ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

ALEXANDER HENAO ALZATE

LICENDY GERMAN IRIARTE
KAREN ARGUMEDO ARCIA
MARYLIN NIETO PUERTA
SINDY DAZA BONADIEZ
(APRENDICES)


RODOLFO ANTONIO OLIVO GARCA
(INSTRUCTOR)


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO

TECNLOGO EN GESTIN ADMINISTRATIVA

N-ID: 434112

CARTAGENA-BOLIVAR

MAYO-22-2014


ACUERDO No. 049

SI CUMPLE NO CUMPLE
ARTICULO 1: Edificios de
Archivo. Los edificios y
locales destinados como
sedes de archivos debern
cumplir con las condiciones
de edificacin,
almacenamiento, medio
ambiental, de seguridad y
de mantenimiento que
garanticen la adecuada
conservacin de los
acervos documentales.


ARTICULO 2:
CONDICIONES
GENERALES.
UBICACIN

- Caractersticas de terreno
sin riesgos de humedad
subterrnea o problemas
de inundacin y que
ofrezca estabilidad.


- Deben estar situados
lejos de industrias
contaminantes o posible
peligro por atentados u
objetivos blicos.


- Prever el espacio
suficiente para albergar la
documentacin acumulada
y su natural incremento.


ASPECTOS
ESTRUCTURALES.

- Si se utilizan estantera de
2.20 mts de alto, la
resistencia de las placas y
pisos deber estar
dimensionada para
soportar una carga mnima
de 1200 k/mt2, cifra que se
deber incrementar si se va

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO, O NO CUMPLIMIENTO


a emplear estantera
compacta o de mayor
tamao sealado.

- Los pisos, muros, techos
y puertas deben estar
construidos con material
ignfugos de alta
resistencia mecnica y
desgaste mnimo a la
abrasin.

- Las pinturas utilizadas
debern igualmente poseer
propiedades ignifugas, y
tener el tiempo de secado
necesario evitando el
desprendimiento de
sustancias nocivas para la
documentacin.


CAPACIDAD DE
ALMACENAMIENTO.


- La manipulacin,
transporte y seguridad de
la documentacin.


- La adecuacin climtica a
las normas establecidas
para la conservacin del
material documental

- El crecimiento documental
de acuerdo con los
parmetros archivsticos
que establezcan los
procesos de retencin y
valoracin documental.

DISTRIBUCCIN
- Las reas destinadas
para la custodia de la
documentacin deben
contar con los elementos
de control y aislamiento
que garanticen la seguridad
de los acervos.




- Las zonas de trabajo
archivstico, consulta y
prestacin de servicios
estarn fuera de las de
almacenamiento tanto por
razones de seguridad como
de regulacin y
mantenimiento de las
condiciones ambientales en
las reas de depsito.


- Las reas tcnicas
tendrn relacin con el de
depsito, tomando en
cuenta el necesario
aislamiento que debe
existir en cuanto a la
funcin desarrollada, as
como las relaciones de
stas con las zonas de
custodia, recepcin,
organizacin y tratamiento
de los documentos.



ARTICULO 3: REAS DE
DEPSITO.

Estantera:
- Diseo acorde con las
dimensiones de las
unidades que contendr,
evitando bordes o aristas
que produzcan daos
sobre los documentos.


DISTRIBUCIN DE
ESTANTERAS.


- La estantera no ir
recostada sobre los muros
y se debe dejar un espacio
mnimo de 20 cm., entre
stos y la estantera.


- El espacio de circulacin
entre cada mdulo de



estantes debe tener un
mnimo de 70 cm., y un
corredor central mnimo de
120 cm.

- La estantera deber
tener un sistema de
identificacin visual de la
documentacin acorde con
la signatura topogrfica.


- Para unidades de
conservacin como libros,
legajos o carpetas se
recomienda el empleo de
separadores metlicos con
el fin de evitar el
deslizamiento y la
deformacin de la
documentacin
almacenada.


CONTENEDORES


- Todos los documentos,
sean sueltos o
encuadernados, requieren
sistemas distintos y
eficientes de proteccin,
acordes con las
caractersticas de tamao y
funcin.


- Como sistemas de
almacenamiento se
recomienda utilizar
contenedores o sistemas
de embalaje para albergar
folios sueltos, legajos,
libros o tomos
encuadernados con el
propsito de prolongar de
una manera considerable la
conservacin de los
mismos.




ARTCULO 5O.:
CONDICIONES
AMBIENTALES Y
TCNICAS.

Condiciones Ambientales
Material Documental:
Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20
oC con una fluctuacin
diaria de 4 oC.


- Humedad relativa entre
45% y 60% con fluctuacin
diaria del 5%.


VENTILACIN.
- El caudal debe garantizar
la renovacin continua y
permanente del aire de una
a dos veces por hora. Esto
se debe establecer de
acuerdo con las
condiciones ambientales
internas que se quieren
mantener y al espacio.


- La disposicin de las
unidades de conservacin
en los estantes deber
permitir una adecuada
ventilacin a travs de
ellos.


Filtrado de aire
ILUMINACIN EN
DEPSITOS.


- Para radiacin visible
lumnica, menor o igual a
100 lux.


- Para radiacin
ultravioleta, menor o igual a
70 uw/lumen.


- Evitar la incidencia de la


luz directa sobre
documentacin y
contenedores.

- Para el techo se debe
emplear luz fluorescente
con filtros ultravioleta.


- Los balastros no deben
estar en el interior de los
depsitos.


Disponer de equipos para
atencin de desastres
como extintores de CO2,
Solfa clan o Multipropsito
y extractores de agua de
acuerdo con el material a
conservar.


-Evitar el empleo de polvo
qumico y de agua.


- Implementar sistemas de
alarma contra incendio y
robo.


- Proveer la sealizacin
necesaria que permita
ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la
atencin de desastres y las
rutas de evacuacin y
rescate de las unidades
documentales.


MANTENIMIENTO.


- Garantizar la limpieza de
instalaciones y estantera
con un producto que no
incremente la humedad
ambiental

- Las unidades de
conservacin requieren de
un programa de limpieza




ACUERDO 050 SI NO
1. LEVANTMIENTO Y
VALORACIN DEL
PANORAMA DE
RIESGOS.


- Riesgos provenientes del
exterior del edificio.


- Riesgos provenientes de
la estructura del edificio.


- Riesgos debido a la
inestabilidad de los
materiales que componen
los acervos documentales.


Revisar el edificio y el lugar
que ocupa, observando el
estado del terreno
circundante. Dentro del
edificio, se har una
evaluacin de la
infraestructura y el estado
de los materiales, los
sistemas de servicios como
hidrulicos y elctricos y
los mecanismos de
proteccin contra
incendios.


Determinar la
vulnerabilidad de los
objetos que conforman el
material documental,
estableciendo el grado
presente y tomando
medidas preventivas.



en seco y para el efecto se
deben emplear
aspiradoras.



MEDIDAS PREVENTIVAS
- Detectores automticos
de humo o de calor
conectados con servicios
exteriores de urgencia.


- Personal de vigilancia


-Sistemas de extincin
escogidos con la asesora
de los bomberos:
extinguidores manuales,
sistemas de extincin fijos.


- Puertas cortafuego
PLAN DE EMERGENCIA
- Nmeros de telfonos de
seguridad, vigilancia,
bomberos y polica.


- Planos del edificio:
disposicin de los acervos
documentales, del equipo
de emergencia como
extinguidores y materiales
para intervencin, y los
puntos donde la
electricidad y el agua
pueden suspenderse entre
otros.


- Detalles de las acciones
prioritarias: lista de los
documentos a salvar con
prioridad donde se deben
incluir los registros de
inventario que son de los
documentos que deben ser
sometidos a tratamientos
especiales.


- Orden y detalles de las
operaciones de
salvamento.

- Lista de los medios
existentes en el lugar:



personal a contactar para
el salvamento, bibliografa
especializada, cajas con
materiales para
intervenciones de
emergencia.

- Lista de recursos
externos: restauradores,
empresas especializadas
para transporte eventual
congelamiento, lugares
para almacenamiento.


- Referencias de los
precios de los materiales y
equipos y los servicios que
se vayan a requerir para
facilitar a las Divisiones
Financieras la toma de
decisiones.




Anexo: Fotografas












FOTOGRAFAS DEL ARCHIVO.