linh hot trong hot ng c nhng quyt nh p ng vi s thay i ca t chc. 6.2. Mt s c s trong cng tc t chc 6.2.1. Tm hn qun tr Tm hn qun tr hay cn gi l tm hn kim sot, n ni ln kh nng qun tr (kim sot) tt ca mt qun tr vin i vi thuc cp. V d: mt qun tr vin kim sot tt c 10 nhn vin gi l tm hn qun tr 10; kim sot tt c 15 ngi gi l tm hn qun tr 15, v tm hn qun tr 15 rng hn tm hn qun tr 10. Nhng li ch ca tm hn qun tr rng - Tm hn qun tr rng s lm gim c chi ph cho qun tr. - Tm hn qun tr rng b my qun tr gn nh, lm cho cng tc lnh o, kim tra kim sot c d dng hn. Bi v tm hn qun tr rng s gim s lng cn b qun tr, t cc mi quan h t, qu trnh lnh o, kim tra kim sot c thun tin d dng, phc tp hn Tm hn qun tr rng hay hp khng hon ton ph thuc vo nng lc qun tr ca ngi qun tr m cn ph thuc tnh ng nht cng vic ca i tng qun tr. Nu tnh ng nht cng vic ca i tng qun tr cng cao th tm hn qun tr cng rng, ngc li th tm hn qun tr s hp. Hoa k ngi ta c kt kinh nghim mi qun tr vin c th qun tr (kim sot) tt c: + T 4 n 7 ngi: khi nhim v khc nhau. + T 8 n 20 ngi: khi nhim v tng i ng nht. + T 21 n 41 ngi: khi nhim v ng nht, v d nh mt lp hc chng hn. T chng ta c th rt ra bi hc kinh nghim. nng cao tm hn qun tr ngi ta c th tin hnh bng nhiu cch, nhng trc ht v cn thit l phi nhm gp nhng thnh vin c nhng nhim v gn hoc ng nht vi nhau chung mt nhm, to thun li cho ngi lnh o ca nhm kim sot tt cng vic, nng cao tm hn qun tr v hiu qu qun tr. 6.2.2. Quyn hn trong qun tr Khi nim v bn cht ca quyn hn Quyn hn l quyn t ch trong qu trnh quyt nh v quyn i hi s tun th quyt nh. Quyn hn gn lin vi mt v tr (hay chc v) qun tr nht nh trong c cu t chc. Quyn hn ca mt v tr qun tr s c giao ph cho ngi no nm gi v tr v nh vy n khng lin quan n nhng phm cht c nhn ca ngi cn b qun tr. Bn cht ca quyn hn trong cc quyt nh v qun tr l ai, c (hay c) quyn g i vi ai, u, cng nh vo lc no v n cng c ngha l ai phi phc tng qun l v iu hnh ca ai. Quyn hn th hin kh nng trong vic ra quyt nh v iu khin hot ng ca ngi khc.
61

Gio trnh Qun tr hc

Quyn hn l cht kt dch trong c cu t chc, l si dy lin kt cc b phn vi nhau, l phng tin m nh cc nhm hot ng c t di s ch huy ca mt nh qun tr v s phi hp gia cc n v c th c nng cp dn. N chnh l cng c nh qun tr c th thc hin quyn t ch v to ra mt mi trng thun li cho vic thc hin nhim v ca tng ngi. Trong t chc quyn hn c chia lm hai loi: quyn hn trc tuyn v quyn hn tham mu.. - Quyn hn trc tuyn l quyn hn cho php ngi qun tr ra quyt nh v gim st trc tip i vi cp di. Mi nh qun tr vi quyn hn trc tuyn c quyn ra quyt nh cho cp di trc tip v nhn bo co t h. - Quyn hn tham mu: bn cht ca mi quan h tham mu l c vn. Chc nng ca cc tham mu l iu tra, kho st, nghin cu, phn tch v a ra nhng kin t vn cho ngi qun tr trc tuyn m h c trch nhim phi quan h. Do tnh cht phc tp ca cc hot ng v ca mi trng nn cc nh qun tr khi ra quyt nh lun cn nhng kin thc ca cc chuyn gia trong cc lnh vc kinh t, chnh tr, x hi, cng ngh.....Mt khc cc nh qun tr trc tuyn do qu bn rn vi cng vic qun tr h khng th c thi gian tin hnh thu thp d liu, phn tch v a ra cc phng n quyt nh, c bit l cc nh qun tr cp cao nht. V vy quan h tham mu lun cn thit i vi cc t chc v c th gip t chc thnh cng hn rt nhiu. Tuy nhin trong thc hnh quyn hn tham mu c th dn n mt s vn nh nguy c lm xi mn quyn hn trc tuyn v s thiu trch nhim ca cc tham mu. mi quan h trc tuyn- tham mu c hiu qu cn c nhn thc ng n v mi quan h quyn hn ny, cn lm cho trc tuyn lng nghe tham mu ng thi m bo cho tham mu c thng tin a ra c li khuyn chnh xc, tham mu ton din trn c s cn nhc xem xt y cc vn gip nh qun tr ra quyt nh khng mt nhiu cng nghin cu, khng phi hi hp nhiu. 6.2.3. Phn cp qun tr Nh chng ta bit nguyn nhn c cc cp qun tr trong t chc l bi gii hn ca tm hn qun tr (tm kim sot) - l s ngi hay b phn m nh qun tr c th kim sot hiu qu. Quyn hn trong t chc chng qua l mc c lp dnh cho mi ngi thng qua vic trao cho h quyn ra cc quyt nh. C s phn cp qun tr th phi tin hnh u quyn cho cc cp qun tr thp hn trong t chc. Vy nn u quyn mc no? Ni cch khc quyn hn nn c tp trung hay phn tn trong mt t chc mc no? Trc ht ta cn lm r cc khi nim tp trung quyn lc, phn quyn v u quyn. - Tp trung quyn lc l tnh trng m quyn lc c tp trung vo ngi ng u t chc hay b phn. Vi m hnh tp trung quyn lc th khng c nhiu cp qun tr, do c t ngi qun tr. Tp trung quyn lc cao th ngi qun tr c th gim st v kim sot cht ch cp di, cc quyt nh c a ra v t chc thc hin nhanh chng. Tuy nhin, cp trn d can thip qu su vo cng vic ca cp di lm gim s
62

Gio trnh Qun tr hc

quan tm, tnh tch cc v kh nng sng to ca h. Mt khc do qun tr cao cp qu xa ly trong cc quyt nh tc nghip nn cht lng ca cc quyt nh mang tnh chin lc s gim st. - Phn quyn l xu hng phn tn quyn quyt nh cho nhng cp qun tr thp hn trong h thng th bc. Phn tn quyn lc i hi cc nh qun tr phi quyt nh khi no v quyn g s c u quyn cho cp di, la chn v hun luyn ngi c u quyn, thit lp quy ch kim tra thch hp. - U quyn l qu trnh ngi qun tr cp trn trao quyn ra quyt nh v iu hnh hot ng cho cp di trong mt phm vi no . Phn quyn l hin tng tt yu khi t chc t ti quy m v trnh pht trin nht nh lm cho mt ngi hay mt cp qun tr khng th m ng c mi cng vic qun tr. Nhng nguy c tim n ca phn quyn l s thiu nht qun trong chnh sch, tnh trng mt kh nng kim sot ca cp trn i vi cp di, tnh trng ct c ca cc nh qun tr b phn. Phn quyn mc cao, nhng nh qun tr tr thnh nhng ngi iu hnh c lp trong cc b phn, dn n tnh trng trng lp chc nng, gy thit hi v ti chnh cho t chc. Qu trnh u quyn cn phi tun th cc nguyn tc c bn sau: - Ngi c y quyn phi l ngi trc tip lm vic . Trnh nhng trng hp ngi c u quyn khng bit hoc bit qu t v cng vic m h c giao ph. - S y quyn khng lm mt i hoc thu nh trch nhim ca ngi y quyn. Tht vy, khi y nhim cho ngi khc lm vic g cng cn phi theo di kim tra kim sot cht ch, nu cn thit thu hi quyn hn giao li cho ngi khc c tn nhim hn, nhm gim thiu nhng tn tht ng tic c th xy ra. - Gn cht gia quyn hn - trch nhim - quyn li. Ch c quyn khng thi m khng c trch nhim no c v ci quyn th d to cho con ngi ta lm vic thiu tinh thn trch nhim hoc c th li dng quyn hn c giao, ngc li nu ch c trch nhim m khng c quyn li th cng s thiu ng lc thc y. Xc nh mt cch r rng ranh gii quyn hn, nhim v c y quyn. Nhm trnh s lm dng quyn hn, gip cho ngi th y d thc hic cc cng vic ca mnh v ngi y quyn cng d dng trong cng vic kim tra kim sot. - y quyn phi t gic, khng p t. Bi mt s p t (bt buc) no to ra tm l khng thoi mi, kh c th lm tt nhim v c giao. - Lun lun phi c s kim tra trong qu trnh thc hin s u quyn Vic u quyn cn phi c tin hnh theo nhng bc c bn sau: + Quyt nh nhng nhim v c th u quyn v kt qu cn t c. Vic giao quyn nhm lm cho ngi khc c kh nng thc hin c cng vic. Do , cn phi u quyn tng xng vi cng vic v to iu kin cho h thc hin cng tc c giao + Chn ngi v giao nhim v + Giao quyn hn thc hin cc nhim v + Yu cu ngi c u quyn phi chu trch nhim
63

Gio trnh Qun tr hc

+ Kim tra qu trnh thc hin ca ngi c u quyn 6.3. C cu t chc qun tr 6.3.1. Khi nim C cu (hay cu trc) t chc l cch thc m cc b phn trong mt t chc c sp xp trong mt mi quan h ln nhau. Trong x hi loi ngi tri qua cc kiu c cu t chc qun tr ch yu, l: c cu trc tuyn, c cu chc nng, c cu theo sn phm, c cu theo a l, c cu ma trn. 6.3.2. Cc yu cu i vi c cu t chc qun tr Mt c cu t chc qun tr cn t c cc tiu ch sau: - Phi m bo tnh ti u: S lng cc cp, cc khu c xc nh va , ph hp vi cc chc nng qun tr v cc cng on trong chu trnh kinh doanh. Nhiu cp qu s gy s cch bit, km nhanh nhy trong iu hnh v cng knh, lng ph. Qu t cp s khin cho vic iu hnh km c th, su st, d s h sai st. Nhiu khu (b phn chc nng) qu s d chng cho chc nng, gy vng mc trong quan h v trch nhim thiu r rng; to ra nhiu u mi ch o v tng bin ch gin tip chi ph qun l ln. Ngc li, qu t khu s khng qun xuyn c ht cc chc nng cn thit; hoc thiu chuyn su tng chc nng. Nguyn tc ti u l: Bo m qun xuyn ht khi lng cng vic v c th qun l, kim tra c, tu iu kin c th m vn dng trn tinh thn va . Bn cnh , tnh ti u cng cn th hin s cn i, hp l, ph hp vi hon cnh thc tin ca t chc - Phi qun trit nguyn tc mm do (linh hot): Hot ng kinh doanh khng phi bao gi cng din ra bnh thng ng nh d kin. N ph thuc cc din bin ca th trng lun thay i cng vi cc yu t chnh tr, x hi phc tp, i hi tnh nng ng cao trong qun tr. Mi doanh nghip lun ng trc nhng c may cn kp thi nm bt cng nh nhng nguy c cn kp thi ng ph. - Tnh n nh tng i: yu cu ny dng nh mu thun vi tnh linh hot, song khng th xem nh, bi l s vng bn ca c cu t chc bo m cho hiu lc qun l - iu hnh trong tnh hung bnh thng. S thay i tu tin din ra nhiu ln s gy hu qu tiu cc, c v n np hot ng cng nh v tm l nhng ngi trong b my; lm gim hiu lc, k cng ca b my. Mi ln thay i c cu t chc l mt ln xo trn, khng d ly li s n nh trong thi gian ngn. - tin cy cao: S iu hnh, phi hp v kim tra mi hot ng trong doanh nghip i hi thng tin phi c cung cp chnh xc v kp thi. C cu t chc phi bo m c tnh tin cy cao ca cc thng tin . - Tnh kinh t: C b my l phi c chi ph nui n. Chi ph qun l cao s i gi thnh ln khin hiu qu kinh t b gim st. Tnh kinh t ca c cu t chc qun l th hin s tinh gn ca b my qun l (theo nguyn tc va ) v hiu sut lm vic ca n (khng ch ph thuc vo cht lng cn b m cn do s hp l ca c cu t

64

Gio trnh Qun tr hc

chc). Tnh kinh t cng c ngha l tnh hiu qu ca b my, th hin qua tng quan gia chi ph b ra vi kt qu thu v, mc d kh nh gi bng s liu. 6.3.3. Cc kiu c cu t chc qun tr a. C cu trc tuyn. - c im y l kiu c cu t chc n gin nht, xut hin rt sm t khi x hi loi ngi bit t chc hot ng sn xut. Di b phn lnh o c t chc thnh cc tuyn sn xut kinh doanh, khng c cc b phn chc nng, m theo khi vn hnh b my n m bo cc thng tin quan h truyn i theo mt ng thng, khng thng qua mt cp hay b phn trung gian thuc h thng khc, v vy ngi tha hnh ch nhn mt mnh lnh trc tip v duy nht l cp trn mnh m thi.
Gim c

Ph gim c sn xut

Ph gim c tiu th

Phn xng I

Phn xng II

Phn xng III

Ca hng I

Ca hng II

Ca hng III

S minh ha c cu t chc theo kiu trc tuyn - u, nhc im ca c cu trc tuyn u im Nhc im - Cc quyt nh c a ra v t chc - D dn n tnh trng c on, quan liu thc hin nhanh chng, kp thi. - Cng vic d b n tc - Thc hin tt nguyn tc thng nht ch - i hi ngi qun l phi c kh nng ton huy. din v mi mt - C cu t chc n gin gn nh, linh - Khng nhn c nhng kin ng gp hot tch cc ca cc b phn trung gian. - Ch c th thch hp vi nhng doanh nghip c qui m nh, vi khi lng cng tc qun tr t b. C cu chc nng: - c im: C cu chc nng thnh lp ra cc b phn chc nng thc hin cc chc nng qun tr trong doanh nghip, cc b phn chc nng c quyn ra mnh lnh cho cp di trong khun kh quyn hn cho php v cc thng tin ch huy t b phn lnh o cao nht ca
65

Gio trnh Qun tr hc

doanh nghip thng qua cc b phn chc nng, sau mi n ngi trc tip sn xut kinh doanh. i vi b phn lnh o by gi t phi lm nhng cng vic qun tr c th m phn ln thi gian tp trung vo vic hoch nh cc chin lc pht trin, vch ra cc ng li, ch trng, chnh sch ca doanh nghip, x l cc tnh hung kh khn phc tp nht, lo cc cng vic i ni v i ngoi
Gim c

B phn sn xut

B phn Marketing

B phn ti chnh

Sn phm X

Sn phm Y

Sn phm Z

S minh ha c cu t chc theo kiu chc nng - u, nhc im ca c cu chc nng u im - Khc phc c nhng nhc im ca c cu trc tuyn. - Pht huy c sc mnh v kh nng ca i ng cn b theo tng chc nng. - Thc y chuyn mn ho k nng, tay ngh. - Gim chi ph v rt ngn thi gian o to. - Gia tng s hp tc gia cc b phn.

Nhc im - D xy ra tnh trng chng cho v chc nng, nhim v gia cc c nhn v b phn vi nhau - Cc quyt nh c a ra i khi b chm - S phi hp gia lnh o v cc phng ban chc nng gp nhiu kh khn - Kh xc nh trch nhim v hay trch nhim cho nhau - C th d dn ti tnh trng nhm chn, ngi thc hin nhn nhiu mnh lnh khc nhau.

c. C cu theo khu vc a l: - c im: C cu theo khu vc a l thng c cc doanh nghip hot ng kinh d oanh trong nhiu khu vc th trng khc nhau p dng. Ti mi khu vc a l, ban lnh o doanh nghip giao quyn cho nh qun tr ng u b phn m nhim tt c cc chc nng, thay v phn chia mi chc nng cho mt nh qun tr m nhn hay tp trung tt c mi cng vic v vn phng trung tm

66

Gio trnh Qun tr hc

Tng gim c

Vn phng trung tm - Ti chnh - Sn xut - Marketing - Nhn s

B phn min Nam - Ti chnh - Sn xut - Marketing - Nhn s

B phn min Bc - Ti chnh - Sn xut - Marketing - Nhn s

B phn min Trung - Ti chnh - Sn xut - Marketing - Nhn s

C cu t chc theo a l - u, nhc im ca c cu t chc theo a l: u im Nhc im - Cc ngun nguyn liu, lao ng, ti - C cu b my ca t chc tr nn cng ch s dng cho sn xut cho php tit knh. kim thi gian v chi ph - Rt d xy ra nhng xung t gia cc - Cc nh qun tr c th pht trin cc k mc tiu ca mi vn phng khu vc vi nng chuyn mn gii quyt vn cc mc tiu chung ca t chc. chuyn mn v ph hp vi thc t - T chc phi ra nhiu quy ch v quy - Doanh nghip hiu r hn v khch hng nh phi hp v m bo s thng nht ti tng khu vc gia cc b phn khu vc - C cu t chc ny khng khuyn khch nhn vin pht trin nhng kin thc gii quyt nhng vn ti cc khu vc khc. d. C cu t chc theo sn phm/dch v - c im: Vic nhm cc hot ng theo sn phm hoc tuyn sn phm t lu c vai tr ngy cng gia tng trong cc doanh nghip quy m ln vi nhiu dy chuyn cng ngh. Cng t lu n l mt qu trnh ngy cng pht trin. Nhng doanh nghip in hnh p dng hnh thc ny u c t chc theo cc chc nng ca doanh nghip. Cng vi s pht trin ca hng, ngi qun l sn xut, qun l bn hng v dch v, u vin qun tr k thut phi tnh n cc vn v quy m. Cng vic qun l ngy cng tr nn phc tp v tm qun l hn ch kh nng tng thm s ngi qun l thuc cp trc tip ca h. Khi , vic t chc da vo cc b phn sn phm c a ra. Chin lc ny cho php ban qun tr cao nht trao cc quyn hn ln hn cho ban qun l b phn theo cc chc nng sn xut, bn hng, dch v v k thut lin quan n mt sn phm hay dy chuyn sn phm cho trc v ch r mc trch nhim chnh v li nhun ca ngi qun l mi b phn ny
67

Gio trnh Qun tr hc Tng gim c

Sn phm X

Sn phm Y

Sn xut

Marketing

Ti chnh

Sn xut

Marketing

Ti chnh

C cu t chc theo sn phm/dch v u, nhc im ca c cu t chc theo sn phm u im Nhc im - Thch hp vi nhng s thay i nhanh - Khng thc y s hp tc cht ch gia chng v nhu cu v mi trng ca sn cc tuyn sn phm/ dch v trong t chc phm/ dch v - Gii hn kh nng gii quyt vn trong - Khuyn khch s quan tm i vi nhu cu phm vi mt sn phm /dch v ring l khch hng - Hn ch kh nng thuyn chuyn nhn - Ci thin s phi hp cc hot ng chc vin ra ngoi phm vi tuyn sn phm m nng h ang phc v. - Xc nh r trch nhim - Pht trin cc k nng t duy qun tr trong phm vi sn phm e. C cu t chc ma trn: - c im: M hnh ny l s kt hp ca hai hay nhiu m hnh t chc khc nhau. V d, m hnh t chc theo chc nng kt hp vi m hnh t chc theo sn phm. y, cc cn b qun tr theo chc nng v theo sn phm u c v th ngang nhau. H chu trch nhim bo co cho cng mt cp lnh o v c quyn ra quyt nh thuc lnh vc m h ph trch. Tng gim c

Thu mua

Sn xut

Marketing

Ti chnh

D n A

Nhm thu mua

Nhm sn xut

Nhm Marketing

Nhm ti chnh

D n B

Nhm thu mua

Nhm sn xut

Nhm Marketing

Nhm ti chnh

C cu t chc theo ma trn

68

Gio trnh Qun tr hc

u, nhc im ca c cu ma trn u im - Kt hp c nng lc ca nhiu cn b qun tr v chuyn gia - To ra cc nh qun tr c th thch ng vi cc lnh vc qun tr khc nhau - Tp chung ngun lc vo khu xung yu - Cho php cng lc thc hin nhiu d n, sn xut nhiu loi sn phm khc nhau - Vic hnh thnh v gii th d dng, nhanh chng; t tn km, s dng nhn lc c hiu qu

Nhc im - C s mu thun v quyn hn trong t chc - C cu ny i hi nh qun tr phi c nh hng ln - Phm vi ng dng cn hn ch v i hi mt trnh nht nh - Quyn lc v trch nhim ca cc nh qun tr c th trng lp nhau to ra cc xung t v khong cch trong n lc gia cc c nhn v n v

Trong thc t ngoi nhng m hnh k trn, cc b phn ca c cu cn c th c hnh thnh theo qu trnh cng ngh, theo cc dch v h tr, theo nhm... M hnh c la chn ph thuc vo nhiu yu t khc nhau trong mi hon cnh nht nh. Cc yu t ny bao gm cc loi cng vic phi lm, cch thc tin hnh cng vic, nhng ngi tham gia thc hin cng vic, cng ngh c s dng, i tng phc v, phm vi phc v... m hnh t chc c th gip t c mc tiu ca t chc mt cch hiu qu, phn ln cc t chc u s dng hnh thc phn chia b phn hn hp, trong kt hp hai hay nhiu c s thun tu trn. u im ln nht ca m hnh hn hp l s kt hp nhiu m hnh cho php t chc li dng c cc u th ca m hnh t chc chnh v gim c nh hng ca cc nhc im ca n. M hnh ny gip x l c cc tnh hung phc tp, c tc dng tt i vi cc t chc ln, v cho php chuyn mn ho mt s c cu t chc. Tuy nhin, m hnh hn hp c th lm cho c cu t chc phc tp, hnh thnh nhng b phn hay phn h qu nh lm tng thm nhc im ca mi loi m hnh thun tu. 6.3.4. Cc yu t nh hng n c cu t chc Khi xy dng c cu t chc b my qun l doanh nghip, cn tnh n nhng nhn t nh hng sau: - Nhm cc nhn t thuc i tng qun tr: Trnh pht trin ca cng ngh sn xut. Nhiu cng trnh nghin cu chn g minh rng cng ngh sn xut ca doanh nghip l mt yu t quan trng c nh hng n vic thit k b my t chc. Nhng doanh nghip c cng ngh sn xut, quy trnh sn xut phc tp thng c c cu t chc nhiu bc vi c im l mc gim st v phi hp cng vic c thc hin vi cng cao. C cu phi c b tr sao cho tng cng c kh nng thch nghi ca t chc trc s thay i nhanh chng v cng ngh. - Nhm nhng nhn t thuc v lnh vc qun tr: + Chin lc hay nhng nhim v v mc tiu m doanh nghip phi hon thnh. Chin lc v c cu t chc l hai mt khng th tch ri trong qun tr hin i. Bt c chin lc mi no cng c la chn trn c s phn tch cc im mnh, im
69

Gio trnh Qun tr hc

yu, c hi v e do ca mi trng trong c cu ang tn ti. Ngc li, l cng c thc hin cc mc tiu chin lc, c cu t chc phi c thay i khi c s thay i chin lc Mc ch, chc nng hot ng ca doanh nghip quy nh c cu b my. cc doanh nghip sn xut, chc nng sn xut l quan trng v do b my phi hng vo phc v tt nht cho hot ng sn xut, cn cc doanh nghip dch v th b phn tip xc phc v khch hng l quan trng. Nghin cu mi lin h gia chin lc v c cu t chc ca 500 cng ty hng u nc M c kt qu nh sau: Chin lc C cu t chc - Kinh doanh n ngnh ngh - Chc nng - a dng hot ng dc theo dy - Chc nng vi b phn ph tr vn chuyn sn xut hnh nh nhng n v li ch. - a dng ho cc ngnh ngh c mi - n v chin lc quan h rt cht ch - a dng ho cc ngnh ngh c mi - C cu hn hp vi nhiu phng thc quan h khng cht ch t chc p dng c th cho tng b phn - a dng ho cc hot ng c lp - Cng ty m nm gi c phn + Quy m v mc phc tp trong hot ng ca t chc c nh hng ln ti c cu t chc. T chc c quy m ln, thc hin nhng hot ng phc tp thng c mc chuyn mn ho, tiu chun ho, hnh thc ho cao hn, nhng li t tp trung hn cc t chc nh thc hin nhng hot ng khng qu phc tp. + Trnh , s thch, thi quen, quan nim ring ca ngi qun tr v nng lc ca i ng lao ng. Thi ca lnh o cp cao c th tc ng n c cu t chc. Cc cn b qun tr theo phng thc truyn thng thng thch s dng nhng hnh thc t chc theo chc nng vi h thng th bc m t s dng cc hnh thc t chc theo ma trn hay mng li, hay nhng m hnh phn tn vi cc n v chin lc. Nhn lc c trnh , k nng cao thng hng n cc m hnh qun tr m. Cc nhn vin cp thp v cng nhn k thut c tay ngh cao thng thch m hnh t chc c nhiu t i, b phn c chuyn mn ho v nhng m hnh nh vy ca s phn nh r nhim v v to c hi lin kt vi nhng i tng c chuyn mn tng ng. + Mi trng kinh doanh y l nhng yu t bn trong v bn ngoi tc ng n hot ng kinh doanh ca doanh nghip. Nhng tnh cht ca mi trng nh tnh tch cc, tnh phc tp v mc thay i c nh hng n c cu t chc. Trong iu kin mi trng phong ph v ngun lc, ng nht v tp trung v n nh, t chc thng c c cu c hc, trong vic ra quyt nh mang tnh tp trung vi nhng ch th, nguyn tc th l cng rn vn c th mang li hiu qu cao Trong iu kin mi trng khan him ngun lc, a dng, phn tn v thay i nhanh chng thng phi xy dng c cu t chc vi nhng mi lin h hu c, trong vic ra quyt nh mang tnh phi tp trung vi cc th l mm mng, cc b phn lin kt cht ch vi nhau v cc t i a chc nng.
70

Gio trnh Qun tr hc

+ Ngoi ra hnh thc php l ca doanh nghip; quan h s hu tn ti trong doanh nghip; cc phng tin phc v qun tr; chnh sch i ng ca doanh nghip i vi i ng cn b qun tr cng c nh hng n c cu t chc ca doanh nghip. C. CU HI N TP Trnh by khi nim chc nng t chc v c s ca cng tc t chc trong doanh nghip. Trnh by khi nim v yu cu i vi c cu t chc qun tr. Cc yu t nh hng v nguyn tc thit k c cu t chc. Cc m hnh c cu t chc qun tr? c im, u, nhc im ca mi m hnh. Kiu c cu t chc no p dng cho mt doanh nghip nh? Chn mt doanh nghip trn thc t v phn tch kiu c cu t chc ca doanh nghip . Mi quan h gia tm hn qun tr v c cu qun tr? Phn quyn v y quyn? Nguyn tc y quyn hiu qu? Tm hn v quyn hnh trong qun tr?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

71

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 7 : CHC NNG LNH O A. MC TIU Hc xong chng ny, sinh vin c th: - Gii thch c s khc bit gia nh qun tr v ngi lnh o. - Phn tch c vai tr ca chc nng lnh o trong qun tr. - Hiu c khi nim lnh o v phn loi phong cch lnh o. - Hiu c khi nim ng vin, bit cc cch ng vin v to ng lc lm vic. - Hiu c cc l thuyt v to ng lc lm vic. B. NI DUNG 7.1. Khi nim, vai tr ca lnh o 7.1.1. Khi nim Lnh o l tc ng mang tnh ngh thut hay mt qu trnh gy nh hng n ngi khc sao cho h s t nguyn v nhit tnh phn u t c mc tiu ca t chc 7.1.2. Vai tr ca lnh o trong t chc - Lnh o s gip cho t chc hot ng mt cch n nh. - Nh lnh o l ngi chu trch nhim iu khin mi chc nng ca t chc v l ngi i din ca t chc php lut - Nh lnh o l ngi lm nn phong cch ng x ni lm vic 7.2. Cc l thuyt v ng c lm vic ca nhn vin 7.2.1. L thuyt c in V s ng vin c Taylor v cc tc gi trong trng phi l thuyt qun tr mt cch khoa hc nu ln vo u th k ny. Taylor cho rng mt trong nhng cng vic quan trng m cc nh qun tr phi lm l phi m bo cng nhn s thc hin nhng cng vic thng xuyn lp i lp li mt cch nhm chn nhng vi hiu qu cao nht. bo m iu , nh qun tr phi tm ra cch lm tt nht dy cho cng nhn v dng cc kch thch v kinh t nh tin lng v tin thng ng vin cng nhn lm vic. Quan im ny c xy dng trn nhn thc l bn cht ch yu ca ngi lao ng trong t chc l li bing v cc nh qun tr rnh r v cng vic hn cng nhn; ngi lao ng ch c th c ng vin bng cc phn thng kinh t v bn thn h cng khng c g ng gp cho t chc ngoi sc lao ng ca h. Thc hin qun tr ti nhiu t chc cho thy quan im ny khng phi l khng ng, v s kch thc bng tin bc thng cng a li s lm vic tch cc. 7.2.2. L thuyt tm l x hi hay quan h con ngi Tuy nhin, quan im c in v s ng vin c chng minh l khng phi lc no cng chnh xc. L thuyt v quan h con ngi cho thy rng nhng quan h x hi trong lc lm vic c tc dng thc y hoc kim hm hng hi lm vic ca cng nhn. L thuyt ny cng cho thy con ngi cng km s hng hi khi phi th ng xuyn thc hin nhng cng vic nhm chn v n iu. T nhn thc , cc nh l thuyt tm l x hi cho rng cc nh qun tr c th ng vin con ngi bng cch tha nhn nhu
72

Gio trnh Qun tr hc

cu x hi ca h v to iu kin cho ngi lao ng cm thy hnh din v s hu ch v quan trng ca h trong cng vic chung. Nhng bin php m nh qun tr c th lm ng vin ngi lao ng theo l thuyt tm l x hi l cho ngi lao ng nhiu t do hn lm cc quyt nh lin quan n cng vic c giao, quan tm nhiu hn n cc nhm khng chnh thc trong t chc, thng tin nhiu hn cho ngi lao ng bit cc k hoch v hot ng ca t chc. 7.2.3. L thuyt hin i L thuyt v phn cp nhu cu ca A.Maslow Maslow nhn nhn cc nhu cu ca con ngi theo hnh thi phn cp v sp xp theo mt trnh t tng dn t nhu cu thp nht n nhu cu cao nht

Nhu cu t hon thin

Nhu cu c qu trng

Nhu cu x hi

Nhu cu an ton Nhu cu vt cht

Nhu cu vt cht: Nhu cu ny cn c gi l nhu cu ca c th bao gm cc nhu cu c bn ca con ngi nh n, ung, ng, khng kh th, tnh dc, cc nhu cu lm cho con ngi thoi mi,y l nhng nhu cu c bn nht v mnh nht ca con ngi Nhu cu v an ton: L cc nhu cu nh n , sinh sng an ton, khng b e do, an ninh, chun mc, lut l Nhu cu v x hi: l cc nhu cu v tnh yu, c chp nhn, bn b, x hi Nhu cu v c qu trng: l cc nhu cu v t trng, tn trng ngi khc, c ngi khc tn trng Nhu cu t hon thin: l nhu cu nhu chn, thin, m, t ch, sng to, hi hc... L thuyt phn cp nhu cu ca Maslow c mt n quan trng i vi cc nh qun tr, l mun lnh o nhn vin th iu quan trng l bn phi hiu ngi lao
73

Gio trnh Qun tr hc

ng ca bn ang cp nhu cu no. T s hiu bit cho php bn a ra cc gii php ph hp cho vic tho mn nhu cu ca ngi lao ng ng thi bo m t n cc mc tiu t chc L thuyt ca David Mc.Clelland David Mc.Clelland cho rng con ngi c ba nhu cu c bn: nhu cu thnh t, nhu cu quyn lc v nhu cu lin kt Nhu cu v s thnh t Mc Clelland xem nhu cu thnh t l quan trng nht bi v mi c s t chc v tng b phn ca n l nhm ngi cng lm vic vi nhau t c cc mc tiu. Hu nh nhng ngi c nhu cu thnh t u ph thuc vo: c tnh, kinh nghim, cng nh m hnh t chc ni h lm vic. Nhu cu v quyn lc Mc Celland v cc nh nghin cu khc pht hin ra rng, nhng ngi c nhu cu cao v quyn lc s quan tm nhiu ti cng vic to ra s nh hng v kim tra nhng ngi xung quanh. Nhng ngi c cao vng v quyn lc thng n lc theo ui a v lnh o, h thng l nhng ngi vui chuyn, hay tranh lun. H l nhng ngi c sc thuyt phc, ni thng, thit thc, hay i hi, thch hay d v ni chuyn trc cng chng. Nhu cu v lin kt Nhng ngi c nhu cu v lin kt thng tm thy nim yu mn v mun trnh nhng tn thng khi b tch khi mt nhm x hi. H thch c lin quan vi t cch c nhn, hc thng lo lng duy tr mi quan h x hi d chu, mun c tnh cm thn thit v cm thng, sn sng an i v gip ngi khc gp kh khn v mun c quan h li mt cch thn mt vi nhng ngi khc. Thuyt E.R.G Clayton Alderfer gio s i hc Yale tin hnh sp xp li nghin cu ca Maslow v a ra kt lun ca mnh. ng cho rng: hnh ng ca con ngi bt ngun t nhu cu cng ging nh cc nh nghin cu khc song ng cho rng con ngi cng mt lc theo i vic tho mn ba nhu cu c bn: nhu cu tn ti, nhu cu quan h, nhu cu pht trin Nhu cu tn ti: Bao gm nhng i hi vt cht ti cn thit cho s tn ti ca con ngi, nhm nhu cu ny c ni dung ging nh nhu cu sinh l v nhu cu an ton ca Maslow Nhu cu quan h: l nhng i hi v quan h v tng tc qua li gia cc c nh n. Nhu cu quan h bao gm nhu cu x hi v mt phn nhu cu c tn trng Nhu cu pht trin: l i hi bn trong mi con ngi cho s pht trin c nhn, n bao gm nhu cu t th hin v mt phn nhu cu t trng iu khc bit thuyt ny l Alderfer cho rng con ngi cng mt lc theo ui vic tha mn tt c cc nhu cu ch khng phi ch mt nhu cu nh quan im ca Maslow.
74

Gio trnh Qun tr hc

Hn na, thuyt ny cn cho rng khi mt nhu cu no b cn tr v khng c tha mn th con ngi c xu hng dn n lc ca mnh sang vic theo ui nhu cu khc. Tc l nu nhu cu tn ti b cn tr, con ngi s dn n lc ca mnh sang vic theo ui nhu cu quan h v nhu cu pht trin. iu ny gii thch khi cuc sng kh khn con ngi c xu hng gn b vi nhau hn, quan h gia h tt hn v h dn n lc u t cho tng lai nhiu hn L thuyt hai yu t ca Herzberg Herzberg pht trin thuyt ng vin ca ng ta bng cch ngh cc chuyn gia lm vic trong cc t chc cng nghip lit k cc nhn t lm h tha mn v cc nhn t lm cho h c ng vin cao . ng thi yu cu h lit k cc trng hp m h khng c ng vin v bt mn. Pht hin ca Herzberg to ra mt s ngc nhin ln v n lm o ln nhn thc thng thng ca chng ta. Chng ta thng cho rng i ngc vi tha mn l bt mn v ngc li. Tc l ch c hai tnh trng hoc tha mn hoc bt mn. Herzberg cho rng c mt s nhn t lin quan ti s tha mn i vi cng tc cn c gi l cc nhn t ng vin v cc nhn t ny l khc bit vi cc yu t lin quan ti s bt mn cn c gi l cc nhn t duy tr hay lng tnh. i vi cc nhn t ng vin nu gii quyt tt s to ra s tha mn v t s ng vin ngi lao ng lm vic tch cc v chm ch hn. Nhng nu gii quyt khng tt th to ra tnh trng khng tha mn ch cha chc bt mn. Trong khi vi cc yu t duy tr, nu gii quyt khng tt s to ra s bt mn, nhng nu gii quyt tt th to ra tnh trng khng bt mn ch cha chc c tnh trng tha mn. V d nh h thng phn phi thu nhp n v bn nu c xy dng khng tt s to cho bn s bt mn, song nu n c xy dng ng th cha chc to ra cho bn s tha mn. Cc nhn t c Herzberg lit k nh sau: Cc nhn t duy tr Cc nhn t ng vin 1. Phng php gim st 1. S thch thc ca cng vic 2. H thng phn phi thu nhp 2. Cc c hi thng tin 3. Quan h vi ng nghip 3. ngha ca cc thnh tu 4. iu kin lm vic 4. S nhn dng khi cng vic c thc 5. Chnh sch ca cng ty hin 6. Cuc sng c nhn 5. ngha ca cc trch nhim. 7. a v 8. Quan h quan li gia c nhn nh hng ca cc nhn t: Cc nhn t duy tr Khi ng Khi sai Khng c s bt Bt mn mn Khng ng vin nh hng tiu cc

Cc nhn t ng vin Khi ng Khi sai Tha mn Khng tha mn ng vin c Khng c s bt
75

Gio trnh Qun tr hc

tng cng L thuyt v s cng bng

mn

Ngi lao ng trong t chc mun c i x mt cch cng bng, h c xu hng so snh nhng ng gp v phn thng ca h vi nhng ngi khc. Khi so snh, nh gi c th c ba trng hp xy ra: - Nu ngi lao ng cho rng h c i x khng tt, phn thng l khng xng ng vi cng sc h b ra th h s bt mn v t h s lm vic khng ht kh nng v thm ch h s b vic - Nu ngi lao ng tin rng h c i x ng, phn thng v i ng l tng xng vi cng sc ca h b ra th h s duy tr mc nng sut nh c - Nu ngi lao ng nhn thc rng phn thng v i ng l cao hn so vi iu m h mong mun h s lm vic tch cc hn, chm ch hn. Song trong trng hp ny h c xu hng gim gi ca phn thng Mt iu kh khn l ngi lao ng thng c xu hng nh gi cao cng hin ca mnh v nh gi cao phn thng m ngi khc nhn c Khi i mt vi s khng cng bng ngi lao ng thng c xu hng chp nhn, chu ng. Song nu h phi i mt vi s khng cng bng lu di th h s bt mn, phn ng li v thm ch h s b vic. Do c im ny nh qun tr phi lun lun quan tm ti nhn thc ca ngi lao ng v s cng bng, khng th ngi ch hoc yn tm khi ngi lao ng khng c kin. Chng ta hiu rng s khng c s cng bng tuyt i. Cng bng y khng phi l ngi lao ng nhn c bao nhiu m l cng bng c nhn thc. Thuyt v s cng bng i hi cc nh qun tr phi quan tm ti cc nhn t chi phi n nhn thc ca ngi lao ng v s cng bng v t tc ng to cho ngi lao ng c c mt nhn thc v s cng bng 7.3. Phng php v phong cch lnh o 7.3.1. Cc phng php lnh o Phng php lnh o l tng th cc cch thc tc ng ca ngi lnh o n i tng nhm thc hin nhng mc tiu mong i. Nu so vi chc nng, nguyn tc th phng php l b phn nng ng nht, ngi lnh o khng nhng phi bit la chn phng php thch hp cho tng tnh hung v i tng c th m cn phi bit thay i phng php khi phng php t ra khng thch hp v thay th vo nhng phng php thch hp hn. V vy, phng php l rt phong ph v a dng, nhng c th phn chng thnh 3 loi sau: a. Phng php hnh chnh - L phng php s dng quyn lc mang tnh cht bt buc i tng phi thc hin nhim v ca mnh.
76

Gio trnh Qun tr hc

- Cc cng c thc hin quyn lc ca mnh: Cc quyt nh qun tr; cc cng c k hoch; cc cng c t chc; cc cng c chnh sch, ch v c cc cng c k thut qun tr khc. - S dng phng php hnh chnh trong qu trnh lnh o mt tp th ngi l iu rt cn thit, bi n th hin ci quyn lnh o ca ngi lnh o, buc i tng phi phc tng v iu kin, lm cho cng vic c tin hnh mt cch nhanh chng v tng i d thc hin. Tuy nhin, khng nn qu lm dng phng php ny cng s dn n s nhm chn nu khng mun ni l s s hi ca cp di khi h nhn qu nhiu mnh lnh hnh chnh, l c hi pht sinh ra bnh quan liu giy t, xa ri thc t. b. Phng php kinh t - L s dng cc bin php khuyn khch bng li ch vt cht. Chng hn nh tng gim tin lng, tin thng, tin ph cp, tin bi dng, hin nay khon l hnh thc khuyn khch bng li ch vt cht mang li nhiu hiu qu nhiu ngnh ngh trn nhiu lnh vc khc nhau, bi n c s rng buc gia quyn li v ngha v li vi nhau, v mun c quyn li bt buc phi thc hin tt ngha v ca mnh. - S dng phng php ny c ngha rt to ln trong cng tc lnh o, n pht huy tnh nng ng sng to ca cp di v to ng lc mnh m thc y i tng thc hin c hiu qu cc nhim v ca mnh. Tuy nhin, nu qu nhn mnh phng php kinh t m b qua cc phng php khc s khuyn khch cho ch ngha thc dng pht trin, lm xi mn cc nguyn tc o l v nhn cch ca con ngi, s gy nguy hi v kinh t x hi. c. Phng php gio dc - L phng php tc ng ln tinh thn ca ngi lao ng, nhm khi dy tnh tch cc, tnh t gic, hng hi thi ua hon thnh tt cc nhim v c giao. Phng php gio dc c ngha cc k to ln trong mt t chc, bi con ngi l ngun lc ca mi ngun lc, cn phi c pht trin ton din v: t tng, trnh , nng lc, th lc, phm cht o c, nhn sinh quan, th gii quan, c nh vy con ngi mi c kh nng t lm ch bn thn v x hi. - C nhiu cch khc nhau tin hnh vic gio dc con ngi. Nhng cn c vo ni dung gio dc ngi ta chia thnh hai loi: gio dc c bn v gio dc c th. + Gio dc cn bn gip cho con ngi pht trin ton din. Thng qua cc hnh thc o to di hn cng nh bi dng ngn hn ph hp vi trnh v iu kin ca tng i tng khc nhau. + Gio dc c th l gio dc tng mt, cho tng tnh hung c th. Thng qua cc hnh thc: khen - ch; thuyt phc; t ph bnh v ph bnh; khen thng - k lut; t chc cc phong tro thi ua lao ng sn xut, ng vin khuyn khch, khen thng nhng tp th v c nhn tch cc, hn ch nhng tp th c nhn thiu tch cc. Mi loi phng php nu trn u c nhng u, nhc im ring. V vy, trong qun tr cn kt hp ng thi cc phng php lnh o.
77

Gio trnh Qun tr hc

d. S kt hp cc phng php lnh o Trong lnh o cn s dng kt hp cc loi phng php nhm to ra mt ng lc mnh m hn, phng php hnh chnh to ra ng lc chnh tr, phng php kinh t to ra ng lc vt cht, phng php gio dc to ra ng lc tinh thn. ng thi s dng kt hp cc phng php s khc phc cho nhau nhng nhc im trong mi loi phng php. Nu ch phng php hnh chnh khng thi th d gy s c ch cng thng; hoc qu nhn mnh khuyn khch bng li ch vt cht th d sinh ra t tng thc dng; hay ch coi trng gio dc khng thi th cng s nhm chn. Tng mt ci bng khen km theo mt chic bao th l vy. 7.3.2. Cc phong cch lnh o C nhiu cch tip cn phong cch khc nhau nn cng c nhiu tn gi phong cch khc nhau: - Phong cch tip cn theo h thng Do gio s Likert cng ng nghip ca ng trng i hc Michigan (M) nghin cu cc kiu mu phong cch ca cc nh qun tr bng s 4 h thng nh sau: + H thng 1: Kiu lnh o Quyt on p ch. Kiu ny th hin s chuyn quyn cao, thc y i tng bng s e do trng pht, phn thng him hoi; thng tin t trn xung; ra quyt nh tp trung ngi qun tr cp cao. + H thng 2: Kiu lnh o Quyt on nhn t. Kiu lnh o ny c th hin lng tin cp di; thc y i tng ch yu l kch thch, khen thng; chp nhn mt s thng tin cp di; cho php mt phn ra quyt nh ca cp di. + H thng 3: Kiu lnh o Tham vn. Th hin tin tng v hy vng cp di; trc khi quyt nh v mt vn no thng c tham kho cp di. + H thng 4: Kiu lnh o Tham gia theo nhm. Th hin tin tng, hy vng cp di; t chc cho i tng tham gia kin theo nhm. - Tip cn da theo quyn lc qun tr, ta c cc phong cch lnh o nh sau: + Phong cch lnh o c on (Chuyn quyn). Th hin, ra lnh cho cp di thi hnh; khng tham kho kin ngi khc khi quyt nh. Phong cch lnh o ny thng thy s dng ph bin trong thi k qun ch, phong kin Qun x thn t, thn bt t bt trung v hin nay vn cn s dng rt hn ch trong qun tr doanh nghip vi nhng tnh hung c bit nh: khn cp; nhng t chc mi hnh thnh; hoc ni b chia r, b phi mt on kt nghim trong th ngi lnh o buc phi s dng phong cch ny duy tr cc hot ng ca t chc nhng cng ch l gii php tnh th nht thi, khng th s dng lu di c. + Phong cch lnh o dn ch. C cc c im sau:
78

Gio trnh Qun tr hc

Trc khi quyt nh mt vn g, ngi lnh o cng tham kin ngi khc; dnh nhiu quyn hn cho cp di; h khng hnh ng khi c nhiu thnh vin trong t chc khng ng tnh quyt nh ca h. Phong cch lnh o ny c nhiu u im, v vy n ang c s dng kh ph bin trong qun tr doanh nghip nc ta v nhiu nc trn th gii. + Phong cch lnh o t do. C cc c im sau: Ngi lnh o ra mc tiu (nhim v) cho i tng, i tng t chn k hoch, phng php thc hin nhim v ca mnh, ngi lnh o t khi s dng quyn lc can thip vo hot ng ca i tng; ngi lnh o ng vai tr l ngi gip cho i tng hot ng nh: cung cp phng tin cn thit, cung cp thng tin, to mi trng thun li v gip khi i tng gp phi kh khn trong hot ng ca mnh. - La chn phong cch lnh o. La chn phong cch theo kiu bn c ca Gio s Robert v Jane Mouton xut nh sau: 9.9 1.9

5.5

1.1

9.1

Hng ngang (trc honh): th hin s quan tm n cng vic. Hng dc (trc tung): th hin s quan tn n con ngi. + Gc 1.9: Ngi qun tr quan tm su sc cc nhu cu con ngi, dn ti bu khng kh tm l thn i nhng khng quan tm n cng vic, thng nghing v pha Hu i khi theo ui nhn vin, b l cc c hi thc hin cc mc tiu, nhim v ca mnh. + Gc 9.1: Nh qun tr chuyn quyn trong cng vic, h ch quan tm n cng vic m khng quan tm g n con ngi. N s gii quyt c cng vic, nhng thng hay va chm, t c s ng h ca nhiu ngi v v vy cht lng cng vic h thc hin khng cao. + Gc 9.9: Nh qun tr quan tm su sc c con ngi v c cho cng vic. y l loi ngi l tng nht, nhng trong thc thc t khng th c v khng phi tt c vic g cng ph hp c li ch ca c nhn v tp th. Do , hoc hy sinh mt phn cng vic
79

Gio trnh Qun tr hc

(li ch ca tp th) tng thm s tho mn li ch ca c nhn v ngc li s hy sinh mt phn li ch c nhn tng thm li ch ca tp th. + Gc 1.1: L gc qun tr suy km nht, h khng quan tm n con ngi m cng chng quan tm g n cng vic, ch duy tr cc hot ng ca t chc mc ti thiu nht. H b mc tt c, h ch cn gi vai tr l ngi cung cp thng tin t trn xung. T phn tch 4 gc, 4 phong cch qun tr cc oan, hai ng ny ngh chn phong cch lnh o gc (5.5) l c hiu qu nht. - S chn la nh trn, gip cho ta mt phng hng chung (khng nn cc ny hay cc khc) u khng tt, cn phi dung ha gia yu cu cng vic chung v nguyn vng chnh ng ca c nhn. Tuy nhin, cng cn phn bit phong cch lnh o v cch x l chng trong tng tnh hung c th, ngi qun tr c th p dng nng v tnh chuyn quyn i vi ngi ny, tnh hung ny hay nng v tnh dn ch i vi ngi khc tnh hung khc trn c s v li ch chung ca t chc v c quan tm n li ch c nhn. Khng c gii php no hon ho cho bt k mt vn no. Khng c mt quyt nh no lm cho mi ngi u vui lng c. Tt nht l mt s dung ha . Sau khi cn nhc mi kh nng, hy quyt nh theo cch m bn cho l tt nht. Nhng ly Cha, ng tr hon - PARKINSON (trch: Li vng cho cc nh kinh doanh Nh xut bn tr nm 1994). C. CU HI N TP Khi nim v vai tr ca chc nng lnh o. Trnh by khi nim v phn loi phong cch lnh o. ngha ca ng vin trong qun tr. Phn tch l thuyt nhu cu ca Maslow. Nhn xt u im, hn ch ca l thuyt ny. 5. To ng lc lm vic l g? C th to ng lc lm vic cho nhn vin bng nhng cch no? 6. Cc l thuyt v to ng lc lm vic? 1. 2. 3. 4.

80

Gio trnh Qun tr hc

CHNG 8: CHC NNG KIM TRA A. MC TIU Hc xong chng ny, sinh vin c th: - nh ngha c chc nng kim tra, hiu c bn cht ca kim tra - M t c cc phng php kim tra - Bit c cc loi hnh kim tra - Hiu c tin trnh kim tra - M t c h thng kim tra hiu qu B. NI DUNG 8.1. Khi nim, mc ch v vai tr ca kim tra 8.1.1. Khi nim v bn cht ca kim tra Khi nim Theo H.Fayol trong kinh doanh, kim tra l vic kim chng xem mi vic c thc hin theo k hoch c vch ra v theo nhng ch th, nhng nguyn tc c n nh hay khng. N c nhim v vch ra nhng khuyt im v sai lm sa cha, ngn nga s vi phm. N i ph vi mi s , bao gm s vt, con ngi v hnh ng. Vi t cch mt chc nng qun tr, kim tra c hiu l: qu trnh xc nh thnh qu t c trn thc t, so snh n vi nhng tiu chun xy dng; trn c s pht hin ra s sai lch v nguyn nhn ca s sai lch ; ng thi ra cc gii php cho mt chng trnh hnh ng nhm khc phc s sai lch m bo cho doanh nghip t c cc mc tiu nh. Bn cht ca kim tra - H thng phn hi v kt qu ca cc hot ng: Thng thng, c ch kim tra trong qun tr c xy dng theo nguyn tc ca h thng phn hi. Theo h thng ny, cc nh qun tr tin hnh o lng kt qu thc t, so snh cc kt qu ny vi cc tiu chun, xc nh v phn tch cc sai lch. Sau , thc hin nhng iu chnh cn thit, h phi a ra mt chng trnh cho hot ng iu chnh v thc hin chng trnh nhm i ti kt qu mong mun.
Mc tiu o lng So snh

iu chnh

ra bin php iu chnh

Tm l do chnh lch

Xc nhn chnh lch

S 8.1: Vng lin h ngc ca kim tra - Kim tra l h thng phn hi d bo: Ngc li vi h thng phn hi v kt qu ca cc hot ng, h thng kim tra d bo s gim st ngay u vo ca h thng v qu trnh thc hin khng nh xem nhng u vo v c qu trnh c m bo cho h
81

Gio trnh Qun tr hc

thng thc hin k hoch hay khng. Nu khng th nhng u vo hoc qu trnh trong h thng s c thay i thu c kt qu mong mun.

u vo

Qu trnh thc hin

u ra

H thng kim tra

S 8.2: H thng kim tra d bo 8.1.2. Mc ch ca kim tra - Bo m kt qu t c ph hp vi mc tiu ca t chc. - Bo m cc ngun lc ca t chc c s dng mt cch hu hiu. - Lm sng t v ra nhng kt qu mong mun chnh xc hn theo th t quan trng - Xc nh v d on nhng chiu hng chnh v nhng thay i cn thit trong cc vn nh: th trng, sn phm ti nguyn, tin nghi, c s vt cht, - Pht hin kp thi nhng vn v nhng n v b phn chu trch nhim sa sai. - Lm n gin ho cc vn u quyn, ch huy, quyn hnh v trch nhim - Phc tho cc tiu chun tng trnh bo co loi bt nhng g t quan trng hay khng cn thit - Ph bin nhng ch dn cn thit mt cch lin tc ci tin s hon tt cng tc tit kim thi gian, cng sc ca mi ngi gia tng nng sut v em li li nhun cao. 8.1.3. Cc hnh thc kim tra Cc hnh thc kim tra rt a dng v c th c phn loi theo nhiu tiu ch khc nhau nh qu trnh hnh ng, theo mc tng qut ca ni dung kim tra, theo tn sut ca cc cuc kim tra, theo ch th tin hnh kim tra. Cc hnh thc kim tra xem xt theo qu trnh hot ng: Theo tiu ch ny, kim tra bao gm nhng dng c bn l: - Kim tra trc hot ng: Hnh thc kim tra ny dng m bo ngun lc cn thit cho mt hot ng no c ghi vo ngn sch v c chun b y c v s lng, chng loi, cht lng v n ni quy nh. - Kim tra trong hot ng: L theo di cc hot ng ang din ra m bo chc chn rng mi ci u hng n cc mc tiu. Nhng tiu chun ch o hot ng ang din ra c rt ra t nhng phn m t cng vic v t nhng chnh sch c hnh thnh t chc nng lp k hoch. Vic kim tra trong hot ng c thc hin ch yu bng nhng hot ng gim st ca nhng nh qun tr. - Kim tra sau hot ng: L hnh thc kim tra, o lng kt qu cui cng ca hot ng
82

Gio trnh Qun tr hc

Theo mc tng qut ca ni dung kim tra: Theo cch phn loi ny, c cc hnh thc kim tra c bn l: - Kim tra ton b: Nhm nh gi vic thc hin mc tiu, k hoch ca doanh nghip mt cch tng th - Kim tra b phn: L kim tra i vi tng lnh vc, b phn, phn h c th ca doanh nghip - Kim tra c nhn: Kim tra i vi nhng con ngi c th trong doanh nghip Theo tn sut ca cc cuc kim tra: Vi cch phn loi ny, chng ta c cc loi kim tra l: - Kim tra t xut: L kim tra khng theo nh k nh sn - Kim tra nh k: L kim tra c thc hin theo k hoch nh trong tng thi gian v tp trung vo mt s chc nng qun tr - Kim tra lin tc: L gim st thng xuyn trong mi thi im, vi mi cp, mi i tng, mi khu v mi ni dung kim tra Theo mi quan h gia ch th v i tng kim tra: - Kim tra l hot ng kim tra ca lnh o doanh nghip v cn b chuyn nghip i vi i tng qun l - T kim tra l vic pht trin nhng nh qun tr v nhn vin c nng lc v thc k lut cao; c kh nng gim st bn thn v p dng thnh tho kin thc, k nng, k xo hon thnh cc mc tiu, k hoch vi hiu qu cao. 8.2. Cc nguyn tc kim tra 8.2.1. Kim tra phi theo k hoch C s tin hnh kim tra thng l da vo k hoch. Do vy, n phi c thit k theo k hoch hot ng t chc. 8.2.2. Kim tra phi cng khai, khch quan, chnh xc Qu trnh qun tr d nhin l bao gm nhiu yu t ch quan ca nh qun tr, nhng vic xem xt cc b phn cp di c lm tt cng vic hay khng, khng th l s phn on ch quan. Nu nh thc hin kim tra vi nhng nh kin c sn s khng cho chng ta c c nhng nhn xt v nh gi ng mc v i tng c kim tra, kt qu kim tra s b sai lch v s lm cho t chc gp phi nhng tn tht ln 8.2.3. Kim tra phi ph hp vi t chc vic kim tra c hiu qu cao cn xy dng mt quy trnh v cc nguyn tc kim tra ph hp vi nt vn ho ca doanh nghip. Nu nh qun tr trong t chc c phong cch lnh o dn ch, nhn vin lm vic t gic, lun sng to v c tinh thn trch nhim th vic kim tra hot ng ca cp di v nhn vin khng nn thc hin qu thng xuyn. Ngc li, nu nhn vin cp di quen lm vic vi cc nh qun tr c phong cch c on, thng xuyn ch o cht ch, chi tit v nhn vin c tnh li, khng c kh nng linh hot th khng th p dng cch kim tra, trong nhn mnh n s t gic hay t iu chnh ca mi ngi.
83

Gio trnh Qun tr hc

8.2.4. Kim tra phi ng b, linh hot a dng Mun cho vic kim tra em li hiu qu thit thc th cn tin hnh ng b nhiu khu, kt hp nhiu phng php vi nhau. Cc phng php kim tra, hnh thc kim tra cng phi c p dng linh hot, uyn chuyn, ph hp vi tng i tng, quy m, mc ch ca kim tra. 8.2.5. Kim tra phi hiu qu, tit kim Cc k thut v cch tip cn kim tra c coi l c hiu qu khi chng c kh nng lm sng t nguyn nhn v iu chnh nhng sai lch tim tng v thc t so vi k hoch vi mc chi ph nh nht. Yu cu ny i hi li ch ca kim tra phi tng xng vi chi ph cho n. Mc d yu cu ny l n gin nhng kh trong thc hnh. Thng thng cc nh qun tr phi b ra nhiu chi ph tn km cho cng tc kim tra nhng kt qu thu c do kim tra li khng tng xng. 8.3. Tin trnh kim tra Qu trnh kim tra c phn chia thnh 6 bc vi u vo l kt qu thc t t v u ra l kt qu mong mun sau khi iu chnh.
Kt qu thc t (u vo) Kt qu mong mun (u ra) Thc hin cc iu chnh Chng trnh iu chnh Xc nh cc sai lch Phn tch l do sai lch o lng kt qu thc t So snh thc t vi tiu chun

S 8.3. Cc bc kim tra - T cng tc thc t: Mi hot ng kim tra kim sot phi xut pht tnh hnh thc t, v thc t cho php chng ta xc nh c i tng, vng (ni) trng yu cn kim tra kim sot, xc nh ni dung, phng php, cng c kim tra kim sot, ; t c k hoch kim tra kim sot mang tnh kh thi v hu hiu; th hin y cc ngha ca chc nng kim tra kim sot trong qu trnh qun tr. - o lng kt qu cng tc thc t: L khu cn, ong, o, m kt qu thc t i chiu vi tiu chun qui nh. Cht lng cng tc kim tra kim sot ph thuc phn ln vo cht lng o lng. nng cao cht lng o lng cn ch n cc cng c o lng. - So snh vi tiu chun Chun qui nh: Tiu chun l ci g c n nh t trc, l ci mu cn t c, chng hn nh nhim v, k hoch c giao, ch , ni qui qui nh, bn thit k c lp, c lm chun so snh.
84

Gio trnh Qun tr hc

- Xc nh mc sai lch: Khi ly kt qu thc t so snh vi tiu chun qui nh, chng ta xc nh c sai lch. S sai lch ny c th pht sinh theo hai chiu hng khc nhau, hoc thc t ln hn chun hoc nh hn chun qui nh. Chiu hng no c xem l hin tng tt hay khng tt cn ty thuc vo ch tiu so snh, nu li nhun thc t ln hn k hoch th l hin tng tt, ngc li gi thnh sn phm ln hn k hoch c xem l hin tng khng tt. - Tm nguyn nhn sai lch: Sau khi xc nh c mc sai lch chng ta phi tm cc nguyn nhn gy ra s sai lch . y l tin cn thit cho vic lp k hoch iu chnh. - Lp k hoch iu chnh: L vic xc nh ngi (b phn) thc hin nhng cng vic iu chnh, i tng cn iu chnh v thi gian cng nh cc cc bin php iu chnh. K hoch iu chnh c lp cng chi tit, c th bao nhiu th hiu qu hot ng iu chnh cng cao by nhiu. - T chc iu chnh: L cng vic sp xp, b tr nhng b phn v c nhn thc hin vic iu chnh; qui nh quyn hn, trch nhim, quyn li ca cc bn tham gia trong qu trnh iu chnh; thit lp cc mi quan h cng vic gia cc b phn v c nhn, ... - Cc hot ng iu chnh hng ti s mong i: L bc cui cng ca tin trnh kim tra kim sot. Bao gm nhng cng vic c th ca hot ng iu chnh. Cc hot ng c th ny tc ng trc tip n i tng cn iu chnh hng chng i n nhng trng thi m ngi qun tr mong i. Xt tng qut hn, kim tra khng n thun ch l vic kim chng kt qu sau khi thc hin; m l qu trnh ch ng kim tra t trc khi thc hin (kim tra u vo), kim tra trong khi ang thc hin (kim tra hin hnh) v kim tra sau khi thc hin (kim tra u ra, kim tra kt qu). Kim tra trc khi thc hin nhm trnh sai lm ngay t u, da vo cc thng tin mi nht v cc yu t ca mi trng kinh doanh (bn ngoi v bn trong doanh nghip) i chiu vi k hoch lp; qua kp thi iu chnh cho ph hp. Kim tra trong khi thc hin nhm tho g nhng tr ngi, vng mc ny sinh, qua theo di trc tip nhng din bin trong qu trnh thc hin.
Lp k hoch
Kim tra

Thc hin

Kim tra

Kt qu

S 8.4: Chu trnh kim tra Trong qu trnh kim tra, cn lu thm cc vn : - U quyn trong kim tra: Trong trng hp ngi qun tr khng th trc tip thc hin vic kim tra, cn u quyn cho ngi khc trn nguyn tc m bo tng xng gia trch nhim vi quyn hn c giao. - Thi im v thi hn kim tra: Chn thi im kim tra thch hp s gip pht hin kp thi cc sai lch, gim tn tht. Xc nh thi hn kim tra hp l s to mi trng n nh cho hot ng ca doanh nghip; trnh lm s si hoc qu ko di.
85

Gio trnh Qun tr hc

- Quy nh ngi c trch nhim kim tra v ngi c trch nhim x l cc kt qu kim tra (qua c chng trnh iu chnh). C. CU HI N TP 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bn cht ca cng tc kim tra? Nhng yu cu v nguyn tc c bn ca cng tc kim tra? Trnh by tin trnh kim tra. Tiu chun kim tra hiu qu. Cc loi hnh kim tra. Ti sao ni kim tra trc hot ng (kim tra lng trc) l loi hnh kim tra t tn km nht nhng c hiu qu nht? Phn bit s khc nhau gia cc cp qun tr trong vic thc hin chc nng kim tra.

86