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ORGANIGRAMAS

Concepto, definiciones, tipos diseo


Concepto
Inicialmente se analizarn las definiciones de los tratadistas mas prestigiados, as
como de los ms recientes, a fin de concluir con la definicin ms propia de los
autores!
"ran#lin $en%amin! &n organigrama es la representacin grfica de la estructura
orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrati'as, en las
(ue se muestran las relaciones (ue guardan entre s los rganos (ue la componen!
Gmez Ce%a, Guillermo! )s la grfica (ue muestra la estructura orgnica interna de la
organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus ni'eles de %erar(ua, * las
principales funciones (ue desarrollan!
+ast, "reemont * ,ames )! Rosenz-eig! &na manera caracterstica de descri.ir la
estructura es por medio del organigrama impreso, en el (ue se especifican las redes de
autoridad * comunicacin formales de la organizacin! A menudo, el organigrama es
un modelo simplificado de la estructura! No es una representacin e/acta de la
realidad * por lo tanto tiene limitaciones! Muestra slo algunas relaciones aun en el
ni'el de la organizacin formal, * ninguna en la organizacin informal!
+oontz, 0arold! 1oda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede
representar en forma grfica puesto (ue un diagrama simplemente seala las
relaciones entre los departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad!
Munc2 Galindo * Garca Martnez! 3os organigramas son representaciones grficas de
la estructura formal de una organizacin, (ue muestran las interrelaciones, las
funciones, los ni'eles %err(uicos, las o.ligaciones * la autoridad, e/istentes dentro de
ella!
Re*es 4once, Agustn! 3os sistemas de organizacin se representan en forma intuiti'a
* con o.%eti'idad en los llamados organigramas, conocidos tam.i5n como Cartas o
Grficas de Organizacin!
Objeto de los organigramas
)l organigrama consiste en 2o%as o cartulinas en las (ue se muestran grficamente las
funciones departamentos o posiciones de la organizacin * cmo estn relacionados,
mostrando el nom.re del puesto * en ocasiones de (uien lo ocupa! 3as unidades
indi'iduales suelen aparecer dentro de casillas (ue estn conectadas unas a otras
mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando * los canales oficiales de
comunicacin
Utilidad de los organigramas
3os organigramas son 6tiles instrumentos de organizacin, puesto (ue nos
proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la
misma * constitu*endo una fuente de consulta oficial7 algunas de las principales
razones por las (ue los organigramas se consideran de gran utilidad, son8
Representan un elemento t5cnico 'aliosos para el anlisis organizacional!
3a di'isin de funciones!
3os ni'eles %err(uicos!
3as lneas de autoridad * responsa.ilidad!
3os canales formales de la comunicacin!
3a naturaleza lineal o asesoramiento del departamento!
3os %efes de cada grupo de empleados, tra.a%adores, etc!
3as relaciones (ue e/isten entre los di'ersos puestos de la empresa en cada
departamento o seccin de la misma!
Requisitos de un organigrama
3os organigramas de.en ser, ante todo, mu* claros7 por ello se recomienda (ue no
contenga un n6mero e/cesi'o de cuadros * de puestos, *a (ue esto, en 'ez de a*udar
a la estructura administrati'a de la empresa, puede producir ma*ores confusiones! 4or
ellos, los cuadros de.en (uedar separados entre s por espacios separados!
3os organigramas no de.en comprender ordinariamente a los tra.a%adores o
empleados! 3os ms frecuente es 2acerlos arrancar del 9irector, o Gerente General *
terminarlos con los %efes o super'isores del 6ltimo ni'el!
3os organigramas de.en contener nom.res de funciones * no de personas! Cuando se
desea (ue estos 6ltimos figuren, con'iene colocar dentro del mismo cuadro, con una
letra ma*or el nom.re del puesto * con letra menor el nom.re de la persona (ue lo
ocupe!
3os organigramas pueden presentar un n6mero mu* grande de elementos de
organizacin! 9e ordinario sir'en e/clusi'amente para lo anteriormente dic2o
:ol'er al principio
Limitaciones de los organigramas
3os organigramas estn su%etos a limitaciones importantes! )n primer lugar, un
organigrama slo muestra las relaciones formales de autoridad * omite las m6ltiples
relaciones importantes informales (ue se encuentran en una empresa tpicamente
organizada, pero no todas! Muestra tam.i5n las relaciones importantes de lnea o
formales! No muestra cuanta autoridad e/iste en cual(uier punto de la estructura!
Otra dificultad con los organigramas es (ue (uiz las personas confundan las
relaciones de autoridad con la posicin en la empresa! )l funcionario staff (ue depende
del presidente de la organizacin puede mostrarse en la parte superior del
organigrama, mientras (ue un funcionario de lnea regional (uiz aparezca uno o dos
ni'eles por de.a%o! Aun(ue una .uena ela.oracin del organigrama intenta 2acer (ue
los ni'eles en la grfica est5n de acuerdo con los ni'eles de importancia en la empresa,
no siempre puede 2acerse as! )ste pro.lema se puede mane%ar e/poniendo con
claridad las relaciones de autoridad * utilizando el me%or indicador de la posicin ;los
ni'eles de sueldos * de .onos<! 4or e%emplo, es poco pro.a.le (ue alguien escuc2e
decir (ue el gerente general de C2e'rolet en General Motors se sienta inferior, por(ue
su puesto en el organigrama est por de.a%o del secretario de General Motors!
Ventajas
)ntre las principales 'enta%as (ue proporciona el uso de organigramas, podemos
mencionar las siguientes8
O.liga a sus autores a aclarar sus ideas!
4uede apreciarse a simple 'ista la estructura general * las relaciones de tra.a%o en
la compaa, me%or de lo (ue podra 2acerse por medio de una larga descripcin!
Muestra (ui5n depende de (ui5n!
Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa,
sus puntos fuertes * d5.iles!
Sir'e como 2istoria de los cam.ios, instrumento de enseanza * medio de
informacin al p6.lico acerca de las relaciones de tra.a%o de la compaa!
Se utiliza como gua para planear una e/pansin, al estudiar los cam.ios (ue se
propongan en la reorganizacin, al 2acer planes a corto * largo plazo, * al formular
el plan ideal!
Desventajas
Algunos funcionarios de empresas %ustifican el no usar organigramas dentro de su
organizacin de.ido a (ue el organigrama tiende a e/acer.ar en las personas el
sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espritu de tra.a%o en e(uipo *
a dar a las personas (ue ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin demasiado
grande de =propiedad=! 4ero como *a se menciono anteriormente, esto no es ms (ue
un prete/to!
4uesto (ue el organigrama muestra las lneas de autoridad para la toma de decisiones,
en ocasiones el simple 2ac2o de presentar la organizacin en una grfica puede
mostrar las incongruencias * comple%idades, lo cual facilita su correccin! Adems de
mostrar a los administradores * al personal de nue'o ingreso cmo enca%an dentro de
toda la estructura!
Sin em.argo, los organigramas presentan importantes limitaciones
Slo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un c6mulo de relaciones
informales e informales significati'as!
Se sealan las principales relaciones de lnea o formales ms no indica cunta
autoridad e/iste en cual(uier punto de la estructura!
Muc2os organigramas muestran las estructuras como se supone (ue de.en ser, o
solan ser, * no cmo son en realidad! 3os administradores ol'idan (ue las
organizaciones son dinmicas * (ue las grficas de.en redisearse!
Criterios fundamentales para su preparacin
3os organigramas de.en ser mu* claros7 se recomienda (ue no contengan un n6mero
e/cesi'o de cuadros * puestos7 no de.en comprender ordinariamente a los
tra.a%adores o empleados, lo ms frecuente es 2acerlos del 9irector o Gerente General
* terminarlos con los %efes o super'isores del 6ltimo ni'el! 3os organigramas de.en
contener nom.res de funciones * no de personas7 cuando se desea (ue estos 6ltimos
figuren, con'iene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra ma*or el nom.re del
puesto * con letra menor el nom.re de la persona (ue lo ocupe! 3os organigramas no
pueden representar un n6mero mu* grande de elementos de organizacin!!! 3os
colores, lneas gruesas, etc!, los 2ace confusos!
)l organigrama de.e contener principalmente los siguientes datos8
1tulos de descripcin condensada de las acti'idades!
Nom.re del funcionario (ue formul las cartas!
"ec2a de formulacin!
Apro.acin >del presidente, 'icepresidente e%ecuti'o, etc!?
3e*enda, >e/plicacin de lneas * sm.olos especiales?!
3os organigramas u organogramas sern departamentales7 se usar el formato 'ertical
en el (ue las lneas de autoridad 'an de arri.a 2acia a.a%o! 3os puestos se agruparn
por secciones, (ue sern las di'isiones de la oficina! Cada puesto se indicar con su
rectngulo, (ue lle'ar adentro el nom.re del puesto! 3as oficinas o secciones se
indicarn por medio de dos lneas 2orizontales paralelas, (ue lle'arn en medio el
nom.re de la oficina o seccin! )n la parte superior del organograma, 'a el nom.re de
la Institucin seguido del nom.re del departamento * el ttulo8 organograma7 as como
en el ngulo superior derec2o, la fec2a de ela.oracin!
)ntre las t5cnicas reales para la ela.oracin de un organograma se de.en considerar8
los datos (ue de.en recogerse,
las fuentes de informacin,
los m5todos de recogerlos!
3o primero (ue de.e determinarse es el tipo de organograma (ue se 'a a ela.orar * el
rea de la institucin (ue 'a*a a representarse para recoger slo la informacin (ue a
am.as cosas se a%uste!
4ara la ela.oracin de un organigrama se de.e recoger principalmente la siguiente
informacin8
Informacin so.re unidades
)l primer dato a o.tener ser el n6mero de personas (ue tra.a%an en la institucin!
@sta ser una cifra de control!
&n segundo dato ser el n6mero de ni'eles, partiendo del rgano en (ue radi(ue la
autoridad total * los rganos (ue comprenden cada ni'el!
Se in'estigarn los puestos (ue corresponden a cada rgano * las plazas (ue
comprenden cada puesto!
Informacin so.re relaciones

9e.e precisarse con (ue otros rganos * (u5 tipo de relaciones tiene cada uno de
los rganos de cada uno de los ni'eles de la estructura administrati'a!
Informacin so.re funciones o la.ores
4ara el caso de ela.orar organigramas funcionales, se re(uiere informacin so.re las
funciones o la.ores (ue realice cada una de las unidades (ue 'a*an a (uedar
representadas en el organograma!

AOrganizacin futura o actualB
3a ela.oracin de un organigrama puede de.erse a dos situaciones8
4laneacin de una organizacin nue'a!
Representacin de una organizacin e/istente!
4laneacin de la organizacin
)n el caso de planeacin de una organizacin nue'a, las 6nicas fuentes de informacin
las constitu*en los estudios * pro*ectos realizados!

"uentes de informacin
)n el caso de una organizacin e/istente, las fuentes de informacin pueden ser8
3os arc2i'os de la institucin,
3os empleados * funcionarios,
3os locales de oficinas * talleres en donde se realiza el tra.a%o!
M5todos de recoleccin de datos
In'estigacin documental >a tra'5s de le*es, reglamentos, reformas, .oletines, etc!?!
Cuestionarios escritos!
)ntre'istas con %efes * empleados!
O.ser'acin directa de los locales en donde se desarrolla el tra.a%o >se o.ser'a de las
oficinas * talleres donde se la.ora?
NO1A8 3o ideal es usar una com.inacin de los cuatro!
Registro de datos
3os datos recogidos de.ern (uedar registrados de tal manera (ue permitan su
anlisis, * su ta.ulacin en su caso!
Anlisis de datos
3a informacin recogida de.e ser sometida a un procedimiento de anlisis e
interpretacin! Analizada, interpretada * confirmada toda la informacin, se est en
condiciones de proceder a la ela.oracin del organigrama!
Clasificacin
3os organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios (ue son8 4or su naturaleza, por su m.ito, por su contenido * por
su presentacin!
Por su naturaleza
Micro administrati'os
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma glo.al
o a alguna de las unidades (ue la conforman!
Macro administrati'os
In'olucran a ms de una organizacin!
Meso administrati'os
Contemplan a todo un sector administrati'o, o a dos o ms organizaciones de un
mismo sector!
Por su mbito
Generales
Contienen informacin representati'a de una organizacin 2asta determinado ni'el
%err(uico, dependiendo de su magnitud * caractersticas, por lo tanto, presentan toda
la organizacin * sus interrelaciones7 se llaman tam.i5n carta maestra!
)specficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrati'a o rea de la
organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin
de una empresa!
Por su contenido
Integrales
)s la representacin grfica de todas las unidades administrati'as de una organizacin
as como sus relaciones de %erar(ua o dependencia!
"uncionales
Inclu*en en el diagrama de organizacin, adems de las unidades * sus
interrelaciones, las principales funciones (ue tienen asignadas las unidades en el
siguiente grfico8
De puestos! plazas " unidades
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como
el n6mero de plazas e/istentes o necesarias! 1am.i5n pueden incorporar los nom.res
de las personas (ue ocupan las plazas!
Por su presentacin
:erticales
4resentan las unidades ramificadas de arri.a a.a%o a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes ni'eles %err(uicos en forma escalonada! Son los
de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los
manuales de organizacin!
0orizontales
9espliegan las unidades de iz(uierda a derec2a * colocan al titular en el e/tremo
iz(uierdo! 3os ni'eles %err(uicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras
(ue las relaciones entre las unidades por lneas se disponen 2orizontalmente!
Mi/tos
3a presentacin utiliza com.inaciones 'erticales * 2orizontales con el o.%eto de ampliar
las posi.ilidades de gratificacin! Se recomienda su utilizacin en el caso de
organizaciones con un gran n6mero de unidades en la .ase!
9e $lo(ue
4arten del diseo 'ertical e integran un n6mero ma*or de unidades en espacios ms
reducidos, al desagregar en con%unto 'arias unidades administrati'as en los 6ltimos
ni'eles %err(uicos seleccionados para el grfico!
Circulares
"ormados por un cuadro central, (ue corresponde a la autoridad m/ima en la
empresa, a cu*o derredor se trazan crculos conc5ntricos, cada uno de los cuales
constitu*e un ni'el de organizacin! )n cada uno de esos crculos se coloca a los %efes
inmediatos, * se les liga con lneas, (ue representan los canales de autoridad *
responsa.ilidad!
:enta%as8
Sealan mu* .ien, forzando a ello, la importancia de los ni'eles %err(uicos! )liminan,
o disminu*en al menos, la idea del status ms alto o ms .a%o! 4ermiten colocar ma*or
n6mero de puestos en el mismo ni'el!
9es'enta%as8
Resultan confusos * difciles de leer7 (ue no permiten colocar con facilidad ni'eles
donde 2a* un solo funcionario * (ue fuerzan demasiado los ni'eles!
#iguras usadas en los organigramas
3as unidades administrati'as se representan por rectngulos * las relaciones por
lneas! 3os organigramas estructurales consisten en cierto n6mero de rectngulos (ue
representan personas, puestos u otras unidades, los (ue estn colocados * conectados
por lneas, las cules indican la cadena de mando >la %erar(ua de los empleados?7 de
tal manera pueden e/presar grados de autoridad * responsa.ilidad * clase de la
relacin (ue los liga!
3os organigramas funcionales inclu*en, adems, un te/to (ue e/presa las principales
funciones o la.ores de las unidades!
3as eti(uetas o descripciones de los rectngulos indican las diferentes funciones o
reas de responsa.ilidad! 3a grfica indica el criterio con (ue se 2an di'idido las
acti'idades7 por e%emplo, aplicando un criterio funcional! >Agrupacin de los segmentos
de tra.a%o?! 3a grfica indica no slo a los gerentes * su.ordinados indi'iduales, sino
tam.i5n toda la %erar(ua gerencial! 1odos los empleados (ue estn .a%o las rdenes
de un mismo indi'iduo se encuentran en un id5ntico ni'el gerencial, sin importar el
sitio del organigrama donde aparezcan!
Representacin de las unidades
4ara representacin de las unidades con'iene usar siempre rectngulos! No es
recomenda.le el uso de crculos, rom.os, elipses u otras figuras geom5tricas (ue
2acen ms difcil la comprensin del organigrama!
No es necesario 2acer unos rectngulos ms grandes (ue otros para destacar la
importancia de alguna unidad! @sta se la da su colocacin en el organigrama * su
relacin con las dems unidades!
)n el diagrama, adems de anotar el nom.re del rgano dentro del rectngulo (ue lo
represente, con'iene (ue est5 identificado con un n6mero! )n caso de (ue no (uepa el
nom.re completo en el rectngulo, se a.re'iar * se escri.ir completo al pie del
diagrama!
)n los organigramas complementarios * analticos, en (ue se representan todos los
puestos, con'iene anotar en el ngulo inferior derec2o interno del rectngulo, el
n6mero de plazas (ue integra el puesto!
"orma
Como regla general se de.e usar un solo tipo de figura para sim.olizar cada elemento
integrante del organigrama! Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se
recomienda (ue los te/tos aparezcan 2orizontalmente, as como utilizar rectngulos
para representar las unidades!
9imensin
3os rectngulos (ue forman parte de un organigrama de.en ser de dimensiones
seme%antes!
Colocacin de las figuras
3a u.icacin de las figuras en el grfico de.e apegarse a las siguientes
consideraciones8
)n diferente ni'el %err(uico
3a disposicin de las unidades en el organigrama de.e ordenarse de acuerdo con los
diferentes ni'eles %err(uicos (ue e/istan en la organizacin, los cuales 'aran seg6n
su naturaleza, funciones, sector, m.ito, contenido * presentacin!
Sector 46.lico! 4or lo general, en la administracin central estos ni'eles son8
4rimer ni'el Secretario
Segundo ni'el Su.secretario
1ercer ni'el Oficial ma*or
Cuarto ni'el 9ireccin general
Cuinto ni'el 9ireccin de rea
Se/to ni'el Su.direccin de rea
S5ptimo ni'el 9epartamento
Octa'o ni'el Oficina
No'eno ni'el Seccin
95cimo ni'el Mesa
)n la administracin paraestatal8
4rimer ni'el Asam.lea general
Segundo ni'el Conse%o de administracin
1ercer ni'el 9ireccin general o su e(ui'alente
Cuarto ni'el 9ireccin di'isional o su e(ui'alente o gerencia
Cuinto ni'el 9ireccin de rea, su.direccin o su.gerencia
Se/to ni'el 9epartamento
S5ptimo ni'el Oficina
Octa'o ni'el Seccin
No'eno ni'el Mesa
Sector pri'ado! 3os ni'eles de uso generalizados en este sector son8
4rimer ni'el Asam.lea de accionistas
Segundo ni'el Conse%o de administracin
1ercer ni'el 9ireccin general
Cuarto ni'el Su.direccin o gerencia general
Cuinto ni'el 9ireccin o gerencia di'isional
Se/to ni'el 9epartamento
S5ptimo ni'el Oficina o rea operati'a
)n el mismo ni'el %err(uico
Numeracin empleada en la estructura orgnica! Se de.en presentar primero las
unidades sustanti'as u operati'as, * a continuacin las ad%eti'as o de apo*o!
Normalmente las unidades sustanti'as o de apo*o son a las (ue se les asignan las
funciones deri'adas del instrumento %urdico de creacin, en tanto (ue a las unidades
ad%eti'as o de apo*o, las funciones de orden administrati'o *Do de carcter t5cnico
para soportar a las sustanti'as!
4articipacin o secuencia de acti'idades
Cuando la distri.ucin de unidades administrati'as se 2ace conforme al procedimiento
general de tra.a%o de la organizacin o en relacin con los procedimientos esta.lecidos
para atender en forma particular todas * cada una de las funciones, de acuerdo con las
prioridades esta.lecidas!
Seg6n la co.ertura de funciones
Cuando para el acomodo en el grfico se considera, adicionalmente a los criterios
citados, la posi.le sustitucin de rganos o funciones!
3neas de cone/in
Son las di'ersas relaciones (ue se dan entre las unidades (ue integran la estructura
orgnica, las cules se representan por medio de lneas!
Relacin principal de autoridad >relacin lineal?
)s a(uella en (ue la transmisin de la autoridad * responsa.ilidad correlati'as a tra'5s
de una sola lnea, esta.lece una relacin de su.ordinacin entre las di'ersas unidades
(ue aparecen en el grfico de la organizacin!
Recomendaciones8
&tilizar un trazo ms grueso para las lneas (ue interconectan las figuras
rectangulares, (ue el (ue utiliza para trazar estas 6ltimas!
3as lneas de cone/in no de.en terminar con flec2as orientadas 2acia a.a%o, por(ue
se rompe con el principio de autoridad<responsa.ilidad, adems de crear la impresin
de una estructura con un flu%o del tra.a%o estrictamente 'ertical!
1odas las unidades (ue dependen de un superior de.en (uedar 'inculadas a 5l por una
sola lnea!
)'itar todos los trazos * tramos in%ustificados!
Mantener el mismo grosor de las lneas de intercone/in en todo el organigrama! 3a
importancia o %erar(ua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas!
Relacin de autoridad funcional
)s a(uella (ue representa la relacin de mando especializado! )ste tipo de autoridad se
limita al m5todo especfico de e%ecucin de una acti'idad * puede e/istir en forma
paralela a la autoridad lineal, o .ien entre un rgano especializado en determinada
funcin * los su.ordinados de otros %efes de lneas! 3a autoridad funcional de.er
presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo!
Relacin de asesora
)s a(uella (ue e/iste entre unidades (ue .rindan informacin t5cnica o conocimientos
especializados a unidades de lnea! Normalmente, las unidades asesoras o de apo*o
cuentan con una autoridad t5cnica deri'ada de su preparacin *Do e/periencia, lo cual
les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resol'er un
asunto, pero no para transmitrselas como rdenes! )n todo caso pueden ela.orar una
propuesta a un rgano superior, para (ue 5ste, a su 'ez, la gire con carcter de orden
o mandato! )/isten dos tipos de esta clase de relacin8
Relacin de asesora interna
)s la (ue proporcionan las unidades asesoras, (ue forman parte de la estructura
organizacional, a los rganos de lnea!
)stas unidades asesoras estn conformadas con recursos 2umanos, materiales,
financieros * tecnolgicos de la organizacin! Su u.icacin en el organigrama se suele
representar por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente
a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscri.en!
Relacin de asesora e/terna
)s la (ue suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, (ue aun(ue forman
parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma
independiente de 5sta! Su colocacin en el organigrama se 2ace a tra'5s de lneas de
trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la
cual dependen %err(uicamente!
9e.e anotarse (ue en am.os casos, independientemente de su dependencia directa,
cuentan a su 'ez con la autoridad t5cnica deri'ada de su funcin, por lo (ue pueden
apo*ar a otras unidades con diferente adscripcin!
Relacin de coordinacin
)ste tipo de relacin tiene por o.%eto interrelacionar las acti'idades (ue realizan
di'ersas reas de la organizacin! 4uede e/istir entre unidades de un mismo ni'el
%err(uico, o .ien entre el rgano central * las unidades t5cnico<administrati'as
desconcentradas! 3a relacin de cola.oracin de.er representarse por medio de lneas
largas de trazo discontinuo!
Representacin de la relacin de coordinacin
Relacin con rganos desconcentrados
3os rganos desconcentrados se colocan en el 6ltimo ni'el del organigrama! )ntre
5stos * el resto de la organizacin de.e trazarse una lnea de e%e para esta.lecer su
distincin! 4ara ampliar el contenido de los rganos desconcentrados * sus relaciones
con el resto de la organizacin se puede incluir el tipo de organizacin de los rganos
desconcentrados, no slo indicar su e/istencia!
Relacin con comisiones
Intersecretariales
)ste tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones
oficiales! Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les u.ica adscritos al
titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de
mando por una lnea de coordinacin!
Comisiones internas
)stas comisiones se inclu*en en el organigrama, en dependencia %err(uica directa del
rgano rector de sus acti'idades, * su presentacin se 2ace mediante un rectngulo *
lnea de trazo discontinuo!
Relacin de su.ordinacin
Se representa en los organigramas 'erticales, mediante una lnea (ue sale de la parte
inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores!
Relacin de representacin personal
3a relacin entre %efe * a*udante se representa en los organigramas 'erticales
mediante una lnea 2orizontal (ue parte del lado del rectngulo del %efe a un lado del
rectngulo del a*udante! )sta relacin slo aparece en los organigramas
complementarios * analticos! )n los organigramas generales o es(uemticos, los
a*udantes se inclu*en en el rectngulo del %efe! 3a relacin entre a*udante *
su.ordinado (ue slo aparece en los organigramas analticos, se representa mediante
lneas o.licuas de puntos (ue unen la parte inferior del rectngulo del a*udante a la
parte superior de los rectngulos de los su.ordinados, si el organigrama es 'ertical!
Relacin de mando especializado
Si el organigrama es 'ertical, esta relacin se representa mediante una lnea o.licua de
puntos (ue une la parte inferior del rectngulo del rgano especialista con la parte
superior de los rectngulos de los su.ordinados! Slo se representa en los
organigramas analticos!
Relacin de re'isin
Su representacin en el organigrama depender de las facultades de (ue gocen los
rganos de re'isin *a (ue 5stos pueden actuar como rganos asesores, como
a*udantes o como rganos de mando especializado! Su colocacin ser en el lugar (ue
les corresponda seg6n el %efe inmediato de (uien dependan!
Relacin de ser'icio
)sta relacin entre el rgano (ue presta el ser'icio * el (ue lo reci.e, es una relacin
especial (ue no se representa en el organigrama! S se representa la relacin lineal
entre el rgano (ue presta el ser'icio * el %efe de lnea del cual depende!
Otra $%cnica
)/iste una t5cnica norteamericana (ue recomienda E tamaos de rectngulos * las
siguientes reglas para su uso8
F Gsese para el rgano e%ecuti'o (ue pretenda destacarse!

H Gsese para los rganos su.ordinados (ue tengan a
su cargo funciones principales!
I Gsese para rganos superiores del rgano
destacado!
E Gsese para rganos =staff=
9elgada 4ara todos los rectngulos, e/cepto el F
Media 4ara el rectngulo (ue (uiera destacarse
Gruesa 4ara relaciones de su.ordinacin o =staff=
4unteada 4ara indicar otras relaciones
&na 'ariante de esta t5cnica, consiste en utilizar una 2o%a en la (ue *a aparecen
impresos los rectngulos! )l diseador simplemente conecta los rectngulos (ue sean
necesarios con las lneas (ue representen la clase de relacin (ue 2a*a entre dos
rganos * los datos adicionales!
Procedimiento para la elaboracin "&o actualizacin de organigramas
3os pasos .sicos para la preparacin de organigramas son8
Autorizacin para realizar el estudio
)l responsa.le o la unidad encargada de ela.orar los organigramas puede 2acerlo
por propia iniciati'a, a peticin de parte o por rdenes superiores! )sta autorizacin
de.e emanar de los ni'eles de decisin, toda 'ez (ue se traducir en el apo*o con
(ue de.e contar (uien realice el acopio de la informacin para el diseo del
organigramas!
Integracin del e(uipo de tra.a%o
3a tarea de 2acer organigramas re(uiere de personal compenetrado con la materia,
por lo (ue es procedente efectuar una seleccin del e(uipo (ue se asignar para
este efecto7 asimismo, se puede capacitar a personal de apo*o! )n caso de tra.a%os
mu* especficos * de poca comple%idad, .asta con designar un responsa.le para
lle'arlo aca.o!
9eterminacin del programa de tra.a%o
)s necesario (ue la planeacin de acti'idades para la composicin de organigramas
se plasme en un documento rector (ue sir'a como marco de actuacin, para lo cual
puede emplearse una grfica de Gantt *Do una red, independientemente (ue se
complemente con una e/posicin de moti'os >naturaleza, propsito, acciones,
etc5tera? en forma adicional!
Capacitacin de informacin
)sta etapa se cumple por medio de entre'istas dirigidas con los encargados de las
funciones (ue se estudian, con los lderes t5cnicos de las reas, con el personal
operati'o, as como con los usuarios de los ser'icios *Do reas (ue interact6an con
el rea de cam.io! 1am.i5n se puede acudir a los arc2i'os * centros de
documentacin, en donde , a tra'5s de la in'estigacin documental se puede
recopilar informacin normati'a * administrati'a relati'a a la constitucin, rganos,
ni'eles, relaciones * funciones de la organizacin!
3a informacin (ue de.e reunirse con este propsito de.e referirse a8
3os rganos (ue integran dic2as reas!
)l ni'el %err(uico (ue ocupan en la estructura orgnica!
3as relaciones (ue guardan entre ellos!
3a naturaleza de estas relaciones!
3as funciones (ue realizan *, en su caso
3os puestos * el n6mero de plazas (ue lo integran!
Clasificacin * registro de la informacin
)l tra.a%o de clasificacin * registro de.e concentrarse en formatos (ue permitan su
mane%o gil * claro, los cuales es recomenda.le ordenar en carpetas en calidad de
documentos fuente! )l procesamiento de los mismos puede contemplar la utilizacin de
e(uipos de cmputo, especficamente pa(uetera desarrollada para diseo grfico *Do
presentaciones, 2o%as de clculo o procesadores de te/to con la opcin de mane%o
grfico!
Anlisis de informacin
)s necesario realizar un e/amen crtico de los datos o.tenidos con el fin de detectar
posi.les contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones!
9iseo del organigrama
Integracin del documento con la>s? alternati'a>s? especfica>s?!
Difusin
3a implantacin de reformas o modificaciones a la estructura orgnica de.e realizarse
con la participacin de las unidades administrati'as in'olucradas, por lo (ue es
con'eniente la cele.racin de conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros,
para moti'ar * capacitar al personal (ue cola.orar en su desarrollo!
Asimismo, uno de los medios ms efecti'os (ue permite crear un clima de confianza *
cola.oracin para el cam.io lo constitu*en las reuniones de sensi.ilizacin, a tra'5s de
las cuales se comunica al personal los o.%eti'os (ue se pretenden alcanzar * los
.eneficios (ue se pueden o.tener! 3a transmisin de cam.ios de.e lle'arse a ca.o
tam.i5n por medio de .oletines, ta.leros de comunicacin * folletos informati'os, lo
cual es importante so.re todo cuando el cam.io afecta toda la institucin!
'itios (sociados)
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