Msoffice 2007

GIÁO TRÌNH
Tìm hiểu Microsoft Office 2007

Tìm hiểu Microsoft Word 2007
LÊ VĂN HIẾU
2009
VIỆT NAM
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
MỤC LỤC
PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 ............................................................... 7

1. Tạo văn bản đầu tiên ............................................................................................... 7
a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo ............................................................................ 7
b. Bắt đầu nhập liệu ................................................................................................. 7
c. Những kí hiệu hỗ trợ ............................................................................................ 8
d. Những dấu gạch chân trong văn bản ................................................................... 9
e. Thay đổi canh lề trang văn bản .......................................................................... 10
f. Lưu tài liệu.......................................................................................................... 11
2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu ................................................................................ 12
a. Hiệu chỉnh tài liệu .............................................................................................. 12
b. Di chuyển vòng quanh tài liệu ........................................................................... 13
c. Chọn và xóa nội dung ........................................................................................ 13
d. Di chuyển văn bản ............................................................................................. 14
e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện ................................................................. 15
f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu ................................................. 15
3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt ............................................................................ 16
a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí ..................................................... 16
b. Tạo các điểm nhấn ............................................................................................. 17
c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style) ............................................................... 18
d. Tạo danh sách .................................................................................................... 18
e. Thêm hoặc bớt khoảng trống ............................................................................. 19
f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu ...................................................... 20
PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI ......................................................... 21
1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007 ............................................................. 21
a. Làm quen với thanh Ribbon ............................................................................... 21
b. Có những gì trên thanh Ribbon? ........................................................................ 21
c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm ............................................................... 22
d. Những Tab phụ .................................................................................................. 22
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 2

e. Toolbar mini ....................................................................................................... 23

f. Thanh công cụ truy cập nhanh ........................................................................... 24
g. Ẩn tạm thời thanh Ribbon ................................................................................. 24
h. Sử dụng bàn phím .............................................................................................. 25
2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 .......................................................... 26
a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng .................................... 26
b. Các lệnh được tổ chức như thế nào? .................................................................. 26
c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết ............................................................... 27
d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần ........................................................ 28
e. Xem trước thay đổi trước khi chọn .................................................................... 28
f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn ........................................................................ 29
g. Sử dụng độ phân giả màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của thanh
Ribbon .................................................................................................................... 29
PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG ...................................... 31
1. Sức mạnh của các biểu mẫu (Template) ............................................................... 31
2. Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn .................................................................. 31
3. Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có .................................................................. 32
4. Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word ........................................... 32
5. Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến .................................... 33
6. Khả năng đặc biệt của biểu mẫu ........................................................................... 34
7. Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau .................................................. 34
PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 .. 36
1. Danh sách dạng số và ký hiệu ............................................................................... 36
a. Một danh sách đơn giản ..................................................................................... 36
b. Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp ....................................... 36
c. Kết thúc một danh sách ...................................................................................... 37
d. Ký hiệu hay chữ số ............................................................................................ 38
e. Thay đổi ký hiệu cho danh sách ......................................................................... 38
f. Định dạng danh sách .......................................................................................... 39
g. Làm việc với đoạn văn bản trong danh sách và dán danh sách ......................... 40
PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI
LIỆU ............................................................................................................................. 42

1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007..................... 42
a. Track Changes và Comments ............................................................................ 42
b. Xem các chỉnh sửa ............................................................................................. 42
c. Thêm comment .................................................................................................. 43
d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia review tài liệu .................... 44
e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hoặc ghi chú . 44
f. Chấp nhận hoặc từ chối comment (ghi chú) và thay đổi .................................... 45
2. Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao................................... 46
a. Ẩn tạm thời những thay đổi ............................................................................... 46
b. Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi........................................................ 47
c. Ẩn những sự thay đổi không làm xóa comment và những cái bị điều chỉnh .... 47
d. Kiểm tra comment và những hiệu chỉnh............................................................ 48
e. Chọn cách tạo track ............................................................................................ 48
PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU ............................. 50
1. Căn bản về Header và Footer ................................................................................ 50
a. Thêm vào số trang, ngày giờ .............................................................................. 50
b. Đánh dấu số trang .............................................................................................. 50
c.Thêm vào ngày tháng hiện tại ............................................................................. 51
d. Thêm tên file và đường dẫn đến file .................................................................. 51
e. Xóa bỏ header hoặc footer ................................................................................. 52
2. Header và Footer cho từng phần trong tài liệu...................................................... 52
a. Tạo ra nhiều loại header và footer trong cùng một tài liệu ................................ 53
b.Tạo ra thành những phần khác nhau ................................................................... 53
c. Cách phân chia từng section .............................................................................. 54
d. Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section ........................ 54
e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên ....................................................... 55
f. Header và Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ ....................................... 56
3. Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of contents - TOC) .......................................... 56
a. Cách làm việc với bảng mục lục tự động........................................................... 56
b. Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục...................................................... 57
c. Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu .............................................................. 58

d. Cập nhật bảng mục lục....................................................................................... 58

e.Thay đổi bảng mục lục ........................................................................................ 59
4. Điều chỉnh mục lục ............................................................................................... 60
a.Thay đổi hình thức bảng mục lục........................................................................ 60
b. Thiết kế lại bảng mục lục................................................................................... 60
c. Thiết kế lại bảng mục lục ................................................................................... 61
d. Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục........................................................ 62
e. Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục ................................................................ 62
f. Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục .......................................................... 63
5. Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục ................................................... 63
a.Tạo Mục Lục bằng cách sử dụng các trường (field) ........................................... 63
b. Trường (field) là gì? ........................................................................................... 64
c. Các công tắc trường ........................................................................................... 65
d. Trường TC ......................................................................................................... 66
e. Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục........................................ 67
f. Thêm trường TC vào bảng mục lục ................................................................... 67
g. Tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu ........................................................ 68
h. Cách cơ bản để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu ........................................ 68
i. Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu ................................ 69
j. Table Identifier ................................................................................................... 70
k. Bookmark........................................................................................................... 70
PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT ................... 72
1. Mail Merge căn bản .............................................................................................. 72
a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) ....................................................... 72
b. Tài liệu chính ..................................................................................................... 72
c. Thông tin người nhận ......................................................................................... 73
d. Bộ tài liệu khi hoàn tất ....................................................................................... 73
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận ............................................................. 74
a.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge.............................................. 74
b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận ........................................................... 75
c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu ...................................................... 75

d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge ...................................................... 76

e. Tìm hiểu Merge field ......................................................................................... 76
f. Thực hiện mail merge ......................................................................................... 77
g. Mail Merge Wizard ............................................................................................ 78
h. Cách tạo tài liệu chính cho mail merge ............................................................. 78
i. Kết nối đến danh sách người nhận...................................................................... 79
j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn ............................................... 79
k. Sắp xếp tài liệu chính ......................................................................................... 80
l. Xem lại mail merge ............................................................................................ 81
m. Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge ...................................................................... 82
n. Giới thiệu mail merges bằng cách sử dụng Ribbon ........................................... 82
PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN ............................................................... 84
1. Giới thiệu thanh Ribbon ........................................................................................ 84
a. Thanh Ribbon ..................................................................................................... 84
c. Có nhiều tính năng mới trong các chương trình sử dụng thanh Ribbon ............ 85
d. Các loại phím tắt ................................................................................................ 86
2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)........................................ 87
a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) ............................................... 87
b. Tìm hiểu thêm về Key Tip ................................................................................. 88
c. Di chuyển bằng phím mũi tên ............................................................................ 88
d. Phím TAB và thanh Ribbon .............................................................................. 89
e. Di chuyển bằng phím F6 .................................................................................... 89
f. Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? ......................................................... 90
3. Hãy chú ý đến máy tính của bạn ........................................................................... 91
a. Các đe dọa an ninh ............................................................................................. 92
b. Nguồn lây nhiễm ................................................................................................ 93
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro .................................................... 93
d. Phần mềm chống Virus ...................................................................................... 94
e. Một số thiết lập an ninh khác ............................................................................. 95
f. An toàn cho email ............................................................................................... 95

PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007
1. Tạo văn bản đầu tiên
a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo
Khi bạn mở Word sẽ có một tài liệu trống xuất hiện, nó trông như một tờ giấy và
chiếm một khoảng lớn màn hình.
Bạn muốn bắt đầu làm việc nhưng không biết bằng cách nào:
- Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh
lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu?
- Hãy khởi đầu bằng cách làm quen với một số điểm căn bản của Word.
b. Bắt đầu nhập liệu
Trong chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word 2007 thanh Ribbon được
đặt ở phía trên vùng làm việc chính. Người dùng sẽ sử dụng các Nút Lệnh của thanh
Ribbon để thực hiện các hiệu chỉnh.

1. Thanh Ribbon nằm phía trên cùng.

2. Điểm chèn nội dung.
Word chờ bạn nhập nội dung. Tại điểm chèn nội dung có một gạch dọc nhấp
nháy phía trên cùng bên trái cho bạn biết vị trí nơi những gì bạn gõ vào hiển thị.
Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang và phía bên trái được gọi là
các Margin (canh lề), bạn sẽ tìm hiểu về các Margin trong phần sau của bài. Bây giờ
nếu bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu của chúng ta sẽ dần được phủ đầy từ góc
trên bên trái đi xuống.
Nếu bạn muốn gõ văn bản từ phía thấp hơn thay vì ở đầu trang hãy gõ phím
ENTER trên bàn phím đến khi điểm chèn nội dung nằm ở đúng vị trí mà bạn mong
muốn.
Nếu bạn muốn thụt đầu dòng hãy nhấn phím TAB trước khi gõ, mỗi lần gõ phím
TAB điểm chèn nội dung sẽ dịch chuyển sang bên phải một khoảng là 1,5 inch.
Khi bạn gõ văn bản điểm chèn nội dung sẽ di chuyển dần từ trái sang phải. Khi
điểm chèn này đi đến phần ngoài cùng bên phải bạn hãy tiếp tục gõ bình thường Word
sẽ tự động chuyển xuống dòng mới.
Để bắt đầu một đoạn mới, hãy nhấn phím ENTER .
c. Những kí hiệu hỗ trợ
1. Ký hiệu phân đoạn, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím ENTER.
2. Ký hiệu TAB, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím TAB.
3. Ký hiệu SPACEBAR, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím SPACEBAR.
Hãy tưởng tượng bạn đã gõ một văn bản như hình bên trên. Hai đoạn văn bản có
vẻ cách nhau hơi xa. Đoạn thứ hai lại dường như thụt đầu dòng hơi nhiều so với đoạn
đầu.

Bạn có thể dễ dàng kiểm tra bằng cách nhìn vào những ký hiệu định dạng
(formatting marks) mà Word tự động chèn vào khi bạn gõ văn bản. Các ký hiệu này
luôn có mặt trong văn bản, tuy nhiên nó được ẩn đi cho đến khi bạn cần thì chúng mới
hiển thị.
Để hiển thị những ký hiệu định dạng hãy sử dụng thanh Ribbon phía trên màn
hình Word. Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh trong phần Paragraph, nhấn
vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng.
Khi bạn nhìn thấy những ký hiệu định dạng này lần đầu tiên bạn có thể sẽ tự hỏi
nó là gì và lo ngại nó có được in ra khi bạn in văn bản của mình hay không. Câu trả
lời là không, các dấu hiệu này không được in dù bạn có nhìn thấy chúng trên màn hình
soạn thảo.
Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng của chúng? Hãy xem xét một ví dụ như
sau:
Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản (paragraph mark) mỗi
khi bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu môt đoạn mới. Trong hình minh họa trên, giữa
hai đoạn văn bản xuất hiện một ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản thừa, có nghĩa là bạn
đã nhấn phím ENTER hai lần thay vì chỉ cần nhấn một. Việc này làm xuất hiện các
khoảng trống không cần thiết. Hãy xóa ký hiệu thừa này nếu bạn muốn tiết kiệm
không gian trong văn bản.
Mỗi lần nhấn phím TAB sẽ làm xuất hiện một ký hiệu mũi tên . Trong hình,
có một mũi tên ở đoạn đầu và hai mũi tên ở đạn thứ hai, như vậy phím TAB đã được
nhấn hai lần ở đầu đoạn thứ hai.
Ký hiệu dấu chấm cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần giữa
mỗi từ, hoặc khi bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR giữa các ký từ trong một từ.
Một chấm đại diện một khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống. Thông thường,
chỉ cần có một khoảng trống ở giữa các từ. Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với
dấu chấm câu trong văn bản, dấu chấm câu nằm phía dưới chân các ký tự còn ký hiệu
dấu chấm nằm ở giữa các ký tự.
d. Những dấu gạch chân trong văn bản
Khi bạn gõ văn bản, thỉnh thoảng có thể Word sẽ tự động chèn các dấu gạch
chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá hoặc xanh dương phía dưới một số từ.

Dấu gạch đỏ: có thể do lỗi chính tả hoặc Word không thể nhận dạng được từ
bạn gõ vào, ví dụ như tên riêng hoặc tên một địa danh nào đó. Nếu từ của bạn gõ là
đúng chính tả nhưng Word vẫn không nhận ra thì bạn có thể thêm từ đó vào mục từ
điển Word (Word's Dictionary) để sau này từ đó không còn bị gạch dưới.
Dấu gạch xanh lá: Word cho rằng bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên là
tiếng Anh)
Dấu gạch xanh dương: từ bạn gõ vào là đúng chính tả nhưng có thể không hợp
với ngữ cảnh hoặc ngữ nghĩa của câu.Ví dụ thay vì dùng từ "too" (quá) bạn có thể gõ
nhầm thành "to".
Vậy bạn sẽ phải xử lý những dấu gạch đó như thế nào? Hãy Click-Chuột-Phải
trên từ bị gạch dưới, Word sẽ tự động đưa ra các đề nghị chỉnh sửa (thỉnh thoảng
Word cũng có thể sẽ không đưa ra được bất kỳ gợi ý nào). Hãy chọn gợi ý nào bạn
cảm thấy hợp lý để thay thế từ bị gạch dưới, phần gạch dưới này sẽ biến mất. Các dấu
gạch dưới này không xuất hiện khi bạn in văn bản.
Một lưu ý đối với dấu gạch dưới màu xanh lá và xanh dương: trong đa số trường
hợp, Word thường chính xác trong việc chỉ ra các lỗi ngữ pháp thông dụng. Tuy
nhiên, bạn nên cân nhắc khi sử dụng chức năng này. Nếu bạn chắc chắn rằng mình
đúng và Word đã sai, hãy bỏ qua những gợi ý chỉnh sửa này.
e. Thay đổi canh lề trang văn bản
Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền của trang văn bản. Phía
Trên, Dưới, Phải và Trái của trang có một khoảng canh lề bằng 1 inch (tương đương
2.54cm), đây là khoảng canh lề thông dụng nhất mà bạn có thể sử dụng trong đa số
trường hợp.

Nếu bạn muốn thay đổi canh lề thì bạn có thể thực hiện dễ dàng vào bất cứ lúc
nào. Chẳng hạn như khi bạn muốn viết một lá thư, trình bày một công thức hoặc làm
một bài thơ thì bạn có thể sẽ cần những khoảng canh lề khác.
Hãy sử dụng thanh Ribbon để thay đổi các khoảng canh lề. Chọn thẻ Page
Layout, Trong phần Page Setup click chọn nút Margins bạn sẽ nhìn thấy danh sách
nhiều khoảng canh lề khác nhau bên cạnh đó là thông số chi tiết cho mỗi phần.
Khoảng canh lề đầu tiên trong danh sách là Normal, khoảng canh lề hiện tại. Để
chọn canh lề nhỏ hơn hãy chọn Narrow. Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái và bên
phải rộng hơn thì hãy chọn Wide. Khi bạn đã chọn xong khoảng canh lề mà mình
mong muốn, toàn bộ tài liệu sẽ tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn.
Khi bạn chọn một khoảng canh lề nào thì phần nền của nó sẽ thay đổi màu, click
vào nút Margins một lần nữa màu nền sẽ cho biết khoảng canh lề nào hiện đang được
áp dụng cho tài liệu của bạn.
f. Lưu tài liệu
1. Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office

2. Sau đó nhấn Save.

Bạn đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, hoặc có
những số liệu quan trọng mà bạn không muốn đánh mất nếu lỡ con mèo nhà bạn vô
tình dẫm lên bàn phím hay một sự cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột.
Để giữ thành quả công việc của mình được an toàn, bạn phải lưu tài liệu lại.
Không bao giờ là quá sớm để làm điều đó.
Nhấn vào nút Microsoft Office ở phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save.
Một hộp thoại (Dialog Box) sẽ xuất hiện. Hộp thoại là một cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn
thực hiện một việc nào đó. Bạn sẽ sử dụng hộp thoại này để cho Word biết bạn muốn
lưu tài liệu này ở thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì.
Sau khi đã lưu lần đầu và trở lại công việc, bạn có thể tiếp tục lưu tài liệu này
suốt quá trình làm việc, bất cứ khi nào thấy cần thiết. Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút
Save trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) ở góc trên
bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl và S cùng
lúc).
Sau khi kết thúc công việc và lưu lại tài liệu, thoát khỏi Word bằng cách nhấn
vào nút Microsft Office sau đó nhấn Close.
2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu
a. Hiệu chỉnh tài liệu
Để hiệu chỉnh tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả bạn cần biết cách di
chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point), vị trí mà những gì bạn gõ vào sẽ xuất
hiện. Bạn có thể dùng bàn phím hoặc chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu
chỉnh.

Khi đã đã di chuyển đến đúng vị trí mà bạn muốn chỉnh sữa, bạn có thể gõ thêm
nội dung mới vào hay chọn đoạn văn bản mà bạn muốn sửa hoặc xóa. Bạn có thể chọn
một ký tự, một từ, một câu, một đoạn văn bản hoặc toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, bạn
cũng có thể dời vị trí của chúng từ nơi này đến nơi khác trong tài liệu.
b. Di chuyển vòng quanh tài liệu
1. Điểm chèn nội dung (Insertion Point), thể hiện bằng một gạch dọc nhấp nháy.
2. Bạn có thể di chuyển điểm chèn nội dung từ vị trí số 1 sang vị trí số 2 bằng cách
Click-Chuột-Trái vào vị trí số 2 hoặc dùng các phím Mũi Tên (Arrow Buttons).
Nhìn vào hình minh họa phí trên, hãy tưởng tượng bạn muốn gõ một câu mới
giữa từ "civilization" và "During": "Symphonies and constellations have been named
for clocks."
Điểm chèn nội dung hiện đang nằm ở cuối đoạn thứ hai sau từ "assistance." Để
gõ văn bản vào nơi bạn muốn bạn phải di chuyển điểm chèn nội dung tới vị trí số 2.
Bạn có thể thực hiện theo hai cách:
- Dùng chuột di chuyển con trỏ tới điểm bên phải từ "During", Click-Trái-Chuột
để di chuyển điểm chèn nội dung vào vị trí đó. Sau đó hãy bắt đầu gõ câu mới vào, nội
dung mới sẽ xuất hiện phía bên trái của từ "During".
HOẶC
- Nhấn nút mũi tên hướng lên (UP ARROW) để di chuyển điểm chèn nội
dung lên trên, mỗi lần nhấn điểm chèn sẽ di chuyển lên một dòng. Sau đó dùng phím
mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái, mỗi lần một
ký tự, đến vị trí mà bạn mong muốn.
c. Chọn và xóa nội dung

Trong hình bên trên, từ "really" hiện đang được chọn.

Sau khi đã thêm một câu mới ở phần b, bạn đọc lại toàn bộ và cảm thấy câu thứ
hai sẽ hay hơn nếu bỏ từ "really".
Để xóa trước hết bạn phải chọn từ cần xóa bằng một trong các cách sau:
- Dùng chuột: Di chuyển con trỏ tới trên từ "really", sau đó nhấp đúp (double-
click) chuột trái. Hoặc bạn có thể di chuyển con trỏ chuột đến phía trước (hoặc sau) từ
"really" sau đó Click-Trái-Chuột và giữ nguyên rồi kéo chuột ngang qua từ "really".
HOẶC
- Dùng bàn phím: sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung
đến bên phải (hoặc trái) từ "really",nhấn và giữ phím SHIFT sau đó dùng phím mũi
tên trái (hoặc phải) để chọn.
d. Di chuyển văn bản
1. Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển

2. Nhấn phím Cut trên thanh Ribbon.
3. Di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point) đến vị trí mới nơi bạn muốn chèn
đoạn văn bản.
4. Nhấn nút Paste trên thanh Ribbon.

Tiếp tục xem xét đoạn văn bản đầu tiên. Bạn thấy rằng câu mà bạn thêm vào ở
phần b nên đặt ở cuối đoạn. Bạn không cần phải xóa câu ở vị trí cũ rồi gõ lại ở vị trí
mới. Thay vào đó, hãy di chuyển nó bằng cách thực hiện các lệnh Cut (cắt) và Paste
(dán): Cắt để xóa câu ở vị trí cũ và dán để di chuyển nó đến ví trí mới mà bạn mong
muốn.
Đầu tiên hãy chọn toàn bộ câu mà bạn muốn di chuyển như ở hình trên. Chọn
thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn vào phím Cut trong phần Clipboard. Hoặc bạn có
thể dùng phím tắt Ctrl + X (tưởng tượng chữ X giống như hình cây kéo).
Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn.
Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon. Hoặc bạn có thể dùng phím
tắt Ctrl + V. Câu bạn muốn di chuyển đã được dời tới nơi bạn mong muốn.
e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện
1. Nút Hủy Lệnh (Undo) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick
Access Toolbar).
2. Các lệnh có để hủy: Cut và Paste.
Bạn đã di chuyển một câu đến vị trí mới trong phần d nhưng khi xem lại bạn
cảm thấy không hài lòng. Thật may mắn là bạn không cần phải thực hiện lại chuỗi
hành động Cut và Paste để chuyển câu trở về vị trí ban đầu. Thay vì vậy, hãy dùng
chức năng Hủy Lệnh (Undo).
Trên thanh công cụ truy cập nhanh ở trên cùng, hãy Click vào mũi tên trên nút
Undo , chọn 2 lệnh gần nhất mà bạn thực hiện (Cut và Paste) 2 lệnh này sẽ được
hủy và câu mà bạn vừa di chuyển sẽ quay về vị trí ban đầu.
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để thực hiện việc hủy lệnh, các lệnh
sẽ được hủy theo thứ tự lệnh cuối cùng sẽ được hủy trước.
f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu

1. Thanh trượt (Scrollbar).

2. Kéo con trượt (Scrollbox) lên xuống để xem tài liệu.
3. Nhấn vào phím mũi tên để di chuyển lên hoặc xuống.
Có thể bạn có một tài liệu dài và muốn đọc hết mà không phải nhấn các phím
mũi tên liên tục để di chuyển điểm chèn nôi dung lên hoặc xuống. Bạn có thể kéo tài
liệu đến điểm cần xem một cách dễ dàng bằng cách dùng thanh trượt.
Thanh trượt nằm bên phải của cửa sổ Word như hình minh họa bên trên. Để sử
dụng, bạn hãy Click lên con trượt và kéo nó lên hoặc xuống mà không làm di chuyển
vị trí của điểm chèn nội dung. Hoặc bạn có thể Click vào các phím mũi tên để cuộn
văn bản.
Để cuộn nhanh văn bản bằng bàn phím hãy nhấn vào phím PAGE UP để
cuộn lên và PAGE DOWN để cuộn xuống dưới.
3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt
a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí
Trong hình là một phần của một bản thông cáo báo chí, nhưng tất cả mọi thứ đều
trông giống nhau. Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng
để gây sự chú ý cho người đọc.

Đừng quá lo lắng, bạn có thể nhanh chóng làm cho văn bản trên trở nên bắt mắt
hơn bằng các công cụ như: In đậm (bold), In nghiêng (Italic), Gạch chân (underline);
tạo các danh sách (list); sử dụng các kiểu trang trí v.v...Những công cụ đó sẽ giúp bạn
định dạng văn bản.
Hãy xem chi tiết trong các phần tiếp theo.
b. Tạo các điểm nhấn
Bảng thông cáo báo chí cho biết lợi nhuận ròng trên mỗi cổ phiếu của Contoso
Pharmaceuticals. Bạn có thể gây sự chú ý của người đọc bằng cách sử dụng các đinh
dạng như in đậm (bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (underline). Bạn có thể thực
hiện điều này bằng cách sử dụng các nút trên thanh Ribbon hoặc dùng phím tắt.
Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn gây chú ý, sau đó chọn thẻ Home trên thanh
Ribbon, bạn có thể định dạng văn bản bằng các nút trong phần Font. Ví dụ, nếu muốn
in đậm văn bản hãy Click vào nút Bold (hoặc dùng phím tắt Ctrl + B).
Nếu bạn thấy chữ in đậm nhìn không vừa mắt, ngay sau khi thực hiện lệnh in
đậm hãy nhấn phím Undo trên thanh công cụ truy cập nhanh ở phía trên cùng

của cửa sổ Word. Hoặc bạn có thể chọn văn bản vừa in đậm rồi nhấn nút Bold
(hoặc phím tắt Ctrl + B) một lần nữa.
Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc để đoạn văn bản trông nội bật hơn nữa. Vẫn tại
thẻ Home và phần Font trên thanh Ribbon, bạn hãy tìm đến nút Font Color .
Clcik vào mũi tên trên nút , di chuyển chuột lên trên từng màu trên bảng màu.
Bạn có thể xem trước đoạn văn bản được chọn sẽ trông như thế nào với từng màu. Khi
bạn đã chọn được màu mình thích, hãy Click lên màu đó.
c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style)
Bạn có thể thêm điểm nhấn bằng cách in đậm, in nghiêng, đổi font chữ, kích cỡ,
màu sắc v.v...Nhưng thay vì làm từng bước riêng biệt rất tốn thời gian bạn có thể áp
dụng các kiểu trang trí nhanh (Quick Styles). Quick Styles là một tập hợp các định
dạng, bạn có thể thay đổi in đậm, in nghiêng, font chữ, kích cỡ, màu sắc chỉ bằng một
cái Click-Chuột.
Để thêm một kiểu trang trí hãy chọn đoạn văn bản mà bạn muốn, sau đó trong
phần Styles ở thẻ Home bạn có thể di chuyển con trỏ chuột ngang qua từng kiểu trang
trí để xem đoạn văn bản thay đổi tương ứng như thế nào.
Nếu vẫn chưa chọn được một kiểu vừa ý, hãy nhấn nút More để mở rộng bảng
liệt kê các kiểu. Khi đã chọn được một kiểu phù hợp, Click chuột vào đó.
Đừng lo lắng nếu bạn chọn sai kiểu trang trí, bạn có thể chọn một kiểu khác bất
cứ lúc nào bằng cách lập lại các thao tác trên.
d. Tạo danh sách
Bảng thông cáo báo chí chỉ ra các điểm thành công trong Quý vừa qua, các điểm
này sẽ nổi bật hơn nếu trình bày ở dạng danh sách.

Bạn có thể sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) hoặc dạng ký hiệu
(Bullet) để gây sự chú ý.
Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn tạo danh sách. Tại thẻ Home, phần Paragraph,
click vào Bullets hoặc Numbering . Word sẽ tự động tạo danh sách cho
bạn.
e. Thêm hoặc bớt khoảng trống
Bạn có thể dễ dàng thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong toàn bộ tài liệu
hoặc trong một đoạn văn bản được chọn.
Để thay đổi khoảng cách dòng trong toàn bộ tài liệu đầu tiên bạn phải chọn tất cả
tài liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A. Để thay đổi khoảng cách dòng trong một
đoạn văn bản, bạn chỉ cần di chuyển điểm chèn nội dung đến đoạn văn bản đó, không
cần phải chọ cả đoạn.
Sau đó, tại thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing . Có
một ký hiệu cho biết khoảng cách dòng hiện tại. Hãy chọn một khoảng cách mới mà
bạn mong muốn.

f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu
Bảng thông cáo báo chí của chúng ta hiện trông khá ổn, nó có tiêu đề, các điểm
nhấn được in đậm, có nhiều màu khác nhau, một danh sách bắt mắt.
Bước cuối cùng, hãy xem qua Tập hợp các kiểu trang trí nhanh (Quick Style
sets), đó là tập hợp các kiểu trang trí bạn có thể dùng để thay đổi phong cách trang trí
của toàn bộ tài liệu với chỉ một cú Click-Chuột. Mỗi Tập hợp (set) bao gồm các định
dạng trang trí cho Tiêu đề, Tựa, Trích dẫn, font chính v.v...tất cả được thiết kế một
cách thống nhất.
Mỗi khi thay đổi một Style Set, các Style tương ứng sẽ thay đổi mà không bị
chồng chéo. Ví dụ Style cho Tiêu đề (Heading) mới sẽ thay thế cho Style tiêu đề cũ
chứ không phải cho Style Tựa (Title) cũ.
Để xem tài liệu sẽ thay đổi như thế nào hãy chọn thẻ Home, Click vào Change
Style trong phần Styles, sau đó chọn Style Set.
Di chuyển chuột trên từng Style trong danh sách, mỗi khi con trỏ chuột dừng
trên một Style nào đó bạn sẽ thấy tài liệu được thay đổi theo Style tương ứng. Khi đã
chọn được một Style vừa ý, hãy Click lên nó.

PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI
1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007
a. Làm quen với thanh Ribbon
Lần đầu tiên mở Word 2007 lên có thể bạn sẽ ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn
mới so với các phiên bản trước. Phần thay đổi lớn nhất là thanh Ribbon nằm trên
cùng của cửa sổ chương trình.
Thanh Ribbon thể hiện sẵn những lệnh thông dụng nhờ đó bạn không phải lục
tung hàng đống menu để tìm thứ bạn cần.
Tại sao lại có sự thay đổi này? Câu trả lời là để giúp cho bạn làm việc dễ dàng và
hiệu quả hơn. Thanh Ribbon được nghiên cứu và thiết kế sao cho các lệnh được đặt ở
những vị trí hợp lý nhất.
b. Có những gì trên thanh Ribbon?

Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản, sẽ rất có ích nếu bạn biết mỗi phần được
gọi là gì và cách sử dụng chúng.
1. Tab (thẻ) có 7 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng
hoạt động.
2. Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan
mật thiết với nhau.
3. Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung
hoặc một Menu (trình đơn).
Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của
người dùng. Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tần suất sử dụng nhiều nhất chẳng
hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold,
Italic, v.v...
c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm
Mới nhìn qua bạn có thể sẽ không tìm thấy một lệnh nào đó đã có trong các
phiên bản Word trước. Đừng lo, một số nhóm có một nút hình mũi tên chéo nằm ở
góc phải bên dưới của nhóm.
Nút mũi tên đó được gọi là Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại). Nếu bạn
Click vào nút đó nó sẽ mở ra các tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng. Các tùy
chọn này xuất hiện dưới dạng hộp thoại mà bạn vẫn thấy ở các phiên bản Word trước
đây.
Nhân tiện nói về các phiên bản Word trước, bạn có thể tự hỏi liệu bạn có thể
chọn một giao diện giống như các phiên bản trước trong Word 2007 không. Câu trả
lời là KHÔNG. Tuy nhiên, sau khi đã quen thuộc với giao diện mới bạn sẽ cảm thấy
thích thú với sự tiện lợi mà nó mang lại.
d. Những Tab phụ

Khi bạn chọn một một bức ảnh, tab phụ có tên Picture Tools sẽ xuất hiện, Tab
này chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh trong Word.
Trong phiên bản 2007, có một số Tab chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi bạn
cần đến chúng. Giả sử bạn vừa chèn một tấm ảnh vào tài liệu, bây giờ bạn muốn có
những hiệu chỉnh liên quan tới tấm ảnh này chẳng hạn như chọn cách văn bản sẽ bao
quanh tấm ảnh như thế nào hoặc có thể bạn muốn cắt xén những phần thừa trong
ảnh...Vậy bạn có thể tìm các lệnh liên quan ở đâu?
1. Chọn ảnh.
2. Tab phụ Picture Tools xuất hiện, hãy click vào đó.
3. Các nhóm và lệnh mới sẽ xuất hiện để bạn có thể xử lý hình ảnh, nhóm
Picture Styles chẳng hạn.
Khi bạn click ra ngoài bức ảnh, Tab Picture Tools sẽ biến mất và các nhóm
khác xuất hiện trở lại.
e. Toolbar mini
Khi bạn chọn một đoạn văn bản hoặc một từ và chuyển con trỏ chuột đén đó,
một Toolbar (thanh công cụ) nhỏ sẽ xuất hiện dưới dạng mờ.

Một số lệnh định dạng hữu dụng đến nỗi bạn muốn nó xuất hiện trong mọi hoàn cảnh.
Giả sử bạn muốn định dạng nhanh một văn bản trong khi hiện tại bạn đang ở Tab
Page Layout. Đương nhiên bạn có thể Click vào Tab Home để sử dụng những lệnh
định dạng trong đó, tuy nhiên có một cách nhanh hơn:
1. Chọn phần văn bản muốn định dạng sau đó chuyển con trỏ chuốt tới vị trí đó.
2. Một thanh công cụ nhỏ xuất hiện dưới dạng mờ. Nếu bạn rê chuột đến đọ, thanh
công cụ này sẽ hiện rõ và bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên đó để định dạng văn
bản.
Toobar Mini rất hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, tuy nhiên bạn phải làm
sao nếu muốn một vài lệnh khác cũng xuất hiện thường trực như vậy. Hãy xem phần
tiếp theo về Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh).
f. Thanh công cụ truy cập nhanh
Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là một vùng nhỏ nằm
trên góc trái của thanh Ribbon, nó chứa các lệnh mà bạn dùng ngày này qua ngày khác
như: Save, Undo, Repeat . Bạn có thể thêm vào những lệnh mà mình thường dùng để
nó sẽ luôn xuất hiện mà không cần biết Tab hiện tại là gì.
Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar,
chọn Add to Quick Access Toolbar.
g. Ẩn tạm thời thanh Ribbon
Thanh Ribbon giúp cho mọi thứ trong Word 2007 trở nên tập trung và dễ dàng
tìm kiếm những thứ cần thiết. Tuy nhiên, đôi khi bạn không cần phải tìm bất cứ thứ gì.
Bạn chỉ muốn tập trung làm việc với tài liệu của mình và bạn muốn có nhiều không
gian hơn. Thật đơn giản, hãy tạm ẩn thanh Ribbon.

Cách ẩn thanh Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab hiện tại, các nhóm của Tab sẽ
biến mất. Như vậy bạn đã có nhiều khoảng trống hơn.
Khi nào bạn muốn thanh Ribbon xuất hiện trở lại, hãy nhấp đúp vào Tab hiện tại
một lần nữa.
h. Sử dụng bàn phím
Những người yêu bàn phím, đây là phần dành cho các bạn. Phìm tắt bắt đầu với
Ctrl như các phiên bản trước. Ví dụ Ctrl + C là Copy, Ctrl+S là lưu tài liệu...
Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt mới với 2 lợi ích lớn so với phiên bản
trước:
- Mọi lệnh đều có phím tắt
- Các phím tắt yêu cầu nhấn ít phím hơn
- Các phím tắt (Short Cut) có một tên mới: Key Tips. Nhấn phím Alt để các Key
Tips xuất hiện cho tất cả các Tab, các nút lệnh trên Quick Access Toolbar, nút
Microsoft Office. Lúc này, bạn có thể nhấn Key Tip cho những Tab mà bạn muốn
hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị Tab Home. Các Key Tip cho từng lệnh trong Tab
Home sẽ xuất hiện và bạn chỉ việc nhấn Key Tip của lệnh mà bạn cần.

2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng
Có rất nhiều thay đổi tương tự nhau trong cả bộ Office 2007. Tin tốt lành đó là
các lệnh và các công cụ đều đã được đưa ra trước mắt người dùng và luôn ở trạng thái
sẵn sàng.
Thay vì có khoảng trên dưới 30 thanh công cụ hoặc các lệnh bị vùi dưới hàng tá
menu hoặc trong các hộp thoại thì giờ đây bạn đã có một trung tâm điều khiển
(Control Center) duy nhất kết hợp mọi thứ với nhau một cách trực quan.
Một khi đã quen thuộc với thanh Ribbon trong một chương trình (Word, Excel,
Access...), bạn cũng sẽ cảm thấy dễ dàng trong một chương trình khác.
b. Các lệnh được tổ chức như thế nào?
Các lệnh Paste, Cut và Copy thường được sử dụng nhất trong Word và Excel, do
đó, theo logic các lệnh này được đặt ở Tab Home, Tab đầu tiên trên thanh Ribbon.

Các lệnh tổ chức theo cách chúng được sử dụng. Microsoft nhận thấy người
dùng có một số lệnh ưa thích mà họ dùng đi dùng lại hàng ngày. Những lệnh như thế
hiện đã được đặt ở những nơi nổi bật và tiện dụng nhất.
Ví dụ lệnh Paste là lệnh có tần suất sử dụng cao nhất, như thế tại sao không cho
nó một khoảng không gian lớn hơn so với các lệnh liên quan là Copy và Cut.
Các lệnh thông dụng không còn phải chia sẻ không gian trên thanh công cụ với
những lệnh liên quan nhưng ít được dùng hơn. Những thứ hữu dụng sẽ được đặt trong
tầm tay của bạn.
Những lệnh có tần suất sử dụng thấp sẽ chỉ có được một phần nhỏ trên thanh
công cụ. Ví dụ người dùng ít sử dụng lệnh Paste Special hơn lệnh Paste, do đó muốn
truy cập lệnh Paste Special bạn hãy nhấn phím mũi tên bên dưới lệnh Paste.
c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết
Tab phụ Picture Tools xuất hiện khi bạn chèn một bức ảnh vào Word.
Những lệnh bạn thường sử dụng nhất nằm trên thanh Ribbon và luôn ở trạng thái
sẵn sàng. Trong khi đó, một số lệnh khác chỉ xuất hiện khi bạn thực sự cần.
Chẳng hạn nếu bạn không có bức ảnh nào trong tài liệu thì các công cụ để xử lý
hình ảnh sẽ không cần thiết phải xuất hiện.
Nhưng chỉ cần bạn chèn vào một bức ảnh, Tab phụ Picture Tools sẽ lập tức xuất
hiện cùng với Tab con Format chứa các lệnh để bạn làm việc với các bức ảnh. Khi
bạn kết thúc công việc với bức ảnh Tab Picture Tools cũng biến mất.
Nếu bạn muốn làm việc lại với bức ảnh, chỉ cần Click lên nó, Tab Picture Tools
sẽ lại xuất hiện. Word biết bạn đang làm gì và cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết
phù hợp. Thanh Ribbon phản ứng với các hành động của bạn.
Vậy bạn không cần phải lo lắng khi không luôn nhìn thấy tất cả các lệnh. Hãy
thực hiện bước đầu tiên, sau đó mọi thứ bạn cần sẽ tự động xuất hiện.

d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần
Click vào phím mũi tên ở phía dưới mỗi nhóm khi bạn cần nhiều tùy chọn
liên quan tới nhóm đó:
1. Click vào phím mũi tên của nhóm Font
2. Hộp thoại Font xuất hiện với đầy đủ các tùy chọn.
Khi bạn thấy một phím mũi tên nhỏ phía dưới một nhóm có nghĩa là nhóm đó
có thêm nhiều tùy chọn đang ẩn. Click vào phím mũi tên này (phím này được gọi là
Dialog Box Launcher) một hộp thoại hoặc một bảng chứa lệnh (Task Pane).
Ví dụ trong PowerPoint, nhóm Font ở thẻ Home chứa các lệnh về font chữ như
thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch dưới...
Nhưng nếu bạn muốn sử dụng các lệnh định dạng font ít thông dụng hơn như
supperscript thì bạn phải click vào phím mũi tên bên dưới nhóm Font để mở hộp
thoại Font có chứa lệnh supperscript và các lệnh khác liên quan đến font chữ.
Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn.
Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon. Hoặc bạn có thể dùng phím
tắt Ctrl + V. Câu bạn muốn di chuyển đã được dời tới nơi bạn mong muốn.
e. Xem trước thay đổi trước khi chọn

Bạn đã bao giờ phải rơi vào cảnh lặp đi lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy
(Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn một Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hoặc hiệu
chỉnh một bức ảnh. Nhưng những thay đổi đó dẫn đến một kết quả không vừa ý, thế là
bạn nhấn Undo, sau đó lại thực hiện những lựa chọn khác. Vòng lặp nhàm chán đó
diễn ra cho đến khi có một kết quả làm bạn hài lòng.
Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy ngay kết quả của từng tùy chọn. Mỗi khi bạn rê
chuột ngang một tùy chọn nào đó phần văn bản hoặc hình ảnh mà bản muốn hiện
chỉnh sẽ lập tức thay đổi tương ứng. Khi đã chọn được một giải pháp ưng ý, hãy click
lên nó. Bạn sẽ không phải đụng đến lệnh Undo.
f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn
Bạn đã bao giờ phải rơi vào cảnh lặp đi lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy
(Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn một Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hoặc hiệu
chỉnh một bức ảnh. Nhưng những thay đổi đó dẫn đến một kết quả không vừa ý, thế là
bạn nhấn Undo, sau đó lại thực hiện những lựa chọn khác. Vòng lặp nhàm chán đó
diễn ra cho đến khi có một kết quả làm bạn hài lòng.
Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy ngay kết quả của từng tùy chọn. Mỗi khi bạn rê
chuột ngang một tùy chọn nào đó phần văn bản hoặc hình ảnh mà bản muốn hiện
chỉnh sẽ lập tức thay đổi tương ứng. Khi đã chọn được một giải pháp ưng ý, hãy click
lên nó. Bạn sẽ không phải đụng đến lệnh Undo.
g. Sử dụng độ phân giả màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của
thanh Ribbon
Trong hình là một phần của một bản thông cáo báo chí, nhưng tất cả mọi thứ đều
trông giống nhau. Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng
để gây sự chú ý cho người đọc.

Nhóm Show/Hide trong Tab View hiển thị đầy đủ khi mà hình ở độ phân giải
cao, khi màn hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên mới nhìn thấy
được các lệnh.
Những gì bạn đã tìm hiểu về phiên bản Office mới cho đến giờ được áp dụng khi
màn hình của bạn có độ phân giải cao.
Nếu màn hình của bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, thì một số
nhóm lệnh chỉ hiển thị tên nhóm chứ không hiển thị tất cả các lệnh. Bạn phải nhấn vào
nút mũi tên bên dưới tên nhóm để truy cập tất cả các lệnh.
Nhìn vào hình minh họa trên, ở độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy
đủ các lệnh, trong khi đó với độ phân giải thấp hơn nó chỉ hiển thị tên nhóm mà không
có lệnh nào. Trong trường hợp này bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập các
lệnh.
Tổng quát, một nhóm chỉ hiện tên nhóm ở độ phân giải thấp là những nhóm lệnh
thường ít được sử dụng.
Chế độ Minimize: dù ở bất kì độ phân giải nào, nếu bạn thu nhỏ cửa sổ chương
trình lại thì một số nhóm sẽ chỉ còn hiển thị tên nhóm. Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình
thì số nhóm chỉ hiển thì tên sẽ tăng lên.
Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với màn hình nhỏ
bạn sẽ thấy Office 2007 sẽ hiển thị một phiên bản thanh Ribbon với các Tab và nhóm
nhỏ hơn. Ngược lại với màn hình lớn.

PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG
1. Sức mạnh của các biểu mẫu (Template)
Mặc dù có thể bạn đã làm việc với Word và quen thuộc với các tài liệu của
Word, có thể bạn vẫn không tường tận lắm về các biểu mẫu. Biểu mẫu là gì? Nó có
thể giúp ích cho bạn ra sao?
Một biểu mẫu là một loại tài liệu đã có sẵn nội dung trong đó.như văn bản, kiểu
trang trí, định dạng; định dạng trang như canh lề, cách dòng; các yếu tố trang trí như
màu sắc, đường viền...
Hãy xem biểu mẫu như một trợ giúp hữu ích khi bạn bắt đầu soạn thảo tài liệu.
Giả sử như hàng tuần bạn đều có một cuộc họp và bạn phải soạn đi soạn lại lịch họp
với một vài thay đổi nhỏ mỗi lần. Hãy bắt đầu với một số thông tin phù hợp đã được
chuẩn bị sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Hãy theo dõi một vài ví dụ tạo tài liệu mới từ các biểu mẫu sẵn có trong Word và
bộ Office ở các phần sau. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu này để tào ra các tài liệu
chuyên nghiệp và ấn tượng cho riêng mình
2. Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn

Giả sử công việc của bạn phải thường xuyên gửi Fax cho khách hàng và đối tác,
bạn luôn cần có một trang bìa ghi lại nội dung của các bảng Fax. Bạn có thể tự tạo
trang bìa như vậy mỗi khi bạn gửi / nhận Fax. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng biểu mẫu
sẵn có trong Word.
Bản sẽ tìm thấy biểu mẫu như trên hình minh họa, giữa rất nhiều biểu mẫu khác
trong Word. Bạn chỉ cần điền các thông tin phù hợp, in ra và gửi Fax. Thế là xong, rất
đơn giản và nhanh chóng. Thậm chí bạn có thể thêm hoặc xóa một số phần tùy theo
nhu cầu cụ thể, tuy nhiên, những gì thiết yếu nhất đã có sẵn và bạn không phải bắt đầu
từ con số 0.
3. Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có
Đây là một ví dụ khác cho thấy các biểu mẫu Word có thể giúp ích cho bạn như
thế nào. Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ thiết kế lịch họp hàng tuần cho
nhóm.
Trước khi bắt đầu từ một trang tài liệu rỗng, bạn hãy thử tham khảo một số biểu
mẫu có trên trang Microsoft Office trực tuyến - bạn có thể liên kết trực tiếp tới các
biểu mẫu này (bạn sẽ được hướng dẫn sau). Có rất nhiều biểu mẫu trong các danh mục
khác nhau, thông dụng nhất là: Lịch làm việc. Lịch ngày tháng, Thư từ, Sơ Yếu Lý
Lịch v.v... Có rất nhiều cho bạn lựa chọn.
Hình minh họa cho thấy 3 biểu mẫu:
1. Đây là mẫu đơn giản và trực quan với các văn bản và vùng đã được định
dạng để bạn điền
2. Một mẫu hoàn chỉnh, theo phong cách nghệ thuật.
3. Mẫu này sử dụng định dạng Bảng (Table) và sử dụng các màu sắc khác
nhau để phân biệt giữa các vùng. Đây là một mẫu tương đối phức tạp.
4. Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word

Có khoảng 30 biểu mẫu được cài đặt kèm với Word như: Thư từ, Fax, Báo Cáo,
Sơ Yếu Lý Lịch và Blog. Bạn sẽ tìm thấy các biểu mẫu này bằng cách:
1. Click nút Microsoft Office, sau đó chọn New.
2. Trong cửa sổ New Document chọn Installed Templates.
3. Click vào các hình đại diện và xem thử biểu mẫu trông như thế nào phía
bên phải.
4. Khi chọn được mẫu phù hợp, Click vào nút Create.
Một tài liệu mới được tạo ra dựa trên biểu mẫu bạn chọn, và việc của bạn bây
giờ là điền những nội dung phù hợp.
5. Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến
Tạo một tải liệu mới như bước trên, tuy nhiên thay vì chọn Installed Templates
bây giờ bạn sẽ chọn theo các danh mục phía dưới trong phần Microsoft Office
Online.
Hãy Click vào từng danh mục để xem hình đại diện của các biểu mẫu trong danh
mục đó. Tương tự như với các biểu mẫu được cài đặt sẵn, khi bạn Click vào hình đại

diện thì một mẫu xem trước của biểu mẫu đó sẽ hiện lên phía bên phải.Một số danh
mục như Thư Từ (Letters) có các danh mục con để bạn lựa chọn.
Để tải các biểu mẫu về máy bạn hãy chọn hình đại diện của biểu mẫu rồi nhấn
Download. Biểu mẫu tải về sẽ mở ra một tài liệu mới, sẵn sàng cho bạn làm việc.
Biểu mẫu gốc sẽ không bị thay đổi, nó vẫn nằm trên trang Microsoft Office trực
tuyến. Tuy nhiên, một bản sao đã được lưu về máy tính của bạn, khi cần sử dụng bạn
hãy mở thư mục My Templates trong Word mà không cần tải về một lần nữa.
6. Khả năng đặc biệt của biểu mẫu
Như đã đề cập ở các phần trước, khi bạn mở một biểu mẫu một tài liệu mới được
tạo ra dựa trên biểu mẫu mà bạn chọn. Thực chất bạn làm việc với một bản sao chứ
không phải bản thân biểu mẫu.
Đó chính là khả năng đặc biệt của biểu mẫu: Tự tạo một bản sao khi được mở,
bản sao này tạo ra tất cả các thành phần của biểu mẫu trong một tài liệu hoàn toàn
mới. Bạn làm việc với tài liệu mới đó, thừa hưởng tất cả các thành phần có trong biểu
mẩu và có thể thêm bớt nội dung tùy ý.
Vì bạn làm việc trên một tài liêu mới nên những hiệu chỉnh mà bạn thực hiện sẽ
không ảnh hưởng tới biểu mẫu gốc, nó luôn được giữ ở trạng thái nguyên bản. Vì vậy,
một biểu mẫu có thể là nền tảng cho vô số tài liệu.
7. Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau

Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document) có định dạng file khác nhau.
Nếu bạn đã từng lưu nhiều tài liệu Word có lẽ bạn đã quen thuộc với việc chọn
định dạng sẵn có để lưu file. Đây là sự khác biệt giữa Biểu mẫu và Tài liệu:
1. Biểu mẫu được lưu dưới dạng Word Template và nó có đuôi file là
".dotx" (các phiên bản Word trước đây là ".dot").
2. Tài liệu được lưu dưới dạng Word Document và nó có đuôi file là
".docx" (các phiên bản Word trước đây là ".doc").
Biểu mẫu và Tài liệu có định dạng file khác nhau và cách hoạt động của chúng
cũng khác nhau.

PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG
WORD 2007
1. Danh sách dạng số và ký hiệu
a. Một danh sách đơn giản
Danh sách (List) là một thành phần rất hữu ích trong tài liệu, nó dùng để tóm
tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu và hiểu vấn đề sâu hơn. Có 2 dạng danh
sách là dạng đánh số (Numbering) và dạng ký hiệu (Bullet). Nếu bạn có một chuỗi
thông tin có phân biệt mức độ hoặc thứ tự thì danh sách dạng số là lựa chọn thích hợp.
Còn nếu chỉ cần liệt kê thì nên dùng dạng ký hiệu.
Ví dụ minh họa danh sách dạng chữ và số, đơn cấp và đa cấp.
Danh sách còn có sự phân cấp: đơn cấp và đa cấp. Một danh sách đơn cấp là
danh sách mà trong đó các thành phần loại hoặc tính chất. Danh sách đa cấp có nghĩa
là một hoặc nhiều thành phần trong danh sách có thể chứa một danh sách khác. Bạn có
thể thấy sự khác biệt giữa danh sách đơn và đa cấp trong hình minh họa.
Trong phần này chúng ta thảo luận về một danh sách đơn giản, chỉ có một cấp (đơn
cấp). Các danh sách đa cấp sẽ được đè cập trong phần sau.
b. Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp
Có nhiều cách để tạo một danh sách, nhưng cách đơn giản nhất là tạo tự động
bằng cách gõ một số ký tự hoặc tổ hợp ký tự ở đầu câu. Nếu bạn muốn tạo danh sách
dạng ký hiệu (Bullet) thì hãy đánh dấu sao (*) đầu câu, tiếp theo là một khoảng trắng.
Dấu * sẽ tự động biến thành một ký hiệu hình chấm đen vậy là danh sách của bạn đã

được khởi tạo. Khi đã xong thành phần đầu tiên của danh sách, hãy gõ ENTER, lúc
này một chấm đen khác sẽ tự động xuất hiện sẵn sàng cho thành phần tiếp theo.
Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động hãy gõ số 1 và dấu chấm (1.), tiếp theo
là một khoảng trắng. Đây là một điểm mới trong Word 2007, ở các phiên bản trước
bạn phải nhấn phím ENTER thì danh sách mới được khởi tạo.
Danh sách dạng chữ (a, b, c,...) chỉ là một cách thể hiện khác của danh sách dạng
số nên cách khởi tạo cũng tương tự: bạn hãy gõ chữ a và dấu chấm (a.) sau đó là một
khoảng trắng.
Ngoài dạng hình chấm đen như trên, danh sách ký hiệu còn có nhiều biểu tượng
khác để bạn chọn lựa như hình vuông, hình kim cương, hình mũi tên v.v...
c. Kết thúc một danh sách
Bạn đã gõ xong phần cuối cùng trong danh sách, làm sao để kết thúc và các ký
hiệu hay chữ số không tự động xuất hiện nữa.
Cách dễ nhất để kết thúc việc tạo danh sách là nhấn phím ENTER hai lần liên
tiếp. Bất cứ khi nào bạn nhấn ENTER thì một ký hiệu hoặc một con số mới sẽ xuất

hiện để chuẩn bị cho một thành phần mới trong danh sách, tuy nhiên nếu bạn nhấn
ENTER một lần nữa thì ký hiệu / con số đó sẽ biến mất để bạn có thể bắt đầu một
đoạn văn bản mới.
Nếu bạn muốn thực hiện khác một chút chảng hạn như lúc đang ở giữa danh
sách bạn muốn tạo một dòng mới mà không có ký hiệu hay số phía trước và dòng mới
này nằm ngang hàng với thành phần phía trên của danh sách. Lúc này, hãy sử dụng
phím BACKSPACE (xóa lùi) để xóa ký hiệu (hoặc số) đầu dòng trong khi vẫn giữ
nguyên canh lề so với dòng văn bản phía trên. Nếu bạn muốn dòng mới nằm ngang
với ký hiệu (hoặc con số) thay vì nằm ngang văn bản phía trên, hãy nhấn
BACKSPACE một lần nữa.
d. Ký hiệu hay chữ số
Bạn lỡ chọn sai kiểu danh sách? Bạn chọn kiểu danh sách là ký hiệu nhưng bây
giờ thấy kiểu chữ số sẽ hay hơn, hoặc ngược lại? Không có gì đáng lo, chuyển qua lại
giữa hai kiểu rất dễ dàng. Hãy Click vào bất cứ vị trí nào trong danh sách, sau đó nhấn
vào nút Bullet hoặc Numbering trên thanh Ribbon.
Bạn cũng có thể dùng các nút trên để bắt đầu một danh sách bằng cách Click vào
nút phù hợp rồi bắt đầu gõ thành phần đầu tiên của danh sách. Hoặc bạn cũng có thể
chọn những đoạn văn bản mà bạn muốn tạo danh sách rồi nhấn nút phù hợp. Mỗi đoạn
sẽ tương ứng với một thành phần trong danh sách.
e. Thay đổi ký hiệu cho danh sách
Nếu bạn có một danh sách dạng ký hiệu (Bullet) và cảm thấy nhàm chán với các
chấm đen hình tròn thì bạn có thể thay thế chúng bằng các ký hiệu khác có sẵn trong
Word. Hãy Click vào nút mũi tên bên cạnh nút Bullet để xem thư viện Bullet.

Thậm chí nếu bạn không hài lòng với các ký hiệu sẵn có, bạn có thể tự tạo các
ký hiệu của riêng mình. Hày chọn Define New Bullet để thực hiện điều đó.
Có 2 dạng ký hiệu mà bạn có thể tạo: Biểu tượng (Symbol) và Hình ảnh (Picture).
Các ký hiệu biểu tượng sử dụng một ký tự trong các bộ Font đặc biệt như
Weddings và Windding. Để sử dụng các biểu tượng này bạn phải cài đặt bộ Font phù
hợp trong máy tính. Bạn cần chú ý điều này vì nếu bạn gửi tài liệu cho một người nào
đó mà trong máy tính của họ không có bộ Font phù hợp sẽ dẫn đến lỗi hiển thị.
Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất là những bức ảnh rất nhỏ. Bạn có thể tìm thấy
rất nhiều dạng ký hiệu hình ảnh trên Microsoft Office Online. Hoặc bạn có thể tự tạo
cho riêng mình, chỉ cần lưu ý các ảnh này phải rất nhỏ nên đừng sử dụng các hình ảnh
quá phức tạp.
Cùng với Thư viện Bullet còn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự.
Bạn có thể chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho các ký hiệu dạng số của danh
sách.
f. Định dạng danh sách

1. Chọn các số trên danh sách.

2. Định dạng lại.
3. Danh sách với kiểu định dạng mới.
Bạn có thể định dạnh số hoặc ký hiệu của danh sách mà không làm ảnh hưởng
đến phần còn lại. Ví dụ thay vì dùng kiểu màu đen in đậm mặc định bạn có thể thay
bằng màu đỏ. Cách thự hiện như sau: Chọn các chữ số hoặc ký bằng cách Click vào
một trong số chúng, chú ý không chọn phần văn bản.
Sau khí chọn xong hãy dùng các nút lệnh trên thanh Ribbon để định dạng theo ý
của bạn. Clcik ra ngoài danh sách để xem sự thay đổi.
g. Làm việc với đoạn văn bản trong danh sách và dán danh sách
Giả sử bạn có một danh sách với các dấu chấm màu đen hoặc các con số ở đầu
dòng, bạn muốn một số thành phần trong danh sách có các đoạn văn bản không có ký
hiệu nào ở đầu như trên hình minh họa. Có nhiều kịch bản và cách xử lý tùy theo yêu
cầu và kinh nghiệm của người dùng.
Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn nào đó nhưng vẫn muốn
giữ canh lề ngang với phần còn lại trong danh sách hãy click chuột ngay sau chấm đen
rồi nhấn nút BACKSPACE.
Nếu bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn và muốn đoạn đó được canh
lề cao hơn với canh lề của tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại của
danh sách hãy chọn vào ký hiệu hoặc con số đầu dòng rồi nhấn DELETE.
Để tạo một đoạn văn bản con trong một thành phần của danh sách hãy nhấn
SHIFT + ENTER thay vì chỉ nhấn ENTER. Lúc này đoạn văn bản phụ sẽ có canh lề
ngang với các phần trong danh sách nhưng không có ký hiệu hoặc con số ở đầu.
Để tiếp tục danh sách sau khi hoàn thành đoạn văn bản con hãy gõ vào số tiếp
theo trong danh sách và một dấu chấm (.) danh sách sẽ tự động tiếp tục đánh số. Lưu ý

là nếu bạn nhấn vào nút Numbering thì Word sẽ khởi tạo một danh sách mới và đánh
số lại từ đầu. Lúc này có một nút Auto Correct Options xuất hiện bên cạnh danh
sách mới, hãy nhấn vào nút này sau đó nhấn Continue Numbering để danh sách mới
sẽ được gắn lại vào danh sách cũ.

PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH

SỬA TÀI LIỆU
1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007
a. Track Changes và Comments
Bạn đang xem lại tài liệu cho Sếp trước khi nó được công bố cho toàn công ty và
bạn thấy có một số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp của mình thấy những điểm cần
chỉnh sữa đó. Hãy bật chức năng Track Changes, tất cả thay đổi từ việc thêm, xóa
hoặc định dạng văn bản đều sẽ được Word đánh dấu.
Chọn thẻ Review, nhóm Tracking, chọn Track Changes. Khi bạn click lần đầu
nền của nút Track Changes sẽ thay đổi màu sắc, bất cứ sự thay đổi nào trong tài liệu
sẽ được đánh dấu cho đến khi bạn tắt Track Changes bằng cách nhấn nút Track
Changes lần nữa.
b. Xem các chỉnh sửa

1. Văn bản bị xóa nằm trong một hình chữ nhật ở góc.
2. Văn bản được thêm vào sẽ được gạch dưới và có cùng màu với với viền hình chữ
nhật chứa văn bản bị xóa.
3. Những đường đứt quãng chỉ ra những phần có sự thay đổi, nơi nội dung text được
xóa hay thêm vào.
Sau khi bạn mở tab Track Changes, bạn sẽ làm việc trong Word như bình
thường. Khi chèn hoặc xóa văn bản, hay di chuyển văn bản hoặc đồ họa, thì các
đường đứt quảng sẽ đánh dấu sự thay đổi này, màu sắc và nội dung thay đổi cũng
được đánh dấu.
Bạn xóa dòng "with hard work and clear thinking.", dòng văn bản này được đặt
trong một box hình chữ nhật nhỏ ở góc tài liệu, nó được đánh dấu là "Bị xóa
(Deleted)" để giải thích vì sao nó phải nằm ở đó. Một được đứt quãng màu xanh chạy
dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dòng văn bản đã nằm trước khi bị xóa.
Bạn thay từ "twelve" bằng "nine" bạn chọn từ "twelve" và gõ "nine" để thay thế
nó (hoặc cũng có thể xóa "twelve" rồi gõ "nine" tại vị trí đó). Từ "twelve" bị xóa sẽ
được chuyển vào hộp một hình chữ nhật ở góc tài liệu. Từ "nine" mới thêm vào sẽ
được gạch dưới và có cùng màu với viền của hình chữ nhật chứa "twelve".
Ngoài ra, có một gạch dọc phía trước mỗi câu mà trong đó có thực hiện chỉnh
sửa.
c. Thêm comment
Bạn đã thực hiện một số sửa đổi, nhưng bạn cũng muốn giải thích lý do tại sao
bạn xóa từ "twelve" trong câu đầu tiên. Rất đơn giản: hãy thêm một bình luận (hoặc
ghi chú) (Comment), đó là những chú thích mà bạn có thể thêm vào các tài liệu. Để
thực hiện điều đó, chuyển con trỏ vào cuối của văn bản bạn muốn chèn Comment, trên
thẻ Review, trong nhóm Comments, chọn New Comment.

Một Comment đã xuất hiện ở góc tài liệu, từ mà bạn muốn ghi chú được tô sáng
cùng màu với màu của hình chữ nhật chứa ghi chú (màu tím nhạt trong hình minh
họa). Bạn có thể phân biệt Comment và những văn bản bị xóa dựa vào các điểm sau:
- Hình chữ nhật chứa Comment có tô màu trong khi hình chứa văn bản bị xóa chỉ
có viền mới có màu.
- Nhãn "Comment" trên hình chữ nhật chứa ghi chú.
- Tên người ghi chú.
Lưu ý: Bạn không cần phải mở Track Changes để chèn Comment, vì bạn có thể thêm
comment bất cứ thời điểm nào.
d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia review tài liệu
Khi có nhiều người review một tài liệu, bạn có thể biết được thay đổi nào đã
được ai thực hiện. Dưới đây là một số cách biết người nào đã thay đổi những gì.
Di chuyển con trỏ lên văn bản mới được chèn vào trong tài liệu, hoặc trên các
văn bản đã bị xóa trong hình chữ nhật ở góc tài liệu. Đối với mỗi sửa đổi, bạn sẽ thấy
một ScreenTip chỉ ra tên của người sửa và các loại của các sửa đổi, chẳng hạn như
"đã xóa" (deleted) hoặc "chèn" (inserted). Các ScreenTip cũng hiển thị thông tin đã
bị xóa hoặc chèn vào văn bản.
Một cách khác để phân biệt những người tham gia hiệu chỉnh tài liệu là dựa vào
màu sắc. Word tự động đánh dấu một màu sắc của từng người tham gia hiệu chỉnh,
mỗi người một màu khác nhau. Giả sử bạn được Word gán cho màu hồng khi hiệu
chỉnh tài liệu, nếu bạn muốn xem chỉ những chỉnh sửa của mình thì hãy tìm những
văn bản có tô sáng hoặc các hình chữ nhật màu hồng ở góc.
e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hoặc ghi chú
Mặc dù tắt Track Changes, nhưng những sự thay đổi vẫn còn thấy được trong tài liệu.

Nếu bạn muốn biết tắt chức năng Track Changes có làm đánh những đánh dấu
hoặc ghi chú trong tài liệu không thì câu trả lời là KHÔNG.
Như trong hình minh họa, mọi thứ bạn làm với tính năng Track Changes vẫn còn
ngay khi bạn đã tắt Track Changes. Chỉ có một điểm lưu ý là sau khi tắt Track Change
thì những thay đổi tiếp theo của bạn sẽ không còn được Word đánh dấu nữa.
f. Chấp nhận hoặc từ chối comment (ghi chú) và thay đổi
1. Sử dụng nút Accept để chấp nhận sự thay đổi cùng một lúc hoặc liên tục các thay
đổi, hoặc để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc.
2. Sử dụng các nút Reject để từ chối sự thay đổi cùng một lúc hoặc liên tục các thay
đổi, hoặc để từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc.
3. Sử dụng các nút Previous để xem từng ghi chú hoặc hiệu chỉnh theo hướng lên trên
của tài liệu.
4. Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối của tài liệu.
Khi tất cả những thay đổi đã được hoàn tất, một người nào đó phải có trách
nhiệm xem lại tài liệu sau đó chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi.

Sử dụng nút Accept hoặc Reject trên Tab Review trong nhóm Changes hoặc
Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay từ chối thay đổi và comment (bình
luận, ghi chú). Khi những thay đổi và comment được chấp nhận bị xóa bỏ, tài liệu sẽ
bị đánh dấu để chi ra rằng comment và những thay đổi đã được xóa ra khỏi tài liệu.
Nhữn thay đổi được chấp nhận sẻ trở thành một phần của tài liệu khi nó được lưu lại.
2. Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao
a. Ẩn tạm thời những thay đổi
Hãy tưởng tượng rằng bạn sẽ xem lại phần thay đổi tài liệu được thực hiện bởi
Richard, Kai và Pilar. Bạn muốn xem phần thay đổi của Pilar trước và biết rằng bạn
có thể tìm góp ý tài liệu của Pilar bằng cách di chuyển con trỏ chuột lên tất cả những
sự thay đổi để thấy tên Pilar hoặc xem màu sắc được Word gán cho những hiệu chỉnh
của cô ấy. Tuy nhiên, bạn nghĩ rằng nếu bạn chỉ có thể xem phần sửa chữa của Pilar
mà không xem được phần của Richard và Kai thì không ổn, đặc biệt đối với những tài
liệu dài.
Hãy tiếp tục khám khá bằng cách nào để học về sự thay đổi của track
Để chỉ xem những sửa chữa của Pilar, bạn có thể làm ẩn những cái sửa chữa của
Richard và Kai. Cách thực hiện như sau:
Trên tab Review tab, trong nhóm Tracking, click dòng Show Markup, chỉ vào
Reviewers và xóa dấu chọn trên mục All Reviewers, nó sẽ làm ẩn tất cả những hiệu
chỉnh, của bất kỳ người nào. Sau đó click dòng Show Markup lần nữa, chỉ vào
Reviewers và click vào hộp tên Pilar. Nó sẽ hiện ra phần comment và phần hiệu chỉnh
của chỉ Pilar. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những gì đã được hiệu chỉnh bởi Pilar
ngay tức thì hoặc có thể để sau.
Khi bạn đã thực hiện xong, thì hãy xem lại phần đã bị sửa chữa bởi những người
khác bằng cách click Show Markup lần nữa, sau đó chọn All Reviewers.

b. Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi
Khi một tài liệu đã có rất nhiều comment và những phần bị sửa chữa, bạn có thể
tự hỏi rằng tài liệu trước đây như thế nào hoặc bạn có nên chấp nhận hoặc từ chối các
hiệu chỉnh.
Tính năng này được thực hiện như sau: Trên Tab Review, trong nhóm
Tracking, Final Showing Markup là chức năng được chọn mặc định để hiệu chỉnh
tài liệu. Để xem lại tài liệu trước đây, bạn Click vào Original. Để xem tài liệu sẽ trông
như thế nào khi các hiệu chỉnh được chấp nhận và những comment đã được xóa, hãy
Click vào hộp Display for Review và sau đó chọn Final. Nên nhớ rằng comment và
những gì được hiệu chỉnh sẽ không bị xóa mất. Sau khi review tài liệu, click Final
Showing Markup để xem lại comment và những hiệu chỉnh lần nữa.
c. Ẩn những sự thay đổi không làm xóa comment và những cái bị điều chỉnh
Như đã đề cập trước đây ẩn comment và những hiệu chỉnh sẽ không xóa mất
chúng, mà chỉ cho bạn thấy tài liệu sạch (không thấy những hiệu chỉnh hiện lên màn
hình).

Cách để xem những gì ẩn trong tài liệu.

Trên tab Review, trong nhóm Tracking, Click Show Markup và chắc chắn rằng
đã có những dấu check trên Comments, Ink, Insertions and Deletions và Formatting.
Chọn vào Reviewers trên menu Show Markup và chắc chắn rằng đã có dấu check trên
All Reviewers.
d. Kiểm tra comment và những hiệu chỉnh
1. Sử dụng những nút trong nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối những hiệu
chỉnh hoặc xóa những comment.
2. Để thấy nội dung tài liệu ẩn những hiệu chỉnh hoặc comment, hãy Click bất cứ nút
nào trong nhóm Comments hoặc Changes. Bạn sẽ thấy một hộp thoại mở lên như
hình trên, Click Show All để xem tất cả comment và những hiệu chỉnh.
Cách duy nhất để làm mất các hiệu chỉnh là chấp nhận hoặc xóa chúng. Cách
duy nhất làm mất bỏ comment là chấp nhận hoặc từ chối chúng. Khi chấp nhận thì các
hiệu chỉnh và comment sẽ trở thành một phần của tài liệu và không bị đánh dấu nữa.
Khi bạn từ chối hoặc xóa các hiệu chỉnh và comment thì những gì được chỉnh
sửa sẽ trở lại trạng thái trước khi thực hiện chỉnh sửa. Trước khi bạn phân phối tài liệu
cho người khác, hãy chắc rằng bạn đã thực hiện các chấp nhận hoặc từ chối xóa với
những hiệu chỉnh trên tài liệu. Sẽ không chuyên nghiệp nếu tài liệu bạn gửi cho người
khác còn các nội dung đang chỉnh sửa.
e. Chọn cách tạo track

Bạn có thích những hình chữ nhật chứa văn bản bị xóa hay các ghi chú không?
Hay bạn muốn thay đổi kích thước của chúng? Khi text được chèn vào trong tài liệu
bạn thích đoạn text này xuất hiện với hai dòng gạch chân hay một dòng gạch chân?
Bạn có một vài chọn lựa cho việc thể hiện của comment và các hiệu chỉnh. Cách
làm như sau: trên Tab Review, trong nhóm Tracking, Click vào dòng Track
Changes, sau đó click Change Tracking Options. Bạn sẽ có nhiều chọn lựa để tùy
biến những thể hiện của tính năng Track Changes.

PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU
1. Căn bản về Header và Footer
a. Thêm vào số trang, ngày giờ
Nếu bạn không chắc cái gì gọi là headers and footers, thì hãy nghĩ đến việc
định dạng trang sách. Thông thường tên sách thường xuất hiện ở đầu mỗi trang và tên
chương xuất hiện trang đối diện và ở dưới là số trang.
Đó là một dạng thể hiện của Header và Footer, nó được ứng dụng một cách
tương tự trong Word. Thường thì có thể bạn muốn đánh dấu số trang trong suốt tài
liệu. Các thông tin khác như tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa chỉ email,
địa chỉ web; tên file và vị trí file.
Không có qui luật cụ thể nào với Header và Footer, trong Word 2007, bạn có thể
tạo ra Header và Footer theo ý của mình.
b. Đánh dấu số trang

Số trang (Page numbers) là sử dụng thông thường nhất của Header hoặc Footer,
vì nó thật sự cần thiết cho tài liệu. Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm như sau:
1. Trên Tab Insert, trong nhóm Header & Footer, chọn Page Number.
2. Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ như trên, dưới, ở giữa...
3. Sau đó chọn kiểu con số trong thư viện.
Số trang được áp dụng trong suốt tài liệu và chúng cũng được thay đổi nếu bạn
xóa hay thêm vào số trang trong tài liệu.
c.Thêm vào ngày tháng hiện tại
Một vài Headers và Footers có sẵn trong thư viện bao gồm một Text Area (khu vực
chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày giờ. Nhưng bạn cũng có thể chèn ngày giờ
hiện tại độc lập với Headers và Footers. Cách làm như sau:
1. Click Header hoặc Footer nơi bạn muốn ngày giờ xuất hiện trên tài liệu.
2. Trong nhóm Insert, chọn Date & Time.
3. Chọn một loại định dạng ngày giờ. Bạn có thể chọn ngày hoặc giờ hoặc chọn cả
hai.
4. Chọn Update Automatically trong ô chọn.
Ngày giờ hiện tại sẽ cho bạn biết bất khi nào bạn mở tài liệu ra. Bạn cũng có thể
cập nhật khi file được mở và điều chỉnh lại trước khi in ấn.
d. Thêm tên file và đường dẫn đến file
Một kiểu Headers hoặc Footers thông thường khác là thêm tên cho tài liệu và
đường dẫn đến nơi tài liệu được lưu trữ. Để chèn thông tin này một lần nữa bạn phải
sử dụng Field (trường nội dung).

Hãy làm theo cách hướng dẫn sau:

1. Trong nhóm Insert, click Quick Parts và chọn Field.
2. Trong hộp Field, under Field names, chọn FileName.
3. Click vào ô chọn Add path to filename.
Field FileName cho bạn cách cập nhật đường dẫn một cách tự động nếu bạn di
chuyển tài liệu đi nơi khác.
e. Xóa bỏ header hoặc footer
Bạn được chuyển một tài liệu và bạn cảm thấy cần xóa bỏ nội dung của Header
hay Footer.
1. Giả sử một thông tin ở Footer, chẳng hạn đường dẫn của tài liệu không còn cần
thiết.
2. Trong nhóm Header & Footer, chọn Footer.
3. Chọn Remove Footer.
Số trang và Header cũng có chứa lệnh Remove với tác dụng tương tự.
2. Header và Footer cho từng phần trong tài liệu

a. Tạo ra nhiều loại header và footer trong cùng một tài liệu
Bạn có một tài liệu nhiều phần và bạn muốn tạo ra nhiều loại Header và Footer
tương ứng với từng phần. Hình minh họa bên trên cho biết từng phần tài liệu sẽ có
Header và Footer khác nhau.
Với trang bìa bạn sẽ không cần số trang cũng như Header và Footer.
Đối với các phần đầu, chẳng hạn như Mục Lục, Header và Footer nên thể hiện
sao cho người đọc biết đây chưa phải là nội dung chính.
Với các chương, Header và Footer lúc này rất cần thiết để định hướng cho người
đọc, nhắc cho họ biết mình đang xem phần nào và ai là tác giả.
Bạn đã biết một điểm tiện dụng của Header và Footer là chỉ cần tạo một lần và
có thể dùng xuyên suốt cả tài liệu. Nhưng với một tài liệu có nhiều phần bạn cần nhiều
quyền kiểm soát Header và Footer hơn.
Phải làm như thế nào?
b.Tạo ra thành những phần khác nhau
Nếu tài liệu có nhiều phần bạn muốn tạo ra nhiều loại Header và Footer đi với
từng phần, điều đầu tiên cần làm là tạo ra section breaks (ngắt đoạn) giữa từng phần
của tài liệu.

Một section break cho phép tạo ra một một cách trình bày duy nhất cho các
trang trong phần đó. Với một cách trình bày (layout) được thiết lập, bạn có thể tạo
Header và Footer theo cách bạn muốn cho từng phần (section).
c. Cách phân chia từng section
Bạn chèn section break trong phần chính của tài liệu, chứ không phải bất cứ nơi
nào trong không gian header và footer. Chính vì vậy, bạn phải đóng màn hình làm
việc của Header và Footer trước khi thực hiện các bước sau đây:
1. Chỉ con trỏ nơi bạn muốn bắt đầu một section mới.
2. Trên Ribbon, chọn Tab Page Layout và chọn Breaks.
3. Dưới Section Breaks, chọn Next Page.
Word sẽ tạo ra một section break ở vị trí phía trên con trỏ chuột.
d. Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section
Một section break phân chia những gì bên trên nó thành một phần và những gì
phía dưới là một phần khác. Vậy với một section break được chèn vào trước Chapter
1, tất cả những gì trước đó (trang bìa, mục lục...) sẽ là phần 1 (section 1) và Chapter 1
sẽ trở thành phần 2 (section 2).
Khi bạn mở không gian làm việc của Header và Footer, các thẻ đánh dấu sẽ xuất
cho bạn biết bạn đang làm việc với Header và Footer của phần nào. Trong hình minh
họa, các thẻ đánh dấu chỉ ra những phần khác nhau và gán cho mỗi phần một con số.

1. Footer này chỉ phần kết thúc của phần 1.

2. Header bên dưới bắt đầu phần 2.
3. Tab Same as Previous. Nó có ý nghĩa gì?
Nó có nghĩa là mặc dù bạn tạo ra những phần khác nhau nhưng Word vẫn có tùy
chọn cho phép bạn chia sẻ những điểm chung giữa Header và Footer của mỗi phần.
Trong hình minh họa, thẻ Same As Previous có nghĩa là nội dung của Header hiện tại
được liên kết với nội dung Header của phần trước đó. Nếu bạn muốn Header hiện tại
độc lập với Header trước bạn phải xóa liên kết giữa 2 Header.
Với Footer cũng tương tự như Header.
e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên
Khi bạn đã đưa các nội dung đầu (trang bìa, mục lục...) vào một phần riêng, bạn
thậm chí còn có thể phân chia nó ra thành các phần nhỏ hơn nữa. Giả sử bạn không
muốn bất cứ gì xuất hiện trên Header và Footer của trang bìa:
1. Sử dụng chức năng Different First Page như hình trên để thực hiện. Nếu bạn chọn
tùy chọn Different First Page thì có nghĩa bạn cho phép Header và Footer của trang

bìa này khác với phần còn lại của các trang trên cùng một phần (section). Bạn cũng có
thể làm điều tương tự với các phần khác của tài liệu.
2. Khu vực Header và Footer bây giờ sẽ có phần văn bản với nội dung "First Page
Header" and "First Page Footer" (chỉ xuất hiện trong không gian làm việc Header và
Footer).
Nếu bạn có áp dụng đánh số trang thì chứa năng Different First Page cũng ngăn
không cho đánh số trang bìa.
f. Header và Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ
Khi bạn sử dụng thư viện Header và Footer được thiết kế sẵn, bạn sẽ thấy một số
được tạo ra để dành riêng cho trang chẵn và lẻ. Nội dung của Header và Footer được
đặt ở góc của trang, giống như trong thiết kế của các trang đối diện trong các quyển
sách. Nếu bạn muốn in ra và đóng tài liệu của mình, có thể bạn sẽ cần định dạng
tương tự.
Để tạo ra Header và Footer cho trang chẳng và lẻ, bạn thực hiện một tiến trình
tương tự như trên: Tạo ra các phần khác nhau trong tài liệu bằng section break, xóa
liên kết giữa các phần và thêm Header và Footer cho từng phần.
Lưu ý khi thực hiện: Nếu bạn muốn Header hoặc Footer của các trang chẵn và Lẻ
nằm ở góc trang bạn phải bật chứa năng Different Odd & Even Pages trong Tab
Design trước khi thực hiện.
3. Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of contents - TOC)
a. Cách làm việc với bảng mục lục tự động
Mục lục là một danh sách đơn giản liệt kê tên các chương. nó có thể phân thành
nhiều cấp như trong hình trên.

Mục lục cung cấp cái nhìn tổng quát của tài liệu giúp cho người đọc có thể tìm
thấy từng phần một cách nhanh chóng. Word 2007 cung cấp cho bạn một cấp lập mục
lục tự động.
Có 2 bước để tạo mục lục tự động:
1. Chuẩn bị tài liệu bằng cách gán các Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên
các chương và các tiêu đề mà bạn muốn xuất hiện trong mục lục.
2. Thu thập các tiêu đề đó để tạo thành bảng mục lục.
b. Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục
Sau khi bạn đã quyết định các tên chương và tiêu đề sẽ xuất hiện trên mục lục
bạn cần áp dụng một số Style đặc biệt để Word có thể thêm chúng vào mục lục tự
động.
Các Style này nằm trên tab Home, trong nhóm Styles. Với mỗi chương và tiêu đề làm
như sau:

1. Chỉ con trỏ vào tên hoặc các tiêu đề của chương.
2. Trong nhóm Styles, chọn Heading 1 cho cấp độ cao nhất là tên chương, Heading 2
cấp độ tiếp theo, có thể là tên của của các phần trong chương và Heading 3 cho tiêu đề
phụ.
Các Heading Styles và bảng mục lục tự động làm việc với nhau để tạo ra bảng
mục lục cho tài liệu. Word chỉ định mục lục Heading 1 làm cấp độ cao nhất trong
bảng mục lục, Heading 2 tương ứng với cấp độ cao thứ hai và Heading 3 cho cấp độ
tiếp theo.
c. Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu
Sau khi chọn các Heading Style phù hợp cho từng phần, thì đã đến lúc thu thập
tất cả chúng vào trong bảng mục lục, đây là lúc Word làm việc thay cho bạn.
Đầu tiên bạn chỉ con trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thông thường thì
người ta đặt mục lục ở đầu tài liệu. Trên tab References, chọn Table of Contents, sau
đó click Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2 hoặc cái nào bạn cảm thấy phù
hợp nhất. Rất nhanh và đơn giản.
Bảng mục lục sẽ xuất hiện với một hộp màu xanh nhạt. Đó là một hiệu ứng để
thông báo cho bạn biết đây là một bản mục lục tự động.
d. Cập nhật bảng mục lục

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục
lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập
nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số
trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau:
Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn
Update Table trong nhóm Table of Contents.
Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục
lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang. Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội
dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn
thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table.
Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập
nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng
mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau
đó click Update Table.
e.Thay đổi bảng mục lục
Có rất nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục.

Bên cạnh việc chon nhiều kiểu và định dạng đã có sẵn trong Word, bạn có thể tự
thiết kế chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn như quyết định số cấp cho
mục lục, có cho số trang xuất hiện hay không, tạo đường nối bằng dấu chấm giữa tiêu
đề và số trang, v.v...
Bạn sẽ tìm hiểu các vấn đề này ở phần tiếp theo: Thay đổi hình thức bảng mục
lục.
4. Điều chỉnh mục lục
a.Thay đổi hình thức bảng mục lục
Bạn đã có một bảng mục lục rồi, nhưng bạn lại muốn thay đổi chúng.
Ví dụ tiêu đề trong tài liệu của bạn có màu xanh nhưng trong bảng mục lục thì
không. Bạn thích màu xanh và muốn trong bảng mục lục cũng có màu trùng với các
tiêu đề trong tài liệu.
Có thể bảng mục lục quá dài và bạn muốn làm nó ngắn bớt.
Hoặc cũng có thể bạn đã hài lòng về bảng mục lục nhưng vẫn muốn có một thay
đổi nhỏ. Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi các đường chấm đứt quãng giữa các đề mục và
số trang. Hoặc bạn muốn số trang nằm gần các đề mục hơn.
Tất cả những việc đó, và còn nhiều hơn, đề có thể thực hiện.
b. Thiết kế lại bảng mục lục
Bạn đã có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, nhưng bạn muốn màu sắc tương tự
như tiêu đề. Đây là cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents
trong nhóm Table of Contents và sau đó chọn Insert Table of Contents.

Trong hộp thoại Table of Contents, chắc chắn rằng mục From template đã
được đánh dấu trong hộp Formats, sau đó chọn Modify. Chọn TOC 1 trong hộp thoại
Style để chọn cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mục lục TOC và sau đó chọn
Modify. Hộp thoại Modify Style được mở ra, sử dụng hộp màu Font trong phần
Formatting để chọn màu xanh.
Sau khi click OK hai lần, hãy xem trong mục Print Preview của hộp thoại Table
of Contents và bạn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay còn được viết tắt là TOC 1
(hay Level 1), bây giờ là màu xanh.
Nếu bạn muốn thay đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 (Level 3) cũng thành màu
xanh, thì bạn cũng làm theo quy trình trên bằng việc chọn TOC 2 hoặc TOC 3 trong
hộp thoại Style trước khi đi đến hộp thoại Modify Style.
Sau khi click OK, một hộp thoại xuất hiện với nội dung hỏi bạn có muốn thay
đổi bảng mục lục hay không, click OK và kết quả sẽ hiện thành màu xanh như ý
muốn của bạn.
c. Thiết kế lại bảng mục lục

Bạn muốn thay đổi nhiều hơn nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn
để chọn lựa trong hộp thoại Modify Style, nhưng hãy luôn nhớ chọn Style mà bạn
muốn thay đổi trong hộp thoại Style trước khi thực hiện chức năng Modify Style.
Chú ý rằng khi click Format, bạn sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph,
Tabs, … bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt của từng phần và xem lại chúng trong
mục Preview trước khi áp dụng cho bảng mục lục.
d. Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục
Bảng lục lục quá dài, có lẽ chỉ cần hai cấp độ đầu tiên TOC 1 và TOC 2 là phù
hợp với tài liệu của bạn. Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn
có thể chọn các phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục. Word 2007 có đến 9
cấp độ khác nhau.
Làm ngắn bảng mục lục bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục
thì bạn hãy tăng cấp độ lên. Bạn có thể xem trong Print Preview hoặc Web Preview
để xem sự điều chỉnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần.
e. Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục
Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of
Contents.
Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab
Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang.

Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và
dòng. Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần
hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ
toàn bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers.
f. Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục
Nếu bạn muốn xóa bỏ bảng mục lục, thì hãy sử dụng lệnh Remove Table of
Contents. Xóa bỏ bảng mục lục bằng hai cú Click-Chuột: Click lệnh Table of
Contents và sau đó click Remove Table of Contents ở phần cuối của danh sách.
Hãy chắc rằng bạn sử dụng lệnh Remove Table of Contents, nếu bạn xóa thủ
công trực tiếp bảng mục lục, có thể những mã ẩn sẽ lưu lại trong tài liệu của bạn.
Những mã ẩn này có thể gây ra lỗi trong các bảng mục lục về sau.
5. Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục
a.Tạo Mục Lục bằng cách sử dụng các trường (field)

Ngoài cách tạo Mục Lục cơ bản có có một cách nâng cao đó là sử dụng các
trường mục lục (TOC fields).
Nếu bạn từng sử dụng trường trong Word có lẽ bạn đã thấy được sức mạnh của
nó. Hãy học sử dụng các trường để tạo Mục Lục.
Nếu trường là khái niệm mới mẻ đối với bạn, hãy tìm hiểu chúng qua phần này
và học cách dùng trường để tạo trực tiếp Mục Lục. Bạn sẽ biết tại sao chúng hữu ích
nếu bạn muốn điều khiển hoàn toàn bảng mục lục.
b. Trường (field) là gì?
Những ví dụ về trường mục lục. Mã của trường xuất hiện giữa các dấu ngoặc
móc ({ }).
Trường (field) là một tập hợp lệnh chỉ dẫn Word tự động chèn nội dung hoặc
thực hiện một công việc nào đó trong tài liệu. Trường được ứng dụng khá rộng trong
Word và có một số việc bạn chỉ có thể thực hiện bằng trường, chẳng hạn như việc bỏ
đánh dấu số trang cho một vài đề mục trong mục lục.

Có lẽ bạn đã sử dụng các trường nhưng không nhận ra. Ví dụ số trang được điều
khiển bởi trường, khi bạn tạo bảng mục lục tự động trong các phần trước, thụ ra bạn
đã tạo ra các trường mục lục ra lệnh cho Word thu thập các đề mục để tạo thành bảng
Mục Lục.
Trường mục lục là những thành phần cơ bản tạo nên bảng mục lục. Các bạn mục
lục tự động dù được tạo bằng cách nào cũng đều dựa trên các trường mục lục để thu
thập các đề mục. Khi kết quả thu thập của trường mục lục được hiển thị, bạn nhìn thấy
bảng mục lục.
Bạn có thể xem các trường trong tài liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F9.
Trường là những phần có dấu ngoặc móc xung quanh và phần đầu tiên cho biết loại
của trường đó là gì. Hình minh họa trên là trường mục lục (Table of Content Fields).
Để lấy lại góc nhìn bình thường, ẩn đi các trường và xem kết quả hiển thị của
chúng, hãy nhấn Alt + F9 một lần nữa.
c. Các công tắc trường
Giả sử bạn muốn loại bỏ số trang với một số cấp trong bảng mục lục. Một cách
làm đó là xóa số trang một cách thủ công và nhớ không cập nhật bảng mục lục. Nhưng
đó là cách làm không đáng tin cậy, cách tốt hơn là dùng các field switches (công tắc
trường).
Field switches là các lệnh bên trong trường để xác định các mã sẽ thực hiện
những việc gì. Sức mạnh thực sự của các trường chính là các field switches này. Các
field switches được thêm để kết thúc một trường và được đặt bên trong các dấu ngoặc
móc, chúng bắt đầu với dấu sổ ngược ( \ ). Bảng mục lục tự động tạo ra các field
switches thay cho bạn, nhưng bạn có thể thêm, bớt, hoặc hiệt chình các field switches
này sau.

Một bảng mục lục có thể có nhiều hơn một switch. Bảng mục lục trong hình
minh họa chứa switch \o "1-3" , nó dùng để tạo mục lục dựa trên các đề mục được
đánh dấu là Heading 1, Heading 2, và Heading 3. Switch \h làm cho các đề mục
trong bảng mục lục biến thành các liên kết (hyperlink).
Để thêm một switch bạn gõ một dấu sổ ngược ( \ ) và ký tự lệnh vào giữa các
dấu ngoặc móc, ví dụ để xóa hết các số trang trong mục lục hãy sử dụng switch \n như
sau:
{ TOC \o "1-3" \h \n }
Bạn có thể dùng hộp thoại Table of Contents để xóa số trang, tuy nhiên nếu bạn
chỉ muốn xóa số trang ở cấp 2 và 3 thì bạn sẽ phải nhờ tới switch \n bằng cách gõ:
{ TOC \o "1-3" \h \n "2-3"}
d. Trường TC
Ngoài trường mục lục (TOC field) bạn có thể dùng trường TC (TC field) trong
bảng mục lục tự động. Trường TC cũng là một cách để đánh dấu những đề mục mà
bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục.
Bạn sẽ dùng trường TC khi nào?
Giả sử có một tiêu đề mà bạn muốn xuất hiện trong mục lục nhưng nó lại quá dài
và bạn chỉ muốn trích một phần trong đó. Bạn có thể dùng trường TC để lấy một phần
của tiêu đề làm đề mục trong bảng mục lục.
Một ứng dụng khác của trường TC là nếu bạn nhận được một tài liệu có định
dạng quá lộn xộn và bạn cần phải tạo một bảng mục lục cho nó. Sẽ nhanh chóng hơn
nếu bạn sử dụng trường TC thay vì phải định dạng lại tài liệu.

e. Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục
Đây là cách tạo ra trường TC:
1. Chọn văn bản mà bạn muốn thêm vào bảng mục lục.
2. Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + O để mở hộp thoại Mark Table of Contents
Entry.
3. Trong hộp thoại, hiệu chỉnh văn bản trong mục Entry nếu cần.
4. Nếu có hơn một bảng mục lục trong tài liệu (mỗi bảng đại diện bởi một ký tự
A,B,C...) hãy chọn bảng mục lục mà bạn muốn bằng trong phần Table identifier. Nếu
chỉ có một bảng mục lục thì không cần lựa chọn phần này.
5. Chọn cấp độ mà đề mục sẽ xuất hiện trên bảng mục lục trong phần Level.
f. Thêm trường TC vào bảng mục lục
Để trường TC xuất hiện trong bảng mục lục, bạn phải thêm field switch \f vào
bảng mục lục hiện tại. Field switch \f yêu cầu bảng mục lục thêm trường TC vào.

Bạn có thể mở hộp thoại Table of Contents Options và chọn Table entry fields
khi bạn tạo hoặc thay thế bảng mục lục. Nhưng có một các dễ hơn để tạo và hiệu
chỉnh bảng mục lục tự động. Hãy nhấn Alt + F9 sau khi bạn tạo bảng mục lục và gõ
"\f" vào phần cuối của trường nhu sau:
{ TOC \o "1-3" \h \f }
Sau đó cập nhật trường bằng cách đặt con trỏ chuột vào trường mục lục và nhấn
F9. Nhấn Alt + F9 lần nữa để xem kết quả.
g. Tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu
Nhiều tài liệu dài có thể có hơn một bảng mục lục, ngoài mục lục chung có thể là
mục lục của riêng từng chương.
Cá loại sách hướng dẫn hoặc nghiên cứu có thể có nhiều bảng mục lục, ví dụ như
một bảng mục lục cơ bản chỉ chứa tên chương và một bản mục lục chi tiết có chứa các
phân trong một chương.
Bạn sẽ được hướng dẫn 3 cách để tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu.
Trong đó có một cách nhanh chóng sử dụng các Heading Styles có sẵn trong Word,
hai cách còn lại sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt.
h. Cách cơ bản để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu
Giả sử bạn muốn tạo 2 bảng mục lục cho cuốn sách dạy nấu ăn của mình. Một
bảng mục lục rút gọn chỉ chứa tên chương và một bảng mục lục chi tiết. Bảng đầu tiên
chứa tên chương như: Appetizers, Entrees, Sauces...Bảng thứ hai chi tiết hơn với tên
các chương và các công thức chế biến trong từng chương.

Nếu tài liệu của bạn sử dụng các Heading Styles có sẵn trong Word, cách thực
hiện rất đơn giản. Tạo 2 bảng mục lục tự động, sau đó ở bảng đầu tiên đổi Swith \o từ
"1-3" thành "1-1" :
{TOC \o "1-1" \h}
Đó là bảng mục lục cơ bản.
Vì bảng mực lục thứ hai chứa các đề mục đánh dấu với Heading 1, Heading 2
và Heading 3 nên nó chính là bảng mục lục chi tiết của bạn.
Còn 2 cách khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu đó là: trường TC và
Bookmarks mà bạn sẽ được tìm hiểu tiếp theo.
i. Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu
Bổ sung cho cách sử dụng Heading Styles và switch \o ở phần trước là 2 cách
khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu:
Dùng Table identifiers để đánh dấu mỗi bảng mục lục với một ký tự khác nhau.
Bookmark các phần, ví dụ như các công thức nấu bữa ăn sáng, hoặc công thức
nấu bữa ăn trưa sau đó tạo mục lục cho từng phần.

j. Table Identifier
Để tạo nhiều hơn một bảng mục lục trong một tài liệu, với mỗi bảng chứa các đề
mục khac nhau bạn có thể sử dụng Table Identifier.
Đầu tiên, bạn cần xác định ký tự đại diện cho mỗi mục lục, ví dụ "A" cho công
thức nấu nước chấm và "B" cho công thức nấu bữa trưa.
Sau đó đánh dấu các đề mục mà bạn muốn xuất hiện bằng cách sử dụng trường
TC như ở phần f , mục Table identifier trong hộp thoại Mark Table of Contents
Entry dialog là nơi bạn chọn bảng mục lục phù hợp.
Khi tạo bảng mục lục bạn chỉ cần sử dụng duy nhất switch \f như sau:
{ TOC \f B}
Switch \f tạo ra bảng mục lục bằng cách thu thập các mục được đánh dấu bởi trường
TC. Với ký tự B trong trường mục lục bảng mục lục chỉ hiển thị các trường TC tương
ứng. Nếu thay B bằng A thì mục lục chỉ bao gồm các đề mục đánh dấu với Table
identifier là A.
k. Bookmark
Nếu tài liệu của bạn cần bảng mục lục cho một khối văn bản và bạn cũng đã sử
áp dụng Heading Styles cho tài liệu thì bạn có thể dùng Bookmark để tạo bãng mục
lục. Một chương trong sách là ví dụ hay về "khối văn bản" và bạn không cần phải
đánh dấu riêng lẻ từng phần.
Bookmark trong Word không chỉ dùng cho bảng mục lục mà nó còn dùng để
định danh một khối văn bản được chọn để dùng cho mục đích tham chiếu với một cái
tên tùy ý do bạn đặt.

Đầu tiên bạn cần đánh dấu đoạn văn bản bằng cách chọn toàn bộ khối văn bản.
Sau đó trên Tab Insert, trong nhóm Links, chọn Bookmarks. Một hộp thoại xuất
hiện để bạn đặt tên ("Breakfast" chẳng hạn) cho Bookmark vừa tạo. Khi đặt tên xong,
nhấn Add.
Bây giờ hãy tạo mục lục bằng cách sử dụng switch \b cùng với tên Bookmark
vừa tạo. Ví dụ mục lục cho công thức nấu bữa sáng như sau
{ TOC \b "Breakfast" }
Khi đó, trường mục lục sẽ thu thập tất cả mục được đánh dấu bằng các Heading
Style trong toàn bộ vùng được đánh dấu (bookmark) có tên Breakfast.

PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT
1. Mail Merge căn bản
a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)
Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:
1. Những tài liệu ban đầu.
2. Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết
hợp với các tài liệu chính.
3. Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm
mỗi thông tin riêng của từng người nhận.
Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như
mong đợi.
b. Tài liệu chính
Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài
liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là
một phiếu giảm giá.

1. Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư.
Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.
2. Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác
như tên công ty, chức vụ.
c. Thông tin người nhận
Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác
nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu
chính.
Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào
trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v...
Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source),
nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách
liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu
khác là một bảng (table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access,
thậm chí là một tài liệu văn bản.
Thông tin người nhận thường được liệt kê theo dòng và cột như trong hình minh
họa. Nguồn dữ liệu phải có cấu trúc rõ ràng để có thể xác định thông tin cho từng khu
vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.
d. Bộ tài liệu khi hoàn tất
Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn
dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư...) hoặc
gửi qua mạng (như email).
Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng
sẽ thay đổi trong từng tài liệu.
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận
a.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge
Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place
holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.
Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm
thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.
Mail merge gồm hai phần chính là tài liệu và danh sách người nhận. Sau khi bạn
hiểu những gì đang có hai thành phần chủ chốt và làm thế nào có liên quan, bạn sẽ có
thể cài đặt và sử dụng thành công Mail Merges

b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận
Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin
hoàn chỉnh cho từng người nhận.
Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào,
nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng. Bạn có thể tạo nó bằng
cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc
Outlook.
1. Các cột trong một danh sách đại diện cho một nhóm hay loại thông tin. Mỗi cột
được xác định bởi một cột tiêu đề. Ví dụ, một khách hàng trong danh sách bạn có thể
có các cột cho họ tên, địa chỉ.
2. Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận.
Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.
Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó
bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.
Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó
có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.
c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn.
Ví dụ:
Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
Thông tin về nhân viên của bạn.
Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong
Mail Merge.
Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có
thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.
Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào
bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi hợp nhất hoặc bằng cách mở
tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.
d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge
Merge fields được bao quanh bởi dấu ngoặc kép (<< >>).
Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin
mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường (fields).
Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển Word tự động chèn thông tin vào tài
liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).
Trong việc tạo và gửi thư hàng loạt, các trường mà bạn sử dụng được gọi là
merge fields, và chúng là những vị trí định sẵn cho các thông tin đến trực tiếp từ một
danh sách người nhận. Ví dụ, trong hình minh họa, merge fields đã được cập nhật các
thông tin được lưu giữ trong các cột Địa chỉ và Tên của một danh sách người nhận.
e. Tìm hiểu Merge field

Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là
một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.
«Tiêu Đề» «Họ Tên»
«Địa Chỉ Tên Đường»
«Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia»
Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các
tài liệu đã hợp nhất (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).
Ví dụ, bạn có thể muốn tên sẽ được in đậm hoặc màu đỏ. Trong tài liệu chính,
chọn trường, bao quanh bởi các vạch hình chữ V ( «»). Trên Tab Home, bấm vào bất
cứ lệnh trong nhóm Font hoặc các nhóm Paragraph, hoặc click vào nút Dialog Box
Launcher để thực hiện các tùy chọn định dạng mà bạn muốn.
f. Thực hiện mail merge
Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge
Wizard.
Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành một thư hợp nhất (mail merge) của riêng
bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.
g. Mail Merge Wizard
Để thực hiện một thư hợp nhất, chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau
đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng
chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.
Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng
cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu
muốn quay lại thì nhấn vào Previous.
Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào
để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao
thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).
h. Cách tạo tài liệu chính cho mail merge
Hãy thử click vào tuỳ chọn Envelope (phong bì), trong Bước 2 của Wizard để
chọn kích thước và các tuỳ chọn in ấn cho phong bì của bạn.

Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang
mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.
Chọn Change document layout, sau đó click vào Envelope options nếu bạn
muốn thay đổi kích thước phong bì.
Chọn Start from existing document nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà
bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu
trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.
Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.
i. Kết nối đến danh sách người nhận
Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh
sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà
bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:
Chọn Use an existing list nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa
những thông tin bạn muốn hợp nhất, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.
Chọn Select from Outlook contacts nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook.
Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.
Chọn Type a new list nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới
được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My
Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn
cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.
Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc
trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có
thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của
bạn hoặc từ máy chủ.
j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu.
Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi
thư.
Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự
động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.
1. Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa
dấu chọn này cho từng người.
2. Lọc danh sách người nhận bằng cách click Sort... để chọn tên cột mà bạn muốn
xem lại và sắp xếp. Click Filter... để nhập tên trường hoặc các giá trị trong danh sách
người nhận mà bạn muốn. Click Find duplicates… để chạy một báo cáo xem có sự
trùng lặp trong danh sách danh sách hay không . Click Find recipient… để xem thông
tin một người nhận nào đó. Đối với Validate addresses… thì bạn phải có một chương
trình dò lỗi địa chỉ thì mới thực hiện được chức năng này.
k. Sắp xếp tài liệu chính
Có rất nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục.

Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó
bao gồm:
Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
Vị trí định sẵn - Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản
sao đã được trộn.
Cách nhanh nhất thêm một địa chỉ là click Address block trong Wizard. Ban
đầu nó sẽ thêm «AddressBlock» trên lá thư (envelope), bao gồm họ tên, địa chỉ,
thành phố, tỉnh thành, mã bưu điện.
l. Xem lại mail merge
Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn
thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường
(field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.
Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài
liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:
Nếu mọi thứ trông có vẻ không ổn thì click Previous để trở lại bước thứ 4 để
bạn có thể thêm, xóa,... hoặc sửa lại thông tin cho đúng.
Nếu mọi thứ đều ổn, click 2 lần vào nút ở trên đầu cửa sổ Wizard để duyệt
những trang tiếp như hình bên trên.

Nếu bạn muốn xem tài liệu đã được trộn của một người nhận cụ thể nào đó thì
click Find a recipient. Khi bạn xem qua tài liệu, bạn có thể bỏ bất cứ người nhận nào
trong danh sách bằng cách click Exclude this recipient.
Nếu bạn nhận ra rằng trong danh sách có một số người nhận mà bạn không
muốn có thì hãy click Edit recipient list, hộp thoại Mail Merge Recipients sẽ mở ra
để bạn có thể bỏ chọn một hoặc nhiều người nhận trong danh sách.

m. Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge
Khi đã hài lòng với những tài liệu merge sau khi xem lại và bạn sẵn sàng in,
click Print để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thông tin về số trang cần in, sau
đó nhấn OK.
Trong bước thứ 6 này bạn cũng còn cơ hội để thay đổi: Nếu bạn vẫn muốn xem
lại kết quả hoặc điều chỉnh một bao thư (envelopes) cụ thể nào đó, hãy click Edit
individual envelopes, thì nó sẽ tạo ra một bản trộn riêng bao gồm tất cả bao thư trong
một tài liệu Word mới. Sauk hi xem lại hoặc sửa chữa các bao thư với tài liệu mới
này, bạn có thể in ấn chúng.
Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những
thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu
trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.
n. Giới thiệu mail merges bằng cách sử dụng Ribbon
Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong
trình wizard
Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất
giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có
thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi
bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử
dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:
1. Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó
chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.
2. Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng
Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.
3. Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng
tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.
4. Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu
toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN
1. Giới thiệu thanh Ribbon
a. Thanh Ribbon
Office 2007 được thiết kế để giúp bạn làm việc tiện lợi và hiệu quả hơn. Trong
hệ thống Office 2007 gồm Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Access 2007
và một phần Outlook 2007 có một tính năng quan trọng mới được đưa vào đó là
thanh Ribbon nằm ngang ở trên cùng thay thế hệ thống menu (trình đơn) và toolbar
(thanh công cụ). Thanh Ribbon xuất hiện giúp bạn xử lý các tác vụ dễ dàng và nhanh
chóng hơn, bao gồm những phím tắt mới.
Tại sao phải thay đổi? Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để tìm hiểu cách mà
người dùng sử dụng Microsoft Office, và họ mong muốn chương trình hoạt động như
thế nào. Giao diện mới là kết quả của tất cả các cuộc nghiên cứu đó. Lệnh và các chức
năng được nhóm lại với nhau theo cách mà người dùng sử dụng chúng. Vì vậy giờ đây
bạn không phải mất công tìm kiếm trong khi làm việc, mọi thứ đều nằm ngay trong
tầm tay của bạn.
b. Có những gì trên thanh Ribbon?
Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản, sẽ rất có ích nếu bạn biết mỗi phần được
gọi là gì và cách sử dụng chúng.

1. Tab (thẻ) có 7 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng
hoạt động.
2. Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan
mật thiết với nhau.
3. Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung
hoặc một Menu (trình đơn).
Thanh Ribbon tự điều chỉnh dựa trên đối tượng mà bạn đang làm việc để đưa ra các
lệnh và thao tác phù hợp. Ví dụ nếu bạn làm việc với biểu đồ trong Excel thì thanh
Ribbon sẽ hiển thị các lệnh liên quan tới biểu đồ. Nếu không, các lệnh này sẽ được ẩn
đi.
c. Có nhiều tính năng mới trong các chương trình sử dụng thanh Ribbon
Các chương trình sử dụng thanh Ribbon có 2 tính năng mới:
1. Nút Microsoft Office the thế trình đơn File và đó cũng là nơi bạn có thể tìm thấy
các lệnh cơ bản như trong trình đơn File trước đây, bao gồm: Open, Save và Print
cũng như các cài đặt của chương trình, chỉnh sửa các thuộc tính tính, v.v...

2. The sits above the Ribbon and contains the commands that you want to keep near at
hand. By default, the Quick Access Toolbar contains the Save, Undo, and Repeat (or
Redo) commands, but you can customize it with whatever commands you want.
Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) chứa các lệnh mà bạn muốn
xuất hiện thường trực. Mặc định, Quick Access Toolbar chứa các lệnh Save, Undo và
Repeat (hoặc Redo). Tuy nhiên bạn có thể tùy biến thanh công cụ này để nó chứa bất
cứ lệnh nào mà bạn muốn.
d. Các loại phím tắt
Có 2 cách để sử dụng phím tắt. Giả sử để in đậm một chữ bạn có thể sử dụng:
1. Phím truy cập các Tab và lệnh trên màn hình.

2. Tổ hợp phím không nằm trên thanh Ribbon.
Nhiều người cho rằng bất kỳ sự kết hợp của một tồ hợp phím nào dẫn đến việc
thực thi một lệnh đều có thể gọi là phím tắt, về cơ bản thì đó là một cách nghĩ đúng.
Nhưng trong bài này chúng ta sẽ có một định nghĩa chính xác hơn về phím tắt. Xác
định sự khác biệt rất quan trọng vì từng loạt phím tắt khác nhau sẽ có phương thức
hoạt động khác nhau.
Access Keys (phím truy cập)
Access Key cho phép bạn truy cập thanh Ribbon, nó liên hệ mật thiết với các
Tab, lệnh và những thứ mà bạn nhìn thấy trên màn hình. Bạn sử dụng Acces Key bằng
cách nhấn Alt rồi sau đó nhấn tiếp một phím hoặc một chuỗi tuần tự các phím.
Mỗi lệnh trên thanh Ribbon, trong trình đơn của nút Microsoft Office và trên
Quick Access Toolbar đều có một phím truy cập riêng, mỗi phím truy cập được gán
một Key Tip. Key Tip là một phiên bản mới của hệ thống ký tự gạch chân mà bạn

quen thuộc ở các phiên bản trước khi muốn truy cập các trình đơn bằng cách sử dụng
phím Alt.
Key combinations (tổ hợp phím)
Các tổ hợp phím dùng để thực hiện một lệnh nào đó và nó không liên quan tới
những gì bạn nhìn thấy trên màn hình. Các phím phải được nhấn cùng một lúc để kích
hoạt các lệnh, trong đa số trường hợp, dù không phải tất cả, đều có liên quan tới phím
Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy).
Tổ hợp phím không thay đổi trong phiên bản Office 2007, nó hoạt động giống
hêt 5cac1 phiên bản trước.
2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)
Khi bạn muốn dùng bàn phím thay vì các thiết bị trỏ như con chuột để điều
khiển thanh Ribbon và những thứ khác trên màn hình, trước tiên bạn phải bật chức
nâm điều khiển bằng bàn phím. Nói cách khác bạn phải chuyển từ chế độ nhập liệu
sang chế độ thực thi lệnh bằng cách nhấn phím Alt. Sau đó, bạn sẽ có rất nhiều tùy
chọn để duyệt khắp thanh Ribbon.
a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges)

Ngay khi bạn nhấn phím Alt, bạn sẽ thấy các nhãn nhỏ, hoặc khiên nhỏ hiện lên
để chỉ ra Key Tip của từng Tab. Khi bạn nhấn phím để kích hoạt một Tab, các khiên
nhỏ sẽ hiển thị Key Tip cho từng lệnh trong Tab đó. Nói cách khác, bạn chỉ thấy mỗi
lần một nhóm Key Tip, và bạn phải nhấn một lựa chọn nào đó trước khi thấy nhiều
hơn.
Key Tip là cách rất tuyệt để sử dụng phím tắt bởi bạn không cần phải ghi nhớ,
mọi thứ đều hiển thị trên màn hình.
b. Tìm hiểu thêm về Key Tip
Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M được gán cho nút lệnh SmartArt.
Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M được gán cho nút lệnh Margins.
Các Key Tip có thể trùng lặp trên các Tab khác nhau, trong ví dụ trên M là phím
tắt cho SmartArt trong Tab Insert nhưng lại là phím tắt cho Margins trong Tab Page
Layout.
Bạn chỉ có thể thấy và làm việc với Key Tip của Tab đang được kích hoạt. Nếu
bạn lỡ chọn sai Tab thì chỉ cần nhấn Esc để hiển thị lại Key Tip cho Tab và chọn lại
Tab mà bạn cần.
Lưu ý: Nếu có một hộp thoại đang mở dùng cùng một ký tự Key Tip với một
Tab hoặc một lệnh trên thanh Ribbon, thì Key Tip của hộp thoại này sẽ được ưu tiên.
c. Di chuyển bằng phím mũi tên

Ngoài Key Tip bạn cũng có thể dùng phím mũi tên để duyệt thanh Ribbon. Đầu
tiên bạn cũng nhấn phím Alt để chọn thanh Ribbon làm tiêu điểm, sau đó dùng các
phím mũi tên để di chuyển:
Phím MŨI TÊN TRÁI và MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại giữa các Tab.
Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ đây
bạn có thể dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office).
Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab đang kích hoạt và bạn có thể di
chuyển tiệp trong đó bằng cách sử dùng phím mũi tên..
Một điểm tiến bộ so với phiên bản trước của Microsoft Office là bạn có thể di
chuyển lên / xuống thay vì chỉ là trái / phải.
d. Phím TAB và thanh Ribbon
Bạn cũng có thể dùng phím TAB để di chuyển quanh thanh Ribbon. Sau khi
nhấn Alt để chọn thanh Ribbon, bạn hãy nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua
các nút lệnh theo từng nhóm tại Tab đang kích hoạt.
Sau khi đi một vòng hết các lện trong Tab hiện tại, tiêu điểm sẽ được chuyển
theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, các Tab và quay
trở lại nhóm đầu tiên trong Tab hiện tại.
Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hướng ngược lại. Khi đến được lệnh mà
bạn muốn, hãy nhấn ENTER.
e. Di chuyển bằng phím F6

Hình 1 Nhấn F6 trong Outlook chọn xoay vòng giữa các thư mục trong danh sách:
các thư mục hoạt động, xem trước các bảng, và To Do Bar.
Hình 2 Đang nhấn F6 trong Word chọn xoay vòng giữa các tài liệu, mở bất kỳ các
bảng, thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ, và các giao diện.
Bạn có thể đến được các vùng khác nhau của các cửa sổ chương trình bằng cách
nhấn F6. Ví dụ trong Outlook, xem ở mục Mail, tiêu điểm di chuyển giữa các danh
sách thư mục, mở thư mục, xem trước các bảng, và To Do Bar. Hình ảnh minh họa ở
trên là hướng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook.
Trong các giao diện của các chương trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vòng giữa tất
cả các vùng của cửa sổ, bao gồm các bảng đang mở, thanh trạng thái và thanh Ribbon.
Ví dụ, nếu muốn để phóng to tài liệu của bạn bạn hãy làm như sau:
Nhấn F6 cho đến khi những tiêu điểm được hiển thị trên thanh trạng thái.
Nhấn phím TAB hoặc mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu +.
Bấm phím ENTER.
f. Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ?
Nếu bạn từng làm việc với Mocrosoft Office trong nhiều năm và là một chuyên
gia về phím tắt, bạn thuộc lòng tất cả các phím tắt. Có thể bạn sẽ bối rối khi tất cả
trình đơn và phím tắt cũ đã biến mất. Thực ra, thanh Ribbon và phím tắt mới cần có
một ít thời gian để bạn làm quen nhưng một khi đã nắm bắt được bạn sẽ đánh giá cao
nó.

Nếu bạn vẫn không hài lòng và muốn trở lại với các phím tắt cũ thì đây là câu trả
lời: hầu hết phím tắt cũ đều vẫn hoạt động. Tuy nhiên bạn phải nhớ chính xác vì giờ
đây không còn nơi nào trên màn hình nhắc bạn cần phải nhấn phím nào.
Đây là cách hoạt động:
Trong các phiên bản trước khi bạn nhấn Alt + E thì trình đơn Edit được mở lên
và bạn nhấn tiếp các ký tự được gạch chân để truy cập các lệnh. Trong Office 2007
khi nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc các ký tự tắt khác) sẽ không có trình đơn nào mở ra.
Thay vào đó, một thông điệp sẽ hiển thị cho bạn biết bạn đang dùng hệ thống phím tắt
cũ. Nếu bạn nhớ tổ hợp phím tắt thì chỉ cần nhấn tiếp để thực hiện lệnh. Nếu bạn
không nhớ, hãy nhấn Esc để hiển thị các Key Tip.
3. Hãy chú ý đến máy tính của bạn
Có thể bạn không nhận ra nhưng máy tính của bạn đang bị đặt trong tầm ngắm.
Không phải chỉ bạn mà tất cả máy tính khác cũng vậy. Có những người đang cố thâm
nhập vào các máy tính nhằm tư lợi hoặc một mục đích nào đó. Bạn cần phải nhận thức
được các đe dọa để bảo vệ máy tính của mình tốt hơn.

a. Các đe dọa an ninh
Có thể một số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware,
malware, lừa đảo qua mạng. Để bảo vệ máy tính của bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các
mối đe dọa trên là gì.
Hầu hết các đe dọa an ninh được biết đến như một phần mềm hoặc một đoạn mã
độc hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính
của bạn mà bạn không hay biết gì. Đa số các phần mềm độ được thiết kế để tự nhân
bản và lây nhiễm sang các file hoặc các máy tính khác. Một trong các cách lây nhiễm
là gửi một e-mail có chứa mã độc dưới tên bạn tới các địa chỉ liên lạc trong máy tính
của bạn.
Những gì mã độc thực hiện trên máy của bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính
phá hoại ra sao. Có thể nó chỉ tạo ra các thông điệp gây phiền toái hoặc thực sự gây
tổn hại bằng cách xóa các dữ liệu và chương trình của bạn.
Đây là một số định nghĩa về các phần mêm độc, dựa vào đó bạn sẽ biết mình
đang phái đối mặt với cái gì:
Virus Phần mềm hoặc đoạn mã có khả năng tự nhân bản. Một virus lây lan bằng
cách đính kem nó vào một file hoặc chương trình khác.
Worm Phần mềm nhân bản bằng cách tự gửi bản sao của nó qua mạng.
Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để
mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn.
Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ
thống để mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của
bạn.

Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân của bạn, hoặc chúng cũng có thể
thay đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn. Thường máy tính bị nhiễm
Spyware khi truy cập các trang web không đáng tin cậy.
Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua
email. Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của bạn. Tin tốt là
Outlook 2007 đã được tích hợp hệ thống chống Phishing.
b. Nguồn lây nhiễm
Các mã độc lây nhiễm vào máy tính của bạn bằng cách ẩn mình trong một thứ gì
đó có vẻ vô hại. Chảng hạn như một file đính kèm trong email, một phần mềm tải từ
Internet, một website mà bạn ghé qua, một file chia sẻ hoặc mạng máy tính, một đĩa
mềm và thậm chí là một tài liệu Office. Cơ bản thì mọi thứ đến từ một máy tính khác
đều tiềm ẩn rủi ro.
Lưu ý Đôi khi các mã độc không ẩn mình và tấn công một cách công khai.
Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn cũng nên cẩn
thận khi ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải
trang web giả mạo không trước khi điền thông tin. Ví dụ bạn phải chắc rằng mình
đang ở trang web chính thức của ngân hàng bạn mở tài khoản chứ không phải ở một
trang có giao diện giống nó.
Một lưu ý khác là khi bạn lướt qua một trang web thực tế bạn đang tải về các file
từ Server. Hãy chắc rằng trang web đó đáng tin cậy.
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro
Cách cơ bản nhất để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren
máy tính của bạn luôn cập nhật. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật -

cái mà giới truyền thông hay gọi là bản vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa mới
xuất hiện. Các bản cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office.
Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật cả Windows và office bằng
cách ghé qua trang cập nhật của Microsoft.
Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải về các bản cập
nhật khi chúng được phát hành. Một khi đã thiết lập xong, chương trình sẽ luôn được
tự động cập nhật.
d. Phần mềm chống Virus
Cách phòng vệ quan trọng nhất là sử dụng các chương trình chống Virus. Hãy
cài đặt và cập nhật thường xuyên.
Nếu máy tính của bạn nằm trong hệ thống mạng có thể người quản trị mạng sẽ
thực hiện thay bạn điều đó.
Các phần mềm chống Virus được thiết kế để phát hiện các Virus đã được nhận
dạng. Vì virus mới không ngừng được phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình

thường xuyên. Khi một virus mới xuất hiện trên thế giới, nhà sản xuất phần mềm diệt
virus thường tung ra bản cập nhật trong vòng vài giờ sau khi nhận diện virus.
e. Một số thiết lập an ninh khác
Có thể tổng kết các ước bạn cần thự hiện để tăng cường an ninh hệ thống như sau:
Cài chương trình diệt virus và spyware.
Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt như "&" "%" "$"...).
Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin
Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng
f. An toàn cho email
Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus nhất là email và các file đính kèm.
Đôi khi chỉ cần mở một email cũng có thể kích hoạt virus.
Ngay cả khi đã cài đặt chương trình chống virus, một virus mới có thể xuất và
nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thông tin về nó. Vì vậy, hãy thận trọng với các file
đính kèm đặc biệt là khi người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên một người
quen như nội dung không phù hợp), hoặc nếu tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất
thường.

Lưu ý Outlook 2007 có các tính năng ẩn phòng chống virus trong file đính kèm.
Ví dụ các loại file thường được dùng để phát tán virus sẽ tự động bị chặn .
Ngoài ra nếu bạn vẫn lo lắng về là thông tin bạn nhận được có thể chứa virus thì
vẫn có một số cách hiệu quả ngoài việc dùng phần mềm. Chẳng hạn bạn có thể gọi
điện cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay
email được gửi từ một kẻ mạo danh nào đó.
Lưu ý Đừng bao giờ mở các email và file đính kèm đáng nghi trước khi bạn có
thể xác minh thông tin người gửi.
_The end_

GIÁO TRÌNH

Tìm hiểu Microsoft Excel 2007
LÊ VĂN HIẾU
2009
VIỆT NAM
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007
MỤC LỤC
PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 ..................................................................... 6

1. Làm quen nhanh với Excel 2007............................................................................. 6
a. Những thuật ngữ cần nhớ ..................................................................................... 6
b. Ribbon công cụ mới của Excel 2007 ................................................................... 6
c. Chuẩn XML ......................................................................................................... 7
2. Tìm hiểu Excel 2007: Tạo một workbook đầu tiên ................................................ 7
a. Mở một workbook có sẵn .................................................................................... 7
b. Lưu workbook ...................................................................................................... 8
c. Đóng workbook.................................................................................................... 9
d. Sắp xếp workbook ............................................................................................... 9
e. Thủ thuật cơ bản với worksheet ........................................................................... 9
3. Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức ......................................................... 11
a. Tìm hiểu về công thức Excel 2007 .................................................................... 11
b. Bắt đầu với dấu bằng (=) ................................................................................... 12
c. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một cột (SUM) .................................. 12
d. Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới .............................. 13
e. Tìm hiểu về cell (ô) ............................................................................................ 14
f. Cập nhật kết quả công thức ................................................................................ 14
g. Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột ....................................... 15
h. Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007 ......................................... 15
i. Tìm giá trị trung bình .......................................................................................... 15
j. Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất...................................................................... 16
k. In các công thức để dễ ghi nhớ .......................................................................... 16
l. Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính ................................................................... 17
m. Tìm nhiều công thức khác ................................................................................ 18
4. Cách dùng hàm trong Excel 2007 để xác định thông tin ngày ............................. 18
a. Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel như thế nào? ................................ 18
b. Bài học thứ hai: Tính toán ngày tháng bằng cách sử dụng công thức ............... 20
PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ ................................................................................ 24

1. Làm thế nào để tạo một biểu đồ trong Excel 2007 ............................................... 24
a. Tạo biểu đồ trong Excel 2007 ............................................................................ 24
b. Cách tạo biểu đồ ................................................................................................ 24
c. Làm thế nào để dữ liệu worksheet xuất hiện trong biểu đồ ............................... 25
d. Tìm hiểu về Chart Tools .................................................................................... 26
e. Thay đổi biểu đồ ................................................................................................ 26
f. Thêm tiêu đề cho biểu đồ ................................................................................... 27
PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE ............................................. 28
1. PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports trong Excel 2007 ....................... 28
a. Lấy dữ liệu để làm việc ...................................................................................... 28
b. Xem lại dữ liệu nguồn ....................................................................................... 28
c. Tạo hộp thoại PivotTable ................................................................................... 29
d. Cơ bản về PivotTable Report ............................................................................. 30
2. PivotTable II: Lọc các dữ liệu trong một PivotTable của Excel 2007.................. 30
a. Chỉ xem dữ liệu mà bạn muốn xem trong báo cáo PivotTable .......................... 30
b. Lọc để xem ra một trong nhiều sản phẩm.......................................................... 31
c. Giới hạn bộ lọc cho một sản phẩm .................................................................... 31
d. Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao ................................................................. 32
e. Lọc thông tin theo thời gian ............................................................................... 32
f. Hủy bỏ bộ lọc ..................................................................................................... 32
g. Hủy bỏ một filter trong báo cáo PivotTable ...................................................... 33
3. PivotTable III: Tính toán dữ liệu trong những báo cáo PivotTable của Excel 2007
................................................................................................................................... 34
a. Làm việc với số .................................................................................................. 34
b. Tóm tắt dữ liệu một cách khác........................................................................... 34
c. Thực hiện một phép tính % ................................................................................ 35
d. Nhân viên nào nhận tiền thưởng? ...................................................................... 35
PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN .............................................................................. 36
1. Chia sẻ dữ liệu của Excel với những ứng dụng khác bằng cách xuất bản lên
SharePoint ................................................................................................................. 36
a. Chia sẻ dữ liệu Excel lên SharePoint ................................................................. 36
b. Lấy địa chỉ website cho trang SharePoint.......................................................... 36

c. Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I.............................................................. 37

d. Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II ............................................................ 37
e. Xem danh sách mới của bạn trên trang web SharePoint ................................... 38
f. Cho mọi người biết danh sách ở đâu .................................................................. 38
g. Duyệt lại danh sách SharePoint ......................................................................... 39
h. Cập nhật dữ liệu bảng biểu Excel ...................................................................... 39
2. Excel Services I: Phần căn bản ............................................................................. 40
a. Lưu Workbook đến trang web SharePoint của bạn ........................................... 40
b. Tìm hiểu về Excel Services ............................................................................... 40
3. Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị và phân quyền .............................................. 41
a. Làm thế nào để ngăn người khác chỉnh sửa ....................................................... 41
b. Sự khác nhau giữa sử dụng workbook trong Excel và Excel Services ............. 42
c. Những gì bạn cần cho Excel Services ................................................................ 43
d. Phần mềm yêu cầu cho Excel Services.............................................................. 44
e. Những thư viện tài liệu và Excel Services ......................................................... 44
f. Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services .................................................... 45
2. Excel Services I: Phần căn bản (box)................................................................... 46
a. Lưu Workbook đến trang web SharePoint của bạn ........................................... 46
b. Tìm hiểu về Excel Services ............................................................................... 46
4. Excel Services III: Kiểm soát những gì bạn chia sẻ ............................................. 47
a. Giới thiệu về việc phân quyền với Excel Services ............................................ 47
b. Tác động của việc phân quyền........................................................................... 48
c. Làm thế nào để thêm người cho nhóm Viewers ................................................ 48
d. Giữ dữ liệu riêng tư trong Excel Services ......................................................... 49
5. Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin ........................................................ 49
a. Bước 1: Kiểm tra tên cell ................................................................................... 50
b. Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services ............................................................ 50
c. Bước 3: Cho phép dữ liệu được truy cập trong Excel Services ......................... 51
d. Bước 4: Nhập những giá trị trong Excel Services ............................................. 51
PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN ........................................................... 52
1. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 .......................................................... 52

a. Ribbon ................................................................................................................ 52
b. Nhiều tùy chọn cần thiết khác ........................................................................... 53
c. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn ....................................................................... 54
d. Chuẩn XML ....................................................................................................... 54
e. Hệ thống phím tắt trong Office 2007 ................................................................. 54
2. An toàn thông tin ................................................................................................... 55
a. Các đe dọa an ninh ............................................................................................. 56
b. Nguồn lây nhiễm ................................................................................................ 57
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro .................................................... 57
d. Phần mềm chống Virus ...................................................................................... 58
e. Một số thiết lập an ninh khác ............................................................................. 59
f. An toàn cho email ............................................................................................... 59

PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007
1. Làm quen nhanh với Excel 2007
Tìm hiểu giao diện mới và cách hoàn thành các tác vụ hàng ngày trên Excel 2007,
một chút khái niệm về chuẩn định dạng XML.
a. Những thuật ngữ cần nhớ
Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ dữ
liệu. Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại
thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Mỗi workbook chứa rất nhiều
worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.
Worksheet: Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với
dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet được
lưu trong workbook.
Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì
256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ.
Chart sheet: Thực chất là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.
Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ
workbook. Bạn có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác bằng thao tác đơn giản
là nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
b. Ribbon công cụ mới của Excel 2007
Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn

Khi lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể làm cho bạn choáng
ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với các phiên bản trước. Thay cho các thanh trình
đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình,
giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon. Bộ công cụ Ribbon
gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer,
Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng
hơn. Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel 2007, các
lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay.
Hình minh họa các Ribbon
c. Chuẩn XML
Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML
(eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS. Chuẩn
này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với
các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được
quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết.
2. Tìm hiểu Excel 2007: Tạo một workbook đầu tiên
Làm thế nào để tạo một workbook, nhập và chỉnh sửa văn bản và số liệu, thêm
dòng, cột…
a. Mở một workbook có sẵn

WorkBook và Worksheet
Bạn có thể mở một tập tin sẵn có bằng những cách khác nhau:
Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open. Trong hộp thoại Open, chỉ
đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở rồi nhấn nút Open (hay
nhấn ENTER trên bàn phím hoặc bấm đôi phím trái chuột) để mở tập tin.
Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng đối với những tập tin từng được làm việc với phần
mềm Excel trên máy tính của bạn. Bấm chọn tên tập tin trong danh sách tài liệu được
mở trong thời gian gần nhất (Recent Documents) trên nút Office để mở tập tin. Excel
2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần nhất.
Cách thứ ba: Tìm đến tập bằng trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi
chuột lên tập tin để mở.
b. Lưu workbook
Sau khi làm việc với tập tin, điều cốt tử là phải lưu lại những chỉnh sửa, thay đổi, nếu
không, công sức của bạn xem như bỏ biển. Excel 2007 cung cấp một cơ chế sao lưu tự
động trong một khoảng thời gian nhất định (mặt định là 10 phút/lần). Nhưng bạn có
thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian giữa các lần sao lưu lại để đề phòng trường
hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện. Cách tùy chỉnh rất đơn giản: Bấm
vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn
Save AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu tự động theo ý
muốn.

Tùy chỉnh sao lưu tự động trong Excel 2007
Trên đây là chế độ lưu tự động, tuy nhiên có lúc bạn cần phải thực hiện sao lưu thủ
công. Sau đây là vài cách lưu workbook:
Chọn nút có hình chiếc đĩa mềm trên thanh Quick Access Tollbar ở góc trên cùng
bên trái màn hình để mở nhanh chức năng Office Save để tiến hành sao lưu
tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực hiện
công việc quan trọng này.
Nếu muốn tạo bản sao để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức năng Save As và đặt tên
khác, cũng như chọn kiểu tập tin tại Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao)
bạn vừa tạo ra. Cuối cùng nhấn nút Save để lưu trữ.
c. Đóng workbook
Sau khi làm việc và sao lưu xong, bạn phải đóng workbook. Đây là những cách đóng
phổ biến: Chọn nút Office, sau đó chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " ở góc
trên bên phải màn hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 hoặc Ctrl+W.
d. Sắp xếp workbook
Excel 2007 cung cấp cho bạn khả năng sắp xếp lại các workbook được mở cùng lúc.
Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại giữa các các workbook thuận tiện hơn. Để sắp xếp,
bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, tiếp theo chọn cho mình một
kiểu bố trí thích hợp nhất.
e. Thủ thuật cơ bản với worksheet
Chèn và xóa cột ô (cell), (column) , dòng (row): Bạn có thể chèn thêm các cột,
dòng, ô vào vùng làm việc của worksheet.

Các ô được chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên trên ô hiện hành. Các ô đang được
chọn cũng có thể dịch chuyển được qua phải hoặc xuống dưới ô hiện hành. Excel
2007 cho phép thực hiện việc chèn thêm các dòng lên bên trên, các cột vào bên trái ô
hiện hành. Đồng thời, bạn có thể xóa đi các ô, các dòng và cột không phù hợp.
Các ô chứa dữ liệu
Chèn thêm worksheet mới vào workbook: Để làm việc này, bạn chỉ cần làm theo
một trong các cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet
hiện hành; chọn tab Home, trong nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột
lên thanh sheet tab và chọn Insert…, chọn Worksheet và nhấn nút OK trong hộp
thoại Insert, sẽ có ngay một Sheet mới được chèn vào.
Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm
Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet. Cách nhanh hơn là nhấp
phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa.
Đổi tên một worksheet: Việc này rất đơn giản, chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet
cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, kế đến nhập vào tên mới và cuối cùng
nhấn phím ENTER.
Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: /
\ ? *: ) để đặt tên cho sheet.
Sắp xếp các worksheet: Đối với việc di chuyển một số sheet, cách nhanh nhất là
dùng chức năng kéo thả của Excel. Người dùng có thể bấm và giữ phím trái chuột lên
tên sheet rồi kéo đến vị trí mới để thả xuống.
Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, thì bấm phím phải chuột lên tên sheet cần
sắp xếp, chọn Move or Copy. Lúc đó sẽ xuất hiện hộp thoại Move or Copy. Chỉ cần
bấm chọn tên sheet, sau đó bấm OK để di chuyển.

Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao
trong vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành.
Muốn cùng lúc sao chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet
cần sao chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab rồi thả
chuột. Lưu ý: cần chọn nhiều sheet bằng lệnh Ctrl + nhấp chuột trước khi thực hiện
lệnh này.
Trường hợp bạn muốn chép các sheet sang một workbook khác thì mở workbook
nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích trong To book.
Ngoài những thủ thuật trên, bạn có thể tô màu cho sheet tab để dễ quản lý thanh sheet
tab hơn. Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu rồi chọn Tab
Color và chọn màu thích hợp để tô.
Bạn cũng có thể làm ẩn hoặc hiện worksheet bằng cách nhấp phím phải chuột lên tên
sheet, sau đó chọn Hide để giấu nó đi. Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp
phím phải chuột lên thanh Sheet tab, chọn Unhide, tiếp theo chọn tên sheet và nhấn
nút OK để cho nó hiển thị trên màn hình.
3. Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức
Làm thế nào để chèn những công thức đơn giản vào bảng tính và tự động cập nhật kết
quả.
a. Tìm hiểu về công thức Excel 2007
Ví dụ hình trên bạn đang nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần
Entertainment và worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) vẫn chưa
được nhập. Trong phần này bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng Excel để làm những bài
toán căn bản bằng những công thức đơn giản.

b. Bắt đầu với dấu bằng (=)
1. Nhập công thức trong ô C6.

2. Nhấn nút ENTER để xem kết quả.
3. Khi nào bạn click vào ô C6, công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức (formula
bar).
Hai đĩa CD được mua trong tháng Hai trị giá là $12.99 và $16.99. Vậy tổng giá trị chi
tiêu cho đĩa CD trong tháng hai là hai đĩa CD. Bạn có thể cộng những giá trị này trong
Excel bằng cách nhập công thức vào ô C6.
Những công thức của Excel luôn bắt đầu từ dấu (=). Như vậy công thức của ô C6 là:
=12.99+16.99
Dấu cộng (+) là một thuật toán để Excel cộng thêm giá trị. Nếu bạn tự hỏi làm thế nào
để có được kết quả này thì công thức sẽ hiện rõ hơn ở thanh công thức
khi bạn click vào ô C6.
Bạn cũng nên biết các thuật toán của Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu
nhân (*) và dấu chia (\).
c. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một cột (SUM)

Để có kết quả chi tiêu trong tháng 1, click vào ô B7 và sau đó thực hiện các bước sau:
1. Trên tab Home, click nút Sum trong nhóm Editing.

2. Công thức sẽ xuất hiện trọng ô B7.
3. Nhấn ENTER để có kết quả trong ô B7.
4. Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên thanh công thức.
Bạn có thể cộng chi tiêu trong tháng Giếng trong ô B7 bằng cách nhấn lệnh Sum
trong nhóm Editing, trên tab Home, nó sẽ tự động cộng giá trị của một cột. Cách làm
này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập công thức. Khi nhấn
ENTER kết quả hiện ra trong ô B7 là 95.94. Công thức là =SUM(B3:B6) xuất hiện
trên thanh công thức khi bạn click vào ô B7.
d. Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới
1. Dùng chuột kéo phần dưới của ô công thức đến một ô cũng sử dụng cùng một công
thức, sau đó thả chuột ra.
2. Nút Auto Fill Options xuất hiện và kết quả cũng hiện ra
Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực hiện hơn việc tạo ra một
công thức mới. Trong ví dụ trên bạn đã được xem qua việc copy công thức tổng cộng
chi tiêu trong tháng 1 để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng 2.
Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên
dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành dấu thập màu đen (+). Kế tiếp kéo
phần fill handle sang ô C7. Khi phần fill handle được thả ra, thì tổng giá trị ô
C7 xuất hiện với giá trị 126.93. Công thức xuất hiện trên thanh công thức là
=SUM(C3:C6), khi bạn click vào ô C7.

Sau khi copy công thức nút Auto Fill Options xuất hiện để bạn có thêm chọn lựa
format, nhưng trong trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng. Nút sẽ biến
mất khi bạn click vào một ô khác.
e. Tìm hiểu về cell (ô)
Ô kham khảo Giá trị kham khảo

A10 Ô trong cột A và dòng thứ 10
A10, A20 Ô A10 và ô A20
A10:A20 Bao gồm các ô trong cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20
B15:E15 Bao gồm các ô từ dòng 15 từ cột B đến cột E
A10:E20 Bao gồm các ô trong cột A đến cột E từ dòng thứ 10 đến
dòng thứ 20
Việc xác định các ô để dùng vào việc ứng dụng công thức. Excel thường sử dụng cách
sử dụng ngắn ngọn như A1 để xác định cột bằng ký tự và dòng là những con số.
f. Cập nhật kết quả công thức
Giả sử rằng giá trị 11.97 trong ô C4 bị sai, vì nó phải được cộng thêm 3.99 mới chính
xác do vậy bạn nên chọn ô C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó
nhấn ENTER:
Trên hình trên cho thấy giá trị của ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel cũng tự động cập
nhật tổng giá trị chi tiêu trong ô C7 thành 130.92 từ 126.93. Excel có thể cập nhật
được vì công thức của nó trong ô C7 là "=SUM(C3:C6)". Nếu bạn không sử dụng
công thức cho ô C7, thì giá trị sẽ không được cập nhật. Bạn cũng có thể sửa đổi hoặc
nhập công thức trực tiếp trên thanh công thức thay vì nhập vào các
ô.

g. Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột
1. Trong ô C9, nhập dấu bằng (=), nhập SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn “(”.
2. Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấy phẩy (,) trong ô C9.
3. Nhấn vào ô C6 và sau đó đóng dấu ngoặc đơn “)” trong ô C9.
4. Nhấn ENTER để hiện thị kết quả.
Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM cũng có thể áp dụng cho một vài giá trị trong cột
bằng cách chọn một vài giá trị có liên quan.
h. Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007
Công thức Tính năng

AVERAGE Tính trung bình
MAX Giá trị lớn nhất
MIN Giá trị nhỏ nhất
Hàm SUM chỉ là một trong các tính năng của Excel, ngoài ra nó còn có các công thức
khác như AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực hiện các công thức để có kết
quả ngay. Nếu bạn tự tính toán, thì thật sự khó khăn để ra kết quả chính xác.
i. Tìm giá trị trung bình

Để tìm giá trị trung bình của hai tháng, click vào ô C7 và sau đó:
1. Trân tab Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên của nút Sum và sau đó chọn
Average.
2. Nhấn ENTER để hiện thị kết quả trong ô D7.
Bạn cũng có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết quả
sẽ ra tương tự.
j. Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất
Để tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi, click ô F7 và sau đó:
Trên tab Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên trên nút Sum và sau đó chọn Max.
1. Nhấn Enter để hiển thị kết quả trong ô F7.
2. Công thức MAX tìm ra giá trị lớn nhất trong một dãy số và chức năng MIN tìm ra
giá trị nhỏ nhất. Với ví dụ trên công thức là “MAX(F3:F6)” và giá trị lớn nhất là
131.95.
Để tìm giá trị nhỏ nhất trong ví dụ trên, click vào Min sau đó ENTER, kết quả sẽ hiện
ra. Trong trường hợp này công thức là “=MIN(F3:F6)” và kết quả là 131.75.
k. In các công thức để dễ ghi nhớ

Bạn có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng hoặc bàn làm việc để nhắc nhở
bạn tạo ra công thức này như thế nào. Để in các công thức bạn cần thể hiện công thức
trên bảng tính (worksheet), làm điều này bằng cách nhấn tab Formulas và trong nhóm
Formula Auditing chọn Show Formulas . Bây giờ chỉ việc click nút Microsoft
Office và in ấn.
Nếu bạn muốn ẩn công thức thì cũng lập lại cách bạn làm cho nó hiện lên bảng tính.
Hoặc bạn có thể dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết đều có trên bàn phím) để hiện
hoặc ẩn công thức trên bảng tính.
l. Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính
Một khi dấu ##### xuất hiện trên bang tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp
để hiển thị kết quả của nó.
Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi
thường gặp nhất:
##### Cột không đủ rộng để hiện thị kết quả trong ô, nên kéo chiều rộng cho ô.

#REF! Một giá trị không hợp lệ. Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên.
#NAME? Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó. Khi bạn click vào
ô #NAME? thì nó sẽ hiện ra nút để bạn có thể sửa sai.
m. Tìm nhiều công thức khác
Click vào nút Sum trong nhóm Editing, trên tab Home và sau đó chọn More
Functions để mở hộp thoại Insert Function. Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích
như tính năng ngày giờ. Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this
function để tìm hiểu các tính năng khác.
4. Cách dùng hàm trong Excel 2007 để xác định thông tin ngày
a. Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel như thế nào?

Có một sự khác biệt giữa ngày có nghĩa gì với bạn và ngày có nghĩa như thế nào đối
với Excel. Với bạn 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn với Excel, 8/22/2010 là một
dãy số 40412. Chính vì vậy bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng như thế nào để
Excel có thể hiểu được, chuyện này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Calendar (Lịch) của Excel bắt đầu từ năm 1900
Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi
thường gặp nhất:
Ngày tháng lưu trữ trong Excel là một dãy số bắt đầu bằng 1 đại diện cho ngày 1
tháng 1 năm 1900, đó chính là ngày lịch của Excel bắt đầu. Và mỗi ngày Excel cộng
thêm một con số. Chẳng hạn như ngày 2 tháng 1 năm 1900 tương đương với số 2.
Điều này có nghĩa là khi bạn nhập 8/22/2010, thì Excel lưu trữ là 40412 hoặc 40411
ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900.
Excel nhận diện ngày tháng như thế nào?
1. Chọn Date trong Category.

2. Chọn cách thể hiện ngày tháng trong Type.

Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, hoặc August 22, 2010, Excel sẽ lưu trữ dãy số
40412. Chỉ trong trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ra ngày như
August-22,2010 hoặc 8,22,10, Excel sẽ lưu trữ dưới dạng text, chứ không phải lưu trữ
dưới dạng dãy số.
b. Bài học thứ hai: Tính toán ngày tháng bằng cách sử dụng công thức
Hàm Tìm kiếm

NETWORKDAYS Số lượng ngày làm việc giữa hai thời điểm
WORKDAY Tìm thời điểm sau một số ngày làm việc và xác định thời
gian bắt đầu
DATE Tìm một thời điểm sau một số tháng
TODAY Tìm thời điểm sau một số năm, một số tháng và một số
ngày
Để thực hiện phép tính số học trong Excel, cần thiết phải sử dụng công thức. Trong
phần này bạn sẽ được hướng dẫn những công thức đơn giản để tính toán số ngày giữa
hai thời điểm và bạn cũng sẽ hiểu tại sao nó rất quan trọng trong việc nhập ngày tháng
mà Excel có thể hiểu được. Bạn cũng sẽ được hướng dẫn tìm hiểu những công thức để
giải những thuật toán như tìm hiểu bạn đã sống được bao nhiêu ngày.
Cách tìm ra số ngày giữa hai thời điểm
1. Công thức trong bảng tính.

2. Kết quả của công thức.
3. Công thức trong thanh Fomular.
Ví dụ rằng hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu từ ngày
21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày nữa đến kỳ nghỉ. Để
tính toán điều này bạn nhập công thức như sau: “=A3-A2”. Kết quả là 73 ngày giữa
hai thời điểm. Excel hiểu được giá trị của ô A2 và A3. Trong ô A2 có giá trị là 40411
(6/9/2010) và ô A3 có giá trị là 40338. Lấy ô A3 trừ ô A2 thì bằng 73.

Chú ý rằng dấu bằng (=) trong Excel có nghĩa là công thức, dấu trừ (-) có nghĩa là trừ
đi một giá trị và ô A3, A2 là những ô có giá trị liên quan.
Cách tính ngày làm việc giữa hai thời điểm

Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) giữa hai thời điểm không thể thực hiện
bằng phép tính đơn giản, mà nó cần có một công thức tính đó là NETWORKDAYS.
Lấy lại ví dụ hôm nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu từ ngày
21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày làm việc nữa mới đến
kỳ nghỉ. Bạn có thể nhập công thức “=NETWORKDAYS(A2,A3)”. Kết quả ra là còn
53 ngày làm việc nữa mới đến kỳ nghỉ hè.
Tìm kiếm ngày sau một số ngày làm việc


Giả sử bạn cần tìm ra một ngày chẳng hạn như ngày hoàn thành dự án sau một số
ngày màl việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều này thật dễ dàng với công thức
WORKDAY. Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành và dự án
bắt đầu từ ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) và bạn muốn biết ngày kết thúc
dự án. Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 và ô A3 như hình trên, kế tiếp bạn
nhập thông tin về những ngày nghỉ, mỗi ngày nghỉ là một ô và sau đó nhập công thức
“=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào một ô trống.
Dự án sẽ hoàn thành trước ngày 22 tháng 4 năm 2011 (4/22/2011). Excel cộng 80
ngày làm việc (ô A3) và tự động trừ ngày cuối tuần cũng như ngày nghỉ trong khoảng
thời gian ở ô A4:A6.
Tìm một thời điểm sau một số tháng

Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày 9 tháng 6 năm 2011
(6/9/2011) và bạn cần tìm ra ngày kết thúc dự án. Bạn có thể sử dụng DATE, hàm này
có ba đối số gồm năm, tháng và ngày.
Ví dụ 25 trong ô B2 và bạn nhập công thức trong ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)”.

2011là đối số năm, 6 công một giá trị trong B2 là đối số tháng và 9 là đối số ngày, dấu
phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số.
Kết quả là dự án sẽ kết thúc vào ngày 9 tháng 7 năm 2013 (7/9/2013)
Tìm thời điểm sau một số năm, một số tháng và một số ngày


Hãy tưởng tượng rằng bạn được giao một năm bảy tháng và 15 ngày để hoàn thành dự
án và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án. Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn hãy
nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 như hình minh họa trên.
2011 cộng một giá trị trong ô B2 là đối số năm, 6 cộng một giá trị trong ô B3 là đối số
tháng, 9 cộng một giá trị trong ô B4 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số
và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả dự án kết thúc vào
ngày 24 tháng 1 năm 2013.

PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ
1. Làm thế nào để tạo một biểu đồ trong Excel 2007
a. Tạo biểu đồ trong Excel 2007
Trong Excel 2007, bạn có thể tạo ra một biểu đồ trong 10 giây. Sau khi bạn tạo ra một
biểu đồ, bạn có thể dễ dàng thêm các yếu tố mới vào nó như tiêu đề hoặc thay đổi
cách trình bày của biểu đồ. Với Excel 2007 bạn cũng biết cách biến các con số và text
thành nội dung của một biểu đồ.
b. Cách tạo biểu đồ
Tạo một biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào một trong các loại biểu đồ nhóm Charts,
trên tab Insert.
Hình trên là một worksheet cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty Northwind
Traders Tea theo dạng báo cáo con số và bạn có thể chuyển sang dạng biểu đồ để dễ
dàng so sánh tình hình kinh doanh.
1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề (tháng một, tháng
hai, tháng ba) và tên của nhân viên bán hàng.
2. Sau đó, click vào tab Insert, và trong nhóm Charts, click vào nút Column. Bạn có
thể lựa chọn một loại biểu đồ, nhưng biểu đồ cột thường được sử dụng để so sánh.
3. Sau khi bạn click vào Column, bạn sẽ thấy một số loại biểu đồ cột để lựa chọn.
Click vào Clustered Column, cột đầu tiên của biểu trong danh sách 2-D Column.
Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại khi bạn ngừng con trỏ vào bất cứ biểu đồ nào.
Các ScreenTip cũng sẽ cho bạn thấy thông tin của từng loại biểu đồ.

Nếu bạn muốn thay đổi các loại biểu đồ sau khi bạn tạo biểu đồ của bạn, nhấp chuột
vào bên trong các biểu đồ. Trên tab Design, dưới Chart Tools, trong nhóm Type,
bấm vào Change Chart Type và chọn một loại biểu đồ khác.
c. Làm thế nào để dữ liệu worksheet xuất hiện trong biểu đồ
Trong biểu đồ trên, dữ liệu từ mỗi worksheet cell là một cột. Hàng tiêu đề (tên nhân
viên kinh doanh) là những biểu đồ ghi chú văn bản bên phải, và tiêu đề cột (những
tháng của năm) ở dưới cùng của biểu đồ. Trong biểu đồ, Cencini (đại diện bởi giữa cột
cho mỗi tháng) bán được nhiều nhất sản phẩm trà (tea) trong tháng một và tháng hai,
nhưng cô đã bị qua mặt bởi Giussani trong tháng ba.
Dữ liệu cho mỗi người kinh doanh xuất hiện trong ba cột riêng biệt, một cột cho mỗi
tháng. Chiều cao của mỗi biểu đồ tương ứng đến các giá trị trong cell mà nó đại diện.
Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm thế nào để những nhân viên kinh doanh so sánh với
nhau theo từng tháng.
Mỗi hàng dữ liệu của nhân viên kinh doanh có một màu khác nhau trong biểu đồ. Biểu
đồ ghi chú tạo ra từ các hàng tiêu đề trong worksheet (tên những nhân viên bán hàng),
màu sắc mà đại diện cho các dữ liệu cho mỗi nhân viên kinh doanh. Ví dụ dữ liệu của
Giussani là màu xanh đậm và là cột bên trái của từng mỗi tháng.
Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, và tháng Ba, bây giờ đang ở dưới
cùng của biểu đồ. Ở phía bên trái của biểu đồ, Excel đã tạo ra một tỷ lệ của số để giúp
bạn giải thích cột chiều cao.
Bất kỳ thay đổi dữ liệu trong các worksheet sau khi biểu đồ được tạo ra, ngay lập tức
biểu đồ cũng thay đổi.

d. Tìm hiểu về Chart Tools
Khi bạn tạo một biểu đồ, Chart Tools xuất hiện trên Ribbon, trong đó bao gồm các
tab Design, Layout và tab Format.
Bạn nên biết về Chart Tools, trước khi bạn tìm hiểu về biểu đồ. Sau khi biểu đồ được
chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout và Format.
Trên những tab này bạn sẽ tìm thấy những lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ.
Khi bạn hoàn thành các biểu đồ, nhấp chuột bên ngoài biểu đồ. Chart Tools sẽ biến
mất, để nó xuất hiện trở lại, thì click vào biểu đồ.
e. Thay đổi biểu đồ
Bạn có thể tạo biểu đồ của bạn so sánh dữ liệu của người khác bằng cách nhấp chuột
vào một nút để chuyển biểu đồ xem từ loại này sang loại khác. Để tạo biểu đồ, click
vào Switch Row/Column trong nhóm Data trên tab Design. Trong biểu đồ bên phải,

dữ liệu được nhóm theo các hàng và so worksheet cột. Bạn có thể chuyển biểu đồ trở
lại xem bản gốc bằng cách click vào Switch Row/Column lần nữa.
Để giữ cả hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy nó và sau đó paste nó trên
worksheet khác. Sau đó, chuyển về xem bản gốc của các biểu đồ bằng cách click vào
trong biểu đồ ban đầu và click vào Switch Row/Column.
f. Thêm tiêu đề cho biểu đồ
Bạn có thể cung cấp một tiêu đề cho chính biểu đồ chính cũng như để biểu đồ trục đo
và mô tả dữ liệu biểu đồ. Điều này có hai biểu đồ trục. Một ở phía bên trái là trục
chiều dọc (còn gọi là giá trị hoặc trục y). Trục này là tỉ lệ của các số mà bạn có thể
giải thích cột chiều cao. Những tháng của năm ở dưới cùng là trên trục ngang (cũng
được biết đến như là các thể loại hoặc trục x).
Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin về biểu đồ của bạn
Để thêm tiêu đề biểu đồ một cách nhanh chóng bằng cách click chuột vào biểu đồ, sau
đó đến nhóm Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More để xem tất cả
các layout (trình bày). Mỗi sự lựa chọn hiện thị mỗi layout khác nhau có thể làm thay
đổi những yếu tố của biểu đồ. Trong biểu đồ trên:
1. Tiêu đề cho biểu đồ này là Northwind Traders Tea, tên của một sản phẩm.
2. Tiêu đề cho các trục dọc bên trái là Cases Sold.
3. Tiêu đề cho các trục ngang ở dưới cùng là First Quarter Sales.
Một cách khác để nhập tiêu đề là trên tab Layout, trong nhóm Labels, bạn có thể
thêm tiêu đề bằng cách click chuột vào Chart Titles và Axis Titles.

PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE
1. PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports trong Excel 2007
Làm thế nào để tự tạo ra một báo cáo dạng PivotTable

a. Lấy dữ liệu để làm việc
Hãy tưởng tượng một worksheet Excel của những con số doanh thu với hàng trăm
ngàn dòng dữ liệu. Những worksheet trình bày tất cả những dữ liệu về nhân viên kinh
doanh ở hai quốc gia và họ bán bao nhiêu hàng hóa trong ngày, có rất nhiều dữ liệu để
giải quyết theo từng hàng chia thành nhiều cột khác.
Làm thế nào bạn có thể có được thông tin trong worksheet? Làm thế nào có thể hiểu
về tất cả những dữ liệu này? Tính tổng thể thì ai được bán được nhiều nhất? Ai bán
nhiều nhất theo mỗi quý hay theo mỗi năm? Quốc gia nào có doanh số bán hàng cao
nhất? Bạn có thể có câu trả lời bằng các báo cáo PivotTable. Một báo cáo PivotTable
chuyển tất cả dữ liệu thành các báo cáo ngắn gọn cho bạn biết chính xác những gì bạn
cần phải biết.
b. Xem lại dữ liệu nguồn
Trước khi bạn bắt đầu làm việc với một báo cáo PivotTable, hãy xem lại worksheet để
chắc chắn rằng nó đã được chuẩn bị cho báo cáo. Khi bạn tạo một báo cáo PivotTable,
mỗi cột dữ liệu nguồn trở thành một field mà bạn có thể sử dụng trong các báo cáo.
Fields tổng kết nhiều hàng thông tin từ các dữ liệu nguồn.

Tên của các field cho các báo cáo đến từ các tiêu đề cột trong dữ liệu nguồn. Hãy chắc
chắn rằng bạn có tên cho mỗi cột trên dòng đầu của worksheet trong dữ liệu nguồn.
Trong hình ở trên, các tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date và
OrderID trở thành tên các field.
Các dòng còn lại phía dưới tiêu đề nên chứa mục tương tự trong cùng một cột. Ví dụ,
phần text nên ở trong một cột, ngày tháng trong một cột khác. Nói cách khác, một cột
không nên có chứa số và text. Cuối cùng, không nên có cột trống với dữ liệu bạn đang
sử dụng cho các báo cáo PivotTable.
c. Tạo hộp thoại PivotTable
Khi các dữ liệu đã có, đặt con trỏ bất cứ nơi nào trong phần dữ liệu bao gồm tất cả các
dữ liệu worksheet trong báo cáo hoặc chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng trong các báo
cáo, sau đó trên tab Insert, trong nhóm Tables, bấm vào PivotTable và sau đó nhấp
vào PivotTable lần nữa, hộp thoại Create PivotTable sẽ mở ra. Chọn Select a table
or range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi của các dữ liệu đã được chọn, chọn
New Worksheet hoặc Existing Worksheet, nếu bạn không muốn báo cáo được đặt
trong một worksheet mới.

d. Cơ bản về PivotTable Report
1. Khu vực layout cho báo cáo PivotTable.

2. PivotTable Field List.
Hình trên cho bạn nhìn thấy trong worksheet mới sau khi bạn đóng hộp thoại Create
PivotTable.
Ở một phía là khu vực layout đã được sẵn sàn cho báo cáo PivotTable và phía bên kia
là PivotTable Field List. Danh sách này hiển thị các cột tiêu đề từ dữ liệu nguồn.
Như đã đề cập ở trên, mỗi tiêu đề là một field như Country, Saleperson, …
Bạn tạo một báo cáo PivotTable bằng cách di chuyển bất kỳ field nào đến khu vực
layout cho báo cáo PivotTable. Bạn làm việc này hoặc bằng cách chọn hộp bên cạnh
tên field, hoặc bằng cách bấm chuột phải vào một tên field và chọn một địa điểm để di
chuyển field đến.
Nếu bạn click bên ngoài khu vực layout (của một báo cáo PivotTable), PivotTable
Field List sẽ biến mất. Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên trong
khu vực layout báo cáo PivotTable.
2. PivotTable II: Lọc các dữ liệu trong một PivotTable của Excel 2007
Làm thế nào để lọc và dấu những dữ liệu được chọn trong những báo cáo PivotTable
a. Chỉ xem dữ liệu mà bạn muốn xem trong báo cáo PivotTable

Báo cáo PivotTable trước khi lọc
Hãy tưởng tượng rằng bạn đã mở một báo cáo PivotTable cho các sản phẩm được bán
bởi Adventure Works, một công ty hàng thể thao.
Báo cáo tóm tắt hơn 6.000 hàng dữ liệu, điều cho bạn thấy rằng dữ liệu có ý nghĩa như
thế nào. Ví dụ tổng doanh thu hàng năm cho mỗi sản phẩm trong một khoảng thời
gian ba năm và đó cũng là một tổng số doanh thu mới cho mỗi sản phẩm. Bây giờ bạn
muốn xem chi tiết. Adventure Works bán các sản phẩm khác nhau, từ chai nước
đường để xe đạp và vests. Bạn chỉ muốn xem doanh số bán xe đạp thôi. Sau đó, bạn
muốn xem loại xe đạp nào có doanh số cao nhất. Và sau đó bạn muốn xem một loại xe
đạp bán trong khoảng một thời gian nhất định.
Bạn tạo một báo cáo PivotTable bằng cách di chuyển bất kỳ field nào đến khu vực
layout cho báo cáo PivotTable. Bạn làm việc này hoặc bằng cách chọn hộp bên cạnh
tên field, hoặc bằng cách bấm chuột phải vào một tên field và chọn một địa điểm để di
chuyển field đến.
Nếu bạn click bên ngoài khu vực layout (của một báo cáo PivotTable), PivotTable
Field List sẽ biến mất. Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên trong
khu vực layout báo cáo PivotTable.
b. Lọc để xem ra một trong nhiều sản phẩm
Bây giờ bạn chỉ muốn xem các dữ liệu bán hàng xe đạp và cho ẩn tất cả các dữ liệu
còn lại. Để lọc các báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road
bikes (xe đạp) trong khu vực của báo cáo. trong mục Bạn bấm vào đó, vì xe đạp được
hiển thị trong khu vực hàng của báo cáo. Khi bạn bấm vào mũi tên đó, một trình đơn
xuất hiện với hộp Select field để bạn chọn lựa và lọc thông tin.
Trên trình đơn này là một danh sách cho thấy tất cả các hàng trong lĩnh vực mà bạn
chọn. Xem các mục trong danh sách để chọn đúng sản phẩm cần tìm thông tin và sản
phẩm nào cần lọc. Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes là sản
phẩm bạn cần tìm thông tin.
Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau đó chọn Road Bikes cuối cùng nhấp Ok,
báo cáo PivotTable sẽ cho thấy dữ liệu của phần road bikes. Các dữ liệu khác sẽ
không thay đổi, nhưng chúng không xuất hiện.
c. Giới hạn bộ lọc cho một sản phẩm
Bây giờ bạn đã lọc thông tin cho một sản phẩm và bạn muốn thu hẹp thông tin hơn
nữa, do có nhiều loại xe đạp khác nhau. Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350-
W, thì cách thực hiện như sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W trong cột

Road Bikes, sau đó nhấn chuột phải và đưa chuột đến filter, nó sẽ hiện ra một cửa sổ
nhỏ và bạn chọn Keep Selected Items. Cuối cùng chỉ có dữ liệu của Road – 350-W
hiện ra.
d. Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao
Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số hơn $100.000, bạn có thể sử dụng
Excel để xem thông tin trên, còn các không tin khác thì tạm thời ẩn. để thực hiện việc
này click vào mũi tên trên biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels, chọn
Product Name, tiếp theo chỉ vào ValueFilters. Bộ lọc đọc dữ liệu và chọn những dòng
có những ô phù hợp với yêu cầu của bạn, chọn Greater Than Or Equal To và chọn
hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 trong hộp rỗng. Kết quả bao gồm 13 trong tổng
số 38 loại xe đạp có doanh thu hơn $100,000.
e. Lọc thông tin theo thời gian
Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán như thế trong một khoảng thời gian xác định. Bằng
cách sử dụng bộ lọc, bạn có thể xem những thông tin trong khoảng thời gian bạn thích
và các thông tin khác tạm thời bị ẩn.
Để lọc thông tin theo từng năm chẳng hạn bạn muốn xem dữ liệu trong năm 2011 thôi
thì bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó click vào hộp Select All và
cuối cùng chọn hộp 2011. Excel ẩn các số liệu của 2009 và 2010, chỉ còn lại số liệu
năm 2011.
Nếu bạn muốn xem một thời gian cụ thể thì bạn hãy làm cách sau: chọn mũi tên bên
cạnh Column Labels, sau đó chỉ vào Date Filters, click Between, trong hộp thoại
Date Filter nhập dữ liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 và 12/8/2011 trong hai
hộp rỗng, thì báo cáo sẽ hiện thông tin từ ngày 8 tháng 11 năm 2011 đến ngày 8 tháng
12 năm 2011.
f. Hủy bỏ bộ lọc

1. Xóa bỏ một bộ lọc trong báo cáo PivotTable bằng cách nhấp chuột vào biểu
tượng bộ lọc , và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category".
2. Xoá bỏ một bộ lọc trong PivotTable Field List bằng cách di chuyển con trỏ qua
biểu tượng bộ lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất hiện và sau đó
nhấp vào Clear Filter From "Product Category".
Chìa khóa để xóa bỏ các bộ lọc cùng một lúc bằng cách sử dụng biểu tượng bộ lọc, nó
xuất hiện ở hai địa điểm khác nhau, một ở trên báo cáo PivotTable và một trong
PivotTable Field List .
g. Hủy bỏ một filter trong báo cáo PivotTable
Để loại bỏ một bộ lọc từ một field xác định, click vào biểu tượng ở bất cứ nơi nào
field bộ lọc xuất hiện trong báo cáo, ngay cả trên Row Labels hoặc trên Column
Labels. Sau đó click vào Clear Filter From < Field Name >. Hoặc lựa chọn các hộp
kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất cả các dữ liệu trong field nhìn thấy
được.
Nếu bạn không xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc:
Hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng khu vực của báo cáo để xóa bộ lọc: hoặc là
hàng hoặc là cột.
Phải chọn đúng tên field trong hộp Select field. Bạn thấy rằng hộp khi bạn nhấp chuột
vào biểu tượng bộ lọc, tên field trong hộp phải khớp với tên của field mà bạn xóa bộ
lọc từ đó. Nếu các tên field trong hộp không đúng, chọn đúng field từ danh sách xuất
hiện khi bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp.
Hủy bỏ một bộ lọc trong danh sách PivotTable Field
Di chuyển con trỏ qua các biểu tượng bộ lọc bên cạnh các tên field mà bạn muốn xóa
bỏ bộ lọc từ đó. Click vào mũi tên xuất hiện và sau đó nhấp vào Clear Filter From <
Field Name >.
Xóa bỏ tất cả bộ lọc ngay tức khắc
Trên Ribbon, click vào tab Options dưới PivotTable Tools. Trong nhóm Actions,
click vào Clear và sau đó nhấp vào Clear Filters.

3. PivotTable III: Tính toán dữ liệu trong những báo cáo PivotTable của
Excel 2007
Làm thế nào để tổng hợp dữ liệu bằng những hàm khác ngoài hàm SUM, như là
COUNT và MAX. Làm thế nào để diễn tả dữ liệu dạng phần trăm bằng cách sử dụng
những tính toán đặc thù. Làm thế nào để tự tạo các công thức trong các báo cáo
PivotTable.
a. Làm việc với số
Dữ liệu bán hàng tóm tắt trong một báo cáo PivotTable.
Đó là vấn đề tiền thưởng ở Contoso, Công ty phân phối thực phẩm. Hãy tưởng tượng
rằng bạn đã mở ra một báo cáo PivotTable có chứa dữ liệu về nhân viên kinh doanh
của công ty. Báo cáo tóm tắt của công ty này có khoảng 800 hàng dữ liệu trong Excel.
Nó cho biết doanh số của mỗi nhân viên trong từng năm và trong từng quý. Bây giờ
bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào con số theo một vài cách khác nhau, bạn muốn
biết số lượng bán hàng của mỗi nhân viên được thực hiện trong năm nay và bạn muốn
xem mỗi nhân viên đóng góp bao nhiêu cho tổng doanh số của công ty, … Khi bạn đã
thực hiện điều đó, bạn sẽ thấy nhân viên nào sẽ nhận được tiền thưởng và mỗi người
được thưởng bao nhiêu.
b. Tóm tắt dữ liệu một cách khác
Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính toán doanh số của từng nhân viên qua từng năm,
bạn có thể làm điều đó bằng cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thông
tin.
Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào bất cứ giá trị trong bảng báo cáo, đó là
khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rê chuột đến Summarize Data By và sau

đó nhấp vào Count. Những con số sẽ chuyển đổi từ một giá trị tổng thành giá trị
count. Các tiêu đề trên các số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales
Amount."
Sau đó bạn có thể phân loại các đơn đặt hàng để xem ai có được hầu hết các đơn đặt
hàng một cách dễ dàng nhất. Để làm việc này, hãy nhấp chuột phải vào trong bất kỳ ô
nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort và sau đó nhấp vào Sort Largest to
Smallest. Kết quả, Peacock là lần đầu tiên, với một grand tổng số 100 đơn đặt hàng,
theo sau là vua với 74, và sau đó Leverling với 73.
c. Thực hiện một phép tính %
Bây giờ bạn muốn xem tỷ lệ % của từng nhân viên trên tổng doanh thu. Peacock có
được hầu hết các đơn đặt hàng, nhưng chúng ta có thể tính số lượng đơn đặt hàng của
cô như thế nào so với tổng doanh thu.
Để làm được điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize
Data By và sau đó nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as trong hộp
thoại Value Field Settings mở ra. Sau đó, trong hộp Show values as, bấm vào mũi
tên và chọn % of total.
Peacock đã có 18 phần trăm trong tổng doanh số bán hàng cho các năm, cô ta được
doanh số cao nhất trong các nhân viên, tỷ lệ % trên tổng doanh thu không tưng ứng
với số đơn hàng nhiều nhất. King cótỷ lệ doanh thu cao kế tiếp với 14,42%, theo sau
là Davolio với 12,52%.
d. Nhân viên nào nhận tiền thưởng?
Bây giờ bạn sẽ tính toán ai sẽ nhận tiền thưởng và số tiền thưởng là bao nhiêu bằng
cách tạo ra một công thức sử dụng calculated field. Đây là một công thức mới được
đưa vào báo cáo PivotTable.
Ví dụ nhân viên nào bán hàng nhiều hơn $ 30.000 trong bất cứ quý nào thì được nhận
3% tiền thưởng doanh thu trong quá đó. Để tạo công thức, ở phía trên cùng của cửa
sổ, trên Ribbon, bạn bấm vào tab Options dưới PivotTable Tools, trong nhóm Tools,
bấm vào mũi tên trên nút Formulas và sau đó bấm vào Calculated Field.
Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức trong hộp Name,
trong hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales
Amount'>30000,3%)” để tìm ra người nhận tiền thưởng và sau đó bấm vào OK.
Diễn giải công thức này như sau: Nếu số doanh thu lớn hơn 30,000 trong một quý
thì thưởng 3% (3% này trên doanh số bán hàng). Còn nếu doanh số dưới 30,000 thì
tiền thưởng là 0.

PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN
1. Chia sẻ dữ liệu của Excel với những ứng dụng khác bằng cách xuất bản
lên SharePoint
Đưa dữ liệu lên SharePoint như thế nào.

a. Chia sẻ dữ liệu Excel lên SharePoint
Dữ liệu Excel chia sẽ lên SharePoint có nhiều thuận tiện hơn thay vì chia sẻ dữ liệu
bằng cách sử dụng e-mail, hoặc bằng cách đưa dữ liệu vào một thư mục mạng nào đó,
do SharePoint chỉ dành cho những người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu và
SharePoint tạo thuận lợi cho những người có thẩm quyền làm việc theo nhóm hết sức
hiệu quả.
b. Lấy địa chỉ website cho trang SharePoint
Trước khi bạn có thể xuất file bảng biểu đến SharePoint, bạn cần phải có địa chỉ web,
hoặc URL của SharePoint.

Phần chính của URL
Nếu chưa biết về SharePoint, bạn có thể hỏi nhân viên CNTT phụ trách website của
công ty của mình.
c. Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I
Bây giờ bạn đã sẵn sàng xuất file bảng biểu đến SharePoint.
1. Trên tab Table Tools Design xuất hiện khi bạn tạo ra một bảng biểu trong nhóm
External Table Data group…
2. …click Export…
3. …và sau đó click Export Table to SharePoint List.
d. Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II
Xuất file bảng biểu đến SharePoint List.

Trong Export Table đến SharePoint:

1. Nhập hoặc dán URL địa chỉ của SharePoint trang web của bạn. Nên nhớ, bạn chỉ
cần tất cả mọi thứ từ trước khi "/ default.aspx." Vì vậy, nếu URL của bạn đã được
http://contoso/default.aspx, địa chỉ Web cho danh sách sẽ được http://contoso.
2. Gõ một tên cho danh sách, ví dụ tên file là Training presentations.
3. Gõ một đoạn giới thiệu ngắn của danh sách này.
4. Quyết định xem bạn có muốn để có thể cập nhật file Excel hay không. Nếu bạn
muốn thì chọn chọn hộp thoại Create a read-only connection to the new
SharePoint list.
5. Click vào Next trong hộp thoại để xác định rằng các loại dữ liệu trong mỗi cột được
nhận diện hoàn toàn. Sau đó, nhấp vào Finish. Excel tự động xuất file bảng biểu như
là một danh sách đển trang SharePoint của bạn.
e. Xem danh sách mới của bạn trên trang web SharePoint
Click vào đường liên kết trong Excel để xem danh sách SharePoint.
Một đường liên kết vào danh sách của bạn sẽ xuất hiện trong hộp thoại Windows
SharePoint Services. Bạn có thể bấm vào OK để đóng hộp thoại, hoặc bấm vào
đường liên kết trong hộp thoại để hãy xem danh sách của bạn. Nó sẽ mở ra trong
SharePoint trên Datasheet view (Cái trông giống một bảng tính), sẵn sàng cho những
người có thẩm quyền thêm thông tin của họ vào danh sách mà không cần để mở
chương trình Excel.
f. Cho mọi người biết danh sách ở đâu

Bước tiếp theo là để cho phép mọi người biết là nơi danh sách trên trang SharePoint.
Có hai cách để làm được điều này:
1. Bạn có thể gửi một liên kết đến danh sách. Bạn sẽ thấy địa chỉ URL cho danh sách
ở trên cùng của trình duyệt Web của bạn trong thanh địa chỉ. Chú ý rằng địa chỉ URL
bao gồm các "lists" trong liên kết. Đó là vì trong danh sách đã được tự động đặt trong
thư mục Lists trên trang SharePoint, nơi mà tất cả các danh sách SharePoint được lưu
trữ. Ký hiệu "% 20" trong liên kết tượng trưng cho một space trong một URL.
2. Bạn cũng có thể thêm danh sách đến thanh SharePoint Quick Launch, thông thường
nằm ở phía bên trái của hầu hết các trang SharePoint. Sau đó, mọi người có thể click
vào liên kết trên nhanh Quick Launch bar dưới Lists để có được file Training
Presentation.
g. Duyệt lại danh sách SharePoint
Với danh sách trong Datasheet view, tùy theo từng người mà có quyền hạn khác nhau.
Ví dụ, Wendy có thể gõ trình bày ngày và tên của cô ấy.
h. Cập nhật dữ liệu bảng biểu Excel
Tưởng tượng rằng những người khác đã thêm thông tin của họ vào danh sách
SharePoint. Tất nhiên bạn có thể thấy được sửa đổi dữ liệu trong danh sách
SharePoint. Nhưng nếu bạn muốn, bạn có thể refresh bảng biểu trong Excel để bạn
cũng có thể xem những thông số sửa đổi trong Excel.

Để refresh các dữ liệu, trên tab Table Tools Design, trong nhóm External Table
Data, click chuột vào Refresh. Các dữ liệu trong Excel sẽ được cập nhật.
Một câu hỏi phát sinh ở đây, mọi người tự hỏi rằng nếu sau khi refresh và cập nhật từ
danh sách SharePoint đến Excel, thì ngược lại bạn có thể thay đổi trong Excel và gửi
cái thay đổi này lên danh sách SharePoint không? Thật tiếc, điều này không thể thực
hiện được. Dữ liệu chỉ có thể được biên tập trên trang SharePoint và refresh trong
Excel, chứ không thể làm cách nào khác. Hoặc bạn có thể thực hiện các thay đổi trong
Excel và sau đó xuất của bảng biểu như là một danh sách SharePoint mới và với một
cái tên mới cho danh sách.
2. Excel Services I: Phần căn bản
Excel Services là gì? Làm thế nào để chia sẻ dữ liệu bảng tính với người khác trên
SharePoint Server 2007 Enterprise
a. Lưu Workbook đến trang web SharePoint của bạn
Dữ liệu trong bảng tính Excel 2007
Bạn đã từng ở tình huống này chưa? Bạn là người chịu trách nhiệm một báo cáo
Excel, giống như dữ liệu bán hàng của Công ty Adventure Works trong hình trên. Bạn
cần phải đưa các dữ liệu trên trang SharePoint của công ty để những người khác trong
công ty có thể sử dụng nó cho các nhu cầu của họ. Ví dụ, phòng kế toán sẽ sử dụng nó
như là một cơ sở cho việc tính toán tiền thưởng và phòng thị trường sẽ sử dụng nó để
tính toán làm thế nào để chi tiêu quảng cáo.
Vì vậy, bạn muốn mọi người để có thể nhìn và làm việc với dữ liệu này, nhưng bạn
không muốn họ biên tập các dữ liệu trong bảng Excel gốc bởi vì Workbook là phiên
bản chính.
b. Tìm hiểu về Excel Services

Điều gì xảy ra nếu một người nào đó muốn sử dụng một tính năng mà Excel không có
sẵn trong Excel Services? Ví dụ, một người nào đó có thể muốn sử dụng nút
AutoSum, áp dụng các nút lọc hay sử dụng khả năng in ấn của Excel.
Lệnh Open Snapshot in Excel trong Excel Services
Họ có thể làm tất cả bằng cách mở một snapshot trong Excel. Một snapshot là một
phiên bản giới hạn của dữ liệu workbook trong Excel. Các snapshot không chứa công
thức, dữ liệu kết nối, định dạng có điều kiện, các cell ẩn, các hàng, cột hoặc
worksheets, thông tin cá nhân như tên tác giả workbook và các nút lọc.
Làm việc với một snapshot trong Excel không có gì không có trong bất kỳ cách nào
thay đổi dữ liệu xuất đến trang SharePoint. Để mở một snapshot từ Excel Services,
click vào Open và sau đó bấm vào Snapshot in Excel.
3. Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị và phân quyền
Phân quyền SharePoint để người thì có quyền sửa, người chỉ được xem.
a. Làm thế nào để ngăn người khác chỉnh sửa
Những mục menu mọi người có thể nhìn thấy trong thư viện SharePoint phụ thuộc
vào việc cho phép. Người chủ trang này chỉ định người thành những nhóm
SharePoint, mỗi nhóm đi kèm với việc cho phép để làm một số điều nhất định.

Một sự linh hoạt (animation) rằng bạn có thể chỉnh sửa một worksheet bằng cách sử
dụng lệnh Edit in Microsoft Excel hiển thị trong hình trên. Nhưng nếu bạn muốn ngăn
ngừa một số người từ chỉnh sửa tập tin, Có cách nào để ẩn lệnh từ một số người? Câu
trả lời là có.
1. Số người trong nhóm sở hữu và các thành viên nhóm được phép sửa đổi tập tin
trong Excel. Trong SharePoint, những người này có thể thấy mục menu Edit in
Microsoft Office Excel.
2. Khách hoặc người trong nhóm chỉ có quyển xem sẽ không nhìn thấy lệnh Edit in
Microsoft Office Excel . Do đó họ không thể chỉnh sửa file SharePoint.
b. Sự khác nhau giữa sử dụng workbook trong Excel và Excel Services
Workbook bao gồm một số tính năng không thể xuất dữ liệu cho Excel Services.
Trong ví dụ hình trên, bạn thấy message này khi một workbook có những công thức
hiển thị trong các cell thay vì kết quả của công thức.
Có một số tính năng Excel mà bạn có thể không được sử dụng trong Excel Services.
Ví dụ, bạn không thể xem workbook được bảo vệ hoặc có chứa liên kết hoặc nhúng
đối tượng. Có một danh sách các tính năng không được hỗ trợ trong Quick Reference
Card.

Nếu bạn vẫn tiếp tục mở trong ô check box Open in Excel Services, được chọn trong
hộp thoại Save As, bạn sẽ biết ngay nếu một tập tin không được hỗ trợ các tính năng.
Khi bạn xuất một tập tin và nó cố gắng để mở trong trình duyệt trên trang SharePoin,
bạn sẽ thấy cùng một thông báo tương tự như hình trên.
Trong ví dụ này, để xuất dữ liệu và xem nó trong Excel Services, bạn cần phải hiển thị
kết quả công thức trong workbook thay vì hiển thị công thức.
c. Những gì bạn cần cho Excel Services
Mọi người có thể xem dữ liệu workbook trong Excel Service thay vì mở file trong
chương trình Excel.
Như chúng tôi đã giới thiệu " Excel Services là một cách hữu hiệu để làm cho dữ liệu
của bạn có thể đến được với người sử dụng trình duyệt Web.
Nhưng những gì bạn cần làm cho Excel Sevices để làm việc trôi chảy hơn? Sử dụng
nó như là một nổ lực hợp tác giữa người xuất dữ liệu và người sử dụng chúng. Tìm
hiểu thêm về Excel Sevices sẽ làm cho bạn thích thú hơn.

d. Phần mềm yêu cầu cho Excel Services
Những gì bạn cần để sử dụng Excel Services.
Dưới đây là các yêu cầu cho dịch vụ bằng cách sử dụng Excel:
Một trang SharePoint dựa trên SharePoint Server 2007 Enterprise.
Excel Services thiết lập cho trang SharePoint.
Để mọi người để xuất dữ liệu Excel vào trang SharePoint, họ cần phải cài đặt Excel
2007 trên máy tính của họ bằng các loại office sau: Office Professional Plus 2007,
Office Enterprise 2007, or Office Ultimate 2007.
Để nhìn vào một worksheet trong Excel Services, mọi người không cần cài đặt Excel.
Tất cả họ cần là một trình duyệt Web đã cài đặt là được.
Với Excel 2003 người sử dụng có thể sử dụng lệnh Save As trong Excel 2003 để lưu
trữ workbook trên một trang SharePoint Server 2007 Enterprise, nơi mà các dữ liệu có
thể được xem trong Excel Services. Để sử dụng Excel 2003 với Excel Services, người
dùng cần cài đặt các Compatibility Pack cho Office 2003.
e. Những thư viện tài liệu và Excel Services
Tạo một thư viện tài liệu riêng biệt cho những file Excel Services để bạn không cần
phải lưu những tập tin này trong một thư viện, nơi mà hầu hết mọi người có thể chỉnh
sửa file.
Bạn đã biết rằng phần mềm yêu cầu cho Excel Services. Bắt đầu trong Excel bằng
cách xuất file đến một thư viện tài liệu trên trang SharePoint. Đây là một khuyến cáo
về các thư viện tài liệu mà bạn sẽ xuất bản các tác phẩm đển: Tạo một thư viện riêng

cho các file Excel Serves. Vì các file Excel Services mà bạn không muốn ai cũng có
quyền chỉnh sửa. Giữ cho chúng trong một thư viện riêng biệt.
Hình ảnh trên cho thấy đây là một ví dụ của một thư viện dữ liệu bảng báo cáo bán
hàng. Ai đó đã tạo ra nó một cách rất đặc biệt bởi vì họ muốn hầu hết mọi người để
xem tập tin trong Excel Services chứ không phải trong chương trình Excel.
Bạn có thể không cần phải tạo một thư viện mới cho Excel Services, vì nó đã có thể
có sẵn cho bạn nếu trang Excel Services Report Center đã được sử dụng tại công ty
của bạn. Trang Report Center dĩ nhiên đã sẵn thư viện tài liệu, được là Reports
Library.
f. Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services
Tin nhắn mà bạn nhìn thấy khi bạn mở một tập tin trong Excel Services, nếu một thư
viện tài liệu đã không được thiết lập như một Trusted File Location.
Excel Services yêu cầu đòi hỏi những thư viện tài liệu được thiết lập như là một nơi
đáng tin cậy để xuất các file. Không có bước này, các file lưu đến một thư viện sẽ
không mở được trong Excel Services. Thay vào đó,bạn sẽ thấy thông báo này: "Bạn

không có quyền để mở tập tin này trên Excel Services. Hãy chắc rằng tập tin trong
một vị trí đáng tin cậy của Excel Services và bạn có thể truy cập vào tập tin."
Hãy chắc chắn rằng bất kỳ thư viện tài liệu bạn muốn mọi người sử dụng với Excel
Services đã được thiết lập như một Trusted File Location.
2. Excel Services I: Phần căn bản (box)
Excel Services là gì? Làm thế nào để chia sẻ dữ liệu bảng tính với người khác trên
SharePoint Server 2007 Enterprise
a. Lưu Workbook đến trang web SharePoint của bạn
Dữ liệu trong bảng tính Excel 2007
Bạn đã từng ở tình huống này chưa? Bạn là người chịu trách nhiệm một báo cáo
Excel, giống như dữ liệu bán hàng của Công ty Adventure Works trong hình trên. Bạn
cần phải đưa các dữ liệu trên trang SharePoint của công ty để những người khác trong
công ty có thể sử dụng nó cho các nhu cầu của họ. Ví dụ, phòng kế toán sẽ sử dụng nó
như là một cơ sở cho việc tính toán tiền thưởng và phòng thị trường sẽ sử dụng nó để
tính toán làm thế nào để chi tiêu quảng cáo.
Vì vậy, bạn muốn mọi người để có thể nhìn và làm việc với dữ liệu này, nhưng bạn
không muốn họ biên tập các dữ liệu trong bảng Excel gốc bởi vì Workbook là phiên
bản chính.
b. Tìm hiểu về Excel Services
Điều gì xảy ra nếu một người nào đó muốn sử dụng một tính năng mà Excel không có
sẵn trong Excel Services? Ví dụ, một người nào đó có thể muốn sử dụng nút
AutoSum, áp dụng các nút lọc hay sử dụng khả năng in ấn của Excel.

Lệnh Open Snapshot in Excel trong Excel Services
Họ có thể làm tất cả bằng cách mở một snapshot trong Excel. Một snapshot là một
phiên bản giới hạn của dữ liệu workbook trong Excel. Các snapshot không chứa công
thức, dữ liệu kết nối, định dạng có điều kiện, các cell ẩn, các hàng, cột hoặc
worksheets, thông tin cá nhân như tên tác giả workbook và các nút lọc.
Làm việc với một snapshot trong Excel không có gì không có trong bất kỳ cách nào
thay đổi dữ liệu xuất đến trang SharePoint. Để mở một snapshot từ Excel Services,
click vào Open và sau đó bấm vào Snapshot in Excel.
4. Excel Services III: Kiểm soát những gì bạn chia sẻ
Làm thế nào để chia sẻ dữ liệu cùng lúc, làm thế nào để che dấu dữ liệu và không cho
người khác nhìn thấy
a. Giới thiệu về việc phân quyền với Excel Services
Phân quyền SharePoint rất quan trọng khi sử dụng Excel Services, vì bạn có thể phân
quyền cho từng nhóm người như xem dữ liệu, chỉnh sửa, …Trang SharePoint có bốn
nhóm bao gồm Owners, Members, Visitors và Viewers như hình trên.

1. Mọi người trong nhóm Owners có thể làm được rất nhiều. Họ có thể thiết lập các
cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ cũng có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong
một thư viện.
2. Mọi người trong nhóm Members có ít quyền hơn. Họ không có quyền cài đặt,
nhưng họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong một thư viện.
3. Mọi người trong nhóm Visitors có thể quyền ít hơn. Họ chỉ có thể mở tập tin từ thư
viện và copy file read-only. Nhưng họ không thể chỉnh sửa tập tin đó và lưu các thay
đổi.
4. Mọi người trong nhóm Viewers ccó thể làm tương tự như nhóm Visitors: họ có thể
mở các file read only.
b. Tác động của việc phân quyền
Trình SharePoint cho các tập tin sẽ thấy các quyền khác nhau tùy thuộc vào từng
nhóm. Chú ý lệnh View Web Browser có sẵn cho tất cả các nhóm. Nhưng cũng chú ý
rằng nhóm Visitors và nhóm Viewers không có lệnh Edit in Microsoft Office Excel.
Đây là cách trang SharePoint ngăn ngừa người không có thẩm quyền chỉnh sửa tập tin.
Nếu bạn không có sự cho phép để chỉnh sửa thì dĩ nhiên lệnh sẽ không có sẵn.
c. Làm thế nào để thêm người cho nhóm Viewers

1. Trên trang SharePoint, click chuột vào People and Groups.

2. Click vào Viewers.
3. Sau đó, click vào nút New để thêm người vào nhóm Viewers
d. Giữ dữ liệu riêng tư trong Excel Services
Bạn thấy worksheet By Person trong chương trình Excel. Nhưng Worksheet By
Person không được hiển thị trong Excel Services.
1. Người dùng muốn hiển thị worksheet By Person trong chương trình Excel, bởi vì
thỉnh thoảng họ cần làm việc với nó trong Excel.
2. Người dùng muốn ẩn muốn ẩn worksheet By Person trong Excel Services, bởi vì
họ không nghĩ rằng tất cả mọi người có thể dùng nó.
5. Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin
Làm thế nào để cho phép người khác tính toán trong Excel Services

a. Bước 1: Kiểm tra tên cell
1. Nếu ô B4 có tên, click vào trong cell B4.
2. Sau đó, nhìn trong Name Box trên thanh Formula Bar. Nếu trên đó xuất hiện ký
hiệu là B4, thì có nghĩa là ô B4 chưa có tên.
Trên SharePoint, bạn muốn mọi người nhập giá trị cho các ô B4 (giá cả) và cho ô B5
(số lượng bán). Để làm được điều này, Excel Services đòi hỏi những ô này phải được
đặt tên. Thay vì gõ trực tiếp trong các cell này, người khác sẽ nhập giá trị trong ô đặc
biệt bên cạnh worksheet. Đặt tên cho các ô B4 và B5 sẽ giúp cho người khác biết phải
làm gì và nhập dữ liệu ở ô nào.
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng những cell chưa được đặt tên. Trong Excel, click chuột
vào cô B4 và sau đó click ô B5 và tìm kiếm các tên trong Name Box trên thanh
Formula Bar.
b. Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services
1. Để đặt tên ô B4, click vào đó.

2. Sau đó nhập tên trong Name Box trên thanh Formula Bar và bấm ENTER.
c. Bước 3: Cho phép dữ liệu được truy cập trong Excel Services
Trong Excel chỉ con trỏ vào nút Microsoft Office , chọn Pubish và sau đó chọn
Excel Services Options. Chỉ con trỏ vào tab Parameters, chọn Add, chọn
Enter_number_of_Units và chọn Enter_price_here và sau đó nhấn OK hai lần. Chỉ
con trỏ chọn Save và nhập địa chỉ thư viện tài liệu SharePoint và nhấn Save một lần
nữa.
d. Bước 4: Nhập những giá trị trong Excel Services
Trong thư viện tài liệu SharePoint, nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn View Web
browser, Một Workbook mở ra trong Excel Services. Trong phần Parameters, nhập
vào một giá trị trong hộp Enter_number_of_Units và cũng nhập một giá trị trong
hộp Enter_price_here. Chọn Apply, sau đó sẽ thấy giá trị mới sẽ xuất hiện trong
workbook.

PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN
1. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
Cách sử dụng hệ thống Ribbon như thế nào để tạo văn bản nhanh hơn trong hệ thống
Office 2007
a. Ribbon
Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,
Developer, Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ
dàng hơn. Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel
2007, các lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay.
Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn

Sau đây là chức năng của các Ribbon:
Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như
(cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc
cột,…).
Insert: Có các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng
tính.
Page Layout: Nơi có các lệnh sử dụng trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Đây là nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng
(range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, …

Review: Ribbon dành cho các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích, ...
View: Đúng như tên của nó, là nơi thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính (phóng to,
thu nhỏ, chia màn hình, …).
Add-Ins: Ngăn này có các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, … Khi Excel mở một
tập tin có sử dụng chúng.
Ngoài ra còn một Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này,
vì nó dành cho các lập trình viên. Bạn có thể vào: Office - Excel Options - Popular
rồi chọn Show Developer tab in the Ribbon để mở Developer.
Ba tab chứa nhóm lệnh trên một Ribbon
Trong suốt quá trình làm việc với bảng tính, bạn có thể sử dụng shortcut menu, nó cho
phép bạn thực hiện các lệnh nhanh chóng hơn.
Trong bảng tính, chỉ cần trỏ chuột vào đó và nhấp phải, bạn sẽ có ngay một thanh
menu chứa các lệnh thông dụng để bạn lựa chọn và sử dụng.
b. Nhiều tùy chọn cần thiết khác

Bấm vào hình mũi tên ở dưới cùng của một nhóm để có thêm các lệnh khác
Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) ở góc phía dưới bên phải của một
nhóm là nơi cung cấp thêm cho bạn những lựa chọn sẵn có của nhóm, nhưng mặc định
thì Excel 2007 không hiển thị trên Ribbon. Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên,
ngay lúc đó sẽ có một hộp thoại hoặc bảng chứa tác vụ xuất hiện. Ví dụ, trong nhóm
Font đã có tất cả các lệnh được sử dụng nhiều nhất để thực hiện các thay đổi: thay đổi
font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới).
Nhưng nếu muốn có nhiều lựa chọn hơn nữa, chẳng hạn như superscript, chỉ cần bấm
vào nút hình mũi tên ở góc dưới bên phải của Font, bạn sẽ nhận được hộp thoại cung
cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ.
c. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn
Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất như lệnh như
tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… và danh mục lưu tạm các
tập tin vừa mở trước đó. Nút lệnh Office thay cho menu File của phiên bản cũ. Thanh
các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà cơ bản nhất. Người dùng có thể
tùy biến thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các
lệnh và bấm chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên thanh lệnh.
d. Chuẩn XML
Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên
chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là
XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích
hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài
liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết.
e. Hệ thống phím tắt trong Office 2007
Ngoài cách sử dụng chuột để cuốn các thanh cuốn ngang, dọc, các phím mũi tên,
trong Excel 2007, người dùng có thể dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển
đến trong bảng tính một cách nhanh chóng hơn.
Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh trong Excel 2007
Nhấn phím Di chuyển

→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái
↑ Lên dòng
↓ Xuống dòng
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet

Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ← hoặc Ctrl + Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
←
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô
trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
Đối với các Ribbon, bạn cũng có thể thao tác với phím nóng:
Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt thanh Ribbon.

Nhấn nhanh phím ALT một lần để truy cập các nhóm lệnh trên thanh như Home,
Insert, … Bạn cũng có thể dùng các phím ← → ↑ ↓ để di chuyển trong thanh Ribbon,
sau đó nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần.
Nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc trên bảng
tính.
Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh một Workbook.
2. An toàn thông tin
Có thể bạn không nhận ra nhưng máy tính của bạn đang bị đặt trong tầm ngắm. Không
phải chỉ bạn mà tất cả máy tính khác cũng vậy. Có những người đang cố thâm nhập

vào các máy tính nhằm tư lợi hoặc một mục đích nào đó. Bạn cần phải nhận thức được
các đe dọa để bảo vệ máy tính của mình tốt hơn.
a. Các đe dọa an ninh
Có thể một số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware,
lừa đảo qua mạng. Để bảo vệ máy tính của bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa
trên là gì.
Hầu hết các đe dọa an ninh được biết đến như một phần mềm hoặc một đoạn mã độc
hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính của
bạn mà bạn không hay biết gì. Đa số các phần mềm độ được thiết kế để tự nhân bản
và lây nhiễm sang các file hoặc các máy tính khác. Một trong các cách lây nhiễm là
gửi một e-mail có chứa mã độc dưới tên bạn tới các địa chỉ liên lạc trong máy tính của
bạn.
Những gì mã độc thực hiện trên máy của bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá
hoại ra sao. Có thể nó chỉ tạo ra các thông điệp gây phiền toái hoặc thực sự gây tổn hại
bằng cách xóa các dữ liệu và chương trình của bạn.
Đây là một số định nghĩa về các phần mêm độc, dựa vào đó bạn sẽ biết mình đang
phái đối mặt với cái gì:
Virus Phần mềm hoặc đoạn mã có khả năng tự nhân bản. Một virus lây lan bằng cách
đính kem nó vào một file hoặc chương trình khác.
Worm Phần mềm nhân bản bằng cách tự gửi bản sao của nó qua mạng.

Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân của bạn, hoặc chúng cũng có thể thay
đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn. Thường máy tính bị nhiễm
Spyware khi truy cập các trang web không đáng tin cậy.
Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email.
Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của bạn. Tin tốt là Outlook
2007 đã được tích hợp hệ thống chống Phishing.
b. Nguồn lây nhiễm
Các mã độc lây nhiễm vào máy tính của bạn bằng cách ẩn mình trong một thứ gì đó
có vẻ vô hại. Chảng hạn như một file đính kèm trong email, một phần mềm tải từ
Internet, một website mà bạn ghé qua, một file chia sẻ hoặc mạng máy tính, một đĩa
mềm và thậm chí là một tài liệu Office. Cơ bản thì mọi thứ đến từ một máy tính khác
đều tiềm ẩn rủi ro.
Lưu ý Đôi khi các mã độc không ẩn mình và tấn công một cách công khai.
Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn cũng nên cẩn thận
khi ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang
web giả mạo không trước khi điền thông tin. Ví dụ bạn phải chắc rằng mình đang ở
trang web chính thức của ngân hàng bạn mở tài khoản chứ không phải ở một trang có
giao diện giống nó.
Một lưu ý khác là khi bạn lướt qua một trang web thực tế bạn đang tải về các file từ
Server. Hãy chắc rằng trang web đó đáng tin cậy.
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro
Cách cơ bản nhất để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính
của bạn luôn cập nhật. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật - cái mà
giới truyền thông hay gọi là bản vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa mới xuất
hiện. Các bản cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office.

Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật cả Windows và office bằng cách
ghé qua trang cập nhật của Microsoft.
Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải về các bản cập nhật khi
chúng được phát hành. Một khi đã thiết lập xong, chương trình sẽ luôn được tự động
cập nhật.
d. Phần mềm chống Virus
Cách phòng vệ quan trọng nhất là sử dụng các chương trình chống Virus. Hãy cài đặt
và cập nhật thường xuyên.
Nếu máy tính của bạn nằm trong hệ thống mạng có thể người quản trị mạng sẽ thực
hiện thay bạn điều đó.
Các phần mềm chống Virus được thiết kế để phát hiện các Virus đã được nhận dạng.
Vì virus mới không ngừng được phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường
xuyên. Khi một virus mới xuất hiện trên thế giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus
thường tung ra bản cập nhật trong vòng vài giờ sau khi nhận diện virus.

e. Một số thiết lập an ninh khác
Có thể tổng kết các ước bạn cần thự hiện để tăng cường an ninh hệ thống như sau:
Cài chương trình diệt virus và spyware.
Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt như "&" "%" "$"...).
Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin
Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng
f. An toàn cho email
Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus nhất là email và các file đính kèm. Đôi khi
chỉ cần mở một email cũng có thể kích hoạt virus.
Ngay cả khi đã cài đặt chương trình chống virus, một virus mới có thể xuất và nhà sản
xuất chưa kịp cập nhật thông tin về nó. Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm
đặc biệt là khi người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên một người quen như nội
dung không phù hợp) , hoặc nếu tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường.

Lưu ý Outlook 2007 có các tính năng ẩn phòng chống virus trong file đính kèm. Ví dụ
các loại file thường được dùng để phát tán virus sẽ tự động bị chặn .
Ngoài ra nếu bạn vẫn lo lắng về là thông tin bạn nhận được có thể chứa virus thì vẫn
có một số cách hiệu quả ngoài việc dùng phần mềm. Chẳng hạn bạn có thể gọi điện
cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email
được gửi từ một kẻ mạo danh nào đó.
Lưu ý Đừng bao giờ mở các email và file đính kèm đáng nghi trước khi bạn có thể
xác minh thông tin người gửi.

GIÁO TRÌNH

Tìm hiểu Microsoft Powerpoint 2007
LÊ VĂN HIẾU
2009
VIỆT NAM
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007
MỤC LỤC
PHẦN I: CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN.......................................... 5

1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 ................................................................... 5
a. Làm quen với giao diện mới, Ribbon .................................................................. 5
b. Tìm hiểu về thư viện (Gallery) ............................................................................ 6
c. Khám phá những chức năng khác không hiện trên Ribbon ................................. 6
d. Sử dụng Quick Access Toolbar ........................................................................... 7
e. Thay đổi góc nhìn cho bài thuyết trình ................................................................ 7
f. Phím tắt của PowerPoint 2007 ............................................................................. 7
2. Các thao tác cơ bản ................................................................................................. 8
a. Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc) .................................................... 9
b. Thêm slide mới vào bài thuyết trình .................................................................... 9
c. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide .............................................................. 10
d. Nhập nội dung văn bản vào slide ....................................................................... 10
e. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác ............................................................. 11
f. Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes) ........................... 12
g. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)............................................................. 12
h. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)............................................................. 13
i. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác.............................................. 13
j. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert ................... 14
k. Chỉnh sửa slide ................................................................................................... 15
l. Sắp xếp nội dung slide ........................................................................................ 15
PHẦN II: CÁCH SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU ......................... 17
1. Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt ................................................................ 17
a. Tạo đồ họa SmartArt .......................................................................................... 17
b. Blank Graphic: Phương pháp thứ nhất .............................................................. 17
c. Blank Graphic: Phương pháp thứ hai................................................................. 18
d. Thêm nội dung text vào đồ họa ......................................................................... 18
e. Cách thể hiện nội dung văn bản (text) vào các hình đồ họa .............................. 19
2. Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa ..................................................... 20

a. Chủ đề bài thuyết trình: kiến thức căn bản về mẫu slide ................................... 21
b. Mẫu SmartArt: Ví dụ 1 ...................................................................................... 21
c. Mẫu SmartArt: Ví dụ 2 ...................................................................................... 22
d. Thay đổi màu sắc cho mẫu (style) ..................................................................... 22
e. Tìm hiểu thêm về shape (hình dạng).................................................................. 23
f. Tìm hiểu thêm về mẫu cho văn bản (text style) ................................................. 23
g. Cập nhật một biểu đồ cũ .................................................................................... 24
PHẦN III: THÊM ÂM THANH HOẶC LỜI THOẠI ................................................. 26
1.Chơi một file âm thanh........................................................................................... 26
a. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng tab Insert .................................................... 26
b. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng Slide Placeholder ....................................... 27
c. Bắt đầu chơi âm thanh........................................................................................ 27
d. Chơi âm thanh trên Slide ................................................................................... 28
e. Thiết lập thời gian cho âm thanh ngừng ............................................................ 28
f. Thay đổi cách âm thanh bắt đầu ......................................................................... 29
g. Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm thanh trên slide ............................. 30
h. File âm thanh của bạn liên kết hay được nhúng ................................................ 30
i. Làm thế nào để thực hiện các file liên kết .......................................................... 31
2. Chơi âm thanh từ đĩa CD ...................................................................................... 32
PHẦN IV: ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH ....................................................... 34
1. Cá nhân hóa định dạng bài thuyết trình ................................................................ 34
a. Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình của bạn ............................. 34
b. Các thành phần của một theme .......................................................................... 34
c. Thay đổi hoặc tùy biến theme ............................................................................ 35
d. Tùy biến màu sắc theme .................................................................................... 35
e. Thay đổi màu nền của slide ............................................................................... 36
f. Sử dụng một hình ảnh làm hình nền cho slide ................................................... 37
g. Làm mờ ảnh nền của slide ................................................................................. 37
h. Lưu trữ file với một theme mới ......................................................................... 38
2. Khám phá sức mạnh của Custom layout ............................................................... 38
a. Sức mạnh của layout .......................................................................................... 38

b. Layouts và Placeholders .................................................................................... 39

c. Xem lại Sile Master............................................................................................ 39
d. Tạo ra một custom layout .................................................................................. 40
e. Sử dụng custom layout của bạn ......................................................................... 40
f. Lưu trữ một template .......................................................................................... 41
PHẦN V: CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH .................................................................... 42
Bảo vệ, in ấn và chuẩn bị sẵn sàng cho bài thuyết trình ........................................... 42
a. Kiểm chứng, in ấn và chuẩn bị thuyết trình ....................................................... 42
b. Duyệt lại trên máy tính ...................................................................................... 42
c. Kiểm tra ngữ pháp và những bình luận (comment) trên slide ........................... 43
d. In ấn tài liệu ....................................................................................................... 44
e. In ấn ghi chú ....................................................................................................... 44
f. Thêm nội dung footer trong tài liệu handout và tài liệu notes ........................... 45
g. Chọn màu sắc để in ấn ....................................................................................... 45
h. Sao chép đến CD................................................................................................ 46

PHẦN I: CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN
1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007
a. Làm quen với giao diện mới, Ribbon
Những phần thay đổi dễ nhận thấy nhất là khu vực phía trên của cửa sổ PowerPoint.
Thay vì những menu và toolbar như trước đây thì người dùng PowerPoint 2007 sẽ
thấy cách sắp xếp khoa học hơn với những lệnh liên quan được đưa vào một nhóm.
Dãy lệnh trên cửa sổ PowerPoint 2007 được gọi là Ribbon, nó được xem là trung tâm
điều khiển cho việc tạo ra các bài thuyết trình (Presentation) . Nếu tìm hiểu chi tiết
về cách thiết kế cũng như cấu trúc của Ribbon, bạn sẽ thấy nó rất thuận tiện cho việc
sử dụng.
Ribbon bao gồm một số tab với chức năng cụ thể như sau:
Insert: Đây là nơi bạn có thể thêm vào trên slide từ table, hình ảnh, biểu đồ, đoạn
text, âm thanh, header và footer
Design: là nơi làm cho slide có hình thức đẹp hơn bao gồm cách thiết kế thông tin
nền, font chữ và cách sắp xếp màu sắc.
Animations: Đây là tab tạo nên sinh khí cho bài thuyết trình. Bạn có thể dễ dàng sử
dụng nhiều hiệu ứng trên tab này.
Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình thì chắc chắn rằng bạn phải sử dụng tab này.
Ngoài ra nó còn chức năng thu lại bài tường thuật trong suốt bài thuyết trình, bên cạnh
chức năng chuẩn bị bài thuyết trình.

Review: Với tab này bạn có thể kiểm tra chính tả đảm bảo an toàn cho bài thuyết
trình.
View: Với Tab này bạn có thể xem lại bài thuyết trình và sắp xếp lại bài thuyết trình
trên cửa sổ.

b. Tìm hiểu về thư viện (Gallery)
1. Một số hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide (Slide Transition) trên Ribbon.
2. Để tìm thêm nhiều mẫu Slide Transition, chọn nút More.
3. Toàn bộ thư viện Slide Transition được thể hiện trên màn hình, rê chuột vào các
Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho bài thuyết trình
của mình.
c. Khám phá những chức năng khác không hiện trên Ribbon
1. Khi bạn không thấy một chức năng trong nhóm như nhóm Font như hình trên, thì
hãy click vào mũi tên ở góc dưới của nhóm.

2. Một hộp thoại xuất hiện với nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn.
Thông thường có nhiều lệnh trong các nhóm, nhưng vì diện tích có giới hạn trên
Ribbon, nên chỉ có những lệnh thường sử dụng nhất mới hiện trên màn hình, còn
trong trường hợp không thấy bạn nên click vào các mũi tên trê Ribbon để tìm thêm
những lệnh cần thiết.
d. Sử dụng Quick Access Toolbar
Khi bạn làm việc với bài thuyết trình và có một vài tình huống bạn muốn lặp lại,
chẳng hạn như lưu tài liệu, thì nên sử dụng Quick Access Toolbar. Nó là một nhóm
nhỏ các nút lệnh nằm phía bên trái trên Ribbon. Các nút lệnh bao gồm Save, Undo,
Repeat và Redo.
Bạn cũng có thể thêm các lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar bằng cách
click phải chuột vào lệnh đó trên thanh Ribbon rồi chọn Add to Quick Access
Toolbar.
e. Thay đổi góc nhìn cho bài thuyết trình
1. Nút view giống như phiên bản trước đây, nhưng chúng bị thay đổi vị trí trên cửa sổ.
2. Kéo thanh Zoom để phóng to thu nhỏ slide bài thuyết trình hoặc click nút cộng
hoặc trừ có có tính năng phóng to hoặc thu nhỏ slide.
3. Nhấn vào nút trong hình trên để chọn góc nhìn phù hợp.
f. Phím tắt của PowerPoint 2007
Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn chuột, chắc chắn bạn cần phải biết phím tắt
trong Office 2007. Cách thiết kế Ribbon đi kèm với cách sử dụng phím tắt mới. Có
hai ưu điểm là có thể sử dụng một nút đơn cho phím tắt và sử dụng tổ hợp phím. Đây
là cách sử dụng phím tắt

1. Đầu tiên nhấn phím Alt trên bàn phím.
2. Những ký tự và con số xuất hiện trên hầu hết các trên phần của Ribbon được gọi là
Key Tips, Những ký tự hiện trên các tab của Ribbon và nút Microsoft Office, còn
những con số xuất hiện trên Quick Access Toolbar. Bây giờ bạn có thể sử dụng nó để
có thêm nhiều lệnh và nút khác. Ví dụ nhấn nút “H” để hiện lên Key Tip cho tất cả các
nhóm trên tab Home.
3. Sau đó nhấn Key Tip trong nhóm để thực hiện một lệnh nào đó, chẳng hạn bạn
nhấn Alt, rồi H, rồi L thì bạn sẽ có lệnh layout cho bài thuyết trình.
Còn những phím tắt trước đây như thế nào? Nó vẫn được sử dụng bình thường với
PowerPoint 2007. Chẳng hạn như phím tắt Ctrl + C là lệnh copy và phím tắt Ctrl + V
là lệnh dán.
2. Các thao tác cơ bản
Tìm hiểu bằng cách nào để thêm những slides mới, chọn một layout cho slide và sau
đó thêm nội dung vào. Bạn cũng có thể sử dụng lại các slide từ bài thuyết trình khác
và cuối cùng tìm hiểu bằng cách nào để chuẩn bị những ghi chú cho bài thuyết trình.

a. Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc)
Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi bạn mở PowerPoint, thì bạn sẽ thấy
Normal View của bài thuyết trình. Bạn làm việc ở đây để tạo ra các slide, có ba khu
vực chính của Normal View:
1. Slide pane là khu vực lớn ở giữa, bạn sẽ làm việc chủ yếu tại đây.
2. Trên slide, những hộp được tạo thành bởi những chấm đứt quãng được gọi là
placeholders. Chính nơi này bạn nhập dữ liệu, hình ảnh, biểu đồ và những thứ khác
như file âm thanh, video clip.
3. Những hộp nhỏ phía bên trái gọi là thumbnail, khu vực này được gọi là tab Slide
và bạn có thể chọn slide thumbnails (hình thu nhỏ của các slide) ở đây để tìm và di
chuyển tới các slide khác.
4. Khu vực phía bên dưới là notes pane, nơi bạn có thể nhập những ghi chú khi cần
thiết.
b. Thêm slide mới vào bài thuyết trình

Khi mở PowerPoint ra chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác
thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab, như hình trên. Có hai cách
để sử dụng nút này.
1. Nếu bạn click phần trên của nút này, một slide mới sẽ xuất hiện ngay lập tức, bên
dưới tab Slide, slide đó cũng xuất hiện.
2. Nếu bạn click phần dưới của nút này, bạn sẽ có một thư viện layouts cho slide để
bạn có thể chọn lựa để thêm vào bài thuyết trình.
c. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide
1. Slide tiêu đề (Title Slide) trong hình trên có thể tìm kiếm trong Layouts Gallery.
Thường trong Slide tiêu đề sẽ ghi tên bài thuyết trình và các thông tin liên quan như
tác giả v.v...
2. Layout của Slide tiêu đề (Title Slide) bao gồm điểm định sẵn (placeholder) cho
tiêu đề chính và tiêu đề phụ.
3. Layout bạn sẽ sử dụng cho hầu hết các slide khác được gọi là Title and Content
(tiêu đề và nội dung), bạn có thể thấy trong Layouts Gallery.
4. Trên layout của các slide này có một placeholder cho tiêu đề và một placeholder
cho việc nhập nội dung văn bản (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ
(chart), …
d. Nhập nội dung văn bản vào slide

1. Bạn có thể sử dụng nhiều cấp khác nhau để thể hiện các nội dung chính và các nội
dung phụ tương ứng
2. Trên Ribbon, sử dụng lệnh trong nhóm Font để có thể thay đổi cách định dạng cho
các ký tự, màu sắc và kích cỡ chữ.
3. Sử dụng lệnh trong nhóm Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn text như định
dạng danh sách, xuống dòng.
e. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác
Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình khác, cách làm như sau:
1. Trên tab Home, click mũi tên trên New Slide, Nếu bạn muốn chèn một slide mới
thì chọn layout cho nó trước.
2. Phía dưới layout gallery, chọn Reuse Slides.
3. Trong Reuse Slides, dưới Insert slide from, chọn Browse để tìm bài thuyết trình
có những slide bạn muốn chèn và sau đó nhấp vào mũi tên để mở những slide này.

4. Khi đã có những slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên dưới cửa sổ.
Nếu bạn muốn giữ nguyên slide thì trước khi chèn bạn cần chọn Keep source
formatting. Nếu không chọn thì nó có định dạng giống như slide bạn đang làm việc.
5. Chọn slide bạn muốn chèn. Các slide sẽ được copy sang bài thuyết trình mà bạn
đang làm.
f. Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes)
1. Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn có thể nhập những ghi chú trong ô Notes phía
bên dưới slide.
2. Bạn có thể nới rộng ô notes để dễ dàng làm việc bằng cách kéo thanh chia tách
(Split bar).
3. Những ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ trong một trang ghi chú bao gồm bản sao
của slide với những ghi chú.
g. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)

Mỗi bài thuyết trình có một chủ đề. Chủ đề xác định phong cách và màu sắc cho slide
của bạn. Trên hình là ba kiểu slide có cùng một nội dung, nhưng với ba chủ đề khác
nhau. Một chủ đề bao gồm:
• Thiết kế nền
• Màu sắc
• Kiểu và kích cỡ font chữ
• Vị trí các Placeholder (điểm định sẵn)
Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền và
những yếu tố khác như bảng biểu và biểu đồ.
h. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)
Mỗi bài thuyết trình mới bắt đầu với một chủ đề mặc định mà nó được gọi là Office
Theme (chủ đề văn phòng). Cách chọn một chủ đề bằng cách nhấn vào tab Design và
tìm một chủ đề cho bài thuyết trình của mình.
1. Chủ đề mẫu bạn thấy sẽ nằm trong nhóm Themes.
2. Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải của nhóm Themes.
3. Khi chỉ con trỏ vào bất cứ chủ đề mẫu nào, bạn sẽ thấy nó hiện chủ đề đó lên slide
i. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác

1. Chọn biểu tượng Clip Art trong placeholder.
2. Một cửa sổ nhiệm vụ Clip Art mở ra, nhập từ khóa trong hộp Search for với
những chủ đề gợi ý phân loại, sau đó nhấn Go.
3. Những đoạn clip xuất hiện phù hợp theo yêu cầu của từ khóa. Chọn một cái để chèn
vào trong slide.
Hình ảnh sẽ tự động có kích thước và vị trí trong placeholder. Bạn cũng có thể chèn
bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cá nhân, video và SmartArt graphics bằng cách này. Nên
lưu ý rằng bạn phải giảm dung lượng hình ảnh cần thiết khi chèn vào slide.
j. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert
Có một cách khác để chèn những thành phần khác vào slide bằng cách sử dụng tab
Insert trên Ribbon. Tất cả mọi thứ bạn có thể chèn từ đây
1. Text boxes rất thuận tiện khi bạn muốn thêm đoạn text nơi nào đó và cần chú thích
cho nó. Trước hết chọn Text Box trên tab Insert.

2. Và sau đó vẽ một hộp trên slide và nhập nội dung.
k. Chỉnh sửa slide
Khi chèn một hình ảnh vào rồi và bạn muốn điều chỉnh nó như chỉnh sửa kích thước,
cắt bớt, chỉnh màu sắc, Sử dụng Picture Tools để làm việc này. Nó có sẵn khi bạn
chọn hình ảnh.
1. Chọn hình ảnh.
2. Picture Tools xuất hiện trên Ribbon. Sử dụng lựa chọn trên tab Format để chỉnh
sửa hình ảnh.
l. Sắp xếp nội dung slide
Khi bạn đã có nội dung cần thiết cho slide và bạn chỉ muốn sắp xếp chúng ngăn nắp
hơn để làm cho bài thuyết trình ấn tượng hơn. Bạn có thể sử dụng lệnh Arrange để
điều chỉnh các yếu tố.
1. Để sắp xếp thẳng hàng ghi chú với hình ảnh thì chọn placeholder của cả hai bằng
cách nhấn Ctrl rồi chọn từng cái.

2. Tìm nhóm Arrange trên tab Format, trong Picture Tools.
3. Chọn nút Align và sau đó chọn and then click Align Left.
Lệnh Arrange có sẵn trên nhóm Drawing, tab Home.

PHẦN II: CÁCH SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU
1. Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt
a. Tạo đồ họa SmartArt
Có hai cách để tạo đồ họa SmartArt: Cách thứ nhất là chuyển đổi nội dung có sẵn và
cách thứ hai là chèn thành phần đồ họa trước rồi thêm thông tin vào. Sau đó học cách
sử dụng thêm hình dạng cho nội dung text bằng cách dùng Text pane. Di chuyển hình
dạng text bất cứ vị trí nào.
Chuyển đổi list (nội dung đã được chia) thành slide đồ họa
Bạn có thể chuyển đổi một slide list thành slide đồ họa SmartArt bằng cách chọn
Convert to SmartArt Graphic trên Ribbon và chọn một trong những layout
trong thư viện. Nếu bạn vẫn chưa tìm thấy cái nào vừa ý thì chọn More SmartArt
Graphics phía dưới của thư viện SmartArt.
b. Blank Graphic: Phương pháp thứ nhất

Khi bạn muốn làm việc với đồ họa thì bạn phải nhập nội dung trên slide, mở thư viện
đồ họa SmartArt và chọn một mẫu thích hợp. Dưới đây là những bước thực hiện:
1. Trên tab Insert, nhấp SmartArt.
2. Chọn kiểu đồ họa bạn cảm thấy hài lòng.
3. Trên tab Insert, nhấp SmartArt.
4. Chọn kiểu đồ họa bạn cảm thấy hài lòng.
c. Blank Graphic: Phương pháp thứ hai
Có hai cách để tạo đồ họa SmartArt: Cách thứ nhất là chuyển đổi nội dung có sẵn và
cách thứ hai là chèn thành phần đồ họa trước rồi thêm thông tin vào. Sau đó học cách
sử dụng thêm hình dạng cho nội dung text bằng cách dùng Text pane. Di chuyển hình
dạng text bất cứ vị trí nào.
Chuyển đổi list (nội dung đã được chia) thành slide đồ họa
Bạn có thể chuyển đổi một slide list thành slide đồ họa SmartArt bằng cách chọn
Convert to SmartArt Graphic trên Ribbon và chọn một trong những layout
trong thư viện. Nếu bạn vẫn chưa tìm thấy cái nào vừa ý thì chọn More SmartArt
Graphics phía dưới của thư viện SmartArt.
d. Thêm nội dung text vào đồ họa

Mỗi đối tượng đồ họa SmartArt có một cửa sổ văn bản để bạn có thể thêm text hoặc
không tùy ý. Cửa sổ Text này dùng để nhập dữ liệu cho đồ họa và biên tập lại đồ họa.
Bạn cũng có thể làm việc trực tiếp với đồ họa.
1. Ô cửa sổ Text nằm ở vị trí sát bên slide đồ họa.
2. Nhập dữ liệu vào cửa sổ này.
3. Nội dung text xuất hện tự động trong slide đồ họa.
4. Chú ý rằng đồ họa luôn xuất hiện với mặc định có text đi kèm.
e. Cách thể hiện nội dung văn bản (text) vào các hình đồ họa
Kiểu Layout của SmartArt mà bạn chọn quyết định cách mà văn bản thể hiện trong
các hình đồ họa. Hình minh họa trên cho thấy văn bản được thể hiện khác nhau trong
các layout khác nhau.

Muốn sử thử một layout cho slide? Bạn có thể dễ dàng chuyển sang cái layout khác
bằng cách:
1. Chọn thành phần đồ họa trên slide, click tab Design trong SmartArt Tools.
2. Chọn một kiểu layout trong nhóm Layouts.
3. Kiểu layout đó sẽ được áp dụng với slide đồ họa.
2. Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa
Bây giờ bạn có thể khám phá thế giới thiết kế có sẵn trong đồ họa SmartArt. Sử dụng
thư viện đồ họa, màu sắc làm cho slide đồ họa chuyên nghiệp và đẹp đẽ hơn. Các
Theme (chủ đề) tác động như thế nào đến thiết kế đồ họa của bạn. Các kiểu (style) và
màu sắc tồn tại dưới hình thức các đường nét và văn bản trong các thành phần đồ họa.
Các kiểu đổ bóng và phát sáng (glow) có thể làm cho slide đồ họa trở nên nổi bật.
Cuối cùng học cách làm việc với đồ thị bạn đã có trong bài thuyết trình cũ và bạn
muốn nâng cấp chúng giống như đồ họa SmartArt hoặc bạn muốn giữ nguyên. Hãy
đưa ra ý tưởng cho việc bạn chọn lựa và bạn mong muốn.

a. Chủ đề bài thuyết trình: kiến thức căn bản về mẫu slide
Trước khi làm việc với các mẫu và màu sắc đặc biệt cho đồ họa SmartArt, thì cần phải
tìm hiểu thêm về Theme. Một theme cung cấp thiết kế cho toàn bộ bài thuyết trình và
theme là nền tảng cho slide và phong cách (style) của slide.
1. Slide đầu tiên áp dụng theme căn bản của PowerPoint được gọi là Office Theme.
Đây là theme đơn giản nhất và nó được chọn mặc định.
2. Slide thứ hai giống nội dung như slide thứ nhất, nhưng theme thì khác nhau, nó
được gọi là Module.
Như bạn thấy trong hình trên, đồ họa trông rất khác nhau bởi vì theme khác nhau.
Theme xác định thiết kế hình nền, màu sắc slide, layout của placeholder, vị trí văn bản
và kiểu chữ.
b. Mẫu SmartArt: Ví dụ 1
Giống như một bài thuyết trình có nhiều theme để lựa chọn, mỗi layout cho đồ họa
SmartArt cũng có chứa nhiều mẫu (style) khác nhau.

Khi chèn một thành phần đồ họa vào nó sẽ được áp một mẫu mặc định, tuy nhiên bạn
hoàn toàn có thể chọn một mẫu khác tùy ý. Ví dụ, hình trên cũng là đồ họa kiểu Office
theme, nhưng nó lại ứng dụng mẫu khác, mẫu mặc định gọi là Simply Fill, còn bây
giờ nó đã được thay thế bằng mẫu Intense Effect. Mẫu mới này có màu căn bản của
theme mặc định, nhưng nó lại có hình dạng nổi, có hình phản chiếu và rõ nét hơn.
c. Mẫu SmartArt: Ví dụ 2
Trong ví dụ này một trong mẫu 3-D được ứng dụng gọi là Cartoon. Nó làm cho hình
dạng trông có vẻ được nâng ra khỏi slide một chút. Hình dạng chính có góc cạnh và
nổi bật từ đầu đến đáy.
d. Thay đổi màu sắc cho mẫu (style)
Giống như một bài thuyết trình có nhiều theme để lựa chọn, mỗi layout cho đồ họa
SmartArt cũng có chứa nhiều mẫu (style) khác nhau.

Bạn có thể thay đổi màu sắc cho slide bằng cách sử dụng thư viện như hình trên. Thư
viện nằm trên tab Design tab với SmartArt Tools trên Ribbon, trong nhóm
SmartArt Styles. Để thay đổi màu sắc cho mẫu, làm như sau:
1. Chọn Change Colors.
2. Chỉ vào bất cứ mẫu màu sắc nào.
3. Nhìn phần xem lại trên đồ họa, chọn một mẫu để ứng dụng màu sắc đó.
e. Tìm hiểu thêm về shape (hình dạng)
Mẫu bạn ứng dụng đồ họa trông có vẻ tuyệt vời, nhưng bạn có thể làm hơn thế bằng
cách sử tác động lên từng shape (hình dạng) riêng lẻ. Bạn có thể làm điều này trên tab
Format tab với SmartArt Tools.
1. Chọn một hay nhiều shape (hình dạng) bạn thích.
2. Trên tab Format, nhìn vào nhóm Shape Styles để chọn Shape Effects và nhấn vào
mũi tên.
3. Chọn các hiệu ứng, chẳng hạn như Shadow (đổ bóng).
f. Tìm hiểu thêm về mẫu cho văn bản (text style)

Bạn cũng có thể hệu chỉnh nội dung text trong đồ họa SmartArt. Để định dạng
WordArt với nội dung text, làm như sau:
1. Chọn hình dạng bao nội dung text mà bạn muốn định dạng.
2. Trên tab Format, nhấn vào mũi tên trên Quick Styles (Đây là nhóm WordArt
Styles).
3. Chọn một kiểu WordArt để ứng dụng cho nội dung text.
g. Cập nhật một biểu đồ cũ
Một biểu đồ cũ bạn đã tạo trong phiên bản cũ của PowerPoint sẽ được xử lý như thế
nào trong phiên bản PowerPoint 2007. Trong hình trên cho thấy hộp thoại cho bạn hai
sự lựa chọn.
Khi bạn lần đầu tiên mở biểu đồ bạn đã tạo ra trong PowerPoint 2003 hoặc phiên bản
trước đây thì biểu đồ không được chỉnh sửa lại. Khi bạn nhấp đôi (double-click) biểu
đồ thì hộp thoại Diagram Conversion xuất hiện với hai chọn lựa:
Lựa chọn đầu tiên là convert the diagram to a SmartArt graphic (chuyển đổi biểu
đồ sang đồ họa SmartArt). Biểu đồ chuyển đổi luôn có sẵn cho tất cả thiết kế và công
cụ định dạng của bất cứ đồ họa SmartArt nào. Sự chuyển hóa ứng dụng layout thích
hợp, mẫu mặc định và màu sắc từ theme hiện tại, nhưng bạn có thể thay đổi chúng.
Lưu ý là lựa chọn này có thể làm thay đổi biểu đồ một cách không đoán trước được.
Sự lựa chọn thứ hai là convert the diagram into shapes (Chuyển đổi biểu đồ sang
hình dạng) mà bạn có thể định dạng. Nếu bạn muốn duy trì nguyên vẹn biểu đồ, thì
đây là sự lựa chọn của bạn.
Khi bạn chọn convert the diagram into shapes bạn có thể chọn định dạng cho bất cứ
hình dạng nào trong PowerPoint (những phần này thuộc về Drawing Tools, có thể
ứng dụng cho hình dạng và placeholders, chứ nó không phải là một phần của
SmartArt Tools).


PHẦN III: THÊM ÂM THANH HOẶC LỜI THOẠI
1. Chơi một file âm thanh
Bạn có nhiều cách để chèn thông tin trong slide của mình và sử dụng công cụ âm
thanh trong PowerPoint để quản lý âm thanh chơi như thế nào. Bạn có thể sử dụng cửa
sổ tác vụ Custom Animation và đưa ra những lệnh chính xác với PowerPoint cách
bắt đầu hoặc ngừng âm thanh như thế nào.
a. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng tab Insert
Bạn có thể chèn âm thanh từ máy tính của bạn hoặc chèn âm thanh từ một file trên
mạng nội bộ hoặc chèn một file trong thư viện clip. Những file này có tên như
MySound.wav hoặc Atmospheric.mid. Những bước sau chỉ cho bạn cách chèn âm
thanh bằng tab Insert.
1. Click vào tab Insert.
2. Chọn nút mũi tên trên hộp Sound.

3. Để chọn một file âm thanh từ máy tính của bạn hoặc file từ mạng nội bộ, chọn
Sound from File. Tìm file và nhấp đôi chuột để chèn nó vào slide.
4. Để chèn âm thanh từ thư viện clip, chọn Sound from Clip Organizer và tìm kiếm
clip trong cửa sổ nhiệm vụ Clip Art. Chọn clip bạn muốn chèn vào slide.
b. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng Slide Placeholder
Bạn có thể sử dụng những biểu tượng như hình trên để chèn vào file âm thanh. Kết
quả cũng tương tự như bạn sử dụng tab Insert, nhưng bạn sử dụng content
placeholder như hình trên.
1. Click vào biểu tượng Insert Media Clip để tìm file âm thanh trên máy tính hoặc
trên mạng nội bộ.
2. Click vào biểu tượng Clip Art để mở cửa sổ nhiệm vụ Clip Art để file âm thanh
chèn vào clip.
c. Bắt đầu chơi âm thanh
Trong quá trình chèn âm thanh, một cửa sổ nhỏ hiện ra với hai sựa lựa chọn là bạn
muốn âm thanh sẽ bắt đầu một cách tự động hay bạn muốn bắt đầu âm thanh bằng

cách click chuột. Chọn Automatically nếu bạn muốn âm thanh tự động chơi khi slide
được thuyết trình. Nếu trong slide đã có các hiệu ứng khác như âm thanh, đoạn video
clip, thì âm thanh sẽ bắt đầu chơi khi các hiệu ứng đã có kết thúc.
Chọn When Clicked nếu bạn muốn âm thanh bắt đầu chơi khi bạn nhấn vào biểu
tượng trên slide.
d. Chơi âm thanh trên Slide
Âm thanh đã chèn trên slide và mặc dù bạn chọn cách chơi tự động hay chọn cách
nhấp chuột vào biểu tượng âm thanh, thì âm thanh sẽ chơi từ đầu đến cuối bài thuyết
trình, trừ khi bạn click trên slide để ngừng âm thanh. Bạn có thể chơi âm thanh từ đầu
đến cuối bằng cách:
1. Chọn biểu tượng âm thanh.
2. Trên Ribbon, dưới Sound Tools, chọn tab Options.
3. Trong nhóm Sound Options, trong danh sách Play Sound, chọn Play across
slides.
Đây là cách bắt đầu âm thanh một cách tự động khi slide bắt đầu thuyết trình và nó sẽ
không ngừng mặc dù bạn có click chuột lên slide. Nó sẽ ngừng khi kết thúc đoạn âm
thanh hoặc bài thuyết trình kết thúc. Nếu bạn muốn nó ngừng như thế nào thì sử dụng
trình nhiệm vụ Custom Animation.
e. Thiết lập thời gian cho âm thanh ngừng

Bạn có thể chọn cách ngừng âm thanh trong bài thuyết trình bằng cửa sổ nhiệm vụ
Custom Animation. Với một file phim ảnh bạn cũng sử dụng cửa sổ nhiệm vụ này.
Để làm cho âm thanh chơi, nhưng ngừng trong một số slide, đầu tiên mở cửa sổ nhiệm
vụ Custom Animation trong tab Animation và sau đó làm như sau:
1. Âm thanh trong bài thuyết trình có hiệu ứng bởi tên của nó trong cửa sổ nhiệm vụ,
ví dụ trong hình trên tên của nó là LongerFlute.wav. khi hiệu ứng được chọn trên
slide, thì nó cũng được chọn trên cửa sổ nhiệm vụ.
2. Click vào mũi tên trong hộp hiệu ứng âm thanh để thể hiện nó trên menu.
3. Trên menu, chọn Effect Options.
4. Trong hộp thoại Play Sound, bạn có một vài lựa chọn cách ngừng âm thanh như
thế nào. Để xác định ngừng âm thanh sau một số slide thì chọn mũi tên trong hộp
After. Trong hình trên, thì âm thanh sẽ chơi chỉ trong 3 slide.
f. Thay đổi cách âm thanh bắt đầu

Bạn cũng sử dụng Custom Animation để thiết lập chế độ âm thanh bắt đầu như thế
nào trong bài thuyết trình. Chẳng hạn bạn đã chọn âm thanh bắt đầu tự động, nhưng
sau đó lại quyết định nó nên bắt đầu bằng cách click chuột. Cách làm như sau:
1. Nếu âm thanh bắt đầu tự động thì bạn sẽ thấy giống như hình trên, trong hộp Start
hiện ra một chiếc đồng hồ với dòng chữ After Previous.
2. Chọn mũi tên trong hộp Start và chọn Start On Click.
3. Hiệu ứng đã được thay đổi bằng biểu tượng con chuột trong hộp Start, bạn có thể
click chuột để bắt đầu âm thanh.
g. Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm thanh trên slide
Bạn đã biết một số cách bắt đầu âm thanh trong slide và đây là một cách thay đổi vui
vui là thay đổi biểu tượng âm thanh (trigger).
1. Biểu tượng âm thanh được chèn vào slide.

2. Trong cửa sổ tác vụ Custom Animation, chọn nút mũi tên trong Sound Effect và
sau đó chọn Timing trên trình đơn.
3. Trong hộp thoại Play Sound, dưới Triggers, chọn Start effect on click of.
4. Chọn mũi tên và chọn biểu tượng âm thanh khác thay thế cho cái loa. Ví dụ bạn
chọn Right Arrow 6.
h. File âm thanh của bạn liên kết hay được nhúng

1. Những file này sẽ kết nối đến bài thuyết trình bởi vì nó không phải là file .wav hoặc
có dung lượng lớn hơn 100KB.
2. Những file này được nhúng trong bài thuyết trình bởi vì chúng là file .wav và có
dung lượng dưới 100KB.
Để đảm bảo âm thanh sẽ được chơi trong bài thuyết trình của bạn thì hãy quan tâm
đến chi tiết về dung lượng của file âm thanh. Mặc dù file âm thanh được kết nối đến
bài thuyết trình bằng cách kết nối hay được nhúng. Nhưng điều quan trọng hơn là hãy
quan tâm PowerPoint có thể tìm thấy file âm thanh mà bài thuyết trình có liên kết
đến.
Những file liên kết

Một file liên kết thực sự không phải là nội dung của bài thuyết trình, thay vào đó
PowerPoint tạo ra một đường liên kết đến file này bằng cách chèn nó vào trong bài
thuyết trình. Ví dụ file này có thể ở trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ mà máy tính
của bạn có thể liên kết được. Chính vì vậy, khi bạn chèn nó thì thực sự bạn đã tạo
được đường liên kết đến nó. PowerPoint dựa trên đường liên kết này để chơi âm
thanh. Khi bạn di đời hoặc xóa bỏ file âm thanh này, thì đường liên kết không còn
hiện hữu, vì vậy bài thuyết trình sẽ không có âm thanh, vì PowerPoint không tìm thấy
file âm thanh này.
Những file nhúng
Một file nhúng là một phần của bài thuyết trình. Nếu bạn muốn sao chép bài thuyết
trình đến một vị trí khác trên máy tính thì file âm thanh vẫn chơi được trên bài thuyết
trình.
i. Làm thế nào để thực hiện các file liên kết

Dưới đây là hai bài thực hành để liên kết file âm thanh đến bài thuyết trình:
Bài thực hành thứ 1: Khi bạn tạo ra một bài thuyết trình và trước khi chèn file âm
thanh, nên copy file âm thanh vào cùng một folder. Sau đó chèn nó vào bài thuyết
trình, PowerPoint sẽ tạo ra đường liên kết với file âm thanh trong folder có chứa cả
file thuyết trình và file âm thanh. Khi bạn di chuyển hoặc sao chép folder đó đến một
máy tính khác, thì âm thanh vẫn được chơi trong bài thuyết trình.
Bài thực hành thứ 2: Khi bài thuyết trình đã được làm xong và bạn muốn sao chép
nó thì nên sử dụng Package for CD. Chức năng này sao chép tất cả các file đến một vị
trí trên CD hoặc một folder nào đó và nó tự động cập nhật những đường liên kết cho
file âm thanh, hình ảnh.
Để đảm bảo âm thanh sẽ được chơi trong bài thuyết trình của bạn thì hãy quan tâm
đến chi tiết về dung lượng của file âm thanh. Mặc dù file âm thanh được kết nối đến
bài thuyết trình bằng cách kết nối hay được nhúng. Nhưng điều quan trọng hơn là hãy
quan tâm PowerPoint có thể tìm thấy file âm thanh mà bài thuyết trình có liên kết
đến.
Những file liên kết

Một file liên kết thực sự không phải là nội dung của bài thuyết trình, thay vào đó
PowerPoint tạo ra một đường liên kết đến file này bằng cách chèn nó vào trong bài
thuyết trình. Ví dụ file này có thể ở trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ mà máy tính
của bạn có thể liên kết được. Chính vì vậy, khi bạn chèn nó thì thực sự bạn đã tạo
được đường liên kết đến nó. PowerPoint dựa trên đường liên kết này để chơi âm
thanh. Khi bạn di đời hoặc xóa bỏ file âm thanh này, thì đường liên kết không còn
hiện hữu, vì vậy bài thuyết trình sẽ không có âm thanh, vì PowerPoint không tìm thấy
file âm thanh này.
Những file nhúng
Một file nhúng là một phần của bài thuyết trình. Nếu bạn muốn sao chép bài thuyết
trình đến một vị trí khác trên máy tính thì file âm thanh vẫn chơi được trên bài thuyết
trình.
2. Chơi âm thanh từ đĩa CD

Chơi âm thanh từ đĩa CD cho bài thuyết trình cho bạn một sự lựa chọn âm thanh nền
khác đa dạng hơn. Bạn có thể chọn đường dẫn để chơi âm thanh trong suốt bài bài
thuyết trình hoặc thiết lập chế độ bắt đầu và kết thúc cho file âm thanh. Với cách này
thì không ảnh hưởng đến dung lượng của bài thuyết trình, nhưng một điều đáng lưu ý
là bạn phải luôn mang theo đĩa CD khi bạn thuyết trình.
Thiết lập đường dẫn cho CD
Để thiết lập đường dẫn đến CD:

1. Trên tab Insert, trong nhóm Media Clips, chọn mũi tên trong hộp Sound và chọn
Play CD Audio Track.
2. Kế bên hộp Start at track, chọn track (bài hát hay âm thanh theo thứ tự).
3. Trong hộp time, xác định thời gian CD bắt đầu chơi. Nếu thời gian là 00:00 có
nghĩa là âm thanh sẽ được chơi khi bài thuyết trình bắt đầu.
4. Kế bên hộp End at track, chọn track bạn muốn kết thúc. Bạn cũng có thể kết thúc
với track bắt đầu.
5. Trong hộp time, xác định thời gian track ngừng. Để chơi tất cả các track, chọn chơi
hết thời gian. Lưu ý khi bài thuyết trình kết thúc trước, thì âm thanh cũng ngừng theo.

PHẦN IV: ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH
1. Cá nhân hóa định dạng bài thuyết trình
a. Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình của bạn
Giả sử rằng bạn làm việc cho Công ty du lịch Margie và công ty đang có chiến dịch
mở rộng tour đến các nước nhiệt đới và và bạn muốn làm một bài thuyết trình nổi bật
bằng cách tạo ra slide có một phong cách đặc biệt. Cách nhanh nhất để làm được điều
này là bạn có thể sử dụng chức năng theme.
Theme có thể dễ dàng tạo ra bài thuyết trình chuyên nghiệp nhưng tốn ít thời gian cho
từng phần trong slide như nền, nội dung text, bảng biểu và hình dạng. Chỉ với một vài
cái click chuột đơn giản, bạn có thể thay đổi bài thuyết trình một cách nhanh chóng.
Trong ba slide ở hình trên cho thấy màu sắc được thay đổi rất dễ nhận thấy được.
Nhưng nếu bạn nhìn kỹ phía bên trái slide, thì tiêu đề placeholder xuất hiện ở phía
dưới slide, mặc dù ba slide đều sử dụng cùng một layout Title and Content.
Nếu bạn đã từng sử dụng PowerPoint 2003 hoặc phiên bản trước đây, có thể bạn đã
quen sử dụng với thiết kế template. Nhưng với PowerPoint 2007, thiết kế template đã
được thay thế bằng chức năng theme linh hoạt hơn.
b. Các thành phần của một theme
Theme thật sự quan trọng để tạo ra sự khác biệt trong cuộc cạnh tranh, chính vì vậy
bạn không muốn bài thuyết trình cho tour du lịch đến các nước nhiệt đới giống như
bất cứ một bài thuyết trình của các công ty khác. Thay đổi và tùy biến theme có thể
làm cho bài thuyết trình của bạn dễ nhớ và ấn tượng hơn.

Theme là sự kết hợp bao gồm màu sắc, font chữ, hiệu ứng, hình nền được ứng dụng
cho một hay nhiều slide hoặc toàn bộ bài thuyết trình. Theme nằm ở trong thư viện
Themes trên tab Design. Khi chỉ con trỏ một lúc vào một mẫu theme trong thư viện,
bạn có thể xem qua theme mà bạn muốn sử dụng cho bài thuyết trình, chức năng này
được gọi là Live Preview (xem thử trực tiếp).
c. Thay đổi hoặc tùy biến theme
Chọn Colors, Fonts, hoặc Effects để thay đổi hoặc tùy biến các yếu tố của theme
Một cách khác để làm cho bài thuyết trình của bạn ấn tượng hơn các bài thuyết trình
của công ty du lịch khác là thay đổi hoặc tùy biến theme bằng cách sử dụng chức năng
tùy biến trên tab Design. Bạn cũng có thể thay đổi theme bằng cách sử dụng sự kết
hợp gắn liền của màu sắc, font chữ và hiệu ứng hoặc tùy biến theme bằng cách tạo ra
một sự kết hợp mới để sau này bạn có thể sử dụng theme riêng của mình.
d. Tùy biến màu sắc theme

1. Slide sử dụng theme Flow.
2. Cùng một slide nhưng được tùy biến màu sắc.
Chọn nút Colors, thư viện Theme Colors xuất hiện với tùy chỉnh màu sắc từ các
theme. Để tạo ra một màu sắc riêng, chọn Create New Theme Colors ở phần dưới
của thư viện Theme Colors.
e. Thay đổi màu nền của slide
1. Theme với tên gọi Flow với màu nền mặc định.
2. Kiểu màu nền có màu sắc đồng nhất.
3. Hình nền của bề mặt gỗ.
Sau khi tùy biến màu sắc, thì cũng nên thêm màu nền cho slide. Thực ra, tất cả slide
đều có màu nền, còn slide mặc định có màu nền là màu trắng. Để thay đổi màu nền,
chọn nút Background Styles trên tab Design. Kiểu nền được xác định bởi theme, khi
theme thay đổi, thì mẫu màu nền trong thư viện cũng thay đổi.

f. Sử dụng một hình ảnh làm hình nền cho slide
Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh nào đó để làm hình nền cho bài thuyết trình của
bạn thay vì chỉ sử dụng màu nền.
1. Có một số tab và cửa sổ nhiệm vụ cho hộp thoại Format Background, chuyển qua
cửa sổ nhiệm vụ để thay đổi lựa chọn.
2. Để sử dụng một hình ảnh là hình nền thì chọn chức năng này.
3. Để chèn một hình ảnh từ một file, chọn File và sau đó đặt hình ảnh và xác định vị
trí hình ảnh bạn muốn thêm vào. Để dán một hình ảnh từ Clipboard hoặc chương
trình nào khác, thì sao chép một hình ảnh, sau đó chọn Clipboard. Để sử dụng clip art,
thì chọn Clip Art và sau đó nhập nội dung mô tả clip trên hộp Search text.
g. Làm mờ ảnh nền của slide
1. Slide với hình nền gốc.
2. Slide sau khi sử dụng chức năng Washout (làm mờ).

Để thay đổi sự rực rỡ hay sự tương phản của một tấm hình, bạn sử dụng tùy chọn
trong cửa sổ Picture trên hộp thoại Format Background. Click vào Recolor để mở thư
viện, nơi mà bạn có thể áp dụng một hiệu ứng stylized như làm mờ một tấm hình và
sau đó under Color Modes, click Washout.
h. Lưu trữ file với một theme mới
1. Chọn mút More để mở thư viện Theme.
2. Mở hộp thoại Save Current Theme, nơi bạn có thể lưu trữ theme của bạn.
3. Những Theme bạn đã tùy biến và lưu trữ xuất hiện tại nơi này.
2. Khám phá sức mạnh của Custom layout
a. Sức mạnh của layout

Những layout có sẵn trong thư viện trông có vẻ tốt, nhưng chúng không hẳn là những
layout bạn muốn sử dụng. Chính vì bạn muốn có một bài thuyết trình ấn tượng trước
sếp của bạn hay khách hàng. Bạn có thể thêm hình ảnh, logo của công ty bạn để tạo ra
sự khác biệt với những bài thuyết trình khác. Chính vì vậy, bạn hãy tận dụng sức
mạnh của layout để tạo nét riêng của mình.
b. Layouts và Placeholders
1. Title placeholder (vùng chứa tiêu đề) và Subtitle placeholders (vùng chứa tiêu đề
phụ)
2. Nội dung text placeholder với placeholder được chọn
3. Nội dung placeholder được sử dụng cho nội dung text và nội dung slide như clip
art, SmartArt graphics, tables, shapes, pictures và đồ thị.
4. Header and footer (Ngày, chân trang, số thứ tự slide) placeholders
c. Xem lại Sile Master
Cùng một side nhưng ở chế độ Normal view và Slide Master view.

Để mở Slide Master view, trên tab View, trong nhóm Presentation Views, chọn Slide
Master.
d. Tạo ra một custom layout
Để thêm một custom layout:
1. Chọn Insert Layout.
2. Chèn mới một custom layout có bốn placeholder bao gồm một placeholder cho
Title và ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang và Số thứ tự slide. Bạn cũng
có thể xóa những placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab Slide Master.
3. Để dễ dàng sử dụng lại custom layout sau này, chọn nút Rename, nhập một cái tên
để bạn dễ dàng nhớ trong hộp Layout name trong hộp thoại Rename Layout và sau
đó chọn Rename.
e. Sử dụng custom layout của bạn

1. Trong slide thứ hai trong bài thuyết trình trước khi thêm layout.
2. Custom layout được chèn sau slide thứ hai.
Để chèn một custom layout trên tab Slide Master, trong nhóm Close, chọn Close
Master View. Cách dễ nhất để thêm custom layout vào bài thuyết trình của bạn là trên
tab Home, trong nhóm Slides, chọn New Slide và sau đó chọn Tropical vacation
layout.
f. Lưu trữ một template
Để lưu trữ bài thuyết trình như một file template, ta làm như sau:
1. Chọn nút Microsoft Office , chỉ vào Save As và sau đó chọn Other Formats.
2. Trong hộp File name, nhập tên file.
3. Trong danh sách Save as type, chọn PowerPoint Template (*.potx) và sau đó
chọn Save.
Template xuất hiện tại My Templates trong thư viện New Presentation khi được lưu
trữ vào một vị trí mặc định.

PHẦN V: CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH
Bảo vệ, in ấn và chuẩn bị sẵn sàng cho bài thuyết trình
a. Kiểm chứng, in ấn và chuẩn bị thuyết trình
Bạn đã biết cách tạo ra các slide cho bài thuyết trình và bạn phải chuẩn bị cho bài
thuyết trình trước công ty. Hãy bắt đầu xem lại bài thuyết trình trên máy tính của bạn,
kiểm tra chính tả, kiểm tra ghi chú. Sử dụng chế độ xem trước khi in để xem bản in
như thế nào và chọn chế độ in ấn cho phù hợp.
Khi mọi thứ đã chuẩn bị, chuyển bài thuyết trình của bạn qua CD hay trên một máy
tính nào đó để bạn có thể truy cập cho buổi thuyết trình. Chức năng packaging sẽ
giúp bạn làm điều này.
b. Duyệt lại trên máy tính
Khi đã có một bài thuyết trình bạn có thể xem lại nó bất kỳ thời điểm nào bằng chức
năng Slide Show view.

1. Để mở chức năng Slide Show view, chọn tab Slide Show và chọn lệnh trong nhóm
Start Slide Show để bắt đầu slide đầu tiên hay slide hiện tại.
2. Chức năng Slide Show view sẽ phủ toàn bộ màn hình máy tính.
3. Muốn chuyển từ slide này đến slide khác là sử dụng thanh công cụ Slide Show ở
bên trái phía dưới màn hình. Mũi tên chỉ dẫn xuất hiện khi bạn rê con trỏ đến khu vực
này. Một cách khác để chuyển từ slide này đến slide khác là bằng cách click con
chuột.
4. Để thoát khỏi chế độ Slide Show ở bất thời điểm nào thì bạn nhấn phím ESC trên
bàn phím, nó sẽ trở về chế độ Normal. Ở chế độ này bạn có thể điều chỉnh những thay
đổi cần thiết.
Cách khác để chuyển sang chế độ thuyết trình Slide Show là nhấn phím F5 để bắt đầu
từ slide đầu tiên hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F5 để bắt đầu thuyết trình từ slide hiện
tại, hoặc bạn có thể click vào nút Slide Show ở bên phải dưới màn hình.
c. Kiểm tra ngữ pháp và những bình luận (comment) trên slide
Bạn muốn lại trừ bất cứ lỗi chính tả nào hoặc tìm những cái sai ngớ ngẩn trước khi
thuyết trình, hãy chọn tab Review để thực hiện kiểm tra chính tả, nhưng nên nhớ rằng
chưa có công cụ kiểm tra lỗi chính tả cho tiếng Việt. Đây cũng là nơi xem bình luận
của người khác họ xem slide của bạn.
1. Trên tab Review, trong nhóm Proofing, click Spelling.
2. Bạn cũng có thế muốn người khác xem qua bài thuyết trình của bạn và cho bình
luận trước khi bạn thuyết trình. Tìm lệnh New Comment, trong nhóm Comments,
trên tab Review. Một người thêm bình luận chỉ việc click vào lệnh và nhập bình luận
của mình cho từng slide. Khi xem lại những bình luận này, bạn sử dụng Previous và
Next trong nhóm Comments.

d. In ấn tài liệu
Chương trình in của PowerPoint printout ra thường được gọi là handout. Handout có
thể có một hay nhiều slide trong một trang, nhiều nhất là 9 slide.
Cách tốt nhất là dùng lệnh Print Preview để chọn kiểu handout trước khi in ấn. Bắt
đầu bằng cách click Print Preview trên nút Microsoft Office.
1. Trong Print Preview, chọn mũi tên trong hộp Print What.
2. Chọn một kiểu handout trong danh sách.
3. Chỉ con chuột vào kiểu handout nào, thì kiểu này phóng to cho bạn xem định dạng
này. Đối với những định dạng có 3 slide thì có cả phần ghi chú.
e. In ấn ghi chú

Bạn đã in tài liệu cho người tham gia buổi thuyết trình và bạn muốn in ấn thêm ghi
chú cho chính mình để thuận tiện diễn đạt trong khi thuyết trình. Cũng bằng cách chọn
Print Preview trên nút Microsoft Office.
1. Để in ghi chú người diễn thuyết, chọn Notes Pages trong hộp Print What.
2. Ghi chú của bạn được hiển thị trên màn hình.
f. Thêm nội dung footer trong tài liệu handout và tài liệu notes
Print Preview cũng cho phép bạn thêm hoặc điều chỉnh footer trong tài liệu handout
hoặc tài liệu note. Mặc định thì tài liệu in ấn handout và tài liệu note đã có sẵn số
trang. Nếu bạn muốn muốn thay đổi chúng bằng một đoạn text thì làm những bước
sau:
1. Chọn Options và sau đó nhấn Header and Footer.
2. Chọn Footer và sau đó nhập đoạn text bạn muốn thêm vào ví dụ như
"Confidential". Nếu bạn muốn thêm ngày giờ thì chọn Date and time và sau đó định
dạng ngày giờ trong hộp thoại.
g. Chọn màu sắc để in ấn

Tùy thuộc vào máy in, nên bạn có thể in ấn bài thuyết trình có màu sắc hoặc trắng
đen. Sau đây là cách in ấn:
1. Dưới Print Preview, chọn Options và chỉ đến Color/Grayscale, sau đó chọn lựa.
Nếu bạn trong máy in đen trắng, thì mặc dù bạn đã chọn màu thì kết quả ra vẫn là màu
đen trắng.
2. Mẫu xem lại của tài liệu in màu.

3. Mẫu xem lại của liệu in ấn màu xám, màu nền là màu trắng.
4. Mẫu xem lại của tài liệu in trắng đen.
h. Sao chép đến CD
Bạn muốn sao chép một file trực tiếp đến một đĩa CD. Nếu bạn sao chép tài liệu đến
một folder thì bạn có thể burn vào CD, bạn cũng có thể copy file đến mạng nội bộ để
truy cập từ máy tính của mình. Để đóng gói bài thuyết trình của bạn:
1. Click vào nút Microsoft Office
2. Chỉ đến Publish và chọn Package for CD.

3. Trong hộp thoại mở ra, chọn gói tin sao chép đến một file khác hay sao chép đến
CD.

Msoffice 2007

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Msoffice 2007

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GIÁO TRÌNH

Tìm hiểu Microsoft Office 2007

PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 ............................................................... 7

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 2

e. Toolbar mini ....................................................................................................... 23

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 3

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 4

d. Cập nhật bảng mục lục....................................................................................... 58

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 5

d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge ...................................................... 76

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 6

PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007

1. Tạo văn bản đầu tiên

a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo

b. Bắt đầu nhập liệu

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 7

1. Thanh Ribbon nằm phía trên cùng.

c. Những kí hiệu hỗ trợ

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 8

d. Những dấu gạch chân trong văn bản

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 9

e. Thay đổi canh lề trang văn bản

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 10

f. Lưu tài liệu

1. Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 11

2. Sau đó nhấn Save.

vào nút Microsft Office sau đó nhấn Close.

2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu

a. Hiệu chỉnh tài liệu

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 12

b. Di chuyển vòng quanh tài liệu

c. Chọn và xóa nội dung

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 13

Trong hình bên trên, từ "really" hiện đang được chọn.

d. Di chuyển văn bản

1. Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 14

e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện

f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 15

1. Thanh trượt (Scrollbar).

cuộn lên và PAGE DOWN để cuộn xuống dưới.

3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt

a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 16

b. Tạo các điểm nhấn

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 17

c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style)

d. Tạo danh sách

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 18

e. Thêm hoặc bớt khoảng trống

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 19

f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 20

PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI

1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007

a. Làm quen với thanh Ribbon

b. Có những gì trên thanh Ribbon?

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 21

c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm

d. Những Tab phụ

Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 22