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EVOLUCIN DE LAS ORGANIZACIONES - PARTE II (SEMANA 4)

TEORIA DE LA ORGANIZACIONES
Autores: Wilinton Javier Ortiz, Mario Rafael Rodrguez, Yefri Manuel Pascagaza y Angela Cristina Ochoa S.

Indice

Desarrollo Temtico

Glosario

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Bibliografa

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ndice

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Desarrollo temtico

Contenido

1. Escuela Estructuralista

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1. Escuela Estructuralista
- Definicin de la organizacin.

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- Sistemas de comunicacin de la organizacin.

- Chester Barnard: las funciones de los ejecutivos.
- Amital Etzioni.

2. Enfoque Sistmico de la Organizacin

- Modelos.

Figura 1. Composicin de la escuela estructuralista

- Funcionamiento de los sistemas administrativos.

Fuente: elaboracin propia basado en otros autores

3. Teora General de la Calidad Total
- Ciclo de calidad PHVA.
- Principios de calidad total.

Definicin de organizacin

La Escuela Estructuralista define una organizacin como un conjunto de partes interrelacionadas

entre s, que buscan un fin especfico. Esto quiere decir, que una organizacin puede ser
cualquier tipo de colectividad como un hospital, una ONG e incluso la familia. Las organizaciones
pueden ser clasificadas como grandes (multinacionales, transnacionales y otras), medianas o
pequeas (pymes y empresas regionales). Segn Hernndez, S. (s.f.) se refiere a entidades o
instituciones establecidas, as como a la manera en que se estructuran divisiones por funciones,
jerarquas o grupos sociales.

La Escuela Estructuralista se enfoca en la teora de las organizaciones y dirige todo su discurso

hacia la organizacin formal. Es as, como esta escuela se ubica entre la administracin
burocrtica y la teora de las relaciones humanas, ya que su enfoque est ms dirigido hacia el
funcionamiento de las organizaciones, explicndolo de afuera hacia adentro y subrayando que
una organizacin no puede olvidar el contexto en el que se encuentra, pero, al mismo tiempo,
remarca las diferencias entre organizaciones.

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

[TEORA DE LAS ORGANIZACIONES]

Sistemas de comunicacin en la organizacin

Para la Escuela Estructuralista, la comunicacin en una empresa puede darse en diferentes
sentidos: horizontal (entre pares o posiciones iguales) y vertical (entre cargos diferentes de
arriba, de abajo); se transmite desde diferentes medios: por escrito o por telfono, entre otros.
Los principales representantes de la Escuela Estructuralista son Chester Barnard y Amitai Etzioni

Chester Barnard: Las funciones de los ejecutivos.

Chester Barnard consider su teora desde el punto de vista de la autoridad y el
uso que de ella hacen los directivos.

Las funciones de los directivos se pueden dividir en 3 actividades principales:

Figura 2. Actividades principales de los ejecutivos segn Barnard.
Fuente: (elaboracin propia)

[ POLITCNICO GRANCOLOMBIANO ]

Los aportes de Barnard en la teora administrativa se centran en los siguientes aspectos:

La Empresa como un sistema cooperativo.
La organizacin informal.
La teora de Aceptacin de la autoridad.

Barnard plante que las organizaciones actuaban como sistemas cooperativos, que se
interrelacionaban entre s y que se encontraban perfectamente coordinados, teniendo que
actuar de una manera equilibrada.

El concepto de organizacin informal es definido de acuerdo con la manera espontnea e
informal en la que los individuos se vinculan con las organizaciones.

La teora de aceptacin de la autoridad se refiere al poder de consentimiento de los individuos
sobre la autoridad de un jefe, dentro de una organizacin.


Amitai Etzioni:


Para este socilogo estadounidense, la clave en el desarrollo de las
organizaciones est determinada por la cultura que es definida en el
comportamiento y los hbitos. Seala que la sociedad se rige por
comportamientos, los cuales son normativos en cada una de las
organizaciones de las que hacemos parte. Etzioni (1999) Afirma que
los modelos mentales formados por la costumbre, el liderazgo o los
ideales de las organizaciones, la tradicin o el consentimiento general,
as mismo son un modo o un ejemplo de vida.

Sus aportes se centran en la tipologa de las organizaciones y el comportamiento de los
individuos dentro de ellas y distingue 3 tipos de organizaciones:

Organizacin con control coercitivo : cuando los objetivos se logran a travs del
miedo y de la coaccin.

Organizaciones con control utilitario: los logros de la organizacin se dan a travs
de beneficios econmicos, el nico mvil tiene relacin con el pago.

Organizacin con control normativo: cuando el sistema de valores de la
organizacin hace que sus miembros logren o trabajen entregndose a una
causa.

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El funcionamiento del sistema administrativo conforma un proceso cclico y completo, el cual

se puede ver en el siguiente grfico:

2. Enfoque sistmico de la organizacin

Como se estableca en la unidad 1, cuando se habla de sistemas hay que relacionarlos con todos
los aspectos de la vida. El cuerpo humano, un vehculo tienen diferentes subsistemas que le
permiten funcionar ptimamente.

Satisfecha la demanda se completa el ciclo y se repite.

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En la administracin los aportes de la teora Sistmica son mltiples, entre otros tenemos los
modelos y el funcionamiento de los sistemas administrativos.

Figura 3. Funcionamiento o dinmica de un sistema organizacional

Fuente: (elaboracin propia basado en otros autores)

Modelos
El estudio de los sistemas se facilita cuando se puede representar un modelo de los mismos.
Algunos sistemas son fciles de analizar por la observacin a simple vista, mientras que en otros
casos, no es tan fcil realizarlo por medio de los sentidos. En este ltimo caso, se debe
establecer otro tipo de herramientas que permita realizar la representar del sistema. Por ello, se
acude a los modelos, que son representaciones de un objeto, un sistema o una idea.
Los modelos pueden ser de cuatro tipos:

Modelos a escala: simulacin de objetos en una proporcin inferior o superior al original

como los modelos de carros o las maquetas.
Modelos analgicos: representacin de un objeto determinado por medio de aparatos o
de herramientas.
Modelos matemticos: mediante funciones y ecuaciones que logra responder a un
problema determinado
Modelos fsicos: se emplean para representar las funciones geomtricas.

Funcionamiento de los sistemas administrativos

Todos los sistemas estn regidos por fuerzas que se ponen en movimiento, es decir, hay un
proceso para satisfacer al cliente; lo que significa, que los sistemas se mueven para suplir las
necesidades de los clientes; por ejemplo, para construir una casa, llega la informacin de lo
que quiere el cliente, la empresa procesa dicha informacin y toma decisiones sobre estos
requerimientos para realiza la construccin de las casas. Las preguntas que se deben tener en
cuenta son:

Qu productos tiene?
Qu piden los clientes?
En qu cantidad?
Para cundo?

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Asimismo, se puede evidenciar que en las organizaciones existen subsistemas que constituyen
parte del sistema mayor y son los que permiten el correcto funcionamiento, estos pueden ser:


El individuo: constituye la parte central del sistema, sin l no sera posible la
interconexin y funcionamiento del mismo; en s mismo es un sistema complejo.

La organizacin formal: est constituida por las tareas y funciones que se asignan a cada
individuo de la organizacin; forma una red de interrelaciones que permite un
funcionamiento lgico del sistema.

La organizacin informal: denota todas las situaciones de los individuos entre s, surgen
espontneamente entre ellos y tiene que ver con las tareas formales que hace cada uno.

El estilo de gerencia : lo ejercen una o varias personas que tienen labores de direccin
dentro de la organizacin, determinan las tareas que a su propio estilo pueden ejercer,
logran un estilo de direccin que puede ser formal o informal.

La planta y el medio fsico: las instalaciones, el ambiente natural y la infraestructura que
las rodea.



Dicho lo anterior, es importante ejemplificar los conceptos de la teora general de
sistemas a la ciencia de la administracin, as que en los prximos prrafos se har la
comparacin de algunos conceptos propios con el mundo empresarial y organizacional:

[TEORA DE LAS ORGANIZACIONES]

Un organismo es un sistema que mantiene un estado constante, mientras que la

materia y la energa que entran en l se mantienen en cambio continuo. (Berthelanfly, 1951).
Lo mismo ocurre en una organizacin, puede que los individuos que hacen parte de ella salgan o
que se cambien las mquinas y herramientas, sin embargo, la empresa como unidad seguir
siendo la misma.

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Para Johnson, la empresa o negocios es un sistema social, sus entradas estn

constituidas por sus insumos (materiales, energa), insumos e informacin (entradas de
informacin) y sus salidas por los productos o servicios Este sistema puede estar conformado
por varios subsistemas (departamentos, reas, etc.)

Para I.B.M. (1981) el concepto de negocio se enmarca as un sistema de negocios es una

organizacin de mano de obra y equipo que operan a travs de un juego de procedimientos
para alcanzar metas definitivas del negocio



3. Teora general de la calidad total

Segn el organismo internacional de normalizacin la calidad es:

La totalidad de caractersticas de una entidad que le confiere la

capacidad para satisfacer necesidades explcitas e implcitas. Sin
embargo se llama calidad total por que analiza y conoce todos los

aspectos de la organizacin y logra comprometer a todos y cada uno de
los miembros de la misma.

El concepto de calidad buscaba, en un principio, simplemente corregir los errores cometidos. Sin
embargo, ahora, el concepto de calidad total busca hacer perfecto todo el proceso desde la
primera vez. Inicialmente, se concibi el control de calidad como la inspeccin por medio de
controles estadsticos de la calidad de la produccin en las organizaciones, pero,
posteriormente, pas al aseguramiento de la calidad que persigue garantizar un nivel continuo
de la calidad del producto o servicio proporcionado. El concepto de calidad total que busca
reunir los requisitos convenidos con el cliente y superarlos, se relaciona a su vez con la gestin
empresarial.

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Figura 4. Proceso de aseguramiento de la calidad total

Fuente: (elaboracin propia basado en otros autores)


La calidad total introduce importantes conceptos:

1. El concepto de cliente interno y cliente externo.

2. La direccin debe hacer parte intrnseca del proceso de calidad y participar activamente
en el mismo.

3. La calidad es una responsabilidad que se encuentra en todos los aspectos de la
organizacin.

4. Es fundamental la motivacin de la empresa para que los empleados participen en el
proceso de calidad.

5. La puesta en prctica de herramientas y conceptos que logren el mejoramiento de
productos y servicios.

[TEORA DE LAS ORGANIZACIONES]

Ciclo de la Calidad PHVA

ACTUAR

PLANEAR

VERIFICAR

HACER

PLANEAR: Actividad que determina

como se deben hacer las cosas,
cuando y como son todas las
actividades que se deben alcanzar.

HACER: La transformacin de los

procesos actuales mejorando los
productos.
VERIFICAR: Determina el nivel de
cumplimiento de las actividades.

ACTUAR: Realizar los ajustes

necesarios que hayan lugar.

En cada uno de los procesos del ciclo se pueden identificar caractersticas que lo hacen
particular entre estos podemos decir:

En el Planear, la empresas debe contestar las siguientes preguntas:
o Qu se har?
o Cundo se har?
o Dnde se har?
o Quin lo har?
o Para que los har?

En el hacer:
o Ejecucin de lo planeado.
o Recolectado todos los datos para medir el desempeo.
o Documentar todo lo realizado.

En el verificar:
o Se hizo lo planeado?
o Se lograron los resultados?
o Con qu? eficacia vs eficiencia?
o Qu impacto se logra con los clientes?

En el actuar:
o Qu se aprendi?
o Qu errores no se deberan volver a repetir?


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Principios de la calidad total

1. Satisfaccin del cliente: Se debe conocer por todos los medios posibles la opinin de
nuestros clientes, que es el corazn de la calidad.

2. Mejora continua: Con la retroalimentacin constante del cliente, se incorporan las
mejoras que se soliciten y esto significa cambios constantes, sin dar por terminado algn
proceso productivo.

3. Gestin basada en hechos: Cualquier aspecto que se realice del sistema productivo debe
estar basada en hechos, no en opiniones; debe ser medible numricamente, de modo
que sean aceptadas por toda la organizacin.

4. Gestin basada en personas: La organizacin la componen distintos elementos como
proveedores, trabajadores y clientes, pero solo los trabajadores conocen mejor la
relacin entre proveedores, sistema productivo y clientes.


Estos principios son el eje fundamental en el cual se central la filosofa de la Gestin de la
Calidad Total. Finalmente se puede definir esta filosofa del siguiente modo: Gestin (la gerencia
est totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos
y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organizacin est involucrado, incluso el
cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).

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[TEORA DE LAS ORGANIZACIONES]

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Glosario de trminos

Calidad: Un producto o servicio libre de deficiencias o las caractersticas de este que
satisfacen o exceden las necesidades de los clientes.

ISO 9000: Serie de estndares internacionales que permiten conseguir la consistencia en
la gestin y el aseguramiento de la calidad en empresas alrededor del mundo.

ISO 14000: Serie de estndares internacionales para la gestin, la vigilancia y la reduccin de los
efectos negativos de una organizacin en el medio ambiente.

Gestin de calidad total (TQM): Estrategia a nivel general en la empresa basada en principios
que promueven la calidad en los productos y servicios.

Mejoramiento continuo: Compromiso permanente de la empresa de evaluar y mejorar los

procesos y procedimientos utilizados para la creacin de productos y servicios.

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Bibliografa

Ramrez, C. (2010). Fundamentos de Administracin.. Ecoe Ediciones.
Robbins, S. P.(2005). Administracin. Pearson Education.
Mc Gregor, D. (1960) The Human Side of Entreprise. Mc Graw Hill.

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