BAB 1.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Istilah Manajemen Perkantoran Modern merupakan suatu tempat dalam
sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan
serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang
yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon,
laptop yang tersedia dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih
yang melambangkan dunia maya dan sebagainya. Itulah gambaran awal kita
ketika membaca atau mendengar kata Manajemen Perkantoran Modern.
Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia
perkantoran itu sendiri karena saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata
kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang
terkini. Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai
upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai
tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang
canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam
segalanya. Dari manajemen perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor
dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian kantor,
aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran
serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang
yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang
sumber daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian,
pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai
pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebsagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

2. Bagaimanakah sejarah manajemen perkantoran?

3. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn?
4. Apa saja ruang lingkup dari manajemen perkantoran?
5. Apa saja aktivitas dalam kantor?
6. Bagaimana peran TU dalam manajemen perkantoran?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah kami ini adalah sebagai berikut :
1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian
kantor
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen
perkantoran
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan
perkantoran modern
4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsipprinsip perkantoran modrn.

BAB 2. PEMBAHASAN

2.1 Manajemen Perkantoran Modern

Sebelum memahami manajemen perkantoran terlebih dahulu perlu
diketahui definisi dari kantor itu sendiri. Kantor menurut Soetrisno & Renaldi,
2006, dapat didefinisikan sebagai tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan

pengumpulan,

pencatatan,

pengolahan,

penyimpanan

dan

pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Di samping pengertian

kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti
tersebut di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan
kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan
yang bersifat manajerial dan fasilitatif (Soetrisno & Renaldi, Bisma, 2006).
Manajemen Perkantoran sendiri menurut Suparjati, 2000, diartikan sebagai
suatu proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang
telah di tetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
Kemudian perkantoran modern menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(2002) dalam Soetrisno & Renaldi, 2006, mengartikan perkataan modern
dengan "terbaru" "mutakhir", "sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai
dengan tuntutan jaman". Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki
bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugastugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta
bertindak

sesuai

dengan

tuntutan

jaman.

Kantor

modern

juga

mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,

efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi (Soetrisno &
Renaldi, 2006).
Manajemen Perkantoran Modern sendiri menurut Nuraida (2008),
diartikan sebagai salah satu fungsi operasional perusahaan dalam suatu
organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional
organisasi. Dari beberapa pengertian dari manajemen perkantoran modern

dapat diartikan sebagai suatu fungsi operasional dalam sebuah organisasi

untuk mencapai suatu tujuan dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen
dan tata laksana yang efisien dan efisien untuk mencapai suatu tujuan.

2.2 Definisi Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno mnagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki
definisi yang mapan dan diterima secara universal Mary Parker Follet
misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi,
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti
bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai
dengan jadwal.
Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare
yang berarti "mengendalikan," terutamanya "mengendalikan kuda" yang
berasal dari bahasa latin manus yang berati "tangan". Kata ini mendapat
pengaruh dari bahasa perancis mange yang berarti "kepemilikan kuda" (yang
berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana
istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu
mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi mnagement, yang memiliki
arti seni melaksanakan dan mengatur.

2.3 Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun
diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal
ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun
oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan

berhasil dibangun jika tidak ada seseorangtanpa memedulikan apa sebutan

untuk manajer ketika ituyang merencanakan apa yang harus dilakukan,
mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan
para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa
segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.
Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an
di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan
perdagangan di sana. Penduduk venesia mengembangkan bentuk awal
perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di
organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata venesia kapal
perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap pemberhentian, bahan
baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model
lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh hanry ford untuk
merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang venesia
memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya,
manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem
akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

2.3.1

Pemikiran Awal Manajemen

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen.
Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan
sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia
mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari
pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugastugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti
sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orangmasingmasing melakukan pekerjaan khususperusahaan peniti dapat menghasilkan
kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari.
Peristiwa penting

yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen

adalah Revolusi Industri di Inggris,revolusi Industri menandai dimulainya

penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada

pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang

disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu
membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan,
memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada
bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu
manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

2.4 Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama
dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak.
Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata
"prinsip" bukan hukum-hukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk
praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Koontz
(1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak
mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan
keadaan tertentu.
Keeling,

et.

All

(1978)

dalam

bukunya

Administrative

Office

Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan

bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah
seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen
ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang
diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern
dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif
diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian
dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan
dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
1. Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa
yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus
dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
2. Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta

pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya

semua

pegawai,

mesin-mesin,

dan

informasi

untuk

memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

3. Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan
arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan
tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara
efektif.
4. Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih,
memotivasi,

mengkompensasi

dan

meningkatkan

pegawai

untuk

mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.

Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif
yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di
bawah ini.
Lima Prinsip Kerja Efektif Leffingwell

1. Perencanaan

1. Pekerjaan apa yang harus

Untuk merencanakan secara

dikerjakan;

benar, Anda harus tahu :

2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan;

3. Kapan pekerjaan dikerjakan;
4. Dimana pekerjaan dikerjakan;
5. Seberapa cepat pekerjaan
dikerjakan.

2. Jadwal

1. Tentukan;

Pekerjaan harus dijadwal.

2. Selaraskan dengan jadwaljadwal

Suatu jadwal menjadi efektif,

lain;

harus di :

3. Laksanakan, walaupun sulit;

________________

4. Mungkinkah diselesaikan;
5. Pelihara secara baku.

3. Pelaksanaan

1. Secara terampil;

Pekerjaan harus dilaksanakan

2. Secara teliti;

______________________

3. Secara cepat;
4. Tanpa upaya yang tidak perlu;
5. Tanpa ada keterlambatan yang
tidak perlu.

4. Ukuran

1. Sesuai dengan potensi Anda;

Pekerjaan yang dilaksanakan

2. Berdasarkan pada catatancatatan

harus diukur _____________

yang lalu, oleh

organisasi lain;
3. Berdasarkan kuantitas;
4. Berdasarkan kualitas.

5. Imbalan

1. Kondisi kerja yang baik;

Jika Pekerjaan Anda

2. Kesehatan;

diselesaikan secara efektif.

3. Kebahagiaan;

Anda seharusnya diberi

4. Pengembangan diri;

imbalan

5. Uang.

_______________________

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen

perkantoran sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana,
menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar
pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai
dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari
diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata
hanya berurusan dengan ketata usahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari
gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk
menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;

3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya

dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja
dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar
menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan
sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan
metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan
arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan
formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui
analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan
perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan
dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah
dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia
maupun pada sikap pegawai.

2.5 Ruang Lingkup kegiatan Manajemen Perkantoran

Charles O. Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran
dalam 9 bidang ,sebagai berikut :
1. Offfice Space (Ruang Perkantoran)
Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang,
ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang
pertemuan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang.
2. Office Communication (Komunikasi Kantor)
Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex
penerimaan tamu.
3. Office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)

Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, Orientasi, Latihan,

Pengujian, Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan
Pegawai, Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan
Motivasi kerja, Disiplin, Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan.
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
Termasuk di dalamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip,
Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang
baru.
5. Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor)
Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD,
Facsimili, Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan
Perbaikan Mesin, serta Penilaian Peralatan dan Mesin baru.
6. Supplies and Stationary (PerbekalandanKeperluanAlatTulis)
Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan,
Penilaian perbekalan.
7. Methods (Metode)
Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan
rutin, dan Analisis Statistik.
8. Records (Warkat)
Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola
surat, Metode Pelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film,
Jadwal Penyimpanan, Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.
9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan)
Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan
Anggaran, Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job
Analysis, Sistem Penggajian (Soedarmayanti, 2001)

2.6 Peran Tata Usaha

Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peran pokok menurut
Nuraida (2008), yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

dari sesuatu organisasi.
Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif
dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan
itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan
penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor
dapat

dipergunakan

mengendalikan segala

bagi

pimpinan

dalam

kegiatan organisasi.

merencanakan

atau

Pengendalian kegiatan

organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan

dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.
c. Membantu

kelancaran

perkembangan

organisasi

sebagai

suatu

keseluruhan.
Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun
swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak
melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga
dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi
keterangan-keterangan penting jurang perhatian. Padahal, keteranganketerangan tersebut penting dan diperlukan untuk bahan penilaian,
pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan
organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu
akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan
dokumen-dokumen tersebut.

BAB 3. PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses
kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud
dengan

penanganan

adalah

pengumpulan,

pencatatan,

pengolahan,

penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari

berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di
dalambya meliputi rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan; pelaksanaan
secara efesien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

3.2 Saran
Kami memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat
memberikan kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti
atau diamalkan dalam kesehariannya.

DAFTAR PUSTAKA

Alwi, Hasan. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga: Jakarta Balai
Pustaka.
C.S. George Jr. 1972. The History or Management Thought, ed. 2nd. Upper
Saddle River. NJ. Prentice Hall.
Griffin, R. 2006. Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
Koontz, H. and O'Donnell. 1972. Principles of Management: An Analysis of
Managerial Function. New York: McGraw Hill Book Company.
Keeling,C.D., dan T.P. Whorf. 2005. Administrative Office Management.
http://www.cdiac.esd.ornl.gov/ftp/maunaloaco2/maunaloa.co2. [Januari,
2005).
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar
Baru.
Nuraida, ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Robbins, Stephen dan Mary coulter. 2007. Management, 8th Edition. NJ: Prentice
Hall.
Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan tentang Manajemen
Perkantoran. Bandung: MandarMaju.
Soetrisno & Renaldi, Bisma. 2006. Manajemen Perkantoran Modern: Modul
Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan III. Lembaga
Administrasi Negara-RI.
Suparjati, Dkk. 2000. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.