Vận đơn đường biển và chứng nhận thực xuất (B/L:Bill of lading) [1]

Cuc HQ TP HCM, 20-12-2008.

Vận đơn (B/L) là một chứng từ pháp lý quan trọng, trong bộ hồ sơ hải quan, để làm thủ tục nhập khẩu một lô hàng hoặc
để xác nhận hàng đã thực xuất khẩu. Vận đơn là chứng từ do người chuyên chở cấp/ giao cho người gửi hàng để xác
nhận việc hàng hóa đã được nhận để vận chuyển đến cảng đích theo thỏa thuận ghi trên vận đơn. Tùy theo phương thức
vận tải mà có các loại B/L tương ứng. Hiện nay, phần lớn hàng hóa thương mại lưu thông trên thế giới được vận chuyển
bằng đường biển, trong đó chủ yếu bằng phương thức vận tải đa phương thức. Bài viết chỉ đề cập đến Vận đơn đường
biển và những vấn đề cần lưu ý khi tiếp nhận B/L để đối chiếu và xác nhận thực xuất cho các lô hàng/ tờ khai xuất khẩu.

Phần I: VẬN ÐƠN ÐƯỜNG BIỂN (B/L)

Ngày 25 tháng 10 năm 2006, Ủy ban Ngân hàng của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) đã thông qua Bản Quy tắc thực
hành thống nhất về tín dụng chứng từ mới (UCP 600)[1] thay thế cho Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng
chứng từ cũ (UCP 500) và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2007. UCP 600 đã chia chứng từ chuyên chở hàng hóa
bằng đường biển thành 3 loại:
1) Vận đơn đường biển (Bill of Lading) ;
2) Giấy gửi hàng bằng đường biển “không giao dịch được” (Non-Negotiable Seawaybill);
3) Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Pary Bill of Lading).

Như vậy, khi gửi hàng bằng đường biển, tùy theo yêu cầu của tín dụng chứng từ, các loại chứng từ trên đây đều được
ngân hàng coi là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển và chấp nhận để thanh toán. Về tên gọi của chứng từ:
Chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển cho dù được gọi như thế nào, UCP 600 không quan tâm, miễn là nội
dung của chứng từ đáp ứng những quy định của UCP.

1. Hình thức và nội dung của B/L:

- Chứng từ giấy: Đối với chứng từ giấy thì bao gồm 2 mặt : mặt 1 sẽ chứa đựng những nội dung theo quy định, mặt 2
chứa đựng các điều kiện và điều khoản chuyên chở.
-Chứng từ điện tử: Đối với chứng từ điện tử, UCP 600 không đề cập trong nội dung, mà sẽ có bản phụ trương hướng
dẫn cụ thể kèm theo. Nếu phát hành dưới dạng điện tử thì không bao gồm 2 mặt mà bao gồm 2 bộ phận hợp thành: bộ
phận thứ nhất gọi là chứng từ vận đơn điện tử (Electronic Bill of Lading text) và bộ phận thứ hai gọi là trang đăng ký
chuyển đổi. Song, phát hành dưới hình thức nào cũng phải đảm bảo những nội dung được quy định trong UCP 600.
Cho đến nay, trong ngành vận tải biển quốc tế không có mẫu B/L thống nhất. Mỗi hãng tàu đều phát hành B/L theo
mẫu riêng, nhưng về nội dung chúng có những điểm chung, căn cứ vào những Công ước điều chỉnh về B/L đang có hiệu
lực theo nguyên tắc áp dụng Công ước nào thì phải ghi rõ và những qui định trong B/L không được trái với Công ước áp
dụng.
Người ký chứng từ: Theo UCP 600, người ký các chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển cụ thể như
sau: Đối với vận đơn đường biển và giấy gửi hàng bằng đường biển, người ký chứng từ có thể là người chuyên chở
(As carrier) hay đại lý hoặc người thay mặt người chuyên chở (As agent or For the Carrier); thuyền trưởng hay đại lý
hoặc người thay mặt thuyền trưởng. Người ký chứng từ, khi ký phải thể hiện rõ tư cách pháp lý của mình. Riêng đối với
đại lý, khi ký, ngoài việc thể hiện là đại lý, còn phải ghi rõ đại lý cho ai, nghĩa là phải ghi rõ tên của người mà mình là đại
lý thay mặt.
Chữ ký trên chứng từ vận tải đa phương thức có thể là chữ ký viết tay (chữ ký sống), chữ ký in sao (facimile), chữ ký đục
lỗ (perforated), chữ ký đóng dấu (stamped) bằng ký hiệu tượng trưng hoặc bằng các máy móc phương tiện khác nếu như
không trái với luật pháp của quốc gia mà chứng từ đó được phát hành.
Theo Điều 82 Bộ Luật Hàng hải Việt Nam: B/L phải ghi rõ trên “Mặt trước” các nội dung liên quan: Tên, địa chỉ của
người vận chuyển (Carrier); Tên và địa chỉ: người gửi (Shipper), người nhận (Consigneer): theo lệnh hay vô danh (To
Oder/To Bearer B/L). Về hàng hóa phải mô tả chủng loại, tên hàng (descriptions of goods), quy cách đóng gói, đơn vị số
lượng (Number and kind of packages), thể tích, trọng lượng hoặc giá trị, tình trạng bao bì, ký mã hiệu (Mark and Nos).
Thanh toán cước, trả trước hay sau (freight prepaid or collect). Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng. Số bản B/L gốc (Original),
thời điểm và địa điểm ký phát B/L (Place and date of issue); Tình hình xếp hàng (clean or unclean B/L). Mặt sau B/L in
sẵn điều khoản luật áp dụng (Công ước, Luật quốc gia) khác nhau tùy theo hãng tàu liên quan đến điều kiện chuyên chở.

2. Chức năng của B/L:

 Theo thông lệ Hàng hải Quốc tế (công ước Brussels 1924, điều 1 khoản b) và Bộ luật Hàng hải Việt nam (điều 81
khoản 3) thì vận đơn là cơ sở pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người nhận hàng và người chuyên chở. Theo Điều 81 Bộ
Luật Hàng hải Việt Nam, vận đơn có 3 chức năng sau:
- Thứ nhất, vận đơn là “bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tầu số hàng hoá với số lượng, chủng loại, tình
trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng”. Thực hiện chức năng này, vận đơn là biên lai nhận
hàng của người chuyên chở cấp cho người xếp hàng. Tuy nhiên, B/L không phải là một hợp đồng vận tải vì chúng
chỉ có một bên (người vận chuyển) ký .
- Thứ hai, “vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng” hay nói đơn giản hơn vận đơn là chứng
từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ( Document of title) ghi trong vận đơn. Vì vậy, vận đơn có thể mua bán, chuyển
nhượng được. Chính vì chức năng đặc biệt này mà việc thay thế B/L bằng thủ tục EDI là việc rất khó khăn hiện nay.
- Thứ ba, vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển đã được ký
kết.
B/L được lập thành một số bản gốc, thường là ba (03), gọi là “Bộ vận đơn gốc” và giao cho người gửi hàng. Trên các bản
gốc, người ta in hoặc đóng dấu các chữ "Original". Chỉ có bản gốc (original) B/L, loại vận đơn đã xếp hàng lên phương
tiện vận chuyển (shipped), mới có chức năng nhận hàng tại cảng đến. Nếu một bản chính đã được người nhập khẩu
dùng để nhận hàng, các bản chính khác tự động hết giá trị. Ngoài “Bộ vận đơn gốc”, người vận chuyển có thể phát hành
một số bản sao theo yêu cầu của người gửi hàng, trên đó ghi chữ "Copy" và “Non-Negotiable”. Các bản “Copy” này là
“Bản chính” (khác với bản gốc), không có giá trị pháp lý như bản gốc, không chuyển nhượng được, chúng chỉ dùng trong
các trường hợp: thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan .v.v . .

3. Phân loại B/L:

Theo Bộ luật hàng hải Việt nam vận đơn được ký phát dưới 3 dạng: vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh, vận
đơn xuất trình. Tuy nhiên, thực tế B/L được phát hành theo nhiều hình thức khác nữa, tùy theo tình trạng giao nhận hàng
hóa, tình trạng hàng hóa đã nhận, hình thức vận chuyển, người nhận hàng:
a)Theo thời gian cấp B/L và tình trạng giao/ nhận hàng hóa giữa người gửi và người vận chuyển:
- B/L đã xếp hàng (Shipped on board B/L): được cấp sau khi hàng hóa đã thực sự xếp trên tàu. Nội dung này trên chứng
từ có thể được thể hiện bằng hai cách: hoặc là một cụm từ in sẵn (pre-printed wording) hoặc là một ghi chú là hàng đã
được xếp lên tàu và có ghi ngày xếp hàng lên tàu (an onboard notation indicating the date on which the goods have been
shipped in board).
Trên B/L có ghi ngày tháng giao hàng: Theo quy định của UCP 600 thì ngày phát hành vận đơn sẽ được coi là ngày
giao hàng (the date of issuance of the Bill of Lading will be deemed to be the date of shipment), trừ khi trên chứng từ vận
chuyển đã có ghi chú ngày xếp hàng lên tàu thì ngày xếp hàng lên tàu sẽ được coi là ngày giao hàng (the date stated in
the on board notation will be deemed to be the date of shipment). Như vậy, ngày xếp hàng lên tàu chính là ngày giao
hàng. Còn ngày phát hành chứng từ vận chuyển sẽ được coi như ngày giao hàng nếu trên chứng từ không có ghi chú
khác về ngày xếp hàng lên tàu. Trên thực tế cũng có những trường hợp ngày phát hành chứng từ vận chuyển có thể
trước hoặc sau ngày xếp hàng lên tàu – Trong những trường hợp này không được coi ngày phát hành chứng từ vận
chuyển là ngày giao hàng.
- B/L nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Trên B/L không ghi
rõ ngày, tháng được xếp xuống tàu. Có thể hàng hóa còn trong kho, bãi cảng. Sau khi xếp hàng xuống tàu, người gửi
hàng có thể đổi lấy B/L đã xếp hàng. Thường áp dụng cho hình thức hàng container (FCL/FCL hoặc LCL/LCL B/L).

b)Theo tình trạng hàng hóa người vận chuyển đã nhận :

- B/L sạch/hoàn hảo (Clean B/L) là B/L không có ghi chú của thuyền trưởng trên B/L về tình trạng của hàng hóa/bao bì
của hàng hóa nhận chở.
- B/L không hoàn hảo (Unclean B/L) là B/L trên đó thuyền trưởng có ghi chú về tình trạng thực của hàng hóa hay bao bì
đã thực xếp trên tàu.

c) Theo hình thức vận chuyển:

- B/L đi thẳng (Direct B/L) cấp cho lô hàng được chuyên chở thẳng từ cảng xếp đến cảng đích (port to port). Không
chuyển tải.
- B/L suốt/chuyển tải (Through/transhipment B/L) là B/L dùng trong trường hợp hàng hóa được chuyên chở từ cảng xếp
đến cảng dỡ hàng, qua nhiều cảng, bằng nhiều phương tiện vận tải, thuộc hai hay nhiều chủ khác nhau, có chuyển tải.
Trên từng chặng các tàu tham gia vận chuyển có thể cấp các vận đơn địa phương (Local B/L). Loại B/L này chỉ có chức
năng là biên lai nhận hàng hóa không dùng để thanh toán.
- B/L liên hợp (Combined transport B/L): là loại B/L dùng trong vận tải đa phương thức (multimodal transport). Hàng hóa
được chở hàng bằng nhiều loại phương tiện vận tải khác nhau, trong đó có vận tải bằng đường biển. Loại B/L này đã
được phòng Thương mại Quốc tế thừa nhận trong khuôn khổ Hiệp hội những người vận tải FIATA nên được gọi là
FIATA combined B/L.
- B/L theo hợp đồng thuê tàu (Charter party/ Stale B/L): Loại B/L chỉ có giá trị như một biên lai nhận hàng khi hàng được
chuyên chở bằng tàu chuyến. Trên B/L có ghi được dùng với hợp đồng thuê tàu (to be used with charter party). B/L này
không dùng để thanh toán được, trừ khi có quy dịnh riêng trong L/C.

d) Theo người nhận hàng:

- B/L theo lệnh (Order B/L): là B/L không ghi rõ người nhận hàng (to order). Người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh
của người gửi hàng, ngân hàng hoặc người được thông báo nhận hàng (notify party). Có thể chuyển nhượng B/L bằng
cách ký hậu (Endorsement).
- B/L đính danh (Straight B/L): là B/L có ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng. Chỉ người có tên trên B/L mới được nhận
hàng. B/L này không chuyển nhượng được.
- B/L vô danh/xuất trình (Bearer B/L): là B/L không ghi rõ tên người nhận hàng, và không ghi rõ theo lệnh của ai. Người
chuyên chở sẽ giao hàng cho người xuất trình B/L này. B/L có thể được chuyển nhượng bằng cách trao tay.

e) B/L theo cách gửi hàng (Container B/L):

- Gửi/nhận nguyên container (FCL-Full Container Load) : thông thường FLC B/L này được ký phát trước khi container
chứa hàng được xếp lên tàu, còn ở bãi của cảng gửi hàng (Container Yard – CY) nên còn gọi là “vận đơn nhận hàng để
xếp” ( Received for shipment B/L). Sau khi container chứa hàng đã được xếp lên tàu, người vận chuyển sẽ ghi chú thêm
trên B/L “ Shipped on Board on…..) và ký xác nhận. Lúc này FCL B/L trở thành “Shipped on board B/L). Các loại
container B/L, tùy theo loại hình vận tải, sẽ được ghi chú : CY/CY ( từ bãi container cảng gửi đến bãi container cảng
nhận; Door to Door….
- Gửi hàng lẻ LCL/LCL (Less than Container Load) : Người gom hàng lẻ có thể đảm nhận vai trò là người vận tải hoặc
người giao nhận. Nếu người giao nhận có chức năng vận tải thì sẽ ký phát LCL B/L cho người gửi hàng. LCL B/L này có
chức năng giống như FLC B/L .

f) B/L đã xuất trình (Surrendered B/L):

Để khắc phục tình trạng hàng đã đến cảng nhưng người nhận hàng chưa nhận được chứng từ vận tải ( B/L gốc), trong
giao nhận quốc tế sử dụng Surrendered B/L. Đây là loại B/L thông thường như các B/L khác, chỉ khác là khi cấp B/L này,
người vận tải/đại lý đóng dấu Surrendered B/L và điện báo và fax cho đại lý tàu tại cảng đến để biết và giao hàng cho
người nhận mà không cần phải xuất trình Original B/L. Người nhận hàng chỉ cần xuất trình bản fax của Surrendered B/L
là có thể nhận hàng tại cảng nhận. Đây chỉ là hình thức thuận lợi về giao dịch chứng từ giữa các bên giao nhận, không
thay đổi về bản chất của B/L. Khi B/L đã được đóng dấu “Surrendered” có nghĩa là hàng đã được người vận tải (ở cảng
xếp hàng) nhận để chuyên chở.

g) B/L do Người giao nhận (Forwarder) cấp:

- Nếu Người giao nhận đồng thời là nhà vận chuyển (carrier): Do đồng thời có chức năng vận chuyển nên đại lý giao
nhận có thể phát hành B/L. B/L này đã được Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận FIATA phát hành (FBL) và được
Phòng thương mại quốc tế (ITC) và các ngân hàng thương mại công nhận. B/L do người giao nhận cấp khi vận chuyển
hàng hóa bằng phương thức Multimodel transport hoặc bằng đường biển, chủ yếu bằng container.
- Nếu Người giao nhận (forwarder) không có chức năng vận chuyển : thì người vận chuyển (carrier) sẽ ký phát vận đơn
của mình (Master FCL B/L) giao cho người giao nhận sau khi nhận nguyên container của forwarder . Trên FCL B/L,
người gửi hàng (shipper) là “Đại lý giao nhận” tại cảng xếp hàng và người nhận (consignee) là “Đại lý giao/đại diện của
đại lý giao nhận” tại cảng dỡ hàng/cảng đến. B/L này không dùng để thanh toán cho hình thức L/C. Tiếp đó, người giao
nhận, với tư cách là người thầu vận tải, sẽ ký phát House B/L của mình cho từng chủ hàng của lô hàng lẻ. Trên HBL,
“consignee” sẽ là người nhận hàng đích thực ( người nhập khẩu). Người nhập khẩu sẽ phải xuất trình HBL cho đại lý/đại
diện của người giao nhận tại cảng đến để được cấp Giấy báo nhận hàng (Delivery Order) để đi làm thủ tục nhận hàng.
Đại lý giao nhận phải xuất trình Master FCL B/L cho tàu để nhận container hàng từ tàu.
Lưu ý: HB/L này chưa được ITC công nhận vì người giao nhận này có thể đóng vai trò là người vận tải hoặc không nên
nó không thỏa mãn được yêu cầu của L/C do đó các HBL này có xu hướng được thay thế bằng Combined B/L.
- Giấy chứng nhận vận tải (FCT- Forwarder’s Certificate of Transport): Giấy này do người giao nhận cấp cho người gửi
hàng, xác nhận nghĩa vụ của người giao nhận phải giao hàng tại cảng đến, thông qua một đại lý tại cảng đến do người
giao nhận chỉ định. Đây không phải là “Chứng từ vận tải”.

[1] Bản UCP đầu tiên được ICC phát hành từ năm 1933 với mục đích là khắc phục các xung đột về luật điều chỉnh tín
dụng chứng từ giữa các quốc gia bằng việc xây dựng một bộ quy tắc thống nhất cho hoạt động tín dụng chứng từ. Theo
đánh giá của các chuyên gia, UCP là bộ quy tắc (thông lệ quốc tế) tư nhân thành công nhất trong lĩnh vực thương mại.
Ngày nay, UCP là cơ sở pháp lý quan trọng cho các giao dịch thương mại trị giá hàng tỷ đô la hàng năm trên toàn thế
giới.
[2] Giấy gửi hàng (seaway bill): ở Việt nam, việc áp dụng seaway bill vận còn rất mới mẻ, mặc dù đã có cơ sở pháp lý để
áp dụng seaway bill. Mục C - điều 80 Bộ luật Hàng hải Việt nam quy định : Người vận chuyển và người giao nhận hàng
có thể thoả thuận việc thay thế B/L bằng giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hoá tương đương và thoả thuận
về nội dụng, giá trị của các chứng từ này theo tập quán Hàng hải quốc tế.
[3] Loại B/L này có giá trị như một biên lai nhận hàng. Khi hàng được chở bằng tàu chuyến, trên B/L có ghi “ to be used
with Charter parties). B/L này không phải là hợp đồng vận tải mà phải dùng kèm với hợp đồng thuê tàu chuyến. B/L này
không được ngân hàng mở L/C chấp nhận thanh toán, trừ khi (charter party B/L are acceptable).
[4] Hiện nay có 2 nguồn luật quốc tế chính về vận tải biển, đó là:
- Công ước quốc tế để thống nhất một số thể lệ về vận đơn đường biển, gọi tắt là Công ước Brussels 1924 và hai Nghị
định thư sửa đổi Công ước Brussels 1924 là : Nghị định thư sửa đổi Công ước Brussels 1924 gọi tắt là nghị định thư
1968. (Visby Rules - 1968) và Nghị định thư năm 1978.
- Công ước của Liên hợp quốc về vận chuyển hàng hoá bằng đường biển, gọi tắt là Công ước Hamburg 1978.
[5] Vì vậy mỗi hãng khác nhau phát hành vận đơn có hình thức khác nhau. Tuy nhiên hình thức phát hành không quyết
định giá trị pháp lý của vận đơn.
[6] Muốn phân biệt một vận đơn là Master bill hay House bill phải căn cứ vào nội dung và hình thức cuả vận đơn. Vận
đơn đường biển thường có dẫn chiếu một số công ước quốc tế phổ biến như Hague Rules, Hague Visby Rules hoặc
Hamburge Rules. Ngược lại, trên thế giới không có một Công ước nào điều chỉnh vận đơn thứ cấp…

Vận đơn đường biển và chứng nhận thực xuất (B/L:Bill of lading) [2]
Phần II: Những vấn đề cần lưu ý khi tiếp nhận B/L để xác nhận thực xuất. Như Phần I đã trình bày, vận đơn đường biển
có rất nhiều loại, phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau, mỗi loại có chức năng, tính chất pháp lý khác nhau….. Vì
vậy, việc nắm được những khái niệm cơ bản về bản chất, hình thức của B/L là điều cần thiết để việc tiếp nhận hồ sơ xác
nhận thực xuất được chính xác về phía hải quan và thuận lợi cho doanh nghiệp.

1/ Qui định về xác nhận thực xuất: Theo qui định tại điểm V, Mục 1 Thông tư 112/2005/TT-BTC ngày 15/12/2005, đối với
hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường biển, đường hàng không, đường sắt, cơ quan Hải quan nơi làm thủ tục xuất
căn cứ vận tải đơn và hóa đơn thương mại do chủ hàng xuất trình để xác nhận thực xuất trên tờ khai hải quan.Ngoài ra,
về “chứng từ tương đương vận tải đơn” để làm căn cứ xác nhận thực xuất, công văn số 1578/TCHQ-GSQL ngày
14/4/2006 hướng dẫn về xác nhận thực xuất có nêu các chứng từ sau: Biên lai nhận hàng của đại lý giao nhận hoặc
hãng tàu (Forwarder cargo receipt hoặc Forwarder’s certificate of receipt) hoặc cargo receipt hoặc House Airway
Bill hoặc Surrendered B/L).

Hướng dẫn về việc đối chiếu B/L để xác nhận thực xuất hiện nay căn cứ vào hướng dẫn của công văn 1578/TCHQ-
GSQL nêu trên:

“ Đối với hàng xuất qua cửa khẩu đường biển, …là ngày xếp hàng lên tàu ghi trên B/L và chứng từ tương đương B/L”; “
…có thể sử dụng bản sao có đóng dấu xác nhận của giám đốc doanh nghiệp để làm căn cứ xác nhận thực xuất. Doanh
nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ bản sao”; “Về nguyên tắc, chứng từ không phù hợp thì
không xác nhận thực xuất. …căn cứ giải trình của người xuất khẩu và các chứng từ chứng minh, thực tế hàng xuất khẩu,
nếu xác định việc không phù hợp đó là có lý do chính đáng, khách quan thì xác nhận thực xuất theo giải trình của người
xuất khẩu”; “Việc xuất khẩu hàng của doanh nghiệp Việt Nam cho đối tác thứ 3 theo chỉ định của người đặt gia công/
người mua ở nước ngoài… căn cứ giải trình của doanh nghiệp và các chứng từ chứng minh thực tế hàng xuất khẩu đã
được giao tại cảng Việt Nam để xem xét, nếu hợp lý thì xác nhận thực xuất theo giải trình của người xuất khẩu”.

Các Qui định và hướng dẫn trên cho thấy: công chức hải quan phải xem xét “sự phù hợp của B/L” và “các chứng từ
chứng minh, giải trình của người xuất khẩu” để xác nhận thực xuất. Vậy, cần phải “xem xét” những nội dung gì của B/L
để biết có sự “phù hợp” giữa các chứng từ của bộ hồ sơ xuất khẩu.

2/ Xác nhận thực xuất:

Cần phải hiểu rõ khái niệm “thực xuất”: theo nội dung hướng dẫn “căn cứ vào B/L và Commercial Invoice để xác nhận
thực xuất” và chức năng của B/L “làbằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tầu số hàng hoá với số lượng,
chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng” ta thấy,việc “xác nhận thực xuất” là: xác
nhận “tình trạng” một lô hàng xuất khẩu (được coi là đã thực xuất khẩu khi) đã được giao cho người giao nhận/ đại lý
hãng tàu để xếp lên phương tiện vận tải hoặc đã được xếp lên phương tiện vận tải.

Tuy nhiên, B/L là chứng từ vận tải được thể hiện bằng tiếng Anh, được phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau, do
vậy công chức làm nhiệm vụ xác nhận thực xuất thì khi tiếp nhận B/L cần phải xác định được ngay nội dung cần phải
kiểm tra để nhận biết chứng từ do doanh nghiệp xuất trình có đúng và đủ tiêu chuẩn để được tiếp nhận làm cơ sở xác
nhận thực xuất. Đó là xác định những dấu hiệu để khẳng định B/L thỏa mãn tiêu chí là “bằng chứng người vận chuyển đã
nhận hàng để vận chuyển…” trước khi tiếp tục xem xét các chi tiết khác.

Công chức thực xuất sẽ phải kiểm tra trên B/L các dấu hiệu cho thấy hàng hóa đã được người vận chuyển nhận/hoặc
xếp lên tàu. Theo tập quán thương mại thì khi hàng đã được xếp lên phương tiện vận tải hoặc giao cho người vận
chuyển để xếp lên phương tiện vận tải thì người vận tải sẽ phát hành B/L cho lô hàng đó. Về hình thức, các dấu hiệu thể
hiện trên B/L để xác định hàng hóa đã được giao/ nhận như thế nào cho người vận chuyển gồm các cụm từ “shipped on
board”, “Loaded on M/V” “Laden on board”, “clean on board” (đương nhiên được hiểu là hàng đã xếp lên tàu)… hoặc các
cụm từ có nghĩa tương tự… “Surrendered” (có nghĩa lô hàng đã được nhận để vận chuyển). Hoặc, các B/L có cụm từ
“Received for shipment ”. Đây là B/L được phát hành khi người vận tải/ đại lý giao nhận mới nhận chứ chưa xếp lên tàu.
(Hải quan đã chấp thuận chứng từ tương đương B/L là Forwarder’s certificate of receipt, mặc dù đây không phải là chứng
từ vận tải).

Có ý kiến cho rằng các bản sao “copy” vận đơn có chữ “Non Negotiable” hoặc “Speciment” không đủ tính chất pháp lý để
xác nhận thực xuất. Thực ra, những bản B/L (với các chữ trên) chỉ không đủ tính chất pháp lý là chứng từ thanh toán đối
với ngân hàng, nhưng vẫn được coi là “bằng chứng người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển…”. Điều quan trọng
là chúng được người vận tải hoặc đại diện hợp pháp của họ phát hành cho người gửi hàng để xác định việc hàng xuất
khẩu đã được nhận và sẽ được gửi cho người nhận.

Lưu ý: các vận đơn thứ cấp HBL đường biển không thuộc đối tượng được xem xét để xác nhận thực xuất. Về tính pháp lý
của vận đơn thứ cấp (House B/L) đường biển, ngày 13/7/2007 TCHQ có công văn số 3986/TCHQ-GSQL hướng dẫn như
sau: “Về ký phát hành vận đơn đường biển, tại Điều 86 Bộ Luật hàng hải Việt Nam ngày 14/6/2005 qui định “Theo yêu
cầu của người giao hàng, người vận chuyển có nghĩa vụ ký phát cho người giao hàng một bộ vận đơn. Như vậy người
vận chuyển có nghĩa vụ ký phát vận đơn cho người giao hàng. Ngoài ra những đối tượng khác (Đại lý tàu biển, Đại lý vận
chuyển hàng hóa bằng đường biển…) được ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương khác theo sự ủy
thác của người vận chuyển (Điều 158 Bộ Luật Hàng hải). Tuy nhiên cho đến thời điểm này (2007) chưa có văn bản nào
dưới Bộ Luật Hàng hải hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phát hành HBL và cũng chưa có qui định về “cơ quan Việt Nam
nào cho phép pháp nhân có ngành nghề kinh doanh như thế nào thì được ký phát HBL”.

3/ Những vấn đề cần chú ý: Theo qui định, bộ hồ sơ khi xác nhận thực xuất gồm: tờ khai xuất khẩu, B/L và Commercial
Invoice.

a) Những nội dung cần đối chiếu để xác nhận thực xuất: Căn cứ thông tin khai báo trên tờ khai hải quan xuất khẩu: phải
xác nhận “Ngày xếp hàng lên tàu”để ghi vào tờ khai hải quan. Để đảm bảo lô hàng xuất khẩu đúng khai báo, phải kiểm
tra đối chiếu các thông tin trên B/L và Invoice xem có khớp, cụ thể:
 • Đối chiếu với B/L: xác định ngày xếp hàng lên tàu để ghi vào tờ khai hải quan. Ngoài ra để kiểm tra tính hợp
lệ, đồng bộ cần phải đối chiếu: tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu; cửa khẩu xuất hàng; cảng dỡ/giao
hàng; tên hàng, số, trọng lượng, số kiện… Chú ý: ngày phát hành B/L phải sau ngày kiểm tra thực tế hàng hóa.
Việc đối chiếu các chi tiết trên cũng là cơ sở để xác định lô hàng thuộc hợp đồng gia công trong trường hợp bên
nhận gia công Việt Nam không phải là “shipper “trên B/L.
• Đối chiếu với invoice: số hợp đồng, phương thức thanh toán, trị giá lô hàng, ...
b) Về tính hợp lệ của “Bản sao y vận đơn”: Cần phải làm rõ thế nào là “bản sao hợp lệ, hợp pháp” mặc dù “doanh nghiệp
chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ bản sao”.Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư qui
định:
Khoản 4 Điều 2 qui định: "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; Khoản 2 Điều 11: Thể thức bản sao
được quy định như sau: “Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn
bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận”.
Thực tế, nhiều các “bản sao y B/L” do doanh nghiệp xuất trình không đảm bảo tính pháp lý theo qui định trên. Nhiều bản
chỉ có dấu “Sao y bản chính”, chữ ký của giám đốc và dấu của doanh nghiệp, không có ngày, tháng ký. Thậm chí nhiều
chữ ký không có tên và chức vụ người ký. Hoặc ngược lại, chỉ có dấu doanh nghiệp, chữ ký mà không có chữ “Sao y bản
chính” cùng ngày tháng sao y.
Đề nghị chỉ chấp nhận những bản sao B/L hợp lệ về thủ tục hành chính.
c) Về các B/L do forwarder ký phát hành: Theo qui định thì doanh nghiệp xuất khẩu chịu trách nhiệm về tính pháp lý của
chứng từ (B/L, commercial Invoice ) khi nộp/xuất trình cho hải quan. Tuy nhiên, việc ký phát hành B/L cũng phải đúng về
thủ tục hành chính và phù hợp tập quán quốc tế:khi ký phải thể hiện rõ tư cách pháp lý của mình:“As carrier” hay “As
agent for the carrier “Riêng đối với đại lý, khi ký, ngoài việc thể hiện là đại lý, còn phải ghi rõ đại lý cho ai, nghĩa là phải
ghi rõ tên của hãng vận chuyển mà mình làm đại lý.Thực tế, doanh nghiệp thường xuất trình các B/L có chữ ký của người
phát hành không đúng thể thức, nội dung theo yêu cầu nêu trên.
Đề nghị không chấp nhận những B/L mà người ký phát không thể hiện đúng, đủ các chi tiết về họ tên, chức danh và tư
cách của người ký (nhân danh ai).
d) Dấu “Correction” trên B/L: Về nguyên tắc, chỉ những người đã ký phát hành văn bản mới có thẩm quyền thay đổi
những nội dung của văn bản đó bằng một văn bản đính chính khác. Có thể hiểu dấu “correction” là một chỉ dấu, ngụ ý
cho thấy sự chứng thực về việc sửa chữa của người phát hành B/L. Đây chỉ là tập quán, không phải qui định pháp lý.
Hiện nay, không có văn bản pháp lý nào qui định về việc sửa chữa bằng tay các chi tiết và đóng dấu “correction” bên
cạnh chỗ sửa chữa trên văn bản nói chung và vận đơn đường biển (B/L) nói riêng.
Tuy nhiên, theo ISBP (bản sửa đổi 2007 cho UCP 600): Trừ những chứng từ do người hưởng lập, việc sửa chữa trên
các chứng từ khác phải thể hiện là được người phát hành, hoặc người được người phát hành ủy quyền, xác
thực. Việc xác thực phải được người xác thực thực hiện bằng cách ký hoặc ký tắt, ghi rõ họ tên, trường hợp người xác
thực không phải là người phát hành chứng từ thì phải ghi rõ chức năng của người xác thực.
Thực tế, nhiều B/L được đóng dấu “correction” nhỏ, tròn, đường kính khoảng 10mm và có một chữ ký “nháy” của “ai đó”,
không rõ họ, tên.
Đề nghị: Không chấp nhận những B/L: có dấu sửa chữa nhưng không thể hiện rõ người ký xác thực hoặc người xác thực
không phải người ký phát hành B/L. Doanh nghiệp phải yêu cầu người ký phát B/L cung cấp B/L sạch hoặc phải thể hiện
rõ tên, chức năng của người xác thực bên cạnh chỗ sửa chữa.
Trên đây là một số nhận xét về vận đơn đường biển và việc xác nhận thực xuất để tham khảo, mong nhận được nhiều ý
kiến đóng góp của bạn đọc./.
Bài viết có tham khảo và sử dụng các tài liệu sau:
1) Bài viết trên Internet của PGS.TS. Nguyễn Như TiếnĐại học Ngoại thương (Tạp chí Hàng hải Việt Nam);
2) Vận tải quốc tế, Bảo hiểm vận tải quốc tế, PhD Triệu Hồng Cẩm, NXB Văn hóa Sài gòn, 2007;
3) Vận tải giao nhận quốc tế và Bảo hiểm hàng hải, Ts.Dương Hữu Hạnh, NXB Thống kê, 2004;
4) Luật Hàng hải những vấn đề cơ bản, Luật sư Nguyễn Chúng, NXB Đồng Nai, 2000;
5) Thanh toán quốc tế, PGS,TS. Trần Hoàng Ngân và TS. Nguyễn Minh Kiều, NXB Thống Kê, 2007.
6) Phụ lục 2 (Bản tiếng Việt) Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ ICC do Phòng Thương mại Quốc tế
(ICC) ban hành ngày 25/10/2006.

Theo quy định của UCP 600 thì ngày phát hành vận đơn sẽ được coi là ngày giao hàng (the date of issuance of the
Bill of Lading will be deemed to be the date of shipment), trừ khi trên chứng từ vận chuyển đã có ghi chú ngày xếp hàng
lên tàu thì ngày xếp hàng lên tàu sẽ được coi là ngày giao hàng (the date stated in the on board notation will be deemed
to be the date of shipment). Như vậy, ngày xếp hàng lên tàu chính là ngày giao hàng. Còn ngày phát hành chứng từ
vận chuyển sẽ được coi như ngày giao hàng nếu trên chứng từ không có ghi chú khác về ngày xếp hàng lên tàu.