BÁO CÁO MÔN HỌC

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤM CÔNG VÀ LƯƠNG

CÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH

GVHD: PGS -TS NGUYỄN VIỆT HƯƠNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
1. Lương Minh Hải
2. Trần Mạnh Hải
3. Lê Ngọc Khánh
4. Vũ Xuân Nhàn
5. Tạ Trung Văn
Hà nội 9 - 2006

2
 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNG
CÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH

Thông tin chung ................................................................................................................. 3

Pha 1: Nghiên cứu sơ bộ......................................................................................................4
1. Giới thiệu chung về công ty Bình Minh.................................................................4
2. Các câu hỏi phỏng vấn và trả lời............................................................................4
3. Cấu trúc công ty Bình Minh.................................................................................10
1. Sơ đồ tổ chức của hệ thống...........................................................................10
2. Chức năng của các bộ phận..........................................................................10
4. Một số mẫu biểu chính và giải thích....................................................................12
5. Phân tích hệ thống hiện hành...............................................................................22
5.1. Hoạt động chung của toàn bộ hệ thống.....................................................22
5.2. Các cơ cấu quản lý.....................................................................................22
5.3. Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện hành......................................22
6. Yêu cầu của hệ thống tương lai............................................................................23
6.1. Phòng nhân sự............................................................................................23
6.2. Giám đốc....................................................................................................23
7. Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống..................................................................24
7.1. Khả thi về mặt kỹ thuật...............................................................................24
7.2. Khả thi về mặt kinh tế.................................................................................24
7.3. Khả thi về mặt vận hành.............................................................................25
7.4. Khả thi về thời gian biểu............................................................................25
Pha 2: Phân tích hệ thống.................................................................................................26
1. Phân tích quá trình xử lý của bộ phận nhân sự....................................................26
1.1. Quản lý hồ sơ.............................................................................................26
1.2. Quản lý chấm công.....................................................................................26
1.3. Quản lý lương.............................................................................................27
1.4. Quản lý thưởng...........................................................................................29
1.5. Sơ đồ chức năng quản lý hồ sơ, chấm công và tiền lương........................30
2. Sơ đồ mức ngữ cảnh.............................................................................................32
3. Sơ đồ luồng dữ liệu..............................................................................................33
3.1. DFD mức 0.................................................................................................34
3.2. DFD mức 1: Quản lý hồ sơ........................................................................35
3.3. DFD mức 1: Quản lý chấm công...............................................................36
3.4. DFD mức 1: Quản lý lương và thưởng......................................................37
4. Từ điển dữ liệu.....................................................................................................38

4
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY:
Tên công ty: Công ty sản xuất và chế tác trang sức Bình Minh.
Tên giám đốc: Nguyễn Xuân Thiêm
Điện thoại: 0904.164.127
Địa chỉ: Số 5 ngõ 38 Ngô Sĩ Liên – Đống Đa – Hà Nội

THÔNG TIN CHUNG VỀ VIỆC PHỎNG VẤN

Ngày phỏng vấn: 13/9/2006
Địa điểm: Phòng khách của công ty
Người trả lời phỏng vấn: Giám đốc Nguyễn Xuân Thiêm
Người tham gia phỏng vấn:
1. Lương Minh Hải
2. Trần Mạnh Hải
3. Lê Ngọc Khánh
4. Vũ Xuân Nhàn
5. Tạ Trung Văn
Căn cứ vào việc phỏng vấn và quan sát công ty sản xuất, nhóm có đánh giá sơ bộ về công
ty sản xuất và chế tác đồ kim hoàn Bình Minh như sau (trang bên).
 PHA 1 – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ

1 - GIỚI THIỆU CHUNG

Công ty sản xuất và chế tác đồ trang sức Bình Minh là công ty chuyên sản xuất các mặt
hàng trang sức vàng, bạc, đá quý. Hoạt động hàng ngày của công ty là ký kết hợp đồng chế tác
cho các công ty khác và các cá nhân, mua nguyên liệu phục vụ chế tác và chế tác đồ trang sức
theo hợp đồng đã ký. Tất cả các quá trình tổ chức và quản lý của công ty đều được thực hiện
bằng tay.
Trước sự phát triển ứng dụng tin học vào quản lý ngày càng nhanh, công ty Bình Minh
có nhu cầu tin học hóa quá trình điều hành và quản lý ở một số bộ phận. Sau đây là cấu trúc hệ
thống hiện tại của công ty Bình Minh.

2 - CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI

Phương pháp thu thập dữ liệu : Phương pháp phỏng vấn

Người được hỏi: Anh Nguyễn Xuân Thiêm

Dưới đây là phần câu hỏi phỏng vấn và trả lời

1. Các hoạt động chính của công ty anh là gì?

Công ty chúng tôi chuyên sản xuất các mặt hàng trang sức vàng bạc (chủ yếu là bạc).
Hàng ngày chúng tôi nhận các yêu các đơn đặt hàng từ các cơ sở kinh doanh các mặt hàng trang
sức vàng bạc đá quý rồi chế tác chúng. Đồng thời chúng tôi còn nhận sửa chữa các sản phẩm
trang sức từ các khách hàng
2. Cơ cấu chính của công ty anh gồm những phòng ban nào?
Công ty chúng tôi có 6 bộ phận. Đó là phòng giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài vụ,
phòng vật tư và kho, phòng kinh doanh và bộ phận sản xuất
3. Nhiệm vụ chính của mỗi bộ phận trong công ty anh là gì?
Phòng giám đốc: Điều hành, quản lý chung hoạt động của cơ sở. Ví dụ giám đốc chịu
trách nhiệm ký hợp đồng, giám sát sản xuất, ký các biên lai liên quan đến tài chính.
Phòng nhân sự: Bộ phận này không những quản lý nhân lực của phòng mình mà còn phải
quản lý nhân lực của các phòng ban khác. Khi mỗi phòng ban trong công ty có nhu cầu thêm,
bớt hay thay đổi vị trí công việc đều phải có công văn, giấy tờ yêu cầu bộ phận này giải quyết.
Khi đó bộ phận này sẽ xem xét yêu cầu và điều chỉnh sao cho hợp lý.
Bộ phận này còn nhận thông tin chấm công từ các phòng ban, xử lý dữ liệu để lập bảng lương
cho từng phòng ban rồi gửi cho phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên.

6
 Phòng tài vụ: Bộ phận này có nhiệm vụ hạch toán tài chính của cơ sở, trả lương cho bộ
phận mình và các bộ phận khác.
Bộ phận này cũng có nhiệm vụ chi trả tiền cho bộ phận vật tư và kho để mua nguyên liệu sản
xuất.
Phòng vật tư và kho: Chịu trách nhiệm quản lý nguyên liệu thô (mua về và giao cho bộ
phận sản xuất) và quản lý sản phẩm do bộ phận sản xuất chế tác ra (ghi chép bảng chấm công
cho bộ phận sản xuất) trả hàng cho khách hàng và ghi chép số lượng mua vào, bán ra…
Bộ phận này căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký để tính toán nguyên liệu và phân công
cho công nhân bên bộ phận sản xuất.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm giao dịch và ký kết hợp đồng với khách hàng. Bộ
phận kinh doanh sẽ thảo luận hợp đồng với khách hàng và trình giám đốc ký duyệt.
Bộ phận sản xuất: Chế tác các sản phẩm theo yêu cầu từ bộ phận vật tư và kho đưa sang.
Cơ sở chủ yếu sản xuất các mặt hàng sau:
* Nhẫn vàng, bạc:
 Nhẫn trơn
 Nhẫn chạm
 Nhẫn mặt ngọc, đá, khảm trai
 Nhẫn kim cương
* Dây chuyền vàng, bạc:
 Dây đơn, kép, vuông truyền thống.
 Dây nghệ thuật.
 Dây vuông, xoắn
* Lắc tay, chân vàng, bạc các loại
* Hoa tai vàng bạc các loại
Và một số sản phẩm khác.
4. Hoạt động thường ngày diễn ra trong công ty anh như thế nào?
Thông qua danh tiếng và mối quan hệ làm ăn vốn có cùng hoạt động quảng cáo cơ sở sẽ
nhận hợp đồng (hợp đồng được thực hiện tại bộ phận kinh doanh và đưa lên giám đốc xem xét
và quyết định ký). Hợp đồng sau khi được giám đốc ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và
kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện
hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ
phận sản xuất thực hiện hợp đồng.
Sau khi bộ phận sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại
cho khách hàng. Bộ phận vật tư khi nhận lại hàng sẽ thực hiện ghi chép bảng chấm công cho các
công nhân sản xuất. Bảng chấm công sẽ được chuyển cho bộ phận nhân sự xử lý theo chu kỳ
từng tuần. Hàng tuần bộ phận vật tư và kho sẽ thống kê xem lượng nguyên liệu phục vụ sản xuất
và đề nghị bổ sung nguyên liệu nếu cần thiết.

7
 Bộ phận nhân sự nhận bảng chấm công sẽ thực hiện tính toán công cho bộ phận sản xuất
căn cứ vào bảng chấm công do bộ phận vật tư và kho đưa sang. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ
kiểm tra xem nhân viên các bộ phận khác có đi làm đầy đủ và đúng giờ không. Cuối tháng bộ
phận này sẽ tổng kết và lập bảng lương cho bộ phận mình và các bộ phận khác. Bảng lương này
sẽ đưa cho giám đốc ký và chuyển sang phòng tài vụ để trả lương cho các nhân viên.
5. Quá trình từ kí hợp đồng, nhập nguyên liệu đến lúc giao hàng diễn ra như thế nào?
Phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng. Sau đó khách hàng sẽ trực tiếp
gặp giám đốc để thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng. Khi đã đạt được thỏa thuận thì bộ
phận kinh doanh sẽ tiên hành làm hợp đồng trình giám đốc ký. Hợp đồng sau khi được giám đốc
ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán
lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ
phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ phận sản xuất thực hiện hợp đồng. Sau khi bộ phận
sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại cho khách hàng.
6. Việc quản lý nguyên liệu chế biến trang sức, ngân quỹ, theo dõi công, tính lương… trong
công ty hiện tại bằng tay hay trên máy tính?
Hiện nay phần việc này vẫn được làm hoàn toàn bằng tay
7. Anh có hài lòng với thực trạng quản lý của công ty anh không?
Về cơ bản tôi cũng tạm chấp nhận được hiện trạng quản lý của công ty. Tuy nhiên vẫn
còn những khó khăn do bộ phận chấm công và tính toán tiền lương cho nhân viên phản ánh lại.
Đó là do nhân viên nhiều và việc chấm công phức tạp nên rất mất thời gian trong việc tính lương
và dễ dẫn đến nhầm lẫn.
8. Công ty anh có ý định phát triển phương thức quản lý hiện tại theo hướng sử dụng máy tính
và các phần mềm hỗ trợ không?
Có nhưng chúng tôi vẫn còn ngại trong việc triển khai hệ thống vì hầu như mọi người đã
quá quen với việc xử lý trên giấy đồng thời mọi người cũng không có kiến thức về máy tính và
cách thao tác trên các phần mềm máy tính.
9. Ai có trách nhiệm chính về quản lý và đảm bảo chất lượng nguyên liệu chế tác?
Việc quản lý và đảm bảo chất lượng nguyên liệu chế tác do bộ phận vật tư và kho chịu
trách nhiệm.
10. Ai kí quyết định nhập nguyên liệu, dựa trên những yếu tố nào để nhập nguyên liệu?
Quyết định nhập nguyên liệu do giám đốc ký căn cứ vào yêu cầu từ bộ phận vật tư và
kho đưa lên. Việc nhập nguyên liệu còn căn cứ vào giá vàng bạc trên thị trường. Nếu giá giảm
chúng tôi sẽ mua để tích trữ nguyên liệu phục vụ sản xuất.
11.Ai là người chịu trách nhiệm mua nguyên liệu, lấy tiền và thanh toán tiền dư, thiếu ở đâu?
Trả tiền ngay hay lấy hóa đơn rồi thanh toán?
Bộ phận vật tư và kho sẽ chịu trách nhiệm mua nguyên liệu thông qua các nhà cung cấp
quen thuộc của cơ sở. Bộ phận vật tư và kho sẽ mang quyết định mua nguyên liệu sang bộ phận
tài vụ để nhận tiền mua nguyên liệu.
12. Việc cấp nguyên liệu cho chế tác trang sức mỗi buổi sáng, là cho ai, dựa trên giấy tờ nào
kèm theo?

8
 Bộ phận vật tư và kho sẽ cấp nguyên liệu và chỉ tiêu cho từng cá nhân của bộ phận sản
xuất và ghi vào bảng chấm công.
13. Việc xử lý nào nếu có sự hao hụt nguyên liệu sau khi tính toán nguyên liệu ban đầu và sản
phẩm đã sản xuất?
Chúng tôi cho phép nhân viên sản xuất được phép hao phí trong một giới hạn nhất định
là 0.5% khối lượng nguyên liệu giao. Nếu nhân viên làm hao quá số lượng này thì sẽ bị trừ vào
tiền lương. Nếu nhân viên làm hao nhỏ hơn khối lượng cho phép thì sẽ được cộng thêm vào tiền
lương.
14. Ai có nhiệm vụ quản lý ngân quỹ và trả lương?
Việc quản lý ngân quỹ và trả lương do phòng tài vụ đảm nhận dưới sự quản lý thường
xuyên của giám đốc.
15. Giám đốc thường theo dõi về ngân quỹ không?
Vì cơ sở của chúng tôi là cơ sở tư nhân nên giám đốc phải thường xuyên theo dõi quản lý
ngân quỹ để có quyết định sản xuất hợp lý.
16. Danh sách trả lương mỗi tháng do ai đưa xuống?
Danh sách trả lương mỗi tháng do bộ phận nhân sự đưa xuống. Bộ phận nhân sự có
nhiệm vụ chấm công cho bộ phận mình và các bộ phận khác và thành lập bảng lương đưa cho
giám đốc ký và chuyển sang bộ phận tài vụ để trả lương cho các nhân viên.
17.Khi nào thì có tình huống tăng lương cho công nhân và nhân viên? Các tình huống được
tăng lương? Căn cứ vào sự hiệu quả công việc? Quyết định cuối cùng là do ai?
Việc tăng lương sẽ căn cứ vào hiệu quả hoạt động và năng lực làm việc của từng cá nhân
của công ty và sẽ tăng đồng loạt cho các nhân viên. Quyết định tăng lương sẽ do chính giám đốc
ký.
18. Việc khen thưởng, và lương cho các tháng Lễ tết, cũng như các tháng ít việc?
Vào các dịp lễ Tết chính giám đốc sẽ ký quyết định thưởng cho tất cả các nhân viên của
mình căn cứ vào xếp loại và hệ số thưởng. Ngoài ra còn có các khoản thưởng cá nhân do cá
nhân đó làm việc xuất sắc. Các tháng ít việc thì lương sẽ điều chỉnh lại cho bộ phận hưởng
lương theo tháng và chuyển việc tính lương của bộ phận sản xuất sang tính theo tháng.
19. Các trường hợp trừ lương và xử lý kỉ luật?
Trừ lương khi nhân viên bộ phận sản xuất làm hao hụt nguyên liệu quá mức cho phép và
nhân viên các bộ phận khác nghỉ quá số ngày cho phép mà không có lý do và kỷ luật khi nguyên
liệu bị hao quá lớn (thường là do làm mất) hoặc nhân viên không lý do quá nhiều.
20. Kế hoạch sản xuất do ai quyết định? Trên các cơ sở nào?
Do giám đốc quyết định dựa trên báo cáo của bộ phận kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của
thị trường. Nhưng chúng tôi cũng ít phải thay đổi kế hoạch sản xuất do các mối làm ăn của
chúng tôi đều khá bền vững.
21. Công ty có các kế hoạch theo quý, năm hay chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng?
Do các mối làm ăn của chúng tôi khá ổn định nên cơ sở hầu như chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng.
22. Việc chấm công cho công nhân diễn ra như thế nào?
9
 Bộ phận tài vụ và kho sẽ ghi chép các số liệu vào bảng chấm công của bộ phận sản xuất
và chuyển cho bộ phận nhân sự theo từng tuần để bộ phận nhân sự tính công cho các bộ phận
sản xuất theo công thức cho sẵn.
Chấm công các bộ phận khác do bộ phận nhân sự thực hiện.
23. Việc quản lý nhân sự diễn ra như thế nào?
Quản lý nhân sự bao gồm:
 Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điều chỉnh hồ sơ
 Quản lý chấm công: cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng.
 Quản lý lương: tính lương là lập các báo cáo hàng tháng.
24.Việc tuyển và sa thải nhân viên và công nhân diễn ra như thế nào?
Nhân viên khi vào làm việc đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu gồm đơn xin việc, sơ
yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp…(chỉ đối với các nhân viên làm việc hành chính).
Đối với nhân viên bộ phận sản xuất thì việc tuyển chọn căn cứ vào tay nghề làm việc.
Giám đốc là người quyết định có tuyển hay không.
25. Phòng sản xuất nhận công việc từ đâu chuyển xuống?
Bộ phận sản xuất nhận công việc từ bộ phận tài vụ và kho chuyển xuống.
26.Việc lấy nguyên liệu cho chế tác theo cơ sở nào?
Bộ phận vật tư và kho căn cứ vào hợp đồng để tính ra lượng nguyên liệu cần thiết để giao
cho nhân viên sản xuất.
27. Giao việc cho công nhân theo nguyên tắc nào?
Giao việc từng ngày. Sáng giao, tối nhận về.
28. Việc trả lại nguyên liệu dư và sản phẩm sau mỗi ngày diễn ra như thế nào?
Sản phẩm được trả lại theo mỗi ngày còn nguyên liệu dư (còn gọi là hồi liệu) được nhân viên
sản xuất trả lại theo từng tuần.
29. Việc chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm?
Nhân viên sản xuất sẽ phải thông qua bộ phận vật tư và kho kiểm tra chất lượng sản
phẩm trước khi nhập vào kho. Nếu không được nhân viên sẽ phải sửa lại.

10
 3 - CẤU TRÚC CỦA CÔNG TY BÌNH MINH

Dựa vào phần trả lời trong các câu hỏi phỏng vấn, ta có thể khái quát sơ đồ cấu trúc của
công ty chế tác trang sức Bình Minh (Hình 1)
Sơ đồ tổ chức của hệ thống

Giám đốc

Nhân sự Tài vụ Vật tư và kho Kinh doanh Sản xuất

Hình 1 – Sơ đồ tổ chức của hệ thống của công ty Bình Minh

Chúng ta sẽ tập trung phân tích và thiết kế hệ thống cho Phòng nhân sự (phần tô đậm
trong sơ đồ trên)
Chức năng của các bộ phận:
3.1. Giám đốc
Điều hành, quản lý chung hoạt động của công ty. Ví dụ giám đốc chịu trách nhiệm ký
hợp đồng, giám sát sản xuất, ký các biên lai liên quan đến tài chính.
3.2. Bộ phận kinh doanh
Chịu trách nhiệm giao dịch, tiếp thị và thảo luận hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng sẽ
trình giám đốc xem xét và ký duyệt.
3.3. Bộ phận nhân sự
Bộ phận này không những quản lý nhân lực của phòng mình mà còn phải quản lý nhân
lực của các phòng ban khác. Khi mỗi phòng ban trong công ty có nhu cầu thêm, bớt hay thay đổi
vị trí công việc đều phải có công văn, giấy tờ yêu cầu bộ phận này giải quyết. Khi đó bộ phận
này sẽ xem xét yêu cầu và điều chỉnh sao cho hợp lý.
Bộ phận này còn nhận thông tin chấm công (hình 2, hình 3) từ các phòng ban, xử lý dữ
liệu để lập bảng lương cho từng phòng ban rồi gửi cho phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên.
3.4. Bộ phận tài vụ
 Bộ phận này có nhiệm vụ hạch toán tài chính của công ty, trả lương (bảng lương – hình
4, hình 5) cho bộ phận mình và các bộ phận khác. Trong khi tính lương, bộ phận này có nhiệm
vụ thu thập dữ liệu về tiền thưởng (hình 6)
Bộ phận này cũng có nhiệm vụ nhận thông tin bảng lương từ bộ phận nhân sự và trả
lương theo bảng lương đó đồng thời chi trả tiền cho bộ phận vật tư và kho để mua nguyên liệu
sản xuất.
Bộ phận tài vụ chỉ xuất tiền khi có biên lai có chữ ký của giám đốc.
3.5. Bộ phận vật tư và kho
Chịu trách nhiệm quản lý nguyên liệu thô (mua về và giao cho bộ phận sản xuất) và quản
lý sản phẩm do bộ phận sản xuất chế tác ra (ghi chép bảng chấm công cho bộ phận sản xuất) trả
hàng cho khách hàng và ghi chép số lượng mua vào, bán ra…
Bộ phận này căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký để tính toán nguyên liệu và phân công
cho công nhân bên bộ phận sản xuất.

3.6. Bộ phận sản xuất

Chế tác các sản phẩm theo yêu cầu từ bộ phận vật tư và kho đưa sang. Công ty chủ yếu
sản xuất các mặt hàng sau:
* Nhẫn vàng, bạc:
 Nhẫn trơn
 Nhẫn chạm
 Nhẫn mặt ngọc, đá, khảm trai
 Nhẫn kim cương
* Dây chuyền vàng, bạc:
 Dây đơn, kép, vuông truyền thống.
 Dây nghệ thuật.
 Dây vuông, xoắn
* Lắc tay, chân vàng, bạc các loại
* Hoa tai vàng bạc các loại
Và một số sản phẩm khác.
Sau khi hoàn thành sản phẩm, phòng sản xuất trả hàng về bộ phận vật tư để trả lại cho
khách hàng.

4. MỘT SỐ MẪU BIỂU CHÍNH VÀ CÁC GIẢI THÍCH

12
Hình 2 - Bảng chấm công bộ phận sản xuất

14
Hình 3 - Bảng chấm công các bộ phận hành chính

16
 BẢNG LƯƠNG THÁNG …
PHÒNG…
Tổng số Lương
ST Họ và Bậc Lương Phụ cấp Lương Tổng Lương Bảo hiểm Bảo hiểm Chữ Ghi
ngày cuối
T tên lương chính sinh hoạt làm thêm lương tạm ứng xã hội y tế ký chú
công tháng

Giám đốc: Trưởng bộ phận nhân sự:

Hình 4 – Bảng lương tháng

BẢNG LƯƠNG BỘ PHẬN SẢN XUẤT THÁNG… NĂM…

Hao
Hao phí phí Hao
S Hồi Giá nguyên Bảo Bảo
Họ và cho thực cuối Lương tạm Lương cuối Chữ Ghi
T Tổng công liệu liệu hiểm xã hiểm y
tên phép tế cùng ứng tháng ký chú
T (chỉ) (VND/chỉ) hội tế
(chỉ) (chỉ (chỉ)
)
Nguyễn
1 3.500.000 3.75 4.0 2.75 -3 20.000 1.250.000 125.000 25.000 2.160.000
Vi

Giám đốc: Trưởng bộ phận nhân sự:

Hình 5 - Bảng lương bộ phận sản xuất
 BÁO CÁO THƯỞNG THÁNG… NĂM…
PHÒNG….

Tiền Tiền
Hệ số Tổng tiền
STT Họ và tên Xếp loại thưởng thưởng cá Chữ ký Ghi chú
thưởng thưởng
theo quỹ nhân

Giám đốc: Trưởng bộ phận nhân sự:

Hình 6 - Bảng báo cáo thưởng hàng tháng
GIẢI THÍCH CHO CÁC BẢNG

1 – Hình 2 - Bảng ghi công bộ phận sản xuất

Bảng này ghi các thông tin về các thông tin liên quan đến việc sản xuất của bộ phận sản
xuất. Cụ thể một số trường chính như sau:
Sản phẩm giao: là tên sản phẩm giao cho nhân viên sản xuất chế tác. Ví dụ như nhẫn,
dây chuyền, mặt dây…
Giá trị hợp lệ: phải nằm trong list các sản phẩm do công ty sản xuất ra.
Khối lượng giao: là khối lượng nguyên liệu thô giao bạc hay vàng cho nhân viên sản xuất
tính theo chỉ (1 chỉ = 3.84 g).
Giá trị hợp lệ: > 0. Ví dụ 12.5 chỉ.
Khối lượng nhận: là khối lượng thành phẩm nhận về (cũng tính theo chỉ).
Giá trị hợp lệ: 0 < khối lượng nhận < khối lượng giao. Ví dụ 12.3 chỉ
Số lượng giao: là số lượng sản phẩm giao cho nhân viên sản xuất (ví dụ giao 20 nhẫn bạc
chạm).
Giá trị hợp lệ: nguyên dương, không quá lớn do sản phẩm giao theo ngày, tùy thuộc vào
sản phẩm được giao. Ví dụ: Với nhẫn thì dải này nằm trong khoảng 1 – 30 chiếc, giá trị ví dụ:
20 chiếc.
Số lượng nhận: là số lượng sản phẩm nhận về trong ngày (có thể ngày hôm đó nhân viên
chưa hoàn tất số lượng sản phẩm được giao).
Giá trị hợp lệ: 0 < số lượng nhận ≤ số lượng giao, nguyên. Ví dụ 19 chiếc.
Sản xuất 100% hoặc 50%: là loại sản phẩm mà nhân viên sản xuất làm. Nhân viên sản
xuất có thể làm toàn bộ sản phẩm (100%) hoặc làm bán thành phẩm (50%).
Giá trị hợp lệ: là một trong hai giá trị 100% và 50%.
Sản phẩm đúc hoặc tay: vì trang sức là mặt hàng thủ công nên chủ yếu được làm hoàn
toàn bằng tay. Gần đây, có thêm sản phẩm đúc sẵn, công nhân chỉ việc sửa lại. Trường này chỉ
ra là nhân viên đó làm hàng hoàn toàn bằng tay hay làm hàng đúc (công cho mặt hàng đúc rẻ
hơn mặt hàng làm bằng tay do đơn giản và nhàn hơn).
Giá trị hợp lệ: là một trong hai giá trị “Đúc” hoặc “Tay”.
Độ khó: mỗi loại sản phẩm (ví dụ như là nhẫn, dây chuyền…) đều có độ phức tạp (độ
khó) khác nhau. Trường này chỉ ra độ khó của sản phẩm đó (trường này có giá trị lớn khi độ khó
càng cao) để tiện cho việc tính công sau này. Mỗi sản phẩm sẽ có cấp độ từ 1 đến 5.
Giá trị hợp lệ: là số nguyên dương từ 1 đến 5.
Hồi liệu: Vì vàng, bạc là nguyên liệu quý nên sau khi sản xuất xong, công nhân phải dọn
dẹp tất cả các nguyên liệu thừa (ví dụ như mạt vàng, bạc) và trả lại cho bộ phận vật tư theo từng
tuần một.
 Giá trị hợp lệ: > 0
Hao cho phép: là khối lượng nguyên liệu mà khi chế tác một loại sản phẩm nào đó mà
công nhân được phép hao hụt. Thường thì hao cho phép là 0.5% tổng khối lượng nguyên liệu
giao. Ví dụ giao cho nhân viên 20 chỉ vàng thì nhân viên sản xuất được phép làm hao 20*0.5%
= 0.1 chỉ vàng. Nếu vượt quá hao cho phép nhân viên phải bồi thường bằng cách trừ vào tiền
công.
Giá trị hợp lệ: > 0, bằng 0.5% khối lượng nguyên liệu giao.
Hao thực tế: là khối lượng hao mà bộ phận nhân sự căn cứ vào bảng chấm công sẽ tính
ra. Nó được tính bằng khối lượng nguyên liệu thô giao – khối lượng sản phẩm thu về.
Giá trị hợp lệ: > 0, nhỏ hơn hoặc bằng khối lượng nguyên liệu giao.
Ghi chú: Ghi thông tin chú ý
2 – Hình 3 - Bảng chấm công các bộ phận hành chính

Giá trị hợp

STT Tên phần tử dữ liệu Giá trị mẫu Ý nghĩa Kiểu dữ liệu
lệ
1 Họ và tên Lê Văn Nghĩa Họ và tên của nhân viên String Khác rỗng
Số ngày làm việc trong tháng của
2 Số ngày làm việc 25 Number >0 và <31
nhân viên
Số giờ làm thêm ngoài giờ của
3 Số giờ làm thêm 10 Number >=0
nhân viên
Số ngày nghỉ được phép của
4 Số ngày nghỉ được phép 2 Number >=0
nhân viên
Số ngày nghỉ không có lương
5 Số ngày nghỉ không lương 2 Number >=0
của nhân viên
Số ngày nghỉ được hưởng lương
6 Số ngày nghỉ được hưởng lương 1 Number >=0
của nhân viên
3 – Hình 4 - Bảng lương tháng

STT Tên phần tử dữ liệu Giá trị mẫu Ý nghĩa Kiểu dữ liệu Giá trị hợp lệ
1 Họ và tên Nguyễn Vi Họ và tên của nhân viên String Khác rỗng
2 Tổng số ngày công 25 Tổng số ngày công của nhân viên Number >0 và <31
3 Bậc lương 3 Bậc lương của nhân viên Number >0
4 Lương chính 2.500.000 Lương chính của nhân viên Number >0
5 Phụ cấp sinh hoạt 150.000 Phụ cấp của nhân viên sinh hoạt Number >0
6 Lương làm thêm 200.000 Lương làm thêm của nhân viên Number >0
7 Tổng lương 2.850.000 Tổng lương của nhân viên Number >0
>0 và < tổng
8 Lương tạm ứng 1.250.000 Lương đã tạm ứng Number
lương
5% của lương
9 Bảo hiểm xã hội 125.000 Bảo hiểm xã hội của nhân viên Number
chính
10 Bảo hiểm y tế 25.000 Bảo hiểm y tế của nhân viên Number 1% lương chính
11 Lương cuối tháng 1.450.000 Lương lĩnh cuối tháng của nhân viên Number >0
12 Chữ ký Chữ ký người lĩnh lương String
13 Ghi chú Ghi chú String
4 - Hình 5 - Bảng lương bộ phận sản xuất

Giá trị hợp

STT Tên phần tử dữ liệu Giá trị mẫu Ý nghĩa Kiểu dữ liệu
lệ
1 Họ và tên Nguyễn Vi Họ và tên nhân viên sản xuất String <> rỗng
2 Tổng công 3.500.000 Tổng công của nhân viên sản xuất Number >0
0.5% tổng
3 Hao phí cho phép (chỉ) 3.75 Hao phí được phép Number khối lượng
giao
4 Hao phí thực tế (chỉ) 4.0 Hao phí thực tế Number >=0
5 Hồi liệu 2.75 Nguyên liệu trả lại Number >=0
5 Hao cuối cùng (chỉ) -3 Hao chung Number
6 Giá nguyên liệu (VND/chỉ) 20.000 Giá nguyên liệu Number >0
7 Lương tạm ứng 1.250.000 Lương tạm ứng Number >0
5% lương
8 Bảo hiểm xã hội 125.000 Bảo hiểm xã hội Number
cơ bản
1% lương
9 Bảo hiểm y tế 25.000 Bảo hiểm y tế Number
cơ bản
10 Lương cuối tháng 2.160.000 Lương cuối tháng Number >0
11 Chữ ký Chữ ký người lĩnh lương
12 Ghi chú Ghi chú String
5 - Hình 6 - Bảng báo cáo thưởng hàng tháng

Tên phần tử dữ Giá trị

STT Giá trị mẫu Ý nghĩa Kiểu dữ liệu
liệu hợp lệ
Lê Văn
1 Họ và tên Họ và tên nhân viên String <> rỗng
Nghĩa

A or B or
2 Xếp loại A Xếp loại thưởng Char
C or D

Hệ số thưởng của nhân

3 Hệ số thưởng 16 Number >0
viên
Tiền thưởng theo
4 250.000 Tiền thưởng theo quỹ Number >0
quỹ
Tiền thưởng cá
5 100.000 Tiền thưởng cá nhân Number >0
nhân
Tổng tiền thưởng của
6 Tổng tiền thưởng 500.000 Number >0
nhân viên
 5 - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HIỆN HÀNH

5.1. Hoạt động chung của toàn bộ hệ thống

Công ty Bình Minh có một Showroom nhỏ để trưng bày các sản phẩm chính công ty sản
xuất ra. Thông qua danh tiếng và mối quan hệ làm ăn vốn có cùng hoạt động quảng cáo công ty
sẽ nhận hợp đồng (hợp đồng được thực hiện tại bộ phận kinh doanh và đưa lên giám đốc xem
xét và quyết định ký). Hợp đồng sau khi được giám đốc ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và
kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện
hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ
phận sản xuất thực hiện hợp đồng.
Sau khi bộ phận sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại
cho khách hàng. Bộ phận vật tư khi nhận lại hàng sẽ thực hiện ghi chép bảng chấm công cho các
công nhân sản xuất. Bảng chấm công sẽ được chuyển cho bộ phận nhân sự xử lý theo chu kỳ
từng tuần. Hàng tuần bộ phận vật tư và kho sẽ thống kê xem lượng nguyên liệu phục vụ sản xuất
và đề nghị bổ sung nguyên liệu nếu cần thiết.
Bộ phận nhân sự nhận bảng chấm công sẽ thực hiện tính toán công cho bộ phận sản xuất
căn cứ vào bảng chấm công do bộ phận vật tư và kho đưa sang. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ
kiểm tra xem nhân viên các bộ phận khác có đi làm đầy đủ và đúng giờ không. Cuối tháng bộ
phận này sẽ tổng kết và lập bảng lương cho bộ phận mình và các bộ phận khác. Bảng lương này
sẽ đưa cho giám đốc ký và chuyển sang phòng tài vụ để trả lương cho các nhân viên.

5.2. Các cơ cấu quản lý

 Quản lý hồ sơ nhân viên

 Quản lý chấm công
 Quản lý tính lương
 Quản lý vật liệu thô và sản phẩm sau chế tác
 Quản lý công và tiền lương của các nhân công
 Quản lý các hợp đồng giao dịch với khách hàng

5.3. Ưu nhược điểm của hệ thống hiện hành

Ưu điểm: Đối với các công việc mang tính chất phức tạp cao (ví dụ như việc ký kết hợp
đồng với các công ty và cá nhân có quy mô và hình thức khác nhau) và đòi hỏi sự linh hoạt thì
việc xử lý bằng tay tỏ ra dễ dàng hơn.
 Hệ thống hiện hành quản lý và xử lý dữ liệu hoàn toàn bằng tay, trên giấy tờ nên khó
khăn trong việc tính toán (có thể sai) nhất là đối với những công việc mang tính chất lặp lại như
là tính công cho số lượng lớn công nhân chế tác  mất thời gian.
6 – YÊU CẦU HỆ THỐNG TƯƠNG LAI
Hệ thống tương lai vẫn giữ nguyên quản lý bằng tay đối với các công việc đơn giản,
nhanh và tính linh hoạt cao (như ký kết hợp đồng, trả lương).
Tin học hóa hệ thống tính toán chấm công và tính lương cho bộ phận sản xuất do việc
tính công cho bộ phận này rất phức tạp và số lượng dữ liệu phải tính toán là rất lớn.
Hệ thống sẽ cung cấp cho người sử dụng các chức năng cập nhật bảng chấm công hàng
ngày, xử lý việc chấm công và tính lương ngay trên hệ thống, làm báo cáo và in bảng chấm
công, bảng lương hàng tháng, danh sách nhân viên được trả lương…Cụ thể như sau:

6.1. Phòng nhân sự:

Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới
Xem, tìm kiếm nhân viên theo từng phòng ban, theo các thông tin chi tiết của từng nhân
viên.
Truy xuất, theo dõi báo cáo chấm công hàng tháng để nắm được tình hình làm việc hàng
tháng của từng nhân viên trong công ty.
Xóa các nhân viên đã thôi việc trong công ty.
Sử dụng chương trình để nhập số liệu chấm công của từng nhân viên trong công ty kể cả
công ngoài giờ.
Thay đổi số liệu chấm công.
Tính lương tạm ứng và lương cuối tháng cho nhân viên. Lập phiếu lương cho từng nhân
viên.
Thống kê lương cho các phòng ban và toàn công ty.
Tính thưởng cho từng nhân viên theo quy định của công ty.
Lập báo cáo thuế thu nhập.

6.2. Giám đốc

Có thể sử dụng chương trình để xem, tìm kiếm viên theo từng phòng ban, theo các chi
tiết của nhân viên.
Xem báo cáo thống kê theo từng phòng ban và toàn công ty.
Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty, báo cáo thuế thu nhập
Điều chỉnh hồ sơ nhân viên hoặc số liệu chấm công.
Các phòng ban còn lại không có nhu cầu sử dụng chương trình quản lý chấm công và
tiền lương nên ta không phân tích kỹ ở đây.
 7 - NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI

7.1 - Khả thi về mặt kĩ thuật

 Hệ thống được xây dựng là mới hoàn toàn.
 Hệ thống hoàn toàn có thể được xây dựng bằng các kĩ thuật, công nghệ hiện tại.
 Phần xây dựng cơ sở dữ liệu có thể dùng công cụ Microsoft Access, Microsoft SQL
Server,..
 Phần lập trình có thể sử dụng công cụ Microsoft Visual Basic, Microsoft Access,..
Máy PC cấu hình chính về phần cứng:
 Mainboard: Gigabyte 865 GVME
 Pentium 4 2.66 GHz
 Hard disk: 80 GB
 DD RAM: 512 Kingston
 CD-Rom: 52X Samsung
Máy in Epson
Phần mềm quản lý hồ sơ, lương, thưởng và chấm công
Tất cả các thiết bị phần cứng trên đều dễ dàng tìm thấy ở Việt Nam.
Phần mềm sẽ thuê viết theo các yêu cầu của công ty.

7.2 - Khả thi về kinh tế

Chi phí tổng thể cho toàn bộ dự án từ khâu khảo sát đến khâu triển khai hệ thống là 150
triệu đồng (VND).
Bảng mô tả các khoản chi phí (ngoài lương) cần thiết
 Chi phí / Số
STT Loại chi phí Thành tiền (VND)
tháng (VND) tháng
1 Khảo sát, cung cấp giải pháp 10.000.000
2 Khấu hao máy móc 1.000.000 3 3.000.000
3 Chi phí sinh hoạt 1.500.000 3 4.500.000

4 Tổng chi phí 17.500.000

Bảng lương của thành viên phát triển dự án

Mức lương/tuần
STT Vị trí Số lượng Thời gian (tuần) Thành tiền (VND)
(VND)

1 Phân tích 2 1.000.000 2.5 2.500.000

2 Thiết kế 1 700.000 2 1.400.000

3 Lập trình 1 400.000 1.5 600.000

4 Triển khai 1 300.000 1.5 450.000

5 Thành tiền 4.950.000

7.3 - Khả thi về vận hành

Hệ thống mới không yêu cầu nhiều về nhân lực, nên công ty Bình Minh sẽ có đủ nhân
lực (về mặt số lượng) cho hệ thống mới. Thậm chí công ty Bình Minh có thể giảm bớt nhân sự,
chuyển công tác cho một số nhân viên. Sự chuyển công tác này không gặp nhiều vấn đề rắc rối
do công ty cũng có ý định mở rộng sản xuất, thêm các cơ sở sản xuất con khác. Sự đơn giản về
nhân sự sẽ giúp công ty Bình Minh bớt đi chi phí về nhân sự cho bộ phận Phòng nhân sự.
Bên công ty Bình Minh chưa có người có kiến thức về IT và cách sử dụng các phần mềm
hỗ trợ. Nhưng công ty Bình Mình lại có ý định tự động hóa các quá trình về nhân sự hiện có của
công ty. Nếu sử dụng IT thì công ty cần tuyển nhân viên mới (đây là phương án không phù hợp
lắm với tình hình hiện tại, nhưng là cấn thiết nếu cần người có kiến thức về Công nghệ thông
tin) hoặc cần cử nhân viên phòng Nhân sự hiện tại đi học thêm về sử dụng máy tính và các phần
mềm hỗ trợ.

Việc triển khai hệ thống mới sẽ không quá phức tạp và việc đào tạo nhân viên có khả
năng sử dụng hệ thống mới cũng không quá mất thời gian.
 7.4 - Khả thi về thời gian biểu
Việc thiết kế hệ thống cho công ty Bình Minh không quá phức tạp, nên có thể hoàn thành
trong thời hạn đã đề ra.
Các nhân sự trong dự án
 PHA 2 – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1 – PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CỦA BỘ PHẬN NHÂN SỰ

(bộ phận ta sẽ thiết kế hệ thống)
Có thể chia cơ cấu quản lý của bộ phận nhân sự ra làm ba công đoạn chính:
 Quản lý hồ sơ nhân viên
 Quản lý chấm công
 Quản lý lương
 Quản lý thưởng

1.1. Quản lý hồ sơ
Tất cả các nhân viên (ngoại trừ bộ phận sản xuất) muốn vào làm việc tại công ty Bình
Minh đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng cấp
chuyên môn…Khi được tuyển dụng thì phải thử việc trước một tháng, sau đó ký hợp đồng dài
hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của công ty. Lương thử việc là 70% lương, nếu hồ sơ được
chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp lương và bậc lương (ngoại trừ bộ phận sản xuất, nhân viên ở
các bộ phận khác đều nhận lương cố định theo tháng ) nếu không thì trả lại hồ sơ. Nhân viên
thuộc bộ phận sản xuất được tuyển dựa vào tay nghề làm việc. Giám đốc là người quyết định ký
hợp đồng, kéo dài hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng, điều chỉnh bậc lương.
Thông tin nhân viên được cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: mã số nhân viên, mã số
phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại,
số chứng minh nhân dân, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm việc, mức
lương.

1.2. Quản lý chấm công

Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện
và ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại vào cuối mỗi tháng để làm công ty tính lương cuối
tháng.
Đối với chấm công bộ phận sản xuất thì hơi khác. Phòng vật tư và kho sẽ nhận bảng
chấm công từ bộ phận nhân sự và ghi vào bảng đó mỗi ngày (khi giao và nhận sản phẩm cho
nhân viên bộ phận sản xuất) và gửi lại bảng chấm công cho bộ phận nhân sự hàng tuần để bộ
phận nhân sự tính lương cho nhân viên bộ phận sản xuất.
Với các bộ phận khác bộ phận sản xuất, bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân
viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ được phép, số ngày nghỉ không lương, số
ngày nghỉ được hưởng lương.
 Với nhân viên sản xuất bảng chấm công là như nhau cho mỗi người (trang bên), bao
gồm: ngày tháng, sản phẩm giao, khối lượng giao, khối lượng nhận, số lượng giao, số lượng
nhận, sản xuất 100% hay 50%, làm đúc hay làm tay, độ khó của sản phẩm, hồi liệu theo tuần,
hao cho phép, hao thực tế.
Sau khi nhận được bảng chấm công, bộ phận nhân sự sẽ sử dụng chương trình tiến hành
cập nhật thông tin chấm công để tính lương.

1.3. Quản lý lương

Cập nhật tổng số ngày làm việc trong tháng trước khi tiến hành tính lương. Cập nhật
những khoản khấu trừ lương của nhân viên (khoản tiền phạt, tiền ứng trước, tiền nhân viên mua
hàng của công ty trả chậm hàng tháng…) (hình 7 - Quản lí chấm công và tiền lương)
Với nhân viên bộ phận sản xuất, phải tính số lượng hao cho phép và hao thực tế để tính
ra xem nhân viên sẽ bị trừ tiền từ các khoản hao hay được thưởng thêm do làm bị hao hụt ít.

a - Cách tính lương

Hàng tháng công ty phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20% số tiền lương chính của
mỗi nhân viên trong đó nhân viên chịu 5% (trừ vào tiền lương cuối tháng) và công ty chịu 15%.
Số tiền bảo hiểm cũng tương tự là 3% tiền lương chính trong đó nhân viên chịu 1% (trừ vào
lương cuối tháng).
Với nhân viên bên bộ phận sản xuất thì số tiền bảo hiểm là % của mức lương cơ bản (do
bộ phận này được tính lương theo sản phẩm sản xuất ra).
Tính lương tạm ứng: thực hiện vào giữa mỗi tháng. Lương tạm ứng của nhân viên bằng
50% mức lương chính không kể phụ cấp sinh hoạt. Công thức cụ thể như sau:
L­ ¬ng c¬b¶n*BËc l­ ¬ng
L­ ¬ng t¹ møng =
2
với nhân viên bộ phận sản xuất:
L­ ¬ng c¬b¶n
L­ ¬ng t¹ møng =
2
Đối với những nhân viên làm ít ngày công, lương cuối tháng nhỏ hơn lương tạm ứng thì
tiến hành truy thu sau.
Tính lương cuối tháng:
Tổng ngày công làm việc = số ngày làm việc + số ngày nghỉ phép + số ngày nghỉ có
lương
Sè giê lµmthªm*1.5
Số ngày công làm thêm đã nhân hệ số =
8
L­ ¬ng c¬b¶n*BËc l­ ¬ng*Tæng ngµy c«ng
L­ ¬ng chÝnh =
Sè ngµy lµmviÖc quy ®Þnh trong th¸ng
 L­ ¬ng c¬b¶n * bËc l­ ¬ng * hÖsè phô cÊp (th­ êng lµ 2)
Phô cÊp sh =
Sè ngµy lµmviÖc quy ®Þnh trong th¸ng
l­ ¬ng cb*(bl­ ¬ng+hsè pcÊp sinh ho¹t)*ngµy lµmthªm
L­ ¬ng lµmthªm=
Sè ngµy lµmviÖc quy ®Þnh
Tổng lương(không kể thưởng) = lương chính + phụ cấp sinh hoạt + lương làm thêm
Bảo hiểm xã hội = 5%* lương chính
Bảo hiểm y tế = 1%* lương chính
Lương cuối tháng = tổng lương – (lương tạm ứng + bảo hiểm xh + bảo hiểm YT + khấu
trừ)

Đối với bộ phận sản xuất:

L­ ¬ng cuèi th¸ng= ∑ (Sè l­ î ng*®¬n gi¸ c«ng-Hao chung*gi¸ nguyªn liÖu) - (lương
s¶n phÈm
tạm ứng + bảo hiểm xh + bảo hiểm yt)
Trong đó:
Đơn giá công = Đơn giá công sản phẩm (theo độ khó và theo loại sản phẩm đúc hoặc
tay)*hệ số sản xuất (100% hoặc 50%)
Hao chung = Tổng hao – Tổng hao cho phép
Hao cho phép = 0.5%* tổng khối lượng giao
Tổng hao = Tổng khối lượng giao + hồi liệu - khối lượng thành phẩm
Bảo hiểm xh = 5%*lương cơ bản
Bảo hiểm yt = 1%* lương cơ bản

b - Báo cáo lương hàng tháng

Bác cáo lương hàng tháng bao gồm

Bảng lương tạm ứng theo từng phòng ban: để phát lương tạm ứng giữa tháng
Phiếu lương cuối tháng: dùng để phát cho từng nhân viên
Bảng lương cuối tháng cho từng phòng ban: số thứ tự, họ và tên, tổng số ngày công, bậc
lương, lương chính, phụ cấp sinh hoạt, lương làm thêm, tổng lương, lương tạm ứng, bảo hiểm xã
hội, y tế, lương cuối tháng
Báo cáo nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

1.4. Quản lý thưởng

 Với những tháng công ty có thưởng cho nhân viên (các dịp lễ, tết…) các trưởng phòng
phải tiến hành bình bầu xếp loại lao động theo bậc A, B, C hoặc D nộp cho phòng nhân sự.
Tùy theo tình hình công ty mà ban giám đốc sẽ quyết định tổng số tiền thưởng cho toàn
công ty sau đó phòng nhân sự sẽ tiến hành cập nhật tổng số quỹ thưởng, kết quả xếp loại lao
động cho từng nhân viên, tính thưởng và in báo cáo.
Ngoài ra hàng tháng nhân viên nào có thành tích lao động xuất sắc sẽ nhận được những
khoản thưởng riêng do ban giám đốc quyết định và được cập nhật trực tiếp vào khoản tiền
thưởng cá nhân.

Cách tính thưởng

Tiền thưởng = (quỹ thưởng/tổng hệ số thưởng của các nhân viên)*hệ số thưởng +
thưởng cá nhân.

Hệ số thưởng được tính như sau

Loại A: Hệ số thưởng = 4*số tháng công tác
Loại B: Hệ số thưởng = 3*số tháng công tác
Loại C: Hệ số thưởng = 2*số tháng công tác
Loại D: Hệ số thưởng = 1*số tháng công tác

Báo cáo thưởng hàng tháng theo phòng ban bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, xếp
loại, hệ số thưởng, tiền thưởng theo quỹ thưởng, tiền thưởng cá nhân, tổng tiền thưởng.

1.5. Sơ đồ chức năng quản lý hồ sơ, chấm công và lương:

 Quản lý chấm công và tiền lương

3.Quản lý lương và
1.Quản lý hồ sơ 2.Quản lý chấm công
thưởng

Cập nhật
Thêm hồ Xóa hồ Điều chỉnh Cập nhật
Nhập bảng quỹ
sơ nhân sơ nhân bảng chấm khấu trừ
chấm công thưởng
viên mới viên công
Tính tạm Tính
Nhập Điều chỉnh ứng lương
Điều phân loại
Xem mức thưởng
chỉnh hồ thưởng
thông tin
sơ nhân Báo cáo Tính
nhân viên
viên tạm ứng thưởng
In báo cáo
tổng hợp
công
Báo cáo Báo cáo
lương thưởng

Hình 7 – Sơ đồ chức năng quản lí hồ sơ, chấm công và

tiền lương Báo cáo
BHXH,
BHYT
II – SƠ ĐỒ MỨC NGỮ CẢNH

Thông tin về nhân viên

Bộ phận nhân
sự

Thông tin bậc lương,

ngày công
0.
Điều chỉnh số liệu chấm công
Quản lý hồ
sơ, chấm công
và tiền lương

Ban giám đốc

Gửi báo cáo thống kê

SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT

QUẢN LÝ CHẤM CÔNG VÀ TIỀN LƯƠNG
III – SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
 Cập nhật bảng 2.
chấm công, mức Quản lý
Phòng nhân sự thưởng chấm
công
Cập nhật hồ Yêu cầu báo
sơ nhân viên Báo cáo cáo chấm công
mới tổng hợp
chấm công

Báo cáo tổng

1. Kho dữ liệu chấm hợp chấm Giám đốc
Quản lý Thông công
tin công
hồ sơ
hồ
sơ

Cập nhật khấu trừ Phòng nhân sự

3. Cập nhật
Thông Quản lý quỹ
Yêu cầu tin yêu lương và thưởng
thông tin cầu thưởng
hồ sơ Báo cáo lương,
Kho dữ liệu hồ sơ
nhân viên Yêu cầu báo thưởng
cáo lương,
Thông tin thưởng
hồ sơ
Kho dữ liệu lương,
thưởng
Báo cáo lương,
thưởng DFD MỨC 0
Giám đốc
QUẢN LÝ CHẤM CÔNG VÀ TIỀN LƯƠNG
 Phòng tài chính Kế toán

Yêu cầu tuyển Yêu cầu Thông tin báo

Yêu cầu xóa Yêu cầu
dụng nhân viên điều chỉnh cáo yêu cầu
báo cáo
mới

1.1 1.4
1.2 Xem và tìm
Cập nhật hồ 1.3
Điều chỉnh hồ kiếm tên nhân
sơ nhân Xoá hồ sơ
sơ nhân viên viên
viên nhân viên

Lưu
thông
Lấy thông tin đã Hủy hồ Lấy hồ
Lưu hồ tin cần điều Thông tin Yêu cầu Thông tin
điều sơ sơ
sơ chỉnh hồ sơ thông tin hồ sơ
chỉnh
hồ sơ

Giám đốc
Hồ sơ nhân viên

DFD MỨC 1 – QUẢN LÝ HỒ SƠ

 Bộ phận nhân sự

Y/cầu Thông tin báo

Nhập ngày Yêu cầu điều Định mức
đchỉnh cáo yêu cầu
công, công chỉnh công và thưởng cá
mức
làm thêm ngày công nhân, xếp Yêu cầu
cầu
thưởng, Yêu
loại báo cáo
xếp loại báo cáo

2.4
2.5
Điều chỉnh
2.1 2.2 Báo cáo tổng
Cập nhật bảng 2.3 mức thưởng hợp
Điều chỉnh
chấm công Cập nhật
chấm công
loại thưởng

Thông
tin
Lưu thông Lấy thông thưởng
Lưu xếp loại tin thưởng tin thưởng Thông
yêu tin
Lưu thưởng, mức đã điều để đchỉnh cầu
Lưu Lấy ttin chấm
công đã thưởng cá chỉnh Thông
chấm chấm công
điều nhân tin
công công để yêu cầu
chỉnh hồ sơ
đchỉnh
Yêu cầu
Bảng lương, thưởng thông tin
hồ sơ

Bảng chấm công Giám đốc

DFD MỨC 1 – QUẢN LÝ CHẤM CÔNG

 Phòng nhân sự
Yêu cầu phát
lương tạm ứng Bảng lương thưởng
Bảng chấm Y.c báo cáo Cập nhật
Y.c cập nhật công quỹ lương
3.1 ttin lương Ttin mức
Tính lương Y.c tính thưởng
lương Kq báo cáo Y.cầu tính
tạm ứng
thưởng K.quả
Ttin chấm
công tính
thưởng
3.2
Cập nhật
bảng lương 3.3 3.4
Tính lương 3.5
Kết Báo cáo
Cập nhật
quả lương
T.tin nhân quỹ lương 3.6
cập
viên Tính
nhật
thưởng
tạm Lưu các K.quả tính T.tin Ghi nhận quỹ thưởng
ứng khoản lương yêu cầu T.tin yêu cầu
khấu trừ
Ttin lương
Hồ sơ nhân viên y.cầu
Quỹ thưởng

Giám đốc
Tập tin lương
Y.cầu báo cáo

T.tin yêu cầu K.quả báo cáo

Bảng lương thưởng
T.tin yêu cầu
Báo cáo
thưởng,
Y.cầu báo cáo
BHXH,
T.tin yêu cầu BHYT Bộ phận nhân sự
Hồ sơ nhân viên
K.quả báo cáo

DFD MỨC 1 – QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ THƯỞNG

Mô hình thực thể dữ liệu ERD
1. Thực thể PHONGBAN

STT Tên thuộc tính PK FK Null Kiểu Kích thước Mô tả