REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE VALENCIA.
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN INFORMTICA

GESTIN DE PROYECTOS. CONCEPTOS BSICOS E

INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Informe N 1 de Gestin de proyecto Informticos

Autores:
vila, Edgar C.I.: 12.313.316
Gonzales, Jess C.I.: 17.282.733
Cuicas, Jos C.I.: 10.231.335
Asesor principal
Prof. Jos, Morales
Valencia, Febrero 2015

Definicin de proyecto
Un proyecto es un conjunto de acciones. No repetitivas, nicas, de una duracin
determinada, formalmente organizadas. Que utilizan recursos. Podremos considerar un
proyecto, a efectos de aplicarle los mtodos de la gestin de proyectos, a cualquier
actividad que podamos dividir en tareas que no sean cclicas, que puedan caracterizarse con
precisin y cuyas relaciones entre ellas sean conocidas.
En otras palabras, es un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un
producto o servicio nico.
Participantes claves de un Proyecto
El cliente: Es el contratante, propietarios o desarrollador del proyecto. Que desempea los
roles de: Autorizar, definir el alcance del proyecto y establecer lineamientos y criterios de
aceptacin.
El patrocinador: Es la persona a cargo de la direccin del proyecto en la empresa quien:
Asegura la toma de decisiones a tiempo, apoya la asignacin de recursos, supera conflictos
y barreras organizacionales para una mejor realizacin del proyecto, asigna y apoya al
gerente del proyecto y provee la direccin estratgica al gerente del proyecto.
Gerente del proyecto: es el encargado del proyecto quien: Lidera al equipo del proyecto
para alcanzar los objetivos, asegura la comunicacin efectiva entre la administracin y otras
organizaciones. Asegura que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a
tiempo y adecuadamente.
Miembros del equipo: Son el gerente, los organizadores, el personal y los proveedores
quienes: Elaboran el plan del proyecto, ejecutan y controlan siguiendo el plan y colaboran
en la integracin de los equipos para lograr los objetivos del proyecto.
Definicin de Proyectos Informticos
Un proyecto informtico es un sistema de cursos de acciones simultneos y
secuenciales que incluye una cantidad de recursos tales como: Personas, equipamientos de
hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o ms resultados
deseables sobre un sistema de informacin.
Definicin de Gestin de Proyectos
La gestin de proyectos tiene como finalidad principal la planificacin, el
seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que
intervienen en el desarrollo de un Sistema de Informacin. Como consecuencia de este
control es posible conocer en todo momento qu problemas se producen y resolverlos o
paliarlos de manera inmediata.

En resumen, La gestin de proyectos es la rama de la ciencia de la administracin que

trata de la planificacin y el control de proyectos.

Planificacin: Es planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio.

Control y Seguimiento: Es medir el progreso del proyecto.

Fases en la gestin de proyectos

La coordinacin de un proyecto requiere la coordinacin en el tiempo de equipos,
proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se puede
dividir en las siguientes fases:
1. Fase de creacin y planificacin del proyecto.
2. Fase de seguimiento y control del proyecto.
3. Fase de comunicacin del proyecto.
Las fases de planificacin y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del
proyecto, mientras que la comunicacin tiene lugar durante toda la vida del proyecto.
Fase de creacin y planificacin del proyecto
Procesos en la planificacin del proyecto:
1. Especificaciones del proyecto.
a. Descripcin y objetivos del proyecto.
b. Fecha de finalizacin.
c. Productos que se obtendrn con el proyecto.
d. Recursos que se utilizarn.
Una correcta y detallada definicin del proyecto es imprescindible para una correcta
planificacin. Si existen imprecisiones en la definicin del proyecto, stas se
reflejarn en la planificacin, que dejar de tener utilidad como herramienta para
una adecuada gestin del proyecto.
2. Definicin del calendario del proyecto.
a. Horarios y turnos de trabajo.
b. Das festivos.
c. Perodos vacacionales.
Es imprescindible asegurarse de que el nmero de horas disponibles entre la fecha
de inicio y final de proyecto es igual al nmero de horas necesario para realizar el
proyecto.
3. Definicin del esquema del proyecto.
a. Divisin del proyecto en fases.

b. Divisin de las fases en actividades.

c. Divisin reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades
elementales.
El final del proceso de divisin de las actividades en actividades elementales
vendr determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada
actividad durante la gestin del proyecto. Por ejemplo, si una actividad se
subcontrata no tiene sentido dividirla en actividades menores, ya que el
subcontratista ser el responsable de la gestin de esa parte del proyecto.
4. Determinacin de las caractersticas de cada actividad.
a. Definicin de las caractersticas de cada actividad
b. Clculo del nmero de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden
utilizar dos estrategias:
i. Calcular el nmero de horas por unidad de recurso. En tal caso, la
duracin de la tarea se determinar cuando se le asignen los recursos
que la llevan a cabo.
ii. Calcular el nmero de horas teniendo en cuenta qu recursos se
utilizarn. Si se modifican los recursos asignados, es necesario
recalcular la duracin.
c. Determinacin de fechas especficas que puedan afectar a la actividad
d. Determinacin de cmo se ver afectada la actividad por la existencia de
festivos, la asignacin de recursos adicionales o la realizacin de horas
extraordinarias.
Es conveniente documentar todas las caractersticas de cada una de las
actividades. Esto permite, frente a imprevistos durante la realizacin del
proyecto, ajustar la planificacin rpidamente, reduciendo las posibilidades de
cometer errores en el proceso.
5. Localizacin de hitos o puntos claves de control.
a. Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o
puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideracin.
b. Un hito es una actividad de duracin nula (0 horas).

6. Bsqueda de dependencias entre actividades.

a. Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin depende del inicio

o la finalizacin de otras actividades.
b. Se pueden establecer tres tipos de dependencias.
i. Fin - Inicio (FI): el inicio de la actividad dependiente est ligado a la
finalizacin de la precedente.
ii. Inicio - Inicio (II): el inicio de la actividad dependiente est ligado al
inicio de la precedente.
iii. Fin - Fin (FF): para poder completar la actividad dependiente se debe
finalizar la precedente.
c. Determinacin de retardos en las dependencias. Por ejemplo, para una
relacin FI, existir un retardo positivo si la actividad dependiente debe
iniciarse en un tiempo despus de haber finalizado la precedente, y un
retardo negativo si la actividad dependiente puede iniciarse en un cierto
tiempo antes de que finalice la precedente.
Es necesario explicitar todas las dependencias, y no slo las ms restrictivas. La
obtencin de una planificacin fiable depende, en buena medida, de una correcta
determinacin de las dependencias entre actividades.
7. Determinacin de los recursos que participarn en el proyecto.
a. Definicin del calendario de disponibilidad de cada recurso.
b. Asignacin de recursos a cada tarea.
Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material
necesario para llevar a cabo una actividad.
8. Revisin y anlisis crtico del proyecto.
a. Resolucin de conflictos de programacin.
b. Resolucin de conflictos de recurso.
c. Verificacin de plazos con proveedores y subcontratistas.
d. Verificacin de plazos con departamentos implicados.
e. Anlisis crtico: bsqueda de posibilidades de optimizacin.
Al terminar esta fase se dispondr de la planificacin que servir de referencia
para el desarrollo del proyecto.

Fase de seguimiento y control del proyecto

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificacin inicial. Requiere:

1. Creacin de un plan de referencia.
a. Es la planificacin del proyecto que se considera definitiva antes de
empezar a ejecutar el proyecto.
b. Se utiliza para comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin
que se esperaba.
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en
que es necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la
realidad del proyecto.
2. Recoleccin de datos reales.
a. Determinacin de la periodicidad del seguimiento. Podr ser diario,
semanal, quincenal o mensual, en funcin de la duracin y naturaleza de
las actividades.
i Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del
seguimiento diferente.
b. Determinacin de la informacin a recoger para cada actividad. La ms
habitual es:
i Fecha de inicio y finalizacin real.
ii Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas.
iii Recursos utilizados y gastos reales.
Es importante que la informacin recogida sea fiable y verificable, para
asegurar el control del proyecto.

3. Anlisis del seguimiento del plan original.

a. Realimentacin de la programacin con valores reales para obtener una

planificacin que incorpore el estado real del proyecto.
b. Comprobacin de la utilizacin de los recursos. La existencia de
desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales
de recursos del proyecto y requerir un ajuste de clculo del proyecto para
obtener un nuevo presupuesto ms ajustado a la realidad.
c. Comparacin de la planificacin basada en valores reales con el plan
original.
d. Determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en
la programacin y en los recursos.
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es
necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del
proyecto.
Fase de comunicacin del proyecto
El objetivo de la comunicacin es mantener informados a todos los participantes de la
evolucin del proyecto, as como intercambiar informacin y opiniones sobre su marcha.
La comunicacin se realiza mediante informes, cuyo contenido depender de a quin van
dirigidos:
1.
2.
3.
4.

Informes para la direccin.

Informes para el responsable del proyecto.
Informes para los recursos.
Informes para el cliente.

Informacin presente en los informes para la direccin

a)
b)
c)
d)

Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto.

Puntos de control definidos.
Recursos necesarios para una correcta ejecucin del proyecto.
Coste del proyecto.

Informacin presente en los informes para el responsable del proyecto

a)
b)
c)
d)

Organizacin del trabajo.

Flujo de trabajo e informacin.
Fecha de inicio de cada actividad.
Recursos implicados en cada actividad del proyecto.

Informacin presente en los informes para los recursos

a) Actividades asignadas a cada recurso.

b) Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad.

c) Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general.
Informacin presente en los informes para el cliente
a) Situacin real del proyecto.
b) Desviaciones respecto a la planificacin o el coste previstos.
Definicin de Administracin
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de
los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de
la organizacin de manera eficiente y eficaz.
As mismo, la administracin es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr y el cmo
se lo va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar las actividades
planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que
debe hacerse con la menor cantidad de recursos posible.
Definicin de Administracin de proyectos
La administracin de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar
una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo
especfico; el cual puede ser (crear, disear, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o
cosa.
De ah que, la administracin de proyectos es una disciplina que se encarga de definir y
alcanzar objetivos. Optimizando el uso de recursos tales como tiempo, dinero y gente.
Importancia de la administracin de proyectos

Bibliografa
Chamoun, Yamal. Admn. Profesional de Proyectos. La Gua. Ed. McGraw Hill. Mxico.
2000.
Chiavenato Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin, Sptima
Edicin, de, McGraw-Hill Interamericana, 2004.