L x = La Archivistica en el contexto de la Teoria General de Sistemas Luis Femando Jaén Garcia! Jefe del Archivo Histérico del Archivo Nacional de Costa Rica 1- La Teoria General de Sistemas Desde que en 1929 el bidlogo Ludwig von Bertalanffy planteara la Teoria Gene- ral de Sistemas (TGS) como medio para explicar los fenémenos bioldgicos -de tal forma que permitiera comprender a los seres vivos como un todo, dinémico y activo: éta_ha recibido diversos aportes y tendencias; hasta tal punto que su aplicabilidad es valida para cualquier area del conocimiento. Al respecto Voltes Bou? indica que la TGS es un campo légico matemético cuyo propésito es le formulacién ¥ derivacion de los principios generales que sean aplicables a los sistemas entendidos en general. De este modo resultan posibles las formulaciones exactas de términos tales como completitud y suma, diferenciacién, mecaniza- cién progresiva, centralizacidn, orden jerérquico, finalidad, equifinalidad, etc., términos que aparecen en todas las ciencias que tratan de sistemas ¢ implica su homologia logica. Tanto Bertalanffy como sus seguidores encauzaron la posibilidad de explicar en términos de sistema la naturaleza del ser humano, de la sociedad, de la historia y otras muchas areas del saber, de las cuales no escapa la Archivistica, como veremos més adelante. Siguiendo la concepcién sistémica es factible encontrar una serie de elementos que expliquen el comportamiento, funcionamiento y desarrollo de las ciencias. En todas ellas existen sistemas que definen sus particulatidades o especificidades. ‘A modo de ejemplo, la Medicina es un vasto sistema que abarca tanto los aspec- tos generales del érea como cada una de sus especislidades, a saber, Pediatria, Oftalmologia u Oncologfa. De esta manera, la Medicina en si es un gran siste- ma integrado por varios subsistemas. Al ser el sistema el componente principal de Ia teorfa que lleva su nombre, es conveniente definirlo como-tal. Existen multiples acepciones, pero considera mos que la que aporta Arévalo Jorddn se adapta mejor a nuestro objeto de estudio. El la define como “el conjunto ordenado de entes ( componentes) independien- temente en sf mismo, que estén en interrelaci6n entre sf y el medio que los ro- dea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos determinados””. ‘Doctor en Documentacién porla Universidad Carlos ILI de Madrid, Espafia. Profesor en la Seccién de Atchivistica de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica y jefe del Departamento Archivo Histéxico del Archivo Nacional de Costa Rica, YP Voltes Bou. La teoria general de sistemas, 1978, p. 9. 3 VLHL, Arévalo Jordan. La archinologiay la torka de sistemas, 1987, p. 2. Revista del Archivo General de la Nazin 25 (2005) 353La Archivistica en el contexta de la Teorfa General de Sistemas De la anterior definicién deducimos que los sistemas se componen de los si- guientes fundamentos: * Un conjunto ordenado de elementos: A razén de que un solo elemento no constituye ningiin sistema, se requieren varios de ellos para su conformacisn, Los cuales tienen caracteristicas propias que definen su particularidad y permi. ten trazer sus limites, pero a su ver presentan atributos andlogos que los hacen comunes entre sf, * Independencia: Cada elemento tiene su propia autonoméa, en el sentido de que pueden subsistir por sus propios medios. ¢ Interrelacién: Quizds el factor mas decisivo, a razén de que ningin sistema puede estar formado por entes aislados. Lo que prima es la busqueda de las relaciones que retina los elementos en un todo unitario. Entonces, el crédito propio de un sistema es la interrelacion entre sus miembros y con el medio que to rodea. * Logro de objetivos: La interrelacién va encaminada a la consecucién de objetivos comunes. En los tltimos aftos, la sociedad en general, las areas del saber y la generacién de conocimiento han evolucionando sustancialmente amplianda su campo de ac- cidn. No se puede concebir ninguna actividad aislada en s{ misma, de ahi la importancia de la interrelacién como elemento conductor que permite brindar explicaciones conjuntas. Al respecto la profesora Currés Puente’, en su momen- to senial6 que no se puede admitic ninguna actividad, sea real o tedrica -2bstrac- ta- sin estudiarla en conexién con ella misma y su ambiente Otra particularidad que pone de manifiesto el planteamiento sistémico es la interdisciplinariedad, ya que toda ciencis puede estar enfocada a la luz de diver- sas dreas afines, en aras de su entiquecimiento y realimentacién. Existen princi- pios semejantes o coincidentes y, a su vez, divergentes que es conveniente tener- Jos en cuenta. Voltes Bou, en este sentido, apunta que el estudioso de los sistemas se resistird a contemplar un fendmeno de esta indole a las tinicas luces de una ciencia determinada y, por el contrario, favoreceré toda ocasién de ma- nejar ciencias diversas y establecer tantas conexiones entre ellas como las que se observan entre los elementos del sistema. Por otra parte, el sistema debe tener una finalidad predeterminada, con unos objetivos y metas bien definidas, de ahi que su complejidad esté enunciada por los siguientes aspectos: * E, Currés Puente. La informaciin en sus nucoas agpectos: cencias de la documentasbx, 1988, p40, 2B Voltes Bou. Op. Cit,p. 2. 354 Revista del Archivo General de la Nacién 25 (2005)Luis Fernando Jaén Garcia * La relacién con el mundo exterior: Un sistema no puede existir ni funcio- nar de forma aislada, requiere una relacidn estrecha entre sus miembros y con el ambiente externo. © Propiedades estructurales del sistema: Cada sistema tiene una serie de pro- piedades que lo caracterizan y lo hacen unico. * Dinamismo: El sistema no es estético, es dinamico porque esté en constante evoluci6n, permite una serie de cambios en su estructura a través del tiempo y el espacio. Debe adaptarse a las transformaciones que afectan su entorno, 1.1 La calsificacién de los sistemas Existe una amplia diversidad de clasificaciones de los sistemas, a pattir de sus caracteristicas, funciones, 4mbito, medio y complejidad, entre otras. De las cua- les destacaremos aquellas que tienen mayor repercusién con nuestro objeto de estudio, a saber, la naturaleza, la relacién con el medio y la simplicidad 0 com- plejidad, A. Segin la naturaleza del sistema, éstos pueden ser reales o concretos y légicos 0 abstracios. Los primeros corresponden a aquellos donde existe una verdadera activided como tal, la fancién que deserrollan es la base fundamental de su existencia. Por el contrario, los légicos son aquellos que no desempenan ningu- na actividad. Garcta Cuadrado® dice que los sistemas reales son los que se dan en las cosas mismas y que cada ciencia estudia; y los légicos son aquellos que las distintas ciencias tratan de reflejar o trasponer en las mentes humanas en rela- cién a los sistemes reales. Dentro de la categoria de sistemas reales 0 concretos encontramos otra tipificacién, los sistemas naturales y los artificiales. Los ptimeros son los que la propia naturalezs ha creado, para la cual no ha intervenido la mano del hombre. Los segundos corresponden a aquellos en que el ser humano ha tenido su part cipacion. B-_ Dependiendo de la relacidn con el medio que lo rodea, el sistema puede ser abierto 6 cerrado. El primero es definido como aquel sistema real (concreto) cuyos Ifmites son permeables a la transmision de materia, energfa o datos del entorno y desde el sistema al entorno, es decir, establece relaciones de intercam- bio con el medio que lo rodea’. Una caracterfstica de todo organismo vivo es ser un sistema abierto, ya que intercambia materia y energia con su entorno, es decie, importa y exporta sus- tancias sin cesar. Pero los sistemas abiertos. no solo se limitan a lo orgénico Existen otros sistemas capaces de producir entradas y salidas y sostener un esta- © A. Garcia Custlrado. Notas sobre la tari genera de sisteras, 1995, p. 210. ” Wider, p. 211 Revista del Archivo General de la Nactén 25 (2005) 355La Archivistica en el contexto de la Teoria General de Sistemas do estable, a razén de que mantienen relaciones de intercambio con el medio en que se desenvuelven De tal forma que el intercambio e interaccién con el medio ambiente es la carac- {eyitice Principal de todo sistema abierto, en conteaposicion con los cerradeg Suentran fuera de la frontera de los sistemas. Los sistemas que interarntan co Spmedio ambiente (reciben entradas y producen slidas) se denomince ween ebiertos. En contraste, aquellos que no interactian eon su medio mobi e {os sistemas abiertos presentargla caractertstica de que crecen, decrecen yse autodestruyen. “ © Crecen, cuando las entradas sobrépasan las necesidades previstas en su es- teuctura interna, * Decrecen, cuando las entradas son menores que la capacidad programada, Foot Autodestruyen, cuundo el sistema no es capaz de asimilar todas las entra- das. For lo anterior, los sistemas abierts tienen que procuras un equilbrio dindmieo seers it St extstencia, lo cual los conlleva a ser autoregultbesy selection fazon de la necesidad de crecimiento y deccecimiento; pot lo tanto ele hele ser regulado utilzando la seleccion como medio para cake ode deen cias. Respecto a los sistemas cerrados, son la antitesis de los abiertos, por lo tanto no realizan intercambio con el medio ambiente, es decir, no existe ninguna rela- cién con su entorno, Fan efependiendo de la simplicidad o complejdad de los elementos que constitu: yen el sistema y su organizacién, éstos pueden ser simples 0 complejos. Los prime- renee Some et nombre lo indica, se presentan cuando sus partes son parlor Teen icatificables y a la vez son uniterios. En contraposicion, os ceeds Fenen la cualidad de conformar otros sistemas menores, que puedes descompo- 1 ae en otros mas pequerios conocidos como subsistemas, Estos a fy ven tienen Ia capacidad de desintegrarse en otros de menor jerartita, tesa llegar a un elemento tinico indescomponible que es la unidad basica del sistema. Los subsistemas constituyen el conjunto de las partes del sistema Principal, poseen Sus propias caracteristicas pero estan en estrecha interrelacion con el sistema ma- eee EEE “LA Senn. Andis diva de scomas de informacién, 1992, p.2t 356 Rewtsta del Archivo General dela Nacién 25 (2005)cies Luis Fernando Jaén Garcia yor. Su finalidad y proceso contribuye a la consecucion de los objetivos del sistema toral, de abi la importancia de actuar mancomuna-damente. La figura 1 presenta una sintesis de la clasificaci6n de los sistemas, con cada uno de sus componentes, que fueron analizados anteriormente, Figura 1 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS CLASIFICACION POR -———-P REAL O CONCRETO. ———P jerce verdadern aetvidad SUNATURALEZA + NatuRAL ——— Creado porta naturales {> armiriciaL—> Creat pore hombre —P LOGICO 0 ABSTRACTO —— No serce ninguna seividad DEPENDIENDO DE. LA ———P- ABIERTO —> lntercambio con el medio quel en RELACION CON BL, MEDIO | Recibe entrada Produce sald |___.crecepeerece- Autodestnye |__p-cunnavo——+ No rea intercambio con l meio, > spe ——— Uaitario DEPENDIENDO DE SIMPLE: Unita Za'sioPLiciDAD O COMPLENIDA, Ls cow J]0———P Se descompone en sstomas menores + Subsstemas 2- La Archivistica como sistema El modelo que presenta la TGS permite abordar cada une de las areas del cono- cimiento como un sistema. Por lo tanto, la Archivistica sera asf analizada, esta- bleciendo la-¥elacién de ésta con la TGS a partir de los elementos que constitu- yen la definicién y la clasificacién de dicha teorfa. Revista del Archivo General de la Nacién 25 (2005) 357La Archivistica en el contexto de Ia Teoria General de Sistemas La definicién de sistema, que fue expuesta en pérrafos anteriores, proporciona los | elementos necesarios para argumentar que la Archivistica constituye un sistema 4 y, en consecuencia, puede ser estudiada a partir de la TGS. Lo razonamos: E, © Todo sistema lo constituye un conjunto ordenado de elementos. En el caso de la Archivistica lo conforman los documentos de archivo 0 informaci6n archivistica, | el archivo (como centro donde éstos se custodian, organizan y facilitan) y los i profesionales, es decir, los archiveros como responsables del tratamiento, admi- nistracién y difusion de la informacidn. de las demas areas de la Ciencia de la Informacién, pues tiene la capacidad para subsistir por s{ misma; a raz6n de que posee st propia teoria, metodologia y las técnicas para su desempeno tedrico-prictico. * Pero, esa independencia no es conveniente ni recomendada, porque requiere elacionatse con otras reas de! conocimiento para el aprovechamiento de los | recursos, Debe existir una interrelaciin. En el caso de la Archivistica guarda correspondencia con sus “parientes mas cercanos’, la Biblioteconomia y la Do- cumentacién, y con otras areas afines como Ia Informatica, la Administracisn, la Historia y el Derecho. * En cuanto a la independencia, la Archivistica por s{sola puede ser auténoma i Esa interrelacin no le permite a la Archivistica actuar de forma aislada. Ya que requiere tener en cuenta y aplicar los principios bésicos que le proporcionan esas otras areas del saber y que le son afines para !a consecucién de sus objetivos, fin primordial de todo sistema. En el caso de la Archivistica, la organizacién y facilitacién de le informacién. La figura 2 resume la relacién existente entre la TGS y la Archivistica. En el epigrafe anterior analizamos las diferentes clasificaciones de los sistemas, corresponde ahora establecer la relacién que existe entre dicha clasificacién y la Archivistica, a saber: © Respecto a la categorfa, por su naturaleza la Archivistica se ubica dentro de los sistemas reales 0 concretos, ya que tiene muy claro cual es su abjeto de estudio, a ; saber, el archivo, los documentos y los archiveros. Como sistema real tiene la particularidad de ser artificial, a razén de que la Archivistica es producto de la creacién del hombre; con el fin de establecer métodos y técnicas para el trata- miento de la informacion archivistica. iL E BE | * En cuanto a categoria de las relaciones con el medio, la Atchivistica es un sistema abierto. Pues est en constante intercambio con stu entorno. Lo cual pro- L porciona la realimentacién con aquellas reas que comparten similitudes y con otras que le permitan mejorar y enriquecer sus postulados Bi Bf i * Respecto a la categoria de simplicidad 9 complejidad, la Archivistica es un | sistema complejo porque esté integeado por subsistemas o unidades menores que le Pi permiten ta consecucin de sus objetivos. La Archivistica como tal es el sistema | mayor ¥ los subsistemas corresponden a los procesos técnicos archivisticos, a saber: a | a 358 Revista del Archivy General dela Nasibn 25 (2005)\alos tema de la itica, y los dmi- soma para y las aiere los arda Do- sin, Ya onan 5, fin sy mas, yla elos io, a rela je la rata: sun pro- con sun rele ema ber: 005) Figura 2 Luis Fernando Jaén Garcia LA ARCHIVISTICA COMO SISTEMA SISTEMA | L__, erementos | INDEPENDENCIA ——» INTERRELACION OBJETIVOS ARCHIVISTICA bites Pouce L__ Decumento de archivo Archivos (_____-» Archiveros —-—» INDEPENDENCIA ______-» Posee su propio método —— INTERRELACION Lene nene +Documentacién L___, Informatica | _, Administracién Historia ——» oBJETIVOS fe Organizacién L___, Servicio ——-— Difusion, Fuente: Elahoracién propia icién de la docu- © La clasificacién y la ordenacién, que nos permite la orgai mentacidn., © La descripcién, que nos permite el acceso, recuperaci6n y control de la infor- macion. © La tratisferencia, que nos permite la remisién de la documentacién de un archivo a otro. Revista del Archive General de la Nacién 25 (2008) 359La Archivistica en el contexto de la Teoria General de Sistemas © El expurgo, que nos permite la valoracién, seleccién y eliminacion de la docu- mentacién. * La conservacién, que nos permite la preservacién y restauracion de la docu- mentacién. En suma, podemos concluir que la Archivistica cumple con todos los elementos basicos de la TGS. En cuanto a los principios que contempla la definicién de sistema, establecida y analizada en este articulo, evidencia que la Archivistica tiene cabida en cada uno de ellos. Respecto a los componentes de la clasificacion de la TGS, la Archivistica se puede enmarcar en cada uno de ellos, segtin lo analizado, En consecuencia, por todo lo expuesto podemos afirmar que la Axchivistica, igual que otras reas del conocimiento, constituye un sistema y puede ser estudiada y estructurada a partir de la TGS. 3- Bibliografia AREVALO JORDAN, Vietor Hugo. 1987 ‘La archivologia y la teoria de sistemas. 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