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PROM-2015

TECNICO SUPERIOR
CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO
CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION

TEMA N 1
EL ARCHIVO
1.1

GENERALIDADES DEL ARCHIVO.La clasificacin es el arte de ordenar los objetos, documentos o cosas se aplica de manera directa la
distincin de correspondencia mediante la aplicacin de un orden.

Para lograr una mejor eficiencia cada dato debe escoger con lo mejor que coordine a su actividad siguiente
un a especifica sistematizacin que de garanta de la informacin y el control sobre los documentos o
papeles de una ndole muy diversa dentro de la cotidiana documentacin comercial cobran a travs del
tiempo una mayor importancia , sin embargo la organizacin moderna de clasificacin con todo su
metodologa administrativa viene hacer una seccin ms prctico, ordenando con claridad y rapidez para
tener un exacto y precisando de toda documentacin.

1.2

1.3

1.4

ETIMOLOGA DE LA PALABRA ARCHIVO.La palabra Archivo proviene de la voz griega ARCHION q1ue significa dar conocimiento sobre
algo, esta palabra de origen griego pasa a la voz latino archivos que se utiliza en nuestra
actualidad.
DEFINICIN.Archivo es el proceso en el cual una institucin se organiza para la resolucin de datos,
documentos y otros para su perfecta organizacin dentro de una institucin. Para ello se requiere
un una accin muy importante que es la de archivar.
ARCHIVO.Es la accin y el procedimiento que se debe seguir en el momento de guardar todo documento
utilizando un sistema de ordenamiento para su mejor organizacin y control de los mismos.

En el proceso de archivo se debe tener en cuenta como base los cuatro procesos administrativos como ser:
1.4.1 PLANEAR.Ver que es lo que se quiere llevar a cabo , con qu objetivo y propsito

1.4.2 ORGANIZACIN.Como realizar todo proceso de una manera ordenada y comprensible


1.4.3 CONTROLAR.Verificar si la actividad se est llevando a cabo todo cono se haba planeado.
1.4.4 EVALUAR.-

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Por ltimo hacer un anlisis de que se haya cumplido o con todo lo planeado, y
ver si se consigui todos los objetivos.
1.5 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.El archivo de la correspondencia ya que esta realiza moviente s escritos en toda la empresa ya sea
comercial o en el mbito oficial es preciso estudiar cuales son las nociones del negocio o actividad
institucional, el mismo que se realizara con el fin de adoptar el sistema apropiado.
En la actualidad el archivo de una oficina brinda grandes actividades en las practicas secretariales sin
embargo nadie puede seleccionar una regla determinada para el mejor manejo de los archivos ya que cada
secretaria deber buscar la mejor estrategia para cumplir su orden.

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TEMA N 2
LA CORRESPONDENCIA
2.1 CONCEPTO DE LA CORRESPONDENCIA.La correspondencia es aquella actividad relativa que se requiere al intercambio de documentos, escritos
como ser: papeles, cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras paquetes, invitaciones, etc. Es todo medio
de comunicacin escrita entre el remitente y el destinatario.
2.2 CLASES DE CORRESPONDENCIA.2.2.1 LA CORRESPONDENCIA.L legara a tener su clasificacin individual y la ms usada de manera personal es la privada, particular y
familiar. Este tipo de correspondencia se usa en las relaciones de amistad, miembros de una familia o una
situacin en particular en su redaccin predomina la sencillez, efecto o intimidad.
2.2.2 PBLICA U OFICIAL.Es el estudio de las comunicaciones escritas de las dependencias del estado en todo en todas sus jerarquas.
Empleo: Alcaldas, prefecturas, ministerio, rganos de la asamblea plurinacional y otros.
2.2.3 DIPLOMTICA.Es el estudio de las comunicaciones escritas que se cursan entre las personalidades del mundo diplomtico,
Por Ejemplo: embajadores, cnsules, directores de ceremonial y protocolo actividades culturales etc.
2.2.4 COMERCIAL.Es el estudio de todas las cartas y mensajes escritos que se cursan entre las instituciones comerciales. Por
Ejemplo: bancos, mutuales, y prstamos, casas comerciales, casa de importacin y exportacin, secretarias,
supermercados y todo aquel servicio de mercado y distribucin
2.2.5 MILITAR.-

Es el estudio de todos los mensajes y comunicaciones, escritos que corresponden a las


fuerzas armadas, area la armada, el ejrcito, la polica nacional y toda actividad castrense
1.2.6 ECLESISTICA.PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA
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Son comunicaciones escritas que pertenecen a la jerarqua catlica romana, Por


Ejemplo: Su santidad, el papa, cardenales, obispos, arzobispos, prrocos, sacerdotes y monjes.
2.2.7 VA INTERNET.Este tipo de correspondencia es una de las ms usadas en muestra actualidad ya que es una red de redes, de
ordenes conectados entre s, atreves de un lenguaje informtico o producto comn ligadas mediante lneas
telefnicas, sobras pticas y en laces por satlites y otros.
Permite efectuar transacciones mercantiles de compra y venta, recopilada datos sumamente importantes,
enva decepciona total informacin cualquier actividad de edicin proveedor de pagos o pedidos y otros.

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TEMA N# 3
GESTIN DOCUMENTAL
3.1 INTRODUCCIN.Durante la ltima mitad del siglo xx sea dado gran importancia a la produccin y control de registros. Esto
sea debido principalmente a 2 factores:
El desarrollo de de mtodos electrnicos para producir cierto tipo de datos.
La actividad acelerada en el desarrollo de medios mecnicos para el manejo de ellos.
Estos factores son efectuados muy de cerca y cambiado muchos aspectos de control de registros. Por ejemplo:
durante el periodo inicial de desarrollo electrnico, se deca que los records serian producidos y controlados
por medios electrnicos. Se crea tambin que el nmero de datos iba aumentando a pasos agigantados y que
los mtodos manuales para controlar dichos datos se hacan indispensables, especialmente para ciertos tipos
de materiales producidos electrnicamente.
Tambin se hizo orden que ciertos tipos de registros no resultaran afectados por los procesos electrnicos y
continuaran requiriendo la aplicacin y uso de mtodos manuales de procesamiento y archivo.
El desarrollo de mtodos mecnicos para el manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado para el
manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado grandemente en la ltimas dcadas. Algunos de
ellos estn diseados para ayudar en la tarea de trasladar los registros de las reas de almacenaje a las reas
de trabajo activo. Estos sistemas mecnicos pueden resultar muy valiosos cuando se usan para acelerar el
archivo de documentos muy activos, pero no pueden ser substituidos del control manual de los registros
antes de ser archivados.
La importancia contina de esta rea de administracin y organizacin de archivos, en el que se requiere el
manejo manual.

3.2 HISTORIA DEL ARCHIVO.el proceso de archivar ha existido, en una u otra forma, desde que la historia comenz a escribirse. Piedras
pergaminos y mano escritas de gran valor histrico se han conservado atreves de los aos, y actualmente se
encuentran debidamente guardados y protegidos en diferentes museos atreves de todo el mundo. El hallazgo
y posesin de algunos de ellos ha sido mera casualidad ya que tanto piedras, como pergaminos dentro de
vasijas de barro, fueron enterrados bajo tierra suelta.

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Un dato muy curioso e interesante resulta ser la supervivencia de esta costumbre, ya que
en la actualidad se sellan cartas, fotografas, revistas, peridicos, junto a la piedra angular o
fundamentalmente que se coloca en un nuevo edificio por construirse.
A estos mtodos primitivos de archivar siguieron otros que se explican a continuacin y que consistan
simplemente en guardar los papeles. Tenan grandes desventajas pues no ofrecan proteccin de orden
alguno.
3.2.1 GANCHO.Se us alrededor del siglo xv era un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o
escritorio, la cual se colgaba en la pared los papeles se colocaban en el gancho a medida de que se reciben.
3.2.2 NIDO DE PALOMAS.Era un mueble de madera que se colocaba en la pared en el escritorio tena varias divisiones pequeas con
suficiente fondo para guardar en ellas papeles. La mejor de este sistema de archivar la encontramos en los
apartados de correos, y los muebles que utilizan los hoteles para colocar la correspondencia de sus huspedes,
etc. Estos ejemplos de muestran el uso en la actualidad se da a este antiguo sistema de guardar papeles. En
tales instituciones y oficinas lo unan para facilitar la distribucin de correspondencia y para conservar
temporalmente papeles o documentos que se reciben.
3.2.3 CARPETA DE ACORDEN.Esta forma de guardar documentos surgi alrededor de 1860. Consiste en una carpeta con forma de
acorden, el mismo tiene varias divisiones, las cuales por lo regular estn clasificadas en orden alfabtico. Se
le asigna una o varias (divisiones) letras de cada una de estas divisiones este fue el primer sistema donde se
hizo el archivo de documentos en posicin vertical. Esto constituye un paso de avance hacia los mtodos
modernos de archivar. El uso ms prctico de la carpeta de acorden en la actualidad es el personal. Los
cobradores o empleados de bancos usan estos sobres o cartapacios para llevar recibos, facturas o documentos,
con fines de cobro.
3.2.4 ARCHIVO VERTICAL.Este sistema provee mejor apariencia, ms espacio, ms visibilidad, flexibilidad y mayor facilidad y
exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Quien lo sugiri fue el Dr. Nataniel s. Ponce.

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TEMA # 4
FINALIDAD Y GENERALIDADES DEL ARCHIVO
4.1 EL ARCHIVO.Es el conjunto de documentos clasificados y ordenados de forma metdica y sistemtica, la misma que
utiliza un espacio fsico y apropiado para conservar y custodiar la informacin y documentacin respectiva a
cargo de una persona responsable, dentro de nuestra actualidad se la realiza a travs de un desarrollo
informtico; las empresas estn utilizando y tecnificando sus archivos de acuerdo al avance tecnolgico,
pues facilita la labor debido a nuevos aportes informticos
El archivo se va reemplazando paulatinamente mediante el uso de DVD, disquetes, banco de datos, flash y
otros por una hoja de papel; sobre todo el banco de datos como un mtodo de conservacin y resguardo que
est sustituyendo al archivo.
4.2 FUNCIONALIDAD DE UN ARCHIVO.es importante que las empresas tengan un archivo en condiciones ptimas de tal forma que se almacenen de
acuerdo al movimiento que requieran el valor econmico y financiero en base a una carpeta indicada de la
informacin requerida.
A continuacin veremos el procedimiento que sigue el archivo.
4.2.1 DOCUMENTOS.Son escritos, informes correspondientes a la correspondencia en el movimiento administrativo de una
empresa.
4.2.2 RECOPILAR.Se refiere a reunir, juntar y rescatar informacin debidamente ordenada, recopilar la informacin en la
empresa.
4.2.3 SELECCIONAR.Se refiere a que una vez obtenida la documentacin la empresa responsable del archivo debe tener la
capacidad de seleccionar los documentos de salida, entrada, tipo, referencia, asuntos en particular o
cualquier otra caracterstica.

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4.2.4 CONSERVAR.Todo documento obtenido por la persona responsable del archivo debe clasificar los documentos es decir
separar o distribuir a la clase de documentos que pertenece, debidamente resguardados, buscando su buena
conservacin.
4.2.5 DIFUNDIR.- una vez obtenida la documentacin se debe dar a conocer con que tipo de materiales
cuenta la empresa para que sus accesibilidades y su uso sea dependiente de la institucin.
4.2.6 INFORMAR.una vez obtenida todo el material de archivo dentro de la empresa nos debe servir de informacin para
cualquier documento al interior del archivo.
ARCHIVO=GUARDAR, ORGANIZAR, U ORDENAR.

DOCUMENT
OS

RECOPILAR

SELECCIONAR

CONSERVAR

DIFUNDIR

INFORMAR

4.3 OBJETIVOS PRELIMINARES DEL ARCHIVO.-

que los documentos se ubiquen o encuentren de manera fcil e inmediata.


Que la documentacin se conservada en ptimas condiciones.
Que el espacio fsico destinado al archivo sea adecuado.
Que la clasificacin metdica del archivo maneje un lenguaje claro, preciso y sencillo, al alcance
de los usuarios.

Que el costo de mantenimiento del archivo est relacionado con el movimiento de las empresas.

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TEMA N 5
LA CARTA
5.1 CONCEPTO.se llamara al medio de comunicacin escrita lo cual ser y creada en exactitud para mantener las relaciones
humanas y pblicas.
5.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA CARTA.5.2.1 MEMBRETE.Es el empiezo de una carta las cuales identifica a una institucin donde va el lugar, donde encuentra la
institucin el membrete puede llevar como elemento: el membrete la direccin y el logotipo.

PEPSI
Av. Juan pablo II # 2024 telf. 2457522
El alto-Bolivia
5.2.2 LUGAR Y FECHA.este elemento se produce a colocar sobre el lugar de origen el nmero el da el mes, finalmente el ao.

El alto 18 de abril de 2013


Lugar

fecha

mes

ao

5.2.3 NMERO DE CITE.Esta identificacin sobre la cantidad del documento que se haya enviado este identifica segn los ejemplos
realizados como ejemplo:

Cite: 0023/13
5.2.4 DESTINATARIO O DIRECCIN.Se procede a colocar el ttulo personal ttulo en general el nombre y apellido el cargo o jerarqua de una
institucin.

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Ttulo personal
Ttulo acadmico
Cargo jerrquico
Lugar

seor
Lic. Ral ramos v.
GERENTE GENERAL
importador robles.

5.2.5 REFERENCIA O ASUNTO.es el resumen del contenido que dice y explica en sus palabras.

Ref. Renuncia
Asunto.- solicitud de permiso
5.2.6 SALUDO VOCATIVO.Se usa dependiendo de una relacin existente entre el remitente y el destinatario el saludo se dirige de cargo
jerrquico al ttulo acadmico o ttulo personal.

Seor
Distinguido seor
Estimado seor
Distinguido licenciado

5.2.7 PRRAFO DE INICIO.Cosiste en escribir el contenido de la carta la misma que ser de manera sencilla y natural por lo general se
saluda a quien se dirige.
Mediante la presente
En esta oportunidad
A tiempo de dirigirme a usted
5.2.8 PRRAFO DE DESARROLLO.Es el texto en el cual se pone en esencia el mensaje que se transmite utilizando palabras simples breves pero
dando a conocer de manera escrita.
El motivo es para solicitar
La razn de la presente es

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5.2.9 PRRAFO DE CIERRE.Este prrafo se debe crear simpata y confianza para dar conclusiones al (SMS) expuesto generalmente se
inicia con estas palabras.
Sin otro particular
Agradecimiento de ante mano su atencin
5.2.10 DESPEDIDA.Es una frase o una palabra que se escribe luego del cierre del contenido de una carta o que tambin puede ir
acompaado al prrafo, atentamente, cordialmente, respetuosamente, muy atentamente.
5.2.11 FIRMAS RUBRICAS.La firma es la entidad de la persona, al contenido de la carta se describe el nombre completo que en barias
ocasiones ser la identificacin de la persona responsable que firme la carta.
5.2.12 ANTE FIRMA.Es el registro de la empresa comercial que muchas veces este identificado por un sello, este identificacin por
razones de seguridad o tambin puede ir despus de la identificacin.
5.2.13 INSTITUCIN LAS INCIALES.Es una identificacin que luego, pues esto permitir tener expuesto los inciales de la persona que firma son
maysculas de la persona que redacta en minscula.
5.2.14 CON COPIA Y ARCHIVO.Es una forma de indicar a los documentos realizados pasar al archivo, pues este permitir tener
comprobante de la documentacin que se est emitiendo la carta o documento alguno siempre debe llevar una
copia la misma que ser archivada.
5.2.15 ANEXOS O ADJUNTOS.- en este elemento en la carta se detalla y describe aquellos
documentos que van incluido a la presente la cual puede ser detallada al documento o simplemente
expresando con nmeros.
5.2.16 POSDATA.- en este punto se aadir algunos datos que se haya explicado o detallado dentro del
contenido de la carta, ser presentado en abreviatura.
PDT-postata

Pos-posdata

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TEMA N 6
EL ARCHIVO Y LOS MUEBLES PARA ARCHIVAR
6.1 DEFINICIN DEL ARCHIVO.-

Archivar es el proceso de archivar, guardar de manera sistemtica diversos documentos como por ejemplo:
cartas formularios, certificados, documentos mercantiles, certificados de impuestos.
6.2 EL ARCHIVO FSICO.- se refiere a todo aquello que es tangible que existe en la empresa y que
sirve especialmente para el archivo de la documentacin estos son:
6.3 ELECCIN DE LOS MUEBLES.Una racional distribuye del espacio destinado para el archivo debe ser apropiado a las necesidades, se indica
a continuacin distintos tipos de mobiliarios y estantes que pueden utilizarse para el archivo en la empresa
como ser:
6.3.1 LAS GAVETAS.Son u mueble fabricado y designados para economizar espacio y ofrecer una consulta rpida que consta de
tres o cinco gavetas y puede ser de madera o metal

6.3.2 LOS ESTANTES.Son aquellos muebles fabricados con mayor espacio dentro de la oficina en los cuales pueden archivarse
documentos de mayor volumen este mueble estar realizado de acuerdo a las necesidades de la institucin ya
que se podrn archivar correspondencias de todo tipo y uso por parte de la empresa para archivar los

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documentos en los estantes se requiere de archivadores de palanca, separadores, rtulo,


pues su uso depende del sistema seleccionado.

6.3.3 LOCAL PARA EL ARCHIVO.Respecto al local si se trata independientemente de un, la humedad tanto por la escases y por la falta de
ventilacin en el lugar del archivo ni debe estar cercano a conductos de agua ni tampoco tendidos elctricos
que perjudicaran o ocasionaran incendios, inundaciones, dao alguno a los archivos, pues os documentos
deben estar en un local suficientemente apropiado.
Por otro lado Los documentos que estn en el archivo no pueden estar en locales compartidos con otros y
sustrados de una documentacin a otra, por lo tanto sera recomendable escoger los muebles apropiados
porque de debe considerar la resistencia que nos ofrece el piso elegido por que el archivo y el mueble soporta
un peso adecuado.
As mismo, el local para el archivo debe estar iluminado o luminoso ya sea de manera natural o artificial
porque todo trabajo en archivo requiere de una luz clara para lograr un trabajo eficiente, sin embargo se debe
acceder en esta sugerencia pues tambin demasiada luz daara los documentos por exceso de sol o luz
artificial cambiando del papel blanco a un color amarillento, su ventilacin tiene que ser extrema puesta que
as se evita el polvo en los documentos, por otro lado la temperatura de ambiente debe ser entre 18 grados a
20 grados relativamente, del mismo modo el espacio de archivo no debe ser exageradamente pequeo.
CONDICIONES DEL ARCHIVO

Debe tener humedad

Iluminacin
necesaria

Instalaciones
elctricas
protegidas

Espacio
suficiente para
el
desplazamiento
del usuario

Buena
resistencia piso

La secretaria debe
documentar

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Excelente
ventilacin

Mobiliario
adecuado

Temperatura
cambiante de
18 a 20 grados

6.4 ARCHIVOS SEGN SU POSICIN.los principales son:


6.4.1 ARCHIVO HORIZONTAL.los documentos se almacenan en sentido horizontal dispuesto s uno encima del otro en carpetas, cajas o
cajones archivadores u otros materiales, pues el tipo de mobiliario adecuado para los archivadores
horizontales son los armarios los estantes, los armarios pueden disponer de bandejas o estantes o tambin de
casilleros.

Ventajas.- las principales ventajas que ofrece este sistema de archivo son los dos: es accesible
debido a su simplicidad, y el documento al estar apoyado sobre su superficie mayor sufre peso.
Adems horizontalmente se puede archivar grandes documentos.

Inconvenientes.- en primer lugar resulta difcil localizar los documentos en su bsqueda pues
se pierde demasiado tiempo; los documentos ocupan mucho espacio porque no pueden apoyarse
independientemente, adems para manejarlos es preciso dejar un espacio de 1 a 2 centmetros para
poder introducir los dedos y extraerlos. Otros inconvenientes su uso pues revive el hecho de sacar un
documento hay que sujetar el resto y para re3integrar de la misma manera.

6.4.2 ARCHIVO LATERAL.el tipo de mueble empleado para el archivo de documentos de forma lateral es similar al del sistema anterior,
en este caso, los documentos se apoyan sobre uno de los dos lados uno tanto al otro similar o igual que estn
los libros en una biblioteca.

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En este sistema se adapta a todo tipo de documentacin siempre que este enumerado los
documentos sueltos se coloquen en una carpeta u en otra caja para identificarlos.

Ventajas.- la principal ventaja de este sistema es sus economa ya que permite aprovechar mucho
ms el espacio disponible sin desperdiciarlo como en el sistema de archivador horizontal las carpetas
pueden sacarse y volver a colocar en su sitio sin necesidad de mover otros documentos o pueden
acceder al archivo dos o ms personas a la vez sin molestarse una a la otros en la bsqueda de
documentos.

Inconvenientes.-

los inconvenientes del archivo lateral concierne en que los documentos


sueltos aunque vayan metidos en carpetas al colocarla estas paralelamente es muy probable que los
documentos pequeos se caigan, los mismos que pueden perderse en el momento de uso, para
evitarlos se usan los archivadores, pero con estos es frecuentemente que los documentos se rompan
por las perforaciones al sacarlo o meterlo.

Su manejo no resulta cmodo pues los papeles al sacarlos con los dedos en busca del que se desea consultar,
las tapas de cartn pesan mucho y por lo general dejan a costar un poco ms.
6.4.3 ARCHIVO VERTICAL.en este sistema de archivo el documento se apoya sobre uno de los lados ms largos de la documentacin los
expedientes se almacenan en carpetas separadas, archivadas sujetas uno al lado de la otra. Estas carpetas
van previstas de un gancho con los dos laterales que resbala a lo largo de una lnea.
Si se trata del estante o armario el desplazamiento se efecta en forma o sentido lateral, cuando se trata de
muebles como las gavetas, las barras van desde el frente del cajn hasta el fondo de su desplazamiento se
efecta en esta direccin.
En los negocios modernos la correspondencia se archiva verticalmente, como si fueran tarjetas. Archivar
tarjetas es la forma ms simple del archivo vertical, por lo general, hay un solo nombre en cada tarjeta, y
cada tarjeta esta est separada y distinta a otras. Al archivar la correspondencia hay que tomar ms
decisiones para determinar el nombre correspondiente a un documento y por lo tanto que analizada primero
para determinar bajo cul de los nombres debe ser archivado.
En segundo lugar, cuando sea seleccionado su nombre debe aplicarse las reglas bsicas para clasificar y
archivar. Por ltimo como puede haber otro material archivado bajo el mismo nombre el documento en
cuestin debe archivarse en el orden correspondiente dentro de su categora. Pues, en el archivo vertical
consiste en unir o juntar toda la correspondencia en un mismo lugar. Sin embargo cada oficinista ejecuta
diversos trabajos de archivar para conservar sus registros y papeles en orden.

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Ventajas.-

Inconvenientes.-

el archivo vertical es sencillo de utilizar y los documentos se


extraen de manera rpida y fcil cuando se utiliza la clasificacin numrica tiene la ventaja deber
todos los documentos de manera general.
son bsicamente 2: puede resultar complicado al abrir los cajones en
determinados espacios, y solo puede ser utilizado por solo una persona cada vez.

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TEMA N 7
MATERIAL DE ARCHIVO
7.1 SELECCIN Y EQUIPO.Los proveedores de material y equipo de oficio tienden a ser especialmente para el buen manejo de archivo y
que para cada sistema se facilitara con un variado elemento de material que agilizaran todos los procesos de
archivos, la persona responsable debe estar familiarizado con todo este material, pues lo ayudara a tener
ventajas en el archivo para poder escoger nuevas estrategias en oficinas.
Los factores de relacin para un sistema de archivo dependern de tomar la decisin de adoptar una
metodologa de acuerdo al sistema, puede en ello confirmar el manejo adecuado de los documentos y los
factores que influyen en el mtodo de archivo se darn a partir de los siguientes.

La clase de documentos que se archivara


Frecuencia de consulta
Cantidad de documentos recibidos e enviados
Coordinacin de un determinado periodo de tiempo
Mtodo y seguimiento al documento, etc.

7.2 MATERIAL.el trabajo de archivo no consiste solamente en seleccionar los diferentes documentos, revistas cartas y otros,
como tampoco consiste en elegir el mueble adecuado y mucho menos elegir un sistema por gusto, sino tambin
en emplear los materiales necesarios para llevar a cabo un trabajo organizado y prctica, as como los
denominados para llevar a cabo un trabajo organizado y prctica, as como los denominados (materiales
auxiliares).
En los materiales auxiliares podemos encontrar todo tipo de beneficio, los mismos que ayudaran apoyaran en
el trabajo de archivo y para ello los materiales principales sern.
Las carpetas tarjetas, libretas, guas de afuera rtulos y otros.

Perforadora
Hojas
Clip
Lapiceros

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Engrampadora
Tijera
Sellos
Calculadora
Tinta

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7.3 CARPETAS.Denominados tambin folders, o fila formados con una lmina de cartn suave doblados de tal manera que
llegan a formar dos tapas, en la cual la posterior es ms alta que la anterior que sirve para el corte de las
pestaas donde se consigna el ttulo del documento y dentro de estas carpetas se colocan los documentos que
se requieren archivar.
El nombre del documento denominado rotulo debe escribirse en la parte posterior del folder ya sea en
maysculas o minsculas pero siempre la primera letra debe ir con mayscula.
Las carpetas tiene la posibilidad y la capacidad de almacenar cierto nmero de documentos sin excesos, ya
que puede acumular hojas aprovechamos su pliegue de impresin.
Las carpetas son utilizadas para una tarea en particular dependiendo de su organizacin, los que no se debe
hacer es el utilizar una carpeta para una sola hoja sino provechar su dimensin, se usa de acuerdo al
sistema, generalmente existen formas de ordenar las carpetas pero sin dejar de lado el orden del mismo mas al
contrario deben ser para el manejo de los documentos de manera adecuada, sin embargo se recomienda poner
cada carpeta en forma horizontal para su mejor visin.

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Existen dos carpetas de manejo la primera denominada carpeta individual, a la cual se


puede insertar documentos de una sola persona o documentos nicos, y la segunda denominado miscelnea
en la cual se insertara distintos tipos de documentos la misma que abarcara diferentes asuntos.

7.4 LAS PESTAAS.la parte posterior de cada carpeta siempre es mayor a la anterior y este espacio vaco es denominado como
pestaa en la cual puede insertar el rotulo de cada documento o nombre de identificacin. Las pestaas
pueden ser usadas en dos formas deprendiendo del sistema de uso.

Pestaas corridas.- se escribe es un lado de la carpeta ya sea en el lado derecho o izquierdo sin
depender del tamao que llegue a tener.

Pestaas correlativas.- estas se utilizan para tener mayor visibilidad del contenido de las
mismas teniendo escrito el nombre del documento pueden estar cortadas en diferentes medidas como
ser: 1/2, 1/3, 1/4, 1/5 y otros dependiendo al sistema de uso.

7.5 RTULOS.es el espacio posterior que tiene la carpeta es denominada como pestaa a la cual se deber insertar el rotulo,
(nombre del documento, es escrito en varios colores).
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Estos pueden ser fabricados dependiendo de la actividad, sin embargo simplemente se


puede nominar el documento de manera manual o electrnica.

7.6 GUAS.aunque las carpetas con formatos ya fabricados algn adversito es suficiente modificar la tarea para
archivar pues el momento de archivar se debe usar un material activo y para ello utilizamos las guas, las
cuales son tarjetas indicadoras realizados de un material fuerte y restante que sirve para separar y guiar un
archivo con ttulos y rtulos en las pestaas. Generalmente pueden ser de otro color para distinguir las
carpetas de las guas.
7.7 CARPETAS DE FUERA.son aquellas que indican que un documento ha sido extrado del sitio donde este se ubicaba, la tarjeta sirve
como recordatorio de un archivo faltante, lleva como rotulo en las pestaas carpeta de fuera generalmente
en un color llamativo como ser rojo ya que pone en alerta al archivista sobre el documento faltante.
Esta carpeta de fuera se la realiza como una tarjeta pero que tiene un bolsillo delantero con la cual se
pondr una nota de los datos del documento que ha sido extrado.
Esta hoja nos ayuda a identificar los documentos para saber quien ha sido el que ha solicitado cierto
documento y tambin que momento lo ha extrado y cuando debe devolverlo.
7.8 ARCHIVADOR DE PALANCA.tiene una utilidad mas practica en los estantes ya sean abiertas o cerradas metlicos o de madera en los
cuales los archivadores estn fabricados de un cartn resistente, tiene un oficio para su instruccin
denominado como el lomo de la carpeta en el cual se inserta el rotulo, tiene u oficio en el mismo el cual nos
permite insertar el dedo y tener mayor acceso, tambin llevara una etiqueta o rotulo para anotar el ttulo del
documento, adems los bordes llevara un perfil fino de metal para evitar el desgaste del cartn.

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La carpeta de palanca servir para archivar documentos de mayor volumen como ser
correspondencias recibidas o extradas facturas, formularios de impuestos etc.
Cualquier actividad requiere un sistema de informacin y intercambio de informe e incluso la administracin
que se deber administrar con una organizacin de documentos.
Elegir un ttulo o sistema.- un sistema de archivo puede definirse como un conjunto de documentos que
actan como una unidad plena para satisfacer un objeto especfico para elegir un sistema de archivo se debe
se debe estar de acuerdo con el movimiento que se realiza dentro de la institucin y que esta se organizara de
acuerdo a los documentos de uso, generalmente se usa el sistema alfabtico, numrico, por asuntos,
geogrfico y cronolgico.
Procedimiento para archivar.- todo documento que llega a la institucin debe ser archivado por la secretaria
para ello debemos seguir los siguientes pasos:

Recibir.- el funcionario al recibir una carta o correspondencia debe marcar con un sello

Leer y hacer.- un preciso anlisis y revisin del documento para saber de manera general cual

de gama
la fecha en que se decepciona dicho documento adems de consignar el nombre del responsable y su
rbrica todo este con el fin de tener un respaldo en lo que respecta el tiempo acleido entre la fecha de
recepcin su tramitacin y luego y luego su archivo tambin para saber el respaldo del documento
decepcionado.
es su asunto.

Marcar el motivo.- que resalta en la referencia o asunto tambin se debe resaltar el contenido
fundamental y preciso dentro del documento carta para saber cules son los puntos principales
esto servir para el registro de planillas de control para su posterior detalle.

Registro.-en la planilla u hoja de control para saber qu documento ha sido decepcionado o


enviado.

Una vez registrado el documento en la hoja de control de deber clasificar el tipo de sistema a clasificar
para el correspondiente documento. Para este ultimo (documento) procedimiento se deber colocar con
un sello que indique para el archivo y finalmente se debe destinar el lugar que le corresponda es decir
una carpeta apropiada, mueble apropiado y sus cuidado correspondiente.

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TEMA N 8
CLASES DE ARCHIVO

De acuerdo a su estructura preferencial y adaptabilidad de la empresa los archivos se clasifican en:


8.1 SEGN SU UBICACION
8.1.1 CENTRALIZADOS.Todos los documentos de la empresa se guardan en el mismo lugar y con un solo orden.
Quiere decir nica o una sola dependencia destinada al manejo, control y acumulacin de la correspondencia
de los documentos.
Generalmente est organizado en las instituciones gubernamentales o estatales, debido al voluminoso flujo
de documentos por la composicin de diferentes secciones o departamentos que en algunos casos tienen
autonoma administrativa. Esto exige una jefatura y funcionarios de apoyo. Tambin puede existir en
empresas medianas o grandes.
8.1.2 DESCENTRALIZADOS.Este archivo se organiza mediante la dependencia y organizacin de los departamentos que funcionan
distribuidos entre diferentes secciones de su entidad. Puede haber archivos centralizados o descentralizados,
siempre y cuando se trate del control descentralizado este archivo se lleva en cada dependencia en forma
autnoma y la responsabilidad del mismo recae en el jefe se seccin.
Segn las necesidades de algunas secciones se descentraliza el archivo, pero dependen de la central con su
ejecutivo responsable que tambin al superior de las dependencias.
8.2 SEGN SU USO
8.2.1 ARCHIVO INMEDIATO O ACTIVO.Los documentos son consultados con una alta frecuencia al momento de hacerlos de usos. Deben lgicamente
estar situados cerca de su usuario y no es conveniente que contenga excesiva informacin lo que dificultara
la consulta. Podra corresponder as este tipo de archivo una letra de precios, planillas, registros,
correspondencia recibida o enviada, etc.
8.2.2 ARCHIVO INACTIVO O MUERTO.Existen documentos que deben guardarse por diversos imperativos pero que en realidad no se consultan, o si
es lo contrario es muy poco. Este tipo de documento son los candidatos ideales al archivo definitivo, que
deber estar empaquetado de forma compacta y que no es necesario que ocupe espacio en el archivo.

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Entre estos pueden estar las planillas de sueldo de gestiones pasadas de ex trabajadores o
empleados que se retiraron, etc.
8.2.3 ARCHIVO SEMI ACTIVO.Es la frmula intermedia entre los anteriores. Los documentos que en l se guardan no se consultan todos
los das pero si tienen una cierta frecuencia de consultar se corresponde con a idea espontanea de archivo que
todos tenemos.
A l van a parar las cartas recibidas que de una vez contextuadas fueron a archivo factura una vez
pagados, presupuestos, proyectos, etc.

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TEMA N 9
DOCUMENTACION
9.1 INTRODUCCION.La documentacin es el sistema mediante el cual se clasifican todos los documentos, entendindose por tales,
aquellos materiales que en una u otra forma proporcionan informacin.
En este sentido se consideran documento tanto el jeroglfico egipcio, como la carta y el contrato comercial.
Con la documentacin es posible poner al alcance de los funcionarios de una empresa, en el momento que sea
necesario, toda la informacin sobre un problema o tpico especifico.
En esta forma todo el material (correspondencia, informes, planos, trabajos y dems documentos) se
convierte en informacin rpida y de eficiente utilidad gracias a la agrupacin y al sistema con que ella
organice.
9.2 CLASES DE DOCUMENTOS.En cuanto a las actividades y la evolucin normal d cada organizacin se genera y se recibe gran variedad de
documentos que se diferencian ya sea por su forma contenido tiempo de validez y extensin.
Pueden ser avisos, caratas, certificados, circulares, ventas, decretos, edictos, informes, memorandos, ordenes
de servicio, ordenes de compra, de ventas, de trabajo, pagares, etc. Y varan desde el simple folio manuscrito,
papel original o copia, grandes impresos registros contables, listados de computador, muestras hasta los
duplicados de un microfilme. Estos documentos deben ser distribuidos en grupos para su clasificacin y es
por tanto razonable no clasificar todos los documentos en las mismas formas. Para facilitar la recuperacin
es necesario identificarlos, clasificarlos la informacin esencial que el documento ofrezca ya sea por su
inters tcnico o histrico.
9.2.1 DOCUMENTOS DE USO RESTRINGIDO.Entre los diferentes tipos de documentos que una empresa posee existen algunos de uso restringido que se
conservan en la caja de la empresa, en la oficina del director o en las cajillas de seguridad de los bancos.
Para mantener viva esa informacin se hace necesario tener una carpeta idntica con el nombre o por el
concepto que aglutine los documentos guardados en esos lugares o bien elaborar carpetas individuales
identificadas, con el nombre considerando como restringidos dentro de cada carpeta y tarjeta en caso de la
utilizacin de un fichero es necesario mantener un ndice de una hoja de relacin, que indique cuales son y
donde se encuentran los documentos. En las tarjetas se describir cada documento indicando nombre titulo
encabezamiento, numero o cdigo. Estas hojas tiene que ser actualizadas permanentemente, pues la
informacin que contienen ofrece la situacin jurdica tributaria administrativa, ect. Una empresa til para
la organizacin misma o para actividades de tipo fiscal, jurdico o gubernamental. En esta forma el archivo

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no se encontrara des-actualizado o incompleto y para cualquier informacin suministraran


la respuesta adecuada.
9.3 TRABAJOS IMPRESOS.Una organizacin produce o recibe tambin trabajos impresos de tipo tcnico o especializado, relativos a sus
actividades, estos pueden ser guardados en los archivos de las dependencias interesados o bien en el archivo
central su ubicacin depender del uso que se les de y de la frecuencia con que estos se consulten.
Para archivar estos documentos se requiere un anlisis previo9 que proporcione datos representados por
nombres, palabras conceptos o frases llamados entradas o encabezamientos con los culs la bsqueda de la
informacin contenida en ellos es segura y responde a los diferentes intereses de los usuarios. Para
identificar este anlisis se procede a identificar el titulo con la introduccin prologo y epilogo que presente el
documento. Esto permitir al archivista tener una idea global del contenido del trabajo o documento.
Este tipo de documento puede ser identificado por:
Nombre completo del autor.
Entidad responsable de su ejecucin.
Asunto o tema.
La palabra y concepto extrados del ttulo.
Luego de establecer uno o varios encabezamientos, se anotara a mano en la caratula y en el margen superior
se seleccionara uno como principal y en la carpeta correspondiente depositaremos el trabajo. En esta forma el
documento ser localizado fcilmente.
9.4 CORRESPONDENCIA.Una empresa grande o pequea requiere permanente comunicacin sea dentro de ella o bien con otras
organizaciones. Esta comunicacin toma la forma de cartas, telegramas, solicitudes, y papeles varios que se
consideran correspondencia. Dada su variedad es indispensable establecer una clasificacin apropiada a las
necesidades de los usuarios del archivo, para que la informacin contenida en la correspondencia pueda ser
identificada archivada y recuperada en forma satisfactoria.
Al archivar la correspondencia hay que tomar decisiones puesto que en sus diferentes formas, no solo se
encuentra uno, sino en muchos casos varios nombres lo que hace necesario analizarlas para decidir con que
nombre debe ser archivada, teniendo en cuenta el texto o contenido de la misma. Es adems importante y en
particular para el servicio comercial, consultar el conjunto de correspondera intercambiada con uno u otro

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motivo interna o externamente con unas u otras empresas o con un cliente determinado de
este manera de unificacin criterios se evitaran la duplicacin de carpetas y se ubicara en forma segura cada
escrito.
Para una empresa ser necesario9 clasificar su correspondencia por grupos ya sea clientes, negocios,
proyectos, etc. Es decir por las actividades que entienda o administre se abre entonces una carpeta para cada
correspondencia que se ha llevado con un determinado nombre. En otros casos la correspondencia podr ser
agrupada en programas y usuarios en primer trmino y en segunda instancia por los nombres
correspondientes a cada caso.
9.4.1 CORRESPONDENCIA INTERNA.los asuntos internos de una empresa se tramitan por medio de memorandos oficios, notas de inters, hojas
modelos, ordenes de trabajo, autorizaciones, copias de cartas y otros que deben ser archivados como
correspondencia interna. Recibida o enviada en orden consecutivo de fechas de acuerdo con el remitente
destinatario y asunto.
Otros documentos que deben completarse dentro de la correspondencia interna son informes, actas y otros.
9.4.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA.est constituida por aquella correspondencia que se recibe o se enva como pagares, estados de cuentas,
contratos, facturas de compras, licencias, solicitudes de empleo, solicitudes en general, etc.
Esta ordenada mediante el sistema establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se archivara
igualmente por asuntos, nombres, lugar geogrfico, nmeros y deber estar identificada y separada como
recibida y enviada adems podr tenerse en cuenta si es nacional o extranjera.
Para facilitar su localizacin y diferenciarla de la interna los marbetes y guiase de las carpetas utilizadas
para esta clase de correspondencia podra destacar la diferencia bien sea por colores, modelos diferentes y
posiciones de modo que se agilicen su localizacin.
9.4.3 CONSECUTIVO.en los archivos se acostumbra mantener carpetas de correspondencia enviada y recibida, cuyo contenido se
archiva en forma cronolgica o consecutiva.
Las copias de las cartas enviadas se archivan en orden colocando la carta de fecha ms reciente encima de la
anterior. Si alguna de estas cartas hace cancin a determinado asunto que se posea su propia carpeta
respectiva.
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Otro tanto se har el consecutivo de recibido. Si una carta especifica recibida se archiva en el consecutivo y
en la carpeta particular no aparece estaremos omitiendo la secuencias de un negocio.
Para reducir trabajo y costos el consecutivo de recibo puede usarse para aquellas cartas cuyo contenido no
afecte directamente a ningn negocio ni se relacione con los asuntos que en ese momento interesen a la
empresa recordemos adems que ms de 6 cartas o documentos acerca de un mismo asunto deben tener su
propia carpeta.
9.5 CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS.Para la oficina moderna es de gran importancia las cartas que reciben o se despachen los documentos de
ndole diversa catlogos y otros, que en alguna forma se relacionan con el negocio, la profesin, o los asuntos
que tienen a su cargo dicha oficio

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TEMA N 10
SISTEMAS DE ARCHIVO
10.1 INTRODUCCION.Para la adecuada conservacin del material de documentacin que se debe archivar con equipos funcionales
que permiten cumplir con los fines esenciales del archivo, as como se encuentran archivadores de diversos
ndoles ya sean verticales u horizontales, las bandejas de escritorios, archivos rotativos del multiplex uso
automatizado del micro file pues un sistema de archivo puede ser tan sencillo y tan simple como colocar
tarjetas en una serie de cajetines o en nuestra actualidad hacer uso de un sistema electrnico que sirva como
unidad central .
En la medida en que el pedido equipo y el mtodo de archivo cumplen el propsito para el cual han sido
creados sern ms cualificados como una sistema de almacenamiento de informacin, adems la eficiencia
del archivo depender tambin la vigencia de los registros que se conservan de all que se puede decir que
existen los sistemas de archivos para ayudarnos para reunir, guardar, sacar documentos y archivos que son
de constante uso dentro de la oficina.
10.2 CLASES DE SISTEMAS DE ARCHIVO
10.2.1 SISTEMA ALFABTICO.Es la forma de guardar los documentos de acuerdo a las letras del abecedario, todos los nombres ya sean
instituciones, entidades u otros; se clasificaran en este sistema alfabtico, es decir, de la A-Z.
10.2.2 SISTEMA NUMRICO.Se los clasifica mediante los nmeros para encontrar los documentos mediante un ndice. Su adaptacin
para el archivo de una empresa, depender de las actividades que realice. Sin embargo, es tambin
considerado en muchas decisiones como auxiliar o secundario.
10.2.3 SISTEMA GEOGRFICO.Es donde de seala el pas, departamento, ciudad, y la direccin del documento, esta debe estar de acuerdo
a la localidad geogrfica o lugar.
10.2.4 SISTEMA TEMTICO O POR ASUNTO.Este sistema se lo va a aplicar tomando en cuenta el nombre a archivar de la carpeta o archivo en este caso
ya no se toma en cuenta el nombre de un individuo o institucin o el nmero del documento. Este sistema es
uno de los ms utilizados dentro de la oficina ya que es ms prctico o rpido en el manejo del archivo.
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10.2.5 SISTEMA CRONOLGICO.En este sistema se utiliza aos, meses, das, adems de que nos ayuda a devolver y resolver con el
calendario para evitar el olvido de alguna actividad, los documentos son clasificados por el orden de las
fechas.

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TEMA N 11
SISTEMA ALFABETICO
11.1 INTRODUCCION.Este sistema es que se usa debido a su fundamental orden alfabtico en funcin de los nombres de persona o
razn social de la empresa, sus caractersticas iniciales son la compresibilidad y la sencillez, rapidez,
seguridad, en la ubicacin de los documentos evitando la dificultad para localizarla.
Este sistema alfabtico es la base de los dems sistemas no requiere de ndice o tarjeta alfabtica para un
correspondiente archivo.
11.2 CONCEPTO.El sistema de archivo alfabtico es aquel sistema que se utiliza a travs de la secuencia alfabtica para
ordenar y clasificar las carpetas y as tener un orden en toda la documentacin que se archiva.
11.3 OBJETIVOS DE ESTE SISTEMA
Diferenciar los conceptos generales del archivo
Determinar las reglas y procedimiento del archivo alfabtico
Aplicar la secuencia alfabtica para el archivo de documentos
Adquirir las destrezas necesarias para realizar un sistema alfabtico.
11.4 CLASIFICACION.Este sistema alfabtico se basa en ordenar la documentacin atendiendo al nombre de la empresa, clientes,
instituciones, etc., tambin se puede clasificar por asunto pero, entonces recibe el nombre alfabtico por
materias
La metodologa que se sigue es muy simple, se abre una carpeta cuando hay tres o cuatro documentos ya sea
de un mismo cliente, empresa o institucin en ellas se archiva todos los documentos que presente.
11.5 VENTAJAS.Dentro de las ventajas podemos destacar las ms importantes como ser:
Es fcil y rpido de entender, porque esta ordenado en la misma forma de los directorios telefnicos,
los diccionarios, con los cuales est ms familiarizado.
Es un sistema directo y la persona que archiva solamente tiene que guiarse por los rtulos de las
gavetas y las carpetas para guardar y retirar materiales.
11.6 DESVENTAJAS.-

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Cabe la posibilidad que se plantea dificultades para unirse a un orden


estrictamente alfabtico, de manera que el archivo puede sufrir variaciones si lo maneja mucha gente
dentro de la oficina.
Es mejor que solo una persona se encargue de archivar en este sistema.
11.7 PASOS QUE SE SIGUEN PARA APLICAR ESTE SISTEMA

Clasificar.- Significa determinar la palabra que sirva de base para archivar


Palabras de orden.- Es la palabra que determina la clasificacin es decir la inicial que
implica en que letra se archivara el documento.

Ordenar.- El colocar los documentos en. sucesin y orden de las letras.


Alfabetizar.- Ordenar los nombres alfabticamente siguiendo el concepto de orden analizado.

11.8 LOS 12 REGLAS DEL SISTEMA ALFABETICO


11.8.1 REGLA N #1. NOMBRES DE INDIVIDUOS.Los nombres de individuos se invierten y se alfabetizan el orden siguiente: apellido paterno, apellido
materno, primer nombre y segundo nombre.
Cada palabra de un nombre es de unidad de clasificacin en primer lugar se considera el apellido paterno,
luego el materno y luego el segundo nombre o unidad si lo hubiera.
Ejemplo.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
Juan Eduardo robles guzmn
Apoza
Condori
Juan
Carlos
Ana Mara arenas Ramrez
arenas
Ramrez
Ana
Mara
Fernando Snchez Lpez
Mamani
guzmn
Felipe
Mancilla Andrade Luis
Mancilla
Andrade
Luis
Mamani guzmn Felipe
Robles
Guzmn
Juan
Eduardo
Juan Carlos Apoza Condori
Snchez
Lope
Fernando
11.8.2 REGLA N # 2. APELLIDO CAMBIA UNA INICIAL.Un apellido cuando va solo se coloca antes que el apellido que lleva el nombre de pila o una inicial. Un
apellido con un inicial del nombre de pila completo antecede a un apellido con un nombre de pila completo
aun si comienza con la misma letra, ejemplo.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
Amanda Bellonti
Alvarado
A. bellonti
Alvarado
A.
Alvarado. I
Bellonti
A.
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Crdenas
Juan Carlos pues
J. Guzmn
J. E. Guzmn
Juan Ernesto Guzmn
Alvarado I.

Bellonti
Crdenas
Guzmn
Guzmn
Guzmn
Guzmn

Amanda
J.
J.
Juan
Paes

E.
Ernesto
Juan

11.8.3 REGLA N #3. APELLIDOS CON PREFIJOS.Los apellidos que contienen una preposicin artculo o contraccin se consideran como una unidad del mismo
apellido ejemplo de francisco de la torre de los ros del valle, etc.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
Gabriel de Alvares
D Alvares
Gabriel
David E. Mc kurdy
De la torre
Victoria
Victoria de la torre
De la mesa
guisbert
Carlos
Carlos de la mesa guisbert
Mc kurdy
David
E.
11.8.4 REGLA N # 4. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES.Los nombres de casas comerciales, corporaciones o instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen
siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Los artculos de nombres comerciales o
firmas que no sean de lengua espaola o inglesa no se cambian de sitio y se consideran unidad de
clasificacin.
Nombres
Des artistas coffe
Alcalda Municipal El Alto
Hospital holands
Los Andes

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR


1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
Alcalda
Des
Hospital
Los andes

Municipal
Artistas
Holands

4ta.
unidad

El alto
Coffe

11.8.5 REGLA N #5. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES QUE CONTENGAN


EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO.Cuando el nombre de una casa comercial o de una institucin incluye el nombre completo de un individuo se
los archiva considerando lo siguiente: cada una de las combinaciones constituye un nombre completo.
a.la primera inicial y apellido
b.la inicial intermedia o apellido.
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c.nombre de pila y apellido.


d.nombre de pila e inicial o nombre intermedio o apellido.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
Heladera Gmez
Galera montero
Cine monje campero
Arte shop Ramrez
Importadora Toledo

Gmez
Monje
Montero
Ramrez
Toledo

Heladera
Campero
Galera
Arte
Importadora

4ta.
unidad

Cine
Shop

11.8.6 REGLA N #6. NOMBRES UNIDOS POR (-).Los nombres de las casa comerciales unidos por (-) se consideran como unidades de archivo. Estos deben ser
separados por unidades de clasificacin los apellidos de individuos unidos por el (-) se consideran ambos
como una unidad esto se aplica tanto como a los apellidos como de los nombres que parte de una gama
comercial. Este caso no es muy comn en la lengua espaola pero es muy frecuente en la lengua ingles.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
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THE
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JOSEPH
CAMPANI(THE)

11.8.7 REGLA N # 7.- La aplicacin de esta regla en espaol en los nombres de las casas comerciales
utilizando el (-) poco frecuente se consideran como unidades de consideraciones separadas sin embargo si
contienen nombre y apellido paterno o un apellido compuesto por un (-) se considera con una sola unidad.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
Auto partes limitada
Apoza- partes
S..
A.
Apoza Lpez S.A.
Auto
Partes
limitada
Ramrez Velarde exportador
Ramirez-velarde exportadores
11.8.8 REGLA N#8. CONJUNCIONES Y EXPRESIONES FINALES EN EL
NOMBRE DE UNA FIRMA.- Las conjunciones y preposiciones para, de, en, etc. No se toman en

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cuenta ni se omiten en la clasificacin simplemente se colocan inmediatamente despus del


nombre para indicar que no se consideran al ser archivados.
Los terminados limitados CIA, corp. S. etc. Se clasifican y se consideran como unidades separadoras al
clasificarlos para su correspondiente archivo.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
Galia y valso Ltda.
Galia y
Valso
Ltda.
Larkin y Cooper CIA.
Larkin&
Cooper
CIA
Torres de CIA.
J. &
L.
S.
A.
J & L S.A.
Ramrez &
Asociados
S.
R
Ramrez &asociados S.R.L.
Torres &
CIA
11.8.9 REGLA N#9.- Las abreviaturas se clasifican como si el nombre si el nombre estuviera escrito de
manera completa, sin embargo las inciales usadas para presentar un nombre u organizacin se consideran
como si fueran unidades separadas.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
Escuela sta. Teresa
Escuela
Militar
De ingeniera
Hotel N.V.
Escuela
Santa
Teresa
F.A.B.
Fuerza
Area
Boliviana
E.M.I.
Hotel
Nueva
York
11.8.10 REGLA N#10. NMEROS.- Cualquier nmero que forme parte de un nombre se considera
como si estuviera escrito en letras y como una unidad de clasificacin no importa el nmero de cifras que este
contenga.
Nombres
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
4ta.
unidad
Club 405
Almacn
Cinco y
Vente
Estacin 5 amigos
Club
Cuatroc.
Almacn 5 y 20
Estacin
Cinco
Amigos
Restaurant 2 lunas
Restaurant
Dos
Lunas
11.8.11 REGLA N#11. TTULOS Y GRADOS ACADMICOS.Estos no se toman en cuenta al archivar ni al clasificarlos sin embargo se colocan al final de la unidad entre
parntesis ().

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Nombres
Lic. Juan Prez
Ing. Ignacio paye balboa
Dra. Mara muoz R.
Ing. Mamani

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR


1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
Mamani (Ing.)
Muos
Paye
Prez

R.
Balboa
Juan (Lic.)

4ta.
unidad

Marta (dra)
Ignacio (Ing.)

11.8.12 REGLA N 12.El nombre legal de una mujer casada est formada por su nombre de pila siguiendo por su apellido paterno y
finalmente el apellido del esposo unido por la preposicin de esta se conserva en el mismo lugar pero no
constituye una unidad de archivo sin embargo se coloca despus de la misma unidad llegando a formar una
sola. El apellido paterno llegara a clasificar como una segunda o tercera unidad de clasificacin.

Nombres

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR


1a. Unidad
2a. Unidad
3ra. Unidad
Negociado
de
Puentes yCrdoba
Provincia (de) Puentes (y)
Caminos de la Provincia de
Crdoba
Departamento de Salubridad,Heredia
Cantn (de)
Salubridad
Cantn de Heredia
(Depto. de)
Board of Education, New YorkNew
York
City
City
Junta de Educacin de laSan
Jos
Ciudad (de)
Ciudad de San Jos
Comisin de
Carreteras delTamaulipas
Estado (de)
Carreteras
Estado de Tamaulipas
(Comisin de)

4ta. Unidad
Caminos
(Negociado de)

Educacin (Board
of)
Educacin (Junta
de)

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TEMA N 12
SISTEMA NUMRICO
12.1 INTRODUCCIN.La aplicacin de los nmeros ha llegado a significar la mxima expresin de orden pese a esto gran poder
caracterizador carece de fuerza o expresin imaginativa.
12.2 OBJETIVOS.Este sistema cumple los siguientes objetivos:
Distinguir el principio numrico.
Mxima expresin de orden.
Su poder caracterizado
Su fuerza de expresin.
Estructura la combinacin apropiada para el sistema numrico.
Seleccionar con propiedad una tcnica se archiv para el sistema numrico.
12.3 CONCEPTO.Representa el orden en base de nmeros estos se usan en los ttulos, en la gua, sub. Guas o ndices de las
carpetas. Este sistema es indirecto porque requiere el ndice o tarjeta alfabtica, para determinar el nmero
que le corresponde a casa cuente, por eso su caracterstica de confidencialidad absoluta.
12.4 USOS Y APLICACIONES.El sistema numrico desde implantarse con preferencia en grandes empresas cuyo archivo est en expansin.
Se utiliza en empresas de seguros para el archivo de plizas, titulo, acciones, etc.
Se utiliza en entidades financieras bancos para cuentas corrientes, crditos, tarjetas de
crdito, etc.
En instituciones educativas para nminas de estudiantes, material, etc.
Se utiliza para archivos pblicos, registros de nacimiento, cdulas, matriculas, etc.
En los hospitales, consultorios; y centro mdicos, para historias clnicas, en empresas dedicadas a
grandes ventas como artefactos, electrodomsticos y todos aquellos artculos que vienen codificados.
Tambin
aquellos
documentos
de
suma
importancia
siempre
considerando
el orden numrico.
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12.5 EL SISTEMA NUMERICO Y SU APLICACIONES


El sistema numrico puede aplicarse de la siguiente manera:
El sistema numrico consecutivo - corriente del 1 al 1000, etc.
El numero codificado - por numeracin romana o nmeros ordinales I, II. III, etc.
El numero combinado por nmeros ordinales o naturales.

12.6 VENTAJAS
Fcil clasificacin.
Fcil localizacin.
Amplitud limitada
12.7 DESVENTAJAS

No se puede extraer una carpeta sin consultar que numero es.


No puede funcionar sin ndice.
Hay que tener mximo vigor de clasificar un archivo.
Existe la posibilidad de permutar un error de algn nmero donde sea irrecuperable

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TEMA N 13
SISTEMA POR ASUNTOS O TEMAS
13.1 NTRODUCCIN.El sistema de archivo por asuntos se llama tambin archivo por temas consiste en clasificar los documentos
y ordenar bajo un ttulo es decir se debe buscar un producto o concepto de los documentos para nominarlos,
se debe tomar en cuenta que su localizacin debe ser pronta y rpida.
13.2 OBJETIVOS
Seleccionar con propiedad ttulos y subttulos.
Manejar eficientemente el sistema por asuntos.
Utilizar los vocablos procesos para que su interpretacin sea posible y segura.
13.3 CONCEPTO.A la clasificacin de los documentos por la seccin del tema, se denomina archivo temtico o archivo por
asuntos, el nombre o ttulo a utilizar es, producto del tema central del documento.
No existen reglas claras que determinen !a palabra precisan, la nica norma es de carcter experimental.
Para realizar este analizar conceptual es necesario preguntarnos:
Cul es el tema central de documento?
Su interpretacin y traduccin es fcil y precisa?
Los usuarios estn familiarizados con ese nombre?
La organizacin de un documento por temas requiere de mucho cuidado especialmente en el uso de palabras,
expresiones trminos y nombres, que al momento de elegirlos deben ser simples, claros sintticos,
significativos y adems tcnicos el uso y empleo del plural al momento de poner los ttulos es sobre todo
prioritario. .
En resumen y en conclusin el tema por asuntos tiene como fundamento "captar la idea principal del
documento y deducir la palabra adecuada, conocer la organizacin y la necesidades potenciales de la empresa
nos permitir organizar eficientemente y con eficiencia este tipo de archivo.
13.4 USOS.- Este sistema se utiliza para:
Instituciones que realizan investigaciones cientficas, para archivar documentos de estudios
y proyectos.

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Instituciones educativas para archivo de material didctica.


Bibliotecas,
videotecas,
galeras de arte,
etc.
necesitan agrupar sus temas.
Agentes de compras y fabricantes adems sorpresas diversificadas.

Que

por

su

naturaleza

13.5 VENTAJAS.El sistema de clasificacin por materias ofrece las ventajas siguientes:
Su facilidad para ser comprendido; por eso resulta til para la correspondencia til
para la correspondencia y para los papeles tiene que ver una utilidad respectiva.
Es posible ampliarlo ilimitadamente
13.6 INCONVENIENTES.Es archivo por materias tiene el inconveniente de que cuando no se conoce el asunto en cuestin no resulta
fcil su localizador lo cual se agrega la dificultad que puede entraar la determinacin del asunto a la que
pertenece un documento.
Adems es bastante factible incluir los factores de un tema en otra carpeta, en especial si estos tratan de
diversos asuntos, por !o que es necesario disponer una aplicacin en este tipo de clasificacin se aplica en
organismos oficiales, oficinas de ventas y servicios, sobre todo, es e! ms ampliado por escritores y
periodistas que de este modo archivan los asuntos que son de su inters,

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TEMA N 14
SISTEMA GEOGRFICO
14.1 INTRODUCCIN.Para orientarnos geogrficamente necesitamos ver puntos geogrficos por ellos utilizamos mapas y
puntos cardinales.
El sistema del archivo geogrfico toma en cuenta como referencia geogrfica a
Punto geogrfico los continentes, pases, ciudades, provincias, calles, pueblos,
Avenidas, etc.
Para la aplicacin de este sistema utilizamos formas o modos para este archivo
14.2 OBJETIVOS.Escoger de forma de divisin geogrfica que ms convenga. Aplicar un sistema geogrfico adecuado.
Identificar dos usos de ventajas y desventajas.
Archivar y consultar eficientemente el sistema.
14.3 CONCEPTO.Este sistema geogrfico consiste simplemente en ordenar la correspondencia o todo tipo de documentos ya
sea por localidades, pases, estados, provincias, ciudades, pueblos, sectores, secciones, etc. De manera
geogrfica poniendo lmite para su respectiva organizacin esta actividad cambia naturalmente de acuerdo a
la entidad al negocio o cualquier actividad que realice una institucin.
La gran mayora de las instituciones especialmente aquellas que se dedican en diversos territorios tales como:
empresas importadoras, empresas exportadoras, distribuidoras, organizaciones de compra y venta, etc.
Hacen uso de este sistema para poder localizar cualquier tipo de archivo o documento.
14.4 USO DE ESTE SISTEMA
Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:
Cuando las empresas tienen agencias, distribuidores, concesionario o sucursales.
En empresas o instituciones cuyas actividades y ventajas se expanden en diferentes zonas geogrficas
tanto a nivel nacional e internacional.
En empresas de servicios pblicos como ser luz, agua, telfono, transporte,
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correo, etc.
Empresas dedicadas a ventas por Internet o por correo electrnico.
14.5 PROCEDIMIENTO.Primero revisar la correspondencia .Clasificar, es decir determinar los nombres de la localidad y
del corresponsal bajo los cuales archivara el documento.
Abrir carpetas de la actividad o cosas del que se desea tener informacin, una vez localizada el lugar

14.6 VENTAJAS.Resulta
excelente,
el
mtodo
geogrfico
para
que
trabajen
a
nivel
nacional e internacional y tienen voluminoso flujo de correspondencia y su clientela est dispersa por
distintas
ciudades,
pases
y
continentes.
Este sistema es aconsejable para aquellos negocios y empresas que organizan efectan y controlan sus
operaciones por distritos geogrficos. Tambin es aconsejable para las oficinas gubernamentales que tiene
que ver mucho con personas naturales o jurdicas, establecidas en distintos lugares del pas, provincia,
ciudad o fuera de l.

14.7 DESVENTAJAS.Las desventajas que caracterizan a este sistema primeramente es que presta a errores por las abundantes sub.
Divisiones, y la otra que resulta muy costoso por la demora de localizacin y acumulacin.

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TEMA N15
SISTEMA CRONOLGICO

15.1 INTRODUCCIN.Desde tiempo remoto la cronologa ha determinado el orden de los sucesos histricos. Es por eso recordar con
gran importancia que el orden cronolgico tiene en todas las manifestaciones humanas, puesto que despus
del orden por cualquier sistema y orden por fichas, de ah que el tiempo cuenta en.
Su
estructura
nos
permite
analizarlo
un
sistema
de
ordenamiento,
siempre
individual o acompaado por otro sistema. Este mtodo es muy simple porque toda persona conoce la
divisin lgico del tiempo.
15.2 OBJETIVOS
1. Diferenciar en el sistema cronolgico como principio de recordatorio.
2. Aplicar correctamente el orden de !a fechas.
3. Guardar y consultar eficientemente los archivos en el sistema cronolgico.
15.3 PRINCIPIOS CRONOLGICOS.La cronologa es una ciencia que divide el tiempo de periodos o etapas, para aclarar el orden de los sucesos,
la cronologa en los pases occidentales, toman como referencia cronologa o punto de referencia el
nacimiento de Cristo.
15.4 CONCEPTO.El sistema cronolgico es el que se usa con la secuencia con las fechas para el orden de documentos. Su uso
abarca todos los sistemas de ordenamiento. Es un sistema que nos sirve como recordatorio ya que su funcin
es como la agenda.
15.5 USO.Este sistema por ser tan difcil y rpido su uso es:
En instituciones privadas o pblicas.
En fbricas y en todas aquellas empresas
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En empresa o entidades que tienen manejos mensuales, trimestrales, etc.


15.6 VENTAJAS.-

Sencillo y rpido permite huevos documentos. Desventajas Obliga a conocer la fecha del documento.
15.7 DESVENTAJA.Obliga a conocer la fecha del documento.

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TEMA N 16
MANUAL DE ARCHIVO
16.1 INTRODUCCION.El archivo de una empresa es indispensable tener como elemento de trabajo bsico un manual donde se
especifiquen todas las normas que lo rigen y los procedimientos que se usan para el manejo adecuado de la
documentacin.
16.2 PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO.Un manual de archivo consta de las siguientes partes:
16.2.1 IDENTIFICACIN.se escribe el nombre y ubicacin de la empresa organograma de la seccin de archivo nombre de los cargos y
de las personas que los desempea. Este ltimo dato debe actualizarse cuando sea necesario.
16.2.2 OBJETIVO.unificar criterios respecto al ordenamiento de los documentos facilitar la obtencin de la informacin
encontrar con facilidad datos anteriores para posibles investigaciones establecer normas para el prstamo y
control de la documentacin y normas de seguridad determinar el tiempo de vida de los documentos y
sistemas adecuados de traspaso.
16.2.3 DOCUMENTACIN ARCHIVADA.
- en este punto se especificara toda la documentacin que se guarda bajo la denominacin conocida por la
empresa sin excluir ningn tipo de documento.
16.2.4 SISTEMAS UTILIZADOS.se describe aqu detalladamente el sistema usado para archivar toda la diversidad de documentos.
16.2.5 CODIFICACIN.si la ley en este caso se debe hacerse una descripcin detallada colocando al frente el nombre de cada asunto
con su cdigo seguido de un listado con todas las posibles divisiones y su correspondiente codificacin.
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16.2.6 SISTEMA DE TRASPASO.SE explica la forma frecuencia y poca que se ha escogido para traspasar as como las posibles alternativas
y determinaciones que se tomen en caso de emplear la microfilmacin.
16.2.7 CONTROL DE DOCUMENTACIN.Deben establecer muy claramente las medidas de seguridad que se tomaran respecto a los documentos como
se van han manejar los prestados afueras y roturados adems quienes pueden recibir carpetas en prstamos y
establecer un tiempo prudencial para la permanencia de las mismas fuera del archivo.
16.3 FICHEROS.aqu se explicara la importancia de mantenerlos indicando las normas de elaboracin de tarjetas, guas
creacin, de vocabularios y su manejo.
16.4 DESCARTE.se establecer el tiempo de vida para cada documento al cabo del cual podr descartarse o destruirse mediante
la elaboracin del acta respectiva.
16.5 RECUERDE QUE:
Clasifique con base un sistema los documentos y correspondencia conservados en el archivo.
Establezca un sistema de clasificacin basndose en criterios acordes con los objetivos de la
empresa.
Clasifique los papeles en orden exacto, de acuerdo con el sistema que est utilizando.
Archive todos los documentos que ingresan al archivo y seleccinelos las diferentes formas en que
presentan los documentos implican tratamientos especiales.
Antes de archivar ordene los papales y utilice el clasificador.
Archive el material todos los das.
archive por orden de fechas colocando encima el material ms reciente.
Revise siempre que los papeles estn ordenados desde el punto de vista cronolgico.

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TEMA N 17
OTROS SISTEMA DE ARCHIVO
17.1 DEFINICION.Las nuevas tecno0logias permiten la descripcin y automatizacin de cada uno de los procesos relacionados
con la documentacin y que estn basadas en la informtica y los nuevos soportes electrnicos.
Los principales instrumentos utilizados son:
17.2 DISQUETE.Fiabilidad nula capacidad de almacenamiento mnima de 1.5 Mb o se puede tener cierto control de
seguridad sobre la informacin guardada, pero es total solo para conservar documentos a corto plazo, pero
no sirve para la conservacin permanente.
17.3 DISCOS ZIP.fiabilidad media capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb sirve para hacer copias de seguridad pero no
para consultar.
17.4 DISCO DURO.Fiabilidad media, capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 gb. Posibilidad de aadir y eliminar
ficheros muy fcilmente, pero no se puede controlar a travs de contraseas. Es el soporte ideal de cualquier
tipo de fichero.
17.5 CD-ROMS.Gran fiabilidad para la conservacin de la documentacin en el caso de CDs no modificables. Capacidad de
almacenamiento hasta 650 Mb Es til para conservar documentos con texto, sonidos e imgenes.
Son tiles para conservar informacin que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de
descripcin el archivo. Los no modificables son tiles para confirmar informacin definitiva.
17.6 DVD.-

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Gran fiabilidad capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb permite


controlar, aadir, modificar y eliminar. Es decir til para conservar ficheros de texto, sonidos e imgenes.
17.7 SISTEMA DECIMAL.Este se ha tratado ya en el apartado presente, puesto que deriva del sistema numrico. Se trata de un
procedimiento muy riguroso y preciso pero una determinada exacta de los asuntos, la total subordinacin de
estos a divisiones y grupos
17.8 CLASIFICACION ALFANUMERICO.Combina uno de los sistemas de clasificacin mencionadas. En uno de los sistemas alfanumricos ms
habituales, a cada letra del alfabeto se le asigna un nmero. Las carpetas se ordenan alfabticamente en el
archivo y los nmeros se usan tan solo como regencia sobre la documentacin.

17.9 LA MEMORIA DEL COMERCIO.Todo negocio necesita archivos para conservar datos importantes acerca de sus productos, empleados, etc.
El manejo de archivos es cada da una de las funciones ms importantes en la oficina moderna. Se dice que
las comunicaciones son el combustible que alimenta los negocios para su funcionamiento; a medida que un
negocio crese, el caudal de sus comunicaciones se multiplica y esta se convierte en documentos que ay que
guardar para referencia futura.

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TEMA N 18
CONTROL DE LA DOCUMENTACION
Y NORMAS DE SEGURIDAD
18.1 INTRODUCCION.Para la correcta administracin de un archivo es preciso adoptar criterios en cuanto la recepcin de
documentos su clasificacin.
18.2 PRESTAMO DE DOCUMENTOS.Este control debe indicar que papeles estn afuera quien los tiene cuando se retiraron y cuando deben ser
devueltos.
Para llevar a cabo este control realizaremos los siguientes pasos:
Atender la solicitud
Anotar la hoja y fichas de sustitucin quien retiro el material
Seguir los documentos hasta su ingreso al archivo
Siempre que sea posible, los papeles archivados deben solicitarse por escrito, por medio de un formulario, si la
solicitud es recibida por telfono, anotaran los datos inmediatamente en la ho0ja respectiva.
En las oficinas pequeas en donde comnmente se maneja archivos descentralizados y donde el solicitante
toma los datos personalmente a las solicitudes se reciben generalmente en forma verbal.
18.2 PRESTAMO DE DOCUMENTOS.18.3 PROCEDIMIENTO.Cuando el documento se enva al solicitante colocaremos la hoja de sustitucin dentro de la carpeta de
donde sali el documento; la ajustaremos a la cartulina que dice afuera cuando la carpeta con todos los
documentos.
Algunas veces los papeles de un archivo tienen que ser consultados por varios funcionarios o dependencias o
en este caso para no dar varias entradas al archivo a un mismo documento se puede usar uno de los
siguientes mtodos.

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cada usuario despus de utilizar el documento lo pasara al siguiente


solicitante y llenara para ello una hoja de seguimiento que enviara al archivo.
Se elabora una lista de todas las personas que utilizaran el documento la cual se anexa la hoja de
seguimiento.
18.4 SEGIMIENTO.- Al finalizar el da de trabajo debemos colocar en su lugar los documentos en su
lugar los documentos en su lugar los documentos restringidos o confidenciales.

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TEMA N 19
LOS ARCHIVOS DE LA EMPRESA
19.1 OBJETIVO.El objetivo es un fundamento del archivo de una organizacin es conservar os documentos.
19.2 CRITERIOS.En una empresa pequea comenzara por tener un archivo nico, pero a medida que crese sus actividades
tendr que modificar el sistema llevado y adaptarlo a los nuevos sistemas.
19.3 INFORMACION EN LOS ARCHIVOS.Segn la informacin y la temporalidad para la empresa que ofrezca los documentos y los archivos se
consideran: activos o de consulta permanente, inactivos y sami activos.
19.4 MATERIAL PERMANENTE O ACTIVO.El activo representa el material informativo de la actividad empresarial constantemente informacin
atreves de los documentos
19.4.1 ARCHIVO INACTIVO.- Se guardan los documentos que son consultadas ocasionalmente.
19.4.2 ARCHIVO SEMI ACTIVO.Es considerado como un intermedio entre el archivo activo y el inactivo y su implantacin depende de las
actividades de la empresa.
Puede mantenerse en las gavetas donde se mantienen activo. Tambin se puede establecer en otro archivo
colocado a uno de sus lados. Su utilidad ser dada por la capacidad del archivo activo o sami activo.
19.5 PROPIEDADES QUE TIENEN CADA INSTITUCION.Existen millones de empresas a nivel nacional, con diferentes negocios, todo documento es importante de
acuerdo a la utilidad que las diferentes entidades.
19.6 RECORTES DE PRENSA.En alguna institucin se acostumbra archivar algunos recortes de peridicos.
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TEMA N 20
CLASES DE ARCHIVO
20.1 DEFINICION.Al constituir una organizacin o bien al desarrollarse y diversificarse su actividad es indispensable conocer
las tres clases de archivo que se pueden llevar con el fin de establecer aquel que ms se adapte a sus
necesidades. A continuacin observaremos las tres clases de archivo.
20.2 ARCHIVO CENTRALIZADO.En este archivo estn almacenados todos los documentos de la empresa y en que deben incluirse actas de
constitucin, copias de correspondencia despachadas y recibidas, informes, registros de contabilidad.
As mismo se debe establecer un horario para la recepcin y envi de documentacin, tambin se debe tomar
en cuenta la necesidad de obtener5 fotocopias de os documentos que sean indispensables en la oficina de
archivo.
20.2.1 VENTAJAS.Ofrece:
mayor precisin
Perfecto control de documentos y responsabilidad individual de funcionarios.
Mayor orden y prontitud en el proceso mismo, se obtiene disminucin en el tiempo de
almacenamiento y en la recuperacin de la documentacin.
20.2.2 DESVENTAJAS. Si el archivo no est cerca de las oficinas centrales se correra el riesgo de perder tiempo en el
acceso y localizacin del archivo de un documento
Este archivo solo se puede usar para organizaciones.
20.3 ARCHIVO DESCENTRALIZADO.Este sistema completa los archivos que son llevados por cada dependencia de la empresa. Su adecuado
funcionamiento y permanente colaboracin entre ellos.
20.3.1 VENTAJAS.-

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Fcil acceso y localizacin de la documentacin


Ahorra trmites para la recuperacin y localizacin de la informacin.
Normas estrictas en cuanto al nmero de copias que debe hacerse de cada documento elaborado
Limita el nmero de empleados el gasto de espacio equipo y papelera.
20.3.2 DESVENTAJAS. falta de personal capacitado
Intensificacin en las tareas diarias de la secretaria que, muchas veces no alcanza a mantener
actualizado el archivo.

20.4 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL.Este sistema permite un archivo en cada dependencia adems del archivo central donde son llevados todos
los documentos recibidos y enviados por la empresa y sus copias.
En las empresas medianas se utiliza este sistema de archivo porque uno y otro sistema ofrece a saber.
20.4.1 VENTAJAS. Pronta y efectiva respuesta y localizacin de informacin as como la seguridad de recuperar
cualquier documentos en el archivo de cada dependencia de hubiera extrado
20.4.2 DESVENTAJAS. Aumenta en el personal vinculado que conlleva aumento de costos y salarios
Gasto excesivo de equipo espacio, papelera y tiempo
Duplicidad en muchas funciones

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TEMA N 21

KARDEX
21.1 GENERALIDADES.La razn principal de los archivos es reunir ORDENADAMENTE todos los documentos adems
garantizar una perfecta CONSERVACION y brindar una oportuna y eficiente informacin.
Esta situacin ha dado lugar a la bsqueda de otros mecanismos que permiten reducir el crecimiento rpido y
pesado del archivo.
Este es el punto de partida del uso de nuevas tcnicas archivistas de los que una es el KARDEX para
almacenar solamente datos extractados de los documentos que o pueden descartarse sin perjudicar los
valores inmediatos.
21.2 METODOLOGIASe procede a la a la seleccin de papeles cuyo contenido o texto central es de importancia que exige su
conservacin; como el caso de fechas de pago, de cheques tipo mercadera clientes que trabajan con crditos.
En este caso se recurre a la tcnica llamada VACIADO DE DATOS con otros elementos especialmente
diseados pequeos en tamao como la tarjeta microfalsiva en disquete que requieren espacios reducidos.
SISTEMAS son

Tarjetas
Micro filiacin
Microfichas
Computarizado

21.3. SISTEMAS DE TARGETAS.el uso de tarjetas de material especial o cartulina cuyas dimensiones casillas y caractersticas dependan de la
finalidad y utilidad que se le asigne.
En caso de incorporase en la empresa el archivo o tarjetas kardex.

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Se utilizan tarjetas KARDEX en el control de asistencias de funcionarios ingresos y


salida de mercadera de una seccin almacenes, records de trabajo control de costos movimientos crmicos
etc.
Se consigue un ordenamiento adecuado a las tarjetas practicndoles una muestra de seleccin de una
esquina.
La clasificacin y acumulacin de datos se pueden realizar de tres maneras que son los siguientes:
PROCEDIMIENTO SEMI MECNICOSEs un trabajo combinado donde el traspaso o recepcin de datos se efectan manualmente
PROCEDIMIENTO ELECTRNICO.Se utilizan maquinas que segn el lugar donde hacen las perforaciones se establecen fechas
cantidades y otras caractersticas.
De acuerdo a la ubicacin de las perforaciones.
SISTEMA DE MICRO FILIACION.Se lo realiza mediante cintas de coloide, que hace el papel de placas fotogrficas para registra un
documento y convertirlo en almacn.
SISTEMA DE MICRO FICHAS.- Los datos que deben ser registrados se fotografan en
pestaas placas de material plstico especial para que los caracteres queden impresos en relieve.
SISTEMA COMPUTALIZADO.Este campo exige inclusive que el personal de apoyo o responsable de archivo se prepare con una
capacitacin en el manejo del computador programas, sistemas y famosos paquetes que diariamente
se cuentan con novedades.

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