Gesto do Tempo e

Organizao no Trabalho

Formador: Raquel Franco

Pensamento

O que o tempo?
Tempo Astronmico:

Tempo Psicolgico:

Diviso do ano em meses;

Meses em dias;
Dias em horas;
Agrupamento dos dias em
semanas,
- Diferenciao das estaes do
ano;
- Distino do dia e da noite
- Etc...

- Subjectivo;
- Altervel;
- Percepo de como o tempo vai

ser preenchido;

Ocupao do Tempo
Gesto ou Auto-Gesto?:

- Hoje o tempo parece que no passa;

- Perdi uma data de tempo a fazer isso;
- Foi bastante produtiva a tarde;

Por mais que queira o tempo no estica, apenas pode ser usado da
melhor maneira.

O Tempo

Imprescindvel: Nada se pode fazer sem ele;

Insubstituvel: Nada se pode utilizar no seu lugar;

Inflxivel: Flui e desaparece a um ritmo fixo e inaltervel;
Completamente Inelstico: No cede, de todo;

Os 4 D
Desejo

Deciso
Determinao
Disciplina

Os 4 D
Desejo - Para j preciso sentir um desejo intenso de se
tornar eficaz na gesto do vosso tempo. isto mesmo que eu
quero e no tenho dvidas.

Os 4 D
Deciso - Decida j que a partir deste momento vai passar a
organizar melhor o seu tempo. Tem de ser uma deciso firme
e definitiva. importante estarmos preparados para fazer
alguns sacrifcios.

Os 4 D
Determinao - Em relao determinao. Os nossos velhos
hbitos so os maiores obstculos nossa determinao.
importante repetir as tcnicas de que vamos falar at que se
tornem em novos hbitos.
Quanto mais intenso for o nosso desejo e mais firme a nossa
deciso, tanto maior ser a nossa determinao.

Os 4 D
Disciplina - O quarto D a disciplina, fazer o que tem de ser
feito quando tem de ser feito. atravs da disciplina que
se criam novos hbitos

Passeio na Ponte

PILAR
DA
ESCOLHA

PILAR
DA
ACO

Digamos ento que na gesto do tempo temos 2 pilares de uma mesma

ponte O pilar da Escolha que se relaciona com percebermos o que de
facto importante na nossa vida e decidir tomar a responsabilidade
pelo controlo do que nos acontece (Desejo e Deciso) e o Pilar da
Aco, que tem a ver com prticas de planear, programar e agir, que
nos mantm no caminho escolhido Determinao e a Disciplina.

Dimenses do Tempo

Monetria:
O valor do tempo de trabalho elevado e importa por isso
disponibilizar e rentabilizar os recursos de forma a
maximizar os resultados.

Dimenses do Tempo

Subjectiva
Que nos leva a funcionar em ritmos prprios e esquemas
pessoais de organizao que nem sempre so compatveis
com a eficcia exigida pelas situaes.
Tendncia Inconsciente

Dimenses do Tempo

Racional
Permite-nos gerir a energia de acordo com as situaes e
suas exigncias. Isso implica que, fixar objectivos e definir
prioridades, sejam os primeiros meios a utilizar para
rentabilizar o tempo.

Podemos dividir ainda em

Improdutivo:

aquele no qual realizamos actividades que no nos

levam a resultados desejados.
- Para que que precisamos deste tipo?;
- Que vantagens nos traz?;

Ritmo Biolgico
No ignore o seu relgio interno. Aprenda a fazer uso dele.
Pessoas Madrugadoras : voc o tipo de pessoa que salta

da cama nas primeiras horas da manh, cheia de energia e

entusiasmo?
Pessoas Noctvagas: voc , pelo contrrio, o tipo de

pessoas que s ganha conscincia das horas depois de o

despertador tocar e aps vrios cafs fortes?

1- Ciclo Vs Tarefas
Tarefas que utilizam memria a curto prazo (6h 10h): Tarefas

como reviso de ltima hora de testes/projectos tornam-se mais

eficientes num horrio mais matutino.
Tarefas Cognitivas (8h 12h): Tarefas cognitivas ou mentais, tais

como ler, calcular e mais relacionadas com a resoluo de

problemas, sero mais eficientemente resolvidas durante a manh.
Tarefas que exigem Memria de Longo Prazo (13h 16h):

Tarefas como memorizao de discursos e informaes necessrias

para executar algo, tornam-se mais eficientes neste horrio.

2 - Ciclo Vs Tarefas
Tarefas Manuais (14h 18h): Tarefas manuais como teclar no

computador e bricolage, etc, so mais indicados para serem

desempenhados nestes horrios.
Tarefas mais Fsicas: Derivado aos ciclos biolgicos, mais indicado

investir em actividades fsicas mais ao final da tarde, quando a

coordenao muscular est no seu auge. Os estudos mostram que os
indivduos percepcionam que o trabalho corporal se torna mais
eficiente ao final da tarde/noite. Exercitar o corpo 5 horas antes da
hora do sono melhora a qualidade do sono.

Qual o seu horrio Nobre?

Evolues no modo de Gerir o

Tempo:

Quatro Geraes de
gesto de tempo:
1. Primeira Gerao

A maior parte das pessoas que est interessada em

apreender gesto de tempo recorre abordagem SER
ORGANIZADO (Primeira Gerao), que se baseia em
lembretes e listas de Coisas a Fazer. No estabelecem
prioridades, no atribuem um determinado tempo para
uma determinada tarefa e aquilo que no conseguem
acabar hoje passa para a lista de amanh.

Quatro Geraes de
gesto de tempo:
2. Segunda Gerao

Baseia-se sobretudo em planificaes e preparaes.

Calendrios, agendas e dirios so as ferramentas
principais. As pessoas estabelecem objectivos, fazem
planos e programam os acontecimentos. Tipicamente, as
nicas coisas que programam so assuntos relacionados
com o trabalho, consultas mdicas, reunies com
professores, etc. A PLANIFICAO que manda e
geralmente no tende a incluir o tempo necessrio para
manter as relaes pessoais ou para atingir objectivos
pessoais.

Quatro Geraes de
gesto de tempo:
3. Terceira Gerao

Baseia-se em mais do que mera planificao e reparao,

acrescentando o estabelecer PRIORIDADES E
CONTROLAR. As pessoas que funcionam a este nvel de
gesto de tempo dedicam-se mais a articular os seus
valores e prioridades. Separam os objectivos de curto
prazo, dos de longo prazo, baseados nos seus prprios
valores. Utilizam blocos de notas e agendas
(encadernadas ou electrnicas) e frequentemente utilizam
formas muito detalhadas para planearem o seu dia.
O que falta nesta gerao o conceito de passar o tempo naquilo que
o mais importante.

Quatro Geraes de
gesto de tempo:
4. Quarta Gerao

Voltada mais para a gesto de si mesmo e da sua vida, mais do

que unicamente virada para a gesto do tempo. Inclui todas as
qualidades das geraes prvias e acrescenta-lhes a
componente QUALIDADE DE VIDA. Ajuda-nos a criar e manter
relacionamentos fortes e estveis, assim como paz de esprito,
gerando confiana no s de fazermos aquilo que importante,
como o de o fazermos bem.

FACTORES

QUAIS OS SEUS
MAIORES DESPERDIADORES
DE TEMPO?

Factores de Desperdcio de Tempo

Adiamento de tarefas e decises

As interrupes
Os telefonemas
O perfeccionismo
As reunies
Deslocaes

EVITAR ADIAMENTOS

EVITAR ADIAMENTOS
Aplique o princpio sagrado da gesto do tempo: FAA-O J!
Desenvolva o sentido de urgncia para as questes
importantes

COMO FAZER?
Divida o trabalho em partes

Faa um pouco de cada vez, mas comece!

CONTROLAR AS INTERRUPES

CONTROLAR AS INTERRUPES
Saiba dizer AGORA NO!
Marque um limite de tempo no incio das suas conversas
Receba os visitantes inesperados fora do seu gabinete
Receba-os de p

CONTROLAR OS TELEFONEMAS

CONTROLAR OS TELEFONEMAS
Quando quiser concentra-se para executar uma tarefa e se for
possvel:

Pea a algum para lhe filtrar os telefonemas

Retire o som ao telemvel, por forma a poder ver quem lhe
ligou e retribuir as chamadas em tempo oportuno
Desligue o telemvel

A ARMADILHA DO PERFECCIONISMO

A ARMADILHA DO PERFECCIONISMO
Mantenha viso global do que tem a fazer
Crie nova perspectiva/ novos hbitos face a assuntos de menor
importncia
Marque objectivos realistas

No se compare com os outros

Mantenha-se atento qualidade do tempo que despende na
execuo das suas tarefas

GERIR O TEMPO DAS REUNIES

GERIR O TEMPO DAS REUNIES

Gerir as reunies de forma eficaz

Escolher os participantes adequados, assim como o dia e hora

mais convenientes
Preparar um guia da reunio
Respeitar os horrios previstos
Controlar o tempo de interveno dos participantes

GERIR O TEMPO DAS REUNIES

Trs perguntas antes da reunio:
1. Esta reunio tem verdadeira utilidade?
Que aconteceria se ela no se realizasse?
Quais as consequncias?

GERIR O TEMPO DAS REUNIES

2. No ser possvel substitu-la por outra coisa?

Se se trata apenas de informar, por exemplo, no bastar

redigir uma nota ou telefonar?

GERIR O TEMPO DAS REUNIES

3. Para que se faz esta reunio?
Trata-se de informar os participantes?
De recolher informaes da parte deles?

De provocar uma troca de pontos de vista?

De se conseguir um acordo?

De tomar uma deciso?

De persuadir para um novo caminho?

Tcnicas de Gesto do Tempo

O PLANEAMENTO
DA
GESTO DO TEMPO

O PLANEAMENTO DA GESTO DO TEMPO

Definir objectivos e metas
Fazer planos detalhados
Importante / Urgente definir prioridades
Utilizar a regra 80/20

DEFINIR OBJECTIVOS E METAS

Objectivos Vs Tempo
Objectivos = Sentido + Direco

Os objectivos so como decises em relao a um determinado

caminho a seguir, relacionado com algum contexto especfico de
vida ou num sentido mais geral (existencial) da vida do indivduo. Ou
seja, como um motorista que decide a que local se pretende dirigir,
que decide qual o caminho a seguir e quais as razes que o levam a
fazer essa viagem.

COMO SE DEFINEM OBJECTIVOS

DREAM

DREAM
1 - Datado:
Fixar um prazo concreto Habitue-se a planificar os compromissos
ou tarefas de forma a serem completadas antes da data final do
prazo. Isto dar-lhe- uma margem de tempo confortvel com a qual
pode lidar no caso de emergncias ou de imprevistos.
2 - Realista:
O que tem de fazer? De que material ir precisar? Quanto tempo
levar a reunir o material necessrio? Quando que o farei? Ser
que me possvel faz-lo logo de uma vez ou deverei dividi-lo em
pedaos de tempo mais pequenos? Conseguirei faz-lo sozinho ou
vou precisar de apoio? Onde posso encontrar esse apoio?

DREAM
3 - Especfico:
Explicitao Clara: O Qu? E Como? Uma viagem sem rumo
como chegar a um destino incerto, sem qualquer tipo de preveno
dos obstculos que possam surgir.
4 Ambicioso:
Desejo intenso de alcanar determinado objectivo.
5 - Mensurveis:
Resultados a atingir observveis.

DEFINIR OBJECTIVOS E METAS

Definir objectivos concretos
Analisar os passos necessrios para chegar ao
objectivo e dividir o percurso em etapas lgicas

ESTABELEA AS SUAS METAS!

PROGRAME O SEU PERCURSO!

OBJ
Dia x

Dia y

Dia z

ETAPAS

Dia w

DIA D

DEFINIR OBJECTIVOS E METAS

Definir objectivos concretos
Analisar os passos necessrios para chegar ao
objectivo e dividir o percurso em etapas lgicas
Estabelecer prazos

DEFINIR OBJECTIVOS E METAS

Definir objectivos concretos

Analisar os passos necessrios para chegar ao

objectivo e dividir o percurso em etapas lgicas
Estabelecer prazos
Atribuir responsabilidades

FAZER PLANOS DETALHADOS

FALHAR PLANEAR

PLANEAR FALHAR

A importncia de um bom plano Plano:

Um plano poupa tempo e esforo
Quanto mais tempo se demora a planear, menos tempo

a executar
Cada minuto gasto a planear so cinco minutos que se

poupam a executar

Tarefas e a sua Distribuio

- Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?

- H assuntos que se repetem durante o dia?

- As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que

estava planeado / pensado?

- Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

FAZER PLANOS DETALHADOS

Pensar por escrito
Clarificar
Registar

Ordenar
Controlar

FAZER PLANOS DETALHADOS

Pensar por escrito

Utilizar um check-list liste o que tem para

fazer
Dirio
Semanal

Mensal
Anual

FAZER PLANOS DETALHADOS

Pensar por escrito

Utilizar um check-list liste o que tem para fazer
Evitar fazer tarefas que no constam na lista

IMPORTANTE / URGENTE
Definir Prioridades

QUAL O USO MAIS

VALIOSO QUE POSSO DAR
AO MEU TEMPO?

IMPORTANTE / URGENTE
Perceber qual o uso mais valioso que posso
dar ao meu tempo

Distinguir entre o que importante e o que

urgente

 IMPORTANTE

URGENTE

IMPORTANTE / URGENTE
Perceber qual o uso mais valioso que posso dar
ao meu tempo
Distinguir entre o que importante e o que
urgente
Estabelecer prioridades

PRIORIDADE

IMPORTANTE x URGENTE

DETERMINAR AS NOSSAS
PRIORIDADES
1.

Elaborar a Lista do conjunto de actividades a executar:

Uma lista dentro da cabea muito menos eficaz que uma

lista escrita. Ter sob os olhos um conjunto permite-nos olhar
as coisas com maior distanciamento.
2.

Estabelecer nessa lista uma ordem de Prioridades, sem

esta ordem, qualquer lista intil.

UTILIZAR A REGRA 80 /20

A -------------------------------------------B -------------------------------------------C -------------------------------------------D ---------------------------------------------

UTILIZAR A REGRA 80 /20

Dar lista diria de tarefas uma ordem alfabtica A, B, C, D
eE
As tarefas de tipo A so simultaneamente Importantes e
Urgentes Prioritrias

As tarefas tipo B so importantes e no Urgentes

As tarefas tipo C so tarefas que no contribuem para os
seus resultados
As tarefas D so para delegar
As tarefas E so para eliminar

No Geral
Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer

figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a

reduzir ao mximo os momentos de presso.
Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil

leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores.

Utilizar os ltimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia

seguinte, na medida em que tal lhe permitir rever o dia que acaba.

A Curto Prazo
O curto prazo, para a maioria de ns, formado pelos dias imediatamente

a seguir; o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros

planeamentos.
Trabalhe segundo os seus prprios nveis de energia. Se tem melhor

desempenho de manh, no as desperdice com tarefas de pouca

prioridade;
Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao para os

imponderveis;
Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no incio de cada

dia;
Faa uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e

fixe um comeo;

Curto Prazo - 2

Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um perodo

destinado ao telefone;

Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajud-lo-

a planear de modo mais eficiente;

Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo perodos

regulares para leituras;

Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

A Longo Prazo e a Mdio Prazo

O mdio prazo varia de pessoa para pessoa e por isso que

importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento.

Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dar um sentido

de fim em vista, e uma direco (para prosseguir).

Reparta os grandes objectivos por sectores e utilize a sua imaginao

para avaliar todas as possibilidades e alternativas

Use um grfico de planeamento mensal e/ou anual.

A Longo Prazo e a Mdio Prazo - 2

Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos

em conformidade.
Mantenha-se flexvel no seu planeamento e no tente

responsabilizar-se em demasia.

TCNICAS DE CONTROLO
INTERNO E
EXTERNO

TCNICAS DE CONTROLO INTERNO E

EXTERNO

Organizar o dia de trabalho de acordo com o ciclo

de energia dirio
Agrupar tarefas e criar blocos de tempo

Concentrao e tratamento integral dos assuntos

AGRUPAR TAREFAS E
CRIAR BLOCOS DE TEMPO

AGRUPAR TAREFAS
E CRIAR BLOCOS DE TEMPO
Juntar tarefas da mesma natureza e faz-las de
uma s vez
No misturar tarefas criativas com tarefas
administrativas

Criar blocos de tempo que tenham, no mnimo 60

a 90 minutos

CONCENTRAO E
TRATAMENTO INTEGRAL
DOS ASSUNTOS

CONCENTRAO E TRATAMENTO
INTEGRAL DOS ASSUNTOS
No abandonar uma tarefa prioritria sem a
completar a 100%

Ter um ambiente de trabalho que permita executar

as tarefas com calma e tranquilidade
Organizar o espao de trabalho

Leis comuns de Gesto de Tempo

1.

Lei das Sequncias Homogneas de Trabalho: Todo trabalho interrompido

ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for executado de modo
contnuo. Assim, importante evitar as interrupes.

2.

Lei de Parkinson: O Tempo investido num trabalho varia em funo do

tempo disponvel (e no do necessrio). importante ento pensar em
funo do tempo necessrio e no em funo do tempo disponvel.

3.

Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Alm de Certo Limite: Para

alm de um certo limite horrio, a produtividade do tempo investido decresce
e torna-se negativa. E importante que haja um equilbrio, saiba parar para
fazer outra coisa.

4.

Lei da Alternncia: H um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.

Tenha em conscincia do Princpio da Oportunidade: no faa mais do que
uma coisa de cada vez e faa-a bem.

5.

Lei da Dimenso Subjectiva do Tempo: O Tempo tem uma dimenso

objectiva e outra dimenso subjectiva, que funo do interesse pela
actividade exercida. importante ter em considerao a dimenso subjectiva
do tempo.

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 ANO
PERGUNTE A UM ESTUDANTE QUE NO PASSOU
NOS EXAMES FINAIS!!!

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 MS
PERGUNTE A UMA ME QUE TEVE UM FILHO
PREMATURO!!!

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 SEMANA
PERGUNTE A UM EDITOR DE UMA REVISTA
SEMANAL!!!

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 HORA
PERGUNTE AOS APAIXONADOS QUE ESPERAM O
MOMENTO DO ENCONTRO!!!

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 MINUTO
PERGUNTE A UMA PESSOA QUE PERDEU O
COMBOIO OU O AVIO!!!

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 SEGUNDO
PERGUNTE A UMA PESSOA QUE SOBREVIVEU A
UM ACIDENTE!!!

PARA ENTENDER O VALOR DE

1 MILSIMO DE SEGUNDO
PERGUNTE A UMA PESSOA QUE GANHOU A
MEDALHA DE PRATA NAS OLIMPADAS!!!

OBRIGADA!

Raquel Franco