106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 1 - 19/7/2005 17h:11

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới
tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh
tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết
đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử
dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật
đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ
thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác
những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành
rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll
button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ
MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên
phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng

Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là

Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh
công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào
Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của
công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ
copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một
đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định
dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn
đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định
dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn

 Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng
dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook,
bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook
bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong
Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ
mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và
tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những
biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở
dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags
bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn
những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có
thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như
một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination
Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và
Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 2 - 20/7/2005 15h:45

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử
dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm
bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho
dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file
list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng
tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
 Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp
chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi
chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang
tab Commands.

Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn
Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải
(commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo
Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn.
Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên
là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra
rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường
dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách
sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn
Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó
sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ
Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con
trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ
đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn
bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy
thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau
C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản
XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin
chọn Send to | Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin
Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties.
Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng
đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác
và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định
dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh
sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special.
Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special.
Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode
Text.

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời
gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím
Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn
bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về
bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden
Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ
những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich
Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại
dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn
dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

106 thủ thuật với Microsoft Office -

Phần 3 - 22/7/2005 8h:15

Microsoft Word

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng

ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn
sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn
sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không?
Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất
nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên
bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã
có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở
bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung
Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate
rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính
của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán
kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa?
Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và
kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn
bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền
phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục
Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type
và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các
phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các
tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags
hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ
AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện
ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây
khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để
người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và
liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là
xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá
nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào
Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và
đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn,
thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên
Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp
đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn
sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi
ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa
chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ
bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì
xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những
cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của
Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay
thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText.
Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn
vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ
autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 4 - 25/7/2005 16h:57

Microsoft Word

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở
điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp
bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính
năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn.
Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím
tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi
thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải
quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của
bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh
trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn
hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần
của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp
bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho
phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ
nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể
duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove
Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn
hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ
Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track
changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ
được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép
người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý –
comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi
trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc
trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và
mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có
thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp
chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc
định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến
thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn
sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện
ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc
cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không,
chọn Yes là xong.

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 5 - 28/7/2005 16h:41

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn
có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm
tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có
thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng

1 2 3 4 =SUM(LEF)

Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi
bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).

Ví dụ để tính toán trên cột

1
2
3
4
=SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm
định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
 Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn
ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính
toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn
phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột
hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như
vậy.

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang
(-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự
động tạo bảng ngay cho bạn.

+---------------------+---------------------+---------------------+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc
chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài
với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó
đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You
Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu

ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn
bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử
dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản
trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần
thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường
định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save,
bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn
bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng
template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task
pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template
và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh
xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản
được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để
truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ
thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự
1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh
con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến
dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn
chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này
bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Công cụ ẩn trong Microsoft Office -

16/7/2005 8h:16

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ

Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm
một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này
cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm
thấy khi bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office
Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft
Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có
được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office
Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số
các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft
Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính
năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn
sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên
bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và
duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở
mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF,
GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển
đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập
ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có
ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục
chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào
File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng
tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một
shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove
Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào
Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau
đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối
và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ
hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File | Save trước khi thoát
khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn
Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy
quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã
được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến
hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document
Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning,
sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi
các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách
chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục
quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến
những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công
việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing.
Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công
việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng
Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử
lý.
Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét
thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to Word (chú ý
nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools
| Recognize Text Using OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI
(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định
dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với
MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB,
nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.

Microsoft Clip Organizer

Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office
hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools | Clips
online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File | Add Clips To
Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng
trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập
của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những
định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi
phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng
trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên
danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS
Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt
Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông
qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác
nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình
snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về
trên trang web của Microsoft.
Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro
viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích.
Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công
cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.