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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PERDIDA

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ENTIDAD

CAPITULO I
MARCO NORMATIVO

 Ley 610 de 2000, Trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de

competencia de las Contralorías.
 Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal,
financiero los organismos que lo ejercen.
 Ley 87 de 1993, sobre el sistema de control Interno
 Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único.
 Decreto 267 de 2000, sobre organización y funcionamiento de la
Contraloría.
 Resolución Orgánica No. 5500 de 2006, de competencias para trámite de
la acción de responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la
República.

CAPÍTULO II
DISPOSICIONES GENERALES

1. Objetivo: El presente manual contempla las definiciones y conceptos

básicos, acerca de las diferentes clases de responsabilidades que se generan
para los servidores públicos vinculados a la entidad, a partir de la pérdida, daño
o deterioro de un bien del cual es responsable.

Pretende dotar de herramientas y elementos de juicio a los diferentes

funcionarios que deben adelantar gestiones con ocasión de la perdida, daño o
deterioro de un bien, y por ende del desmedro del patrimonio de la institución.

2. Definiciones: Para efectos del presente manual se entiende por:

2.1. Bien: Se entiende por bien todo lo que sea susceptible de valoración
económica o sobre lo cual pueda recaer derecho de dominio. Puede ser corporal
o incorporal, mueble o inmueble, tangible o intangible.

2.2. Clases de Bienes

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A. Bien Mueble:

Son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose por si
mismos como los animales o con ayuda de una fuerza externa que los mueva,
como las cosas inanimadas. (Artículo 655 del Código Civil)

2.1.1. Clases de Bienes Muebles:

a. Bienes de Consumo:

Aquellos que se consumen por el primer uso que se hace de ellos dentro de un
período corto. Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen
o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de esos otros. El dinero es un bien de consumo.
(Articulo 663 del Código Civil)

b. Bienes Devolutivos:

Bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, sobre los
cuales se ejerce manejo y control permanente por los funcionarios
competentes. Estos son relacionados en el inventario de la entidad, hasta
cuando sean retirados del mismo mediante el proceso enunciado en la
Resolución No 000089 de 2005.

2.2 Bienes Inmuebles:

Son la clase de bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro y los que
se adhieren permanentemente a éstos y que no pueden separarse sin
menoscabo del primero. (Artículo 656 del Código Civil)

3. Procedencia de los Bienes

3.1. Bienes Patrimoniales: Ingresan al patrimonio del Servicio Nacional de

Aprendizaje por:

 Compra: Adquisición de bienes con recursos provenientes del

presupuesto asignado a la entidad.

 Donación: Bienes cedidos, a título gratuito, a favor de la Entidad, por

personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

 Por sentencia judicial ejecutoriada: Cuando en cualquier caso,

mediante sentencia judicial ejecutoriada, se disponga la titularidad de los
bienes a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.

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 Cesión: Es la subrogación de la titularidad de los bienes a favor de la

Entidad.

 Dación en pago: Son bienes que encontrándose registrados como

pendientes de legalizar, pasan al patrimonio de la Entidad, de manera
definitiva, cuando se haya realizado la entrega material de bien o
legalizado el título de propiedad del mismo, en los casos en que ello
proceda.

3.2 Bienes en Posesión.

Son bienes que no son propiedad del SENA pero sobre los cuales se ejerce
manejo, custodia y control, sujetos a registro contable a través de las cuentas
respectivas y son los dados en:

 Comodato: Bienes entregados para el uso del SENA por diferentes

entidades en calidad de préstamo gratuito, con la obligación de
restituirlos en el plazo establecido.

 Asignados provisionalmente por otras entidades: Son bienes

asignados de manera provisional a la Entidad con fines de uso y serán
devueltos cuando la autoridad competente lo requiera.

 Sobrante de inventario físico: Son los bienes que se encuentran

físicamente al servicio de la Entidad durante el proceso de los inventarios
físicos reales y materiales y cuya procedencia se desconoce.

 Bienes pendientes por legalizar: Son bienes que se encuentran

físicamente en la Entidad, cuya procedencia se desconoce y no se cuenta
con los documentos soportes respectivos para su incorporación.

Este registro es de carácter provisional; no obstante, el Grupo de Bienes,

Servicios y Logística en la Dirección General y quien haga sus veces en
las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, velará por
la oportuna legalización de los bienes así registrados.

4. Daño. Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo,

disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los
bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida
por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en
términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los
fines esenciales del estado.

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5 Gestión Fiscal. Según lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 610 de 2000,

se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y
tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho
privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la
adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración,
custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y
disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e
inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con
sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad,
imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos
ambientales

CAPITULO III
SUJETOS DE RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DE BIENES

1. Funcionarios: Son responsables todos los servidores públicos vinculados a

la institución de vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido
encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de
conformidad con los fines para los que han sido destinados por la entidad.

Los funcionarios que administren, manejen, custodien, controlen o usen bienes

que hagan parte del patrimonio del SENA, de otras entidades o de particulares
puestos al servicio de la entidad, están sujetos a control y vigilancia, por lo
tanto, deberán dar cuenta de su gestión a su superior inmediato y a los órganos
de control fiscal y disciplinario, de ser procedente.

1.1. Clases de Funcionarios Responsables:

1.1.1. Responsables de Bienes en Depósito:

Se denomina responsable de bienes en depósito, toda persona que reciba,

custodie o administre elementos dentro de la entidad.
1.1.2. Responsables de Bienes en Servicio.

Todo funcionario que use bienes de propiedad de la entidad, de otras entidades

o de particulares puestos al cuidado de la misma, se constituye en responsable
de bienes en servicio.

2. Responsabilidad de Contratistas. Es responsabilidad de los contratistas

de la entidad vigilar y salvaguardar los bienes y valores que les han sido
encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, para los
fines que les fueron entregados de conformidad con el objeto del contrato

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suscrito. Los contratistas son responsables de los bienes en depósito y de los

bienes en servicio, según la naturaleza de su contrato.

Los contratistas que administren, manejen, custodien, controlen o usen bienes

que hagan parte del patrimonio del SENA, de otras entidades o de particulares
puestos al servicio de la entidad, están sujetos a control y vigilancia. Por lo
tanto, deberán dar cuenta de su gestión al supervisor y/o interventor del
contrato respectivo y a los órganos de control fiscal y disciplinario, de ser
procedente.

Lo anterior deberá ser introducido en la cláusula relativa a la responsabilidad

sobre el uso de bienes entregados para la ejecución de la labor contratada, en
los contratos respectivos.

CAPITULO IV
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE BIENES

1. Responsables de Bienes en Depósito. Son deberes de los funcionarios

responsables de bienes en depósito:

 Recibir, suministrar o aprovisionar los bienes de la entidad de

conformidad con los procedimientos establecidos por la Institución para
el efecto.
 El manejo, administración, custodia, protección de elementos devolutivos
y de consumo, servibles e inservibles en depósito e inmuebles a su cargo.
 La solicitud oportuna de cambio de aquellos productos próximos a su
vencimiento.
 Los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en
depósito a su cargo.
 Reportar en forma oportuna y de conformidad al proceso aplicable, el
cambio en los inventarios de los bienes entregados a su administración y
custodia.

2. Responsables de los Bienes en Servicio: Son deberes de los funcionarios

responsables de bienes en servicio:

 Recibir los bienes de conformidad con los procedimientos establecidos

por la Institución para la entrega de bienes.
 Utilizar los bienes entregados por el SENA, única y exclusivamente para
el desempeño de las funciones del cargo desempeñado.
 Responder por la conservación de los bienes asignados y rendir cuenta
oportuna de su utilización

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 Entregar los bienes que les hayan sido entregados cuando se desvincule
de la entidad, de conformidad con los procedimientos que para éste
efecto haya dispuesto la institución.
 Reportar de forma oportuna y de conformidad al proceso aplicable,
cambio en los inventarios de lo bienes entregados a su administración y
custodia.

CAPITULO V
DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD

Responsabilidad por Pérdida, Daño o Deterioro de Un bien.

1. Diligencias Administrativas

La pérdida, daño o deterioro de un bien, siempre dará lugar al inicio por parte
de la entidad de diligencias administrativas mediante las cuales se deberá
determinar:

 Quien es el funcionario o contratista responsable del bien.

 Si el bien se perdió, dañó o deterioró en ejercicio de gestión fiscal.
 Si el bien se perdió, dañó o deterioró por fuera de la ejecución de gestión
fiscal.
 Si el funcionario o contratista responsable realizó la denuncia penal
respectiva.
 Que diligencias se surtieron para realizar el trámite respectivo ante la
entidad aseguradora del bien.
 Si la entidad aseguradora realizó el pago total del bien asegurado, o
existe deducible, el cual correrá a cargo del funcionario responsable.

1.1. Inicio de la Diligencia Administrativa:

La diligencia administrativa tiene origen en el conocimiento directo de los

hechos por parte del funcionario competente de adelantar las diligencias
administrativas, la puesta en conocimiento de un tercero o el informe
presentado por el funcionario responsable del bien perdido, dañado o
deteriorado ante quien deba adelantar la diligencia administrativa respectiva.

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien se informe por un

tercero, para dar inicio a las diligencias administrativas correspondientes, dicha

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información deberá enunciar la existencia de las circunstancias de tiempo,

modo y lugar, y de ser posible allegar las pruebas correspondientes.

De considerarlo conveniente, el funcionario competente, solicitará a quien

corresponda ampliación de la información.

1.2. Competencia:

Son competentes para adelantar diligencias administrativas:

 El Subdirector de Centro o su delegado, en los Centros de Formación

Profesional
 El Director Regional o su delegado, en las Direcciones Regionales.
 El Director Administrativo y Financiero o su delegado en la Dirección
General, de conformidad con lo dispuesto en el numeral segundo del
artículo 15 del Decreto 249 de 2004.
 Si el responsable del bien es el Subdirector de Centro, adelantará la
diligencia administrativa respectiva el Director Regional o su delegado.
 Si el responsable del bien es el Director Regional, adelantará la diligencia
administrativa respectiva el Director Administrativo y Financiero de la
Dirección General o su delegado.
 Si el responsable del bien es el Director Administrativo y Financiero,
adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director General o su
delegado.

La delegación que se realice por parte de los funcionarios competentes de

adelantar las diligencias administrativas, deberá realizarse por comunicación
radicada, en donde se determine el cuentadante del bien perdido, dañado o
deteriorado y las circunstancias de hecho objeto de las diligencias
administrativas.

Ésta delegación no exime de la responsabilidad de direccionamiento, asesoría y

coordinación por parte del funcionario competente de adelantar la respectiva
diligencia administrativa.

1.3. Cesación de Diligencias Administrativas:

 Cuando el bien presuntamente perdido sea recuperado por el funcionario

responsable. Esta condición no es aplicable cuando lo perdido sean
fondos de la entidad.
 Cuando se compruebe que la pérdida, daño o deterioro del bien,
obedeció a fuerza mayor, caso fortuito o al desgaste natural de los
bienes.

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 Cuando el bien perdido, dañado o deteriorado, sea sustituido por el

funcionario responsable, en las mismas condiciones en que dicho bien le
fue entregado.

2. Responsabilidades Fiscal, Disciplinaria y Penal

La pérdida, daño o deterioro de un bien que no corresponda al normal uso del

mismo, puede dar lugar a tres clases de responsabilidades:

 Fiscal: Para determinar la responsabilidad pecuniaria de las personas

encargadas de la administración, custodia y manejo de los bienes.
 Disciplinaria: Para establecer si el servidor, ex servidor, o contratista
cometió una falta que conlleve una sanción de la misma naturaleza.
 Penal: Para determinar si las personas responsables de la pérdida o
daño incurrieron en conductas delictivas y por ende punibles.

2.1. Responsabilidad Fiscal

a. Definición: Tal y como lo enuncia el articulo 1º de la Ley 610 de 2000, el

proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas
adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la
responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el
ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión
y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.

b. Objeto de la Responsabilidad Fiscal: Como lo determina el articulo. 4o.

de la ley 610 de 2000, la responsabilidad tiene por objeto el resarcimiento de
los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta
dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una
indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva
entidad estatal.

c. Sujetos de Responsabilidad Fiscal: De conformidad con lo establecido

por el artículo 83 de la Ley 42 de 1993, la responsabilidad fiscal comprende
tanto al personal directivo de las entidades estatales, como a las demás
personas que tomen decisiones propias de la gestión fiscal; también pueden
resultar fiscalmente responsables quienes desempeñen funciones públicas de
ordenación, control, dirección y coordinación; así mismo son sujetos de
responsabilidad fiscal los contratistas o los particulares, que hubieran causado
perjuicios a los intereses patrimoniales del Estado.

En conclusión, los servidores públicos de cualquier orden, y los particulares que

manejen fondos o bienes de la nación son sujetos de control fiscal.

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d. Iniciación del Proceso: Según el artículo 8o. de la Ley 610 de 2000, el

proceso de responsabilidad podrá iniciarse de oficio, como consecuencia del
ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias contralorías,
de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las
denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización
ciudadana, en especial por las veedurías ciudadanas de que trata la Ley 563 de
2000.

e. Competencia: Para las diligencias preliminares en el Proceso de

responsabilidad fiscal: Artículo 7º Factor Territorial de Competencia Especial,
enunciado en la Resolución No. 5500 de 2003 de la Contraloría General de la
República:

 La Dirección de Investigaciones Fiscales conocerá de los asuntos en los

que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su domicilio o
punto de control en la ciudad de Bogotá D.C. o en el Departamento de
Cundinamarca.
 Los Grupos de Vigilancia Fiscal y de Investigaciones, Juicios Fiscales y
Jurisdicción Coactiva de las Gerencias Departamentales, conocerán de los
asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga
su domicilio o punto de control dentro del respectivo Departamento.

f. Cesación de Responsabilidad Fiscal: La responsabilidad fiscal cesa en los

siguientes casos:

 Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.

 Cuando el responsable hace entrega del recibo de pago correspondiente
al valor del bien faltante, previo trámite de la autorización.
 Cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes, en las
condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea
autorizada por la administración.
 Cuando la respectiva compañía aseguradora hace efectivo el pago en las
mismas condiciones establecidas anteriormente.
 Cuando se produce fallo sin responsabilidad fiscal.

La responsabilidad fiscal se entiende sin perjuicio de la responsabilidad

disciplinaria y/o penal a que hubiere lugar.

2.2. Responsabilidad Disciplinaria

a. Objeto de la responsabilidad disciplinaria. Ley 734 del 2002, recae

sobre los sujetos disciplinables: Servidores Públicos activos o que los efectos de
la conducta se produzcan después de la dejación o función, que cometan falta

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disciplinaria, dando lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente

a efectos de salvaguardar la moralidad pública, transparencia, objetividad,
legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad,
economía, neutralidad y eficiencia que debe observar en el desempeño de su
empleo, cargo o función, para ello ejercerá los derechos y cumplirá los deberes,
impuestos por ley.

Dentro de los deberes del Servidor Público están:

 Numeral 4, artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Utilizar los bienes y

recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las
facultades que le sean atribuidas, a la información reservada a que tenga
acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que
están afectos.

 Numeral 5, artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Custodiar y cuidar la

documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

b. Inicio del Proceso: De acuerdo con la Ley 734 de 2002, el inicio del proceso
se puede dar por denuncia en forma verbal o escrita a través de la queja o de
iniciación oficiosa bajo un procedimiento ordinario o especial.

c. Competencia: Para conocer los casos por las presuntas faltas disciplinarias
cometidas por los servidores públicos, tienen competencia la Oficina de Control
Interno Disciplinario, las Personerías y la Procuraduría General de la Nación.

2.3. Responsabilidad Penal:

a. Objeto de la Responsabilidad Penal: Condiciona la pena a la ocurrencia

de un hecho constitutivo de delito. Se predica cuando en el ejercicio de sus
funciones o con ocasión de ellas, el servidor público comete un hecho punible,
de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y
función pública.

b. Inicio del Proceso Penal: Articulo 66 del Código de Procedimiento Penal. El

Estado, por intermedio de la Fiscalía General de la Nación, está obligado a
ejercer la acción penal y a realizar la investigación de los hechos que revistan
las características de un delito, de oficio o que lleguen a su conocimiento por
medio de denuncia, petición especial, querella o cualquier otro medio, salvo las
excepciones contempladas en la Constitución Política y en este código.

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No podrá, en consecuencia, suspender, interrumpir ni renunciar a la

persecución penal, salvo en los casos que establezca la ley para aplicar el
principio de oportunidad regulado dentro del marco de la política criminal del
Estado, el cual estará sometido al control de legalidad por parte del juez de
control de garantías.

c. Competencia: Artículo 250 de la Constitución Política. Corresponde a la

Fiscalía General de la Nación, de oficio o mediante denuncia o querella,
investigar los delitos y acusar a los presuntos infractores ante los juzgados y
tribunales competentes. Se exceptúan los delitos cometidos por miembros de la
Fuerza Pública en servicio activo y en relación con el mismo servicio.

CAPITULO VI
PROCEDIMIENTO INTERNO EN CASO DE PÉRDIDA O DAÑO Y/O
DETERIORO DE BIENES O FONDOS DE LA ENTIDAD

1. Acciones a cargo del Funcionario Responsable del Bien:

 Formular denuncia de forma inmediata ante las autoridades competentes

sobre el hurto o pérdida del bien o de los fondos indicando descripción
del bien, número de placa de inventario, valor o dineros, títulos y las
circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos.

 Presentar informe del hurto, pérdida, daño o deterioro del bien por
escrito radicado ante el funcionario competente para adelantar las
respectivas diligencias administrativas, de conformidad con lo dispuesto
en el numeral 1.2 del Capitulo V de éste Manual.

 Comunicar inmediatamente por escrito radicado ante el Grupo de Bienes,

Servicios y Logística, la pérdida o daño del bien o de los fondos,
adjuntando copia del informe enunciado en el párrafo anterior y de la
denuncia efectuada, con el objeto de que se adelante la respectiva
reclamación ante la compañía aseguradora, para lo cual deberá aportar
la totalidad de la documentación referida en el Manual de Seguros
vigente en el SENA. Lo anterior según la clase de bien perdido, dañado o
deteriorado y la naturaleza de la póliza a cobrar.

2. Acciones a Adelantar en las Diligencias Administrativas por parte del

Funcionario Competente:

De conformidad con las competencias enunciadas en el numeral 1.2 del

Capitulo V de este manual, el funcionario competente para adelantar las
diligencias administrativas respectivas, deberá realizar las siguientes acciones:

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a. En Pérdida, daño o deterioro del bien en ejercicio de gestión fiscal:

 Verificar que el funcionario responsable del bien, haya adelantado las

diligencias respectivas ante el Grupo de Bienes, Servicios y Logística de
la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General o quien
haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación
Profesional, con el objeto de hacer efectivas las pólizas ante las
Compañías Aseguradoras.

 Verificar que el funcionario responsable del bien, haya realizado las

denuncias respectivas ante las autoridades competentes.

 Indagar sobre las circunstancias en las que acaeció la pérdida, daño o

deterioro del bien, con el objeto de determinar si los hechos ocurrieron o
no en ejecución de gestión fiscal.

Si como producto de lo anterior se determina que el bien fue perdido, dañado o

su deterioro se genero en ejercicio de la gestión fiscal, y si no se han
presentado las causas de cese de diligencia administrativa de las que trata el
numeral 1.3 del Capitulo V del presente manual, el funcionario competente
deberá:

 Informar el hecho a la Contraloría General de la República, teniendo en

cuenta las siguientes competencias:

a. La Dirección de Investigaciones Fiscales conocerá de los asuntos en los

que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga su domicilio o
punto de control en la ciudad de Bogotá D.C. o en el Departamento de
Cundinamarca.

b. Los Grupos de Vigilancia Fiscal y de Investigaciones, Juicios Fiscales y

Jurisdicción Coactiva de las Gerencias Departamentales, conocerán de los
asuntos en los que el sujeto de vigilancia y control fiscal afectado tenga
su domicilio o punto de control dentro del respectivo Departamento.

 En el informe que se presente al enunciado Órgano de Control, se deberá

allegar el relato de los hechos realizado por el funcionario responsable
del bien, así como los que le consten al funcionario que adelantó la
respectiva diligencia administrativa, anexando los soportes pertinentes.

 Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Contraloría General para

iniciar la investigación de manera oficiosa.

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 En el evento en que como producto de la diligencia administrativa

correspondiente se determine que el responsable del bien incurrió en
imprevisión, existen antecedentes de pérdidas similares o intencionalidad
en la pérdida, daño o deterioro de bienes o fondos de la entidad, que
puedan llegar a constituir falta disciplinaria, el funcionario competente
presentará el informe respectivo a la Oficina de Control Interno
Disciplinario, para que realice lo de su cargo adelantando investigación
preliminar, orientada a la apertura o no del proceso disciplinario
correspondiente, de conformidad con la normatividad aplicable.

Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Oficina de Control

Interno Disciplinario para iniciar la investigación de manera oficiosa.

 De considerar que con la actuación del funcionario o contratista

responsable se configura una conducta punible, deberá poner tales
hechos en conocimiento de la Fiscalia General de la Nación, en
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 441 del Código Penal y 67 del
Código de Procedimiento Penal.

 El funcionario competente de adelantar la diligencia administrativa

correspondiente deberá abstenerse de enmarcar la acción u omisión en
las labores ejecutadas por el funcionario responsable, dentro de tipos
penales y/o faltas disciplinarias, y su informe deberá limitarse al relato
puntal de los hechos, así como del resultado de la diligencia adelantada.

 En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien, corresponda a

fuerza mayor o caso fortuito, o a circunstancias cuya ocurrencia no son
imputables al funcionario responsable, el funcionario competente deberá
dar cuenta de éste hecho, y archivar el expediente.

 De igual manera en el evento en que el bien perdido, dañado o

deteriorado, sea sustituido o reparado por el funcionario o contratista
responsable, en las condiciones en que éste le fue entregado, el
funcionario competente de adelantar la respectiva diligencia
administrativa, deberá proceder al correspondiente archivo, ésta
condición no será aplicable en los eventos en que lo perdido sean fondos
de la entidad.

 El funcionario competente deberá llevar archivo en orden cronológico de

las diligencias que adelante, con el objeto de que éstos puedan ser
utilizados por los Órganos de Control correspondientes, de considerarlo
pertinente.

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b. En Pérdida, Daño o Deterioro del Bien por Fuera del Ejercicio de

Gestión Fiscal:

 Verificar que el funcionario responsable del bien, haya adelantado las

diligencias respectivas ante el Grupo de Bienes, Servicios y Logística de
la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General o quien
haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación
Profesional, con el objeto de hacer efectivas las pólizas ante las
Compañías Aseguradoras.

 Verificar que el funcionario responsable del bien, haya realizado las

denuncias respectivas ante las autoridades competentes.

 Indagar sobre las circunstancias en las que acaeció la pérdida, daño o

deterioro del bien, con el objeto de determinar si los hechos ocurrieron o
no en ejecución de gestión fiscal.

Si como producto de lo anterior se determina que el bien fue perdido, dañado o

deteriorado por fuera del ejercicio de la gestión fiscal, y si no se han
presentado las causas de cese de diligencia administrativa de las que trata el
numeral 1.3 del Capitulo V del presente manual, el funcionario competente
deberá:

 Presentar informe a la Oficina de Control Interno Disciplinario en la

Dirección General, para que realice de lo de su cargo, adelantando
investigación preliminar, orientada a la apertura o no del proceso
disciplinario correspondiente, de conformidad con la normatividad
aplicable.

Lo anterior sin perjuicio de la competencia de la Oficina de Control

Interno Disciplinario para iniciar la investigación de manera oficiosa.

 De considerar que con la actuación del funcionario se configura una

conducta punible, deberá poner tales hechos en conocimiento de la
Fiscalia General de la Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 441 del Código Penal y 67 del Código de Procedimiento Penal.

3. Por parte de la Dirección Administrativa y Financiera – Grupo de

Bienes, Servicios y Logística.

El Coordinador del Grupo de Bienes Servicios y Logística, en la Dirección

General, el Director Regional o el Subdirector del Centro de Formación, según
sea el caso, deberá gestionar el proceso respectivo, con el objeto de dar de baja

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los bienes perdidos, dañados y deteriorados de conformidad con lo dispuesto en

la Resolución No. 000089 de 2005.

Adelantar el trámite de restitución del bien si hay lugar al mismo, frente a la

compañía aseguradora respectiva, para tal efecto deberá tenerse en cuenta:

a. Si la pérdida, daño o deterioro del bien, se dio en ejecución de

gestión fiscal.

 De ser admitida la reclamación por parte de la compañía aseguradora

respectiva, y se produzca el pago del bien en las mismas condiciones en
las que fue adquirido por la entidad, el Coordinador del Grupo de Bienes,
Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Dirección General, reportará tal condición a la Contraloría General de la
República, con el objeto de ésta evalúe el cese del trámite de
responsabilidad fiscal que se esté adelantado en contra del funcionario
responsable.
 De ser admitida la reclamación de la pérdida del bien por parte de la
aseguradora, pero sobre la reposición del mismo exista deducible o
descuentos a consecuencia de deméritos por uso o deméritos
tecnológicos, deberá informarse al funcionario responsable, para que en
un término no mayor de quince (15) días, contados a partir de la fecha de
recibo de la comunicación, realice el pago del deducible aludido.

 Si el pago es realizado por parte del funcionario responsable, la

Coordinación del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección
Administrativa y Financiera de la Dirección General deberá reportar tal
condición a la Contraloría General de la República, con el objeto de que
ésta evalúe el cese del trámite de responsabilidad fiscal que se esté
adelantado en contra del funcionario responsable

 De no ser admitida o procedente la reclamación de la pérdida del bien o

ante la aseguradora, se deberá oficiar al funcionario responsable para
que en un término no mayor a quince (15) días contados a partir de la
fecha de recibo de la comunicación, pague el valor del bien, perdido,
dañado o deteriorado.

 De realizarse el pago total del bien, el Coordinador del Grupo de Bienes,

Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Dirección General, deberá reportar tal condición a la Contraloría General
de la República, con el objeto de ésta evalúe el cese del trámite de
responsabilidad fiscal que se esté adelantado en contra del funcionario
responsable.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PERDIDA

Y/O DETERIORO DE BIENES Y RECURSOS DE LA
ENTIDAD

 En el evento en que el funcionario responsable de la custodia, manejo y

administración del bien, se niegue a realizar el pago total del mismo o del
deducible respectivo, y cuando no haya sido admitida o procedente la
reclamación frente a la Compañía Aseguradora, el, el Coordinador del
Grupo de Bienes, Servicios y Logística, de la Dirección Administrativa y
Financiera, deberá dar cuenta por escrito de dicha negativa, y archivar
toda la documentación referente al trámite de reclamación realizado ante
la Aseguradora.

 El Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección

Administrativa y Financiera de la Dirección General, deberá llevar archivo
en orden cronológico de las diligencias que adelante, con el objeto de
que éstos puedan ser utilizados por los Órganos de Control
correspondientes, de considerarlo pertinente.
b. Si la pérdida, daño o deterioro del bien, no se dio en ejecución de
gestión fiscal.

 De ser admitida la reclamación por parte de la compañía aseguradora

respectiva, y se pague el bien en las mismas condiciones en las que fue
adquirido por la entidad, el Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y
Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección
General, archivará toda la documentación referente a la reclamación
realizada.

 De ser admitida la reclamación de la pérdida del bien por parte de la

aseguradora, pero sobre la reposición del mismo exista deducible o
descuentos a consecuencia de deméritos por uso o deméritos
tecnológicos, deberá informarse al funcionario responsable, para que en
un término no mayor de quince (15) días, contados a partir de la fecha de
recibo de la comunicación, realice el pago del deducible aludido

 De haberse realizado dicho pago por parte del funcionario responsable, la

Coordinación del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección
Administrativa y Financiera de la Dirección General deberá archivar toda
la documentación referente a la reclamación realizada ante la
Aseguradora.

 De no ser admitida o procedente la reclamación de la pérdida del bien

ante la aseguradora, se deberá oficiar al funcionario responsable para
que en un término no mayor a quince (15) días contados a partir de la
fecha de recibo de la comunicación, pague el valor del bien, perdido,
dañado o deteriorado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PERDIDA

Y/O DETERIORO DE BIENES Y RECURSOS DE LA
ENTIDAD

 De realizarse el pago total del bien, el Coordinador del Grupo de Bienes,

Servicios y Logística de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Dirección General, archivará toda la documentación referente a la
reclamación realizada.

 En el evento en que el funcionario responsable de la custodia, manejo y

administración del bien, se niegue a realizar el pago total del mismo o del
deducible respectivo, y cuando no haya sido admitida o procedente la
reclamación frente a la Compañía Aseguradora, el Coordinador del Grupo
de Bienes, Servicios y Logística, de la Dirección Administrativa y
Financiera, reunirá las pruebas sumarias de las que tenga conocimiento,
con el fin de que se adelanten los trámites de resarcimiento de perjuicios
por la pérdida, daño y/o deterioro de los bienes de la entidad, de los que
trata el Capitulo VII de éste manual, de conformidad con las
competencias allí establecidas, y sin perjuicio del proceso disciplinario,
fiscal o penal que se haya adelantado.

 El Coordinador del Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección

Administrativa y Financiera de la Dirección General, deberá llevar archivo
en orden cronológico de las diligencias que adelante, con el objeto de
que éstos puedan ser utilizados por los Órganos de Control
correspondientes, de considerarlo pertinente.

4. Por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario

 Una vez se haya puesto en conocimiento de la Jefatura de la Oficina de

Control Interno Disciplinario, por parte del funcionario competente de
adelantar las diligencias administrativas, la pérdida, daño o deterioro de
los bienes o fondos del SENA por fuera de la gestión fiscal del funcionario
responsable de los mismos, la Oficina de Control Interno Disciplinario
adelantará la investigación preliminar de conformidad con la
normatividad que sea aplicable.

 El proceso disciplinario se adelantará en forma independiente al de

responsabilidad fiscal o penal, cuando haya lugar a los mismos.

 La Oficina de Control Interno Disciplinario, adelantará investigación

preliminar de oficio, sin que medie queja o informe por parte del superior
jerárquico o jefe inmediato de lo funcionarios responsables de los bienes
o fondos del SENA.

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Y/O DETERIORO DE BIENES Y RECURSOS DE LA
ENTIDAD

CAPITULO VII
RESARCIMIENTO DE PERJUICIOS POR PÉRDIDA, DAÑO Y/O DETERIORO
DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

En el evento en que el bien dañado, perdido o deteriorado, no sea recuperado o

pagado por el funcionario responsable del mismo, o por la Compañía
Aseguradora respectiva, una vez agotadas las instancias de reclamación
pertinentes, la entidad por intermedio del funcionario competente en la
Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional
Integral, deberá adelantar los procesos de resarcimiento de perjuicios por
pérdida de bienes de los que trata el presente capitulo.
La entidad deberá abstenerse de realizar las siguientes acciones, cuando la
pérdida, daño o deterioro del bien, se de por fuerza mayor o caso fortuito, o por
razones no imputables a la conducta del funcionario responsable.

1. Incidente de Reparación Integral:

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien de la entidad, se haya

puesto en conocimiento de las autoridades penales competentes, la entidad
deberá iniciar Incidente de Reparación Integral, dentro del proceso penal
respectivo y de conformidad con lo descrito en el artículo 103 del Código de
Procedimiento Penal.

Competencia: Son competentes para iniciar éstos procesos:

 En las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, el

Director Regional por intermedio de poder otorgado al abogado que
adelante la defensa judicial de la institución en dichas dependencias.
 En la Dirección General el Director Jurídico por intermedio de poder
otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institución en
dicha dependencia.

2. Reparación Directa:

En el evento en que la pérdida, daño o deterioro del bien de la entidad, no se

haya puesto en conocimiento de las autoridades penales competentes, por no
haberse considerado la configuración de una conducta punible, y éste no haya
sido iniciado de oficio, la administración adelantará en contra del funcionario
responsable acción de reparación directa, de conformidad con lo establecido en
el artículo 86 del Código Contencioso Administrativo.

Competencia: Son competentes para iniciar éstos procesos:

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Y/O DETERIORO DE BIENES Y RECURSOS DE LA
ENTIDAD

 En las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, el

Director Regional por intermedio de poder otorgado al abogado que
adelante la defensa judicial de la institución en dichas dependencias.
 En la Dirección General el Director Jurídico por intermedio de poder
otorgado al abogado que adelante la defensa judicial de la institución en
dicha dependencia.

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