1

CHƯƠNG I :
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN PHƯƠNG
NHUNG
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung, trụ sở chính : số 12, tổ 34, phường
Yên Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, tiền thân là công ty TNHH Phương
Nhung, được thành lập từ năm 1997 theo giấy Chứng nhận kinh doanh số
043352 cấp bởi Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội ngày 02\07\1997, vốn
điều lệ 1.600.000.000(VNĐ). Đến nay, Tập đoàn Phương Nhung (Phuong
Nhung Group - PNG) đã trở thành một mô hình kinh doanh và phân phối hàng
tiêu dùng hàng đầu tại Việt Nam. Với gần 600 nhân viên, Tập đoàn Phương
Nhung đã xây dựng được mạng lưới phân phối bán sỉ rộng khắp trên phạm vi cả
nước. Hiện nay, Tập đoàn Phương Nhung có gần 20 đơn vị trực thuộc gồm các
công ty thành viên, trung tâm phân phối và trung tâm kho vận trên toàn quốc.
Với định hướng chiến lược đúng đắn, Tập đoàn Phương Nhung đã và đang đạt
tốc độ tăng trưởng liên tục đạt trên 25%/ năm.
Tập đoàn Phương Nhung đã áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp, các
phần mềm quản trị hiện đại cùng đội ngũ nhân lực có trình độ cao. Đến nay, Tập
đoàn Phương Nhung vẫn tiếp tục khẳng định vị trí hàng đầu trong hoạt động
kinh doanh và phân phối hàng tiêu dùng, cũng như xây dựng hệ thống kho vận,
các trung tâm phân phối bán sỉ.
Bên cạnh đó, Tập đoàn Phương Nhung cũng đa dạng hoá các hoạt động
kinh doanh bằng việc đầu tư trong lĩnh vực bán lẻ, bất động sản, tài chính…
nhằm phát huy tối đa lợi thế về nguồn lực tài chính và con người, tạo nền tảng
 2

vững chắc giúp Tập đoàn Phương Nhung nhanh chóng bứt phá trong giai đoạn
mới.
tác trong và ngoài nước bình chọn.
1.2 Đặc điểm hoạt động kinh Sau hơn 10 năm hoạt động kinh doanh, trải qua

nhiều thăng trầm và biến động nhưng với đường lối phát triển đúng đắn, sự
đoàn kết một lòng cộng với những nỗ lực không biết mệt mỏi của toàn thể
cán bộ công nhân viên, PNG đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ trên
cả hai phương diện kinh tế và xã hội. Đơn vị nhiều lần được nhận bằng khen
các cấp, và luôn được vinh danh là đơn vị dẫn đầu về doanh số do các đối
doanh
1.2.1 Đặc điểm lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh và tổ chức hoạt động kinh
doanh
* Ngành nghề kinh doanh chính : Kinh doanh thương mại.
Doanh nghiệp hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường
buôn bán trong và ngoài lãnh thổ quốc gia. Các lĩnh vực mà công ty đang thực
hiện kinh doanh là :
1/Phân phối và bán sỉ: Tiếp thị và phân phối bán sỉ hàng hóa chất lượng cao của
các nhà sản xuất trong nước và nước ngoài tới mạng lưới khách hàng trên khắp
lãnh thổ Việt Nam.
Các sản phẩm hàng hóa của công ty chủ yếu là các mặt hàng thiết yếu, được
chia thành các nhóm hàng hóa như sau :
• Nhóm thực phẩm : sữa Growell, hạt nêm Knorr, nước khoáng Lavie,
Yomost, Nescafe, Lipton...
• Nhóm hóa mỹ phẩm : Live Gain, Lux, Sunsilk, Omo, Sunlight,…
• Nhóm khác : Castrol, SuperMax,…
 3

Trên cơ sở định hình các mặt hàng chiến lược, công ty tạo mốt quan hệ tốt đẹp
với các đối tác kinh doanh : L’Oreal , Unilever, Castrol, Kinh Đô, Nestle, Dutch
Lady…
2/Hậu cần:
• Kinh doanh kho vận, đầu tư xây dựng và kinh doanh các dịch vụ hậu cần,
kho vận.
• Nghiên cứu thị trường, tư vấn giải pháp tổng thể về phân phối và hậu cần
3/Đầu tư:
• Liên doanh liên kết xây dựng hệ thống phân phối, hệ thống kho vận.
• Tài chính và bất động sản.
Tập đoàn Phương Nhung có mạng lưới khách hàng rộng khắp toàn quốc với
đại lý các cấp bao gồm các nhà phân phối phụ, các đại lý bán sỉ, cửa hàng trọng
điểm, các siêu thị, các đại lý bán lẻ và hàng ngàn khách hàng trực tiếp như nhà
hàng, khách sạn, cơ quan, người tiêu dùng... PNG cũng đang duy trì mối quan hệ
tốt đẹp với đối tác trong và ngoài nước. Các thị trường chủ yếu của PNG là : Hà
Nội, Lao Cai, Quảng Ninh, Hải Phòng, Nam Định, Thanh Hóa, Nghệ An, Huế,
Đà Nẵng, Khánh Hòa, Đồng Nai, Bình Dương, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Bà
Rịa Vũng Tàu. Với mạng lưới nhân viên rộng khắp cả nước, PNG đã nhanh
chóng nắm giữ được những thông tin chính xác về thị trường, từ đó hoạch định
ra những chính sách kịp thời và hiệu quả qua đó có được những kết quả kinh
doanh tốt nhất.
* Các đơn vị thành viên :
• Công ty TNHH Phương Nhung ( thành lập 7/1997 );
• Công ty TNHH Thương mại Lan Phương ( thành lập 6/1999 );
• Công ty TNHH Thanh Phương Hà ( thành lập năm 2/2001 );
 4

• Công ty TNHH Hưng Long Hùng ( thành lập 6/2004 );

• Công ty TNHH An Phú ( thành lập 12/2004 );
• Công ty TNHH ATP ( thành lập 3/2005);
• Công ty TNHH Natural Beauty Comestic ( thành lập 8/2008);
* Mục tiêu hoạt động :
• Nỗ lực để mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng
• Phấn đấu để trở thành một tập đoàn phân phối chuyên nghiệp
• Bổ sung kiến thức, nâng cao chất lượng đào tạo ngang tầm quốc tế, đồng
thời xây dựng cuộc sống tốt đẹp hơn cho các nhân viên và cán bộ làm việc
tại Phương Nhung Group.
• Phát triển Phương Nhung Group ngày càng lớn mạnh và bền vững
Góp phần thiết thực vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã
hội của đất nước.Với tinh thần nỗ lực, phấn đấu không ngừng vươn lên,
công ty tin tưởng sẽ có mặt tại mọi nơi, mọi thời điểm để chia sẻ cùng
khách hàng thành công và một tương lai tươi sáng hơn trong sự phát triển
hài hòa giữa các yếu tố con người và xã hội .

* Mô hình tổ chức kinh doanh :

Doanh nghiệp động kinh doanh dưới hình thức tổ chức phân phối bán sỉ
hàng hóa. Bán buôn hay bán sỉ ( theo tiếng miền Nam ) là hình thức bán một
khối lượng lớn hàng hóa với giá gốc hoặc giá đã có chiết khấu ở mức cao nhằm
tiêu thụ nhanh, nhiều hay có bảo đảm cho khối lượng hàng hóa đó.

Quy trình tổ chức bán sỉ hàng hóa của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên :

1. Nhập hàng về kho nội bộ:

 5

- Hàng tháng, hoặc khi phát sinh nhu cầu giao hàng, giám đốc kinh doanh ghi
lệnh đề nghị giao hàng về kho hàng tổng của công ty.

- Dựa trên đề xuất, Bộ phận cung ứng điều động hàng từ kho tổng về kho nội bộ
của công ty.

2. Lập phiếu xuất hàng

- Cán bộ kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất bán hàng/hoặc phiếu yêu cầu xuất
hoá đơn ghi rõ nội dung tên hàng, giá, chiết khấu, thưởng, bảo vệ giá (nếu có)
trình Giám đốc/Phó giám đốc trung tâm kinh doanh hoặc trưởng/phó phòng kinh
doanh xem xét phê duyệt.

- Sau khi phiếu đề nghị xuất hàng được duyệt, cán bộ kinh doanh chuyển phiếu
cho phòng kế toán để ghi hoá đon bán hàng.

3. Lập hoá đơn bán hàng

- Dựa trên thông tin của bộ phận kinh doanh, phòng kế toán lập hoá đơn bán
hàng.

- Khi lập hoá đơn bán hàng, nhân viên kế toán phải kiểm tra với đơn đặt hàng đã
duyệt hạn mức tín dụng xem có phù hợp hay không?

- Sau khi ghi xong, kế toán chuyển cho bộ phận giao nhận để thực hiện thủ tục
xuất hàng.
 6

- Chuyển phiếu đề nghị xuất bán hàng/hoặc phiếu yêu cầu xuất hoá đơn/hoặc
thông tin bán hàng cho kế toán kiểm tra lại các thông tin trên để lập hoá đơn bán
hàng

4. Giao hàng:

Doanh nghiệp thực hiện các hình thức giao hàng sau :

• Bán buôn qua kho : Nhà phân phối đến trực tiếp để nhận hàng
• Bán buôn chuyển thẳng : Hình thức bán hàng không qua hệ thống kho vận
của doanh nghiệp
• Bán hàng ký gửi đại lý
1.2.2 Đánh giá một số chỉ tiêu kinh tế của công ty
Giai đoạn đầu sau khi thành lập, do việc đầu tư trang thiêt bị, hệ thống kho
vận còn lạc hậu, bộ máy nhân sự ít ỏi và đối mặt với trở ngại trong việc định vị
thị trường, tìm kiếm khách hàng, lựa chọn sản phẩm…, công ty gặp không ít khó
khăn, thậm chí không có lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong
những năm gần đây, với sự mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư cơ sở hạ tâng
kho bãi, thiết bị vận chuyển cộng với sự hoạt động nhiệt tình, năng động của bộ
máy cán bộ, nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn cao, Tập đoàn
Phương Nhung đã có những bược chuyển mình rõ rệt, dần tạo được chỗ đứng
trong lòng người tiêu dùng. Số liệu báo cáo cho thấy, công ty đã hoạt động hiệu
quả và khởi sấc từ những năm 2000 trở lại đây.
 7

Biểu I.1 : Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty TNHH tập đoàn Phương
Nhung giai đoạn (2006-2008).

Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008

Tổng Tài sản 17.406.368.49 15.522.138.08 20.693.295.588

7 4

Tài sản ngắn hạn 16.674.115.55 14.929.214.43 19.337.829.225

4 7
Tài sản dài hạn 732.252.943 592.923.647 1.355.466.363

Tổng Nguồn vốn 17.406.368.49 15.522.138.08 20.693.295.588

7 4
Nợ phải trả 15.243.059.73 13.223.198.73 18.222.232.994
3 2
Vốn chủ sở hữu 2.163.308.764 2.298.939.352 2.471.062.594

Tổng doanh thu 56.128.690.97 65.378.347.65 140.844.456.488

0 4
Tổng chi phí 55.938.907.44 65.189.971.83 140.612.171.412
6 8
Nộp ngân sách 53.139.387 52.745.228 65.039.821

Lợi nhuận sau thuế 136.644.137 135.630.588 167.245.255

Bảng số liệu phân tích trên cho thấy, doanh thu của công ty tăng liên tục
trong 3 năm 2006-2008, trong đó, doanh thu năm 2008 tăng gấp 2.51 lần so với
 8

năm 2006. Vào thời điểm 6 thàng cuối năm 2008, tình hình kinh tế có nhiều biến
động thất thường về giá cả do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu,
ví vậy nhiều doanh nghiệp trong nước đã gặp khó khăn trong việc sản xuất kinh
doanh, công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung cũng phải là ngoại lệ. Đứng
trước nguy cơ sụt giảm thị phần do giảm sút đơn đặt hàng từ những đối tác quen
thuộc, ban lãnh đạo công ty đã đưa ra những điều chỉnh hợp lý về giá cả và chính
sách ưu đãi nhằm tăng doanh số tiêu thụ. Chính vì thế, lợi nhuận sau thuế của
doanh nghiệp vẫn giữ mức tăng trưởng khá cao, cụ thể chỉ tiêu này tăng 23.31%
so với năm 2007.
Bên cạnh đó, một số chỉ tiêu về tính thanh khoản của công ty được duy trì
khá ổn định ở mức an toàn như hệ sô thanh toán ngắn hạn(năm 2006 : 1.09 , năm
2008 : 1.06 ) và hệ số nợ tổng tài sản(năm 2006 : 0.87, năm 2008 : 0.88 ), điều
này mang lại cho công ty lợi thế nhất định trong việc vay vốn tín dụng nhằm duy
trì và mở rộng quy mô kinh doanh.
1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung

Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công ty là phải đảm bảo cho
công ty được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các
chức năng đã định.Vì thế, việc tổ chức bộ máy quản lý trong một công ty trước
tiên cần quan tâm đến những mục tiêu chiến lược của công ty, trên cơ sở đó xác
định mức độ tạo ra giá trị, lợi nhuận của các phòng, ban chuyên trách. Các vị trí
công việc phải có đủ quyền hạn để thực thi nhiệm vụ có hiệu quả, đồng thời mối
quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người lập báo cáo được xác lập rõ
ràng. Bên cạnh đó, việc tổ chức các cấp độ kiểm soát cần thực hiện linh hoạt để
vừa nhằm tạo điều kiện hoạt động cho các phòng, ban vừa tạo ra sự gắn kết, hỗ
trợ giữa các phòng, ban đó với nhau.Trên cơ sở những tiêu chí trên, PNG đã thiết
lập mô hình tổ chức theo đúng tiêu chuẩn của một công ty TNHH, đồng thời có
 9

những bổ sung phù hợp với điều kiện kinh doanh, đời sống văn hóa đặc thù của
doanh nghiệp.
Sơ đồ I.1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH tập đoàn
Phương Nhung.

Hội đồng thành

viên

Tổng giám đốc

Phó
Giám
đốc Kinh
doanh

Phòng Kế Phòng
hoạch-Kinh Hành Phòng
Ban Bảo
doanh chính- Kế toán
vệ
nhân sự – tài vụ

Bộ phận Bộ phận
Bán hàng Marketing

CT.
CT. CT.
Thanh CT.
Phương Lan
Phương An Phú
Nhung Phương ……
Hà
 10

Nhân sự của công ty được bố trí phù hợp với từng bộ phận, phòng ban.
Mỗi phòng ban của công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng, phục vụ cho yêu
cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Hội đồng thành viên : Đưa ra quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch
kinh doanh hằng năm của công ty, quyết định bộ máy quản lí, phương thức đầu
tư, giải pháp phát triển thị trường và phân chia lợi nhuận.

* Tổng Giám đốc công ty: là đại diện pháp nhân của công ty, là người chịu
trách nhệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà
nước theo quy định hiện hành. Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh
theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý
của công ty theo nguyên tắc gọn nhẹ đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu
quả. Tổng Giám đốc dóng vai trò quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành
hoạt động các đơn vị thành viên trực thuộc công ty ( An Phú Co, Ltd; Lan Pương
Co, Ltd;…)

Các phòng ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám dốc là Phòng tổ chức
hành chính – nhân sự; Phòng Kế toán – tài vụ; Ban bảo vệ. Nhiệm vụ của các
phòng, ban này như sau :

Phòng tổ chức hành chính –nhân sự : làm chức năng văn phòng và tổ
chức lao động tiền lương, có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, quản lý quỹ tiền lương, tổ
chức thực hiện chính sách đối với người lao động, tham mưu cho Giám đốc điều
động, tiếp nhận, sắp xếp CBCNV trong công ty cho phù hợp với nhu cầu và
nhiệm vụ kinh doanh. Theo dõi, tham mưu cho Giám đốc công tác thi đua khen
thưởng, kỷ luật, theo dõi công tác trật tự án ninh trong công ty.
Phòng Kế toán – tài vụ : Quản lý, huy động và sử dụng các nguồn vốn
của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất. Phòng kế toán có trách
 11

nhiệm ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động cuả
công ty, xác định kết quả hoạt động kinh doanh, lập các báo cáo tài chính theo
quy định. Ngoài ra, còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động kinh doanh của
công ty nhằm mục đích cung cấp các thong tin cho người quản lý để đưa ra
những phương án có lợi nhất cho công ty.
Ban Bảo vệ : Có chức năng bảo vệ hoạt động sản xuất, phòng chống
cháy nổ, kết hợp với đội Dân phòng địa phương tham gia phòng chống tệ nạn xã
hội, bảo vệ máy móc thiết bị, kho hàng của Công ty và tài sản của khách hàng
đến liên hệ công tác. Ngoài ra, Ban bảo vệ còn có chức năng duy trì việc chấp
hành các quy định về ăn mặc, bảo hộ lao động, thời gian làm việc của công nhân

* Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: Được Tổng Giám đốc công ty
uỷ quyền tổ chức và điều hành, thực hiện kế hoạch kinh doanh theo mục tiêu quy
định, chịu trách nhiệm trong việc lãnh đạo xây dựng các phương án đầu tư, tham
mưu xây dựng chiến lược kinh doanh, tăng cường mở rộng thị trường thông qua
các hoạt động quảng bá... Phụ trách và quản lý trực tiếp Phòng Kế hoạch - Kinh
doanh
Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu, phát triển
thị trường tiêu thụ sản phẩm, thực hiện công tác giới thiệu và quảng cáo sản
phẩm, lập kế hoạch lưu chuyển hàng hoá tiêu thụ, quản lý kho hàng hóa và thực
hiện bán lẻ sản phẩm, lên kế hoạch nhập kho và tiêu thụ từng loại sản phẩm
trong năm…Dựa trên chức năng công tác, Phòng Kế hoạch - kinh doanh được
chia thành hai bộ phận chủ yếu là : bộ phận Bán hàng và bộ phận Marketing. Bộ
phận bán hàng chịu trách nhiệm về doanh thu hay doanh số hàng hóa bán ra, bộ
phận Marketing có chức năng tham mưu Ban Lãnh đạo trong việc phát triển mở
rộng thị trường, thị phần; nghiên cứu chiến lược thị trường, nghiên cứu và phát
 12

triển sản phẩm, dịch vụ mới... giữ gìn và gia tăng giá trị thương hiệu của đơn vị,
đồng thời, trực tiếp thiết kế ý tưởng, lên kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch
Marketing của công ty
 13

CHƯƠNG II :
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH TẬP ĐOÀN PHƯƠNG NHUNG

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Trong hệ thống hoạt động của công ty, bộ máy kế toán đóng vai trò đặc biệt
quan trọng. Chính vì thế, công tác tổ chức bộ máy kế toán được công ty hết sức
quan tâm nhằm đảm bảo cho bộ phận này hoạt động đúng chức năng và mang lại
hiệu quả nhất.
Bộ máy kế toán của công ty được chia thành những bộ phận khác nhau, mỗi
bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chức năng đối với từng phần hành kế toán
của công ty. Các bộ phận này nằm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, đồng thời
có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có
sự tương tác qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy.
Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để
từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí lệ thuộc, chế ước lần nhau. Guồng máy
kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công tạo lập mối liên kết chặt
chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công
tác kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo phương pháp tập trnng. Phòng kế toán
trung tâm của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử
lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của các đơn vị trực
thuộc. Các đơn vị trực thuộc trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo
chế độ báo sổ.
 14

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện thông qua sơ đồ
sau :
Sơ đồ II.1 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương
Nhnng

Tổng
Giám đốc

Kế toán
trưởng

Kế
Kế Kế toán
Kế toán
toán toán vốn Thủ
công nợ -
tiền tổng bằng quỹ
bán hàng
lương hợp tiền

Ngành
Ngành Ngành
hàng
hàng hàng sữa
L’Oreal
Unilever Hà Lan ……….. ………..
 15

Dưới đây là chức năng và nhiệm vụ của các mắt xích trong bộ máy kế toán của
công ty :
Kế toán trưởng : là thành viên của Ban giám đốc, là người được bổ nhiệm
đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo
về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán
trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà
các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất (có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn
hợp pháp), phân chia nhiệm vụ và quyền hạn truy xuất thông tin trong công tác
sử dụng phần mềm kế toán của kế toán viên, ký duyệt việc lập các báo cáo tài
chính cuối quý, cuối năm.
Kế toán tiền lương và BHXH : Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số
liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các
khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao
động. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp,
phụ cấp cho người lao động. Lập các báo cáo về lao động, tiền lương như Bảng
tính lương tháng, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-
BHXH, BHYT phục vụ cho công tác quản lý của Nhà nước và của doanh
nghiệp.
Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ giúp việc cho kế toán trưởng, kiểm tra đối
chiếu tổng hợp số liệu và lập các báo cáo phục vụ yêu cầu sử dụng của ban lãnh
đạo hay các cổ đông. Trong công việc thực hiện trên phần mềm kế toán, kế toán
viên có quyền hạn sử dụng thông tin trong bộ phận Kế toán tổng hợp để truy
xuất dữ liệu và in ấn các báo cáo theo yêu cầu.

Kế toán vốn bằng tiền : Hàng ngày, phản ảnh tình hình thực thu chi và
tổng quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách,
 16

phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
Phản ánh tình hình tăng, giảm số và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám
sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong công tác trên
phần mềm kế toán, kế toán thanh toán trong kỳ hàng ngày nhập liệu cho các
phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, Có của ngân hàng, cuối kỳ in các báo cáo như Sổ
quỹ tiền mặt, Bảng kê thu – chi…
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ lĩnh tiền mặt tại ngân hàng về nhập quĩ, thu tiền
mặt bán hàng và thu các khoản thanh toán khác, chi tiền mặt, theo dõi thu, chi
quĩ tiền mặt hàng ngày. Mọi khoản chi của thủ quỹ đều phải được cấp trên có
thẩm quyền phê duyệt, thủ quỹ ghi phiếu chi và chuyển cho kế toán rồi đối chiếu
số liệu sau đó ghi thông tin vào sổ quỹ.

Kế toán công nợ - Bán hàng : Phân bổ hợp lí chi phí mua hàng ngoài giá
mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kì, từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán
và tồn cuối kì. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán ghi nhận doanh thu bán
hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn hàng bán,
doanh thu thuần, thuế tiêu thụ,…). Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động
và dự trữ kho hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng. Lựa chọn
phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác
của chỉ tiêu lợi nhuận gộp hàng hóa đã tiêu thụ. Xác định kết quả bán hàng và
thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ, kết quả tiêu thụ
hàng hóa. Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách
hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch. Cuối kì, lập và trình cấp trên
các báo cáo về mua bán hàng như các bảng kê mua bán hàng, bảng kê hóa đơn,
báo cáo về công nợ như sổ chi tiết thanh toán, bảng tổng hợp công nợ (theo
khách hàng, theo hóa đơn )…
 17

2.2 Áp dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp

2.2.1 Chính sách chung
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định sô 15/2006/QD-
BTC ngày 20/03/2006, sửa đổi bổ sung theo Thông tư sô 161/2007/TT- BTC
ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính. Theo đó :

• Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
• Đơn vị tiền tế sử dụng trong kế toán : Việt Nam Đồng ( VND )
• Nguyên tăc hạch toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ, vàng, đá
quý : Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ.
• Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chung

• Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC.

• Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Hàng tồn kho được xác định giá trị
theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán theo phương pháp giá
bình quân gia quyền.

• Phương pháp tình khấu hao TSCĐ hữu hình : Doanh nghiệp tính khấu hao
TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng. Thời gian để tính khấu
hao được xác định theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC như sau:

Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (Năm)

Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 20

Máy móc thiết bị 05 – 10

Phương tiện vận tải 06 – 10

Dụng cụ quản lý 03 – 05
 18

• Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (VAT): Thuế Giá trị gia tăng được
tính theo Phương pháp khấu trừ

• Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh
một giao dịch hàng hoá được xác định trên cơ sở đáng tin cậy và Công ty
có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu cung
cấp dịch vụ được ghi nhận khi có bằng chứng về tỷ lệ dịch vụ cung cấp
được hoàn thành tại ngày kết thúc niên độ kế toán.

• Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp
hiện hành, chi phí thuế thu nhập hoãn lại: Thuế thu nhập Doanh nghiệp
được tính ở mức 28% lợi nhuận kế toán trước thuế đối với những báo cáo
tài chính trước năm 2008 và ở mức 25% cho báo cáo tài chính các quý,
báo cáo tài chính cuối năm kể từ 01/01/2009 tương ứng với thời điểm có
hiệu lực của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008.

2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp
2.2.2.1 Chứng từ kế toán : Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định
15/2006/QD – BTC ngày 26/03/2006. Áp dụng theo quyết định này hệ thống
chứng từ kế toán của công ty bao gồm các loại chứng từ trong các lĩnh vực:
• Lao động tiền lương gồm các chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh
toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm
thêm giờ, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-
BHXH, BHYT …
• Hàng tồn kho gồm các chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng,
hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng
hóa, bảng kê mua hàng,..
 19

• Tiền tệ gồm các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền , giấy
đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,…
• Tài sản cố định gồm các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên
bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, …

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung tập hợp chứng từ 1 tháng một lần
và được luân chuyển theo 4 bước:
• Lập chứng từ: chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập
một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh.
• Kiểm tra chứng từ: trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán sẽ
được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh,
số liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp
(chữ ký , con dấu,…).
• Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phân loại, sắp xếp
các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó.
• Bảo quản và lưu trữ chứng từ: công ty bảo quản chứng từ kế toán trong
phòng hồ sơ của xí nghiệp trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ
chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ.

Sơ đồ II.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công ty TNHH tập
đoàn Phương Nhung
 20

Lập chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Ghi sổ kế toán

Lưu trữ, bảo quản

chứng từ

2.2.2.2 Tài khoản kế toán :

Hầu hết là TK kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành ngày
26/03/2006. Tuy nhiên để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán
của công ty, công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3.
Bộ phận kế toán Công ty hiện sử dụng hai phương pháp mã hóa cơ bản để
phân cấp tài khoản trong kế toán máy ở là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy số kéo
dài về phía phải để chi tiết cho đối tượng) và mã hóa tổng hợp, loại mã hóa kết
hợp của mã hóa phân cấp với mã hóa gợi nhớ (sử dụng tên viết tắt của đối tượng
để đại diện cho đối tượng đó). Phân cấp theo phương pháp mã hóa phân cấp
thường được kế toán Công ty áp dụng cho các tài khoản trên bảng Cân đối kế
toán, bao gồm: tiền mặt, hàng tồn kho, nợ ngắn hạn dài hạn, vốn chủ sở hữu…Ví
dụ : TK tiền mặt là 111 có hai TK chi tiết là TK tiền mặt Việt Nam- 1111 và TK
 21

tiền mặt nước ngoài - 1112. Phân cấp theo phương pháp mã hóa tổng hợp được
dùng với các tài khoản công nợ chi tiết cho các khách hàng hoặc các tài khoản
cấp 3 của tài khoản tiền gửi để chi tiết cho các ngân hàng. Ví dụ: TK 1121- tiền
gửi ngân hàng VNĐ có TK chi tiết là TK 1121VTIB - tiền gửi VNĐ Ngân hàng
Công thương Việt Nam (VIETINBANK).

Về nguyên tắc phân cấp, việc phân cấp tài khoản được bộ phận kế toán
Công ty xác định dựa theo một số tiêu thức sau: với các tài khoản liên quan đến
tiền gửi ngân hàng thì phân cấp chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng ngân hàng
(chủ yếu là các ngân hàng trên địa bàn Hà Nội); với các tài khoản công nợ chi
tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng khách hàng thường xuyên (như các đại lý của
Công ty ở Hà Nội và các tỉnh thành miền Bắc), khách hàng có ít giao dịch sẽ
được gộp vào một tài khoản cấp 3 chung cho khách lẻ, tài khoản hàng hóa chi
tiết cho từng loại hàng. Các tài khoản còn lại sử dụng theo hệ thống tài khoản
chuẩn của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã đề cập ở trên.

2.2.2.3 Sổ kế toán :
Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (Hạch toán trên phần mềm kế toán).
Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định và phù hợp
với phần mềm kế toán.

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký Sổ Nhật ký Sổ, thẻ kế toán

Sơ đồ II.3
đặc :biệt
Tổ chức sổ kế toán tại chung
công ty TNHH tập đoàn Phương
chi tiết Nhung
( Hình thức nhật ký chung)
Sổ Cái Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài

chính
 22

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ
: Quan hệ đối chiếu

Hiện tại, công ty áp dụng phần mềm kế toán AVTsoft, được thiết kế dựa trên
đặc diểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của công ty. Quy trình đối
với việc nhập liệu và in báo cáo trên phần mêm này được thể hiện qua sơ đồ
sau đây :
Sơ đồ II.4 : Trình tự váo sổ liệu kế toán trên máy tính tại công ty TNHH
tập đoàn Phương Nhung
 23

Bảng tổng hợp chứng

Chứng từ kế toán từ kế toán

Phần mềm vi tinh

Sổ kế toán
Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ tổng hợp

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng hoặc cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

2.2.2.4 Báo cáo kế toán

Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định số 15/2006/QD
– BTC ban hành ngày 26/03/2006 bao gồm các bảng báo cáo chính sau :
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Thuyết minh báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán: được lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng
hợp, sổ kế tóan chi tiết trên các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 và các TK
ngoài bảng và dựa vào bảng cân đối kế toán của niên độ trước.
 24

Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh
của năm trước và các sổ chi tiết các TK từ loại 5 đến loại 9, sổ chi tiết các loại
thuế phải nộp nhà nước.
Thuyết minh báo cáo tài chính: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh
doanh và bảng cân đối kế toán của kỳ báo cáo và dựa trên thuyết minh báo cáo
tài chính của năm trước.
Các báo cáo kế toán này được lập vào giữa niên độ và cuối niên độ và được
trình lên Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan thuế vào cuối mỗi quý. Ngoài 3
loại báo cáo trên, công ty còn lập các biểu sau trong Báo cáo tài chính :
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN
• Bảng cân đối tài khoản
• Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước
Bên cạnh báo cáo thuế(nhằm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước ), công ty
còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu ngắn hạn
và dài hạn của công ty. Để phù hợp với quy mô hoạt động, doanh nghiệp tổ chức
hoạt động kế toán quản trị theo hình thức kết hợp. Theo hình thức này thì kế toán
viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán
quản trị của cùng phần hành kế toán đó. Các báo cáo quản trị được lập định kì
theo tháng, quý, hoặc năm. Dưới đây là một số báo cáo quản trị được lập chủ yếu
trong doanh nghiệp :

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí
cho từng quý và cho cả năm.

• Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm, từng công ty
thành viên (Báo cáo bộ phận).
 25

• . Báo cáo bán hàng, mua hàng.

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động

• Báo cáo chi tiết nợ vay, nợ phải thu phải trả theo thời hạn thanh toán và
tên khách hàng.

2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, các phần hành kế toán chủ
yếu của công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung bao gồm : kế toán các nghiệp vụ
mua hàng, bán hàng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán
vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định,…Trong khuôn khổ của bài báo cáo này,
tôi xin trình bày về tổ chức của phần hành kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán
nghiệp vụ bán hàng, đồng thời phân tích phần hành kế toán vốn bằng tiền dựa
trên số liệu phát sinh cụ thể tại doanh nghiệp.
2.3.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng
2.3.1.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng
* Chứng từ hóa đơn kèm theo quá trình mua hàng hóa :
• Hóa đơn giá trị gia tăng - VAT ( bên bán lập )
• Hóa đơn bán hàng ( bên bán lập )
• Bảng kê mua hàng hóa
• Phiếu nhập kho
• Biên bản kiểm nhận hàng hóa
• Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng
Một số mẫu chứng từ nghiệp vụ mua hàng :
Biểu II. 1: Phiều nhập kho
 26

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Số : 1

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 04 năm 2009
- Nhập của Ông( Bà ) : Cty Ld Unilever Việt Nam
- Địa chỉ : 672/673 cư xá Kiến Thiết Q9 TPHCM
- Nội dung : Nhập hàng U
Vật tư – Hàng hóa Đơn Thành
Mã hiệu Tên–Nhãn hiệu –Quy cách ĐVT SL
STT giá tiền
1
2
3
4
5
Cộng

Cộng thành tiền bằng chữ : …………………………………………..

Thủ kho : Kế toán trưởng : Tổng giám đốc :
( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên )

Biểu II. 2: Bàng kê mua hàng

- Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
- Phòng Kinh doanh
BẢNG KÊ MUA HÀNG
 27

Ngày … tháng … năm …

Quyển số : …………
Số :………….
Họ và tên người mua : …………………………… Nợ 1561
Bộ phận : Cung ứng vật tư Có 3311

STT Tên–Nhãn hiệu –Quy Địa chỉ mua hàng ĐVT SL Đơn Thành
cách giá tiền
A B C D 1 2 3

Cộng x x x
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) :……………………
* Ghi chú : …………………………………………….
Người mua : Kế toán trưởng : Người duyệt mua :
( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên )

* Phương pháp tính giá hàng nhập kho :

Doanh nghiệp áp dụng tính giá theo phương pháp thực tế nhằm đảm bảo nguyên
tắc giá phí. Giá thực tế của hàng hóa mua vào được xác định :

Giá thực tế Giá mua Thuế nhập Giảm giá Chi phí phát
của hàng theo hóa khẩu, thuế hàng mua, sinh trong quá
hóa mua đơn của TTĐB phải Chiết khấu trình mua
= + - +
vào hàng hóa nộp (nếu có) thương mại hàng

* Tài khoản sử dụng :

 28

- Tài khoản 156 – Hàng hóa : TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng
tổn kho, tồn quầy, và xuất nhập trong ký báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế
( trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên ).
TK 156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 :
• TK 1561 – Giá mua của hàng hóa
• TK 1562 – Phí mua hàng hóa
- Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường : TK này sử dụng để phán ánh các
loại hàng hóa mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm
nhận nhập tại nơi quản lý quy định.
Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình nhập mua hàng, doanh nghiệp còn sử
dụng một số TK như : 111, 112, 331, 133,…
2.3.1.2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa
a. Trường hợp hàng mua và chứng từ mua hàng cùng về thì căn cứ vào thực tế
kiểm nhận hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 1561- Hàng hóa ( giá trị hàng hóa thực nhập kho )
Nợ TK 157- gửi bán hàng hóa ( gửi bán đại lý, gửi bán thẳng )
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán ( giao bán thẳng trực tiếp)
Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,… Giá thanh toán

b.Trường hợp hàng về chưa có chứng từ, tạm thời ghi hàng nhập theo giá tạm
tính :
Nợ TK 1561- Hàng hóa ( thực tế nhập theo giá tạm tính)
Có TK 331 ( ghi giá tạm tính chưa có thuế GTGT )
 29

Khi nhận được bộ chứng từ của lô hàng này, kế toán ghi bút toán điều chỉnh và
ghi nhận số thuế GTGT khấu trừ :
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 311, 331
c. Trường hợp chứng từ mua hàng về trước, kế toán lưu chứng từ đồng thời ghi
bút toán :
Nợ TK 151 – hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 311, 331
+ Kì sau, khi hàng về được kiểm nhận, căn cứ vào thực tế kiểm nhận, kế toán
ghi :
Nợ TK 156, 157, 632 – Số hàng thực tế kiểm nhận
Có TK 151 – Số hàng đã về theo chứng từ
d. Trường hợp mua được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán
hoặc giảm giá hàng hóa mua, kế toán ghi giảm giá trị hàng mua hoặc doanh thu
tài chính
Nợ TK 331- Phải trả nhà cung cấp ( Khấu trừ nợ phải trả )
Nợ TK 111, 113 - Chiết khấu, giảm giá được hưởng đã nhận
Có TK 156 – Hàng hóa : Giảm giá và chiết khấu thương mại
Có TK 515 – Chiết khấu thanh toán
Có TK 133 – Giảm thuế GTGT đầu vào
đ. Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như : Chí phí vận chuyển bốc dỡ,
tiền lưu kho, lưu bãi, tiền chi phí đi đường của bộ phận thu mua …theo dõi
riêng ở TK 1562
Nợ TK 1562
Nợ TK 133
 30

Có TK 111, 112, 141, 331,…

Sơ đồ II.5 : Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa tại công ty TNHH
tập đoàn Phương Nhung

TK 111, 112, 141, 331 TK 156, 157, 632

TK 111, 112, 331

Mua hàng hóa nhập kho gửi Giảm giá hàng mua
bán
Trả lại hàng mua, chiết
khấu thương mại
TK 151
Nhập
hàng
HH mua đi TK 133
111,
đường
112,
141, Thuế
331 GTGT

Thuế GTGT hàng mua

2.3.1.3 Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung, vì
thế, quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng cũng áp dụng theo sơ đồ chung
của phương pháp này.

Sơ đồ II.6 : Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng

 31

Chứng từ gốc
(Hóa đơn GTGT
Phiếu chi, giấy báo nợ
Phiếu nhập kho..)

Nhật ký Sổ chi tiết TK

mua hàng Nhật ký chung 156, 331, 632

Sổ cái TK 156,
Bảng tổng hợp
157,632, 331

Bảng cân đối số phát

sinh

Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng hoặc cuối kì
Ghi hàng ngày

Từ chứng từ hợp lệ như : hóa đơn GTGT, phiếu chi, Phiếu nhập kho,…kế
toán công nợ- bán hàng ghi nhật ký mua hàng và sổ chi tiết các TK liên quan như
sổ chi tiết công nợ của nhà cung cấp , sổ chi tiết hàng hóa vật tư, …
Cuối kì, dựa trên các sổ chi tiết kế toán tổng hợp lập các Bảng tổng hợp như :
Bảng tông hợp chi tiết thanh toán với người bán, Bảng kê hóa đơn mua hàng và
dịch vụ ... Số cái các tài khoản hàng hóa, công nợ đối với nhà cung cấp … được
thực hiện vào cuối kì , đồng thời tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu với sô liệu
 32

trong các bảng tổng hợp. Từ sổ Cái và các Bảng tổng hợp, kế toán thực hiện lập
Báo cáo tài chính của đơn vị vào cuối niên độ kế toán.
2.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng
2.3.2.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của
hàng hóa được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình
thái hiện vật sang hình thái giá trị. Doanh nghiệp thu hồi vốn, bù đắp chi phí và
có nguồn tích lũy để mở rộng hoạt động kinh doanh. Công ty TNHH tập đoàn
Phương Nhung là doanh nghiệp thực hiện phương thức bán sỉ hàng hóa, hàng
hóa được bán ra với khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán.
* Các hóa đơn chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa :
• Hóa đơn GTGT
• Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
• Phiếu thu, Giấy báo Có
• Bảng kê hàng hóa bán ra
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Phiếu xuất kho gửi bán đại lý
• Thẻ kho
Một số mẫu chứng từ nghiệp vụ bán hàng :

Biều II.3 : Hóa đơn Giá trị gia tăng

Mẫu sổ : 01 GTKT – 3LL
EU/2009B
HÓA ĐƠN
 33

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2 : giao khách hàng
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
Địa chỉ : sổ 12 ,Tổ 34,phường Yên Hòa,quận Cầu Giấy,thành phố Hà Nội
Số TK : 0100429285
Điện thoại : 04.8338317
Họ và tên người mua hàng : …………..
Tên đơn vị : ……………………
Địa chỉ : …………………….
Số tài khoản : …………….
Hình thức thanh toán : ………………… Mã số thuế :…………………..
STT Tên sản
. phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A C D 1 2 3=1x2

Cộng tiền hàng : ………………………..

Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT ………………………..
Tổng cộng thanh toán : ………………………..
Số tiền viết bằng chữ :…………………………………………………..
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu II.4 : Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Số : 288

 34

HÓA ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 01 tháng 04 năm 2009
Nợ : 1311
Có : 5111
Xuất cho Ông ( Bà ) : ……………………..
Nội dung : Xuất bán hàng Trang : 1
Vật tư – Hàng hóa Số Đơn giá Tổng Ghi
Mã Tên-Hàng hóa-Quy ĐVT
STT lượng VAT thành chú
hiệu cách
tiền
1
2
3
4
5

Giám đốc : Kế toán : Thủ kho : Người nhận :

(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )

Sơ đô II.7 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng qua kho tại
công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
 35

Khách hàng, đại

lý

(1)
(6) (5)
(6)
Phòng kế hoạch –
kinh doanh

(2)
(5)
(7)

Thủ kho Phòng kế toán Thủ quỹ

(7)
(3) (4)

Tổng giám đốc

Giải thích sơ dồ :
(1) Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp hoặc thông

qua đơn đề nghị mua hàng. Với trường hợp mua hàng theo hợp
đồng thì căn cứ là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân tổ
chức có nhu cầu mua hàng và phòng kế hoạch – kinh doanh của
công ty.
(2) Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh
tế do phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán công nợ - bán hàng tiến
hành lập Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
(3) Kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa đơn. Sau đó, hóa đơn

GTGT được chuyển lên Tổng Giám đốc để duyệt ký

 36

(4) Cấp trên kiểm tra, ký duyệt.

(5) Kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu. Thủ quỹ nhận tiền từ khách

hàng dựa trên phiếu thu và ghi vào sổ quỹ

(6) Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng
theo hóa đơn GTGT. Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi thẻ kho.
(7) Thủ quỹ và Thủ kho nộp lên phòng kế toán các chứng từ liên quan,

Kế toán công nợ - Bán hàng phản ánh: Giá vốn hàng bán, doanh
thu, thuế GTGT,… vào sổ chi tiết.
* Phương pháp tính giá vốn hàng bán :
Giá bán của hàng hóa tiêu thụ được tính theo phương pháp bính quân cả kì
dự trữ, là phương pháp tính giá vốn của hàng hóa xuất bán ngày cuối kì. Cơ sở
tính giá bình quân cả kì kinh doanh :

Giá thực tế hàng Giá thực thế hàng

+ nhập mua trong kì
Giá bình tồn đầu kì
quân gia
quyền cả
=
kì dự trữ
Số lượng hàng tồn + Số lượng hàng nhập
đầu kì mua trong kì

Giá trị Số lượng Giá bình quân

hàng hóa = hàng hóa x gia quyển cả kì
xuất kho xuất kho dự trữ

* Tài khoản sử dụng :

 37

• Tài khoản 157 – Hàng gửi bán : Phản ánh sư vận động của hàng xuất bán
theo phương thức gửi hàng bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại
hàng.
• Tài khoản 156 – Hàng hóa : Sử dụng trong phương thức bán hàng lưu
chuyển qua kho, TK mở chi tiết cho từng loại hàng.
• Tài khoán 632 – Giá vốn hàng bán : Tài khoản này được mở chi tiết theo
từng loại hàng bán.
• Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng hóa
• Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ
• Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại
• Tài khoản 531- Giảm giá hàng bán
• Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại
Ngoài ra, trong quá trình tiêu thụ hàng hóa có thể sử dụng các TK sau :
111, 112, 131, 3331, …
2.3.2.2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng hóa
a. Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán :
- Xuất bán hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc đại lý, kế toán ghi :
Nợ TK 157 – Hàng gửi bán
Có TK 1561 – Hàng hóa
- Khi Hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi :
Nợ TK 632 – Giá vốn Hàng bán
Có TK 157 – Hàng gửi bán
- Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng
 38

Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp

b. Bán buôn qua kho theo hình thức trược tiếp khi xuất bán trực tiếp hàng hóa,
kế toán ghi giá vốn :
Nợ TK 632
Có TK 1561
Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp : Ghi tương tự
c. Bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán :
- Mua hàng vận chuyển bán thẳng :
Nợ TK 157
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
- Mua hàng bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba giữa nhà cung cấp và khách
hàng mua :
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp
- Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp
Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112
d. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán
- Nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới
Nợ TK 111, 112
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
- Chi phí môi giới bán hàng , ghi nhận vào chi phí bán hàng TK 641
 39

đ. Xuất hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng :

- Giá trị hàng hóa xuất khuyến mại, quảng cáo :
Nợ Tk 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 512 – Doanh thu nội bộ
- Hàng hóa xuất biếu tặng trừ vào quỹ khen thưởng ghi :
Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi ( tổng giá thanh toán
Có TK 512 – Doanh thu nội bộ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Ghi nhận Giá vốn hàng bán : Ghi tương tự trường hợp xuất hàng bán trực tiếp
2.3.2.2 Quy trình ghi sổ ké toán nghiệp vụ bán hàng
Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, trên cơ sỏ hóa đơn đầu vào như :
Hóa đơn GTGT, phiếu thu, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ,… Kế toán công nợ -
Bán hàng thực hiện Ghi sổ Nhật ký bán hàng và lập sổ Chi tiết hàng hóa, giá vốn
hàng bán, doanh thu bán hàng, Sổ chi tiết công nợ với khách hàng …. Cuối kì,
kế toán tổng hợp lập Sổ cái các tài khoản liên quan và các Bảng tổng hợp tiêu
thụ hàng hóa, bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đồng thời tiến hành
kiểm tra đối chiếu sô liệu gữa các sổ kế toán với nhau. Cuối niên độ kế toán, kế
toán tiến hành tổng hợp các thông tin trên các Bảng tổng hợp và Sổ cái vào Báo
cáo tài chính của doanh nghiệp.

Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng được khái quát trong sơ đồ
sau đây :

Sơ đồ II.8 : Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng

 40

Chứng từ gốc
(Hóa đơn GTGT
Phiếu thu, giấy báo có
Phiếu xuất kho..)

Sổ chi tiết TK
156, 157,
Nhật ký bán 632,511, 641,
hàng Nhật ký chung 642

Sổ cái TK 156, 157,632, Bảng tổng hợp

632, 131, 511, 512, 531, doanh thu, giá vốn,
532, 911,… chi phí, lợi nhuận

Bảng cân đối số phát

sinh

Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng hoặc cuối kì
Ghi hàng ngày

2.3.3 Kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn kinh doanh thuộc tài sản lưu dộng
của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong
các quan hệ thanh toán. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực
tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Trong
quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền được vừa sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh
 41

toán các khoản nợ, nhập mua hàng hóa vừa là kết quả của việc tiêu thụ hoặc thu
hồi các khoản nợ. Quy mô của vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức
thời của doanh nghiệp. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp
phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ
bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân
thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học.
2.3.3.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng
* Các hóa đơn, chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền :
• Phiếu thu – Mẫu 01-TT
• Phiếu chi – Mẫu 03 –TT
• Giấy nộp tiền
• Giấy thanh toán tiền
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng
• Giấy đề nghị thanh toán
• Sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ
• Sổ tiền gửi ngân hàng
• Giấy báo nợ, giấy báo có
• Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi
 42

Sơ đô II.9 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nghiệp vụ hạch toán vốn

bằng tiền tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung

Đối tượng
Ngân hàng
nhận \ nộp tiền
(4)
(1)
(1)
(4)

Phòng kế toán Thủ quỹ

(5)
(2)
(3)

Tổng Giảm đốc

Giải thích sơ dồ :

(1) Kế toán vốn bằng tiền nhận các chứng từ đầu vào từ đối tượng nhận/nộp
tiền để kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ, hợp lý. Nếu chứng từ đạt tiêu
chuẩn, kế toán viên lập phiếu thu - chi thành 3 liên, 1 liên được giữ lại để
lưu trữ, 2 liên còn lại được chuyển sang cho kế toán trưởng. Trong trường
hợp thanh toán diễn ra thông qua ngân hàng, kế toán viên chỉ cần nhận
giấy báo Nợ, giấy báo Có từ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu với chứng
từ đầu vào rồi lưu lại.

(2) Kế toán trưởng duyệt phiếu thu, phiếu chi. Đối với phiếu chi, sau khi xét
duyệt, kế toán trưởng trình phiếu chi lên Tổng giám đốc xét duyệt
 43

(3) Tổng giám đốc ký duyệt phiếu chi.

(4) Thủ quỹ nhận 2 liên sau khi đã có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng
(phiếu thu), của Giám đốc (phiếu chi). Thủ quỹ thu/chi tiền với đối tượng
nộp/nhận tiền đồng thời chuyển cho đối tượng 1 liên của phiếu thu/chi.

(5) Thủ quỹ ghi sổ quỹ, nộp sỏ quỹ kiêm báo cáo quỹ và liên còn lại của
phiếu thu, phiếu chi cho phòng kế toán. Kế toán vốn bằng tiền phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ chi tiết.

* Tài khoản sử dụng hạch toán vốn bằng tiền :

* Tài khoản 111 – Tiền mặt
Tài khoản này có 3 TK cấp 3 :
TK 1111 – Tiền Việt Nam
TK 1112 – Ngoại tệ
TK 1113 – Vàng , bạc, kim khí quý, đá quý
* Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản này có 3 TK cấp 3 :
TK 1121 – Tiền Việt Nam
TK 1122 – Ngoại tệ
TK 1123 – Vàng , bạc, kim khí quý, đá quý
Tài khoản 112 – Tiền gửi được mở đến tài khoản cấp 3, chi tiết cho từng ngân
hàng
Ví dụ : - TK 1121CTB – Tiền gửi Việt Nam Đồng tại ngân hàng Citibank.
- TK 1122AGRB(USD) – Tiền gửi bằng USD tại ngân hàng
Argribank.
 44

Ngoài ra trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền còn sử dụng một số TK khác
như :
- Tk 511, 3331 : Thu tiền bán hàng
- TK 131 – Thanh toán với khách hàng
- TK 331 – Thanh toán với nhà cung cấp
- TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- TK 138 – Phải thu khác
- TK 338 – Phải trả khác

2.3.3.2 Quy trình hạch toán các nghiệp vụ hạch toán vốn bằng tiền
* Hạch toán tiền mặt tại quỹ :

Một số nghiệp vụ thu chi tiền tại quỹ được phản ánh vào Tk như sau :
- Thu Tiền mặt nhập quỹ : dựa vào phiếu thu và các chứng từ liên quan để kế
toán xác định nọi dung thu, từ dó xác định tài khoản ghi Có, đối ứng với nợ TK
111
- Chi tiêu Tiền mặt tại quỹ , căn cứ vào Phiếu chi và các chứng từ có liên quan
kế toán xác định nội dung chi tiền mặt, từ đó xác định TK ghi Nợ đối ứng với Có
TK 111
* Hạch toán tiền gửi ngân hàng :

Một số nghiệp vụ liên quan đến Tiền gửi ngân hàng được kế toán phản anh vào
tài khoản như sau :
- Các nghiệp vụ làm tăng Tiền gửi ngân hàng : Kế toán dựa vào Giấy báo có
hoặc Bảng sao kê của Ngân hàng và các chứng từ có liên quan để xác định nội
dung thu, từ đó xác định tài khoản ghi Có đối ứng với Nợ TK 112.
 45

- Các nghiệp vụ làm giảm Tiền gửi ngân hàng : Kế toán dựa vào các Giấy báo nợ
hoặc Bảng sao kế của ngân hàng và các chứng từ có liên quan để xác định nội
dung chi tiêu Tiền gửi ngân hàng, từ đó xác định TK ghi Nợ đối ứng với có TK
112.
Đối với các nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt và gửi tiền vào
ngân hàng, kế toán hạch toán như sau :

- Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt

Nợ TK 111
Có TK 112

- Gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng:

Nợ TK 112
Có TK 111

Các nghiệp vụ đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng phản ảnh trong sơ đổ sau
đây :
 46

Sơ đồ II.10 : Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ kế toán vón bằng tiền tại công ty
TNHH tập đoàn Phương Nhung

TK 111, 112
TK 511, 512 TK 156,157

Thu tiền bán hàng Mua hàng hóa

TK 515, 711 TK 331

Thu từ hoạt động tài chính Trả nợ hoặc ứng trước

Thu khác tiền cho người bán

TK 133
TK131
Thanh toán thuế GTGT
Khách hàng thanh toán hoặc
ứng trước
TK 311,334,
TK 411,441 338,341,343

Nhận vốn chủ sử hữu Trả nợ vay, nợ nhà nước,

CNV và các khoản nợ
khác
TK 121,128, TK 121,128,
221,222,223,228 221,222,223,228

Thu hồi vốn đầu tư tài chính Chi đầu tư tài chính

TK 411, 441
TK 3331
Trả vốn cho chủ sở hữu
Thu thuế GTGT cho nhà nước khi
bán hàng cung cấp dịch vụ
TK 211,213, 217
Mua TSCĐ, bất động
sản đầu tư

2.3.3.3 Đặc điểm quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH
tập đoàn Phương Nhung
Khái quát quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền như sau:
 47

Sơ đồ II.11 : Quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH tập
đoàn Phương Nhung

Chứng từ gốc
- Phiếu thu, phiếu
chi
- Giấy báo Nợ,
giấy báo Có, bảng
sao kê

Thủ quỹ Nhật ký thu tiền

Nhật ký thu tiền
Báo cáo quỹ
Kế toán tồng hợp
Kế toán tiền mặt

Sổ chi tiết tiền

Sổ cái 111, 112
mặt, tiền gửi ngân
hàng

Vào sổ hàng ngày

Kiểm tra, đối chiếu

Ghi cuối tháng hoặc cuối kì

Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ và có chữ ký đấy đủ của kế
toán trưởng và Giám đốc công ty : Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có,
….Thủ quỹ lập sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối ngày, Thủ
quỹ nộp lại sổ quỹ, sổ tiền gửi và các chứng từ liên quan cho Kế toán Vốn bằng
tiền, bộ phận này lập Sổ chi tiết Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng, Nhật ký thu và
Nhật ký chi tiền. Cuối tháng, trên cơ sở Nhật ký Thu – Chi tiền, Kê toán Tổng
hợp tiến hành lập Sổ cái Tiền mặt và Sổ cái Tiền Gửi, kiểm tra và đối chiếu số
 48

liệu với các Sổ chi tiêt. Cuối năm tài chính, thực hiện tổng hợp các số liệu vào
Bảng cân Đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
2.3.3.4 Công tác kế toán tiền mặt tại công ty TNHH tập đoàn Phương
Nhung tháng 4/2009
Hoạt động liên quan đến thu và chi tiền mặt tại công ty TNHH tập đoàn
Phương Nhung phát sinh liên tục và với khối lượng lớn. Trong phạm vi cho
phép, tôi xin được phản ánh công tác kế toán đối với một số nghiệp vụ liên quan
đến tiền mặt tại công ty trong tháng 4/2009 cùng với những chứng từ, sổ kế toán
mà tôi đã thu hoạch được trong quá trình thực tế tại công ty.
Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh trong tháng 4/2009 tại công ty
như sau :
(1) Phiếu thu sô 01, ngày 1\4, lý do thu : Thu tiền bán hàng - Số tiền :

444.052.521 ( VNĐ )
- Định khoản : Nợ TK 1111 444.052.521
Có TK 1311 444.052.521
(2) Phiếu chi số 10, ngày 5\4, lý do chi : Chi tiền tiếp khách – Số tiền :

990.000 ( VNĐ)
- Định khoản : Nợ TK 642 990.000
Có TK 1111 990.000
(3) Phiếu thu sô 02, ngày 6\4, lý do thu : Thu tiền bán hàng – Số tiền :
373.291.532 ( VNĐ)
- Định khoản : Nợ TK 1111 373.291.532
Có TK 1311 373.291.532
(4) Phiếu chi số 08, ngày 20\4, lý do chi : Chi tiền thuê kho và điện nước –
Số tiền : 16.883.000 (VNĐ)
- Định khoản : Nợ TK 642 15.348.182
 49

Nợ Tk 133 1.534.818
Có TK 1111 16.883.000
(5) Phiếu chi số 20, ngày 22\4, lý do chi : Chi tiền điện thoại – Số tiền :
6.809.300(VNĐ)
- Định khoản : Nợ TK 642 6.809.300
Có TK 1111 6.809.300
(6) Phiếu chi số 29, ngày 29\4, lý do chi : Chi tiền đổ mực, thay trông, thay
linh kiện máy in – Số tiền : 3.576.999 ( VNĐ)
- Định khoản : Nợ TK 642 3.251.817
Nợ TK 133 325.182
Có TK 1111 3.576.999
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, kế toán định
khoản như trên và tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi. Mẫu phiếu thu, phiêu
chi như sau :
Biểu II.5: Mẫu Phiếu thu
Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung liên số : ….
PHIẾU THU số : 01
Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Nợ : 1111
Có : 131.1
Người nộp tiền : Cô Hảo
Địa chỉ :…………………….
Lý do thu : Thu tiền bán hàng
Số tiền : 444.052.521
Bằng chữ : Bốn trăm bốn mươi bốn triệu năm mươi hai ngàn năm trăm hai mốt
đồng.
 50

Kèm theo 01 chứng từ gốc

Đã nhận đủ số tiền : Bốn trăm bốn mươi bôn triệu năm mươi hai ngàn năm trăm
hai mươi mốt đồng

Người nộp Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )

Biểu II.6 : Mẫu phiếu chi

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
PHIẾU CHI Số : 10
Ngày 05 tháng 04 năm 2009 Nợ : 642
Có : 1111
Họ và tên người nhận tiền : Cô Hảo
Địa chỉ :…………………
Lý do chi : Chi tiền tiếp khách
Số tiền : 990.000 Viết bằng chữ : Chín trăm chín mươi ngàn đồng
Kèm theo : 01 Chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người

trưởng phiếu Nhận tiền
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )

Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ,
chứng từ phải có chữ ký của Tổng giám đốc và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm
 51

tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền hoặc
chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc
nộp tiền. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ căn cứ và các chứng từ thu- chi để ghi sổ quỹ.
Sổ quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo
quỹ kèm theo các chứng từ nộp cho kế phòng kế toán để ghi sổ chi tiết :
Biểu II.7 : Mẫu Sổ quỹ 1
- Ngày 1\4 :
Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
(Kiêm báo cáo quỹ )
Số hiệu chứng từ Tk đối Số tiền
THU CHI THU CHI
Diễn giải ứng
Số dư đầu ngày xxx
Số phát sinh trong ngày
01 - Thu tiền bán hàng 1311 444.052.52
1
Cộng phát sinh - 444.052.52
1
Kèm theo : 01 Phiếu thu
Ngày 01 tháng 04 năm 2009
Thủ quỹ
(ký, họ tên)
 52

Biểu II.8 : Mẫu sổ quỹ 2

- Ngày 5\4 :
Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
(Kiêm báo cáo quỹ )
Số hiệu chứng từ Tk đối Số tiền
THU CHI THU CHI
Diễn giải ứng
Số dư đầu ngày xxx
Số phát sinh trong ngày
10 - Chi tiền tiếp khách 642 990.000
Cộng phát sinh - 990.000

Kèm theo : 01 Phiếu chi

Ngày 05 tháng 04 năm 2009
Thủ quỹ
(ký, họ tên)

Dựa trên báo cáo quỹ, phiếu thu và phiếu chi hàng ngày, kế toán tiền mặt thực
hiện lập sổ chi tiết :
 53

Biểu II.9 : Sổ chi tiết tiền mặt

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung
SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT
Tháng 4\2009
Số dư đầu kì : xxx
Chứng từ TK Số phát sinh
Ngày Số Diễn Giải đối Nợ Có
ứng
A B C D 1 2
1\4 01 - Thu tiền bán hàng 1311444.052.52
5\4 10 - Chi tiền tiếp khách 642 1 990.000
6\4 02 - Thu bán hàng 1311
20\4 08 - Chi tiền thuê kho+điện 642 373.291.53 15348182
nước 133 2 1534818
22\4 20 - Chi tiền điện thoại 642 6.809.300
29\4 29 - Chi tiền đổ mực +thay 642 3.251.817
trống+thay linh kiện máy 133 325.182
in
Kèm theo : 02 phiếu thu Tổng phát sinh nợ : 817.344.053
04 phiếu chi Tổng phát sinh có : 12.911.117
Số dư cuối kì : xxx

Ngày 31 tháng 04 năm 2009

Kế toán trưởng Người lập sổ
(ký, họ tên) (ký, họ tên)

Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi kế
toán vốn bằng tiền lập nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền của từng tháng trên cơ
sở các phiếu thu và phiếu chi.
 54

Biểu II.10 Nhật ký thu tiền

NHẬT KÝ THU TIỀN
Tháng 04\2009
Chứng từ Diễn giải TK Tk
Ngày Số Nợ Có Số phát sinh
tháng
1\4 01 - Thu tiền bán hàng 1111 1311 444.052.521
6\4 02 - Thu tiền bán hàng 1111 1311 373.291.532

Tổng cộng : 817.344.053

Ngày 31 tháng 04 năm 2009

Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu II.11: Nhật ký chi tiền
NHẬT KÝ CHI TIỀN
Tháng 04\2009
Chứng từ TK Tk
Ngày Số Diễn giải Nợ Có Số phát sinh
tháng
5\4 10 - Chi tiền tiếp khách 642 1111 990.000
20\4 08 - Chi tiền thuê kho+điện nước 642 1111 15348182
133 1111 1534818
22\4 20 - Chi tiền điện thoại 642 1111 6.809.300
29\4 29 - Chi tiền đổ mực +thay 642 1111 3.251.817
trống+thay linh kiện máy in 133 1111 325.182

Tổng cộng : 12.911.117

Ngày 31 tháng 04 năm 2009

Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
 55

Cuối kì kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành lập Sổ cái Tiền mặt, đồng thời kiểm
tra, đối chiếu số liệu với Sổ chi tiết .

Biểu II.12: Sổ Cái tiền mặt

Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung

SỔ CÁI
Tháng 04\2009

Ngày Chứng từ TK Số tiền

tháng Diễn giải đối
ghi ứng Nợ Có
sổ Số NT
A B C D E 1 2
Số dư đầu kỳ - xxx
31\4 01 1\4 - Thu tiền bán hàng 1311 444.052.521
990.000
10 5\4 - Chi tiền tiếp khách 642
02 6\4 - Thu bán hàng 1311 373.291.532
08 20\4 - Chi tiền thuê 642
15348182
kho+điện nước 133
20 22\4 - Chi tiền điện thoại 642 1534818
29 29\4 - Chi tiền đổ mực 642
6.809.300
+thay trống+thay linh 133
kiện máy in 3.251.817
325.182
Số phát sinh - 817.344.053 12.911.117
Số dư cuối kì xxx

Ngày 31 tháng 04 năm 2009

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
CHƯƠNG III :
 56

ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

TẬP ĐOÀN PHƯƠNG NHUNG

3.1 Ưu điểm :
Tuy quá trình thành lập và hoạt động kinh doanh chưa lâu nhưng công ty
TNHH tập đoàn Phương Nhung đã không ngừng học hỏi sáng tạo và dần tự
khẳng định được uy tín của mình trên thị trường. Thành công này thể hiện công
tác tổ chức quản lý của công ty rất khoa học và hợp lý phù hợp với đặc điểm
kinh doanh của công ty. Để có được nhứng thành tựu như ngày hôm nay, đòi hỏi
phải có sự cố gắng tích cực không ngừng của Ban Giám đốc cũng như tất cả cán
bộ công nhân viên trong công ty đặc biết là những đóng góp to lớn của bộ phận
kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp
với tình hình thực tế của Công ty. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện
chức năng kiểm tra giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
có sự phân công phân nhiệm chức năng giữa các phần hành kế toán khác nhau.
Bộ máy kế toán đã thể hiện rõ vai trò quan trọng của mình trong việc tham mưu
cho các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh tế. Với mô hình tổ chức
này, năng lực của kế toán viên được khai thác một cách hiệu quả đồng thời hạn
chế việc tiêu hao công sức. Công ty đã vận dụng kịp thời hệ thống tài khoản
trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại theo quyết định số 15/2006/QĐ-
BTC ngày 26/03/2006 của Bộ tài chính tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc
hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát.
Phòng Kế toán – Tài vụ được trang bị hệ thống máy móc hiện đại giúp nâng cao
hiệu quả làm việc. Việc sớm áp dụng phần mềm kế toán đã đẩy nhanh tốc độ
 57

công việc, giảm thiểu đến mức tối đa sự lãng phí thời gian và nguồn nhân lực. Sổ
sách kế toán được bày trí theo hệ thống giúp việc theo dõi, đối chiếu số liệu
chính xác và thuận tiện. Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty là hình
thức Nhật ký chung nên đã tận dụng được ưu điểm của hình thức này là mẫu sổ
đơn giản, dễ thiết kế, dễ ghi chép, dễ hiểu, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Sổ
sách kế toán dược tập hợp và và hạch toán rõ ràng cho từng loại sản phẩm, từng
kì kế toán tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý.
Công ty có bộ máy quản lý với đa sô là các cán bộ trẻ năng động, linh hoạt
và nhiệt tình với công việc, bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm đã
có thâm niên hoạt động trong lĩnh vực tài chính. Chính sự kết hợp hài hòa này
tạo nên sức mạnh nội lực mạnh mẽ giúp công ty ngày càng phát triển vững chăc
hơn.
3.2 Những hạn chế còn tồn tại
Thứ nhất, nhìn chung chứng từ lưu chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh
hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng
từ lưu chuyển chậm như trên là do nhiều nguyên nhân :
Trước hết là do trình độ lao động kế toán là chưa dồng đều. Quan niệm về việc
luân chuyển chứng từ bị coi nhẹ và không được tập trung đẩy nhanh chứng từ
vào lưu chuyển.
Tiếp đó, mô hình bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức tập trung,
toàn bộ công việc ghi sổ (thậm chí cả việc hạch toán ban đầu cho một số hoạt
động ) lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, các đơn vị
trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Do đặc điểm về
không gian và địa lý của các đơn vị trực thuộc nên việc báo sổ tiến hành chưa
đồng bộ dẫn đến tình trạng một số đơn vị hoàn thành đúng hạn nhưng số khác
 58

thì chưa. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổng hợp số liệu của
phòng kế toán trung tâm.
Chứng từ luân chuyển chậm làm cho khối lượng công tác kế toán dồn vào cuối
tháng, cuối quý, cuối năm, khiến cho việc theo dõi và phản ánh vào sổ sách
không cập nhật, không chính xác, không đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời.

Thứ hai, việc xác định giá hàng hóa tiêu thụ thực hiện theo phương pháp
bình quân cả kì dự trữ, cách tính này có ưu điểm là đơn giản, tốn ít công sức.
Tuy nhiên, việc xác định giá chỉ sau khi kết thúc kỳ hạch toán( tháng, quý ) nên
ảnh hưởng đến công tác quyết toán giá vốn hàng bán và doanh thu hoạt động
kinh doanh.

Cuối cùng, hiện nay, công tác kế toán quản trị của công ty đã được chú
trọng tuy vậy vẫn còn nhiều hạn chế do bộ máy kế toán tổ chức tương đối mỏng,
chưa có bộ phận chuyên môn về công tác này. Điều này đã gây khó khăn cho
việc theo dõi, nắm bắt thông tin kế toán để đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu
quả của nhà quản lý.
3.3 Một số kiên nghị hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty TNHH tập đoàn
Phương Nhung
Trên cơ sở phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế còn tồn
tại, qua việc thực tế hoạt động tổ chức kế toán tại công ty, tôi xin đưa ra một số
giải pháp kiến nghị hoàn thiện sau :
Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ
chuyên môn cho bộ máy kế toán. Việc cập nhật nhanh chóng và ứng dụng nhạy
bén các thông tin kế toán là một công việc hết sức cần thiết vì vậy doanh nghiệp
 59

cần có những giải pháp nâng cao hơn nữa về nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ
kế toán viên.
Tiến hành phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận, đây
là một bộ phận của kế toán quản trị doanh nghiệp, việc này giúp các nhà quản trị
sẽ nắm vững mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng, lợi nhuận, từ đó chủ động
đưa ra các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, sử dụng có hiệu quả các yếu tố sản
xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, từ đó tăng cường khả năng cạnh
tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Việc luân chuyển chứng từ chậm là vấn đề còn tồn tại mà hiện nay vẫn
chưa có giải pháp triệt để. Công ty cần có những quy chế cụ thể về việc nộp sổ
đối với những đơn vị thành viên. Đối với những đơn vị trong phạm vi thành phố
Hà Nội thì định kì khoản 5 ngày tập hợp chứng từ một lần nộp cho phòng kế
toán của Công ty. Với những đơn vị ở xa có thể tập hợp chứng từ theo tháng (ít
nhất là một tháng một lần vào đầu tháng để tiện cho việc hạch toán của phòng
Tài vụ ). Bên cạnh đó cần phải có sự hỗ trợ của lãnh đạo Công ty trong việc nâng
cao ý thức trách nhiệm của các nhân viên kế toán đồng thời xây dựng chế độ
thưởng phạt công bằng, hợp lý. Có như vậy, tình trạng luân chuyển chứng từ
chậm sẽ sớm được giải quyết.
Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa trên cả nước của công ty rộng khắp, bên cạnh
những khách hàng thường xuyên. Công ty luôn mở rộng quan hệ kinh doanh tới
những khách hàng mới. Do đó, việc dự trữ hàng hóa song chưa tiêu thụ ngay
trong kỳ khiến lợi nhuận ròng của công ty bị ảnh hưởng. Vì thế, để có thể giảm
thiểu thiệt hại xuống mức thấp nhất, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho. Về mặt kinh tế, cũng như tài chính, Quỹ dự phòng cho phép Công ty luôn
thực hiên được nguyên tăc hạch toán tài sản theo chi phí gốc lại vừa có thể ghi
nhận trên các báo cáo tài chính của mình. Mặt khác, quỹ dự phòng còn tạo lập
 60

cho công ty một quỹ tiền tệ đủ mạnh để khắc phục trước các thiệt hại có thể xảy
ra trong kinh doanh và được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để
duy trì hoạt động của Công ty.
Trên đây là một số nhận xét và ý kiến đóng góp của tôi về công tác hạch
toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung. Mặc dù còn nhiều thiếu xót
xong tôi rất mong được đóng góp một phần vào công tác hoàn thiện tổ chức kế
toán tại công ty, thúc đẩy tăng cường chức năng kế toán giúp doanh nghiệp hoạt
động ngày càng hiệu quả hơn.
61