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TUTOR
CARLOS ARTURO LONDOO
Ingeniero Industrial
3
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN. 8
1. Aspectos generales de La Rivera Hotel.... 9
2. Diagnstico del rea de intervencin.... 12
2.1 Tcnicas de recoleccin de la informacin...... 13
3. Ejes de intervencin....... 14
4. Justificacin del eje de intervencin....... 15
5. Objetivos . 16
5.1 Objetivo General..... 16
5.2 Objetivos especficos ...... 16
6. Referente conceptual................ 17
6.1 Elementos de anlisis del formato de definicin de procesos... 19
6.2 Simbologa para la realizacin de diagramas de flujo.......
21
8. Conclusiones...................... 83
LISTA DE GRFICAS
Pg.
Grfica 1: Estructura Organizacional La Rivera Hotel. 10
LISTA DE TABLAS
Tabla 1: Cronograma de actividades........22
LISTA DE APNDICES
Apndice 1: Formato descripcin de procesos.... 87
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
REESUMEN
N
mpresas quue tienen denntro de sus objetivos crear
c
una esttructura org
ganizacionaal
Las em
mtodos y herramientas
h
s
soolida y presstar sus servvicios de laa mejor mannera deben construir m
quue garanticen un desaarrollo adeccuado y efi
ficiente de sus actividdades. En este
e
caso see
effecta una intervencin que deteermina la cconstruccin
n de un maanual de prrocesos quee
ay
yuden a iddentificar, complemen
c
ntar y mejoorar las acctividades realizadas en el reaa
ad
dministrativva, definiendo cada prooceso de foorma clara y especificca, con un modelo
m
quee
sirrve como ggua de la realizacin
r
adecuada dde las activvidades quee tienen com
mo objetivoo
fin
nal prestar el
e mejor serrvicio de estte establecim
miento hoteelero.
AB
BSTR
RACTT
Th
he companiies that havve in their objectives
o
too create a solid
s
organized structurre and offerr
thheir service of the bestt way must create methhods and toools that guuarantee an appropriatee
deevelopment and efficieency in theiir activities. In this caase an interrvention can
n determinee
thhe constructtion of a maanual of proocesses thatt help identtify and bettter the activ
vities in thee
ad
dministratioon, defendinng each proccess in a cleear and speccific form w
with a model that servess
ass a guide foor the adequuate realizattion of the activities thhat have in their final objective too
m
make
the besst hotel servvice possiblee.
INTRODUCCIN
1. ASPECTOS GENERALES
LA RIVERA HOTEL
La Rivera Hotel es una empresa que nace en el centro de la ciudad de Pereira el 1
de Agosto del ao 2009 como iniciativa del cantautor Jhonny Rivera, persona
emprendedora, lder y con gran calidad humana que quiso contribuir al desarrollo y
modernizacin de la hotelera en la ciudad de Pereira y ofrecer un excelente servicio de
alojamiento adems de darse la oportunidad de brindar empleo y recibir utilidades. Esta
organizacin, inici labores con 26 habitaciones diseadas para que los huspedes
encuentren confort y tranquilidad, con aire acondicionado independiente, televisin por
cable, DDN DDI, WI-FI, parqueadero cubierto y vigilado, servicio de restaurante, bar,
lavandera, peluquera y saln para conferencias; ubicado en la Calle 20 3 58 a dos
cuadras de la plaza de Bolvar de Pereira.
10
clientes institucionales que visitan la ciudad de Pereira buscando realizar negocios para sus
organizaciones. Adems, La Rivera Hotel tiene planeado para un futuro, dedicarse tambin
al sector turista, en vista de que cuenta con un terreno dispuesto para atender y hospedar a
este tipo de husped, impulsando las caractersticas geogrficas, naturales y culturales con
que cuenta la ciudad.
La organizacin hotelera cuenta con un equipo de trabajo conformado por 20
empleados distribuidos en 7 reas donde se encuentran asignados los siguientes procesos de
acuerdo a las necesidades de la empresa caracterizadas por el servicio ofrecido.
GERENCIA GENERAL
REV. FISCAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
Y DE CALIDAD
GERENCIA DE
VENTAS
GERENCIA
FINANCIERA
TESORERA
RECEPCIN
RESTAURANTE
ALOJAMIENTO
MANTENIMIENTO
reas:
Administracin de alta gerencia:
LOGISTICA
INTERNA Y
ALMACN
11
12
13
14
3. EJE DE INTERVENCIN.
Despus de tener una observacin clara y oportuna de cada departamento o reas
con sus respectivos procesos administrativos, se determina tras una evaluacin precisa y
clara los puntos sobre los cuales se debe intervenir para adecuar los movimientos dentro de
la organizacin hacia un desenvolvimiento adecuado teniendo como respaldo la
informacin documental previamente establecida y que supone informacin completa y
pertinente tomada de referentes que especifican procesos dentro del sector hotelero o
sectores que comprendan funciones similares sin que cambien en algn aspecto el
desarrollo normal de la actividad dentro de la empresa.
El apoyo documental en el proceso de mejoramientos se establece de la siguiente
manera. Para elaborar una herramienta que cumpla de forma completa con los proyectos de
mejora se tendr como base la documentacin sobre procesos proporcionada en el
proceso de categorizacin por COTELCO, que es la Asociacin Colombiana Hotelera
Adems tener definida las tcnicas de recoleccin de informacin y de tener un
modelo de desarrollo de dicha herramienta (Manual de procesos) se tendr como aval
principal las recomendaciones del tutor asignado y las reglas y lmites de la empresa, de
igual forma las ventajas y herramientas que la misma pueda proporcionar, generar o
construir por recomendaciones propias, pues es de suma importancia tener en cuenta que el
respeto por los derechos que se nos han otorgado est marcado por lmites que indican el
espacio, el tiempo y la direccin en la que de sebe encarrilar cualquier ideal sin importar las
intenciones que se tengan.
15
16
5. OBJETIVOS
Identificar y determinar de forma clara las falencias que tienen los procesos de la
empresa en el rea administrativa segn la documentacin pertinente
Corregir de forma oportuna las falencias identificadas en cada proceso del rea que
se someter a anlisis.
Capacitar al personal del hotel para que las mejoras que conlleva cada proceso se
generen de forma permanente, ampliando el conocimiento del trabajador y
garantizando un buen servicio.
17
6. REFERENTE CONCEPTUAL.
Es importante establecer primero que todo que los manuales son la base del
sistema de calidad y del mejoramiento continuo (Montao, 2010), debido a que el hecho
de tener una gua a la cual se le atribuye el hecho de seguir un modelo, tener criterio para
determinar aciertos o equivocaciones, evaluar desarrollo de actividades, genera mayor
compromiso con la calidad de la prestacin de servicios y un enfoque permanente a la
mejora continua.
Si se est desarrollando alguna actividad referente a un proceso establecido y se
est teniendo en cuenta la gua indicada, que sera en este caso un manual de procesos, no
solo se est demostrando que hay organizacin
establecidas por la empresa, sino que se est garantizando al cliente, que el establecimiento
al que ha recurrido para hacer uso de sus servicios trabaja de la forma indicada para
ofrecerle las mejores garantas en cualquier aspecto que involucre su vinculo con la
empresa.
Si se da a los procesos una organizacin adecuada y se destacan como eje
fundamental en la esencia del negocio se vuelven una herramienta definitivamente
indispensable, pues los procesos de una organizacin son generalmente planificados y
puestos en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor (Patio, 2010)
Al hacer una relacin directa entre los procesos y el cliente que va al hotel se
establece que el cliente se encuentra acompaado durante un proceso (Patio, 2010), es
decir que la estada del cliente con el desarrollo de los procesos est ligada totalmente e
influye de manera determinante sea de forma positiva o negativa.
18
19
la finalidad que cada cual propone, en base a esto se ha propuesto un modelo que en su
estructura define y explica los procesos de forma especfica y clara con el fin de generar un
fcil entendimiento para que al momento de ser puesto en prctica sus indicaciones sean de
fcil desarrollo.
Para la elaboracin del manual, se identifican los procesos y subprocesos del rea
administrativa donde se ha enfocado la intervencin; se establecen, se estructuran y se
definen de forma contundente para que haya una gua til sobre las actividades que se
vienen realizando.
En la elaboracin de este manual se utiliza una herramienta que ayuda a diferenciar las
actividades especficas de cada subproceso que es el diagrama de flujo, esta herramienta
posee una simbologa especial que permite definir con cada figura la caracterstica de la
actividad realizada, identificando con mayor claridad el desarrollo de todos los procesos
establecidos.
6.1 Elementos de anlisis del formato de definicin de procesos:
Orden: en esta casilla se coloca el orden secuencial con los que estn enumerados
los procesos.
Actividad: se hace una descripcin de la actividad que se realiza
Realiza: se coloca al responsable de la actividad descrita.
Entrega a: se pone el cargo de la persona a quien se le entrega el desarrollo de la
actividad anterior.
20
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
21
1
Nombre
Smboloo
Fun
ncin
Terminal
Entrada/salid
da
Cualquier tipo
t
de introdduccin de loss datos en la
memoriaa desde los peerifricos o reegistro de
inform
macin processada de un perrifrico
Proceso
Decisin
Conector
m
misma
pagin
na
I
Indicador
dee
direccin.
Salida
Se utiliza en
e ocasiones en lugar del smbolo de
salida. El dibujo
d
repressenta un pedaazo de hoja.
Es usaddo para mostrrar datos o ressultados.
fu
uente:http:///juliangilenfasis.blog
gspot.com/22009/03/diaagramas-dee-flujo_26.h
html
22
Semana
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Actividad
1
Diagnstico de la
empresa.
Definicin del Eje de
intervencin
Recoleccin de la
informacin.
Referente conceptual
Implementacin y
anlisis de resultados
Presentacin del
informe final.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
23
3
7. PR
RESENTAC
CIN Y AN
NLISIS DE
D RESUL
LTADOS
LA RIV
VERA HOT
TEL
MANUALLDEEPR
ROCESO
OS
cobros de cartera
Auditoria de habitaciones
ventas
coordinacin de personal.
Diagramas de flujo
correra
ventas
cobro de cartera
Diagramas de flujo
digitacin
24
Diagramas de flujo
orden de compra
seleccin de proveedores
control de inventarios
afiliacin empleados
descargue de facturas
Diagramas de flujo
25
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
26
6
Procceso
P
oclaave:
A inistrattivo..
Adm
ministrativo contempla dentro
d
de su
u rea un coonjunto de subprocesos
s
s
El proceso adm
qu
ue en su dessarrollo dep
penden de bases
b
import
rtantes como
o un control adecuado del flujo dee
caartera, un apoyo
a
en veentas que permitan
p
qu
ue dicha gesstin cuentee con las herramientas
h
s
neecesarias. Tener
T
adems pleno co
onocimiento
o del estado fsico de la empresa y garantizarr
qu
ue la calidaad del facto
or humano dentro
d
de ella tenga laas actitudes y aptitudess necesariass
paara delegar unas funcio
ones y coorrdinar su deesenvolvimiiento para qque se lleveen a cado dee
un
na manera ptima.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
27
7
S pro
Sub
ocesso1
Cob
brodeecarttera
d cartera tiene
t
su iniccio en la en
ntrega de faacturas al jeefe logstico
o
El suubproceso de
qu
uien seguiddamente haar una disscriminacinn breve dee tipo de faacturas entrre credito y
co
ontado. Lass facturas credito
c
son
n entregadaas al geren
nte comercial quien elaborara un
n
paaquete de ccobro que es enviado
o al cliente que hizo uso de succredito por el servicio
o
prrestado.
mite de timep
po para ser canceladass, que se ha establecido
o
Las facturas tieenen un lim
prreviamente con el clien
nte y que deebe ser cumpplido. Al veencimiento de la fehas se hace unaa
veerificacin de pago, laa cual si es
e incumplida se debeera tener unna interven
ncion por el
geerente comeercial princiipalmente.
ORDEN
1
28
ACTIVIDAD
Recepcinfacturas
crdito
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:COBROCARTERA
REALIZA
ENTREGAA
Gerenteadministrativo ___________________
REGISTRO
Prosoft
ACTIVIDAD
___________________
Radicadodefacturas
Auxiliarcontable
Gerenteadministrativo
Formatoradicado
Firmarconstanciade
entrega
Elaboracinpaquetede
cobro
Gerenteadministrativo
___________________
____________________
___________________
Envidepaquetede
cobro
Comunicacin
telefnicaconelcliente
siseevidencia
vencimientodelplazo
Directorcomercial
Empresademensajera
Guasdeenvo
Gerenteadministrativo
___________________
Prosoft
Envodecobropor
correspondencia
cobrodefacturava
telefnicasolosihay
vencimientodeplazo
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO: COBRO CARTERA.
Recepcin de facturas de
crdito
Radicado de facturas
Elaboracin de paquete de
cobro
29
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
30
0
S bpro
Sub
oceeso2
Audittoriade
habittacionees
a
dee habitacion
nes es un su
ubproceso qu
ue busca teener un conttrol sobre el
La auditoria
esstado fsico de los cuaartos del ho
otel en cuannto a su esttructura fsiica y la callidad de loss
in
nventarios que
q se encu
uentran all. Este iniccia con la programacin de un nmero dee
reevisiones peeridicas a las habitacciones. Trass el cumpliimiento de dichas visiitas se debee
haacer un reeporte de averas
a
en cuanto a la estructtura fsica de la hab
bitacin, dee
irrregularidades en cuand
do a los inv
ventarios fsicos y de lo
os elementoos del mini bar
b ofrecido
o
all husped. T
Todo ello genera
g
de forma
fo
posteerior la docu
umentacinn de esta reevisin y un
n
co
omunicado al encargaado gestion
nar la correeccin, com
mplementaccin o cam
mbio de loss
ellementos neecesarios en
n las habitacciones.
ORDEN
31
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:AUDITORA
HABITACIONES
ACTIVIDAD
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
Programacinperidica Gerenteadministrativo ____________________
Formatodeauditoria
derevisin
Revisindehabitacin Gerenteadministrativo ____________________ ___________________
enlafecha
camareras
correspondiente
Reportedeaverasde
Gerentede
Jefedecomprasy
Formatodeaveras
habitacin
administracin
logstica
Reportedeproductos
prximosavencer
camareras
Jefedecomprasy
logstica
Formatodeaveras
Documentacinde
cambiosyreparaciones
pertinentes
Gerenteadministrativa
Jefedecomprasy
logstica.
___________________
ACTIVIDAD
____________________
____________________
Programacin
reparacindeaveras
Programacinde
cambiocon
proveedoresde
productosvencidos.
Programacinde
cambiosyaveras
32
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO: AUDITORIA HABITACIONES.
Programacin peridica de
revisin
Documentacin de cambios
y reparaciones pertinentes.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
33
3
S procceso
Subp
o3
V tas
Vent
34
ORDEN
1
ACTIVIDAD
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:VENTAS
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
ACTIVIDAD
Recepcionista
gerentedeventas
__________________
Portafoliodeservicios
__________________
Recepcionista
gerentedeventas
Cliente
__________________
__________________
Establecimientode
polticasycondiciones
delanegociacin
Recepcionista
gerentedeventas
Cliente
Documentacinpoltica
delhotel.
__________________
Decisindela
contratacin
Cliente
recepcionista
gerentedeventas
cliente
Recepcionista
gerentedeventas
Atencintelefnicao
personalalclienteque
requiereelservicio
Ofertadeserviciosalos
clientes
Reservaocontratacin
deeventouhospedaje
Formatodereservas
documentacinescrita
desoportedecontrato
oreserva.
Cancelacinogestin
paralaprestacindel
servicio.
Gestinparaprestacin
delserviciorequerido
35
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO: VE NTAS.
Atencintelefnicaopersonal
alclientequerequiereel
servicio.
Oferta de servicios.
Establecimientodepolticasy
condicionesdelanegociacin
Decisin sobre la
contratacin del
servicio.
Comunicado a
recepcionista o gerente de
ventas.
Reservaocontratacinde
eventouhospedajealhaber
aceptadolostrminos.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
6
36
Sub
bpro
oceso4
selleccio
onde
personaalnueevo
ORDEN
1
ACTIVIDAD
37
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:ENTREVISTA
PERSONALNUEVO
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
ACTIVIDAD
Identificacinde
generacindevacante
Gerenteadministrativo
__________________
__________________
__________________
Estudiodehojasdevida
aspirantes
Gerenteadministrativo
__________________
__________________
__________________
Seleccindeposibles
aspirantesalcargo
Gerenteadministrativo
Aspirante
__________________
Citacinaentrevista
Entrevistaindividual
concadaaspirante
Gerenteadministrativo
Aspirante
__________________
Evaluacindeactitud
Segundaentrevistacon
aspirantesms
calificados
Gerentegeneral
Gerenteadministrativo
__________________
Seleccindeaspirante
alcargo
38
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO.
Identificacin de generacin de
vacante
Estudiodehojasdevida
aspirantes
Seleccin de posibles
aspirantes al cargo
Comunicado
gerente general
39
9
Sub
bpro
oceso5
ccoordin
nacion
nde
perrsonal
c
n de person
nal en cuantto a las actividades quee
Paraa lograr unaa adecuada coordinaci
debenn ser interveenidas se debe
d
primerro identificaar plenamennte cual es el rea quee
debe ser interven
nida o cuall es la activ
vidad que se
s debe reaalizar, de essa forma see
d colaborador es neceesario para que le sea asignado laa
puedee identificarr qu tipo de
labor pendiente. Se debe asignar
a
al encargado las herram
mientas neceesarias paraa
m
debee
realizar la labor estipulada y tras su incursin y terminaccin en la misma
do con el finn de que seea evaluada y se determ
mine si hacee
mostrrar el resultaado obtenid
falta iintervenir de nuevo en ella o no.
ORDEN
1
4
5
ACTIVIDAD
Observacindirectade
lalaboroactividadque
sehadeterminado.
Designacindepersonal
adecuadoparalalabor
oactividad.
Generacinuobtencin
deherramientasparael
desarrollodela
actividad
Desarrollodela
actividadasignada
Obtencinde
resultadosdela
actividadterminada
40
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:coordinacinde
personal
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
ACTIVIDAD
Gerenteadministrativa ___________________ ___________________ ___________________
Gerenteadministrativo
Personalasignado
__________________
Desarrollodela
actividaddesignada
Personalasignado
___________________
___________________
___________________
Personalasignado
___________________
___________________
___________________
Personalasignado
Gerenteadministrativo
___________________
Controldedesarrollode
actividades.
41
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO.
Identificacin de generacin de
de productos ylalabor
Observacindirectade
vacanteAnlisis
servicios a ofertar
oactividadquesehadeterminado.
Designacindepersonal
paradesarrollode
actividad
Comunicacin con
personal designado
Generacinuobtencindeherramientas
paraeldesarrollodelaactividad
Desarrollodelaactividadasignada
Obtencinderesultadosde
laactividadterminada
Entrega resultados a
gerente administrativo
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
42
2
Proccesoclavee:
Co
omerrcial.
p
co
omercial deentro de esste tipo dee empresa juega un papel muy
y
El proceso
im
mportante, debido
d
a qu
ue es este quien
q
la imp
pulsa al merrcado al quue est dirig
gido, generaa
un
na imagen ante
a
el mism
mo y ofrecee unos servvicios particculares que han sido esstructuradoss
prreviamente. Este proceeso implica adems un
n contacto directo
d
con el cliente, el
e cual es laa
baase fundamental para el
e desarrollo
o de cualqu
uier tipo de empresa, ppues las neg
gociacioness,
co
ontratacionees y dems tipo
t
de vncculos person
nales son baase fundameental en su desarrollo.
d
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
43
3
Sub
bpro
ocesso1
Correraa
ORDEN
1
44
PROCESOCOMERCIAL
SOBPROCESO:Correra
ACTIVIDAD
REALIZA
RECIBE
Determinacinzonasde
Gerentecomercial
__________________
correra
REGISTRO
Formatodevisitas
ACTIVIDAD
__________________
Determinacin
itinerariodeviaje
Gerentecomercial
__________________
Formatodevisitas.
__________________
Establecimientode
montodeviticos
contador
Gerentegeneral
Prosoft
Estudiodegastos
viticos
aprobacinde
asignacinderecursos
Gerentegeneral
Gerenteadministrativo
_________________
_________________
Realizacindecorrera
Gerentecomercial
_________________
Formatodevisitas
_________________
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMERCIAL
SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO.
Determinacinitinerariodeviaje
Desarrollodelaactividadasignada
Realizacin de correra.
45
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
6
46
S bpro
Sub
ocesso2
2
Ven
ntass
t
un con
ntacto direccto al que ell cliente quee
Paara la realizzacin de las ventas es pertinente tener
prretende hacer uso de lo
os servicioss del hotel pueda
p
recurrrir. En estee caso el prrimer apoyo
o
paara las ventas en generral es el recepcionista de
d turno qu
uien est en condicionees de prestarr
un
na adecuadaa asesora al
a cliente, ell segundo ppunto de apo
oyo es el geerente de veentas, quien
n
haace una co
ontratacin del mismo tipo que el recepcio
onista y reaaliza adems ventas y
co
ontratacionees de otro tipo,
t
como reuniones, comidas, y eventos en
e general que se den
n
deentro del ho
otel. Despus de que see ha determ
minado que tipo
t
de servvicio se desea contratarr
see informan las polticaas que conllleva dicha ccontratacin
n, buscandoo que el clieente est dee
accuerdo con ellas. De all
a el intereesado tomarra la decisi
n de recurrrir o no al servicio en
n
cu
uestin. Daado el caso
o de que sea
s aceptad
da se proceeder a firm
mar la doccumentacin
n
reequerida parra su aprobaacin y se gestionara
g
finalmente paara que se lleve a cabo.
47
ACTIVIDAD
Contactodirectoconel
cliente.
ORDEN
PROCESOCOMERCIAL
SOBPROCESO:ATENCION
RECEPCINYVENTADESERVICIOS.
REALIZA
RECIBE
Recepcionista
__________________
REGISTRO
__________________
ACTIVIDAD
_________________
Ofertadelosserviciosy
productos
Recepcionista
Clienteohusped
__________________
__________________
Determinacinde
necesidaddelcliente.
Recepcionista
__________________
__________________
__________________
Establecimientode
polticas
Recepcionista.
Clienteohusped
__________________
__________________
Decisinsobrelatoma
delservicio.
Contratodelservicio.
cliente
recepcionista
gerentedeventas.
__________________
Formatodereservas
ordendeservicio
Prestacindelservicio.
Recepcionista
gerentedeventas.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMERCIAL
SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO.
Contactoinicialconelcliente.
Segmentacin de
mercados
Establecimiento de polticas.
48
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
9
49
Sub
bpro
ocesso3
3
Dessarrollloplaande
marrcado
ORDEN
ACTIVIDAD
Anlisisdelmercado
3
4
50
PROCESOCOMERCIAL
SOBPROCESO:DESARROLLOPLAN
DEMERCADO.
REALIZA
RECIBE
Gerentecomercial
Gerentecomercial
Gerentegeneral
Gerenteadministrativo
Gerentecomercial
Seleccintipode
Gerentegeneral
intervencinalmercado
Gerenteadministrativo
Estudiodeviabilidad
Gerentegeneral
econmica
Lluviadeideas
Decisinde
implementacin
Puestaenmarcha
(aprobacin)
Gerentegeneral
Gerentecomercial
REGISTRO
ACTIVIDAD
___________________
Documentacinanlisis
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
Documentacinplande
mercado
___________________
Contador
Documentacinestudio
deviabilidad
Anlisisdecapacidad
econmica
Gerentecomercial
___________________
Aceptacinorechazo
delplan
___________________
Documentacin
desarrolloplande
mercadeo
Ejecucinplande
mercadeo
51
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMERCIAL
SUBPROCESO: ENTREVISTA PERSONAL NUEVO.
Anlisis de mercado
Lluvia de ideas
Seleccin tipo de
intervencin.
Estudio de viabilidad
econmica
Comunicado gerencia
general
Comunicado gerencia
comercial
Decisin de implementacin.
Puesta en marcha
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
52
2
S bpro
Sub
ocesso4
4
Cob
brodeecarttera.
cu
ual al llegarr a ser incum
mplido por el cliente see debe estab
blecer comuunicacin op
portuna con
n
ell mismo y eesclarecer diichos motiv
vos para gesstionar la caancelacin dde la cuentaa pendientee.
53
PROCESOCOMERCIAL
SOBPROCESO:COBROCARTERA
ORDEN
ACTIVIDAD
REALIZA
ENTREGAA
REGISTRO
ACTIVIDAD
Radicadodefacturas
Jefedecomprasy
logstica
Gerentecomercial
Formatoradicado
Firmarconstanciade
entrega
Elaboracinpaquetede
cobro
GerenteComercial
___________________
____________________
___________________
gerentecomercial
Empresademensajera
Guasdeenvo
Envodecobropor
correspondencia
Prosoft
cobrodefacturava
telefnicasolosihay
vencimientodeplazo
Envidepaquetede
cobro
Comunicacin
telefnicaconelcliente
siseevidencia
vencimientodelplazo
GerenteComercial
___________________
54
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMERCIAL
SUBPROCESO: COBRO CARTERA.
Recepcin de facturas de
crdito
Radicado de facturas
Elaboracin de paquete de
cobro
Asignacin de servicio a
empresa de mensajera o
mensajero.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
55
5
Pro
P cessocclave:
ntabilidad
d.
Con
La ccontabilidad
d es el subp
proceso quee comprend
de el registrro de los movimientos
m
s
ecconmicos que
q presentta el hotel. Inicia
I
con lla recepcin
n de docum
mentos correespondientess
all esta rea como los son las faacturas de compra, faacturas de venta, inveentarios. Lee
co
orresponde tambin la elaboracin
n de inform
mes contablees, el almaccenamiento fsico de laa
do
ocumentaci
n contablee recibida dentro
d
de su
u rea. Tienee dentro dee su desarrollo contablee
ell manejo del fondo de empleados del hotel enn y el maneejo de la cajja menor assignada paraa
laas egresos m
mnimos finaancieros.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
56
6
Subprroceeso1
D tacin
Digi
Laa digitacinn empieza en la recep
pcin de laa documenttacin correespondientee al rea dee
co
ontabilidad a los cualess se les disccrimina por tipo, esto co
onlleva a quue sean digiitados en un
n
so
oftware espeecial que peermite llevarrles un conttrol pertinen
nte en el reg
gistro de mo
ovimientos.
Seeguido de laa digitacin
n de la inforrmacin conntable recib
bida se almaacenan de fo
orma digitaal
co
omo soportee de movim
mientos contaables.
ORDEN
1
57
ACTIVIDAD
radicadode
documentacin
correspondiente
Discriminacinde
documentacin.
PROCESOCONTABILIDAD
SOBPROCESO:DIGITACIN.
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
ACTIVIDAD
Jefedecomprasy
logstica
Auxiliarcontable
Formatoderadicado
___________________
Auxiliarcontable
___________________
___________________
___________________
Digitacin
Auxiliarcontable
__________________
Prosoft
__________________
Almacenamientode
informacindigital.
Auxiliarcontable
__________________
Prosoft
__________________
58
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: DIGITACIN.
Recepcin de documentacin
correspondiente.
Discriminacin de
documentacin.
Digitacin
Almacenamiento digital de la
informacin.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
59
9
Su
ubprroceeso2
Generaci
nde
e
estado
sfinan
ncieross.
60
PROCESOCONTABILIDAD
SOBPROCESO:GENERACINDE
ESTADOSFINANACIEROS.
REALIZA
RECIBE
ACTIVIDAD
Seleccinyrecoleccin
deinformacin
contable.
Registrodeinformacin
contable.
Auxiliarcontable.
_________________
___________________
___________________
Auxiliarcontable
_________________
__________________
__________________
Anlisisdeinformacin.
Auxiliarcontable
Contador
_________________
__________________
__________________
Construccinde
estadosfinancieros.
Auxiliarcontable
_________________
Prosoft.
_________________
Presentacinde
informe
Auxiliarcontable.
Gerentegeneral.
Documentacininforme
peridico.
Revisindeestados
financieros.
ORDEN
1
2
REGISTRO
ACTIVIDAD
61
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS.
Seleccin y recoleccin de
informacin contable.
Anlisis de la
informacin.
Construccin de estados
financieros.
Presentacin de informe
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
62
2
S procceso
Subp
o3
Archivodedo
ocumenttos
contab
bles.
Ell archivo de
d documen
ntos contab
bles permitee conservar un histricco de los movimientos
m
s
qu
ue ha tenidoo la empressa y ser con
nsultados enn algn mom
mento para esclarecer dudas
d
sobree
effectos de tipo contablee, para llev
var a cabo dicho subp
proceso se hace una seleccin
s
dee
do
ocumentos contables que
q pueden ser archivaados, los cu
uales se discriminan po
or tipo paraa
assignarles A--Z y permittir un adecu
uado almaccenamiento, seguido dee esto se prrocede a serr
gu
uardados seegn la disccriminacin realizada y finalmentee se archivaa la A-Z en
n un espacio
o
deeterminado..
ORDEN
1
ACTIVIDAD
Seleccinde
documentosfsicosya
digitados.
Discriminacin
63
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:ARCHIVODE
DOCUMENTOSCONTABLES
REALIZA
RECIBE
Auxiliarcontable
__________________
REGISTRO
ACTIVIDAD
___________________ ___________________
Auxiliarcontable
__________________
___________________
__________________
AsignacindeAZpor
tipo.
Auxiliarcontable
__________________
___________________
__________________
Archivodedocumentos
enAZ.
AuxiliarContable
__________________
__________________
__________________
AlmacenamientodeAZ
Auxiliarcontable.
Jefedelogstica
Formatode
almacenamiento
Controlde
almacenamientode
archivo.
64
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: CONTABILIDAD
SUBPROCESO: GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS.
Seleccin de documentos
fsicos ya digitados.
Discriminacin.
Almacenamiento de A-Z.
Comunicado Jefe de
logstica.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
65
5
P ceso
Proc
oclaave:
Co
omp
prass.
Laas compras es un proceeso que con
ntempla todaas las adquiisiciones reaalizadas porr el hotel en
n
prro de generrar un buen
n desarrollo
o en sus operaciones
o
diarias en todas sus reas. Estee
prroceso tienee contacto con
c todas laas reas dell hotel debido a que caada una preesenta algn
n
tip
po de necesidad en cu
uanto a la adquisicinn de elemen
ntos, materriales o productos paraa
lleevar a cabo diferentes tareas.
t
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
66
6
Sub
bpro
oceeso1
O
Orden
decompra
Su in
nicio se preesenta al hab
ber determin
nado la necesidad de addquirir alg
n elemento
o
p ello see efectan all menos tress
paara suplir, complementtar, o generaar un elemennto nuevo, para
co
otizaciones las cuales son
s analizad
das buscand
do una mejorr convenienncia de form
ma general,
a menos que se tenga un
n proveedor establecido
o del produccto en cuesttin, seguido
o de esto y
mpra que es dirigida
d
al pproveedor para
p que se
traas la aprobaacin se efecta una orden de com
haaga el despaacho oportu
uno del prod
ducto requerrido.
ORDEN
1
67
PROCESOCOMPRAS
SOBPROCESO:ORDENDECOMPRA
ACTIVIDAD
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
ACTIVIDAD
Determinacin
reaquerequierael
Jefedecompras
Requisicindecompra Aprobarorechazarla
adquisicinde
producto
Gerenteadministrativo
realizacindela
productos
compra.
Cotizacindeproductos
Jefedecompras
__________________ Cotizacionesdigitaleso __________________
fsicas
Presentacinde
cotizacin
Jefedecompras
Gerenteadministrativo
__________________
Evaluacindeofertas
paralacompra
Decisindecompra
sobrecotizacin
Gerenteadministrativo
Jefedecompras
__________________
Autorizacindecompra
Elaboracindeorden
decompra
Jefedecompras
proveedor
Ordendecompras
Pedidodeproductos
requeridos.
68
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMPRAS
SUBPROCESO: ORDEN DE COMPRA
Determinacin adquisicin de
productos.
Cotizacin de productos
Presentacin de cotizaciones
Decisin de compra
sobre cotizacin.
Comunicado gerente
administrativo
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
69
9
Sub
bpro
ocesso2
2
Selecccind
de
proveeedorees.
ORDEN
1
70
PROCESOCOMPRAS
ACTIVIDAD
Determinacindelneas
deproductos
necesarias.
Ofertadeproveedores
SOBPROCESO:SELECCINDE
PROVEEDORES
REALIZA
RECIBE
Jefedecompras
__________________
REGISTRO
Documentacin
productos
ACTIVIDAD
__________________
proveedores
Jefedecompras
Archivodecotizaciones
Archivodeproveedores
Anlisisdeofertas
Jefedecompras
_________________
_________________
__________________
Seleccindetres
proveedoresporlnea
deproductos.
Determinacinde
proveedores
Jefedecompras
Proveedores
establecidos
Directoriodigital
Establecerproveedores
fijos
Jefedecompras
_________________
Directoriodigital
__________________
71
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMPRAS
SUBPROCESO: SELECCIN DE PROVEEDORES
Determinacin de lneas de
productos necesarias.
Oferta de proveedores
Anlisis de ofertas.
Comunicado con
proveedores escogidos.
Seleccin de tres
proveedores por lnea.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
72
2
S procceso
Subp
o3
Contro
C
olde
in
nventaarios.
73
ORDEN
1
ACTIVIDAD
Registroentrada
mercancaabodega.
74
PROCESOCOMPRAS
SOBPROCESO:CONTROLDE
INVENTARIOS
REALIZA
RECIBE
Auxiliarcontable
_________________
REGISTRO
Prosoft
ACTIVIDAD
_________________
Organizacindebodega
porlneasdeproductos
Jefedecomprasy
logstica.
_________________
_________________
_________________
Controldestockpor
parmetros
establecidos.
Reportede
vencimiento.
Registrosalida
mercancadebodega
Jefedecomprasy
logstica
________________
_________________
_________________
Jefedecompras
logstica
Jefedecomprasy
logstica
Proveedorestablecido
Formatodeaveras.
_________________
Formatoinventario
bodega
Programacincambio
demercanca.
_________________
4
5
75
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMPRAS
SUBPROCESO: CONTROL DE INVENTARIOS.
Registro salida
mercanca de bodega.
Organizacin de bodega
por lneas de productos.
Controldestockpor
parmetrosestablecidos.
Comunicado a proveedor
establecido.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
76
6
S pro
Sub
oceso4
4
Afiliaccioness
A
emple
e
eados..
Laa afiliacin
n de empleaados tiene variaciones
v
mientos pero
o
en cuanto a formatos y procedim
to
odos manejaan un mismo
o conjunto de
d actividad
des.
Esste subprocceso inicia con
c la iden
ntificacin dde la afiliaccin que debbe hacerse, posterior a
elllo se da la recoleccin
n indicada de documenntacin porr parte del colaborador
c
r, la cual ess
en
ntregada al encargado de
d realizar las afiliacio
ones, con essta informaccin es dilig
genciado en
n
fo
ormato de aafiliacin. Para
P
que estte sea acepttado debe ser
s aprobadoo con firmaa por la altaa
geerencia y seer diligenciaado en la enttidad competente.
ORDEN
1
2
5
6
ACTIVIDAD
Identificacintipode
afiliacin.
77
PROCESOCOMPRAS
SOBPROCESO:AFILIACIONES
EMPLEADOS.
REALIZA
RECIBE
Jefedecomprasy
__________________
logstica
REGISTRO
__________________
ACTIVIDAD
__________________
Informacinal
colaboradorsobre
requerimientos.
Entregade
documentacin
requerida.
Diligenciamientode
formulariosrequeridos
Jefedecomprasy
logstica.
Colaborador.
Formulariode
inscripcin.
Tramitede
documentacin
requerida.
__________________
Colaborador.
Jefedecomprasy
logstica.
Carpetaregistrode
afiliacin.
Jefedecomprasy
logstica.
_________________
Formulariodeafiliacin.
__________________
Aprobacinde
diligenciamiento(firma
autorizada)
Afiliacinenlaentidad
competente.
Gerenteadministrativo
Jefedecomprasy
logstica.
__________________
Aceptacindela
afiliacin.
Jefedecomprasy
logstica.
Entidadcompetente.
Comprobantede
afiliacin.
Registrodel
colaboradorparausode
servicios.
78
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMPRAS
SUBPROCESO: AFILIACION EMPLEADOS.
Informacinalcolaboradorsobre
requerimientos.
Entrega de documentacin
requerida.
Diligenciamiento de
formularios.
Aprobacinde
diligenciamiento(firma
autorizacin.)
Autorizacin a jefe de
compras y logstica.
M
Manual
de Prrocesos La Rivera
R
Hoteel
79
9
Su
ubproceeso5
Descargguede
faacturas.
Ell descarguee de facturras es realizado con el fin de tener un ccontrol parralelo al dee
co
ontabilidad respecto a los
l consumo
os, las ventaas, y comisiiones del veendedor.
Esste subproceso inicia con
c el recibo de facturaas para su posterior
p
deescargue en un formato
o
esstablecido qque discrimiina los valo
ores de cadaa consumo venta. Se hhace una differenciacin
n
dee facturas dde contado y crdito qu
ue permite un radicado para cadaa rea correespondientee.
80
PROCESOCOMPRAS
SOBPROCESO:DESCARGUEDE
FACTURAS.
REALIZA
RECIBE
Contador.
Jefedecomprasy
logstica.
ORDEN
1
2
Digitacin
Jefedecomprasy
logstica
________________
Formatodigitacinde
facturas
________________
Diferenciacinde
facturassegnpagos.
Radicadodefacturas
Jefedecomprasy
logstica
Jefedecomprasy
logstica
________________
Formatodigitacinde
facturas
Formatoradicado.
________________
Auxiliarcontable
gerenteadministrativo.
ACTIVIDAD
Entregadefacturacin
contabilizada
REGISTRO
Formatodedescargue
facturas
ACTIVIDAD
Descarguede
informacincontable.
Ejecucindecobroy
almacenamientoen
software.
81
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CLAVE: COMPRAS
SUBPROCESO: DESCARGUE DE FACTURAS.
Comunicacin jefe de
compras y logstica.
Entrega de facturacin
Digitacin
Diferenciacin de facturas
Radicado de facturas
Radicado gerente
administrativo y
auxiliar contable.
82
8. CONCLUSIONES
83
ORDEN
ACTIVIDAD
1
2
3
4
5
PROCESOADMINISTRATIVO
SOBPROCESO:COBRO
CARTERA
REALIZA
RECIBE
REGISTRO
ACTIVIDAD
BIBLIOGRAFA
OTRAS FUENTES
Muoz, Montao. Juan Carlos (2010) Manual de procesos Enciso Ltda. Pereira.
fuente:http://juliangilenfasis.blogspot.com/2009/03/diagramas-de-flujo_26.html
84