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ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLO

1. BASE LEGAL.
El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la Presidencia del Organismo
Judicial que de conformidad con el artculo 78 del Cdigo de Notariado, le corresponde
registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de
jurisdiccin voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras pblicas autorizadas por los
Notarios del pas y los Protocolos que en l se depositen por fallecimiento, impedimento o
ausencia del Notario respectivo.
2. RESEA HISTRICA.
El Archivo General de Protocolo fue creado segn Decreto 257 que contena la Ley Orgnica
y Reglamentaria del Poder Judicial emitida durante el gobierno del General Justo Rufino
Barrios. Inicialmente, fue creado para que en l se depositaran los tomos de protocolos de
notarios fallecidos, notarios que fallecieran a partir de la emisin de dicho decreto, notarios
suspendidos en el ejercicio de la profesin y notarios que se encontraran radicando fuera del
pas. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicias de la Ciudad de Guatemala,
presidido por el Secretario de la Primera Sala de Justicia. Dentro del personal se contaba con
un escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara, permaneciendo en el Archivo los
das y horas de audiencia ordinaria de la Primera Sala de Justicia; as mismo, estaba a cargo de
llevar el control en un libro de registro o ndice por orden alfabtico de cada protocolo
depositado, con expresin del ao o aos que comprendan y el nmero de folios que lo
formaban. Las atribuciones del Archivo se amplan con la emisin del Decreto No. 271 del 20
de febrero de 1882, en el sentido de que tambin deba de procederse a depositar los
protocolos cuando los notarios voluntariamente quisieran hacerlo; cuando se venca el trmino
de la fianza y no la renovaban, se extenda por un trmino de dos aos, o bien no acreditaran
que poseyeran una propiedad raz por valor de dos mil pesos; cuando en contra de algn
notario se hubiera dictado interdiccin judicial o auto de prisin; cuando se promoviera a un
notario de un empleo que llevara anexa jurisdiccin con goce de sueldo y cuando por
cualquier razn los notarios se ausentaran del pas. La legislacin notarial puesta en vigor por
parte del gobierno de Justo Rufino Barrios, estuvo vigente en nuestro pas por mucho tiempo,
siendo el Decreto No. 271 uno de los cuerpos legales que presenta tal caracterstica, al que casi
ninguna reforma se le hiciera, hasta que fue abrogada por una nueva Ley de Notariado durante
el gobierno del General Jorge Ubico, Decreto No. 1563 del 20 de agosto de 1934.
La Nueva Ley Notarial dedica el captulo XIII al Archivo General de Protocolos y dems
Registros Notariales, comprendido del artculo 59 al 62. En dicho decreto se establece que el
Archivo contina siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando que el
mismo se conocera con el nombre de Archivo General de Registros Notariales y se requera
ser notario hbil para el ejercicio de la profesin para optar al cargo de director del mismo. El
8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial, segn
Decreto No. 1744; en el cual el captulo dcimoquinto es dedicado al Archivo General de
Protocolos en los artculos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir de esa fecha pasa
a ser dependencia de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo
Judicial, como lo legislaba la Ley Notarial derogada. El 21 de abril de 1936, el Presidente
Jorge Ubico emite nueva Ley de Notariado, segn Decreto 2154 de la Asamblea Legislativa.

El Archivo General de Protocolos no sufre ningn tipo de reforma o innovacin. El 30 de


noviembre de 1946 el Honorable Congreso de la Repblica promulga el Decreto No. 314 que
contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan Cdigo de Notariado, el cual fue
promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo ao y entr en vigencia
el 1 de enero de 1947. El Decreto No. 314 del Congreso de la Repblica es el que actualmente
nos rige, el cual regula en el ttulo XI lo referente al Archivo General de Protocolos.
3. ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLO.

4. FUNCIN DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLO.


La funcin del Archivo General de Protocolos como dependencia de la Presidencia del
Organismo Judicial podemos enmarcarla en el marco de un administracin de justicia
preventiva, bajo el adagio "Notaria abierta, Juzgado cerrado".
El Archivo General de Protocolos no es un simple "Archivo", sino que es la instancia pblica
que garantiza la seguridad jurdica documental del pas. Tras la reforma de 1997 al Cdigo del
Notariado, el Archivo General de Protocolos pasa a convertirse en una dependencia de la
Presidencia del Organismo Judicial. Actualmente cuenta con tres Subdirecciones:
Subdireccin de la Unidad del Archivo de Protocolos, cuyas funciones son revisar y custodiar

los testimonios de los protocolos; la Subdireccin del rea de Testimonios Especiales, donde
se custodian los testimonios especiales ordinarios, los emplicados, y sus respectivas
microfilmaciones; la Subdireccin de Registro de Archivos, entre los que se encuentran el de
Notarios, Firmas y Sellos, y de Poderes. Adems, en el Archivo General de Protocolos y
dependiendo del Director General, pero sin relacin laboral, asisten Delegados del Colegio de
Abogados y Notarios, que verifican el cumplimiento del timbre notarial. Adicionalmente,
cuenta con una Asesora Jurdica, Secretara Administrativa, Finalmente, los Juzgados de
Instancia Civil en los departamentos, tienen funciones de control notarial y recepcin de
avisos.
Podemos sealar como funciones generales del Archivo General de Protocolos las siguientes:
a) Registro; b) Archivo; c) Supervisin Notarial. Entre las funciones de Registro, como
anteriormente se indic se lleva un triple registro: a) Registro de Notarios: con informacin
general identificativa de cada notario, nombre, sede notarial, fecha de graduacin,
determinacin del depositario del protocolo en caso de ausencia o fallecimiento; b) Registro
de Firma y Sello de Notario: actualmente en cuatro libros fsicos, pero en proceso de
digitalizacin. Existen unas 7,000 inscripciones, sin embargo, no todos ejercen debido a que
fungen en cargos pblicos, se encuentran ausentes del pas por ms de un ao, o por
fallecimiento, de forma que se puede calcular en 4,500 los notarios habilitados y en ejercicio.
Adems, existen anotaciones relacionadas con cancelaciones, identificacin de personas; c)
Registro de poderes y de sus modificaciones. Se encuentra en proceso de automatizacin, de
forma que las razones puedan ser expidas a la mayor brevedad posible.
En su funcin de Archivo, almacena los siguientes documentos: Protocolos, de entrega
obligatoria, testimonios especiales desde 1967 (los anteriores se encuentra en el Archivo
General de Centroamrica), avisos notariales trimestrales, expedientes de jurisdiccin
voluntaria, en este caso no hay plazo de entrega.
En su funcin de supervisin notarial, realiza una revisin e inspeccin de Protocolos, desde
agosto del 2,001, tras un lapso de 10 aos. En el caso de los departamentos, dicha funcin se
ejerce a travs de los Juzgados de Instancia del Ramo Civil, segn el Acuerdo 55-2000 de la
Corte Suprema de Justicia. En aquellos departamentos con ms de un Juzgado, en los aos
pares, a travs de los Juzgados pares, y viceversa en los impares. El Secretario del Juzgado es
el encargado de recibir la documentacin. La revisin de los protocolos notariales se realiza
por sorteo aleatorio, citando al notario a revisin ordinaria (empastado, foliado, razn de
testimonios y otras). En caso de anomalas, se fija de mutuo acuerdo un plazo de subsanacin,
siempre que la deficiencia o error sea subsanable. En el caso de las enmiendas, se requiere de
un proceso administrativo jurisdiccional. La Direccin General del Archivo de Protocolos
emite circulares informativas para el envo en plazo de los avisos trimestrales notariales.
Los Juzgados de Instancia Civil departamentales a raz de los Acuerdos de la Corte Superma
de Justicia, nmeros 54 y 55-2000, se encuentran coordinados a los efectos de supervisin
notarial a la Direccin General del Archivo de Protocolos, con lo que se interpreta el artculo
37 del Cdigo del Notariado, teniendo funciones de clasificacin, distribucin y envio de
protocolos, testimonios especiales, ndices, los cuales segn el Cdigo del Notariado deben
enviarse "inmediatamente". En dichos Juzgados se encuentran fungiendo Delegaciones del
Archivo General de Protocolos. Un caso tpico de revisin frecuente es el supuesto de

testimonios especiales de testamentos o donaciones mortis causa cerrados que no van en plica,
o de sus modificaciones o revocaciones. A raz de los Decretos del Congreso de la Repblica
Nmeros 82-96 y 34-2000, se exonero a los notarios del pago de las multas por no cumplir con
la obligacin tributaria generadora por testimonios especiales. Con el Decreto 25-2001, tras
haberse vencido los respectivos plazos se abri una nueva prrroga para la regularizacin
tributaria (timbre notarial), del 1 de agosto de 2001 al 28 de febrero del 2002. Los notarios que
no se encuentren solventes, sern recogidos en una lista pblica, que diez das hbiles despus
de vencido dicho plazo, publicar la Corte Suprema de Justicia, quedando inhabilitados, hasta
que regularicen su situacin tributaria. Existe la posibilidad de que el Colegio de Abogados y
Notarios requiera convencionalmente de su pago. Si la cantidad atrasada es mnima el pago
puede en efectivo. El pago del timbre notarial se realiza con estampillas que se adhieren a la
primera hoja del testimonio especial, salvo en el caso de los testamentos cerrados, que se
realiza en la transcripcin del acta de otorgamiento de testamento cerrado en plica, en la
ltima hoja "a la cola del testimonio". La Ley aplicable es la de la fecha del instrumento
pblico, es decir la fecha de autorizacin del instrumento pblico, no importando la fecha de
extensin del testimonio. Pudiendo presentarse las siguientes situaciones:
Hasta el 23 de marzo de 1997, aplica el Decreto 1401, la tarifa es del 1/.. Con un mnimo de
Q. 0.10 y un mximo de Q. 5.00, siendo ilegal, y constituyendo delito de apropiacin indebida
de tributos cualquier cobro mayor a un cliente. Desde el 24 de marzo de 1997, el mnimo es
Q.1.00 y el mximo Q. 300.00.
Como se seal anteriormente el Colegio de Abogados y Notarios puede requerir
convenicionalmente el pago atrasado del timbre notarial. Para ello, la Junta Directiva autoriz
suscribir convenios de pago por montos mnimos de Q. 5,000.00, sin intereses, con un plazo
de hasta 12 meses, debiendo dar un anticipo del 25%. Pero el notario debe presentar una
solicitud por escrito adjuntando el detalle de sus testimonios especiales y el monto del adeudo.
Debe presentar los testimonios especiales a la sede central del Colegio de Abogados y
Notarios. Posteriormente los delegados del Colegio revisarn los valores de los testimonios.
Finalmente se suscribirn los convenios de pago, trasladando el Colegio los testimonios al
Archivo General de Protocolo, con el selo de "CONVENIO DE PAGO NMERO..." El
siguiente cuadro recoge las principales obligaciones notariales relacionadas con el Archivo
General de Protocolos:

Se establecen las siguientes obligaciones generales:


- El sello del Notario debe ser legible, no gastado.
- El sello y la firma deben coincidir con el registrado. Existe un formulario de registro al
efecto. - No usar tinta roja, especialmente en el texto, puesto que se borra con el tiempo, lo
que no permite digitalizar documentos.
- No repetir o seriar instrumentos con nmero repetido, de conformidad con el artculo 96
del Cdigo del Notariado, se debe realizar diligencias de enmienda en el Juzgado de
Primera Instancia del Ramo Civil.
- Los testimonios especiales tienen un plazo de presentacin, 25 das despus de la fecha de
autorizacin del instrumento pblico. Deben presentarse fotocopias completas, claras, sin
rayas negras, completamente legibles. Las transcripciones deben ser legibles. Todas las
hojas deben ser numeradas, firmadas y selladas por el Notario compulsante (por ejemplo,
en supuestos de notarios que temporalmente no puedan compulsar, dejando constancia de
que se trata de un testimonio especial a ruego. La clave del notario debe ser visible. Un
timbre de Q. 0.50 en cada hoja. Se deben inutilizar los timbres notariales o fiscales (con el
sello del notario, no perforndolos). El timbre notarial se adhiere en la primera hoja, no en
la ltima.
- En el caso de testimonios especiales de protocolizacin, el documento protocolizado debe
formar prte de la escritura y debe ser insertado en el testimonio especial. En la fotocopia
debe estar visible el folio del documento, el impuesto fiscal o notarial. La razn final debe
concordar el nmero de instrumentos y el nmero de hojas que lo componen. Si se
encuentra compulsado por notario distinto al otorgante "a ruego" deben sealarse las
circunstancias y la causa de la imposibilidad. En el caso de los testamentos y donaciones
mortis causa abiertos comunes en plica y sus modificaciones o revocaciones, se transcribe
el acta, sde utilizan sobre oficio, no sobre manila, y se redacta una razn con los requisitos
sealados en el artculo 37 del Cdigo del Notariado. La razn debe ir sellada y firmada
por el notario. La plica lleva un timbre notarial de Q. 25.00.
- En el caso de los ndices de Protocolo, adems de los requisitos generales, el envo al
Archivo General de Protocolos debe efectuarse hasta 25 das hbiles despus del cierre del
Protocolo. Cada hoja est gravada con timbre fiscal de Q. 0.50. En el caso de que ya
tributara la operacin, se debe razonar dicha circunstancia.
- Finalmente, en el caso de los avisos trimestrales, el plazo es de 25 das hbiles despus de
finalizar el trimestre calendario, pudiendo presentarse en el Juzgado de Primera Instancia
del Ramo Civil. Se dirige un memorial del Director del Archivo General de Protocolos,
indicando alguno de los siguientes supuestos, y sealando la clave del notario. Firmado y
sellado por el notario, en original, sin que est afecto a impuestos. Los supuestos son:
Nmero de testimonios y fecha del ltimo autorizado; Nmero y fecha del ltimo
cancelado; Mencin de que no autoriz ningn testimonio en el trimestre.