Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

MEMORANDO # 001
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigacin, El
Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y
Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una duracin de 7
horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista
de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestin.
En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin, por
favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2015. Por
favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las
personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura
de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser
auditada. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de la documentacin,
condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems de
disponer de los equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se
conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte

del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Produccin

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en

idioma
Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos),
4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4
(Anlisis de datos), se auditaran en todas las reas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N

1
2
3

4
5
6

Documento revisado
Manual de Procedimientos de
Laboratorio M-PC-002
Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de
Retencin
y
Archivo
del
Laboratorio de Ensayos M-DR005
Manual de Formatos y Registro
de Ensayos M-FR-03 Versin
Junio de 2013
Manual de Calidad M-AM-001
Libros de Registro Recepcin
de muestras y solicitud de
Anlisis

Observaciones del documento

Versin Junio de 2015
Carpetas de protocolos e instructivos
Libros de Registros de muestras

Tarjetas de datos y resultados

Versin Junio de 2015
Verificacin II semestre

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
La estrategia de comunicacin se har en forma activa y en Idioma Espaol

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de

recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

 Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental,

fsicas y escritas.

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Auditor(es): Grupo auditor Gerencia de

Fecha: 02 Noviembre 2015

Calidad

Proceso auditado: Laboratorio de Ensayos e

Investigacin

Evidencia de
auditora

Criterios de la
auditora

sustantiva
2

Formato de registro
de
muestra

3
Formato de registro
de ensayo

Instructivos
de
desarrollo
de
Ensayos
de
laboratorio
I-EL002
Manual
de
Formatos
y
Registro
de
Ensayos M-FR-03

Auditado(s): Personal de Laboratorio

Hallazgos de la
auditora
Existen varias copias
de manuales no se
conoce cul es el ms
reciente

No se escriben los
Manual
de nombres
de
los
se usan
Formatos
y ensayos
Registro
de siglas internas no
codificadas.
Ensayos M-FR-03

Libro de recepcin
de
muestras

Libro de realizacin
de
ensayos

Libros de Registro
Recepcin
de Dependiendo de la
muestras
y carga laboral se llena
solicitud
de completamente o no.
Anlisis

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCM

NCm

Se diligencia a mano,
en diferentes tintas, lo
hace poco entendible
en
ocasiones.

Libros de Registro
Recepcin
de Se omite informacin
muestras
y de la procedencia de
solicitud
de la
muestra
Anlisis

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Conclusiones de la Auditoria:
- Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un procedimiento

para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de resultados.

- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado en uno
solo.
- Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de anlisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigacin y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medicin, anlisis y mejora.
-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
-La auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que la
conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)
- La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una frecuencia

adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as la

calidad de la labor que desempea en su campo econmico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.
No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.