Bài Tập Cá Nhân

Các chứng từ được đòi hỏi xuất trình trong việc chi trả của hợp đồng ngoại thương
tùy vào từng trường hợp cụ thể khác nhau, tùy vào hoàn cảnh hoặc ý định của các
bên mà các loại chứng từ rất đa dạng và thay đổi khác nhau tùy lúc. Tuy nhiên các
chứng từ thường được yêu cầu gồm các loại chính sau đây:

1. Hóa đơn thương mại

• Người cấp: tùy theo cách thức giao dịch chi trả mà người lập hóa đơn
thương mại là ai. Thông thường là do người thụ hưởng được ghi trong L/C
lập. Trong một số trường hợp người lập có thể là nhà xuất khẩu hay bên thứ
ba (nếu là bên thứ ba phải ghi chú rõ ràng).
• Nội dung: hoá đơn mô tả hàng hoá, cảng xếp hàng, cảng đến và phương
tiện vận tải, nước xuất xứ, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá lô hàng,
Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận tải quốc
tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí container, chi phí đóng
gói, và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản
trên) liên quan đến việc đưa hàng từ dọc mạn tầu tại cảng xuất khẩu đến
dọc mạn tầu (FAS) tại cảng đến, Các giảm giá, chiết khấu; …
• Mục đích: thể hiện yêu cầu người bán đòi người mua phải trả 1 khoản tiền
ghi trong hóa đơn cho ai đó.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp để xuất trình cho ngân hàng, hải
quan, công ty bảo hiểm, các bên khác có liên quan yêu cầu.

2. Chứng từ bảo hiểm (insurance certificate)

• Người cấp: là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất
nhập khẩu
• Nội dung: nội dung xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm; bao gồm
tên người được bảo hiểm, người bảo hiểm, hàng hóa được bảo hiểm, giá trị
bảo hiểm, các điều khoản bảo hiểm, luật liên quan …

Trang 1
 Bài Tập Cá Nhân

• Mục đích: chứng từ bảo hiểm là bằng chứng của hợp đồng đã được mua
bảo hiểm; chứng tỏ ngừơi bán đã mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nếu hàng
hóa gặp rủi ro, tổn thất xảy ra, người mua sẽ dung chứng từ bảo hiểm để đỏi
bảo hiểm.
• Trường hợp sử dụng: sử dụng trong các điều khoản Incoterms mà người
mua có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm như điều khỏan giá CIP, CIF …; hoặc
hợp đồng có thỏa thuận người mua sẽ mua bảo hiểm cho người bán.

3. Các loại giấy chứng nhận:

3.1. Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa
• Người cấp: giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí
nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc
giám định) hàng xuất khẩu cấp, hoặc bên thứ ba có thẩm quyền cấp.
• Nội dung: nội dung xác nhận chất lượng của hàng thực giao; bao
gồm tên đơn vị kiểm định, tên đơn vị được cấp giấy kiểm định, thông
tin chi tiết về kết quả hàng hóa thực tế đựơc kiểm định theo yêu cầu …
• Mục đích: chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản
của hợp đồng.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp ngưởi mua yêu cầu

3.2. Giấy chứng nhận trọng lượng khối lượng hàng hóa
• Người cấp: giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí
nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc
giám định) hàng xuất khẩu cấp, hoặc bên thứ ba có thẩm quyền cấp.
• Nội dung: nội dung xác nhận số lượng của hàng thực giao; bao gồm
tên đơn vị kiểm định, tên đơn vị được cấp giấy kiểm định, thông tin chi
tiết về kết quả hàng hóa thực tế đựơc kiểm định theo yêu cầu …
• Mục đích: chứng minh số lượng hàng giao phù hợp với các điều
khoản của hợp đồng yêu cầu.

Trang 2
 Bài Tập Cá Nhân

• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp ngưởi mua yêu cầu

3.3. Giấy chứng nhận trọng lượng hàng hóa

• Người cấp: giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí
nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc
giám định) hàng xuất khẩu cấp, hoặc bên thứ ba có thẩm quyền cấp.
• Nội dung: nội dung xác nhận trọng lượng của hàng thực giao; bao
gồm tên đơn vị kiểm định, tên đơn vị được cấp giấy kiểm định, thông
tin chi tiết về kết quả hàng hóa thực tế đựơc kiểm định theo yêu cầu …
• Mục đích: chứng minh trọng lượng hàng giao phù hợp với các điều
khoản của hợp đồng yêu cầu.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp ngưởi mua yêu cầu

3.4. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

• Người cấp: do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền thường
là Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp
• Nội dung: Nội dung của giấy này bao gồm tên và địa chỉ người mua,
tên và địa chỉ người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của
chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của cơ quan có
thẩm quyền.
• Mục đích: xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp ngưởi mua, hải quan … yêu
cầu

3.5. Giấy chứng nhận kiểm dịch (động vật, thực vật)
• Người cấp: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn; Các cơ quan
kiểm dịch vùng, các Chi cục Kiểm dịch vùng, các Trạm kiểm dịch cửa
khẩu.

Trang 3
 Bài Tập Cá Nhân

• Nội dung: Nội dung bao gồm tên và địa chỉ người mua, tên và địa
chỉ người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, thông tin thực tế về tính
an toàn, dịch bệnh, sâu hại … xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Mục đích: chứng nhận điều kiện an toàn của hàng hóa.
• Trường hợp sử dụng: khi hàng hóa là động thực vật, mọi trường hợp
người mua … yêu cầu

3.6. Giấy chứng nhận vệ sinh

• Người cấp: Bộ y tế; các cơ quan y tế có thẩm quyền.
• Nội dung: Nội dung bao gồm tên và địa chỉ người mua, tên và địa
chỉ người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, thông tin thực tế về tính
vệ sinh an toàn của hàng hóa, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Mục đích: chứng nhận điều kiện vệ sinh an toàn của hàng hóa.
• Trường hợp sử dụng: khi hàng hóa là thực phẩm, mọi trường hợp
người mua … yêu cầu

3.7. Giấy chứng nhận quyền xuất (nhập) khẩu

• Người cấp: do Bộ Thương mại hoặc cơ quan được uỷ quyền cấp
• Nội dung: tên cơ quan được cấp giấy, loại hình hoạt động, sản phẩm
kinh doanh, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, các điều khoản liên
quan …
• Mục đích: xác nhận quyền xuất hay nhập của người mua hay bán.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp các bên có yêu cầu

3.8. Các loại giấy chứng nhận khác

đặc điểm chung:
• Người cấp: do các cơ quan có thẩm quyền cấp

Trang 4
 Bài Tập Cá Nhân

• Nội dung: tên cơ quan được cấp giấy, loại hình hoạt động, sản phẩm
kinh doanh, các thông tin liên quan đến hàng hóa thực kiểm, xác nhận
của cơ quan có thẩm quyền, các điều khoản liên quan …
• Mục đích: xác nhận hàng hóa thực giao như thế nào, có theo các yêu
cầu đề ra hay không.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp người mua có yêu cầu

4. Vận đơn
• Người cấp: tùy vào cách chuyển hàng, loại vận đơn mà người cấp sẽ là ai.
Thường vận đơn cấp có hai loại là vận đơn gốc do hãng tàu, hãng máy bay,
người chuyên chở chính cấp và vận đơn nhà do người chuyên chở trung
gian cấp.
• Nội dung: mỗi hãng cấp vận đơn có cách thức trình bày, nội dung riêng tuy
nhiên vân đơn bao gồm các nội dung chính sau:
o Mặt trước:
 Tiêu đề của vận đơn: Bill of Lading, hoặc không cần ghi tiêu
đề
 Tên người chuyên chở: tên công ty hay hãng vận tải
 Tên địa chỉ của Người giao hàng.
 Người nhận hàng: Nếu là vận đơn đích danh, ô này sẽ ghi tên
và địa chỉ của người nhận hàng, nếu là vận đơn vô danh thì sẽ
ghi "to order", "to order of..."
 Bên được thông báo ghi tên và điạ chỉ của người nhận hàng
hoặc ngân hàng mở L/C, để thông báo về thông tin hàng hóa,
hành trình con tàu
 Nơi nhận hàng
 Cảng bốc hàng lên tàu
 Cảng dỡ hàng

Trang 5
 Bài Tập Cá Nhân

 Nơi giao hàng

 Têu con tàu và số hiệu con tàu
 Số lượng B/L bản chính được phát hành
 Mã ký hiệu hàng hóa và số lượng
 Số lượng và loại kiện hàng
 Mô tả hàng hóa
 trọng lượng tổng
 Trọng lượng tịnh
 Ngày và nơi ký phát vận đơn
 …
o Mặt sau: các điều kiện chuyên chở, các quy định
• Mục đích: Vận đơn là một chứng từ thể hiện các vai trò, mục đích sau:
o Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng
để chở.
o Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải
đường biển.
o Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai
ở cảng đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển
nhượng B/L.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp để xuất trình cho ngân hàng, hải
quan, công ty bảo hiểm, các bên khác có liên quan yêu cầu. Người nhập
khẩu dùng để xuất trình nhận hàng.

5. Phiếu đóng gói

• Người cấp: hãng tàu cấp cho người chủ hàng đem về điền lập nên.
• Nội dung: kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp,
container).v.v...

Trang 6
 Bài Tập Cá Nhân

• Mục đích: phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá.
Kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng
lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói... để
người mua họăc hải quan dễ kiểm tra, biết cách dỡ hàng …
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp để xuất trình cho hải quan, hay người
mua yêu cầu.

6. Bản kê chi tiết hàng hoá

• Người cấp: người chủ hàng lập nên.
• Nội dung: kê khai chi tiết hàng hoá trong kiện hàng.
• Mục đích: tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá (người mua,
hải quan …). Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao
gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp để xuất trình cho hải quan, hay người
mua yêu cầu.

7. Phiếu thông báo hàng đến

• Người cấp: các nhà vận chuyển (hãng tàu, trung gian vận chuyển…)
• Nội dung: nội dung bao gồm người gửi hàng, người nhận, người vận
chuyển, thông tin về hàng hóa, thời gian đi và thời gian hàng đến …
• Mục đích: thông báo về thời gian hàng đi hàng đến, xác nhận hàng đựơc
giao cho nhà vận chuyển đúng ngày hợp đồng quy định.
• Trường hợp sử dụng: mọi trường hợp người mua có yêu cầu

8. Hối phiếu
• Người cấp: nhà xuất khẩu lập đòi tiền nhà nhập khẩu sau khi hoàn thành
nghĩa vụ giao hàng.

Trang 7
 Bài Tập Cá Nhân

• Nội dung: bao gồm người trả tiền, người hưởng thụ, ngân hàng thanh toán,
số tiền thanh toán
• Mục đích: xác nhận và đòi số tiền nhà nhập khẩu cần thanh toán theo L/C
• Trường hợp sử dụng: khi người mua yêu cầu.

9. Các loại giấy tờ khác:

Tùy theo ý định các bên mà sẽ có thêm các giấy tờ hcứng tư khác. Ví dụ người
mua có thể đòi thêm các chứng từ mà người bán thương lựơng làm việc với hãng
tàu như thông báo giao hàng (shipping advice) để thuận tiện cho việc kiểm tra quá
trình giao hàng của người bán và để bếit thời gian lấy hàng.

Trang 8