CHƯƠNG III:

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

I. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU:

1. Những vấn đề chung về vật liệu:

1.1 - Khái niệm:

Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp để chế tạo ra sản phẩm.

Đối tượng lao động ở đây được hiểu là những vật mà lao động của con
người tác động vào nhằm biến đổi nó cho phù hợp nhu cầu của mình. VD:
lốp xe được chế biến từ mủ cao su, mủ cao su (dạng chất lỏng) qua quá
trình chế biến nhờ lao động của con người tác động vào tạo ra sản phẩm
là chiếc lốp xe.

1.2 - Đặc điểm:

Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó
vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu
để cấu thành thực thể của sản phẩm. VD: xăng, dầu, nhớt, … bị tiêu hao
toàn bộ;

Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu
sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

1.3 – Nguyên tắc hạch toán:

Phải hạch toán chi tiết Nguyên liệu, vật liệu theo từng thứ, từng chủng loại
quy cách ở từng kho và ở từng địa điểm bảo quản sử dụng. Tuỳ thuộc vào
đặc điểm hoạt động của mình, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 3
phương pháp kế toán chi tiết NVL (ghi thẻ song song, sổ đối chiếu luân
chuyển, sổ số dư)

Trị giá vật liệu xuất, nhập, tồn phải đúng giá theo nguyên tắc giá thực tế.
Kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vì ở những thời điểm khác nhau
trong kỳ hạch toán giá có khác nhau.

Lựa chọn phương pháp kê khai hàng tồn kho phù hợp với yêu cầu quản lý
của doanh nghiệp và đặc điểm của hàng tồn kho.

Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn
kho thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì DN được phép lập dự phòng giảm
giá hàng tồn kho để trình bày trên Báo cáo tài chính cuối năm.

1.4 - Phương pháp Kế toán hàng tồn kho:

Theo quy định hiện nay DN chỉ sử dụng một trong hai phương pháp kế
toán hàng tồn kho : hoặc phương pháp kê khai thường xuyên, hoặc
phương pháp kiểm kê định kỳ. Nội dung và đặc điểm của 2 phương pháp
này như sau :

a. Phương pháp kê khai thường xuyên :

Là phương pháp theo dõi và phản ánh 1 cách thường xuyên, liên tục tình
hình nhập xuất, tồn kho vật liệu, hàng hóa trên các loại sổ sách kế toán
sau mỗi lần phát sinh các nghiệp vụ mua (nhập) hoặc xuất dùng.

Các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có,
tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy giá trị vật tư,
hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào
trong kỳ kế toán theo công thức:
Cuối kỳ kế toán, so sánh giữa số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn
kho và số liệu, vật tư hàng hoá trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải
tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời và phải điều chỉnh theo số
liệu kiểm kê thực tế.

Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp,
xây lắp...) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị
lớn, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao như xe hơi, radio, cassette, máy móc
thiết bị...

b. Phương pháp kiểm kê định kỳ :

Là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh
giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán và từ đó xác định
được giá trị của vật liệu, hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức :

Trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép về nghiệp vụ nhập vật
liệu, còn trị giá vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có
kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ.
Sử dụng thêm tài khoản “tạm thời” để thay thế tài khoản hàng tồn kho
phản ánh tình hình nhập (thường xuyên) và phản ánhtình hình xuất (1 lần
vào cuối kỳ)

Tài khoản “tạm thời”: TK 151, 152, 153, 156, 157 -> 611

TK 154 -> 631

TK155, 157 -> 632

Phương pháp này áp dụng tại các doang nghiệp có nhiều chủng loại vật
tư, hàng hoá với qui cách,mẫu mã đa dạng, giá trị thấp, được xuất dùng
hoặc xuất bán thường xuyên.

Ưu điểm: đơn giản giảm nhẹ khối lượng công việc

Nhược điểm: độ chính xác của giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ
phụ thuộc rất lớn vào chất lượng công tác quản lý vật tư, hàng hoá tại kho
hàng, quầy hàng

Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, DN có thể lựa chọn
một trong hai phương pháp nêu trên để áp dụng. Ngày nay với việc hỗ trợ
của máy vi tính và các phần mềm kế toán nên việc áp dụng phương pháp
kê khai thường xuyên trở nên phổ biến và dễ dàng hơn. Tuy nhiên việc lựa
chọn phương pháp nào phải được ghi rõ trong phần phụ lục báo cáo tài
chính và phải được thực hiện nhất quán trong ít nhất một niên độ kế toán.

1.5 - Phân loại:

Có rất nhiều tiêu thức phân loại nguyên, vật liệu nhưng thông thường kế
toán sử dụng một số các tiêu thức sau đây để phân loại nguyên, vật liệu
phục vụ cho quá trình theo dõi và phản ánh trên các sổ kế toán khác nhau

Căn cứ vào đặc điểm và công dụng của NVL đối với quá trình sản xuất
kinh doanh, có thể chia NVL thành 6 loại:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là những loaị NL, VL khi tham gia vào quá
trình sản xuất thì cấu thành thực thể sản phẩm. NL : sản phẩm của ngành
công nghiệp khai thác và các nghành nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư
nghiệp (VD: XN dệt, bông là NL); VL chính : là sản phẩm của ngành công
nghiệp chế biến.

- VL phụ: là những loại VL khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu
thành nên thực thể vật chất của sản phẩm mà có thể kết hợp với VL chính
làm thay đổi màu sắc (sơn, xi, mạ…), mùi vị (hương liệu), hình dáng bề
ngoài (bao bì), làm tăng thêm chất lượng hoặc giá trị sử dụng của sản
phẩm (như sơn trong các sản phẩm gỗ, các chất xúc tác trong sản xuất
hóa chất, …); tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh
(dầu mỡ bôi trơn)

- Nhiên liệu: là những thứ Vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong
quá trình sxkd như xăng, dầu, than củi, hơi đốt, …

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế sửa chữa
máy móc thiết bị, TSCĐ, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sx … (ốc,
đinh vít để hay thế, sửa chữa MMTB, các loại vỏ, ruột xe để thay thế trong
các PTVT,…)

- VL và thiết bị XDCB: là những loại VL, thiết bị sử dụng cho côngviệc

XDCB (như gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, bột trét tường, sơn, …). Đối
với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí
cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB (như các thiết bị
điện : ổ điện, đèn điện, quạt,máy lạnh, …; các thiết bị vệ sinh: bồn tắm,
bồn rửa mặt, bồn cầu, …)

- Phế liệu: là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được
(bên cạnh các loại thành phẩm) trong quá trình sxkd của DN (VD : cắt may
quần áo: vải vụn); là những loại VL bị loại ra hoặc bị thải khỏi quá trình
sản xuất sản phẩm (VD : thanh lý TSCĐ, CCDC)
Chú ý: các khái niệm trên chỉ đúng khi gắn liền với từng DN sản xuất cụ
thể vì: VL chính ở DN này lại là VL phụ của DN khác hoặc ngược lại, …

Căn cứ vào nguồn cung cấp kế toán :

NVL mua ngoài là NVL do DN mua ngoài mà có, thông thường mua của
các nhà cung cấp

VL tự chế biếnlà VL do DN sản xuất ra và sử dụngnhư là NL để sản xuất ra

sản phẩm

VL thuê ngoài gia công là VL mà DN không tự sản xuất, cũng không phải
mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công.

NVL nhận góp vốn liên doanh là NVL do các bên liên doanh góp vốn theo
thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh

NVL được cấp là NVL do đơn vị cấp trên cấp theo qui định, …

Căn cứ vào tính năng hoạt động có thể phân loại NVL chi tiết, tỉ mỉ, xây
dựng ký hiệu riêng cho từng loại (sổ danh điểm VL)

2. Tính giá nguyên, vật liệu:

Tính giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng
đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh.

Tính giá nguyên, vật liệu là phương pháp kế toán dùng thước đo tiền tệ để
thể hiện trị giá của nguyên, vật liệu nhập, xuất và tồn kho trong kỳ.

Vật liệu trong DN có thể được định giá theo 2 cách sau:

Giá thực tế : là giá được xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng
minh cho các khoản chi hợp lệ của DN trong quá trình thu mua vật liệu,
công cụ dụng cụ.

Giá hạch toán : trong DN, vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ khác nhau và
biến động thường xuyên, do vậy việc sử dụng giá thực tế để ghi chép
hàng ngày kịp thời theo sự biến động đó là một công việc tốn nhiều lao
động nếu không sử dụng máy vi tính. Vì vậy DN có thể sử dụng một loại
giá ổn định gọi là giá hạch toán để ghi chép, giá hạch toán là giá quy định
thống nhất trong phạm vi DN và được sử dụng ổn định trong một thời gian
dài. Giá hạch toán của vật liệu có thể là giá mua thực tế ở một thời điểm
nào đó hoặc là giá kế hoạch do DN xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm hoặc
dựa vào giá thị trường.

2.1 - Đánh giá vật liệu nhập:

a. Đối với VL mua ngoài:

Trong đó:

- Chi phí thu mua: CP vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,
… VL từ nơi mua về đến DN; công tác phí của NV thu mua; CP thuê kho
bãi, tiền phạt, tiền bồi thường; CP của bộ phận thu mua độc lập; số hao
hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)

- Thuế gồm các khoản thuế không hoàn lại như: Thuế NK, Thuế TTĐB,
phần thuế GTGT phải nộp khi mua VL (đối với DN không thuộc diện nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), thuế GTGT hàng NK không được
khấu trừ.

- Các khoản giảm trừ :

* Giảm giá VL: do khoản tiền được người bán giảm trừ do hàng kém chất
lượng, sai qui cách.
* Chiết khấu thương mại: khoản tiền người mua được hưởng khi mua hàng
số lượng lớn.

* Hàng mua trả lại : giá trị hàng đã mua trả lại cho người bán.

b. Đối với VL tự chế biến: DN có khả năng tự chế biến VL phù hợp với nhu
cầu sx của chính mình

c. Đối với VL thuê ngoài gia công chế biến: DN không có khả năng tự chế
biến phải thuê bên ngoài gia công lại VL để phù hợp với nhu cầu sxkd

d. Đối với VL nhận góp vốn: được đơn vị khác đem VL đến để góp vốn với
DN

e. Đối với VL được cấp: công ty mẹ cấp VL cho công ty con (thường có
trong mô hình các DNNN)
f. Đối với VL được biếu tặng:

g. Giá VL nhập kho do thu hồi : giá trị ước tính còn sử dụng được

2.2 - Đánh giá vật liệu xuất:

Tuỳ theo tính chất, đặc điểm của VL mà DN có thể lựa chọn phương pháp
thích hợp theo một trong các phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho sau
đây :

a. Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước [FIFO (First In First Out)]:

Theo phương pháp này thì VTHH nào nhập kho trước thì khi xuất dùng
được xuất ra trước, giá VTHH xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần
trước và lần lượt xuất theo giá nhập kho các lô hàng kế tiếp.

Phương pháp này thường áp dụng cho những DN kinh doanh những loại
VL, hàng hóa khó bảo quản hoặc có thời hạn sử dụng (đát) như hàng thực
phẩm tươi sống, hóa chất, thuốc tây ... vì những mặt hàng này nếu để lâu
sẽ dễ bị hư hỏng hặc biến đổi hình thái ban đầu làm ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm.
VD: Tình hình VL của một DN trong 3/2005 như sau:

TỒN NHẬP XUẤT

Ngày 04/03: 4.000kg x Ngày 10/03 :

Ngày 01/03 : 1.020đ/kg 4.200kg

1.000kg x
1.010đ/kg Ngày 18/03: 4.000kg x Ngày 26/03 :
1.030đ/kg 4.500kg

Nếu theo phương pháp FiFo :

+ Ngày 10/03 : 1.000kg x 1.010đ/kg = 1.010.000đ

3.200kg x 1.020đ/kg = 3.264.000đ

Tổng cộng : 4.274.000đ

+ Ngày 26/03 : 800kg x 1.020đ/kg = 816.000đ

3.700kg x 1.030đ/kg = 3.811.000đ

Tổng cộng : 4.627.000đ

+ Tổng xuất trong tháng : 8.901.000đ

+ Tồn cuối kỳ: 300kg x 1.030đ/kg = 309.000đ

b. Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trước [LIFO (Last In First Out)]:
Theo phương pháp này VTHH nào nhập kho sau thì khi xuất dùng được
xuất ra trước, giá VTHH xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần sau
nhất và cứ tiếp tục theo thứ tự ngược lên.

Áp dụng cho những DN thương mại, giá cả biến động VD: áp dụng cho các
DN kinh doanh trong lĩnh vực thời trang, kinh doanh mode, … vì những
mặt hàng này dễ bị lỗi thời, những mặt hàng mới luôn bán chạy hơn
những mặt hàng cũ, để thu hút khách hàng các DN kinh doanh loại hình
này phải luôn thay đổi kiểu dáng mẫu mã của mình.

Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp LiFo :

+ Ngày 10/03 : 4.000kg x 1.020đ/kg = 4.080.000đ

200kg x 1.010đ/kg = 202.000đ

Tổng cộng : 4.282.000đ

+ Ngày 26/03 : 4.000kg x 1.030đ/kg = 4.120.000đ

500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ

Tổng cộng : 4.625.000đ

+ Tổng xuất trong tháng: 8.907.000đ

+ Tồn cuối kỳ: 300kg x 1.010đ/kg = 303.000đ

NHẬN XÉT: Hai phương pháp này tạo ra hai kết quả hoàn toàn trái ngược
nhau trong trường hợp giá tăng dần hoặc giảm dần :

Phương pháp FIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá thấp)
thì giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong
kỳ sẽ tăng. Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá cao) thì
giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong
kỳ sẽ giảm.

Phương pháp LIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới
(giá cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp,
mức lãi trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho sẽ tính
theo giá mới (giá thấp) thì giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ
có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng.

c. Tính đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn (còn gọi là bình quân di
động, bình quân sau mỗi lần nhập kho):

Theo phương pháp này cứ mỗi lần mua vật tư, hàng hóa có giá mới, nếu
còn tồn kho giá cũ cao hơn hoặc thấp hơn thì ta phải tính lại đơn giá bình
quân theo công thức:

Sau đó suy ra giá thực tế của VL xuất vào thời điểm xuất VL bằng công
thức:

Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn :

eq\f(600.000 + 1.050.000,200 + 300)

+ Ngày 10/03/05 xuất: 4.200kg x 1.018đ/kg = 4.275.000đ

+ Còn lại : 800kg x 1.018đ/kg = 814.400đ

+ Ngày 26/03/05 xuất: 4.500kg x 1.028đ/kg = 4.627.530đ

+ Còn lại : 300kg x 1.028đ/kg = 308.400đ

d. Tính đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ :

Theo phương pháp này thì vào lúc cuối kỳ sẽ tính đơn giá bình quân căn cứ vào số tồn
kho đầu kỳ và tất cả các lần nhập kho trong kỳ theo công thức:

Sau đó suy ra giá thực tế của VL xuất bằng công thức:

Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp tính bình quân vào cuối tháng :
+ Trong tháng xuất: [4.200kg + 4.500kg] x 1.024đ/kg = 8.908.800đ

+ Còn lại : 300kg x 1.024đ/kg = 307.200đ

Ưu, nhược điểm của hai phương pháp bqgq liên hoàn và bqgq cuối kỳ:

Phương pháp BQGQ cuối kỳ:

Ưu điểm: tính toán đơn giản, dễ tính, phù hợp với DN hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp Kiểm kê định kỳ vì theo phương pháp này trong kỳ không tính giá xuất kho
đến cuối kỳ mới tính một lần. Còn DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai
thường xuyên thì ít sử dụng công thức này vì nhược điểm sau đây:

Nhược điểm: không đảm bảo kịp thời công tác KT (trong kỳ xuất biết được lượng VL xuất
nhưng chưa biết được đơn giá xuất, phải chờ đến cuối tháng khi không còn lần nhập kho
nào nữa mới tính được đơn giá bình quân) do vậy công việc kế toán sẽ bị dồn vào cuối kỳ,
gây chậm trễ cho việc khóa sổ và lập các báo cáo kế toán.

Phương pháp BQGQ liên hoàn :

Ưu điểm: việc tính toán tương đối chính xác; kịp thời vì bất kỳ thới điểm nào cũng sẽ biết
được đơn giá bình quân của thời điểm đó, chỉ phù hợp với DN hạch toán hàng tồn kho
theo phương pháp Kê khai thường xuyên còn DN nào sử dụng phương pháp Kiểm kê định
kỳ sẽ không sử dụng được phương pháp này vì theo phương pháp này chỉ tính giá trị VL
xuất vào cuối kỳ mà thôi.

Nhược điểm: Trên thực tế nếu trong kỳ nhập, xuất nhiều chủng loại trong ngày hoặc
trong tháng (VD: DN chế biến thực phẩm bằng nguyên liệu tươi sống) và giá cả lại biến
động nhiều lần thì việc tính toán sẽ rất phức tạp, khó kịp thời vì cứ sau mỗi lần nhập lại
phải tính toán lại đơn giá bình quân mới (hàng ngày có thể tính đến hàng chục, hàng
trăm lần đơn giá bình quân mới). Tuy nhiên hiện nay với sự giúp ích của công nghệ thông
tin, việc hỗ trợ công tác kế toán bằng máy vi tính hiện đại với những phần mềm kế toán
được viết sẵn trên thị trường thì nhược điểm này hoàn toàn được khắc phục.

e. Tính theo giá thực tế đích danh :

Theo phương pháp này thì khi xuất hàng ở lô nào thì lấy đúng giá mua (nhập) thực tế của
lô đó để tính trị giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất dùng cho đối tượng sử dụng.
Phương pháp này thường áp dụng đối với những doanh nghiệp bảo quản VL theo từng lô
nhập riêng biệt, khi xuất ra sử dụng lô nào thì tính theo giá của lô đó khi nhập hoặc
những vật tư, hàng hóa có giá trị cao và nhập xuất không nhiều trong một kỳ kế toán.

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên, giả sử ngày 10/3, doanh nghiệp xuất 4.200kg VL ra sử dụng
trong đó 500kg của tồn kho đầu kỳ, số còn lại của lần nhập ngày 04/3 thì giá thực tế VL
xuất ra ngày 10/3 được tính theo phương pháp này như sau:

+ Ngày 10/03 : 500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ

3.700kg x 1.020đ/kg = 3.774.000đ

Tổng cộng : 4.279.000đ

f. Phương pháp hệ số :

Phương pháp này sử dụng để tính giá thực tế của VL xuất dùng khi doanh nghiệp hàng
ngày ghi sổ nhập xuất tồn kho vật liệu theo giá hạch toán. Ngay từ đầu kỳ doanh nghiệp
phải xây dựng giá hạch toán (chỉ được sử dụng trong hạch toán chi tiết). Cuối kỳ kế toán
tính giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực
tế và giá hạch toán của vật liệu theo công thức :

Sau đó suy ra giá thực tế của VL xuất bằng công thức:

Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên và giả sử đơn giá hạch toán của VL là 1.000đ/kg thì giá thực tế VL
xuất dùng trong tháng được tính theo phương pháp này như sau:
+ Trong tháng xuất: [4.200kg + 4.500kg] x 1.000đ/kg x 1,024 = 8.908.800đ

+ Còn lại : 300kg x 1.000đ/kg x 1,024 = 307.200đ

3. Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật liệu :

3.1 - Chứng từ kế toán:

Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều chứng từ kế toán khác nhau,
bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng
dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên dù là loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố
cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ
cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.

Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm các loại:

Chứng từ nhập:

- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL) hoặc Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu số
02GTGT-3LL) : là chứng từ của đơn vị bán lập, xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và
số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua, cũng là chứng từ cho người mua vận
chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán.

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT) : áp dụng cho các loại vật tư, sản phẩm, hàng
hóa cần phải kiểm nghiệm trong các trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại VL có
tính chất lý, hóa phức tạp, các loại vật tư quý hiếm, có sự khác biệt lớn về số lượng và
chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập để từ đó làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh
toán và bảo quản.

Hóa đơn và Biên bản kiểm nghiệm là cơ sở làm Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) : là phiếu
dùng xác nhận số lượng VL, sản phẩm hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh
toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Chứng từ xuất:

- Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử
dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và
kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Phiếu xuất kho do các bộ
phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng để theo dõi số lượng vật liệu di chuển từ
kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng
đại lý, gia công chế biến ...là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết,
làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu này do phòng cung ứng lập.

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật liệu xuất kho trong
trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho
bộ phận sử dụng vật liệu theo định mức, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá
thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật liệu theo hạn mức.

Chứng từ quản lý:

- Thẻ kho: theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ NVL, CCDC, SP, HH ở từng kho.
Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ
kho. Thẻ kho là sổ tờ rời, nếu đóng thành quyển gọi là sổ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ
vào Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho.

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ dùng để theo dõi số lượng vật liệu còn lại cuối kỳ hạch
toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực
hiện định mức sử dụng vật liệu. Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu nhận được, kế toán
phân loại chứng từ theo từng loại, nhóm, từng đối tượng sử dụng, làm cơ sở tính chi phí ở
DN.

- Biên bản kiểm kê Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá : nhằm xác định số lượng, chất
lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm
căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.

3.2 - Tài khoản sử dụng:

Để kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu, kế toán sử dụng các Tài khoản sau đây:

TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ": Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thuế
GTGT được khấu trừ và chỉ áp dụng đối với các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là TK loại 1 phản ánh Tài sản thuộc nhóm 3
là loại phải thu, trong trường hợp này TK133 lại phản ánh số thuế được khấu trừ cũng tức
là phản ánh số phải thu NSNN về thuế.
 TK 133

- Số thuế GTGT đầu vào được - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào

không được khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa

đã mua đã trả lại, được giảm giá

- Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại

SD: Số thuế GTGT đầu vào còn

được khấu trừ, số thuế GTGT đầu
vào được hoàn lại nhưng NSNN
chưa hoàn trả

TK 151 "Hàng Mua Đang Đi Đường": TK này dùng phản ánh trị giá của các loại hàng hoá,
VL, CCDC đã mua nhưng cuối tháng chưa về đến DN. Loại 1 nhóm 5 phản ánh Hàng tồn
kho, Là loại TS nên có số dư bên Nợ

TK 151

Trị giá hàng mua trên đường đầu

kỳ

- Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua - Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua
đang đi đường đang đi đường đã về nhập kho hoặc
đã chuyển giao thẳng cho khách hàng

- Kết chuyển trị giá thực tế của - Kết chuyển trị giá thực tế của
hàng hoá, vật tư mua đang đi hàng hoá, vật tư đã mua đang đi
đường cuối kỳ (phương pháp kiểm đường đầu kỳ ( phương pháp kiểm
kê định kỳ) kê định kỳ)

Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có

SD: Trị giá hàng hóa, vật tư đã

mua nhưng còn đang đi đường
cuối kỳ (chưa về nhập kho đơn vị)

TK 152 “Nguyên Liệu, Vật Liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá VL nhập, xuất,
tồn kho.

TK 152

Trị giá nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ

- Trị giá TT VL nhập kho do mua - Trị giá thực tế của VL xuất kho để
ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê
nhận góp vốn LD, được cấp hoặc ngoài gia công chế biến, góp vốn liên
từ các nguồn khác doanh.
 - Trị giá VL thừa phát hiện khi - Trị giá VL hao hụt, mất mát phát
kiểm kê. hiện khi kiểm kê.

- Kết chuyển trị giá TT của NVL - Trị giá VL trả lại người bán hoặc
tồn kho cuối kỳ (phương pháp kiểm được giảm giá hàng mua; Chiết khấu
kê định kỳ) thương mại khi mua NVL được hưởng

- Kết chuyển trị giá TT của VL tồn

kho đầu kỳ (phương pháp kiểm kê
định kỳ)

Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có

SD: Trị giá thực tế của vật liệu tồn

kho cuối kỳ

TK 331 "Phải trả cho người bán"

Bên Nợ : - Số tiền đã trả cho người bán

- Số tiền ứng trước cho người bán (chưa nhận hàng)

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá

- Chiết khấu mua hàng người bán cho DN giảm trừ vào nợ phải trả

- Số kết chuyển giá trị hàng trả lại cho người bán, phần giá trị thiếu hụt, kém
phẩm chất khi kiểm nghiệm.

Bên Có : - Số tiền phải trả cho người bán

- Điều chỉnh giá tạm tính bằng giá thực tế

Số Dư Có : Số tiền còn phải trả cho người bán

Số dư Nợ : Số tiền đã ứng trước cho người bán

TK 611 "Mua hàng"

TK này chỉ áp dụng đối với DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ.

Bên Nợ : - Trị giá hàng hóa, vật liệu tồn kho đầu kỳ

- Trị giá hàng hóa, vật liệu, dụng cụ...mua vào trong kỳ

Bên Có : - Trị giá hàng hóa, vật liệu, dụng cụ...tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê.

- Giá trị vật tư hàng hóa xuất bán, đưa vào sản xuất.

- Trị giá vật tư hàng hóa mất mát, thiếu hụt

TK này cuối kỳ không có số dư

TK 621 : "Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp"

Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm
hoặc thực hiện dịch vụ, lao vụ trong kỳ hạch toán.

Bên Có : - Trị giá vật liệu sử dụng không hết được nhập lại kho.

- Kết chuyển hoặc phân bổ vật liệu vào các TK liên quan để tính giá thành
sản phẩm.

TK 621 không có số dư cuối kỳ.

TK 627 : "Chi phí sản xuất chung"

Bên Nợ : - Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.

Bên Có : - Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung.

- Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK 154 (631) để tính giá thành.
TK 641 : "Chi phí bán hàng"

TK 642 : "Chi phí quản lý Doanh nghiệp""

Hai TK này ghi chép tương tự như TK 627.

3.3 – Kế toán vật liệu nhập, xuất kho (Theo phương pháp kê khai thường xuyên)

a. Kế toán vật liệu nhập kho

(1) Vật liệu mua ngoài: Khi mua vật liệu về nhập kho, nếu có hóa đơn thì căn cứ vào hóa
đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho, ghi :

Thuộc đối tượng tính VAT khấu trừ

- Mua VL nhập kho

Nợ TK152 : giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK133 : thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111,112,141,331 : tổng giá thanh toán

- Chi phí thu mua thực tế được tính vào giá thực tế VL nhập kho:

Nợ TK152 : giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK133 : thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111,112,331 : tổng giá thanh toán

Thuộc đối tượng tính VAT trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc
phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án:

- Mua VL nhập kho

EQ \b\rc\}(\s(Nợ TK 152,Có 111; 112; 331)) tổng giá thanh toán

- Chi phí thu mua thực tế được tính vào giá thực tế VL nhập kho:

Nợ TK152
Có TK111,112,331

(2) Mua được hưởng chiết khấu :

- Nếu được hưởng chiết khấu do thanh toán tiền hàng trước thời hạn thì khoản chiết khấu
được hưởng gọi là chiết khấu thanh toán và hạch toán vào TK 515 “Thu nhập hoạt động
tài chính”

Nợ TK 111, 112, 331, … :

Có TK 515 : chiết khấu TT được hưởng

- Nếu được hưởng chiết khấu do mua với khối lượng nhiều thì khoản chiết khấu được
hưởng gọi là chiết khấu thương mại và hạch toán làm giảm giá gốc hàng mua:

Nợ TK 111, 112, 331, … :

Có TK 152 : chiết khấu thương mại được hưởng

Có TK 133 : Thuế GTGT (nếu có)

(3) Mua VL được giảm giá: VL mua về được giảm giá do hàng sai quy cách, phẩm chất
hoặc vì mua với khối lượng nhiều

Nợ TK 111, 112, 331, … :

Có TK 152 : phần giảm giá được hưởng

Có TK 133 : phần thuế giảm (nếu có)

(4) Trả lại hàng mua: Nếu xuất kho trả lại toàn bộ VL đã mua vì hàng sai quy cách, kém
chất lượng

Nợ TK 111, 112, 331, … : Tổng giá thanh toán

Có TK 152 : phần giảm giá được hưởng

Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

(5) VL mua đang đi đường: Trường hợp nhận được HĐ bên bán nhưng VL chưa về nhập
kho thì Kế toán lưu HĐ vào hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”. Từ thời điểm này cho
đến cuối kỳ:
TH1: trong tháng VL về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi như NV (1).

TH2: - Nếu đến cuối tháng vật liệu vẫn chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK151 : giá mua chưa thuế

Nợ TK133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK111, 112, 331 : Tổng số tiền TT

- Sang tháng sau, khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và
phiếu nhập kho, kế toán ghi :

Nợ TK 152 : Trị giá NVL nhập kho

Có TK 151

(6) Khi mua vật liệu về nhập kho, nếu chưa có hóa đơn thì nhập kho vật liệu trên cơ sở
phiếu nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng chưa có hóa đơn". Nếu trong
tháng hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hóa đơn chưa về thì ghi sổ theo
giá tạm tính.

Nợ TK 152 : Trị giá NVL nhập kho theo giá tạm tính

Có TK 111, 112, 141, 331

- Khi nhận được hóa đơn phải điều chỉnh giá tạm tính đã ghi sổ theo giá hóa đơn bằng
cách ghi bổ sung (nếu giá trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính) hoặc ghi số âm (nếu ngược
lại). Ngoài ra còn có thể điều chỉnh bằng cách ghi bút toán đỏ để xóa giá tạm tính, sau đó
ghi lại bình thường theo giá trên hóa đơn.

(7) Trường hợp nhập kho có chứng từ đầy đủ, số lượng vật liệu nhập kho phát sinh thiếu
hụt:

Đối với VL thiếu do hao hụt trong định mức cho phép, kế toán phản ánh giá trị VL nhập
kho đúng theo giá trị mua đã ghi trên hoá đơn

Nợ TK 152 : Trị giá thực tế NVL nhập kho

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331,111,112, … : Tổng số tiền TT

Nếu VL thiếu không nằm trong định mức cho phép và chưa xác định được nguyên nhân,
kế toán phản ánh

Nợ TK 152 : Trị giá thực tế NVL nhập kho

Nợ TK 1381 : Trị giá NVL thiếu (giá chưa thuế)

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331,111,112, … : Tổng số tiền TT

- Sau đó căn cứ vào biên bản xử lý để phản ánh trị giá vật liệu thiếu vào các tài khoản có
liên quan :

Nợ TK 111, 334, 1388 : Phần tổ chức, cá nhân bồi thường

Nợ TK 632 : Trị giá NVL thiếu ghi nhận vào giá vốn

Có TK 1381 : Trị giá NVL thiếu

Có TK 133 : Thuế GTGT NVL thiếu (nếu có)

- Khi xác định NVL thiếu liên quan đến nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp giao tiếp số hàng
thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 152 : Trị giá NVL thiếu

Có TK 1381 : Trị giá NVL thiếu

- Nếu nhà cung cấp không giao tiếp số hàng thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 1111,112,331 : Số tiền nhà cung cấp phải trả lại

Có TK 1381 : Trị giá NVL thiếu

Có TK 133 : Thuế GTGT NVL thiếu (nếu có)

(8) Trường hợp nhập kho VL có chứng từ đầy đủ, số lượng vật liệu phát sinh thừa so với
phản ánh trên hoá đơn :

Nếu nhập cả số thừa chờ giải quyết:

- Nhập kho:
Nợ TK 152 : Số thực nhập

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331,111,112, … : Tổng số tiền TT ghi trên hóa đơn

Có TK 3381 : Số thừa chờ giải quyết

- Sau đó tuỳ từng nguyên nhân xử lý hàng thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá VL thừa

Có TK 152 : Bên bán giao nhầm, DN xuất kho trả lại

Có TK 711 : Không tìm ra nguyên nhân

- Nếu đồng ý mua luôn số hàng thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá VL thừa

Nợ TK 133 : thuế GTGT liên quan đến hàng thừa

Có TK 1111,112,331 : Phần thanh toán bổ sung

Nếu số thừa coi như giữ hộ người bán thì ghi : Nợ TK 002 “Vật tư hàng hóa giữ hộ, nhận
gia công”, khi xử lý ghi Có TK 002

(9) Trường hợp Nhập khẩu vật liệu: Đối với hàng mua từ nước ngoài phải nộp các loại
thuế sau đây:
Thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

- Khi mua vật liệu từ nước ngoài phải nộp thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) thì các loại thuế
trên cũng được tính vào trị giá VL nhập kho:

Nợ TK152 : giá thanh toán VL nhập

Có TK331, 111, 112 : giá mua trên Hóa đơn

Có TK3333 : Thuế NK phải nộp

Có TK3332 : Thuế TTĐB phải nộp

- Đối với số thuế GTGT hàng NK (nếu có) được khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 133

Có TK 33312

- Chi phí thu mua phát sinh:

Nợ TK152

Nợ TK133

Có TK111, 112, 331, 141

Thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK152 : giá thực tế VL nhập khẩu

Có TK331, 111, 112 : giá mua trên HĐ; chi phí thu mua đã có thuế
Có TK3333 : Thuế NK phải nộp

Có TK3332 : Thuế TTĐB phải nộp

Có TK33312 : Thuế GTGT hàng NK phải nộp

(10) Trường hợp DN ứng trước tiền hàng cho người bán thì kế toán ghi :

Nợ TK 331 : số tiền ứng trước cho người bán

Có TK 111, 112, 141

- Khi nhận được hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi :

Nợ TK 152 : Trị giá NVL nhập kho

Nợ TK 133 : Thuế GTGT

Có TK 331 : Số tiền ứng trước cho người bán

Có TK 111, 112, 141 : Khoản chênh lệch phải trả thêm (nếu có)

(11) Nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự chế :

- Khi xuất kho vật liệu để thuê ngoài gia công hoặc tự chế

Nợ TK 154 : Trị giá thực tế NVL xuất kho gia công, chế biến

Có TK 152

- Phản ánh chi phí chế biến hoặc tiền thuê ngoài gia công

Nợ TTK 154 : Chi phí gia công chế biến thực tế phát sinh

Nợ TK 133 : Thuế GTGT

Có TK 111,112, 152, 153, 214, 334, 338, 331, 141

- Giá trị vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự chế nhập kho :

Nợ TK 152 : Trị giá TT đã chế biến, gia công xong nhập lại kho

Có TK 154
(12) Nhập vật liệu do được cấp phát hoặc do nhận vốn góp LD của các đối tượng :

Nợ TK 152 : Giá thoả thuận

Có TK 411

Có TK 111, 112 : Các khoản chi phí có liên quan

(13) Vật liệu do được biếu tặng :

Nợ TK 152

Có TK 711

(14) NVL xuất dùng không hết nhập kho, phế liệu thu hồi nhập kho:

- Giá thực tế của phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng hoặc có
thể tiêu thụ được hoặc theo giá ước tính. Căn cứ vào phiếu nộp kho vật tư và cách đánh
giá để ghi sổ :

Nợ TK 152 : Trị giá NVL dư hoặc phế liệu nhập kho

Có TK 621, 627 : Trị giá NVL còn dư nhập kho

Có TK 154 : Trị giá Phế liệu thu hồi nhập kho

- Đối với phế liệu mua ngoài thì được hạch toán như đối với vật liệu mua ngoài.
b. Kế toán vật liệu xuất kho:

(1) Khi xuất kho vật liệu để sử dụng vào sản xuất kinh doanh, hoạt động
xây dựng cơ bản, sử chữa lớn TSCĐ,kế toán ghi :

Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241...

Có TK 152

(2) Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh, ghi theo giá thỏa thuận:

Nợ TK 222

Có TK 152
(3) Khi góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng vật
tư, hàng hoá, kế toán ghi

Nợ TK 222 : Vốn góp liên doanh (Theo giá đánh lại)

Nợ TK 811 : Chi phí khác (chênh lệch giữa giá đánh lại nhỏ hơn giá trị ghi
sổ)

Có TK 152 : NVL theo giá trị ghi sổ

Có TK 711 : Thu nhập khác (chênh lệch giữa giá đánh lại lớn hơn giá trị ghi
sổ)

- Trường hợp số chênh lệch giá đánh lại vật tư, hàng hoá lớn hơn giá trị ghi
sổ của vật tư, hàng hoá, bên góp vốn liên doanh phải phản ánh hoãn lại
phần thu nhập khác tương ứng với tỷ lệ góp vốn của đơn vị mình trong liên
doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 711 : Thu nhập khác (Phần thu nhập tương ứng với lợi ích của bên
góp vốn liên doanh)

Có TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện (chi tiết chênh lệch do đánh giá lại
TSCĐ đem đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát)

- Khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát đã bán số vật tư, hàng hoá đó cho
bên thứ ba độc lập, bên góp vốn liên doanh kết chuyển phầndoanh thu
chưa thựchiện vào thu nhập khác trong kỳ,kế toán ghi:

Nợ TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 711 : Thu nhập khác

(4) Xuất NVL đưa đi góp vốn vào công ty liên kết :

Nợ TK 223 : Đầu tư vào công ty liên kết (Theo giá đánh lại)

Nợ TK 811 : Chi phí khác (chênh lệch giữa giá đánh lại nhỏ hơn giá trị ghi
sổ)
Có TK 152 : NVL theo giá trị ghi sổ

Có TK 711 : Thu nhập khác (chênh lệch giữa giá đánh lại lớn hơn giá trị ghi
sổ)

(5) Khi xuất vật liệu để gia công chế biến :

Nợ TK 154

Có TK 152

(6) Khi xuất vật liệu kém phẩm chất, ứ đọng để tiêu thụ ghi :

- Trị giá VL xuất bán

Nợ TK 811

Có TK 152

- Tiền bán Vl thu được

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 711

Có TK 3331

(7) Xuất Vl để cấp cho đơn vị trựcthuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội
bộ :

- Cấp cho đơn vị trực thuộc

Nợ TK 1361 : Vốn kinhdoanh ở đơn vị trực thuộc

Có TK 152

- Cho vay, mượn trong nội bộ

Nợ TK 1368 : Phải thu nội bộ khác

 Có TK 152

(8) Hạch toán vật liệu dùng không hết

- Nếu vật liệu thừa tại PX mà còn tiếp tục sử dụng cho tháng sau thì PX
phải lập "phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ", căn cứ vào chứng từ này kế
toán ghi giảm (ghi đỏ) :

Nợ TK 621, 627, 641, 642 (ghi đỏ)

Có TK 152 (ghi đỏ)

- Sang đầu tháng sau ghi lại bằng bút toán thường (ghi tăng)

Nợ TK 621, 627, 641, 642

Có TK 152

3.4 – Kế toán vật liệu nhập, xuất kho (Theo phương pháp Kiểm kê định kỳ)
:

(1) Đầu kỳ kế toán kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo kết quả
kiểm kê cuối kỳ trước):

Nợ TK 611

Có TK 151,152

(2) Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn ghi :

Nợ TK 611

Nợ TK 133

Có 111,112,141,331

(3) Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, được người bán giảm giá
hoặc xuất kho trả lại:
 Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 611

Có TK 133

(4) Trường hợp mua vật liệu nhập kho có phát sinh thừa, thiếu, nhập khẩu,
… thì ghi tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên

(5) Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho CK :

Nợ TK 151,152

Có TK 611

(6) Tính ra số vật liệu đã xuất dùng trong kỳ và ghi :

Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, …

Có TK 611

(7) Cuối kỳ căn cứ vào biên bản xác định hàng hóa thiếu hụt, mất
mát :

Nợ TK 1381

Có TK 611

3.5 - Kế toán một số trường hợp khác về vật liệu:

a. Kế toán Kiểm kê VL:

Kiểm kê VL là công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho VL và phát hiện
kịp thờinhững sai sót và viphạm trong quản lý, sử dụng VL. Mọi trường hợp
thiếu hụt NVL trong kho hoặctại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm
kê phải lập biên bản và truy trìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi.
Căn cứ bào biên bảnkiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền
để ghi sổ kế toán:
Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu:

- Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều
chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán

- Nếu giá trị NVL hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép kế toán
ghi:

Nợ TK 632

Có TK152

- Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyênnhân, kế toán ghi:

Nợ TK 1381

Có TK152

- Căn cứ vào quyết định xử lý hàng thiếu hụt, kế toán ghi:

Nợ TK 1388, 111, 334, … : phần bắt bồi thường

Nợ TK 632 : phần còn lại

Có TK 1381 : Giá trị VL thiếu

Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa

- Thừa trong định mức dư thừa tự nhiên:

Nợ TK 152

Có TK 632

- Nếu đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên thừ a để ghi sổ

Nợ TK 152

Có TK 3388 : Trị giá TS thừa phải trả cho các bên liên quan
Có TK 111, 112 : Số tiền phải trả cho các bên liên quan

- Nếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 3381 : Số thừa chờ giải quyết

- Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 3881 : Giá trị VL thừa

Có TK 3388 : Trị giá TS thừa phải trả cho các bên liên quan

Có TK 111, 112 : Số tiền phải trả cho các bên liên quan

Có TK 632 : Ghi giảm giá vốn hàng bán

- Nếu VL thừa xác định phải trả lại cho đơn vị khác khi nhập kho chưa
ghi tăng TK 152 thì ghi: Nợ TK 002, khi xuất trả VL: Có TK 002

b. Kế toán đánh giá lại VL:

- Khi đánh giá lại làm tăng giá trị của VL:

Nợ TK 152 : khoản chênh lệch

Có TK 412 : Tăng giá

- Khi đánh giá lại làm giảm giá trị của VL:

Nợ TK 412 : khoản chênh lệch

Có TK 152 : giảm giá

4. Kế toán chi tiết VL :

a. Phương pháp thẻ song song :

§ Tại kho :

Thủ kho sử dụng thẻ kho (Mẫu số S12-DN) để ghi chép việc nhập, xuất,
tồn kho vật liệu theo số lượng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng
nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các
chỉ tiêu : tên, nhãn hiệu, quy cách. đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao
cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, thủ
kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập, xuất kho vật
liệu rồi ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào chứng từ sau đó
sắp xếp chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng
từ này thủ kho ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ
ghi 1 dòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Sau khi
ghi vào thẻ kho xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận
chứng từ rồi chuyển những chứng từ đó cho nhân viên kế toán vật liệu. Khi
giao nhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định
trách nhiệm.

§ Tại phòng kế toán :

Kế toán vật liệu sử dụng thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để ghi chép cả số
lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập, xuất, tồn. Thẻ hay sổ kế toán chi tiết
vật liệu cũng được mở cho từng thư vật liệu , tương ứng với thẻ kho mở ở
từng kho.

Theo định kỳ nhân viên kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ và kiểm
tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Khi
chứng từ nhập xuất được chuyển về phòng kế toán, kế toán phải kiểm tra
lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ rồi phân
loại chứng từ và sau đó ghi số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập xuất vào
thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu đồng thời tính ra số tồn và ghi vào thẻ hay sổ
chi tiết vật liệu.
Cuối tháng sau khi đã ghi chép hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
tháng liên quan đến nhập xuất vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu kế toán tiến
hành cộng sổ chi tiết vật liệu để tính ra tổng số nhập xuất và số tồn kho
của từng thứ vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Số lượng vật liệu nhập
xuất, tồn kho trong sổ kế toán chi tiết được dùng để đối chiếu với số lượng
vật liệu nhập xuất, tồn kho trên thẻ kho và đối chiếu với số thực tế khi
kiểm kê. Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và
tiến hành điều chỉnh kịp thời theo chế độ quy định.

Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu còn phải căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu
để tổng hợp giá trị của vật liệu nhập xuất, tồn trên "bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật liệu" dùng làm cơ sở để đối chiếu với giá trị của vật liệu
nhập xuất tồn mà kế toán trong kỳ đã phản ánh tổng hợp trên các sổ sách
liên quan.

Phương pháp thẻ song song có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ làm,
dễ kiểm tra đối chiếu số liệu nhưng có nhược điểm là việc ghi chép trùng
lắp giữa kho và phòng kế toán. Nếu DN với qui mô sản xuất lớn, sử dụng
nhiều loại vật liệu, nhập xuất liên tục, nếu làm kế toán bằng thủ công thì
tốn nhiều công sức.

THẺ (SỔ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

Số thẻ : .................. Số tờ : ...............

Tên vật liệu : ................................................................................................

Sổ danh điểm : ......................................Giá hạch toán : ..............................

Đơn vị tính : ......................................... Kho : ..............................................

 NHẬP XUẤT TỒN
Chứng Gh
từ i

TRÍCH Số Số Số
S Ngà YẾU Đơ Thà Đơ Thà Đơ Thà ch
ố y n nh n nh n nh ú

lượn giá tiền lượn giá tiền lượn giá tiền

g g g

Tồn đầu
tháng

...................
.....

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU

Tháng .....Năm .........

 Số Tồn ĐK Nhập trong Xuất trong Tồn CK
kỳ kỳ

TÊN VẬT Số Số Số Số Số Số Số Số
danh LIỆU

điểm lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền

b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến
phương pháp thẻ song song, nội dung ghi chép phương pháp này như sau :

§ Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống
như phương pháp thẻ song song.

§ Tại phòng kế toán : Thay vì sử dụng sổ chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân
chuyển" để ghi chép số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu trong
từng kho và chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu trên các chứng từ phát
sinh trong tháng. Mỗi thứ vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cũng như
phương pháp thẻ song song, khi nhận chứng từ liên quan đến nhập xuất vật liệu, kế toán phải
tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ.
Số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn ghi trong sổ đối chiếu luân chuyển được dùng
để đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và với giá trị trên sổ kế toán tổng hợp.

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là làm giảm nhẹ bớt công việc ghi chép,
tránh ghi trùng lắp nhưng công việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên có thể ảnh hưởng đến
việc lập báo cáo của DN.

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Số Số dư Luân chuyển tháng 1 Số dư Số dư

Tên đầu đầu đầu

tháng 1 Nhập Xuất tháng 2 tháng 4

danh vật Đơn

giá Số Số Số Số Số
điể liệu Số Số Số Số ..... Số .....
m

lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền
 c. Phương pháp số dư : Theo phương pháp này thì việc kế toán chi tiết vật liệu ở kho được
phản ánh theo số lượng còn ở phòng kế toán thì phản ánh theo giá trị, do vậy phải tổ chức
công tác kế toán vật liệu thật chặt chẽ để làm sao phản ánh được mối quan hệ hạch toán giữa
kho và phòng kế toán, đảm bảo được sự kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi
chép trên thẻ kho của thủ kho cũng như đảm bảo việc tính toán được chính xác ở phòng kế
toán về giá trị. Nội dung phương pháp kế toán chi tiết vật liệu theo sổ số dư như sau :

§ Tại kho : Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất tồn kho. Hàng ngày
khi nhận được chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của
chứng từ rồi cho nhập xuất kho vật liệu và ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào các
chứng từ sau đó phân loại chứng từ và ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho. Cuối ngày
tính số tồn của từng thứ vật liệu để ghi vào thẻ kho sau đó chứng từ này được chuyển cho kế
toán, khi giao phải lập phiếu giao nhận chứng từ.

Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn
kho của từng thứ vật liệu vào sổ số dư.

Sổ số dư được mở cho từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng
thứ vật liệu theo số lượng và giá trị. Sau khi ghi số lượng vật liệu tồn kho vào sổ số dư xong,
thủ kho chuyển sổ này cho phòng kế toán.

§ Tại phòng kế toán : Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho vật
liệu nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, khi nhận chứng từ nhân viên kế toán phải kiểm tra
chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho sau đó ký xác nhận trên thẻ kho
và phiếu giao nhận chứng từ. Khi về phòng kế toán nhân viên kế toán sẽ hoàn chỉnh chứng từ
sau đó tổng hợp giá trị vật liệu nhập xuất kho theo từng thứ vật liệu ghi vào phiếu giao nhận
chứng từ để từ đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu, bảng này được mở cho
từng kho.

Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu nhập xuất kho trong tháng theo từng thứ
vật liệu ở bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn vật liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật
liệu. Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu được dùng để đối chiếu
với số dư bằng tiền trên sổ số dư và đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.

Phương pháp số dư có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chép, tránh trùng lắp
và công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng, không bị dồn vào cuối tháng. Tuy vậy
phương pháp này cũng có nhược điểm là kế toán chi ghi phần giá trị, nếu muốn biết tình hình
cụ thể thì phải xem xét tài liệu ở kho. Trong điều kiện hiện nay kế toán chi tiết vật liệu trên
máy vi tính thì phần nhược điểm của phương pháp kế toán chi tiết sẽ hạn chế đi nhiều.

PHIÊU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ

Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền

Ngày....tháng...năm...

Người nhận Người giao

SỔ SỐ DƯ

Năm............

Kho............
 Số Định SD đầu SD cuối SD cuối
Tên Đơn Đơn mức năm tháng 1 tháng 4

vật vị giá dự Số Số Số Số Số Số
danh trữ ....... .....

điểm liệu tính lượng tiền lượng tiền lượng tiền

BẢNG LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU

Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Tồn kho

vật đầu Từ ngày.... Từ ngày.... Từ ngày.... Từ ngày.... cuối

liệu tháng tháng
 đến đến đến đến
ngày.... ngày.... ngày.... ngày....

II. KẾ TOÁN CÔNG CỤ, DỤNG CỤ:

1. Những vấn đề chung về công cụ dụng cụ:

1.1 – Khái niệm:

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu các chuẩn về giá trị và thời gian
sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán
như vật liệu. Ngoài ra, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và
thời gian sử dụng vẫn hạch toán là công cụ dụng cụ :

- Các lán trại tạm thời, đà giáo (ngành xây dựng cơ bản ), ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp
chuyên dùng cho sản xuất kinh doanh.

- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu
thụ sản phẩm, hàng hóa.

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản
hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần vào
giá trị của bao bì.

- Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ, quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm
việc...
1.2 – Đặc điểm

Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của DN
nhưng giá trị của chúng được phân bổ 1 lần, 2 lần hoặc nhiều lần vào chi phí của DN.

1.3 – Phân loại:

- Căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng có thể chia CCDC thành 2 loại : phân bổ 1 lần và
phân bổ nhiều lần

- Căn cứ vào phạm vi bảo quản và sử dụng : Công cụ trong kho và công cụ đang dùng.

1.4 – Nguyên tắc hạch toán :

- Nguyên tắc kế toán CCDC giống như nguyên tắckế toán NVL vì chúng đều là những khoản
mục của hàng tồn kho.

- Việc tính giá nhập, xuất CCDC cũng được thực hiện tương tự như đối với vật liệu.

2. Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất CCDC:

2.1 - Chứng từ kế toán:

- Hoá đơn bán hàng thông thường hoặc hoá đơn GTGT

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Thẻ kho

- Biên bảnkiểm kê CCDC tồn kho, …

2.2 - Tài khoản sử dụng:

§ TK 153 "Công cụ dụng cụ"

Bên Nợ : - Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài
gia công, nhận góp vốn liên doanh, công cụ dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê

Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho
Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (Phương pháp Kiểm kê định
kỳ)

Bên Có : - Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ xuất kho để sử dụng vào sản xuất kinh
doanh, cho thuê hoặc góp vốn.

- Chiết khấu thương mại khi mua công cụ dụng cụ được hưởng

- Trị giá công cụ dụng cụ trả lại hoặc được giảm giá

- Trị giá trị công cụ dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê

Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (Phương pháp Kiểm kê định
kỳ)

Số Dư Nợ : Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho

2.3 – Kế toán CCDC nhập, xuất kho (Theo phương pháp kê khai thường xuyên)

a. Nhập kho CCDC: tương tự phần NVL

b. Xuất kho CCDC :

Xuất công cụ dụng cụ sử dụng vào SXKD:

(1) Phân bổ 1 lần : áp dụng trong trường hợp xuất dùng công cụ có giá trị nhỏ, DN sẽ tính hết
giá trị của công cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh :

Nợ TK 627,641,642, 241

Có TK 153

(2) Phân bổ 2 lần : áp dụng trong trường hợp xuất dùng công cụ có giá trị tương đối lớn
không thể tính hết 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Theo phương pháp này thì vào thời
điểm xuất dùng kế toán sẽ phân bổ ngay 50% giá trị của công cụ vào chi phí sản xuất kinh
doanh, đến khi công cụ bị hỏng, bị mất hoặc hết thời hạn sử dụng thì kế toán sẽ phân bổ phần
giá trị còn lại của công cụ vào chi phí SXKD
 - Khi xuất dùng công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 2 lần :

Nợ TK 142, 242

Có TK 153

- Lần đầu phân bổ 50% giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh :

Nợ TK 627,641,642, 241

Có TK 142,242

- Khi báo hỏng hoặc mất mát hoặc hết thời gian sử dụng theo qui định thì phải phân bổ hết
giá trị còn lại theo công thức :

Nợ TK 152 : Giá trị phế liệu thu hồi

Nợ TK 1388, 334 : Khoản bồi thường vật chất

Nợ TK 623,627,641,642, 241 : Số phân bổ lần 2

Có TK 142,242 : Chi phí trả trước

(3) Phân bổ nhiều lần : áp dụng trong trường hợp xuất dùng công cụ có giá trị lớn không thể
phân bổ theo kiểu 2 lần. Trường hợp này kế toán phải căn cứ vào giá trị công cụ xuất dùng và
mức độ tham gia của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh để xác định số lần phải phân bổ
và mức phân bổ mỗi lần :

- Khi xuất dùng công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần :
 Nợ TK 142,242

Có TK 153

- Khi phân bổ CCDC xuất dùng cho từng kỳ kế toán :

Nợ TK 241,623, 627,641,642,

Có TK 142,242

- Khi báo hỏng hoặc mất mát thì phải phân bổ hết giá trị còn lại theo công thức :

Nợ TK 152 : Giá trị phế liệu thu hồi

Nợ TK 1388,334 : Khoản bồi thường vật chất

Nợ TK 241,623,627,641,642 : Số phân bổ lần sau cùng

Có TK 142,242 : Số phải phân bổ lần sau cùng

Xuất kho CCDC cho thuê:

(1) Khi xuất kho CCDC cho thuê:

Nợ TK 142,242

Có TK 153

(2) Phân bổ giá trị CCDC cho thuê vào chi phí

Nợ TK 627
 Có TK 142,242

(3) Phản ánh doanh thu về cho thuê CCDC

Nợ TK 111, 112, 131 : Tổng số tiền thu được, phải thu

Có TK 5113 : Doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp

(4) Nhận lại CCDC cho thuê, kế toán ghi

Nợ TK 153

Có TK 142, 242

2.4 – Kế toán CCDC nhập, xuất kho (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

(1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá thực tế CCDC tồn kho đầu kỳ

Nợ TK 611

Có TK 151, 153

(2) Trong kỳ sử dụng tài khoản 611 “Mua hàng” thay cho TK 153 “CCDC”. Nguyên tắc phản
ánh vào TK 611 và các trường hợp phát sinh giống như ở phương pháp Kê khai thường
xuyên.

(3) Cuối kỳ phản ánh kết quả kiểm kê

Nợ TK 151, 153

Có TK 611

(4) Xuất kho CCDC loại phân bổ 1 lần, 2 lần và nhiều lần giống như phương pháp kê khai
thường xuyên.

III. KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO:

1. Khái niệm :

Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sxkd phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn
giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù
đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm; đồng
thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh
nghiệp khi lập BCTC vào cuối kỳ hạch toán.

Giá trị thuần của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sxkd bình
thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ưlớc tính cần thiết cho việc
bán chúng.

2. Nguyên tắc và điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

2.1 Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho :

Cuối niên độ kế toán vào thời điểm lập BCTC năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được
của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là phẩn chênh lệch giữa giá gốc > giá trị
thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.

Phần chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán
năm nay so với khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kếtoán năm
trước được xử lý như sau:

Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay
> khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toánnăm trước thì số
chênh lệch được ghi tăng dự phòng và tăng giá vốn hàng bán trong kỳ

Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay
< khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số
chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và giảm giá vốn hàng bán trong
kỳ

2.2 Điều kiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo qui định của Bộ Tài chính hoặccác bằngchứngkhác
chứng minh giá gốc của hàng tồn kho

Là những loại hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập
BCTCcó giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc được ghi nhận trên sổ kế toán
của DN.

Trường hợp các loại NVL, CCDC tồn kho có giá trị bị giảm so với giá gốc nhưng giá bán của
các sản phẩm, dịchvụ được sản xuất ra từ chúng không bị giảm giá hoặc bị giảm giá nhưng
giá bán vần bằng hoặc cao hơn giá thành sx của sp thì không được trích lập dự phòng giảm
giá hàng tồn kho.

3. Tài khoản sử dụng:

TK 159 dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng
chứng tin cậy về sự giảm sút của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng
tồn kho.

§ TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

Bên Nợ : - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốnhàng
bán trong kỳ

Bên Có : - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong
kỳ.

Số Dư Có : Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.

4. Định khoản các nghiệp vụ chủ yếu:

Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào tình hình thực tế biến động giá cả hàng tồn kho của đơn vị,
khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm sút của giá trị thuần có thể thực hiện được so với
giá gốc của hàng tồn kho thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(1) Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi

Nợ TK 632
 Có TK 159

(2) Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay > khoản dự phòng đã lập
ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi:

Nợ TK 632

Có TK 159

(3) Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay < khoản dự phòng đã lập
ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:

Nợ TK 159

Có TK 632