QUY TRÌNH Mã số: QT-VBĐ-HC-08

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ Ngày ban hành: 26/10/2005

Lần sửa đổi: 1
VĂN BẢN ĐẾN Trang/Tổng số: 1/6
VĂN PHÒNG BỘ

1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui định
này
2. Nội dung trong qui định này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo
3. Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các bản sao
có mã số khác với bản này phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng

PHÂN PHỐI

TT Nơi nhận TT Nơi nhận

Chánh Văn phòng Phòng Tuyên truyền
Các Phó CVP Phòng Lưu trữ
Phòng Hành chính Phòng Quản trị - Y tế
Phòng Tổng hợp Phòng Tin học
Phòng Kế toán Đoàn xe
Văn phòng Thường trực CCHC

SỬA ĐỔI

Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi

01 2/6/2008 Mục 3, Lưu đồ, mục 5.2.1, 5.2.4, 5.2.8

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Họ tên: Nguyễn Minh Nhạn

Họ tên : Vũ Hồng Sơn Họ tên : Trần Quốc Tuấn Chức vụ: Phó Văn phòng
Chức vụ : Phó phòng Chức vụ : Trưởng phòng Phụ trách Văn phòng
 QUY TRÌNH Mã số: QT-VBĐ-HC-08
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ Ngày ban hành: 26/10/2005
Lần sửa đổi: 1
VĂN BẢN ĐẾN Trang/Tổng số: 2/6
VĂN PHÒNG BỘ

1. MỤC ĐÍCH :
- Quy định trình tự, nội dung thực hiện việc tiếp nhận, phân loại, xử lý,
chuyển giao văn bản đến của Bộ, đảm bảo kịp thời, chính xác, an toàn và thuận
lợi.
- Xác định trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân trong việc tiếp nhận, xử
lý, chuyển giao văn bản đến của Bộ tại Văn phòng Bộ.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG :
Áp dụng vào việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản đến của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn tại Văn phòng Bộ.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO/VIỆN DẪN :
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ban hành tháng 4/2001.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư.
- Văn bản số 425/VTLT-NVVT ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý công
văn đi, đến.
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 về Chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân.
- Văn bản số 260/VT-LTTN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ cơ quan.
- Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và PTNT ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản,
thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Quyết định số 374/2008/QĐ-BNN ngày 28/1/2008 của Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và PTNT ban hành Quy chế làm việc của Bộ.
- Quyết định số 1410/QĐ/BNN-VP ngày 09/5/2008 của Bộ quy định về
công tác thường trực, Bảo vệ cơ quan Bộ.
- Quyết định số 370/QĐ-VP ngày 09/6/2008 ban hành Quy chế làm việc
của Văn phòng Bộ.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000
- Sổ tay chất lượng
4. THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA :
Văn bản đến: Là các loại công văn, giấy tờ gửi đến Bộ, được Văn thư Bộ
tiếp nhận, đăng ký.
 QUY TRÌNH Mã số: QT-VBĐ-HC-08
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ Ngày ban hành: 26/10/2005
Lần sửa đổi: 1
VĂN BẢN ĐẾN Trang/Tổng số: 3/6
VĂN PHÒNG BỘ

5. NỘI DUNG :
5.1. LƯU ĐỒ, QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN:

Trách nhiệm Nội dung Mô tả

thực hiện
Xem 5.2.1
Văn thư Bộ Tiếp nhận

Phân loại, Đăng ký Xem 5.2.2

Văn thư Bộ VB đến VB6

Lãnh đạo VP Xem 5.2.3

LĐ Văn phòng xử lý

Xem 5.2.4; Phần

Văn thư Bộ Nhập dữ liệu vào sổ, vào máy mềm quản lý VB
đến
Phòng Tổng Trình Lãnh đạo Bộ Xem 5.2.5
hợp

Xem 5.2.6
Văn thư Bộ Chuyển các đơn vị
- Sổ giao văn bản

Phòng Tổng Xem 5.2.7

Theo dõi đôn đốc việc xử lý văn bản
hợp
Xem 5.2.8
Văn thư Bộ Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ

5.2. MÔ TẢ CHI TIẾT

 QUY TRÌNH Mã số: QT-VBĐ-HC-08
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ Ngày ban hành: 26/10/2005
Lần sửa đổi: 1
VĂN BẢN ĐẾN Trang/Tổng số: 4/6
VĂN PHÒNG BỘ

5.2.1. Tiếp nhận văn bản

Văn thư Bộ tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến Bộ bằng các hình thức để
đăng ký theo quy định.
Văn bản đến ngoài giờ hành chính thực hiện theo quy định tại Quyết
định số 1410/QĐ/BNN-VP ngày 09/5/2008 của Bộ ban hành quy định về
công tác Thường trực, Bảo vệ cơ quan Bộ.
5.2.2. Phân loại; Đăng ký văn bản đến

5.2.2.1. Phân loại văn bản đến

Văn bản đến được Văn thư Bộ xem xét và phân loại ngay sau khi tiếp
nhận, theo tiêu chí phân loại:
- Văn bản cơ quan cấp trên (Trung ương Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước,
Chính phủ); Bộ, Ngành, Đoàn thể Trung ương (gọi tắt là VB1);
- Văn bản của các đơn vị trực thuộc Bộ: (gọi tắt là VB2);
- Văn bản của các địa phương: Các cơ quan của các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW, các Sở, Chi cục ... (gọi tắt là VB3);
- Giấy mời họp, Thư, Đơn thư (gọi tắt là VB4);
- Văn bản mật, điện mật...(gọi tắt là VB5);
- Loại ghi đích danh tên cá nhân, đơn vị (Cục, Vụ, Thanh tra…) (gọi tắt là
VB6);
- Các bản Fax đến được tiếp nhận và ghi sổ theo dõi riêng (bộ phận nhận
Fax)
5.2.2.2. Đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản đến thuộc loại VB1, VB2, VB3, VB4, VB5 Văn thư đều
phải đóng dấu đến, ghi số đến, thời điểm nhận (ngày, tháng, năm) và dán “phiếu
xử lý văn bản” để trình Lãnh đạo Văn phòng.

5.2.3. Lãnh đạo Văn phòng xử lý

Lãnh đạo Văn phòng xử lý văn bản do Văn thư trình:

- Phân loại văn bản (A,B,C): xác dịnh rõ loại văn bản trên phiếu xử lý
văn bản, theo tiêu chí:
+ Loại A: Văn bản có ghi thời hạn phải trả lời bằng văn bản cho nơi gửi;
+ Loại B: Văn bản không ghi thời hạn phải trả lời nhưng phải trả lời
bằng văn bản cho nơi gửi;
+ Loại C: Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi.
- Ghi ý kiến vào “Phiếu xử lý văn bản”
 QUY TRÌNH Mã số: QT-VBĐ-HC-08
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ Ngày ban hành: 26/10/2005
Lần sửa đổi: 1
VĂN BẢN ĐẾN Trang/Tổng số: 5/6
VĂN PHÒNG BỘ

5.2.4. Nhập dữ liệu, thông tin vào sổ, vào máy

Văn thư nhập vào máy (phần mềm quản lý văn bản đến của Bộ) các
thông tin về văn bản và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng; phân chia văn
bản vào ô tài liệu của các đơn vị, cá nhân theo ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn
phòng đối với các loại VB1, VB2, VB3, VB4.
Riêng với loại VB5, văn thư vào sổ theo dõi từng loại; các bản Fax vào
sổ riêng (tại bộ phận nhận fax đến).
5.2.5. Trình Lãnh đạo Bộ
Chuyên viên tổng hợp trực tiếp giúp việc Lãnh đạo Bộ (gọi chung là
Chuyên viên Tổng hợp) nhận văn bản từ văn thư Bộ để trình Lãnh đạo Bộ;
nhập ý kiến xử lý của Lãnh đạo Bộ vào phần mềm quản lý văn bản đến;
chuyển văn bản đã xử lý về văn thư Bộ để giao các đơn vị theo ý kiến xử lý
của Lãnh đạo Bộ.
5.2.6. Chuyển giao văn bản cho các đơn vị
Văn thư phân chia văn bản vào ô tài liệu của các đơn vị, cá nhân theo ý
kiến xử lý của Lãnh đạo Bộ.
Những văn bản có yêu cầu gấp, phải Fax hoặc điện báo đơn vị đến nhận
ngay.
Những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cơ quan Trung
ương, văn thư photo để lưu theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng.
Văn thư giao văn bản cho các đơn vị theo quy định. Việc giao nhận Văn
bản phải được ghi sổ, kiểm tra và ký nhận.
5.2.7. Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản ở các đơn vị
Phòng Tổng hợp theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện
nhiệm vụ được giao của các đơn vị từ Văn bản đến của Bộ (trên phần mềm
“quản lý văn bản đến” của Bộ) để báo cáo Bộ tại giao ban hàng tháng đối với
loại Văn bản A,B.
5.2.8. Tổng hợp báo cáo, lưu hồ sơ
- Văn thư Bộ tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần mềm “quản lý
văn bản đến” để lập sổ theo dõi Văn bản đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng
quý, năm.
- Văn thư lập hồ sơ văn bản đến lưu tại Văn thư nộp Lưu trữ Bộ.
 QUY TRÌNH Mã số: QT-VBĐ-HC-08
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ Ngày ban hành: 26/10/2005
Lần sửa đổi: 1
VĂN BẢN ĐẾN Trang/Tổng số: 6/6
VĂN PHÒNG BỘ

6. HỒ SƠ LƯU

Hồ sơ lưu tại Văn thư và giao nộp cho Lưu trữ sau khi kết thúc năm công
tác:

- Sổ theo dõi văn bản đến (loại VB5),

- Sổ giao văn bản;

- Sổ theo dõi văn bản đến hàng năm;

- Những văn bản đến được lưu theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng.

7. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM:

Phiếu xử lý văn bản: BM-VBĐ-HC-02

PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 372 /QĐ-BNN-VP ngày 28 /02/ /2008
của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT)

bé n«ng nghiÖp phiÕu xö lý v¨n BẢN

vµ ph¸t triÓn n«ng th«n
Lo¹i : a b
c
ý kiÕn gi¶I quyÕt

Thêi h¹n b¸o c¸o Bé: Trước………………….