1.

CICLO DE LOS SISTEMAS CONTABLES Todo sistema contable nace a raz de una necesidad (informacin) o que el mismo ya no responde a las necesidades y requerimientos de la entidad, posteriormente se implanta el mismo y con el transcurso del tiempo dicho sistema hay que ajustar (mantenimiento) en funcin del crecimiento, desarrollo y cambios que se suscitan en la entidad, hasta que llega un momento en que el sistema ya no se adeca a las nuevas necesidades de la entidad; entonces hay que redisear el sistema contable.

Diagnstico

Requerimientos

Diseo o rediseo

Implantacin

Mantenimiento

Diagnstico

El ciclo de vida de los Sistemas Contables manuales y computarizados tiene las siguientes etapas: Diagnstico Requerimientos Diseo o rediseo Implantacin o implementacin Mantenimiento

2. RESPONSABLES DEL DISEO O REDISEO DE UN SISTEMA CONTABLE Los profesionales involucrados de manera directa en el diseo o rediseo del sistema de contabilidad en una entidad son el contador, quien posee las habilidades y formacin profesional en materia contable y de diseo de sistema de contabilidad y el analista de sistemas sobre quien recaer el trabajo de programacin. 3. DIAGNSTICO. sta etapa del ciclo de vida del diseo de sistemas contables segn otros autores tambin es conocido como "Anlisis preliminar" (Catacora F. 1996). Esta etapa surge a raz de un problema: Existencia de necesidad de informacin de una determinada organizacin (diseo). Que el sistema contable no se adece a las necesidades de informacin de la entidad (rediseo).

El profesional especialista en diseo de sistemas contables tiene que evaluar la factibilidad o viabilidad del nuevo sistema contable; de justificarse uno de los dos problemas anteriormente mencionados, el usuario debe solicitar el diseo o rediseo del sistema contable. Para determinar la viabilidad o factibilidad del nuevo sistema contable hay que efectuar el diagnstico aplicando una serie de cuestionarios y relevamiento de la informacin. Esta etapa comprende: Diagnstico. Aprobar el nuevo proyecto. Desechar el existente. Evaluar la factibilidad desde el punto de vista del costo/beneficio.

Los problemas que pueden dar lugar a disear o redisear un nuevo sistema contable pueden ser que: No satisface necesidades de informacin. inoportunidad en el procesamiento y elaboracin de la informacin. Ausencia de calidad de la informacin. El sistema no soporta las necesidades de la informacin contable. No integracin de la informacin. Inoportunidad en su elaboracin. Falta de confiabilidad. Limitaciones en cuanto a procesamiento de la informacin.

 Limitaciones en el procesamiento de transacciones. Problemas de integracin de mdulos. Prdida de informacin. 4. REQUERIMIENTOS. En funcin objetivos que se persigan con el sistema a disear o implementar hay que desarrollar esta etapa, previa aprobacin de la factibilidad. En esta etapa hay que determinar: Necesidades. Objetivos.

Es importante sostener una serie de reuniones con todo el personal involucrado o que tendr parte en el manejo y desarrollo del sistema a ser implantado o implementado para que se conozcan de manera profunda y en detalle cada una de las operaciones que se desarrolle en el sistema contable.

REQUERIMIENTOS DE DISEO Y/O REDISEO Unidad o departamento solicitante: Da Fecha de reunin Mes An

Responsable de la solicitud:

Personas participantes: Descripcin de la solicitud:

 Resultados esperados: Fecha de conclusin del diseo y/o rediseo: Fecha de implantacin: Resultado: Fecha de aprobacin Se aprueba No se aprueba
( ) ( )

Da

Mes

Ao

En esta etapa hay que evaluar y analizar toda la informacin y resultados obtenidos en la etapa anterior (diagnstico). En esta etapa se utiliza la tcnica de la entrevista. Las reuniones pueden ser: Con el mximo ejecutivo. Jefe de finanzas yo Director administrativo. Contador. Analista.

A tiempo de establecer la necesidad de implementacin de un nuevo sistema contable tambin es importante: Analizar el costo beneficio del mismo. Evaluar la factibilidad del nuevo sistema contable. 5. DISEO O REDISEO Previamente hay que definir conceptualmente los trminos diseo y rediseo:
Diseo: Creacin

Desarrollo de sistema Rediseo: Mejorar, transformar adecuar

Diseo de un sistema: Cuando las empresas no cuentan con un sistema contable debido a que es de reciente creacin, necesariamente hablamos de un diseo de sistema contable. Rediseo de un Sistema Contable Toda organizacin en el tiempo y espacio sufre transformaciones, por tanto sus diferentes sistemas y entre ellos el contable requieren de cambios y ajustes que se adecen a los mismos; por tanto, estamos hablando de un rediseo. Esta etapa del ciclo de vida de los sistemas contables se inicia luego de haberse establecido los requerimientos y los objetivos. Las tareas ms importantes en esta etapa son: Diseo del sistema. Implantacin y/o implementacin.

Estas dos etapas tienen como objetivo sealar y especificar la forma lgica en que ir a funcionar el sistema diseado, cumpliendo con estndares mnimos de calidad. Para el desarrollo de esta etapa se pueden utilizar las siguientes tcnicas o herramientas: Diagrama de flujo de informacin. Diccionario de datos: procesos, flujos, entidades, almacenamientos. Diagrama de acciones (miniespecificaciones). rboles de decisiones.

6. IMPLANTACIN O IMPLEMENTACIN. Esta etapa consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema, a travs de las siguientes acciones: Prueba piloto. Corrida en paralelo. Instalacin.

6.1.PRUEBA PILOTO Consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema en una parte de la organizacin o

determinado nmero de transacciones, para constatar cmo funciona parcialmente el sistema y si se trata de una empresa corporativa, la prueba piloto se efectuar en una de las empresas. 6.2.CORRIDA EN PARALELO Mediante ste trabajo se procesan por un determinado periodo transacciones y/o operaciones tanto en el nuevo sistema contable como en el anterior para tener la constancia de que el diseo a proponer va a satisfacer las nuevas necesidades y requerimientos; esta corrida en paralelo debe ser por un periodo de tiempo corto. 6.3.INSTALACIN En esta parte hay que definir a partir de qu fecha se reemplazar el diseo contable existente y qu momento empezar a funcionar el nuevo sistema, para ello hay que tener plena seguridad del buen funcionamiento del nuevo diseo, as como de su consistencia evitando o minimizando posibles errores o fallas. Es posible que en esta etapa se tengan que realizar algunos ajustes del nuevo sistema diseado o rediseado, pero los mismos tendrn que ser mnimos y ms de forma que de fondo para no traer perjuicios a la entidad. 7. MANTENIMIENTO Esta etapa en el ciclo de vida consiste en ir actualizando y adecuando el nuevo sistema a cambios y nuevos requerimientos de procesamiento e integracin de la informacin que requiere la organizacin en funcin de los cambios que se producen en ella: En el tiempo, produccin de nuevas lneas de productos, ampliacin de mercados, incremento de volmenes de produccin, creacin de nuevas unidades o reas de la organizacin. En el espacio: crecimiento de la organizacin, ampliacin de sucursales y/o oficinas, cambios tecnolgicos, etc. Cuando el sistema se encuentra en etapa de madurez, pueden existir otros nuevos requerimientos tales como: Los tiempos de respuesta para la generacin de informacin son razonablemente aceptables. El cdigo de cuentas soporta y maneja todas las transacciones vigentes en la entidad. Los procesos computarizados de contabilizacin no generan problemas en la

codificacin de movimientos. El mantenimiento del sistema est enfocado a subsanar errores fsicos de la informacin almacenada en el CPU. En los sistemas contables computarizados tambin como parte de mantenimiento hay que considerar (Catacora 1997): Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte fsica de los equipos) y si, El Software se adeca a los requerimientos del contador (programas o paquetes contables).

8. PERIODO DE LOS SISTEMAS CONTABLES Al igual que los procesos administrativos, los sistemas contables se repiten con la misma frecuencia y en forma cclica (un ao), as por ejemplo un Estado de Prdidas y Ganancias, refleja el resultado de las operaciones para un periodo determinado, un Balance General presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, as por ejemplo: En una empresa Comercial:
Inicio 01-01-X Final 31-12-X

En una empresa Industrial:

Inicio 01-04-X Final 31-03-X

En una empresa Minera:

Inicio
01-10-X

Final
30-09-X