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Sntesis de Archivonoma.

ARCHIVONOMIA.
Definicin
Divisin de los archivos
Integracin de los archivos
Ordenamiento de los documentos
Sistemas de archivo.
Archivos directos.
Archivos indirectos
Catlogos
La archivonoma se refiere a la administracin de los archivos, que comprenden
la planeacin, la organizacin, la integracin, la ejecucin y el control de los
mismos.
El trmino archivonoma es un neologismo formado con la palabra archivo para
designar un moderno concepto como Registro de la Informacin.
Archivo es el conjunto de documentos debidamente ordenados para su fcil
consulta.
Archivar accin de guardar ordenadamente los documentos de acuerdo con los
procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos
Archivista el que tiene a su cargo un archivo que interviene o trabaja en los
archivos.
Archivero. Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos,
facilitando su manejo y conservacin.

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DIVISION DE LOS ARCHIVOS.


Los archivos se dividen y subdividen de acuerdo a sus caractersticas principales:
1., Por su organizacin.
ARCHIVOS CENTRALES.- Son unidades de servicio que concentra toda la
documentacin de una institucin.
ARCHIVOS LOCALES.- Son aqullos donde el servicio se localiza en cada
dependencia de una institucin.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Por sus asuntos:
Archivos generales.- Contienen todo gnero de asuntos de la institucin.
Archivos parciales.- Estn constituidos por documentos de una sola naturaleza o
de asuntos similares.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Por la documentacin que contienen:
Archivos oficiales.- Contienen documentos de las instituciones pblicas o
gubernamentales.
Archivos Especiales.- Contienen documentos de determinadas instituciones o
entidades.
Archivos Particulares.- Contienen documentos de las personas o familias.
4. Por su destino:
Archivos Pblicos.- Son aquellos que pueden consultar las personas que lo
deseen llenando los requisitos que establezcan sus reglamentos de
funcionamiento.
Archivos Privados.- Estn al servicio exclusivo de la institucin a que pertenezcan,
y su consulta est limitada a sus funciones y empleados.
Archivos Secretos.- Son aquellos que por la naturaleza de su documentacin,
reservada o confidencial, estn destinados a usos exclusivos.
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5. Por el mtodo empleado en su manejo:


Archivos Directos.- Son los que no requieren catlogos en la localizacin y
consulta de expedientes.
Archivos Indirectos.- Requieren del auxilio y precisin de los catlogos para la
localizacin y consulta de los expedientes.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------6. Por la calidad o cantidad de documentos:
Archivos cuantitativos.- Son de gran volumen en su documentacin.
Archivos cualitativos.- Son de gran cantidad en su documentacin y requieren de
la explicacin mxima de las tcnicas de archivo.
7. Por la asignatura empleada:
Archivos numricos y Alfanumricos.- Esta divisin es el resultado del empleo de
los signos representados por las letras del alfabeto, o de los nmeros arbigos.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS.
Los principales elementos que integran los archivos son:
Local.
Mobiliario y equipo.
Documentacin y
Personal.
Local.El archivo debe tener como condicin primordial, la necesaria
accesibilidad para el pblico o para los empleados, facilitando comodidad en el
estudio o la consulta de los documentos.
Mobiliario y equipo.- Existen en el mercado diversos tipos de archiveros, a
condicin de que su empleo se adapte a las necesidades para facilitar el manejo
de la documentacin.
Documentacin. Se extiende por documento todo aquello en que se haga constar
un hecho. La documentacin dentro de las oficinas, por una parte en lo llamado
correspondencia.

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La documentacin tiene una gran variedad de nombres, de formas y de


caractersticas: Oficial, Mercantil, Industrial, Financiera, Contable, Particular, etc.
El Personal.- El archivista debe tener dominio completo de los referente a la
clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo, conservacin y
control de la documentacin.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ordenamiento de los documentos.
Elementos auxiliares.
Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o mtodo que se
adopte para su clasificacin, pero en su ayuda se utilizan principalmente las
Carpetas. Las Guas Principales y Auxiliares o sub-guas, los marbetes y los
jinetes.

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Sistemas de archivos.
Anlisis de un documento.- Este anlisis revela la existencia de datos que
pueden ser: Una numeracin, lugar, fecha; da mes y ao, un hombre o
nombres de personas fsicas o morales, un asunto como parte esencial o
dato principal.
De all la existencia de los SISTEMAS: Numrico Alfabtico, Geogrfico,
Cronolgico, por asunto y las combinaciones entre s.
Los archivos se dividen en dos grupos: Directos e Indirectos.

Archivos directos.- Son aquellos que no requieren del empleo de catlogos,


registros o ndices para su localizacin y consulta. A este grupo le
corresponden, el alfabtico, el geogrfico y por asunto.

Archivo alfabtico. En este sistema la documentacin se agrupa alrededor


de los nombres de las personas fsicas o morales cuyos nombres son el
factor preponderante. Estos expedientes se ordenan por riguroso orden
alfabtico. EJEMPLO:
INSTITUTO DE BELLAS ARTES.
INSTITUTO DE CIENCIAS Y ARTES DEL ESTADO.
INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS COMERCIALES.
LPEZ, Andrs.
LPEZ, Apolonio.
LPEZ LPEZ, Aurelio.
LPEZ MARTNEZ, Carlos.
LPEZ MARTNEZ, Crispn.LPEZ MARTNEZ, Crispn Roberto.
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Archivo Alfabtico.- La regla general de alfabetizacin es aplicable a los


expedientes y a las cdulas de los catlogos, registros o ndices, por lo cual
ser forzoso alfabetizar palabra por palabra.

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Archivo Geogrfico.- Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de


la localidad, se agrupan o ligan por el lugar, o sea, naciones, estados, ciudades,
provincias, etc.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Es recomendable combinar este sistema con el alfabtico.

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Archivo por asunto.- En este sistema, los documentos son archivos segn el
asunto, especialidad o materia que contengan.
Para facilitar su manejo, los expedientes se clasifican en materias principales y
stas a la vez se dividen en subgrupos, ordenndose tambin en forma alfabtica.

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Archivo cronolgico.- La base para el ordenamiento de los documentos es el


tiempo, agrupada en aos, meses y das.

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ARCHIVOS INDIRECTOS.
Se llaman as los archivos que para su localizacin, consulta y manejo, requieren
invariablemente de catlogos, ndices o registros. Entre este sistema se
encuentra el Numrico Simple y sus variantes, el Decimal y el Topogrfico o
Numrico Compuesto.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Archivo numrico.- En este sistema se asigna un nmero progresivo a cada
expediente, sin tomar en cuenta ningn otro elemento.
Este sistema de archivo requiere de:
alfabtico.

un registro numrico y un catlogo

En el registro numrico, se hace con anotacin del nmero progresivo que


corresponda.
El catlogo alfabtico, proporciona en la cdula correspondiente, el nmero del
expediente que se solicite para consulta. La investigacin se hace por los
nombres, asunto o lugares registrados.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Derivados del sistema numrico simple.Para lograr la mayor eficiencia del servicio de archivo, se han ideado varias
derivaciones tales como: el numrico compuesto, numrico mixto, unitrmino y
duplex-numrico.
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EL SISTEMA DECIMAL.
Este sistema fue ideado por el bibliotecario norteamericano Melvin Dewey, como
un sistema bibliogrfico, dise un sistema de clasificacin de libros, basado en el
sistema decimal y sus submltiplos.
Los submltiplos del sistema decimal, reciben los nombres equivalentes:
Dcimos
Centsimos
Milsimos
Diezmilsimos

Clase
DIVISIONES
Secciones
Subsecciones

Por ejemplo:
0
.1
.01
.001
.001
.0001

Unidad
Dcimo
Centsimo.
Milsimo.
Diezmilsimo.
Cienmilsimo en adelante.

Conocimiento Humano.
Clase
Divisin.
Subdivisin.
Seccin.
Subsecciones.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------CATALOGOS.
Registro o lista ordenada conforme a un sistema, o plan determinado, que se
forma anotando en tarjetas los principales datos que puedan caracterizar a un
asunto, y que sirve para la rpida consulta de los documentos que contiene un
archivo.

Se dividen en dos grandes grupos:


Catlogos generales.
Catlogos especiales.

Se subdividen en:
SISTEMA O Metdico.
Diccionario.
Son de gran variedad, sujetos a las
necesidades de los archivos.

Asiento o noticia.- Es el registro por el cual se describe un asunto, documento,


expediente, etc. en un catlogo.

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Existen dos clases de asientos: Principales y Auxiliares o secundarios.


Los catlogos son de las clases y de las finalidades siguientes:
Catlogo
SISTEMATICO O METODICO.

DICCIONARIO.

ONOMSTICO.
CLASIFICADO O DE CLASES.
CATLOGO DE MATERIAS Y
ASUNTOS.
CATLOGO TOPOGRAFICO.
CATLOGO GEOGRFICO.
CATLOGO CRONOLGICO.

Descripcin.
Se
ordena segn los nmeros
clasificadores desde un agrupamiento
racional y lgico de materias o asuntos
afines entre s.
Se ordena alfabticamente, tomando
como base la palabra o palabras del
encabezamiento de los asientos
o
noticicias.
Arregla sus asientos en orden alfabtico,
apellido y nombres, de quien interviene
en el asunto.
E que arregla sus registros en orden
alfabtico, as como las materias
menores o subdivisiones.
Es el ordenamiento alfabtico de las
cdulas de los asuntos de que se tratan
los documentos y expedientes.
Es la que se ordena de acuerdo con la
colocacin que tienen los expedientes
en los estantes.
Es que se ordena por la regin o lugar
relativos a los asuntos.
Es el que se arregla por orden de fechas
relativas a los documentos o a los
expedientes.

Mxico, D. F., Septiembre de 2000.


Profr., Jaime Alejandro Aguilar Angulo.

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