HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

QUẢN LÝ HỌC SINH SINH VIÊN ĐI HỌC TẠI NƯỚC NGOÀI

1. Học sinh sinh viên đi học tại nước ngoài theo nguồn học bổng trong Ngân sách Nhà nước
hoặc theo chương trình trao đổi giữa Trường Đại học Ngoại Ngữ - ĐHQGHN và các đối tác
nước ngoài

Bước 1: Phòng CT& CTHSSV làm đầu mối phối hợp với phòng Hợp tác Quốc tế và các đơn vị đào tạo
tiếp nhận thông tin đi học tại nước ngoài từ Bộ Giáo dục Đào tạo, ĐHQGHN, các tổ chức khác và các đối
tác nước ngoài.(Sau đây gọi là các tổ chức cấp học bổng).

Bước 2: Căn cứ vào chỉ tiêu, yêu cầu của các tổ chức cấp học bổng, Phòng CT& CTHSSV thông báo
bằng văn bản tới các đơn vị đào tạo, trên trang web: www.ulis.vnu.edu.vn/sinhvien và bảng tin của nhà
trường.

Bước 3: Các đơn vị đào tạo có trách nhiệm thông báo tới toàn thể HSSV và tổ chức bình xét HSSV đủ
tiêu chuẩn đi học nước ngoài dựa trên các yêu cầu của các tổ chức cấp học bổng.

Bước 4: Các đơn vị đào tạo lập danh sách những HSSV đủ điều kiện đi học tại nước ngoài (có xác
nhận của BCN khoa), gửi hồ sơ và bản mềm về Phòng CT&CTHSSV.

Bước 5: Căn cứ vào đề nghị của đơn vị đào tạo cử HSSV đi học tại nước ngoài, Phòng CT&CTHSSV
xem xét, lập danh sách các HSSV đủ điều kiện, làm công văn hoặc quyết định trình BGH ký và gửi
Phòng Hợp tác Quốc tế, Phòng Đào tạo, các đơn vị đào tạo và cá nhân HSSV.

Bước 6: Sau khi kết thúc thời gian đi học tại nước ngoài, chậm nhất sau 05 ngày, HSSV phải nộp hồ
sơ về Phòng CT& CTHSSV bao gồm:

+ Bảng điểm hoặc chứng chỉ, văn bằng và các giấy tờ có liên quan (nếu có) (bản photocoppy và
kèm theo bản gốc để Phòng CT&CTHSSV đối chiếu).

+ Bản tự nhận xét của HSSV về quá trình học tập tại nước ngoài.

+ Đơn xin tiếp tục học trở lại (theo mẫu).

Bước 7: Phòng CT&CTHSSV, căn cứ vào Đơn xin tiếp tục học trở lại và các giấy tờ hợp lệ của
HSSV về quá trình học tập tại nước ngoài, làm quyết định thu nhận chậm nhất sau 05 ngày từ khi tiếp
nhận hồ sơ, trình BGH ký duyệt quyết định và gửi quyết định tới các đơn vị đào tạo, Phòng Hợp tác
Quốc tế, Phòng Đào tạo và cá nhân HSSV.

Bước 8: Các đơn vị đào tạo có trách nhiệm tiếp nhận HSSV, xếp lớp học và báo cáo Nhà trường qua
Phòng CT& CTHSSV (bằng văn bản).

2. Học sinh sinh viên tự xin đi học tại nước ngoài

Bước 1: Học sinh sinh viên làm Đơn xin nghỉ học có thời hạn (theo mẫu) với lý do tự xin đi học nước
ngoài. Đơn xin nghỉ học phải có xác nhận của các đơn vị liên quan:

1
 - Ban Chủ nhiệm Khoa: Xác nhận đồng ý cho phép HSSV được nghỉ học để đi du học.

- Phòng Tài chính kế toán hoặc giáo vụ các khoa đào tạo: Xác nhận HSSV đã nộp học phí theo qui
định.

- Trung tâm học liệu trường ĐHNN-ĐHQGHN và Trung tâm thông tin thư viện – ĐHQGHN: Xác
nhận sinh viên đã hoàn trả học liệu đã mượn.

Bước 2: Học sinh sinh viên nộp Đơn xin nghỉ học có thời hạn (có xác nhận của các đơn vị liên quan)
cho Phòng CT&CTHSSV.

Bước 3: Căn cứ vào Đơn xin nghỉ học của HSSV, chậm nhất là 05 ngày từ khi nhận đơn, Phòng
CT&CTHSSV xem xét, làm quyết định cho HSSV nghỉ học có thời hạn, trình BGH ký và gửi Quyết
định cho cá nhân HSSV và các đơn vị liên quan.

Bước 4: Hết thời hạn được nghỉ theo quyết định, HSSV làm Đơn xin tiếp tục học trở lại (theo mẫu) và
nộp cho Phòng CT& CTHSSV.

Bước 5: Phòng CT&CTHSSV làm quyết định tiếp nhận, chậm nhất sau 05 ngày từ khi HSSV nộp
đơn, trình BGH ký, gửi Quyết định cho các đơn vị liên quan và cá nhân HSSV.

Bước 6: Các Khoa đào tạo có trách nhiệm tiếp nhận HSSV, xếp lớp học đồng thời báo cáo Nhà
trường qua Phòng Chính trị & Công tác HSSV (báo cáo bằng văn bản).

Lưu ý: trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc HSSV cần kịp thời báo cáo Phòng Chính trị &
Công tác HSSV, Phòng Hợp tác Quốc tế, Phòng đào tạo, Ban chủ nhiệm khoa để giải quyết.

Để quản lý học sinh sinh viên đi học tại nước ngoài đúng qui định, Hiệu trưởng đề nghị Thủ
trưởng các đơn vị đào tạo phổ biến tới HSSV và phối hợp với Phòng ban chức năng, các Trung tâm
thực hiện nghiêm túc Hướng dẫn này.

Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh
hoặc khó khăn, vướng mắc; các đơn vị đào tạo, các phòng ban liên quan phản ánh về Nhà trường
(qua Phòng CT&CTHSSV). Hiệu trưởng sẽ xem xét, điều chỉnh, hoặc sửa đổi, bổ sung căn cứ vào
tình hình thực tế./.

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG

- Các đơn vị đào tạo;

- Các Trung tâm; (Đã ký)

- Phòng HTQT;

- Phòng Đào tạo;

GS. Nguyễn Hoà
- Lưu THHC, CT&CTHSSV