TNG CNG TY LLAMA VT NAM

CNG TY C PHN LILAMA 3

M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 1 of 10

QUY TRNH THU THP, CHNH L,
KHAI THC, BO QUN V LOI HY H S,
TI LIU
ai din nhm bin soan Kim tra Ph duyt
H tn LUNG TH[ PHUNG THO NGUYEN TIN THNH PHAN KIM LN
Ch k
Chc
v
Nhn vin Luu tr
Ph Tng Gim dc
QMR
Tng Gim dc
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 2 of 10
THEO DI SA OI TI LIU
STT Trang Ni dung sa di
Ngy sa
di
Ghi ch
I. MUC CH :
- Quy trnh ny c quy nh nhm muc ch m bo thng nht th tuc thu thp, chinh l,
khai thc, bo qun v loai hu h so, ti liu lu tr tai Cng ty.
- Xc nh trch nhim ca CBCNV trong vic qun l v np h so vo lu tr Cng ty.
- Phuc vu khai thc, s dung h so, ti liu lu tr tai kho lu tr Cng ty m bo cht ch,
kp thi, chnh xc, khoa hoc v hiu qu.
II. PHM VI P DUNG
- p dung cho CBCNV cc phng ban nghip vu trong qu trnh lu tr h so hin hnh, giao
np ti liu vo lu tr co quan v khai thc ti liu lu tr.
- p dung cho cn b Lu tr Cng ty thuc hin cc thao tc nghip vu.
III. TI LIU THAM KHO
- Php lnh Lu tr quc gia ngy 04 thng 04 nm 2001.
- Ngh nh s 111/ 2004/ N-CP ngy 08 thng 4 nm 2004 ca Chnh ph quy nh chi tit thi
hnh mt s iu ca Php lnh Lu tr quc gia.
- Vn bn s 283/ VTLTNN-NVTW ngy 19 thng 5 nm 2004 ca Cuc Vn th - Lu tr nh
nc ban hnh hng dn chinh l ti liu hnh chnh.
- Thng t s 02/ 2006/ TT- BXD ngy 17/ 05/ 2006 ca B Xy dung Hng dn lu tr H
so thit k, bn v hon cng cng trnh xy dung.
- iu l t chc v hoat ng ca Cng ty.
- Quy trnh kim sot ti liu v h so: QT 01
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 3 of 10
IV. [NH NGHA V CH VIT TAT
1. [nh ngha
- H s l mt tp cng vn giy t c lin quan vi nhau v mt su vic, mt vn hoc mt
ngi c hnh thnh trong qu trnh gii quyt cng vic.
- Danh mc h s: l bn k nhng h so m on v cn lp trong nm.
- Chnh l ti liu: l t chc lai ti liu theo mt phong n phn loai khoa hoc, trong tin
hnh chinh sa hon thin, phuc hi hoc lp mi h so; xc nh gi tr; h thng ho h so,
ti liu v lm cc cng cu tra cu i vi phng hoc khi ti liu a ra chinh l.
- n v bo qun: l tp h so c lp hoc l on v chia nh ca h so. Mt h so c th l
mt on v bo qun ( nu chi c mt tp), nhng nu h so dy chia ra nhiu tp, th mi tp
l mt on v bo qun. C th mt h so nhng l 2, 3 on v bo qun.
2. Ch vit tt
CBCNV: Cn b, cng nhn vin
H XGTTL: Hi ng xc nh gi tr ti liu
V. NQI DUNG QUY TRNH
5.1. So d Quy trnh Thu thp h so, ti Iiu Iuu tr tai Cng ty.
Ngui thc hin Trnh t thc hin
Din gii,
Biu mu Iin quan
CBCNV
5.1.1
( BM:15.01 )
CBCNV 5.1.2
CBCNV
5.1.3
5.1.1. Lp h so
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
Lp h so theo
Danh mc h so
d duc duyt
Thu thp, b sung ti Iiu
vo h so
Np h so vo
Luu tr Cng ty
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 4 of 10
Tng CBCNV c trch nhim thuc hin y cc cng oan lp h so: m h so, thu thp,
kt thc, bin muc h so (quy nh tai iu 21 Ngh nh 110/ N-CP). H so, ti liu trc khi
giao np vo lu tr Cng ty phi c bin muc ni dung bn trong y .
a. Lp danh mc h so (BM09.01)
- lp h so c ch ng, chnh xc v y , nht l nhng h so phn nh hoat ng
ch yu ca Cng ty th phi lp Danh muc h so. Vo ngy 25 thng 12 hng nm, cc
chuyn vin phng ban cn c vo chc nng, nhim vu c giao v du kin cc cng vic
s trin khai trong nm tip theo. Nhng cng vic s hnh thnh nhng loai vn bn g v
lp thnh nhng h so g. T nhng du kin ca mi cn b s tp hp thnh du kin ca on
v v ca ton Cng ty. Bn du kin nhng h so cn phi lp l bn danh muc h so phi lp
trong nm ca phng ban, do Trng phng k ban hnh. Trn co s , b phn Lu tr s
tng hp lai thnh bn danh muc h so Cng ty.
- Thi han bo qun c t ra trong danh muc h so nhm gip cc chuyn vin lua chon
chnh xc nhng vn bn a vo h so sao cho ng gi tr v lin quan n cng vic m
h so phn nh, loai nhng giy t khng cn thit ra khi h so.
b. M h so
Cn c vo bn danh muc h so, cc cn b, chuyn vin ghi tn h so vo ba h so (tn h
so l tn ca vn hoc cng vic cu th m cn b c trch nhim theo di hoc gii quyt).
Bn ngoi ghi r s k hiu v tiu h so.
5.1.2. Thu thp, b sung ti Iiu vo h so v bin mc h so
a. Nguyn tc c bn kh !"# h$ %&
- H so lp ra phi phn nh ng chc nng, nhim vu ca on v, c nhn.
- Vn bn, ti liu c thu thp vo h so phi c su lin quan cht ch vi nhau v phn nh
ng trnh tu gii quyt cng vic.
- Nhng vn bn trong h so phi m bo gi tr php l v phi th thc. ng thi, phi
c gi tr tong i ng u.
- Trnh tnh trang giao np h so ri l, gy kh khn khi chinh l ti liu v khi sp xp s h
so.
b. Thu th"# '(n bn )*a '+, h$ %&
Trong qu trnh gii quyt cng vic, nu nhn c hoc soan tho hay ban hnh mt vn
bn c lin quan n vn hoc cng vic g th cc cn b, chuyn vin a chng vo
trong cp h so cng vic . Cng vic ny s kt thc khi vn c gii quyt xong.
d. Sp xp cc vn bn trong h so
- Cui nm, hoc sau khi kt thc cng vic, mi cn b, chuyn vin c trch nhim kim tra
lai cc ti liu c trong h so. Nu thy thiu ti liu th cn phi su tm cho y .
- Cc ti liu cn c sp xp theo mt trt tu nht nh. Thng thng ti liu c sp xp
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 5 of 10
theo:
+ Thi gian.
+ Theo trnh tu gii quyt cng vic.
+ Theo a d, hoc theo cc du n, theo tn ngi...
e. Kt thc v bin mc h so
- Tt c cc h so cn c bin muc phuc vu tra tm.
- Bin muc gm cc cng vic:
+ Thng k cc vn bn c trong h so vo t "Muc luc vn bn (BM09.03) c nh cc ti
liu , trnh tht lac v phuc vu vic tra tm nhanh gon, chnh xc ( trong qu trnh lu tr ti
liu tai cc phng ban). Qua , cc phng ban s nm r tnh hnh ti liu trc khi giao np
vo lu tr Cng ty v tao iu kin thun li trong qu trnh kim sot ti liu khi giao np vo
Lu tr Cty.
+ Lp bng muc luc h so, ti liu np lu v vit chng t kt thc: i vi nhng h so c
gi tr vnh vin v lu di, cn b chuyn mn lp h so phi vit "T kt thc. T kt thc
m t khi qut tnh hnh ti liu c trong h so . Cch ghi T kt thc theo Biu mu
(BM09.04)
+ Ghi y cc thng tin cn thit ngoi ba h so: Ba h so phi th hin c cc thng
tin sau: tn co quan v on v, tiu h so, s lng vn bn, thi han bo qun. Cc thnh
phn cn lai do cn b lu tr ghi sau khi h so c np vo lu tr co quan.
- L*u .: B !h"n #$u t%& c' qu()n t* ch+i ti,! nh"n c-c h s .h/n0 12n0 qu( c-ch 1$3c qu(
1nh t4i 1i)u n(5
5.1.3. Np h so vo Luu tr Cng ty.
Trch nhim, ni dung, thi han giao np h so thuc hin theo quy nh t iu 21 n iu 24
ca Ngh nh s 110/2004/N-CP, cu th nh sau:
a6 7h8i h4n 0iao n! ti liu vo l$u t%& c quan:
+ Ti liu hnh chnh: sau 01 nm k t khi cng vic kt thc.
+ Ti liu k thut: sau 03 thng k t khi ht thi han bo hnh cng trnh.
+ Ti liu k ton: sau 01 nm k t khi kt thc cng vic.
+ Ti liu nh, ti liu ghi m: sau 03 thng k t khi kt thc cng vic.
b6 7h9 tc 0iao n!:
- chun b np h so, cc on v v tng chuyn vin phi xem xt nhng h so cn bo
qun vnh vin v lu di km theo hai bn muc luc h so np lu np vo lu tr Cng ty
(BM09.04).
- Khi giao np h so, ti liu th cc on v phi np km:
+ 02 bn Muc luc vn bn + t kt thc ( t u trang ca mi h so).
+ 02 bn " Muc luc h so, ti liu np lu
+ 02 bn " Bin bn giao nhn ti liu (BM09.05)
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 6 of 10
on v, c nhn giao np ti liu v Lu tr co quan gi mi loai mt bn.
c6 7%-ch nhim 1+i v:i vic 0iao n! h s; ti liu vo l$u t%& C/n0 t(:
+ Tng Gim c c trch nhim chi ao cng tc lp h so v giao np h so, ti liu vo lu
tr co quan i vi cc phng ban, on v truc thuc Cng ty.
+ Trng phng Hnh chnh tham mu cho Tng Gim c trong vic chi ao, kim tra, hng
dn vic lp h so, ti liu.
+ Trng cc phng ban chu trch nhim trc Tng Gim c v vic lp h so, bo qun v
giao np h so, ti liu ca phng ban vo lu tr Cng ty.
- L*u .&
- 7%on0 t%$8n0 h3! 1n v; c- nh<n c=n 0i& l4i h s; ti liu 1> 1,n th8i h4n n! l$u th? !hi
b-o cho l$u t%& c' t%-ch nhim bi,t b@n0 vAn bn5 Bh$n0 th8i h4n 0i& l4i .h/n0 qu- CD nAm .E
t* .hi c/n0 vic .,t th2c5
- FGi c-n b; c/n0 chHc; viIn chHc t%$:c .hi n0h h$u; th/i vic ha( chu(En c/n0 t-c .h-c 1)u
!hi bn 0iao l4i h s; ti liu cho 1n v ha( n0$8i ., nhim5
5.2. So d quy trnh chinh I, khai thc, bo qun v Ioai hu h so, ti Iiu Iuu tr tai
Cng ty
Ngui thc hin Trnh t thc hin Din gii,
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 7 of 10
Biu mu Iin quan
Luu tr
Cng ty. 5.2.1
Luu tr Cng ty 5.2.2
Luu tr Cng ty
v Hi dng xc
d[nh gi tr[ ti
Iiu ca Cng ty
5.2.3
Luu tr Cng ty
v CBCNV 5.2.4
Luu tr
Cng ty 5.2.5
5.2.1. Lp k hoach thu v tip nhn h so
- Hng nm, lu tr Cng ty phi lp k hoach cu th thu thp ti liu. Trong bn k hoach
cn xc nh r thi gian tin hnh, th tu giao np ca cc on v, tn loai h so cn thu,
nhng th tuc hnh chnh thuc hin...
- Thng bo cho cc on v, phng ban trong Cng ty chun b h so, ti liu giao np.
- Hng dn cc on v, c nhn lp "Danh muc h so, ti liu cn np (BM09.01) v thng k
thnh "Muc luc h so, ti liu np lu (BM09.05)
- Chun b kho tng v cc phong tin tip nhn h so, ti liu tai Phng Lu tr.
5.2.2. Chinh I h so, ti Iiu
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
Lp k hoach thu
v tip nhn h so
Chinh I h so, ti Iiu
Xc d[nh gi tr[ h so, ti
Iiu
Bo qun h so,
ti Iiu
Khai thc v s dng h
so, ti Iiu
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 8 of 10
au khi thu thp h so ca cc on v v kho Lu tr Cng ty, nhn vin Lu tr nghin cu
bin bn v muc luc h so, ti liu giao np t cc on v, phng ban nm c thng tin
ban u v ti liu nh: ni dung ti liu; s h so, ti liu np vo lu tr; nhng h so, ti liu
ca cc on v trng lp hoc bao hm.
- Phn loai v lp thnh h so hon chinh;
- Xc nh thi han bo qun h so (vnh vin, lu di, tam thi, ) v lp bng theo di thi
han bo qun h so chnh xc nht. dy, vic xc nh gi tr ch yu l xem xt, sa cha
nhng h so ghi thi han bo qun cha chnh xc giai oan vn th.
- Thuc hin h thng ho h so, ti liu;
- Lp b sung vo muc luc h so ca cc phng ban khi chuyn h so n (phng s, cp s,
hp s, )(BM09.01)
- Xy dung h thng cng cu tra tm phuc vu cho cng tc khai thc, s dung h so, ti liu lu
tr nh: Lp Muc luc h so, ti liu; th chuyn ; phn mm tra cu h so;
- Lp Danh muc ti liu ht gi tr loai ra hu.
- Kt thc t chinh l, b phn Lu tr phi vit bo co tng kt chinh l trong nu c
nhng kt qu at c, nhn xt, nh gi v rt kinh nghim.
5.2.3. Xc d[nh gi tr[ h so, ti Iiu
a/ Yu c0u '1c 23c )4nh g3 t54 t+ !1u&
- B phn Lu tr phi hp vi cc phng ban xc nh thi han bo qun cho h so, ti liu.
ng thi, loai ra nhng ti liu ht gi tr lm th tuc tiu hu.
- Xc nh ti liu cn bo qun vnh vin v ti liu cn bo qun c thi han tnh bng s
lng nm.
- Xc nh ti liu ht gi tr cn loai ra hu.
- Trng on v phi chu trch nhim quyt nh thm thi gian lu tr cc h so ht han
lu tr nu thy cn thit.
b/ H6 )$ng 23c )4nh g3 t54 t+ !1u&
Khi tin hnh xc nh gi tr ti liu, Lu tr Cng ty tham mu cho lnh ao Cng ty thnh lp
Hi ng xc nh gi tr ti liu.
- Hi 1n0 c' nhim v& Tham mu cho Tng Gim c v vic quyt nh :
+ Muc luc h so, ti liu gi lai bo qun
+ Danh muc ti liu ht gi tr.
- 7hnh !h=n Hi 1n0 J-c 1nh 0i- t% ti liu:
+ Trng phng Hnh chnh hoc Ph Tng Gim c lm Ch tch Hi ng
+ ai din lnh ao on v c ti liu: u vin
+ Nhn vin Lu tr Cng ty: u vin
- Kh$n0 thHc lm vic c9a HLM77#:
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 9 of 10
+ Tng thnh vin Hi ng xem xt cc vn bn lin quan n vic xc nh thi han bo
qun v Danh muc H so, ti liu. i vi Danh muc ti liu ht gi tr, cn kim tra thuc t ti
liu.
+ Hi ng tho lun tp th v biu quyt theo a s.
+ Thng qua bin bn cuc hop, trnh Tng Gim c quyt nh vic tiu hu ti liu ht gi tr.
Hi ng xc nh gi tr ti liu phi lp h so ngh tiu hu trnh ln Tng Gim c quyt
nh. H so gm c: Bin bn hop xc nh gi tr ti liu, bng theo di thi han bo qun h
so, danh muc ti liu loai hu v vn bn c gi tr php l lin quan n vic tiu hy.
+ T chc vic tiu hy phi m bo an ton v hy ton b thng tin c trong h so. Trong
qu trnh thuc hin tiu hu ti liu phi c ai din ca on v c ti liu; phi c lp bin
bn, c xc nhn ca ngi thuc hin v on v c ti liu.
- 7h8i h4n l$u h s huN ti liu:
Bin bn hu, danh muc ti liu hu, bng theo di thi han bo qun h so, v cc vn bn,
ti liu lin quan n vic tiu hu c lu tai B phn lu tr v phng ban c h so tiu hu
t nht l 20 nm k t ngy tin hnh vic tiu hu h so.
5.2.4. Khai thc v s dng h so, ti Iiu Iuu tr:
- Phiu yu cu khai thc, s dung ti liu phi c xc nhn ca Trng phng c ti liu lin
quan v ca Trng phng Hnh chnh.
+ Nu ngi n khai thc c iu kin theo quy nh khai thc s dung ti liu lu tr, cn
b lu tr yu cu ngi n khai thc h so, ti liu k khai vo biu mu (Phiu yu cu s
dung h so, ti liu lu tr(BM09.07)
+ Trong trng hp kho Lu tr Cng ty c lu ti liu Mt, nu ngi n khai thc yu cu
cung cp bn Photocopy h so, ti liu Mt th tuyt i khng c phuc vu Photocopy.
+ Nu ngi n khai thc khng giy t th tr lai yu cu.
- Lu tr Cng ty vo s theo di khai thc h so, ti liu.
- Khi hon tr, ngi mn phi tr s lng v bo m ti liu khng b h hng, thiu,
mt. Nu xy ra mt mt, tht lac hoc h hng ti liu, cn b lu tr phi lp Bin bn v
bo co lnh ao Phng hnh chnh v trng phng c ti liu lin quan xem xt, x l.
- Khi xut ti liu cho mn, ngi s dung ti liu phi k nhn ngy mn v ngy tr ti liu
vo xut ti liu lu tr
5.2.5. Bo qun h so, ti Iiu
- Ti liu trc khi nhp kho phi c kh trng, lm v sinh v phi c sp xp trong hp
hoc cp. Mi hp, cp u phi dn nhn, ghi y thng tin cn thit tin thng k, kim
tra v tra tm.
- Ti liu lu tr co quan phi c bo v, bo qun an ton trong kho lu tr.
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008
TNG CNG TY LLAMA VT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3
M s QT09
Ln ban hnh 01
Ngy ban hnh 14/05/2010
Page 10 of 10
- Kho phi c b tr theo ng tiu chun c quy nh trong thng t s 09/ TT-BNV ban
hnh ngy 26/ 11/ 2007 ca B Ni vu v tiu chun kho lu tr.
- Thuc hin cc bin php phng, chng chy, n; phng chng thin tai; phng gian bo mt;
phng chng cn trng v nm mc, kh a-xt v cc tc nhn khc gy h hng ti liu; tu b,
phuc ch ti liu lu tr b h hng hoc c nguy co b h hng.
- Trang b y cc thit b k thut, phong tin bo qun ti liu lu tr
VI. BIU MU S DUNG:
BM09.01 - Danh muc h so :
BM09.02 - Nhn ile ti liu :
BM09.03 - Muc luc vn bn trong h so :
BM09.04 - Muc luc h so, ti liu np lu :
BM09.05 - Bin bn giao nhn ti liu :
BM09.06 - Muc luc h so, ti liu :
BM09.07 - Phiu yu cu s dung ti liu lu tr :
H thng qun l cht lng ISO 9001:2008