Professional Documents
Culture Documents
1 Quản trị.
1.1 Khái niệm
1.1.1 Quản trị
Quản trị (QT) là sự tác động có tổ chức của
chủ thể QT lên đối tượng QT nhằm đạt được
mục tiêu chung của tổ chức.
QT bao gồm các yếu tố:
• Chủ thể QT
• Đối tượng của QT
• Mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng.
1.1.2 Tổ chức và hoạt động của tổ chức
• Khái niệm và đặc điểm cơ bản của tổ chức:
– KN: Tổ chức là tập hợp 2 hay nhiều người cùng
hoạt động để đạt mục đích chung.
– Đặc điểm:
• Có mục đích chung
• Là 1 đơn vị xã hội: có nhiều người, quan hệ với nhau
• Hoạt động theo cách thức nhất định để đạt mục tiêu
• Thu hút và phân bổ nguồn lực
• Hoạt động trong mối quan hệ với các tổ chức khác
• Cần nhà quản trị để phối hợp, tổ chức, liên kết các
thành viên và các yếu tố khác.
• Các hoạt động cơ bản của tổ chức
− Tìm hiểu, dự báo xu thế biến động của TT
− Tìm kiếm và huy động vốn
− Tìm kiếm yếu tố đầu vào
− Tổ chức sản xuất tạo ra sản phẩm
− Cung cấp sản phẩm dịch vụ
− Thu lợi, phân phối lợi ích
− Hoàn thiện, đổi mới, tăng chất lượng sản phẩm
1.1.3 Quản trị học
• Quan tâm thoả đáng đến yếu tố tâm lý con người, tâm
lý tập thể và bầu không khí tâm lý trong tổ chức (DN).
• QT là hoàn thành công việc thông qua người khác, và
--> tổ chức chính là con người (the organization is
people).
• Đại diện:
– Mary Parker Follett (1868 - 1933): Bà đã phê phán các nhà
QT trước chưa quan tâm đến khía cạnh tâm lý và xã hội của
QT.
– Elton Mayo (1880 - 1949): Là giáo sư tâm lý của trường KD
Harvard.
– H. Abraham Maslow (1908-1970)
5.5.1.3 Trường phái tâm lý xã hội (tiếp)
Nội dung chính:
• DN là một hệ thống xã hội.
• Động viên không chỉ bằng yếu tố vật chất mà còn
bằng yếu tố tâm lý xã hội.
• Tập thể ảnh hưởng đến tác phong cá nhân (tinh thần,
thái độ, kết quả lao động).
• Lãnh đạo không chỉ là quyền hành do tổ chức mà còn
do các yếu tố tâm lý xã hội chi phối.
* Khuyết điểm: bổ sung chứ không thay thế tiền đề
“con người thuần lý kinh tế” (rational economic man).
Vai trò con người vẫn bị hệ thống khép kín, yếu tố
ngoại vi chưa được quan tâm đến.
5.5.1.4 Trường phái định lượng về QT
Phản hồi
Tính đặc thù của các tình huống QT đòi hỏi nhà QT
phải ứng phó linh hoạt và vận dụng óc sáng tạo để có thể đưa
ra những QĐ hữu hiệu trong QT.
5.5.2.3 Thuyết Z và kỹ thuật QT của Nhật bản
Nhà QT (QT viên) làm việc cùng với và thông qua những người
khác. Đó là người:
– Thuộc cấp bên trong của tổ chức,
– Nhân sự bên ngoài hệ thống tổ chức: khách hàng, nhà cung cấp, đại
diện các hiệp hội,v.v.
Trọng trách của nhà QT là cân bằng các mục tiêu đối kháng và
xếp đặt ưu tiên giữa các mục tiêu đã định.
1.2. Phân loại QT viên
1.2. Phân loại QT viên (tiếp)
1.2.1 QT viên cấp cao
• Chức danh: chủ tịch hội đồng/ban QT và các ủy viên...
• Nhiệm vụ: - Đề ra chính sách và CL chung cho tổ chức, thiết lập
mục tiêu tổng quát để cấp dưới thực hiện.
- Chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức và đề
ra những QĐ dài hạn
1.2.2 QT viên cấp trung gian
• Chức danh: trưởng phòng, quản đốc...
• Nhiệm vụ: - Tiếp nhận các CL và chính sách từ QT viên cấp cao và biến
chúng thành những kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến
các QT viên cấp cơ sở.
- Đưa ra các QĐ mang tính chiến thuật trong lĩnh vực công
việc đảm nhận của mình.
1.2.3 QT viên cấp cơ sở
• Chức danh: tổ trưởng, nhóm trưởng...
• Nhiệm vụ: - Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên của mình hàng
ngày để hoàn thiện mục tiêu chung của tổ chức,trực tiếp
tham gia làm việc như các thành viên của họ.
- Đặt ra các QĐ tác nghiệp tại nơi làm việc và trong công tác
hàng ngày, hàng tuần (còn gọi là các giám sát viên)
1.3. Các kỹ năng của nhà quản trị
C
5. Các căn cứ ra quyết định
Xây dựng. Mục tiêu: tăng thị phần SBU, thậm chí là từ bỏ những
lợi ích ngắn hạn để đạt được mục tiêu này khi cần. CL này
thích hợp cho các SBU thuộc ô dấu hỏi.
Duy trì. Mục tiêu: giữ vững thị phần. CL này thích hợp cho các
SBU tốt ở ô bò sinh lợi nếu như chúng tiếp tục tạo ra luồng
tiền mặt lớn.
Thu hoạch. Mục tiêu: tăng luồng tiền mặt ngắn hạn, cho dù có
ảnh hưởng đến dài hạn. CL nay liên quan đến một QĐ rút lui
khỏi KD bằng các SBU ở ô dấu hỏi và ô chú chó. CL này thích
hợp với các SBU yếu kém ở ô bò sinh lợi.
Loại bỏ. Mục tiêu: bán hoặc thanh lý (liquidate) các SBU vì các
nguồn lực có thể sẽ được sử dụng tốt hơn cho mục đích khác.
CL này thích hợp cho các SBU ở ô dấu hỏi và ô chú chó khi
chúng ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của công ty.
3.3 Phương pháp sơ đồ mạng lưới (sơ đồ PERT)
(the program evaluation and review technique).
3.3.1 Các yếu tố chính trong sơ đồ PERT
Sơ đồ PERT gồm 4 yếu tố chủ yếu:
Mạng lưới PERT: Là một biểu đồ biểu diễn tính liên
tục và mối quan hệ của những công việc và sự kiện
cần thiết để hoàn thành một dự án hay kế hoạch tổng
thể.
Các sự kiện (biểu diễn bằng những vòng tròn) là
những điểm mà các QĐ được đưa ra hay những
công việc cần được tiến hành. Các hoạt động (biểu
diễn bằng những mũi tên) là những công việc cần
được hoàn thành để di chuyển từ sự kiện này tới sự
kiện khác.
Để thiết lập PERT, nhà QT cần nhận diện
những hoạt động chủ yếu của dự án, xác định
tính liên tục của chúng, QĐ người chịu trách
nhiệm về mỗi công việc và tính toán khoảng
thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Sơ
đồ mạng lưới chỉ rõ mối liên hệ giữa các công
việc và sự kiện. Bởi vậy, nó đòi hỏi các nhà
QT và các nhóm hoạt động phải hợp tác chặt
chẽ với nhau.
Đường găng:
• là con đường có thời gian dài nhất để xác định
độ dài thời gian của toàn dự án
Ở VD trên (các mũi tên tô đậm) có tổng thời
gian cần thiết là 29 tuần.
• * Phân bố các nguồn lực:
• * Chi phí và thời gian:
3.3.2 Các bước trong tiến trình lập sơ đồ mạng lưới
• Bước 1: Xác định các hoạt động cần thực hiện và các mốc.
• Bước 2: Xác định chuỗi của các hoạt động đó.
• Bước 3: Xây dựng mạng lưới.
• Bước 4: Ước lượng thời gian hoạt động. 3 loại thời gian:
– Thời gian ước tính theo khả năng hiện thực
– Thời gian lạc quan nhất
– Thời gian bi quan nhất
PERT giả sử ước lượng thời gian có hàm PPXS beta
thời gian kỳ vọng (Te) cho mỗi hoạt động được ước lượng
(trung bình trọng số):
Te = (To + 4Tm +Tp)/6
• Bước 5: Xác định đường găng bằng cách cộng thời gian
ước lượng cho các hoạt động trong mỗi chuỗi và định rõ
con đường dài nhất.
• Bước 6: Cập nhật những tiến triển của dự án và điều chỉnh
khi cần thiết
Tóm lại: Sơ đồ PERT thường phát huy cao nhất khi
các dự án là những dự án phức tạp và đòi hỏi phải
có sự phối hợp chặt chẽ. Nó cho phép làm giảm thời
gian và chi phí của dự án trong trường hợp:
• Dự án bao gồm một tập hợp những công việc được
xác định rõ ràng
• Công việc có thể được bắt đầu và kết thúc một cách
độc lập.
• Các công việc được tiến hành theo một trình tự nhất
định
Hạn chế: không phù hợp khi sản xuất theo dây chuyền
lắp ráp khi có sự chi phối của tốc độ máy móc.
4. QT theo mục tiêu (MBO )
Là việc QT hướng đến mục tiêu đã định (MBO).
4.1 Những lợi ích của MBO
• QT tốt hơn: Lập kế hoạch phải định hướng tới kết quả
thì kế hoạch mới có ý nghĩa. QT theo MBO buộc các
nhà QT phải nghĩ đến việc xây dựng các kế hoạch
nhằm đạt kết quả chứ không chỉ ở kế hoạch công tác,
kế hoạch hoạt động. Đề đạt được mục tiêu, nhà QT
phải suy nghĩ về cách thức và nguồn lực cần thiết đạt
mục tiêu. Mục tiêu còn là căn cứ để kiểm tra.
• Tổ chức được phân định rõ: mỗi bộ phận có mục tiêu
khác nhau, cách làm việc, chức năng hoạt động khác
nhau.
• Kiểm tra có kết quả: Do có mục tiêu, công tác kiểm tra
có căn cứ.
4.2 Các bước của MBO
Những giai đ
Chương 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1. Khái niệm
Nhược điểm
• Các bộ phận chức năng đều được thiết lập tại mỗi khu vực
cơ cấu bộ máy cồng kềnh
• Dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu của khu vực và của tổ chức.
• DN phải đề ra nhiều qui chế, qui định để phối hợp và đảm bảo
sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực.
• Không khuyến khích nhân viên phát triển kiến thức giải quyết
những vấn đề tại các khu vực khác.
4.2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm phân chia tổ chức thành
những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất, và tiêu thụ
một sản phẩm hay dịch vụ nào đó
Tổng
giám đốc
Sản Sản
phẩm A phẩm B
Sản Tài
Marketing Sản Marketin Tài
xuất chính g
xuất chính
Ưu điểm
• Tăng chuyên môn hóa, cho phép nhà QT và nhân
viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản
phẩm hay dịch vụ mà họ đang đảm nhận
• Mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh
tranh hay lợi thế CL của mỗi sản phẩm.
• Xác định khá chính xác các yếu tố chi phí và lợi
nhuận, các vấn đề cần giải quyết và khả năng thành
công trong mỗi tuyến sản phẩm.
• Do chú trọng vào một vài sản phẩm nên các nhà QT
có thể duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với
những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và những thay
đổi của môi trường.
Nhược điểm
• Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức
vì nhiều bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản
phẩm. Nếu sản phẩm có tính thời vụ cao, chi phí
nhân công có thể tăng.
• Khó phối hợp giữa các bộ phận vì nhân viên thường
chú trọng vào sản phẩm hay dịch vụ của họ.
• Tạo ra sự tranh chấp nguồn lực giữa các sản phẩm.
• Giảm sự điều động nội bộ về nhân sự. Nhân viên
thường chỉ chú trọng phát triển những kỹ năng cần
thiết liên quan đến sản phẩm đảm nhiệm không
cho phép họ có thể thuyên chuyển sang các chức vụ
thuộc các sản phẩm khác.
4.2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận
Là loại cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống quyền lực
và hỗ trợ nhiều chiều (còn gọi là cơ cấu tổ chức theo dự án.
Điều kiện vận dụng:
• DN hoạt động trong môi trường có mức độ
cạnh tranh mạnh mẽ, đòi hỏi phải đưa ra
những sản phẩm đổi mới, đa dạng, có tính
nghệ thuật cao.
• Các nhà QT phải có khả năng xử lý khối
lượng thông tin lớn do sự thay đổi nhanh
chóng của công nghệ và thị trường.
• DN phải có khả năng điều động nhân sự từ bộ
phận này đến bộ phận khác.
Ưu điểm
• Nhà QT có thể linh hoạt điều động nhân sự
giữa các bộ phận.
• Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong
tổ chức
• QT viên có thể rút ra được nhiều kỹ năng
chuyên sâu từ nhiều lĩnh vực khác nhau có
thể giải quyết những vấn đề phức tạp với hiệu
quả tối đa.
• Khuyến khích nhân viên cải tiến chất lượng,
tích cực đổi mới và bổ sung kinh nghiệm.
Nhược điểm
• Đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và ứng xử cao
• Có thể chồng chéo mệnh lệnh từ các cấp trên
khác nhau
• Chi phí thực hiện tăng
• Dễ tạo ra nhiều tranh luận hơn là hành động.
5. Phối hợp các bộ phận trong tổ chức
5.1 Khái niệm
Phối hợp là quá trình liên kết tất cả các bộ phận
thành một tổng thể để hoàn thành những mục tiêu
chung.
Nếu không có sự phối hợp sẽ dẫn tới sự lãng phí, trì trệ và
vô hiệu hóa những cố gắng của mọi người.
1. Khái niệm
Lãnh đạo là tiến trình điều khiển, tác động người khác để họ
góp phần làm tốt các công việc, hướng đến hoàn thành các
mục tiêu đã định của tổ chức.
2. Lý thuyết về quyền lực
Bản chất của sự lãnh đạo: ảnh hưởng[1] lên những người
dưới quyền. Tiến trình ảnh hưởng của người lãnh đạo lên
cấp dưới không phải một chiều. Người lãnh đạo ảnh hưởng
đến cấp dưới và cấp dưới ảnh hưởng tới nhà lãnh đạo.
Trong môn học này, chúng ta chỉ nghiên cứu ảnh hưởng
của nhà lãnh đạo đến những người dưới quyền.
[1] Ảnh hưởng được hiểu như là sự tác động của một người (chủ thể) lên đối
tượng khác (mục tiêu).
Kết quả của ảnh hưởng
• Chấp hành với một trách nhiệm cao (commitment)
• Sự tuân thủ hay phục tùng (compliance)
• Chống đối (resistance): Đây là kết quả kém nhất của
sự ảnh hưởng.
2.1 Cơ sở hình thành quyền lực
• Quyền lực được hình thành từ vị trí công tác: Là các
quyền vốn có từ vị trí công tác.
• Quyền lực hình thành từ quan hệ cá nhân: Là quyền
lực phụ thuộc vào thuộc tính quan hệ cá nhân giữa
người lãnh đạo với cấp dưới.
• Quyền lực hình thành từ tiến trình hoạt động chính trị
(quá trình công tác)
3. Một số lý thuyết về lãnh đạo
3.1 Lý thuyết về đặc điểm (bẩm sinh) của người
lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo thường có đặc tính:
• Về thể chất: Thanh niên hoặc trung niên, tràn trề
sinh lực, diện mạo nổi bật...
• Về kiến thức: Tốt nghiệp những trường danh tiếng,
có hiểu biết sâu rộng, luôn đổi mới
• Về cá tính: Có khả năng thích nghi cao, năng động,
có tình cảm ổn định, tự tin.
• Về giao tiếp: Có sức quyến rũ, lịch thiệp, giản dị, có
khả năng hiệp tác với mọi người.
• Về công việc: Có ham muốn đạt đến thành công,
dám chịu trách nhiệm, có óc sáng kiến và chú trọng
vào kết quả.
3.2 Các lý thuyết về lãnh đạo theo trường
phái hành vi
Quan điểm lãnh đạo theo thuyết X và Y
• Thuyết X: một người bình thường không thích
làm việc và thường tìm cách lẩn trốn khi có cơ
hội. Người ta chỉ có thể được thúc đẩy bằng
tiền và vật chất. Bản chất của con người là
lười biếng và thường có thái độ bất hợp tác.
• Thuyết Y: sự cố gắng vươn tới đạt được
những thành quả về vật chất và tinh thần là
một phần thuộc tính tự nhiên của con người.
4. Thúc đẩy nhân viên
4.1 Khái niệm:
Thúc đẩy là quá trình tâm lý diễn ra do sự tác động có
mục đích và định hướng của con người.
Trong hoạt động QT DN, thúc đẩy là những tác động có
hướng đích của DN nhằm động viên nhân viên nâng cao
thành tích và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu
quả.
4.2 Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thúc đẩy
• Đặc điểm cá nhân: Là những nhu cầu, thái độ và sở thích
của cá nhân.
• Đặc trưng của công việc: những phương diện mà chúng
xác định những giới hạn và sự thách thức của công việc.
• Đặc điểm thực tế của DN: những quy chế, nguyên tắc,
chính sách nhân sự, phong cách QT và hệ thống khen
thưởng của DN.
4.3 Những lý thuyết về thúc đẩy dựa trên sự thỏa
mãn nhu cầu
Các lý thuyết về thúc đẩy dựa trên sự thỏa mãn nhu
cầu cho rằng sự thúc đẩy xuất phát từ mong muốn
thỏa mãn nhu cầu.
Quá trình tác động qua lại nhằm thoả mãn nhu cầu
Hệ thống thứ bậc nhu cầu của Maslow
Mô hình hai yếu tố của Herzberg
Sản x
3. Vai trò của kiểm soát
Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm soát
• Những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được
thực hiện như ý muốn.
• Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho hoạt động.
• Kiểm soát giúp DN theo sát và đối phó với sự thay
đổi của môi trường.
• Kiểm soát tạo ra các chu kỳ đầu tư nhanh chóng hơn
nhờ đảm bảo thực hiện các chương trình, kế hoạch
với hiệu quả cao.
• Kiểm soát bổ sung thêm giá trị cho các hoạt động.
Yêu cầu để xây dựng được một hệ thống kiểm
soát dự báo có hiệu quả:
• Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát và
các đầu vào quan trọng.
• Đưa ra mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ
giữa đầu vào và đầu ra
• Thường xuyên xem xét lại mô hình sao cho đầu vào,
đầu ra và mối liên hệ luôn phản ánh thực tại.
• Thu thập các dữ liệu về các đầu vào một cách đều
đặn và đặt chúng vào mô hình.
• Thường xuyên đánh giá những sai lệch của đầu vào
thực tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới
các kết quả mong đợi cuối cùng.
• Tác động kịp thời lên các đầu vào và cả quá trình để
điều chỉnh sai lệch.
5. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm
soát hiệu quả
• Thiết kế theo các kế hoạch
• Phù hợp với tổ chức và con người trong DN
• Khách quan
• Linh hoạt
• Hiệu quả
• Dẫn đến các tác động điều chỉnh
6. Các nguyên tắc kiểm soát
- Nguyên tắc kiểm soát các điểm thiết yếu
- Nguyên tắc về địa điểm kiểm soát
- Nguyên tắc số lượng nhỏ các nguyên nhân
- Nguyên tắc tự kiểm soát
7. Tiến trình kiểm soát và các phương pháp
kiểm soát
7.1 Tiến trình kiểm soát
• Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn và phương
pháp đo lường việc thực hiện
– Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện
nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường, đánh
giá kết quả thực tế và mong muốn của hoạt động.
– Các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng
thực hiện được trên thực tế.
• Đo lường việc thực hiện và đối chiếu với các
tiêu chuẩn
• Điều chỉnh sự thực hiện: Giữa kết quả thực hiện
và tiêu chuẩn đề ra.
Bước 1 Bước 2 Bước 3