MICROFILMACION Y DIGITALIZACION

DOCUMENTAL
CONCEPTOS PARA MICROFILMACION Y DIGITALIZACION
• La microfilmación y la digitalización son actualmente
los dos medios disponibles más adecuados para la
preservación del documento original así como para su
acceso y difusión. La microfilmación había sido hasta
hace unos pocos años el único existente; sin embargo,
las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de
otros como la digitalización que está comenzando a
desbancar al microfilm gracias a que supera sus
limitaciones y ofrece nuevas ventajas en cuanto a
control de la calidad de la imagen obtenida, a las
posibilidades de navegación y al acceso al documento
digitalizado. En un principio los proyectos de
digitalización tenían un carácter de innovación y de
prestigio que hoy en día, gracias al abaratamiento y a
la implantación generalizada de ordenadores y
periféricos en nuestra sociedad, han pasado a ser
considerados como básicos y abordables por muchos
centros.
 EXORDIO
• Es evidente que las nuevas tecnologías llevan ya
algún tiempo ofreciendo interesantes
oportunidades en cualquier campo de
conocimiento y, por supuesto en el área
documental. Las más desatacadas son las
posibilidades de acceso a la información, y
difusión a través de redes telemáticas.
• En el ámbito del Patrimonio Documental y Bibliográfico
aparece la digitalización en respuesta a problemas de
conservación y difusión, ofreciendo importantes ventajas
con respecto a técnicas como la microfilmación que se
venían empleando hasta el momento.

• Esto ha favorecido la aparición, durante los 90, de una

serie de proyectos de digitalización en España. En un
principio surgían con un marcado carácter innovador,
para convertirse posteriormente en un fenómeno
generalizado y asequible a todo tipo de centros.
 CONCEPTO
• La digitalización de documentos es el mecanismo más
sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y
consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de
imágenes digitales.
• Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos
internos de cualquier computadora personal, en arreglos de
discos o sistemas de almacenamiento masivo, con
respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su
conservación en óptimas condiciones.
 VENTAJAS
• Para archivar 300,000  hojas se  necesita un espacio
aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000
imágenes caben en 30 CDS.
• El costo de una fotocopia es similar al de una
imagen digitalizada,   la   fotocopia no  puede
integrarse a  ninguna aplicación,   en tanto que
la   imagen digitalizada puede incorporarse  a 
cual quier sistema automatizado.
• Un documento original solo puede
ser visto por una persona   a   la  
vez,   en tanto que una imagen
digitalizada puede ser    consultada
en forma simultánea por cualquier
cantidad de usuarios.
PROCESO
 MODELOS DE SCANERS

SCANER MULTIPAGINA
SCANER SIMPLE
“DUPLEX”
• PROCESOS PARA LA CONSULTA DE UN
EXPEDIENTE VIRTUAL
MICROFILMACION
• Microfilmación:

Técnica que permite registrar

fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta
resolución.
 HISTORIA DE LA MICROFILMACION

• El microfilm, no es una invención moderna, ya se usaba en el siglo XIX.

La primera microfotografía fue realizada en 1839 por John Benjamín
Dancer. Esta microfotografía fue hecha con una relación de reducción
de 160x. La relación de reducción es la cantidad de veces que el
tamaño del documento es reducido al ser fotografiado.

• Un francés, Rene Dagron, fue uno de los pioneros del microfilm. Ya en

1859 le fue concedida la primera patente para una microforma
utilizable comercialmente.

• En 1870, durante la guerra franco - prusiana, Dagron empleó el

microfilm para la defensa de su patria. Durante el sitio de París, y bajo
la dirección de Dagron, se enviaron mensajes microfilmados a las
tropas francesas mediante palomas mensajeras.
• En 1871, Dagron retornó al uso comercial de su producto
microfilmando los archivos de una compañía de seguros.

• En 1928, George McCarthy, un banquero neoyorquino e

inventor aficionado Capturo una imagen de los cheques
cancelados, antes que dejaran el banco, ideando una
cámara de microfilm con la que fotografiaba los cheques.

• Durante la Segunda Guerra Mundial, el uso del microfilm

tuvo un considerable impulso al ser empleado por el correo
de las Fuerzas Armadas de los EE.UU., el " United States
Victory Mail " o correo "V".
• Finalizada la guerra el gobierno adopto el microfilm,
principalmente a fin de reducir el espacio necesario para
almacenar la cantidad cada vez mayor de documentos
oficiales.
• Tres factores fueron los responsables en la década de los
sesenta de que el microfilm se convirtiera en una alternativa
viable para muchas operaciones comerciales.

• La era de la computadora.
Con la aparición de la computadora y su uso creciente en los
años sesenta, la industria micrográfica comenzó a expandirse
rápidamente. Las computadoras generaron la necesidad de
manejar vastas cantidades de papel. Pronto, el manejo de papel
se convirtió en un problema importante.

• Los adelantos tecnológicos en la industria micrográfica y las

nuevas leyes de mantenimiento de archivos.
se produjeron adelantos tecnológicos en todos los aspectos de la
industria micrográfica, tanto en hardware como en software.
Simultáneamente fueron sancionadas varias nuevas leyes que
exigían tanto al gobierno como a las empresas la cantidad y los
tipos de registros que se debían mantener.
•
• Con la aparición en el mercado de la imagen digital, no fueron pocas
las voces que anticiparon el fin de los archivos microfilmados, pero
esta afirmación, merece un análisis más detallado y sin tanta
ligereza, un punto importante de un análisis serio, lo encontramos
en la comparación de las ventajas y desventajas de estos dos
importantes recursos que empleados de forma correcta nos facilitan
enormemente el manejo de nuestros archivos.
• Las principales ventajas que una imagen digital posee por sobre el
microfilm, quedan al descubierto cuando necesitamos consultar o
recuperar un documento desde nuestros archivos, las herramientas
integradas a nuestro Sistema de Información, además de
facilitarnos la busqueda, acelerando este proceso, nos dan la
posibilidad de que esta información se pueda compartir entre varios
usuarios.
• En la práctica estos archivos de imágenes, en general, aprovechan estas
ventajas (Facilidad y rapidez en la consulta, posibilidad de compartir la
información) durante los tres, o a lo sumo, seis primeros meses desde su
creación, pasado este período, su consulta disminuye hasta hacerse
innecesaria, pero en ocasiones, por razones legales debe garantizarse su
guarda, por diez o más años, este tiempo más que considerable si
tenemos en cuenta los rápidos cambios tecnológicos que se producen en
la industria Informática, pueden provocar inconvenientes para recuperar
la información digital, simplemente por incompatibilidad de los recursos
disponibles al momento del recupero de datos (Lectoras de CD-R,
Lectoras de DVD, Lectoras de Discos Ópticos, etc.), en prevención a
estos cambios tecnológicos, se debería migrar a la nueva tecnología con
los costos que ello implica.
Esto nos lleva a la principal ventaja no superada del microfilm que es su
perdurabilidad en el tiempo, no solo de su soporte (que en óptimas
condiciones se garantizan 500 años) si no de los medios de recuperación
(basados en tecnología de proyección óptica).
Teniendo en cuenta estas ventajas y
desventajas de las tecnologías descriptas,
podemos asegurar que la Clave para el
manejo de documentos debe ser una
combinación de ambas tecnologías, sobre
la base de un análisis a conciencia del ciclo
de vida de cada uno de los documentos
emitidos por las Empresas u
Organizaciones.
 • FASES DE LA MICROFILMACION

• . 

• FASE I. ANALISIS INTEGRAL.

A efectos de implementar un adecuado sistema de
microfilmación, personal calificado identifica las necesidades y
requerimientos del archivo a tratar. Se debe ubicar, verificar,
ordenar, completar y restaurar los documentos que se vayan
a ser microfilmados, para ello evalúan el estado presente de la
documentación y la estructuración que habrá de tener el
archivo en un futuro.
Elementos a utilizar
Una guillotina, tijeras, bisturi, una plancha de uso comun, una
regla, un pincel, acetona, cinta magica, papel de distintos
colores, originales y copias, sello que diga incompleto y otro
documento ilegible, mesones, grapadoras, sacaganchos,
computador.
 
• FASE II. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.
• En esta fase nos ocupamos de la preparación de los documentos a fin
de proceder a su microfilmación, para ello debemos seguir los
siguientes pasos a saber:
• Remover el polvo de los documentos y su contenido.
• Preparación de cada hoja según una secuencia ordenada, cuidando de
quitarle grapas, ganchos, clips, gomas y otros que pudieran contener.
• Desdoblar y aplanar cada documento.
• Agrupar la documentación, de ser posible, por orden lógico que
permita unificar la secuencia de la información en segmentos
sistematizados de fácil acceso para los eventuales usuarios.
• Identificar los documentos doble faz que conlleven microfilmar ambas
carillas. Si un documento faltase se hara un acta de inexistencia del
mismo la cual debe ser firmada por el responsable del archivo o el
jefe de dependencia a que pertenezca el documento y se microfilmara
en el lugar de dicho documento.
• FASE III. MICROFLMACIÓN Y REVELADO DE LAS PELÍCULAS.
• Un análisis detallado de la documentación en su totalidad
permite a nuestro personal lograr la mayor eficiencia y
rapidez en el manejo de las cámaras de microfilmación, a la
vez que nos permite elegir que tipo de microfilmadora será
Microfilmadora
utilizada, esto es, planetaria, rotativa,... Planetaria:

Con una microfilmadora planetaria el

documento a registrar se situa en la mesa
de la cámara, frente a la lente. Este tipo
de microfilmadora puede utilizarse para
fotografiar las páginas de un libro sin
necesidad de desencuadernarlo. La
microfilmadora se activa generalmente
de forma manual para cada documento a
fotografiar. Este tipo de microfilmadora
produce imágenes de la mejor calidad ya
que tanto la cámara como el documento
están inmóviles.
 Microfilmadora Rotativa
Con la microfilmadora rotativa se
consigue microfilmar con el
método más rápido y
automatizado. Con este método
pueden fotografiarse miles de
documentos por hora. La
microfilmadora rotativa acepta, por
lo general, hojas sueltas. Los
documentos a fotografiar deben
ser colocados en el alimentador.
Una vez introducidos en el area de
alimentación, los documentos
pasan a través de la
microfilmadora, son filmados y
depositados en una bandeja
receptora.
MICROFILMADORA PASO A PASO
La microfimadora paso a paso
es un tipo de microfilmadora
planetaria que utiliza película
de microfilm de 105 mm. en
forma de rollo u hoja. Se utiliza
para producir microfichas. (La
microficha es una hoja de
microfilm que contiene varias
imágenes posicionadas en una
cuadrícula). La microfilmadora
expone un fotograma (pequeña
parte) del microfilm de 105
mm. por cada imagen.
 COM

: Microfilmadora de salida de
Computadora: Estas microfilmadoras
pasan directamente a microfilm
datos contenidos en una cinta
magnética de computadora, de esta
forma no es necesario imprimir estos
datos; el papel no se utiliza para
nada.(el microfilm es generalmente
un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede
ser cortado para convertirlo en
microficha). Las microfilmadoras de
salida de computadoras COM
solucionan muchos problemas
causados por la gran cantidad de
datos producidos por una
computadora al eliminar la etapa
intermedia de impresión filmación.
 MONTAJE DE LA PELICULA EN UN
RECEPTACULO
• A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda localizarse
fácilmente la información contenida en ellos, el microfilm debe ser
montado en un mecanismo adecuado. El tipo de mecanismo utilizado
depende del sistema de microfilmación en el que vaya a utilizarse.
Existen dos categorías básicas: Película plana y en rollo.
• Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de los
siguientes tipos:
• Rollo: La película se coloca en un carrete.
• Cassette: La película se enrolla
utilizando dos nucleos; puede sacarse
del lector sin necesidad de rebobinarla.
• Cartucho y magasín: La película está
enrollada en un carrete situado en el
interior de una caja plástica.
• Los receptáculos para película plana pueden ser de los
siguientes tipos:

•
MICROFORMA UNITARIA: "JACKET".
• Es una microforma que permite individualizar la
información por unidades de archivo independientes entre
si tanto para su consulta como para su archivo.
• Es el sistema indicado para archivos con crecimiento, en el
que cada ítem pueda ir sufriendo modificaciones y requiera
los datos agregados se mantengan unidos a los anteriores,
tal el caso de las historias clínicas, prontuarios, expedientes
de personal, pólizas de seguro, registros de firmas,etc...
• Básicamente el jacket está formado por dos hojas de
poliester transparente, sumamente delgado, unidas a
intervalos irregulares de 16 mm, que forman canales. Esas
dos láminas permanecen abiertas en los extremos y es por
allí que serán insertadas las tiras de microfilm.
• El formato del jackets de 015 x 148 mm, contiene
cinco canales para película de 16 mm y puede
almacenar 60 documentos promedio.
• Los jackets técnicamente perfectos deben contener
fotogramas filmados en métodos:
• SIMPLEX 1B (COMIC MODE).
• En el COMIC MODE las imágenes se orientan de
forma que el borde superior del documento esté
alineado con el borde de la película.
•  
SISTEMA COMIC
• Microficha: Es una hoja de microfilm
que contiene varias imágenes
estructuradas de forma determinada.
 MICROFILMACION
• Luego se procede a la microfilmación de los documentos,
concluída la cual, cada hoja fotografiada pasa a un archivo
intermedio responsable de mantener su orden secuencial hasta
tanto se expida la sección "Control de Calidad".

• Si los técnicos emiten la orden "microfilmación correcta" los

documentos quedan disponibles para su ulterior destino, pero si
la orden emitida es "volver a microfilmar" (lo que puede ocurrir
por problemas en el revelado, o ilegibilidad del mircofilm) se
regresa el documento a la sección correspondiente y se vuelve
a fotografiar.
PROCESADO DE LA PELICULA
 PASOS PARA LA
MICROFILMACION
• 60ESPACIOS DE SEGURIDAD
• TAJETA DE RESOLUCIÓN
• 5 ESPACIOS DE SEGURIDAD
• LOGOTIPO DE LA ENTIDAD
• CARTEL DEL TEMA
• CARTEL DE LA REDUCCIÓN
• CARTEL DEL ROLLO
• RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE IMPLEMENTO LA
MICROFILMACIÓN EN EL SENA. 1917 /84
• ACTA INICIAL 2 VECES
• CARTEL DEL AÑO
• CARTEL DEL MES
• SE INICIA CON EL PRIMER DOCUMENTO